Territorial Planning Commission Regulation — San Rafael de HerediaReglamento de la Comisión de Ordenamiento Territorial de San Rafael de Heredia

This regulation applies specifically to the Commission for the Plan de Ordenamiento Territorial of the Municipality of San Rafael de Heredia (CEOTMSRH), which is the specialized local planning body established under Article 59 of the Ley de Planificación Urbana. It is enacted to govern the composition, organization, powers, and operation of the Commission for the Plan de Ordenamiento Territorial of the Municipality of San Rafael de Heredia.

Approved pursuant to Agreement No. 6 of Session No. 163.

Its primary purpose is to ensure orderly, sustainable, and technically sound urban development, with particular emphasis on the protection of aquifer recharge zones (zonas de recarga acuífera) and risk management.

The Commission is a technical-political advisory body of a non-binding character, serving as a liaison, attached to the Municipal Council and established pursuant to Article 5, subsection c) of the Código Municipal and Articles 59 and 60 of the Ley de Planificación Urbana.

It has functional independence to issue criteria, opinions, and non-binding recommendations on the territorial planning of the canton (cantón).

The members of the commission shall be appointed by the President of the Municipal Council, given that this is a special commission. Members of the CEOTSRH shall not receive a per diem (dieta); however, payment of professional fees shall apply in the case of administrative contracting of external, specialized, or expert advisory services. The commission shall be composed of seven (7) members with voice and vote, all appointed by the President of the Municipal Council, as follows:

• a)Three proprietary or alternate municipal council members (regidores propietarios o suplentes).
• b)Two permanent administrative staff members specializing in related fields (urban planning, environment, engineering, law), appointed by the Municipality.
• c)Two community representatives who hold academic degrees in fields related to: Architecture, Engineering (Civil, Topographic, Environmental), Geography, Law (with emphasis on administrative/environmental law), or Urban Planning, ensuring gender equity.

Additionally, when the CEOTMSRH so requires, it may request the Municipal Council to incorporate representatives from other sectors or bodies for the analysis of specific issues. It may also request the contracting of internal or external specialized or expert advisory services that the Commission deems necessary for the analysis and resolution of specific cases.

A. Beginning at the first session and thereafter on an annual basis, the person who will serve as President of the Commission shall be designated by internal vote of the Commission members; this position must be held by one of the municipal council members who form part of the commission, for the purpose of fulfilling the functions established in this Regulation.

B. Additionally, beginning at the first session and thereafter on an annual basis, a Secretary shall be designated to fulfill the following functions: the Secretary shall be responsible for preparing the minutes, convening sessions, communicating agreements to members and to the Municipal Council, and any other function assigned by the commission.

In order to ensure the technical quality of discussions, civil representatives must meet the following requirements:

Residency: Be a resident of San Rafael de Heredia (minimum 2 years of verifiable residency).

Professional Training: University degree or academic progress exceeding 75% in Architecture, Engineering (Civil, Topographic, Environmental), Geography, Law (with emphasis on administrative/environmental law), or Urban Planning.

Moral and Community Suitability: Demonstrable track record in community or environmental organizations. (desirable requirement) Incompatibility Regime: They may not be real estate developers with active projects in the canton, nor municipal contractors, nor have kinship up to the third degree of consanguinity with members of the Mayor's Office (Alcaldía) or the Municipal Council.

The Municipality shall publish in the Diario Oficial La Gaceta and on its digital platforms a public invitation for candidates to apply to the Commission.

1. Interested parties shall submit their curriculum vitae and a sworn declaration (Declaración Jurada) stating that they have no conflicts of interest, nor kinship by affinity or consanguinity up to the third degree, with members of the Mayor's Office or the Municipal Council.

2. The President of the Municipal Council shall conduct an interview to evaluate the candidate's commitment and knowledge, which shall take place in the Municipal Council meeting room.

The following powers are assigned to the Commission:

1. Oversight: To ensure compliance with the work schedule and objectives of the Plan de Ordenamiento Territorial.

2. Inter-institutional Coordination: To act as a technical liaison with INVU, SETENA, ESPH, MIVAH, and other institutions for the purpose of obtaining feasibility approvals and certifications.

3. Technical Analysis: To receive, analyze, and issue opinions on proposals for the modification, updating, or creation of regulations on Zoning, Roads, Fraccionamiento, and Urbanizations.

4. To analyze and recommend the signing of inter-municipal agreements for the joint implementation of territorial planning or land-use planning processes.

5. Supervision of Consultancies: To supervise the work of external consulting firms, validating that the deliverables (maps, diagnoses, environmental fragility indices) accurately reflect the reality of San Rafael.

6. Public Participation: To organize, direct, and systematize public consultation processes and the Public Hearings required by Article 17 of the Ley de Planificación Urbana.

7. Accountability Reports: To submit mandatory quarterly reports to the Municipal Council on the progress and obstacles of the process.

8. To coordinate meetings with the Central Government, cantonal institutions, or Plan de Ordenamiento Territorial commissions of neighboring cantons, for the purpose of addressing specific issues related to territorial planning or cantonal urban planning.

9. To ensure that modifications to the Plan de Ordenamiento Territorial respect the protected areas defined by MINAE (SINAC), aquifer recharge zones, and risk areas identified by CNE.

10. Any other duties expressly required by the Código Municipal Ley Nº7794, the Ley de Planificación Urbana Nº4240, the internal regulations of the Municipal Corporation, and any other applicable legislation.

The Commission shall hold ordinary sessions once a month, and extraordinary sessions whenever the urgency of the process so demands; the latter shall be convened at the request of the President or a simple majority of the Commission, with a minimum of 24 hours' advance notice, specifying the topic to be addressed on the day's agenda.

Commission sessions shall begin within fifteen minutes following the scheduled time, according to the clock at the location where the session is held.

In the event that, after fifteen minutes have elapsed, quorum has not been achieved, a second convening shall take place thirty minutes after the first, with the members present, and any agreements adopted shall not be final and must be ratified at the following session.

Sessions may be held in person or virtually, always guaranteeing public access to the minutes.

1. Verification of quorum.

2. Reading and approval of the previous minutes.

3. Correspondence.

4. Technical studies pertaining to the Commission.

5. Motions or initiatives from Commission members.

6. Reports from municipal administrative departments or other institutions. The session may be adjourned without it being necessary to address all items on the agenda, by agreement adopted by a simple majority of its members, with pending items carried over to the next session.

Quorum is constituted by the presence of at least four (4) members. Agreements shall be adopted by simple majority, which must include the vote of two municipal council members. In the event of a tie, the President of the Commission shall exercise the casting vote.

A book of minutes (physical or digital), duly paginated, shall be maintained, recording the deliberations and agreements. The minutes shall be public and must be made available on the official municipal website. They must contain the attendance list, topics discussed, and agreements adopted.

The Municipal Administration shall provide the physical space, technological resources, and budgetary resources necessary for the proper functioning of the Commission, as well as technical advisory support from its various departments.

This regulation shall take effect upon its definitive publication in the Diario Oficial La Gaceta.

El presente reglamento es de aplicación especial para la Comisión Plan de Ordenamiento Territorial de la Municipalidad de San Rafael De Heredia, (CEOTMSRH) la cual es el órgano especializado de planificación local establecido en el artículo 59º de la Ley de Planificación Urbana y se establece para normar la integración, organización, competencias y funcionamiento de la Comisión del Plan de Ordenamiento Territorial de la Municipalidad de San Rafael de Heredia.

Aprobado mediante el acuerdo # 6, de la sesión #163 Su fin primordial es asegurar un desarrollo urbano ordenado, sostenible y técnica mente fundamentado, con especial énfasis en la protección de las zonas de recarga acuífera y la gestión del riesgo.

Ficha Artículo 1

La Comisión es un órgano técnico-político de carácter asesor no obligatorio y de enlace, adscrito al Concejo Municipal y creado en virtud del artículo 5 inciso c) del Código Municipal y los artículos 59 y 60 de la Ley de Planificación Urbana.

Posee independencia funcional para emitir criterios, dictámenes y recomendaciones no vinculantes sobre el ordenamiento territorial del cantón.

Ficha Artículo 2

Integración y requisitos de idoneidad

Los miembros de la comisión serán nombrados por el Presidente del Concejo Municipal por tratarse de una comisión especial. Los miembros que integren la CEOTSRH no devengarán dieta, no obstante, si corresponderá el pago de honorarios en el caso de las contrataciones administrativas de asesorías externas, especializadas o expertas. La misma estará conformada por siete (7) miembros con voz y voto, todos nombrados por el Presidente del Concejo Municipal, de la siguiente forma:

• a)Tres Regidores propietarios o suplentes.
• b)Dos funcionarios de planta administrativa especializados en áreas afines (urbanismo, ambiente, ingeniería, derecho) nombrados por la Municipalidad.
• c)Dos representantes de la comunidad, que sean académicos en carreras afines a: en Arquitectura, Ingeniería (Civil, Topográfica, Ambiental), Geografía, Derecho (con énfasis en administrativo/ambiental) o Planificación Urbana, garantizando la equidad de genero Asimismo, Cuando la CEOTMSRH lo requiera, podrá solicitar al Concejo Municipal la integración de representantes de otros sectores o instancias para el análisis de temas específicos. Podrá también solicitar la contratación de servicios de asesoría interna o externa especializada o experta que a criterio de la Comisión de ser necesaria para el análisis y resolución de casos específicos.

Ficha Artículo 3

A. Se designará mediante votación interna de los miembros de la Comisión, a partir de la primera sesión y posteriormente de manera anual, a la persona que ejercerá la presidencia de la Comisión, la cual deberá recaer sobre uno de los regidores que conforman la comisión para el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Reglamento.

B. Además, se designará, a partir de la primera sesión y posteriormente de manera anual, al secretario (a) para el cumplimiento de estas funciones: tendrá bajo su responsabilidad la elaboración de las actas, la convocatoria de sesiones, la comunicación de acuerdos a miembros y al Concejo municipal y cualquier otra función que se le asigne por parte de la comisión.

Ficha Artículo 4

Para garantizar la calidad técnica de la discusión, los representantes civiles deberán cumplir con:

Residencia: Ser vecino de San Rafael de Heredia (mínimo 2 años de residencia comprobable).

Formación Profesional: Título universitario o grado de avance superior al 75% en Arquitectura, Ingeniería (Civil, Topográfica, Ambiental), Geografía, Derecho (con énfasis en administrativo/ambiental) o Planificación Urbana.

Idoneidad Moral y Comunal: Trayectoria demostrable en organizaciones comunales o ambientales. (requisito deseable) Régimen de Incompatibilidades: No podrán ser desarrolladores inmobiliarios con proyectos activos en el cantón, ni contratistas municipales, ni tener parentesco hasta tercer grado de consanguinidad con los miembros de la Alcaldía y del Concejo.

Ficha Artículo 5

Proceso de selección de representantes civiles

La Municipalidad publicará en el Diario Oficial La Gaceta y en sus plataformas digitales una invitación pública para postularse a la Comisión.

Ficha Artículo 6

1. Los interesados entregarán su currículum y una Declaración Jurada de no tener conflictos de interés, ni parentesco por afinidad o consanguinidad hasta tercer grado, con los miembros de la Alcaldía y del Concejo Municipal.

2. El presidente del Concejo Municipal realizará una entrevista para evaluar el compromiso y conocimiento del postulante, la cual se llevará a cabo en la Sala de reuniones del Concejo Municipal.

Ficha Artículo 7

Funciones y atribuciones (competencias técnicas)

Corresponde a la Comisión las siguientes atribuciones:

1. Fiscalización: Velar por el cumplimiento del cronograma de trabajo y los objetivos del Plan de Ordenamiento Territorial.

2. Coordinación Interinstitucional: Actuar como enlace técnico con el INVU, SETENA, ESPH, MIVAH y otras instituciones para la obtención de viabilidades y certificaciones.

3. Análisis Técnico: Recibir, analizar y dictaminar sobre propuestas de modificación, actualización o creación de los reglamentos de Zonificación, Vialidad, Fraccionamiento y Urbanizaciones.

4. Analizar y recomendar la firma de convenios intermunicipales para la ejecución conjunta de procesos de planificación u ordenamiento de los territorios 5. Supervisión de Consultorías: Supervisar el trabajo de empresas consultoras externas, validando que los productos (mapas, diagnósticos, índices de fragilidad ambiental) respondan a la realidad de San Rafael.

6. Participación Ciudadana: Organizar, dirigir y sistematizar los procesos de consulta ciudadana y las Audiencias Públicas exigidas por el artículo 17 de la Ley de Planificación Urbana.

7. Informes de Rendición de Cuentas: Rendir informes trimestrales obligatorios ante el Concejo Municipal sobre los avances y obstáculos del proceso.

8. Coordinar reuniones con el Gobierno Central, instituciones cantonales, o Comisiones del Plan de Ordenamiento Territorial de los cantones vecinos, con el fin de tratar temas específicos relativos al ordenamiento territorial o la planificación urbana cantonal.

9. Velar porque las modificaciones al plan de ordenamiento territorial respeten las áreas de protección definidas por el MINAE (SINAC), las zonas de recarga acuífera y las áreas de riesgo identificadas por la CNE.

10. Los demás deberes que expresamente señalen el Código Municipal Ley Nº7794, la Ley de Planificación Urbana Nº4240, los reglamentos internos de la Corporación Municipal y demás legislación aplicable Ficha Artículo 8

Funcionamiento y sesiones

La Comisión sesionará ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando la urgencia del proceso lo demande, debiendo convocarse a estas últimas a solicitud del Presidente o de la mayoría simple de la Comisión, como mínimo con 24 horas de anticipación, estableciéndose el tema a tratar en la agenda del día.

Las sesiones de la Comisión deberán iniciarse dentro de los quince minutos siguientes a la hora señalada, conforme el reloj del lugar donde se lleve cabo la sesión.

En el caso de que pasados quince minutos no hubiere quórum, se realizará una segunda convocatoria treinta minutos después de la primera convocatoria con los integrantes presentes y los acuerdos que se tomen no quedarán en firmes y tendrán que ratificarse en la siguiente sesión.

Las sesiones podrán ser presenciales o virtuales, garantizando siempre el acceso público a las actas.

Ficha Artículo 9

1. Comprobación del quórum.

2. Lectura y aprobación del acta anterior.

3. Correspondencia.

4. Estudios técnicos que atañen a la Comisión.

5. Mociones o iniciativas de los integrantes de la Comisión.

6. Informes de las dependencias administrativas de la Municipalidad, u otras instituciones. Se podrá terminar la sesión sin que sea necesario analizar todos los puntos de la agenda, mediante acuerdo tomado por mayoría simple de sus integrantes, quedando los pendientes para la próxima sesión.

Ficha Artículo 10

El quórum se forma con la presencia de al menos cuatro (4) miembros. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple, en la cual se debe considerar el voto de dos regidores. En caso de empate, la Presidencia de la Comisión ejercerá el voto de calidad.

Ficha Artículo 11

Se llevará un libro de actas (físico o digital) debidamente foliado, donde consten las deliberaciones y acuerdos. Las actas serán públicas y deberán estar disponibles en la página oficial de la municipalidad. Las mismas deben contener lista de asistencia, temas tratados, acuerdos adoptados.

Ficha Artículo 12

La Administración Municipal deberá proveer el espacio físico, los recursos tecnológicos, presupuestarios para el correcto desempeño de la Comisión, así como el acompañamiento de asesoría técnica de sus distintos departamentos.

Ficha Artículo 13

El presente reglamento rige a partir de su publicación definitiva en el Diario Oficial La Gaceta.

Ficha Artículo 14