SINAC Internal Audit Organization and Operation RegulationReglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SINAC

This Regulation governs the organization and operation of the Internal Audit Office of the National System of Conservation Areas (Sinac), in compliance with the provisions of the General Internal Control Law, the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, and the technical manuals, provisions, standards, policies, and guidelines issued by the oversight body.

This Regulation establishes how the Internal Audit Unit is organized and operates, for the purpose of contributing to the success of the institutional management of the National System of Conservation Areas.

For purposes of this Regulation, the following terms shall have the meanings set out below:

• a)Active administration: From a functional standpoint, the decision-making, executive, adjudicative, managerial, or operational function of the Administration. From an organizational standpoint, the set of bodies and entities performing the administrative function that make decisions and carry them out; this includes the highest authority as the final instance.
• b)Warning: A preventive service directed to bodies subject to the institutional jurisdiction of the Internal Audit Unit. It consists of identifying possible risks and consequences of certain conduct or decisions when they come to the attention of the Internal Audit Office, in accordance with subsection d) of Article 22 of Law No. 8292, General Internal Control Law.
• c)Advisory service: A preventive service provided by the Internal Auditor, preferably in writing, at the request of the highest authority. It consists of supplying criteria, observations, and other elements of judgment to inform decisions on matters within the competence of the Internal Audit Office. It may also be provided to other institutional bodies if the Internal Audit Unit considers it appropriate, in accordance with subsection d) of Article 22 of Law No. 8292, General Internal Control Law.
• d)Authorization of books: Authorizing, by means of an opening notation, books of minutes, accounting books, and other books that the Internal Auditor considers necessary to strengthen internal control.
• e)Conflict of interest: Arises when an official receives an economic or personal benefit, or takes part in a situation that conflicts with the official’s position, thereby compromising the official’s objectivity and independence.
• f)National Council of Conservation Areas (Conac): A collegial body that acts as the highest authority or maximum body of the National System of Conservation Areas, in accordance with Article 10 of the Regulation to the Biodiversity Law, Executive Decree No. 34433.
• g)Due professional care: Officials working in the Internal Audit Office must always perform their duties with due care, skill, and professional judgment, in accordance with applicable legal and technical rules and the relevant procedures and instructions of their audit organization.
• h)Organizational reporting line: The Internal Auditor and Deputy Internal Auditor shall report organizationally to the highest authority. This refers to the hierarchical structure, while they operate with functional independence and independence of judgment to ensure their objectivity.
• i)Qualified: Possessing the conditions necessary to perform a function. Accordingly, an Internal Audit Office official must act with the skill and professional care required to carry out the work.
• j)Independence of judgment: A condition under which the Internal Audit Office must be free from interference by the highest authority and other active administration bodies in carrying out its work.
• k)Functional independence: An attribute derived from the Internal Audit Office’s position in the organizational structure as a high-level advisory body reporting to the highest authority.
• l)Highest authority: The hierarchical superior of a body or entity; exercises the highest authority within that body or entity, whether individually or collegially.
• m)Skill: The knowledge, abilities, and other competencies that Internal Audit Office officials must possess, individually and collectively, to fulfill their individual responsibilities.
• n)Working papers: Records of the procedures followed, tests performed, information obtained, and conclusions reached by the auditor in relation to the audit conducted. Accordingly, working papers may include, among other things, programs, questionnaires, minutes, graphs, flowcharts, diagrams, worksheets, analyses, official letters, extracts or copies of documents, and tables or comments prepared or obtained by the auditor. This information may be presented as data stored on paper, videos, photographs, electronic media, or other media. The working papers must enable an experienced auditor with no prior connection to the work performed to obtain from them the evidence supporting the significant conclusions and judgments of the auditors who conducted the work.
• o)Internal Auditor: The head of the Internal Audit Unit of the National System of Conservation Areas, responsible for its management in accordance with the legal and technical rules applicable to that activity.
• p)Deputy Internal Auditor: An official subordinate to the Internal Auditor who officially holds the second-highest hierarchical position in the institution’s internal audit activity. The Deputy Internal Auditor is accountable to the Internal Auditor for the Deputy’s work and assists the Internal Auditor in carrying out duties, as defined for the position in the institutional job profile and job classification manual, or a similar instrument.
• q)Administrative regulations: Those that generally govern the nature of the relationship between officials and their superior from an administrative, rather than technical, perspective, particularly those relating, among other things, to timekeeping, performance evaluations, permits, and vacations. Excluded are regulations relating to the performance of the Internal Audit Unit’s substantive activities and those that, while not part of its substantive management, contribute to it under the specific rules on auditing generally and on the practice of internal audit, such as planning, monitoring, and quality evaluation of the Internal Audit Office, which, in pursuit of the Office’s functional independence and independence of judgment, fall exclusively within the competence of the head of that unit.
• r)National System of Conservation Areas (Sinac): A deconcentrated body with instrumental legal personality that integrates powers concerning forests, wildlife, protected areas, and the protection and conservation of the use of watersheds and water systems, for the purpose of establishing policies and planning and carrying out processes aimed at achieving sustainable management of Costa Rica’s natural resources.
• s)Subordinate official: An active administration official responsible for a process, with authority to issue orders and make decisions.

This Regulation is binding on all officials of the Internal Audit Office and the Active Administration of the National System of Conservation Areas who are subject to oversight by the Institution’s Internal Audit Office, insofar as it applies to them.

For the purpose of keeping the Internal Audit Office’s regulatory framework duly up to date, the Internal Auditor is responsible for proposing and promoting before Conac any amendments to this Regulation that the Internal Auditor considers appropriate. These amendments must first be submitted to that collegial body for consideration and approval, and subsequently to the Office of the Comptroller General of the Republic.

Internal audit is an independent, objective advisory activity that provides assurance to the entity or body because it is established to validate and improve its operations. It contributes to the achievement of institutional objectives through a systematic and professional approach to evaluating and improving the effectiveness of risk management, control, and governance processes. Internal audit provides the public with reasonable assurance that the actions of the highest authority and the rest of the administration are carried out in accordance with the legal and technical framework and sound practices.

The Internal Audit Office shall be governed by, and shall perform its duties in accordance with, Law No. 8292, General Internal Control Law; Law No. 8422, Law Against Corruption and Illicit Enrichment in the Public Service, and its Regulation; Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic; this Regulation; the Standards for the Practice of Internal Audit in the Public Sector; the General Auditing Standards for the public sector; and the directives, guidelines, policies, and procedures issued by the Office of the Comptroller General of the Republic. It shall also be governed by the provisions of the Unit’s Strategic Plan and by the policies, directives, and procedures issued by the Internal Auditor to guide its management in accordance with sound professional practices.

The Internal Audit Office shall carry out its function and exercise its powers in relation to the administration of public resources and funds within Sinac’s sphere of competence, including trusts, special funds, and others of a similar nature; or in relation to private funds and activities, in accordance with Articles 5 and 6 of Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic.

Within the institutional structure, the Internal Audit Office is located as a very high-level advisory body with functional independence and independence of judgment. It reports organizationally to Conac; with respect to its activity, it is the only Unit that performs internal audit activity in the National System of Conservation Areas under Law No. 8292. Where matters are shared with the Ministry of Environment and Energy or other deconcentrated bodies of the Ministry of Environment and Energy, the Internal Audit Unit shall coordinate as appropriate with the other internal audit offices to promote comprehensive analysis, the validity of conclusions, and the relevance of recommendations.

The Audit Office’s structure consists of the Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and the professional and administrative personnel needed to carry out its oversight activity in accordance with the regulatory framework and sound practices.

The Internal Auditor shall propose the organizational structure of the Internal Audit Office in keeping with the purpose of that unit, its oversight needs, and the processes and services to be provided, and in accordance with the provisions, standards, policies, and directives issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, which are binding. The structure shall be approved by Conac.

The Internal Auditor is the head of that office, in accordance with Articles 101 and 102 of the General Public Administration Law. The Deputy Internal Auditor shall replace the Internal Auditor during temporary absences and assist in the performance of the Internal Auditor’s duties. The Internal Auditor shall assign duties to the Deputy Internal Auditor in accordance with the institutional job and classification manual; in turn, the Deputy Internal Auditor shall be accountable to the Internal Auditor for the Deputy’s work.

In the case of an interim or indefinite-term appointment of the Deputy Internal Auditor, Conac shall take into account the non-binding opinion of the Internal Auditor concerning the assessments of applicants whom the Administration has identified as qualified for the position.

The Internal Auditor and Deputy Internal Auditor shall report structurally and organizationally to Conac, which shall appoint them and establish the administrative regulations applicable to those officials. Administrative regulations shall not affect the performance of the duties legally assigned to the internal audit activity.

To reasonably ensure compliance with these criteria, the highest authority shall submit proposed administrative regulations to the Internal Auditor for consideration before their approval, amendment, or repeal, in accordance with section 6.4 of the Guidelines on matters involving the Internal Audit Office submitted to the CGR, or any other guidelines issued by that body on the subject that replace the current rules.

The following administrative regulations are established concerning the subordinate relationship of the Internal Auditor and Deputy Internal Auditor to the highest authority:

i. The Internal Auditor and Deputy Internal Auditor shall work an eight-hour workday.

ii. By agreement, the National Council of Conservation Areas shall appoint a one-person subcommittee represented by the Executive Secretary of Conac, who shall conduct the performance evaluation of the Internal Auditor. That evaluation shall then be submitted to the collegial body for approval, given that it is the highest authority.

The Internal Auditor’s performance evaluation shall be conducted in accordance with any applicable provisions of the General Directorate of Civil Service and MIDEPLAN, as implemented by Sinac’s Institutional Human Resources Management Department, specifically under the Management Group, or any other framework subsequently established by the General Directorate of Civil Service in relation to the Internal Auditor position.

Under the administrative regulations established by Conac, the following shall be taken into account when carrying out the performance evaluation cycle for each period of the Internal Auditor:

• The Evaluation Plan must be prepared and approved in the last quarter of the year before the period being evaluated (October, November, and December).

• The final evaluation must be conducted and approved in February of the following year.

iii. The Internal Auditor shall conduct the Deputy Internal Auditor’s performance evaluation under the Management Group, or any other framework subsequently established by the General Directorate of Civil Service in relation to the Deputy Internal Auditor position.

iv. For reasons of timeliness and efficiency, authority is delegated to the Executive Director to approve vacations and paid leave requested from that office by the Internal Auditor.

v. The Internal Auditor shall approve vacations and paid leave for the Deputy Internal Auditor, so as not to affect the Unit’s plans and programs.

The Internal Audit Office’s activity shall be carried out with full functional independence and independence of judgment in relation to the highest authority and the other administrative bodies. To ensure objectivity, Internal Audit Office officials shall remain impartial and avoid conflicts of interest. For this purpose, they must comply with Articles 25, 32, and 34 of Law No. 8292, General Internal Control Law, and the General Standards for the Practice of Internal Audit. Internal Audit Office officials must inform the Internal Auditor whenever their independence and objectivity are compromised in fact or appearance. The Internal Auditor must likewise inform the highest authority if such a situation arises.

Administrative regulations applicable to Internal Audit Office personnel may not prevent, threaten, or adversely affect the independence and objectivity that personnel must observe in carrying out their inherent activities.

If it is determined that a regulation does not meet this requirement, the active administration must make the reservations or adjustments needed to apply it to Internal Audit Office personnel.

To safeguard their independence of judgment and objectivity, Internal Audit Office officials may not be members of working committees, similar groups, preliminary investigative committees, or administrative-proceeding bodies performing functions belonging to the active administration. If the Internal Auditor authorizes their participation, it shall be limited to an advisory role on matters within their competence and may not be permanent.

In addition, Internal Audit Office officials shall not advise, issue warnings about, or audit operations for which they were responsible during the twelve months preceding their entry into the Internal Audit Office. If the Internal Auditor’s participation in Conac sessions or meetings is required, the Internal Auditor shall act in an advisory capacity on matters within the Internal Auditor’s competence, in accordance with the applicable rules and the criteria of the Office of the Comptroller General of the Republic. For this purpose, Conac shall define by agreement the Internal Auditor’s participation, the matter for which participation is required, and the session at which the Internal Auditor must appear.

The Internal Auditor shall be accountable for the Internal Auditor’s work to Conac and, where applicable, to the Office of the Comptroller General of the Republic. The Deputy Internal Auditor shall assist the Internal Auditor, be accountable to the Internal Auditor for the Deputy’s work, and replace the Internal Auditor during temporary absences.

The Internal Auditor and Deputy Internal Auditor shall be appointed in accordance with the rules established by the Office of the Comptroller General of the Republic and shall be appointed by Conac for an indefinite term, on a full-time basis, in accordance with Article 31 of Law No. 8292, General Internal Control Law.

They shall have security of tenure under the terms set out in Article 15 of Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic. They may be suspended or removed from office only for just cause and by a decision of the highest authority, following the opening of a case file and with sufficient opportunity to be heard and to defend themselves, as well as a prior favorable opinion from the Office of the Comptroller General of the Republic. Both positions shall perform their respective assigned duties.

The Internal Audit Office shall be under the responsibility of the Internal Auditor, who shall have overall direction and administration of the Office. Without prejudice to Law No. 8292, General Internal Control Law, and any provisions issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, the Internal Auditor shall have the following functions:

• a)Conduct audits or special studies concerning public funds administered by Sinac and private funds and activities, in accordance with Articles 5 and 6 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, insofar as these arise from transfers made by components within its institutional competence.
• b)Verify the compliance, validity, and sufficiency of Sinac’s internal control system, report on it, and propose appropriate corrective measures.
• c)Advise Conac on matters within the Internal Auditor’s competence and warn both Conac and the other SINAC bodies of possible consequences of certain conduct or decisions when they come to the Internal Auditor’s attention.
• d)Authorize, by means of an opening notation, accounting books and minute books that must be kept within Sinac, as well as other books that the Internal Auditor considers necessary to strengthen the internal control system.
• e)Follow up on compliance with provisions issued by the Office of the Comptroller General of the Republic and other oversight bodies, as well as recommendations made by audit offices in their reports.
• f)Plan, schedule, direct, coordinate, organize, and supervise the professional activities of the Audit Area under the Internal Auditor’s charge, which are of the highest degree of complexity and are carried out by assigned teams of professional auditors.
• g)Direct the internal audit activity and determine the organization and operation of the Unit in accordance with the laws in force and the resources approved by Conac.
• h)Draft, administer, disseminate, and keep in force the Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Office, and ensure compliance with it.
• i)Define, establish, and keep up to date the policies, procedures, and practices required by the Internal Audit Office to exercise its powers, taking into account, in each case, the Unit’s processes.
• j)Define, establish, and keep up to date the policies, procedures, and practices for administering, accessing, and safeguarding the Internal Audit Office’s documents, particularly confidential information on matters addressed in Article 6 of Law No. 8292, General Internal Control Law.
• k)Establish a Quality Assurance and Improvement Program (PAMC) for the Internal Audit Office.
• l)Submit to Conac an annual report on implementation of the work plan.
• m)Prepare an annual report on implementation of the work plan and the status of recommendations made by the Internal Audit Office, the Office of the Comptroller General of the Republic, and public accounting firms; in the latter two cases, when they come to the Internal Auditor’s attention, without prejudice to preparing reports and submitting them to the highest authority when circumstances warrant.
• n)Coordinate with audit personnel the preparation, updating, and implementation of the Unit’s Strategic Plan.
• o)Address essential training needs and requests for other resources considered indispensable to conducting audit activities and administering the Unit under the Internal Auditor’s charge.
• p)Effectively administer financial, human, and technological resources in keeping with Sinac’s objectives.
• q)Direct the quality self-assessment and issue the corresponding report.
• r)Direct the audit team’s self-assessment of the internal control system.
• s)Perform any other activity inherent in the position.

In addition to related duties assigned by the Internal Auditor and those specified in the institutional job or classification manual, or a similar instrument, the Deputy Internal Auditor shall:

• a)Participate in formulating the Internal Audit Office’s policies, procedures, and plans.
• b)Assist with organizing, planning, and directing the Internal Audit Office’s activities.
• c)Assist with supervising, directing, coordinating, and monitoring the performance of audit services.
• d)Participate in formulating and support implementation of the Internal Audit Office’s Quality Assurance and Improvement Program (PAMC).
• e)Assign tasks and set deadlines for achieving the goals and objectives proposed in the Internal Audit Office’s Annual Work Plan.
• f)Replace the Internal Auditor during temporary absences, assuming the corresponding duties and responsibilities.
• g)Conduct audits and special studies of substantive and support processes to formulate recommendations for improving institutional management.
• h)Conduct audits under the guidance and supervision of the Internal Auditor on matters within the institution’s competence; verify compliance, validity, and sufficiency of the internal control system; and propose appropriate corrective measures.
• i)Monitor the Internal Audit Office’s activities, assisting with planning, organization, direction, coordination, and communication of results.
• j)Assist in preparing the Internal Audit Office’s work plans.
• k)Provide advisory services, issue warnings, and conduct audits within the competence of the Internal Audit Office.
• l)Under the guidance of the Internal Auditor, keep the Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Office, its vision and mission, and the main technical policies and procedures needed to exercise its powers duly up to date.
• m)Verify the compliance, validity, and sufficiency of the institutional internal control system and promote its continuous improvement.
• n)Contribute to periodic preparation and communication to the highest authority of the Audit Office’s management results and the status of recommendations issued by the Unit.
• o)Effectively administer the financial, human, and technological resources assigned to the Deputy Internal Auditor in pursuit of Sinac’s objectives.
• p)Coordinate committees or specialized groups in the field of internal audit.
• q)Attend, as an observer, meetings of high-level institutional committees where the presence of the Internal Audit Office is requested.
• r)Provide training on internal audit matters within the Unit and elsewhere in Sinac, insofar as requested by the Administration.
• s)Review reports and advisory and warning documents prepared by other Internal Audit Office officials at lower levels.
• t)Carry out any other activity assigned by the Internal Auditor within the Deputy Internal Auditor’s competence.

Article19.—Skill and due professional care. The Internal Auditor, Deputy Internal Auditor, and other Internal Audit Office personnel shall perform their duties with skill and due professional care, exercising their competencies with functional independence and independence of judgment.

Article text not found Article 19 information sheet

In the event of temporary or permanent absences of the Internal Auditor or Deputy Internal Auditor, the procedure set out in section 2.2 of the Guidelines on matters involving the Internal Audit Office submitted to the CGR and their updates, issued by the Office of the Comptroller General of the Republic by Resolution R-DC-83-2018, or any other guidelines issued by that body on the subject that replace the current rules, shall apply.

When a permanent vacancy arises in the Internal Auditor or Deputy Internal Auditor position, and the date on which the vacancy will occur is known, Conac shall immediately instruct the relevant subordinate official to begin the appointment process. The process shall be conducted through a public competition promoted by Conac, and the appointment shall be for an indefinite term, as prescribed in Article 16 of this Regulation. The indefinite-term appointment shall be made in accordance with section 2.3 of the Guidelines on matters involving the Internal Audit Office submitted to the CGR and their updates, issued by the Office of the Comptroller General of the Republic by Resolution R-DC-83-2018, or any other guidelines issued by that body on the subject that replace the current rules.

The Internal Auditor and Deputy Internal Auditor shall work forty hours per week in accordance with the arrival and departure schedule authorized for the rest of Sinac personnel and, in particular, the Executive Directorate.

In particularly justified cases, Conac may request that the Office of the Comptroller General of the Republic authorize a reduction in working hours, which may not be less than half-time.

In relation to Unit personnel, the Internal Auditor shall have the following powers:

• a)Authorize personnel actions in accordance with Articles 24 and 28 of Law No. 8292 and other applicable rules. For Internal Audit Office officials other than the Internal Auditor and Deputy Internal Auditor, their appointment, transfer, suspension, removal, leave, and other personnel actions must be authorized by the Internal Auditor. Conac must request, obtain, and observe that authorization as a condition of validity before issuing the final administrative act, and therefore may not issue the act without the Internal Auditor’s favorable opinion.
• b)Manage vacant positions in the Unit under the Internal Auditor’s charge, as provided in Article 28 of Law No. 8292 and other applicable rules.
• c)Oversee and make the necessary decisions to ensure that Internal Audit Office officials, in exercising their powers, comply with the relevant legal and technical rules, as well as applicable administrative policies, procedures, practices, and other provisions (institutional and Internal Audit Office).

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Audit staff shall comply with the following rules:

a. Maintain an independent and objective attitude in judgment and action when providing audit and preventive services. If independence is compromised in fact or appearance, details of the impairment shall be disclosed to the hierarchical superior. The nature of this communication shall depend on the impairment.

b. Act in accordance with the ethical standards established by the institution, the Internal Audit Code of Ethics, and professional associations, as well as those issued by competent bodies and those prescribed by the Internal Auditor to ensure the moral integrity and professional quality of officials.

c. Perform audit and preventive services with due care and diligence, maintaining competence, skill, good faith, and professional integrity.

d. Use information obtained solely in the performance of their duties and maintain confidentiality regarding information to which they have access.

e. Ensure that their activities do not interfere with the normal conduct of operations in the audited department.

The Internal Auditor shall establish and regulate, within the Unit, the principal guidelines governing relations and coordination between Unit officials and those audited.

The Internal Auditor is empowered to provide and exchange information with external entities that are authorized by law and within the scope of their powers, without prejudice to coordination with Conac and other management and executive levels of Sinac, as applicable, provided this does not limit the effective performance of Internal Audit or call into question compliance with Article 6 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, Article 8 of Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, or Article 18 of the regulation to the latter, Decreto Ejecutivo N°32333.

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The Internal Auditor shall have the authority to provide and exchange information with the Contraloría General de la República (Office of the Comptroller General of the Republic), as well as with other oversight entities and bodies authorized by law, without prejudice to any coordination required in that regard and without this entailing any limitation.

In each case, Internal Audit shall set the deadline by which the information it requests must be provided. This deadline shall be set taking into account the complexity of the matter at issue and the importance and urgency it represents for the timely performance of its duties. When a request cannot be fulfilled within the established deadline, the person responsible shall notify Internal Audit in writing, for its determination, within the first two business days following receipt of the request, providing due justification and a proposed date for fulfillment. Internal Audit shall assess this information to extend the deadline or take any measures it deems appropriate.

In accordance with Article 27 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, Conac shall allocate, within available budget appropriations, the human, material, technological, training, transportation, and other resources necessary and sufficient for Internal Audit to carry out its work. For budgetary purposes, Internal Audit shall be assigned the programmatic category of budget activity.

Internal Audit shall formulate its budget on a technical and professional basis, in accordance with its work plan. The breakdown by expenditure item must correspond to subitems covering Internal Audit’s own direct needs, so as to reflect its actual cost. The budget allocation ultimately made by Conac for Internal Audit must be sufficient, as set out in the preceding paragraph, to enable it to carry out its work in accordance with its annual work plan.

Regardless of the category assigned to Internal Audit, Conac shall issue the corresponding instructions to enable Internal Audit to oversee, administer, and use the resources allocated to it in accordance with the institutional procedures established for these purposes. To that end, the category assigned must be such as to enable the proper management of the resources allocated to it.

Internal Audit must have the freedom to use its budgetary, personnel, and other resources as its needs dictate in order to carry out its work plan. Before changing the intended use of resources allocated to Internal Audit, Conac shall consider the opinion of the head of that Unit, in order to safeguard its functional and judgmental independence and the provision of the various services pertaining to its activity.

Likewise, in duly justified cases and subject to resource availability, Conac shall provide and arrange, in accordance with existing budgetary resources, for professionals or technicians in other disciplines, whether or not they are officials of the Institution, including the procurement of advisory services, to ensure the effective and timely development of Internal Audit’s activity. The head of Internal Audit shall state the request in general terms as part of the request for budgetary resources for the relevant year, without prejudice to the possibility that the need may arise during the period and the request be made on an exceptional basis. Procurement shall comply with the usual regulations and procedures, in accordance with the legal system.

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The Administration shall maintain a separate record of the amount allocated and approved for Internal Audit, itemized by expenditure item, so that the execution and modification of budgeted resources can be monitored.

The Dirección de Asesoría Jurídica del Minae (Minae Legal Advisory Directorate) shall provide, in a timely and effective manner, the legal advisory services required by Internal Audit to address its legal needs in the exercise of its powers. This duty also extends to the other administrative and technical Units.

Internal Audit may request, whenever it deems necessary, advice from or the assignment of professionals and technicians in various disciplines who are Sinac officials, or may obtain such support through a specific contract, so they can perform work in their areas of specialization in support of its activity.

When Internal Audit staff, in the performance of their duties, become involved in a legal dispute or a claim, Sinac shall provide them with full legal and technical support and cover the costs of handling the proceeding until its final resolution, all in accordance with Article 26 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

New and vacant positions shall be managed in accordance with the “Guidelines on matters involving Internal Audit submitted to the CGR,” section No. 7, entitled “On the request and allocation of resources to Internal Audit Units in the Public Sector,” or any other guidelines issued by that body on this matter that replace the current rules.

The Internal Auditor shall organize the use of the Unit’s material, technological, and other resources so that they are used in accordance with standards of quality, efficiency, effectiveness, legality, transparency, and economy, to achieve Internal Audit’s goals and objectives.

Internal Audit shall inform Conac whether the resources allocated to it are sufficient to carry out its work.

The powers of Internal Audit are primarily those established in Article No. 22 of Ley No 8292, Ley General de Control Interno.

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The Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and Internal Audit officials shall have the duties established in Article 32 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and Internal Audit officials shall exercise the authorities established in Article 33 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and Internal Audit officials shall be subject to the prohibitions established in Article 34 of Ley No 8292, Ley General de Control Interno.

To avoid impairing their individual objectivity and professional ethics, Internal Audit staff shall:

a. Reject gifts or gratuities that could be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, on pain of being required to report such conduct to the competent authorities.

b. Not use their official position for private purposes.

c. Avoid relationships involving a risk of corruption that could raise doubts about staff objectivity and independence, or influence, compromise, or threaten their ability to act or the reputation of Internal Audit. If independence and objectivity are compromised in fact or appearance, details of the impairment must be disclosed in writing to the head of the institution and other interested parties.

d. Refrain from auditing operations for which they were previously responsible as officials of the Administration or as suppliers, or where family relationships exist between them and Audit staff, up to the third degree of consanguinity. This impairment also applies, in relation to those operations, to the provision of advisory and warning services.

e. Refrain from participating in the provision of services for an activity in which they had responsibilities or relationships that could be incompatible.

The Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and other Internal Audit officials shall incur administrative liability, in accordance with Article 40 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, if, through intent or gross negligence, they fail to perform their duties and functions, violate applicable technical regulations, or breach the prohibitions established in Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, without prejudice to any civil or criminal liability that may be attributed to them. The sanctions provided for shall be imposed by the Sinac body vested with disciplinary authority, in accordance with the applicable rules.

The Internal Auditor shall define and document short- and medium-term planning by preparing a strategic plan, an annual plan, an annual budget, and General Programs for each study. Internal Audit’s strategic plan shall be consistent with the active Administration’s strategic planning and the relevant regulatory and technical rules.

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In carrying out planning, the Internal Auditor shall consider at least the following elements:

a. The results obtained in risk assessment through Sinac’s Specific Risk Assessment System (SEVRI). If the active Administration has not implemented SEVRI, Internal Audit shall use its own judgment regarding risks after considering input from senior technical and administrative management and Conac.

b. Sinac’s strategic and operational planning.

c. The evaluation of the results of institutional planning for previous periods, in accordance with the performance indicators in force.

d. The amount of budgetary resources executed by Sinac.

When considering these elements, the Internal Auditor and Internal Audit officials, as appropriate, must carry out a systematic process for planning Internal Audit’s activity, which must be appropriately documented. That process must cover the strategic and operational spheres, taking into account the determination of the audit universe, institutional risks, critical success factors, and other relevant criteria.

The Internal Auditor, the Deputy Internal Auditor, and Internal Audit officials, as applicable, must:

i. Establish strategic planning that sets out Internal Audit’s vision and direction and is consistent with the institution’s vision, mission, and objectives.

ii. Formulate an annual work plan based on strategic planning, covering all activities to be carried out during the period, keeping it up to date and reflecting it in the corresponding budget. The plan must take Internal Audit’s resources into account and be proportionate and balanced in light of the conditions prevailing in the institution and the rules established by the competent bodies. For audit services, the plan must specify at least the type of audit, priority, objectives, link to institutional risks, expected execution period, estimated resources, and associated performance indicators. Where appropriate, those details must also be broken down for the other activities included in the plan, including preventive services, Internal Audit administration, follow-up, quality assurance, and other Internal Audit work.

iii. As part of planning, audit criteria must be refined, validated, developed, or adjusted, as must the title, objective, and scope of the examination to be carried out. Accordingly, at the end of the planning activity, the Administration must be notified of the audit’s feasibility, as well as its name, objective, scope, and the audit criteria to be applied.

The services provided by Internal Audit as a result of its activity are classified as audit services, preventive services, and investigative services.

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These refer to the various types of audit: financial audit, operational audit, and special audit of the Sistema Nacional de Áreas de Conservación, to provide the public with reasonable assurance that the conduct of the head of the institution and the rest of the Administration complies with the legal and technical framework and sound practices. These are objective examinations concerning risk management, control, management processes, and specific matters of Sinac. They are intended to provide independent assessments aimed at improving management and resource administration and facilitating decision-making, thereby promoting achievement of institutional objectives. To provide the various types of audit, Internal Audit must have a sufficient number of professional and technical staff with the competencies required for Internal Audit’s activity; to that end, a proposal shall be submitted to Conac.

Preventive services include advisory services, warnings, and authorization of books.

Advisory services shall concern matters strictly within the powers of Internal Audit and shall be provided without compromising its independence and objectivity in the subsequent exercise of its powers. They consist of providing, in writing, criteria, observations, or opinions that contribute to decision-making and are not binding on their recipients. Advisory services are provided primarily to the head of the institution and may be provided at the request of an interested party, at the Internal Auditor’s discretion.

Warning services are provided primarily to the head of the institution and subordinate heads. They consist of issuing written warnings about the possible consequences of certain conduct or decisions that come to the attention of the Internal Auditor, Deputy Internal Auditor, or Unit staff and that are contrary to the legal and technical framework or sound practices, pursuant to subsection d) of Article 22 of Ley General de Control Interno Nº 8292.

Book authorization services consist of opening and closing books kept by Administration bodies, such as accounting books and minute books, as well as any other books that the Internal Auditor considers necessary to strengthen the Internal Control System.

These investigative services concern complaints submitted to the Internal Audit Unit of the Sistema Nacional de Áreas de Conservación and are governed by the General Guidelines for the Analysis of Alleged Irregular Acts, issued by the Contraloría General de la República by Resolution R-DC-102-2019, or any other guidelines issued by that body on this matter that replace the current rules, and by the General Guidelines for the Analysis of Alleged Irregular Acts issued by the Internal Audit Unit of the Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Internal Audit shall maintain a permanent file containing information on legal and other regulations affecting its scope of action and activity, as well as matters of institutional interest, in digital files.

Internal Audit officials shall identify, analyze, evaluate, and record sufficient information to enable them to meet the objectives of the work. They must also identify information that is sufficient, reliable, relevant, and useful to support findings, conclusions, recommendations, and other work results.

The results of audit and preventive services provided by Internal Audit in the exercise of its powers shall be communicated by reports, orally and in writing, as applicable.

Text of Article not found

Before the written and official communication of the report, Audit must communicate the results orally or hold a closing conference with those to whom the recommendations are addressed. Minutes shall be prepared and signed by the participants in that communication of results, which shall be documented and filed in the relevant working papers file. For this purpose, Internal Audit shall give the interested parties written notice within a reasonable period.

If Internal Audit considers it necessary, it shall allow a maximum period of three calendar days for the Administration to submit additional information after the closing conference and before the report is officially issued. Audit shall amend the report only if this is demonstrated with well-founded reasons to its full satisfaction; otherwise, it shall maintain its position.

Internal Audit shall communicate the date and time of the closing conference. Officials who receive that notice shall make the necessary arrangements to attend on the date indicated by Internal Audit, unless there is a justified reason provided in writing within the two business days following the request. At the closing conference, the audited party may indicate whether it has any comments and, if necessary, provide relevant documentation. Internal Audit shall subsequently send the final report to the Administration. The results of the closing conference shall be documented in minutes signed by the administrative officials responsible, the auditor supervising the work, and the auditor who conducted the study.

The results of audits or special studies shall be officially communicated in writing by Internal Audit through objective reports, in the following order:

a. Strategic reports shall be sent to Conac, with a copy to the subordinate head.

b. Internal control reports shall be sent to subordinate heads, with a copy to Conac.

The foregoing is in accordance with the provisions of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, and the regulations issued for this purpose by the Contraloría General de la República.

Before the final report, which must be prepared for each audit, short reports and warning documents may be issued at the Internal Auditor’s discretion, taking timeliness into account.

Conac or the subordinate head shall issue a written order to the designated person responsible to implement the recommendations, within the time limits established in Articles 36 and 37 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, respectively, with a copy to Internal Audit. That instruction must be issued within the time limit established in the cited articles.

Communication of preventive services shall be at the Internal Auditor’s discretion, who shall determine the content and form of presentation of the product and other means of communication, in accordance with the applicable rules.

Internal Audit shall direct its reports to Conac or to Administration officials, as applicable. Within the non-extendable periods established in Articles 36 and 37 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, they shall order implementation of the recommendations. If they disagree with the recommendations, they shall communicate that disagreement within the time limits established in those articles. Once those periods have expired, the Internal Audit report shall be valid, effective, and final. Accordingly, unjustified failure to implement the recommendations would give rise to grounds for administrative liability under Article 39 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Internal Audit reports on internal control matters shall be freely accessible to anyone only once they have been submitted to Conac or the Sinac Administration.

An audit report concerning reports of facts shall address only matters that could potentially give rise to administrative and civil liability and must contain the elements necessary to identify the persons allegedly responsible for the allegedly irregular acts attributed to them.

Reports of facts, and all supporting information and documentation produced by an Internal Audit investigation and held by it, shall be subject to restricted access during the investigation, preparation of the report of facts, preparation of its file, and transfer to the competent body, and thereafter until the competent authority issues the final act. If a report of facts arises from a complaint, Internal Audit shall take the necessary measures to preserve the complainant’s identity at all times and without time limit. All of the foregoing is in accordance with Article 6 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, Article 8 of Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, and Article 18 of the regulation to that latter Law, Decreto Ejecutivo Nº 32333.

In accordance with subsection h) of Article 32 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, the Legislative Assembly may request information from Internal Audit, except where it concerns complaints referred to the Ministerio Público (Public Prosecutor’s Office).

Reports of facts shall be communicated to the Executive Director when they concern personnel subordinate to that office, so that the report may be referred to the person vested with disciplinary authority, or to the Contraloría General de la República when the report of facts concerns cases in which the nature of the positions may give rise to a conflict of interest.

Audit shall maintain the confidentiality of the identity of members of the public or Sinac officials who in good faith submit complaints to its office concerning alleged acts of corruption, in accordance with Article 6 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, Article 8 of Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, and Article No. 18 of the regulation to the latter, Decreto Ejecutivo Nº 32333.

Complaints submitted to the Internal Audit Unit of the Sistema Nacional de Áreas de Conservación shall be handled in accordance with the General Guidelines for the Analysis of Alleged Irregular Acts issued by the Contraloría General de la República by Resolution R-DC-102- 2019 and its updates, or any other guidelines issued by that body on this matter that replace the current rules, and the General Guidelines for the Analysis of Alleged Irregular Acts issued by the Internal Audit Unit of the Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Processing of complaints

Internal Audit shall process only complaints concerning alleged irregular or illegal acts relating to the use and management of public funds that affect Sinac and matters regulated by Ley N°8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito and its regulations. It shall process only complaints addressed directly to Internal Audit. If a complaint is addressed to another Sinac department or to the Minister of Environment and Energy, with a copy to Internal Audit, that department or the Minister, as applicable, shall be responsible for handling it.

Follow-up report

Internal Audit shall follow up on recommendations issued in internal control reports. It shall also include in that study recommendations from external audits conducted by private public-accounting firms and by the Contraloría General de la República regarding the status of follow-up on directives issued to Sinac, in accordance with the guidelines issued for that purpose, when these are known to Internal Audit.

Administration officials responsible for ordering the implementation of recommendations shall exercise control to ensure the effective implementation of Internal Audit recommendations and shall take disciplinary and legal action in the event of unjustified noncompliance with their orders. They shall also respond to Internal Audit requests for information regarding implementation of the recommendations, without prejudice to any verification of the information provided that Internal Audit may carry out.

In accordance with Article 39 of Ley N°8292, Ley General de Control Interno, Sinac officials who unjustifiably fail to comply with recommendations issued by Internal Audit may incur administrative, civil, and criminal liability. If such noncompliance is established, Internal Audit shall, in accordance with Article 42 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, notify the body vested with disciplinary authority over the official so that it may impose the applicable sanctions in accordance with law.

This Regulation shall enter into force upon its publication in the official gazette Diario Oficial La Gaceta.

Resolution R-SINAC-CONAC-38-2016 of 17 August 2016 is repealed.

Transitional provisions Sole transitional provision.—The audit services that Internal Audit must perform and that form the basis for the proposal or update of its organizational structure shall be consolidated in accordance with the proposal approved internally by Conac and externally by the Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (Technical Secretariat of the Budgetary Authority).

El presente Reglamento regula la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (Sinac) en acatamiento de las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el órgano contralor.

Dicho reglamento establece la forma cómo se organiza y funciona la Unidad de Auditoría Interna, con el propósito de coadyuvar al éxito de la gestión institucional del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Ficha Artículo 1

Para los efectos del presente Reglamento, se entenderán los siguientes términos:

• a)Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca como última instancia.
• b)Advertencia: Servicio preventivo dirigido a los órganos sujetos a la competencia institucional de la Unidad de Auditoría Interna, y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento de la auditoría interna, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.
• c)Asesoría: Servicio preventivo que brinda la persona Auditora Interna, preferiblemente en forma escrita, a solicitud del jerarca, y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respecto a los temas que son competencia de la auditoría interna. También puede ser brindado a otras instancias institucionales, si la Unidad Auditoría Interna lo considera pertinente, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N°8292, Ley General de Control Interno.
• d)Autorización de libros: Autorizar mediante razón de apertura los libros de actas, contabilidad y otros, que a criterio de la persona Auditora Interna resulten necesarios para el fortalecimiento del control interno.
• e)Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe algún beneficio económico o personal, o participa de alguna situación que se contrapone a su cargo, y con ello comprometa su objetividad e independencia.
• f)Consejo Nacional de Áreas de Conservación (Conac): Órgano Colegiado que ejerce como Jerarca o máxima instancia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación de conformidad al artículo 10 del Reglamento a la Ley de Biodiversidad, Decreto Ejecutivo Nº 34433.
• g)Cuidado profesional: Las personas funcionarias que laboran en la Auditoría Interna, deben ejecutar siempre sus funciones con el debido cuidado, pericia y juicio profesional, con apego a la normativa legal y técnica aplicable y a los procedimientos e instrucciones pertinentes de su organización de auditoría.
• h)Dependencia Orgánica: La persona auditora interna y subauditora interna dependerán orgánicamente del máximo jerarca, misma que se refiere a la estructura jerárquica, pero opera con independencia funcional y de criterio para asegurar su objetividad.
• i)Idóneo: Reunión de las condiciones necesarias para el desempeño de una función. Para lo cual un funcionario de la auditoría interna debe actuar con la pericia y el cuidado profesional requerido para ejecutar la labor.
• j)Independencia de criterio: Condición según la cual la auditoría interna debe estar libre de injerencias del jerarca y de los demás órganos de la administración activa, en la ejecución de sus labores.
• k)Independencia funcional: Atributo dado por la posición de la auditoría interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel dependiente del jerarca. l) Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.
• m)Pericia: Conocimientos, aptitudes y otras competencias que deben reunir los funcionarios de la auditoría interna, individual y colectivamente, para cumplir con sus responsabilidades individuales.
• n)Papeles de Trabajo: Registros de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con la auditoría realizada. En consecuencia, los papeles de trabajo pueden incluir, entre otros, programas, cuestionarios, minutas, gráficos, flujogramas, diagramas, hojas de trabajo, análisis, oficios, extractos o copias de documentos y tablas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor. Esta información puede presentarse en forma de datos almacenados en papel, videos, fotografías, medios electrónicos u otros medios. Los papeles de trabajo deben permitir a un auditor experimentado y sin conexión previa con el trabajo efectuado, obtener de ellos la evidencia que respalda las conclusiones y juicios significativos de los auditores que realizaron el trabajo.
• o)Persona Auditora Interna: Titular de la actividad de la Unidad de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, responsable de su gestión conforme a la Normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.
• p)Persona Subauditora Interna: Persona funcionaria dependiente de la persona auditora interna, que ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la actividad de auditoría interna en la institución. La Persona Subauditora Interna responderá ante la Persona Auditora Interna por su gestión, y será su colaborador en el ejercicio de las labores, según se defina para su puesto en el perfil y el manual de cargos institucionales o denominación similar.
• q)Regulaciones administrativas: aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos y vacaciones. Se excluyen las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la Unidad Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna, competen exclusivamente al titular de esa unidad.
• r)Sistema Nacional de Áreas de Conservación (Sinac): Órgano desconcentrado con personería jurídica instrumental, que integrará las competencias en materia forestal, vida silvestre, áreas protegidas y la protección y conservación del uso de cuencas hidrográficas y sistemas hídricos, con el fin de dictar políticas, planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el manejo de los recursos naturales de Costa Rica.
• s)Titular subordinado: Persona funcionaria de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

Ficha Artículo 2

El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todas las personas funcionarias de la Auditoría Interna y de la Administración Activa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación que son objeto de fiscalización por parte de la Auditoría Interna de la Institución, en lo que les resulte aplicable.

Ficha Artículo 3

Con el propósito de mantener debidamente actualizado el marco normativo de la Auditoría Interna, le corresponde a la persona Auditora Interna proponer y promover ante el Conac las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento, las cuales deberán ser sometidas en primera instancia a conocimiento y aprobación de ese órgano Colegiado y posteriormente de la Contraloría General de la República.

Ficha Artículo 4

La auditoría interna constituye una actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye al logro de los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. La auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a las sanas prácticas.

Ficha Artículo 5

La Auditoría Interna se regulará y ejercerá sus funciones de acuerdo con la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, la Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, y la Ley N°7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, el presente reglamento, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las Normas Generales de Auditoría para el sector público, las directrices, lineamientos, políticas y procedimientos emitidos por la Contraloría General de la República. A su vez se regirá conforme a lo previsto en el Plan Estratégico de la unidad, así como las políticas, directrices y procedimientos, que dicte la persona Auditora Interna para orientar la gestión, conforme las sanas prácticas en el ejercicio de la profesión.

Ficha Artículo 6

La Auditoría Interna cumplirá su función y ejercerá sus competencias en relación con la administración de los recursos y fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Sinac, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar; o sobre fondos y actividades privadas, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 5 y 6 de la Ley N° 7428 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ficha Artículo 7

La ubicación orgánica de la Auditoría Interna, dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor de muy alto nivel con independencia funcional y de criterio. Se ubica con dependencia orgánica del Conac; en cuanto a su actividad es la única Unidad que ejercerá la actividad de Auditoría Interna conforme a la Ley N° 8292 en el Sistema Nacional de Áreas de Conservación. En el caso de que existan temas compartidos con el Ministerio de Ambiente y Energía o con otros órganos desconcentrados del Ministerio de Ambiente y Energía, la Unidad auditoría interna realizará las coordinaciones correspondientes con las otras auditorías internas; para favorecer la integralidad del análisis, la validez de las conclusiones y las pertinencias de las recomendaciones.

Ficha Artículo 8

La estructura de la Auditoría está conformada por la persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y el personal profesional y administrativo que resulte necesario para desarrollar su actividad de fiscalización conforme al marco normativo y las sanas prácticas.

Corresponde a la persona Auditora Interna, proponer la estructura organizativa de la Auditoría Interna, en concordancia con la razón de ser de esa unidad, con las necesidades de fiscalización, los procesos y servicios a prestar; y de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio. La estructura será aprobada por el Conac.

Ficha Artículo 9

La persona Auditora Interna es el titular o jefe de dicha dependencia, de conformidad con los artículos 101 y 102 de la Ley General de Administración Pública. La persona Subauditora Interna sustituirá a la persona Auditora Interna en sus ausencias temporales y será un colaborador de éste en el ejercicio de las funciones. La persona Auditora Interna asignará las funciones a la persona Subauditora Interna de conformidad con lo previsto en el manual institucional de cargos y clases; la persona Subauditora Interna, a su vez, deberá responder ante la persona Auditora Interna por su gestión.

Cuando se trate de la contratación interina o a plazo indefinido de la persona Subauditora, el Conac tomará en cuenta el criterio no vinculante de la persona Auditora Interna respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.

Ficha Artículo 10

La persona Auditora Interna y la persona Subauditora Interna dependerán estructural y orgánicamente del Conac, quien los nombrará y establecerá lasregulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Las regulaciones de tipo administrativo no deberán afectar el ejercicio de las funciones legalmente asignadas a la actividad de la Auditoría Interna.

Con el propósito de asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el jerarca deberá someter a conocimiento de la persona Auditora Interna las propuestas relacionadas con las regulaciones administrativas, de previo a su aprobación, modificación o derogatoria, conforme el apartado 6.4. de los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la CGR, o cualquier otro lineamiento que emita dicho ente en este sentido y que sustituya la normativa actual.

Ficha Artículo 11

Se establecen las siguientes regulaciones desde la perspectiva administrativa, atinentes a la relación de subordinación de las personas Auditora Interna y Sub-auditora Interna respecto al máximo jerarca:

i. Las personas Auditora Interna y Subauditora Interna, deben cumplir con la jornada laboral de ocho horas diarias.

ii. El Consejo Nacional de Áreas de Conservación mediante acuerdo nombrará una subcomisión de una sola persona y representada por la persona Secretaria Ejecutiva del Conac, quien realizará la Evaluación del Desempeño de la persona Auditora Interna y posteriormente dicha Evaluación será sometida a aprobación por dicho Órgano Colegiado, considerando que es el máximo jerarca.

La evaluación del desempeño de la persona auditora interna, se realizará de acuerdo a las disposiciones que al efecto existan por parte de la Dirección General del Servicio Civil y del MIDEPLAN, replicadas por el Departamento Gestión Institucional de Recursos Humanos del Sinac, específicamente en el Conglomerado Gerencial, o cualquier otro que en su defecto establezca la Dirección General del Servicio Civil en relación con el puesto de la persona Auditora Interna.

Conforme las regulaciones administrativas establecidas por el Conac, para efectuar el ciclo de la Evaluación del Desempeño de cada periodo de la persona Auditora Interna, se debe considerar lo siguiente:

• El Plan de Evaluación se debe realizar y aprobar en el último trimestre del año anterior al periodo a evaluar (octubre, noviembre y diciembre).

• La evaluación final se debe realizar y aprobar en el mes de febrero del año siguiente.

iii. La persona Auditora Interna realizará la evaluación del desempeño de la persona Subauditora Interna, bajo el Conglomerado Gerencial, o cualquier otro que en su defecto establezca la Dirección General del Servicio Civil en relación con el puesto de la persona Subauditora Interna.

iv. Delegar por razones de oportunidad y agilidad en la persona Directora Ejecutiva, la autorización de vacaciones y licencias con goce de salario que tramite ante esta instancia la persona Auditora Interna.

v. La persona Auditora Interna, autorizará las vacaciones y licencias con goce de salario de la persona Sub- Auditora Interna con el propósito de no afectar los planes y programas de la unidad.

Ficha Artículo 12

La actividad que desarrolle la Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la administración, y en aras de su objetividad, las personas funcionarias de la Auditoría Interna deberán mantener una actitud imparcial y evitar conflictos de intereses, para cuyo propósito deben atenerse a lo dispuesto en los artículos 25, 32 y 34 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y las Normas Generales para el Ejercicio de la Auditoría Interna, siendo obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna hacer de conocimiento de la persona Auditora Interna, cuando su independencia y objetividad se vean comprometidos de hecho o en apariencia, asimismo, la persona Auditora Interna deberá actuar de igual forma ante el jerarca de darse tal situación.

Las regulaciones administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna no pueden impedir, amenazar ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes.

Si se determina que una regulación no cumple este requisito, la administración activa deberá realizar las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación al personal de la Auditoría Interna.

Ficha Artículo 13

Las personas funcionarias de la Auditoría Interna en resguardo de su independencia de criterio y objetividad no podrán ser parte de comisiones de trabajo, grupos similares o comisiones investigadoras preliminares, órganos de procedimientos administrativos, que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando su participación sea autorizada por la persona Auditora Interna, ésta será exclusiva en su función asesora, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.

Además, las personas funcionarias de la Auditoría Interna no deberán asesorar, advertir o auditar operaciones de las cuales hayan sido responsables, en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la unidad de Auditoría Interna. Cuando se requiera la participación de la persona Auditora Interna en las sesiones o reuniones del Conac su actuación será conforme su función asesora en aspectos de su competencia, según la normativa y los criterios de la Contraloría General de la República al respecto. Para tal efecto, el Conac deberá definir mediante acuerdo la participación de la persona Auditora Interna así como el tema para el cual se requiere su participación y la sesión en la cual deberá presentarse.

Ficha Artículo 14

La persona Auditora Interna responderá por su gestión ante el Conac, y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República. La persona Subauditora Interna le corresponderá apoyar a la persona Auditora Interna, responderá ante ella por su gestión y sustituirá a ella en sus ausencias temporales.

Ficha Artículo 15

El nombramiento de la persona Auditora Interna y Subauditora Interna debe realizarse de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República en la normativa correspondiente, y serán nombrados por el Conac por tiempo indefinido, con una jornada de tiempo completo, de conformidad con el artículo 31 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Tendrán garantía de inamovilidad en los términos estipulados por el artículo 15 de la Ley N° 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Sólo podrán ser suspendidos o destituidos de su cargo por justa causa y por decisión emanada del jerarca, previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República. Ambos cargos deberán observar las respectivas funciones establecidas.

Ficha Artículo 16

La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de la persona Auditora Interna, a quien corresponde su dirección superior y administración. La persona Auditora Interna tendrá, sin perjuicio de lo establecido en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y lo que al efecto disponga la Contraloría General de la República, las siguientes funciones:

• a)Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos administrados por el Sinac y sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
• b)Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del Sinac, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
• c)Asesorar, en materia de su competencia, al Conac; además, advertir tanto a éste como al resto de las instancias del SINAC sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
• d)Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse a lo interno del Sinac y otros libros que a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
• e)Dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás entes de fiscalización, así como a las recomendaciones emitidas por las auditorías en los informes respectivos.
• f)Planear, programar, dirigir, coordinar, organizar y supervisar, el desarrollo de actividades profesionales del Área de Auditoría a su cargo, del más alto grado de complejidad que llevan a cabo equipos profesionales de auditores asignados.
• g)Dirigir la actividad de Auditoría Interna, así como disponer la organización y funcionamiento de la Unidad, conforme las disposiciones legales vigentes y los recursos aprobados por el Conac.
• h)Formular, gestionar, divulgar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, así como su cumplimiento.
• i)Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de la unidad.
• j)Definir, establecer y mantener actualizados las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información de asuntos de carácter confidencial que estipula el artículos 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.
• k)Establecer un Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.
• l)Presentar ante el Conac un informe anual de la ejecución del plan de trabajo.
• m)Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
• n)Coordinar con el personal de auditoría la elaboración, actualización y ejecución del Plan Estratégico de la unidad.
• o)Gestionar las necesidades fundamentales de capacitación y los requerimientos de otros recursos que considere indispensables para llevar a cabo sus actividades de auditoría y la administración de la unidad a su cargo.
• p)Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos en concordancia con los objetivos del Sinac.
• q)Dirigir la autoevaluación de calidad y emitir el informe respectivo.
• r)Dirigir la autoevaluación del sistema de control interno con el equipo de auditoría.
• s)Realizar cualquier otra actividad propia del cargo.

Ficha Artículo 17

Corresponde a la persona Subauditora Interna, además de aquellas funciones afines al cargo que le asigne la persona Auditora Interna y las que le señale el Manual institucional de cargos o clases o denominación similar lo siguiente:

• a)Participar en la formulación de políticas, procedimientos y planes de la Auditoría Interna.
• b)Colaborar con la organización, planificación y dirección de las actividades de la Auditoría Interna.
• c)Colaborar con la supervisión, dirección, coordinación y control de la ejecución de los servicios de auditoría.
• d)Participar en la formulación y apoyar la implementación del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.
• e)Asignar tareas y fijar plazos para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.
• f)Sustituir a la persona Auditora Interna en sus ausencias temporales, asumiendo las funciones y responsabilidades.
• g)Efectuar auditorías y estudios especiales sobre los procesos sustantivos y de apoyo, a efecto de formular recomendaciones que mejoren la gestión institucional.
• h)Realizar auditorías bajo la orientación y supervisión de la persona Auditora Interna en materia de su competencia institucional, verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, proponiendo las medidas correctivas que sean pertinentes.
• i)Controlar las actividades que realiza la Auditoría, colaborando en la planificación, organización, dirección, coordinación y comunicación de resultados.
• j)Colaborar en la preparación de los planes de trabajo de la Auditoría Interna.
• k)Asesorar, advertir y auditar según las competencias de la Auditoría Interna.
• l)Mantener, bajo la orientación de la persona Auditora Interna, debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, la visión, misión, y principales políticas y procedimientos técnicos necesarios para cumplir sus competencias.
• m)Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno institucional y promover su mejora continua.
• n)Contribuir en la elaboración periódica y comunicación al Jerarca, de los resultados de gestión de la Auditoría y del estado de las recomendaciones emitidas por la Unidad.
• o)Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos que le fuesen asignados, en función de los objetivos del Sinac.
• p)Coordinar comisiones o grupos especializados en el campo de la auditoría interna.
• q)Asistir en calidad de oyente a reuniones de comisiones de alto nivel institucional donde se solicite la presencia de la Auditoría Interna.
• r)Capacitar en temas de auditoría interna, tanto a lo interno de la unidad como en el resto del Sinac, en el tanto sea solicitado por la Administración.
• s)Revisar los informes, documentos de asesoría y de advertencia, que preparen otros funcionarios de menor nivel de la Auditoría.
• t)Atender cualquier otra actividad que el Auditor Interno le encomiende en materia de su competencia.

Artículo19.—Pericia y cuidado profesional. La persona Auditora Interna, Subauditora Interna y el resto del personal de la Auditoría Interna deberán cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio.

Ficha Artículo 18 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 19

En caso de ausencias temporales o permanentes de la persona Auditora Interna y Subauditora Interna, se deberá proceder conforme el apartado 2.2. de los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la CGR y sus actualizaciones, emitidos mediante la Resolución R-DC-83-2018, por la Contraloría General de la República o cualquier otro lineamiento que emita dicho ente en este sentido y que sustituya la normativa actual.

Ficha Artículo 20

Cuando se presenten vacantes permanentes en las plazas de Auditor o Subauditor y se tenga conocimiento de la fecha a partir de la cual se dará la vacante, el Conac ordenará en forma inmediata al titular subordinado que corresponda, iniciar el proceso de nombramiento respectivo, el cual se realizará mediante concurso público promovido por el Conac y será por tiempo indefinido, conforme a lo preceptuado en el artículo 16 del presente Reglamento. El nombramiento por plazo indefino debe realizar conforme el apartado 2.3. de los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la CGR y sus actualizaciones, emitidos mediante la Resolución R-DC-83-2018, por la Contraloría General de la República o cualquier otro lineamiento que emita dicho ente en este sentido y que sustituya la normativa actual.

Ficha Artículo 21

La jornada laboral de la persona Auditora Interna y Subauditora Interna será de cuarenta horas semanales conforme al itinerario de entrada y de salida autorizada al resto del personal del Sinac y en particular a la Dirección Ejecutiva.

En casos muy calificados, el Conac podrá solicitar a la Contraloría General de la República una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio tiempo.

Ficha Artículo 22

La persona Auditora Interna en relación con el personal de la Unidad, tendrá las siguientes competencias:

• a)Autorizar movimientos de personal de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables. En el caso de los funcionarios de la Auditoría Interna distintos de la persona Auditora Interna y la persona Subauditora Interna, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización de la persona Auditora Interna. El Conac necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual, el Conac no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable de la persona Auditora Interna.
• b)Gestionar según lo establecido en el artículo 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables, lo relativo a las plazas vacantes de la Unidad a su cargo.
• c)Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

Ficha Artículo 22 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 23

El personal de la Auditoría deberá cumplir las siguientes normas:

a. Mantener una actitud independiente y objetiva en cuanto a criterio y acción en la prestación de los servicios de auditoría y preventivos. Si la independencia se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al superior jerárquico. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

b. Actuar conforme a las normas éticas dictadas por la institución, Código de Ética de la Auditoría Interna y por los colegios profesionales, las emitidas por organismos competentes y aquellas que disponga la persona Auditora Interna para garantizar la integridad moral y calidad profesional de los funcionarios.

c. Ejecutar los servicios de auditoría y preventivos con el debido cuidado y esmero, prevaleciendo la capacidad, habilidad, buena fe e integridad profesional.

d. Utilizar la información obtenida únicamente en el ejercicio de sus funciones y guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que se tenga acceso.

e. Procurar que sus actividades no interfieran en el normal desarrollo de las operaciones de la dependencia auditada.

Ficha Artículo 24

La persona Auditora Interna establecerá y regulará a lo interno de la Unidad, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de su Unidad con los auditados.

Es facultad de la persona Auditora Interna, proveer e intercambiar información, con entes externos que conforme a la Ley correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación con el Conac y otros niveles directivos y gerenciales del Sinac, según corresponda; en tanto no implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna o se ponga en duda el cumplimiento del artículo 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, el 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública y el artículo 18 del Reglamento de esta última Decreto Ejecutivo N°32333.

Ficha Artículo 24 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 25

La persona Auditora Interna tendrá la potestad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la Ley correspondan, sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse y sin que ello implique una limitación al respecto.

Ficha Artículo 26

La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual debe suministrarse lo solicitado por esta. Este plazo será fijado considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo por escrito para su resolución a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición, con la debida justificación y una propuesta de fecha para su atención, lo cual será valorado por la Auditoría Interna para extender el plazo o tomar las medidas que estime pertinentes.

Ficha Artículo 27

De conformidad con lo establecido por el artículo 27 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno el Conac asignará dentro de las disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna la categoría programática de actividad presupuestaria.

Corresponde a la Auditoría Interna formular técnica y profesionalmente su presupuesto de conformidad con el plan de trabajo. El desglose por objeto del gasto debe concordar con subpartidas que cubran necesidades propias y directas de la Auditoría Interna, para que exprese su costo real. La asignación de presupuesto que finalmente haga el Conac para la Auditoría Interna debe ser suficiente de acuerdo al párrafo anterior para que le permita cumplir su gestión acorde con su plan de trabajo anual.

Independientemente de la categoría que se asigne a la Auditoría Interna, el Conac deberá girar las instrucciones que correspondan para que se permita a la Auditoría Interna vigilar, administrar y disponer de los recursos asignados con ajuste a los procedimientos institucionales establecidos para estos efectos. Con ese propósito, la categoría que se le asigne debe ser de tal naturaleza que permita la adecuada gestión de los recursos a ella asignados.

La Auditoría Interna debe tener libertad para ejecutar sus recursos presupuestarios, de personal y de otra naturaleza, conforme lo dicten sus necesidades para cumplir con su plan de trabajo. Para el cambio de destino de los recursos asignados a la Auditoría Interna, el Conac deberá valorar el criterio del titular de dicha unidad, en resguardo de su independencia funcional y de criterio y de la prestación de los diferentes servicios atinentes a la actividad.

Asimismo, en casos justificados y conforme a la disponibilidad de recursos el Conac proveerá y gestionará, de acuerdo con los recursos presupuestarios existentes, los profesionales o técnicos de otras disciplinas, funcionarios o no de la Institución, incluyendo la contratación de asesorías, para el desarrollo eficaz y oportuno de la actividad de Auditoría Interna. El titular de la Auditoría Interna deberá plantear su requerimiento de manera general, como parte de la solicitud de recursos presupuestarios del año respectivo, sin perjuicio de que la necesidad surja en el transcurso del período y el requerimiento se efectúe de manera extraordinaria. A los efectos de la contratación, deberán observarse las regulaciones y los procedimientos usuales, al tenor de lo previsto en el ordenamiento jurídico.

Ficha Artículo 27 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 28

La Administración mantendrá un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controle la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados.

Ficha Artículo 29

La Dirección de Asesoría Jurídica del Minae brindará en forma oportuna y efectiva, los servicios de asesoría legal que requiera la Auditoría Interna para atender sus necesidades de orden jurídico en el ejercicio de sus competencias; obligación que es extensiva a las demás unidades administrativas y técnicas.

Ficha Artículo 30

La Auditoría Interna podrá solicitar, cuando lo estime necesario, la asesoría o la incorporación de profesionales y técnicos en las diferentes disciplinas, funcionarios del Sinac, o bien, por medio de contratación específica, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a su actividad.

Ficha Artículo 31

Cuando el personal de la auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda; el Sinac dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con lo que al efecto dispone el artículo 26 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 32

Para efectos de la gestión de plazas y vacantes, se procederá conforme los “Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la CGR”, apartado No 7 denominado “Sobre la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías Internas del Sector Público”, o cualquier otro lineamiento que emita dicho ente en este sentido y que sustituya la normativa actual.

Ficha Artículo 33

La persona Auditora Interna organizará el uso de los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, de tal manera que dichos recursos se utilicen de conformidad con los estándares de calidad, eficiencia, efectividad, legalidad, transparencia y economía, para el logro de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Ficha Artículo 34

La Auditoría Interna comunicará al Conac, si los recursos asignados, son o no suficientes para cumplir con su gestión.

Ficha Artículo 35

Las competencias de la Auditoría Interna corresponden fundamentalmente a las establecidas en el artículo No. 22 de la Ley No 8292, Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 35 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 36

La persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y, las personas funcionarias de la Auditoría Interna tendrán las obligaciones que se establecen en el artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 37

La persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y las personas funcionarias de la Auditoría Interna deberán ejercer las potestades que se establecen en el artículo 33 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 38

La persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y las personas funcionarias de la Auditoría Interna tendrán las prohibiciones, establecidas en el artículo 34 de la Ley No 8292, Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 39

Con el propósito de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a. Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, so pena del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b. No utilizar su cargo oficial con propósitos de carácter privado.

c. Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción, que puedan suscitar dudas acerca de la objetividad e independencia del personal, o influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o la imagen de la Auditoría Interna. Si la independencia y objetividad se ven comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito al jerarca y demás partes interesadas.

d. Abstenerse de auditar operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables de su ejecución como funcionarios de la Administración, proveedores, o prevalezcan relaciones familiares entre éstos y el personal de la Auditoría, hasta el tercer grado de consanguinidad. Este impedimento se hace extensivo tratándose de las citadas operaciones, en relación con la prestación de los servicios de asesoría y advertencia.

e. Omitir la participación en la prestación de servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.

Ficha Artículo 40

Incurrirán en responsabilidad administrativa, de conformidad con el artículo 40 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, la persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y las demás personas funcionarias de la Auditoría Interna cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno; todo sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. Las sanciones previstas serán impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria en el Sinac de acuerdo con la normativa que resulte aplicable.

Ficha Artículo 41

La persona Auditora Interna definirá y documentará la planificación de corto y mediano plazo, mediante la elaboración de un plan estratégico, un plan anual, un presupuesto anual y los Programas Generales de cada estudio. El plan estratégico de la auditoría interna deberá ser congruente con la planificación estratégica de la Administración Activa y la normativa reglamentaria y técnica pertinente.

Ficha Artículo 41 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 42

Al efectuar su planificación la persona Auditora Interna deberá considerar al menos los siguientes elementos:

a. Los resultados que en materia de valoración de riesgo se han obtenido a través del Sistema Específico de Valoración de Riesgos del Sinac. Si la Administración Activa no ha implementadoel SEVRI la Auditoría Interna utilizará su propio juicio sobre los riesgos, después de considerar las aportaciones de la alta dirección (técnica y administrativa) y del Conac.

b. El planeamiento estratégico y operativo del Sinac.

c. La evaluación de los resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión vigentes.

d. El monto de los recursos presupuestarios que ejecuta el Sinac.

Al considerar estos elementos, la persona Auditora Interna y las personas funcionarias de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir el ámbito estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.

La persona Auditora Interna, la persona Subauditora Interna y las personas funcionarias de la auditoría interna, según corresponda, deben:

i. Establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

ii. Formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes. Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna.

iii. En la actividad de planificación se deben depurar, validar, desarrollar o ajustar los criterios de auditoría, así como el título, objetivo y alcance del examen a realizar. En ese sentido, al final de dicha actividad de planificación se deberá comunicar a la administración la viabilidad de la auditoría, así como el nombre, objetivo y alcance de la auditoría, y los criterios de auditoría a aplicar.

Ficha Artículo 43

Los servicios que presta la Auditoría Interna, como producto de su actividad, se clasifican en servicios de auditoría, servicios preventivos y servicios de investigación.

Ficha Artículo 43 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 44

Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa y auditoría de carácter especial del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. Son exámenes objetivos, en relación con la administración del riesgo, del control, procesos de dirección y asuntos específicos del Sinac, tienen el propósito de proveer evaluaciones independientes orientadas a mejorar la gestión, el manejo de recursos y facilitar la toma de decisiones, favoreciendo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para realizar la prestación de los distintos tipos de auditora, la Auditoría Interna deberá contar con el personal profesional y técnico en cantidad suficiente y con las competencias que demanda la actividad de auditoría interna, para lo cual se presentará la propuesta al Conac.

Ficha Artículo 45

Los servicios preventivos comprenden las asesorías, advertencias y autorización de libros.

Ficha Artículo 46

Los servicios de asesoría deberán versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y deberán darse sin que comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias; consiste en proveer por escrito, criterios, observaciones u opiniones que coadyuven a la toma de decisiones y no tienen carácter vinculante para quien los recibe. La asesoría se brinda fundamentalmente al jerarca, se podrá dar a solicitud de la parte interesada, quedando a criterio del Auditor Interno proporcionarla.

Ficha Artículo 47

Los servicios de advertencia se brindan fundamentalmente al jerarca y titulares subordinados, consiste en prevenir por escrito sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones cuando sean del conocimiento de la persona Auditora Interna, de la persona Subauditora Interna o del personal de la Unidad y que sean contrarias al ordenamiento jurídico, técnico y a las sanas prácticas, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno Nº 8292.

Ficha Artículo 48

Los servicios de autorización de libros consisten en la apertura y cierre de libros que llevarán los órganos de la Administración como son los de contabilidad y actas, así como otros libros que, a criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

Ficha Artículo 49

Ficha Artículo 50

La Auditoría Interna mantendrá un archivo permanente con información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten el ámbito de acción y su actividad, así como las que sean de interés institucional, mediante archivos digitales.

Ficha Artículo 51

Las personas funcionarias de la Auditoría Interna deberán identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, de tal manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, deben identificar la información suficiente, confiable, relevante y útil para fundamentar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.

Ficha Artículo 52

Los resultados de los servicios de auditoría y servicios preventivos prestados por la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se comunicarán mediante informes, en forma oral y por escrito, según correspondan.

Ficha Artículo 52 Texto del Artículo no encontrato Ficha Artículo 53

De previo a la comunicación escrita y oficial del informe, la Auditoría debe realizar la comunicación verbal de resultados o conferencia final, ante quienes sean dirigidas las recomendaciones. Se confeccionará un acta que firmarán los participantes en esa Comunicación de Resultados, lo cual se documentará y archivará en el expediente respectivo de Papeles de Trabajo. Para tal efecto, la Auditoría Interna convocará por escrito a los interesados, dentro de un plazo razonable.

Si la Auditoría Interna lo considera necesario otorgará un plazo máximo de tres días naturales para que, una vez realizada la conferencia final, la Administración remita información adicional, de previo a la emisión del informe de manera oficial. La Auditoría modificará el informe solo si se demuestra con razones fundadas y a entera satisfacción, de lo contrario mantendrá su criterio.

Ficha Artículo 54

La Auditoría Interna comunicará la fecha y hora para efectuar la conferencia final, los funcionarios que reciban tal comunicado deberán coordinar lo que corresponda para asistir en la fecha indicada por la Auditoría Interna, salvo razón justificada por escrito y dentro de los dos días hábiles siguientes a la solicitud. En el acto de la conferencia final el auditado podrá indicar si tiene alguna observación y de ser necesario aportar la documentación pertinente, posteriormente la Auditoría remitirá el informe final a la Administración. Los resultados de la conferencia final deberán quedar documentados en un acta firmada por los responsables administrativos, por el auditor que ejerza supervisión y por el auditor que ejecutó el estudio.

Ficha Artículo 55

Los resultados de las auditorías o estudios especiales deberán ser comunicados por la Auditoría Interna en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos según el siguiente orden:

a. Se comunicarán los informes de carácter estratégico al Conac con copia al titular subordinado b. Se comunicarán los informes de carácter de control interno a los titulares subordinados con copia al Conac.

Lo anterior, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y la normativa que al efecto dicte la Contraloría General de la República.

De previo al informe final que necesariamente debe producirse por cada auditoría, se podrán emitir informes cortos y documentos de advertencia, a criterio de la persona Auditora Interna valorando aspectos de oportunidad.

Ficha Artículo 56

El Conac o el titular subordinado, deberá girar por escrito, dentro de los plazos establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, respectivamente, la orden para su implantación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción deberá emitirse dentro del plazo establecido en los artículos citados.

Ficha Artículo 57

La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio de la persona Auditora Interna, a quien corresponde definir el contenido y la forma de presentación del producto y otros medios de comunicación, de conformidad con la normativa aplicable.

Ficha Artículo 58

La Auditoría Interna dirigirá sus informes al Conac o a los funcionarios de la Administración, según corresponda, quienes en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno deberán ordenar la implementación de las recomendaciones, si discrepan de ellas, lo deberán comunicar dentro de los plazos que se establecen en los citados artículos; una vez fenecidos esos plazos, el informe de la Auditoría Interna es válido, eficaz y firme, por lo que de darse incumplimiento injustificado en la implementación de las recomendaciones, se estaría en presencia de causales de responsabilidad administrativa de conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Ficha Artículo 59

Los informes de la Auditoría Interna en materia de control interno, únicamente, una vez presentados ante el Conac o la Administración del Sinac; son de libre acceso para cualquier persona.

Ficha Artículo 60

El informe de auditoría que verse sobre relaciones de hechos, solo tratará asuntos de los que eventualmente puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas y civiles, ha de contener los elementos necesarios para identificar los presuntos responsables de los hechos presuntamente irregulares que se les atribuyen.

Ficha Artículo 61

Las relaciones de hechos y toda la información y documentación de sustento producto de la investigación de la Auditoría Interna, en su poder, son de acceso restringido durante la investigación, la elaboración de la relación de hechos, su expediente y el traslado al órgano competente y aún posterior a ello hasta que la instancia competente dicte el acto final. Cuando la relación de hechos se produzca con origen a una denuncia, la Auditoría Interna deberá tomar las medidas necesarias para que se guarde en todo momento y sin límite de tiempo, la confidencialidad de la identidad del denunciante. Todo lo anterior de conformidad con el artículo 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, el artículo 8 de la Ley N° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública y el artículo 18 del Reglamento de esta última Ley, Decreto Ejecutivo Nº 32333.

Ficha Artículo 62

La Asamblea Legislativa de conformidad con el inciso h) artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, podrá solicitar información a la Auditoría Interna, salvo si se trata de denuncias trasladadas al Ministerio Público.

Ficha Artículo 63

Las relaciones de hechos se comunicarán al Director Ejecutivo, cuando estas tengan vinculación con personal subordinado a dicho cargo; para que las remita a quien ostente la potestad disciplinaria, o a la Contraloría General de la República, en el caso que la relación de hechos, corresponda a aquellos casos en que por naturaleza de los cargos, se puede presentar el conflicto de intereses.

Ficha Artículo 64

La Auditoría guardará confidencialidad respecto a la identidad de las personas ciudadanas o de personas funcionarias del Sinac que de buena fe presenten ante su oficina, denuncias por supuestos actos de corrupción, de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, artículo 8 de la Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y el artículo No 18 del Reglamento de esta última, Decreto Ejecutivo Nº 32333.

Las denuncias presentadas ante la Unidad de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación se atenderán conforme los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, emitidos por la Contraloría General de la República, mediante Resolución R-DC-102- 2019 y sus actualizaciones o cualquier otro lineamiento que emita dicho ente en este sentido y que sustituya la normativa actual, y los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares emitidos por la Unidad de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Ficha Artículo 66

Del Trámite de denuncias

La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre presuntos hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos que afecten al Sinac y lo regulado por la Ley N°8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su reglamento. Se dará trámite únicamente las denuncias dirigidas directamente a la Auditoría Interna. En el caso, que la denuncia esté dirigida a otra dependencia del Sinac y del Ministro de Ambiente y Energía, con copia a la Auditoría Interna, será esa instancia a la que le corresponde gestionar su atención.

Ficha Artículo 65

Del informe de seguimiento

La Auditoría Interna brindará seguimiento a las recomendaciones emitidas en los informes de control interno, además, incluirá en dicho estudio las recomendaciones de las auditorías externas realizadas por despachos privados de contadores públicos y de la Contraloría General de la República sobre el estado de seguimiento de las disposiciones emitidas al Sinac, de conformidad con las directrices que al respecto ha emitido, cuando sean de conocimiento de la Auditoría Interna.

Ficha Artículo 67

Los funcionarios de la Administración, responsables de ordenar la implementación de las recomendaciones, deberán ejercer el control para asegurarse la implementación efectiva de las recomendaciones de la Auditoría Interna y adoptar las acciones disciplinarias y legales de darse la situación de incumplimiento injustificado de sus órdenes. Asimismo, atenderá las solicitudes de información de la Auditoría Interna en relación con la implementación de las recomendaciones, sin perjuicio de las verificaciones que sobre la información suministrada pueda ejecutar la Auditoría Interna.

Ficha Artículo 68

De conformidad con el artículo 39 de la Ley N°8292, Ley General de Control Interno se podría incurrir en responsabilidad administrativa, civil y penal que les puedan ser imputadas, a los funcionarios del Sinac, que injustificadamente incumplan las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, de comprobarse tal situación la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 42 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, lo pondrá en conocimiento del órgano que ostenta la potestad disciplinaria sobre aquél, para que conforme a derecho proceda a imponer las sanciones que correspondan.

Ficha Artículo 69

Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Ficha Artículo 70

La resolución R-SINAC-CONAC-38-2016 del 17 de agosto del 2016.

Ficha Artículo 71

Transitorio único.—Los servicios de auditoría que debe realizar la Auditoría Interna y que fundamentan la propuesta o actualización de su estructura organizativa, se consolidarán conforme a la propuesta aprobada internamente por el Conac y externamente por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

Ficha Artículo 1 Transitorio