Regulation to the Administrative Procurement LawReglamento a la Ley de Contratación Administrativa

This Regulation governs the contracting activity of the Executive Branch, Judicial Branch, Legislative Branch, Supreme Electoral Tribunal, Comptroller General of the Republic, Ombudsman's Office, decentralized institutions, municipalities, non-state public entities, and public enterprises.

Excluded from its application are non-state public entities whose financing with private resources exceeds fifty percent of their total income, and public enterprises whose corporate capital belongs more than 50% to private parties.

In addition to the subjects indicated in the preceding paragraph, only principles shall be applied to the contractual activity of any natural or legal person of a private nature when they partially or totally use public resources. For this purpose and as an internal control and accounting measure, public resources shall be managed in a separate account, in accordance with the provisions of the Organic Law of the Comptroller General of the Republic.

When the term Administration is used in this regulation, it shall be understood as referring to the subjects that must submit their contractual activity to the precepts of the Administrative Contracting Law, regardless of whether, in a strict sense, they do not form part of the Public Administration.

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Contractual activity shall be governed, among others, by the following principles:

• a)Efficiency. All procedures must tend toward the selection of the most convenient offer for the public and institutional interest, based on correct use of public resources. In the different actions, substance shall prevail over form.
• b)Efficacy. Administrative contracting shall be oriented toward fulfilling the ends, goals, and objectives of the entity, in pursuit of sound administration.
• c)Publicity. Contracting procedures shall be made known through the electronic medium designated for that purpose, according to their nature. Free and timely access to the electronic file shall be guaranteed, which shall contain the totality of the actions related to the administrative contracting activity carried out.

(Thus amended the previous subsection by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) d) Free competition. The possibility of competition among offerors must be guaranteed. Technical, legal, or economic restrictions shall not be introduced in the bid specifications that unjustifiably limit the participation of potential offerors.

• e)Equality. In the same tender, the participants must be treated and examined under similar rules.
• f)Good faith. The actions deployed by the contracting entity and by the participants shall be understood at all times to be in good faith, admitting proof to the contrary.
• g)Intangibility of assets. The parties are obligated to maintain the financial equilibrium of the contract.

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Entities that receive public funds at least once a year and are subject only to the principles of the law must issue the respective internal regulation in order to guarantee observance of the principles of administrative contracting.

In the case of sporadic transfers of public resources, it will not be necessary to have a regulation prior to the execution of the resources, without prejudice to observing the respective controls.

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The activity of administrative contracting is governed by the rules and principles of the administrative legal system.

The hierarchy of laws shall be subject to the following order:

• a)Political Constitution.
• b)International Instruments in force in Costa Rica that agree on aspects specific to administrative contracting.
• c)Administrative Contracting Law.
• d)Other laws that regulate administrative contracting matters.
• e)General Public Administration Law.
• f)Regulation to the Administrative Contracting Law.
• g)Other regulations referring to administrative contracting.
• h)The bid specifications or set of conditions.
• i)The respective administrative contract.

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No provision of this Regulation may be interpreted in any way that limits the superior oversight powers over public funds, which constitutionally and legally correspond to the Comptroller General of the Republic.

Likewise, the Administration may not vary the procedure that corresponds by amount, nor carry out more than one procedure, even if they are formally more rigorous, to evade controls such as endorsement (refrendo) or the filing of appeals before the Comptroller General of the Republic. Failure to comply with what is set forth herein shall constitute a serious offense.

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The rules and principles enshrined in Book One of the General Public Administration Law regarding the validity of administrative activity, shall be applied in their entirety in the assessment of acts of administrative contracting.

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Prior Requirements

In the first month of each budget period, the Administration shall make known the Procurement Plan projected for that year, which shall not imply any commitment to contract.

The Administration shall endeavor to include in the Procurement Plan at least the following information:

• a)Type of good, service, or work to be contracted.
• b)Project or program within which the contracting will be carried out.
• c)Estimated amount of the purchase.
• d)Estimated period for the start of the contracting procedures.
• e)Source of funding.
• f)Any other complementary information that contributes to the identification of the good or service.

The Procurement Plan may be modified when an unforeseen administrative need arises.

Excluded from the publication obligation are contracts carried out without following ordinary procedures and those carried out based on cases of urgency.

All public institutions must disclose the respective procurement plan and its eventual modifications through the Integrated Public Procurement System (SICOP), without prejudice to optionally publishing it in the official newspaper La Gaceta.

(Thus amended the previous paragraph by article 1 of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

The administrative decision that initiates the contracting procedure shall be issued by the Head of the Requesting Unit or by the competent subordinate official, in accordance with the internal provisions of each institution.

This decision shall be adopted once the user unit, in coordination with the respective technical, legal, and financial units, as appropriate, has accredited at least the following:

• a)A justification of the appropriateness of the contract, with express indication of the need to satisfy, considering for this purpose the long- and medium-term plans, the National Development Plan, the Annual Operating Plan, the budget, and the Institutional Procurement Plan, as appropriate.
• b)The description of the object, the technical specifications and characteristics of the goods, works, or services required; in the event that different technical options may exist to satisfy the need, accreditation of the reasons why a specific solution is chosen, as well as an indication of the possibility of partial award according to the nature of the object.

(Thus amended the previous subsection by article 1° of the executive decree No. 40538 of June 28, 2017) c) When appropriate due to the nature of the object, the quality control procedures that will be applied during the execution of the contract and for the acceptance of the work, supply, or service.

• d)The updated cost estimate of the object, in accordance with what is established in this Regulation regarding the business estimate.
• e)In public tenders, unless due to the nature of the object it is not pertinent, the existence of studies must be accredited demonstrating that the objectives of the contracting project will be achieved with reasonable efficiency and safety. To determine efficiency, cost-benefit shall be assessed so that the most convenient application of allocated resources is achieved.

Reasonable safety shall be determined once the associated risks of the contract are considered, and these are analyzed and evaluated to adopt the pertinent risk management measures, as provided by the General Internal Control Law.

• f)Express indication of the human and material resources that it has or will come to have to verify the correct execution of the contract object. In the stage of defining technical specifications, selection, and contractual execution, the user unit of the Administration that formulated the requirement must participate.
• g)The designation of a general contract manager when, due to the magnitude of the business or because it is convenient to the public or institutional interest, such designation is convenient for the proper execution of the contract.

The competent official shall assess the fulfillment of the above requirements, arrange the preparation of a schedule with tasks and those responsible for their execution, and ensure due compliance with the contract that is eventually executed; and shall inform the awardee, as soon as possible, of any adjustment in the schedule times or significant non-compliance with it, so that the pertinent measures are adopted; regarding which the Institutional Procurement Office must be kept informed at all times.

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When it is certain that the contract will be executed in the budget period following the one in which the procedure began, or when it spans more than one budget period, the Administration must take the necessary measures to guarantee, in the respective budget years, the payment of the obligations. When this obligation is breached, the Administration must adopt the corresponding measures against the responsible official, in accordance with its internal disciplinary regime. In none of these cases will authorization from the Comptroller General of the Republic be required to begin the respective contractor selection procedure.

To address a highly qualified need in exceptional cases, in which the start of the procedure and the execution of the contract can occur within the same budget period and the totality of the funds is not available, authorization may be requested from the Comptroller General of the Republic to begin under that condition. In these cases, the Comptroller General of the Republic shall have a period of ten business days to rule on the matter. The tender specifications shall expressly warn about this circumstance. In this scenario, the act of award cannot be issued until the budget availability is secured.

(Thus amended by article 1° of the executive decree No. 35218 of April 30, 2009) Article tab

Once the initial decision is adopted and the prior requirements are met, it shall be forwarded to the Institutional Procurement Office, which will conduct the administrative contracting procedure, in accordance with the following activities:

• a)Verify that the available budget content exists to cover the expenditure.
• b)Determine the administrative contracting procedure to follow in accordance with the law.
• c)Establish the necessary controls to comply with the standard schedule of tasks and maximum deadlines previously defined by it, for the different tender procedures and exemptions from ordinary contracting procedures.
• d)Inform each of the responsible officials of the deadlines and tasks they must perform, according to the schedule.
• e)Prepare, with the participation of the user, technical, legal, and financial units, as appropriate, the respective electronic bid specifications. Likewise, it will be responsible for making any necessary modification.

(Thus amended the previous subsection by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) f) Address the inquiries that the Administration itself or third parties make regarding the status of the procedure.

(Thus amended the previous subsection by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

The initial decision shall open the electronic contracting file in the Integrated Public Procurement System (SICOP); said file must contain the totality of the actions carried out by both the contracting Administration and the other participants, in accordance with the guidelines issued by the General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting in its capacity as the governing body of the System of Administration of Goods and Administrative Contracting, as well as the system's regulations of use.

Excluded from access to documents declared confidential by the contracting Administration are the participants and the general public; said documents shall be kept within the electronic contracting file, with access granted only to the Administration and the offeror who provided them.

The electronic files shall be preserved in the Integrated Public Procurement System (SICOP) for a minimum period of five years after the total execution of the respective contract or completion of the respective contracting procedure; their subsequent preservation and disposition shall be carried out applying the provisions established in the regulations issued for this purpose by the National Archive Directorate.

When due to an unforeseeable event or force majeure it becomes impossible to assemble the electronic file in the Integrated Public Procurement System (SICOP), the contracting Administration must wait for the impediment to be overcome. In the event that the wait threatens to make it impossible to satisfy the public interest pursued with the pending contracting, the contracting file must be assembled through an electronic medium other than the Integrated Public Procurement System (SICOP), complying with the totality of the formalities that the legal system imposes on the assembling of administrative files and the specific provisions of the administrative contracting field; it shall be kept in custody and under the responsibility of the respective Institutional Procurement Office, which shall guarantee its free access.

Any action in an administrative contracting procedure that due to an unforeseeable event or force majeure cannot be carried out through the Integrated Public Procurement System (SICOP) must be incorporated into the respective electronic file immediately when the System allows it, guaranteeing that all administrative contracting activity carried out can be consulted through said System.

(Thus amended by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

To estimate the contract, at the time of issuing the initial decision, the amount of all forms of remuneration shall be taken into account, including the principal cost, freight, insurance, commissions, interest, taxes, duties, premiums, and any other sum that must be reimbursed as a consequence of the contract.

In contracts for a continuous, successive, or periodic object, executed for a determined term, the estimate shall be calculated on the total value of the contract during its term.

In contracts for an undetermined term, with a purchase option, or without it, the estimate shall be made on the basis of the calculated monthly payment, multiplied by 48. The same procedure shall be applied regarding contracts to satisfy services for periods of less than four years, when optional extensions are established or exist that may exceed that limit. In case of doubt as to whether the term is undetermined or not, the calculation method provided in this paragraph shall be applied.

When the tender specifications contain clauses that allow quoting optional or alternative goods or services, the basis for estimating them shall be the total value of the maximum permitted purchase, including possible optional purchases.

In any case, when in the contract to satisfy services for periods of less than four years, optional extensions are established or exist that do not exceed that limit, for purposes of their estimate, the extensions shall also be considered.

The provisions of this article do not apply to the determination of the admissibility of the appeal remedy or contractual endorsement (refrendo).

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The Administration may not fragment its operations regarding foreseeable needs for the purpose of evading the corresponding contracting procedure. All those contracts that could yield economies of scale must be carried out in a centralized manner, for which the respective purchase planning must exist, if this is more convenient for the public interest.

Fragmentation is deemed unlawful when, having the necessary resources available at the same time within the ordinary budget and having planned the specific administrative needs, more than one contract is executed for the same object, with the effects of evading a more complex procedure.

The Administration must annually plan its purchases and set deadline dates for the user units to request the goods and services they require with due advance notice, in order to be able to group the purchase objects. Outside those dates, requests that are not classified as urgent or unforeseen needs cannot be addressed.

Procurements must be grouped by lines of mutually dependent articles.

The following shall not be considered fragmentation:

• a)The acquisition of goods and services that are for urgent use or consumption, provided that there are well-founded reasons to admit that there was no lack of foresight on the part of the Administration.
• b)The acquisition of goods and services different from each other even though they are included within the same expense-object.
• c)The promotion of independent procedures for the development of a specific project, provided that there exists a technical justification accrediting its integral nature.
• d)Cases in which, even though the integral need is known, several tenders are promoted for the same object, originating from the lack of budget availability at the time the initial decision was issued in each of the procedures.
• e)The acquisition of goods and services to address regionalized or special programs, projects, or services. Excluded from the application of this subsection are products of common and continuous use.

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When a low-value direct contracting, an ordinary procedure, or a direct contracting authorized by the Comptroller General of the Republic has been determined based on the preliminary business estimate, and subsequently the bids submitted exceed the limits for the application of the respective procedure, the tender shall not be invalidated if this excess does not exceed 10% and the Administration has sufficient budgetary resources to assume the expenditure.

If there are several eligible bids, for the purposes of award, those that exceed the aforementioned 10% shall not be considered, and the choice shall be made from among those that fall below that percentage. The offerors whose proposal exceeds 10% may reduce, for the purposes of the procedure and subsequent execution, the price up to that limit; however, for the comparison, the original amount shall be considered.

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The tender (licitación) and the auction (remate) shall be considered unsuccessful when there were no offerors, or those who submitted their bids did so under terms that contravene the bid specifications or were unacceptable for the Administration.

If an unsuccessful public tender occurs, the Administration may use the abbreviated tender procedure in the new tender.

If an abbreviated tender proves unsuccessful, the Administration may carry out a tendered direct contracting.

In the case of an unsuccessful auction, the Administration may apply up to two reductions to the base set by the respective appraisal, up to 25% each time.

In the cases cited above, authorization from the Comptroller General of the Republic must be obtained, an entity that shall have ten business days to resolve, after assessing the circumstances that led to the business being unsuccessful.

The Comptroller General of the Republic may deny the authorization if the causes of the failed procedure lie in the actions or omissions of the contracting Administration, such as: lack of clarity in the bid specifications, delay in the qualification of bids, or the absence of publicity for the tender.

(Thus amended the previous paragraph by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

Capacity to Contract with the Administration

Only natural or legal persons who have full legal capacity to act (capacidad de actuar), who are not impeded by any of the causes of incapacity to contract with the Administration, and who demonstrate their legal, technical, and financial suitability, according to the object to be contracted, may contract with the Administration.

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The legal capacity to act of any national or international offeror registered in the Supplier Registry of the Integrated Public Procurement System (SICOP) is presumed. Likewise, it is presumed that whoever subscribes a bid in said System possesses the legal capacity to do so.

(Thus amended by article 1° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

The offeror may participate by itself or through a representative of foreign houses, in which case it must expressly indicate such circumstance in the proposal.

(Original second paragraph repealed by article 2° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) (Original third paragraph repealed by article 2° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) (Original fourth paragraph repealed by article 2° of the executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Article tab

Those natural or legal persons who are:

• a)Covered by the prohibition regime established in articles 22 and 22 bis of the Administrative Contracting Law.
• b)Disqualified from contracting with the Administration , for having been sanctioned in accordance with the provisions of articles 100 and 100 bis of the Administrative Contracting Law (Thus amended the previous subsection by article 1° of the executive decree No. 35218 of April 30, 2009) c) Disqualified from engaging in commerce or declared in a state of insolvency or bankruptcy, may not contract with the Administration.

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The Administration is obligated to deploy the necessary verification measures to avoid violations of the prohibition regime established in articles 22 and 22 bis of the Administrative Contracting Law. For this, it must request from the offerors a sworn statement (declaración jurada) indicating that they are not covered by this regime, as well as any other document it deems pertinent.

The sworn statement does not have to be made before a Notary Public; for this, presentation in an informal document or an requires verification by other means.

For the purposes of carrying out this verification, all institutions of the Public Administration must register and keep updated the information in the Integrated Public Procurement System, regarding the natural persons covered by the prohibition regime who work in their dependency, in accordance with the provisions of the System's Regulations of Use, following the instructions drawn up for this purpose.

(Thus amended the previous paragraph by article 1° of the executive decree No. 40538 of June 28, 2017) Article tab

When there is reasonable doubt about whether a specific position has decision-making power or influence, the interested party or respective head may raise, prior to participation in any tender, the respective inquiry to the Contraloría General de la República, accompanied by a document issued by competent authorities of the Institution, in which the functions inherent to the position that the official occupies are certified in detail, as well as any other document necessary to resolve the matter.

The request must be resolved within a maximum period of fifteen business days, counted from the day following its submission, and shall have effects for the future. When the person consulting is the head, the Contraloría General de la República shall grant a hearing to the official occupying the respective position.

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The incompatibility generated by the prohibition provided for by subsections h) and i) of article 22 bis of the Administrative Contracting Law shall be lifted by the Contraloría General de la República through a reasoned resolution, when the persons described therein demonstrate that they habitually dedicate themselves to carrying out the same activity or function potentially subject to an administrative contract, for at least one year before the emergence of the prohibition scenario.

In the case of the purchase or lease of real estate, it must be demonstrated that the person covered by the prohibition is the owner of the property or has the power of disposition since at least one year before the emergence of the cause.

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Interested parties must submit a reasoned petition, providing evidentiary elements that demonstrate such circumstance, such as certifications from the Civil Registry regarding kinship or affinity ties; certifications from professional bodies; copies of previous contracts; invoices; purchase orders and the like.

The Contraloría General de la República shall be empowered to carry out the investigations it deems pertinent and to request the interested party to provide supplementary information that allows verification of the petition's merit. The proceeding must be resolved within a term of fifteen business days following the submission of complete documentation.

If the petition for lifting is denied, the interested party may request, at any time, a new review, stating in a reasoned manner the reasons why they believe it should proceed.

In any case, the lifting of the prohibition shall take effect solely for tenders in which the opening of bids is subsequent to the date and time of the resolution.

The bidders benefited by the lifting must provide, along with each bid, a copy of the respective resolution.

(Thus reformed the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

Economic Aspects FIRST SECTION Price

The price must be certain and final, subject to the conditions established in the tender document or specification sheet and without prejudice to eventual adjustments or revisions. However, it is possible to improve the quoted prices if the tender document established that possibility, in accordance with the provisions of article 42, subsection n) of the Ley de Contratación Administrativa and 28 bis of this Reglamento. In the event of a discrepancy between the price quoted in numbers and in words, the latter shall prevail, except in the case of obvious material errors, in which case the real value shall prevail.

(Thus reformed the preceding paragraph by article 1 of the executive decree No. 35218 of April 30, 2009) Bidders may quote in any currency. In the event of receiving proposals in different currencies, the Administration shall convert them to a single one for comparison purposes, applying the rules provided in the tender document or, failing that, the reference exchange rate for sale, calculated by the Banco Central de Costa Rica, in effect at the time of opening.

Payment may be made in the currency established in the contracting process or in Costa Rican colones, except as provided in article 49 of the Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. For that purpose, the reference exchange rate for sale, calculated by the Banco Central de Costa Rica, in effect at the time of preparing the check or selected payment method, shall be used. The Administration must notify the contractor within the five business days following its preparation that the check or payment method that was agreed upon is at their disposal.

If the tender document requests a breakdown of the taxes that affect the proposal and the proposal does not indicate it, it is presumed that the total amount quoted includes them, including fees, surcharges, import duties, and other local market taxes.

(Thus eliminated the last paragraph of this article by article 3 of executive decree No. 33758 of May 2, 2007)

The bidder must submit the breakdown of the price structure together with a detailed and complete budget with all its component elements. This provision shall be mandatory for service and public works contracts; in addition, for any other contractual object that merits it when so required by the tender document.

The foregoing obligation does not exclude the possibility for the Administration to request additional information pertaining to the calculation of the prices contemplated in the bid, when this is necessary.

In contracts involving factors that must necessarily be quoted in foreign currency, the bid shall contain a breakdown of the national and foreign components.

The omission of the breakdown of the price structure may be corrected only if this does not generate an undue advantage for the non-compliant bidder.

The Administration may request in the tender document that bidders quote unit and total prices. If the sum of the unit prices exceeds the total price, the bid shall be compared using the higher price.

When unit prices are requested, the Administration must warn in the tender document that it reserves the possibility of partial award of the same line item. In the event that this was not warned, the Administration shall consult the bidder whether they accept the award of a smaller quantity while maintaining the unit price. If the bidder refuses, they shall not lose the participation guarantee (garantía de participación).

The bidder may offer global discounts on their prices. Furthermore, discounts may be offered on unit prices, due to a greater number of line items that might be awarded, or for prompt payment, the Administration also being able to promote the latter in its payment policy.

The discount that depends on the award of a greater number of line items shall be considered as long as the eligible bids cover all the line items necessary for their comparison and a total award to a single bid is agreed upon.

The bidder may incorporate in their proposal discounts due to the eventual award of a quantity of units that exceeds the established limit in a single line item.

Except as provided in article 28 bis of this Reglamento, discounts offered after the opening of bids shall not be taken into account when comparing prices, but they shall be for payment purposes, in the contractual execution phase.

(Thus reformed the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009)

Bidders who have submitted eligible proposals may improve their prices for comparative purposes only if the tender document expressly established that possibility.

The tender document shall define in detail the methodology that will be applied in each tender, thereby respecting equality, good faith, and transparency. The price that will be taken for qualification purposes shall be the last one proposed by the respective bidders.

For the application of this system, it shall be necessary that bidders include, at a minimum, from their original bid a detailed work budget or a price calculation memorandum in the rest of the contracts, indicating quantities and unit prices, this in order to clearly identify the items or components affected by the discount.

The bidder is obligated to justify with complete clarity the reasons that justify the reduction of their price.

Price improvements must not imply a decrease in quantities or a deterioration in the quality of the object originally offered, nor can they grant undue advantages to those who propose them, such as making their price ruinous or non-remunerative.

(Thus added by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009)

The benefits contemplated in article 12 of Annex B of the Ley 7017 "Ley de Incentivos para la Producción Nacional" are applicable only to Costa Rican industry. For a foreign company to access the treatment of a national company in State purchases, it is necessary that there be an Economic Integration Treaty, a Free Trade Agreement with the country of origin, or any other international instrument in force in Costa Rica, and furthermore that it develops a chapter on purchases with the public sector. The foregoing, provided that it concerns a procurement covered by the respective chapter on purchases.

In the event that a foreign bidder can opt for national treatment, for comparative purposes, the consequence shall be that, if competing with nationals, customs duties or other import costs may not be added. In any case, it is understood that the benefits established in the special regulations governing the promotion of PYMES in the procurement of goods and services by the Administration shall also not be applied to them.

The following prices shall be deemed unacceptable and consequently grounds for exclusion of the bid that contains them:

• a)Ruinous or non-remunerative for the bidder, giving rise to the presumption of non-compliance by the latter with financial obligations due to insufficiency of the established remuneration. The Administration must inquire with the bidder whether, with the price charged, they will be able to comply with the terms of the contract. This inquiry must be made before applying the evaluation system, so as not to include in the list of eligible bids that which contains a ruinous price.
• b)Excessive price is one that, compared with normal market prices, exceeds them or else exceeds a reasonable profit. Likewise, the Administration shall inquire with the bidder what underlying reasons exist for that type of quotation, before adopting any decision.
• c)Price that exceeds budgetary availability, in cases where the Administration does not have means for timely financing; or the bidder does not accept adjusting their price to the budgetary limit, maintaining the conditions and quality of what was offered. In this latter case, the bid shall be compared using the original price.
• d)Price resulting from a collusive practice or from unfair trade.

The Administration must demonstrate in the bid review, by means of a technical study, the reasons based on which it concludes that the price is unacceptable, and, if pertinent, inform in writing the Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

The parties shall have the right to the adjustment or revision of the price provided that the variation of the respective costs is proven, in accordance with the existing rules. The right to adjustment or revision of prices is in effect from the submission of the bid and may be requested once contractual execution begins.

The parties shall be obligated to substantiate their proceeding and to provide the evidence supporting their claim, taking into account the specific regulations on the matter.

Proceedings for this concept prescribe in five years, from the moment it becomes possible to file collection actions in relation to the cost variation claimed. Said statute of limitations is interrupted with the filing of the proceeding.

The Administration may offer, as part of payment, movable goods of its property, provided they are freely disposable and related to the object being procured. To this end, it must list them in the tender document and have an appraisal determining their value so that it is known by the potential bidders. In any case, the appraisal may not precede the respective invitation by more than three months. The goods may be inspected by interested parties before the submission of their proposal, for which purpose the Administration shall take measures to facilitate access to them.

The appraisal may be carried out by an official in the service of the relevant entity, provided they possess the necessary knowledge for said determination, or by an expert in the service of the Dirección General de Tributación.

Once the decision to include goods as part of payment is adopted, the Administration must maintain the conditions valued at the time, except for deterioration due to normal use.

The Administration may reserve in the tender document the power to deliver those goods or their equivalent in money. The bidders may offer a higher price for the goods, for which the entity may reserve a percentage of the evaluation system to weight the price quoted and another additional percentage to reward the improvement, in the prices contemplated in the appraisal.

In the event that the goods, at the time of delivery, present a significant deterioration in relation to the conditions that were considered in the appraisal, the Administration may make the pertinent adjustments and, if an agreement is not reached with the contractor, the latter may file the corresponding claim.

The Administration may use any payment method on the condition that it is secure for both parties, including electronic means.

The Administration shall detail in the tender document the payment methods it will use to settle its obligations, so that these are known.

The Administration shall indicate in its tender document the maximum term for payment, which in no case may exceed thirty calendar days, except in the case of the Central Administration , which shall have a maximum of forty-five calendar days. In the case of suppliers that are Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registered with the Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), which have demonstrated that status according to the provisions of this Reglamento, Ley No. 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, and its regulations, the Central Administration shall have a maximum term of 30 days for payment.

The term indicated in the preceding paragraph shall run from the submission of the invoice, after verification of satisfactory compliance, in accordance with the provisions of the contract. Once that term has elapsed, the Administration shall be automatically in default, and the interested party may claim payment of interest on the amount owed in colones, which shall be paid by applying interest according to the six-month basic passive rate of the Banco Central.

The recognition of interest shall be made, upon claim by the interested party, by means of an administrative resolution, which shall be issued within a term of two months following the request. In public works contracts, where payments are made for work progress, recognition of interest may be made for delays in payment during the course of execution. Subsequently, if it is established that the delay is attributable to a public official, the Administration must initiate the respective collection proceedings, respecting due process.

For operations in United States dollars, the interest shall be paid by applying the international interest rate referenced by the Banco Central de Costa Rica (prime rate).

The claim for default interest shall prescribe within a term of one year, according to the provisions contemplated in the Código de Comercio.

(Thus reformed by article 1 of executive decree No. 37427 of October 11, 2012) Article No. 35.- Advance Payment. Payment to the contractor proceeds once the good or service has been received to satisfaction. However, advance payments may be agreed upon when this is due to a custom or usage derived from commercial practice, duly verified; a consequence of the payment method used or market conditions so require, as in the case of periodic subscriptions or rentals; or, when it concerns a PYME registered with the MEIC, which has demonstrated its status according to the provisions of this Reglamento, Ley No. 8262 and its regulations, in which case the Administración Pública, in accordance with its financial availability and the provisions of the respective tender document, or the respective specification sheet, shall grant advance payments between 20% and 40% of the total amount of the procurement. In this case, each contracting Administration shall assess the possibility of requesting a collateral guarantee, for the full amount of the advance granted, in the terms of article 46 of this Reglamento.

In any case, the Administration shall monitor the procurement and take all possible measures to ensure the correct execution of what was agreed; otherwise, it must immediately adopt any pertinent legal action to recover what was paid or to claim compensation.

The foregoing is without prejudice to advance payments for the concept of materials, applicable to public works contracts.

(Thus reformed by article 1 of executive decree No. 37427 of October 11, 2012)

Collection rights against the Administration may be assigned at any time, without the consent of the latter or the Contraloría General de la República being necessary. However, the entity must be informed once the assignment is agreed upon, without detriment to the amounts that, for the concept of fines and penal clauses, must be compensated with said payment, which shall be automatically deducted from the amount. Before that communication, any payment made in the name of the contractor shall have a releasing effect.

The Administration may not refuse to pay the assignee, but it may raise the exception of lack of performance or defective performance of what was agreed.

The assignment of payment accepted by the Administration does not exonerate the contractor from their obligations, nor does it convert the assignee into a contractual party. The assignee of the credit assumes entirely the risk of non-payment of the obligation by the Administration, originating from the aforementioned exceptions.

Legends included in commercial invoices that imply acceptance of the contractual object or a waiver of subsequent claims derived from the mere receipt of the collection document shall have no legal effect.

SECOND SECTION Guarantees (Garantías) Article No. 37.- Participation Guarantee (Garantía de participación). When it deems it convenient or necessary to safeguard the institutional interest, the Administration may request in the tender document or invitation a percentage participation guarantee (garantía de participación), between 1% and 5% of the amount quoted, or a fixed amount in the event that the transaction is of inestimable value or does not represent an expenditure for it. If the tender document requires the submission of the participation guarantee (garantía de participación) but the indication of this percentage is omitted in the tender document, it shall be understood that this shall be one percent (1%).

In the event that the interested party submits alternative bids, the one with the highest price shall be guaranteed. In joint bids, each bidder may back only the component they quote, or provide a single guarantee for the entire amount, executable regardless of who breaches. In the case of consortium bids, a single guarantee shall be submitted.

If the validity of the participation guarantee (garantía de participación) expires, the Administration , as soon as it becomes aware of such circumstance and provided that no other breach determines the exclusion of the bid, shall warn the interested party, even after the award act is issued, so that within the term of three business days they proceed to its reinstatement. In the event that a participation guarantee (garantía de participación) is required, the PYME suppliers registered with the MEIC that have demonstrated their status to the Administration according to the provisions of this Reglamento, Ley No. 8262 and its regulations, may avail themselves of the provisions of article 46 bis of this Reglamento to render said guarantee.

(Thus reformed by article 1 of executive decree No. 37427 of October 11, 2012)

The participation guarantee (garantía de participación) that is insufficient in term or in amount may be corrected by the bidder or at the request of the Administration, when such aspects have not been offered for less than 80% of what was established in the tender document.

In the event of partial awards, bids whose participation guarantees (garantías de participación) do not cover the cited 80% in relation to the amount bid may be considered, as long as they cover the amount to be awarded.

The participation guarantee (garantía de participación) shall be executed in those cases where the bidder breaches their obligations. Grounds for execution, among others, are the following:

• a)Withdrawing a bid that has not been excluded from the tender.
• b)Failing to respond in time, in an unjustified manner, to a warning from the Administration about a transcendent aspect.
• c)Providing false information.
• d)The person quoting being covered by a ground for prohibition.
• e)The contractor, in an unjustified manner, refusing to sign the respective contract; to provide the performance guarantee (garantía de cumplimiento) or to satisfy other requirements necessary for the contract to be effective.

Prior to executing the guarantee, the Administration shall grant a hearing period of three business days to the bidder regarding the alleged ground, indicating the concrete facts and the respective evidence. Once that period has expired and within the five following business days, the Administration must issue a reasoned decision, In the event that the Administration has not issued the award act within the original term plus the eventual extension, bidders shall have the right to render their proposal null and void and to have the participation guarantee (garantía de participación) returned to them without any sanction being applicable.

The performance guarantee (garantía de cumplimiento) backs the correct execution of the contract, in accordance with current regulations. The awardee is understood to be obligated to secure the contract within the term indicated in the tender document, or, failing that, within the ten business days following the finality of the award; except in cases where contractual formalization is required.

(Thus reformed the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 33758 of May 2, 2007) The Administration shall always request in public tenders and abbreviated tenders, and optionally in the remaining procedures, a performance guarantee (garantía de cumplimiento) of between 5% and 10% of the awarded amount. In the event of omission from the tender document, it shall be understood that the guarantee is 5% of the respective amount.

Depending on the particular conditions of the transaction, such as inestimable value, the Administration may request a fixed guarantee amount.

When the contract value is very high or the contractual term is very long, and this disproportionately increases the guarantee amount or makes it very onerous to maintain, the Administration, in the tender document, may request a guarantee with a validity shorter than the contractual term, under the condition that two months before its expiration, the contractor has provided the new guarantee, at the risk of execution of the previous one, in case of breach.

In the event of a joint bid, each interested party may guarantee only their part of the transaction. In the case of a consortium bid, a single guarantee shall be rendered that backs performance in a joint and several manner.

If the contractual object increases or decreases, the Administration must warn the contractor about the adjustment of the respective performance guarantee (garantía de cumplimiento).

It is an obligation of the contractor to maintain the performance guarantee (garantía de cumplimiento) in force while the contract object has not been received. If one business day before the expiration of the guarantee, the contractor has not extended its validity, the Administration may make it effective preventively and keep the money in an account under its custody, which shall serve as a compensatory means in case of breach. In this case, the contractor may submit a new substitute guarantee for the money.

The performance guarantee (garantía de cumplimiento) shall be executed, partially or totally, up to the amount necessary to compensate the Administration for the damages and losses caused by the breach of the contractor.

The guarantee may be executed for delay in the execution of the contractual object, in the event that a penal clause for that reason has not been agreed upon; otherwise, the execution of the latter shall proceed.

The execution of the performance guarantee (garantía de cumplimiento) or the application of the penal clause for delay or premature execution does not exempt the contractor from indemnifying the Administration for the greater damages and losses not covered by those guarantees.

If, after the guarantee is executed, the contract continues in execution, the Administration must request the contractor to immediately restore it under the agreed conditions.

Prior to executing the performance guarantee (garantía de cumplimiento), the Administration must grant a hearing to the contractor for five business days, so that the latter may exercise their right of defense.

The transfer must indicate the alleged breach, the evidence on which the claim is based, the estimation of the damage, and the amount for which the guarantee would be executed.

Once the term to respond to the hearing has expired, the Administration shall have a term of up to ten business days to issue a reasoned resolution that must make express consideration of the arguments formulated by the interested party in their defense.

If, after a guarantee is executed, the amount is insufficient to indemnify the damages and losses caused, the Administration may apply the amount of any price withholdings that may have occurred and the pending payment balances. In any case, the execution of the guarantees does not exclude the judicial collection of the damages and losses caused to the Administration by the breach of the bidder or the contractor, if these are greater than the amounts collected via administrative channels.

The guarantees (garantías), both participation (de participación) and performance (de cumplimiento), must be rendered electronically through the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), in accordance with the provisions of the Reglamento for the use of the System regarding the rendering of guarantees (garantías). In the event that they exceptionally must be rendered by a different means, they must do so through a mechanism convenient for the Administration and that allows its purpose to be achieved, in accordance with the provisions of the contracting Administration and the tender conditions.

(Thus reformed the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) The guarantees (garantías) may also be issued by first-tier international banks, according to recognition by the Banco Central de Costa Rica, when they have an authorized correspondent in the country, provided they are issued in accordance with Costa Rican legislation and are executable if necessary.

The guarantees (garantías) submitted by PYMES that have demonstrated their status to the Administration , according to the provisions of this Reglamento, Ley No. 8262 Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas and its regulations; may be granted through the Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro , Pequeña y Mediana Empresa (FODEMIPYME) created in article 8 of Ley No. 8262 or through the financial instruments created under the protection of Ley No. 8634 Ley del Sistema Nacional de Banca para el Desarrollo, provided the applicant PYMES meet all the requirements and conditions established in their respective Regulations.

Bonds and certificates shall be received at their market value and must be accompanied by an estimation made by an operator from one of the legally recognized stock exchanges. Exempt from presenting an estimation are certificates of deposit to term issued by state Banks, whose maturity falls within the month following the date on which it is submitted.

No interest shall be recognized on the guarantees (garantías) held on deposit by the Administration ; however, those accruing from the securities up to the moment they are executed belong to the owner.

The guarantees (garantías) may be rendered in any foreign currency or in their equivalent in national currency, at the reference exchange rate for sale, calculated by the Banco Central de Costa Rica, in effect on the day prior to the submission of the bid or the signing of the contract, as applicable. In this latter case, the contractor is obligated to keep the guarantee amount updated for the exchange rate variations that may affect it.

(Thus reformed by article 1 of executive decree No. 37427 of October 11, 2012)

The Administration shall establish in the tender document the minimum validity of the participation guarantee (garantía de participación) and the performance guarantee (garantía de cumplimiento). In case of omission, the following rules shall apply:

• a)The participation guarantee (garantía de participación) for up to one additional month beyond the maximum date established for issuing the award act.
• b)The performance guarantee (garantía de cumplimiento) for up to two additional months beyond the probable date of final receipt of the contractual object.

The participation and performance guarantees may be substituted at any time, at the request of the offeror or contractor, upon prior acceptance by the Administration, provided that this does not worsen the terms of the original guarantee.

At the request of the contractor and upon prior authorization from the Administration, when it deems it appropriate, withholdings may be substituted for an additional guarantee.

The Administration may request the substitution of guarantees that present financial risks of non-payment, such as when their issuer is under intervention.

The Administration has the authority to partially return the performance guarantee, upon the contractor's request, in proportion to the part already executed when partial deliveries of the contracted object are feasible. This situation shall be noted in the respective tender specifications (cartel), without prejudice to a particular assessment during the contractual execution phase.

Guarantees shall be returned, according to the following rules, unless otherwise provided in the tender specifications (cartel):

• a)The participation guarantee, at the request of the interested party, within eight business days following the finality of the award act. In the case of the awardee, it shall be returned once the performance guarantee has been rendered to satisfaction and the remaining formalities necessary for the start of the contract have been observed.

In those cases where the offeror's proposal has been disqualified, the interested party may withdraw the guarantee from that moment, unless it decides to challenge the decision, in which case it must keep it in force for all the time necessary for that purpose.

• b)The performance guarantee, at the request of the interested party, within twenty business days following the date on which the Administration has definitively and satisfactorily received the contractual object.

The Administration may incorporate percentage withholding clauses on the sums paid into the tender specifications (cartel), when this is convenient to ensure correct contractual execution. The maximum amount of these withholdings shall be 10% of the payments to be made.

When there are advance payments and this is feasible, the Administration may request a collateral guarantee for the entire amount to be disbursed, which must be rendered electronically through the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), regardless of the means used by the contractor to secure said guarantee and accepted by the guaranteeing entity. To render this type of guarantee, guaranteeing entities must admit, in addition to the other means indicated in Article 42, finance instruments, endorsements, mortgages, pledges, among others.

(Thus reformed the previous paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40270 of March 14, 2017)

PYMEs that have demonstrated their status to the Administration as provided in this regulation, Ley N° 8262 and its regulation, may use the financial instruments available to them under Ley No. 8634, Ley del Sistema de Banca para el Desarrollo, as backing for participation in the procurement process and timely performance, provided that the requesting PYMEs comply with all the requirements and conditions established in their respective Regulations.

(Thus added by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 37427 of October 11, 2012)

The Administration may establish in the tender specifications (cartel) the payment of fines for defects in the execution of the contract, considering aspects such as amount, term, risk, repercussions of a potential breach for the service provided or for the public interest, and the possibility of partial or line-based breaches, provided it is considered the suitable means for the fulfillment and satisfaction of contractual obligations. All the foregoing in accordance with criteria of proportionality and reasonableness.

In the event that the object consists of distinct lines, the maximum amount for the collection of fines shall be considered based on the highest value of each one and not on the totality of the contract, provided that the breach of one line does not affect the rest of the obligations.

The breaches that give rise to the collection of the fine must be detailed in the tender specifications (cartel). Once the tender specifications (cartel) are final, it shall be understood that the amount of the fine is definitive, and therefore no subsequent claims shall be admitted.

For the collection of fines, it shall not be necessary to demonstrate the existence of damage or harm.

In the event of total breach of obligations by the contractor, the collection of fines subsequent to that moment does not proceed, but rather the execution of the performance guarantee and the adoption of any other necessary measure.

The collection of fines may be charged against the price withholdings that have been applied and the balances pending payment. In the event that neither of these two alternatives is feasible, the performance guarantee may be executed up to the respective amount.

The collection for fines may not exceed twenty-five percent of the total price.

In the works contract, provisional acceptance excludes the possibility of collecting fines, unless the work was accepted under protest or was provisionally accepted with only minor finishing details or the correction of minor defects noted in the record missing.

The omission of collection shall give rise to civil and administrative liability of the official responsible for the omission, when such collection is appropriate.

(Thus reformed by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 33860 of May 29, 2007).

The penalty clause is applicable for delayed or premature execution of contractual obligations; the cases and amounts must be included in the respective tender specifications (cartel), and the provisions indicated in the preceding articles shall apply to it.

The tender specifications (cartel) constitute the specific regulation for the procurement being promoted, and all legal rules and constitutional principles applicable to the respective procedure are understood to be incorporated into its clauses.

It must constitute a body of technical specifications that are clear, sufficient, concrete, objective, and broad regarding the opportunity to participate. For its preparation, the Administration may contract or request the assistance of specialized natural or legal persons in the relevant matter, provided they have no direct or indirect particular interest in the business, when the Administration does not have the necessary technical resources within its organization.

In those procurements exempted from ordinary procurement procedures, the Administration may optionally prepare a tender specifications (cartel) document with the essential elements, taking into account the contractual object, in harmony with the principles of administrative procurement.

The tender specifications (cartel) and its annexes must be available to any interested party, at least from the day after the last invitation is sent. The bidding documents (cartel de la licitación) must contain at least the following:

(Thus reformed the previous paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) a) A heading containing the identification of the promoting Administration, an indication of the type and number of the tender, and a brief description of the contractual object.

• b)Indication of the office processing the procedure and which will provide the necessary additional information regarding the specifications and related documentation.
• c)The deadline day and time for the submission of offers and participation guarantees.

(Thus reformed the preceding subparagraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) d) The percentage of the guarantees to be rendered, when required.

• e)Indication of the fiscal stamps and other tax stamps to be provided by the offeror.
• f)Indication of any future purchase option, and if possible, an estimate of when such options may be exercised.
• g)Description of the nature and quantity of the goods or services that are the object of the procedure, including technical specifications that may be accompanied by corresponding plans, designs, and instructions. Technical specifications shall be established primarily in terms of performance and functionality. The international system of units, based on the decimal metric system, is mandatory.
• h)System for evaluating and comparing offers. When only price is considered, a simple indication thereof shall suffice.
• i)Request for samples, when deemed indispensable.
• j)Precise indication of the documents to be provided for the evaluation of the offeror's suitability in economic, technical, or other aspects.
• k)Payment terms.
• l)Offer validity period and award deadline.
• m)Place and date of start and conclusion of the delivery of goods or services, when applicable.
• n)Indication that the right is reserved to partially award a single line or part of a single object in accordance with the provisions of the initial decision. In the latter case, this alternative will be possible when the object allows it and it does not affect its functionality. In both cases, at least the unit prices shall be required.

It shall not be necessary to specify in the tender specifications (cartel) the possibility of awarding part of the totality of the lines contemplated therein.

The obligation to participate in the totality of the line items shall only be possible when there is a technical justification for it and this has been so indicated in the tender specifications (cartel).

• o)Establish the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) as the means for submitting offers. Under no circumstances will the submission of offers by telephone or on paper be accepted.

(Thus reformed the preceding subparagraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) The tender specifications (cartel) may not impose restrictions or require compliance with requirements that are not indispensable or convenient for the public interest if this limits the possibilities of participation for potential participants. Nor may it require the offeror to make statements, repetitions, or transcriptions of aspects of the procurement document upon which participants have no power of disposal.

The measures, limits, deadlines, tolerances, percentages, or other provisions of a similar nature that the tender specifications (cartel) must contain shall be established with the greatest breadth permitted by the type of business in question, when possible, using them as a reference point. Likewise, regarding known types of materials, artifacts, or equipment, when they can only be characterized totally or partially by means of non-universal nomenclature, symbology, distinctive signs, or brand names, this shall be done by way of reference; and even if such clarification were omitted, it shall be so understood.

The Administration may incorporate into the tender specifications (cartel) a mechanism for the improvement of quoted prices, according to the general rules included in Article 28 bis of this Regulation.

(Thus added the preceding paragraph by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 35218 of April 30, 2009)

The Administration may hold public hearings with potential offerors before preparing the final tender specifications (cartel). For this purpose, an invitation must be published in a nationally circulated newspaper indicating at least the place, time, and date of the hearing, as well as the object of the procurement. The non-attendance of a potential offeror shall not generate any consequences for them regarding the eventual procedure.

Representing the Administration, the Head of the Requesting Unit or their representative, technical experts in the subject matter of the procurement object, as well as the legal advisor and an official from the institutional procurement office, must attend such hearings.

A record shall be drawn up of the attendance, the proceedings, and the suggestions received, which shall be signed by the attendees who wish to do so. The statements made in writing, as well as the record, shall be added to the case file (expediente).

The Administration is not obligated to accept any of the proposals made to it.

The tender specifications (cartel) shall require mandatory compliance with those requirements, when appropriate. Within these invariable conditions, and depending on the object in question, aspects such as financial capacity, technical specifications, and experience may be established.

The invariable conditions must be oriented toward the selection of the most convenient offer for the interests of the Administration.

The offeror shall be obligated to completely describe, based on the tender specifications (cartel), the characteristics of the object, good, or service being quoted, without needing to reiterate acceptance of the invariable clauses or mandatory conditions, compliance with which is presumed.

The tender specifications (cartel) shall establish an evaluation system, which must contemplate the weighted factors, the degree of importance of each one, as well as the method for evaluating and comparing offers in relation to each factor.

The Administration may include qualifying factors other than price, insofar as they imply a comparative advantage for selecting the most convenient offer. The minimum legal, technical, or financial requirements that are indispensable for the procurement may not be weighted as evaluation factors.

At the Administration's discretion, other modalities may be used to select the contractor, such as a two-phase selection system, in which, after analyzing compliance with the technical, legal, and financial aspects, a second stage will proceed in which the economic part will be evaluated.

In objects susceptible to a tie, tie-breaking clauses must be established, and if the tie persists, it shall be decided by lot. In this last case, if the tender specifications (cartel) do not define another method, the offerors whose proposals obtain the same score shall be summoned to a specific place, time, and date to select the winning offer. A record shall be drawn up of all of this, which shall be signed by the attendees at the event, and subsequently the award act shall be adopted.

An additional score shall be considered as a tie-breaking evaluation factor for the procurement for PYMEs that have demonstrated their status to the Administration as provided in this regulation, Ley 8262, and its regulations.

In case of a tie, the Public Administration Institutions or Departments must incorporate the following additional score:

| PYME de industria | 5 puntos | | PYME de servicio | 5 puntos | | PYME de comercio | 2 puntos | In case the tie persists, it shall be decided according to the provisions of this regulation or the respective tender specifications (cartel).

(Thus added by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 37427 of October 11, 2012)

When the Administration requests the accreditation of experience, it shall be accepted insofar as it has been positive, this being understood as goods, works, or services received to full satisfaction. The tender specifications (cartel) must indicate the appropriate way to accredit it. The same rule shall be followed for experience obtained abroad.

The request for samples must adhere to criteria of reasonableness and proportionality and shall be requested to the extent deemed indispensable to verify compliance with the specifications of the tender specifications (cartel) and ensure fulfillment of the proposed purpose.

The omission of samples at the time of submitting the offer shall be considered a rectifiable aspect, as long as it does not generate an undue advantage for the non-compliant offeror.

The tender specifications (cartel) must indicate the purpose the samples will serve, specifying the type of tests, verifications, and evaluations to be applied, as well as the authority responsible for the study.

Offerors shall have the right to attend the sample analysis procedure, under the conditions established by the Administration, which may limit the number of participants and interventions during the proceeding. A record must be kept of all proceedings in the electronic case file of the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Offerors may only be prevented from participating by means of a reasoned act, when the conditions of the analysis so require.

(Thus reformed the preceding paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) Samples that have not been rendered useless or destroyed by the tests to which they were subjected shall be returned within the period indicated in the tender specifications (cartel), or failing that, within twenty business days following the finality of the award act; once this period has expired, the Administration shall dispose of them freely. The samples submitted by the awarded party shall be returned once the goods have been received to satisfaction, in order to be able to compare the delivered object with the offered samples.

For the receipt of offers, the electronic tender specifications (cartel) must establish the deadline in business days, indicating the expiration time and date. However, the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) allows the preparation and submission of offers on non-business days and during non-business hours, within the established deadline, in accordance with the provisions of the Reglamento de Uso del Sistema.

(Thus reformed the preceding paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) For public tenders, the minimum period of fifteen business days established in Article 42, subparagraph f) of the Ley de Contratación Administrativa shall apply, and for abbreviated tenders, a period that may not be less than five business days nor more than twenty business days shall apply, except in highly qualified cases where the Administration considers it necessary to extend it up to a maximum of ten additional business days, for which it must leave a record in the case file (expediente), all in accordance with Article 45 of the aforementioned Law.

In procurements regulated by Article 2 bis of the Ley de Contratación Administrativa, the Contraloría General de la República shall indicate, in each case, the minimum period for receiving offers, taking into account the complexity of the object.

Within the preceding periods, the day of communication shall not be counted, but the day of expiration shall be counted.

Before receiving offers, for reasons of public or institutional interest, the Administration may nullify the respective tender.

The invitation to participate shall be published in the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), without prejudice to any optional publication in another medium that the contracting Administration deems necessary.

In any case, the publication must contain: the identification of the contracting Administration; the indication of the type and number of the tender, and a brief description of the contractual object; the time and deadline date for the receipt of offers.

(Thus reformed by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018)

Once the notice to tender is published or notified, the Administration shall have only three opportunities to modify the tender specifications (cartel) ex officio, as well as the same number of opportunities to grant extensions to the deadline for receipt of offers. With each modification, all those clauses that warrant it may be varied. If an additional modification or extension beyond those previously contemplated is agreed upon, the tender shall not be invalidated, but the corresponding disciplinary procedures must be initiated.

Non-essential modifications are understood as those that do not change the object of the business or constitute a fundamental variation in its original conception and must be communicated by the same means by which the invitation was sent, at least three business days before the expiration of the deadline for receiving offers. When an important alteration to the original conception of the object is introduced through a subsequent publication or communication, the deadlines for receiving offers shall be extended, at most, by fifty percent of the minimum period applicable according to the law for this type of procurement.

Clarifications requested by a party must be submitted to the Administration within the first third of the period for submitting offers and shall be resolved within five business days following their submission. Those submitted outside this period may be addressed but shall not prevent the scheduled opening of offers.

In the case of clarifications agreed upon ex officio that do not imply a modification, it is the Administration's duty to incorporate them immediately into the case file (expediente) and give them adequate dissemination within the following 24 hours.

Extensions to the deadline for receiving offers must be communicated by a suitable means, no later than the day before the date previously set as the limit for their submission.

The offer is the expression of will by the participant, directed to the Administration, for the purpose of entering into a contract with it, in accordance with the tender specifications (cartel) stipulations.

The offer must be drafted in the Spanish language. Technical or complementary information and user manuals issued by the manufacturer must be presented in the Spanish language, unless the tender specifications (cartel) permit other languages with duly consularized translation or a free translation of their text is accepted.

If, during the offer formulation period, the participant becomes aware of incompleteness of the object or difficulties in the performance or functionality of the good or service, they must indicate this in writing to the Administration, within the period provided for receiving clarifications. Otherwise, they may not invoke this circumstance as an exemption from liability during the contractual execution or oversight phase.

The offer must be submitted through the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), duly signed by a person with sufficient power to do so under the terms of the Reglamento de Uso del Sistema.

The confidentiality of the offers must always be guaranteed until the opening takes place.

(Thus reformed by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018)

Contracts to be executed in the country, the proposals for which come from foreign companies, must incorporate a declaration of submission to national jurisdiction and courts for all incidents that may directly or indirectly arise from the contract, with a waiver of their jurisdiction.

Every offer submitted by a national supplier shall contain the following declarations and certifications, without prejudice to any other documentation of the same nature that the Administration requires in the tender specifications (cartel). In the case of declarations, they shall be made under oath and it shall not be necessary to render them before a notary public, unless the Administration reasonably requires it in the tender specifications (cartel). These shall be admissible in a separate document or as part of the text of the proposal.

• a)Sworn declaration that the offeror is up to date in the payment of national taxes.
• b)Sworn declaration that the offeror is not affected by any cause for prohibition.
• c)Certification that the offeror is up to date in the payment of employer-worker obligations to the Caja Costarricense de Seguro Social (hereinafter CCSS), or that it has a payment arrangement approved by the CCSS, in effect at the time of the opening of offers. The Administration may indicate in the tender specifications (cartel) in which cases the CCSS certification need not be provided because it has direct access to the system of that entity and can verify the participant's status itself. In any case, the Administration may verify compliance with employer-worker obligations at any time.

If the offeror presents certification that it is not registered as an employer with the CCSS, and such an obligation arises from the tendered object, the Administration shall request an explanation, which, if unsatisfactory according to the guidelines established by the CCSS, shall result in the exclusion from the tender and a report to the corresponding CCSS collection authorities.

• d)In the case of natural persons, they must submit a sworn declaration indicating the ultimate beneficial owner (beneficiario final), including their full name and their declared status as ultimate beneficial owner (beneficiario final).

(Thus added the preceding subparagraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 43433 of March 3, 2022) e) In the case of legal persons, they must submit a sworn declaration of the nature and ownership of the shares containing the legal or physical identification of the shareholders, as applicable, the share capital, the nature of their shares, and to whom they belong.

Furthermore, each offering supplier must also submit, as part of that sworn declaration, precise and complete information about its ultimate beneficial owner(s) (beneficiario(s) final(es)), including the full name(s) of its ultimate beneficial owner(s) (beneficiario(s) final(es)), as well as the type and number of official identification document. In the event that the shareholders of the offeror and the subcontractor are in turn legal persons, the sworn declaration must also include the aforementioned information regarding the latter." (Thus added the preceding subparagraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 43433 of March 3, 2022)

The offeror is obligated to quote for the entire object, unless it involves lines that are independent of each other, in which case they may quote for those of their interest, without the tender specifications (cartel) needing to authorize it. Partial quoting of a line is prohibited.

The mere submission of the offer shall be understood as an unequivocal expression of the offeror's will to contract with full compliance with the tender specifications (cartel) conditions, and current legal and regulatory provisions. The submission shall operate by full right and shall imply the incorporation within the content of the contractual relationship of the constitutional rules, the Ley de Contratación Administrativa, this Regulation, the Institutional Regulation, and the tender specifications (cartel).

The offer shall be composed of the parts and documents that are necessary, according to what is requested in the tender specifications (cartel), without thereby losing the characteristic of uniqueness and integrity, without prejudice to alternative offers.

It is presumed that the economic offer contemplates the entirety of the technical offer, unless there is proof to the contrary. If awarded, the contractor shall be obligated to fulfill the entire object, without charging any additional sum beyond any applicable price revision or adjustment, in order to maintain the economic balance of the contract.

The offer is presumed valid for the entire period stipulated in the tender specifications (cartel) or, failing that, the maximum period for issuing the award act.

In the case of an express indication of a validity period less than the established one, if this difference is not less than 80% of the period, the Administration shall issue a prevention notice for this situation to be corrected within a term of three business days. If the prevention notice is not complied with, the participation guarantee shall be executed and the offer shall be disqualified.

If the validity of the offer ceases, the Administration, as soon as it becomes aware of this circumstance, shall issue a prevention notice to the interested party, even after the award act has been issued, so that within the term of three business days, it may declare in writing whether it maintains the terms of the offer and for how long. Once the term of the prevention notice has expired without it having been addressed, the offer shall be excluded, without this entailing the automatic execution of the participation guarantee.

When an offeror offers an immediate delivery term, it shall be understood to correspond to the term stated in the tender specifications (cartel) or, failing that, to one business day following the delivery or notification of the order or purchase order.

This rule shall apply for purposes of eligibility and comparison of offers, as well as for the computation of delivery terms during the contractual execution phase.

The bidder may subcontract up to 50% of the awarded amount, unless the Administration authorizes a greater amount. In any case, subcontracting shall not relieve the contractor of its responsibility.

Along with the proposal, a list of the subcontracted companies shall be provided. In that detail, the names of all companies with which subcontracting will take place shall be indicated, including their percentage of participation in the total cost of the bid, and a certification of the holders of the share capital and of the legal representatives of those companies shall be provided.

The acquisition of supplies, even when they entail their own installation, is not considered subcontracting, nor are the commitments assumed by each of the consortium participants.

The Administration may limit, in the bidding terms (cartel), the number of base and alternative bids it will accept from the same bidder, regardless of the form in which it participates.

The alternative bid is a proposal different from that defined in the bidding terms (cartel), respecting the core of the object and the need to be satisfied, which may be convenient and timely for the entity.

The alternative bid shall not be subjected to the scoring system. Any alternative to the winning base bid may be awarded, provided the Administration substantiates in the file the reasons for its decision, this does not contravene the public or institutional interest, and sufficient funds exist to cover the expenditure.

The Administration may authorize, in the bidding terms (cartel), the submission of joint bids when the object permits it and this does not place the Administration's interest, nor the public interest, at risk.

In that case, two or more bidders may join together to quote, and each shall be responsible for the execution of its part, unless the obligations cannot be differentiated, in which case each shall be jointly and severally liable for the entirety of the contract. For procedural purposes, it shall be sufficient that only one of the companies quoting jointly has been invited for the rest to participate.

Two or more participants may bid in consortium form, in order to meet or complete bidding term (cartel) requirements, for which it must be expressly stated in the proposal and indicate the name, qualifications, and representative of each one of them, with the pertinent supporting documentation. The bidding terms (cartel) may request that bidders act under a single representation.

The Administration has the power to provide in the bidding terms (cartel) that a company may only participate in one consortium for the same tender. For procedural purposes, it shall be sufficient that only one of the consortium companies has been invited for the group to participate.

In addition to the above, conditions of capacity and technical and financial solvency may be required in the bidding terms (cartel) for each of the members of the consortium, without prejudice to the summation of elements being admitted to meet certain requirements. For this purpose, it must indicate with complete precision which requirements must be met by all members and which by the consortium.

In projects of a certain volume or in which it is important to assess experience, the Administration must indicate in the bidding terms (cartel) the rules according to which it will weigh the experience obtained in projects in which participation occurred in consortium form, in order to avoid that a small participation is intended to derive experience for the entire project. In any case, the Administration may set the minimum percentage of participation that the company must have had in the consortium to consider that experience.

The members of the consortium shall be jointly and severally liable to the Administration, as if they were a single counterparty. In the event of an award, the contractual formalization shall be signed by all consortium members, unless sufficient power of attorney has been conferred to a specific person, without prejudice to a company constituted for this purpose also appearing, when this has been required in the bidding terms (cartel), the parties have so requested in their bid, or this has been agreed between the consortium and the Administration, once the award is final but before formalization.

In those cases where a corporation (sociedad anónima) is constituted, it shall be jointly and severally liable, together with the members of the consortium, to the Administration.

The consortium agreement is a private document that does not require a certified date (fecha cierta) or other formalities, unless the Administration has so provided in the bidding terms (cartel).

The agreement shall cover at least the following aspects:

• a)Qualifications, including domicile and place for receiving notifications, and capacity of the parties.
• b)Designation of representatives, with sufficient power to act during the bid study, formalization, and contractual execution phases, and for payment procedures.
• c)Detail of the contributions of each of the members, whether in economic resources or intangible assets, such as experience, and of the commitments and obligations that each would assume in the contractual execution phase.
• d)The percentage of participation of each one of them, when possible.
• e)Term of the agreement, which shall cover the entirety of the contractual term.

As supporting documentation for the above, the original document, or a certified copy of the agreement, must be provided.

In cases where the consortium members constitute a corporation (sociedad anónima), its corporate purpose must refer solely to the business of interest, the corporate term shall be similar to that of the contractual execution, and it must have a share capital as requested by the Administration so that it becomes a contracting party along with them.

During the contractual execution stage, the awardees must maintain 51% percent of the shares of that company, being able to freely dispose of the remaining 49%. This is without prejudice to the bidding terms (cartel) having stipulated rules on the shareholding composition, based on the obligations assumed by each of the consortium members.

The contractual formalization shall be signed by the legal representative of the company formed for such purposes.

The Administration may establish, in the bidding terms (cartel), rules for those in charge of executing certain parts of the object to maintain a determined participation in the consortium agreement and in the share capital of the legal entity that may be constituted, if requested, for the time deemed necessary.

The opening of bids may not take place before the time and date indicated for this purpose. Once the deadline for receiving bids has ended, their opening must proceed. During the opening, participants may make observations, which shall be recorded in the respective minutes (acta); once the opening act is completed, the System will allow the general public to know the content of the bids submitted.

(Thus amended by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

After the closing of the bid receipt deadline, neither the withdrawal nor the modification of bids will be admitted, but clarifications submitted by participants on their own initiative or at the request of the Administration will be, provided they do not imply an alteration of their essential elements.

Within the five business days following the opening act, the Administration shall carry out the analysis of the formal aspects of the bids and shall grant bidders a period of up to five business days to correct errors or supplement information on correctable or insubstantial aspects.

An error or omission shall be considered correctable or insubstantial when its correction does not imply a variation in the essential elements of the bid, such as the fundamental characteristics of the works, goods, or services offered, the price, the delivery deadlines, or the product guarantees, or places the bidder in a position to obtain an undue advantage.

This prevention may be carried out ex officio, by indication of any of the participants, or at the request of an interested party.

After this stage is completed, any correctable aspect that had not been noticed during the aforementioned period may be corrected or completed, at the request of the Administration or on the bidder's initiative.

It shall not be necessary to prevent the correction of those omissions related to aspects required by the bidding terms (cartel) that do not require an express statement from the bidder to know the specific scopes of its proposal, in which case it shall be understood that it accepts the conditions.

The following, among other elements, shall be correctable:

• a)Formal aspects, such as: the nature and ownership of shares, sworn statements (declaraciones juradas), CCSS certifications, and tax stamps (especies fiscales).

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) b) Certifications regarding the qualities, characteristics, or specifications of the offered good, provided such circumstances existed at the time of bid submission and the interested party proves it.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) c) The complementary technical or financial documentation of the bid, including financial statements.

• d)The formalities that have been required in the bidding terms (cartel), such as free translations of the complementary information.
• e)Data recorded in units different from those of the International System of Measurements.
• f)The validity period of the bid, provided it has not been offered for less than 80% of the period set in the bidding terms (cartel).
• g)The amount or validity of the participation bond (garantía de participación), provided they originally covered at least 80%.
• h)(Repealed by article 2 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) i) The documents necessary to prove the veracity of events that occurred before the opening of bids.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) j) Any other aspect that, requested as an admissibility requirement, is required by the Administration for a full assessment of the proposal and does not confer an undue advantage over the other bidders, such as the official or free translation of technical or complementary information and the user manuals issued by the manufacturer when so permitted by the bidding terms (cartel).

The lack of a signature on a bid is understood not to be a correctable aspect.

If the prevention to correct or clarify is not addressed in a timely manner, the Administration shall proceed to disqualify the bidder in question, provided the nature of the defect warrants it, and to execute, after a prior hearing, the participation bond (garantía de participación).

Once the previous stage is completed, the Administration shall proceed to the study and evaluation of the bids in relation to the admissibility conditions and specifications set in the bidding terms (cartel) and with the rules governing the matter.

Those that fail to comply with essential aspects of the bidding conditions or are substantially non-conforming with the legal system shall be declared outside the tender. Insignificant non-compliance shall not imply the exclusion of the bid, but this must be expressly reasoned in the respective report.

To facilitate this study, the competent body shall prepare a comparative analysis table of the bids according to their compliance with the bidding term (cartel) specifications and their most important characteristics, which shall form part of the respective file.

If a bid presents two contradictory statements, one that conforms to the bidding terms (cartel) and another that does not, its conformity to the bidding terms (cartel) shall be presumed; if both conform to the bidding terms (cartel), in the evaluation the one that least favors the bidder shall be taken. However, for execution purposes, the statement that most favors the Administration shall be applied.

Only those bids that are eligible may be subjected to the scoring system. Of these, the one that obtains the highest score shall be considered the most convenient, unless the Administration decides to include a two-phase evaluation system, in which case the specific rules of that tender shall govern.

Improvements, advantages, and discounts in the bid that are submitted to the Administration after the respective opening shall not be taken into account in the evaluation and comparison of the proposal, but shall bind those who formulate them once the award is final.

The application of this rule is exempted in cases where the bidding terms (cartel) have provided a system that allows for the improvement of the offered prices, as provided in article 28 bis of these Regulations.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009)

Once the studies and evaluations indicated in the preceding articles have been conducted, the Administration must issue the act of selection of the awardee. When unit prices are requested and the Administration has reserved the possibility of partially awarding the same line or the same object, it shall so indicate.

If the winning bid of the tender presents a price lower than the budgeted amount, the Administration may award a greater quantity of goods or services if the need justifies it.

If no bids were submitted to the tender, or those that did failed to conform to the essential elements of the tender, an act shall be issued declaring the procedure fruitless (infructuoso), justifying the substantial non-compliances presented by the bids.

If eligible bids were presented, but for reasons of protecting the public interest it is so recommended, the Administration, by means of a reasoned act, may declare the tender void (desierto).

When the Administration decides to declare a contracting procedure void (desierto), it must leave a record of the specific public interest reasons considered for adopting that decision, by means of a resolution that must be incorporated into the respective contracting file.

When public interest reasons have been invoked to declare the tender void (desierto), to initiate a new procedure, the Administration must demonstrate the change in circumstances that justifies such measure.

The declaration of fruitless (infructuoso), void (desierto), or re-award must be issued by the same official or body that has the competence to award.

The final act shall be issued within the maximum timeframe established in the bidding terms (cartel), which may not exceed double the timeframe granted for the submission of bids, including in that calculation all extensions that may have been granted. That timeframe may be extended for an equal period and only once, provided that public interest reasons are demonstrated for making that decision. If the act is issued outside that timeframe, the corresponding disciplinary procedures must be initiated.

The final act shall be communicated through the Integrated Public Procurement System (SICOP) within the three business days following its issuance, or notified to the participants by the electronic means indicated within that same period when it is not possible to do so through the system.

(Thus amended by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

Once the award agreement or the one declaring the tender void (desierto) or fruitless (infructuoso) is adopted, it may be revoked by the interested Administration for reasons of opportunity or legality, by means of a duly reasoned resolution; said revocation shall only proceed while the agreement is adopted before the act becomes final.

If the final act originally issued is revoked, the Administration has a maximum period of one calendar month, exceptionally and justifiably extendable for another additional month, to issue the new act.

The public tender (licitación pública) is the ordinary competitive procedure, which applies, among others, in the cases provided for in article 27 of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa), based on the amount of the ordinary budget to support the needs for non-personal goods and services of the Administration promoting the tender and on the estimated value of the business.

The public tender (licitación pública) procedure must be observed in the following cases:

• a)In the cases provided for in article 27 of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa), based on the budget amount for contracting non-personal goods and services of the Administration interested in the contract, and on the amount thereof.
• b)In any sale or disposal of goods, movable or immovable, or in the lease of public goods, unless the auction (remate) procedure is used.
• c)In the concession of public facilities.
• d)In contracts of inestimable amount (cuantía inestimable).
• e)In cases of supply purchases when it involves the modality of delivery according to demand and execution by consignment.
• f)In the framework agreements regulated in these Regulations.

The invitation to participate, the amendments to the bidding terms (cartel), and the award act, as well as the other acts inherent to the procedure, shall be published in the Integrated Public Procurement System (SICOP), without prejudice to optional publication in the official gazette La Gaceta and/or in the national circulation media that the Administration deems appropriate.

(Thus amended by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

The minimum period for receiving bids shall be fifteen business days, counted from the day following the publication of the notice to participate up to the day and time of the opening of the bids, inclusive.

The tender must be awarded within the timeframe provided in the bidding terms (cartel), which in no case may exceed double the period established for receiving bids.

The timeframe for awarding may be extended for an amount equal to that indicated in the bidding terms (cartel), for which purpose a reasoned resolution signed by the Procurement Officer (Proveedor) must mediate. In it, in addition to assessing the reasons originating the extension, the adjustment of the timeline schedules shall be contemplated.

Once the original timeframe plus its extension, if granted, has expired without the award act having been issued, the bidders shall have the right to render their proposal without effect and to have the participation bond (garantía de participación) immediately returned to them, without any sanction being applicable to them for that reason. Likewise, the officials responsible for the failure to issue the award act in a timely manner shall be subject to the sanctions provided for in articles 96 and 96 bis of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa).

For the purposes of the re-award or declaration of void (desierto) or fruitless (infructuoso) of the tender, derived from the annulment or revocation of the award act, the Administration shall have a period of one month counted from the day following the notification of the respective resolution, a period that may be extended for an additional month, in cases duly justified by reasoned resolution that must be recorded in the file.

When it deems it convenient for public interests, or because it has been so agreed with the international public entity financing the procurement, the Administration may promote a public tender (licitación pública) with international disclosure in which, in addition to publishing in the Integrated Public Procurement System (SICOP), it may invite participation through: publication of a notice in foreign newspapers and by communication to the commercial and diplomatic legations accredited in the country. In these cases, the Administration shall endeavor that all notices are given publicity simultaneously, to guarantee the principle of equality among potential bidders.

(Thus amended by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

The abridged tender (licitación abreviada) is the ordinary competitive procedure, which applies in the cases provided for in article 27 of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa), based on the amount of the ordinary budget to support the needs for non-personal goods and services of the Administration promoting the tender and on the estimated value of the business.

The Administration shall invite, through the Public Procurement System (SICOP), a minimum of five suppliers of the good or service registered in the Supplier Registry of that system, without prejudice to making an optional invitation through the Official Gazette La Gaceta and/or in the national circulation media deemed opportune for the satisfaction of the public interest.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) If the number of suppliers in the System's Supplier Registry for the purpose of the procurement is fewer than five, it must send an invitation through publication in the official gazette La Gaceta and optionally in the national circulation media deemed opportune.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) In cases where a prequalified registry is used, only companies that meet that prequalification, before the opening of bids, may participate, regardless of whether they have been invited or not.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 40270 of March 14, 2017) Likewise, regarding the invitation to participate, the Administration must consider the provisions established in Executive Decree number 33305-MEIC-H, called "Special Regulation for the Promotion of PYMES in the Procurement of Goods and Services of the Administration."

The period for receiving bids may not be less than five nor more than twenty business days. In highly qualified cases, said period may be extended for a maximum of ten additional business days beyond the initially established period, for which purpose a record must be left in the file, through a reasoned act signed by the Head of the Procurement Office (Jerarca de la Proveeduría).

The day of communication to each bidder or the day of publication, as applicable, is not counted within the period for receiving bids, but the expiration day is. The Administration must make all invitations on the same day.

The award act must be issued within the timeframe established in the bidding terms (cartel), which may not exceed double the period established for receiving bids. Once said period has expired without the award act having been issued, the bidders shall have the right to render their proposal without effect and to have the participation bond (garantía de participación) returned to them, without any sanction being applicable to them. Likewise, the officials responsible for the failure to issue the award act in a timely manner shall be subject to the sanctions provided for in articles 96 and 96 bis of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa), for general non-compliance with legal deadlines.

The award agreement shall be duly reasoned and must be communicated through the Integrated Public Procurement System (SICOP).

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) In the event of annulment or revocation of the award act, the re-award or declaration of fruitless (infructuoso) or void (desierto) of the tender must be issued within the period of one month counted from the day following the notification of the respective resolution. This period may not be extended.

The auction (remate) is the ordinary competitive procedure, which the Administration may alternatively resort to for selling or leasing movable or immovable goods, when this is more convenient for its interests.

(The original second paragraph repealed by article 2 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018)

In the auction (remate) procedure, the following steps shall be observed:

• a)An appraisal of the goods that are intended to be sold or leased shall be carried out to establish the corresponding base price. Said appraisal shall be the responsibility of the specialized personnel of the respective Administration, or failing that, of the Dirección General de Tributación.
• b)The invitation to participate in the auction (remate) shall be published in the Integrated Public Procurement System (SICOP), without prejudice to optional invitation in the official gazette La Gaceta and/or in the national circulation media deemed opportune for the satisfaction of the public interest, with an indication of the goods subject to it, their nature and main characteristics, their base price, place, date, and hours at which they may be examined, which must be available at least five business days prior to the auction (remate) date, liens or taxes affecting them, time and date of the auction (remate), and other information deemed pertinent.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) c) Between the invitation to participate and the auction (remate) date, a period of no less than ten business days must elapse; for the calculation of this period, the publication date shall not be counted, but the auction (remate) date shall.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) d) (Repealed by article 2 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) e) The person in charge of the procurement shall preside over the auction (remate) and monitor the process throughout the entire time the tender is open.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) f) The proposals formulated commit the bidder. They shall be announced as they are submitted, as well as the improvements or higher bids (pujas) that are formulated, until there is no one to improve the last offer, at which point the auction (remate) act shall be closed, declaring the bidder who formulated this last offer as the awardee. A record shall be kept of the details of the second-best bidder and the place for notifications in the event that the awardee fails to fulfill their obligations.

• g)Identification of the bidders who appear.
• h)The awardee must deposit, into the account that the Administration designates for this purpose, as a performance bond (garantía de cumplimiento), at least the equivalent of 10% of the price of the auctioned goods or the first monthly payment of the respective lease, to perfect the award. Likewise, the awardee shall have three business days following the award date to deposit the remainder of the price. Once the entire price has been paid, the awardee may withdraw or use the good, unless by legal provision it must be formalized in a public deed, in which case that requirement must be met to be able to dispose of the goods.

(Thus amended the preceding subsection by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) i) If the awardee does not make the full payment of the price, the Administration shall immediately declare the award void (insubsistente) and shall pursue the non-compliant party for the damages and losses caused and for the other liabilities incurred, without prejudice to the loss of the aforementioned performance bond (garantía de cumplimiento) in favor of the Administration. At the moment the lack of payment is verified, the good shall be awarded to the second-best bidder, if they express their consent, and they shall be granted a period of three business days to pay the full price.

• j)A record of all actions taken must be kept in the electronic procurement file.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) k) Once the respective price has been paid by the interested party, the Administration, if so required by the nature of the auctioned good or for a better understanding of the scope of the rights and obligations of the parties, shall formalize the contract with the pertinent data and shall sign it jointly with the former. Should contract formalization be required, it shall be carried out within a period of one month from the conclusion of the auction.

• l)In the case of goods subject to registration in the National Registry, once the respective price has been paid by the winning bidder, the Administration shall, within the following ten business days, process the granting of the public deed, if applicable by its nature.

Institutions that, by reason of their ordinary activity, habitually use the auction procedure may have a procedure different from the one regulated herein, duly regulated.

Other contracting modalities

When the Administration requires obtaining financing for the execution of projects, provision of goods, or services, it may receive it on behalf of the offeror or a third party, through the management of the former, and shall so advise in the tender document, provided that the following conditions are previously met:

• a)That the necessary authorizations for incurring debt are obtained prior to the start of the procedure and that these do not require knowledge of the offered terms. The remaining authorizations that depend on the proposal must be completed before issuing the award act, as they constitute validity requirements.
• b)That the necessary budgetary conditions and provisions are in place to meet the obligations.

If the offeror is in a position to offer more than one financing avenue and the tender document allows it, they must choose one as the basic quote and the rest as optional, so that the Administration can choose and shall guarantee, if pertinent, the one with the highest amount. The parties are empowered to submit joint offers that separate the financial component from the technical component, without this needing to be provided for in the tender document.

In any case, the Administration retains the power to assume the obligations with its own resources.

When the financing involves a loan that constitutes a charge for the State or requires its endorsement, before starting the execution of the contractual object, it will be necessary to have the signature or backing of the Executive Branch and the legislative approval provided for in subsection 15) of Article 121 of the Political Constitution. If these requirements are not met, the tendering Administration shall bear no responsibility whatsoever.

In both modalities, whether the financing comes from the offeror or from a third party through them, the information shall contain a detail of the main conditions of the potential loan, identifying, at least, the total amount; term; interest rate; formalization costs; and commissions. In these cases, the Administration must provide in the tender document the rules for comparing not only the interest rate and payment method of the loan but also its associated costs, such as formalization costs and commissions.

The lack of information on the conditions of the potential loan shall not be remediable, unless the values are recorded in the offer and the subsequent documentation is presented as evidence.

The financing proposal from a third party must be signed by a person authorized to do so and have a validity period similar to that stipulated for the offer.

Should the Administration award the proposal with third-party financing, this shall be indicated as such in the award agreement, without prejudice to the subsequent formalization of said credit.

The Administration may promote tenders with prequalification, as it suits the public and institutional interest, according to the following modalities:

• a)Prequalification for a single procurement procedure: As part of the procedure for a public or abbreviated tender, the Administration may prequalify offerors when it deems it convenient for its interests, for agility or because the object is not completely defined. The invitation shall be made through the Integrated Public Procurement System (SICOP), without prejudice to optional publication in the Official Gazette La Gaceta, or any other national circulation medium deemed appropriate. In the case of an inestimable or unknown amount at that time, it shall be processed under the public tender procedure.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) The decision of this first phase shall have the recourse corresponding to the amount, according to the estimate made by the Administration, and when it is inestimable, difficult to determine, or unknown at that time, it shall have an appeal recourse before the Comptroller General of the Republic.

Once the prequalification act is final, the Administration may promote the respective procurement procedure among them, and the date for the receipt of offers must be set within the two years following the finality of the prequalification. Otherwise, the Administration must promote a new prequalification.

In the recourse phase that may apply, the principle of procedural preclusion shall apply, so that in the second phase, aspects against the prequalified companies that were already known to the parties from the initial stage may not be alleged.

• b)Prequalification for several procurement procedures: The Administration may use this modality when it estimates that, to cover its need, it must promote several procurement procedures. The invitation shall be made through the Integrated Public Procurement System (SICOP), without prejudice to optional publication in the Official Gazette La Gaceta, or any other national circulation medium deemed appropriate, and must refer to the contracts it plans to process.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) (Original second paragraph of subsection b) repealed by Article 2 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) The tender specifications must indicate the legal, technical, and financial requirements to be met, as well as the object or service to be contracted and its main conditions. In this first stage, an ordinary scoring system shall not be contemplated, but rather a list of the requirements and attestations that interested parties must meet, as well as the value assigned to each factor, in order to determine whether they advance to the next stage. The deadlines for the receipt and study of offers, among others, shall be comparable to the type of procedure in question.

The decision of this first phase shall have an appeal recourse before the Comptroller General of the Republic, in accordance with the assumptions established in Article 84 of the Law on Administrative Procurement.

Once the act of selecting eligible offers is final, the Administration may promote the procurement procedures it deems necessary to meet its need, sending an invitation to all prequalified interested parties and indicating, among other things, the object, the conditions under which they will compete, and the scoring system.

In the recourse phase that may apply, the principle of procedural preclusion shall apply, so that in the second phase, aspects against the prequalified companies that were already known to the parties from the initial stage may not be alleged.

The maximum validity period of the prequalification shall be up to four years, from its finality.

For the acquisition of generic products, understood as supplies, equipment, or goods of common use, whose manufacturing follows standardized rules, the Administration may use the reverse auction mechanism.

To this end, the Administration shall promote the procurement procedure that corresponds by economic estimate, establishing in the tender document a detail of the goods and the applicable conditions, advising that the award will be by reverse auction. The deadlines stipulated for the type of procedure used shall apply to the process, as pertinent.

The tender document may also indicate the estimate of the base price according to what is established in these Regulations. In addition, it must indicate the request for offerors to incorporate a base price in their proposals, to be improved in the subsequent stage, and any pertinent execution rules, including the term and conditions of delivery of the goods.

In these cases, the Administration shall endeavor to use more agile payment systems to pay the amount of the auctioned goods, in accordance with the celerity of the procedure.

The Administration shall extend the invitation to participate according to the rules applicable to the type of procedure in question, through the Integrated Public Procurement System (SICOP), detailing the characteristics of the goods to be acquired and including all pertinent information for individual connection to the System.

The Administration shall convene all interested parties to a price bid, awarding the lowest-priced offer. For this purpose, the person in charge of the procurement shall preside over the act, making the pertinent indications and clarifications through the Integrated Public Procurement System (SICOP), as well as reminding participants of the bidding rules.

The price improvements or bids of each offeror shall be formulated in accordance with the System Use Regulations and the rules of the tender specifications.

Once the auction is awarded, the selected offeror must deposit, in an account arranged for this purpose by the Administration, a performance bond (garantía de cumplimiento) for ten percent (10%) of the awarded amount, unless the tender specifications establish another percentage or amount.

The entire procedure shall be carried out in accordance with the provisions of the System Use Regulations. In the absence of specific regulation, the provisions contemplated in the Law on Administrative Procurement, in these Regulations, and in the Civil Procedure Code shall be applied. A record of all actions taken must be kept in the electronic procurement file.

The Administration may create a registry of prequalified suppliers for the reverse auction, in accordance with the internal regulation established for this purpose.

To create the registry of prequalified suppliers for the electronic reverse auction, the Central Administration must comply with the provisions established by the General Directorate of Asset Management and Administrative Procurement of the Ministry of Finance, which shall administer said registry.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018)

The minutes must record:

• a)Date and time of the start of the auction.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) b) Name, qualifications, and status of the public official in charge of the procurement.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) c) Name, qualifications, address, and place for receiving notifications of the eligible offerors.

• d)Quantity and characteristics of the goods to be purchased.
• e)Objections and observations of the participants.
• f)Awarded price and the three next best prices in ascending order.
• g)Amount and term of the performance bond (garantía de cumplimiento), which must exceed the probable date of receipt of the goods by two months.
• h)Delivery term.
• i)Closing time.
• j)Signature of the public official in charge, the awardee, the participants who had requested to record information, and any other deemed pertinent, in accordance with the System Use Regulations.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018)

If the performance bond (garantía de cumplimiento) is in order, three days after the auction is verified, the Administration shall issue the respective start order, so that the goods are delivered within the term established for this purpose, in accordance with the tender specifications. Should the interested party fail to comply, the performance bond shall be executed, and the award act shall be declared ineffective.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) If the Administration maintains the need and interest, within the third business day after having declared the previous proposal ineffective, it may award the contract to the second-best price for the good, following the order of merit in which the offerors remained at the close of the auction.

(Original last paragraph repealed by Article 2 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018)

(Repealed by Article 2 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018)

The Administration shall define the base price that will serve as the maximum limit for the award. The base price shall be set according to the market studies carried out by the Administration, as well as other criteria it deems pertinent. The Administration reserves the power to indicate this base price in the tender document clauses.

The conditions of the auction, contained in the invitation, shall contemplate at least the following aspects.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) a) The detail of the goods to be acquired and, optionally, the base price.

• b)The information that will be made available to the bidders during the electronic auction and the time at which it will be provided.
• c)The manner in which the auction will be conducted.
• d)The conditions under which bidders may bid, and in particular the minimum improvements that will be required, if applicable, for each bid.
• e)Technical specifications for connection and use of the corresponding module in the Integrated Public Procurement System (SICOP).

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018)

The close of the auction shall be set by reference to one or the other of the following criteria:

• a)By indicating a specific date and time, which must be indicated in the invitation to participate in the auction.
• b)Based on the lack of presentation of new prices that meet the established requirements regarding the formulation of improvements, within the time limit set at the beginning.

If this last reference is used, the invitation to participate in the auction shall specify the time period that must elapse from the receipt of the last bid before declaring its close.

Once the close of the auction is declared, the Administration shall immediately proceed to request the awardee to deposit, as a performance bond (garantía de cumplimiento), ten percent (10%) of the awarded amount, if the tender specifications do not establish another percentage, within the following business day, and to proceed with the delivery of the goods within the offered term and conditions, unless it is deemed necessary to formalize the contract. Should the bond not be received within the indicated term, the offer shall be declared ineffective and the Administration shall proceed to select the second-best price, following the order of merit in which the offerors remained at the close of the auction.

Framework Agreement (As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016)

Public institutions may enter into agreements to process framework agreements (convenios marco) in the Integrated Public Procurement System (SICOP) and to contract certain goods or services of common and continuous use, for a term of up to four years, which may be extended for shorter periods.

Given its inestimable amount, the framework agreement may only be processed through a public tender with characteristics specific to each framework agreement model. Likewise, it shall be managed by a single entity and shall cover as many purchases as specific needs arise from the institutions using the agreement. Other contracting modalities may be used for the framework agreement specifications, such as reverse auction, prequalification, or any other used in commerce.

Framework agreements shall be developed in two stages. In the first stage, the tendering procedure shall be carried out through which one or several business options shall be awarded to one or several contractors, so that they can be acquired in the second stage by the user institutions.

The award of a business option does not imply a purchase commitment on the part of the Administration.

In the second stage, which corresponds to the contractual execution, the awarded business options shall be incorporated into an electronic catalog. Once the institution that carried out the tendering procedure issues the start order, the user institutions of the framework agreement may issue purchase orders or requests, without the need to carry out any other type of additional contracting procedure, without prejudice to the necessary procedures for selecting the best offer, according to the criteria established in the tender document, in accordance with the model used.

The contractor may make improvements, discounts, or other options for the benefit of the Administration, whether temporary or permanent, provided that such benefits are not ruinous. Likewise, there shall be the possibility of expanding coverage at the regional level. When a price is improved and/or a discount is offered during the contractual execution, the resulting price may not be subject to adjustment or review during the improvement period.

The purchase order or request shall be subject to the validity of the framework agreement; however, the respective delivery may be made after the validity of the framework agreement has ended, in cases where applicable, according to what is established in the tender specifications.

The General Directorate of Asset Management and Administrative Procurement, or whomever it assigns, shall carry out the contracting procedures to enter into framework agreements for the acquisition of goods and/or services required by the Central Administration.

When a framework agreement is in force, regardless of the institution that processed the public tender, any administration may adhere to its use, following the guidelines established for this purpose by the institution that administers that agreement, provided that the payment modality of the institution seeking adherence is not affected.

User institutions of a framework agreement are obligated to consult and use it before processing another procedure for the acquisition of goods and services covered by the agreement, unless they demonstrate through a reasoned resolution that they can obtain more beneficial conditions with another procedure, regarding aspects such as: price, guarantee conditions, delivery term, quality of the goods and/or services.

For the realization of framework agreements, public procurement applying sustainable criteria shall be promoted, including economic, social, environmental, and innovation criteria, as applicable, which may be improved in any of its stages according to the provisions of the tender document. Likewise, the participation of SMEs in this contracting modality shall be promoted through a regionalization scheme.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41098 of March 5, 2018)

Framework agreements may be implemented according to the contractual object and market conditions, in any of the models described below:

• a)Model with listing or with price from the offer: In this framework agreement model, in the first stage of the contracting procedure, one or several suppliers shall be awarded. The awarded business options shall be included in the Electronic Catalog. In the second stage, the user institutions shall select the best business option at the time of purchase, according to the contractually established conditions.
• b)Model with quotation or without price in the offer: In this framework agreement model, the price shall be quoted during its execution, therefore in the first stage, the business options that have met the other conditions established by the tendering administration in the tender document shall be awarded. In the contractual execution phase, the user institutions shall carry out a mini-procurement, issuing a request for quotation to the companies awarded in the business options they require to supply. The awardees of these shall have a maximum of five business days to submit the respective quotation, except for qualified exceptions, in which case the procurement tender document shall determine the corresponding term, with the winning offer being the one that, according to the selection criteria established in the tender document, is the best.

The selection of the best offer may be subject to recourse, in which case what is established by these regulations for the revocation recourse for low-amount contracts shall apply.

The framework agreement tender specifications shall establish the pertinent evaluation criteria for the specific agreement, for both the first and the second stage, and may consider, among others: price, commercial conditions, the experience of the offerors, technical quality, environmental, social, economic, and innovation factors, as well as the after-sales services of the goods or services subject to this modality.

(As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016)

In framework agreements, offerors may submit base and alternative offers, under the terms established in the tender specifications, which shall be analyzed in accordance with the tender document requirements. Those business options that meet the conditions established in the procurement tender document shall be awarded as base offers, and those that represent a different or more convenient proposal than the one defined in the tender document, respecting the essential elements of the contractual object and the administration's need, shall be awarded as alternative offers. Under the framework agreement modality, it shall be possible to award as many base and/or alternative offers as the tender specifications allow, provided that they have met the tender document requirements to be awarded.

(As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016)

In ongoing framework agreements, the inclusion of new business options not originally contracted shall be possible, as long as they respond to a need for goods and/or services that arose or became known after the start of the procurement procedure that originated the framework agreement and that they are within the same commercial line. The rules and conditions provided for in Articles 208 and 209 of these Regulations are not applicable to this figure.

For the purpose of including new business options, the institution administering a framework agreement must conduct a feasibility study prior to extending an invitation to all awarded contractors so that they may offer the goods and/or services required to be included. The contractors shall have a term of fifteen (15) business days to submit their offers through the means provided in the tender document. Once the term has expired, the institution administering the agreement must evaluate the submitted offers and shall have a term of thirty (30) business days to issue the reasoned resolution through which it shall make the inclusions that proceed under the required terms, in accordance with what is established in the tender specifications; prior determination of the reasonableness of the price in the case of framework agreements corresponding to the model with listing. This determination is exempted for inclusions made in framework agreements under the model with quotation. A record of all actions taken must be kept in the procurement file of the respective framework agreement.

(As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016) (As amended by Article 1 of Executive Decree No. 41098 of March 5, 2018)

When the tender document provides for extensions to the execution of the framework agreement, the entry of new suppliers may be authorized via the tender document, before any of the agreement's extensions. For this, the tendering administration must provide in the tender specifications the regulations it shall apply for the analysis of offers from new suppliers, and eventually establish a recourse phase and comptroller approval (refrendo) of the contracts resulting from the respective supplier inclusions.

Contractors that are executing a framework agreement may choose not to accept a potential extension of the contract, a situation that must be advised within the term established for this purpose by the tender document or, failing that, at least one month in advance of the expiration of the execution period. Likewise, they may improve their offer.

New suppliers may enter a framework agreement after a phase of demonstrating suitability through a competitive procedure established in the tender document, in which compliance with the requirements established in said document is accredited, all to the satisfaction of the Administration carrying out the procurement, proceeding to issue a new award act.

When a procedure for the inclusion of new suppliers is developed, which could not be finalized prior to the start of the extension in which the new contractors were to be included, the Administration may continue the procurement with the contractors that formed the procurement for the previous execution period, under the agreed conditions. Once the procedure to demonstrate the suitability of the new contractors is finalized, they shall enter the agreement at the moment the respective comptroller approval (refrendo contralor) is available and with the validity indicated in the corresponding contractual formalization.

(As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016)

The user institutions of a framework agreement must keep the respective file updated, incorporating all the background information of their purchase decision, for its subsequent review and control. They must also:

• a)Cover the price of the purchase order generated in favor of the contractor, completely and in a timely manner.
• b)Process all pertinent actions formulated by the contractor for the adequate delivery of goods and/or provision of services under the terms of the procurement tender document, the offer, and the award, as well as any documentation generated for correct contractual execution.
• c)Send quarterly to the body or entity in charge of the administration of each framework agreement the consumption projections for all goods and services found in the Electronic Catalog. This communication must be sent no later than the first 10 days of each quarter. The projections shall indicate at least: the estimated date of the purchase decision, the required product or service, the quantity, and the place of delivery.
• d)Verify compliance with employer-employee and social security obligations.
• e)Process non-compliance procedures or other actions inherent to the specific purchases made by their institution, and must inform the body or entity that administers the framework agreement of the result thereof.
• f)Make the most convenient purchase decision for the Administration, according to the criteria previously established in the tender specifications and its specific needs.
• g)Exercise the necessary and timely controls it deems convenient to inspect and enforce the contract in all its aspects.

(As added by Article 1 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016)

In addition to those established in the Public Procurement Law and these Regulations for contractors in general, as well as in the respective request for proposals (pliego de condiciones), contractors under a framework agreement (convenio marco) shall have the following obligations:

• a)Participate only in those regions for which they were awarded, without prejudice to the coverage expansions that may be authorized by the body or entity administering the framework agreement (convenio marco).
• b)Deliver the goods and/or services in the region offered and awarded, and must cover all the cantons indicated in said region.
• c)Designate, during the term of a Framework Agreement (Convenio Marco), the agreement executive indicating their full name and identification number, and also establish the necessary means of communication such as: telephone, fax and/or email.
• d)Provide a performance bond (garantía de cumplimiento) and keep it in force under the terms and conditions established in the request for proposals (pliego de condiciones) and/or current regulations, which shall back all purchases made based on the framework agreement (convenio marco) it guarantees.

(Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N°41098 of March 5, 2018) e) Stay informed of all incidents that occur in the contractor selection process and, to that end, must consult the electronic file (expediente electrónico) for all announcements and notifications regarding the procedure.

• f)Provide the information requested, within the terms and deadlines indicated by the body or entity administering the framework agreement (convenio marco) and/or the user institutions.
• g)Faithfully execute the procurement.
• h)Begin work immediately after the commencement order is issued, attending to the various purchase orders within the established deadlines.
• i)Be liable for damages caused by their collaborators in the execution of the contract.
• j)Seek the rational use of the resources made available by the user institution for contractual execution, when applicable.
• k)Request in writing from the body or entity administering the framework agreement (convenio marco), the temporary or permanent withdrawal of the business options included in the Electronic Catalog (Catálogo Electrónico), in the event of exceptional, duly verified situations, such as those arising from force majeure or unforeseeable circumstances (caso fortuito), which must be resolved by said body or entity.
• l)Maintain the conditions and quality initially offered throughout the entire term of the Framework Agreement (Convenio Marco), except for price adjustments or revisions, which must be requested within the deadlines and conditions established in the bid specifications (cartel).

(Thus added by Article 2 of Decreto Ejecutivo N°41098 of March 5, 2018) Notwithstanding, if purchase orders have been issued before the approval of the temporary or permanent withdrawal, the contractor is obliged to fulfill them; except in situations of exceptional, duly verified severity, in which the contractor may request the body or entity administering the framework agreement (convenio marco) to exempt them from the obligations arising from the pending purchase orders.

In the case of temporary withdrawals, once the period has expired, the contractor will be re-enabled in the corresponding business option, barring a new, duly justified request.

(Thus added by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016)

In the event that an extension of a framework agreement (convenio marco) is appropriate according to the terms established in the bid specifications (cartel), the body or entity administering it must conduct a contractual execution study in the period prior to the expiration of each period established in the bid specifications (cartel), evaluating the usefulness, savings obtained, and the general performance thereof, in order to determine the feasibility of its continuation.

If the extension is not appropriate, the body or entity administering the framework agreement (convenio marco) shall notify the contractor(s) within the period established in the bid specifications (cartel) or, failing that, at least one month before the end of the contract.

(Thus added by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016)

The electronic file (expediente electrónico) created for each framework agreement (convenio marco) must contain the documentation supporting all acts in all phases comprising a framework agreement (convenio marco), from the preparatory acts of the Public Tender (Licitación Pública) process to the monitoring and control of contractual execution, which is the responsibility of the competent bodies at each stage.

(Thus added by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016)

Supplier Registry

The single supplier registry that must be used by public institutions shall be the one contained in the Integrated Public Procurement System (Sistema Integrado de Compras Públicas).

The Supplier Registry (Registro de Proveedores) shall be a public registry, in which natural and legal persons who wish to participate in public procurement processes shall register; its composition and use shall be in accordance with the provisions of the System Use Regulations (Reglamento de uso del Sistema).

The information entered in the Supplier Registry (Registro de Proveedores) shall be used to issue invitations to tenders conducted by the Administration, and for any other purpose defined by the System Use Regulations (Reglamento de uso del Sistema).

In order to keep said Registry updated and expand it, the Administration, through the General Directorate of Asset Management and Public Procurement (Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa), shall invite interested parties to join it by publication in the official newspaper La Gaceta and, optionally, in a nationally circulated newspaper, at least once a year.

(Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40538 of June 28, 2017) (Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 116 to 124)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 117 to 125)

When a natural or legal person is registered in the Supplier Registry (Registro de Proveedores), it will not be necessary to re-accredit the information recorded in that Registry, provided their registration is current in accordance with the provisions of the System Use Regulations (Reglamento de uso del Sistema).

(Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40538 of June 28, 2017) (Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 118 to 126)

In cases where it is more convenient and the capacity to do so exists, the Administration may also have prequalified registries (registros precalificados), either in their entirety or for certain goods or services.

In prequalified registries (registros precalificados), the legal, technical, and financial aspects of the supplier shall be evaluated.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 119 to 127)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 120 to 128)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 121 to 129)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 122 to 130)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 123 to 131)

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 124 to 132)

Matters Excluded from Ordinary Procurement Procedures

Matters legally excluded from ordinary procurement procedures may be subject to direct negotiation between the Administration and the contractor, provided the Administration acts in the exercise of its competence and the contractor meets the legal, technical, and financial suitability requirements to enter into the respective contract.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 125 to 133)

Contractual activity legally excluded from ordinary procurement procedures must adapt, as pertinent, to the general principles, the corresponding prior requirements, and the general rules on the bid specifications (cartel) and the bid.

With the exception of the cases of single supplier, ordinary activity, and manifest interest in collaborating with the Administration, it must be verified that the prospective contractor is not covered by the prohibition regime.

The contractor selection mechanism, as well as its application, must be expeditious, practical, and free of deadlines whose length would distort their nature.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 126 to 134)

The determination of the grounds for dispensing with ordinary procedures is the sole responsibility of the Head of the Institution or the competent subordinate official, who, in the initial decision, must reference the legal and technical studies accrediting that, in the specific case, a ground for dispensing with ordinary procedures exists.

For each procurement, a physical or electronic file must be prepared, which shall be headed by the initial decision and into which a record of all actions taken must be incorporated.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 127 to 135)

The ordinary activity of each entity shall be developed within the respective legal and regulatory framework, without being subject to the procedures established in the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) and these Regulations.

For these purposes, ordinary activity is understood solely as that which the Public Administration carries out within the scope of its competence, through an activity or service that constitutes the ultimate or final service facing users and whose frequency, volume, and dynamism justify or require a departure from the usual tender procedures.

The procurement of the necessary means for the exercise of ordinary activity must be carried out through the corresponding procedures, according to the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) and these Regulations.

When the Administration has the capacity to produce accessory goods or services with commercial value, distinct from ordinary activity, it may sell them directly to the public, according to the internal rules issued to that effect by the Institution itself, provided they derive in some way from the assigned competencies.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 128 to 136)

Agreements and contracts with subjects of Public International Law, including other States, shall be excluded from public procurement procedures. However, for their validity and effectiveness, they must be documented in writing following the corresponding procedures and signed by the competent officials.

To enter into the procurement directly, the Administration shall take into account that the price or estimate of the consideration does not exceed reasonable limits according to the prices governing similar operations, whether in the national or international market.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 129 to 137)

Public Law entities may enter into procurements among themselves, without being subject to ordinary procurement procedures, provided that said activity meets at least the following requirements:

• 1)Comply, as pertinent, with the prior requirements established in the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) and these Regulations, in particular, regarding the correct definition of the contractual object and the planning and budgeting phases. Likewise, during the contractual execution phase, the provisions of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) and these Regulations shall apply.
• 2)The suitability of the public entity for providing the contractual object must be accredited in the file. The head must accredit in the initial decision the technical and financial reasons that make this option the best for satisfying the public purpose, having a market study that considers potential public and private agents.
• 3)Observe the legal framework regulating the legal competencies of both parties.
• 4)Both entities must observe balance and reasonableness in their contractual obligations.
• 5)Ensure that the participation of the contracted entity is at least 50% of the service object of the contract. Subcontracting with third parties by the contracted entity must refer to specialized matters and be according to its procurement regime.
• 6)Financially accredit the reasonableness of the price, in accordance with the provisions of these Regulations.

Under no circumstances may this exception be used as a mechanism for contracting third parties without following the ordinary procedures provided for in the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) and these Regulations.

Collaboration agreements signed between public law entities, in the exercise of their legal competencies, shall not be subject to the provisions of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa).

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 130 to 138) (Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 40680 of August 30, 2017)

The Administration may directly contract the following goods or services which, due to their nature or concurrent circumstances, cannot or should not be acquired through a tender, as well as those authorized by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República):

• a)Single Offeror: Goods or services where it is accredited that only one person or company is in a position to supply or provide them, without there being alternatives in the market that can be considered suitable to satisfy the institutional need. The applicability of this ground must be determined adhering to objective parameters regarding the need, accrediting that the proposed option is the only appropriate one and not just the most convenient.

Within this exception is the purchase of exclusive articles, understood as those that, due to an invention patent, are only produced by a specific company, provided there are no similar substitute articles on the market. It also includes the purchase of genuine spare parts, produced by the factory of the main equipment itself and for which there is only one authorized distributor in the country. If there are several distributors of parts or spare parts, a tender shall be held among them.

In cases of procurements subject to extensions, prior to agreeing to one of them, the Administration is obliged to study the market to determine if new suitable options have emerged, in which case the appropriate measures must be adopted to initiate the corresponding tender procedure.

If, through the application of this cause, parts or pieces are incorporated into proprietary equipment that, in turn, entail its update, the Administration must justify that this alternative is technically and economically a more appropriate option than replacing the equipment through the corresponding tender.

• b)Artistic or Intellectual Goods or Services: The purchase, at a reasonable price, of goods or services that, by virtue of their intellectual or artistic nature, are considered beyond competition. When the work has not been created, a contest may be used, where the selection procedure shall be the critical judgment of recognized experts on a commission of no fewer than three and no more than five members. In these cases, the judges' credentials must be recorded in the administrative file.
• c)Mass Media: The direct contracting of mass media for the dissemination of messages related to institutional management. In these cases, a plan must be developed defining the general guidelines to follow for media selection, considering the target audience, institutional needs, and costs. The contracting of advertising agencies must be carried out through ordinary procurement methods.
• d)Subscriptions and Purchase of Bibliographic Material: The subscription to magazines, weeklies, or newspapers of national or international circulation, as well as the purchase of bibliographic material abroad, including content on electronic media.
• e)Training Services: Training services only in cases of open training, understood as that in which an invitation is made to the general public and it is not scheduled to meet the specific needs of an Administration, and in which its necessity is justified based on the fulfillment of institutional purposes.

The specific training needs of each entity requiring procurement for those purposes must be put out to tender according to the estimate made, with the exception of the case in which the company and the instructor are foreign, suitable, and, due to their specialty, considered beyond competition, in which case it may be done directly.

• f)Urgent Handling of Judicial Proceedings: The contracting of legal services, when it is necessary to handle a judicial proceeding promptly and without delay, provided there are no suitable officials to process the matter. If immediate professional attention is not required, the corresponding ordinary procedure must be used.
• g)Indeterminate Repairs: Cases in which, to determine the scope of the repair, the disassembly of the machinery, equipment, or vehicles is necessary. For this, an accredited workshop must be contracted, which provides a technical guarantee of efficiency and responsibility, based on a fixed price (precio alzado), or on an approximate price estimate for its timely settlement, to be carried out in detail. The Administration is enabled to prequalify workshops based on procurement systems that guarantee adequate rotation of the workshops it has previously classified as suitable, provided that appropriate internal control mechanisms are established, such as price reasonableness analysis, recovery of replaced parts, requirement of original invoices for spare parts, among others. In this case, it is essential to guarantee the incorporation of new workshops at any time.
• h)Objects Requiring Qualified Security: Cases in which preparing bids would require revealing qualified and confidential information may be contracted directly.

In these cases, the Administration must conduct a market survey, without revealing the elements of the object that compromise the security that justifies the procedure. Once the market survey is concluded, the entity shall proceed to select the company it considers most suitable to satisfy its need. The Administration may negotiate the price conditions with the selected company. In any case, the Administration must accredit that the recognized price is reasonable, in relation to similar services or based on the applications and technology.

This cause for exception is not applicable in cases where it is possible to conduct an open tender and determine the suitability of a contractor without having to reveal that information, reserving it solely for the contractor.

• i)Manifest Interest in Collaborating with the Administration. Contracts for services and supplies with natural persons, non-governmental organizations, or private entities that demonstrate their desire for selfless help to the Administration and their absence of profit motive in the respective operation. It is understood that these circumstances apply when the price set by the individual for the Public Administration is 30% or more lower than the minimum real market value. The minimum real value shall be determined by the market studies conducted or, when the nature of the object allows, through a valuation made by suitable experts as ordered by the Administration itself. In the case of real estate, said valuation must be made by an official of the entity itself or, failing that, by the General Directorate of Taxation (Dirección General de Tributación).
• j)Lease or Purchase of Unique Goods: The purchase or lease of goods that, due to their location, nature, conditions, and situation, are configured as the most suitable for the proposed purpose. In these cases, the maximum price shall be that set by the specialized personnel of the Institution or, failing that, by the General Directorate of Taxation (Dirección General de la Tributación).

The Administration may agree to the lease of buildings to be constructed or in the process of construction, when this serves its institutional or commercial interests, under the terms agreed upon by the parties.

In the case of the purchase of real estate, the authorization of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) is additionally required, which has a maximum period of ten business days to analyze the request.

• k)Unforeseeable Situations: The procurements necessary to face totally unforeseeable situations that seriously affect or threaten the continuity of essential public services. In these cases, the Administration may immediately carry out the necessary procurements and shall leave an express record of all circumstances in the file created for this purpose. This ground does not include addressing situations originating from deficient administrative management, such as shortages of goods or services resulting from a lack of or poor planning, or originating from a lack of control over the expiration of contracts agreed to for a term.
• l)Leasing of Officials' Vehicles: The leasing of Administration officials' vehicles, when, in order to perform their duties, they must travel, and it is more economical and reasonable to pay a price for the use of said vehicles. For this type of contracting to operate, an efficient internal control system must exist that guarantees rational and appropriate use, and the conditions of the service must be precisely established through internal regulations. The application of this system requires the authorization of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), which may order its elimination if it considers that it has been misused. Said body shall also be responsible for periodically setting the corresponding rates.
• m)Arbitration or Conciliation Services: The contracting of arbitration and conciliation services.
• n)Fuel: The purchase of fuel at service stations.
• o)Sponsorships: Granting or receiving a sponsorship when it involves an activity that reports economic advantages. In the case of granting, there must be a cost-benefit study that justifies it. If it is the Administration seeking to obtain a sponsorship, it must seek the most beneficial conditions and, in the event of having several options, shall decide on the alternative most convenient to its interests.
• p)Advisory Services for Internal Audits: The Internal Audit and control bodies may contract special professional services for their investigations when confidentiality or agility so warrants.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 131 to 139)

When the Administration faces a situation whose attention is deemed urgent, regardless of the causes that originated it, it may dispense with one or all of the formalities of the procurement procedures, or create substitute procedures for them, in order to prevent harm to the public interest, serious damage to persons, or irreparable damage to things. To use this urgency mechanism, the Administration requires prior authorization from the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República).

The respective petition must be filed with the provision of pertinent information before the controlling body, which must resolve it within the five business days following its submission. In qualified cases, the authorization may be extended by telephone, fax, or email, for which the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) must establish control mechanisms that allow for accrediting the veracity of an authorization given through that means. The silence of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) may not be interpreted as approval of the request.

If the urgent situation requiring attention is caused by poor management, the appropriate sanctioning and corrective measures must be adopted; considering, for these purposes, that the threat of a shortage of essential supplies or services constitutes a serious fault.

The bid specifications (cartel) as well as the award based on this cause shall have no recourse whatsoever, nor shall the certification (refrendo) of the contract be necessary, although a record of all actions must be kept in a single file, easily accessible for subsequent control purposes.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 132 to 140)

Purchases for minor and indispensable expenses, the execution of which is exceptional and carried out against petty cash funds (fondos de caja chica), shall be governed by the regulatory provisions issued to that effect, which shall establish the circumstances for their use, maximum amounts, control mechanisms, and officials responsible for their management. The National Treasury shall establish the guidelines for the operation of petty cash funds in accordance with the scope of the Financial Administration of the Republic and Public Budgets Law (Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos).

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 133 to 141)

Procurements whose object is the construction, installation, or provision of offices located abroad, as well as the contracting of foreign natural or legal persons who will provide their services abroad, may be carried out without being subject to ordinary procurement procedures, but the Administration must ensure that the contractor is suitable and guarantees the faithful fulfillment of its contractual obligations.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 134 to 142)

Procurements excluded from ordinary procurement procedures by special law or by an international instrument in force in Costa Rica shall be governed by said rules and the respective regulations.

The ordinary procedures of administrative procurement shall not apply when the loan instruments approved by the Legislative Assembly establish the use of special procurement procedures, or make reference to normative bodies developed by the international credit organization providing the resources. In these cases, the constitutional principles of administrative procurement shall be fully applicable and in force, and the respective remedies shall be available.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 135 to 143) Article sheet

Procurements that, due to their limited volume and economic significance, in accordance with the amounts established in Article 27 of the Ley de Contratación Administrativa, may be processed following the procedure indicated in this Regulation.

Once it has been determined that a direct procurement of low amount is appropriate, a simple set of bidding conditions (pliego de condiciones) must be prepared describing the contractual object, the term and form of delivery, and the time and date for receiving proposals must also be set. In these cases, the lowest-priced offer shall be awarded, without prejudice to evaluating other relevant factors when so defined in the invitation.

The entity shall provide a minimum period of one business day and a maximum of five business days for the submission of quotations. In cases certified as urgent, quotations may be requested with at least four hours' notice prior to their receipt; in this case, there must be a document signed by an official who takes responsibility for this decision, who shall be the same person issuing the award act.

The Administration shall invite, through the Integrated Public Procurement System (Sistema Integrado de Compras Públicas), at least three potential offerors from the Suppliers' Registry, although it is obligated to study all offers submitted regardless of whether they come from offerors who have been invited or not. If the number of registered suppliers is less than three, others who are not registered may be invited.

(Thus amended the preceding paragraph by Article 1 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) For the validity of the procedure, it will not be necessary to effectively have three quotations, but the invitees must be companies dedicated to the specific line of business of the contractual object; in which case, processing carried out contrary to this provision will also be considered a serious offense.

Offers shall be submitted through the Integrated Public Procurement System (SICOP). Once the period granted for submitting offers has expired, the evaluation system shall be applied to all offers admitted to the competition to determine the winner, all of the foregoing under the terms set forth in the set of bidding conditions (pliego de condiciones).

(Thus amended the preceding paragraph by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) (The seventh paragraph was repealed by Article 2 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) The award act must be issued within a maximum period of ten business days, extendable for an equal period in duly justified cases, counted from the day of the opening of offers, and shall immediately be communicated to the participants, who may file a motion for revocation (recurso de revocatoria) within the two business days following its notification. If the motion is admissible, a hearing shall be granted to the awardee for a period of two business days, after which the Administration must resolve within the following three business days. In cases declared urgent, there shall be no recourse.

Likewise, regarding the invitation to participate, the Administration must consider the provisions established in Executive Decree number 33305-MEIC-H, "Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración".

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 136 to 144) Article sheet

For the comprehensive management of physical educational infrastructure projects, which involves design, construction, maintenance, restoration, and the execution of works in general, as well as the professional services necessary to carry out these projects, both the Boards of Education (Juntas de Educación) and the Administrative Boards (Juntas Administrativas), and the Ministry of Public Education (Ministerio de Educación Pública) may resort to the competitive direct procurement procedure, for which it will be necessary to invite a minimum of three potential offerors.

For the proper application of this mechanism, the Ministry of Public Education and the Ministry of Public Works and Transport (Ministerio de Obras Públicas y Transportes) shall adopt the general provisions establishing the internal control measures necessary to guarantee the most efficient and effective administration of the public funds involved in these procurements, as well as the means that allow the Boards and the Ministry of Public Education to access the required legal and technical advice, both for the phase of preparing the bid documents (cartel) and for the evaluation of offers and contractual execution.

Regarding the Ministry of Public Education, there shall be coordination in the selection, planning, and execution of the works between the Directorate of Educational Infrastructure (Dirección de Infraestructura Educativa) and the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) during the process.

Within the organization of the respective Ministry, a unit shall be established responsible for executing this task as well as authorizing the start of each particular procurement. The lack of this authorization shall render the entire procedure null and void.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 137 to 145) (Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 42202 of February 6, 2020) Article sheet

The Comptroller General of the Republic may authorize, by reasoned resolution, direct procurement or the use of substitute procedures for ordinary ones in other cases not provided for by the foregoing provisions, when there are sufficient reasons to consider that it is the best way to achieve the due satisfaction of the general interest, or to avoid damage or harm to public interests. The cases indicated in subsections a) and b) of Article 2 bis of the Ley de Contratación Administrativa are understood to be included within the scope of this Article.

Likewise, in cases where the nature or frequency of the object so recommends, the Comptroller Body may authorize prequalification systems alternative to ordinary procedures. To this end, the Administration must indicate in its request at least the reasons for considering that the proposal is the best way to satisfy the general interest, the reasonable term of validity of the system, the method of selecting contractors, the recourse regime that applies, the forms of payment, and any other relevant matter. The extension of the use of these systems shall be possible, provided that the persistence of the reasons that justified their original authorization is demonstrated before the Comptroller General of the Republic.

The Comptroller General of the Republic shall resolve the request within a term of ten business days and may establish conditions aimed at the better satisfaction of the public interest and the proper management of the authorized procurement. It shall also specify the recourse avenue that applies in these cases, as well as the deadlines applicable to the respective process. The failure to resolve the request within the indicated term may not be considered as tacit approval (silencio positivo).

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 138 to 146) Article sheet

Every request to procure directly or to promote a direct procurement procedure addressed to the Comptroller General of the Republic must be signed by the Head of the Entity or Body or by the competent official.

The request must contain a detailed justification of the circumstances by which the use of the bidding procedure is not appropriate or convenient for satisfying the general interest, the estimated amount of the transaction, the specification of the budget line item that supports the expenditure, the timeline and person responsible for those activities until execution is concluded, as well as the manner in which it is planned to select the contractor.

When requesting authorization for the direct procurement of works, the entity shall indicate a comparative timeline showing deadlines for carrying out the work via the applicable ordinary procedure and those for the requested direct procurement, the status of its design of the work, qualified personnel available to supervise the contractor, and the degree of compliance with special authorizations required in the legal system, in order to assess the relevance of the authorization. It shall also indicate the manner in which it plans to choose the contractor.

If the request originates from a clear lack of planning that gives rise to a shortage of goods or a delay in the availability of the required service that compromises the continuity of the public service, the request must expressly indicate the corrective and disciplinary measures that have been adopted or are intended to be adopted.

Additionally, for the request based on the case provided in Article 2 bis subsection b) of the Ley de Contratación Administrativa, the Administration must provide the corresponding studies that demonstrate the need to carry out a direct procurement, as well as the definition of the maximum planned period of dependence on that supplier, prior to conducting a new bidding process. On this point, any price analysis carried out in comparison with other options must be done through documented consultation with other suppliers and recorded in the file.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 139 to 147) Article sheet

Electronic means Regulation on the use of electronic means in administrative procurement procedures

The Executive Branch, through the General Directorate of Asset Administration and Administrative Procurement (Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa) of the Ministry of Finance, shall exercise the governing role in the use of electronic means applied to administrative procurement matters; for this purpose, it shall propose the necessary policies and guidelines to the Executive Branch, the latter being responsible for their validation and promulgation when applicable.

(Thus amended the preceding paragraph by Article 1 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) The unified digital public procurement system referred to in Article 40 of the Ley de Contratación Administrativa, No. 7494 and its amendments shall be the Integrated Public Procurement System (SICOP). This shall be constituted as a technological platform for mandatory use by all public sector institutions and bodies for processing administrative procurement procedures, which shall be carried out in compliance with the provisions established in the System's Use Regulation.

(Thus amended the preceding paragraph by Article 1 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) (The third paragraph was repealed by Article 2 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) The Integrated Public Procurement System must reproduce, in digital formats suitable for the public to download and use, all information referring to each of the stages of the different administrative procurement procedures, always guaranteeing their transparency and publicity; except for that information granted confidential status under the terms of Article 11 of this Regulation.

All actions of the administration and private parties necessary for the development of all stages of the administrative procurement procedures may be carried out by electronic means, in accordance with the regulations of Law No. 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos of August 30, 2005.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 140 to 148) (Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40270 of March 14, 2017) Article sheet

Public institutions that have a website must place a link on it to access the Integrated Public Procurement System. Additionally, they shall publish in language accessible to the citizenry at least the following information:

• a)The announcement of administrative decisions to initiate a procurement process, including the products or services to be procured.
• b)The elements of the bidding documents (pliegos cartelarios) that the contracting Administration considers essential for the procurement in question.
• c)Immediately after the opening act, a detail of the offers received, which must include at least the name of the offeror, their identification number, and the offered price when it is known.
• d)The name of the awardee or awardees as the case may be, as well as a summary of the criteria that justified their selection.
• e)The most important terms of the contract, including at least: mention of the goods and/or services contracted, awarded price when applicable, and duration of the procurement.
• j)Any information determined via directive by the Executive Branch, and which has been proposed by the General Directorate of Asset Administration and Administrative Procurement.

(Thus amended the preceding subsection by Article 1 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) When procurements excluded from competitive procedures are carried out, the contracting institution must register the respective procedure in the Integrated Public Procurement System and publish on its website the information mentioned in the preceding subsections, when it has been (Thus added by Article 2 of Executive Decree No. 40270 of March 14, 2017) Article sheet

Electronic means must be used that guarantee transparency; free competition; equality, free access, integrity, neutrality, security, consistency, confidentiality; and non-repudiation of actions, based on interoperable standards, allowing for information backup and the recording of operations from their origin.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 141 to 149) Article sheet

40538 of June 28, 2017) (Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 142 to 150) Article sheet

The system used by the Administration must not contain requirements specific to technologies owned by particular manufacturers. Likewise, it must not allow the alteration of the documents contained in said system.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 143 to 151) Article sheet

40538 of June 28, 2017) (Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 144 to 152) Article sheet

Types of contracts

General Provisions

The Administration may resort to any of the contractual forms developed in the Ley de Contratación Administrativa and in this chapter, as well as those others not established in the administrative legal system, provided that the satisfaction of the public interest justifies it.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 145 to 153) Article sheet

The types of procurement indicated in the preceding article do not exclude the possibility that, through particular Regulations to the Ley de Contratación Administrativa, any other contractual type may be defined that contributes to satisfying the general interest, within the general framework and the corresponding ordinary or exceptional procedures.

The regulations that the Executive Branch issues for such purposes must be consulted beforehand with the Comptroller General of the Republic, so that it may present the recommendations it deems appropriate, in relation to the aspects within its competence.

The opinion of the comptroller body must be issued within a period of fifteen business days, and its recommendations shall not be binding.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 146 to 154) Article sheet

Public works contract

The procurement of public works shall be carried out through the procedures of public bidding, abbreviated bidding, or direct procurement based on low amount, according to the estimation of the transaction, as provided for by law.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 147 to 155) Article sheet

Every procurement procedure for a public work shall be preceded by the requirements established by the Ley de Contratación Administrativa and this Regulation, as well as by an environmental impact study (estudio de impacto ambiental), according to the characteristics established by the competent authority.

The respective projects shall include the necessary provisions to preserve or restore environmental conditions, when they may be deteriorated by the execution of the work, all in accordance with the aforementioned study.

The competent bodies and entities in the matter must participate in protecting the environment in general or the environmental impact of the work in particular, in all those procedures that seek to preserve or restore the environmental conditions affected by said work.

Furthermore, the Administration must provide in the bid documents (cartel) at least one graphic design of the project and the detail of the technical specifications, in accordance with the complexity of the work and the type of contract to be performed.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 148 to 156) Article sheet

In public works tenders, participants must submit with their offer the list of all companies that are planned to be subcontracted to carry out specialized services or works.

In that list, the names of the natural or legal persons from whom subcontracting is intended shall be indicated, and a sworn statement shall be provided confirming they are not subject to the prohibition regime provided for in the Ley de Contratación Administrativa, as well as a certification of the owners of their capital stock and their legal representatives, when applicable.

In the event that the list of subcontractors is modified during the execution phase, it must be reported with due advance notice to the Administration, so that it may verify what is provided for in the preceding paragraph regarding the prohibition regime.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 149 to 157) Article sheet

In the works contract, execution shall be carried out at the account and risk of the contractor, without prejudice to its right to maintain the economic equilibrium of the contract, under the terms regulated by the respective regulations. The Administration shall not assume, before the contractor, more responsibilities than those provided for and derived from the respective procurement.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 150 to 158) Article sheet

Once the work is completed, the contractor shall notify the Administration so that it may set a date and time for acceptance. The Administration shall have fifteen business days to set this date, unless the bid documents (cartel) state otherwise.

A record (acta) shall be drawn up for this acceptance, which shall have the character of provisional, to be signed by the representative official of the Administration and the contractor, in which all pertinent circumstances regarding the state of the work shall be recorded, whether the acceptance is to the full satisfaction of the Administration, whether it is made under protest, or whether, given the severity and significance of the non-compliance, the work is not accepted at that time. Provisional acceptance shall be understood as possible provided that the works are at an acceptable level of completion, with only small finishing details or the correction of minor defects remaining, which must be recorded in the record, so that the work is fully adjusted to the plans and specifications of the project, including approved modifications.

Once provisional acceptance has been made, penalties for delivery delay shall no longer run. The Administration shall have a period of two months counted from the provisional acceptance to carry out the final acceptance, unless a different period has been contemplated in the bid documents.

The Administration may only definitively accept the work after having the technical studies that certify compliance with the terms of the procurement, without prejudice to the corresponding responsibilities of the parties in general and particularly those originating from hidden defects (vicios ocultos) of the work. Said study shall form part of the file, as well as the record referred to in this article.

Should a discrepancy arise between the Administration and the contractor regarding compliance with the contractual terms or the conditions of the work, the Administration may accept it under protest, and this shall be so recorded in the respective record. The discrepancy may be resolved under the terms determined by the bid documents or through arbitration, in accordance with legal regulations and current international law instruments, without prejudice to any applicable legal actions, including the execution of the performance guarantee in administrative proceedings, after a hearing with the interested party.

The final acceptance of the work does not exempt the contractor from liability for non-compliance or hidden defects of the work.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 151 to 159) Article sheet

The parties are empowered to agree to the signing of the final settlement of the contract, which may be carried out within the year following the definitive acceptance of the work and with whatever detail they deem convenient.

Final settlements may not be made under protest, nor may subsequent amendments be incorporated, since this agreement prevents future claims, except for liability for hidden defects of the work.

The final settlement must be signed by someone with the legal capacity to do so.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 152 to 160) Article sheet

Contract for the supply of goods

The acquisition of movable goods shall be carried out following the procedures of public bidding, abbreviated bidding, or direct procurement based on low amount, in accordance with the preliminary estimation of the transaction. In the event that the delivery-on-demand and consignment modalities are used, public bidding shall be resorted to.

When the contractual object so warrants, special attention shall be paid, both in the preparation of bid documents (carteles) and in the phases of contractor selection and contractual execution, to the existence of guarantees, spare parts, workshops, and after-sales service that are adequate according to the object of the procurement.

The Administration has the power to inspect and be informed of the manufacturing or production process of the product, being able to order or carry out analyses, tests, and trials of the materials to be used itself, establish quality control systems, and dictate whatever provisions it deems appropriate for the strict compliance with what has been agreed, within the principles of reasonableness, proportionality, and market reality.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 153 to 161) Article sheet

The procurement of the supply of movable goods may be carried out under one of the following modalities:

• a)Defined quantity: through the purchase of a specific, previously defined quantity, whether a single delivery term is set or with several installments referring to partial deliveries.
• b)Delivery on demand: when market conditions, as well as the high and frequent consumption of the object so recommend, in supplies such as food, office products, and the like, it may be agreed not on a specific quantity, but on the commitment to provide the supplies periodically, according to the specific consumption needs that arise during the execution phase. In this case, the Administration shall include in the bid documents (cartel), as general information, the consumption, at least from the previous year.

Quotations shall be made on the basis of unit prices formulated based on a projection of partial and total approximate consumption. The bid documents must clearly define, among others: the term of the procurement, which may not exceed four years, including the initial term and any extensions, the rules on possible exclusivity, the methodology for the execution of the contract, including the minimum notice periods to the contractor for the next delivery and the maximum periods within which the contractor must deliver, quality control systems, grounds for contractual resolution, rules for excluding a product, and other pertinent matters. The Administration may include in its bid documents mechanisms that allow it to vary the originally contracted prices when these do not reflect substantial and sustained market variations that have occurred subsequently. To this end, it must establish clear rules that guarantee an adequate and balanced application of this power.

(Thus amended the preceding paragraph by Article 1 of Executive Decree No. 35218 of April 30, 2009) In this type of procurement, the inclusion of new supplies not originally contracted shall be possible, as long as it responds to a need arisen after the start of the competition that originated the contract, involves goods of a similar nature, the increase does not imply more than 50% of the quantity of goods originally contracted (initial estimation), and moreover, the reasonableness of the price charged is proven.

• c)Execution by consignment: For objects such as medical supplies, where the determination of demand may undergo important and periodic variations during the execution phase, it is possible to carry out the procurement through the delivery of an initial batch with the contractor's commitment, during the contractual term, to replace the components or elements consumed.

Before using this modality, it must be demonstrated that for the particular case, its use is more convenient than the acquisition of a single quantity.

The bid documents must regulate the original delivery conditions and forms of replacement, as well as the maximum term of the contract, which may not exceed four years. Quotations shall be made in unit prices based on a consumption estimate.

(Its numbering was updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 154 to 162) Article sheet

Disposal of movable and immovable property

For the sale of movable property, the Administration shall use the public bidding (licitación pública) procedure or the auction (remate). In the event that the bidding or auction has been conducted and there were no interested bidders or offerors, a request may be made for the downgrading of the procedure and the reduction of the base amount, in accordance with the article referring to the variation of the unsuccessful procedure of this Regulation, without prejudice to the possibility of requesting authorization from the Contraloría General de la República for its direct sale, if the Administration has an interested party in its acquisition.

Prior to processing the respective sale, it will be necessary to carry out an appraisal (peritaje) that determines the estimated value of the property, according to market references, which will be considered the minimum amount for which they will be sold.

Likewise, all movable property declared disused or in poor condition may be subject to sale or donation by the means established in the internal regulations of each entity and current legislation, and in the case of the Central Administration, through the Regulations governing the Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

The internal provisions issued in this regard must establish general rules that define, at least, under what parameters a property is understood to be in a condition to be donated, the possible donees, and similar matters.

Prior to executing the donation, there must be a valuation (avalúo) of the property carried out by the specialized body of the respective administration or, failing that, the valuation of the Dirección General de Tributación, in accordance with the real market value.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 155 to 163)

To lease movable property, such as equipment or machinery, with or without a purchase option, the Administration must follow the procedures of public bidding, abbreviated bidding (licitación abreviada), or direct contracting (contratación directa), in accordance with the amount or cause of the contracting and the volume of its ordinary budget, all in accordance with the parameters established by law.

When the lease contract contains a purchase option clause, its amount shall be estimated based on the current price of the respective equipment or machinery. When said option is not included, the contracting shall be estimated by taking the total amount of rents corresponding to four years.

When the purchase option is contemplated, the respective bidding documents (cartel) shall establish, at least, its term, which shall be unmodifiable and proportional to the useful life of the property, the lease amount, the amortization percentage, as well as the pre-established real residual value.

The lessor bears the risks such as destruction and theft, and must also cover repairs, maintenance, insurance, and taxes, among others.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 156 to 164)

To acquire real property, the Administration must follow the public bidding procedure, except in cases where special laws authorize it to exercise expropriation (expropiación) powers or when authorization is granted by the Contraloría General de la República.

In the respective bidding documents, it shall be indicated that the real property subject to award will be submitted to a valuation (avalúo) carried out by the specialized body of the respective administration or, failing that, by the Dirección General de Tributación, in the case of the Central Government, or by the specialized unit of the respective Administration, so that the acquisition price in no case exceeds the amount of said valuation.

If the amount set in the valuation is equal to or greater than the price established in the offer, the purchase shall be made at the offered price. In the event that the estimate defined in the expert valuation (valoración pericial) is lower than the amount charged by the offeror, the latter may reduce the price to adjust it to the valuation or, on the contrary, render their offer void without any liability on their part for that reason. In this latter case, the Administration shall proceed to carry out the valuation of the property offered that is in second place under the previous rules, and so on successively.

Furthermore, prior to issuing the award act, the file must contain a technical justification accrediting that the property is suitable for the need intended to be satisfied, making reference to the relationship between the purposes and the characteristics of the real property. Acquiring a property without having conducted this study shall generate disciplinary liability.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 157 to 165)

To dispose of real property, the Administration must use the public bidding procedure or the auction (remate) procedure, as appropriate to the public interest. The respective file must include the duly reasoned resolution justifying the disposal and the procedure chosen, as well as the inventory and classification of the property or properties subject to disposal.

Real property assigned to a public purpose (fin público) may not be disposed of by the Administration; but it may be de-assigned (desafectados) by the same procedure used to establish its current destination. If the procedure used for the assignment (afectación) is not recorded, the express authorization of the Asamblea Legislativa shall be required for its de-assignment.

The sale base for real property belonging to the Administration shall be that set by expert opinion (pericialmente) by the specialized personnel in the matter of the respective administration or that of an Institution that can provide such collaboration, failing that, by the Dirección General de la Tributación.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 158 to 166)

The Administration may lease real property, with or without a purchase option, through the procedure of public bidding, abbreviated bidding, or direct contracting, as applicable, in accordance with the estimated amount; without prejudice to the provisions regarding the lease or purchase of unique goods of this Regulation.

The owner of the real property shall not provide any type of performance guarantee in favor of the Administration.

For the adjustment of the rent or price, the provisions of Article 67 of the Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos shall apply.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 159 to 167)

To achieve better fulfillment of the public purpose to which a facility is assigned, the Public Administration may, through public bidding, grant it in concession to natural or legal persons, with the purpose that they exploit it in the provision of a service complementary to the respective public purpose, in exchange for a price to be determined through the respective tender.

Within the contractual conditions, the contributions of the Administration must be considered, such as electricity, water, inputs, movable property, and utensils. The concessionaire is prohibited from giving said goods and materials other commercial uses unrelated to the provision of the service; otherwise, it will be considered a cause for contractual termination.

The concession of public facilities grants the concessionaire solely the benefit of using the property for the established term and for the exclusive fulfillment of the agreed public interest. Any stipulation to the contrary shall be considered absolutely null and void. The concession shall not generate a tenancy relationship, key money (derecho de llave), or any other benefit different from that indicated.

The Administration may terminate the concession when it deems it necessary for the better satisfaction of the public interest. It shall do so by means of a reasoned resolution, with prior notice to the concessionaire, within the term established in the bidding documents and, failing that, with at least three months' notice. When the causes for the termination of the contract are not attributable to the concessionaire, they must be compensated for the damages claimed and demonstrated to have been suffered.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 160 to 168)

On public domain property, the Administration may grant use permits (permisos de uso), which shall be motivated by reasons of opportunity or convenience for the general interest, provided it does not imply a deterioration in the disposition of the property.

In all cases, these shall be understood as granted on a precarious basis (título precario), and therefore may be revoked for reasons of opportunity or convenience without liability for the Administration. The revocation must not be untimely or arbitrary, and a reasonable period must always be given for compliance with the revocation act.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 161 to 169)

Concession for the Management of Public Services

The Administration may indirectly manage, and by concession, the services under its competence that, due to their economic content, are susceptible to commercial exploitation. This figure may not be used when the provision of the service involves the exercise of sovereign powers (potestades de imperio) or acts of authority.

To use this figure, it will be necessary for the Poder Ejecutivo to issue a Regulation related to the type of service to be exploited, which shall set the main conditions for its processing and exploitation.

Once the possibility of exploitation through that Regulation is enabled, and prior to initiating the contractor selection procedure, it will be necessary to prepare a preliminary exploitation project for each specific business, in which the conditions of provision, tariffs, supervision powers, participation and performance guarantees, modalities of administrative intervention, and termination scenarios will be minutely defined.

The selection of the contractor shall be made following the procedure corresponding to the amount, according to the estimate of the income that may be generated during the execution of the entire contract.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 162 to 170)

Service Contract

For the contracting of technical or professional services, by natural or legal persons, the Administration must follow the procedures of public bidding, abbreviated bidding, or direct contracting, as applicable.

This type of contracting shall not create a public employment relationship between the Administration and the contractor, and shall be remunerated according to the respective tariffs, when the services are regulated by mandatory fee schedules. Otherwise, the bidding documents must request a breakdown of the cost of the services, detailed in direct costs, indirect costs, and profits.

A suitable profile must be established in the admissibility requirements, and when tariffs are not regulated, the price shall not constitute the only determining factor in the comparison of offers; rather, parameters must also be included that allow for the evaluation of the personal, professional, or business conditions of the participants.

The contracting of professional services characteristic of a public employment relationship is excluded from the application of the Ley de Contratación Administrativa and this Regulation; therefore, for its contracting, the provisions of the ordinary regime for the appointment of officials shall be followed.

When market conditions, as well as high and frequent demand for services, so recommend, a commitment to supply the services may be agreed upon, according to the specific needs that arise during a determined period. The quotations shall be made on the basis of unit prices formulated based on a projection of the costs and eventual demands for the service. The bidding documents must clearly define, among others: the term of the contract, which may not exceed four years, the rules on eventual exclusivity, the methodology of contract execution, and other pertinent matters. The Administration may include in its bidding documents mechanisms that allow it to vary the originally contracted prices, when these do not reflect the substantial and sustained variations in the market that have occurred subsequently. To this end, it must establish clear rules that guarantee an adequate and balanced application of this power.

(Thus amended the previous paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 35218 of April 30, 2009) (Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 163 to 171)

Appeals (Recursos)

General Provisions

The means of challenge (medios de impugnación) against acts in administrative contracting procedures are the objection to the bidding documents (recurso de objeción al cartel), and the appeals of appeal (apelación) or revocation (revocatoria) against the award act and against the declaration of the tender as unsuccessful (infructuoso) or void (desierto).

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 164 to 172)

Every appeal must be filed through the Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) within the deadlines provided for each type of appeal; its filing and processing shall be in accordance with the provisions of the System Use Regulation and this Regulation.

When there is an impossibility for the electronic filing of the appeal, it must be filed before the corresponding entity, depending on the type of appeal in question, through the electronic means provided by the Administration for this purpose.

(Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018) (Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 165 to 173)

Notifications regarding the challenge (impugnación) procedures filed shall be made to the permanent electronic address provided by the registered supplier, under the terms established by the System Use Regulation, or failing that, to the electronic address indicated in the appeal for receiving notifications.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 166 to 174) (Thus amended by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 41243 of July 10, 2018)

Any of the parties may accept the claim of the appellant, but the Contraloría General de la República or the Administration that must resolve the appeal is not obligated, for that sole fact, to accept the appellant's claims and shall resolve in accordance with the Law.

At any time, before the final resolution is adopted, the appellant may withdraw their appeal. It will not be necessary to grant a hearing to the other parties regarding the withdrawal, and the file shall immediately be ordered archived, unless nullities are observed that empower the ex officio participation of the Administration or the Contraloría General de la República.

When several appeals have been filed, the withdrawal of one of them shall not affect the other appeals, which shall continue to be processed regularly.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 167 to 175)

When, in the review of an appeal, the Administration or the Contraloría General de la República considers that it is in the presence of a defect causing absolute nullity (nulidad absoluta) not alleged in the file, it shall inform the parties thereof for a period of three to five business days so that they may state their position on the matter.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 168 to 176)

Within the three business days following the notification of the resolution resolving an objection, appeal, or revocation appeal, the parties may request the clarifications or additions they deem pertinent for the correct understanding of what has been ordered by the Contraloría General de la República or the Administration, as the case may be. Through these proceedings, only material errors may be corrected, terms of the pronouncement clarified, or omissions or corrections appearing in the resolution remedied, without it being possible to vary what has been resolved. The proceeding must be resolved within the five business days following its filing and shall not prevent the finality (firmeza) of what has been ordered.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 169 to 177)

Objection to Bidding Documents

Against the bidding documents of the public bidding and the abbreviated bidding, an objection may be filed within the first third of the deadline for submitting offers, counted from the day following the publication or the day on which the invitation is made. For the purposes of the respective calculation, fractions shall not be taken into account.

This appeal may be filed by any potential offeror, or their representative, of the required good, service, or work. Any entity legally constituted for the defense of the interests of the community where the contracting is to be executed or upon which it has effects may also file the objection.

The written objection must argue on standing (legitimación) at least succinctly, indicating the relationship between the activity of the potential offeror and the purpose of the tender, and in the case of associations, the direct impact of the contracting on the core interests they represent. Associations, whether territorial or of another nature, may only challenge those bidding document conditions that affect the interests of the association.

The appeal must be filed with the evidence deemed appropriate and duly substantiated in order to demonstrate that the good or service offered by the appellant can satisfy the needs of the Administration. Furthermore, it must indicate the precise infractions it attributes to the bidding documents, pointing out the violations of the fundamental principles of administrative contracting, the procedural rules, or in general the breach of express provisions of the legal system regulating the matter.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 170 to 178)

Against modifications or additions to the bidding documents, an objection may be filed within the first third of the deadline between the publication or communication of the variant of the bidding documents and the date set for receiving offers.

When the modification consists solely of an extension of the deadline for submitting offers, the deadline for objecting shall be obtained from the sum of the initial deadline plus the deadline of the extension.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 171 to 179)

The objection against the bidding documents of public biddings shall be filed before the Contraloría General de la República.

After receiving the appeal, through a special hearing (audiencia especial), the opinion of the procuring administration shall be requested, which shall have three business days to respond. It is the obligation of the procuring entity to refer to all points of the appeal, expressly indicating the reasons for which it accepts or rejects the points alleged. In the event that the Administration does not respond to the hearing granted, or does not respond to it completely, it does not imply that the appeal is automatically accepted, and in such case, the Contraloría General de la República may inform the Head (Jerarca) of the Institution of this fact so that sanctions may be imposed on the official responsible for the omission.

Once the special hearing is answered, the Contraloría General de la República may convene all parties to an oral and public hearing to discuss the matters submitted for debate. In these cases, the controlling body may, if it deems it convenient, immediately issue the final reasoned resolution orally, in which case it shall be sufficient to record it by some suitable means, the record of which shall be incorporated into the objection file.

(Thus added the previous paragraph by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 35218 of April 30, 2009) The appeal shall be resolved within ten business days, counted from its filing. When it is totally inadmissible on the merits or on form, whether, among other things, because it involves simple clarifications, or because it is not duly substantiated, it shall be rejected outright (rechazado de plano) at the moment such circumstance is verified.

When the resolution of the Contraloría General de la República orders the modification of the bidding documents, the Administration is obligated to make the amendments and publish them through the corresponding means. If a substantial variation of the purpose results from the modifications made, the Administration must extend the deadline for receiving offers to adjust it to the minimum deadlines indicated by this Regulation.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 172 to 180)

Against the bidding documents of abbreviated biddings, the filing of the objection to the bidding documents shall proceed before the procuring Administration.

The appeal may be filed by any potential offeror of the required good, service, or work. At any time, within the maximum deadline for resolving, the Administration may convene an oral hearing to discuss the matters submitted for debate. In these cases, the Administration may, if it deems it convenient, immediately issue the final resolution orally.

(Thus amended the previous paragraph by Article 1 of Decreto Ejecutivo N° 35218 of April 30, 2009) The appeal must be resolved within ten business days following its filing, through a duly reasoned act.

When the Administration orders the modification of the bidding documents, it must make the amendments and publish or communicate them through the corresponding means. If a substantial variation of the purpose results from the modifications made, the deadline for receiving offers must be extended to adjust it to the minimum deadlines indicated by this Regulation.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 173 to 181)

Appeal (Recurso de apelación)

The appeal (recurso de apelación) must be filed before the Contraloría General de la República. When appealing the award act, the amounts provided in Article 84 of the Ley de Contratación Administrativa shall be taken into consideration.

In public biddings, the appeal against the award act or against the one declaring the tender unsuccessful or void must be filed within ten business days following the publication of the respective act.

In the case of abbreviated biddings or tenders promoted in accordance with the second paragraph of Article 1 of the Ley de Contratación Administrativa, it must be filed within five business days following the notification or publication of the award act.

The revocation (revocación), regulated in the article referring to non-final acts of this Regulation, has no appeal whatsoever; however, the act originating after a revocation may be appealed. In such a case, the deadline for filing the appeal shall begin to run from the moment the new act is published or notified. In these scenarios, those appeals filed against the declaration of void, unsuccessful, or award prior to the revocation shall be rejected outright without further processing.

When the procedure is composed of independent lines, the Administration shall continue with the processing of the lines not appealed.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 174 to 182)

For purposes of determining the admissibility of the appeal against the award act, only the contested amount shall be considered. In the case of biddings composed of several lines, the amounts awarded in the lines being contested shall be added together. If it concerns continued contracts, the amount awarded for the initial term shall be taken into account without considering eventual extensions. In biddings of inestimable value, only the appeal shall be admissible.

In tenders promoted in accordance with the provisions of the first paragraph of Article 1 of the Ley de Contratación Administrativa, the limits established in Article 84 of the cited law shall be applicable.

When the entirety of a tender, or some of its lines, has been declared void or unsuccessful, to determine the appeal to be filed, the amount offered by the party deciding to appeal shall be considered.

If the awarded amount is stated in a foreign currency, its conversion to colones to determine which appeal is applicable shall be made using the reference exchange rate for the sale calculated by the Banco Central de Costa Rica, which is in effect on the day the respective award notice is published in the Diario Oficial La Gaceta, or failing that, when it proceeds, when the notification is made to the appellant.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 175 to 183)

Any person holding a legitimate, current, personal, and direct interest may file the appeal. Likewise, anyone who has submitted an offer, under any title of representation, on behalf of a third party shall have standing to appeal. Within this latter scenario, it shall be understood in all cases to include whoever has been regularly accredited within the bidding file as a representative of foreign companies.

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 176 to 184)

The written appeal must precisely indicate the substantial violation of the legal system alleged as the basis for the challenge, as well as identify the lines being appealed. The appellant must provide the evidence on which their arguments are based, and when they disagree with the studies that serve as the grounds for making the decision, they must reasonably refute such studies, providing opinions and studies issued by qualified professionals in the matter being contested.

The offering of evidence that cannot be presented at the time of filing the appeal must be contemplated in the written appeal, with an express indication of the reasons why it cannot be provided at that moment. In any case, the presentation of such evidence must be made within the first third of the deadline that the Contraloría General de la República has to resolve the appeal.

When a re-award act (readjudicación) is appealed, the basis of the appeal must revolve solely against the actions carried out subsequent to the annulment resolution, with any situation that was known since the award act was issued being precluded (precluida).

(Its numbering run by Article 2 of Decreto Ejecutivo N° 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 177 to 185)

Once an appeal (recurso de apelación) has been received, the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) shall request the Administration, within the following business day, to remit the administrative file (expediente administrativo) of the bidding process containing the respective offers. In the order requesting the file, it shall expressly require that it be informed whether the challenged act has been revoked or not and whether a revocation appeal (recurso de revocatoria) was filed against the appealed lines. The procuring administration shall respond to the request for remission of the file, addressing each of the requirements, and shall indicate under which procedure number the challenged procurement is being processed so that the file may be consulted directly through the System; if confidential documentation exists in the procedure, it must be sent to the controlling body for its respective assessment. When the file contains independent lines that have not been appealed, or if it is deemed appropriate, the Administration shall send, in substitution of the original, a certified copy of the administrative file.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Within the ten business days following the expiration of the deadline for appealing, the Comptroller General of the Republic must analyze the admissibility and general appropriateness of the appeal, endeavoring to detect at this stage inadmissible or manifestly unfounded filings, in order to proceed with their immediate rejection.

When an appeal is filed regarding several lines and some of them are rejected at this stage due to inadmissibility or manifest unfoundedness, the appeal shall continue to be heard regarding the remaining lines by the Comptroller General of the Republic, regardless of the amount.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 178 to 186)

The appeal shall be rejected outright as inadmissible in the following cases:

• a)When the Comptroller General of the Republic lacks jurisdiction by reason of subject matter.
• b)When it was filed untimely.
• c)When the Comptroller General of the Republic is not the proper body to hear it by reason of the amount.
• d)When the formal requirements established in the legal system for filing it are not met, such as the signature of the appeal.

At the time of responding to the initial hearing, the parties may plead as a defense the untimely filing or the lack of jurisdiction based on the amount, which, if successful, shall necessitate issuing the final resolution within fifteen business days following receipt of the filing.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 179 to 187)

The appeal shall be rejected outright as manifestly unfounded, at any time during the procedure in which it is noticed, in the following cases:

• a)When filed by a person lacking a legitimate, current, personal, and direct interest.
• b)When the appellant fails to prove their better right to the award of the tender, either because their proposal is ineligible or because even if their appeal were successful, they would not be validly benefited by an eventual award, according to the qualification parameters governing the tender. The appellant must therefore prove in the appeal their suitability to be the awardee. In the event that a declaration of a failed tender (desierto) is appealed, the appellant, in addition to proving their suitability to be re-adjudged the award, must allege that the reasons of public interest are nonexistent or not related to the case.
• c)When the appeal is based on grounds and arguments on which the Comptroller General of the Republic has repeatedly adopted an express position to the contrary in prior resolutions and there are no sufficient reasons to modify that case law.
• d)When the appeal is filed without the substantiation required by article 88 of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa).
• e)When the arguments supporting the appeal are precluded (precluidos).
• f)When the appellant, having been warned to maintain or reinstate the bid bond (garantía de participación) or the validity of the offer, fails to do so accordingly.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 180 to 188)

When revocation appeals are filed before the Administration regarding the same lines challenged in an appeal, the Comptroller General of the Republic shall proceed to consolidate the appeals (acumular los recursos) in the initial order, which must be notified to all appellants.

When attending the initial hearing, the Administration shall remit the original revocation appeals that must be consolidated, which shall follow the procedure of the appeal and shall be resolved by the Comptroller General of the Republic.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 181 to 189)

The initial order admitting the appeal for processing must be adopted no later than the tenth business day after the deadline for appealing has expired. Within this same period, it must also rule on the consolidation of revocation appeals, when appropriate. If this order is not issued within the indicated period, the Comptroller General of the Republic must establish the disciplinary liability corresponding to the official in charge.

In this order, in the case of public bids (licitaciones públicas), the Administration and the awarded party shall be granted a period of ten business days to comment on the appellant's allegations and submit the respective evidence. In the case of abbreviated bids (licitaciones abreviadas) or tenders promoted in accordance with the second paragraph of article 1 of the Public Procurement Law, this summons shall be for five business days.

When responding to the initial hearing, if the parties argue against the appellant's offer, a special hearing shall be granted for five business days in the case of a public bid and three business days for an abbreviated bid, so that the appellant may refer exclusively to what was alleged.

The Comptroller General of the Republic must rule expressly, prior to the final resolution, on the parties' requests for evidence, if any, admitting or denying them by means of a reasoned resolution. Likewise, it shall adopt the evidentiary measures necessary for the correct processing of the appeal. All administrative units are obliged to provide their free collaboration in the contribution of expert evidence requested ex officio by the Comptroller General.

In very exceptional cases, the Comptroller General of the Republic may grant new hearings for the purpose of clarifying aspects necessary for the proper resolution of the appeal.

Prior to issuing the final resolution, the Comptroller General of the Republic may, at its discretion, grant the parties a final hearing, allowing them a period of three business days to formulate conclusions on the merits of the matter, without the introduction of new facts not debated in the appeal being admissible. When deemed appropriate, the final hearing may be oral. For this purpose, the parties shall be summoned at least three business days in advance so that they may present their conclusions, and a notice of the date and time of the hearing shall also be posted in a place accessible to the public. Minutes shall be drawn up of the proceedings, containing at least the names of the parties and a summary of the proceedings, which shall be incorporated into the file.

In cases where the Comptroller General of the Republic deems it timely, a public hearing may be held for the presentation of arguments, the production of evidence, and conclusions, according to the rules set forth in the initial hearing order. This hearing must be held once all corresponding written hearings have been completed and must be convened at least three business days in advance.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009) In the event that an oral hearing of any nature has been held, the final resolution may be delivered orally, either immediately following the conclusion of the hearing, or within a period not exceeding three business days after its holding. That resolution shall be reasoned, and it shall suffice that it be recorded by some suitable means, the recording of which shall be incorporated into the appeal file.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009) (Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 182 to 190)

In public bids, the final resolution must be adopted within forty business days following the initial order. This period may be extended for a further twenty business days, by reasoned resolution, when to resolve the appeal it is necessary to gather evidence to better decide the case or when due to its complexity it cannot be resolved within the normal resolution period.

In abbreviated bids or tenders promoted in accordance with the second paragraph of article 1 of the Public Procurement Law, the final resolution must be rendered no later than thirty business days following the initial order. This period may be extended for a further ten business days, by reasoned resolution under the same assumptions indicated for public bids.

The Comptroller General of the Republic shall issue its ruling confirming or annulling, in whole or in part, without it being necessary for it to examine all the parties' submissions when one or several of them are decisive for issuing it.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 183 to 191)

The final resolution terminating the appeal shall exhaust the administrative channel. A resolution that dismisses the appeal shall result in the finality of the act of award.

When the resolution upholds the appeal, partially or totally, the Comptroller General of the Republic shall annul the challenged act in the corresponding part and remit the file to the Administration so that, if there are eligible offers convenient to its interests, it proceeds to adopt a new act of award or, as the case may be, to declare the tender failed. In any case, the Administration must respect the considerations and the operative part of the resolution. The new act must be issued within one month counted from the day following the notification of the resolution, a period that may be extended for an additional month in duly justified cases by reasoned resolution.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 184 to 192)

Revocation appeal

When an appeal is not available due to the amount, a revocation appeal may be filed against the act of award or against the act declaring the tender failed or fruitless, within the five business days following that on which all parties were notified, and it shall be governed, as to standing, substantiation, and appropriateness, by the rules of the appeal, except as provided regarding the appellate phase of matters excluded from ordinary procurement procedures.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 185 to 193)

The appeal shall be filed and processed before the body that issued the award. However, when this body is not the Head of the respective Administration, the appellant may request that their filing be heard and resolved not by the instance that issued the act of award, but by the respective Head. In all cases, there shall be a single instance.

If the appeal is inadmissible or manifestly unfounded, its archiving shall be ordered and notified within two business days following the date of receipt of the appeal. If the appeal is admissible, the awarded party shall be notified within the two business days following filing so that it may express its position on the dissatisfied party's allegations, within the period of three business days following notification.

When the Administration deems it convenient, the hearing may be oral. For this purpose, the parties shall be summoned at least two business days in advance so that they may present their allegations, produce evidence, and present conclusions, according to the rules set forth in the hearing order.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009) Oral hearings shall be public, and a notice must be published through means that guarantee its due dissemination. Minutes shall be drawn up of the proceedings, containing at least the names of the parties and a summary of the proceedings, which shall be incorporated into the file.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009) In the event that an oral hearing has been held, the final resolution may be delivered orally, either immediately following the conclusion of the hearing, or within a period not exceeding three business days after the holding of such hearing. That resolution shall be reasoned, and it shall suffice that it be recorded by some suitable means, the recording of which shall be incorporated into the respective file.

(Thus added the preceding paragraph by article 2 of executive decree No. 35218 of April 30, 2009) The Administration must decline to hear the appeal when an appeal is simultaneously admitted by the Comptroller General of the Republic against the same awarded lines. In such a case, it shall remit without further processing the filed revocation appeal to the controlling body, which shall be processed as an appeal.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 186 to 194)

The Administration must resolve the appeal within fifteen business days following the expiration of the period granted to the appellant for its response.

The final resolution shall exhaust the administrative channel. A resolution that upholds the revocation appeal shall also provide for the new award or declaration of a failed tender as appropriate according to the merits of the file, or shall order the body with competence to prepare the file for a new act to be issued within one month counted from the day following the notification of the resolution, a period that may be extended for an additional month in duly justified cases by reasoned resolution.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 187 to 195)

Validity and execution of the contract

Validity, perfection, and contractual formalization

An administrative contract that is substantially in accordance with the legal system shall be valid; therefore, immaterial defects in the contractor selection procedure shall not affect it.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 188 to 196)

The contractual relationship between the Administration and the contractor shall be deemed perfected when the act of award or re-award becomes final and, in cases requiring the establishment of the performance bond (garantía de cumplimiento), when it is validly granted.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 189 to 197)

The valid and perfected contractual relationship shall be formalized when necessary for the correct understanding of the scope of the rights and obligations undertaken by the parties.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) The contract shall be signed by the legally authorized official and by the legal representative of the contractor and must contain a brief description of the essential elements of the contractual relationship, including the estimated value of the transaction, and the corresponding fiscal stamps must be canceled.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) The Administration shall draft the respective contract and shall send it for the contractor's signature through the Integrated Public Procurement System (Sistema Integrado de Compras Públicas, SICOP), within a period not exceeding twenty business days after the award becomes final, granting the awardee a maximum period of three business days for its signing, extendable by two additional days, if so requested, following the satisfactory provision of the performance bond, unless the bid documents (cartel) justifiably provide a longer period or require the incorporation of a company, in which case the period shall be up to three months.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Once the formalization is signed, the Administration shall have three business days to send it for internal approval or countersignature (refrendo), as appropriate. When the countersignature must be heard by the Comptroller General of the Republic, it must resolve the request within a period of twenty-five business days for contracts resulting from a public bid and twenty business days in the remaining cases. If the procurement requires internal approval, the request must be resolved within a period of fifteen business days for public bids and ten business days in the remaining cases.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) When it is not necessary to formalize a procurement, the budget execution document called a requisition, purchase order, or similar, to the extent that it includes the description of the good, name of the contractor, delivery date, and contract amount, shall constitute a suitable instrument, together with the administrative file supporting it, for the oversight of the procedure to be carried out, as well as to continue with the contractual execution and respective payment procedures, all under the responsibility of the official issuing it.

Only public procurement contracts that by their nature require such a document and must be registered in the National Registry, as well as those that by law must be subject to that requirement, shall require formalization by public deed.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 190 to 198)

The Administration shall declare the tender unenforceable (insubsistente), without prejudice to any liabilities arising from the breach, in any of the following circumstances: when the awardee, duly warned to do so, does not provide the performance bond to full satisfaction; does not sign the contractual formalization within the granted period; does not comply with the start order; in the case of a public auction, when the full price is not paid within the respective period.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 41243 of July 10, 2018) Once the unenforceability is declared, the contracting entity shall proceed to execute the bid bond (garantía de participación) of the non-performing party, if any, and to re-award according to the respective ranking order, provided it is convenient to its interests. For this, the Administration shall have a period of twenty business days, which may be extended for up to ten additional business days, provided that the qualified reasons justifying it are accredited in the file.

(Thus amended the preceding paragraph by article 1 of executive decree No. 33758 of May 2, 2007) In the event that the validity of the offer or the bid bond has expired, when such bond is required, the next best-ranked offeror shall be warned to restore them within a period of three business days. Failing this, the Administration may opt to continue with the subsequent offers. Parties dissatisfied with the re-award may challenge it if, before filing the appeal, they restore or extend the validity of the offers and the bid bond, if applicable.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 191 to 199)

Execution of the contract

The Administration must issue the start order for the contract within the period established in the bid documents, and in the absence of a stipulation in the bid documents, it shall do so within the fifteen business days following notification to the contracting entity of the countersignature or internal approval, as appropriate. That period may be extended provided that a reasoned resolution setting forth the qualified reasons for it is issued and adopted before the expiration of the initial period.

In works contracts, the Administration must issue the start order within fifteen business days following the countersignature of the contract by the Comptroller General of the Republic, or internal approval, so that the contractor may commence the works within the month following the countersignature.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 192 to 200)

Filings made by the contractor seeking to continue contractual execution shall be resolved by the Administration, in a reasoned manner, within thirty business days, counted from receipt of the request. If additional information is required from the contractor, it shall be given a period of 10 business days to provide the respective documentation; otherwise, the Administration shall resolve based on what is in the file.

The Administration's silence shall be understood as acceptance of the request, when it concerns an authorization admissible in Law and all requirements have been met.

Failure to address the filing within the indicated period shall generate administrative liability for the public servant.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 193 to 201)

The administrative contract shall be executed in accordance with the rules of good faith and the terms agreed upon by the parties.

The provisional acceptance of the object shall be understood as the material receipt of the goods and services, at the stipulated place, or, failing that, at the place established in the bid documents. For this purpose, the contractor must coordinate with the Administration the time and other conditions necessary for the acceptance, when pertinent, or else inform when the delivery has been made, in cases where a different modality is used. The official in charge of the process, accompanied by the respective technical advisor, must draw up minutes recording the quantities received, the time, date, and the signature of those present. For this proceeding, a copy of the requisition detail or purchase order may be used as minutes.

Provisional acceptance may be given without any conditions or under protest, in which case the Administration shall indicate in writing to the contractor, in as much detail as possible, the aspects to be corrected and the period in which to do so, which may not exceed half of the original execution period. Provisional acceptance excludes the charging of penalties, unless it was made under protest.

Once the provisional acceptance is concluded, the Administration, within the following month or within the period stipulated in the bid documents, shall proceed to review the goods and services received and to carry out any necessary tests or analyses, requiring the technical endorsement of its internal units or even external advisory services. In the event of detecting problems with the object, the Administration shall immediately notify the contractor so that the latter may take the necessary measures for their correction, within the period indicated in the preceding paragraph, the situation being treated as a provisional acceptance under protest. In the case of serious breaches, the Administration may initiate the contract termination (resolución contractual) procedure, if it deems it pertinent, without needing to grant additional time to correct defects.

Once the period for correcting defects has expired without them having been addressed to satisfaction, the Administration shall decide, in view of their seriousness and the public interest, whether to only execute the performance bond or also to initiate the respective contract termination procedure. If the damages suffered exceed the amount of the bond, the entity shall adopt the pertinent administrative and judicial measures for its full compensation.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 194 to 202)

The final acceptance (recepción definitiva) of the object shall be issued within the month following the provisional acceptance or within the period established in the bid documents, or once the period for correcting defects has expired. Final acceptance does not preclude the execution of the performance bond if the goods and services present any non-conformity with what was established in the contract. From this moment on, the operating warranties offered by the contractor shall take effect and penalties shall cease to accrue.

For this purpose, minutes shall be drawn up clearly recording the manner in which the contract was executed, indicating at least the execution time and the extensions granted, when pertinent, the manner in which the obligations were fulfilled, bonds executed or penalties imposed, and conformity with the samples provided.

In the case of very simple objects and services, and at the discretion of the Administration, the provisional acceptance may coincide with the final acceptance, and this shall be so recorded in the respective minutes.

Any payment by the Administration shall be made after the final acceptance of the goods and services.

Final acceptance does not release the contractor from liability for hidden defects.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 195 to 203)

In the event of serious and evident breaches, the Administration may reject the object at the same act scheduled for its provisional acceptance and order the contract termination procedure. When the object is composed of mutually independent lines, the entity may provisionally accept some and reject others.

As an alternative, the Administration may grant the contractor a new period to correct the breach, which may not exceed half of the original execution period and shall not prevent the charging of penalties. Once that period has expired without the contractor performing to satisfaction, the Administration shall assess whether to execute the performance bond or also initiate the contract termination procedure.

(Its numbering changed by article 2 of executive decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from former 196 to 204)

The contractor is obliged to deliver to the Administration goods and services in the best and most updated conditions, in accordance with the following rules:

• a)That they are objects of the same nature and functionality, with similar installation and maintenance conditions.
• b)That the change constitutes an improvement for the Administration, in light of its needs.
• c)That they are not updates that are in the research phase or that have not been sufficiently tested or lack the backing requested in the bid documents.
• d)That the awarded price is not increased.
• e)That the remaining conditions remain unaltered.

In the case of technology acquisition, the contractor is obligated to deliver updated items when the bidding document (cartel) has so provided, without prejudice to compliance with the preceding conditions. The latest update shall be understood, among other things, as the good being in the production line at the time of delivery, or as the latest manufacturer's version, when the item admits updates of that nature and this has been known in the market at least one month prior to the delivery of the start order. For these purposes, the entity may request the contractor to support the offering with certification issued directly by the manufacturer.

The improvement must first be reported in writing, explaining in detail what the change consists of, if necessary based on technical literature and any other relevant elements. The Administration shall have ten business days to render a reasoned decision on the request, accepting or rejecting the proposed change, a period that will suspend the delivery deadline. If the improvement is accepted, the Administration, at the contractor's request, may grant a justified extension of the delivery deadline, which may not exceed the original deadline.

Under no circumstances may changes to the goods or services diminish the guarantees and conditions of the goods initially offered, which are considered a minimum that may not be reduced by modifications of this nature.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 197 to 205)

At the contractor's request, the Administration may authorize extensions to the contract execution period when there are delays caused by the Administration itself or causes beyond the contractor's control.

The contractor shall request the extension within the ten business days following knowledge of the event causing the time extension, and the Administration shall have the same period to decide whether it proceeds or not. If the request is made outside the deadline, but the contract is still in execution, the Administration may authorize the extension, provided it is duly supported, as long as the contractual term is still in effect.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 198 to 206)

The Administration, ex officio or at the contractor's request, may suspend the contract term for reasons of force majeure (fuerza mayor) or fortuitous event (caso fortuito), duly accredited in the record, by means of a reasoned act, which shall stipulate who bears responsibility for the maintenance measures of what has been completed up to that moment.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 199 to 207)

The Administration may unilaterally modify its contracts as soon as they are perfected, even before beginning their execution and during it, under the following rules:

• a)That the modification, increase, or decrease of the object does not change its nature, nor prevent it from fulfilling its functionality or the purpose initially proposed.
• b)That in the case of an increase, it involves similar goods or services.
• c)That it does not exceed 50% of the original contract amount, including adjustments or revisions, as applicable.
• d)That it involves causes unforeseeable at the time of initiating the procedure, meaning that the entity could not have known them despite having adopted the minimum technical and planning measures when defining the object.
• e)That it is the best way to satisfy the public interest.
• f)That the sum of the original contract, including price adjustments or revisions, and the additional increase does not exceed the limit foreseen for the type of procedure processed.

In continuous service contracts, both the object and the term may be modified. In this latter case, the 50% shall apply to the originally contracted term, without considering extensions.

When the object is composed of independent lines, the 50% shall be calculated on each one of them and not on the overall contract amount.

The increase or decrease in remuneration shall be calculated proportionally to the conditions established in the original contract. In the case of a decrease, the contractor shall be entitled to recognition of the expenses incurred to attend to the total execution of the contract.

In the case of works contracts, only aspects that are not susceptible to independent contracting without altering, harming, or hindering uniformity, sequence, coordination, and other equally important interests may be subject to increase.

Modifications that do not conform to the conditions provided in this article shall only be possible with the authorization of the Contraloría General de la República, which shall resolve within the tenth business day following the petition, based, among other things, on the nature of the modification, state of execution, and the public interest. The Contraloría General shall define by regulation the applicable procedure for what is provided in this article.

(Previous paragraph thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 33758 of May 2, 2007) The Administration must review the amount of the guarantees provided in order to arrange any pertinent adjustment.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 200 to 208)

If, after executing a contract, the Administration requires additional supplies or services of the same nature, it may obtain them from the same contractor, provided the contractor accepts and the following conditions are met:

• a)That the new contract is concluded on the basis of the preceding one.
• b)That the prices and conditions on the basis of which the obligations were executed are maintained, with the contractor being able to improve the initial conditions.
• c)That the amount of the new contract is not greater than 50% of the previous contract, including adjustments or revisions and modifications made. When the object of the original contract is composed of independent lines, the 50% shall be calculated on the object and general estimate of the contract and not on the amount or quantity of any particular line. In contracts with a continuous object, the 50% shall be considered on the originally agreed term without considering extensions.
• d)That no more than six months have elapsed since the provisional receipt (recepción provisional) of the object. When provisional receipt of the object coincides with the final receipt, the period shall begin to run from this date. In contracts with deferred delivery terms, it shall run from the last delivery of goods.

Excluded from the calculation of this period is the execution of services subsidiary to the principal one, such as the warranty period on goods or support and maintenance services derived from the principal one.

• e)That no serious breach was incurred in the preceding contract.

To use this modality, it shall be a requirement that within the six-month period, the record contains the due justification and promulgation, by whoever has the authority to award, of the administrative act containing the decision on which the new contract is based.

The sum of the preceding contract and the new one may exceed the economic limit of the type of procedure originally used. This modality is not applicable to works contracts. For the foregoing, the scope of Article 37 of the Ley de Contratación Administrativa and what is established in this Reglamento must be considered.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 201 to 209)

Once the contract becomes effective and during its execution, the Administration, for reasons of public interest, institutional reasons, or causes unforeseen or unforeseeable at the time of its processing, may suspend the execution of the contract for a maximum of six months, extendable for another equal period.

The suspension shall be agreed upon in writing, by means of a reasoned resolution, issued by the Hierarch (Jerarca) or competent subordinate head, with a precise indication, among other things, of the part completed up to that moment, its condition, and who bears the duty to preserve what has been executed, the measures to be adopted to guarantee financial equilibrium, and the date of eventual resumption of execution. The resumption of the contract shall be communicated in writing, before the expiration of the suspension period.

The contractor may claim from the Administration compensation for the damages caused by the contractual suspension.

If the contract is not resumed within the stipulated period, the Administration must immediately initiate the procedure for its rescission (rescisión), unless reasons of public interest require continuing with its immediate execution.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 202 to 210)

Contracts are extinguished normally, by the elapsing of the term and the execution of the contractual object. Abnormally, by resolution (resolución), administrative rescission (rescisión), or declaration of nullity (nulidad).

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 203 to 211)

The Administration may unilaterally resolve contracts due to breach attributable to the contractor. Once the contractual resolution is final, the performance guarantee (garantía de cumplimiento) and any other penalties shall be executed, if pertinent, without any additional procedure. In the event that the Administration has provided for retention clauses in the bidding document (cartel), those amounts may be applied to the payment of recognized damages. If the guarantees and retentions are insufficient, the necessary measures shall be adopted in administrative and judicial venues to obtain full compensation.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 204 to 212)

4431 of April 1, 2011, corrected by resolution No. 4518 of April 6, 2011) (Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 205 to 213)

The Administration may unilaterally rescind its contracts, whether not initiated or in the course of execution, for reasons of public interest, fortuitous event (caso fortuito), or force majeure (fuerza mayor), duly accredited. To this end, it must issue a reasoned resolution indicating the existing cause and the evidence supporting it, which shall be communicated to the contractor for a period of fifteen business days.

The entity must pay the contractor for the part of the contract actually executed, in the event it had not previously done so, and the expenses that the contractor has incurred for its complete execution, provided they are duly proven.

When the rescission originates from reasons of public interest, any damage or harm that the termination of the contract causes the contractor may also be recognized, upon prior invocation and verification.

The lost profit (lucro cesante) corresponding to the unexecuted part may always be recognized within criteria of reasonableness and proportionality, evaluating aspects such as the outstanding execution period, degree of progress of the contract execution, and complexity of the object. When the profit has not been declared, it shall be considered to be 10% of the total quoted amount.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 206 to 214)

Contractual rescission (rescisión) by mutual agreement may only be agreed upon when reasons of public interest exist and no cause for resolution attributable to the contractor is present.

In this case, the Administration may agree on the items to be liquidated or compensated, which in no case may exceed the limits set forth in the preceding article, always within the limits of reasonableness and proportionality.

Once the rescission is agreed upon without further procedure, the respective liquidation shall be sent for approval to the Contraloría General de la República de la República, which shall have twenty-five business days to issue its resolution.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 207 to 215)

Once the cause for declaring the contractual rescission (rescisión) is verified, the Administration shall proceed to issue the order for suspension of the contract and shall grant the contractor a hearing for a period of ten business days, identifying the cause and the evidence supporting it, among other things.

The contractor shall respond to the hearing by addressing the invoked cause and shall present a detail of the liquidation requested, providing the respective evidence.

Once the hearing period has expired, the Administration shall adopt, within the fifth business day, any necessary measure to evaluate the liquidation presented by the contractor. Once the evidence is completed, the entity shall resolve within the following calendar month and shall be obligated to verify all the items presented. The resolution shall have the ordinary remedies provided in the Ley General de la Administración Pública.

Once the rescission is final, the respective liquidation shall be sent for approval to the Contraloría General de la República de la República, which shall have twenty-five business days to approve, disapprove, or make any observations it deems pertinent.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 208 to 216)

The rights and obligations derived from a contract in execution or ready to begin may be assigned to a third party, provided it is not a highly personal obligation (obligación personalísima).

In any case, the assignment must be authorized by the Administration by means of a duly reasoned act, in which it shall at least analyze:

• a)Cause of the assignment.
• b)The assignee's compliance with the main legal, technical, and financial conditions requested in the bidding document (cartel).
• c)That the assignee is not affected by any ground for prohibition.
• d)Advantages of the assignment compared to resolving the contract.
• e)Any breaches by the assignor up to that moment and administrative measures adopted.

If the assignment exceeds fifty percent of the contractual object, regardless of the progress in its execution, it must be authorized by the Contraloría General de la República de la República, which shall resolve within the tenth business day once the request is submitted. The Administration's request must contain at least the petition made by the assignor; acceptance by the assignee; and any documentation pertinent to its conditions, the bidding document, and the reasoned resolution of the Administration.

The assignee is subrogated to all the rights and obligations that would correspond to the assignor, and the latter shall be released from all obligations to the Administration. Should the assignment generate contractual modifications, these shall follow the common procedures established for this purpose.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 209 to 217)

It is the contractor’s responsibility to verify the correctness of the administrative contracting procedure and the contractual execution. By virtue of this obligation, to support claims for compensation, the contractor may not allege ignorance of the applicable legal framework or of the consequences of the administrative conduct.

A contract shall be considered irregular when its processing involves serious and evident defects, easily ascertainable, such as omission of the corresponding procedure or illegitimate recourse to an exception. In such cases, no payment whatsoever may be recognized to the interested party, except in qualified cases, where it proceeds in accordance with general principles of Law, regarding supplies, works, services, and other objects executed with evident benefit to the Administration. In that event, the expected profit (lucro) shall not be recognized, and if this is unknown, a reduction of 10% of the total amount shall be applied for that concept. The same solution shall apply to contracts executed without the required approval or internal authorization (refrendo), when such is required.

The non-formalization of the contract shall not be an impediment to applying this provision where pertinent.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 210 to 218)

When the parties so agree, available patrimonial disputes arising from their administrative contracts may be resolved through arbitration, in accordance with existing legal regulations. Arbitration shall be understood as de jure (de Derecho), without compromising the exercise of sovereign powers or the exercise of public duties.

The language of the arbitration shall be Spanish.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 211 to 219)

Sanctions

The sanctions referred to in this chapter are those established in Chapter X of the Ley de Contratación Administrativa. These sanctions are administrative in nature; therefore, their application does not exclude the imposition of sanctions provided for by criminal law, nor claims for liability for damages as a consequence of the same conduct, and they are compatible with other sanctions expressly provided in the rules governing the respective administrative contracts, such as penalty clauses (cláusulas penales) and fines (multas).

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 212 to 220)

The administrative sanctions referred to here are only applicable upon prior observance of due process.

(By resolution No. 17949 of November 8, 2017, the phrase that provided: "In the case of sanctions on public officials, these shall be imposed through the disciplinary procedures provided in each body or entity, and in the case of sanctions on private parties, through the procedure developed in this Chapter." was annulled from the preceding paragraph.)

Only in the absence of regulations guaranteeing the defense referred to in this article shall the provisions relating to the ordinary procedure contained in Book Two of the Ley General de la Administración Pública apply.

The Administration or the Contraloría General de la República shall proceed ex officio or upon complaint by private parties to institute the respective procedures.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 213 to 221)

Administrative sanctions must be imposed by the body holding the disciplinary power, against officials who perform actions contrary to the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and this Reglamento.

Said sanctions shall consist of a written admonishment (apercibimiento escrito), suspension without pay (suspensión sin goce de salario), dismissal (despido), and withdrawal of credentials, according to the provisions of the Ley de Contratación Administrativa.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 214 to 222)

The sanction on private parties may be an admonishment (apercibimiento) or debarment (inhabilitación). The admonishment consists of a formal written warning addressed to the private party, so that they correct their conduct, where possible, without prejudice to the execution of guarantees or application of a penalty clause or fines, when applicable, and constitutes a precedent for the application of the sanction of debarment under the cause in Article 100, subsection a) of the Ley de Contratación Administrativa.

The sanction of debarment consists of the impediment to participate in procedures in which the initial decision is issued after the sanction becomes final, according to the coverage established in Articles 100 and 100 bis of the Ley de Contratación Administrativa.

(Third paragraph repealed by Article 2 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) In order to maintain an easily accessible record of the sanctions imposed on private parties by contracting administrations and the Contraloría General de la República, they must register the sanctions in the Integrated Public Procurement System (Sistema Integrado de Compras Públicas, SICOP), in such a way that said information is kept updated in that System, in accordance with the provisions of the System's Use Reglamento, following the available instructions for that purpose.

(Previous paragraph thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 41243 of July 10, 2018) (Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 35218 of April 30, 2009) (Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 215 to 223)

The sanction is not extinguished by the merger, transformation, or change of corporate name or trade name of the sanctioned company.

Should the merger give rise to a new company, or should the sanctioned company be absorbed by another, the effects of the sanction shall fall upon the one that remains.

The constitution of a new company for the purpose of evading the effects of the admonishment or debarment shall be considered a fraud on the law, in which case the effects of the sanction shall fall under the same conditions on the company thus constituted.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 216 to 224)

17791 of November 11, 2015.)

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 217 to 225)

The administrative liability of private parties for infractions provided in the Ley de Contratación Administrativa shall be subject to the statute of limitations according to the rules provided in Article 100 bis of said Law.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 35218 of April 30, 2009) (Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 218 to 226)

Operation of the Institutional Procurement Offices (Proveedurías Institucionales) of the Public Sector

The Institutional Procurement Offices (Proveedurías Institucionales) shall be the competent bodies to conduct the administrative contracting procedures of interest to the respective Institution, as well as to carry out the processes of storage and distribution or movement of goods and to maintain a permanent inventory of all its goods, where applicable.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 219 to 227)

The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) of each entity must have the sufficient and adequate technological platform to enable it to efficiently execute administrative contracting procedures. For such purposes, the Administrations must permanently allocate the necessary resources.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 220 to 228)

The highest Hierarch (Jerarca) of the Institution may delegate the final decision to be adopted in administrative contracting procedures, as well as the signing of the purchase order (pedido u orden de compra), following, to that effect, the provisions of the internal regulation issued for this purpose; said designation must fall upon a technical official or body, who must issue their acts in strict adherence to the administrative contracting regulations, and to depart from said criterion, technical reasons of the same nature must exist. Said delegation shall be carried out in accordance with the scope of the Ley de Contratación Administrativa; the Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos; and what is indicated by the Ley General de la Administración Pública.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 221 to 229)

The institutional procurement offices shall act as the institutional technical body in matters of Administrative Contracting and shall have a basic organizational structure that allows them to efficiently and timely fulfill the functions of conducting administrative contracting procedures, storage and distribution of goods, and surveying and preparing the permanent inventory of all their goods, when applicable; for this purpose, each institution must adopt the pertinent measures to endow said units with the indispensable human and material resources to duly carry out the work entrusted to them.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 222 to 230)

In Administrations, there may exist a Contract Award Recommendation Commission (Comisión de Recomendación de Adjudicaciones), with exclusive competence to analyze and recommend the award of contracts that, due to the nature of the procurement, so require. Each Administration must regulate its structure and operation, guaranteeing the technical and autonomous nature of its members, one of whom shall be the Institutional Procurement Officer (Proveedor Institucional) or their substitute.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 223 to 231)

For the efficient and effective fulfillment of the functions of the Institutional Procurement Offices (Proveedurías Institucionales), all other administrative units of the Institution, whether technical, legal, accounting, financial, budgetary, information technology, or of any other nature, are obligated to provide collaboration and advice in the fulfillment of their tasks.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 224 to 232)

Final Provisions

The Administration must inform the Contraloría General de la República about the contractual activity it carries out, recording at least the initiated procurement procedures, the acts of award, the qualifications of the contractor, the object, and the amount of the operations, as well as other relevant data on the contractual activity of the Administration.

Said information shall be provided by the different contracting Administrations through the Integrated Public Procurement System (Sistema Integrado de Compras Públicas). When it is impossible to perform this operation in the system, the Contraloría General de la República may indicate, by resolution, the means, the frequency of information supply, and what other relevant data must be provided.

(Previous paragraph thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40538 of June 28, 2017) (Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 225 to 233)

25038-H of March 6, 1996, is repealed.

(Numbering updated by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of October 10, 2016, which transferred it from the former 226 to 234)

This Reglamento is effective as of January 4, 2007.

(Run its numbering by Article 2 of Executive Decree No. 40124 of 10 October 2016, which transferred it from the former 227 to 235)

8511 shall be concluded in accordance with the provisions in force at the time the decision to initiate the tender was adopted.

The Administration must incorporate a copy of the bidding documents into an easily accessible permanent file or registry. If electronic means are used, the regulation established in these regulations for this matter must be complied with. The foregoing is so that any non-invited supplier who is interested may participate in the aforementioned procurements. Once this provision expires, the provisions set forth in the current regulations shall apply.

Commercial suppliers must keep their information updated in the Supplier Registry so that it remains duly updated and vetted.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 34974 of 28 November 2008)

Given at the Presidency of the Republic, on the 27th day of September 2006.

Date of generation: 5/5/2026 19:15:16

El presente Reglamento regula la actividad de contratación del Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Poder Legislativo, Tribunal Supremo de Elecciones, Contraloría General de la República, Defensoría de los Habitantes, instituciones descentralizadas, municipalidades, entes públicos no estatales y empresas públicas.

Se excluye de su aplicación a los entes públicos no estatales cuyo financiamiento con recursos privados supere el cincuenta por ciento de sus ingresos totales y a las empresas públicas cuyo capital social pertenezca en más de un 50% a particulares.

Además de los sujetos indicados en el párrafo anterior, se aplicarán solo principios a la actividad contractual de toda persona física o jurídica de naturaleza privada cuando utilicen parcial o totalmente recursos públicos. Para ello y como una medida de control interno y contable, los recursos públicos se manejarán en una cuenta separada, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Cuando en la presente reglamentación se utilice el término Administración, se entenderá que se hace referencia a los sujetos que deben someter su actividad contractual a los preceptos de la Ley de Contratación Administrativa, independientemente de que en sentido estricto no formen parte de la Administración Pública.

La actividad contractual se regirá, entre otros, por los siguientes principios:

• a)Eficiencia. Todo procedimiento debe tender a la selección de la oferta más conveniente para el interés público e institucional, a partir de un correcto uso de los recursos públicos. En las distintas actuaciones prevalecerá el contenido sobre la forma.
• b)Eficacia. La contratación administrativa estará orientada al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la entidad, en procura de una sana administración.
• c)Publicidad. Los procedimientos de contratación se darán a conocer por el medio electrónico designado al efecto, atendiendo su naturaleza. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al relacionadas con la actividad de contratación administrativa realizada.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) d) Libre competencia. Se debe garantizar la posibilidad de competencia entre los oferentes. No deben introducirse en el cartel restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente limiten la participación de potenciales oferentes.

• e)Igualdad. En un mismo concurso los participantes deben ser tratados y examinados bajo reglas similares.
• f)Buena fe. Las actuaciones desplegadas por la entidad contratante y por los participantes se entenderán en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario.
• g)Intangibilidad patrimonial. Las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del contrato.

Las entidades que reciban fondos públicos al menos una vez al año y estén sujetas sólo a los principios de la ley; deberán emitir la respectiva regulación interna a fin de garantizar la observancia de los principios de contratación administrativa.

En caso de transferencias esporádicas de recursos públicos no será necesario contar con una regulación previa a la ejecución de los recursos, sin perjuicio de observar los controles respectivos.

La actividad de contratación administrativa se rige por las normas y principios del ordenamiento jurídico administrativo.

La jerarquía de las normas se sujetará al siguiente orden:

• a)Constitución Política.
• b)Instrumentos Internacionales vigentes en Costa Rica que acuerden aspectos propios de la contratación administrativa.
• c)Ley de Contratación Administrativa.
• d)Otras leyes que regulen materia de contratación administrativa.
• e)Ley General de la Administración Pública.
• f)Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
• g)Otros reglamentos referentes a la contratación administrativa.
• h)El cartel o pliego de condiciones.
• i)El respectivo contrato administrativo.

Ninguna disposición del presente Reglamento podrá interpretarse en forma alguna que limite las facultades de fiscalización superior de la hacienda pública, que constitucional y legalmente competen a la Contraloría General de la República.

De igual forma, la Administración, no podrá variar el procedimiento que por monto corresponda o realizar más de un procedimiento, aunque sean formalmente más rigurosos, para evadir controles tales como el refrendo o la interposición de recursos ante la Contraloría General de la República. El incumplimiento de lo aquí dispuesto generará falta grave.

Las normas y principios consagrados en el Libro Primero de la Ley General de la Administración Pública respecto de la validez de la actividad administrativa, se aplicarán en toda su extensión en la valoración de los actos de la contratación administrativa.

Requisitos previos

En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar.

La Administración procurará incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información:

• a)Tipo de bien, servicio u obra por contratar.
• b)Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.
• c)Monto estimado de la compra.
• d)Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.
• e)Fuente de financiamiento.
• f)Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio.

El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista.

Quedan excluidas de la obligación de publicación, las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios y las efectuadas con fundamento en los supuestos de urgencia.

Todas las instituciones públicas deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus eventuales modificaciones a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), sin perjuicio de que facultativamente lo publiquen en el diario oficial La Gaceta.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1 del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución.

Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente:

• a)Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda.
• b)La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio.

• d)La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio.
• e)En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados.

La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno.

• f)Indicación disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento.
• g)La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato.

El funcionario competente valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.

Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración , deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Cuando se incumpliere esta obligación, la Administración , deberá adoptar las medidas que correspondan en contra del funcionario responsable, de acuerdo con su régimen disciplinario interno. En ninguno de estos casos se requerirá autorización de la Contraloría General de la República para iniciar el procedimiento de selección del contratista respectivo.

Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República , dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009)

Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa, conforme a las siguientes actividades:

• a)Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la erogación.
• b)Determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la ley.
• c)Establecer los controles necesarios para cumplir con el cronograma estándar de las tareas y plazos máximos previamente definidos por ésta; para los diferentes procedimientos concursales y de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación.
• d)Comunicar a cada uno de los funcionarios responsables, los plazos y las tareas que deberán desempeñar, según el cronograma.
• e)Elaborar, con la participación de las unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel electrónico. Asimismo será la encargada de efectuar cualquier modificación necesaria.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) f) Atender las consultas que la propia Administración o terceros formulen sobre el estado del procedimiento.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

La decisión inicial dará apertura al Públicas (SICOP), dicho expediente deberá contener la totalidad de las actuaciones desarrolladas tanto por la Administración contratante como por los demás participantes, de conformidad con las directrices emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en calidad de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, así como el reglamento de uso del sistema.

Quedan excluidos del acceso a los documentos declarados confidenciales por la Administración contratante los participantes y el público en general, dichos documentos se mantendrán dentro del expediente electrónico de la contratación, teniendo acceso a ellos únicamente la Administración y el oferente que los aportó.

Los expedientes electrónicos se conservarán en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), durante un período mínimo de cinco años posterior a la ejecución total del respectivo contrato o finalización del procedimiento de contratación respectivo, su posterior conservación y disposición se realizará aplicando lo establecido en la normativa dispuesta al efecto por la Dirección General de Archivo Nacional.

Cuando por caso fortuito o fuerza mayor resulte imposible la conformación del expediente electrónico en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la Administración contratante deberá esperar que el impedimento sea superado. En caso de que la espera amenace imposibilitar la satisfacción del interés público perseguido con la contratación pendiente de inicio, deberá conformarse el expediente de la contratación a través de un medio electrónico distinto del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), cumpliendo con la totalidad de las formalidades que el ordenamiento jurídico impone a la conformación de expedientes administrativos y las disposiciones específicas de la materia de contratación administrativa, este se mantendrá en custodia y bajo responsabilidad de la Proveeduría Institucional respectiva, la cual garantizará su libre acceso.

Cualquier actuación en un procedimiento de contratación administrativa que por caso fortuito o fuerza mayor no pueda realizarse a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), deberá ser incorporada al expediente electrónico respectivo inmediatamente que el Sistema lo permita, garantizando que toda actividad de contratación administrativa desarrollada, pueda ser consultada a través de dicho Sistema.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación.

En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia.

En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 48. Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo.

Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas.

En todo caso, cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, se establezcan o existan prórrogas facultativas que no superen ese límite, para efectos de su estimación se considerarán también las prórrogas.

Lo dispuesto en este artículo no aplica para la determinación de la procedencia del recurso de apelación o refrendo contractual.

La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Todas aquellas contrataciones que pudieran reportar economías de escala deberán efectuarse en forma centralizada, para lo cual deberá existir la planificación de compras respectiva, si así resulta más conveniente para el interés público.

La fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.

La Administración deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren con la debida antelación, a fin de poder agrupar los objetos de las compras. Fuera de esas fechas no se podrán atender pedidos que no sean calificados de necesidades urgentes o imprevistas.

Las adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí.

No se considerará fragmentación:

• a)La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la Administración.
• b)La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén incluidos dentro del mismo gasto-objeto.
• c)La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de éste.
• d)Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria al momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de los procedimientos.
• e)La adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso los productos de uso común y continuo.

Cuando se haya determinado una contratación directa de escasa cuantía, un procedimiento ordinario, o bien una contratación directa autorizada por la Contraloría General de la República con fundamento en la estimación preliminar del negocio y posteriormente las ofertas presentadas superen los límites para la aplicación del procedimiento respectivo, no se invalidará el concurso, si este exceso no supera el 10% y la Administración dispone de los recursos presupuestarios suficientes para asumir la erogación.

Si existen varias ofertas elegibles, para efectos de adjudicación no se considerarán las que superen el citado 10% y se escogerá dentro de aquellas que se ubiquen por debajo de ese porcentaje. Los oferentes cuya propuesta supere el 10% podrán rebajar para efectos del trámite y posterior ejecución, el precio hasta ese límite, sin embargo para la comparación se considerará el monto original.

La licitación y el remate se considerarán infructuosos cuando no hubiere habido oferentes o los que se hubieren presentado hayan formulado sus ofertas en términos que contravinieren el cartel o resultaren inaceptables para la Administración.

Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso.

Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá realizar una contratación directa concursada.

En el caso de un remate infructuoso, la Administración podrá aplicar hasta dos rebajas a la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un 25% cada vez.

En los casos anteriormente citados, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la República, órgano que tendrá diez días hábiles para resolver, previa valoración de las circunstancias que concurrieron para que el negocio haya resultado infructuoso.

La Contraloría General de la República, podrá denegar la autorización, si las causas del procedimiento fallido se encuentran en las propias actuaciones u omisiones de la Administración contratante, tales como: la falta de claridad del cartel, el retraso en la calificación de ofertas o la ausencia de la publicidad del concurso.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Aptitud para contratar con la administración

Sólo podrán contratar con la Administración las personas físicas o jurídicas que cuenten con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales de incapacidad para contratar con la Administración, y que demuestren su idoneidad legal, técnica y financiera, según el objeto a contratar.

Se presume la capacidad de actuar de cualquier oferente nacional o internacional inscrito en el Registro de Proveedores del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Así mismo, se presume que quien suscribe una oferta en dicho Sistema, posee capacidad legal para ello.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

El oferente podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante de casas extranjeras, en cuyo caso, deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta.

(Derogado el párrafo segundo original por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Derogado el párrafo tercero original por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Derogado el párrafo cuarto original por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

No podrán contratar con la Administración aquellas personas físicas o jurídicas que estén:

• a)Cubiertas por el régimen de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
• b)Inhabilitadas para contratar con la Administración , por habérsele sancionado de acuerdo con lo establecido en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa (Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) c) Inhabilitadas para el ejercicio del comercio o se encuentren declaradas en estado de insolvencia o quiebra.

La Administración se encuentra obligada a desplegar las medidas de verificación necesarias para evitar violaciones al régimen de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, para ello deberá solicitar a los oferentes una declaración jurada en la que se indique que no se encuentran cubiertos por este régimen, así como cualquier otro documento que considere pertinente.

La declaración jurada no tiene que ser rendida ante Notario Público, para ello bastará la presentación en documento informal o una manifestación expresa dentro del cuerpo de la oferta, salvo que la Administración requiera la comprobación por otros medios.

A los efectos de llevar a cabo esa verificación, todas las instituciones de la Administración Pública, deberán registrar y mantener actualizada la información en el Sistema Integrado de Compras Públicas, respecto a las personas físicas, cubiertas por el régimen de prohibiciones que laboran en su dependencia, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema, siguiendo los instructivos que se elaboren al efecto.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017)

Cuando exista duda razonable sobre si un puesto específico tiene poder de decisión o injerencia, el interesado o jerarca respectivo podrá plantear, de previo a la participación en cualquier concurso, la consulta respectiva a la Contraloría General de la República, acompañada de un documento emitido por autoridades competentes de la Institución, en el que se certifiquen, detalladamente, las funciones inherentes al puesto que el funcionario ocupa, así como cualquier otro documento necesario para resolver el asunto.

La gestión deberá ser resuelta en un plazo máximo de quince días hábiles, contados a partir del día siguiente de su presentación y tendrá efectos hacia futuro. Cuando quien consulte sea el jerarca, la Contraloría General de la República concederá audiencia al funcionario que ocupe el puesto respectivo.

La incompatibilidad generada por la prohibición dispuesta por los incisos h) e i) del artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, será levantada por la Contraloría General de la República mediante resolución motivada, cuando las personas allí descritas demuestren que se dedican, en forma habitual, a desarrollar la misma actividad o función potencialmente objeto de una contratación administrativa, por lo menos un año antes del surgimiento del supuesto de la prohibición.

Cuando se trate de la compra o arrendamiento de bienes inmuebles se debe demostrar que la persona cubierta por la prohibición es propietaria del inmueble o tiene poder de disposición desde, al menos, un año antes del surgimiento de la causal.

Los interesados deberán dirigir una petición fundamentada, aportando los elementos probatorios, que demuestren tal circunstancia, tales como constancias del Registro Civil sobre los vínculos de parentesco o afinidad; certificaciones de colegios profesionales; copias de contratos anteriores; facturas; órdenes de compra y similares.

La Contraloría General de la República, estará facultada, para efectuar las investigaciones que considere pertinentes y a solicitarle al interesado que aporte la información complementaria que permita constatar la procedencia de la solicitud. La gestión deberá resolverse dentro del plazo de quince días hábiles, posteriores a la presentación de la documentación completa.

Si la solicitud de levantamiento es denegada, el interesado podrá solicitar, en cualquier momento, un nuevo estudio, exponiendo de forma fundamentada las razones por las cuales considera que sí procede.

En todo caso, el levantamiento de la prohibición, surtirá efectos, solamente para los concursos en los que la apertura de ofertas, sea posterior a la fecha y hora de la resolución.

Los oferentes beneficiados por el levantamiento, deberán aportar junto con cada oferta, copia de la resolución respectiva.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Aspectos económicos

Precio

El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel o pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. No obstante, es posible mejorar los precios cotizados si el cartel estableció esa posibilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 42, inciso n) de la Ley de Contratación Administrativa y 28 bis de este Reglamento. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.

El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación o bien en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado. La Administración deberá comunicar al contratista dentro de los cinco días hábiles posteriores a su confección que el cheque o medio de pago que haya sido acordado se encuentra a su disposición.

Si en el cartel se pide un desglose de los tributos que afectan la propuesta y ésta no lo indica, se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.

(Así eliminado el último párrafo de este artículo por el artículo 3 del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007)

El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Esta disposición será obligatoria para los contratos de servicios y de obra pública; además, para cualquier otro objeto contractual que lo amerite cuando así lo exija el cartel.

La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

En los contratos en que intervengan factores que necesariamente deban cotizarse en moneda extranjera, la oferta contendrá un desglose de los componentes nacionales y extranjeros.

Podrá subsanarse la omisión del desglose de la estructura de precios, únicamente si ello no genera una ventaja indebida para el oferente incumpliente.

La Administración, podrá solicitar en el cartel a los oferentes que coticen precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio.

Cuando se soliciten precios unitarios, la Administración, deberá advertir en el cartel que se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea. En caso que no hubiere sido advertido la Administración, consultará al oferente si acepta la adjudicación de una menor cantidad manteniendo el precio unitario. Si el oferente se negare no perderá la garantía de participación.

El oferente podrá ofrecer descuentos globales a sus precios. Además, podrán ofrecerse descuentos a los precios unitarios, en razón de un mayor número de líneas que se llegaran a adjudicar, o por pronto pago, pudiendo la Administración, promover estos últimos también en su política de pago.

El descuento que dependa de la adjudicación de un mayor número de líneas, será considerado en el tanto las ofertas elegibles cubran todas las líneas necesarias para su comparación y se convenga una adjudicación total a una misma oferta.

El oferente podrá incorporar en su propuesta descuentos en razón de la eventual adjudicación de una cantidad de unidades que supere el tope establecido en una misma línea.

Salvo lo dispuesto en el artículo 28 bis de este reglamento, los descuentos que se ofrezcan con posterioridad a la apertura de ofertas, no serán tomados en cuenta al momento de comparar los precios, pero sí para efectos de pago, en la fase de ejecución contractual.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009)

Los oferentes que hayan hecho propuestas elegibles, podrán mejorar sus precios para efectos comparativos solamente si el cartel estableció expresamente esa posibilidad.

El cartel definirá detalladamente la metodología que aplicará en cada concurso, respetando para ello la igualdad, la buena fe y la transparencia. El precio que se tomará para efectos de calificación será el último que propongan los respectivos oferentes.

Para la aplicación de este sistema será necesario que los oferentes incluyan, como mínimo, desde su oferta original un presupuesto detallado de la obra o una memoria de cálculo del precio en el resto de contratos, en el que se indiquen cantidades y precios unitarios, ello con el fin de identificar con claridad los rubros o componentes afectados por el descuento.

El oferente se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la disminución de su precio.

Las mejoras del precio no deben implicar una disminución de cantidades o desmejora de la calidad del objeto originalmente ofrecido y tampoco puede otorgar ventajas indebidas a quienes lo proponen, tales como convertir su precio en ruinoso o no remunerativo.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009)

Los beneficios contemplados en el artículo 12 del anexo B de la Ley 7017 "Ley de Incentivos para la Producción Nacional" son aplicables únicamente a la industria costarricense. Para que una empresa extranjera acceda al trato de empresa nacional en las compras del Estado es necesario que exista un Tratado de Integración Económica, de Libre Comercio con el país de origen o cualquier otro instrumento internacional vigente en Costa Rica y además que éste desarrolle un capítulo de compras con el sector público. Lo anterior, siempre que se trate de una contratación cubierta por el respectivo capítulo de compras.

En el caso de que un oferente extranjero pueda optar por el trato nacional, para efectos comparativos, la consecuencia será que de competir con nacionales no le podrán sumar los derechos de aduana ni otros gastos de internación. En todo caso, se entiende que tampoco se le aplicarán los beneficios establecidos en la normativa especial que regula la promoción de las PYMES en las compras de bienes y servicios de la Administración.

Se estimarán inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta que los contenga, los siguientes precios:

• a)Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones financieras por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá indagar con el oferente si con el precio cobrado será capaz de cumplir con los términos del contrato. Esa consulta deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquélla que contenga un precio ruinoso.
• b)Precio excesivo es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Igualmente, la Administración, indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización, antes de adoptar cualquier decisión.
• c)Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno; o el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En este último caso, la oferta se comparará con el precio original.
• d)Precio producto de una práctica colusoria o de comercio desleal.

La Administración deberá acreditar en el estudio de ofertas, mediante un estudio técnico, las razones con base en las cuales concluye que el precio es inaceptable, y de ser pertinente informar por escrito al Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Las partes tendrán derecho al reajuste o revisión del precio siempre que se acredite la variación de los respectivos costos, conforme las reglas existentes. El derecho a reajuste o revisión de los precios rige desde la presentación de la oferta y podrá ser solicitado una vez que dé inicio la ejecución contractual.

Las partes estarán obligadas a fundamentar su gestión y a aportar las pruebas en que sustenten su dicho, tomando en cuenta las regulaciones específicas de la materia.

Las gestiones por este concepto prescriben en cinco años, a partir de que existe la posibilidad de interponer acciones cobratorias en relación con la variación de costos que se demande. Dicha prescripción se interrumpe con la presentación de la gestión.

La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que faciliten el acceso a éstos.

El avalúo podrá ser realizado por un funcionario al servicio de la entidad de que se trate, siempre que cuente con los conocimientos necesarios para dicha fijación o bien por un perito al servicio de la Dirección General de Tributación.

Una vez adoptada la decisión de incluir bienes como parte del pago, la Administración, deberá mantener las condiciones valoradas en su momento, salvo el deterioro por uso normal.

La Administración, podrá reservar en el cartel, la facultad de entregar esos bienes o su equivalente en dinero. Los oferentes, pueden ofrecer un mayor precio por los bienes, para lo cual la entidad, podrá reservar un porcentaje del sistema de calificación a ponderar, el precio cotizado y otro adicional a premiar la mejora, en los precios contemplados en el avalúo.

En caso de que los bienes al momento de la entrega presenten una desmejora significativa en relación con las condiciones que fueron consideradas en el avalúo, la Administración, podrá hacer los ajustes pertinentes y de no llegar a un acuerdo con el contratista, éste podrá presentar el reclamo correspondiente.

La Administración, podrá utilizar cualquier medio de pago con la condición de que resulte seguro para ambas partes, incluidos los medios electrónicos.

La Administración, detallará en el cartel los medios de pago que utilizará para cancelar sus obligaciones, a fin de que éstos sean conocidos.

La Administración , indicará en su cartel el plazo máximo para pagar, el cual en ningún caso podrá ser superior a treinta días naturales, salvo en el caso de la Administración Central , que dispondrá de un máximo de cuarenta y cinco días naturales. En el caso de proveedores de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.

El plazo indicado en el párrafo anterior, correrá a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, de conformidad con lo indicado en el contrato. Una vez transcurrido ese plazo, la Administración , se constituirá en mora automática y el interesado podrá reclamar el pago de intereses sobre el monto adeudado en colones, los cuales serán cancelados aplicando el interés según la tasa básica pasiva del Banco Central a seis meses plazo.

El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado, mediante resolución administrativa, que será emitida dentro de un plazo de dos meses posteriores a la solicitud. En las contrataciones de obra pública, en que se efectúen pagos por avance de obra, podrá hacerse reconocimientos de intereses por los atrasos en el pago durante el transcurso de la ejecución. Posteriormente, si se estableciera que el retardo es imputable a algún funcionario, la Administración deberá iniciar las gestiones cobratorias respectivas, con respeto del debido proceso.

Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central de Costa Rica (prime rate).

El reclamo de los intereses moratorios prescribirá en un plazo de un año, según las disposiciones contempladas en el Código de Comercio.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012) Artículo N° 35.- Pago Anticipado. El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien o servicio. No obstante, podrán convenirse pagos por anticipado cuando ello obedezca a una costumbre o uso derivado de la práctica comercial, debidamente comprobado; una consecuencia del medio de pago utilizado o las condiciones de mercado así lo exijan, como en el caso de suscripciones periódicas o alquileres; o bien, cuando se trate de una PYME registrada por el MEIC, que ha demostrado su condición según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262 y sus reglamentos, en cuyo caso la Administración Pública de conformidad con su disponibilidad financiera y lo establecido en el cartel respectivo, o en el respectivo pliego de condiciones, otorgaran pagos anticipados entre el 20% y 40% del monto total de la contratación. En este caso, cada Administración contratante valorará la posibilidad de solicitar una garantía colateral, por todo el monto del anticipo otorgado, en los términos del artículo 46 del presente reglamento.

En todo caso, la Administración dará seguimiento a la contratación y tomará todas las medidas posibles a fin de garantizar una correcta ejecución de lo pactado; en caso contrario deberá adoptar de inmediato cualquier acción legal que resulte pertinente para recuperar lo pagado o para reclamar alguna indemnización.

Lo anterior sin perjuicio de los adelantos de pago por concepto de materiales, aplicable a contratos de obra pública.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012)

Los derechos de cobro frente a la Administración, podrán cederse en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento de ésta, ni de la Contraloría General de la República. Sin embargo, deberá informarse a la entidad una vez que la cesión sea convenida, sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, los cuales se deducirán automáticamente del monto. Antes de esa comunicación cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio.

La Administración, no podrá negarse a pagar al cesionario, pero si podrá oponer la excepción de falta de cumplimiento o cumplimiento defectuoso de lo pactado.

La cesión de pago aceptada por la Administración, no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual. El cesionario del crédito asume por completo el riesgo por el no pago de la obligación por parte de la Administración, originado en las excepciones antes dichas.

Carecen de efecto legal las leyendas incluidas en las facturas comerciales que supongan aceptación del objeto contractual o renuncia a reclamos posteriores derivados de la simple recepción del documento de cobro.

Garantías Artículo N° 37.- Garantía de participación. Cuando lo estime conveniente o necesario para salvaguardar el interés institucional, la Administración , podrá solicitar en el cartel o invitación una garantía de participación porcentual, entre un 1% y 5% sobre el monto cotizado o bien un monto fijo en caso que el negocio sea de cuantía inestimable o no le represente erogación. Si el cartel solicitare la presentación de la garantía de participación pero se omitiere la indicación de este porcentaje en el cartel, se entenderá que éste será de un uno por ciento (1%).

En caso de que el interesado presente ofertas alternativas se garantizará la de mayor precio. En ofertas conjuntas, cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o bien aportar una sola garantía por todo el monto, ejecutable indistintamente de quien incumpla. Tratándose de ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

Si cesare la vigencia de la garantía de participación, la Administración , tan pronto como advierta tal circunstancia y siempre que no exista otro incumplimiento que determine la exclusión de la oferta, prevendrá al interesado, aún después de dictado el acto de adjudicación, para que dentro del término de tres días hábiles proceda a su restablecimiento. En caso de requerirse garantía de participación, los proveedores PYMES registrados por el MEIC que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262 y sus reglamentos, podrán acogerse a lo dispuesto en el artículo 46 bis del presente reglamento para rendir dicha garantía.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012)

La garantía de participación insuficiente en plazo o en monto, podrá subsanarse por el oferente o a petición de la Administración, cuando tales extremos no se hayan ofrecido por menos del 80% de lo fijado en el cartel.

En caso de adjudicaciones parciales, podrán considerarse ofertas cuyas garantías de participación no cubran el citado 80% en relación con el monto ofertado siempre que se abarque el monto a adjudicar.

La garantía de participación se ejecutará en aquellos casos en que el oferente incumpla sus obligaciones. Son causales de ejecución, entre otras, las siguientes:

• a)Que se retire una oferta, que no ha sido excluida del concurso.
• b)Que se deje de contestar en tiempo, de manera injustificada, una prevención de la Administración sobre un aspecto trascendente.
• c)Que se brinde información falsa.
• d)Que quien cotice esté cubierto por una causal de prohibición.
• e)Que el contratista, de manera injustificada, se niegue a suscribir el respectivo contrato; brindar la garantía de cumplimiento o bien a satisfacer otros requisitos necesarios para que el contrato sea eficaz.

De previo a ejecutar la garantía, la Administración dará audiencia por el plazo de tres días hábiles al oferente sobre la causal imputada señalando los hechos concretos y las respectivas pruebas. Vencido ese plazo y dentro de los cinco días hábiles siguientes, la Administración deberá resolver motivadamente, refiriéndose de manera expresa a los argumentos invocados por el interesado.

En caso de que la Administración no haya dictado el acto de adjudicación en el plazo original más la eventual prórroga, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que se les devuelva la garantía de participación sin que le resulte aplicable sanción alguna.

La garantía de cumplimiento respalda la correcta ejecución del contrato, conforme la normativa vigente. El adjudicatario se entiende obligado a asegurar el contrato dentro del plazo indicado en el cartel, o en su defecto dentro de los diez días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación; salvo los casos en los que se requiera formalización contractual.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007) La Administración solicitará siempre en las licitaciones públicas y las abreviadas y facultativamente en los restantes procedimientos, una garantía de cumplimiento de entre el 5% y el 10% del monto adjudicado. En caso de omisión cartelaria, se entenderá que la garantía es de un 5% sobre el respectivo monto.

En función de las condiciones particulares del negocio, tales como, la cuantía inestimable, la Administración podrá solicitar un monto fijo de garantía.

Cuando la cuantía del contrato resulte muy elevada o el plazo contractual sea muy extenso y ello eleve de forma desproporcionada el monto de la garantía o resulte muy oneroso mantenerla, la Administración, en el cartel, podrá solicitar una garantía con una vigencia menor al plazo contractual, bajo la condición de que dos meses antes de su vencimiento el contratista haya aportado la nueva garantía, a riesgo de ejecución de la anterior, en caso de incumplimiento.

En caso de oferta conjunta, cada interesado podrá garantizar solo su parte del negocio. Tratándose de oferta en consorcio se rendirá una garantía que respalde el cumplimiento de manera solidaria.

Si el objeto contractual aumenta o disminuye, la Administración deberá prevenir al contratista sobre el ajuste de la respectiva garantía de cumplimiento.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero.

La garantía de cumplimiento se ejecutará, parcial o totalmente, hasta por el monto necesario para resarcir a la Administración, por los daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del contratista.

La garantía podrá ejecutarse por demora en la ejecución del objeto contractual, en el evento de que no se haya pactado una cláusula penal por ese motivo; en caso contrario se procederá a la ejecución de ésta última.

La ejecución de la garantía de cumplimiento o la aplicación de la cláusula penal por demora o ejecución prematura, no exime al contratista de indemnizar a la Administración, por los mayores daños y perjuicios que no cubran esas garantías.

Si ejecutada la garantía, el contrato continúa en ejecución, la Administración, deberá solicitar al contratista su inmediata restitución en las condiciones pactadas.

De previo a ejecutar la garantía de cumplimiento, la Administración, deberá dar audiencia al contratista por cinco días hábiles, a efecto de que éste pueda ejercer su derecho de defensa.

En el traslado deberá indicarse el presunto incumplimiento, las pruebas en las que se fundamenta el reclamo, la estimación del daño y el monto por el cual se estaría ejecutando la garantía.

Vencido el plazo para contestar la audiencia, la Administración contará con un plazo de hasta diez días hábiles para emitir una resolución razonada que deberá hacer expresa consideración de los argumentos formulados por la parte interesada en su descargo.

Si ejecutada una garantía el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios ocasionados, la Administración, podrá aplicar el monto de las retenciones del precio que se hubieren dado y los saldos de pago pendientes. En todo caso, la ejecución de las garantías, no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados a la Administración, con el incumplimiento, del oferente o del contratista, si éstos fueran mayores a los montos cobrados en vía administrativa.

Las garantías, tanto de participación como de cumplimiento, deberán ser rendidas electrónicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema sobre la rendición de garantías. En caso de que excepcionalmente deban ser rendidas por un medio distinto, deberán hacerlo a través de un mecanismo conveniente para la Administración y que permita alcanzar su fin, de conformidad con lo dispuesto por la administración contratante y las bases del concurso.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Las garantías también podrán ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según reconocimiento que haga el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre y cuando sean emitidas conforme la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario.

Las garantías presentadas por las PYMES que han demostrado su condición a la Administración , según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262 Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reglamentos; podrán ser otorgadas a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro , Pequeña y Mediana Empresa (FODEMIPYME) creado en el artículo 8º de la de la Ley N º 8262 o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley N ° 8634 Ley del Sistema Nacional de Banca para el Desarrollo, siempre y cuando las PYMES solicitantes cumplan con todos los requisitos y las condiciones que establecen en sus respectivos Reglamentos.

Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta.

No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la Administración ; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

Las garantías pueden rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato, según corresponda. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012)

La Administración, establecerá en el cartel la vigencia mínima de la garantía de participación y la de cumplimiento. En caso de omisión, regirán las siguientes reglas:

• a)La garantía de participación hasta por un mes adicional a la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.
• b)La garantía de cumplimiento hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

Las garantías de participación y de cumplimiento podrán ser sustituidas en cualquier momento, a solicitud del oferente o contratista, previa aceptación de la Administración, siempre que con ello no desmejore los términos de la garantía original.

A solicitud del contratista y previa autorización de la Administración, cuando lo estime conveniente, se podrán sustituir las retenciones por una garantía adicional.

La Administración, podrá solicitar la sustitución de garantías que presenten riesgos financieros de no pago, como cuando su emisor está intervenido.

La Administración, tiene la facultad de devolver parcialmente la garantía de cumplimiento, ante solicitud del contratista, en proporción a la parte ya ejecutada cuando sean factibles entregas parciales del objeto contratado. Esta situación deberá advertirse en el respectivo cartel, sin perjuicio de una valoración particular en la fase de ejecución contractual.

Las garantías serán devueltas, conforme las siguientes reglas, salvo disposición distinta en el cartel:

• a)La de participación, a petición del interesado, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En el caso del adjudicatario, se devolverá una vez rendida a satisfacción la garantía de cumplimiento y se hayan observado las restantes formalidades necesarias para el inicio del contrato.

En aquellos casos, en que la propuesta del oferente hubiera sido descalificada, el interesado podrá retirar la garantía desde ese momento, salvo que decida impugnar la decisión, en cuyo caso habrá de mantenerla vigente por todo el tiempo necesario para ello.

• b)La de cumplimiento, a solicitud del interesado, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración, haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual.

La Administración, podrá incorporar en el cartel cláusulas de retención porcentual de las sumas pagadas, cuando ello resulte conveniente para asegurar una correcta ejecución contractual. El monto máximo de esas retenciones será de un 10% de los pagos a realizar.

Cuando existan adelantos de pago y ello resulte viable, la Administración, podrá solicitar una garantía colateral por todo el monto que se vaya a girar, la cual deberá ser rendida electrónicamente mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas, ello independientemente del medio utilizado por el contratista para amparar dicha garantía y aceptado por la entidad garante. Para rendir este tipo de garantías las entidades garantes deberán admitir además de los otros medios señalados en al artículo 42 las finanzas, avales, hipotecas, prendas, entre otros.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40270 del 14 de marzo de 2017)

Las PYME que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262 y su reglamento; podrán utilizar los instrumentos financieros de que disponga al amparo de la Ley No. 8634, Ley del Sistema de Banca para el Desarrollo, como respaldo de participación en el proceso de contratación y cumplimiento oportuno; siempre y cuando las PYME solicitantes cumplan con todos los requisitos y las condiciones que establecen en sus respectivos Reglamentos.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012)

Multas y cláusula penal

La Administración, podrá establecer en el cartel, el pago de multas por defectos en la ejecución del contrato, considerando para ello, aspectos tales como, monto, plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, siempre que se considere el medio idóneo para el cumplimiento y satisfacción de las obligaciones contractuales. Todo lo anterior con arreglo a criterios de proporcionalidad y razonabilidad.

En caso de que el objeto esté compuesto por líneas distintas, el monto máximo para el cobro de multas, se considerará sobre el mayor valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones.

Los incumplimientos que originan el cobro de la multa, deberán estar detallados en el cartel. Una vez en firme el cartel, se entenderá que el monto de la multa es definitivo por lo que no se admitirán reclamos posteriores.

Para el cobro de las multas, no será necesario demostrar la existencia del daño o perjuicio.

En caso de incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, no procede el cobro de multas, posteriores a ese momento, sino la ejecución de la garantía de cumplimiento y la adopción de cualquier otra medida que resulte necesaria.

El cobro de las multas, podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo.

El cobro por concepto de multas no podrá superar el veinticinco por ciento del precio total.

En el contrato de obra, la recepción provisional excluye la posibilidad de cobrar multas, salvo que la obra haya sido recibida bajo protesta o que se haya recibido provisionalmente faltando solamente pequeños detalles de acabado o la corrección de defectos menores consignados en el acta.

La omisión de cobro, ocasionará responsabilidad civil y administrativa del funcionario omiso, cuando éste fuere procedente.

(Así reformado mediante el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 33860 del 29 de mayo del 2007).

La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, los supuestos y montos deberán incluirse en el respectivo cartel y le serán aplicables las disposiciones indicadas en los artículos anteriores.

El Cartel

El cartel, constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento.

Deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. Para su confección, la Administración podrá contratar o solicitar la asistencia de personas físicas o jurídicas, especializadas en la materia de que se trate, siempre que no tengan ningún interés particular directo ni indirecto en el negocio, cuando no tuviere en su organización los recursos técnicos necesarios para ello.

En aquellas contrataciones de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación, la Administración, facultativamente podrá elaborar un cartel con los elementos esenciales atendiendo al objeto contractual, en armonía con los principios de contratación administrativa.

El cartel y sus anexos deberán estar a disposición de cualquier interesado, al menos desde el día siguiente en que se curse la última invitación. El cartel de la licitación deberá contener al menos lo siguiente:

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) a) Un encabezado que contenga la identificación de la Administración promovente, la indicación del tipo y número del concurso y una breve descripción del objeto contractual.

• b)Indicación de la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada.
• c)El día y hora límite para la presentación de ofertas y garantías de participación.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) d) El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran.

• e)Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el oferente.
• f)Indicación de cualquier opción de compra futura, y de ser posible, una estimación del momento en que se podrán ejercer dichas opciones.
• g)Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento, incluidas especificaciones técnicas que podrán acompañarse de planos, diseños e instrucciones correspondientes. Las especificaciones técnicas se establecerán prioritariamente en términos de desempeño y funcionalidad. El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso obligatorio.
• h)Sistema de valoración y comparación de las ofertas. Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al respecto.
• i)Solicitud de muestras, cuando se estimen indispensables.
• j)Indicación precisa, de los documentos que se deberán aportar para la evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos u otros.
• k)Términos de pago.
• l)Plazo de vigencia de la oferta y plazo de adjudicación.
• m)Lugar y fecha de inicio y conclusión de la entrega de los bienes o servicios, cuando así proceda.
• n)Indicación de que se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto conformidad con lo establecido en la decisión inicial. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. En ambos supuestos se exigirá, al menos, los precios unitarios.

No será necesario advertir en el cartel, la posibilidad de adjudicar parte de la totalidad de las líneas contempladas en éste.

La obligación de participar en la totalidad de los renglones, solamente será posible cuando exista una justificación técnica para ello y así haya sido advertido en el cartel.

• o)Establecer el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) como el medio para la presentación de las ofertas. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica ni en soporte de papel.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) El cartel, no podrá imponer restricciones, ni exigir el cumplimiento de requisitos que no sean indispensables o resulten convenientes al interés público, si con ello limita las posibilidades de concurrencia a eventuales participantes. Tampoco podrá exigir que el oferente efectúe manifestaciones, repeticiones o transcripciones de aspectos del pliego sobre los cuales los participantes no tengan ningún poder de disposición.

Las medidas, límites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras disposiciones de similar naturaleza que deba contener el cartel, se establecerán con la mayor amplitud que permita la clase de negocio de que se trate, en lo posible utilizándolos como punto de referencia. Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos, o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia; y aún cuando tal aclaración se omitiere, así se entenderá.

La Administración podrá incorporar en el cartel un mecanismo de mejora de los precios cotizados, según las reglas generales incluidas en el artículo 28 bis de este Reglamento.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009)

La Administración, podrá celebrar audiencias públicas con potenciales oferentes antes de elaborar el cartel definitivo. Para ello, deberá mediar invitación publicada en algún diario de circulación nacional en la que se indique, al menos, el lugar, la hora y la fecha de la audiencia, así como el objeto de la contratación. La no asistencia de un potencial oferente no le generará ninguna consecuencia de frente al eventual procedimiento.

Por parte de la Administración, deberán asistir a dichas audiencias, el Jefe de la Unidad solicitante o su representante, los técnicos de la materia del objeto de la contratación, así como quien asesore en materia legal y un funcionario de la proveeduría institucional.

De la asistencia, lo actuado y de las sugerencias recibidas, se levantará un acta que firmarán los asistentes que quisieren hacerlo. Las manifestaciones que se formulen por escrito, así como el acta se agregarán al expediente.

La Administración, no se encuentra obligada a aceptar ninguna de las iniciativas que se le formulen.

En el cartel se deberá exigir el cumplimiento obligatorio de aquellos requisitos, cuando corresponda. Dentro de estas condiciones invariables y según el objeto de que se trate, se podrán establecer aspectos tales como, capacidad financiera, especificaciones técnicas y experiencia.

Las condiciones invariables deben orientarse a la selección de la oferta más conveniente a los intereses de la Administración.

El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.

En el cartel se establecerá un sistema de evaluación, el cual deberá contemplar los factores ponderables, el grado de importancia de cada uno de ellos, así como el método para valorar y comparar las ofertas en relación con cada factor.

La Administración, podrá incluir otros factores de calificación distintos al precio, en el tanto impliquen una ventaja comparativa para la selección de la oferta más conveniente. No podrán ser ponderados como factores de evaluación los requisitos mínimos legales, técnicos o financieros, que resulten indispensables para la contratación.

A criterio de la Administración, podrán utilizarse otras modalidades para elegir al contratista, tales como un sistema de selección de dos fases, en el cual una vez analizado el cumplimiento de los aspectos técnicos, legales y financieros, se pasará a una segunda etapa en la que se valorará la parte económica.

En aquellos objetos susceptibles de empate, deberán fijarse cláusulas de desempate y, en caso de que aquél persista, definirá la suerte. En este último supuesto, si el cartel no definiere otro método, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

Se considerará como factor de evaluación de desempate para la contratación, una puntuación adicional a las PYME que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley 8262 y sus reglamentos.

En caso de empate, las Instituciones o Dependencias de la Administración Pública , deberán incorporar la siguiente puntuación adicional:

PYME de industria 5 puntos PYME de servicio 5 puntos PYME de comercio 2 puntos En caso de que el empate persista se definirá por lo dispuesto según el presente reglamento o el cartel respectivo.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012)

Cuando la Administración, solicite acreditar la experiencia, se aceptará en el tanto ésta haya sido positiva, entendida ésta, como los bienes, obras o servicios recibidos a entera satisfacción, debiendo indicar el cartel la forma de acreditarla en forma idónea. Igual regla se seguirá cuando se trate de

La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta.

La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente incumpliente, una ventaja indebida.

El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio.

Los oferentes, tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajo las condiciones que establezca la Administración, quien podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación, de todo lo actuado deberá dejarse constancia en el expediente electrónico de Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Únicamente, se podrá impedir a los oferentes su participación mediante acto motivado, cuando las condiciones del análisis así lo exijan.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido, por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo indicado en el cartel, o en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo la Administración, dispondrá libremente de ellas. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas.

Para la recepción de ofertas, el cartel electrónico deberá establecer el plazo en días hábiles, con indicación de la hora y fecha de vencimiento. No obstante el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) permite la elaboración y presentación de las ofertas en días y horas inhábiles, dentro del plazo establecido, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Uso del Sistema.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Para las licitaciones públicas, aplicará el plazo mínimo de quince días hábiles establecido en el artículo 42 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa y para las licitaciones abreviadas, un plazo que no podrá ser menor a cinco días hábiles ni tampoco mayor a veinte días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración considere necesario ampliarlo, hasta el máximo de diez días hábiles adicionales, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente, todo de conformidad con el artículo 45 de la citada Ley.

En las contrataciones reguladas en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa, la Contraloría General de la República, indicará, en cada caso, el plazo mínimo para recibir ofertas, tomando en cuenta para ello, la complejidad del objeto.

Dentro de los plazos anteriores, no se contará el día de la comunicación, sí el de vencimiento.

Antes de recibir ofertas, por razones de interés público o institucional, la Administración, podrá dejar sin efecto el respectivo concurso.

La invitación a participar, se publicará en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), sin perjuicio de cualquier publicación facultativa que la Administración contratante considere necesaria en otro medio.

En todo caso la publicación deberá contener: la identificación de la Administración contratante; la indicación del tipo y número del concurso y una breve descripción del objeto contractual; la hora y fecha límite para la recepción de ofertas.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Una vez publicado o notificado el aviso a concursar, la Administración, dispondrá únicamente de tres oportunidades para modificar de oficio el cartel, así como de igual número para conferir prórrogas al plazo de recepción de las ofertas. Con cada modificación podrán variarse todas aquellas cláusulas que así lo ameriten. De acordarse una modificación o prórroga adicional a las anteriormente contempladas, no se invalidará el concurso, pero se deberán iniciar los procedimientos disciplinarios que correspondan.

Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambien el objeto, del negocio ni constituyan una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación, con al menos tres días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando mediante publicación o comunicación posterior se introduzca una alteración importante en la concepción original del objeto, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, como máximo, en el cincuenta por ciento del plazo mínimos que correspondan de acuerdo con la ley para este tipo de contratación.

Las aclaraciones a solicitud de parte, deberán ser presentadas ante la Administración, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. Las que sean presentadas fuera de ese plazo podrán ser atendidas, pero no impedirán la apertura de ofertas señalada.

Cuando se trate de aclaraciones acordadas de oficio que no impliquen modificación, es deber de la Administración incorporarlas de inmediato al expediente y darles una adecuada difusión dentro de las 24 horas siguientes.

Las prórrogas al plazo para recibir ofertas, deben ser comunicadas por un medio idóneo, a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de aquellas.

La Oferta

Generalidades

La oferta es la manifestación de voluntad del participante, dirigida a la Administración, a fin de celebrar un contrato con ella, conforme a las estipulaciones cartelarias.

La oferta, deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán, presentarse en idioma español, salvo que en el cartel se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.

Si durante el período de formulación de ofertas, el participante llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del bien o servicio, deberá indicarlo por escrito a la Administración, en el plazo dispuesto para recibir aclaraciones. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en fase de ejecución contractual o de fiscalización.

La oferta deberá presentarse en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), debidamente firmada por quien tenga poder suficiente para ello en los términos del Reglamento de Uso del Sistema.

Deberá garantizarse siempre la confidencialidad de las ofertas hasta que se practique la apertura.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Los contratos a ejecutar en el país, cuyas propuestas provengan de empresas extranjeras, deberán incorporar una declaración de someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato, con renuncia a su jurisdicción.

Toda oferta presentada por un proveedor nacional contendrá las siguientes declaraciones y certificaciones, sin perjuicio de cualquier otra documentación de la misma naturaleza, que la Administración, requiera en el cartel. En el caso de las declaraciones, se harán bajo la gravedad de juramento y no será necesario rendirlas ante notario público, salvo que así razonablemente lo requiera la Administración en el cartel. Estas serán admisibles en documento separado o bien como parte del texto de la propuesta.

• a)Declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales.
• b)Declaración jurada de que el oferente no está afectado por ninguna causal de prohibición.
• c)Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS), o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas. La Administración podrá señalar en el cartel en qué casos la certificación de la CCSS no deba aportarse, porque se cuenta con acceso directo al sistema de dicha entidad y pueda verificar por sí misma la condición del participante. En todo caso la Administración podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales.

En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.

• d)Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43433 del 3 de marzo del 2022) e) Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.

Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas".

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43433 del 3 de marzo del 2022)

El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de líneas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el cartel lo autorice. Se prohíbe la cotización parcial de una línea.

La sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones cartelarias, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho, e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, de la Ley de Contratación Administrativa, el presente Reglamento, el Reglamento Institucional y el cartel.

La oferta estará compuesta por las partes y documentos que sean necesarios, de acuerdo a lo solicitado en el cartel, sin que por ello pierda la característica de unicidad e integridad al margen de las ofertas alternativas.

Se presume que la oferta económica, contempla la totalidad de la oferta técnica, salvo prueba en contrario. En caso de adjudicarse, el contratista estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional más allá de que proceda alguna revisión o reajuste del precio, en aras de mantener el equilibrio económico del contrato.

La oferta se presume vigente por todo el plazo estipulado en el cartel o, en su defecto, el plazo máximo para disponer el acto de adjudicación.

En caso de indicación expresa de una vigencia inferior a la establecida, si esta diferencia no es menor al 80% del plazo, la Administración, prevendrá para que se corrija dicha situación dentro del término de tres días hábiles. De no cumplirse la prevención, se ejecutará la garantía de participación y se descalificará la oferta.

Si cesare la vigencia de la oferta, la Administración tan pronto como advierta tal circunstancia, prevendrá al interesado, aún después de dictado el acto de adjudicación, para que dentro del término de tres días hábiles manifieste por escrito si mantiene los términos de la oferta y por cuánto tiempo. Vencido el término de la prevención, sin que ésta haya sido atendida, se procederá a excluir la oferta, sin que ello suponga la ejecución automática de la garantía de participación.

Cuando un oferente ofrezca plazo de entrega inmediata se entenderá que corresponde al consignado en el cartel o en su defecto a un día hábil, posterior a la entrega o notificación del pedido u orden de compra.

Esta regla aplicará para efectos de elegibilidad y comparación de ofertas, así como para cómputo de plazos de entrega en fase de ejecución contractual.

El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que la Administración autorice un monto mayor. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

Junto con la propuesta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

No se considera subcontratación, la adquisición de suministros, aún cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados.

La Administración, podrá limitar en el cartel la cantidad de ofertas base y alternativas que aceptará de un mismo oferente, independientemente de la forma en que participe.

La oferta alternativa, es una propuesta distinta a la definida en el cartel, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad.

La oferta alternativa no será sometida al sistema de calificación. Cualquier alternativa a la oferta base ganadora, podrá ser adjudicada, en el tanto la Administración acredite en el expediente, las razones de su decisión, ésta no contravenga el interés público ni institucional y existan fondos suficientes para cubrir la erogación.

La Administración podrá autorizar en el cartel, la presentación de ofertas conjuntas, cuando el objeto lo permita y ello no coloque en riesgo el interés de la Administración, ni tampoco el interés público.

En ese caso, dos o más oferentes podrán unirse para cotizar y cada quien responderá por la ejecución de su parte, salvo que las obligaciones no puedan diferenciarse, en cuyo caso cada uno responderá solidariamente por la totalidad del contrato. Para efectos de procedimiento, será suficiente que una sola de las empresas que cotizan de manera conjunta haya sido invitada, para que las restantes puedan participar.

Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, a fin de reunir o completar requisitos cartelarios, para lo cual deberá advertirse en la propuesta de manera expresa e indicar el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos, con la documentación de respaldo pertinente. En el cartel se podrá solicitar que los oferentes actúen bajo una misma representación.

La Administración, tiene la facultad de disponer en el cartel que una empresa solo pueda participar en un consorcio para un mismo concurso. Para efecto de los procedimientos será suficiente que una sola de las empresas consorciadas haya sido invitada, para que el grupo pueda participar.

Además de lo anterior, se podrá exigir en el cartel, las condiciones de capacidad y solvencia técnica y financiera para cada uno de los miembros del consorcio, sin perjuicio de que para cumplir ciertos requisitos se admita la sumatoria de elementos. Para esto deberá indicar con toda precisión cuáles requisitos deben ser cumplidos por todos los integrantes y cuáles por el consorcio.

En proyectos de cierto volumen o en los cuales resulte importante valorar las cuales ponderará la experiencia obtenida en proyectos en los que se haya participado bajo la forma consorciada, a fin de evitar que por una escasa participación se pretenda derivar experiencia por todo el proyecto. En todo caso la Administración podrá fijar el porcentaje mínimo de participación que la empresa haya debido tener en el consorcio, para considerar esa experiencia.

Los integrantes del consorcio responderán frente a la Administración de manera solidaria, como si fuesen una única contraparte. En caso de adjudicación, la formalización contractual será firmada por todos los consorciados, salvo que se haya conferido poder suficiente a determinada persona, sin perjuicio de que también comparezca una sociedad constituida al efecto, cuando ello haya sido requerido en el cartel, las partes así lo hayan solicitado en su oferta o así se haya convenido entre el consorcio y la Administración, una vez firme la adjudicación pero antes de la formalización.

En aquellos casos en que se constituya una sociedad anónima ésta responderá de manera solidaria, junto con los integrantes del consorcio, frente a la Administración.

El acuerdo consorcial es un documento privado, que no requiere fecha cierta, ni otras formalidades, a menos que la Administración, así lo haya previsto en el cartel.

El acuerdo cubrirá al menos los siguientes aspectos:

• a)Calidades, incluido domicilio y lugar para recibir notificaciones y capacidad de las partes.
• b)Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.
• c)Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y de los compromisos y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual.
• d)El porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible.
• e)Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual.

Como documentación de respaldo de lo anterior deberá aportarse el documento original, o copia certificada del acuerdo.

En los casos en los cuales los consorciados constituyan una sociedad anónima, su objeto social debe estar referido únicamente al negocio que interesa, el plazo social será similar al de ejecución contractual y deberá tener un capital social conforme lo solicite la Administración a fin de que ésta sea parte contratante junto con ellos.

Durante la etapa de ejecución contractual, los adjudicatarios deberán mantener el 51% por ciento de las acciones de esa sociedad, pudiendo disponerse libremente del restante 49%. Esto sin perjuicio de que en el cartel se hayan estipulado reglas sobre la composición accionaria, en función de las obligaciones asumidas por cada uno de los consorciados.

La formalización contractual será suscrita por el representante legal de la sociedad, que se conforme para tales efectos.

La Administración podrá fijar en el cartel, reglas para que los encargados de ejecutar ciertas partes del objeto mantengan determinada participación en el acuerdo consorcial y en el capital social de la persona jurídica que se llegue a constituir, en caso de que se pida, por el tiempo que se estime necesario.

Estudio de ofertas

Finalizado el plazo para la recepción de ofertas deberá procederse a su apertura. Durante la apertura los participantes podrán hacer observaciones las cuales constarán en el acta respectiva, finalizado el acto de apertura, el Sistema permitirá conocer el contenido de las ofertas presentadas al público en general.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Con posterioridad al cierre del plazo de recepción de las ofertas, no se admitirá el retiro ni la modificación de éstas, pero sí las aclaraciones que presenten los participantes por su propia iniciativa o a petición de la Administración, con tal que no impliquen alteración de sus elementos esenciales.

Dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura, la Administración realizará el análisis de los aspectos formales de las ofertas, y concederá a los oferentes un plazo de hasta cinco días hábiles, para que corrijan errores o suplan información sobre aspectos subsanables o insustanciales.

Se considerará que un error u omisión es subsanable o insustancial, cuando su corrección no implique una variación en los elementos esenciales de la oferta, tales como las características fundamentales de las obras, bienes o servicios ofrecidos, el precio, los plazos de entrega o las garantías de los productos, o bien, coloque al oferente en posibilidad de obtener una ventaja indebida.

Esta prevención podrá realizarse de oficio, por señalamiento de alguno de los participantes o a solicitud de parte interesada.

Luego de finalizada esta etapa, se puede corregir o completar, cualquier aspecto subsanable que no se hubiese advertido durante el plazo antes indicado, a solicitud de la Administración o por iniciativa del oferente.

No será necesario prevenir la subsanación de aquellas omisiones relacionadas con aspectos exigidos por el cartel, que no requieren una manifestación expresa del oferente para conocer los alcances puntuales de su propuesta, en cuyo caso se entenderá que acepta las condiciones.

Serán subsanables, entre otros elementos, los siguientes:

• a)Los aspectos formales, tales como: la naturaleza y propiedad de las acciones, declaraciones juradas, certificaciones de la CCSS y especies fiscales.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) b) Certificaciones sobre cualidades, características o especificaciones del bien ofrecido, siempre y cuando tales circunstancias existieran al momento de la presentación de la oferta y así lo acredite el interesado.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) c) La documentación técnica o financiera complementaria de la oferta, incluyendo los estados financieros.

• d)Las formalidades que así se hayan exigido en el cartel, tales como traducciones libres de la información complementaria.
• e)Datos consignados en unidades diferentes a las del Sistema Internacional de Medidas.
• f)El plazo de vigencia de la oferta, siempre que no se haya ofrecido por menos del 80% del plazo fijado en el cartel.
• g)El monto o vigencia de la garantía de participación, siempre y cuando originalmente hayan cubierto, al menos, un 80%.
• h)(Derogado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) i) Los documentos necesarios para probar la veracidad de hechos acaecidos antes de la apertura de ofertas.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) j) Cualquier otro extremo que solicitado como un requisito de admisibilidad, sea requerido por la Administración, para una cabal valoración de la propuesta y no confiera una ventaja indebida frente a los restantes oferentes, tal como la traducción oficial o libre de la información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante cuando así haya sido permitido por el cartel.

Se entiende que la falta de la firma de una oferta no es un aspecto subsanable.

Si la prevención de subsanar o aclarar no es atendida oportunamente, la Administración, procederá a descalificar al oferente de que se trate, siempre que la naturaleza del defecto lo amerite y a ejecutar, previa audiencia, la garantía de participación.

Cumplida la anterior etapa, la Administración, procederá al estudio y valoración de las ofertas en relación con las condiciones y especificaciones de admisibilidad fijadas en el cartel y con las normas reguladoras de la materia.

Serán declaradas fuera del concurso, las que incumplan aspectos esenciales de las bases de la licitación o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico. Los incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, pero así deberá ser razonado expresamente en el respectivo informe.

Para facilitar ese estudio el órgano competente confeccionará un cuadro comparativo de análisis de las ofertas según su ajuste a las especificaciones del cartel y de sus características más importantes, el cual formará parte del expediente respectivo.

Si una oferta presenta dos manifestaciones contradictorias entre sí, una que se ajusta al cartel y otra que no, se presumirá su ajuste al cartel; si ambas se ajustan al cartel en la evaluación se tomará la que menos le favorezca al oferente. Sin embargo, para efectos de ejecución, se aplicará la manifestación que más favorezca a la Administración.

Al sistema de calificación solamente podrán ser sometidas aquellas ofertas que sean elegibles. De éstas, la que obtenga la mayor calificación será considerada la más conveniente, salvo que la Administración decida incluir un sistema de valoración en dos fases, en cuyo caso, se estará a las reglas específicas de ese concurso.

Las mejoras, ventajas y descuentos en la oferta que fueren sometidas a la Administración, después de la apertura respectiva, no serán tomados en cuenta en la valoración y comparación de la propuesta, pero obligarán a quienes la formulen una vez firme la adjudicación.

Se exceptúan de la aplicación de esta norma los casos en los que el cartel haya dispuesto un sistema que permita la mejora de los precios ofertados, según dispone el artículo 28 bis de este Reglamento.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009)

Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, la Administración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. Cuando se soliciten precios unitarios y la Administración se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará.

Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Administración podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica.

Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento, justificando los incumplimientos sustanciales que presenten las ofertas.

Si fueron presentadas ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público así lo recomiendan, la Administración, mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso.

Cuando la Administración, decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación.

Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, la Administración deberá acreditar el cambio en las circunstancias que justifican tal medida.

La declaratoria de infructuoso, de desierto o readjudicación deberá ser dictada por el mismo funcionario u órgano que tiene la competencia para adjudicar.

El acto final se dictará dentro del plazo máximo fijado en el cartel, el cual no podrá ser superior al doble del plazo que se otorgó para la presentación de ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubiesen dado. Ese plazo podrá prorrogarse por un período igual y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión. De dictarse el acto fuera de ese plazo se deberán iniciar los procedimientos disciplinarios que correspondan.

El acto final será comunicado por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en los tres días hábiles siguientes a su dictado o notificado a los participantes por el medio electrónico señalado en ese mismo plazo cuando no sea posible realizarlo mediante el sistema.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Tomado el acuerdo de adjudicación o el que declara desierto o infructuoso el concurso, éste puede ser revocado por la Administración interesada por razones de oportunidad o legalidad, mediante resolución debidamente razonada; dicha revocación solo procederá, en tanto el acuerdo se tome antes de que el acto adquiera firmeza.

Si el acto final originalmente dictado es revocado, la Administración cuenta con un plazo máximo de un mes calendario, prorrogable de manera excepcional y justificado, por otro mes adicional, para dictar el nuevo acto.

Tipos de procedimientos ordinarios

Licitación Pública

La licitación pública es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede, entre otros, en los casos previstos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio.

El procedimiento de licitación pública deberá observarse en los siguientes casos:

• a)En los supuestos previstos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa en atención al monto del presupuesto para contratar bienes y servicios no personales de la Administración interesada en el contrato, y en el monto de éste.
• b)En toda venta o enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes públicos, salvo si se utiliza el procedimiento de remate.
• c)En la concesión de instalaciones públicas.
• d)En las contrataciones de cuantía inestimable.
• e)En los casos de compra de suministros cuando se trate de la modalidad de entrega según demanda y ejecución por consignación.
• f)En los convenios marco regulados en el presente Reglamento.

La invitación a participar, las modificaciones al cartel y el acto de adjudicación, así como los demás actos propios del procedimiento, se publicarán en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), sin perjuicio de publicación facultativa en el diario oficial La Gaceta y/o en los medios de circulación nacional que la Administración considere oportuna.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

El plazo mínimo para recibir ofertas será de quince días hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar hasta el día y hora de la apertura de las ofertas, inclusive.

La licitación deberá ser adjudicada dentro del plazo previsto en el cartel, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas.

El plazo para adjudicar podrá ser prorrogado por un tanto igual al indicado en el cartel, para lo cual deberá mediar resolución motivada suscrita por el Proveedor. En ella, además de valorarse las razones que originan la prórroga, se contemplará el ajuste de los plazos de los cronogramas.

Vencido el plazo original más su prórroga, cuando ésta se hubiere dado, sin que se haya dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que de inmediato se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna por esa razón. Asimismo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto o infructuoso el concurso, derivadas de la anulación o revocación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el

Cuando lo considere conveniente para los intereses públicos, o por haberlo acordado así con el ente público internacional que financia la contratación, la Administración podrá promover una licitación pública con divulgación internacional en la que, además de efectuar la publicación en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), podrá invitar a participar mediante: la publicación de un aviso en diarios extranjeros y por comunicación a las legaciones comerciales y diplomáticas acreditadas en el país. En estos casos, la Administración procurará que a todos los avisos se les dé publicidad simultáneamente, para garantizar el principio de igualdad entre los eventuales oferentes.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Licitación Abreviada

La licitación abreviada es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede en los casos previstos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario, para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio.

La Administración invitará mediante el Sistema de Compras Públicas (SICOP) a un mínimo de cinco proveedores del bien o servicio inscritos en el Registro de Proveedores de ese sistema, sin perjuicio de que realice invitación facultativa a través del Diario Oficial La Gaceta y/o en los medios de circulación nacional que se consideren oportunos para la satisfacción del interés público.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° de decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Si el número de proveedores en el Registro de Proveedores del Sistema para el objeto de la contratación es inferior a cinco, deberá cursar invitación mediante publicación en el diario oficial La Gaceta y facultativamente en los medios de circulación nacional que se consideren oportunos.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° de decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) En los casos en los que se utilice un registro precalificado, podrán participar solamente las empresas que cumplan esa precalificación, antes de la apertura de las ofertas, independientemente de si han sido invitadas o no.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40270 del 14 de marzo de 2017) Asimismo, en cuanto a la invitación a participar, la Administración deberá considerar lo establecido en el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, denominado "Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración.

El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles. En casos muy calificados, dicho plazo podrá ser ampliado hasta por un máximo de diez días hábiles adicionales al inicialmente fijado, para lo cual deberá dejarse constancia en el expediente, mediante acto razonado suscrito por el Jerarca de la Proveeduría.

Dentro del plazo para recibir ofertas no se cuenta el día de la comunicación a cada oferente o el de la publicación, según proceda, y sí el del vencimiento. La Administración deberá realizar todas las invitaciones el mismo día.

El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas. Vencido dicho plazo sin que se haya dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna. Asimismo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de la Ley de Contratación Administrativa, por incumplimiento general de plazos legales.

El acuerdo de adjudicación será debidamente motivado y deberá comunicarse por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) En caso de anulación o revocación del acto de adjudicación, la readjudicación o declaratoria de infructuoso o de desierto del concurso deberá dictarse dentro del plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la respectiva resolución. Este plazo no podrá ser prorrogado.

Remate

El remate es el procedimiento ordinario de carácter concursal, al que puede recurrir alternativamente la Administración para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles, cuando así resulte más conveniente a sus intereses.

(Derogado el párrafo segundo original por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

En el procedimiento de remate se observarán los siguientes pasos:

• a)Se procederá al avalúo de los bienes que se interesa vender o arrendar, a efecto de establecer el precio base correspondiente. Dicho avalúo estará a cargo del personal especializado de la respectiva Administración, o en su defecto de la Dirección General de Tributación.
• b)En el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) se publicará la invitación a participar en el remate, sin perjuicio de invitación facultativa en el diario oficial La Gaceta y/o en los medios de circulación nacional que se consideren oportunos para la satisfacción del interés público, con indicación de los bienes objeto de éste, su naturaleza y principales características, su precio base, lugar, fecha y horas en que podrán ser examinados, debiendo estar disponibles con al menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha del remate, gravámenes o tributos que los afectan, hora y fecha del remate, y demás información que se estime pertinente.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) c) Entre la invitación a participar y la fecha de remate debe mediar un plazo no inferior a diez días hábiles, para el cómputo de este plazo no se contabilizará la fecha de la publicación y sí la del remate.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) d) (Derogado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) e) El encargado de la contratación presidirá el remate y monitoreará el trámite durante el todo el tiempo en que esté abierto el concurso.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) f) Las propuestas que se formulen comprometen al oferente. Se pregonarán conforme se vayan presentando, así como las mejoras o pujas que se formulen, hasta que no haya quien mejore la última oferta, con lo cual se cerrará el acto de remate declarando adjudicatario a quien formuló esta última. Se dejará constancia de los datos del segundo mejor postor y lugar para notificaciones para el caso que el adjudicatario incumpla sus obligaciones.

• g)Identificación de los oferentes que se presentan.
• h)El adjudicatario deberá depositar en la cuenta que la Administración disponga al efecto, por concepto de garantía de cumplimiento, al menos el equivalente al 10% del precio de los bienes rematados o de la primera mensualidad del arrendamiento respectivo, para perfeccionar la adjudicación. Así mismo, el adjudicatario dispondrá de tres días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación, para depositar el resto del precio. Una vez cancelada la totalidad del precio, el adjudicatario podrá retirar o utilizar el bien, salvo que por disposición legal, deba formalizarse en escritura pública, en cuyo caso deberá estarse a la realización de ese requisito para poder disponer de los bienes.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) i) Si el adjudicatario no efectuara la cancelación total del precio, la Administración declarará de inmediato insubsistente la adjudicación y perseguirá al incumpliente por los daños y perjuicios irrogados y por las demás responsabilidades en que hubiere incurrido, sin perjuicio de la pérdida a favor de la Administración de la garantía de cumplimiento indicada. En el momento de constatarse la falta de cancelación, se adjudicará el bien al segundo mejor postor, si este manifiesta su anuencia, y se le conferirá un plazo de tres días hábiles para que cancele la totalidad del precio.

• j)De todo lo actuado, deberá dejarse constancia en el expediente electrónico de la contratación.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) k) Una vez cancelado el precio respectivo por el interesado, la Administración, si así lo requiere la naturaleza del bien rematado o para la mejor comprensión de los alcances de los derechos y obligaciones de las partes, formalizará el contrato con los datos pertinentes y lo suscribirá conjuntamente con el primero. En caso de requerirse la formalización del contrato ésta se realizará dentro del plazo de un mes a partir de la terminación del remate.

• l)Cuando se trate de bienes sujetos a inscripción en el Registro Nacional, una vez cancelado el precio respectivo por el rematante, la Administración gestionará, dentro de los siguientes diez días hábiles el otorgamiento de la escritura pública, si por su naturaleza corresponda.

Las instituciones que en razón de su actividad ordinaria utilicen el procedimiento de remate habitualmente, podrán disponer de un procedimiento diferente al aquí regulado, debidamente reglamentado.

Otras modalidades de contratación

Cuando la Administración requiera obtener financiamiento para la ejecución de proyectos, provisión de bienes o servicios, podrá recibirlo por cuenta del oferente o de un tercero, por gestión de aquél, y así lo advertirá en el cartel, siempre que de previo, se cumpla con las siguientes condiciones:

• a)Que se cuente con las autorizaciones necesarias que correspondan, para endeudarse de previo al inicio del trámite y que no requieran del conocimiento de los términos ofertados. Las restantes autorizaciones que dependan de la propuesta, deberán completarse antes de dictar el acto de adjudicación, toda vez que constituyen requisitos de validez.
• b)Que se cuente con las condiciones y previsiones presupuestarias necesarias para hacer frente a las obligaciones.

Si el oferente se encuentra en condición de ofrecer más de una vía de financiamiento y el cartel lo permite, deberá elegir una como cotización básica y las restantes como opcionales con el propósito de que la Administración pueda elegir y garantizará, si ello es pertinente, la de mayor monto. Las partes están facultadas para presentar ofertas conjuntas que deslinden el componente financiero del componente técnico, sin necesidad de que ello esté previsto en el cartel.

En todo caso, la Administración conserva la facultad de asumir las obligaciones con recursos propios.

Cuando el financiamiento suponga un empréstito que constituya carga para el Estado o que requiera su aval, antes de iniciar la ejecución del objeto contractual será necesario contar con la firma o respaldo del Poder Ejecutivo y la aprobación legislativa prevista en el inciso 15) del artículo 121 de la Constitución Política. Si estos requisitos se incumplen la Administración licitante no tendrá responsabilidad alguna.

En ambas modalidades, sea que el financiamiento provenga del oferente o de un tercero, a través suyo, la información contendrá un detalle de las principales condiciones del eventual préstamo identificando, al menos, monto total; plazo; tasa de interés; gastos de formalización y comisiones. En estos casos, la Administración deberá prever en el cartel, las reglas para comparar no sólo la tasa de interés y forma de pago del préstamo, sino también los costos asociados de éste, tales como, gastos de formalización y comisiones.

La falta de información de las condiciones del eventual préstamo no será subsanable, a menos que los valores estén consignados en la oferta y la documentación posterior se presente a título probatorio.

La propuesta de financiamiento proveniente de un tercero, deberá estar suscrita por persona autorizada para ello y contar con una vigencia similar a la estipulada para la oferta.

En caso de que la Administración llegara a adjudicar la propuesta con financiamiento de un tercero, ello se indicará así en el acuerdo de adjudicación, sin perjuicio de la formalización posterior de dicho crédito.

La Administración podrá promover licitaciones con precalificación, según convenga al interés público e institucional, conforme las siguientes modalidades:

• a)Precalificación para un único concurso: Como parte del trámite de una licitación pública o abreviada, la Administración podrá precalificar oferentes cuando lo estime conveniente a sus intereses, por agilidad o debido a que el objeto no se encuentre totalmente definido. La invitación se hará a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) sin perjuicio de publicación facultativa en el Diario Oficial La Gaceta, o cualquier otro medio de circulación nacional que se considere oportuno. Tratándose de cuantía inestimable o desconocida a ese momento, se tramitará bajo el procedimiento de licitación pública.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) La decisión de esta primera fase, tendrá el recurso que por monto corresponda, según estimación realizada por la Administración y cuando sea inestimable, de difícil determinación o desconocido a ese momento, tendrá recurso de apelación ante la Contraloría General de la República.

Firme el acto de precalificación, la Administración podrá promover el respectivo concurso entre ellas, debiendo estar fijada la fecha para la recepción de ofertas dentro de los dos años siguientes a la firmeza de la precalificación. Caso contrario, la Administración deberá promover una nueva precalificación.

En la fase recursiva que pueda corresponder, aplicará el principio de preclusión procesal, por lo que en la segunda fase no podrán alegarse aspectos en contra de las empresas precalificadas que ya eran conocidos por las partes desde la etapa inicial.

• b)Precalificación para varios concursos: La Administración, podrá utilizar esta modalidad cuando estime que para cubrir su necesidad, debe promover varios concursos. La invitación se hará a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) sin perjuicio de publicación facultativa en el Diario Oficial La Gaceta, o cualquier otro medio de circulación nacional que se considere oportuno, deberá hacer referencia a los contratos que tiene previsto tramitar.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Derogado el párrafo segundo original del inciso b) por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) En el pliego de condiciones, deberán indicarse los requisitos legales, técnicos y financieros que deben satisfacerse, así como el objeto o servicio que se pretenda contratar y sus principales condiciones. En esta primera etapa no se contemplará un sistema de calificación ordinario, sino que se enlistarán los requisitos y atestados que los interesados deben cumplir, así como el valor asignado a cada factor, a efecto de que se determine si avanzan a la siguiente etapa. Los plazos de recepción y estudio de ofertas, entre otros, serán asimilables al tipo de procedimiento de que se trate.

La decisión de esta primera fase, tendrá recurso de apelación ante la Contraloría General de la República, de conformidad con supuestos establecidos en el artículo 84 de la Ley de Contratación Administrativa.

Firme el acto de selección de ofertas elegibles, la Administración podrá promover los concursos que estime necesarios para satisfacer su necesidad, cursando invitación a todos los interesados precalificados y señalando, entre otras cosas, el objeto, las condiciones en que competirán y el sistema de calificación.

En la fase recursiva que pueda corresponder aplicará el principio de preclusión procesal, por lo que en la segunda fase no podrán alegarse aspectos en contra de las empresas precalificadas que ya eran conocidos por las partes desde la etapa inicial.

El plazo máximo de vigencia de la precalificación será hasta por cuatro años, a partir de su firmeza.

Para la adquisición de productos genéricos, entendidos como suministros, equipos o bienes de uso común, cuya fabricación obedezca a reglas estandarizadas, la Administración podrá utilizar el mecanismo de subasta a la baja.

Para ello la Administración promoverá el concurso que por estimación económica corresponda, estableciendo en el cartel un detalle de los bienes y las condiciones aplicables, advirtiendo que la adjudicación será por subasta a la baja. Al procedimiento se aplicarán los plazos estipulados para el tipo de procedimiento utilizado, en lo que resulte pertinente.

En el cartel también podrá indicarse la estimación del precio base de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento. Además deberá indicarse la solicitud para los oferentes de incorporar un precio base de sus propuestas, a ser mejorado en la etapa siguiente y cualesquiera normas de ejecución que resulten pertinentes, incluidos el plazo y condiciones de entrega de los bienes.

En estos casos, la Administración procurará utilizar sistemas de pago más ágiles para cancelar el monto de los bienes subastados, acordes con la celeridad del procedimiento.

La Administración, cursará la invitación a participar conforme las reglas aplicables al tipo de procedimiento de que se trate, a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), detallando las características de los bienes a adquirir e incluyendo toda la información pertinente para la conexión individual al Sistema.

La Administración convocará a todos los interesados a una puja de precios, adjudicándose la oferta de menor precio. Para ese fin, el encargado de la contratación presidirá el acto, realizando las indicaciones y aclaraciones pertinentes a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), así como, recordando las reglas para pujar.

Las mejoras de precios o pujas de cada oferente se formularán de conformidad al Reglamento de Uso del Sistema y las reglas del pliego de condiciones.

Una vez adjudicada la subasta, el oferente seleccionado deberá depositar en una cuenta dispuesta al efecto por la Administración, la garantía de cumplimiento por el diez por ciento (10%) del monto adjudicado, salvo que el pliego de condiciones disponga otro porcentaje o monto.

Todo el procedimiento se realizará de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de Uso del Sistema, en ausencia de regulación específica se acudirá a las disposiciones contempladas en la Ley de Contratación Administrativa, en el presente Reglamento y en el Código Procesal Civil, de todo lo actuado deberá dejarse constancia en el expediente electrónico de la contratación.

La Administración podrá conformar un registro de proveedores precalificados para la subasta a la baja, de conformidad con la regulación interna que se establezca al efecto.

Para conformar el registro de proveedores precalificados para la subasta a la baja electrónica, la Administración Central, deberá acatar las disposiciones establecidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, quien administrará dicho registro.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del2018)

En el acta deberá constar:

• a)Fecha y hora de inicio de la subasta.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) b) Nombre, calidades y condición del funcionario público encargado de la contratación.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) c) Nombre, calidades, dirección y lugar para atender notificaciones de los oferentes elegibles.

• d)Cantidad y características de los bienes a comprar.
• e)Objeciones y observaciones de los participantes.
• f)Precio adjudicado y los tres mejores precios siguientes en orden creciente.
• g)Monto y plazo de la garantía de cumplimiento, que deberá exceder en dos meses la fecha probable de recepción de los bienes.
• h)Plazo de entrega.
• i)Hora de finalización.
• j)Firma del funcionario público a cargo, del adjudicatario, de los participantes que hubieren solicitado consignar información y de cualquier otro que se estime pertinente, de conformidad con el Reglamento de Uso del Sistema.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Si la garantía de cumplimiento se encuentra conforme, tres días después de verificada la subasta, la Administración dictará la respectiva orden de inicio, a efecto de que entregue los bienes en el plazo establecido al efecto, de conformidad con el pliego de condiciones. En caso de que el interesado incumpla, se ejecutará la garantía de cumplimiento y se declarará insubsistente el acto de adjudicación.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) De mantener la Administración la necesidad y el interés, dentro de tercero día hábil, luego de haber declarado la insubsistencia de la propuesta anterior, podrá adjudicar al segundo mejor precio del bien, siguiendo el orden de mérito en que los oferentes quedaron al cierre de la subasta.

(Derogado el párrafo último original por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

(Derogado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

La Administración, definirá el precio base que servirá de límite máximo para la adjudicación. El precio base será fijado de acuerdo a los estudios de mercado que realice la Administración, así como otros criterios que considere pertinentes. La Administración, se reserva la facultad de indicar este precio base en las cláusulas cartelarias.

Las condiciones de la subasta, contenidas en la invitación, contemplarán al menos los siguientes aspectos.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) a) El detalle de los bienes a adquirir y facultativamente el precio base.

• b)La información que se pondrá a disposición de los licitadores durante la subasta electrónica y el momento en que se facilitará.
• c)La forma en que se desarrollará la subasta.
• d)Las condiciones en que los licitadores podrán pujar, y en particular las mejoras mínimas que se exigirán, en su caso, para cada puja.
• e)Especificaciones técnicas de conexión y uso del módulo correspondiente en el Sistema Integrado de Compas Públicas (SICOP).

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

El cierre de la subasta se fijará por referencia a uno u otro de los siguientes criterios:

• a)Mediante el señalamiento de una fecha y hora concretas, que deberán ser indicadas en la invitación a participar en la subasta.
• b)Atendiendo a la falta de presentación de nuevos precios que cumplan los requisitos establecidos en relación con la formulación de mejoras, dentro del tiempo límite fijado al inicio.

De utilizarse esta última referencia, en la invitación a participar en la subasta se especificará el plazo que deberá transcurrir a partir de la recepción de la última puja antes de declarar su cierre.

Declarado el cierre de la subasta, la Administración, procederá de inmediato a solicitar al adjudicatario que deposite, a título de garantía de cumplimiento, el diez por ciento (10%) del monto adjudicado, si el pliego de condiciones no dispone otro porcentaje; dentro del día hábil siguiente y que proceda con la entrega de los bienes en el plazo y condiciones ofrecidas, salvo que se estime necesario formalizar el contrato. En caso de no recibirse la garantía en el plazo señalado, se declarará insubsistente la oferta y procederá a seleccionar al segundo mejor precio, siguiendo el orden de mérito en que los oferentes quedaron al cierre de la subasta.

Convenio Marco (Así adicionada la sección quinta anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

Las instituciones públicas podrán celebrar acuerdos para tramitar en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) convenios marco y contratar determinados bienes o servicios de uso común y continuo, por un plazo de hasta cuatro años, pudiendo prorrogarse por plazos menores a éste.

Por su cuantía inestimable, el convenio marco solo podrá ser tramitado mediante licitación pública con características propias de cada modelo de convenio marco, así mismo será gestionado por tina sola entidad y cubrirá tantas compras como necesidades específicas surjan de las instituciones usuarias del convenio, pudiendo utilizarse para las bases del convenio marco otras modalidades de contratación, tales como subasta a la baja, precalificación o cualquier otra utilizada en el comercio.

Los convenios marco se desarrollarán en dos etapas. En la primera etapa se realizará el procedimiento licitatorio mediante el cual se adjudicará una o varias opciones de negocio a uno o varios contratistas, para que puedan ser adquiridas en la segunda etapa por las instituciones usuarias.

La adjudicación de una opción de negocio no implica un compromiso de compra por parte de la Administración.

En la segunda etapa que corresponde a la ejecución contractual, las opciones de negocio adjudicadas se incorporarán a un catálogo electrónico, y una vez que la institución que llevó a cabo el procedimiento licitatorio dé la orden de inicio, las instituciones usuarias del convenio marco podrán emitir las órdenes de compra o pedido, sin necesidad de llevar a cabo otro tipo de procedimiento de contratación adicional, sin perjuicio de trámites necesarios para seleccionar la mejor oferta, según los criterios establecidos en el cartel, de conformidad con el modelo utilizado.

El contratista podrá realizar mejoras, desatentos u otras opciones en beneficio de la Administración, ya sean temporales o definitivas, siempre que dichos beneficios no resulten ruinosos; asimismo se tendrá la posibilidad de ampliar la cobertura a nivel regional. Citando un precio es mejorado y/o se ofrece un descuento durante la ejecución contractual, el precio resultante no podrá ser objeto de reajuste o revisión, durante el período de la mejora.

La orden de compra o pedido estará sujeta a la vigencia del convenio marco, sin embargo, la entrega respectiva podrá realizarse finalizada la vigencia del convenio marco, en los casos en que corresponda, de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones.

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, o quien ésta asigne, llevará a cabo los procedimientos de contratación para celebrar convenios marco para la adquisición de bienes y/o servicios que requiera la Administración Central.

Cuando exista un convenio marco vigente, independientemente de la institución que haya tramitado la licitación pública, cualquier administración podrá adherirse a su uso, siguiendo los lineamientos establecidos al efecto por la institución que administra ese convenio, siempre y citando no se afecte la modalidad de pago de la institución que procura la adhesión.

Las instituciones usuarias de un convenio marco, están obligadas a consultarlo y utilizarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada, que pueden obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, en cuanto a aspectos como: precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y/o servicios.

Para la realización de los convenios marco, se propiciará la compra pública aplicando criterios sustentables, incluyendo criterios económicos, sociales, ambientales y de innovación, según corresponda, los cuales podrán ser mejorados en cualquiera de sus etapas según las disposiciones del cartel; asimismo se promoverá la participación de las PYME en esta modalidad de contratación, mediante un esquema de regionalización.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41098 del 5 de marzo de 2018)

Los convenios marco podrán implementarse atendiendo al objeto contractual y condiciones de mercado, en cualquiera de los modelos que se describen a continuación:

• a)Modelo con listado o con precio desde la oferta: En este modelo de convenio marco, en la primera etapa del procedimiento de contratación se adjudicará a uno o varios proveedores; las opciones de negocio adjudicadas serán incluidas en el Catálogo Electrónico, en la segunda etapa, las instituciones usuarias seleccionarán la mejor opción de negocio en el momento de la compra, de acuerdo a las condiciones establecidas contractualmente.
• b)Modelo con cotización o sin precio en la oferta: En este modelo de convenio marca, el precio será cotizado en su ejecución, por [o que en la primera etapa se adjudicarán las opciones de negocio que hayan cumplido con [as demás condiciones establecidas por la administración licitante en el cartel. En la fase de ejecución contractual, las instituciones usuarias realizarán un miniconcurso, emitiendo una solicitud de cotización a las empresas adjudicadas en las opciones de negocio que requieran abastecerse, los adjudicatarios de estas dispondrán de un máximo de cinco días hábiles para remitir la cotización respectiva, salvo excepciones calificadas en cuyo caso el cartel de la contratación determinará el plazo correspondiente, resultando ganadora la oferta que de acuerdo a los criterios de selección establecidos en el cartel sea la mejor.

La selección de la mejor oferta, podrá ser objeto de recurso en cuyo caso se aplicará lo establecido por este reglamento para el recurso de revocatoria de las contrataciones de escasa cuantía.

Las bases cartelarias de los convenios mareo establecerán los criterios de evaluación pertinentes para el convenio específico, tanto para la primera corno para la segunda etapa, pudiendo considerar entre Otros: el precio, las condiciones comerciales, la sociales, económicos y de innovación, así como los servicios de post venta de los bienes o servicios objeto de esta modalidad.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

En los convenios marco, los oferentes podrán presentar ofertas base y alternativas, en los términos establecidos en el pliego de condiciones, que serán analizadas de conformidad con los requerimientos cartelarios y serán adjudicadas como ofertas base, aquellas opciones de negocio que cumplan las condiciones establecidas en el cartel de la contratación y como ofertas alternativas aquellas que representen una propuesta distinta o más conveniente a la definida en el cartel, respetando los elementos esenciales del objeto contractual y la necesidad de la administración. Baso la modalidad de convenio marco, será posible adjudicar tantas ofertas base y/o alternativas como lo permita el pliego de condiciones, siempre que éstas hayan dun1plido con los requerimientos cartelarios para resultar adjudicadas.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

En los convenios marco en ejecución será posible la inclusión de nuevas opciones de negocio no contratadas originalmente, en tanto obedezcan a una necesidad de bienes y/o servicios surgida o conocida con posterioridad al inicio del concurso que originó el convenio marco y que se trate del mismo giro comercial. A esta figura no le son aplicables las reglas y condiciones previstas en los artículos 208 y 209 del presente Reglamento.

Para efectos de incluir nuevas opciones de negocio, la institución que administra un convenio marco, deberá hacer un estudio de factibilidad previo a cursar invitación a la totalidad de contratistas adjudicados para que éstos puedan ofertar los bienes y/o servicios que se requieren incluir, los contratistas dispondrán de un plazo de quince (15) días hábiles para presentar por el medio previsto en el cartel sus ofrecimientos, vencido el plazo, la institución que administra el convenio deberá valorar las ofertas presentadas y dispondrá de un plazo de treinta (30) días hábiles para el dictado de la resolución motivada mediante la cual realizará las inclusiones que procedan en los términos requeridos de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones; previa determinación de la razonabilidad del precio cuando se trate de convenios marco correspondientes al modelo con listado, se exime de esta determinación a las inclusiones practicadas en los convenios marco bajo modelo con cotización. De todo lo actuado deberá dejarse constancia en el expediente de la contratación del convenio marco respectivo.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41098 del 5 de marzo de 2018)

Cuando el cartel prevea la realización de prórrogas a la ejecución del convenio marco, podrá autorizarse vía cartelaria, antes de alguna de las prórrogas del convenio, el ingreso de nuevos proveedores, para ello la administración licitante deberá prever en el pliego de condiciones, las regulaciones que aplicará para el análisis de ofertas de los nuevos proveedores, y eventualmente establecer una fase recursiva y refrendo de los contratos que resulten de las respectivas inclusiones de proveedores.

Los contratistas que se encuentren ejecutado un convenio marco, pueden no acogerse a una eventual prórroga de la contratación, situación que deberá ser advertida en el plazo establecido al efecto por el cartel o en su defecto con al menos un mes de anticipación del vencimiento del periodo en ejecución, asimismo, podrán mejorar su oferta.

Los nuevos proveedores pueden ingresar a un convenio marco previa fase de demostración de idoneidad a través de un procedimiento concursal establecido en el cartel, en el que se acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en dicho documento, todo ello a satisfacción de Ja Administración que lleva a cabo la contratación, procediendo a dictar un nuevo acto de adjudicación.

Cuando se desarrolle un procedimiento de inclusión de nuevos proveedores, el cual no haya podido finalizar previo al inicio de la prórroga en la cual debían ser contemplados los nuevos contratistas, la Administración podrá dar continuidad a la contratación con los contratistas que conformaron la contratación para el período de ejecución anterior, en las condiciones pactadas. Una vez finalizado el procedimiento para demostrar la idoneidad de los nuevos contratistas, estos ingresarán al convenio en el momento en que se disponga del refrendo contralor respectivo y con la vigencia señalada en la formalización contractual correspondiente.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

Las instituciones usuarias de un convenio marco deberán mantener actualizado el para su revisión y control posterior, asimismo deberán:

• a)Cubrir el precio de la orden de compra que se genere a favor del contratista, en forma completa y oportuna.
• b)Dar trámite a todas aquellas gestiones pertinentes que formule el contratista para la adecuada entrega de bienes y/o prestación de servicios en los términos del cartel de la contratación, la oferta y la adjudicación, así como cualquier documentación generada en función de una correcta ejecución contractual.
• c)Remitir trimestralmente al órgano o ente encargado de la administración de cada convenio marco, las proyecciones de consumo de todos los bienes y servicios que se encuentren en el Catálogo Electrónico. Esta comunicación deberá ser remitida a más tardar en los primeros 10 días de cada trimestre. En las proyecciones se indicará al menos: la fecha estimada de la decisión de compra, el producto o servicio requerido, la cantidad y lugar de entrega.
• d)Verificar el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales y de seguridad social.
• e)Tramitar los procedimientos de incumplimiento u otras gestiones propias de las compras específicas que realice su institución, debiendo informar del resultado de éstas al órgano o ente que administra el convenio marco.
• f)Tomar la decisión de compra más conveniente para la Administración, según los criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones y sus necesidades específicas.
• g)Ejercer los controles necesarios y oportunos que estime convenientes para inspeccionar y hacer cumplir en todos los extremos el contrato.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

Además de las establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento para los contratistas en general, así como, en el pliego de condiciones respectivo, los contratistas de un convenio marco, tendrán las siguientes obligaciones:

• a)Participar solamente en aquellas regiones para las cuales fue adjudicado, sin perjuicio de las ampliaciones de cobertura que pueda llegar a autorizar el órgano o ente que administra el convenio marco.
• b)Entregar los bienes y/o servicios en la región ofertada y adjudicada, debiendo cubrir todos los cantones indicados en dicha región.
• c)Designar durante la vigencia de un Convenio Marco, el ejecutivo del convenio indicando su nombre completo y número de cédula, además establecer los medios de comunicación necesarios tales como: teléfono, fax y/o correo electrónico.
• d)Rendir garantía de cumplimiento y mantenerla vigente en los términos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones y/o la normativa vigente, la cual respaldará la totalidad de compras que se hagan con base en el convenio marco que garantiza.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°41098 del 5 de marzo de 2018) e) Mantenerse informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del contratista y para ello, deberán consultar en el expediente electrónico, todos los anuncios y notificaciones respecto al procedimiento.

• f)Proporcionar la información que se le solicite, en los términos y plazos indicados por el órgano o ente que administra el convenio marco y/o las instituciones usuarias.
• g)Ejecutar fielmente la contratación.
• h)Iniciar las labores inmediatamente después de que se emita la orden de inicio atendiendo las distintas órdenes de compra en los plazos establecidos.
• i)Responder por los daños que causen sus colaboradores en la ejecución contractual.
• j)Procurar el uso racional de los recursos puestos a disposición por parte de la institución usuaria, para la ejecución contractual cuando corresponda.
• k)Solicitar por escrito al órgano o ente que administra el convenio marco, el retiro temporal o definitivo de las opciones de negocio incluidas en el Catálogo Electrónico, ante situaciones excepcionales debidamente comprobadas, como las derivadas de fuerza mayor o caso fortuito, la cual deberá ser resuelta por dicho órgano o ente.
• I)Mantener las condiciones y calidad inicialmente ofrecidas durante todo el plazo del Convenio Marco, salvo reajuste o revisiones de precio, los que deberán solicitarse en los plazos y condiciones establecidos en el cartel.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2°del decreto ejecutivo N°41098 del 5 de marzo de 2018) No obstante, en caso de haberse emitido órdenes de compra antes de la aprobación del retiro temporal o definitivo, el contratista está obligado a cumplir con estas; salvo en situaciones de excepcional gravedad debidamente comprobadas, en las cuales el contratista podrá solicitar al órgano o ente que administra el convenio marco. que le exima de las obligaciones derivadas de las órdenes de compra pendientes.

Tratándose de retiros temporales, vencido el plazo, se habilitará nuevamente al contratista en la opción de negocio correspondiente, salvo nueva solicitud debidamente justificada.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

En caso de que proceda la prórroga de un convenio marco según los términos establecidos en el cartel, el órgano o ente que lo administra deberá realizar un estudio de ejecución contractual en el plazo previo al vencimiento de cada período establecido en el cartel, evaluando la utilidad, ahorros obtenidos y en general el comportamiento de este, a fin de determinar la viabilidad de su continuidad.

En caso de que no corresponda la prórroga, el órgano o ente que administra el convenio marco lo notificará al o a los contratistas, en el plazo establecido en el cartel o en su defecto, con al menos un mes de anticipación a la finalización del contrato.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

El expediente electrónico que se elabore para cada convenio marco, debe contener la documentación que respalde la totalidad de los actos de todas las fases que componen un convenio marco, desde los actos preparatorios del trámite de Licitación Pública hasta el seguimiento y control de la ejecución contractual, lo cual es responsabilidad de los órganos competentes en cada una de las etapas.

(Así adicionado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016)

Registro de Proveedores

El registro único de proveedores que deberá ser utilizado por las instituciones públicas será el que contiene el Sistema Integrado de Compras Públicas.

El Registro de Proveedores será un registro público, en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa, su conformación y uso, será conforme a lo dispuesto en el Reglamento de uso del Sistema.

La información que se consigne en el Registro de Proveedores, será utilizada para realizar las invitaciones a los concursos que realice la Administración, y para cualquier otro efecto que defina el Reglamento de uso del Sistema.

A efecto de mantener actualizado y ampliar dicho Registro, la Administración a través de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, invitaría los interesados a integrarlo mediante publicación en el diario oficial La Gaceta y facultativamente en un diario de circulación nacional, al menos una vez al año.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 116 al 124)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 117 al 125)

Cuando una persona física o jurídica se encuentre inscrita en el Registro de Proveedores, no será necesario acreditar de nuevo la información consignada en ese Registro, siempre y cuando su inscripción se encuentre vigente de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de uso del Sistema.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 118 al 126)

En los casos que así resulte más conveniente y se cuente con la capacidad para ello, la Administración también podrá contar con registros precalificados, ya sea en su totalidad o para ciertos bienes o servicios.

En los registros precalificados se evaluarán aspectos legales, técnicos y financieros del proveedor.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 119 al 127)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 120 al 128)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 121 al 129)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 122 al 130)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 123 al 131)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 124 al 132)

Materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación

Las materias excluidas legalmente de los procedimientos ordinarios de contratación, podrán ser objeto de negociación directa entre la Administración y el contratante, en el tanto la Administración actúe en ejercicio de su competencia y el contratante reúna los requisitos de idoneidad legal, técnica y financiera para celebrar el respectivo contrato.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 125 al 133)

La actividad contractual excluida legalmente de los procedimientos ordinarios de contratación, deberá adaptarse, en lo pertinente, a los principios generales, a los requisitos previos que correspondan y a las normas generales sobre el cartel y la oferta.

A excepción de los supuestos de proveedor único, actividad ordinaria e interés manifiesto de colaborar con la Administración, se deberá verificar que el eventual contratista no esté cubierto por el régimen de prohibiciones.

El mecanismo de selección del contratista, así como su aplicación han de ser expeditos, prácticos y ajenos a plazos cuya extensión desvirtúen su naturaleza.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 126 al 134)

La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios, es responsabilidad exclusiva del Jerarca de la Institución o del funcionario subordinado competente, el cual en la decisión inicial deberá hacer referencia a los estudios legales y técnicos en los que se acredita que, en el caso concreto, se está ante un supuesto de prescindencia de los procedimientos ordinarios.

Para cada contratación se deberá confeccionar un expediente físico o electrónico, el cual estará encabezado por la decisión inicial y en el cual se ha de incorporar constancia de todas las actuaciones que se realicen.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 127 al 135)

La actividad ordinaria de cada entidad se desarrollará dentro del marco legal y reglamentario respectivo, sin sujeción a los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y el presente Reglamento.

Para esos efectos, se entiende como actividad ordinaria, sólo la que realiza la Administración Pública dentro del ámbito de su competencia, por medio de una actividad o servicio que constituye la prestación última o final de frente a usuarios y cuya frecuencia, tráfico y dinamismo, justifican o imponen apartarse de los procedimientos usuales de concurso.

La contratación de los medios necesarios para el ejercicio de la actividad ordinaria ha de realizarse mediante los procedimientos que correspondan, según la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento.

Cuando la Administración tenga la capacidad de producir bienes o servicios accesorios con valor comercial, distintos a la actividad ordinaria puede venderlos directamente al público, según las normas internas que al respecto dicte la propia Institución, siempre que de alguna manera se deriven de las competencias asignadas.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 128 al 136)

Los acuerdos y contratos con sujetos de Derecho Internacional Público, incluyendo otros Estados estarán excluidos de los procedimientos de contratación administrativa. Sin embargo, para su validez y eficacia, deberán documentarse por escrito siguiendo los trámites correspondientes y suscribirse por los funcionarios competentes.

Para celebrar la contratación en forma directa, la Administración tomará en cuenta que el precio o estimación de la contraprestación, no exceda los límites razonables según los precios que rijan operaciones similares, ya sea en el mercado nacional o internacional.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 129 al 137)

Las entidades de Derecho Público podrán celebrar contrataciones entre sí, sin sujeción a los procedimientos ordinarios de contratación, siempre y cuando esa actividad atienda al menos los siguientes requisitos:

• 1)Cumplir en lo pertinente con los requisitos previos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento, en particular, respecto de la correcta definición del objeto contractual y las fases de planificación y presupuestación. Asimismo, en fase de ejecución contractual serán aplicables las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento.
• 2)Estar acreditado en expediente la idoneidad del sujeto público para la dotación del objeto contractual. El jerarca deberá acreditar en la decisión inicial los motivos técnicos y financieros que hacen de esta vía la mejor para la satisfacción del fin público, disponiendo de un estudio de mercado que considere a los potenciales agentes públicos y privados.
• 3)Observar el marco jurídico que regule las competencias legales de ambas parles.
• 4)Observar ambas entidades el equilibrio y la razonabilidad de sus prestaciones en sus relaciones contractuales.
• 5)Asegurar que la participación de la entidad contratada sea de al menos un 50% de la prestación objeto del contrato. Las contrataciones con terceros por parte de la contratada deberán estar referidas a cuestiones especializadas y según su régimen de contratación.
• 6)Acreditar financieramente la razonabilidad del precio, conforme a las disposiciones de este Reglamento.

Bajo ninguna circunstancia, la presente excepción podrá utilizarse como un mecanismo para la contratación de terceros sin atender los procedimientos ordinarios previstos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento.

Los convenios de colaboración suscritos entre entes de derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 130 al 138) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40680 del 30 de agosto de 2017)

La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República:

• a)Oferente único: Los bienes o servicios en los que se acredite que solamente una persona o empresa está en condiciones de suministrar o brindar, sin que existan en el mercado alternativas que puedan considerarse idóneas para satisfacer la necesidad institucional. La procedencia de este supuesto ha de determinarse con apego a parámetros objetivos en relación con la necesidad, acreditando que la opción propuesta es la única apropiada y no sólo la más conveniente.

Dentro de esta excepción se encuentra la compra de artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado artículos similares sucedáneos. Comprende también la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiesen varios distribuidores de partes o repuestos el concurso se hará entre ellos.

En los casos de contrataciones sujetas a prórrogas, de previo a convenir una de ellas, la Administración se encuentra obligada a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento concursal que corresponda.

Si en aplicación de esta causal, se incorporan partes o piezas a equipos propietarios que, a su vez conlleven su actualización, la Administración deberá justificar que técnica y económicamente esa alternativa es una opción más apropiada que sustituir el equipo, mediante la licitación que corresponda.

• b)Bienes o servicios artísticos o intelectuales: La compra, a precio razonable, de bienes o servicios que en virtud de su carácter intelectual o artístico se consideren fuera de competencia. Cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar un certamen, donde el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo.
• c)Medios de comunicación social: La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizarse por los medios de contratación ordinarios.
• d)Suscripciones y compra de material bibliográfico: La suscripción de revistas, semanarios o diarios de circulación nacional o internacional, así como la compra de material bibliográfico en el extranjero, incluso el contenido en medios electrónicos.
• e)Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales.

Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa.

• f)Atención urgente de gestiones judiciales: La contratación de servicios de abogacía, cuando corresponda atender de manera pronta e impostergable una gestión judicial, siempre y cuando no se cuente con funcionarios idóneos para la tramitación del asunto. Si no se requiere de la atención profesional inmediata deberá acudirse al procedimiento ordinario correspondiente.
• g)Reparaciones indeterminadas: Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento.
• h)Objetos que requieren seguridades calificadas: Los casos en los que para elaborar las ofertas se requeriría revelar información calificada y confidencial se podrá contratar de forma directa.

En estos supuestos, la Administración deberá realizar un sondeo del mercado, sin revelar los elementos del objeto que comprometen la seguridad que justifica el procedimiento. Concluido el sondeo de mercado, la entidad procederá a seleccionar a la empresa que considera es la más apta para la satisfacción de su necesidad. La Administración podrá negociar con la empresa seleccionada las condiciones de precio. En todo caso, la Administración deberá acreditar que el precio reconocido es razonable, con relación en prestaciones similares o en función de las aplicaciones y tecnología.

No es aplicable esta causal de excepción en los supuestos en los que sea posible realizar un concurso abierto y determinar la idoneidad de un contratista sin tener que revelar esa información, reservándola únicamente para el contratista.

• i)Interés manifiesto de colaborar con la Administración. Los contratos de servicios y suministros con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afán de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de ánimo de lucrar en la respectiva operación. Se entiende que se está en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Pública resulte inferior al valor real mínimo de mercado en 30% o más. El valor real mínimo será determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos según sea ordenado por la propia Administración. Si se tratara de bienes inmuebles dicha valoración deberá hacerla un funcionario de la propia entidad o en su defecto la Dirección General de Tributación.
• j)Arrendamiento o compra de bienes únicos: La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de la Tributación.

La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan.

En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión.

• k)Situaciones imprevisibles: Las contrataciones necesarias para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos esenciales. En estos casos la Administración podrá efectuar de inmediato las contrataciones que resulten necesarias y dejará constancia expresa de todas las circunstancias en el expediente que levantará al efecto. Dentro de este supuesto no se encuentra incluida la atención de situaciones originadas en una deficiente gestión administrativa, tales como desabastecimiento de bienes o servicios producto de una falta o mala planificación u originadas en una ausencia de control de vencimientos de contratos suscritos a plazo.
• l)Arrendamiento de vehículos de los funcionarios: El arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse, y resulte más económico y razonable, que se pague un precio por la utilización de dichos vehículos. Para que opere esta modalidad de contratación, es necesario que exista un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional y apropiado y que mediante una reglamentación interna se establezca con precisión las condiciones de la prestación. La aplicación de este sistema requiere de la autorización de la Contraloría General de la República, la cual podrá ordenar su eliminación cuando considere que se ha hecho una utilización indebida del mismo. También corresponderá a dicho órgano la fijación periódica de las tarifas correspondientes.
• m)Servicios de Arbitraje o Conciliación: La contratación de servicios de arbitraje y conciliación.
• n)Combustible: La compra de combustible en las estaciones de servicio.
• o)Patrocinios: Otorgar o recibir el patrocinio cuando se trate de una actividad que reporte ventajas económicas. En caso de otorgamiento deberá existir un estudio de costo beneficio que lo justifique. Si es la Administración la que pretende obtener un patrocinio, ha de procurar las condiciones más beneficiosas y en caso de contar con varias opciones decidirá la alternativa más conveniente a sus intereses.
• p)Asesoría a Auditorías Internas: La Auditoría Interna y los órganos de control podrán contratar servicios profesionales especiales para sus investigaciones, cuando la confidencialidad o agilidad así lo amerite.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 131 al 139)

Cuando la Administración enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, podrá prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas. Para utilizar este mecanismo de urgencia, la Administración requiere previamente la autorización de la Contraloría General de la República.

La petición respectiva debe formularse con aporte de la información pertinente ante el órgano contralor, el cual deberá resolverla dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En casos calificados la autorización podrá ser extendida por la vía telefónica, fax o correo electrónico, para lo cual, la Contraloría General de la República deberá instaurar los mecanismos de control que permitan acreditar la veracidad de una autorización dada por esa vía. El silencio de la Contraloría General de la República no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud.

Si la situación de atención urgente es provocada por una mala gestión se deberán adoptar las medidas sancionatorias y correctivas que procedan; considerándose, a esos efectos, que la amenaza de desabastecimiento de suministros o servicios esenciales constituye una falta grave.

El cartel así como la adjudicación fundados en esta causal no tendrán recurso alguno y tampoco será necesario el refrendo del contrato, aunque sí se debe dejar constancia de todas las actuaciones en un único expediente, de fácil acceso para efectos del control posterior.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 132 al 140)

Las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan, las cuales fijaran los supuestos para su utilización, montos máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo. La Tesorería Nacional establecerá los lineamientos para el funcionamiento de las cajas chicas de conformidad con los alcances de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 133 al 141)

Las contrataciones que tienen por objeto la construcción, la instalación o la provisión de oficinas ubicadas en el extranjero, así como la contratación de personas físicas o jurídicas extranjeras que van a brindar sus servicios en el exterior, podrán celebrarse sin sujeción a los procedimientos ordinarios de contratación, pero la Administración deberá procurar que el contratista sea idóneo y garantice el fiel cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 134 al 142)

Las contrataciones excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación por ley especial o por instrumento internacional vigente en Costa Rica, se regirán por dichas normas y los respectivos reglamentos.

Los procedimientos ordinarios de contratación administrativa no se aplicarán cuando en los instrumentos de empréstito aprobados por la Asamblea Legislativa se establezca la utilización de procedimientos de contratación especiales, o se haga remisión a cuerpos normativos elaborados por el organismo internacional de crédito que suministra los recursos. En estos casos, serán de plena aplicación y vigencia los principios constitucionales de la contratación administrativa y tendrán los recursos respectivos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 135 al 143)

Las contrataciones que por su limitado volumen y trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, podrán tramitarse siguiendo el procedimiento que se indica en este Reglamento.

Una vez que se ha determinado que procede una contratación directa de escasa cuantía, se ha de confeccionar un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de las propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin prejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido definido en la invitación.

La entidad dará un plazo mínimo de un día y un máximo de cinco días hábiles para la presentación de las cotizaciones. En casos acreditados como urgentes se pueden solicitar las cotizaciones con, al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un funcionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que dicta el acto de adjudicación.

La Administración invitará a través del Sistema Integrado de Compras Públicas, al menos tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores, aunque se encuentra obligada a estudiar todas las ofertas presentadas independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados o no. En cuso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, se podrá invitar a otros que no lo estén.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) Para la validez del procedimiento no será necesario contar efectivamente con las tres cotizaciones, pero sí que los invitados sean empresas dedicadas al giro propio del objeto contractual específico; en cuyo caso igualmente se considerará falta grave el trámite seguido en sentido contrario a esta disposición.

Las ofertas serán presentadas a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), vencido el plazo otorgado para la presentación de ofertas se practicará el sistema de evaluación a todas las ofertas admitidas a concurso, para determinar al ganador, todo lo anterior en los términos dispuestos en el pliego de condiciones.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Derogado el párrafo sétimo por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los tres días hábiles siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno.

Asimismo en cuanto a la invitación a participar, la Administración deberá considerar lo establecido en el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, "Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración".

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 136 al 144)

Para la gestión integral de proyectos de infraestructura física educativa, que involucra el diseño, la construcción, el mantenimiento, la restauración y la realización de obras en general, así como los servicios profesionales necesarios para llevar a cabo esos proyectos, tanto las Juntas de Educación como las Administrativas y el Ministerio de Educación Pública, podrán acudir al procedimiento de contratación directa concursada, para lo cual será necesario invitar a un mínimo de tres potenciales oferentes.

Para la adecuada aplicación de este mecanismo, el Ministerio de Educación Pública y el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, adoptarán las disposiciones generales en las que se establezcan las medidas de control interno necesarias para garantizar la más eficiente y eficaz administración de los fondos públicos involucrados en estas contrataciones, así como los medios que permitan a las Juntas y al Ministerio de Educación Pública acceder a la asesoría legal y técnica requerida, tanto para la fase de elaboración del cartel, como para la valoración de ofertas y la ejecución contractual.

En lo que respeta al Ministerio de Educación Pública existirá una coordinación en la selección, planeamiento y ejecución de las obras entre la Dirección de Infraestructura Educativa y la Proveeduría Institucional en el proceso.

Dentro de la organización del Ministerio respectivo, se establecerá una unidad encargada de ejecutar esta labor así como autorizar el inicio de cada contratación particular. La falta de esta autorización generará la nulidad de todo el procedimiento.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 137 al 145) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42202 del 6 de febrero del 2020)

La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Se entienden incluidos dentro del alcance de este artículo, los supuestos indicados en los incisos a) y b) del artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

De igual manera, en casos en los que la naturaleza o frecuencia del objeto así lo recomienden, el Órgano Contralor podrá autorizar sistemas de precalificación alternativos a los procedimientos ordinarios. Para ello, la Administración deberá indicar en su solicitud, al menos, las razones para considerar que la propuesta es la mejor forma de satisfacer el interés general, el plazo razonable de vigencia del sistema, la forma de selección de los contratistas, el régimen recursivo que procede, las formas de pago y cualquier otra atinente. La prórroga del uso de estos sistemas será posible, siempre y cuando se acredite ante la Contraloría General de la República la permanencia de las razones que justificaron su autorización original.

La Contraloría General de la República, resolverá la solicitud en el término de diez días hábiles y podrá establecer condiciones tendientes a la mejor satisfacción del interés público y a un manejo adecuado de la contratación autorizada. Asimismo especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como los plazos aplicables al trámite respectivo. La no resolución de la solicitud dentro del término indicado, no podrá ser considerada como silencio positivo.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 138 al 146)

Toda solicitud para contratar directamente o para promover un procedimiento de contratación directa que se dirija a la Contraloría General de la República, deberá ser suscrita por el Jerarca de la Entidad u Órgano o por el funcionario competente.

La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en la que se tiene previsto seleccionar al contratista.

Cuando se solicite la autorización para la contratación directa de obras, la entidad indicará un cronograma comparativo donde indique plazos en el caso de efectuar la obra mediante el procedimiento ordinario que corresponda y los de la contratación directa solicitada, el estado de su diseño de la obra, personal idóneo con que disponga para la fiscalización del contratista y el grado de cumplimiento de autorizaciones especiales requeridas en el ordenamiento, con el fin de valorar la pertinencia de la autorización. Asimismo, indicará la forma en que planea elegir al contratista.

En caso de que la solicitud se origine en una evidente falta de planificación que dé lugar a un desabastecimiento de bienes o en una tardanza en la disponibilidad del servicio requerido que comprometa la continuidad del servicio público, la solicitud deberá indicar en forma expresa las medidas correctivas y disciplinarias que hayan sido adoptadas o se piensan adoptar.

Adicionalmente, para la solicitud amparada al supuesto del artículo 2 bis inciso b) de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración deberá aportar los correspondientes estudios que acrediten la necesidad de realizar una contratación directa, así como la definición del plazo máximo planeado de dependencia con ese proveedor, de previo a realizar un nuevo proceso licitatorio. Sobre este punto, cualquier análisis de precios que se realice, en comparación con otras opciones, deberá hacerse bajo consulta documentada a otros proveedores y constar en el expediente.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 139 al 147)

Medios electrónicos Regulación sobre uso de medios electrónicos en procedimientos de contratación administrativa

El Poder Ejecutivo, a través de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, ejercerá la rectoría en el uso de medios electrónicos aplicados en materia de contratación administrativa, para ello propondrá al Poder Ejecutivo las políticas y directrices necesarias, siendo este último el que se encargará de su validación y promulgación cuando corresponda.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) El sistema digital unificado de compras públicas al que se refiere el artículo 40 de la Ley de Contratación Administrativa, N° 7494 y sus reformas será el Sistema integrado de Compras Públicas (SICOP), éste se constituirá como plataforma tecnológica de uso obligatorio de todas las instituciones y órganos del sector público para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, los cuales se realizarán acatando las disposiciones establecidas en el Reglamento de uso del Sistema.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) (Derogado el párrafo tercero por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) El Sistema Integrado de Compras Públicas deberá reproducir, en formatos digitales aptos para que el público los pueda descargar y utilizar, toda la información referente a cada una de las etapas de los distintos procedimientos de contratación administrativa, garantizando siempre su transparencia y publicidad; excepto aquella información a la que se otorgue carácter de confidencial en los términos del artículo 11 del presente Reglamento.

Serán susceptibles de realizarse por medios electrónicos, todas las actuaciones de la administración y los particulares necesarias para el desarrollo de la totalidad de las etapas de los procedimientos de contratación administrativa, conforme las regulaciones de la Ley Nº 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos de 30 de agosto de 2005.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 140 al 148) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40270 del 14 de marzo de 2017)

Las instituciones públicas que dispongan de página web, deberán colocar en ésta, un vínculo para acceder al Sistema Integrado de Compras Públicas. Adicionalmente, publicarán en lenguaje asequible a la ciudadanía al menos la siguiente información:

• a)El anuncio sobre las decisiones administrativas de iniciar un proceso de contratación, incluyendo los productos o servicios a contratar.
• b)Los elementos de los pliegos cartelarios que la Administración contratante considere esenciales para la contratación de que se trate.
• c)Inmediatamente finalizado el acto de apertura, un detalle de las ofertas recibidas que deberá contemplar al menos el nombre del oferente, su número de identificación y el precio ofertado cuando éste se conozca.
• d)El nombre del adjudicatario o de los adjudicatarios según se trate, así como un resumen de los criterios que justificaron su escogencia.
• e)Los términos más importantes del contrato, incluyendo al menos: la mención de los bienes y/o servicios contratados, precio adjudicado cuando corresponda y vigencia de la contratación.
• j)Cualquier información que determine vía directriz el Poder Ejecutivo, y que le haya propuesto la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) Cuando se realicen contrataciones excluidas de procedimientos de concurso, la institución contratante deberá de registrar el respectivo procedimiento en el Sistema Integrado de Compras Públicas y publicar en su página web, la información mencionada en los incisos anteriores, cuando ésta se haya (Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40270 del 14 de marzo de 2017)

Deberán utilizarse medios electrónicos que garanticen la transparencia; libre competencia; igualdad, libre acceso, integridad, neutralidad, seguridad, consistencia, confidencialidad; y no repudiabilidad de las actuaciones, basados en estándares interoperables, permitir el respaldo de la información y el registro de operaciones desde su origen.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 141 al 149)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 142 al 150)

El sistema que utilice la Administración no deberá contener exigencias propias de tecnologías propiedad de determinados fabricantes. De igual forma no podrá permitir la alteración de los documentos contenidos en dicho sistema.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 143 al 151)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 144 al 152)

Tipos de contratos

Generalidades

La Administración puede acudir a cualquiera de las figuras contractuales desarrolladas en la Ley de Contratación Administrativa y en el presente capítulo, así como aquellas otras no establecidas en el ordenamiento jurídico administrativo, siempre y cuando lo justifique la satisfacción del interés público.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 145 al 153)

Los tipos de contratación indicados en el artículo anterior no excluyen la posibilidad de que, mediante Reglamentos particulares a la Ley de Contratación Administrativa, se defina cualquier otro tipo contractual que contribuya a satisfacer el interés general, dentro del marco general y los procedimientos ordinarios o de excepción correspondientes.

Los reglamentos que el Poder Ejecutivo emita para tales efectos deberán ser consultados previamente a la Contraloría General de la República, a fin de que ésta presente las recomendaciones que estime procedentes, en relación con los aspectos de su competencia.

El dictamen del órgano contralor deberá emitirse en un plazo de quince días hábiles y sus recomendaciones no tendrán carácter vinculante.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 146 al 154)

Contrato de obra pública

La contratación de obras públicas se hará mediante los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación del negocio, según lo dispone la ley.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 147 al 155)

Todo procedimiento de contratación de una obra pública estará precedido de los requisitos que establecen la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento así como de un estudio de impacto ambiental, según las características que la autoridad competente establezca.

Los proyectos respectivos incluirán las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales, cuando puedan verse deterioradas por la ejecución de la obra, todo de conformidad con el estudio antes mencionado.

Los órganos y entidades competentes en la materia deberán participar en resguardo del medio ambiente en general o del impacto ambiental de la obra en particular, en todos aquellos procedimientos que procuren preservar o restaurar las condiciones ambientales afectadas por dicha obra.

Además, la Administración deberá disponer en el cartel de al menos un diseño gráfico del proyecto y el detalle de las especificaciones técnicas, acorde con la complejidad de la obra y el tipo de contrato a realizar.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 148 al 156)

En las licitaciones de obra pública, los participantes deberán presentar con su oferta el listado de todas las empresas a las que se planea subcontratar para llevar a cabo servicios o trabajos especializados.

En ese listado se indicarán los nombres de las personas físicas o jurídicas de quienes se pretende subcontratar y se aportará una declaración jurada de que no están afectas al régimen de prohibiciones previsto en la Ley de Contratación Administrativa, así como una certificación de los titulares de su capital social y de sus representantes legales, cuando ello corresponda.

En caso de que en la fase de ejecución se modifique el listado de subcontratistas, se deberá reportar con la antelación debida a la Administración, a fin de que ésta verifique lo previsto en el párrafo anterior en cuanto al régimen de prohibiciones.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 149 al 157)

En el contrato de obra la ejecución se realizará por cuenta y riesgo del contratista, sin perjuicio de su derecho a que se mantenga el equilibrio económico del contrato, en los términos que lo regula la respectiva normativa. La Administración no asumirá ante el contratista más responsabilidades que las previstas y derivadas de la respectiva contratación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 150 al 158)

Una vez concluida la obra, el contratista dará aviso a la Administración para que establezca fecha y hora para la recepción. La Administración dispondrá de quince días hábiles para fijar esta fecha, salvo disposición en contrario del cartel.

De esta recepción, que tendrá el carácter de provisional, se levantará un acta que suscribirán el funcionario representante de la Administración y el contratista, en donde se consignarán todas las circunstancias pertinentes en orden al estado de la obra, si el recibo es a plena satisfacción de la Administración, si se hace bajo protesta o si dada la gravedad y trascendencia del incumplimiento, la obra no se acepta en ese momento. Se entenderá posible la recepción provisional siempre y cuando las obras se encuentren en un nivel aceptable de finalización, faltando solamente pequeños detalles de acabado o la corrección de defectos menores, que deberán consignarse en el acta, para que la obra quede totalmente ajustada a los planos y especificaciones del proyecto, incluyendo las modificaciones aprobadas.

Una vez efectuada la recepción provisional no correrán multas por atraso en la entrega. La Administración dispondrá de un plazo de dos meses contados a partir de la recepción provisional para efectuar la recepción definitiva, salvo que en el cartel se haya contemplado un plazo diferente.

La Administración solo podrá recibir definitivamente la obra, después de contar con los estudios técnicos que acrediten el cumplimiento de los términos de la contratación, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes a las partes en general y en particular las que se originen en vicios ocultos de la obra. Dicho estudio formará parte del expediente, lo mismo que el acta a que se refiere el presente artículo.

Cuando surgiere discrepancia entre la Administración y el contratista sobre el cumplimiento de los términos contractuales o sobre las condiciones de la obra, la Administración podrá recibirla bajo protesta, y así se consignará en el acta respectiva. La discrepancia podrá resolverse en los términos que lo determine el cartel o mediante arbitraje, de conformidad con las regulaciones legales y los instrumentos de derecho internacional vigentes, sin perjuicio de las acciones legales que procedan, entre ellas la ejecución de la garantía de cumplimiento en sede administrativa, previa audiencia al interesado.

La recepción definitiva de la obra no exime de responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 151 al 159)

Las partes se encuentran facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato, el cual podrá realizarse dentro del año siguiente a la recepción definitiva de la obra y con el detalle que estimen conveniente.

No podrán realizarse finiquitos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores, toda vez que este acuerdo impide reclamos futuros, con excepción de la responsabilidad por vicios ocultos de la obra.

El finiquito deberá suscribirse por quien tenga capacidad legal para ello.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 152 al 160)

Contrato de suministro de bienes

La adquisición de bienes muebles, se hará siguiendo los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación preliminar del negocio. En el caso de que se utilicen las modalidades de entrega según demanda y consignación se acudirá a la licitación pública.

Cuando el objeto contractual así lo amerite, se pondrá especial atención, tanto en la elaboración de carteles, como en las fases de selección del contratista y de ejecución contractual, así como a la existencia de garantías, repuestos, talleres y servicio posterior de venta que resulten adecuados de acuerdo al objeto de la contratación.

La Administración tiene la facultad de inspeccionar y de ser informada del proceso de fabricación o elaboración del producto, pudiendo ordenar o realizar por sí misma análisis, ensayos y pruebas de los materiales que se vayan a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas disposiciones considere oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido, dentro de los principios de razonabilidad, proporcionalidad y realidad del mercado.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 153 al 161)

La contratación del suministro de bienes muebles podrá realizarse bajo alguna de las siguientes modalidades:

• a)Cantidad definida: mediante la compra de una cantidad específica previamente definida, ya sea que se fije un plazo de entrega único o con varios tractos referidos a entregas parciales.
• b)Entrega según demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior.

Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos parciales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. La Administración podrá incluir en su cartel mecanismos que le permitan variar los precios originalmente contratados, cuando éstos no reflejen las variaciones sustanciales y sostenidas del mercado, que se hayan producido con posterioridad. Para ello deberá establecer reglas claras que garanticen una adecuada y equilibrada aplicación de esta facultad.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) En este tipo de contrataciones será posible la inclusión de nuevos suministros no contratados originalmente, en tanto obedezca a una necesidad surgida con posterioridad al inicio del concurso que originó el contrato, que se trate de bienes de similar naturaleza, que el aumento no implique más de un 50% de la cantidad de bienes originalmente contratados, estimación inicial y que además, se acredite la razonabilidad del precio cobrado.

• c)Ejecución por consignación: En objetos tales como suministros médicos, en los que la determinación de la demanda puede sufrir variaciones importantes y periódicas durante la fase de ejecución, es posible realizar la contratación mediante la entrega de un lote inicial con el compromiso del contratista durante el plazo contractual de restituir los componentes o elementos consumidos.

De previo a la utilización de esta modalidad, deberá dejar acreditado que para el caso particular, su uso es más conveniente que la adquisición de una cantidad única.

El cartel deberá regular las condiciones de entrega original y formas de restitución, así como el plazo máximo del contrato, el cual no podrá ser superior a cuatro años. Las cotizaciones se harán en precios unitarios sobre la base de una estimación de consumo.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 154 al 162)

Disposición de bienes muebles e inmuebles

Para la venta de bienes muebles, la Administración, acudirá al procedimiento de licitación pública o al remate. En caso de que se hubiera realizado la licitación o el remate y no hubieren oferentes o postores interesados, se podrá solicitar la degradación del procedimiento y el rebajo de la base, conforme al artículo referente a la variación del procedimiento infructuoso de este Reglamento, sin perjuicio de que se pueda solicitar autorización a la Contraloría General de la República para su venta directa, si la Administración dispusiera de un interesado en su adquisición.

De previo a tramitar la respectiva venta, será necesario realizar un peritaje que determine la estimación del valor de los bienes, según las referencias del mercado, la cual se considerará el monto mínimo por el que se venderán.

De igual forma todos los bienes muebles declarados en desuso o en mal estado podrán ser objeto de venta o donación por los medios establecidos en las normativas internas de cada entidad y la legislación vigente y en el caso de la Administración Central, mediante la Reglamentación que rija a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Las disposiciones internas que al respecto se dicten deberán establecer normas generales que definan, al menos, bajo qué parámetros, se entenderá un bien en condición de ser donado, los posibles donatarios y similares.

Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar con el avalúo de los bienes realizado por el órgano especializado de la administración respectiva o en su defecto el avalúo de la Dirección General de Tributación, de acuerdo con el valor real del mercado.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 155 al 163)

Para tomar en arriendo bienes muebles, tales como equipo o maquinaria, con opción de compra o sin ella, la Administración deberá seguir los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada, o contratación directa, de acuerdo con el monto o causal de la contratación y el volumen de su presupuesto ordinario, todo conforme con los parámetros que establece la ley.

Cuando el contrato de arrendamiento contenga la cláusula de opción de compra, su monto se estimará a partir del precio actual del equipo o maquinaria respectivo. Cuando no se incluya dicha opción, la contratación se estimará tomando el monto total de alquileres correspondientes a cuatro años.

Cuando se contempla la opción de compra, en el respectivo cartel quedará establecido, al menos, su plazo, el cual será inmodificable y proporcional a la vida útil del bien, el monto del arrendamiento, el porcentaje de amortización, así como el valor residual real preestablecido.

El arrendante corre con los riesgos tales como destrucción y robo, así como también ha de cubrir las reparaciones, mantenimiento, seguros, e impuestos, entre otros.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 156 al 164)

Para adquirir bienes inmuebles la Administración debe seguir el procedimiento de licitación pública, salvo los casos en que leyes especiales la autorizan para ejercer las facultades de expropiación o bien cuando medie autorización de la Contraloría General de la República.

En el cartel respectivo, se indicará que el inmueble sujeto de adjudicación será sometido a un avalúo realizado por el órgano especializado de la administración respectiva o en su defecto de la Dirección General de Tributación, tratándose del Gobierno Central, o de la dependencia especializada de la respectiva Administración, a efecto de que el precio de adquisición en ningún caso supere el monto de dicho avalúo.

Si el monto fijado en el avalúo es igual o mayor al precio establecido en la oferta, la compra se hará sobre el precio ofertado. En caso de que la estimación definida en la valoración pericial sea inferior a lo cobrado por el oferente, éste podrá rebajar el precio para que se ajuste al avalúo o, por el contrario, dejar sin efecto su oferta sin responsabilidad alguna de su parte por ese motivo. En este último supuesto, la Administración procederá a realizar el avalúo del bien ofertado que se encuentre en segundo lugar bajo las anteriores reglas y así sucesivamente.

Además, de previo a dictar el acto de adjudicación, deberá constar en el expediente una justificación técnica en la cual se acredite que el bien es apto para la necesidad que se pretende satisfacer, haciendo referencia a la relación entre los fines y las características del inmueble. Adquirir un bien sin que se haya realizado este estudio generará responsabilidad disciplinaria.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 157 al 165)

Para enajenar bienes inmuebles la Administración debe utilizar el procedimiento de licitación pública o el de remate según convenga al interés público. En el expediente respectivo debe incorporarse la resolución debidamente motivada que justifique la enajenación y el procedimiento por el que se ha optado, así como el inventario y clasificación del bien o los bienes objeto de la enajenación.

Los bienes inmuebles afectos a un fin público, no podrán ser enajenados por la Administración; pero podrán ser desafectados por el mismo procedimiento utilizado para establecer su destino actual. Si no consta el procedimiento utilizado para la afectación, se requerirá la autorización expresa de la Asamblea Legislativa para su desafectación.

La base de la venta de los bienes inmuebles pertenecientes a la Administración, será la que fije pericialmente, el personal especializado en la materia de la respectiva administración o el de una Institución que pueda brindar esa colaboración, en su defecto, la Dirección General de la Tributación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 158 al 166)

La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes únicos de este Reglamento.

El propietario del inmueble no rendirá ninguna clase de garantía de cumplimiento a favor de la Administración.

Para el reajuste de la renta o precio se aplicará lo dispuesto en el artículo 67 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 159 al 167)

Para alcanzar un mejor cumplimiento del fin público a que está afecta una instalación, la Administración Pública podrá, mediante licitación pública darla en concesión a personas físicas o jurídicas, con el objeto de que la público, a cambio de un precio que se determinará a través del concurso respectivo.

Dentro de las condiciones contractuales se deberán considerar los aportes de la Administración, como electricidad, agua, insumos, bienes muebles y utensilios. El concesionario tiene prohibido dar a esos bienes y materiales otros usos comerciales ajenos a la prestación del servicio, caso contrario se tendrá como una causal de resolución contractual.

La concesión de instalaciones públicas otorga al concesionario únicamente el beneficio de utilizar el bien por el plazo establecido y para el exclusivo cumplimiento del interés público pactado. Cualquier estipulación en contrario se tendrá por absolutamente nula. La concesión no generará relación de inquilinato, derecho de llave ni otro beneficio diferente del indicado.

La Administración podrá poner término a la concesión, cuando lo estime necesario para la mejor satisfacción del interés público. Lo hará mediante resolución motivada, previo aviso al concesionario, dentro del plazo establecido en el cartel y en su defecto con al menos tres meses de anticipación. Cuando las causas de la terminación del contrato no sean atribuibles al concesionario, se le deberá indemnizar por los daños y perjuicios causados que reclame y demuestre haber sufrido.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 160 al 168)

En los bienes de dominio público la Administración podrá otorgar permisos de uso, los cuales serán motivados en razones de oportunidad o conveniencia para el interés general, siempre y cuando no implique una desmejora en la disposición del bien.

En todo caso se entenderán otorgados a título precario, por lo que podrán ser revocados por razones de oportunidad o conveniencia sin responsabilidad de la Administración. La revocación no deberá ser intempestiva ni arbitraria y deberá darse en todos los casos un plazo prudencial para el cumplimiento del acto de revocación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 161 al 169)

Concesión de Gestión de Servicios Públicos

La Administración, podrá gestionar indirectamente y por concesión, los servicios de su competencia que, por su contenido económico, sean susceptibles de explotación comercial. Esta figura no podrá ser utilizada cuando la prestación del servicio implique el ejercicio de potestades de imperio o actos de autoridad.

Para utilizar esta figura será necesario que el Poder Ejecutivo dicte un Reglamento relacionado con el tipo de servicio que se quiere explotar, en el cual se fijen las principales condiciones para su tramitación y explotación.

Una vez habilitada la posibilidad de de selección del contratista será necesario elaborar un anteproyecto de minuciosamente, las condiciones de la prestación, las tarifas, las facultades para supervisar, las garantías de participación y cumplimiento, las modalidades de intervención administrativa y los supuestos de extinción.

La selección del contratista se hará siguiendo el procedimiento que por el monto corresponda, según la estimación de los ingresos que se pueden llegar a dar durante la ejecución de todo el contrato.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 162 al 170)

Contrato de Servicios

Para la contratación de servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, la Administración, deberá seguir los procedimientos de licitación pública, abreviada o contratación directa, según corresponda.

Ese tipo de contrataciones no originará relación de empleo público entre la Administración y el contratista, y deberá remunerarse conforme las respectivas tarifas, cuando los servicios se encuentren regulados por aranceles obligatorios. Caso contrario el cartel deberá solicitar un desglose del costo de los servicios, detallado en costos directos, indirectos y utilidades.

Se deberá establecer en los requisitos de admisibilidad un perfil idóneo y cuando no se encuentren reguladas las tarifas, el precio no constituirá el único factor determinante en la comparación de las ofertas, sino que deberán incluirse también parámetros que permitan valorar las condiciones personales, profesionales o empresariales de los participantes.

La contratación de servicios profesionales propios de una relación de empleo público, está excluida de la aplicación de la Ley de Contratación Administrativa y del presente Reglamento, por lo que para su contratación se seguirán las disposiciones del régimen ordinario de nombramiento de funcionarios.

Cuando las condiciones del mercado, así como la alta y frecuente demanda de servicios lo recomienden, se podrá pactar el compromiso de suplir los servicios, según las necesidades puntuales que se vayan dando durante un período determinado. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los costos y eventuales demandas del servicio. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato y demás asuntos pertinentes. La Administración podrá incluir en su cartel mecanismos que le permitan variar los precios originalmente contratados, cuando éstos no reflejen las variaciones sustanciales y sostenidas del mercado, que se hayan producido con posterioridad. Para ello deberá establecer reglas claras que garanticen una adecuada y equilibrada aplicación de esta facultad.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 163 al 171)

Recursos

Generalidades

Los medios de impugnación en contra de los actos en los procedimientos de contratación administrativa son el recurso de objeción al cartel, y los recursos de apelación o revocatoria en contra del acto de adjudicación y contra la declaratoria de infructuoso o desierto del concurso.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 164 al 172)

Todo recurso deberá presentarse a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en los plazos previstos para cada tipo de recurso, su presentación y trámite serán conforme a las disposiciones del Reglamento de Uso del Sistema y el presente Reglamento.

Cuando exista imposibilidad para la presentación electrónica del recurso, deberá presentarse ante la entidad correspondiente, según el tipo de recurso de que se trate, a través del medio electrónico dispuesto por la Administración al efecto.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 165 al 173)

Las notificaciones sobre los procedimientos de impugnación interpuestos, se realizarán en el domicilio electrónico permanente señalado por el proveedor registrado, en los términos establecidos por el Reglamento de uso del Sistema, o en su defecto, en el medio electrónico señalado en el recurso para atender notificaciones.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 166 al 174) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018)

Cualquiera de las partes puede allanarse a la pretensión del recurrente, pero la Contraloría General de la República o la Administración que deba resolver el recurso, no están obligadas, por eso solo hecho, a acoger las pretensiones del recurrente y resolverán conforme a Derecho.

En cualquier momento, antes de adoptarse la resolución final, el recurrente podrá desistir de su recurso. Del desistimiento no será necesario brindar audiencia a las otras partes y de inmediato se ordenará el archivo del expediente, salvo que se observen nulidades que faculten la participación oficiosa de la Administración o de la Contraloría General de la República.

Cuando se hayan presentado varios recursos, el desistimiento de uno de ellos no afectará los demás recursos que continuarán sustanciándose de forma regular.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 167 al 175)

Cuando en el conocimiento de un recurso la Administración o la Contraloría General de la República consideren que se encuentran en presencia de un vicio causante de nulidad absoluta no alegado en el cinco días hábiles para que manifiesten su posición al respecto.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 168 al 176)

Dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de la resolución que resuelva un recurso de objeción, apelación o revocatoria, las partes podrán solicitar las aclaraciones o adiciones que consideren pertinentes para la correcta comprensión de lo dispuesto por la Contraloría General de la República o la Administración, según sea el caso. Por medio de estas diligencias sólo se podrán corregir errores materiales, precisar términos del pronunciamiento, subsanar omisiones o correcciones que presente la resolución, sin que sea posible variar lo resuelto. La gestión deberá ser resuelta dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación y no impedirá la firmeza de lo dispuesto.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 169 al 177)

Recurso de objeción

Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada podrá interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas, contado a partir del día siguiente de la publicación o de aquel en que se realice la invitación. Para los efectos del cómputo respectivo no se tomarán en cuenta las fracciones.

Este recurso podrá ser interpuesto por cualquier potencial oferente, o su representante, del bien, servicio u obra requerido. También podrá interponer el recurso de objeción cualquier entidad legalmente constituida para la defensa de los intereses de la comunidad en donde vaya a ejecutarse la contratación o sobre la cual surta efectos.

En el escrito de objeción deberá argumentarse sobre la legitimación al menos sucintamente, con indicación de la relación entre la actividad del potencial oferente y el objeto del concurso, y en el caso de agrupaciones, la repercusión directa de la contratación sobre el núcleo de intereses que representan. Las agrupaciones, ya sean territoriales o de otra índole, podrán cuestionar únicamente aquellas condiciones cartelarias que afecten los intereses de la agrupación.

El recurso deberá presentarse con la prueba que se estime conveniente y debidamente fundamentado a fin de demostrar que el bien o el servicio que ofrece el recurrente puede satisfacer las necesidades de la Administración. Además, deberá indicar las infracciones precisas que le imputa al cartel con señalamiento de las violaciones de los principios fundamentales de la contratación administrativa, a las reglas de procedimiento o en general el quebranto de disposiciones expresas del ordenamiento que regula la materia.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 170 al 178)

Contra las modificaciones o adiciones del cartel, podrá interponerse recurso de objeción dentro del primer tercio del plazo que medie entre la publicación o comunicación de la variante del cartel y la fecha señalada para recibir ofertas.

Cuando la modificación consista únicamente en la prórroga del plazo para presentar ofertas, el plazo para objetar se obtendrá de la sumatoria del plazo inicial más el plazo de la prórroga.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 171 al 179)

El recurso de objeción contra el cartel de las licitaciones públicas se impondrá ante la Contraloría General de la República.

Luego de recibido el recurso, mediante audiencia especial, se solicitará el criterio de la administración licitante, quien dispondrá de tres días hábiles para responder. Es obligación de la entidad licitante referirse a todos los extremos del recurso, indicando expresamente los motivos por los que acepta o rechaza los puntos alegados. En caso de que la Administración no atienda la audiencia conferida, o no la atienda en forma completa, no implica que se acoja automáticamente el recurso, y en tal caso, la Contraloría General de la República podrá poner tal hecho en conocimiento del Jerarca de la Institución para que se impongan las sanciones al funcionario responsable de la falta.

Una vez respondida la audiencia especial la Contraloría General de la República podrá convocar a todas las partes a una audiencia oral y pública para discutir los asuntos sometidos a debate. En estos casos el órgano contralor podrá, si así lo considera conveniente, dictar de inmediato la resolución final motivada de manera oral, en cuyo caso bastará que se grabe por algún medio idóneo cuyo registro se incorporará al expediente de objeción.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) El recurso será resuelto en el plazo de diez días hábiles contados a partir de su presentación. Cuando resulte totalmente improcedente por el fondo o la forma, ya sea, entre otras cosas, porque se trate de simples aclaraciones, o porque no se presenta debidamente fundamentado, será rechazado de plano en el momento que se verifique tal circunstancia.

Cuando la resolución de la Contraloría General de la República disponga la modificación del cartel, la Administración se encuentra obligada a realizar las enmiendas y publicarlas por los medios correspondientes. Si de las modificaciones efectuadas se derivare una variación sustancial del objeto, la Administración deberá ampliar el plazo de recepción de ofertas, para ajustarlo a los plazos mínimos señalados por este Reglamento.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 172 al 180)

Contra el cartel de las licitaciones abreviadas procederá la interposición del recurso de objeción al cartel, ante la Administración licitante.

El recurso podrá ser interpuesto por cualquier potencial oferente del bien, servicio u obra requerido. En cualquier momento, dentro del plazo máximo para resolver, la Administración podrá convocar a una audiencia oral para discutir los asuntos sometidos a debate. En estos casos la Administración podrá, si así lo considera conveniente, dictar de inmediato la resolución final de manera oral.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) El recurso deberá ser resuelto dentro de los diez días hábiles siguientes a su presentación, mediante acto debidamente motivado.

Cuando la Administración disponga la modificación del cartel, deberá realizar las enmiendas y publicarlas o comunicarlas por los medios correspondientes. Si de las modificaciones efectuadas se derivare una variación sustancial del objeto, deberá ampliarse el plazo de recepción de ofertas, para ajustarlo a los plazos mínimos señalados por este Reglamento.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 173 al 181)

Recurso de apelación

El recurso de apelación deberá presentarse ante la Contraloría General de la República. Cuando se apele el acto de adjudicación se tomarán en consideración los montos previstos en el artículo 84 de la Ley de Contratación Administrativa.

En las licitaciones públicas, el recurso de apelación en contra del acto de adjudicación o contra el que declare infructuoso o desierto el concurso, deberá presentarse dentro de los diez días hábiles siguientes a la publicación del respectivo acto.

Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de la Ley de Contratación Administrativa, deberá presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación o publicación del acto de adjudicación.

La revocación, regulada en el artículo referente a los actos no firmes de este Reglamento, no tiene recurso alguno, sin embargo el acto originado con posterioridad a una revocación, puede ser recurrido. En tal caso, el plazo para interponer el recurso comenzará a correr a partir de que sea publicado o notificado el nuevo acto. En estos supuestos, aquellos recursos de apelación presentados en contra de la declaratoria de desierto, infructuoso o adjudicación anterior a la revocación, serán rechazados de plano sin mayor trámite.

Cuando el procedimiento estuviere conformado por líneas independientes, la Administración continuará con la tramitación de las líneas no apeladas.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 174 al 182)

Para efectos de determinar la procedencia del recurso en contra del acto de adjudicación, se considerará únicamente el monto impugnado. En el caso de licitaciones compuestas por varias líneas se sumarán los montos adjudicados en las líneas que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el monto adjudicado para el plazo inicial sin considerar eventuales prórrogas. En licitaciones de cuantía inestimable cabrá únicamente el recurso de apelación.

En los concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el primer párrafo del artículo 1 de la Ley de Contratación Administrativa, resultarán aplicables los límites establecidos en el artículo 84 de la citada ley.

Cuando se haya declarado desierto o infructuoso la totalidad de un concurso, o bien, algunas de sus líneas, para determinar el recurso a interponer, se considerará el monto ofertado por quien decide recurrir.

Si el monto adjudicado se encuentra consignado en una moneda extranjera, su conversión a colones para determinar cuál de los recursos es el procedente, se hará utilizando el tipo de cambio de referencia para la venta calculado por el Banco Central de Costa Rica, que se encuentra vigente el día en que se publique en el Diario Oficial La Gaceta el respectivo aviso de adjudicación, o en su defecto, cuando así proceda, se realice la notificación al recurrente.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 175 al 183)

Podrá interponer el recurso de apelación cualquier persona que ostente un interés legítimo, actual, propio y directo. Igualmente estará legitimado para apelar, quien haya presentado oferta, bajo cualquier título de representación, a nombre de un tercero. Dentro de este último supuesto se entenderá en todo caso a quien haya sido acreditado regularmente dentro del expediente de licitación como representante de casas extranjeras.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 176 al 184)

El escrito de apelación deberá indicar con precisión la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alega como fundamento de la impugnación, así como individualizar las líneas que se recurren. El apelante deberá aportar la prueba en que se apoyen sus argumentaciones, y cuando discrepe de los estudios que sirven de motivo para adoptar la decisión, deberá rebatir en forma razonada tales estudios, aportando los dictámenes y estudios emitidos por profesionales calificados en la materia que se impugna.

El ofrecimiento de prueba que no pueda presentarse al momento de la interposición del recurso, deberá contemplarse en el escrito de apelación, con indicación expresa de los motivos por los cuales no puede ser aportada en ese momento. En todo caso, la presentación de dicha prueba debe realizarse dentro del primer tercio del plazo con que cuenta la Contraloría General de la República para resolver el recurso.

Cuando se apele un acto de readjudicación, el fundamento del recurso debe girar únicamente contra las actuaciones realizadas con posterioridad a la resolución anulatoria estando precluida cualquier situación que se conociera desde que se dictó el acto de adjudicación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 177 al 185)

Una vez recibido un recurso de apelación, la Contraloría General de la República solicitará a la Administración, dentro del día hábil siguiente, la remisión del expediente administrativo de la licitación que contenga las respectivas ofertas. En el auto de solicitud del expediente, requerirá que en forma expresa se le indique si el acto que se impugna ha sido o no revocado y si se presentó recurso de revocatoria contra las líneas apeladas. La administración licitante contestará la solicitud de remisión de expediente, atendiendo cada uno de los requerimientos, e indicará bajo cuál número de procedimiento se tramita la contratación impugnada a efectos de que el expediente pueda ser consultado directamente a través del Sistema, de existir documentación confidencial en el procedimiento, esta deberá ser remitida al órgano contralor para su respectiva valoración.Cuando en el expediente existieren líneas independientes que no hubieren sido apeladas, o así se estime conveniente, la Administración enviará en sustitución del original, una copia certificada del expediente administrativo.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Dentro de los diez días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para apelar, la Contraloría General de la República deberá analizar la admisibilidad y procedencia general del recurso, procurando detectar en esta etapa las gestiones inadmisibles o manifiestamente improcedentes, para proceder a su rechazo inmediato.

Cuando se presente apelación sobre varias líneas y en esta etapa se rechacen por inadmisibilidad o por improcedencia manifiesta algunas de ellas, el recurso seguirá siendo conocido en cuanto a las restantes líneas, por la Contraloría General de la República, independientemente del monto.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 178 al 186)

El recurso de apelación será rechazado de plano por inadmisible, en los siguientes casos:

• a)Cuando la Contraloría General de la República carezca de competencia en razón de la materia.
• b)Cuando se haya presentado en forma extemporánea.
• c)Cuando no corresponda conocerlo a la Contraloría General de la República en razón del monto.
• d)Cuando no se cumpla con los requisitos formales previstos en el ordenamiento para interponerlo, tales como la firma del recurso.

Al momento de contestar la audiencia inicial, las partes podrán alegar como excepción la presentación extemporánea o la incompetencia por monto, que en caso de prosperar obligará a dictar la resolución final dentro de los quince días hábiles siguientes al recibo de la gestión.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 179 al 187)

El recurso de apelación será rechazado de plano por improcedencia manifiesta, en cualquier momento del procedimiento en que se advierta, en los siguientes casos:

• a)Cuando se interponga por una persona carente de interés legítimo, actual, propio y directo.
• b)Cuando el apelante no logre acreditar su mejor derecho a la adjudicación del concurso, sea porque su propuesta resulte inelegible o porque aún en el caso de prosperar su recurso, no sería válidamente beneficiado con una eventual adjudicación, de acuerdo con los parámetros de calificación que rigen el concurso. Debe entonces el apelante acreditar en el recurso su aptitud para resultar adjudicatario.

En el caso de que se apele una declaratoria de desierto, el apelante además de acreditar su aptitud para resultar readjudicatario deberá alegar que las razones de interés público son inexistentes o no vinculadas al caso.

• c)Cuando la apelación se apoye en fundamentos y argumentaciones sobre los cuales la Contraloría General de la República ya haya adoptado reiteradamente una posición expresa en sentido contrario en resoluciones anteriores y no hayan razones suficientes para modificar dichas tesis.
• d)Cuando el recurso se presente sin la fundamentación que exige el artículo 88 de la Ley de Contratación Administrativa.
• e)Cuando los argumentos que sustentan el recurso se encuentren precluidos.
• f)Cuando prevenido el apelante de mantener o restablecer la garantía de participación o la vigencia de la oferta, no procede de conformidad.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 180 al 188)

Cuando ante la Administración se presenten recursos de revocatoria sobre las mismas líneas impugnadas en un recurso de apelación, la Contraloría General de la República procederá a acumular los recursos en el auto inicial, el cual deberá ser notificado a todos los recurrentes.

Al atender la audiencia inicial, la Administración remitirá el original de los recursos de revocatoria que deben ser acumulados, los cuales seguirán el trámite del recurso de apelación y serán resueltos por la Contraloría General de la República.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 181 al 189)

El auto inicial que admite a trámite el recurso, deberá adoptarse a más tardar al décimo día hábil después de vencido el plazo para apelar. En este mismo plazo deberá manifestarse sobre la acumulación de los recursos de revocatoria, cuando así proceda. De no dictarse este auto en el plazo indicado, la Contraloría General de la República deberá establecer la responsabilidad disciplinaria que corresponda al funcionario encargado.

En este auto, cuando se trate de licitaciones públicas, se conferirá a la Administración y a la parte adjudicada, un plazo de diez días hábiles para que se manifiesten sobre los alegatos del apelante y aporte las pruebas respectivas. En el caso de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1° de la Ley de Contratación Administrativa, este emplazamiento será por cinco días hábiles.

Cuando al contestar la audiencia inicial, las partes argumenten en contra de la oferta del apelante, se concederá una audiencia especial por cinco días hábiles en el caso de la licitación pública y tres días hábiles para la licitación abreviada para que el recurrente se refiera exclusivamente a lo alegado.

La Contraloría General de la República deberá manifestarse expresamente, antes de la resolución final, sobre las solicitudes de prueba de las partes, cuando lo hubiere, admitiéndolas o denegándolas, mediante resolución motivada. Igualmente, adoptará las providencias probatorias que sean necesarias para la correcta tramitación de la apelación. Todas las dependencias administrativas se encuentran obligadas a prestar su colaboración gratuita en la aportación de la prueba pericial solicitada de oficio por la Contraloría General.

En casos muy calificados la Contraloría General de la República podrá conferir nuevas audiencias a efecto de aclarar aspectos para la debida resolución del recurso.

De previo al dictado de la resolución final, la Contraloría General de la República facultativamente concederá a las partes una audiencia final otorgándoles un plazo de tres días hábiles para que formulen conclusiones sobre el fondo del asunto, sin que sea admisible la argumentación de hechos nuevos no debatidos en el recurso. Cuando lo considere conveniente, la audiencia final podrá ser oral. Para ello, se convocará a las partes con al menos tres días hábiles de anticipación para que expongan sus conclusiones y se colocará, además, el aviso de la fecha y hora de la audiencia en un lugar accesible al público. De lo actuado se levantará un acta que contendrá, al menos, del nombre de las partes y resumen de lo actuado, la cual se incorporará al expediente.

En los casos, que la Contraloría General de la República así lo considere oportuno, podrá realizarse una audiencia pública de exposición de alegatos, evacuación de pruebas y conclusiones, según las reglas que se dispongan en el auto de audiencia inicial. Esta audiencia deberá llevarse a cabo una vez evacuadas todas las audiencias escritas que correspondan y deberán convocarse con al menos tres días hábiles de anticipación.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) En caso de que se hubiese tramitado una audiencia oral de cualquier naturaleza, la resolución final podrá ser dictada de manera oral, ya sea de seguido a la finalización de la audiencia, o en un plazo no mayor a tres días hábiles posteriores a su realización. Esa resolución será motivada y bastará que se grabe por algún medio idóneo cuyo registro se incorporará al expediente de apelación.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 182 al 190)

En las licitaciones públicas, la resolución final deberá ser adoptada dentro de los cuarenta días hábiles siguientes al auto inicial. Este plazo podrá ampliarse por veinte días hábiles más, mediante resolución motivada, cuando para resolver el recurso sea necesario recabar prueba para mejor resolver o que por su complejidad no pueda ser resuelto dentro del plazo normal de resolución.

En las licitaciones abreviadas o los concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1° de la Ley de Contratación Administrativa, la resolución final deberá rendirse a más tardar treinta días hábiles siguientes al auto inicial. Este plazo podrá ampliarse por diez días hábiles más, mediante resolución motivada bajo los mismos supuestos indicados para la licitación pública.

La Contraloría General de la República emitirá su fallo confirmando o anulando, total o parcialmente, sin que para ello sea preciso que examine todas las articulaciones de las partes cuando una sola o varias de éstas sean decisivas para dictarlo.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 183 al 191)

La resolución final que ponga término al recurso dará por agotada la vía administrativa. Aquella que declare sin lugar el recurso, tendrá como consecuencia la firmeza del acto de adjudicación.

Cuando la resolución declare con lugar el recurso, parcial o totalmente, la Contraloría General de la República anulará el acto impugnado en el tanto correspondiente y remitirá el expediente a la Administración para que, en caso de existir ofertas elegibles y convenientes a sus intereses, proceda a la adopción de un nuevo acto de adjudicación o, en su caso, a declarar desierto el concurso. En todo caso, la Administración deberá respetar las consideraciones y la parte dispositiva de la resolución. El nuevo acto deberá dictarse dentro del mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la resolución, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución motivada.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 184 al 192)

Recurso de revocatoria

Cuando por monto no proceda el recurso de apelación, podrá presentarse recurso de revocatoria en contra del acto de adjudicación o contra aquel que declara desierto o infructuoso el concurso, dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que se notificó a todas las partes y se regirá en cuanto a la legitimación, fundamentación y procedencia por las reglas del recurso de apelación, salvo lo dispuesto en cuanto a la fase recursiva de las materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 185 al 193)

El recurso será presentado y tramitado ante el órgano que dictó la adjudicación. Sin embargo, cuando este órgano no sea el Jerarca de la Administración respectiva, el recurrente podrá solicitar que su gestión sea conocida y resuelta no por la instancia que dictó el acto de adjudicación, sino por el Jerarca respectivo. En todos los casos habrá una única instancia.

Si el recurso es inadmisible o manifiestamente improcedente, se ordenará y notificará su archivo en el término de dos días hábiles siguientes a la fecha de recibo del recurso. Si el recurso resultara admisible, se notificará a la parte adjudicada, dentro de los dos días hábiles siguientes a la presentación, para que exprese su posición sobre los alegatos del disconforme, dentro del plazo de tres días hábiles siguientes a la notificación.

Cuando la Administración lo considere conveniente, la audiencia puede ser oral. Para ello, se convocará a las partes, con al menos dos días hábiles de anticipación, para que expongan sus alegatos, evacuación de pruebas y conclusiones, según las reglas que se dispongan en el auto de audiencia.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) Las audiencias orales serán públicas y se deberá publicar un aviso por los medios que garanticen su debida difusión. De lo actuado se levantará un acta que contendrá, al menos, el nombre de las partes y resumen de lo actuado, la cual se incorporará al expediente.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) En caso de que se hubiese tramitado una audiencia oral, la resolución final podrá ser dictada de manera oral, ya sea de seguido a la finalización de la audiencia, o en un plazo no mayor a tres días hábiles posteriores a la realización de tal audiencia. Esa resolución será motivada y bastará que se grabe por algún medio idóneo cuyo registro se incorporará al (Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) La Administración deberá declinar de conocer el recurso cuando simultáneamente sea admitido por la Contraloría General de la República un recurso de apelación en contra de las mismas líneas adjudicadas. En tal caso, remitirá sin más trámite al órgano contralor el recurso de revocatoria interpuesto, que se sustanciará como un recurso de apelación.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 186 al 194)

La Administración deberá resolver el recurso dentro de los quince días hábiles siguientes al vencimiento del plazo conferido al recurrente para su contestación.

La resolución final dará por agotada la vía administrativa. La que acoja el recurso de revocatoria, dispondrá igualmente sobre la nueva adjudicación o declaratoria de deserción que corresponda según el mérito del día siguiente al de la notificación de la resolución, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución motivada.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 187 al 195)

Validez y ejecución del contrato

Validez, perfeccionamiento y formalización contractual

Será válido el contrato administrativo sustancialmente conforme con el ordenamiento jurídico, por lo que no lo afectarán aquellos vicios intrascendentes del procedimiento de selección del contratista.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 188 al 196)

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza y, en los casos que se exija la constitución de la garantía de cumplimiento, ésta sea válidamente otorgada.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 189 al 197)

La relación contractual válida y perfeccionada se formalizará cuando sea necesario para el correcto entendimiento de los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) El contrato será suscrito por el funcionario legalmente facultado para ello y por el representante legal del contratista y deberá contener una breve descripción de los elementos esenciales de la relación contractual entre ellos la estimación del negocio y cancelarse las especies fiscales que correspondan.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) La Administración elaborará el contrato respectivo y lo remitirá para firma del contratista a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), en un plazo no mayor a veinte días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, otorgándole al adjudicatario un plazo máximo de tres días hábiles para su suscripción, prorrogables por dos días adicionales, en caso de que así se solicite, previo rendimiento satisfactorio de la garantía de cumplimiento, salvo que el cartel disponga justificadamente un plazo mayor o exija la constitución de una sociedad en cuyo caso el plazo será de hasta tres meses.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Suscrita la formalización, la Administración dispondrá de tres días hábiles para enviarlo a aprobación interna o refrendo, según corresponda. Cuando el refrendo deba ser conocido por la Contraloría General de la República, ésta deberá resolver la solicitud dentro de un plazo de veinticinco días hábiles cuando se trata de contratos resultado de una licitación pública y de veinte días hábiles en los restantes casos. De requerir la contratación aprobación interna la solicitud deberá resolverse en un plazo de quince días hábiles para licitaciones públicas y diez días hábiles en los restantes casos.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Cuando no resulte necesario formalizar una contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado pedido, orden de compra u otro similar, en el tanto incluya la descripción del bien, nombre del contratista, plazo de entrega y monto del contrato, constituirá instrumento idóneo junto al expediente administrativo en que se sustenta, para que se ejerza la fiscalización del procedimiento, así como para continuar con los trámites de ejecución contractual y pago respectivo, todo bajo responsabilidad del funcionario que la emite.

Sólo requerirá formalización en escritura pública las contrataciones administrativas que por su naturaleza requieran de dicho documento y deban inscribirse en el Registro Nacional, así como las que por ley tengan que sujetarse a ese requisito.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 190 al 198)

La Administración, declarará insubsistente el concurso, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que procedan por el incumplimiento, en cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción; no suscriba la formalización contractual en el plazo otorgado; no acate la orden de inicio; en caso de remate, cuando no sea cancelada la totalidad del precio dentro del plazo respectivo.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) Una vez declarada la insubsistencia la entidad contratante procederá a ejecutar la garantía de participación del incumpliente, cuando la hubiere y a la readjudicación según el orden de calificación respectivo, siempre que resulte conveniente a sus intereses. Para ello, la Administración , dispondrá de un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por diez días hábiles adicionales, siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifiquen.

(Así reformado el párrafo anterior mediante el artículo 1 del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007) En caso que hubiere cesado la vigencia de la oferta o de la garantía de participación, cuando ésta sea requerida, se le prevendrá al siguiente oferente mejor calificado para que las restablezca en plazo de tres días hábiles. De no hacerlo, la Administración podrá optar por continuar con las ofertas subsiguientes. Las partes disconformes con la readjudicación, podrán impugnar, si antes de interponer el recurso, restablecen o prorrogan la vigencia de las ofertas y de la garantía de participación, si así procede.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 191 al 199)

Ejecución del contrato

La Administración, deberá girar la orden de inicio del contrato dentro del plazo establecido en el cartel, y a falta de estipulación cartelaria, lo hará dentro de los quince días hábiles siguientes contados a partir de la notificación a la entidad contratante del refrendo o de que se dé la aprobación interna, según corresponda. Ese plazo podrá ser extendido siempre que medie resolución razonada exponiendo los motivos calificados para ello y ésta se adopte antes del vencimiento del plazo inicial.

En las contrataciones de obra, la Administración deberá dictar la orden de inicio dentro de los quince días hábiles siguientes al refrendo del contrato por parte de la Contraloría General de la República, o de la aprobación interna, a fin de que el contratista pueda iniciar las labores propias de la obra dentro del mes siguiente al refrendo.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 192 al 200)

Las gestiones formuladas por el contratista en procura de continuar la ejecución contractual, serán resueltas por la Administración, de manera motivada, dentro de los treinta días hábiles, contados a partir del recibo de la petición. En caso de requerirse información adicional al contratista, se le dará un plazo de 10 días hábiles para que aporte la documentación respectiva, de lo contrario la Administración resolverá con lo que conste en el expediente.

El silencio de la Administración, se entenderá como aceptación de la petición, cuando se trate de una autorización admisible en Derecho y se haya cumplido con todos los requisitos.

La no atención de la gestión dentro del plazo señalado generará responsabilidad administrativa al servidor.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 193 al 201)

El contrato administrativo se ejecutará conforme a las reglas de la buena fe y a los términos acordados por las partes.

La recepción provisional, del objeto se entenderá como el recibo material de los bienes y servicios, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el cartel. Para ello, el contratista deberá coordinar con la Administración, la hora y demás condiciones necesarias para la recepción, cuando sea pertinente, o bien informar cuando se ha procedido con la entrega, en aquellos casos en que se utilice una modalidad distinta. El funcionario encargado del trámite, acompañado de la respectiva asesoría técnica, deberá levantar un acta en la cual consignará las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta diligencia podrá utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de compra.

La recepción provisional podrá darse sin condicionamiento alguno o bien bajo protesta, en cuyo caso, la Administración indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original. La recepción provisional excluye el cobro de multas, salvo que se haya hecho bajo protesta.

Una vez concluida la recepción provisional, la Administración dentro del mes siguiente o dentro del plazo estipulado en el cartel, procederá a revisar los bienes y servicios recibidos y a realizar cualquier prueba o análisis necesarios, requiriendo el aval técnico de sus unidades internas o incluso de asesoría externa. En caso de advertir problemas con el objeto, la Administración lo comunicará de inmediato al contratista, con el fin de que éste adopte las medidas necesarias para su corrección, dentro del plazo indicado en el párrafo anterior, asimilándose la situación a una recepción provisional bajo protesta. Tratándose de incumplimientos graves la Administración podrá iniciar el procedimiento de resolución contractual, si así lo estima pertinente, sin necesidad de conceder un plazo adicional para corregir defectos.

Vencido el plazo para corregir defectos, sin que éstos hayan sido atendidos a satisfacción, la Administración decidirá de frente a su gravedad y al interés público si solo ejecuta la garantía de cumplimiento o si también inicia el respectivo procedimiento de resolución contractual. Si los daños sufridos exceden el monto de la garantía, la entidad adoptará las medidas administrativas y judiciales pertinentes para su plena indemnización.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 194 al 202)

La recepción definitiva del objeto será extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir defectos. La recepción definitiva no excluye la ejecución de la garantía de cumplimiento, si los bienes y servicios presentan alguna inconformidad con lo establecido en el contrato. A partir de este momento, comenzarán a regir las garantías de funcionamiento ofrecidas por el contratista y no correrán multas.

Para ello se levantará un acta en que quede constancia clara de la forma en que se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras aportadas.

En caso de objetos y servicios muy simples y a criterio de la Administración, la recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará constar en la respectiva acta.

Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios.

La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 195 al 203)

En caso de incumplimientos graves y evidentes, la Administración podrá rechazar el objeto en el mismo acto previsto para su recepción provisional y disponer el procedimiento de resolución contractual. Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes entre sí, la entidad podrá recibir provisionalmente unas y rechazar otras.

Como alternativa, la Administración podrá conceder al contratista un nuevo plazo para que corrija el incumplimiento, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original y no impedirá el cobro de multas. Vencido ese plazo sin que el contratista cumpla a satisfacción, la Administración valorará ejecutar la garantía de cumplimiento o también iniciar el procedimiento de resolución contractual.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 196 al 204)

El contratista está obligado a entregar a la Administración bienes y servicios en las mejores condiciones y actualizados, conforme las siguientes reglas:

• a)Que se trate de objetos de igual naturaleza y funcionalidad, con condiciones similares de instalación y mantenimiento.
• b)Que el cambio constituya una mejora para la Administración, de frente a sus necesidades.
• c)Que no se trate de actualizaciones que se encuentren en fase de investigación o que no hayan sido lo suficientemente probadas o carezcan de los respaldos pedidos en el cartel.
• d)Que no se incremente el precio adjudicado.
• e)Que las condiciones restantes se mantengan inalteradas.

En el caso de adquisición de tecnología, el contratista está obligado a entregar objetos actualizados, cuando el cartel así lo haya dispuesto y sin perjuicio del cumplimiento de las anteriores condiciones. La última actualización se entenderá, entre otras cosas, como que el bien esté en línea de producción al momento de la entrega, o como la última versión del fabricante, cuando el objeto admita actualizaciones de esa naturaleza y ésta haya sido conocida en el mercado al menos un mes antes de la entrega de la orden de inicio. Para estos efectos, la entidad podrá pedir al contratista que respalde el ofrecimiento con certificación emitida directamente por el fabricante.

La mejora deberá primero informarse por escrito, explicando en detalle en qué consiste el cambio, de ser necesario a partir de literatura técnica y cualesquiera otros elementos que resulten pertinentes. La Administración contará con diez días hábiles para resolver motivadamente la gestión, aceptando o rechazando el cambio propuesto, lapso que suspenderá el plazo de entrega. En caso de que se acepte la mejora la Administración, a petición del contratista, podrá prorrogar de manera justificada el plazo de entrega, que no podrá exceder el plazo original.

Bajo ninguna circunstancia, los cambios en los bienes o servicios podrán demeritar las garantías y condiciones de los bienes inicialmente ofrecidas, las cuales se consideran un mínimo que no podrá ser rebajado ante modificaciones de esta naturaleza.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 197 al 205)

A solicitud del contratista, la Administración, podrá autorizar prórrogas al plazo de ejecución del contrato cuando existan demoras ocasionadas por ella misma o causas ajenas al contratista.

El contratista solicitará la prórroga dentro de los diez días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo y la Administración contará con igual plazo para resolver si procede o no. Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato en ejecución, la Administración podrá autorizar la prórroga, en caso de estar debidamente sustentada, siempre que esté vigente el plazo contractual.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 198 al 206)

La Administración, de oficio o a petición del contratista, podrá suspender el plazo del contrato por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente acreditados en el expediente, mediante acto motivado, en el cual se estipulará a cargo de quien corren las medidas de mantenimiento de lo hecho hasta ese momento.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 199 al 207)

La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas:

• a)Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto.
• b)Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares.
• c)Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda.
• d)Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto.
• e)Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público.
• f)Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado.

En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas.

Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del contrato.

El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato.

En caso de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes.

Modificaciones que no se ajusten a las condiciónes previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este artículo.

(Así reformado el párrafo anterior mediante el artículo 1 del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007) La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 200 al 208)

Si ejecutado un contrato, la Administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista, siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones:

• a)Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente.
• b)Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales.
• c)Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior, contemplando los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.
• d)Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes.

Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.

• e)Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.

Para utilizar esta modalidad, será requisito que dentro del plazo de los seis meses, conste en el expediente la debida motivación y promulgación, por quien tenga competencia para adjudicar, del acto administrativo que contenga la decisión en que se funde el nuevo contrato.

La sumatoria del contrato precedente y del nuevo podrá exceder el límite económico del tipo de procedimiento originalmente utilizado. Esta modalidad no es aplicable a contratos de obra. Para lo anterior se deberá considerar los alcances del artículo 37 de la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en el presente Reglamento.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 201 al 209)

Una vez que el contrato adquiera eficacia y durante su ejecución, la Administración por motivos de interés público, institucional o causas imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite, podrá suspender la ejecución del contrato hasta por seis meses como máximo, prorrogable por otro plazo igual.

La suspensión deberá acordarse por escrito, mediante resolución motivada, dictada por el Jerarca o titular subordinado competente, con indicación precisa, entre otras cosas, de la parte realizada hasta ese momento, su estado y a cargo de quién corre el deber de conservar lo ejecutado, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la fecha de eventual reinicio de la ejecución. El reinicio del contrato se comunicará por escrito, antes del vencimiento del plazo de suspensión.

El contratista podrá reclamar a la Administración la indemnización de los daños que le provoque la suspensión contractual.

De no reiniciarse el contrato dentro del plazo estipulado, la Administración deberá iniciar de forma inmediata el procedimiento tendiente a su rescisión, salvo que razones de interés público, impongan continuar con su inmediata ejecución.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 202 al 210)

Los contratos se extinguen por la vía normal, por el acaecimiento del plazo y la ejecución del objeto contractual. De modo anormal, por resolución, rescisión administrativa o declaratoria de nulidad.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 203 al 211)

La Administración, podrá resolver unilateralmente los contratos por motivo de incumplimiento imputable al contratista. Una vez firme la resolución contractual se procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, si ello resulta pertinente, sin ningún procedimiento adicional. En el evento de que la Administración haya previsto en el cartel cláusulas de retención, se podrán aplicar esos montos al pago de los daños y perjuicios reconocidos. De ser las garantías y retenciones insuficientes, se adoptarán las medidas en sede administrativa y judicial necesarias para obtener la plena indemnización.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 204 al 212)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 205 al 213)

La Administración podrá rescindir unilateralmente sus contratos, no iniciados o en curso de ejecución, por razones de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, debidamente acreditadas. Para ello deberá emitir una resolución razonada en donde señale la causal existente y la prueba en que se apoya, la cual será puesta en conocimiento del contratista por el plazo de quince días hábiles.

La entidad deberá cancelar al contratista la parte efectivamente ejecutada del contrato, en el evento de que no lo hubiera hecho con anterioridad y los gastos en que ese contratista haya incurrido para la completa ejecución, siempre que estén debidamente probados.

Cuando la rescisión se origine por motivos de interés público, además se podrá reconocer al contratista cualquier daño o perjuicio que la terminación del contrato le causare, previa invocación y comprobación.

El lucro cesante correspondiente a la parte no ejecutada podrá reconocerse siempre dentro de criterios de razonabilidad y proporcionalidad, valorando aspectos tales como el plazo de ejecución en descubierto, grado de avance de la ejecución del contrato, complejidad del objeto. Cuando la utilidad no haya sido declarada se considerará que es un 10% del monto total cotizado.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 206 al 214)

La rescisión contractual por mutuo acuerdo únicamente podrá ser convenida cuando existan razones de interés público y no concurra causa de resolución imputable al contratista.

En este caso la Administración podrá acordar los extremos a liquidar o indemnizar, que en ningún caso podrá exceder los límites señalados en el artículo anterior, siempre dentro de los límites de razonabilidad y proporcionalidad.

Acordada la rescisión sin mayor trámite, se enviará la respectiva liquidación a aprobación de la Contraloría General de la República de la República, quien contará con veinticinco días hábiles para emitir su resolución.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 207 al 215)

Verificada la causal por la cual procede declarar la rescisión contractual, la Administración procederá a emitir la orden de suspensión del contrato y dará al contratista audiencia por el plazo de diez días hábiles identificando la causal y la prueba en que se sustenta, entre otros.

El contratista atenderá la audiencia refiriéndose a la causal invocada y presentará un detalle de la liquidación que pide aportando la prueba respectiva.

Vencido el plazo de audiencia, la Administración adoptará, dentro de quinto día hábil cualquier medida necesaria para valorar la liquidación presentada por el contratista. Evacuada la prueba, la entidad resolverá dentro del mes calendario siguiente y estará obligada a la verificación de todos los rubros presentados. La resolución tendrá los recursos ordinarios previstos en la Ley General de la Administración Pública.

Una vez firme la rescisión, la respectiva liquidación se enviará a aprobación de la Contraloría General de la República de la República, quien contará con veinticinco días hábiles para aprobar, improbar o efectuar las observaciones que considere pertinentes.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 208 al 216)

Los derechos y obligaciones derivados de un contrato en ejecución o listo para iniciarse, podrán ser cedidos a un tercero, siempre que no se trate de una obligación personalísima.

En todo caso la cesión debe ser autorizada por la Administración mediante acto debidamente razonado, en el que al menos analizará:

• a)Causa de la cesión.
• b)El cumplimiento por parte del cesionario de las principales condiciones legales, técnicas y financieras solicitadas en el cartel.
• c)Que el cesionario no esté afectado por alguna causal de prohibición.
• d)Ventajas de la cesión de frente a resolver el contrato.
• e)Eventuales incumplimientos del cedente hasta el momento y medidas administrativas adoptadas.

Si la cesión excede el cincuenta por ciento del objeto contractual, independientemente del avance en su ejecución, deberá ser autorizada por la Contraloría General de la República de la República, quien resolverá dentro del décimo día hábil una vez presentada la solicitud. La petición de la Administración deberá contener como mínimo la solicitud formulada por el cedente; aceptación del cesionario y cualquier documentación que resulte pertinente en relación con sus condiciones, cartel y resolución motivada de la Administración.

El cesionario queda subrogado en todos los derechos y obligaciones que corresponderían al cedente y este quedará libre de todas las obligaciones con la Administración. En el supuesto de que la cesión genere modificaciones contractuales éstas seguirán los procedimientos comunes establecidos al efecto.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 209 al 217)

Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa.

El contrato se tendrá como irregular, cuando en su trámite se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción. En esos casos, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos calificados, en que proceda con arreglo a principios generales de Derecho, respecto a suministros, obras, servicios y otros objetos, ejecutados con evidente provecho para la Administración. En ese supuesto, no se reconocerá el lucro previsto y de ser éste desconocido se aplicará por ese concepto la rebaja de un 10% del monto total. Igual solución se dará a aquellos contratos que se ejecuten sin contar con el refrendo o aprobación interna, cuando ello sea exigido.

La no formalización del contrato no será impedimento para aplicar esta disposición en lo que resulte pertinente.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 210 al 218)

Cuando las partes así lo pacten, las controversias patrimoniales disponibles derivadas de sus contratos administrativos podrán ser resueltas por la vía arbitral, de conformidad con las regulaciones legales existentes. El arbitraje se entenderá de Derecho, sin que pueda comprometerse el ejercicio de potestades de imperio ni el ejercicio de deberes públicos.

El idioma del arbitraje será el español.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 211 al 219)

Sanciones

Las sanciones a que se refiere el presente capítulo, son las establecidas en el capítulo X de la Ley de Contratación Administrativa. Estas sanciones son de naturaleza administrativa, por lo tanto su aplicación no excluye la imposición de las sanciones que prevé la legislación penal, ni el reclamo de responsabilidades por daños y perjuicios como consecuencia de la misma conducta, y son compatibles con otras sanciones previstas expresamente en las normas que regulan las respectivas contrataciones administrativas, tales como cláusulas penales y multas.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 212 al 220)

Las sanciones administrativas a las que aquí se hace referencia sólo son aplicables previa observancia del debido proceso.

(Mediante resolución N° 17949 del 8 de noviembre del 2017, se anuló del párrafo anterior la frase que disponía: "En el caso sanciones a funcionarios públicos, éstas se impondrán mediante los procedimientos disciplinarios que en cada órgano o ente estuvieren previstos y en el caso de las sanciones a particulares por el procedimiento desarrollado en el presente Capítulo.") Solo en ausencia de regulaciones que garanticen la defensa a que se refiere este artículo se aplicarán las disposiciones relativas al procedimiento ordinario contenidas en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública.

La Administración o la Contraloría General de la República procederán de oficio o por denuncia de los particulares a instaurar los procedimientos respectivos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 213 al 221)

Las sanciones administrativas deberán ser impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria, en contra de los funcionarios que realicen actuaciones contrarias a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y el presente Reglamento.

Dichas sanciones consistirán en apercibimiento escrito, suspensión sin goce de salario, despido y retiro de credenciales según las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 214 al 222)

La sanción a particulares puede ser apercibimiento o inhabilitación. El apercibimiento consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, a efecto de que corrija su conducta, cuando fuere posible, sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así procediere y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal del artículo 100, inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa.

La sanción de inhabilitación consiste en el impedimento para participar en procedimientos en los que la decisión inicial se haya dictado con posterioridad a la firmeza de la sanción, según la cobertura establecida en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

(Derogado el párrafo tercero por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) A fin de mantener un registro de fácil acceso de las sanciones impuestas a particulares por las administraciones contratantes y la Contraloría General de la República, éstas deberán registrar las sanciones en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de manera tal que dicha información se mantenga actualizada en ese Sistema, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Uso del Sistema, siguiendo los instructivos disponibles al efecto.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41243 del 10 de julio del 2018) (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 215 al 223)

La sanción no se extingue por la fusión, transformación o cambio de razón o denominación social de la sociedad sancionada.

En caso de que la fusión de origen a una nueva sociedad, o bien que la empresa sancionada sea absorbida por otra, los efectos de la sanción recaerán sobre la que permanezca.

Se tendrá como fraude de ley la constitución de una nueva sociedad con la finalidad de evadir los efectos del apercibimiento o la inhabilitación, en cuyo caso los efectos de la sanción recaerán en iguales condiciones sobre la sociedad así constituida.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 216 al 224)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 217 al 225)

La responsabilidad administrativa de los particulares por las infracciones previstas en la Ley de Contratación Administrativa, prescribirá según las reglas previstas en el artículo 100 bis de dicha Ley.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 218 al 226)

Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector Público

Las Proveedurías Institucionales serán las competentes para conducir los procedimientos de contratación administrativa que interesen a la respectiva Institución, así como para realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos sus bienes en los casos en que proceda.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 219 al 227)

La Proveeduría Institucional de cada entidad deberá contar con la plataforma tecnológica suficiente y adecuada que le permita ejecutar los procedimientos de contratación administrativa en forma eficiente. Para tales efectos las Administraciones deberán asignar permanentemente los recursos necesarios.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 220 al 228)

El máximo Jerarca de la Institución, podrá delegar, la decisión final a adoptar en los procedimientos de contratación administrativa, así como la firma del pedido u orden de compra, lo anterior, siguiendo al efecto las disposiciones del reglamento interno que se dicte al efecto; dicha designación deberá recaer en un funcionario u órgano técnico, quien deberá emitir sus actos con estricto apego a la normativa de contratación administrativa, para poder apartarse de dicho criterio, deberán mediar razones técnicas de igual naturaleza. Dicha delegación se llevará a cabo de conformidad con los alcances de la Ley de Contratación Administrativa; Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y lo señalado por la Ley General de la Administración Pública.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 221 al 229)

Las proveedurías institucionales fungirán como órgano técnico institucional en materia de Contratación Administrativa y contarán con una estructura organizativa básica que les permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de conducción de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes, cuando corresponda, para ello cada institución deberá adoptar las medidas pertinentes para dotar a dichas unidades de los recursos humanos y materiales indispensables, para ejecutar debidamente la labor que les ha sido encomendada.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 222 al 230)

En las Administraciones podrá existir una Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, con competencia exclusiva, para analizar y recomendar la adjudicación de las contrataciones que por la naturaleza de la contratación así se requiera. Cada Administración deberá regular su estructura y funcionamiento, garantizando el carácter técnico y autónomo de sus integrantes, uno de los cuales será el Proveedor Institucional o quien lo sustituya.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 223 al 231)

Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de las Proveedurías Institucionales, todas las demás unidades administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus cometidos.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 224 al 232)

La Administración, deberá informar a la Contraloría General de la República sobre la actividad contractual que desarrolle, consignado, al menos, los procedimientos de contratación iniciados, los actos de adjudicación, las calidades del contratista, el objeto y el monto de las operaciones, así como otros datos de relevancia sobre la actividad contractual de la Administración.

Dicha información será suministrada por las distintas Administraciones contratantes a través del Sistema integrado de Compras Públicas. Cuando exista imposibilidad para realizar esa operación en el sistema, la Contraloría General de la República podrá indicar, mediante resolución, el medio, la periodicidad del suministro de la información, así como qué otros datos de relevancia deberán serle brindados.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017) (Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 225 al 233)

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 226 al 234)

El presente Reglamento rige a partir del día 4 de enero del año 2007.

(Corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 227 al 235)

La Administración deberá incorporar una copia del pliego de condiciones en un expediente o registro permanente de fácil acceso. En caso de que se utilicen medios electrónicos, se deberá cumplir con la regulación que a este respecto se ha establecido en el presente reglamento. Lo anterior con la finalidad de que cualquier proveedor no invitado y que esté .interesado, pueda participar en las contrataciones antes indicadas. Una vez expirada la vigencia de esta disposición, aplicará lo establecido en la normativa vigente.

Los proveedores comerciales deberán mantener actualizada su información en el Registro de Proveedores a efectos de que éste se encuentre debidamente actualizado y depurado (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 34974 del 28 de noviembre de 2008)

Dado en la Presidencia de la República, a los 27 días del mes de setiembre del 2006.