Regulation for the Public Hearing on the Montes de Oca Regulatory PlanReglamento para la audiencia pública del Plan Regulador de Montes de Oca

The purpose of these Regulations is to govern the procedure for holding the public hearing on the Project for Updating and Amending the Regulatory Plan of the Canton of Montes de Oca, pursuant to Article 17 of the Urban Planning Law, Ley N.º 4240.

The purpose of the hearing shall be to present the project and receive verbal or written comments submitted by residents or interested persons.

The public hearing shall be governed by the principles of publicity, transparency, public participation, accessibility, equality, and good faith.

These Regulations shall be applied in a manner intended to facilitate public participation and avoid unnecessary formalities that could restrict it.

The public hearing is a special session of the Concejo Municipal de Montes de Oca, convened specifically to consider the Project for Updating and Amending the Regulatory Plan and to receive comments from residents and interested persons.

The session shall be held at the place, date, and time determined by the Concejo Municipal and specified in the public notice.

Because of its specific nature and purpose, the conduct of the hearing, the order of speakers, and the granting of the floor shall be governed by these Regulations. For matters not expressly provided for herein, the provisions of the Municipal Code and the Rules of Procedure for Sessions of the Concejo Municipal that are compatible with the nature of the public hearing shall apply supplementarily.

The hearing shall be participatory and consultative in nature. The comments submitted shall be analyzed and evaluated by the Municipality in accordance with the Urban Planning Law and related regulations.

The Concejo Municipal shall convene the public hearing at least fifteen business days in advance.

The notice shall be published in the Official Gazette, La Gaceta, and shall receive any necessary additional dissemination through institutional media and any other means that the Municipality considers appropriate to make it known to the public, such as distributing flyers, making loudspeaker announcements, working through the district councils and development associations, or using other means to be defined by the administration. Civil-society organizations registered in the canton shall also be notified through the Municipality’s official channels. The Municipality shall seek broad dissemination through appropriate institutional and community channels and shall keep a record of the additional means of dissemination actually used.

The notice shall state at least:

a. The purpose of the hearing.

b. The date and time when it will be held.

c. The location where it will be held, which must provide appropriate conditions to ensure adequate public participation.

d. The means through which the documentation submitted for public hearing may be consulted.

e. The mechanisms available for submitting verbal or written comments during the hearing, including the mechanism and deadline for advance registration by persons wishing to make oral statements.

f. The technological means available for the hearing’s live broadcast.

g. The email address for submitting comments and proposals.

The documentation concerning the project for updating and amending the Regulatory Plan that is submitted for public hearing shall be available for public consultation from publication of the notice until the hearing is held.

As applicable, the available documentation shall include the full text of the proposal, its regulations, SETENA’s environmental-viability decision or documentation, the maps, annexes, and technical and environmental studies forming part of the project submitted for public hearing.

The Municipality shall facilitate consultation through its institutional website, seeking to make the documentation available in legible and downloadable formats, and may also provide in-person consultation mechanisms or any other means it considers appropriate.

The notice shall clearly indicate where and how the documentation may be consulted.

Any resident or interested person may attend the public hearing and submit comments, either in a personal capacity or on behalf of the organizations they represent, concerning the project submitted for public consideration, verbally or in writing, in accordance with these Regulations and until the capacity of the venue where the hearing is to be held has been reached.

Advance registration through the mechanism established for that purpose shall be required to make oral statements during the hearing. Advance registration shall not be required to attend the hearing or submit written comments.

The public hearing shall be held in person.

The Municipality shall also provide technological means for the live broadcast of the hearing, using the customary means for broadcasting its ordinary and special sessions.

Persons participating virtually through the live broadcast may submit written comments and proposals to the email address announced in the notice.

The Municipality shall provide an advance-registration mechanism for persons interested in making oral statements during the hearing. The notice shall specify the mechanism and deadline for completing such registration.

Statements shall be made in the order of registration and in accordance with the rules for granting the floor announced by the Presidency of the Concejo Municipal at the beginning of the hearing and with the provisions of these Regulations.

The Municipality shall adopt any necessary and reasonable accessibility measures to facilitate the participation of persons with disabilities and other persons requiring accommodations, including physical accessibility to the venue and communication accommodations based on identified needs and the applicable regulations.

The hearing shall be chaired by the Presidency of the Concejo Municipal.

At the beginning of the proceeding, the Presidency shall explain the rules governing its conduct, the stages of the hearing, the mechanisms for submitting comments, and the rules for granting the floor.

The Presidency shall be responsible for granting the floor, organizing the statements, and adopting any measures necessary to ensure the proper conduct of the hearing.

The responsible technical team shall give a general presentation on the Project for Updating and Amending the Regulatory Plan, clearly and comprehensibly presenting its principal contents, objectives, scope, and technical criteria.

Once the presentation has concluded, the period for receiving comments from participants shall begin.

Participants may present their comments on the project verbally on one occasion only.

The Presidency shall grant the floor in the established order and may set a maximum time for each statement, taking into account the number of persons who have requested the opportunity to speak and seeking to ensure equitable conditions for participation. Under no circumstances may any person’s speaking time exceed 10 minutes.

Statements must be strictly related to the purpose of the hearing.

The Presidency may call a person to order or withdraw the floor when that person exceeds the allotted time, clearly departs from the purpose of the hearing, uses obscene or inappropriate language, or interferes with its proper conduct.

Interested persons may submit written comments from the time the notice is published and during the hearing.

The Municipality shall provide physical mechanisms, as well as an email address, for receiving them, which shall be announced in the notice.

Written comments may be submitted from the beginning of the hearing until fifteen business days after the public hearing is held.

Once the hearing has concluded, no new comments or objections to the project shall be received within this procedure.

Once the period for statements by registered persons has concluded and the written comments have been received, the Presidency shall provide an opportunity for principal and alternate municipal council members (regidurías) and district representatives (sindicaturas) to submit comments, questions, or requests for clarification relating to the project submitted for public hearing.

The Presidency shall regulate the granting of the floor, seeking to ensure equitable conditions for participation, and may set a maximum time for each statement, taking into account the number of municipal council members requesting the floor. Under no circumstances may any person’s statement exceed 5 minutes.

Once the statements by the municipal council members and district representatives have concluded, the technical team may provide any appropriate clarifications. When a comment or question requires subsequent technical, legal, or administrative analysis, it shall be included for evaluation together with the other comments received during the hearing.

The Secretariat of the Concejo Municipal shall record in the minutes of the special session that the hearing was held, the presentation given, and the comments submitted.

The session shall be broadcast, recorded, and documented through the mechanisms ordinarily used by the Concejo Municipal to record and publicize its sessions.

The written comments received, the official record of oral statements, and the documentation generated during the hearing shall be incorporated into and preserved in the record for the process of updating and amending the Regulatory Plan and shall be publicly accessible in accordance with the rules governing administrative transparency, data protection, and all other applicable regulations.

Once the deadline for submitting comments established in Article 13 has expired, the consulting team, with support from the CEET, shall systematize and analyze the verbal and written comments received and prepare a public hearing report, for which it shall have 30 business days. The competent municipal bodies shall be responsible for the institutional evaluation and consolidation of the comments.

The report shall identify the comments received, their evaluation and disposition, specifying which were incorporated in full or in part and which were not incorporated.

When it is determined that a comment should not be incorporated, the duly substantiated technical, legal, or administrative reason shall be stated.

The report shall be submitted to the Concejo Municipal, incorporated in full into the record for the process of updating and amending the Regulatory Plan, and made publicly available through institutional channels.

Once the Regulatory Plan has been approved by all relevant bodies, it shall be presented publicly to the community.

For matters not expressly provided for in these Regulations, the Urban Planning Law, the Municipal Code, and all other pertinent provisions of the legal system shall apply, such as the Urban Planning Law and the Political Constitution, among others.

These Regulations shall enter into force upon publication in the Official Gazette, La Gaceta, in accordance with the regulations currently in force.

RESOLUTION FINALLY APPROVED BY THE CONCEJO MUNICIPAL DE MONTES DE OCA AT ORDINARY SESSION N° 126-2026, ARTICLE N° 4, SOLE ITEM, HELD ON 28 SEPTEMBER 2026, (Second Publication).

El presente Reglamento tiene por objeto regular el procedimiento para la realización de la audiencia pública del Proyecto de Actualización y Modificación del Plan Regulador del cantón de Montes de Oca, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de Planificación Urbana, Ley N.º 4240.

La audiencia tendrá como finalidad dar a conocer el proyecto y recibir las observaciones verbales o escritas que formulen las personas vecinas o interesadas.

Ficha Artículo 1

La audiencia pública se regirá por los principios de publicidad, transparencia, participación ciudadana, accesibilidad, igualdad y buena fe.

La aplicación de este Reglamento procurará facilitar la participación ciudadana y evitar formalidades innecesarias que puedan limitarla.

Ficha Artículo 2

La audiencia pública es una sesión extraordinaria del Concejo Municipal de Montes de Oca, convocada específicamente para conocer el Proyecto de Actualización y Modificación del Plan Regulador y recibir las observaciones de las personas vecinas e interesadas.

La sesión se celebrará en el lugar, fecha y hora que determine el Concejo Municipal y que se indiquen en la convocatoria pública.

Por su naturaleza y finalidad específica, el desarrollo de la audiencia, el orden de las intervenciones y el uso de la palabra se regirán por las disposiciones del presente Reglamento. En lo no previsto expresamente, serán aplicables de manera supletoria las disposiciones del Código Municipal y del Reglamento de Sesiones del Concejo Municipal que resulten compatibles con la naturaleza de la audiencia pública.

La audiencia tendrá carácter participativo y consultivo. Las observaciones formuladas serán analizadas y valoradas por la Municipalidad, de conformidad con lo establecido por la Ley de Planificación Urbana y la normativa conexa.

Ficha Artículo 3

El Concejo Municipal convocará a la audiencia pública con una antelación no menor de quince días hábiles.

La convocatoria será publicada en el Diario Oficial La Gaceta y tendrá la divulgación adicional necesaria mediante los medios institucionales y aquellos otros que la Municipalidad considere adecuados para facilitar su conocimiento por parte de la población, tales como volanteo, perifoneo, a través de los concejos de distrito, a través de las asociaciones de desarrollo, u otros que definirá la administración. Se convocará también a las organizaciones de sociedad civil inscritas en el cantón a través de los medios oficiales de la Municipalidad. La Municipalidad procurará una difusión amplia mediante los canales institucionales y comunitarios que resulten adecuados y dejará constancia de los medios adicionales de divulgación efectivamente utilizados.

La convocatoria indicará, al menos:

a. El objeto de la audiencia.

b. La fecha y hora de realización.

c. El lugar donde se realizará, el cual deberá tener las condiciones adecuadas para garantizar una adecuada participación de la población.

d. Los medios mediante los cuales podrá consultarse la documentación sometida a audiencia.

e. Los mecanismos habilitados para la presentación de observaciones verbales o escritas durante la audiencia, incluyendo el mecanismo y plazo de inscripción previa para las personas que deseen realizar intervenciones orales.

f. Los medios tecnológicos habilitados para la transmisión en vivo de la audiencia.

g. Correo electrónico para enviar observaciones y propuestas Ficha Artículo 4

La documentación correspondiente al proyecto de actualización y modificación del Plan Regulador sometida a audiencia estará disponible para consulta pública desde la publicación de la convocatoria y hasta la realización de la audiencia.

La documentación disponible comprenderá, según corresponda, el texto íntegro de la propuesta, sus reglamentos, la resolución o documentación de viabilidad ambiental de SETENA, la cartografía, los anexos y los estudios técnicos y ambientales que formen parte del proyecto sometido a audiencia.

La Municipalidad facilitará su consulta mediante el sitio web institucional, procurando que la documentación se encuentre disponible en formatos legibles y descargables, y podrá habilitar adicionalmente mecanismos de consulta presencial u otros medios que considere convenientes.

La convocatoria indicará claramente dónde y cómo podrá consultarse la documentación.

Ficha Artículo 5

Toda persona vecina o interesada podrá asistir a la audiencia pública y formular observaciones, tanto a título personal, como en nombre de las organizaciones que representen, sobre el proyecto sometido a conocimiento público, de forma verbal o escrita, conforme a las disposiciones de este Reglamento y hasta completar el aforo del sitio donde se va a realizar la misma.

Para realizar intervenciones orales durante la audiencia será requisito haberse inscrito previamente mediante el mecanismo establecido para ese efecto. La inscripción previa no será requisito para asistir a la audiencia ni para presentar observaciones por escrito.

Ficha Artículo 6

La audiencia pública se realizará de forma presencial.

La Municipalidad habilitará adicionalmente los medios tecnológicos para la transmisión en vivo de la Audiencia, para lo cual utilizará los medios habituales de transmisión de sus sesiones ordinarias y extraordinarias.

Las personas que participen en forma virtual mediante la transmisión en vivo podrán presentar observaciones y propuestas por escrito al correo electrónico que se comunicará con la convocatoria.

Ficha Artículo 7

La Municipalidad habilitará un mecanismo de inscripción previa para las personas interesadas en realizar intervenciones orales durante la audiencia. La convocatoria indicará el mecanismo y el plazo para efectuar dicha inscripción.

Las intervenciones se realizarán conforme al orden de inscripción y a las reglas para el uso de la palabra que comunique la Presidencia del Concejo Municipal al inicio de la audiencia y de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento.

Ficha Artículo 8

La Municipalidad adoptará las medidas de accesibilidad que resulten necesarias y razonables para facilitar la participación de personas con discapacidad y de otras personas que requieran condiciones de acceso, incluyendo la accesibilidad física del recinto y los ajustes de comunicación conforme a las necesidades identificadas y a la normativa aplicable.

Ficha Artículo 9

La audiencia será dirigida por la Presidencia del Concejo Municipal.

Al inicio de la actividad, la Presidencia explicará las reglas para su desarrollo, las etapas de la audiencia, los mecanismos para presentar observaciones y las reglas para el uso de la palabra.

Corresponderá a la Presidencia conceder el uso de la palabra, ordenar las intervenciones y adoptar las medidas necesarias para garantizar el adecuado desarrollo de la audiencia.

Ficha Artículo 10

El equipo técnico responsable realizará una exposición general del Proyecto de Actualización y modificación del Plan Regulador, presentando de manera clara y comprensible sus principales contenidos, objetivos, alcances y criterios técnicos.

Concluida la exposición se abrirá el período destinado a recibir las observaciones de las personas participantes.

Ficha Artículo 11

Las personas participantes podrán formular verbalmente por una única vez sus observaciones sobre el proyecto.

La Presidencia concederá el uso de la palabra conforme al orden establecido y podrá fijar un tiempo máximo para cada intervención, atendiendo al número de personas que hayan solicitado intervenir y procurando garantizar condiciones equitativas de participación. En ningún caso el tiempo de intervención por persona podrá exceder los 10 minutos.

Las intervenciones deberán guardar estricta relación con el objeto de la audiencia.

La Presidencia podrá llamar al orden o retirar el uso de la palabra cuando una persona exceda el tiempo concedido, se aparte manifiestamente del objeto de la audiencia, utilice vocabulario soez o inapropiado o impida su adecuado desarrollo.

Ficha Artículo 12

Las personas interesadas podrán presentar observaciones por escrito desde el momento en que se publica la convocatoria y durante el desarrollo de la audiencia.

La Municipalidad habilitará mecanismos físicos, así como un correo electrónico, para su recepción, el cual se anunciará durante la convocatoria.

Las observaciones escritas podrán presentarse desde el inicio de la audiencia y hasta quince días hábiles posteriores a la realización de la audiencia pública.

Una vez concluida la audiencia no se recibirán nuevas observaciones u oposiciones al proyecto dentro de este procedimiento.

Ficha Artículo 13

Concluido el período de intervenciones de las personas inscritas y recibidas las observaciones escritas, la Presidencia abrirá un espacio para que las regidurías y sindicaturas propietarias y suplentes puedan formular observaciones, consultas o solicitudes de aclaración relacionadas con el proyecto sometido a audiencia.

La Presidencia regulará el uso de la palabra procurando garantizar condiciones equitativas de participación y podrá establecer un tiempo máximo para cada intervención, atendiendo al número de regidurías que soliciten hacer uso de la palabra. En ningún caso las intervenciones de cada persona excederán los 5 minutos.

Ficha Artículo 14

Finalizadas las intervenciones de las regidurías y sindicaturas, el equipo técnico podrá realizar las aclaraciones que correspondan. Cuando una observación o consulta requiera un análisis técnico, jurídico o administrativo posterior, será incorporada para su valoración junto con las demás observaciones recibidas durante la audiencia.

Ficha Artículo 15

La Secretaría del Concejo Municipal dejará constancia en el acta de la sesión extraordinaria de la realización de la audiencia, de la exposición efectuada y de las observaciones formuladas.

La sesión será transmitida, grabada y documentada mediante los mecanismos utilizados ordinariamente por el Concejo Municipal para el registro y publicidad de sus sesiones.

Las observaciones escritas recibidas, el registro oficial de las intervenciones orales y la documentación generada durante la audiencia se incorporarán y conservarán en el expediente correspondiente al proceso de actualización y modificación del Plan Regulador y serán accesibles al público de conformidad con las reglas de publicidad administrativa, protección de datos y demás normativa aplicable.

Ficha Artículo 16

Vencido el plazo para la presentación de observaciones establecido en el artículo 13, el equipo consultor con apoyo de la CEET, sistematizará y analizará las observaciones verbales y escritas recibidas y elaborará un informe de audiencia pública para lo cual contará con 30 días hábiles para hacerlo. La valoración y consolidación institucional de las observaciones corresponderá a las instancias municipales competentes.

El informe permitirá identificar las observaciones recibidas, su valoración y tratamiento, indicando cuáles fueron incorporadas total o parcialmente y cuáles no fueron incorporadas.

Cuando se determine que una observación no debe ser incorporada, se indicará la razón técnica, jurídica o administrativa debidamente fundamentada.

El informe será puesto en conocimiento del Concejo Municipal, se incorporará íntegramente al expediente del proceso de actualización y modificación del Plan Regulador y se pondrá a disposición pública por los medios institucionales.

Una vez aprobado el Plan Regulador por todas las instancias correspondientes se realizará una presentación pública de este a la comunidad.

Ficha Artículo 16

En lo no previsto expresamente en este Reglamento serán aplicables la Ley de Planificación Urbana, el Código Municipal y las demás normas del ordenamiento jurídico que resulten pertinentes tales como la Ley de Planificación Urbana, la Constitución Política, entre otras.

Ficha Artículo 17

El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta de conformidad con la normativa vigente.

ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE MONTES DE OCA, EN LA SESION ORDINARIA N° 126-2026, ARTICULO N° 4, PUNTO UNICO, DEL DÍA 28 DE SETIEMBRE DEL 2026, (Segunda Publicación).

Ficha Artículo 18