ICE Integrated Waste Management ProcedureProcedimiento de gestión integral de residuos del ICE

Regulation 0 Comprehensive Waste Management Procedure Go to the latest version Regulation Version: 1 of 1 COSTA RICAN INSTITUTE OF ELECTRICITY B. COMPREHENSIVE WASTE MANAGEMENT PROCEDURE 0 INTRODUCTION This procedure describes the responsibilities established by the regulations in force regarding Comprehensive Waste Management, with the aim of regulating and standardizing how procedures for each type of waste must be carried out at the Costa Rican Institute of Electricity (ICE). It is based on the waste hierarchy and seeks to prevent waste generation at the source, promote reduction at the point of origin, reuse and/or recover waste in the production chain or other processes, and pre-treat waste, when possible, before its management and/or final disposal.

1 PURPOSE This procedure seeks to guide, regulate, and control implementation; standardize it; and provide appropriate traceability and management for the way the various areas involved in Comprehensive Waste Management carry out this work within ICE (ICE national-level Management Offices, Directorates, Divisions, and Processes), so as to facilitate compliance with the provisions of the regulations in force and the implementation of sound and proper management practices.

2 SCOPE Compliance with this procedure is mandatory for all ICE departments (ICE national-level Management Offices, Directorates, Divisions, and Processes) that generate any of the types of waste identified and classified in the regulations in force.

3 APPLICABLE DOCUMENTS CODE DOCUMENT NAME Ley 276 Water Law.

Ley 5395 General Health Law.

Ley 6227 General Law on Public Administration.

Ley 7554 Organic Law of the Environment.

Ley 8412 Organic Law of the College of Chemical Engineers and Related Professionals and Organic Law of the College of Chemists of Costa Rica and their Regulations.

Ley N°8660 Strengthening and Modernization of Public Entities in the Telecommunications Sector.

Ley 8839 Law for Comprehensive Waste Management.

Ley 10031 Amendment to the Law for Comprehensive Waste Management.

Ley N°9078 Law on Traffic on Public Roads and Road Safety DE-24715-MOPT- MEIC-S Regulation for the Land Transportation of Hazardous Products.

DE-27000-MINAE Regulation on the Characteristics and List of Industrial Hazardous Waste.

DE-27001-MINAE Regulation for the Management of Industrial Hazardous Waste.

DE-27008-MEIC- MOPT Technical Regulation: RTCR 305:1998 Land transportation of hazardous products. Signage for land transportation units carrying hazardous materials and chemical products.

DE-31363-MOPT Regulation on Road Traffic Based on the Weight and Dimensions of Cargo Vehicles.

DE-32079-MINAE Manual of Technical Instruments for the Environmental Impact Assessment Process (EIA Manual) - Part I.

DE-33745-S Regulation on Waste Tires.

DE-35933-S Regulation for the Comprehensive Management of Electronic Waste.

N° DM-CB-8016- 2016 Technical Guide for the Comprehensive Management of Electronic and Electrical Waste DE-36093-S Regulation on the Management of Ordinary Solid Waste.

DE-36499-S- MINAET Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector DE-37567-S- MINAET-H General Regulation to the Law for Comprehensive Waste Management.

DE-38272-S Regulation for the Declaration of Special-Management Waste.

N°40705 - S Technical Regulation RTCR 478:2015 Chemical Products. Hazardous Chemical Products, Registration, Importation, and Control.

DE-40933-MEIC- MIDEPLAN Regulation for the Development, Promotion, and Management of Public-Private Partnerships for Development in the Public Sector.

DE-41052-S Regulation on Recovery Centers for Recoverable Waste.

DE-41525-S Regulation for the Digital Processing of Ministry of Health Registrations and Authorizations for Waste Management on the SINIGIR Platform.

DE-41526 - MINAE-H Amendment to the General Regulation for Comprehensive Waste Management.

DE-41527-S- MINAE General Regulation for the Classification and Management of Hazardous Waste.

DE-43209-S- MINAE Amendment to the Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica.

DE-43432-S General Regulation for Operating Health Permits, Operating Authorizations, and Authorizations for Temporary Events with Large Gatherings of People, Issued by the Ministry of Health.

DE- 43450-S- MINAE-H Amendment to the General Regulation to the Law for Comprehensive Waste Management.

DE-43808-H Regulation to the General Law on Public Procurement.

DE 44421-S Regulation on Environmental Parks for the Separation, Treatment, Recovery, and Final Disposal of Solid Waste.

DE-44843-S Regulation for the Management of Construction and Demolition Waste.

16.00.002.2022 Internal Public Procurement Regulation.

4 RESPONSIBILITIES 4.1. General Management 4.1.1 Issue instructions to ensure that the management offices comply with the directives related to the provisions of this procedure.

4.2. Management Offices and their attached areas 4.2.1 Comply with the instructions issued by General Management under this procedure and inform all personnel in their Divisions or Directorates of the need to comply with the directives issued under that procedure.

4.2.2 Comply with the directives issued concerning comprehensive waste management.

4.2.3 Approve and ensure the minimum resources needed to comply with this procedure.

4.2.4 Appoint a liaison or environmental manager to represent each Management Office.

4.3. Finance and Business Services Management Office, GFSE.

4.3.1 Promote the comprehensive management of all waste generated by ICE so that it complies with the regulations in force.

4.3.2 Submit this procedure for final approval and future updates.

4.4. Resource Management Division (DGR), GFSE 4.4.1 Validate and submit this procedure and future updates to the Finance and Business Services Management Office for final approval.

4.5. General Services Directorate, DSG.

4.5.1 Submit this procedure and any amendments to the Resource Division, in order to update the regulations.

4.5.2 Approve strategic partnerships between public entities and/or public-private entities for the comprehensive management of institutional waste, according to the applicable approval amount.

4.5.3 Manage the resources needed to carry out the activities, actions, and projects proposed by Level 1 Socio-Environmental Management.

4.5.4 Follow up on compliance with this document within its scope of action.

4.6. Logistics Directorate, DL.

4.6.1 Follow up on compliance with this document within its scope of action.

4.6.2 Manage the resources needed to carry out activities at the Recovery Centers for Recoverable Waste.

4.7. Level 1 Socio-Environmental Management, DSG.

4.7.1 Establish rules that enable timely planning for the management and disposal of all waste generated at the institution.

4.7.2 Ensure that staff involved in this activity know and comply with the provisions of this Procedure, the directives, and the applicable documents.

4.7.3 Keep the General Services Directorate (DSG) informed of the results of comprehensive waste management.

4.7.4 Request from the DSG the resources needed to meet the objectives and targets defined by the Institution with respect to GIR (comprehensive waste management).

4.7.5 Recommend to the DSG strategic partnerships between public entities and/or public-private entities for ICE waste management.

4.7.6 Manage proposals for staff awareness campaigns to improve waste management at ICE.

4.8. Role: Comprehensive Waste Management Area, N1GSA 4.8.1 Advise and make recommendations to N1GSA of the DSG on matters related to GIR.

4.8.2 Manage waste through the various tools and/or legal instruments permitted by the regulations in force.

4.8.3 Plan activities that contribute to achieving comprehensive waste management in accordance with the requirements and projections of ICE waste generators.

4.8.4 Propose internal regulations for GIR.

4.8.5 Propose and submit to N1GSA of the DSG strategic partnerships between public entities and/or public-private entities that contribute to GIR.

4.8.6 Administer strategic partnerships between public entities and/or public-private entities.

4.8.7 Ensure traceability of documentation generated during comprehensive waste management through the Institutional Information System (SII) designated for this purpose.

4.8.8 Verify and ensure traceability for Authorized Waste Managers and institutional generators to ensure compliance with the national regulations in force concerning GIR.

4.8.9 Administer the resources from agreements that benefit and directly relate to compliance with the Comprehensive Waste Management carried out by the Institution’s various departments.

4.8.10 Advise the parties involved in the GIR process on temporary storage, forms and types of packaging, labeling, management and/or final disposal of waste, among other matters.

4.8.11 Use the unit-value study (official prices) provided by the Appraisals Process of the Legal Division and/or the dynamic methodology endorsed by the competent areas within ICE as base or ceiling reference prices to be applied in strategic partnerships between public entities and/or public-private entities defined by ICE.

4.8.12 Request from N1GSA of the DSG institutional staff awareness campaigns through mass communications, training, among other means, to make better use of materials and minimize the amount of waste generated.

4.8.13 Report the results obtained concerning GIR to N1GSA of the DSG.

4.9. Role: Recovery Centers for Recoverable Waste 4.9.1 Ensure that all internal or third-party weighing equipment used in the management of the CRRV is properly calibrated and that the relevant certifications are current.

4.9.2 Store and safeguard the waste received, classify and separate it according to its nature, weigh it, and assign it an appropriate location and record it in the SAP-ERP system until final management.

4.10. Role: Institutional Chemical Management Office of N1GSA.

4.10.1 Advise ICE departments on compliance with all regulations, policies, and good practices for the classification, labeling, and management of hazardous and special-management waste, as well as land transportation that presents significant risks to health and the environment.

4.10.2 Prepare emergency sheets for the land transportation of hazardous waste.

4.10.3 Advise ICE areas interested in the land transportation of hazardous waste on obtaining the Weights and Dimensions Permit for Hazardous Materials1.

4.10.4 Review and correct, together with waste generators, the hazardous-waste profile prepared by each generating area.

4.11. Waste Generators 4.11.1 Promote the reduction and/or reuse of waste generated in their processes, leading to its gradual decrease.

4.11.2 Ensure the proper identification, classification, separation, quantification, storage, and transportation of waste produced in their departments.

4.11.3 Ensure that the information required for Comprehensive Waste Management is accurate, complete, and traceable, using the official systems and documents provided by N1GSA.

4.12. Sustainability, Planning and Sustainability Directorate, GE 4.12.1 If necessary, and with the approval of the General Services Directorate, manage agreements for recoverable and non-recoverable waste as an exceptional measure within the framework of large-scale projects.

4.12.2 Manage institutional waste that N1GSA of the DSG so requires due to its special handling, transport, and final-disposal characteristics.

4.12.3 Ensure traceability of information generated through administration of the agreements and report on its management to N1GSA of the DSG quarterly.

4.13. Appraisals Process, Legal Division.

4.13.1 Conduct studies to update unit values for waste, in order to ensure its timely final disposal under the applicable legislation.

4.13.2 Establish the base or ceiling unit value for waste managed through strategic partnerships between public entities and/or public-private entities, among other arrangements.

5 TERMS AND ABBREVIATIONS contract administrator (AC): means the ICE staff member who represents ICE in the relevant public procurement process, establishes mechanisms for applying the applicable regulatory provisions, and safeguards the State’s interests.

temporary waste storage: area where generated waste is provisionally kept in safe conditions that help prevent health risks and protect environmental quality and public health until collection, recovery, treatment, management, and/or final disposal.

life-cycle analysis: tool for assessing the environmental performance of a system or process, promoting improvements to a product or service, and making a decision focused on the different stages from resource extraction to the end of its useful life.

temporary waste storage centers: specially equipped spaces for temporary waste storage. These locations may be used for activities such as receiving, weighing, labeling, temporary storage, conditioning (recovery, selection, classification, disposal, packaging), and dispatch to Authorized Managers for proper comprehensive management.

recovery centers for recoverable waste (CRRV): permanent temporary waste storage site for waste recovery, where recoverable materials are weighed and may be classified and separated according to their nature.

materials transfer centers (CTM): permanent temporary storage site for materials to be repaired and returned to the logistics flow, and for waste to be recovered, where materials are weighed and may be classified, transformed, and separated according to their nature, including hazardous waste.

final disposal: synonym for elimination; the final stage in the waste-management process, which consists of ensuring its processing or disposal in a sanitary and environmentally safe manner, in compliance with the regulations in force.

DGR: Resource Management Division DSG: General Services Directorate of the Business Services and Resources Management Office. waste packaging: packaging material used to collect waste and subsequently transport and dispose of it.

labeling: mandatory information included on any label, tag, mark, image, or other descriptive or graphic material written, printed, stenciled, marked, embossed, or engraved, or affixed to waste packaging, for the purpose of identifying the waste for classification, preventing its risks (hazardous waste), or promoting its recovery.

source: product, service, process, or specific activity that emits/generates waste after products are consumed and used.

GE: Electricity Management Office.

waste generators: ICE project, process, or department that generates waste while providing a service, carrying out a production process, or conducting an operational activity at the Institution. comprehensive waste management (GIR): coordinated and interrelated set of regulatory, operational, financial, administrative, educational, planning, monitoring, and evaluation actions for managing waste from its generation through final disposal.

institutional environmental manager: individual or legal entity that performs professional work in environmental management, preparing Institutional Environmental Management Programs and their assessment instruments, as well as reviewing, approving, controlling, and following up on them.

authorized waste managers (GAR): individual or legal entity, public, private, or mixed-economy, engaged in the total or partial comprehensive management of waste. This management includes collection, transportation, accumulation, recovery, disassembly, export, import, treatment, and final disposal.

GFSE : Finance and Business Services Management Office.

ICE: Costa Rican Institute of Electricity.

waste management hierarchy: order of preference for management, which considers waste prevention as the first alternative, followed by reuse, recycling of the waste or one or more of its components, and elimination (final disposal) as the last alternative.

waste management: set of operational and administrative measures for complying with the requirements of national legislation on waste management. It includes the operations of separation, classification, collection, storage, transportation, treatment, and disposal of waste.

institutional environmental management program (PGAI): planning instrument based on the principles of an Environmental Management System, prepared from a diagnosis of the institution’s environmental aspects, such as energy efficiency, waste, and climate change. It also establishes measures to prevent, mitigate, compensate for, or restore environmental impacts within the applicable time frames.

MET: Machinery, Equipment, and Workshops.

MIGO: SAP-ERP transaction for the return or requisition of materials (Material Inward / Outward Goods Order).

MINAE: Ministry of Environment and Energy.

N1GSA: Level 1 Socio-Environmental Management of the DSG of the GSRE.

recycling: transformation of waste through various recovery processes that restore its economic and energy value, thereby avoiding final disposal, provided that this restoration entails savings in energy and raw materials without harm to health or the environment. Institutional Chemical Management Office (RQI): work area belonging to the Socio-Environmental Management Process, responsible for technical advice on services related to the importation, storage, transportation, manufacture, processing, preparation, sale, distribution, exportation, repackaging, and supply of chemical products; management, treatment, and disposal of waste from such products; handling of those products; and procedures related to these functions, both in public institutions and in companies for which it serves as the chemical manager, as contractually established.

The Chemical Manager’s responsibility is personal and non-delegable.

waste: solid, semi-solid, liquid, or gaseous material that its generator or holder must or needs to discard and that may or must be responsibly recovered or treated, or otherwise managed through disposal systems. special-management waste: waste that, because of its composition, transportation needs, storage conditions, forms of use, or recovery value, or a combination of these, entails significant risks to health and systematic degradation of ecosystem quality, and therefore must be removed from the ordinary waste stream.

ordinary waste: household-type waste generated in homes and any other source, with compositions similar to household waste. Special-management and hazardous waste are excluded.

hazardous waste: waste that, because of its chemical reactivity and toxic, explosive, corrosive, radioactive, biological, bioinfectious, flammable, ecotoxic, or environmentally persistent characteristics, or because of its exposure time, may cause harm to health or the environment. Hazardous waste also includes waste designated as such by the Ministry of Health, in coordination with the Ministry of Environment and Energy, as well as containers, packaging, and packing materials that have been in contact with it. Containers, packaging, and packing materials that have undergone prior decontamination treatment under this regulation are excluded.

recoverable non-hazardous waste: classes of waste that do not present hazardous characteristics, but originate from non-domestic sources and can be recovered for production processes and the protection of health and the environment.

non-recoverable waste: material, object, substance, or element with no direct economic value (remuneration), although its recycling, treatment, and final disposal may entail a cost for the generator.

recoverable waste: waste that, because of its physical or chemical characteristics, can be recovered from ordinary or hazardous waste streams and, given the prevailing technological conditions in the country, can provide value in production or artisanal processes.

RESPEL: Hazardous waste extended producer responsibility: responsibility of the producer and supplier for a product throughout its life cycle, including the post-industrial and post-consumer phases.

reuse: use an object or product again, either for its original function or for a different purpose, before eliminating it.

SAP-ERP: Systems Applications and Products in Data Processing. This type of information system is called ERP software (Enterprise Resource Planning).

separation: procedure by which waste is kept from being mixed at the generating source, to facilitate recovery of recoverable materials and prevent their final disposal.

SETRAN: Transport Service.

Institutional Information System (SII): ICE digital information platform used by GIR to record and ensure traceability of waste.

transportation: set of actions carried out to move waste from its place of origin to its final-disposal site. Intermediate waste-management processes are also included. In some cases, special conditions are required depending on the type of waste, including containment, securing, and confinement.

treatment: method, technique, or process for changing physical, chemical, or biological characteristics so that the result is recoverable, non-hazardous, or less hazardous waste for safe storage, transportation, or final disposal.

traceability: ability to follow the history, application, or location of an object.

(INTE ISO 9000-2015). For purposes of this procedure, this means the history of the stages and destination of waste. It consists of all actions to locate and determine the disposition of waste through controls, a Waste Management Plan, a Transport Manifest, an Emergency Sheet for Land Transportation, and destruction certificates, ensuring proper management and preventing improper practices and harm to the environment.

recovery: set of associated actions aimed at recovering the value of waste for production processes through material recovery or energy use, for the protection of health and rational use of resources.

6 DOCUMENT CONTENT 6.1. General Provisions A. Waste generation and initial classification.

1. Promote and include extended producer/supplier responsibility in public procurement processes, with a view to requiring producers/suppliers to ensure collection of priority waste when generated, without making that collection conditional on the sale of a new product. The AC must coordinate with the supplier how to carry out that commitment.

2. The generator carries out the operational actions needed to ensure comprehensive waste management, prioritizing prevention and minimization by identifying the activities that generate waste, reducing waste in processes, and optimizing or replacing inputs. In addition, the generator implements separation, recovery, and reuse of usable materials within its unit or in coordination with other departments, ensuring that these actions are carried out continuously and in accordance with current institutional guidelines.

3. Actions taken by generators to prevent or reduce waste generation must be reported by the liaison or waste environmental manager appointed by each Management Office to N1GSA of the DSG, so that they can be reported in the Institutional Environmental Management Program.

4. Waste generated by decommissioning, modernization, maintenance, among other activities, must be assessed to determine whether it can be reused or used again in other activities, in order to extend its useful life. For waste determined to be repairable or recoverable for reintegration into the logistics flow of its area of operation, the MIGO transaction in SAP-ERP must be used to record it in inventory.

5. Every waste generator carries out the asset-discharge procedure in accordance with current institutional regulations.

6. From the moment waste is generated at the source, it must undergo preliminary classification and/or initial identification. This consists of separating it by waste type according to the institutional waste list, ensuring appropriate packaging, identification of the type of waste, determination of its hazardousness, and assessment of its recovery potential. If advice is needed or the waste is not on the institutional list, a request for identification must be submitted to N1GSA of the DSG.

7. All materials, equipment, assets, machinery, tools, among others, and any materials generally owned by ICE that become waste as a result of dismantling, replacement, exhaustion of useful life, obsolescence, a maintenance plan, among other causes, and that arise from services forming part of ICE’s ordinary activity, as classified as waste by the person responsible for them, must be comprehensively managed by N1GSA of the DSG as provided in this procedure.

8. Through the person appointed by each Management Office as liaison or environmental manager, project and communicate to N1GSA of the DSG the approximate quantity of waste expected to be generated by planned projects and/or divestments, so that PGSA can plan, prepare the logistics, and arrange the resources required to carry out that management.

9. Credit balances in ICE’s favor generated as consideration for recoverable waste through administration of agreements by the Socio-Environmental Management Process are exclusively for acquiring goods and/or services related to GIR at the institutional level and its sustainability.

B. Temporary storage and conditions for hazardous waste.

1. The Comprehensive Waste Management Area of N1GSA of the DSG, together with the Environmental Management areas of each ICE Management Office, Division, Directorate, and Process to which it belongs, defines or validates the temporary storage site for the waste they generate. All of the foregoing is subject to the regulations in force governing the requirements and characteristics these spaces must meet.

2. During temporary storage, materials classified as hazardous waste under the regulations in force, in accordance with the United Nations classification and/or the Globally Harmonized System (GHS) classification, must be stored at sites holding an Operating Health Permit issued by the Ministry of Health.

3. Hazardous waste in liquid form may be temporarily stored at regional CTM and by the generators themselves, in either case provided that they have suitable facilities. The minimum containment capacity must be the volume of the most representative hazardous-waste container stored at their facilities, plus an additional 10%; that is, there must be an impermeable secondary containment system capable of holding up to 110% of the total volume in the event of a spill, at a minimum distance of 20 meters from bodies of water, in airtight and durable containers, as established by the Code of Good Environmental Practices.

4. Containers holding liquid waste that leak or spill at the source must be repaired and/or corrected as soon as possible. If this occurs during transportation, spill-containment equipment must be used until the waste is delivered to and controlled at authorized sites.

C. Management, transportation, and traceability of hazardous waste.

1. Waste classified as hazardous must be managed through N1GSA of the DSG, under the legal framework of strategic partnerships between public entities and/or public-private entities, or any other permitted contractual arrangement for comprehensive waste management, in order to ensure proper traceability through a GAR. Its sale and/or donation is therefore strictly prohibited.

2. On the day waste is delivered, the generator checks that the Authorized Waste Manager’s transportation complies fully with all regulations in force governing land transportation, so as to minimize or eliminate the possibility of materials falling or being lost during transit and to ensure safe transportation of the load from the collection point to the final-disposal site declared by the Authorized Waste Manager. If this condition is not met, the generator must not deliver the waste and must document the non-compliance with photographs and/or videos, sending this information and a description of the non-compliance as soon as possible to [email protected], with the subject line indicating the request number for the management carried out through the Institutional Information System.

3. The generator records in the Institutional Information System the actual quantities of waste delivered to the Authorized Waste Manager, using the dispatch guide as the basis, to ensure traceability and the actual quantity in kilograms for each request managed.

4. The generator transports all waste not classified as hazardous to the nearest CRRV, provided that specialized equipment is not required for the transport.

D. Measurement, control, and logistical matters.

1. A waste generator with scales or weighing equipment must demonstrate that it functions properly through verification or calibration and keep the records and/or calibration certificates issued annually.

2. The waste generator at the ICE Process, Directorate, Division, and/or Management Office level verifies that the Authorized Waste Manager has affixed seals to containers being sent directly to a Port or another final manager, in order to ensure traceability in management.

6.2. Process Description 6.2.1. Waste classification and registration 6.2.1.1 The waste generator classifies materials that, in its judgment, are no longer functionally useful for carrying out its administrative and operational processes and are therefore declared waste, following the waste hierarchy established in Ley 8839, internal regulations, and this procedure.

6.2.1.2 The waste generator determines the route for managing the waste according to its source.

6.2.1.3 If the waste is recoverable waste from the electricity network, it is managed through the GE CTM.

6.2.1.4 Waste recovered from the electricity network is recorded in the institutional inventory system for subsequent use.

6.2.1.5 If the waste is not hazardous, or if the waste generator can transport it or request institutional transportation service to the Recovery Centers for Recoverable Waste (CRRV), the generator prepares a dispatch guide before delivery.

6.2.1.6 If the waste is hazardous, or if the generator lacks the space or means to store it or transport it to a CRRV, the generator coordinates with the relevant CRRV to manage it through the GIR area of N1GSA by submitting a request in the Institutional Information System.

6.2.1.7 If the waste comes from a large-scale project and has the approval of the General Services Directorate, it may be managed through other means or legal arrangements as an exceptional measure with the authorized department.

6.2.2. Waste weighing and storage 6.2.2.1 The waste generator weighs the waste if it has the equipment required for the material’s volume or weight. If physical, environmental, or material conditions do not allow this, the generator coordinates weighing with the CRRV, CTM, or Authorized Waste Manager and informs GIR of Level 1 Socio-Environmental Management of the final weight of the waste listed on the dispatch guide.

6.2.2.2 The CRRV temporarily stores the waste and submits a management request to the Comprehensive Waste Management Area through the Institutional Information System.

6.2.2.3 The waste generator temporarily stores the waste and transports it to the nearest CRRV for subsequent management and/or final disposal by submitting a request to the Comprehensive Waste Management Area through the Institutional Information System.

6.2.3. Recovery and final management 6.2.3.1 The Comprehensive Waste Management Area of N1GSA receives, analyzes, and determines the method for managing waste, taking into account agreement balances, quantities of material to be disposed of, the time required to collect the material, the economic benefit to the institution, opportunity cost, storage costs, among other factors, according to whichever method is most appropriate to serve the public interest.

If the method is:

6.2.3.2 Auction method 6.2.3.2.1 The GIR area defines the lots and/or batches, quantities, and types of waste to be auctioned and sends process information to the person in charge of warehouses.

6.2.3.2.2 N1GSA coordinates with the Appraisals Process to request appraisals for the defined lots and/or batches of all waste to be included in the relevant tendering process.

6.2.3.2.3 The Appraisals Process of the Legal Division prepares the corresponding report and, once complete, informs N1GSA so it can be used as the base price for the process to be published.

6.2.3.2.4 The Comprehensive Waste Management Area of N1GSA of the DSG sends the technical specifications for the waste to be included in the tendering process, together with the corresponding appraisal report, to the DSG’s Goods and Services Procurement Officer for review and subsequent approval that everything complies. Once approved, the Goods and Services Procurement Officer sends it to the Procurement Directorate.

6.2.3.2.5 Generators that obtained effective bids for awarded waste lots and/or batches in their custody coordinate with the awardees, once authorized by the assigned AC, to deliver the waste lot and record that delivery using the dispatch-guide form (see Anexo 1) and the auction settlement records (see Anexo 2). They must send these documents digitally to the assigned AC’s email address, copying [email protected], and indicating the tender process number in the subject line, for proper recording and filing in the digital file for the relevant tender process.

6.2.3.3 Agreement method 6.2.3.3.1 The Comprehensive Waste Management Area of N1GSA of the DSG analyzes the cost, type, and management of the waste to assign an Authorized Waste Manager.

6.2.3.3.2 Personnel in the Comprehensive Waste Management Area approve or return the generator’s request within a maximum of one business day, counted from the day after the cutoff date for submitted requests.

6.2.3.3.2.1 If the request is returned, the generator is notified through the system.

6.2.3.3.2.2 If the request is approved, an Authorized Waste Manager is assigned.

6.2.3.3.2.3 For hazardous waste, the Authorized Manager collects it on site after the waste generator completes the required processing on the information platforms designated by the competent national authority, in order to obtain the legally required documents, such as the “emergency sheet for land transportation” and other documents. The Generator must ensure that vehicles transporting these types of waste comply with the legislation in force (Anexo 3. labeling for land transportation units carrying hazardous materials and the RESPEL and Conventional Waste Transportation Checklist).

6.2.3.3.2.4 The waste generator coordinates the collection date and logistics with the Authorized Waste Manager and informs the Comprehensive Waste Management Area of the exact collection date for each request, explaining, if necessary, why it exceeds the maximum period established by the agreement.

6.2.3.3.2.5 Once the collection date is set, the generator checks that the Authorized Waste Manager meets the requirements for entry to the facilities, such as vehicle license plate numbers, full names, identification numbers of personnel entering the facilities, occupational risk insurance, and employer registration.

6.2.3.3.2.6 The generator prepares the dispatch form (guía de despacho) (Annex 1) and delivers the waste to the corresponding Authorized Manager. On the collection day, the person responsible for the waste delivers it at the agreed time and on the agreed day, separated, classified, labeled, properly packaged, and weighed if the required equipment is available based on the material’s volume or weight. When physical, environmental, or material conditions do not allow the actual waste weight to be obtained, if it is managed directly by the GAR, the generator requests the actual weight through one of several options: a photograph or scan of the weighing ticket from CONAVI weigh stations along the route; panoramic photographs and/or videos of the waste being weighed on the GAR’s calibrated scale, showing the waste and the scale display (these videos and/or photographs must be no larger than 5 MB; videos must be in horizontal MP4 format, and photographs must be in horizontal and/or vertical JPG or PNG format); and/or inspections by the generator at the GAR to verify the waste weight.

The generator also coordinates with the site’s institutional security so that the manager’s personnel and machinery can enter to collect the waste. If the institutional waste generator is absent on the collection day, they inform the authorized waste manager of the person acting in their place. The original dispatch form, signed by both parties, is kept on file for the management process, and a copy is given to the authorized waste manager’s transporter.

6.2.3.3.2.7 The generator records the dispatch form in the Institutional Information System, indicating the actual quantities of waste delivered to the manager, no later than five business days after the waste is effectively delivered. The generator also records all information supporting the management carried out, including dispatch forms, the hazardous waste identification sheet (Annex 4), the hazardous waste transport manifest (Annex 5), forklift usage-hour tickets (Annex 6), where applicable, among other documents.

6.2.3.3.2.8 The Authorized Waste Manager receives the dispatch form, collects and disposes of the waste, and subsequently prepares and sends a traceability certificate (taking into account the final manager of each type of waste) to the Integrated Waste Management area of N1GSA.

6.2.3.3.2.9 The GIR area of N1GSA receives the traceability certificate, prepares and forwards reports to the waste generators. In general, those reports will contain the financial balance and the quantity and types of waste in kilograms, so that they can support decision-making, identify opportunities for improvement, establish management targets, and serve other institutional purposes.

6.2.4. Inspection, Control, and Monitoring 6.2.4.1 The Integrated Waste Management area of N1GSA coordinates and communicates the visit schedule for evaluations with the generators, CRRV, CTM, and/or GAR at least one calendar month in advance. Evaluations are conducted using a checklist in accordance with current national regulations, decree 41052-S, and related regulations.

6.2.4.2 Personnel from the Integrated Waste Management area make random visits to a sample of generators, CRRV, CTM, and/or GAR, in accordance with the previously communicated schedule.

6.2.4.3 Personnel from the Integrated Waste Management area prepare an evaluation report indicating findings, recommendations, and conclusions, which are binding in nature. The report must be sent to the coordinator or subordinate officer and/or the GAR’s legal representative no later than one business month after the visit.

6.2.4.4 The Coordinator or Subordinate Officer submits, requests, and coordinates with their superiors all resources they consider necessary to correct the findings in the report referred to in the preceding section. Likewise, the Coordinator or Subordinate Officer and/or the GAR’s legal representative must prepare an improvement action plan to help correct or eliminate situations that do not comply with current regulations, within a reasonable period of two calendar months from delivery of the report, so that compliance can be verified at the next Inspection, Control, and Monitoring evaluation.

6.2.4.5 Personnel from the Integrated Waste Management area follow up on the improvement action plan communicated by the interested parties, within the time limits established in this procedure.

7 REVIEW AND UPDATE Level 1 of Socioenvironmental Management shall coordinate the review and update of this document annually and propose any modifications it considers appropriate.

8 REPEAL Not applicable.

9 EFFECTIVE DATE This document takes effect upon its publication in the official gazette, La Gaceta.

10 REFERENCE DOCUMENTS Cooperation Agreement between the Instituto Costarricense de Electricidad and GEEP- Costa Rica-SRL for the Integrated Management of ordinary, special, recoverable, non-recoverable, and hazardous waste generated by the construction process.

Cooperation Agreement between the Instituto Costarricense de Electricidad and FORTECH S.A., HC Recycle, Valu Shred Costa Rica VSCR SA for the Integrated Management of ordinary, special, recoverable, non-recoverable, and hazardous waste.

Procedure for Recoverable Waste Recovery Centers.

Instructions on the Security Control System for the Storage and Distribution of Goods and CRRV.

11 RECORDS CONTROL Not applicable.

12 CHANGE CONTROL Not applicable.

Article Information Sheet 1

Reglamento 0 Procedimiento gestión integral de residuos Ir a la última versión Versión de la Norma: 1 de 1 INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD B. PROCEDIMIENTO GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS 0 INTRODUCCIÓN Este procedimiento presenta una descripción de las responsabilidades que establece la normativa vigente respecto a la Gestión Integral de Residuos, con el fin de normar y estandarizar la manera en que se deben hacer las gestiones para cada tipo de residuos en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), fundamentados en la jerarquización de los residuos evitando la generación desde la fuente, promoviendo la reducción en el origen, reutilizando y/o recuperando los residuos en la cadena de producción u otros procesos y realizando un pretratamiento, cuando sea posible, de los residuos antes de su gestión y/o disposición final.

1 PROPÓSITO Este procedimiento busca orientar, regular, controlar, estandarizar la implementación y dar una adecuada trazabilidad y gestión, a la forma como las diferentes áreas involucradas en la Gestión Integral de Residuos llevan a cabo esta labor dentro del ICE (Gerencias, Direcciones, Divisiones y Procesos del ICE a nivel nacional), de manera que se facilite el cumplimiento de lo establecido en la normativa vigente y la implementación de buenas y correctas prácticas de gestión.

2 ALCANCE Este procedimiento es de acatamiento obligatorio para todas las dependencias del ICE (Gerencias, Direcciones, Divisiones y Procesos del ICE a nivel nacional), que generen cualquiera de todos los tipos de residuos señalados y clasificados en la normativa vigente.

3 DOCUMENTOS APLICABLES CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Ley 276 Ley de Aguas.

Ley 5395 Ley General de Salud.

Ley 6227 Ley General de Administración Pública.

Ley 7554 Ley Orgánica del Ambiente.

Ley 8412 Ley Orgánica del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines y Ley Orgánica del Colegio de Químicos de Costa Rica y sus Reglamentos.

Ley N°8660 Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.

Ley 8839 Ley para la Gestión Integral de Residuos.

Ley 10031 Reforma Ley para la Gestión Integral de Residuos.

Ley N°9078 Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial DE-24715-MOPT- MEIC-S Reglamento para el Transporte Terrestre de Productos Peligrosos.

DE-27000-MINAE Reglamento sobre las Características y listado de los Desechos Peligrosos Industriales.

DE-27001-MINAE Reglamento para el Manejo de los Desechos Peligrosos Industriales.

DE-27008-MEIC- MOPT Reglamento técnico: RTCR 305:1998 Transporte terrestre de productos peligrosos. Señalización de las unidades de transporte terrestre de materiales y productos químicos peligrosos.

DE-31363-MOPT Reglamento de Circulación por Carretera con Base en el Peso y las Dimensiones de los Vehículos de Carga.

DE-32079-MINAE Manual de Instrumentos Técnicos para el Proceso de Evaluación de Impacto Ambiental (Manual de EIA) - Parte I.

DE-33745-S Reglamento sobre Llantas de Desecho.

DE-35933-S Reglamento para la Gestión Integral de los Residuos Electrónicos.

N° DM-CB-8016- 2016 Guía Técnica para la Gestión Integral de los Residuos Electrónicos y Eléctricos DE-36093-S Reglamento sobre el Manejo de Residuos Sólidos Ordinarios.

DE-36499-S- MINAET Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público DE-37567-S- MINAET-H Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos.

DE-38272-S Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial.

N°40705 - S Reglamento Técnico RTCR 478:2015 Productos Químicos. Productos Químicos Peligrosos, Registro, Importación y Control.

DE-40933-MEIC- MIDEPLAN Reglamento para el desarrollo, fomento y gestión de las alianzas público- privadas para el desarrollo en el sector público.

DE-41052-S Reglamento de Centros de Recuperación de Residuos Valorizables.

DE-41525-S Reglamento para el trámite digital de registros y autorizaciones del Ministerio de Salud en la gestión de residuos en la plataforma SINIGIR.

DE-41526 - MINAE-H Reforma al Reglamento General para la Gestión Integral de Residuos.

DE-41527-S- MINAE Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos.

DE-43209-S- MINAE Reforma Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica.

DE-43432-S Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, permisos de habilitación y autorización para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud.

DE- 43450-S- MINAE-H Reforma al Reglamento general a la ley para la gestión integral de residuos.

DE-43808-H Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

DE 44421-S Reglamento de parques ambientales para la separación, tratamiento, aprovechamiento y disposición final de residuos sólidos.

DE-44843-S Reglamento para la gestión de los residuos de la construcción y de la demolición de obras.

16.00.002.2022 Reglamento Interno de Contratación Pública.

4 RESPONSABILIDADES 4.1. Gerencia General 4.1.1 Girar instrucciones para que las gerencias acaten las directrices relacionadas con el articulado del presente procedimiento.

4.2. Gerencias y sus áreas adscritas 4.2.1 Acatar las instrucciones que gire la Gerencia General de conformidad con el presente procedimiento y comunicar a todo el personal de sus Divisiones o Direcciones el cumplimiento de las directrices que emane dicho procedimiento.

4.2.2 Cumplir las directrices emitidas en materia de gestión integral de residuos.

4.2.3 Aprobar y asegurar los recursos mínimos necesarios, para el cumplimiento de este procedimiento.

4.2.4 Designar un enlace o gestor ambiental en representación de cada Gerencia.

4.3. Gerencia de Finanzas y Servicios Empresariales, GFSE.

4.3.1 Promover la gestión integral de todos los residuos generados por el ICE, de forma tal que se cumpla con la normativa vigente.

4.3.2 Someter este procedimiento para la aprobación final y sus futuras actualizaciones 4.4. División Gestión de Recursos (DGR), GFSE 4.4.1 Validar y elevar a la Gerencia de Finanzas y Servicios Empresariales la aprobación final del presente procedimiento y sus futuras actualizaciones 4.5. Dirección Servicios Generales, DSG.

4.5.1 Elevar a la División Recursos el presente procedimiento y cualquier modificación que se le realice, con el fin de actualizar la normativa.

4.5.2 Aprobar las alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas para gestionar integralmente los residuos institucionales, según el monto de aprobación que le corresponda.

4.5.3 Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades, acciones y proyectos propuestos por el Nivel 1 Gestión Socioambiental 4.5.4 Dar seguimiento al cumplimiento del presente documento conforme a su ámbito de acción 4.6. Dirección Logística, DL.

4.6.1 Dar seguimiento al cumplimiento del presente documento conforme a su ámbito de acción.

4.6.2 Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades en los Centros de Recuperación de Residuos Valorizables.

4.7. Nivel 1 Gestión Socioambiental, DSG.

4.7.1 Establecer las normas que permitan una planificación oportuna para el manejo y disposición de todos los residuos que se generan en la institución.

4.7.2 Velar por que los funcionarios involucrados en esta actividad conozcan y cumplan lo que se estipula en este Procedimiento, las directrices y los documentos aplicables.

4.7.3 Mantener informada a la Dirección Servicios Generales (DSG) sobre los resultados de la gestión integral de residuos.

4.7.4 Gestionar ante la DSG los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas que la Institución defina con respecto a la GIR (gestión integral de residuos).

4.7.5 Recomendar a la DSG, las alianzas estratégicas entre entes públicos y/o públicoprivadas para la gestión de los residuos del ICE.

4.7.6 Gestionar las propuestas de campañas de sensibilización al personal, para mejorar la gestión de residuos en el ICE.

4.8. Rol: Área Gestión Integral de Residuos, N1GSA 4.8.1 Asesorar y recomendar al N1GSA de la DSG en temas relacionados a GIR.

4.8.2 Gestionar los residuos a través de las diferentes herramientas y/o instrumentos legales permitidos por la normativa vigente.

4.8.3 Planificar aquellas actividades que conlleven al logro de una gestión integral de residuos según los requerimientos y proyecciones de los generadores de residuos del ICE.

4.8.4 Proponer normativa propia para la GIR.

4.8.5 Proponer y elevar al N1GSA de la DSG, las alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas que contribuya a la GIR.

4.8.6 Administrar las alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas.

4.8.7 Dar trazabilidad a la documentación generada durante la gestión integral de residuos, mediante el Sistema Informático Institucional (SII) definido para tal fin.

4.8.8 Verificar y dar trazabilidad a los Gestores Autorizados de Residuos y generadores institucionales para garantizar el cumplimiento de la normativa nacional vigente en materia de GIR.

4.8.9 Administrar los recursos de convenios en beneficio y directamente relacionado al cumplimiento de la Gestión Integral de Residuos que realizan las diferentes dependencias de la Institución.

4.8.10 Asesorar a las partes que intervienen en el proceso de GIR en cuanto a almacenamiento temporal, formas y tipos de embalaje, rotulación, gestión y/o disposición final de los residuos, entre otros.

4.8.11 Utilizar el estudio de valores unitarios (precios oficiales) aportado por el Proceso de Avalúos de la División Jurídica y/o la metodología dinámica y avalada por las áreas competentes dentro del ICE, como precios base o techo de referencia que se aplicarían en las alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas que el ICE defina.

4.8.12 Solicitar al N1GSA de la DSG, campañas de sensibilización al personal Institucional por medio de comunicados masivos, capacitaciones, entre otros, para aprovechar mejor los materiales y minimizar las cantidades de residuos generados.

4.8.13 Comunicar los resultados obtenidos sobre la GIR al N1GSA de la DSG.

4.9. Rol: Centros de Recuperación de Residuos Valorizables 4.9.1 Velar que todos los equipos para pesaje internos o con terceros que se utilizan en la gestión de los CRRV, se encuentren debidamente calibrados y las certificaciones respectivas vigentes.

4.9.2 Almacenar y custodiar los residuos que reciba, clasificarlos, separarlos de acuerdo con su naturaleza, pesarlos y dar una ubicación adecuada y registro en el sistema SAP-ERP hasta su gestión final.

4.10. Rol: Regencia Química Institucional del N1GSA.

4.10.1 Asesorar a las dependencias ICE, sobre el cumplimiento de toda la normativa, políticas y buenas prácticas para la clasificación, etiquetado, manejo de residuos peligrosos y de manejo especial, así como en el transporte terrestre que presenten riesgos significativos a la salud y al ambiente.

4.10.2 Elaborar fichas de emergencia para el transporte terrestre de residuos peligrosos.

4.10.3 Asesorar a las áreas del ICE interesadas en el transporte terrestre de residuos peligrosos, para la obtención del Permiso de Pesos y Dimensiones sobre Materiales Peligrosos1.

4.10.4 Revisar y corregir en conjunto con los generadores de residuos, el perfil de los residuos peligrosos elaborado por cada área generadora.

4.11. Generadores de Residuos 4.11.1 Fomentar la reducción y/o reutilización de los residuos generados en sus procesos, que conlleven a la disminución gradual de los mismos.

4.11.2 Garantizar la correcta identificación, clasificación, separación, cuantificación, almacenamiento y transporte de los residuos producidos en sus dependencias.

4.11.3 Garantizar la entrega de información que sea veraz, completa y trazable requerida para la Gestión Integral de los Residuos, mediante los sistemas y documentos oficiales dispuestos por el N1GSA.

4.12. Sostenibilidad, Dirección Planificación y Sostenibilidad, GE 4.12.1 Gestionar en caso de ser necesario y con el visto bueno de la Dirección Servicios Generales, convenios de residuos valorizables y no valorizables, como medida excepcional en el marco de proyectos de gran envergadura 4.12.2 Gestionar aquellos residuos institucionales que, debido a sus características especiales de manipulación, traslado y disposición final, el N1GSA de la DSG así lo requiera.

4.12.3 Garantizar la trazabilidad de la información generada por la administración de los convenios e informar de su gestión al N1GSA de la DSG de forma trimestral.

4.13. Proceso de Avalúos, División Jurídica.

4.13.1 Realizar los estudios de actualización de valores unitarios para los residuos, con el fin de realizar la disposición final y oportuna de éstos al amparo de la legislación vigente.

4.13.2 Establecer el valor unitario base o techo para los residuos que se gestionan por medio de alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas, entre otros.

5 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS administrador de contrato (AC): entiéndase como la persona funcionaria del ICE, que representa a éste en el proceso de contratación administrativa correspondiente y asegura los mecanismos para aplicar las disposiciones normativas pertinentes y garantiza el interés del Estado.

almacenamiento temporal de residuos: área que conserva de manera provisional los residuos generados, con el propósito de mantenerlos en condiciones seguras que permita prevenir riesgos sanitarios, proteger la calidad ambiental y la salud pública, hasta la recolección, aprovechamiento, tratamiento, gestión y/o disposición final.

análisis de ciclo de vida: herramienta para evaluar el desempeño ambiental de un sistema o proceso, promover mejoras para un producto o servicio y tomar una decisión enfocada en las diferentes etapas desde la extracción de recursos hasta el fin de su vida útil.

centros de almacenamiento temporal de residuos: espacios especialmente acondicionados para el almacenamiento de los residuos de forma temporal. En estos sitios se puede efectuar actividades como el recibo, pesaje, rotulación, almacenamiento temporal, acondicionamiento (recuperación, selección, clasificación, disposición, embalaje) y despacho a gestores autorizados, para la debida gestión integral.

centros de recuperación de residuos valorizables (CRRV): Sitio permanente de almacenamiento temporal de residuos para su valorización, donde los materiales recuperables son pesados y pueden ser clasificados y separados de acuerdo con su naturaleza.

centros de transferencia de materiales (CTM): Sitio permanente de almacenamiento temporal de materiales para su reparación y reinserción en el flujo logístico y residuos para su valorización, donde los materiales son pesados y pueden ser clasificados, transformados y separados de acuerdo con su naturaleza, incluyendo residuos peligrosos.

disposición final: sinónimo de eliminación, es la última etapa del proceso del manejo de los residuos que consiste en asegurar su procesamiento o disposición de una manera sanitaria y ambientalmente segura, cumpliendo lo establecido por la legislación vigente.

DGR: División Gestión de Recursos DSG: Dirección Servicios Generales de la Gerencia Servicios y Recursos Empresariales. embalaje de residuos: es aquel material de envase que se utiliza en los residuos para su acopio y posterior transporte y disposición.

etiquetado: es la información obligatoria incluida en cualquier marbete, rótulo, marca, imagen u otra materia descriptiva o gráfica que se haya escrito, impreso, estarcido, marcado, marcado en relieve o en huecograbado o adherido al envase del residuo, a fin de identificar el residuo para su clasificación, prevenir sus riesgos (residuos peligrosos), o fomentar su valoración.

fuente: producto, servicio, proceso o actividad puntual que emite/genera residuos después del consumo y uso de productos.

GE: Gerencia de Electricidad.

generadores de residuos: proyecto, proceso o dependencia del ICE que produce residuos al desarrollar su servicio, proceso productivo o actividad operativa en la Institución. gestión integral de residuos (GIR): conjunto articulado e interrelacionado de acciones regulatorias, operativas, financieras, administrativas, educativas, de planificación, monitoreo, evaluación para el manejo de los residuos desde su generación, hasta su disposición final.

gestor ambiental institucional: persona física o jurídica que desempeña una labor profesional en el campo de la gestión ambiental, para la elaboración de los Programas de Gestión Ambiental de las Instituciones y sus instrumentos de evaluación, así como, en su proceso de revisión, aprobación, control y seguimiento.

gestores autorizados de residuos (GAR): Persona física o jurídica, pública, privada o de economía mixta, dedicada a la gestión integral total o parcial de los residuos. Dentro de esta gestión se encuentran las etapas de recolección, transporte, acopio, valorización, desensamblaje, exportación, importación, tratamiento y disposición final.

GFSE : Gerencia de Finanzas y Servicios Empresariales.

ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.

jerarquía en el manejo de residuos: orden de preferencia de manejo, que considera como primera alternativa la prevención en la generación de residuos, luego la reutilización, el reciclaje de estos o de uno o más de sus componentes, dejando como última alternativa su eliminación (disposicon final).

manejo de residuos: conjunto de medidas operativas y administrativas para cumplir los mandatos de la legislación nacional en la gestión de los residuos. Incluye las operaciones de separación, clasificación, recolección, almacenamiento, transporte, tratamiento y disposición de los residuos.

programa de gestión ambiental institucional (PGAI): instrumento de planificación basado en los principios de un Sistema de Gestión Ambiental, formulado a partir de un diagnóstico de los aspectos ambientales de la institución como eficiencia energética, residuos y cambio climático, además se establecen medidas para prevenir, mitigar, compensar o restaurar los impactos ambientales en los plazos que correspondan.

MET: Maquinaria, Equipos y Talleres.

MIGO: Transacción a nivel del SAP-ERP para devolución o requisición de materiales (Material Inward / Outward Goods Order).

MINAE: Ministerio del Ambiente y Energía.

N1GSA: Nivel 1 Gestión Socioambiental de la DSG de la GSRE.

reciclaje: transformación de los residuos por medio de distintos procesos de valorización que permiten restituir su valor económico y energético, evitando así su disposición final, siempre y cuando esta restitución implique un ahorro de energía y materias primas sin perjuicio para la salud y el ambiente. regencia Química Institucional (RQI): Área de trabajo perteneciente al Proceso de Gestión Socioambiental, y es la responsable de la asesoría técnica en todo lo que se refiere a los servicios de importación, almacenamiento, transporte, fabricación, procesamiento, preparación, venta, distribución, exportación, reenvasado y suministro de productos químicos; manejo, tratamiento y disposición de desechos de tales productos; manipulación de los mismos, así como de los trámites relacionados con tales funciones, tanto en instituciones públicas como en empresas de la cual se es regente, conforme se establezca contractualmente.

La responsabilidad del Regente es personal e indelegable.

residuo: material sólido, semisólido, líquido o gas, cuyo generador o poseedor debe o requiere deshacerse de él, y que puede o debe ser valorizado o tratado responsablemente, o en su defecto ser manejado por sistemas de disposición final. residuo de manejo especial: aquellos que, por su composición, necesidades de transporte, condiciones de almacenaje, formas de uso o valor de recuperación, o por una combinación de estos, implican riesgos significativos a la salud y degradación sistemática de la calidad del ecosistema, por lo que requieren salir de la corriente normal de residuos ordinarios.

residuo ordinario: residuos de carácter doméstico generados en viviendas y en cualquier otra fuente, que presentan composiciones similares a los de las viviendas. Se excluyen los residuos de manejo especial o peligroso.

residuo peligroso: aquellos que, por su reactividad química y sus características tóxicas, explosivas, corrosivas, radioactivas, biológicas, bioinfecciosas e inflamables, ecotóxicas o de persistencia ambiental, o que, por su tiempo de exposición, puedan causar daños a la salud o el ambiente. Asimismo, se consideran residuos peligrosos aquellos que el Ministerio de Salud, en coordinación con el Ministerio de Ambiente y Energía, defina como tales, así como los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Se excluirán los envases, empaques y embalajes que hayan recibido previo tratamiento para su descontaminación según la reglamentación presente.

residuos no peligrosos valorizables: Son aquellas clases de residuos que no presentan características de peligrosidad, sin embargo, provienen de fuentes que no son domésticas y que son recuperables para los procesos productivos, la protección de la salud y el ambiente.

residuo no valorizable: material, objeto, sustancia o elemento que no posee valoración (remuneración) económica directa, no obstante, puede conllevar un costo para el generador por su reciclaje, tratamiento y disposición final.

residuo valorizable: Son aquellos que por sus características físicas o químicas pueden ser recuperados de las corrientes de residuos ordinarios o peligrosos, y que, dadas las condiciones de tecnología imperantes en el país, pueden aportar valor en procesos productivos o artesanales.

RESPEL: Residuos peligrosos responsabilidad extendida del productor: responsabilidad del productor y proveedor sobre el producto, durante todo el ciclo de vida de este, incluyendo las fases posindustrial y post consumo.

reutilizar: volver a usar un objeto o producto, ya sea para la función original o para un propósito diferente, antes de eliminarlo.

SAP-ERP: Systems Applications and Products in Data Processing. A esta clase de sistemas informáticos se los denomina software ERP (Entreprise Resource Planning) que traducido al español significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

separación: procedimiento mediante el cual se evita desde la fuente generadora que se mezclen los residuos, para facilitar el aprovechamiento de materiales valorizables y se evite su disposición final.

SETRAN: Servicio de Transporte.

sistema informático institucional (SII): plataforma informática digital del ICE, utilizada por GIR para el registro y trazabilidad de los residuos.

transporte: conjunto de acciones que se realizan para trasladar los residuos desde el lugar de origen hasta su lugar de disposición final. También se incluyen los procesos intermedios del manejo integral de los residuos. En algunos casos requiere de condiciones especiales según el tipo de residuos, de confinamiento, aseguramiento, contención.

tratamiento: método, técnica o proceso, para cambiar las características físicas, químicas o biológicas de manera que se produzca un residuo aprovechable, no peligroso o menos peligroso para su almacenaje, transporte o disposición final de manera segura.

trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de un objeto.

(INTE ISO 9000-2015). Para efectos de este procedimiento entiéndase como el histórico de las etapas y destino de un residuo. Se compone de todas las acciones para la localización y término de un residuo, mediante controles, Plan de Gestión de Residuos, Manifiesto de Transporte, Ficha de Emergencia para el Transporte Terrestre y certificados de destructibilidad, asegurando la correcta gestión y evitando prácticas incorrectas y afecciones al ambiente.

valorización: conjunto de acciones asociadas cuyo objetivo es recuperar el valor de los residuos, para los procesos productivos mediante la recuperación de materiales o el aprovechamiento energético, para la protección de la salud y el uso racional de los recursos.

6 CONTENIDO DEL DOCUMENTO 6.1. Disposiciones Generales A. Generación y clasificación inicial de residuos.

1. Promover e incluir en los procesos de contratación pública la responsabilidad extendida del productor/proveedor; en aras de considerar que los productores/proveedores garanticen la recolección de los residuos prioritarios cuando se generen, sin que esta recolección se pueda supeditar a la venta de un nuevo producto, con lo cual, el AC debe coordinar, con el proveedor la forma de ejecutar dicho compromiso.

2. El generador ejecuta las acciones operativas necesarias para asegurar la gestión integral de los residuos, priorizando la prevención y minimización mediante la identificación de las actividades que los originan, la reducción en los procesos y la optimización o sustitución de insumos. Además, de implementar la separación, recuperación y reutilización de materiales aprovechables dentro de su unidad o en coordinación con otras dependencias, asegurando que estas acciones se ejecuten de forma continua y conforme a los lineamientos institucionales vigentes.

3. Las acciones ejecutadas por lo generadores para evitar o reducir la generación de residuos deben ser reportadas por parte del enlace o gestor ambiental de residuos nombrado por cada Gerencia al N1GSA de la DSG, con el fin de que sean reportadas en el Programa de Gestión Ambiental Institucional.

4. Los residuos que se generen de desincorporaciones, modernizaciones, mantenimientos, entre otros; deben valorarse con el fin de analizar su reutilización o reúso en otras actividades, a fin de alargar su vida útil. Aquellos residuos que se determine que pueden ser reparados o recuperados para reinsertarlos al flujo logístico de su área de acción, se procede a utilizar la transacción denominada MIGO del SAP-ERP, para el registro en almacén.

5. Todo generador de residuos realiza el trámite de descargo de activos de acuerdo con la normativa institucional vigente.

6. Desde el momento en que se genera un residuo en la fuente, debe realizarse una preclasificación y/o identificación inicial, que consiste en separar por tipo de residuo según lista de residuos institucionales, garantizando el embalaje adecuado, la identificación del tipo de residuo, la determinación de su peligrosidad y la evaluación de su potencial de valorización, si se requiere asesoría o bien el residuo no está en la lista institucional, se debe realizar la solicitud de identificación al N1GSA de la DSG.

7. Todo material, equipo, activo, maquinaria, herramienta, entre otros y cualquier material en general propiedad del ICE, que, por desmantelamiento, sustitución, agotamiento de su vida útil, obsolescencia, plan de mantenimiento, entre otros, que se genere a partir del o los servicios que son parte de la actividad ordinaria del ICE, clasificados por el responsable de estos como residuos, deben ser gestionados integralmente por el N1GSA de la DSG, según lo definido en este procedimiento.

8. Proyectar y comunicar por medio de la persona designada por cada Gerencia como enlace o gestor ambiental, al N1GSA de la DSG, la cantidad aproximada de residuos que se prevean generar producto de proyectos y/o desinversiones planificadas, de manera que el PGSA, pueda planificar, preparar la logística y recursos que se requieran para llevar a cabo dicha gestión.

9. Los saldos a favor del ICE generados por contraprestación de residuos valorizables provenientes de la administración de convenios del proceso Gestion Socioambiental, son única y exclusivamente para la adquisición de bienes y/o servicios relacionados con la GIR a nivel Institucional y su sostenibilidad.

B. Almacenamiento temporal y condiciones para residuos peligrosos.

1. El área Gestión Integral de Residuos del N1GSA de la DSG define o valida en conjunto con las áreas de Gestión Ambiental de cada Gerencia, División, Dirección y Proceso del ICE al que pertenezca, el sitio de almacenamiento temporal para los residuos que generen, todo lo anterior, según la normativa vigente que regula los aspectos y características que deben cumplir estos espacios.

2. En la etapa de almacenamiento temporal y para el caso de los materiales clasificados por la normativa vigente como residuos peligrosos de conformidad a la clasificación de las Naciones Unidas y/o la clasificación del Sistema Globalmente Armonizado (SGA), tienen que ser almacenados en sitios que cuenten con el Permiso Sanitario de Funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud.

3. Los residuos peligrosos, pero, en estado líquido, podrán ser almacenados temporalmente, en los CTM a nivel regional y por los propios generadores, en ambos casos, siempre que cuenten con las instalaciones adecuadas, tomando como límite mínimo de la capacidad de contención, el volumen del residuo peligroso en el recipiente más representativo que tengan almacenado en sus instalaciones, más un 10% adicional; o sea, contando con un sistema impermeable de retención secundaria que contenga hasta un 110% del volumen total en caso de derrame, a una distancia mínima de 20 metros de los cuerpos de agua, en recipientes herméticos y resistentes, según lo establece el Código de buenas prácticas ambientales.

4. Los residuos en estado líquido que sus recipientes presenten fugas o derrames en la fuente deben ser reparadas y/o corregidas lo antes posible y si esta condición se presenta durante el transporte, deberán utilizar el equipo de contención de derrames, hasta ser entregados y controlados en los sitios autorizados.

C. Gestión, transporte y trazabilidad de residuos peligrosos.

1. Los residuos clasificados como peligrosos deberán gestionarse por medio del N1GSA de la DSG, bajo la figura legal de alianzas estratégicas entre entes públicos y/o público-privadas o cualquier otra figura contractual para la gestión integral de residuos permitida, con el fin asegurar la trazabilidad adecuada mediante un GAR, por lo que queda completamente prohibido comercializarlos y/o donarlos.

2. El generador revisa el día de la entrega de los residuos que el transporte del Gestor Autorizado de Residuos, cumplan a cabalidad con toda la normativa vigente que regula el transporte por vías terrestres, de manera que minimice o se elimine la posibilidad de caída o pérdida de materiales durante su traslado, garantizando un transporte seguro de la carga, desde el punto de recolección, hasta el lugar de disposición final declarado por el Gestor Autorizado de Residuos. En caso de no cumplirse esta condición, el generador no deberá entregar el residuo y deberá respaldar con fotografías y/o videos el no cumplimiento, enviando esta información y la descripción del no cumplimiento al correo electrónico [email protected] lo antes posible e indicando en el asunto el número de solicitud de la gestión realizada por medio del Sistema Informático Institucional.

3. El generador registra en el Sistema Informático Institucional las cantidades reales de residuos entregados al Gestor Autorizado de Residuos, tomando como base la guía de despacho, para asegurar la trazabilidad y cantidad real en kilogramos de éstos en cada solicitud gestionada 4. El generador transporta al CRRV más cercano todos los residuos que no sean catalogados como peligrosos, siempre y cuando no se requiera de equipo especializado para este traslado.

D. Medición, control y aspectos logísticos.

1. El generador de residuos que tenga balanzas o equipos de pesaje debe demostrar su adecuado funcionamiento, por medio de una verificación o calibración y custodiar los registros y/o los certificados de calibración realizados anualmente.

2. El generador de residuos a nivel del Proceso, Dirección, División y/o Gerencia del ICE, verifica la colocación de marchamos por parte del Gestor Autorizado de Residuos a los contenedores que se dirijan directamente a Puerto u otro gestor final, a fin de garantizar la trazabilidad en la gestión.

6.2. Descripción del Proceso 6.2.1. Clasificación y registro de residuos 6.2.1.1 El generador de residuos realiza el proceso de clasificación de los materiales, que a su criterio ya no le es funcional administrativa y operativamente para llevar a cabo sus procesos, por lo que es declarado como residuo, siguiendo la jerarquización de los residuos establecida en la ley 8839, normativa interna y este procedimiento.

6.2.1.2 El generador de residuos determina de acuerdo con la fuente de generación del residuo la ruta para gestionarlo.

6.2.1.3 Si este es un residuo recuperable de la red eléctrica, se gestiona por medio de los CTM de la GE.

6.2.1.4 Los residuos recuperados de la red eléctrica son registrados en el sistema de inventarios institucional para su posterior uso.

6.2.1.5 Si el residuo, no corresponde a un residuo peligroso o bien el generador de residuos puede trasladarlo o solicitar el servicio de transporte Institucional hacia los Centros de Recuperación de Residuos Valorizables (CRRV), elabora una guía de despacho previo a su entrega.

6.2.1.6 Si el residuo es peligroso o bien es un residuo que no cuenta con el espacio o los medios para almacenarlos o para trasladarlo a un CRRV, el generador coordina con el CRRV correspondiente, la gestión los mismos mediante el área GIR del N1GSA, por medio de una solicitud en el Sistema Informático Institucional.

6.2.1.7 Si el residuo proviene de proyectos de gran envergadura y cuenta con el visto bueno de la Dirección Servicios Generales, puede gestionarse por otros medios o figuras legales, como medida excepcional con la dependencia autorizada.

6.2.2. Pesaje y almacenamiento de residuos 6.2.2.1 El generador de residuos pesa si cuenta con el equipo requerido por volumen o peso del material, si por el contario las condiciones físicas, ambientales o materiales no se lo permiten, coordina dicho pesaje con el CRRV, CTM o Gestor Autorizado de Residuos y comunica al GIR del Nivel 1 Gestión Socioambiental el pesaje final de los residuos consignados en la guía de despacho.

6.2.2.2 El CRRV almacena de forma temporal los residuos y realizan la solicitud de gestión al área Gestión Integral de Residuos por medio del Sistema Informático Institucional.

6.2.2.3 El generador de residuos almacena de forma temporal los residuos y los traslada al CRRV más cercano para su posterior gestión y/o disposición final por medio de una solicitud al área Gestión Integral de Residuos a través del Sistema Informático Institucional.

6.2.3. Valorización y gestión final 6.2.3.1 El área Gestión Integral de Residuos del N1GSA, recibe, analiza y define el método para la gestión de los residuos, tomando en consideración balances de convenio, cantidades de material a disponer, tiempo requerido para la recolección del material, beneficio económico para la institución, costo de oportunidad, costos de almacenamiento, entre otras, según constituya el medio más apropiado para satisfacer el interés público.

Si el medio es:

6.2.3.2 Método de Remate 6.2.3.2.1 El área GIR define los lotes y/o partidas, cantidades y tipos de residuos a rematar y envía información del proceso al encargado de almacenes.

6.2.3.2.2 El N1GSA coordina con el proceso Avalúos, la solicitud del avalúo por los lotes y/o partidas definidas, de todos los residuos que serán incluidos en el proceso licitatorio de interés.

6.2.3.2.3 El Proceso de Avalúos de la División Jurídica, procede a efectuar el informe correspondiente y una vez completado le informa del mismo al N1GSA, para tomarlo como precio base del proceso a publicar.

6.2.3.2.4 El área Gestión Integral de Residuos del N1GSA de la DSG, envía al Encargado de Adquisiciones Bienes y Servicios de la DSG las especificaciones técnicas de los residuos a incluir en el proceso licitatorio, junto con el informe de avalúo correspondiente, para su análisis y posterior aprobación de que todo cumple. El Encargado de Adquisiciones Bienes y Servicios con su aprobación, envía a la Dirección de Proveeduría.

6.2.3.2.5 Los generadores que lograron obtener ofertas efectivas de los lotes y/o partidas de residuos adjudicados y que custodian, coordinan con los adjudicatarios una vez que el AC asignado lo autorice, para que entreguen el lote de residuos, registren dicha entrega por medio del formulario guía de despacho (Ver anexo 1), de las actas de finiquito de remate (Ver anexo 2); documentos que deben enviar por medio digital al correo electrónico del AC asignado, con copia al [email protected], indicando en el asunto del mismo el número de proceso licitatorio; para su debido registro y archivo en el expediente digital del proceso licitatorio de interés.

6.2.3.3 Método de Convenio 6.2.3.3.1 El área Gestión Integral de Residuos del N1GSA de la DSG analiza el costo, tipo y gestión de residuo para asignar el gestor autorizado de residuo.

6.2.3.3.2 El personal del área Gestión Integral de Residuos aprueba o devuelve la solicitud del generador, en un plazo máximo de un día hábil, contado a partir del día siguiente a la fecha de corte de las solicitudes ingresadas.

6.2.3.3.2.1 Si la solicitud se devuelve, el generador será informado por medio del sistema.

6.2.3.3.2.2 Si la solicitud es aprobada, se asigna el Gestor Autorizado de Residuos.

6.2.3.3.2.3 Para residuos peligrosos, el Gestor Autorizado retira los mismos en sitio, previo trámite en plataformas informáticas que indique la autoridad competente a nivel nacional realizado por el generador del residuo, a fin de contar con los requisitos de ley como la “ficha de emergencia para el transporte terrestre” y otros documentos. El Generador debe asegurar que los vehículos que transportan estos tipos de residuos cumplan con la legislación vigente (Anexo 3. rotulación para las unidades de transporte por vías terrestres de materiales peligrosos y lista Chequeo Transporte RESPEL y Residuos Convencionales).

6.2.3.3.2.4 El generador de residuos coordina fecha y logística de recolección con el Gestor Autorizado de Residuos e informa al área Gestión Integral de Residuos la fecha exacta de recolección por cada solicitud, justificando si fuera necesario si la misma excede el plazo máximo establecido por convenio.

6.2.3.3.2.5 Definida la fecha de recolección el generador revisa que el Gestor Autorizado de Residuos cumpla con los requisitos necesarios para el ingreso a las instalaciones, tales como: número de placa de los vehículos, nombres completos, números de cedula del personal que ingresa a las instalaciones, póliza de riesgos del trabajo y orden patronal.

6.2.3.3.2.6 El generador elabora la guía de despacho (Anexo 1) y entrega los residuos al Gestor Autorizado correspondiente. El día de la recolección, el responsable de los residuos entrega a la hora y día acordado, los residuos separados, clasificados, etiquetados, debidamente embalados y pesados si cuenta con el equipo requerido por volumen o peso del material. Cuando las condiciones físicas, ambientales o materiales no permitan tener el peso real del residuo en caso de ser gestionado directamente por el GAR el generador solicita el peso real mediante varias opciones: fotografía o escáner del tiquete de pesaje en romanas de CONAVI en ruta, a través de fotografías y/o videos panorámicos del pesaje del residuo en la romana calibrada del GAR donde se muestre el residuos y la pantalla de la romana (estos videos y/o fotografías deben de ser de un máximo de 5 MB, en el caso del video debe ser en formato MP4 de forma horizontal, y en el caso de las fotografías los formatos permitidos son JPG y PNG de forma horizontal y/o vertical), y/o realizando inspecciones del generador al GAR para verificar el peso del residuo, además coordina con la seguridad institucional del sitio, para que el personal y maquinaria del gestor, pueda ingresar a retirar los residuos.

En caso de que el generador de residuos institucional no esté el día de la recolección, este informa al gestor autorizado de residuos la persona que está en su sustitución. El documento guía de despacho original firmado por ambos se guarda para archivo de la propia gestión y se entrega una copia al transportista del gestor autorizado de residuos.

6.2.3.3.2.7 El generador registra la guía de despacho en el Sistema de Informático Institucional, indicando las cantidades reales de residuos entregados al gestor, a más tardar cinco días hábiles después de realizada la entrega efectiva de los residuos, además de toda la información que respalda la gestión realizada, guías de despacho, la hoja de identificación de residuos peligrosos (Anexo 4), el manifiesto de transporte residuos peligrosos (Anexo 5), boletas de horas uso de montacargas (Anexo 6), cuando aplique, entre otros.

6.2.3.3.2.8 El Gestor Autorizado de Residuos recibe la guía de despacho, retira y dispone de los residuos, y posteriormente realiza y envía certificado de trazabilidad (considerando el gestor final de cada residuo) al área Gestión Integral de Residuos del N1GSA.

6.2.3.3.2.9 El área GIR del N1GSA recibe el certificado de trazabilidad, realiza y traslada informes a los generadores de residuos. Dichos informes contendrán de manera general, el balance económico, la cantidad y tipos de residuos en kilogramos, de manera que puedan servir para toma de decisiones, oportunidades de mejora, establecimiento de metas de gestión, entre otros a nivel institucional.

6.2.4. Inspección, Control y Seguimiento 6.2.4.1 El área Gestión Integral de Residuos, del N1GSA coordina y comunica con al menos un mes calendario a los generadores, CRRV, CTM y/o GAR, el cronograma de visitas para la evaluación, mediante lista de chequeo, según normativa nacional vigente, decreto 41052-S y normativa conexa.

6.2.4.2 El personal del área Gestión Integral de Residuos realiza visitas aleatorias a una muestra de los generadores, CRRV, CTM y/o GAR, de conformidad con el cronograma previamente comunicado.

6.2.4.3 El personal del área Gestión Integral de Residuos elabora informe de la evaluación indicando hallazgos, recomendaciones y conclusiones, que serán de carácter vinculante, para ser remitido a más tardar un mes hábil después de la visita, al coordinador o titular subordinado y/o al representante legal del GAR.

6.2.4.4 El Coordinador o Titular Subordinado, eleva, solicita y coordina con sus superiores, todos los recursos que considere necesarios para poder corregir los hallazgos del informe del punto anterior. Así mismo, tanto el Coordinador o Titular Subordinado y/o el representante legal del GAR, deberán elaborar un plan de acciones de mejora, que contribuya a corregir o eliminar las situaciones que no se ajusten a la normativa vigente en un plazo prudencial de dos meses calendario a partir de la entrega del informe, para poder verificarlo en la próxima evaluación de Inspección, Control y Seguimiento.

6.2.4.5 El personal del área Gestión Integral de Residuos da seguimiento al plan de acciones de mejora que comuniquen los interesados, en los plazos establecidos en este procedimiento.

7 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN El Nivel 1 de Gestión Socioambiental, coordinará la revisión y actualización del presente documento, con una periodicidad anual y planteará las modificaciones que estime pertinentes.

8 DEROGATORIA No aplica.

9 VIGENCIA Este documento rige a partir de su publicación en el medio oficial La Gaceta.

10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Convenio de Cooperación entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la Empresa GEEP- Costa Rica-SRL, para la Gestión Integral de los Residuos, ordinarios, especiales, valorizables, no valorizables, peligrosos, provenientes del proceso constructivo.

Convenio de Cooperación entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la Empresa FORTECH S.A., HC Recycle, Valu Shred Costa Rica VSCR SA para la Gestión Integral de los Residuos, ordinarios, especiales, valorizables, no valorizables, peligrosos.

Procedimiento para Centros de Recuperación de Residuos Valorizables.

Instructivo sobre Sistema de Control de Seguridad en el Almacenamiento y Distribución de Mercancías y CRRV.

11 CONTROL DE REGISTROS No aplica.

12 CONTROL DE CAMBIOS No aplica.

Ficha Artículo 1