Management and Organization Model for Development and Sustainability of Community SystemsModelo de gestión y organización para el desarrollo y sostenibilidad de los sistemas comunales

For correct decision-making, strategic planning, and programming of the use of resources, control, and maintenance of databases, the Regional Directorates must send monthly reports on the supervisory tasks to the Dirección de Sistemas Comunales."

4.-That the preliminary document of the proposal for administrative reorganization of AyA, which sets forth, among others, the organizational changes required by the institution's communal development area, has been sent to MIDEPLAN for its consideration and analysis via official letter G-2004-1736, dated October 21, 2004, and that said document is in accordance with the objectives defined for the strategic axis "Communal Development" (AyA Strategic Plan 2003-2020), as well as with the mandates designated by the Constitutive Law of AyA and the ASADAS Regulation.

5.-That the Contraloría General de la República in its report DFOEPR-18-2004, titled: "Study conducted in AyA, on the Constructive Stages of Communal Aqueducts", concludes the following:

"A first area for improvement linked to the results of this report revolves around the need to adopt actions that lead to the transformation of the communal management model developed to date. AyA has materialized its relationship with rural aqueducts through the DOR, which was conceived as a construction directorate, which led the program, from its beginnings, to emphasize the construction phase, marginalizing the components of economic sustainability. Although it may be considered understandable that in its beginnings, the rural aqueducts program emphasized the construction stage, the increase in the level of coverage has not been accompanied by a mutation of the model, leading it to transform from builder to advisor and steward in administrative, financial, accounting, maintenance, and system sustainability aspects." 6.-That the situation of rural aqueducts had already been considered in the Sectoral Report prepared in 2002, which points out:

"The administrative, technical, financial, and management conditions of the potable water services concessioned to the CAARS /ASADAS are critical." 7.-That in attention to the report cited in the preceding Whereas clause, the Dirección de Sistemas Comunales, in coordination with the Regional Directorates, has proposed a new "Management Model" that is specifically defined to respond to a need to integrate actions, to allow greater efficiency and establish the vision of a Directorate that develops the national stewardship function in communal systems and the performance of the sustainability function in each Region.

8.-That within the proposed "Management Model", by mutual agreement, the Dirección de Acueductos Rurales and the Regions defined the scope, fields of action, and functions of each of the dependencies involved with Communal Development, which has also been compared with the objectives defined for the strategic axis "Communal Development" (AyA Strategic Plan 2003-2020), the ASADAS Regulation, and the proposal for administrative reorganization of AyA sent to MIDEPLAN.

9.-That to initiate the actions required to achieve the objectives defined in the proposed Management Model, it is necessary to strengthen the Regions with the minimum human and material resources necessary for the development of their functions.

10.-That as a result of joint work, the Dirección de Sistemas Comunales and the Regional Directors defined the minimum resources necessary to begin servicing Communal Systems from each Region. The annual cost per Region for the first year amounts to C85,040,387 (eighty-five million forty thousand three hundred eighty-seven), totaling C595,282,709 (five hundred ninety-five million two hundred eighty-two thousand seven hundred nine colones), for the seven regions.

11.-That access to financing has been one of the main limitations of the ASADAS for the development and sustainability of existing systems and, consequently, of the user communities.

12.-That the "Comprehensive Modification to the Regulation of the Asociaciones Administradoras de Sistemas Comunales (ASADAS)", approved by the Board of Directors via Agreement No. 151-2004, reflects the opening and consent to ASADAS financing for their sustainability and development, as can be noted in its Article 22, subsection 8, which reads:

"Submit to the authorization of the Board of Directors of AyA, any indebtedness management or loan guarantee necessary for the system, provided that the operator's assets are committed for such management." 13.-That as indicated by the División de Asesoría y Gestión Jurídica of the Contraloría General de la República in its official letter 5708 (DGAJ-718-2003 of May 30, 2003) and the Superintendencia General de Entidades Financieras in official letter SUGE 4142/200308617, of October 15, 2003, it is necessary to establish procedures for access to the financial market for the investments of the ASADAS.

14.-That the Consejo Nacional de Financiamiento Interno y Externo (CONAFIN) points out in its official letter CONAFIN-P-15-2005; the responsibility of AyA in the entire process of processing, authorization, and supervision of the credits requested by the ASADAS.

I.-That the Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA), in compliance with the powers and duties conferred upon it by its Constitutive Law, has established the active participation of communities as a strategy to address the needs of potable water supply in the rural populations of Costa Rica, delegating the provision of the service through communal organizations.

II.-That for decades, the development philosophy based on the construction of aqueduct works constituted a model for solving the potable water supply in the rural sector of the Costa Rican population, coinciding with the state policy of income redistribution through the Programa de Asignaciones Familiares, which sustainably allocated resources to the Programa de Acueductos Rurales, also strengthened with international cooperation funds from AID and PL-480, during the 1990s.

III.-That the development philosophy based on the exclusive direction of resources and efforts toward the construction of new systems has generated serious problems regarding their management and sustainability, as well pointed out by the 2002 Sectoral Report and the Report (DFOE-PR-18-2004) of the Contraloría General de la República.

IV.-That external oversight bodies have detected the problems related to the servicing of rural aqueducts and demand a prompt solution from the Institution.

V.-That the Institutional obligation to define and implement innovative and creative actions that lead to a new management model to achieve the development and sustainability of communal systems is unavoidable and cannot be deferred, in order to solve the current problems and strengthen the servicing of existing systems. Therefore:

In accordance with the powers conferred by Articles 11, 18, 21, 50, 60, 89, 129, and 188 of the Constitución Política; 1, 264, and 311 of the Ley General de Salud; 1, 2, 3, 5.j, 21, 22, and 23 of the Ley Constitutiva of the Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, Ley General de Aguas Potables 1634 of September 18, 1953, and 4, 11, 16, 18, and 66 of the Ley General de la Administración, ASADAS Regulation, the AyA Strategic Plan for the period 2003-2020, the "Comprehensive Modification to the Regulation of the Asociaciones Administradoras de Sistemas Comunales (ASADAS)" (Agreement No. 151-2004 of the Board of Directors of AyA), the directives issued by the Contraloría General de la República in Report DFOE-PR-18-2004, it is agreed:

1. To approve a "Management and Organization Model for the Development and Sustainability of Communal Systems", that integrates the institutional functions related to Communal Development and that defines and strengthens the coordinating instance of the processes. Likewise, to enable the regionalization of the sustainability of the Programa de Acueductos Rurales.

(NOTE: See diagram in La Gaceta No. 116 of June 16, 2005).

The organizational structure corresponding to the Management Model is represented in the following organizational chart:

The internal relationships, objectives, and functions of each of the dependencies directly involved with Communal Development, namely; the Dirección de Sistemas Comunales Rurales, the Regional Directorate, and the Department of Communal Systems of each Region, are as follows:

DIRECCIÓN DE ACUEDUCTOS RURALES Reports directly to the General Management. It has a technical, advisory, normative, and comptroller nature:

Specific objectives:

1. Contribute to the institutional management and mandate, in relation to the processes of operational deconcentration, aimed at strengthening the capacity for prompt and assisted response at the regional levels, regarding communal aqueduct and sewer systems.

2. Design policies and issue guidelines for the management of the Directorate and, fundamentally, in the coordination relationship with the Regional Directorates, ASADAS and Comités de Acueductos Rurales.

3. Ensure compliance with the activities contained within the Plan Nacional de Desarrollo in relation to the development of communal aqueducts and/or sewers.

4. Negotiate and oversee cooperation agreements that provide resources for the construction and strengthening of communal aqueduct and/or sewer systems.

Functions of the Dirección de Acueductos Rurales:

1. Guarantees compliance with the policies, guidelines, and responsibilities that laws and regulations confer upon AyA; as well as the national strategic actions and agreements established with other national or international entities regarding the supply of potable water to the rural communities of the country.

2. Proposes and issues guidelines in accordance with the policies emanating from AyA, regarding the management related to the work, operation, and approach of the ASADAS, Comités de Acueductos Rurales, and the Regional Directorates, in the field of communal systems in accordance with the Regional and National Development Plans.

3. Standardizes criteria, procedure manuals, and methodologies in coordination with the regional directorates and with the rest of the institution.

4. Defines the criteria and scientific analysis instruments for the selection, viability determination, and analysis of projects of the Programa de Acueductos Rurales.

5. Proposes to the Senior Administration policies regarding the development of communal aqueduct systems.

6. Issues directives that guarantee compliance with the activities contained within the Plan Nacional de Desarrollo in relation to the development of aqueducts and/or communal sewers and their sustainability.

7. Manages, negotiates, and coordinates financing for the construction and rehabilitation of communal aqueduct and sanitary sewer systems.

8. Manages and coordinates cooperation agreements to achieve the sustainability of communal systems.

9. Defines an ASADA model that will govern the objective of the institutional work for its strengthening.

10. Performs, in coordination with the Oficina de Planificación Institucional, the analysis of the tariff schedules presented by the ASADAS, and in turn coordinates the issuance of the respective Board of Directors agreement, prior to sending it to the ARESEP.

11. Facilitates for the higher authorities the signing of the delegation agreement for communal aqueducts.

12. Establishes strategies and coordinates directly with the institution and the community; as well as with external entities or government institutions, cooperation agreements that provide financial, material, or technical resources for communal strengthening and the development of projects from the identification stage to sustainability.

13. Evaluates, controls, and follows up on the actions executed in the institution at the national level, on the subject concerning communal systems.

Generates a management information system for communal systems as a national tool for specialized information on stewardship and specific matters of the communal systems.

• a)Coordinates with the Regional Directorate and follows up to guarantee compliance with all the actions inherent to the program in accordance with the ASADAS Regulation.

16. Promotes the generation of efficient execution capacities in the different regions.

17. Carries out the procedure for the registration of flow rates used by the ASADAS before the Departamento de Aguas of MINAE.

18. Proposes the plans and the budget of the Directorate, based on the Plan Estratégico Institucional.

19. Trains the regional directorates in methodologies for generating communal capacities for the sustainability of the ASADAS.

20. Defines the necessary corrective actions for the fulfillment of the goals and objectives, in accordance with the regulations emanating from the Superior Institutional Body.

21. Promotes the organization, strengthening, and participation of communities.

22. Advises at the regional level in the design, assembly, and development of methodologies and internal control techniques, aimed at making the systems of the ASADAS efficient and sustainable.

23. Recommends and evaluates the creation of systems and subsystems of technical and administrative structure, aimed at strengthening the response capacity of the administering entities of communal aqueducts and sewers through the regional units.

REGIONAL DIRECTORATES Report directly to the General Management. They are deconcentrated from the Central Headquarters and have an executive nature.

Specific objectives of the regions 1. Guarantee in the region the quality of potable water and sanitation service in terms of quantity, continuity, speed, reliability, and opportunity.

2. Administer and execute commercial, marketing, operation and maintenance, administrative, financial, environmental management, and rural aqueduct activities, with the purpose of ensuring effective and efficient service to the subscribers of the services provided by the Institution.

3. Oversee, support, and control the communal organizations that administer or will administer rural aqueducts.

Functions of the regions:

1. Coordinate the development of projects with the AyA units and the communities.

2. Train the ASADAS to manage the systems and sustainability.

3. Provide legal advisory services to the ASADAS.

4. Analyze the financial and commercial situation of the ASADAS.

5. Carry out a diagnosis of the situation of the communal systems (ASADAS).

6. Prepare the database of the information systems of the ASADAS of the corresponding region.

7. Ensure the application of the tariff approved by the ARESEP.

8. Apply the Operation and Maintenance Standards, Water Quality Standards, and established procedures.

9. Coordinate with the Dirección de Sistemas Comunales the regional planning and optimization of resources.

10. Attend work sessions with the Dirección de Sistemas Comunales for the coordination of actions, policies, and procedures when requested.

11. Define at least one work session per month with the Dirección de Sistemas Comunales.

12. Carry out the administrative procedures necessary for the execution of projects.

13. Prepare the reports to rescind the Delegation Agreement.

14. Attend to the requests and different situations that arise in the ASADAS.

15. Once the work is completed and delivered, the ASADA must send the accounting reports in order to be evaluated by the Deconcentrated Unit of Communal Systems of the Region.

16. Ensure compliance with environmental policies.

17. Other functions indicated in the ASADAS Regulation.

DEPARTMENT OF RURAL AQUEDUCTS IN EACH REGION Reports directly to the region and has an executive nature.

Specific objectives:

1. Coordinate, control, and evaluate the management of the ASADAS within the region's scope.

2. Establish, through the Regional Director, coordination with DISICO, in order to guarantee the institutional, communal, and therefore national interest regarding the construction of rural or marginal urban aqueducts.

3. Control that the execution of the construction works of aqueducts or rural sewer systems adheres to the agreements and the needs of the communities, according to the standards, policies, and guidelines issued by the Dirección de Sistemas Comunales.

Functions of the Department of Rural Aqueducts in each region:

The functions pertaining to the departments in each region shall be designated by each region, in accordance with the functions assigned to the regions.

Design and construction of communal systems works The Dirección de Acueductos Rurales is the dependency that integrates the activities related to rural aqueducts, issues guidelines and directives for the regions, the Dirección de Construcción de Obras y Estudios y Proyectos, regarding communal systems. It exercises functional authority.

The Dirección de Construcción de Obras assumes the functions related to the execution of new communal systems works, for which it must coordinate with the Dirección de Sistemas Comunales.

Estudios y Proyectos takes charge of the functions related to the design of works for the communities, for which it must coordinate with the Dirección de Sistemas Comunales.

2. To approve the minimum required annual cost, for the first year, per region to initiate the application of the proposed management model and include it in the POA and the 2006 budget. Also, to approve the initiation of procedures before external entities for the procurement of necessary human resources. The annual cost per region for the first year amounts to C85,040,387 (Eighty-five million forty thousand three hundred eighty-seven), totaling C595,282,709 (Five hundred ninety-five million two hundred eighty-two thousand seven hundred nine colones), for the seven regions. The attached table shows the detail:

COST OF SERVICING RURAL AQUEDUCTS PER REGION (NOV. 2004) Item Quantity Cost Social Total Cost unitario charges annual per total region Rural vehicle 2 (4x4) 2 12,000,000 24,000,000 24,000,000 Rural vehicle sencillo type Terios 1 7,000,000 7,000,000 7,000,000 Motorcycle 1 1,200,000 1,200,000 1,200,000 Engineering and office equipment Global 500,000 Computer equipment 3 850,000 2,550,000 2,550,000 Furniture Global 600,000 Telephone Monthly 30,000 360,000 360,000 Radio equipment for vehicles 3 500,000 1,500,000 1,500,000 Radio equipment for office 1 1,000,000 1,000,000 1,000,000 Portable communication equipment 3 450,000 1,350,000 1,350,000 Air conditioning equipment 1 400,000 400,000 400,000 Local rent 1 250,000 3,000,000 3,000,000 Security 1 600,000 7,200,000 7,200,000 Janitorial service 1 200,000 2,400,000 2,400,000 Subtotal 1 (Installation) 53,060,000 Civil Engineer 1 207,950 53% 318,164 3,817,962 Engineering Assistant 1 135,450 53% 207,239 2,486,862 Technician in Administration 2 156,150 53% 477,819 5,733,828 Social Promoters 2 160,560 53% 491,314 5,895,763 Secretary 1 121,350 53% 371,331 4,455,972 Per Diem Prom/Person 5,500 440,000 4,840,000 Fuel Cup/month 50 250,000 2,750,000 Other Global 2,000,000 Subtotal 2 (Annual Operation) 31,980,387 Total per region 85,040,387 3. To approve the creation of the "PYMES en Gestión del Agua" financing program and the formation of an "Executing Unit for Financing for the BCIE-ASADAS funds" (Unidad Ejecutora de Financiamiento para los fondos BCIE-ASADAS) to coordinate said program, as an additional effort to promote the development and sustainability of the Asociaciones Administradoras de Acueducto y Alcantarillado (ASADAS), under the following premises:

1. Objective: To support the operators of aqueduct and sewer systems that are administered by communities through ASADAS so that they operate under the philosophy of Small and Medium Enterprises (PYMES en Gestión del Agua), with a comprehensive focus on potable water and wastewater, as an option for these operators to achieve sustainability, efficiency, and effectiveness in the provision of said services, to the benefit of the population served, an objective that will apply to a sector of these operators.

Strategic alliances of the "PYMES en la Gestión del Agua" Program:

The execution and viability of the program is based on strategic alliances of three bodies: the Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE), the Banco Popular y Desarrollo Comunal (BPDC), and the Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA). The BCIE allocates a credit portfolio within the framework of the ProMuni project (BCIE Financing Program for Municipalities). Banco Popular will act as a Development Bank; by making this credit possibility available to operators, plus the resources from Ley 8262 for Strengthening Small and Medium Enterprises (FODEPYMES).

The Executing Unit for Financing of AyA participates directly in the formalization, authorization, supervision, and evaluation (technical, financial, administrative) of projects processed by this unit.

• 1)Policy: With the purpose of giving consistency to the financing program for the ASADAs, and so that they carry out their management under a business concept considering them as small and medium-sized water management enterprises, (PYMES en la Gestión del Agua), AyA will apply as an institutional policy that all requests for improvements to infrastructure or acquisition of equipment for the aqueduct and sewer systems made by the ASADAs, or requests for the protection of recharge areas, expansions, technological improvements and integrated management, that meet the requirements to access the credit portfolio made available through this program, will be processed through the Financing Executing Unit (Unidad Ejecutora de Financiamiento). In this way, AyA will have as a criterion to not include in its budget and investment programs resources for this sector, unless the Financing Executing Unit that analyzes the credit requests, by way of exception, justifies that this financing mechanism is not viable for a particular operator.

Given the above, AyA will give priority with its resources and inter-institutional negotiations to increasing the coverage of potable water and sewer systems, through the construction of systems where these do not exist or where it is not possible to access the credit offered through this new strategy, especially for those operators due to their high level of poverty, their low human development index, or because they are included in the National Development Plan as priority zones.

Strategies:

1- Take advantage of the credit portfolio available at BCIE and Banco Popular and give access to community organizations, for the development of activities aimed at achieving their sustainability.

2- Take advantage of the benefits of the Law for the Strengthening of PYMES (Ley de Fortalecimiento a las PYMES) so that these public service operators are considered under the PYMES en Gestión del Agua scheme.

3- The Financing Executing Unit participates in this process in all stages, which are:

a. Negotiation of the credit portfolio.

b. Preparation of procedures for accessing the credit portfolio.

c. Definition of the investment plan and other recommendations.

d. Formulation and approval of the credit.

e. Execution.

f. Oversight (Fiscalización) and evaluation.

4- Take advantage of the resources that Banco Popular has allocated for its clients in activities classified as "non-financial support" (acompañamiento no financiero), especially for training and education activities.

Functions of the Financing Executing Unit a) Prequalification of investment requests (improvements, protection of recharge areas, expansions, metering, chlorination, infrastructure in general) and improvements in the management of operators, submitted by the ASADAs as a result of the dissemination of this new institutional strategy, as well as those presented in the project portfolio of DISICO, and the ASADAs that present problems in the water quality report prepared by the National Laboratory (Laboratorio Nacional). Application of the comprehensive diagnostic and supply and demand study, as well as analysis of the organizational culture, in each ASADA.

• g)Establish investment priorities according to AyA Board of Directors Agreement 2004-233, an activity that will be developed jointly by the AyA Financing Executing Unit, Banco Popular, and the ASADA.
• h)With the results of the diagnostic and investment plan, strategies will be established to guarantee sustained management support.
• i)Define, jointly with the Bank's credit analyst, the different financing alternatives.
• j)Recommend the application of other financing strategies in the ASADAs, such as the Community Contribution (Aporte Comunal) and Urban Development Tax (Tasa Urbanística).
• k)Analyze the operator's operating conditions so that it meets the requirements established by AyA and Banco Popular, as well as collaborate in the formulation of projects subject to credit.
• l)Analyze, jointly with BCIE and the Banco Popular y Desarrollo Comunal, the feasibility of processing the credit.
• m)Follow-up for environmental viability when this is required.
• n)Present to the operator the recommendations for efficient management resulting from the applied diagnostic, as well as the operator's commitment to comply with them.
• o)Present to the Executive Presidency (Presidencia Ejecutiva) for information and approval by the Board of Directors the draft credit agreement.
• p)Oversee (Fiscalizar) the execution of the loan according to the investment plan, with the direct participation of the Bank that will formalize the credit.
• q)Follow-up and evaluation to ensure the efficient operation of the operator that was the subject of credit and thereby guarantee the fulfillment of the contracted debt, as well as compliance with the recommendations given and the use of the credit for the intended purpose.
• r)Establish an information system that allows for evaluating the impact before, during, and after the application of the credit, with the establishment of an evaluation methodology.
• s)Design a mechanism for the evaluation and recognition of operators that are functioning as PYMES en la Gestión del Agua, for which it is proposed to expand and modify the sanitary quality seal (sello de calidad sanitaria) program to a quality seal in system management (sello de calidad en la gestión de sistemas).
• t)Coordinate with Banco Popular the development of activities classified as "non-financial support" (acompañamiento no financiero).
• u)Marketing, promotion, and dissemination of the program.

Coordination:

For the purposes of executing the PYMES en la Gestión del Agua program, what is indicated in this agreement must be followed.

Responsibility:

The studies and recommendations issued by the Financing Unit shall be the sole responsibility of the professionals assigned to this unit.

The Financing Unit shall be headed by Licenciado Guillermo Arce Oviedo.

Para la correcta toma de decisiones, planificación estratégica y programación del uso de los recursos, control y mantenimiento de las bases de datos, las Direcciones Regionales deberán remitir inermes mensuales sobre las labores de fiscalización a la dirección de Sistemas Comunales"

1. 4Que el documento preliminar de la propuesta de reorganización administrativa de AyA, que plantea, entre otros, los cambios organizacionales requeridos por el área de desarrollo comunal de la Institución, ha sido enviado a MIDEPLAN, para su consideración y análisis mediante oficio G-2004-1736, fechado 21 de octubre del 2004 y que dicho documento está acorde con los objetivos definidos para el eje estratégico "Desarrollo Comunal" (Plan Estratégico AyA 2003-2020), así como con los mandatos que designa la ley Constitutiva de AyA y el Reglamento de ASADAS.
2. 5Que la Contraloría General de la República en su informe DFOEPR-18-2004, denominado: "Estudio realizado en AyA, sobre las Etapas Constructivas de los Acueductos Comunales", concluye lo siguiente:

"Un primer ámbito de mejora vinculado con los resultados del presente informe, gira en torno a la necesidad de que se adopten acciones que conduzcan hacia la transformación del modelo de gestión comunal desarrollado hasta el presente. El AyA ha materializado su relación con los acueductos rurales por medio de la DOR, que fue concebida como una dirección de construcción, lo que condujo a que desde sus inicios, el programa enfatizara en la fase constructiva, marginando los componentes de sostenibilidad económica. Si bien se puede considerar comprensible que en sus inicios, el programa de acueductos rurales, enfatizara en la etapa de construcción, el incremento en el nivel de cobertura no se ha visto acompañado de una mutación de modelo, que lo lleve a transformarse de constructor a asesor y rector en aspectos administrativos, financieros, contables, de mantenimiento y de sostenibilidad del sistema."

1. 6Que la situación de los acueductos rurales, ya había sido considerada en el Informe Sectorial elaborado en el año 2002, que señala:

" Las condiciones administrativas, técnicas, financieras y de gestión de los servicios de agua potable concesionados a los CAARS /ASADAS, son críticas".

1. 7Que en atención al informe citado en el Resultando anterior, la Dirección de Sistemas Comunales en coordinación con las Direcciones Regionales, ha planteado un nuevo "Modelo de Gestión" que está definido especialmente para dar respuesta a una necesidad de integrar acciones, para permitir mayor eficiencia y establecer la visión de una Dirección que desarrolle la función rectora a nivel nacional en los sistemas comunales y el desempeño de la función de sostenibilidad en cada Región.
2. 8Que dentro de el "Modelo de Gestión", propuesto, de común acuerdo, la Dirección de Acueductos Rurales y las Regiones _definieron el alcance, los campos de acción y las funciones de cada una de las dependencias involucradas con el Desarrollo Comunal, lo cual ha sido cotejado también con los objetivos definidos para el eje estratégico "Desarrollo Comunal" (Plan Estratégico AyA 2003-2020), el Reglamento de ASADAS y la propuesta de reorganización administrativa de AyA enviada a MIDEPLAN.
3. 9Que para iniciar las acciones requeridas para el logro de los objetivos definidos en el Modelo de Gestión propuesto, es necesario fortalecer a las Regiones con los recursos humanos y materiales mínimos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

10.-Que como resultado de un trabajo conjunto, la Dirección de Sistemas Comunales y los Directores Regionales, definieron los recursos mínimos necesarios para iniciar la atención de los Sistemas Comunales desde cada Región. El costo anual por Región para el primer año asciende a C85,040,387 (ochenta y cinco millones cuarenta mil trescientos ochenta y siete), totalizando C595,282,709 (quinientos noventa y cinco millones doscientos ochenta y dos mil setecientos nueve colones), por las siete regiones.

11.-Que el acceso al financiamiento, ha sido una de las principales limitaciones de las ASADAS para el desarrollo y la sostenibilidad de los sistemas existentes y consecuentemente de las comunidades usuarias.

12.-Que la "Modificación Integral al Reglamento de las Asociaciones Administradoras de Sistemas Comunales (ASADAS)", aprobado por Junta Directiva, mediante Acuerdo Nº 151-2004, refleja la apertura y anuencia al financiamiento de ASADAS para su sostenibilidad y desarrollo, como puede notarse en su artículo 22, inciso 8, que reza:

"Someter a la autorización de la Junta Directiva de AyA, cualquier gestión de endeudamiento o garantía de préstamos necesarios para el sistema, siempre que para dicha gestión se comprometan activos del operador" 13.-Que conforme lo han señalado la División de Asesoría y Gestión Jurídica de la Contraloría General de la República en su oficio 5708 (DGAJ-718-2003 del 30 de Mayo del 2003) y la Superintendencia General de Entidades Financieras en oficio SUGE 4142/200308617, del 15 de Octubre del 2003, es necesario establecer los procedimientos de acceso al mercado financiero para las inversiones de las ASADAS.

14.-Que el Consejo Nacional de Financiamiento Interno y Externo (CONAFIN), señala en su oficio CONAFIN-P-15-2005; la responsabilidad de AyA en todo el proceso de trámite, autorización y fiscalización de los créditos que soliciten las ASADAS.

I.-Que el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) , en acatamiento a las atribuciones y deberes que le confiere su Ley Constitutiva ha establecido la participación activa de las comunidades,como una estrategia para atender las necesidades de abastecimiento de agua potable en las poblaciones rurales de Costa Rica, delegando la prestación del servicio, a través de organizaciones comunales.

II.-Que durante décadas la filosofía de desarrollo basada en la construcción de obras de acueducto; se constituyó en un modelo para la solución del abastecimiento de agua potable en el sector rural de la población costarricense, coincidiendo con la política estatal de redistribución del ingreso por medio del Programa de Asignaciones Familiares, el cual destinó recursos en forma sostenible al Programa de Acueductos Rurales, fortalecido además con fondos de cooperación internacional provenientes del AID y PL-480, durante la década de los años 90.

III.-Que la filosofía de desarrollo basada en el direccionamiento exclusivo de recursos y esfuerzos a la construcción de nuevos sistemas, ha generado serios problemas en cuanto a la gestión y sostenibilidad de los mismos, como bien lo señala el Informe Sectorial 2002 y el Informe (DFOE-PR-18-2004), de la Contraloría General de la República.

IV.-Que los entes fiscalizadores externos han detectado la problemática relacionada con la atención de acueductos rurales y exigen a la Institución una pronta solución.

V.-Que es ineludible e inaplazable la obligación Institucional de definir e implantar acciones innovadoras y creativas que conduzcan hacia un nuevo modelo de gestión para lograr el desarróllo y la sostenibilidad de los sistemas comunales, en pro de solventar la problemática actual y fortalecer la atención de los sistemas existentes. Por tanto:

De conformidad con las facultades conferidas por los artículos 11, 18, 21, 50 , 60, 89, 129 y 188 de la Constitución Política; 1, 264 y 311 de la Ley General de Salud; 1, 2, 3, 5.j, 21, 22 y 23 de la Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, Ley General de Aguas Potables 1634 del 18 de setiembre de 1953, y 4, 11, 16, 18 y 66 de la Ley General de la Administración, Reglamento de las ASADAS, el Plan Estratégico de AyA para el período 2003-2020, la "Modificación Integral al Reglamento de las Asociaciones Administradoras de Sistemas Comunales (ASADAS)" (Acuerdo N° 151-2004 de Junta Directiva de AyA), las directrices giradas por la Contraloría General de la República en el Informe DFOE-PR-18-2004 acuerda:

1. Aprobar un "Modelo de Gestión y Organización para el Desarrollo y Sostenibilidad de los Sistemas Comunales", que integre las funciones institucionales relacionadas con el Desarrollo Comunal y que defina y fortalezca la instancia coordinadora de los procesos. Así mismo, que permita hacer efectiva la regionalización de la sostenibilidad del Programa de Acueductos Rurales.

(NOTA: Ver diagrama en La Gaceta N°116 de 16 de junio de 2005).

La estructura organizativa correspondiente al Modelo de Gestión está representada en el siguiente organigrama:

Las relaciones internas, los objetivos y las funciones de cada una de las dependencias involucradas directamente con el Desarrollo Comunal, a saber; la Dirección de Sistemas Comunales Rurales, la Dirección Regional y el Departamento de Sistemas Comunales de cada Región, quedan como sigue:

DIRECCIÓN DE ACUEDUCTOS RURALES Depende directamente de la Gerencia General. Tiene carácter técnico, asesor, normativo y contralor:

Objetivos específicos:

1. Contribuir a la gestión y el mandato institucional, con relación a los procesos de desconcentración operativa, tendientes a fortalecer la capacidad de respuesta pronta y asistida en los niveles regionales, en cuanto a los sistemas de acueductos y alcantarillados comunales.

2. Diseñar las políticas y dictar lineamientos para la gestión de la Dirección y fundamentalmente en la relación de coordinación con las Direcciones Regionales, ASADAS y Comités de Acueductos Rurales.

3. Velar por el cumplimiento de las actividades contenidas dentro del Plan Nacional de Desarrollo con relación al desarrollo de acueductos y/o alcantarillado comunal.

4. Negociar y velar por los convenios de cooperación que aporten recursos para la construcción y fortalecimiento de los sistemas de acueducto y/o alcantarillado comunal.

Funciones de la Dirección de Acueductos Rurales:

1. Garantiza el cumplimiento de las políticas, lineamientos y responsabilidades que le confieren las leyes y reglamentos a AyA; así como, las acciones estratégicas nacionales y convenios que se establezcan con otras entidades nacionales o internacionales en materia de suministro de agua potable a las comunidades rurales del país.

2. Propone y dicta lineamientos de acuerdo con las políticas emanadas de AyA, con relación a la gestión referente al quehacer, operación y abordaje de las ASADAS, Comités de Acueductos Rurales y las Direcciones Regionales, en el campo de sistemas comunales acorde con los Planes Regionales y Nacional de Desarrollo.

3. Normaliza criterios, manuales de procedimientos y metodologías en coordinación con las direcciones regionales y con el resto de la institución.

4. Define los criterios e instrumentos científicos de análisis para la selección, determinación de viabilidad y análisis de proyectos del Programa de Acueductos Rurales.

5. Propone a la Administración Superior políticas referentes al desarrollo de sistemas de acueductos comunales.

6. Emite directrices que garanticen el cumplimiento de las actividades contenidas dentro del Plan Nacional de Desarrollo con relación al desarrollo de acueductos y/o alcantarillado comunal y su sostenibilidad.

7. Gestiona, negocia y coordina el financiamiento para la construcción y rehabilitación de los sistemas de acueducto y alcantarillado sanitario comunal.

8. Gestiona y coordina convenios de cooperación para el logro de la sostenibilidad de los sistemas comunales.

9. Define un modelo de ASADA que regirá en el objetivo del quehacer institucional para su fortalecimiento.

10. Realiza en coordinación cono la Oficina de Planificación Institucional, el análisis de los pliegos tarifarios presentados por las ASADAS, y a su vez coordina la emisión del acuerdo de Junta Directiva respectivo, previo envío a la ARESEP.

11. Facilita a las autoridades superiores la suscripción del convenio de delegación de los acueductos comunales.

12. Establece estrategias y coordina directamente, con la institución y la comunidad; así como con entes externos o instituciones del gobierno, convenios de cooperación que aporten recursos financieros, materiales o técnicos para el fortalecimiento comunal y del desarrollo de proyectos desde la etapa de identificación hasta la sostenibilidad.

13. Evalúa, controla y da seguimiento a las acciones que se ejecutan en la institución a nivel nacional, en el tema concerniente a sistemas comunales.

Genera un sistema de información gerencial de los sistemas comunales como herramienta nacional de información especializada en materia rectora y específica de los sistemas comunales.

• a)Coordina con la Dirección Regional y da seguimiento para garantizar el cumplimiento de todas las acciones inherentes al programa de acuerdo con el Reglamento de ASADAS.

16. Promueve la generación de capacidades de ejecución eficiente en las diferentes regiones.

17. Lleva a cabo el trámite para el registro de caudales utilizados por las ASADAS ante el Departamento de Aguas del MINAE.

18. Propone los planes y el presupuesto de la Dirección, con base en el Plan Estratégico Institucional.

19. Capacita a las direcciones regionales en metodologías para la generación de capacidades comunales para la sostenibilidad de las ASADAS.

20. Define las acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de las metas y objetivos, de acuerdo con la normativa emanada del Órgano Superior Institucional.

21. Promueve la organización, fortalecimiento y participación de las comunidades.

22. Asesora en el nivel regional en el diseño, montaje y desarrollo de metodologías y técnicas de control interno, dirigidos a hacer eficientes y sostenibles los sistemas de las ASADAS.

23. Recomienda y evalúa la creación de sistemas y subsistemas de estructura técnica y administrativa, tendientes al fortalecimiento de la capacidad de respuesta de los entes administradores de acueductos y alcantarillados comunales a través de las unidades regionales.

DIRECCIONES REGIONALES Dependen directamente de la Gerencia General. Están desconcentradas de la Sede Central y tienen carácter ejecutor.

Objetivos específicos de las regiones 1. Garantizar en la región la calidad del servicio en agua potable y saneamiento en términos de cantidad, continuidad, rapidez, confiabilidad y oportunidad.

2. Administrar y ejecutar actividades comerciales, mercadeo, operación y mantenimiento, administrativas, financieras, de gestión ambiental y de acueductos rurales, con el propósito de asegurar una eficaz y eficiente atención a los abonados de los servicios que brinda la Institución.

3. Velar, apoyar y controlar a las organizaciones comunales que administran o administrarán acueductos rurales.

Funciones de las regiones:

1. Coordinar con las unidades de AyA y las comunidades el desarrollo de proyectos.

2. Capacitar a las ASADAS para gestionar los sistemas y la sostenibilidad.

3. Brindar asesoría legal a las ASADAS.

4. Analizar la situación financiera y comercial de las ASADAS.

5. Efectuar un diagnóstico de la situación de los sistemas comunales (ASADAS).

6. Preparar la base de datos de los sistemas de información de las ASADAS de la región correspondiente.

7. Velar por la aplicación tarifaria aprobada por la ARESEP.

8. Aplicar las Normas de Operación y Mantenimiento, Calidad del Agua y procedimientos establecidos.

9. Coordinar con la Dirección Sistemas Comunales la planificación regional y optimización de recursos.

10. Asistir a sesiones de trabajo con la Dirección de Sistemas Comunales para la coordinación de acciones, políticas y procedimientos cuando se le solicite.

11. Definir al menos una sesión de trabajo al mes con la Dirección Sistemas Comunales.

12. Realizar trámites administrativos necesarios para la ejecución de proyectos.

13. Realizar los informes para rescindir el Convenio de Delegación.

14. Atender las solicitudes y distintas situaciones que se le presenten en las ASADAS.

15. Una vez que finalice y se entregue la obra, la ASADA deberá enviar los informes contables con el fin de ser evaluados por la Unidad Desconcentrada de Sistemas Comunales de la Región.

16. Velar por el cumplimiento de las políticas ambientales.

17. Otras funciones indicadas en el Reglamento de ASADAS.

DEPARTAMENTO DE ACUEDUCTOS RURALES EN CADA REGIÓN Depende directamente de la región y tiene carácter ejecutivo.

Objetivos específicos:

1. Coordinar, controlar y evaluar la gestión de las ASADAS en el ámbito de la región.

2. Establecer por medio del Director Regional la coordinación con DISICO, con el fin de garantizar el interés institucional, comunal y por ende nacional en lo que respecta con la construcción de acueductos rurales o urbano marginales.

3. Controlar que la ejecución de las obras de construcción de acueductos o sistemas de alcantarillado rural se sujete a los convenios y a las necesidades de las comunidades, según las normas, políticas y lineamientos dictados por la Dirección de Sistemas Comunales.

Funciones del Departamento de Acueductos Rurales en cada región:

Las funciones que competen a los departamentos en cada región, serán designadas por cada región, acorde con las funciones asignadas a las regiones.

Diseño y construcción de obras de sistemas comunales La Dirección de Acueductos Rurales es la dependencia que integra las actividades relacionadas con los acueductos rurales, emite lineamientos y directrices para las regiones, la Dirección de Construcción de Obras y Estudios y proyectos, en lo que se refiere a sistemas comunales. Ejerce autoridad funcional.

La Dirección de Construcción de Obras asume las funciones relacionadas con la ejecución de nuevas obras de sistemas comunales, para lo cual deberá coordinar con la Dirección de Sistemas Comunales.

Estudios y proyectos se hace cargo de las funciones relacionadas con el diseño de obras para las comunidades para lo cual deberá coordinar con la Dirección de Sistemas Comunales.

2. Aprobar el costo anual mínimo requerido, el primer año, por cada región para iniciar la aplicación del modelo de gestión propuesto e incluirlo en el POA y el presupuesto 2006. Así como, aprobar el inicio de trámites ante entes externos para la consecución de recursos humanos necesarios. El costo anual por región para el primer año asciende a C85,040,387 (Ochenta y cinco millones cuarenta mil trescientos ochenta y siete), totalizando C595,282,709 (Quinientos noventa y cinco millones doscientos ochenta y dos mil setecientos nueve colones), por las siete regiones. El cuadro adjunto muestra el detalle:

COSTO DE ATENCIÓN DE ACUEDUCTOS RURALES POR CADA REGIÓN (NOV. 2004) Ítem Cantidad Costo Cargas Total Costo unitario sociales anual por total región Vehículo rural 2 (4x4) 2 12.000.000 24.000.000 24.000.000 Vehículo rural sencillo tipo Terios 1 7.000.000 7.000.000 7.000.000 Moto 1 1.200.000 1.200.000 1.200.000 Equipo de ingeniería y oficina Global 500.000 Equipo de Cómputo 3 850.000 2.550.000 2.550.000 Mobiliario Global 600.000 Teléfono Mensual 30.000 360.000 360.000 Equipo de radio para vehículos 3 500.000 1.500.000 1.500.000 Equipo de radio para oficina 1 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Equipo de comunicación portátil 3 450.000 1.350.000 1.350.000 Equipo de aire acondicionado 1 400.000 400.000 400.000 Alquiler local 1 250.000 3.000.000 3.000.000 Vigilancia 1 600.000 7.200.000 7.200.000 Consejería 1 200.000 2.400.000 2.400.000 Subtotal 1 (Instalación) 53.060.000 Ingeniero Civil 1 207.950 53% 318.164 3.817.962 Asistente de Ingeniería 1 135.450 53% 207.239 2.486.862 Técnico en Administración 2 156.150 53% 477.819 5.733.828 Promotores Sociales 2 160.560 53% 491.314 5.895.763 1 121.350 53% 371.331 4.455.972 Viáticos Prom/Persona 5.500 440.000 4.840.000 Combustible Cup/mes 50 250.000 2.750.000 Otros Global 2.000.000 Subtotal 2 (Operación anual) 31.980.387 Total por región 85.040.387 3. Aprobar la creación del programa de financiamiento "PYMES en Gestión del Agua" y la conformación de una "Unidad Ejecutora de Financiamiento para los fondos BCIE-ASADAS" para coordinar dicho programa, como un esfuerzo adicional para fomentar el desarrollo y la sostenibilidad de las Asociaciones Administradoras de Acueducto y Alcantarillado (ASADAS), bajo las siguientes premisas:

1. Objetivo: Apoyar a los operadores de sistemas de acueducto y alcantarillado que son administrados por comunidades a través de ASADAS para que operen bajo la filosofía de Pequeñas y Medianas empresas (PYMES en Gestión del Agua), con un enfoque integral de agua potable y aguas residuales, como una opción para que estos operadores alcancen la sostenibilidad, la eficiencia y eficacia en la prestación de dichos servicios, en beneficio de la población atendida, objetivo que se aplicará a un sector de estos operadores.

Alianzas estratégicas del Programa "PYMES en la Gestión del Agua":

La ejecución y viabilidad del programa se fundamenta en alianzas estratégicas de tres organismos: el Banco Centroamericano de Integración Económica BCIE, el Banco Popular y Desarrollo Comunal (BPDC) y el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA). El BCIE asigna una cartera de crédito en el marco del proyecto ProMuni (Programa de Financiamiento BCIE para las Municipalidades). El Banco Popular se desempeñará como Banca de Desarrollo; al poner a disposición de los operadores esta posibilidad de crédito más los recursos de la Ley 8262 de Fortalecimiento a la Pequeñas y Medianas Empresas (FODEPYMES).

La Unidad Ejecutora de Financiamiento de AyA, participa directamente en la formalización, autorización, fiscalización y evaluación (técnica, financiera, administrativa) de proyectos tramitados por esta unidad.

• 1)Política: Con el propósito de dar consistencia al programa de financiamiento a las ASADAS, y que éstas realicen su gestión bajo un concepto empresarial considerándolas como pequeñas y medianas empresas de gestión de agua, (PYMES en la Gestión del Agua), AyA aplicará como política institucional el que todas las solicitudes de mejoras, a la infraestructura o adquisición de equipo para los sistemas de acueducto y alcantarillado que realizan las ASADAS o bien solicitudes para la protección de las áreas de recargo, ampliaciones, mejoras tecnológicas y de gestión integral, que cumplan los requisitos para accesar la cartera de crédito que se pone a disposición a través de este programa, serán tramitadas a través de la Unidad Ejecutora de Financiamiento. De esta forma AyA tendrá como criterio; no incluir en su presupuesto y programas de inversión, recursos para este sector, salvo que la Unidad Ejecutora de Financiamiento que analiza las solicitudes de crédito por vía de excepción justifique, que este mecanismo de financiamiento no es viable para determinado operador.

Dado lo anterior, el AyA dará prioridad con sus recursos y negociaciones interinstitucionales al aumento de la cobertura de agua potable y alcantarillado, a través de la construcción de sistemas, donde éstos no existen o donde no es posible accesar el crédito ofrecido mediante esta nueva estrategia, en especial a aquellos operadores por su alto nivel de pobreza, su bajo índice de desarrollo humano o bien que están incluidas en el Plan Nacional de Desarrollo como zonas prioritarias.

Estrategias:

1- Aprovechar la cartera crediticia disponible en el BCIE y Banco Popular y dar acceso a las organizaciones comunales, para el desarrollo de actividades tendientes a lograr su sostenibilidad.

2- Aprovechar las ventajas de la Ley de Fortalecimiento a las PYMES para que estos operadores de servicio público se les considere bajo el esquema PYMES en Gestión del Agua.

3- La Unida Ejecutora de Financiamiento participa en este proceso en todas las etapas, como son:

a. Negociación de la cartera crediticia.

b. Elaboración de procedimientos para acceso a la cartera crediticia.

c. Definición de plan de inversión y otras recomendaciones.

d. Formulación y aprobación del crédito.

e. Ejecución.

f. Fiscalización y evaluación.

4- Aprovechar los recursos que el Banco Popular tiene asignados para sus clientes en actividades clasificadas como "acompañamiento no financiero" en especial para actividades de capacitación y formación.

Funciones de la Unidad Ejecutora de Financiamiento a) Precalificación de las solicitudes de inversión (mejoras, protección de áreas de recarga, ampliaciones, medición, cloración, infraestructura en general) y mejoras en la gestión de los operadores, que presenten las ASADAS producto de la divulgación de esta nueva estrategia institucional, como las presentadas en la cartera de proyectos de DISICO, así como las ASADAS que presentan problemas en el informe de calidad del agua, elaborado por el Laboratorio Nacional. Aplicación del diagnóstico integral y estudio de oferta y demanda, así como análisis de la cultura organizacional, en cada ASADA.

• g)Establecer las prioridades de inversión según Acuerdo de Junta Directiva de AyA 2004-233, actividad que se desarrollará en forma conjunta Unidad Ejecutora de Financiamiento AyA, Banco Popular y ASADA.
• h)Con los resultados del diagnóstico y plan de inversión se procederá a establecer las estrategias para garantizar el apoyo sostenido de la gestión.
• i)Definir en conjunto con el analista de crédito del Banco las diferentes alternativas de financiamiento.
• j)Recomendar la aplicación de otras estrategias de financiamiento en las ASADAS como el Aporte Comunal y Tasa Urbanística.
• k)Analizar las condiciones de funcionamiento del operador para que cumpla con los requisitos establecidos por el AyA y el Banco Popular, así como colaborar en la formulación de los proyectos sujetos a crédito.
• l)Analizar en conjunto con el BICIE y el Banco Popular y Desarrollo Comunal la factibilidad de tramitar el crédito.
• m)Seguimiento para la viabilidad ambiental cuando esta se requiera.
• n)Presentar al operador las recomendación, para una gestión eficiente producto del diagnóstico aplicado, así como el compromiso en el cumplimiento de las mismas, por parte del operador.
• o)Presentar a la Presidencia Ejecutiva para conocimiento y aprobación de la Junta Directiva el proyecto de acuerdo de crédito.
• p)Fiscalizar la ejecución de préstamo según plan de inversión, con la participación directa del Banco que formalizará el crédito.
• q)Seguimiento y evaluación para asegurarse el funcionamiento eficiente del operador que fue sujeto de crédito y con elfo garantizar el cumplimiento de la deuda contraída, como el cumplimiento de las recomendaciones dadas y la utilización del crédito para el fin propuesto.
• r)Establecer un sistema de información que permita evaluar el impacto antes, durante y después de la aplicación del crédito, con el establecimiento de una metodología de evaluación.
• s)Diseñar un mecanismo de evaluación y reconocimiento de los operadores que están funcionando como PYMES en la Gestión del Agua, para lo cual se propone ampliar y modificar el programa sello de calidad sanitaria a sello de calidad en la gestión de sistemas.
• t)Coordinar con el Banco Popular el desarrollo de actividades clasificadas como "acompañamiento no financiero".
• u)Mercadeo, promoción y divulgación del programa.

Coordinación:

Para los efectos de ejecución del programa PYMES en la Gestión del Agua, se deberá seguir lo indicado en el presente acuerdo.

Responsabilidad:

Los estudios y recomendaciones que emita la Unidad de Financiamiento serán de exclusiva responsabilidad de los profesionales asignados en esta unidad.

La Unidad de Financiamiento estará a cargo del Licenciado Guillermo Arce Oviedo.