Guidelines for Book Legalization before SENARA's Internal AuditLineamientos para Legalización de Libros ante Auditoría Interna del SENARA

in the entirety of the text - Full Text of Norm 3306 Guidelines Concerning the Procedure for the Legalization of Books before the Internal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service Full Text record: 12C1C9 NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION SERVICE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE (This norm was repealed by Article 33 of the Regulation for the Procedure before the Internal Audit of SENARA, for the authorization of Opening and Closing of books of the Active Administration, published in Digital Supplement No. 94 to La Gaceta No. 79 of April 30, 2019) The National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, SENARA, is pleased to communicate Agreement No. 3306, adopted by the Board of Directors in ordinary session No. 506-06, held on October 3, 2006.

Agreement No. 3306: The Board of Directors of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service approves the following:

GUIDELINES CONCERNING THE PROCEDURE FOR THE LEGALIZATION OF BOOKS BEFORE THE INTERNAL AUDIT OF THE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE The guidelines presented below are intended to guide the procedure for the legalization of books before the Internal Audit, in order to contribute, together with the procedures and the general legal and technical framework governing this matter, to ensuring that the legalization process is orderly and controlled.

The legalization process carried out by the Internal Audit helps to optimize the principle of publicity, in support of the transparency and clarity processes that public officials must follow, and its implementation contributes to reasonably guaranteeing to the users of the information that at least the Institution's books that incorporate it have not undergone or may undergo a manipulation process that casts doubt on their authenticity, and therefore, on the information they contain.

The term books shall also be understood to include loose sheets and continuous forms, subject to subsequent binding for their closure.

1. First-Time Legalization, Renewal, or Change of Book Type 1.1 Application. The person in charge of the book to be legalized must personally submit a book legalization application note, original and copy, and the book to be legalized. Said person must sign this application and state therein: the type of book to be legalized; the volume number; the number of folios; the initial and last folio; that the folios are uninitiated or which ones are initiated, if any, when the legalization corresponds to a change of book type; that all folios are numbered consecutively; that each of the sheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of continuous-form sheets or loose sheets.

In the case of a change of book type, the application note must also state that the legalization corresponds to a change of book type and the justification for why the change is requested.

1.2 Checklist. Submit with the book legalization application a form called "Checklist for verifying compliance with prerequisites for book authorization, by means of an opening statement", as applicable, for first-time or renewal, or for change of book type, completely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book to be legalized, in which they declare that the data contained in this Checklist are true.

1.3 Books to be Legalized. The books to be legalized are the following: minute books (those for the sessions of the highest authority, those for the opening of bids and award of tenders), General Ledger (Libro Diario), General Ledger (Libro Mayor), and Balance Sheets and Inventories.

When the legalization corresponds to a change of book type, said change shall be made only once in that book and is considered a new legalization.

It is at the discretion of the Internal Auditor to assess what other accounting or minute-book records must be authorized, if such a measure fully contributes to strengthening the internal control system.

1.4 Requirements for the Books to be Legalized. For this procedure, it will be necessary to consider the following:

a. The books must be found with their entirety of folios and in good condition; none of them may have been initiated, except when it concerns a change of book type, provided the information it contains fully corresponds to the type of book for which the change is requested.

b. The folios must be numbered consecutively.

In the case of books composed of continuous-form sheets or loose sheets, they must likewise be numbered and bear the logo or name of the institution printed on them.

c. In the event that the procedure is a "renewal or change of book type", the previous book must be provided, for its closure or to verify its closing statement. If the previous book has been closed, it must not have entries after the closing seal, since any subsequent entry after said seal lacks validity.

1.5 Withdrawal of Books. The books must be withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot appear, the person carrying out the procedure must be duly authorized, in writing.

1.6 Books Not Withdrawn. Books that are legalized and not withdrawn shall be kept in the Internal Audit for a period of three calendar months, counted from the opening date. After this period has elapsed, they shall be destroyed, with prior notice to the body that requested the legalization. The destruction shall be done in the presence of at least two witnesses, for which purpose a minute (acta) shall be drawn up recording it, identifying its characteristics and the reason for doing so. Furthermore, the destruction must be recorded in the general and individual book control records kept by the Internal Audit. Repeated failure to withdraw on time warrants that the Internal Audit study the causes of this happening.

2. Replacement of Unclosed Books in Case of Robbery, Larceny, Loss, or Destruction.

2.1 Application. The person in charge of the book to be legalized by replacement must personally submit a Book legalization application note, original and copy, and the book to legalize. Said person must sign this Application and state therein: the type of book to be legalized; the volume number; the number of folios; initial and last folio; that the folios are uninitiated; that all folios are numbered consecutively; that each of the sheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of continuous-form sheets or loose sheets; that it is a new legalization due to book replacement and the cause for which this new legalization is requested.

2.2 Superior Authorization. Submit a certified copy of the agreement of the Board of Directors of SENARA by which authorization is given to initiate the book replacement process, in original and copy.

2.3 Checklist. Submit with the legalization Application a form called "Checklist for verifying compliance with prerequisites for book authorization, by means of an opening statement, for replacement of unclosed books", completely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book to be legalized, in which they declare that the data contained in this Checklist are true.

2.4 Copy of the Complaint. Submit to the Internal Audit a certified photocopy or copy of the complaint filed with the corresponding judicial authorities, in case of robbery, larceny, or loss, with the detail of the events that occurred. The person in charge of the book or whoever is designated must file the complaint with the judicial authority immediately upon the occurrence of the event.

2.5 Declaration for Destruction. In the case of destruction, you must submit an affidavit (declaración jurada) before a notary public (notario público), accompanied by reliable proof that verifies the events, or attach the deteriorated book to the replacement application; in either case, with a declaration detailing the events that occurred.

2.6 Replacement due to Fire. In case of replacement due to loss caused by fire, a certification from the National Insurance Institute (Instituto Nacional de Seguros) must be submitted.

2.7 Newspaper Publications. Publish two notices in the Official Gazette La Gaceta and one in one of the newspapers with the largest national circulation, requesting the replacement of books, of which a photocopy shall be submitted to the Internal Audit.

This communication must contain at least the following information:

"NAME OF THE REQUESTING INSTITUTION Name and legal identification number (cédula jurídica) of the institution, requests before the Internal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, the replacement of the following books: ***********. Any person who considers themselves affected may of SENARA, within a period of eight business days (días hábiles), counted from the last publication in the Official Gazette La Gaceta." 2.8 Withdrawal of Books. The books must be withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot appear, the person carrying out the procedure must be duly authorized, in writing.

2.9 Books Not Withdrawn. Books that are legalized and not withdrawn shall be kept in the Internal Audit for a period of three calendar months, counted from the opening date. After this period has elapsed, they shall be destroyed, with prior notice to the body that requested the legalization. The destruction shall be done in the presence of at least two witnesses, for which purpose a minute (acta) shall be drawn up recording it, identifying its characteristics and the reason for doing so. Furthermore, the destruction must be recorded in the general and individual book control records kept by the Internal Audit. Repeated failure to withdraw on time warrants that the Internal Audit study the causes of this happening.

2.10 Recovered Books. The book that was removed or lost, which appears after a new book has been delivered, must be presented to the Internal Audit to conclude the process, close the book, and return it to the Administration for whatever applies.

3. Replacement of Folios in Case of Robbery, Larceny, Loss, or Destruction.

3.1 Application. The person in charge of the book to which the folios to be replaced belong must personally submit a Folio replacement application note, original and copy, and the respective folios. Said person must sign this Application and state therein: the type of book and the volume number to which the folios to be replaced belong; the number of folios to be replaced and their numbering; that the folios are uninitiated, in the case of replacement due to damage or loss of unused sheets; that each of the sheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of continuous-form sheets or loose sheets; and indicate the cause for which the folio replacement is requested.

If the replacement is for folios with printed information, you must submit, along with the application, the folios signed by a Notary Public (Notario Público) in which they shall attest that they are faithful to the originals.

The replacement of unused sheets does not require compliance with points 3.4 to 3.7, except for the proviso for point 3.5, in that if there are unused sheets that are deteriorated, they must be attached to the application for their replacement.

3.2 Superior Authorization. Submit a certified copy of the agreement of the Board of Directors of SENARA by which authorization is given to initiate the folio replacement process, in original and copy.

3.3 Checklist. Submit with the replacement Application a form called "Checklist for verifying compliance with prerequisites for folio replacement", completely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book to which the folios to be replaced belong, in which they declare that the data contained in this Checklist are true.

3.4 Copy of the Complaint. Submit to the Internal Audit a certified photocopy or copy of the complaint filed with the corresponding judicial authorities, in case of robbery, larceny, or loss, with the detail of the events that occurred. The person in charge of the book to which the lost folios belong or whoever is designated must file the complaint with the judicial authority immediately upon the occurrence of the event.

3.5 Declaration. In the case of destruction, you must submit an affidavit (declaración jurada) before a Notary Public (Notario Público), accompanied by reliable proof that verifies the events, or attach the deteriorated parts to the replacement application; in either case, with a declaration detailing the events that occurred.

3.6 Replacement. In case of replacement due to loss caused by fire, a certification from the National Insurance Institute (Instituto Nacional de Seguros) must be submitted.

3.7 Newspaper Publications. Publish two notices in the Official Gazette La Gaceta and one in one of the newspapers with the largest national circulation, requesting the replacement of folios, of which a photocopy shall be submitted to the Internal Audit. This communication must contain at least the following information:

"NAME OF THE REQUESTING INSTITUTION Name and legal identification number (cédula jurídica) of the institution, requests before the Internal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, the replacement of the folios ****** of the book: ***********. Any person who considers themselves affected may express their opposition before the Internal Audit, located in the Central Offices of SENARA, within a period of eight business days (días hábiles), counted from the last publication in the Official Gazette La Gaceta." 3.8 Withdrawal of Folios. The folios must be withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot appear, the person carrying out the procedure must be duly authorized, in writing.

3.9 Folios Not Withdrawn. Folios that are replaced and not withdrawn within a period of eight calendar days, counted from the date of delivery of the AU replacement official letter, shall be returned to the person in charge of the book to which said folios belong.

4. Closing of Books 4.1 Application. The person in charge of the book to be closed must personally submit a Book closing application note, original and copy, and the book to close. Said person must sign this Application and state therein: the type of book to be closed; the volume number; the number of folios; initial and last folio; that all folios are numbered consecutively; that each of the sheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of continuous-form sheets or bound loose sheets.

4.2 Checklist. Submit with the closing Application a form called "Checklist for verifying compliance with prerequisites for book closure", completely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book to be closed, in which they declare that the data contained in this Checklist are true.

4.3 Books to be Closed.

4.4 The books to be closed are the same ones that are authorized by means of an opening statement, by the Internal Audit.

In the case of using loose sheets or continuous forms, they shall be submitted for closing previously bound (the action and effect of joining the sheets by sewing or gluing and with their respective covers).

4.5 Requirements for the Books to be Closed. For this procedure, it will be necessary to consider the following:

a. The books must be in good condition, with no sheets torn out or the binding or foliation of the books altered in any way, and must not present folios with erasures, smudges, and corrections that cast doubt on the authenticity of the information they contain. Any mistake or omission committed in the accounting books must be rectified by means of a new entry on the date the error is noticed, and a note shall be placed in the margin of the erroneous entry, preferably in different ink, indicating that it is wrong and the folio where the respective correction is found. If the mistake or omission is in the entries of the minute book, a note must also be indicated in the margin of the erroneous or omitted entry, indicating that it is wrong or there is an omission, and the folio where the respective correction is found, which must be signed by the director who presided over the respective session and the Minutes Secretary (Secretaria de Actas).

b. The books must contain the entirety of folios. Canceled or voided sheets must continue to appear in the place that corresponds to them so as not to alter the order of the folios.

c. The folios must be numbered consecutively.

No page must be left without its respective folio number. In the case of books composed of continuous-form sheets or loose sheets, they must likewise be numbered and bear the logo or name of the institution printed on each of the sheets.

d. The information contained in the book must be in progressive order of dates, written in Spanish, with no blank spaces or interlineations.

e. The book must contain the opening statement (razón de apertura) with the information requested therein, and each of the folios of the book must have the white seal of the Internal Audit stamped on it.

f. The financial reports contained in the book must be signed by the Accountant and the Head of the Financial-Accounting Process (Encargado del Proceso Financiero Contable), and the minutes (actas) of the collegiate bodies incorporated in the book must be signed by the President, the Minutes Secretary, and by those members who have recorded their dissenting vote.

4.5 Certification of Dissenting Vote. Submit a certification regarding those members of the collegiate body who have recorded their dissenting vote in any of the matters dealt with in the sessions, and the minute (acta) in which it is recorded, within the period of the minutes contained in the book to be closed.

4.6 Withdrawal of Books. The books must be withdrawn by the person in charge of the book that was closed. If said person cannot appear, the person carrying out the procedure must be duly authorized, in writing.

4.7 Books Not Withdrawn. Books that are closed and not withdrawn, within a period of eight calendar days, counted from the date stated in the closing statement (razón de cierre), shall be returned to the person in charge of the same.

These guidelines are of mandatory compliance and are effective from their publication in the Official Gazette La Gaceta. Publish in the Official Gazette La Gaceta. Final Agreement.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 3306 Lineamientos Relativos al Trámite de Legalización de Libros ante la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento Texto Completo acta: 12C1C9 SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS RIEGO SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS RIEGO Y AVENAMIENTO (La presente norma fue derogada por el artículo 33 del Reglamento para el Trámite ante la Auditoría Interna del SENARA, de la autorización de Apertura y cierre de libros de la Administración Activa, publicada en el Alcance Digital N° 94 a La Gaceta N° 79 del 30 de abril del 2019) El servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento, SENARA, se permite comunicar el acuerdo Nº 3306, tomado por la Junta Directiva en sesión ordinaria Nº 506-06, celebrada el día 3 de octubre del 2006.

Acuerdo Nº 3306: La Junta Directiva del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, aprueba los siguientes:

LINEAMIENTOS RELATIVOS AL TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO Los lineamientos que se presentan a continuación tienen el propósito de guiar el trámite de legalización de libros ante la Auditoria Interna, para coadyuvar en conjunto con los procedimientos y el ordenamiento jurídico y técnico en general, que rige esta materia, a que el proceso de legalización sea ordenado y controlado.

El proceso de legalización que sigue la Auditoría Interna coadyuva a optimizar el principio de publicidad, en apoyo a los procesos de transparencia y claridad que deben seguir los funcionarios públicos, y su puesta en práctica contribuye a garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros de la Institución que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad, y por tanto, la información que contienen.

El término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre.

1. Legalización por primera vez, por renovación o cambio de tipo de libro 1.1 Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará deberá presentar personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar; el número de tomo; la cantidad de folios; folio inicial y último; que los folios están sin iniciarse o cuales están iniciados, si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro; que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas.

Tratándose de cambio de tipo de libro, la nota de solicitud debe consignar además que la legalización corresponde por cambio de tipo de libro y la justificación del por qué se solicita el cambio de éste.

1.2 Guía de chequeo. Presentar con la solicitud de legalización de libros formulario denominado "Guía de chequeo para la verificación del cumplimiento de los requisitos previos a la autorización de libros, mediante razón de apertura", según sea el caso, por primera vez o renovación, o por cambio de tipo de libro, completamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro que se legalizará, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.

1.3 Libros que se legalizan. Los libros que se legalizan son los siguientes: actas (los de las sesiones del máximo jerarca, los de la apertura de ofertas y adjudicación de licitaciones), Diario, Mayor y Balances e Inventarios.

Cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, solamente una vez se hará dicho cambio en ese libro y se considera como una nueva legalización.

Queda a criterio del Auditor Interno valorar qué otros registros contables o de actas deben autorizarse, si tal medida contribuye plenamente a fortalecer el sistema de control interno.

1.4 Requisitos de los libros que se legalizan. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:

a. Los libros deben encontrarse con su totalidad de folios y en buen estado; no pudiéndose haber iniciado ninguno de ellos, excepto cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la información que contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio.

b. Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva.

Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la institución.

c. Ante el evento de que el trámite consista en una "renovación o cambio de tipo de libro", deberá aportarse el libro anterior, para su cierre o verificar su razón de cierre. Si el libro anterior ha sido cerrado, no debe presentar anotaciones después del sello de cierre, ya que cualquier anotación subsecuente después de dicho sello carece de validez.

1.5 Retiro de Libros. Los libros deben ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

1.6 Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

2. Reposición de libros no cerrados en caso de robo, hurto, extravío o destrucción.

2.1 Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará por reposición deberá presentar personalmente nota de Solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar.

Dicha persona deberá firmar esta Solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar; el número de tomo; la cantidad de folios; folio inicial y último; que los folios están sin iniciarse; que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; que se trata de una nueva legalización por reposición de libro y la causa por la que se solicita esta nueva legalización.

2.2 Autorización Superior. Presentar copia certificada del acuerdo de la Junta Directiva del SENARA mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de libros, en original y copia.

2.3 Guía de chequeo. Presentar con la Solicitud de legalización formulario denominado "Guía de chequeo para la verificación del cumplimiento de los requisitos previos a la autorización de libros, mediante razón de apertura, por reposición de libros no cerrados", completamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro que se legalizará, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.

2.4 Copia de la denuncia. Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro o quien se designe, deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

2.5 Declaración por destrucción. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante notario público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición el libro deteriorado; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

2.6 Reposición por incendio. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

2.7 Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de libros, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.

Esta comunicación deberá contener como mínimo la siguiente información:

"NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE Nombre y cédula jurídica de la institución, solicita ante la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, la reposición de los siguientes libros:

***********. Quien se considere afectado puede manifestar su oposición ante la Auditoría Interna, ubicada en las Oficinas Centrales del SENARA, en el término de ocho días hábiles, contados a partir de la última publicación en el Diario Oficial La Gaceta".

2.8 Retiro de libros. Los libros deben ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

2.9 Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoria Interna estudie las causas de que eso suceda.

2.10 Libros recuperados. El libro sustraído o extraviado, que aparezca después de entregado un libro nuevo, deberá presentarse a la Auditoría Interna para concluir el proceso, cerrar el libro y regresar a la Administración para lo que corresponda.

3. Reposición de folios en caso de robo, hurto, extravío o destrucción.

3.1 Solicitud. La persona a cargo del libro al cual pertenecen los folios a reponer, deberá presentar personalmente nota de Solicitud de reposición de folios, original y copia, y los folios respectivos. Dicha persona deberá firmar esta Solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro y el número de tomo a que pertenecen los folios a reponer; la cantidad de folios a reponer y la numeración de los mismos; que los folios están sin iniciarse, si es el caso de reposición por daño o extravío de hojas no utilizadas; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; e indicar la causa por la que se solicita la reposición de folios.

Si la reposición fuere de folios con información impresa, deberá presentar junto con la solicitud, los folios firmados por un Notario Público en el cual hará constar que son fieles a los originales.

La reposición de hojas no utilizadas no requiere el cumplimiento de puntos 3.4 a 3.7, excepto la salvedad para el punto 3.5, en cuanto a que si existen hojas no utilizadas que están deterioradas, deberán adjuntarse a la solicitud de reposición de las mismas.

3.2 Autorización Superior. Presentar copia certificada del acuerdo de la Junta Directiva del SENARA mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de los folios, en original y copia.

3.3 Guía de chequeo. Presentar con la Solicitud de reposición formulario denominado chequeo "Guía de chequeo para la verificación del cumplimiento de los requisitos previos a la reposición de folios", completamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro al cual pertenecen los folios que se repondrán, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.

3.4 Copia de la denuncia. Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro a que pertenecen los folios perdidos o quien se designe deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

3.5 Declaración. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante Notario Público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición las partes deterioradas; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

3.6 Reposición. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

3.7 Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de folios, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna. Esta comunicación deberá contener como mínimo la siguiente información:

"NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE Nombre y cédula jurídica de la institución, solicita ante la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, la reposición de los folios ******del libro: ***********. Quien se considere afectado puede manifestar su oposición ante la Auditoría Interna, ubicada en las Oficinas Centrales del SENARA, en el término de ocho días hábiles, contados a partir de la última publicación en el Diario Oficial La Gaceta." 3.8 Retiro de folios. Los folios deben ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

3.9 Folios no retirados. Los folios que se reponen y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del oficio AU de reposición, se devolverán a la persona a cargo del libro a que pertenecen dichos folios.

4. Cierre de libros 4.1 Solicitud. La persona a cargo del libro que se cerrará deberá presentar personalmente nota de Solicitud de cierre de libros, original y copia, y el libro para cerrar. Dicha persona deberá firmar esta Solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a cerrar; el número de tomo; la cantidad de folios; folio inicial y último; que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas encuadernadas.

4.2 Guía de chequeo. Presentar con la Solicitud de cierre formulario denominado "Guía de chequeo para la verificación del cumplimiento de los requisitos previos al cierre del libro", completamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro que se cerrará, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.

4.3 Libros que se cierran.

4.4 Los libros que se cierran son los mismos que se autorizan mediante razón de apertura, por la Auditoría Interna.

En el caso de utilización de hojas sueltas o fórmula continua se presentarán para su cierre previamente encuadernadas (acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas).

4.5 Requisitos de los libros que se cierran. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:

a. Los libros deben encontrarse en buen estado, que no se hayan arrancado hojas o alterado de cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros, que no presenten folios con tachaduras, borrones y correcciones, que hagan dudar de la autenticidad de la información que contienen.

Cualquier equivocación u omisión que se cometa en los libros contables ha de salvarse por medio de un nuevo registro en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del registro equivocado, preferiblemente con tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva. Si la equivocación u omisión es en los registros del libro de actas igualmente se debe indicar al margen del registro equivocado u omitido, una nota indicando que está errado o existe una omisión y el folio donde se encuentra la corrección respectiva, que debe ser firmada por el directivo que presidió la respectiva sesión y la Secretaria de Actas.

b. Los libros deben contener la totalidad de folios. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.

c. Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva.

No debe quedar página sin su número de folio respectivo. Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la institución en cada una de las hojas.

d. La información que contiene el libro debe encontrarse en orden progresivo de fechas, escrita en castellano, que no se dejen espacios en blanco, ni entrelíneas.

e. El libro debe contener la razón de apertura con la información que en él se solicita y cada uno de los folios del libro debe tener estampado el sello blanco de la Auditoría Interna.

f. Los informes financieros contenidos en el libro deben estar firmados por el Contador y el Encargado del Proceso Financiero Contable y las actas de los órganos colegiados incorporadas en el libro deben estar firmadas por el Presidente, la Secretaria de Actas y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

4.5 Certificación voto disidente. Presentar certificación sobre aquellos miembros del órgano colegiado que hubieren hecho constar su voto disidente en alguno de los asuntos tratados en las sesiones y el acta en que consta, dentro del período de las actas que contiene el libro a cerrar.

4.6 Retiro de libros. Los libros deben ser retirados por la persona a cargo del libro que se cerró. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

4.7 Libros no retirados. Los libros que se cierren y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha que consigna la razón de cierre, se devolverán a la persona a cargo del mismo.

Estos lineamientos son de acatamiento obligatorio y rigen a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta. Acuerdo firme.