Regulation for the Operation of the National Commission for Biodiversity ManagementReglamento de Funcionamiento de la Comisión Nacional de Gestión para la Biodiversidad

• a)The Minister of Environment and Energy or their representative. They shall also be the President of the Commission and responsible for its proper functioning.
• b)The Minister of Agriculture or their representative.
• c)The Minister of Health or their representative.
• d)The Executive Director of the National System of Conservation Areas.
• e)A representative of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture.
• f)A representative of the National Peasant Board Association.
• g)A representative of the National Indigenous Board Association.
• h)A representative of the National Council of Rectors.
• i)A representative of the Costa Rican Federation for Environmental Conservation.
• j)A representative of the Costa Rican Union of Private Enterprise Chambers.

Each sector composing the Commission shall independently appoint its representative and an alternate for a term of three years. If a member were absent without due justification for three consecutive sessions, their hierarchical superior shall be requested to provide a definitive replacement for both the principal and the alternate.

Principals and alternates have the right to attend sessions, with a voice, but the vote shall be exclusively that of the principal. If only the alternate appears, they shall assume the status of principal.

7788, shall carry out the competencies described in said law, all of them basically related to the conservation, ecologically sustainable use, and restoration of biodiversity and which are summarized basically as:

1. Formulating national biodiversity policies, established in Chapters IV, V, VI of Biodiversity Law No. 7788.

2. Formulating policies for access to the genetic and biochemical elements of ex situ and in situ biodiversity.

3. Formulating the national biodiversity strategy.

4. Coordinating and facilitating the realization of a broad dissemination process, with the political, economic, and social sectors of the country, regarding conservation policies, ecologically sustainable use, and restoration of biodiversity.

5. Revoking the resolutions of the Technical Office of the Commission and of the Plant Protection Service (Servicio de Protección Fitosanitaria) of the Ministry of Agriculture and Livestock, in matters of requests for access to the elements of biodiversity, a matter in which it shall exhaust the administrative channel.

6. Appointing the Secretary of the Commission, in turn, the Executive Director of the Technical Office of this same Body.

7788. The President shall prepare, for approval, the agenda, shall preside over, open, and close the sessions.

The Executive Director of the Technical Office has among their functions: to act as the Secretary of the Commission, to execute and follow up on its agreements and resolutions, to keep the minutes updated, to render quarterly reports on the functioning of the Technical Office, and to participate in all sessions of the Commission, with a voice but without a vote, as established by Article 18, subsections 1, 3, 5, and 7 of the Biodiversity Law.

When, for various reasons, the Technical Office does not have an Executive Director, the Commission shall designate from its midst a Secretary of Minutes, who shall have secretarial support and the necessary resources from the Ministry of Environment and Energy (MINAE), and shall have the responsibility of keeping the minutes up to date, distributing them among the members, and following up on the agreements.

In the event that a quorum exists to meet and the President and their alternate are not present, due to absence or illness, and in general, when any just cause occurs, the Commission shall appoint an ad hoc president who shall only preside over that session and sign the corresponding minutes.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40885 of January 8, 2018)

7788.

Likewise, the Commission may appoint advisors to attend meetings with a voice but without a vote, when it deems it convenient. These advisors must be chosen by majority.

Each member of the Commission, on their own account, may have a team of no more than two advisors for the meetings of the Commission or subcommittees. Advisors shall have neither voice nor vote, except in subcommittees where they shall have a voice. In Commission sessions, advisors shall channel their contributions through the principal or the alternate.

At any time the Commission considers it opportune, it may convene special guests to sessions to analyze complex topics or specific aspects of its work.

The Commission shall notify its agreement to the interested party in writing.

These shall record at least the names of the attendees, the place and date of the session, the day's agenda, an extract of the discussion, the manner and result of the voting, and the literal transcription of the agreements reached, compliance dates, and responsible parties. The minutes shall be signed by the President and the Secretary of the Commission.

In the event that any of the members present written presentations and wishes them to be integrated into the minutes, the Commission shall proceed to its analysis and eventual approval. When any of the participants wishes to reason their vote on a particular point, their reasoning shall be recorded in the minutes.

The quorum is constituted by six members. Agreements are taken by simple majority, constituted by half plus one of the members present. In case of a tie, the matter shall be put to a vote again, 15 minutes later. If the tie continues, the President of the Commission or their alternate shall have a casting vote. The minutes shall be approved at the next ordinary session. Before that approval, the agreements reached in the respective session shall lack firmness, unless the members present agree to their firmness by a vote of two-thirds of the totality of the commission members.

On topics of utmost importance so considered by 4 or more members of the Commission, the agreements on them must be adopted by a qualified majority, that being 75% of the members present at the corresponding session.

The Presidency of the Commission may submit for ad referendum approval by a qualified majority of 8 votes, agreements on procedural or formal aspects.

When for some reason an agreement cannot be fulfilled or must be postponed, it shall be recorded as such in the respective minutes.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40885 of January 8, 2018)

To meet in ordinary session, no special convocation shall be necessary; however, the Secretary of the Commission may send a reminder to its members.

It may be convened extraordinarily by its President or by at least six of its members, as established by the last paragraph of Article 15 of the Biodiversity Law, requiring that due convocation be given in writing, at least 24 hours in advance, except in cases of urgency.

The convocation to extraordinary sessions shall be made to all members, principals and alternates, in writing, by electronic mail or fax, unless the Commission authorizes other means, and shall be accompanied by a copy of the agenda, except in cases of urgency.

In the event that a quorum does not exist, the meeting shall be suspended, recording it as such in the respective minutes which must be drawn up indicating the persons present.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40885 of January 8, 2018)

During the second, the ordinary or substantive topics of the assigned work shall be discussed.

The President of the Commission shall clearly establish the topic under discussion and shall authorize the floor respecting the order in which the speakers signed up, with the exception of motions of order, understood as those intended to suspend the session, adjourn the session, suspend the debate on the topic under discussion, prolong or reopen the debate on the topic under discussion, or those relating to the validity of the session. Once the motions of order are accepted by the President, they shall be heard as soon as the intervention of the member currently having the floor ends. In addition to the proposer, one member who is against the motion may speak, after which the motion shall be submitted to a vote. The President may withdraw the floor when the speaker does not stick to the topic, exceeds the allotted time, or expresses themselves offensively. If the President wishes to intervene, they shall make this known to the rest of the Commission and shall be noted in the order of speakers accordingly.

The work shall be developed in subcommittees with a minimum of three members, whether principals or alternates, any of them having voice and vote within the Subcommittee.

7975 of January 4, 2000, published in La Gaceta No. 12 of January 18, 2000. Regarding the documents provided by applicants for the different types of access to elements of biodiversity, they shall be considered public and consultable without any limitation, except as indicated in Article 67 of Biodiversity Law No. 7788, Article 273 of the General Public Administration Act, and the Undisclosed Information Law No. 7975.

(Thus amended by Article 1 of Executive Decree No. 40885 of January 8, 2018)

In case of conflict, the President may appoint a subcommittee from among its members that shall analyze and settle the matter and shall propose solution options at the following session.

(Thus added by Article 2 of Executive Decree No. 40885 of January 8, 2018)

• a)El Ministro del Ambiente y Energía o su representante. Será, además el Presidente de la Comisión y el responsable de su buen funcionamiento.
• b)El Ministro de Agricultura o su representante.
• c)El Ministro de Salud o su representante.
• d)El Director Ejecutivo del Sistema de Áreas de Conservación.
• e)Un representante del Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura.
• f)Un representante de la Asociación Mesa Nacional Campesina.
• g)Un representante de la Asociación Mesa Nacional Indígena.
• h)Un representante del Consejo Nacional de Rectores.
• i)Un representante de la Federación Costarricense para la Conservación del Ambiente.
• j)Un representante de la Unión Costarricense de Cámaras de la Empresa Privada.

Cada sector integrante de la Comisión nombrará por un plazo de tres años en forma independiente a su representante y a un suplente. Si un miembro estuviera ausente sin la debida justificación, durante tres sesiones consecutivas, se le solicitará a su superior jerárquico un reemplazo definitivo tanto del titular como del suplente.

Los titulares y los suplentes tienen derecho a asistir a las sesiones, con voz, pero el voto será exclusivamente del titular. Si únicamente se presenta el suplente, éste asumirá la condición de titular.

1. Formular políticas nacionales de biodiversidad, establecidas en los capítulos IV, V, VI de la Ley N° 7788 de Biodiversidad.

2. Formular políticas para el acceso de los elementos genéticos y bioquímicos de la biodiversidad ex situ e in situ.

3. Formular la estrategia nacional de biodiversidad.

4. Coordinar y facilitar la realización de un amplio proceso de divulgación, con los sectores políticos, económicos y sociales del país, en torno a las políticas de conservación, el uso ecológicamente sostenible y la restauración de la biodiversidad.

5. Revocar las resoluciones de la Oficina Técnica de la Comisión y del Servicio de Protección Fitosanitaria del Ministerio de Agricultura y Ganadería, en materia de las solicitudes de acceso a los elementos de la biodiversidad, materia en la que agotará la vía administrativa.

6. Nombrar al Secretario de la Comisión, a su vez, Director Ejecutivo de la Oficina Técnica de este mismo Órgano.

El Presidente preparará, para su aprobación, el orden del día, presidirá, abrirá y cerrará las sesiones.

El Director Ejecutivo de la Oficina Técnica tiene entre sus funciones: fungir como el Secretario de la Comisión, ejecutar y dar seguimiento a sus acuerdos y resoluciones, llevar actualizadas las actas, rendir informes trimestrales sobre el funcionamiento de la Oficina Técnica y participar en todas las sesiones de la Comisión, con voz pero sin voto, según lo establece el artículo 18 incisos 1, 3, 5 y 7 de la Ley de Biodiversidad ..

Cuando por diversas razones, la Oficina Técnica no cuente con un Director Ejecutivo, la Comisión designará de su seno a un Secretario de Actas, quién contará con apoyo secretarial y los recursos necesarios por parte del Ministerio del Ambiente y Energía (MINAE), y tendrá la responsabilidad de mantener las actas al día, de distribuirlas entre los miembros y de dar seguimiento a los acuerdos.

En el caso en que exista quórum para sesionar y no se encuentre presente el Presidente y su suplente, por causa de ausencia o de enfermedad, y en general, cuando concurra alguna causa justa, la Comisión nombrará un presidente ad hoc quién únicamente presidirá esa sesión y firmará el acta correspondiente.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40885 del 8 de enero del 2018)

Asimismo, la Comisión podrá nombrar asesores para que asistan a las reuniones con voz pero sin voto, cuando lo juzgue conveniente. Estos asesores deberán ser elegidos por mayoría.

Cada miembro de la Comisión, por su propia cuenta podrá contar con un equipo de no más de dos asesores para las reuniones de la Comisión o de subcomisiones. Los asesores no tendrán voz ni voto, salvo en las subcomisiones donde tendrán voz. En las sesiones de la Comisión, los asesores canalizarán sus aportes a través del titular o del suplente.

En cualquier momento que la Comisión lo considere oportuno, podrá convocar a las sesiones a invitados especiales para analizar temas complejos o aspectos específicos de su quehacer.

La Comisión notificará por escrito su acuerdo al interesado.

En éstas se consignará al menos los nombres de los asistentes, el lugar y fecha de la sesión, la agenda del día, un extracto de la discusión, la forma y resultado de la votación y la transcripción literal de los acuerdos tomados, fechas de cumplimiento y responsables. Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario de la Comisión.

En el caso en que alguno de los integrantes presente ponencias escritas y desee que se integren al acta, la Comisión procederá a su análisis y eventual aprobación. Cuando alguno de los participantes desee razonar su voto sobre un punto en particular, su razonamiento será consignado en el acta.

El quórum lo conforman seis miembros. Los acuerdos se toman por simple mayoría, constituida por la mitad más uno de los miembros presentes. En caso de empate, el asunto será puesto nuevamente a votación, 15 minutos después. De continuar el empate, el Presidente de la Comisión o su suplente, tendrá voto de calidad. El acta se aprobará en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos de que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la comisión.

En temas de suma importancia así considerado por 4 o más miembros de la Comisión. los acuerdos sobre los mismos deberán ser de adopción por mayoría calificada, sea esta el 75% de los miembros presentes en la sesión correspondiente.

La Presidencia de la Comisión podrá someter a aprobación ad referéndum por mayoría calificada de 8 votos. acuerdos sobre aspectos de trámite o forma.

Cuando por alguna razón no se pudiera cumplir con un acuerdo o hubiera que postergarlo. se hará constar así en el acta respectiva.

(Así reformado por artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40885 del 8 de enero del 2018)

Para reunirse en sesión ordinaria no hará falta convocatoria especial, no obstante, el Secretario de la Comisión podrá remitir un recordatorio a sus miembros.

Podrá ser convocada extraordinariamente por su Presidente o por al menos seis de sus miembros. según lo establece el último párrafo del artículo 15 de la Ley de Biodiversidad, debiendo darse la debida convocatoria por escrito, con al menos 24 horas de antelación, salvo casos de urgencia La convocatoria a las sesiones extraordinarias. se hará a todos los miembros, titulares y suplentes. por escrito, por correo electrónico o fax, a menos que la Comisión autorice otros medios. y se acompañara de una copia del orden del día. salvo casos de urgencia.

En caso de que no exista el quórum, se suspenderá la reunión haciéndolo constar así en el acta respectiva que deberá levantarse con indicación de las personas presentes.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40885 del 8 de enero del 2018)

Durante el segundo, se discutirán los temas ordinarios o de fondo del trabajo asignado.

El Presidente de la Comisión, establecerá claramente el tema en discusión y autorizará el uso de la palabra respetando el orden en que se inscribieron los solicitantes, con excepción de las mociones de orden, entendidas éstas como aquellas tendientes a suspender la sesión, levantar la sesión, suspender el debate sobre el tema en discusión, prolongar o reabrir el debate del tema en discusión, o aquellas relativas a la validez de la sesión. Una vez aceptadas las mociones de orden por el Presidente, se conocerán tan pronto termine la intervención del miembro que éste en uso de la palabra. Además del proponente, podrá hablar un miembro que esté en contra de la moción, luego de lo cual se someterá la moción a votación. El Presidente podrá retirar el uso de la palabra cuando el Presidente desea intervenir, así lo hará saber al resto de la Comisión y se anotará en el orden de la palabra según corresponda.

El trabajo se desarrollará en las subcomisiones con tres miembros como mínimo, sean titulares o suplentes teniendo cualesquiera de ellos voz y voto dentro de la Subcomisión.

En cuanto a los documentos aportados por los solicitantes de los distintos tipos de acceso a elementos de la biodiversidad, se considerarán públicos y consultables sin limitación alguna, salvo lo indicado en el artículo 67 de la Ley N° 7788 de Biodiversidad, el artículo 273 de la Ley General de la Administración Pública y la Ley de Información no Divulgada Nº 7975.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40885 del 8 de enero del 2018)

En caso de conflicto, el Presidente podrá nombrar una subcomisión entre sus miembros que analizará y dirimirá el asunto y planteará opciones de solución en la siguiente sesión.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40885 del 8 de enero de 2018)