Decreto 7 — Amendment of refund articles in AyA Service Provision Regulations

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 7 Reform of the Regulation for the Provision of Services of the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers Complete Text record: 8DEB3 COSTARRICENSE INSTITUTE OF AQUEDUCTS COSTARRICENSE INSTITUTE OF AQUEDUCTS AND SEWERS Agreement No. 2005-144 SUBJECT: Modification of articles 100, 103, and 104 of the Regulation for the Provision of Services to Clients.

1st-That the Regulation for the Provision of Services to Clients was published and modified in La Gaceta No. 131 of July 10, 1996, and No. 159 of August 20, 1997, respectively.

2nd-That the primary objective of this regulation has been to govern the relations of clients with the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers, in the potable water and sanitary sewer services it supplies and administers.

3rd-That, the main objective of that regulatory text being the regulation of the administration and provision of public potable water services, it was necessary to establish the rules to govern refunds of money when there is a balance in favor of the client resulting from the payment of fees for new services or interconnection of developments (urbanizaciones), potable water, and sanitary sewer services.

4th-That based on the foregoing, by means of Board of Directors agreement No. 2004-821 of December 13, 2004, and the subsequent publication in the Official Gazette La Gaceta No. 14 of January 20, 2005, the eighth chapter, called: "On the Refund of Monies," was incorporated into the Regulation for the Provision of Services to Clients, which adds articles 100 through 104, which in this regard regulate the following:

Whereas:

a)If the owner of the property where the service is installed is the one requesting the money refund, and the service is registered in their name, they must present a copy of their identity card (cédula de identidad).
b)If the service is registered in the name of a person other than the registered property owner, the latter must present a copy of their identity card and an updated registry or notarial certification, demonstrating that they are the titleholder of the property. AyA will process the name change on the service.
c)If the one requesting the money refund is the lessee, they must present their identity card and the corresponding bill demonstrating that they were the one who made the payment.

Among other documents, the following must be incorporated:

1)A resolution from the person in charge of the commercial area of the respective region, ordering the opening of the refund procedure.
2)The official document issued by the corresponding Unit, in which the repeated payments for the same billing are proven, or, as the case may be, the modifications to the invoiced amounts, with an indication of the origin, the justification, the evidentiary elements, the NIS number, the billing date, the payment date, the amount of the payments, the name of the collection agent where the payments were made, and any other necessary circumstance that proves the material truth.
3)In the case of the charging and payment of sums for services not rendered, the origin, the causes for which the service was not provided, the dates, and the supporting documents must be reliably proven.
4)In all cases, the person responsible for the Commercial Area must unequivocally prove, with a document signed under their responsibility, the corresponding amount, and the recommendation to the Regional Director to issue the resolution.
5)Prior to carrying out the refund, a duly numbered, dated, reasoned, and grounded resolution must be prepared, referring to each of the facts and evidentiary elements, and the amount to be refunded, which shall be signed by the Regional Director and communicated to the user, the Audit Office (Auditoría), the General Management (Gerencia General), and the Commercial Director.
6)Once a period of ten days has elapsed without any objections from any of the parties indicated in the preceding subsection, the refund shall be carried out according to the preceding articles.

I.-That the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers must adapt its current regulations to the legal and social changes that Costa Rican society demands in favor of its rights and obligations.

II.-That in order to adapt the regulations governing the Money Refund procedure, the National Commercial Directorate (Dirección Comercial Nacional) prepared a Procedures Manual, which establishes a description of the actions to be taken to address and resolve the requests that the client submits in writing, in relation to those balances in their favor, originating from double payments of bills, modifications to invoiced amounts, and any commercial services paid for by the client and not performed by AyA. It also determines the officials responsible for processing the money refunds and the operations to be observed to carry out the procedure.

III.-That based on the foregoing and in accordance with article 11, subsection i), of the Constitutive Law of the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers, which empowers the Board of Directors to issue, reform, and interpret the internal regulations necessary for the better development of its purposes, it is proposed to modify articles 100, 103, and 104 of the Regulation for the Provision of Services to Clients, eighth chapter on the refund of monies, for the purpose of a better interpretation and application of the rules governing this procedure. Therefore:

Based on articles 188 and 189 of the Political Constitution, articles 6.2, 12.1, 65.1, 136.e, and 120.1 of the General Law of Public Administration, article 11 of the Constitutive Law of the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers, it is agreed to approve and modify articles 100, 103, and 104, eighth chapter of the Regulation for the Provision of Services to Clients, which regulates the refund of monies to clients, the text of which shall read:

Considering:

It takes effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Firm agreement.

Agreement No. 2005-144, adopted by the Board of Directors of the Costarricense Institute of Aqueducts and Sewers in ordinary session No. 2005-007, held on February 22, 2005. San José, March 11, 2005.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 7 Reforma Reglamento de Prestación de Servicios del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados Texto Completo acta: 8DEB3 INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS Acuerdo Nº 2005-144 ASUNTO: Modificación de los artículos 100, 103 y 104 del Reglamento de Prestación de Servicios a los clientes.

1Que el Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes fue publicado y modificado en Las Gacetas Nº 131 del 10 de julio de 1996 y Nº 159 del 20 de agosto de 1997, respectivamente.
2Que el objetivo primordial de este reglamento ha sido regular las relaciones de los clientes con el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, en los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario que suministra y administra.
3Que siendo el objetivo principal de ese texto reglamentario, la regulación de la administración y prestación de los servicios públicos de agua potable, fue necesario establecer la normativa para regular las devoluciones de dinero cuando exista un saldo a favor del cliente producto del pago de tasas de nuevos servicios o interconexión de urbanizaciones, servicios de agua potable y alcantarillado sanitario.
4Que en base a lo anterior, mediante acuerdo de Junta Directiva Nº 2004-821 del 13 de diciembre del 2004, y la consecuente publicación en el Diario Oficial La Gaceta Nº 14 del 20 de enero del 2005, se incorporó al Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes, el capítulo octavo, denominado: "De la Devolución de Dineros", el cual adiciona los artículos del 100 al 104, que al respecto regulan lo siguiente:

Resultando:

a)Si es el propietario del inmueble en donde está instalado el servicio, el que solicita la devolución de dinero, y el servicio se encuentra registrado a su nombre, deberá presentar copia de la cédula de identidad.
b)Si el servicio se encuentra registrado a nombre de persona distinta al propietario registral, este deberá presentar copia de la cédula de identidad y certificación registral o notarial actualizada, que demuestre ser el titular del inmueble. AyA tramitará el cambio de nombre en el servicio.
c)Si el que solicita la devolución del dinero es el arrendatario, deberá presentar la cédula de identidad y el recibo correspondiente que demuestre que fue él quien realizó el pago.

que en forma fehaciente e indubitable se acredite la procedencia de la devolución. Entre otros documentos deberá de incorporarse:

1)Una resolución del encargado del área comercial de la respectiva región, ordenando la apertura del procedimiento de devolución.
2)El documento oficial expedido por la Unidad correspondiente, en la cual se acrediten los pagos repetidos para una misma facturación, o en su caso las modificaciones en los montos facturados, con indicación del origen, la justificación, los elementos probatorios, el número de NIS, fecha de la facturación, fecha del pago, monto de los pagos, nombre del agente recaudador en donde se realizaron los pagos, y cualesquiera otra circunstancia necesaria que acredite la verdad real.
3)En el caso de cobro y pago de sumas por servicios no prestados, deberá de acreditarse fehacientemente el origen, las causas por las cuales no se brindó el servicio, las fechas y documentos de soporte.
4)En todos los casos en forma indubitable el responsable del Área Comercial deberá acreditar con documento suscrito bajo su responsabilidad el monto correspondiente. Y la recomendación al Director Regional, para que emita la resolución.
5)De previo a practicar la devolución, deberá de elaborarse una resolución debidamente numerada, fechada, razonada, fundamentada, haciendo relación a cada uno de los hechos y elementos probatorios, y el monto a devolver, la cual será firmada por el Director Regional y comunicada al usuario, a la Auditoría, a la Gerencia General y al Director comercial.
6)Transcurrido el plazo de diez días, sin que existan objeciones de ninguna de las indicadas en el inciso anterior, se procederá a practicar la devolución según los numerales que anteceden.

I.-Que el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados debe adaptar su normativa vigente, a los cambios jurídicos y sociales que la sociedad costarricense exige en pro de sus derechos y obligaciones.

II.-Que con el fin de adaptar la normativa que regula el trámite de Devolución de Dineros, la Dirección Comercial Nacional elaboró un Manual de Procedimientos, el cual establece una descripción de las acciones a realizar para atender y resolver las solicitudes que por escrito presenta el cliente, en relación con aquellos saldos a favor de éste, originados por pagos dobles de recibos, modificaciones en los montos facturados y cualesquier servicios comerciales pagados por el cliente y no realizados por AyA. Asimismo se determinan los funcionarios responsables de tramitar las devoluciones de dinero y la operativa a observar para realizar la gestión.

III.-Que con base en lo anterior y de conformidad al artículo 11 inciso i), de la Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, que faculta a la Junta Directiva para dictar, reformar e interpretar los reglamentos internos necesarios para el mejor desarrollo de sus fines, se propone modificar los artículos 100, 103 y 104 del Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes, capítulo octavo de la devolución de dineros, con el fin de una mejor interpretación y aplicación de la normativa que regula este trámite. Por tanto:

Con fundamento en los artículos 188 y 189 de la Constitución Política, artículos 6.2, 12.1, 65.1, 136.e y 120.1 de la Ley General de la Administración Pública, artículo 11 de la Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, se acuerda aprobar y modificar los artículos 100, 103 y 104, capítulo octavo del Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes, que regula la devolución de dineros a los clientes, cuyo texto dirá:

Considerando:

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Acuerdo firme.

Acuerdo Nº 2005-144, adoptado por la Junta Directiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados en la sesión ordinaria Nº 2005-007, celebrada el 22 de febrero del 2005. San José, 11 de marzo del 2005.

Amendment of refund articles in AyA Service Provision RegulationsModificación de artículos sobre devolución de dineros en Reglamento de Prestación de Servicios del AyA

Artículo 100 — The Institute shall make refunds of money for balances in favor of the client originating from duplicate payments on bills, modifications to invoiced amounts that were previously paid, and other services that AyA did not perform and were paid for by the client.

Artículo 101 — For the processing of the money refund and issuance of the check, the client must meet the following requirements:

Artículo 102 — If the service that is to be the subject of a money refund has a pending debt, the cancellation of the debt shall be applied first, and the refund shall be made for the remaining balance, if any.

Artículo 103 — For billing adjustments in favor of the client, originating from a change in the rate, these shall be applied only from the date of the Service Order (Orden de Servicio), in which the change shall be determined; not retroactively.

Artículo 100 — The Institute, when so requested, shall make refunds of money for balances in favor of the client originating from duplicate payments on bills, modifications to invoiced amounts that were previously paid, and other services that AyA did not perform and were paid for by the client.

Artículo 103 — For modifications to the billing that generate amounts in favor of the client, originating from a change in the rate, these shall be applied only from the date of the Service Order (Orden de Servicio), in which the change shall be determined; not retroactively.

Artículo 104 — In each case, a duly paginated file (expediente) must be created, in which all documentation that reliably and unequivocally proves the legitimacy of the refund shall be incorporated.

Artículo 101 — Para el trámite de devolución del dinero y emisión del cheque, el cliente deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Artículo 102 — Si el servicio que va a ser objeto de una devolución de dinero, presenta una deuda pendiente de pago, en primer término se aplicará la cancelación de la deuda y se hará la devolución por el saldo restante, si existiere.

Artículo 103 — Para los ajustes a la facturación a favor del cliente, originados por cambio en la tarifa, se aplicarán únicamente a partir de la fecha de la Orden de Servicio, en la cual se determinará el cambio; no así en forma retroactiva.

Artículo 104 — La Administración, de oficio y de previo a la devolución o aplicación a facturaciones futuras de pagos repetidos, encomendará al funcionario responsable, el levantamiento de un

Artículo 103 — Para las modificaciones a la facturación que generen montos a favor del cliente, originados por cambio en la tarifa, se aplicarán únicamente a partir de la fecha de la Orden de Servicio, en la cual se determinará el cambio; no así en forma retroactiva.

Artículo 104 — En cada caso se deberá levantar un expediente debidamente foliado, en el cual se incorpore toda la documentación que en forma fehaciente e indubitable acredite la procedencia de la devolución.

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