Procedures Manual for Forestry Tax Payment ControlManual de procedimientos para el control de pago del impuesto forestal

7575 establishes a forest tax of 3% on the transfer value in the market of roundwood (madera en troza), which must be determined annually by the State Forestry Administration (Administración Forestal del Estado, AFE), a tax that must be paid in accordance with Law No. 6826 of November 8, 1982, and its amendments.

7575.

28220 MINAE-H published in Supplement No. 87 to La Gaceta No. 221 of November 15, 1999, regulates the application of Article 42 of the Forestry Law No. 7575.

7575 and Article 3 of the regulation to this Law, Executive Decree No. 25721 published in La Gaceta No. 16 of January 23, 1997, the National System of Conservation Areas (SINAC), performs the functions of the State Forestry Administration. Therefore, THE DIRECTOR OF THE NATIONAL SYSTEM OF CONSERVATION AREAS, RESOLVES:

I. To issue the following

PROCEDURES MANUAL FOR THE CONTROL OF FOREST TAX PAYMENT

7575, the obligation to pay taxes arises upon the occurrence of the following taxable events:

a. The primary processing of roundwood (madera en troza).

b. At the moment of entry of imported products included in the tariff codes in effect for that purpose by the Customs Directorate of the Ministry of Finance.

In accordance with the aforementioned taxable events, the following subjects are considered taxpayers:

ü The Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) defined in Article 3, subsection j) of the Forestry Law, whether these are natural or legal persons operating de facto or de jure, that process roundwood (madera en troza), whether this is their own property or they provide sawing services to third parties. Roundwood is considered to be that section of the tree free of branches and that has a diameter greater than or equal to 29 centimeters at the thinnest end.

ü The importers of the tariff codes indicated in point 3, subsection b, of this resolution.

In accordance with Article 42 of the Forestry Law No. 7575 and Decree No. 28220 MINAE-H, the taxable base of the tax shall be the transfer value of the roundwood (madera en troza), which shall be set annually by the AFE through an administrative resolution based on the average value of the wood during the 12 months prior to September 1st of each year.

The tax for imported wood is 3% of the CIF value that appears in the documents supporting the import (declared on the customs form).

The owners or representatives of the Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) are obligated to fill out and deliver to the State Forestry Administration the sworn declaration (declaración jurada) forms for the forest tax.

The sworn declaration forms can be acquired at the subregional offices of the AFE. In the event that the AFE does not have these forms available, the sworn declaration must be made on documents prepared by the taxpayer company itself, based on the format presented in Annex 5. The sworn declaration shall be made with an original and two copies; which shall be distributed in the following manner: original for the AFE, first copy for the taxpayer, and the second copy for the corresponding Subregional Office.

The forms must be filled out by the taxpayer obligatorily (Article 15, Law No. 6826 General Sales Tax Law) and the corresponding amount must be deposited in any of the branches or agencies of Banco Nacional de Costa Rica, into account MINAE-AFE 194700-1. The payment must be made no later than the last day of each month, together with the sworn declaration (declaración jurada) of the wood subject to tax payment, processed during the immediately preceding month.

The obligation to present the sworn declaration monthly to the AFE persists even when the Primary Processing Center has not processed roundwood (madera en troza) subject to payment of the forest tax during that period; or, when it concerns an industry that has temporarily suspended its primary wood transformation activities for any circumstance. The corresponding tax payment receipts and their respective copies of the sworn declarations must be kept in the processing centers, and will be verified by AFE officials.

In the case of imported wood, a deposit equal to 3% of the CIF value of the import must be made. This deposit must be made prior to the release from customs (desalmacenaje) of the wood being imported (Article 13, Law No. 6826). This payment shall be deposited into current account No. 351099-7 of Banco Crédito Agrícola de Cartago.

For the effective control of the forest tax payment, the following documents must remain in the Primary Processing Center:

a. Transport permits (guías de transporte) for roundwood (madera en troza) and processed wood, duly filled out. The AFE officials in charge of the yard inspection of the Primary Processing Center, upon removing the used permits, must leave in that Center the section of the permit called "Industry Receipt"; a document that will support the legality of the roundwood (madera en troza).

b. A folio book that the AFE shall open through each Subregional Office to keep a record of the wood that enters the industry yard. This book shall be considered official in nature and in it the industrialist must record, immediately, all shipments of roundwood (madera en troza) that enter the industry yard. (See Annex 1).

c. A folio book that the AFE shall open for the record of the roundwood (madera en troza) that enters the production process (saw), in accordance with Annex 2; in which the operator in charge of sawing shall record, immediately, the logs being sawn.

The officials of the State Forestry Administration must visit every fifteen days (at minimum) the Primary Processing Centers of the respective Subregion, who in this case shall have the following functions:

· Date of visit · Name of official · Number of permits removed · Number of tags (placas) removed · Number of logs inventoried in the yard · Number of logs seized in that visit (if any) · Observations · Signature To facilitate control, the industry shall make available to the AFE a locked box where the plastic tags (placas) corresponding to the wood being processed are deposited, this box must be constructed with two separate compartments with their respective slots to deposit the tags (placas) in one compartment and the permits in the other (see Annex 3). The cost of this box must be covered by the Processing Center, the keys shall be under the custody of the Subregional Chief, and the box may only be opened by AFE officials, who must ensure its good condition and safety.

Each Sworn Declaration form has an original and two copies, which shall be distributed as follows:

- The taxpayer shall provide monthly to the AFE a copy of the tax payment receipt paid to the Bank, together with the respective sworn declaration (declaración jurada) forms. Each industry shall keep available to the officials of the AFE Subregional Office and the Ministry of Finance the respective tax payment receipts for the processed roundwood (madera en troza) for a period of four years.

- Each Conservation Area must keep a record of the taxpayers of this tax, the quantity of cubic meters processed, and the amount of the bank deposit (Annex 4). This information shall be sent monthly to the Financing Component of SINAC.

a. Maintain an updated record of the Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) in their jurisdiction.

b. Collect from the Primary Processing Centers the original and the corresponding copy of the Sworn Declaration (Declaración Jurada) and the copies of the bank deposit receipts, duly stamped by the respective Banking Agency. These must be collected within the fifteen days following the payment due date.

c. The Control and Protection Coordinator of each Conservation Area, based on the monthly reports on industry control from the Subregional Offices, shall prepare a forest tax collection report in accordance with the table in Annex 4 of this manual, which must be sent monthly to the Financial Department of MINAE with a copy to the Financing Component of SINAC.

d. Initiate the notification processes, by the Subregional Chief, to those Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) that have not paid the tax within the period granted by the General Sales Tax Law. The transfer of charges and observations for non-compliance with the payment of the forest tax (initial inspection (vista inicial)) must be carried out in accordance with the procedure established in Articles 144, 147, and 169 of the Code of Tax Rules and Procedures (Código de Normas y Procedimientos Tributarios).

e. Carry out monthly evaluations to verify the volumes declared by the legal representative of the Primary Processing Center, in order to detect, in the first instance, false or incomplete declarations.

f. Carry out, at least every 15 days, the control of permits (guías) and tags (placas) in the forestry industries; comparing the information from the permits with the roundwood (madera en troza) located in the yard of the industry.

g. Initiate the opening of the Administrative Collection Action (Acción de Cobro Administrativo) file for the Primary Processing Center that is in arrears. This Initial Inspection must be carried out in strict compliance with the provisions of Article 147 of the Code of Budgetary Rules and Procedures (Código de Normas y Procedimientos Presupuestarios), with the participation of the Legal Advisory Office of the Conservation Area; concluding this prior phase with the preparation of the resolution in which the Director of the Conservation Area certifies that the first-instance collection procedure has been completed without the taxpayer having paid the tax.

h. Each Subregional Office must generate the information on the transfer values of roundwood (madera en troza) delivered to the industry yard. For this purpose, in the third week of each month, it shall apply in the Primary Processing Centers the survey "Average monthly value of roundwood, delivered to the industry yard" (Annex 6), documents that must be forwarded to the Control and Protection Coordinator of the AC, for the preparation of the corresponding quarterly report.

a. Forward to the General Directorate of SINAC the complete files and the corresponding certification of debt (certificación de adeudo) referred to in Article 169 of the Code of Tax Rules and Procedures for the respective judicial or extrajudicial action, so that it may proceed to forward them to the Judicial Collections Office of the General Directorate of Taxation.

b. Each A.C. shall send to the Financing Component of SINAC a quarterly report on the prices of roundwood (madera en troza) delivered to the industry yard, starting this monthly record as of September 1st of each year, closing on August 31st of the following year. These quarterly reports shall be prepared according to the format issued for this purpose by the Financing Component (Annex 6) and must be submitted to that Component on the first business day of the months: December, March, June, and September.

c. The Directorate of the Conservation Area shall be responsible for ensuring compliance with the provisions issued in this Procedures Manual.

Process summary:

The Subregional Offices shall be the base where the information will be generated to define the taxable base (base imponible) and verify the payment of the forest tax. This information must be channeled as schematically represented in Figure No. 1.

Figure No. 1: Flow of documents (sworn declaration (declaración jurada) and bank deposit) to verify the payment of the forest tax.

According to the figure above, each Subregional Office must send a report with the indicated information to the Administrative Office or Department of the corresponding Conservation Area. Each Conservation Area must send a monthly report including the documentation namely: Copy of the sworn declaration and copy of the bank deposit of income received for this item to the Financial Accounting Department of MINAE, which, based on that information, must accredit the income and effect the transfer of the collection to the Ministry of Finance.

A copy of said report must be sent by the Subregional Chief to the Financing Component of SINAC, so that it may act as a verifying entity for compliance with the provisions issued by this Procedures Manual.

This report must be in that office no later than two months after the day the corresponding payment was due, in accordance with the following schedule:

The above schedule is an example for a specific month; however, it must be considered that this is a continuous process that must be repeated every month.

In accordance with Article 144 of the Code of Tax Rules and Procedures, as of the 15th day of each month, the respective Subregional Office shall proceed to notify those Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) that did not submit the required monthly documentation (sworn declaration (declaración jurada) and the corresponding tax payment receipts). It shall do so through a notification (Initial Inspection (Vista Inicial)) whose resolution shall contain all the requirements established for that purpose by Article 147 of the Code of Tax Rules and Procedures. This notification shall grant a period of 15 days for the Processing Center to pay the tax and submit the requested information.

The appeals that the industrial operator files against the resolutions of the Initial Inspection shall be resolved in accordance with the provisions of the General Law of Public Administration; that is, in the first instance (revocation appeal (recurso revocatoria)) it shall be resolved by the Subregional Office, and the entire file shall be immediately forwarded to the Ministerial Office for resolution of the appeal, if such was filed.

If the Primary Processing Center submits all the information in a timely and satisfactory manner to the Subregional Office, this must be indicated in the next monthly report, through the proof of entry of those funds (Annex 4); otherwise, if the administrative process concludes without the taxpayer having paid the corresponding tax, the procedure established in point 5.1.2.a) of this Manual must be followed.

The payment of the tax made outside the term, or otherwise incomplete, generates the obligation to pay, together with the tax owed, interest for late payment (interés por morosidad), in accordance with Articles 57 and 130 subsection a) of the Code of Tax Rules and Procedures; therefore, the respective Subregional Office, under the responsibility of its Subregional Chief, shall have the obligation to collect said interest by including it within the collection notified in the Initial Inspection.

The amount of this interest must be deposited in the same account where the forest tax is deposited.

28220-MINAE-H concerning the payment of the forest tax, the international system of measurements(1) must be used; employing for the calculation of the volume of roundwood (madera en troza) the following formula:

This can be easily measured in two ways:

(1) If the log is less than 5 meters in length, the thinner end is measured in a crosswise (X) pattern and averaged.

(2) If the log measures more than 5 meters, the smaller and larger diameters at both ends of the log are measured in a crosswise pattern and averaged.

The thickness of the bark and damage to the wood from holes must be subtracted from the average diameter.

(1) Law No. 5292, International System of Units (SI).

The State Forestry Administration, through the Subregional Offices, shall maintain different information records on the roundwood (madera en troza) entering the industries, as well as the wood being processed therein.

This verification shall be carried out quarterly, and the inventory must include a detail of the volume and number of logs by species according to provenance and date of entry of the wood, as recorded on the corresponding transport permit. The foregoing allows for verification of whether the payment of the forest tax is made in the time, form, and amount established by the regulations.

The foregoing does not preclude the Director of the Conservation Area from ordering a greater number of inventories or increasing the frequency of these studies in a specific industry.

Parameters to consider for payment verification. The verification teams, based on Article 125 of the Code of Tax Rules and Procedures, must gather the following information from the Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria):

· Sworn declarations (declaraciones juradas) submitted to the AFE.

· Volume reported in the Sworn declarations.

· Amount paid for the forest tax.

· Volume in the industry yard, according to provenance: forest and others (Annex 1).

· Volume reported by the transport permits and in the record that the industry must keep, according to provenance (Annex 1).

· Consumption of roundwood (madera en troza) in the forestry industry, according to the records that the industry must keep (Annex 2).

· Consumption of roundwood, according to the volume reported by the transport permits and the plastic tags (placas) deposited in the box provided for that purpose (Annex 3).

· Installed capacity of the machinery of the Primary Processing Center.

· Historical consumption of the industry.

With this information, the verification team can establish the approximate volume processed in the period and corroborate the information provided by the sworn declarations.

If this information demonstrates that the declarations have been false or incomplete, action must be taken in accordance with Article 124 of the Code of Tax Rules and Procedures, determining ex officio the processed volume of roundwood (madera en troza) and proceeding to the respective collection, according to the notification mechanism specified above.

Additionally, the collection of late payment interest (intereses morosos) as established in Articles 57 and 130 must be considered; plus the fine defined in Article 80 of the Code of Tax Rules and Procedures.

For this purpose, terms of reference shall be developed to generate standardized information on both the industrial activity and the administrative management of the Subregional officials responsible for the control and monitoring of tax collection.

In special cases, the General Directorate of SINAC, through the Control and Protection Component, may form specific internal teams for that purpose.

If the Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) do not keep the records established in point 4.1, the AFE may presume the amount of the forest tax that the Processing Center must pay. To make this presumption, the following factors may be taken into account (Article 116 of the Code of Tax Rules and Procedures):

· Existence of raw material in the industry yards.

· Quantity of permits (guías) and tags (placas) removed from that industry.

· Expenses for electrical energy, water, and other similar expenses.

· The normal yield of the business.

· The tax paid by another Primary Processing Center with similar consumption capacity.

· Any other elements of judgment in the possession of the Administration.

8. Procedure in case of non-compliance with payment. In accordance with the provisions of this Manual, each Subregional Office must keep a file for each of the Primary Processing Centers (Centros de Industrialización Primaria) in its jurisdiction. The following documents must be included in said file:

· Copy of the industry registration, in accordance with Article 72 of the regulation to the Forestry Law; when available.

· Receipts of the transport permits (guías de transporte) removed by the AFE from the Processing Center.

· Copy of the sworn declarations (declaraciones juradas) of processed wood subject to tax payment.

· Copies of reports issued by the officials of the Subregion in performance of their duties at the Industry.

· Copies of the yard inventories conducted.

· Copies of the Initial Inspection resolution (notifications to effect payment of tax) received by the legal representative of the industry.

· Any other pertinent documentation or correspondence.

In the event that the notification process is followed and the Primary Processing Center does not comply with the payments established by Law, its collection having been previously notified, and once the administrative process is exhausted, the Directorate of the Conservation Area shall proceed to forward said files with the respective certification of non-payment (Administrative Collection Action file (expediente de Acción de Cobro Administrativo)) to the Directorate of SINAC, and it shall send them to the Collections Office of the General Directorate of Taxation of the Ministry of Finance.

9. Methodology for calculating the transfer value. The State Forestry Administration, according to Article 42 of Forestry Law No. 7575 and Executive Decree No. 28220-MINAE-H (Regulation to Article 42 of the Forestry Law), must prepare a study to determine the value of roundwood (madera en troza) delivered to the industry yard.

For this purpose, the Control and Protection Component of SINAC shall prepare a survey format (Annex 6) that allows keeping a record of the average monthly value for the species of highest consumption by quality categories according to their use and market value (very fine woods, hard and fine woods, semi-hard woods, and soft woods) delivered to the industry yard, and whose information shall be collected by the officials in charge of industry control for each Conservation Area. The survey format may be modified only by the Control and Protection Component of SINAC according to the conditions of harvesting and market of the timber species, changes that may only be introduced in August of each year.

The information shall be obtained by applying the survey on the average monthly values of roundwood (madera en troza) (Annex 6) from September first of each year until August 31st of the following year. To fulfill this information requirement, the Conservation Areas must census at least 50% of the total number of sawmills located in their jurisdiction; except for the Cordillera Volcánica Central and Arenal Huetar Norte Conservation Areas, which must census at least 25% of the total in their jurisdiction. For these purposes, the Director of the Conservation Area shall select the sample by choosing the most regularly operating industries.

This completely filled-out survey must be sent to the Control and Protection Component (Annex 6) and must be submitted to that Component on the first business day of the months: December, March, June, and September. Notwithstanding, the Directorate of SINAC may request progress reports at any time, for the purpose of evaluating the content and form of the information being compiled and thus be able to comply with the provisions of Article 4 of No. 28220-MINAE-H (Supplement No. 87-A to La Gaceta No. 221 of November 15, 1999).

II. Effective as of its publication

Por lo tanto, EL DIRECTOR DEL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN, RESUELVE:

I. Dictar el siguiente

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE PAGO DEL IMPUESTO FORESTAL 1. Objetivo: Facilitar y aclarar tanto a los usuarios, funcionarios del SINAC, profesionales forestales, propietarios de Centros de Industrialización Primaria y los comerciantes en maderas, los procedimientos que se utilizarán en la aplicación de la normativa para el cobro y control de pago de los impuestos establecidos en la legislación forestal.

2. Alcance: Este procedimiento será utilizado por los (las) funcionarios (as) del SINAC, los propietarios de Centros de Industrialización Primaria y cualquier otra persona que procese materia prima in-situ.

3. Los hechos generadores del impuesto forestal: De acuerdo con los artículos 42 y 53 de la Ley Forestal Nº 7575, se configura la obligación del pago de los tributos, al realizar los siguientes hechos generadores:

a. La industrialización primaria de la madera en troza.

b. Al momento de la internación de los productos importados incluidos en las partidas arancelarias que al efecto tenga vigente la Dirección de Aduanas del Ministerio de Hacienda.

3.1 Contribuyentes. De acuerdo con los hechos generadores mencionados anteriormente, se consideran contribuyentes, los siguientes sujetos:

ü Los Centros de Industrialización Primaria definidos en el artículo 3º, inciso j) de la Ley Forestal, ya sean estos personas físicas o jurídicas que funcionen de hecho o de derecho, que industrialicen madera en troza, sean estos de su propiedad o que brinden servicio de aserrío a terceras personas. Se considera madera en troza aquella sección del árbol libre de ramas y que contenga un diámetro mayor o igual a 29 centímetros en el extremo más delgado.

ü Los importadores de las partidas arancelarias indicadas en el punto 3, inciso b, de esta resolución.

3.2 De la base imponible del impuesto forestal. De acuerdo con el artículo 42 de la Ley Forestal Nº 7575 y el Decreto Nº 28220 MINAE-H, la base imponible del impuesto será el valor de transferencia de la madera en troza, mismo que será fijado anualmente por la AFE mediante resolución administrativa con base en el valor promedio de la madera durante los 12 meses antes del 1º de setiembre de cada año.

El impuesto para la madera importada es de un 3% sobre el valor CIF que consta en los documentos que amparan la importación (declarado en el formulario aduanero).

3.3 Del procedimiento de pago. Los propietarios o representantes de los Centros de Industrialización Primaria son los obligados a llenar y entregar ante la Administración Forestal del Estado los formularios de declaración jurada del impuesto forestal.

Los formularios de declaración jurada pueden ser adquiridos en las oficinas subregionales de la AFE. En caso de que la AFE no disponga de estos formularios, la declaración jurada deberá efectuarse en documentos que elabore por su cuenta la empresa tributante, con base en el formato que se presenta en el Anexo 5. La declaración jurada se efectuará con original y dos copias; que se distribuirán de la siguiente forma: original para la AFE, primera copia para el tributante y la segunda copia para la Oficina Subregional correspondiente.

Los formularios deben ser llenados por el contribuyente obligatoriamente (Artículo 15, Ley Nº 6826 del Impuesto General sobre las Ventas) y el monto correspondiente debe ser depositado en cualquiera de las sucursales o agencias del Banco Nacional de Costa Rica, en la cuenta MINAE-AFE 194700-1. La cancelación debe hacerse a más tardar el último día de cada mes, conjuntamente con la declaración jurada de la madera sujeta al pago del impuesto, procesada durante el mes inmediato anterior.

La obligación de presentar mensualmente la declaración jurada ante la AFE persiste aun cuando se trate de un Centro de Industrialización Centro de Industrialización Primaria que no haya procesado madera en troza sujeta al pago de impuesto forestal durante ese período; o bien, cuando se trate de una industria que haya suspendido temporalmente sus actividades de transformación primaria de madera por cualquier circunstancia. Los correspondientes comprobantes de pago del impuesto y sus respectivas copias de las declaraciones juradas, deberán mantenerse en los centros de industrialización, mismos que serán verificados por los funcionarios de la AFE.

En el caso de madera importada, se deberá hacer un depósito igual al 3% del valor CIF de la importación. Este depósito debe realizarse previo al desalmacenaje de la madera que se esté importado (Artículo 13, Ley Nº 6826). Este pago se depositará en la cuenta corriente Nº 351099-7 del Banco Crédito Agrícola de Cartago.

4. Del control en los centros de industrialización primaria.

4.1 De los documentos que deben permanecer en los Centros de Industrialización Primaria. Para el efectivo control del pago del impuesto forestal en el Centro de Industrialización Primaria deben permanecer los siguientes documentos:

a. Guías de transporte de madera en troza y madera procesada, debidamente llenas. Los funcionarios de la AFE encargados de la revisión de patios del Centro de Industrialización Primaria, al retirar las guías usadas deberán dejar en ese Centro la sección de la guía denominada "Comprobante de la Industria"; documento que respaldará la legalidad de la madera en troza.

b. Un libro foliado que abrirá la AFE a través de cada Oficina Subregional para llevar el registro de la madera que ingresa al patio de la industria. Este libro se considerará de carácter oficial y en el mismo el industrial deberá anotar, en el acto; todos los cargamentos de madera en troza que ingresen al patio de la industria. (Ver Anexo 1).

c. Un libro foliado que abrirá la AFE para el registro de la madera en troza que ingrese al proceso de producción (sierra), de acuerdo con el Anexo 2; en el cual el operario encargado del aserrío registrará en el acto las trozas que va aserrando.

4.2 Control de guías y placas. Los funcionarios de la Administración Forestal del Estado deben visitar cada quince días (como mínimo) los Centros de Industrialización Primaria de la Subregión respectiva, quines en este caso tendrán las siguientes funciones:

4.2.1 Verificar que los libros de registro establecidos tanto para la madera que ingresa a patio como al proceso de aserrío, se estén llenando debidamente.

4.2.2 Verificar que toda la madera en troza se encuentre respaldada por la documentación respectiva, la cual no sólo debe estar completa, sino que debe encontrarse debidamente llena.

4.2.3 Recolectar la sección de las guías correspondientes a la AFE debidamente llenas 4.2.4 Inventariar las trozas ingresadas al patio de la industria durante la quincena inmediata anterior. Cada troza inventariada será marcada en la cara visible con el mazo numerado que para ese efecto utiliza la AFE.

4.2.5 Mantener en cada Centro de Industrialización una bitácora que abrirá el Jefe Subregional y el Asesor (a) Legal del Área de Conservación respectiva, en la cual los funcionarios del AFE deberán registrar en cada visita la siguiente información:

· Fecha de la visita · Nombre del funcionario · Cantidad de guías retiradas · Cantidad de placas retiradas · Número de trozas en patio inventariadas · Número de trozas decomisadas en esa visita (si las hubo) · Observaciones · Firma Para facilitar el control, la industria pondrá a disposición de la AFE una caja cerrada con candado donde se depositen las placas plásticas correspondientes a la madera que se industrializa, esta caja debe construirse con dos depósitos separados con sus respectivas ranuras para depositar las placas en un compartimiento y las guías en el otro (ver Anexo 3). El costo de la misma deberá ser cubierto por el Centro de Industrialización, las llaves estarán bajo custodia del Jefe Subregional y la caja únicamente podrá ser abierta por funcionarios de la AFE, quienes deberán velar por el buen estado y seguridad de la misma.

5. Verificación del pago del impuesto. Cada formulario de Declaración Jurada, cuenta con un original y dos copias, que se distribuirán de la siguiente manera:

- El contribuyente aportará mensualmente a la AFE copia del comprobante de pago del impuesto cancelado al Banco, junto con los respectivos formularios de declaración jurada. Cada industria mantendrá a disposición de los funcionarios de la Oficina Subregional de la AFE y del Ministerio de Hacienda los respectivos recibos de pago de impuesto de la madera en troza procesada por un espacio de cuatro años.

- Cada Área de Conservación debe llevar un registro de los contribuyentes de este impuesto, de la cantidad de metros cúbicos procesados y del monto del depósito bancario (Anexo 4). Esta información será remitida mensualmente al Componente de Financiamiento del SINAC.

5.1 Responsabilidades de las áreas de conservación con respecto al impuesto forestal.

5.1.1 De las responsabilidades de las Oficinas Subregionales:

a. Mantener un registro actualizado de los Centros de Industrialización Primaria de su jurisdicción.

b. Recolectar en los Centros de Industrialización Primaria el original y la copia correspondiente de la Declaración Jurada y las copias de los comprobantes de depósitos bancarios, debidamente selladas por la Agencia Bancaria respectiva. Estos deben recolectarse durante los quince días posteriores al vencimiento de pago.

c. El Coordinador de Control y Protección de cada Área de Conservación con base en los informes mensuales relativos a control de industrias de las Oficinas Subregionales, elaborará un informe de recaudación de impuesto forestal de acuerdo con la tabla del Anexo 4 del presente manual, el que debe ser enviado mensualmente al Departamento Financiero del MINAE con una copia al Componente de Financiamiento del SINAC.

d. Iniciar los procesos de notificación, por parte del Jefe Subregional a aquellos Centros de Industrialización Primaria que no hayan pagado el impuesto en el plazo otorgado por la Ley del Impuesto sobre las Ventas. El traslado de cargos y observaciones por el incumplimiento con el pago del impuesto forestal (vista inicial) deberá efectuarse de conformidad con el procedimiento establecido en los artículos 144, 147 y 169 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

e. Hacer evaluaciones mensuales para verificar los volúmenes declarados por el representante legal del Centro de Industrialización Primaria, a fin de detectar en primera instancia, declaraciones falsas o incompletas.

f. Realizar como mínimo cada 15 días el control de guías y placas en las industrias forestales; confrontando la información de las guías con la madera en troza que se encuentre en el patio de la industria.

g. Iniciar el levantamiento del expediente de Acción de Cobro Administrativo al Centro de Industrialización Primaria, que se encuentre moroso. Esta Vista Inicial deberá efectuarse con apego a lo dispuesto en el artículo 147 del Código de Normas y Procedimientos Presupuestarios, con la participación de la Asesoría Legal del Área de Conservación; concluyendo esta fase previa con la elaboración de la resolución en la cual el Director del Área de Conservación hace constar que se ha cumplido con el trámite de cobro de primera instancia sin que el tributante haya cancelado el tributo.

h. Cada Oficina Subregional deberá generar la información de los valores de transferencia de la madera en troza puesta en patio de industria. Para tal efecto, en la tercer semana de cada mes aplicará en los Centros de Industrialización Primaria la encuesta "Valor promedio mensual de la madera en troza, puesta en el patio de industria" (Anexo 6), documentos que deberán ser trasladados al Coordinador de Control y Protección del AC, para la elaboración del correspondiente informe trimestral.

5.1.2 De las responsabilidades de la Dirección del Área de Conservación:

a. Trasladar a la Dirección General del SINAC, los expedientes completos y la correspondiente certificación de adeudo a que se refiere el artículo 169 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios para la respectiva acción judicial o extrajudicial, a efecto de que esta proceda al traslado de los mismos a la Oficina de Cobros Judiciales de la Dirección General de Tributación.

b. Cada A.C. enviará al Componente de Financiamiento del SINAC un informe trimestral, sobre los precios de la madera en troza puesta en patio de la industria, iniciando este registro mensual a partir del 1º de setiembre de cada año, con cierre al 31 de agosto del año siguiente. Estos informes trimestrales se realizarán según el formato que al efecto emita el Componente de Financiamiento (Anexo 6) y deberá ser presentado a ese Componente el primer día hábil de los meses: diciembre, marzo, junio y setiembre.

c. La Dirección del Área de Conservación tendrá la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las disposiciones emitidas en este Manual de Procedimientos.

Resumen del proceso:

Las Oficinas Subregionales, serán la base donde se generará la información para definir la base imponible y verificar el pago del impuesto forestal. Esta información debe ser canalizada tal y como se representa esquemáticamente en la figura Nº 1.

Figura Nº 1: Flujo de los documentos (declaración jurada y depósito bancario) para verificar el pago del impuesto forestal.

De acuerdo con la figura anterior cada Oficina Subregional, debe enviar un reporte con la información indicada a la Oficina o Departamento Administrativo del Área de Conservación correspondiente. Cada Área de Conservación deberá enviar un reporte mensual que incluya la documentación a saber: Copia de la declaración jurada y copia del depósito bancario de ingresos recibidos por este rubro al Departamento Financiero Contable del MINAE, que con base en esa información debe acreditar los ingresos, así como efectuar la transferencia de la recaudación al Ministerio de Hacienda.

Una copia de dicho reporte, debe ser enviado por el Jefe Subregional al Componente de Financiamiento del SINAC, con el fin que actúe como ente verificador del cumplimiento de las disposiciones emitidas por el presente Manual de Procedimientos.

Este reporte debe estar en dicha oficina a más tardar dos meses después del día que venció el pago correspondiente, de acuerdo con el siguiente cronograma:

El anterior cronograma es un ejemplo para un mes específico, sin embargo debe considerarse que se trata de un proceso continuo que debe repetirse cada mes.

De conformidad con el artículo 144 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, a partir del día 15 de cada mes, la Oficina Subregional respectiva, procederá a notificar a aquellos Centros de Industrialización Primaria que no presentaron la documentación mensual requerida (declaración jurada y los correspondientes recibos de cancelación del impuesto). Ello lo hará, mediante notificación (Vista Inicial) cuya resolución contendrá todos los requisitos que al efecto establece el artículo 147 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Esa notificación dará un plazo de 15 días para que el Centro de Industrialización proceda a cancelar el impuesto y presentar la información solicitada.

Los recursos que el industrial interponga contra las resoluciones de la Vista Inicial, serán resueltos de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública; o sea, en primera instancia (recurso revocatoria) lo resolverá la Oficina Subregional y se traslada inmediatamente todo el expediente al Despacho Ministerial para que resuelva la apelación, si esta fue presentada.

Si el Centro de Industrialización Primaria presenta toda la información en tiempo y forma a satisfacción de la Oficina Subregional, se deberá indicar en el próximo reporte mensual, mediante el comprobante de ingreso de esos dineros (Anexo 4); caso contrario, si vencido el proceso administrativo sin que el contribuyente haya cancelado el impuesto correspondiente, se debe seguir el procedimiento establecido en el punto 5.1.2.a) del presente Manual.

5.2 Cobro de intereses. El pago del impuesto efectuado fuera de término, o bien; incompleto, produce la obligación de pagar junto con el tributo adeudado un interés por morosidad, de acuerdo con los artículos 57 y 130 inciso a) del Código de Normas y Procedimientos Tributarios; por lo tanto, la Oficina Subregional respectiva, bajo la responsabilidad de su Jefe Subregional tendrá la obligación de cobrar dichos intereses incluyéndolos dentro del cobro notificado en la Vista Inicial.

El monto de estos intereses debe depositarse en la misma cuenta que se deposita el impuesto forestal.

6. Sistema oficial de medición de madera en troza: Para los fines establecidos en el Decreto Ejecutivo Nº 28220-MINAE-H relativo al pago del impuesto forestal, se debe utilizar el sistema internacional de medidas(1); empleando para el cálculo de volumen de la madera en troza, la siguiente fórmula:

1. MEDIDA DE VOLUMEN EN m³: Para determinar el volumen de la madera en troza es necesario obtener el diámetro promedio de cada troza. Este puede medirse fácilmente de dos formas:

(1) Si la troza tiene una longitud inferior a 5 metros, se mide en cruz (X) el corte más delgado y se promedia.

(2) Si la troza mide más de 5 metros se mide en cruz los diámetros menor y mayor en ambos extremos de la troza y se promedian.

Al diámetro promedio se le debe restar el espesor de la corteza y daños a la madera por huecos).

(1) Ley Nº 5292, Sistema Internacional de Unidades (SI).

7. Procedimiento para verificación. La Administración Forestal del Estado a través de las Oficinas Subregionales, mantendrá diferentes registros de información sobre la madera en troza que ingresa a las industrias, así como la madera que se procesa en la misma.

7.1 Verificación del consumo de madera afecta a pago de impuesto: La AFE, mediante sorteo que efectúe en el Área de Conservación, escogerá al azar un Centro de Industrialización Primaria por Subregión, con la finalidad de realizar un inventario detallado de la madera presente en el patio de esa industria. Esta verificación se estará realizando trimestralmente y el inventario debe incluir un detalle del volumen y número de trozas por especie según procedencia y fecha de ingreso de la madera, consignadas en la guía de transporte correspondiente. Lo anterior, permite verificar si el pago del impuesto forestal se efectúa en el tiempo, forma y cuantía que la normativa establece.

Lo anterior no imposibilita a que el Director del Área de Conservación ordene efectuar un mayor número de inventarios o que aumente la frecuencia de estos estudios en determinada industria.

7.2. Parámetros a tomar en cuenta para la verificación del pago. Los equipos de verificación, basados en el artículo 125 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, deberán levantar la siguiente información de los Centros de Industrialización Primaria:

· Declaraciones juradas presentadas ante la AFE.

· Volumen reportado en las Declaraciones juradas.

· Monto cancelado por concepto de impuesto forestal.

· Volumen en patio de la industria, según la procedencia: bosque y otros (Anexo 1).

· Volumen reportado por las guías de transporte y en el registro que debe llevar la industria según procedencia (Anexo 1).

· Consumo de madera en troza en la industria forestal, de acuerdo con los registros que debe llevar la industria (Anexo 2).

· Consumo de madera en troza, de acuerdo con el volumen reportado por las guías de transporte y las placas plásticas depositadas en la caja dispuesta para tal fin (Anexo 3).

· Capacidad instalada de la maquinaria del Centro de Industrialización Primaria.

· Consumo histórico de la industria.

Con esta información, el equipo verificador podrá establecer el volumen aproximado procesado en el período y corroborar la información suministrada por las declaraciones juradas.

Si esta información demuestra que las declaraciones han sido falsas o incompletas, se debe proceder conforme el artículo 124 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, determinando de oficio el volumen industrializado de madera en troza y proceder al cobro respectivo, de acuerdo con el mecanismo de notificación, especificado anteriormente.

Además debe contemplarse el cobro de los intereses morosos según lo establecido en los artículos 57 y 130; más la multa definida en el artículo 80 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

7.3 Auditorias: La Administración Forestal del Estado a través del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC Central), en coordinación con las Áreas de Conservación, podrá ejecutar las auditorias necesarias para el control del pago del impuesto forestal. Para ello se elaborarán términos de referencia que permitan generar información estandarizada tanto de la actividad industrial como de la gestión administrativa de los funcionarios Subregionales responsables del control y seguimiento del cobro del impuesto.

En casos especiales; la Dirección General del SINAC a través del Componente de Control y Protección podrá formar equipos internos específicos para dicho fin.

7.2.1 Selección de los Centros de Industrialización Primaria a auditar. Del total de Centros de Industrialización Primaria existentes en el país, el (la) Director (a) del SINAC mediante sorteo seleccionará una muestra no menor al 10% para realizar las auditorias, de manera que incluya como mínimo una Industria por Área de Conservación, de este acto se levantará un acta que deberá contar con la firma del Director General del SINAC y el Asesor Legal y dos testigos. Una vez seleccionada la muestra se procederá a efectuar el auditoraje con el personal que designe la Dirección del SINAC.

7.4 Determinación presuntiva de la obligación tributaria. Si los Centros de Industrialización Primaria, no llevan los registros establecidos en el punto 4.1; la AFE, puede presumir el monto del impuesto forestal que el Centro de Industrialización debe cancelar. Para hacer esta presunción, se pueden tomar en cuenta (artículo 116 Código de Normas y Procedimientos Tributarios) los siguientes factores:

· Existencia de materia prima en los patios de la industria.

· Cantidad de guías y placas retiradas de esa industria.

· Los gastos de energía eléctrica, agua y otros gastos similares.

· El rendimiento normal del negocio.

· El impuesto cancelado por otro Centro de Industrialización Primaria con capacidad de consumo semejante.

· Cualesquiera otros elementos de juicio en poder de la Administración.

8. Procedimiento en caso de incumplimiento de pago. De acuerdo con lo estipulado en el presente Manual, cada Oficia Subregional deberá llevar un expediente de cada uno de los Centros de Industrialización Primaria de su jurisdicción, en el mismo deben constar los siguientes documentos:

· Copia de la inscripción de la industria, de acuerdo con el artículo 72 del reglamento a la Ley Forestal; cuando exista.

· Comprobantes de las guías de transporte retiradas por la AFE del Centro de Industrialización.

· Copia de las declaraciones juradas de la madera industrializada sujeta a pago del impuesto.

· Copias de actas levantadas por los funcionarios de la Subregión en cumplimiento de sus funciones en la Industria.

· Copias de los inventarios de patio realizados.

· Copias de la resolución de Vista Inicial (notificaciones para que haga efectivo el pago de impuesto) recibidas por el representante legal de la industria.

· Cualquier otra documentación o correspondencia pertinente.

En caso que se siga el proceso de notificación y que el Centro de Industrialización Primaria, no cumpla con los pagos establecidos por Ley y previamente notificado su cobro y una vez agotado el proceso administrativo, la Dirección de Área de Conservación procederá a remitir dichos expedientes con la respectiva certificación de falta de pago (expediente de Acción de Cobro Administrativo) a la Dirección del SINAC y esta la enviará a la Oficina de Cobros de la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda.

9. Metodología para el cálculo del valor de transferencia. La Administración Forestal del Estado según artículo 42 de la Ley Forestal Nº 7575 y el Decreto Ejecutivo Nº 28220-MINAE-H (Reglamento artículo 42 de la Ley Forestal), deberá elaborar un estudio para determinar el valor de la madera en troza puesta en patio de industria. .

Para tal fin, el Componente de Control y Protección del SINAC elaborará un formato de encuesta (Anexo 6) que permita llevar un registro del valor promedio mensual para las especies de mayor consumo por categorías de calidad según su uso y valor en el mercado (maderas muy finas, maderas duras y finas, maderas semiduras y maderas suaves) puesta en el patio de la industria, y cuya información será recopilada por los funcionarios encargados del control de industrias de cada Área de Conservación. El formato de encuesta podrá ser modificado únicamente por el Componente Control y Protección del SINAC según las condiciones del aprovechamiento y mercado de las especies maderables, cambios que sólo podrán introducirse en agosto de cada año.

La información se obtendrá mediante la aplicación de la encuesta sobre los valores promedio por mes de la madera en troza (Anexo 6) a partir del primero de setiembre de cada año y hasta el 31 de agosto del año siguiente. Para cumplir con esta información, las Áreas de Conservación deberán censar como mínimo un 50% del total de aserraderos ubicados en su jurisdicción; excepto, las Áreas de Conservación Cordillera Volcánica Central y Arenal Huetar Norte, las que deberán censar como mínimo un 25% del total de su jurisdicción. Para estos fines el Director del Área de Conservación seleccionará la muestra eligiendo las industrias más regulares en su funcionamiento.

Esta encuesta completamente llena deberá ser remitida al Componente Control y Protección (Anexo 6) y deberá ser presentado a ese Componente el primer día hábil de los meses: diciembre, marzo, junio y setiembre. No obstante, la Dirección del SINAC podrá solicitar en cualquier momento informes de avance, con la finalidad de valorar el contenido y forma de la información que se va recopilando y así poder cumplir con lo establecido en el artículo 4º del Nº 28220-MINAE-H (Alcance Nº 87-A a La Gaceta Nº 221 del 15 de noviembre de 1999).

II. Rige a partir de su publicación