Procedure Manual for Physical Infrastructure Development at MINAEManual de procedimientos para el desarrollo de infraestructura física del MINAE

throughout the entire text - Full Text of Regulation 584 Regulations and Procedures Manual for the Development of Physical Infrastructure of the Ministry of Environment and Energy Full Text record: 6FC5B ENVIRONMENT AND ENERGY ENVIRONMENT AND ENERGY LEGAL DEPARTMENT R-584.—San José, at ten hours thirty minutes on the twenty-eighth day of October two thousand two.

1. 1That the Ministry of Environment and Energy, through the National System of Conservation Areas, administers the different Protected Wilderness Areas (Áreas Silvestres Protegidas), in which it must implement a series of constructions in order to shelter the officials in charge of the surveillance and administration of the protected wilderness area.
2. 2That it must also build visitor service centers, which must be provided with the minimum conditions for their stay at the site.
3. 3That to carry out this type of infrastructure works, the Ministry necessarily must resort to bidding processes, which makes it necessary to have a planning and control instrument for carrying out constructions within the protected wilderness areas, as well as for any other work required by the Ministry for the fulfillment of the obligations established by the legal system.
4. 4That the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), through report number DFOE-AM-2/2003, recommended the preparation of this Procedures Manual for the Development of Physical Infrastructure of the Ministry of Environment and Energy.

PROCEDURES MANUAL FOR THE DEVELOPMENT OF PHYSICAL INFRASTRUCTURE OF THE MINISTRY OF ENVIRONMENT AND ENERGY Objective This Procedures Manual constitutes an instrument to achieve adequate planning, execution, administration, and control of every public works project in the MINAE, executed totally or partially with public funds and resources or resources of public origin, as established in the Technical Manual for the Development of Public Works of the Comptroller General of the Republic. It also aims to facilitate that the physical infrastructure that the Minister's Office approves for development in the MINAE is adequate and in accordance with the nature and purposes of the Institution.

I.—Definitions.

Construction Area (Área Construcción): Specific construction area, excluding the areas corresponding to exterior works such as gardens, parking lots, sidewalks, and others.

Wilderness Area (Área Silvestre): Strategic territorial zone within a Conservation Area (Área de Conservación), to which the National System of Conservation Areas (SINAC) has assigned one of the following management categories: National Park, Biological Reserve, Forest Reserve, Wetland, Biological Corridor, Wildlife Refuge, Protected Zone, or National Monument.

Builder (Constructor): Firm awardee (Adjudicatario) of the contract for the construction of the Project.

Contracting Party (Contratante): MINAE or the natural or legal person duly authorized by the MINAE to carry out the contracting of consultants and/or builders.

Recipient (Destinatario): Administrative Unit of the MINAE that will administer the physical infrastructure.

Designer (Diseñador): Professional or consulting firm contracted by the Contracting Party, technically and legally qualified to prepare construction plans (planos constructivos), technical specifications (especificaciones técnicas), advise on contracting, and provide clarifications to Bidders (Oferentes).

Specifications (Especificaciones): Conditions governing the construction procedures, quality of materials, labor, and other technical procedures required for the construction of the work.

Financial Controller (Fiscalizador): Instance designated by the MINAE for the financial control of funds allocated to the project, the budgetary execution of the project, cash flow management and control, and presentation of financial and budgetary reports.

MINAE: Ministry of Environment and Energy, owner of the work to be built.

Inspector (Inspector): Professional or consulting firm contracted by the Contracting Party, technically and legally qualified to exercise the inspection of the construction of the Project.

Bidder (Oferente): Natural or legal persons who submit a bid to perform consulting or physical infrastructure construction work.

Executing Office (Oficina Ejecutora): Executing Office of the Physical Infrastructure Investment Plan; advisory and technical/normative support body to the Minister's Office, ensuring that the infrastructure it approves for development in the MINAE is adequate and in accordance with the nature and purposes of the Institution.

Management Plan (Plan de Manejo): Technical document for planning the development of a Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida).

Construction Plans (Planos Constructivos): Set of plans for the Project consisting of all the sheets that have been prepared for the execution of a work.

As-Built Plans (Planos de Obra Real): Set of plans in which the modifications made to Plans are recorded.

Built: Construction [plans] (architectural, mechanical, electrical, structural, and others), in which the final state of the works is accurately identified.

Technical and Legal Specifications (Pliego Especificaciones): General, technical, and legal conditions that govern the contractual relationship.

Técnicas y Legales: Between the parties involved in the execution of the Project.

Detailed Budget (Presupuesto Detallado). Calculation of the quantities of work made based on the Construction Plans (Planos Constructivos), broken down by components of the work units of the construction process, allowing detailed and precise knowledge of the different materials to be used, their quantity, the unit market prices, and all aspects related to the costs of the work.

II.—The Manual is divided according to the phases that characterize the development of any physical infrastructure project: Pre-preliminary Design (Pre-anteproyecto), Preliminary Design (Anteproyecto), Final Design (Proyecto), and Construction of the Work.

1. PRE-PRELIMINARY DESIGN PHASE (PRE-ANTEPROYECTO) 1.1. General information.

General information provided by the Recipient of the Project to the Executing Office.

1.1.1 Technical information:

a. approval of the Project by the Planning Office of the MINAE, certifying to the Contracting Party its financial feasibility, its self-sustainability, its incorporation into the Annual Operational Plan, and the scheduling of the respective budget allocation; b. cadastral maps (planos catastrados), c. photographs of the land, d. administrative and technical-construction background (previous designs, soil studies, financing, others), e. Management Plan (Plan de Manejo), if the Project is located in a Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida).

1.1.2 List of needs for the preparation of the Architectural Program:

a. required spaces (the Recipient may suggest area estimates), b. purpose of the required spaces, c. requirements for regular furniture, d. requirements for special furniture, e. expected visitation.

1.1.3 Description of natural conditions:

a. wind regime, b. rainfall regime, c. solar radiation, d. bodies of water (rivers, lakes, coastlines, others), e. environmental humidity, f. flora and fauna existing at the site or of relevant consideration for the architectural design.

1.1.4 Description of artificial conditions:

a. vehicular traffic routes, b. pedestrian traffic routes, c. electric power grid, d. telephone line network, e. water supply network for human consumption, f. sanitary and storm sewer network, g. radio-communication services, h. identification of existing nearby buildings, i. identification of easements (servidumbres), j. identification of potential pollution sources, k. identification of indigenous construction techniques.

1.1.5 Identification of possible materials to be used, considering:

a. harmony with the immediate surroundings and the environment in general, b. concordance with the use of the property, c. durability, d. thermal performance, e. acoustic performance, f. seismic performance, g. aesthetics, h. financial feasibility, i. constructive feasibility, j. availability in the local market, k. traditional use in the area.

1.1.6 Identification of existing attractions:

Ecotourism attractions that will be directly related to the development of the physical infrastructure work.

1.1.7 Identification of existing support infrastructure that facilitates ecotourism:

a. trails, b. bridges, c. viewpoints, d. rest areas, e. shelters, f. interpretation points, g. others.

1.1.8 Identification of regulatory norms for the construction of works in the locality:

a. Regulatory Plan (Plan Regulador), b. special alignments (MOPT, INCOFER, ICT, others), c. identification of the type of construction documents required by the Local Government based on the Project area (sketch, construction plans (planos constructivos), technical specifications (especificaciones técnicas), worksite logbook (cuaderno de bitácora de obra), others).

1.2. Specific information.

Fundamental technical studies for the design of the Project, to be contracted by the Recipient to specific consultants or requested from governmental bodies competent in the matter. The respective Terms of Reference for the eventual contracting of specific Consultants will be prepared by the Executing Office and submitted for the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department (Departamento de Asesoría Jurídica). The Executing Office will control the strict compliance with the contracted tasks by these eventual specific consultants and will supervise the receipt of the contracted products.

1.2.1 Natural factors:

a. soil study, including determination of the water table, b. topographic survey, including contour lines, 1.2.2 Artificial factors:

a. analysis of the quantity and quality of water for human consumption, b. analysis of vehicular traffic, c. analysis of pedestrian traffic, d. analysis of the reception and emission of radio signals, e. preliminary analysis of the environmental feasibility of the Project.

1.3 Preliminary studies.

Preparation, by the Executing Office, of conceptual, non-definitive proposals, which are usually discussed with the Recipient.

1.3.1 Programmatic analysis: graphic translation of the information detailed in sections A and B, which do not necessarily have to be reviewed by the Recipient:

a. drawing of a series of graphics on plans, noting the pertinent parameters and integrating them into a single drawing; b. thematic division of said drawing: vehicular and pedestrian traffic routes, planimetric analysis, bioclimatic constraints, others.

1.3.2 Preliminary Design Proposal (Pre-Preliminary Design, Pre-Anteproyecto): basic proposal that considers the parameters that condition the Project.

a. includes non-specific architectural floor plans, b. indicates general areas in the manner of a master plan or site plan, c. hints at facade intentions, d. identifies approximate dimensions of the buildings, so that when the Preliminary Design and Final Design Phases of the property begin, the space reserved for it is not exceeded, e. includes the evaluation of possibilities to develop the project in stages (if its magnitude, complexity, and/or cost require it); the Executing Office will coordinate with the Recipient the definition of the respective priorities.

2. PRELIMINARY DESIGN PHASE (ANTEPROYECTO) Once the Recipient has formally approved the Preliminary Design Proposal (Propuesta Preliminar de Diseño), the Executing Office will prepare a more detailed proposal so that the Recipient can clearly visualize the finished work. Said graphic presentation must include, at minimum, a site plan, architectural floor plans, elevations, and sections. This product will resolve the Project at a spatial level, but not at a constructive level, which will be resolved in the Final Design Phase (Fase de Proyecto).

2.1 General design criteria:

a. the preliminary design (anteproyecto) must be prepared from an environmentalist perspective, seeking total coherence towards a sustainable habitat; b. the Recipient must participate fully and actively in the entire design process of the Preliminary Design; c. the Preliminary Design must contemplate the growth of the property, d. the design of low-energy-consuming buildings will be sought, giving special importance to bioclimatic designs; e. the use of natural lighting and ventilation will be maximized, avoiding the use of mechanical systems for these purposes; f. special importance will be given to the cultural landscape, incorporating and rescuing the historical and cultural resources present (vernacular architecture, archaeological elements, others); g. construction materials will be selected considering the criteria noted above; h. measures will be taken to the extreme to minimally impact the natural and cultural environment, both physically and visually; architectural typologies appropriate to the environment will be preferred; i. superfluous luxuries or comforts will be avoided, unless the Recipient expressly justifies their need; j. if the design corresponds to a Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida), an architectural configuration of dispersed nuclei rather than concentrated in a single building shall be preferred; k. the capacities and limitations determined by the management category of the Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida) will be considered.

2.2 Specific design criteria (conditioned by the information in sections 1.1 and 1.2) a. location and siting of the work, b. architectural typology, c. elevation relative to ground level, d. extension of eaves, e. type of materials, f. type of windows, g. floor-to-ceiling height, h. colors, i. roof slopes, j. systems for disposal of stormwater, blackwater, and graywater, k. use of vegetation as a sonic, visual, solar, wind barrier, and other uses.

2.3 Formalization of the Definitive Preliminary Design.

The Recipient will issue a communication certifying the approval of the Preliminary Design (Anteproyecto); will sign and seal each of the corresponding plans.

3. FINAL DESIGN PHASE (PROYECTO) 3.1 Contracting of the Consultant (Designer - Inspector).

With the Preliminary Design (Anteproyecto) duly approved by the Recipient, the Contracting Party will initiate, with the advice and technical/normative support of the Executing Office, a contracting process for a Consultant (Designer-Inspector). The Consultant must be a professional or consulting firm (which preferably will be the Designer and Inspector of the Project), who will prepare: Construction Plans (Planos Constructivos), Technical Specifications (Especificaciones Técnicas), Detailed Budget (Presupuesto Detallado), Work Inspection, and will review the As-Built Plans (Planos de Obra Real Construida). Additionally, the Consultant (Designer - Inspector) will provide advice in the contracting of the Builder and/or additional specific Consultants that eventually may be required in the Project, will address clarifications during the contracting process of the Builder, and other matters related to the design and inspection of the construction of the Project.

The Executing Office will control the strict compliance with the tasks contracted to the Consultant (Designer - Inspector) and will supervise the receipt of the products that will be delivered.

The contracting of the Consultant (Designer - Inspector) includes:

3.1.1 Participation of the Executing Office:

a. will prepare the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales) for contracting the Consultant (Designer - Inspector), b. will submit the Specifications (Pliego) to the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department (Departamento de Asesoría Jurídica).

3.1.2 Participation of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional):

a. will review the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales) for contracting the Consultant (Designer - Inspector) and will issue a communication addressed to the Contracting Party, with a copy to the Executing Office, certifying its approval in the aspects within its competence; b. will be in charge of the process required for the administrative contracting of the Consultant (Designer - Inspector), in coordination with the Budgetary Financial Controller (Fiscalizador Financiero Presupuestario) assigned to the Project.

3.1.3 Participation of the Legal Advisory Department:

a. will review the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales) for contracting the Consultant (Designer - Inspector) and will issue a communication to the Contracting Party, with a copy to the Executing Office, certifying its approval in the aspects within its competence; b. Will be in charge of attending to all legal matters relating to the contractual relationship with the Consultant (Designer-Inspector).

3.1.4 Opening of Bids.

a. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional), in coordination with the Legal Advisory Dept. (Adepto. de Asesoría Jurídica), in coordination with the Budgetary - Financial Controller, will record the opening of bids through a Minutes certifying at minimum: place, time, date, identification of bidders, rendering of participation guarantee, bid price, delivery term for offered products, and certification of delivery of all the annexed documentation stipulated in the corresponding Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas).

b. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department will analyze the administrative and legal aspects of the documentation submitted with the Bids and will issue a communication to the Contracting Party, with a copy to the Executing Office, certifying its approval.

c. The Procurement Office will forward to the Executing Office the Bids received and a copy of the Opening Minutes so that it can perform the corresponding technical analysis.

3.1.5 Selection of the Consultant (Designer - Inspector):

a. the Executing Office will evaluate the bids submitted in order to select the Consultant based on the items stipulated in the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales); b. the evaluation performed will be formally forwarded to the Contracting Party for the respective decision-making; c. once the decision has been made by the Contracting Party, the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) will proceed with the Award Notification, in which the strictest administrative controls will be observed.

3.1.6 Contract.

For the contracting of the Consultant (Designer - Inspector), the corresponding Contract will mediate. This will be jointly prepared by the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Dept. (Depto. de Asesoría Jurídica) of the MINAE, in which the technical and legal aspects included in the Bid submitted by the Consultant (Designer-Inspector) must be recorded. In any case, the Contract must record, with crystal clarity, the following fundamental aspects:

a. Obligation of the Consultant (Designer - Inspector) to deliver the Construction Plans (Planos Constructivos) duly approved or authorized by all corresponding authorities, so that the Builder to be contracted faces no obstacle to begin the construction of the Project; b. Obligation of the Consultant to hold a weekly coordination meeting with the Executing Office. From each meeting, the Consultant will prepare a Memo (Ayuda - Memoria), in which the matter discussed and the respective agreement will be recorded; said Memo (Ayuda - Memoria) will be endorsed by the Consultant and the Executing Office; c. form of payment and withholdings; d. product delivery date; e. penalties for delays; f. Performance guarantee (Garantía de cumplimiento), which in no case will be less than 10% of the estimated value of the work and must extend for a period of no less than 12 months after the Definitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra); g. form of dispute resolution; h. fiscal value of the contract; i. if the Contract must be endorsed by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República); j. other administrative contracting and legal aspects that the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department consider pertinent.

3.2 Contracting of the Builder.

With the Construction Plans (Planos Constructivos) duly approved or authorized by all corresponding authorities, as well as with the Technical Specifications (Especificaciones Técnicas) duly approved by the Executing Office, the Contracting Party will request the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) to initiate the contracting process for a Builder for the Project. The Builder will be a construction company duly registered with the Costa Rican Chamber of Construction (Cámara Costarricense de la Construcción), which will be in charge of all constructive aspects of the Project.

Additionally and inevitably, the Builder will deliver sets of original plans and the respective digital files of the As-Built Plans (Planos de Obra Real Construida); also, upon Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra), will deliver a Maintenance Manual for the works which, in strict coordination with the Consultant (Designer - Inspector), will identify: types and quantities of materials, equipment, personnel qualifications, and periodicity of maintenance activities, as well as other elements deemed pertinent.

This Executing Office, in coordination with the Consultant (Designer - Inspector), will control strict compliance with the tasks contracted to the Builder and will supervise the Provisional and Definitive Reception of the contracted works, verifying that the most rigorous standards in architecture and engineering, in their various specialties, have been met.

The contracting of the Builder includes:

3.1.1 Participation of the Consultant (Designer - Inspector):

a. will prepare, in coordination with the Executing Office, the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales) for contracting the Builder; b. will submit the final version of the Specifications to the consideration of the Executing Office.

3.1.2 Participation of the Executing Office:

a. will review the final version of the Technical and Legal Specifications for contracting the Builder. This Office will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying its approval; b. will submit the Specifications to the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department; c. inevitably, the Technical and Legal Specifications for contracting the Builder will indicate the maximum contracting amount for the construction based on the Detailed Budget (Presupuesto Detallado) prepared by the Consultant (Designer-Inspector).

3.1.3 Participation of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional):

a. will review the Technical and Legal Specifications for contracting the Builder and will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying approval in the aspects within its competence; b. will be in charge of the process required for the administrative contracting of the Builder, in coordination with the Budgetary Financial Controller assigned to the Project.

3.1.4 Participation of the Legal Advisory Department:

a. will review the Technical and Legal Specifications for contracting the Builder and will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying approval in the aspects within its competence; b. will be in charge of attending to all legal matters relating to the contractual relationship with the Builder.

3.1.5 Opening of Bids.

a. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional), in coordination with the Legal Advisory Dept. (Depto. Asesoría Jurídica), will record the opening of bids through a Minutes certifying at minimum: place, time, date, identification of the bidders, rendering of participation guarantee, bid price, delivery term for offered products, and certification of delivery of all the annexed documentation stipulated in the corresponding Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales).

b. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department, in coordination with the Budgetary - Financial Controller, will analyze the administrative and legal aspects of the documentation submitted with the Bids and will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying their approval in the aspects within their competence.

c. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) will forward to the Executing Office the Bids received and a copy of the aforementioned Opening Minutes, so that the latter, in its capacity as the sole interlocutor between the Consultant (Designer - Inspector) and the Contracting Party, will transfer to the Consultant (Designer - Inspector) the pertinent documentation so that the latter may proceed to carry out the corresponding technical analysis.

3.1.6 Selection of the Builder:

a. the Consultant (Designer - Inspector) will evaluate the bids submitted based on the items stipulated in the Technical and Legal Specifications; b. the evaluation carried out by the Consultant (Designer-Inspector) will be submitted to the consideration of the Executing Office, which will issue a communication to the Contracting Party certifying its eventual approval for the respective decision-making; c. once the Contracting Party has agreed to proceed with the contracting, the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) will issue the Award Notification, in which the strictest administrative controls will be observed.

3.1.7 Contract.

For the contracting of the Builder, the corresponding Contract will mediate. This will be jointly prepared by the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department of the MINAE, in which the technical and legal aspects included in the Bid submitted by the Builder must be recorded. In any case, the Contract must record, with crystal clarity, the following fundamental aspects:

a. obligation of the Builder to hold a weekly coordination meeting with the Executing Office and the Consultant (Designer - Inspector); from each meeting, the Consultant will prepare a Memo (Ayuda - Memoria), in which the matter discussed and the respective agreement will be recorded; said Memo (Ayuda - Memoria) will be endorsed by the Consultant, the Executing Office, and the Builder; b. form of payment and withholdings; c. product delivery date; d. penalties for delays; e. performance guarantee (garantía de cumplimiento), which in no case will be less than 10% of the Bid submitted by the Builder and must extend for a period of no less than 12 months after the Definitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra); f. form of dispute resolution; g. fiscal value of the Contract; h. indication of the term that will govern for carrying out the Definitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra), starting from the Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra); i. if the Contract must be endorsed by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República); j. other administrative contracting and legal aspects that the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department consider pertinent.

4. CONSTRUCTION PHASE OF THE WORK 4.1 Inspection.

Inspection (Inspección) is understood to be the supervision or attention that the Consultant (Inspector) will provide during the construction process of the work, in order for it to be carried out in accordance with the best work standards, the construction plans (planos constructivos), the technical specifications (especificaciones técnicas), and other documents that are part of the Contract. The Inspection service of the Consultant is provided, at a minimum, through weekly visits to the work by professionals in architecture and engineering in their various specialties.

4.2 Reception.

The Reception of the Work includes a "Provisional Reception (Recepción Provi[sional])" in order to formalize the construction details that the Builder must correct, agree on the total cancellation of the Contract, extra work executed, and the return of the first fifty percent of withholdings, and to define the date of the "Definitive Reception (Recepción Definitiva)".

With the "Definitive Reception (Recepción Definitiva)", the following must be certified:

a. that the Builder satisfactorily corrected the construction details indicated in the "Provisional Reception (Recepción Provisional)" of the Work; b. that the construction areas and quality of what was built, as well as the quantity and quality of complementary elements, are in accordance with what was contracted; c. that this "Definitive Reception (Recepción Definitiva)" does not release the Builder from responsibility for breaches due to hidden defects of the Work and that this extends for up to ten years; d. that this "Definitive Reception (Recepción Definitiva)" does not release the Consultant (Designer) from responsibility for hidden design defects of the Work and that this extends for up to five years; e. that the return of the remaining fifty percent of withholdings is approved; f. that the following indications have been recorded in the Worksite Logbook (Cuaderno de Bitácora de Obra):

the completion date of the Work, certification of having delivered to the Contracting Party the set of As-Built Plans (Planos de la Obra Real Construida), certification of the correct functioning of all electromechanical equipment and systems, certification of delivery to the Recipient of the operation manuals for equipment and electromechanical systems, certification of delivery of the "Maintenance Manual" of the Work, final area and cost of the construction, certification of delivery to the Recipient of sets of keys and other important accessory elements, duly identified and detailed, so as to certify that all constructed works are delivered and made available to the Recipient, certification that a copy of the Worksite Logbook (Cuaderno de Bitácora de Obra) is delivered to the Contracting Party.

From the "Provisional Reception (Recepción Provisional)" and the "Definitive Reception (Recepción Definitiva)", the Consultant (Designer - Inspector) will prepare a Minutes that must be signed by:

a. the Consultant (Designer - Inspector), b. the Builder, c. the Executing Office, d. the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional), e. the Legal Advisory Department of the MINAE, f. the Budgetary - Financial Controller, g. the Contracting Party, h. the Recipient of the Work.

The cited Minutes will certify that all contracted services and works were delivered and received in accordance with all the contractual documentation that was approved to develop the Project.

4.3 Annual Maintenance Program.

The Recipient of the Project will prepare an "Annual Maintenance Program (Programa Anual de Mantenimiento)", based on the "Maintenance Manual" that the Builder must deliver at the "Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra)". Said Program must identify, with crystal clarity, the activities to be carried out and the human, material, and financial resources required for each one of them. This "Annual Maintenance Program (Programa Anual de Mantenimiento)" will allow the Recipient to take the corresponding administrative and budgetary precautions to ensure that the work under their administration will receive adequate preventive maintenance.

The Program must be endorsed by the Planning Office of MINAE before the Contracting Party, in order to certify that it is duly provided for in the Annual Operating Plan and in the respective budget line items. In the event that the Maintenance Program is not to be carried out directly by the Recipient and is to proceed through contracting an infrastructure maintenance company, it must be endorsed by the Institutional Procurement Office.

The Recipient shall send to the Executing Office a copy of the Program and of the corresponding endorsements. The Executing Office shall enter monitoring records in order to ensure that the works delivered to the Recipient receive adequate preventive maintenance.

Let it be published.

Considering:

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 584 Reglamento Manual de procedimientos para el desarrollo de infraestructura física del ministerio del ambiente y energía Texto Completo acta: 6FC5B AMBIENTE Y ENERGÍA AMBIENTE Y ENERGÍA DEPARTAMENTO LEGAL R-584.—San José, a las diez horas treinta minutos del día veintiocho de octubre del dos mil dos.

1. 1Que el Ministerio del Ambiente y Energía, a través del Sistema Nacional de Áreas de conservación administra las distintas Áreas Silvestres Protegidas, en las cuales debe implementar una serie de construcciones con el fin de dar albergue a los funcionarios encargados de la vigilancia y administración del área silvestre protegida.
2. 2Que además debe construir centros de atención de visitantes, a los cuales se les deben brindar las condiciones mínimas para su estancia en el lugar.
3. 3Que para realizar este tipo de obras de infraestructura el Ministerio, necesariamente debe acudir a los procesos de licitación, por lo que se hace necesario contar con instrumento de planificación y control para la realización de construcciones dentro de las áreas silvestres protegidas, así como para cualquier otra obra que requiera el Ministerio para el cumplimiento de las obligaciones que le fija el ordenamiento jurídico.
4. 4Que la Contraloría General de la República mediante informe número DFOE-AM-2/2003, recomendó la elaboración del presente Manual de Procedimientos para el Desarrollo de Infraestructura Física del Ministerio del Ambiente y Energía.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE Y ENERGÍA Objetivo El presente Manual de Procedimientos constituye un instrumento para lograr una adecuada planificación, ejecución, administración y control de todo proyecto de obra pública en el MINAE, ejecutado total o parcialmente con fondos y recursos públicos o de origen público, según lo establecido en el Manual Técnico para el Desarrollo de Obra Pública de la Contraloría General de la República. Pretende además facilitar que la infraestructura física que el Despacho Ministerial apruebe desarrollar en el MINAE, sea adecuada y acorde con la naturaleza y fines de la Institución.

I.—Definiciones.

Área Construcción: Área específica de construcción, excluyendo las áreas correspondientes a obras exteriores como jardines, parqueos, aceras y otras.

Área Silvestre: Zona territorial estratégica dentro de un Área de Conservación, a la que el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) haya asignado alguna de las siguientes categorías de manejo: Parque Nacional, Reserva Biológica, Reserva Forestal, Humedal, Corredor Biológico, Refugio de Vida Silvestre, Zona Protectora o Monumento Nacional.

Constructor: Adjudicatario en firme de la contratación para la construcción del Proyecto.

Contratante: MINAE o la persona física o jurídica debidamente autorizada por el MINAE para efectuar la contratación de consultores y/o constructores.

Destinatario: Unidad Administrativa del MINAE que administrará la infraestructura física.

Diseñador: Profesional o empresa consultora contratada por el Contratante, facultada técnica y legalmente para elaborar planos constructivos, especificaciones técnicas, asesorar en contrataciones y realizar aclaraciones a Oferentes.

Especificaciones: Condiciones que rigen los procedimientos constructivos, calidad de materiales, mano de obra y otros procedimientos técnicos requeridos para la construcción de la obra.

Fiscalizador: Instancia designada por el MINAE para el control financiero de fondos asignados al proyecto, la ejecución presupuestaria del proyecto, manejo y control de flujo de efectivo y presentación de informes financieros y presupuestarios.

MINAE: Ministerio del Ambiente y Energía, propietario de la obra a construir.

Inspector: Profesional o empresa consultora contratada por el Contratante, facultada técnica y legalmente para ejercer la inspección de la construcción del Proyecto.

Oferente: Personas físicas o jurídicas que presenten oferta para realizar labores de consultoría o construcción de infraestructura física.

Oficina Ejecutora: Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones en Infraestructura Física; instancia de asesoría y apoyo técnico y normativo al Despacho Ministerial, que asegure que la infraestructura que éste apruebe desarrollar en el MINAE, sea adecuada y acorde con la naturaleza y fines de la Institución.

Plan de Manejo: Documento técnico para planificar el desarrollo de un Área Silvestre Protegida.

Planos Constructivos: Juego de planos del Proyecto consistente en todas las láminas que se hayan elaborado para la realización de una obra.

Planos de Obra Real: Juego de planos en donde se acusan las modificaciones realizadas a Planos.

Construida: Constructivos (arquitectónicas, mecánicas, eléctricas, estructurales y otras), en el cual se identifique con exactitud el estado final de las obras.

Pliego Especificaciones: Condiciones generales, técnicas y legales que rigen la relación contractual.

Técnicas y Legales: Entre las partes involucradas en la ejecución del Proyecto.

Presupuesto Detallado. Cálculo de las cantidades de obra que se hace con base en los Planos Constructivos, desglosado por componentes de las unidades de obra del proceso de construcción, que permite conocer en detalle y con precisión, los diferentes materiales por usar, su cantidad, los precios unitarios de mercado y todos los aspectos relacionados con costos de la obra.

II.—El Manual se divide de acuerdo a las fases que caracterizan el desarrollo de todo proyecto de infraestructura física: Pre-anteproyecto, Anteproyecto, Proyecto y Construcción de la Obra.

1. FASE DE PRE-ANTEPROYECTO 1.1. Información general.

Información general suministrada por el Destinatario del Proyecto a la Oficina Ejecutora.

1.1.1 Información técnica:

a. aprobación del Proyecto por la Oficina de Planificación del MINAE, que acredite ante el Contratante su factibilidad financiera, su autosostenibilidad, su incorporación dentro del Plan Anual Operativo y la programación de la respectiva partida presupuestaria; b. planos catastrados, c. fotografías del terreno, d. antecedentes administrativos y técnico - constructivos (diseños anteriores, estudios de suelos, financiamiento, otros), e. Plan de Manejo, si el Proyecto se ubica en un Área Silvestre Protegida.

1.1.2 Lista de necesidades para la elaboración del Programa Arquitectónico:

a. espacios requeridos (el Destinatario podrá sugerir estimaciones de área), b. finalidad de los espacios requeridos, c. requerimientos para mobiliario regular, d. requerimientos para mobiliario especial, e. visitación esperada.

1.1.3 Descripción de condiciones naturales:

a. régimen eólico, b. régimen pluvial, c. radiación solar, d. cuerpos de agua (ríos, lagos, litorales, otros), e. humedad ambiental, f. flora y fauna existente en el sitio o de consideración relevante para el diseño arquitectónico.

1.1.4 Descripción de condiciones artificiales:

a. circulaciones vehiculares, b. circulaciones peatonales, c. red de tendido eléctrico, d. red de tendido telefónico, e. red de abastecimiento de agua para consumo humano, f. red de alcantarillado sanitario y pluvial, g. servicios de radio - comunicación, h. identificación de edificaciones cercanas existentes, i. identificación de servidumbres, j. identificación de eventuales focos de contaminación, k. identificación de técnicas constructivas autóctonas.

1.1.5 Identificación de posibles materiales a utilizar, considerando:

a. armonía con el entorno inmediato y el ambiente en general, b. que sean concordantes con el uso del inmueble, c. durabilidad, d. comportamiento térmico, e. comportamiento acústico, f. comportamiento sísmico, g. estética, h. viabilidad financiera, i. viabilidad constructiva, j. disponibilidad en el mercado local, k. uso tradicional en la zona.

1.1.6 Identificación de atractivos existentes:

Atractivos ecoturísticos que estarán relacionados directamente con el desarrollo de la obra de infraestructura física.

1.1.7 Identificación de infraestructura de apoyo existente que facilite el ecoturismo:

a. senderos, b. puentes, c. miradores, d. descansos, e. refugios, f. puntos de interpretación, g. otros.

1.1.8 Identificación de normativa reguladora para la construcción de obras en la localidad:

a. Plan Regulador, b. alineamientos especiales (MOPT, INCOFER, ICT, otros), c. identificación del tipo de los documentos constructivos requeridos por el Gobierno Local con base en el área del Proyecto (croquis, planos constructivos, especificaciones técnicas, cuaderno de bitácora de obra, otros).

1.2. Información específica.

Estudios de carácter técnico fundamentales para el diseño del Proyecto, a contratar por el Destinatario a consultores específicos o a solicitar a instancias gubernamentales competentes en la materia. Los Términos de Referencia respectivos para la eventual contratación de Consultores específicos, serán elaborados por la Oficina Ejecutora y sometidos a consideración de la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica. La Oficina Ejecutora controlará el estricto cumplimiento de las labores contratadas a esos eventuales consultores específicos y fiscalizará la recepción de los productos contratados.

1.2.1 Factores naturales:

a. estudio de suelos, incluyendo la determinación del nivel freático, b. levantamiento topográfico, incluyendo curvas de nivel, 1.2.2 Factores artificiales:

a. análisis de la cantidad y calidad del agua para consumo humano, b. análisis de circulación vehicular, c. análisis de circulación peatonal, d. análisis de la recepción y emisión de señales de radio, e. análisis preliminar de la viabilidad ambiental del Proyecto.

1.3 Estudios preliminares.

Elaboración, por parte de la Oficina Ejecutora, de propuestas conceptuales, no definitivas, que usualmente se discuten con el Destinatario.

1.3.1 Análisis programático: traducción gráfica de las informaciones detalladas en los literales A y B, que no necesariamente tienen que ser revisados por el Destinatario:

a. trazado de una serie de gráficos sobre planos, anotando los parámetros pertinentes e integrándolos en un solo dibujo; b. división temática de dicho trazado: circulaciones vehiculares y peatonales, análisis planimétrico, condicionantes bioclimáticas, otros.

1.3.2 Propuesta Preliminar de Diseño (Pre-Anteproyecto): propuesta básica que considera los parámetros que condicionan el Proyecto.

a. incluye plantas de distribución arquitectónica poco específicas, b. señala áreas generales a manera de un plan maestro o plano de conjunto, c. insinúa intenciones de fachada, d. identifica dimensiones aproximadas de las edificaciones, de forma que cuando se inicie las Fases de Anteproyecto y Proyecto del inmueble, no se sobrepase el espacio reservado para éste, e. incluye la evaluación de posibilidades de desarrollar el proyecto en etapas (si su magnitud, complejidad y/o costo lo requieren); la Oficina Ejecutora coordinará con el Destinatario la definición de las prioridades respectivas.

2. FASE DE ANTEPROYECTO Una vez que el Destinatario haya aprobado formalmente la Propuesta Preliminar de Diseño, la Oficina Ejecutora elaborará una propuesta más detallada para que el Destinatario pueda visualizar claramente la obra terminada. Dicha presentación gráfica deberá incluir, como mínimo, una planta de conjunto, plantas de distribución arquitectónica, fachadas y secciones. Este producto resolverá el Proyecto a nivel espacial, no así a nivel constructivo, lo que se resolverá en la Fase de Proyecto.

2.1 Criterios generales de diseño:

a. el anteproyecto deberá elaborarse desde una óptica ambientalista, buscando una coherencia total hacia un hábitat sostenible; b. el Destinatario deberá participar integral y activamente en todo el proceso de diseño del Anteproyecto; c. el Anteproyecto deberá contemplar el crecimiento del inmueble, d. se procurará el diseño de edificaciones poco consumidoras de energía, brindando especial importancia a diseños bioclimáticos; e. se maximizará el uso de iluminación y ventilación natural, evitándose el uso de sistemas mecánicos para estos efectos; f. se brindará especial importancia al paisaje cultural, incorporando y rescatando los recursos históricos y culturales presentes (arquitectura vernácula, elementos arqueológicos, otros); g. los materiales constructivos se seleccionarán en consideración de los criterios apuntados anteriormente; h. se extremarán medidas para impactar al mínimo el entorno natural y cultural, tanto físicamente como visualmente; se preferirán tipologías arquitectónicas adecuadas al entorno; i. se evitará lujos o comodidades superfluas, a menos que el Destinatario justifique j. si el diseño corresponde a un Área Silvestre Protegida, deberá preferirse una conformación arquitectónica de núcleos dispersos y no concentradas en un solo inmueble; k. se considerarán las capacidades y limitaciones determinadas por la categoría de manejo del Área Silvestre Protegida.

2.2 Criterios específicos de diseño (condicionados por la información de los apartes 1.1 y 1.2) a. localización y ubicación de la obra, b. tipología arquitectónica, c. elevación respecto al nivel de suelo, d. extensión de aleros, e. tipo de materiales, f. tipo de ventanería, g. altura de piso a cielo, h. colores, i. pendientes de cubierta, j. sistemas de disposición de aguas pluviales, negras y servidas, k. uso de vegetación como barrera sónica, visual, solar, eólica y otros usos.

2.3 Formalización del Diseño Definitivo del Anteproyecto.

El Destinatario emitirá una nota acreditando la aprobación del Anteproyecto; firmará y sellará cada uno de los planos correspondientes.

3. FASE DE PROYECTO 3.1 Contratación del Consultor (Diseñador - Inspector).

Con el Anteproyecto debidamente aprobado por el Destinatario, el Contratante iniciará, con la asesoría y apoyo técnico y normativo de la Oficina Ejecutora, un proceso de contratación de un Consultor (Diseñador-Inspector). El Consultor deberá ser un profesional o empresa consultora (que preferiblemente será Diseñador e Inspector del Proyecto), que elaborará: Planos Constructivos, Especificaciones Técnicas, Presupuesto Detallado, Inspección de Obra y revisará los Planos de Obra Real Construida. Adicionalmente el Consultor (Diseñador - Inspector) brindará de asesoría en la contratación del Constructor y/o Consultores específicos adicionales que eventualmente sean requeridos en el Proyecto, atenderá aclaraciones durante el proceso de contratación del Constructor y otros asuntos relacionados con el diseño y la inspección de la construcción del Proyecto.

La Oficina Ejecutora controlará el estricto cumplimiento de las labores contratadas al Consultor (Diseñador - Inspector) y fiscalizará la recepción de los productos que entregará.

La contratación del Consultor (Diseñador - Inspector) incluye:

3.1.1 Participación de la Oficina Ejecutora:

a. elaborará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar el Consultor (Diseñador - Inspector), b. someterá el Pliego a consideración de la Proveeduría Institucional y del Departamento de Asesoría Jurídica.

3.1.2 Participación de la Proveeduría Institucional:

a. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al Consultor (Diseñador - Inspector) y emitirá una nota dirigida al Contratante, con copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su aprobación en los aspectos de su competencia; b. tendrá a su cargo el proceso requerido para la contratación administrativa del Consultor (Diseñador - Inspector), en coordinación con el Fiscalizador Financiero Presupuestario asignado al Proyecto.

3.1.3 Participación del Departamento de Asesoría Jurídica:

a. revisará Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al Consultor (Diseñador - Inspector) y emitirá una nota al Contratante, con copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su aprobación en los aspectos de su competencia; b. Tendrá a su cargo la atención de todos los extremos legales relativos a la relación contractual con el Consultor (Diseñador-Inspector).

3.1.4 Apertura de Ofertas.

a. La Proveeduría Institucional, en coordinación con el Adepto. de Asesoría Jurídica, en coordinación con el Fiscalizador Financiero - Presupuestario, consignará la apertura de ofertas mediante un Acta que acreditará como mínimo: lugar, hora, fecha, identificación de oferentes, rendimiento de garantía de participación, precio de la oferta, plazo de entrega de productos ofertados y acreditación de entrega de toda la documentación anexa estipulada en el Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente.

b. La Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán los extremos administrativos y legales de la documentación presentada con las Ofertas y emitirán una nota al Contratante, con copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su aprobación.

c. La Proveeduría remitirá a la Oficina Ejecutora las Ofertas recibidas y copia del Acta de Apertura para que ésta realice el análisis técnico correspondiente.

3.1.5 Selección del Consultor (Diseñador - Inspector):

a. la Oficina Ejecutora evaluará las ofertas presentadas con el fin de seleccionar el Consultor con base en los rubros estipulados en el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales; b. la evaluación efectuada será remitida formalmente al Contratante para la toma de decisión respectiva; c. una vez tomada la decisión por el Contratante, la Proveeduría Institucional procederá a la Notificación de Adjudicación, en la que se observará los más estrictos controles administrativos.

3.1.6 Contrato.

Para la contratación del Consultor (Diseñador - Inspector) mediará el correspondiente Contrato. Éste será elaborado conjuntamente por la Proveeduría Institucional y el Depto. de Asesoría Jurídica del MINAE, en el cual se deberá consignar los extremos técnicos y legales incluidos en la Oferta presentada por el Consultor (Diseñador-Inspector). En todo caso el Contrato deberá consignar, con meridiana claridad, los siguientes aspectos fundamentales:

a. Obligación del Consultor (Diseñador - Inspector) de entregar los Planos Constructivos debidamente visados o autorizados por todas las autoridades que corresponda, de manera que el Constructor que se contratará no enfrente obstáculo alguno para iniciar la construcción del Proyecto; b. Obligación del Consultor de sostener una reunión semanal de coordinación con la Oficina Ejecutora. De cada reunión el Consultor elaborará una Ayuda - Memoria, en la que consignará el asunto tratado y el acuerdo respectivo; dicha Ayuda - Memoria estará refrendada por el Consultor y la Oficina Ejecutora; c. forma de pago y retenciones; d. fecha de entrega de productos; e. multas por atrasos; f. Garantía de cumplimiento, que en ningún caso será menor al 10% del valor estimado de la obra y que deberá extenderse por un período no menor de 12 meses posteriores a la Recepción Definitiva de la Obra; g. forma de resolución de controversias; h. valor fiscal del contrato; i. si el Contrato debe refrendarlo la Contraloría General de la República; j. otros aspectos de contratación administrativa y legales que la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica consideren pertinentes.

3.2 Contratación del Constructor.

Con los Planos Constructivos debidamente visados o autorizados por todas las autoridades que corresponda, así como con las Especificaciones Técnicas debidamente aprobadas por la Oficina Ejecutora, el Contratante solicitará a la Proveeduría Institucional, se inicie el proceso de contratación de un Constructor para el Proyecto. El Constructor será una empresa constructora debidamente inscrita en la Cámara Costarricense de la Construcción, que tendrá a su cargo todos los aspectos constructivos del Proyecto.

Adicionalmente y de manera ineludible, el Constructor entregará juegos de planos originales y los respectivos archivos digitales de los Planos de Obra Real Construida; así mismo, en la Recepción Provisional de la Obra entregará un Manual de Mantenimiento de las obras que, en estricta coordinación con el Consultor (Diseñador - Inspector), identificará: tipos y cantidades de materiales, equipo, calidades del personal y periodicidad de las actividades de mantenimiento, así como otros elementos que considere pertinente.

Esta Oficina Ejecutora, en coordinación con el Consultor (Diseñador - Inspector) controlará el estricto cumplimiento de las labores contratadas al Constructor y fiscalizará la Recepción Provisional y Definitiva de las obras contratadas, verificando que se hayan cumplido las más rigurosas normas en arquitectura e ingeniería, en sus diversas especialidades.

La contratación del Constructor incluye:

3.1.1 Participación del Consultor (Diseñador - Inspector):

a. elaborará, en coordinación con la Oficina Ejecutora, el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar el Constructor; b. someterá la versión final del Pliego a consideración de la Oficina Ejecutora.

3.1.2 Participación de la Oficina Ejecutora:

a. revisará la versión final del Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para la contratación del Constructor. Esta Oficina emitirá una nota dirigida al Contratante acreditando su aprobación; b. someterá el Pliego a consideración de la Proveeduría Institucional y del Departamento de Asesoría Jurídica; c. de manera ineludible el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar el Constructor indicará el monto máximo de contratación de la construcción con base en el Presupuesto Detallado elaborado por el Consultor (Diseñador-Inspector).

3.1.3 Participación de la Proveeduría Institucional:

a. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al Constructor y emitirá una nota dirigida al Contratante acreditando la aprobación en los aspectos de su competencia; b. tendrá a su cargo el proceso requerido para la contratación administrativa del Constructor, en coordinación con el Fiscalizador Financiero Presupuestario asignado al Proyecto.

3.1.4 Participación del Departamento de Asesoría Jurídica:

a. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al Constructor y emitirá una nota dirigida al Contratante acreditando la aprobación en los aspectos de su competencia; b. tendrá a su cargo la atención de todos los extremos legales relativos a la relación contractual con el Constructor.

3.1.5 Apertura de Ofertas.

a. La Proveeduría Institucional, en coordinación con el Depto.

Asesoría Jurídica, consignará la apertura de ofertas mediante un Acta que acreditará como mínimo: lugar, hora, fecha, identificación de los oferentes, rendimiento de garantía de participación, precio de la oferta, plazo de entrega de productos ofertados y acreditación de entrega de toda la documentación anexa estipulada en el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales correspondiente.

b. La Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica, en coordinación con el Fiscalizador Financiero - Presupuestario, analizarán los extremos administrativos y legales de la documentación presentada con las Ofertas y emitirán una nota dirigida al Contratante acreditando su aprobación en los aspectos de su competencia.

c. La Proveeduría Institucional remitirá a la Oficina Ejecutora las Ofertas recibidas y copia del Acta de Apertura apuntada, con el fin de que éste, en su calidad de único interlocutor entre el Consultor (Diseñador - Inspector) y el Contratante, traslade al Consultor (Diseñador - Inspector) la documentación pertinente con el fin de que éste proceda a realizar el análisis técnico correspondiente.

3.1.6 Selección del Constructor:

a. el Consultor (Diseñador - Inspector) evaluará las ofertas presentadas con base en los rubros estipulados en el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales; b. la evaluación efectuada por el Consultor (Diseñador-Inspector) será sometida a consideración de la Oficina Ejecutora, la que emitirá una nota al Contratante acreditando su eventual aprobación para la toma de decisión respectiva; c. una vez que el Contratante haya acordado proceder con la contratación, la Proveeduría Institucional emitirá la Notificación de Adjudicación, en la que se observará los más estrictos controles administrativos.

3.1.7 Contrato.

Para la contratación del Constructor mediará el correspondiente Contrato. Éste será elaborado conjuntamente por la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica del MINAE, en el cual se deberá consignar los extremos técnicos y legales incluidos en la Oferta presentada por el Constructor. En todo caso, el Contrato deberá consignar, con meridiana claridad, los siguientes aspectos fundamentales:

a. obligación del Constructor de sostener una reunión semanal de coordinación con la Oficina Ejecutora y el Consultor (Diseñador - Inspector); de cada reunión el Consultor elaborará una Ayuda - Memoria, en la que consignará el asunto tratado y el acuerdo respectivo; dicha Ayuda - Memoria estará refrendada el Consultor, la Oficina Ejecutora y el Constructor; b. forma de pago y retenciones; c. fecha de entrega de productos; d. multas por atrasos; e. garantía de cumplimiento, que en ningún caso será menor al 10% de la Oferta presentada por el Constructor y que deberá extenderse por un período no menor de 12 meses posteriores a la Recepción Definitiva de la Obra; f. forma de resolución de controversias; g. valor fiscal del Contrato; h. indicación del plazo que regirá para efectuar la Recepción Definitiva de la Obra, a partir de la Recepción Provisional de la Obra; i. si el Contrato debe refrendarlo la Contraloría General de la República; j. otros aspectos de contratación administrativa y legales que la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica consideren pertinentes.

4. FASE DE CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA 4.1 Inspección.

Se entiende por Inspección la vigilancia o atención que el Consultor (Inspector) suministrará durante el proceso de construcción de la obra, con el fin de que ésta se realice de conformidad con las mejores normas de trabajo, los planos constructivos, las especificaciones técnicas y demás documentos que forman parte del Contrato. El servicio de Inspección del Consultor se presta, como mínimo, mediante visitas semanales a la obra por parte de los profesionales en arquitectura e ingeniería en sus diversas especialidades.

4.2 Recepción.

La Recepción de la Obra incluye una "Recepción Provisional" con el fin de formalizar los detalles constructivos que debe corregir el Constructor, convenir la cancelación de la totalidad del Contrato, trabajos extra ejecutados y la devolución del primer cincuenta por ciento de retenciones y definir la fecha de "Recepción Definitiva".

Con la "Recepción Definitiva" se deberá acreditar lo siguiente:

a. que el Constructor corrigió satisfactoriamente los detalles constructivos señalados en la "Recepción Provisional" de la Obra; b. que las áreas de construcción y calidad de lo construido, así como la cantidad y calidad de elementos complementarios son acordes con lo contratado; c. que esa "Recepción Definitiva" no libera de responsabilidad al Constructor por incumplimientos a vicios ocultos de la Obra y que ésta se extiende hasta por diez años; d. que esa "Recepción Definitiva" no libera de responsabilidad al Consultor (Diseñador) por vicios ocultos de diseño de la Obra y que ésta se extiende hasta por cinco años; e. que se aprueba la devolución del cincuenta por ciento restante de retenciones; f. que en el Cuaderno de Bitácora de Obra se han consignado las siguientes indicaciones:

la fecha de conclusión de la Obra, constancia de haber entregado al Contratante el juego de Planos de la Obra Real Construida, constancia del correcto funcionamiento en todos los equipos y sistemas electromecánicos, constancia de entrega al Destinatario de los manuales de funcionamiento de equipos y sistemas electromecánicos, constancia de entrega del "Manual de Mantenimiento" de la Obra, área y costo final de la construcción, constancia de entrega al Destinatario de juegos de llaves y otros elementos accesorios de importancia, debidamente identificados y detallados, de manera que se acredite que se entrega y pone a disposición del Destinatario todas las obras construidas, constancia de que se entrega copia del Cuaderno de Bitácora de Obra al Contratante.

De la "Recepción Provisional" y de la "Recepción Definitiva", el Consultor (Diseñador - Inspector) elaborará un Acta que deberá ser suscrita por:

a. el Consultor (Diseñador - Inspector), b. el Constructor, c. la Oficina Ejecutora, d. la Proveeduría Institucional, e. el Departamento de Asesoría Jurídica del MINAE, f. el Fiscalizador Financiero - Presupuestario, g. el Contratante, h. el Destinatario de la Obra.

Las Actas citadas permitirán acreditar que todos los servicios y obras contratadas fueron entregadas y recibidas de conformidad con toda la documentación contractual que se aprobó para desarrollar el Proyecto.

4.3 Programa Anual de Mantenimiento.

El Destinatario del Proyecto elaborará un "Programa Anual de Mantenimiento", con base en el "Manual de Mantenimiento" que deberá entregar el Constructor en la "Recepción Provisional de la Obra". Dicho Programa deberá identificar, con meridiana claridad, las actividades a realizar y los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para cada una de ellas. Este "Programa Anual de Mantenimiento" permitirá al Destinatario tomar las previsiones administrativas y presupuestarias correspondientes, para asegurar que la obra bajo su administración recibirá el adecuado mantenimiento preventivo.

El Programa deberá refrendarlo la Oficina de Planificación del MINAE ante el Contratante, con el fin de acreditar que esté debidamente contemplado en el Plan Anual Operativo y en las respectivas partidas presupuestarias. En caso de que el Programa de Mantenimiento no lo vaya a realizar directamente el Destinatario y que se vaya a proceder mediante la contratación de una empresa de mantenimiento de infraestructura, deberá refrendarlo la Proveeduría Institucional.

El Destinatario remitirá a la Oficina Ejecutora, copia del Programa y de los refrendos que correspondan. La Oficina Ejecutora realizará inscripciones del monitoreo con el fin de asegurar que las obras entregadas al Destinatario reciben el adecuado mantenimiento preventivo.

Publíquese.

Considerando: