Telework Regulation for the Ministry of Agriculture and Livestock and Its Attached BodiesReglamento de Teletrabajo del MAG y Órganos Adscritos

The purpose of these telework regulations is to establish the minimum conditions that must govern the labor relations carried out under the telework modality, as well as the mechanisms for its promotion and implementation, and in turn contribute to the modernization of human management in order to improve the quality of institutional service through information technologies.

These regulations have the following aims:

• a)To regulate telework as an authorized labor modality in the Ministry of Agriculture and Livestock and its attached bodies of maximum and minimum deconcentration: National Animal Health Service (Servicio Nacional de Salud Animal), National Institute of Innovation and Transfer in Agricultural Technology (Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria), the State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado) and the National Council of 4-S Clubs (Consejo Nacional de Clubes 4-S).
• b)To define the technical, administrative and legal guidelines required for the effective regulation of telework in the MAG and its attached bodies mentioned in the preceding subsection.

This regulation is applicable to all employees of the Ministry of Agriculture and Livestock and attached bodies of maximum and minimum deconcentration, who hold positions with activities that the institutions determine as teleworkable and who meet the requirements and competencies established to apply this labor modality, always guaranteeing the continuity of the service.

For the purposes of these regulations, the following shall be understood as:

1. Teleworkable activities: Tasks of a position that can be performed outside the institution through digital means, generate products or results that can be verified remotely and do not require physical presence to maintain the continuity or quality of the service.

2. Multi-factor authentication: Multi-factor authentication is a login process that requires multiple forms of identity verification, including a password, biometric data or a security token.

3. Technical assistance for the teleworking person: Technical support that the teleworking person can request when the technological equipment supplied by the institution does not allow them to carry out telework.

4. Telework contract or addendum: Labor contract signed between the MAG and the teleworking person agreeing in detail on the conditions of the service relationship through the telework modality in accordance with the provisions of Law No. 9738, Law to Regulate Telework and its Regulations.

5. Affidavit: Formal document that the employee must sign, through which they declare under oath the occupational health conditions and other particular aspects existing in the place where the telework modality will be carried out. This instrument constitutes the suitable means to certify the information requested by the Administration in order to guarantee compliance with the regulatory provisions and the integral protection of the teleworking person.

6. Work Domicile: Place indicated by the employee in the telework contract as their legal address to work in that modality.

7. Alternate domicile: Place indicated by the employee in the telework contract as their alternate address to work in that modality.

8. DGIRH: Department of Institutional Human Resources Management.

9. DTI: Department of Information Technologies.

10. Work Schedule: Corresponds to that determined by the Administration in the ordinary working day established for the personnel of the Ministry and its attached bodies.

11. INTA: National Institute of Innovation and Transfer in Agricultural Technology.

12. Hierarch: The Minister of Agriculture and Livestock.

13. Hierarchical superior of the personnel: The Administrative Vice-Minister.

14. MAG: Ministry of Agriculture and Livestock.

15. Attached Bodies: By attached bodies is understood the bodies of maximum and minimum deconcentration of the Ministry of Agriculture and Livestock, which are: National Animal Health Service (Servicio Nacional de Salud Animal), National Institute of Innovation and Transfer in Agricultural Technology (Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria), the State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado) and the National Council of 4-S Clubs (Consejo Nacional de Clubes 4-S).

16. Profile of the teleworkable position: Set of tasks and requirements that describe the nature of a position that can be carried out under the telework modality.

17. Teleworking person: Employee of the MAG or of its bodies of maximum and minimum deconcentration, who performs their work activities through the telework modality for meeting the requirements and conditions and having a contract signed with the hierarch.

18. Resources for teleworking: Resources for carrying out telework relying on information technologies are: video conferences, online office automation tools, fixed and cellular telephony, computer equipment.

19. SENASA: National Animal Health Service.

20. SFE: State Phytosanitary Service.

21. Information and Communication Technologies (ICTs): A set of services, networks, software, hardware and devices aimed at improving the quality of life of people within an environment, and which are integrated into an interconnected and complementary information system.

22. Telework: Modality of work of an individual and voluntary nature for both the teleworking person and the employing person, which can be agreed upon from the beginning of the labor relationship or subsequently and revoked without this implying detriment or rupture of the labor relationship; it is carried out outside the facilities of the employing person, using information and communication technologies without affecting the normal performance of other positions, processes and services provided. This work modality is subject to the principles of opportunity and convenience, where the employing person and the teleworking person define their objectives individually and how the work results are evaluated.

23. Subordinate Head: Immediate supervisor of the teleworking person.

24. Institutional Convenience: Criterion by which the MAG and its attached bodies of minimum and maximum deconcentration determine that a measure, exception or decision is beneficial for the fulfillment of its objectives and operational or strategic needs. Said criterion must be duly justified and respect the principles of legality and efficiency.

25. Revocation: Implies rendering the telework modality without effect in a general and definitive manner for the employees of the MAG and its attached bodies.

26. Suspension: Consists of temporarily interrupting the telework modality for an employee. Once the suspension is lifted, the person may resume said modality.

27. Termination: Act by which the modality is ended for an employee, whether due to fulfillment of the purpose, expiration of the term, mutual agreement, unilateral decision of the Administration or of the employee.

When telework is not part of the initial description of the position's functions, the employing person and the teleworking person must sign a telework contract in which the information shall be established with the necessary conditions for carrying out their functions under this work modality.

In the cases of employees with fixed-term appointments, the telework contract must establish its validity for the appointment period. In indefinite-term contracts, the agreement shall only vary when any of the substantive conditions agreed upon need to be modified or failing that, the teleworking person is transferred, reassigned, promoted, demoted, or undergoes other similar changes to another position.

The Minister or the authority delegated by them shall be responsible for defining the number of teleworkable days for the employees in general, which shall be communicated through an institutional directive to all personnel. The supervisors shall equitably distribute among the employees under their charge the days that each person shall work in the modality, and their compliance shall be governed by the terms established in the individual telework contract.

Telework must be carried out at the domicile of the teleworking person. Its execution may be authorized at an alternate domicile previously defined in the telework contract, which may only be used in cases of emergency and provided it meets the minimum occupational health requirements. Said place may not be located at a distance greater than ten kilometers from the personal domicile.

Teleworking persons shall be protected by the occupational risks policy, in accordance with the provisions of articles 193, 195, 196 and 197 of the Labor Code, provided that the work accident occurs within the days, schedule and workplace established in the telework contract, complying with the occupational health conditions established by the Administration and that they are, in turn, performing tasks inherent to their function.

All supervisors and workers directly or indirectly related to the persons who telework must collaborate in their management so that they meet the established objectives and associated regulations through the telematic means provided. Collaboration does not replace the duty of the employee to attend their workplace when required for the fulfillment of their activities.

For all purposes, the work domicile shall be that recorded in the work contract, said exact address must be certified within the telework contract. The employee is obliged to report any change of work domicile immediately upon the event.

The teleworkable activities must comply with the following characteristics:

a. To be carried out outside the office without affecting the normal performance of the functions that the unit or department executes, without detriment to the public service.

b. To be associated with the objectives and goals of the area to which the employee belongs in a way that allows planning, monitoring, measurement and control.

c. To be subject to hierarchical supervision.

d. To be able to be carried out through the use of information and communication technologies.

e. Not to affect the continuity of the Ministry's services.

f. They must be recorded in the institutional activity control system determined by the Ministry.

A position is considered teleworkable if it complies with subsections a), b), c), d) and e) of article 11 of these regulations. The servant who occupies it can carry out the work from their home or a designated work center for this purpose, always in coordination with their supervisor, for which the Department of Human Resources shall verify the conditions of the activities and issue a technical recommendation.

For reasons of institutional convenience, when the position of an employee does not comply with any of subsections a), b), c), d) and e) of article 11 of these regulations, but the Administration requires them to carry out temporary or occasional telework for the fulfillment of a specific objective, the procedure for approval of the telework contract shall apply, meeting the same requirements established for the modality in the ordinary working day.

In the telework modality, when exceptional and unique needs arise to work overtime, the provisions of the law and the norms for the payment of overtime for public sector entities shall apply. For this, the Department of Institutional Human Resources Management, as appropriate, must approve said work schedule and establish the mechanisms for controlling the overtime worked, which must be supervised by the immediate supervisor.

The employee on an interim or permanent basis who is in the probationary period may not opt for the telework modality until this period has been completed. This provision shall also apply to any personnel movement that implies a substantial variation in the position's functions, such as transfer, reassignment, promotion or demotion. For these cases, telework shall be applicable 3 months after the appointment.

OBLIGATIONS AND RESPONSIBILITIES OF THE TELEWORKING PERSON

The employee must comply with the following obligations:

1. Sign a telework contract specifying the conditions under which they will work and in which they shall state that they know all the stipulations contained in these regulations.

2. Ensure the confidentiality and security of the information they use and to which they may have access in the performance of their duties, avoiding its inappropriate use.

3. Have a physical space with the characteristics required by the department responsible for Occupational Health of the Ministry, which may verify said compliance. Such conditions must be previously declared under oath through a self-assessment that shall be provided by the Occupational Health Office; however, said office has the authority to carry out the physical or virtual visits it deems necessary to verify said information.

4. Allow, whether in person or virtually via video call, access to the place where they provide their telework service for the purpose of verifying compliance with conditions such as physical space, ergonomics, safety and hygiene of the workstation; and comply with the improvements requested in the respective report within a period not exceeding 30 calendar days. In the event of not complying with the recommendations of the Occupational Health Office within the established period, the employee must return to the face-to-face modality.

5. Ensure the correct use of the institutional equipment assigned to them for telework. For the respective transfer of authorized equipment, they must comply with the institutional requirements for the removal of assets. In case of loss or theft, they must proceed in accordance with the provisions of the Autonomous Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock.

6. Must mandatorily use the multi-factor authenticator, which shall be configured by the Department of Information Technologies, in order to access institutional equipment and programs.

7. Report when they need to change the authorized telework place, taking all necessary precautions not to interrupt the execution of their activities, communicating it to their supervisor at least one calendar month in advance, in order to process the corresponding addendum.

8. Be available within the agreed working day to attend to matters from their supervisor, colleagues and users, whether by email, telephone, video conference (referring to Teams or a similar application) or another official means of communication. In the event that the supervisor requires the physical presence of the teleworking person, they must summon them with 24 hours' notice, except in very qualified or exceptional cases of extreme urgency, in which case the teleworking person must appear immediately, considering the travel times from the domicile or other authorized place to the workplace.

9. Keep the webcam on in meetings to which they are summoned for the purpose of verifying the attendance of the teleworking person at the meeting and when their supervisor so requests.

10. Assume the expenses for electricity, internet, telephone communication, water, transportation and food, derived from the execution of teleworkable activities.

11. Comply with the minimum required internet connection as stipulated by the Department of Information Technologies (no less than 50 Mbps); this department may request remote access from the employee who must provide access immediately. In case of non-compliance, the DTI must carry out two more measurements and may recommend the termination of the telework contract if it is demonstrated that the teleworking person does not have the required internet access.

12. Use the assigned equipment only for the fulfillment of their functions; in the event that through remote access the DTI notices the use of the equipment for other purposes, it shall recommend the termination of the telework contract. Likewise, if connection from sites other than the place authorized in the telework contract is noticed, the same procedure shall apply.

13. Provide truthful and timely information in all investigation processes, performance evaluation and productivity measurement to which they must submit. In case of proven non-compliance, the provisions of Chapter XVI "On the Disciplinary Regime" established in Executive Decree No. 36765 Autonomous Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock, of July 19, 2011, shall apply. A report on the resolution thereof shall be forwarded to the Department of Institutional Human Resources Management to be recorded in the personnel file of the employee and other processes entailed by the application of the disciplinary regime.

14. Comply with the work schedule; the definition of the number of days that the teleworking person shall have shall be defined by the supervisor based on a productivity evaluation through the instruments available to the Administration for these purposes.

15. Record the activities carried out under this modality in the Logbook System or any other control system that is implemented. Said activities must be recorded daily after their execution.

The employee incorporated into the telework modality of the MAG and its attached bodies of maximum and minimum deconcentration must maintain the physical, technological and occupational health conditions that allow compliance with all the obligations and responsibilities established in these regulations, as well as with the guidelines issued by the administrative dependencies involved in the management of telework. In the event that any impossibility arises to maintain said conditions, or the employee does not comply with what is required, the immediate supervisor may request the maximum hierarch or the person to whom the competence is delegated, the temporary suspension or termination of the modality immediately upon becoming aware.

TEMPORARY SUSPENSION, REVOCATION OR TERMINATION OF THE TELEWORK MODALITY

The telework modality is optional for the Administration. The MAG and its bodies of maximum or minimum deconcentration may render telework without effect for employees without this implying detriment or rupture of the labor relationship, when deemed necessary for reasons of institutional convenience, which must be duly justified. When the modality is revoked, the employees who are teleworking must return to their work domicile or workplace following the guidelines established in the telework contract. Said act must be communicated to the teleworking persons at least ten working days prior to entering the absolute face-to-face modality.

When it is demonstrated that the teleworking person fails to comply with the provisions established in these Regulations or in the signed telework contract, the telework contract shall be revoked without prejudice to applying the corresponding disciplinary measures in accordance with the provisions of the Autonomous Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock, applying the rules of due process. The supervisors and the Department of Institutional Human Resources Management are empowered to request the termination of the teleworkable condition of an employee. When the request is made by a supervisor, they must inform the Institutional Human Resources Management so that proceedings are taken in accordance with the preceding procedure, expressing the grounds on which the decision is based.

The teleworking person must return to the face-to-face work modality temporarily when, for reasons motivated by the Administration, they are requested to do so or when the supervisor so requires. In both scenarios, it must be formally communicated to the Department of Institutional Human Resources Management.

Likewise, the contract may be temporarily suspended when the Ministry lacks the institutional equipment due to damage or repair and equipment is only available for use in the facilities of the Ministry or its deconcentrated bodies.

SUPERVISORS

Supervisors shall have the following responsibilities:

1. Keep updated the activities and positions that are feasible to incorporate into the telework modality.

2. Facilitate the clarification of doubts and situations that may arise in the development of activities under this modality.

3. Promote the use of information and communication technologies among all the personnel of their department to simplify and digitize procedures that contribute to the modernization of management.

4. Plan and evaluate the goals of the teleworking person and recommend actions that allow improving their productivity. For this purpose, they must keep records and hold the corresponding follow-up sessions.

5. When the performance of the teleworking person does not meet what was planned, an analysis of the causes that prevented the achievement of goals must be carried out and actions must be implemented that allow improving the results. In the event that it is determined that the causes of the low performance are attributable to the teleworking person, the Administration shall be empowered to unilaterally terminate the signed agreement and in case a possible sanction exists, the provisions of Chapter XVI "On the Disciplinary Regime" of Executive Decree No. 36765 Autonomous Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock, of July 19, 2011 shall apply.

6. Ensure that the adequate work environment, training and opportunities for development and social integration of the teleworking persons are maintained.

7. The supervisor of the teleworking person shall be responsible for approving the activities in the logbook system at most within the first seven working days of the month following the development of the assigned activities.

AUXILIARY DEPARTMENTS

The Department of Information Technologies shall have the following responsibilities:

1. Establish the necessary guidelines to ensure that the employee meets the minimum internet connection requirement for teleworking.

2. Manage everything related to the technological tools and services necessary to carry out the functions of the teleworkers in the best possible way.

3. Provide the teleworking person with timely remote technical assistance for the resolution of technological equipment problems through remote means.

4. Provide technical support only for the software tools and operating system necessary to carry out telework. Any request for installation, configuration or resolution of problems on software packages not included within the approved software list is excluded.

The MAG authorizes the teleworking person to use only the computer equipment assigned by the institution for performing teleworkable tasks, for which purpose it must have multifactor authentication. The use of personal technological equipment to carry out tasks under the telework modality is prohibited.

Teleworking persons must guarantee the optimal functioning of the technological equipment in order not to affect the execution of their tasks.

When the official notices possible damage to the computer equipment assigned to them, they shall inform their superior immediately and the DTI so that they may proceed with the review of the equipment and with the corresponding actions, for which purpose the official must arrange what is indicated by that Department and their superior in order not to affect the continuity of services.

The official is responsible for the equipment and accessories that the MAG assigns to them for their duties; therefore, in the event of attributable loss or theft, they must reimburse the cost of the equipment and accessories after application of the provisions set forth in Chapter XVI "On the Disciplinary Regime" of Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería, of July 19, 2011.

In the event that the assigned technological equipment requires maintenance or repair, the telework modality shall be suspended until said equipment is once again supplied, thus allowing the continuity of duties under this modality.

The Department of Institutional Human Resources Management shall have the following responsibilities:

1. Guarantee the timely dissemination of telework rules and guidelines among all officials.

2. Support the process of inclusion in the modality and monitoring of teleworking persons by implementing the necessary mechanisms.

3. Identify teleworkable positions and duties and manage, within the position profiles, the annotation that the work activities may have that condition.

4. Provide the reports that the Ministerial head requests in said matter on an ex officio basis.

5. Process all steps related to the telework modality.

6. Administer the information regarding all teleworking persons of the Institution and coordinate with the involved units the actions necessary for the proper development of this modality.

7. May make recommendations to the heads so that adjustments or modifications to this regulation may be made.

The instance responsible for Occupational Health of the Ministry shall have the following responsibilities:

1. Provide guidelines and advice to teleworking persons on the selection of appropriate furniture for safe and efficient telework.

2. Promote safe and healthy telework.

3. Conduct the inspection evaluations of the working conditions and environment necessary for the good performance of teleworking persons, according to the stipulated methodologies.

4. Conduct investigations of occupational accidents and other incidents that occur, derived from the telework activities carried out by teleworking persons, and present their report and due management before the corresponding authorities.

The Legal Advisory Directorate shall provide support to the different departments of the MAG and its decentralized bodies in all matters related to the application of the regulations linked to telework.

FINAL PROVISIONS

Decreto N.º 38704 Reglamento de Teletrabajo para el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) of August 4, 2014, is hereby repealed.

It shall take effect upon its publication in the Diario Oficial La Gaceta.

Publish once.

Given at the Presidency of the Republic.—San José, on the sixteenth day of March, two thousand twenty-six.

El objeto del presente reglamento de teletrabajo es establecer las condiciones mínimas que deben regir las relaciones laborales que se desarrollen, mediante la modalidad de teletrabajo, así como los mecanismos de su promoción e implementación, y a su vez contribuir con la modernización de la gestión humana a fin de mejorar la calidad del servicio institucional a través de las tecnologías de información.

El presente reglamento tiene los siguientes fines:

• a)Regular el teletrabajo como modalidad laboral autorizada en el Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus órganos adscritos de desconcentración máxima y mínima: Servicio Nacional de Salud Animal, Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria, el Servicio Fitosanitario del Estado y el Consejo Nacional de Clubes 4-S.
• b)Definir los lineamientos técnicos, administrativos y legales, requeridos para la regulación efectiva del teletrabajo en el MAG y sus órganos adscritos en el inciso anterior.

Esta normativa resulta aplicable a todas las personas funcionarias del Ministerio de Agricultura y Ganadería y órganos adscritos de desconcentración máxima y mínima, que ocupen puestos con actividades que las instituciones determinen como teletrabajables y que reúnan los requisitos y competencias establecidas para aplicar esta modalidad laboral, garantizando siempre la continuidad del servicio.

Para los efectos del presente reglamento, se entenderá por:

1. Actividades teletrabajables: Tareas de un puesto que pueden realizarse fuera de la institución mediante medios digitales, generan productos o resultados verificables a distancia y no requieren presencia física para mantener la continuidad o calidad del serv1c10.

2. Autenticación multifactor: La autenticación multifactor es un proceso de inicio de sesión que requiere múltiples formas de prueba de identidad, incluyendo una contraseña, datos biométricos o un token de segulidad.

3. Asistencia técnica para la persona teletrabajadora: Soporte técnico que puede solicitar la persona teletrabajadora cuando el equipo tecnológico suministrado por la institución, no le permitan ejecutar el teletrabajo.

4. Contrato o adenda de teletrabajo: Contrato laboral firmado entre el MAG y la persona teletrabajadora acordando detalladamente las condiciones de la relación de servicio mediante la modalidad de teletrabajo conforme las disposiciones de la Ley Nº 9738, Ley para Regular el Teletrabajo y su Reglamento.

5. Declaración jurada: Documento formal que debe susclibir la persona funcionaria, mediante el cual manifiesta bajo juramento las condiciones de salud ocupacional y otros aspectos particulares existentes en el lugar donde se desarrollará la modalidad de teletrabajo. Este instrumento constituye el medio idóneo para acreditar la información solicitada por la Administración con el fin de garantizar el cumplimiento de las disposiciones normativas y la protección integral de la persona teletrabajadora.

6. Domicilio Laboral: Lugar indicado por la persona funcionaria en el contrato de teletrabajo como su dirección legal para laborar en esa modalidad.

7. Domicilio alternativo: Lugar indicado por la persona funcionaria en el contrato de teletrabajo como su dirección alterna para laborar en esa modalidad.

8. DGIRH: Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

9. DTI: Departamento de Tecnologías de Información.

10. Horario de trabajo: Corresponde al determinado por la Administración en la jornada ordinaria establecida para el personal del Ministerio y sus órganos adscritos.

11. INTA: Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria.

12. Jerarca: El (la) Ministro/a de Agricultura y Ganadería.

13. Superior jerárquico del personal: El Viceministro (a) administrativo.

14. MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería.

15. Órganos adscritos: Se entiende por órganos adscritos los órganos de desconcentración máxima y mínima del Ministerio de Agricultura y Ganadería los cuales son: Servicio Nacional de Salud Animal, Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria, el Servicio Fitosanitario del Estado y el Consejo Nacional de Clubes 4-S.

16. Peñtl del puesto teletrabajable: Conjunto de tareas y requisitos que describen la naturaleza de un puesto que puede ser ejecutado desde la modalidad de teletrabajo.

17. Persona teletrabajadora: Persona funcionaria del MAG o de sus órganos de desconcentración máxima y mínima, que realiza sus actividades laborales mediante la modalidad del teletrabajo por cumplir con los requisitos y condiciones y gozar de un contrato suscrito con el jerarca.

18. Recursos para teletrabajar: Son recursos para desarrollar el teletrabajo apoyándose en las tecnologías de información: videoconferencias, herramientas ofimáticas en línea, telefonía fija y celular, equipo de cómputo 19. SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal.

20. SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.

21. Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC): Es un conjunto de servicios, redes, software, hardware y dispositivos que tienen como fin el mejoramiento de la calidad de vida, de las personas dentro un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario.

22. Teletrabajo: Modalidad de trabajo de carácter individual y voluntaria tanto para la persona teletrabajadora como para la persona empleadora, que puede ser acordada desde el principio de la relación laboral o posteriormente y revocada sin que ello implique perjuicio o ruptura de la relación laboral; se realiza fuera de las instalaciones de la persona empleadora, utilizando las tecnologías de la información y comunicación sin afectar el normal desempeño de otros puestos, de los procesos y de los servicios que se brindan. Esta modalidad de trabajo está sujeta a los principios de oportunidad y conveniencia, donde la persona empleadora y la persona teletrabajadora definen sus objetivos de forma individual y la forma en cómo se evalúan los resultados del trabajo.

23. Titular subordinado: Jefatura inmediata de la persona teletrabajadora.

24. Conveniencia Institucional: Criterio mediante el cual y el MAG y sus órganos adscritos de desconcentración mínima y máxima, determinan que una medida, excepción o decisión resulta beneficiosa para el cumplimiento de sus objetivos y necesidades operativas o estratégicas. Dicho criterio debe estar debidamente justificado y respetar los principios de legalidad y eficiencia.

25. Revocación: Implica dejar sin efecto la modalidad de teletrabajo de manera general y definitiva para las personas funcionarias del MAG y sus órganos adscritos.

26. Suspensión: Consiste en interrumpir temporalmente la modalidad de teletrabajo para una persona funcionaria. Una vez levantada la suspensión, la persona podrá retomar a dicha modalidad.

27. Terminación: Acto mediante el cual se pone fin a la modalidad para una persona funcionaria, ya sea por cumplimiento del objeto, vencimiento del plazo, mutuo acuerdo, decisión unilateral de la Administración o de la persona funcionaria.

Cuando el teletrabajo no forma parte de la descripción inicial de las funciones del puesto, la persona empleadora y la persona teletrabajadora deberán suscribir un contrato de teletrabajo en el que se establecerá la información con las condiciones necesarias para la realización de sus funciones bajo esta modalidad de trabajo.

En los casos de personas funcionarias con nombramientos por plazo definido el contrato de teletrabajo deberá establecer su vigencia por el periodo de nombramiento. En los contratos por plazo indefinido el acuerdo variará únicamente cuando alguna de las condiciones sustantivas pactadas requiera ser modificadas o en su defecto la persona teletrabajadora sea trasladada, reubicada ascendida o descendida u otros cambios similares a otro puesto.

El Ministro o la autoridad que este delegue, se encargará de definir la cantidad de días teletrabajables para las personas funcionarias en general, lo cual comunicará mediante directriz institucional a todo el personal. Las jefaturas distribuirán equitativamente entre las personas funcionarias a su cargo, los días que cada persona laborará en la modalidad y su cumplimiento se regirán por los términos establecidos en el contrato de teletrabajo individual.

El teletrabajo deberá realizarse en el domicilio de la persona teletrabajadora. Podrá autorizarse su ejecución en un domicilio alternativo previamente definido en el contrato de teletrabajo, el cual podrá ser únicamente utilizado en casos de emergencia y siempre que cumpla con los requisitos mínimos de salud ocupacional. Dicho lugar no podrá ubicarse a una distancia mayor a diez kilómetros del domicilio personal.

Las personas teletrabajadoras estarán protegidos por la póliza de riesgos del trabajo, conforme lo establecido en el artículo 193, 195, 196 y 197 del Código de Trabajo, siempre y cuando el accidente laboral suceda dentro de los días, horario y lugar de trabajo establecido en el contrato de teletrabajo, cumpliendo con las condiciones de salud ocupacional establecidas por la Administración y que se encuentren a su vez ejerciendo labores propias de su función.

Todas las jefaturas y personas trabajadoras relacionados directa o indirectamente con las personas que teletrabajen deben colaborar en su gestión para que cumplan con los objetivos fijados y la normativa asociada mediante los medios telemáticos dispuestos. La colaboración no sustituye el deber de la persona funcionaria de asistir a su lugar de trabajo cuando se requiera para el cumplimiento de sus actividades.

Para todos los efectos se tendrá como domicilio laboral el consignado en el contrato de trabajo, debiendo acreditarse dicha dirección de manera exacta dentro del contrato de teletrabajo. La persona funcionaria está obligada a informar todo cambio de domicilio laboral de forma inmediata al hecho.

Las actividades teletrabajables deberán cumplir con las siguientes características:

a. Desarrollarse fuera de la oficina sin afectar el normal desempeño de las funciones que la unidad o departamento ejecute, sin demerito del servicio público.

b. Estar asociadas a los objetivos y metas del área a la que pertenece la persona funcionaria de forma que permitan la planificación, seguimiento, medición y control.

c. Estar sometidas a supervisión jerárquica.

d. Poder realizarse por medio del uso de las tecnologías de información y comunicación.

e. No afectar la continuidad de los servicios del Ministerio.

f. Deberán estar registradas en el sistema institucional de control de actividades determinado por el Ministerio.

Un puesto es considerado como teletrabajable si cumple con los incisos a), b), c), d) y e) del artículo 11 del presente reglamento. El servidor que lo ocupa puede desarrollar el trabajo desde su casa de habitación o centro de trabajo destinado para tal fin, siempre en coordinación con su jefatura, para lo cual el Departamento de Recursos Humanos realizará la verificación de las condiciones de las actividades y emitirá la recomendación técnica.

Por razones de conveniencia institucional, cuando el puesto de una persona funcionaria no cumple con alguno de los incisos a), b ), c ), d) y e) del artículo 11 del presente reglamento, pero la Administración requiera que realice de forma temporal u ocasional teletrabajo para el cumplimiento de un objetivo específico, se aplicará el procedimiento de aprobación del contrato de teletrabajo, cumpliendo los mismos requisitos establecidos para la modalidad en jornada ordinaria.

En la modalidad de teletrabajo, cuando surjan necesidades, excepcionales y únicas, de trabajar tiempo extraordinario, se aplicará lo que establece la ley y las normas para el pago de tiempo extraordinario a las entidades del sector público. Para ello, el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos, según corresponda, deberá aprobar dicha jornada y establecer los mecanismos de control del tiempo extraordinario laborado que corresponda, mismo que deberá ser fiscalizado por la jefatura inmediata.

La persona funcionaria en condición interina o en propiedad que se encuentre en periodo de prueba no podrá optar por la modalidad de teletrabajo hasta haber cumplido este periodo. Esta disposición también será aplicable en cualquier movimiento de personal que implique una variación sustancial en las funciones del puesto, tales como traslado, reubicación, ascenso o descenso. Para estos casos será aplicable el teletrabajo 3 meses después del nombramiento.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA TELETRABAJADORA

La persona funcionaria deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Firmar un contrato de teletrabajo donde se especificarán las condiciones en que laborará y en el cual hará constar que conoce todas las estipulaciones contenidas en el presente reglamento.

2. Velar por la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y a la que pueda acceder en el desempeño de sus funciones debiendo evitar su uso inapropiado.

3. Contar con un espacio físico con las características requeridas por la instancia responsable de la Salud Ocupacional del Ministerio, quienes podrán verificar dicho cumplimiento. Tales condiciones deberán ser, de previo, declaradas bajo fe de juramento mediante una autoevaluación la cual será suministrada por la Oficina de Salud Ocupacional, sin embargo, dicha oficina cuenta con la potestad de realizar las visitas físicas o virtuales que considere necesaria a fin de verificar dicha información.

4. Permitir ya sea de forma presencial o bien de manera virtual mediante video llamada, el acceso al lugar donde preste su servicio de teletrabajo a efectos de verificar el cumplimiento de condiciones tales como espacio fisico, ergonomía, seguridad e higiene del puesto de trabajo; y cumplir con las mejoras solicitadas en el informe respectivo en un plazo no mayor a 30 días naturales. En caso de no ajustarse a las recomendaciones de la Oficina de Salud Ocupacional en el plazo establecido, la persona funcionaria deberá reintegrarse a la modalidad presencial.

5. Velar por el uso correcto del equipo institucional que se le asigne con motivo del teletrabajo. Para el respectivo traslado del equipo autorizado, deberá cumplir con los requisitos institucionales para la salida de activos. En caso de extravío o robo debe proceder de acuerdo con lo que establece el Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

6. Deberá utilizar de forma obligatoria el autenticador multifactor, el cual será configurado por el Departamento de Tecnologías de Información, a fin de acceder a los equipos y programas institucionales.

7. Informar cuando requiera cambiar el lugar de teletrabajo autorizado debiendo tomar todas las previsiones necesarias para no interrumpir la ejecución de sus actividades, comunicándolo a su jefatura con al menos un mes calendario de antelación, a efecto de gestionar la adenda correspondiente.

8. Estar dispo1úble dentro de la jornada laboral acordada para atender asuntos de su jefatura, personas compañeras y personas usuarias ya sea por medio de correo electrónico, teléfono, videoconferencia (refiriéndose a Teams o aplicación similar) u otro medio de comunicación oficial. En caso de que la Jefatura requiera la presencia fisica de la persona teletrabajadora, deberá convocarle con 24 horas de antelación, salvo casos muy calificados o excepcionales de extrema urgencia, en cuyo caso la persona teletrabajadora deberá presentarse de inmediato, considerando los tiempos de traslado desde el domicilio u otro lugar autorizado al lugar de trabajo.

9. Mantener la cámara web encendida en las reuniones que sea convocado con la finalidad de constatar la asistencia de la persona teletrabajadora a la reunión y cuando su jefatura así lo solicite.

10. Asumir los gastos de electricidad, internet, comunicación telefónica, agua, transporte y alimentación, derivados de la ejecución de las actividades teletrabajables.

11. Cumplir con el mínimo requerido de conexión a Internet según lo dispuesto por el Departamento de Tecnologías de la Información (no menos de 50 Mbps) el cual podrá solicitar acceso remoto a la persona funcionaria quien deberá brindar el acceso de forma inmediata. En caso de advertirse incumplimiento el DTI deberá realizar dos mediciones más y podrá recomendar la terminación del contrato de teletrabajo si tuvo por demostrado que la persona teletrabajadora no tiene el acceso a internet requerido.

12. Utilizar el equipo asignado únicamente para el cumplimiento de sus funciones; en caso de que mediante acceso remoto el DTI advierta el uso del equipo para otros fines recomendará la terminación del contrato de teletrabajo. Asimismo, si se advierte la conexión desde otros sitios que no son el lugar autorizado en el contrato de teletrabajo, se procederá de igual forma.

13. Brindar información veraz y oportuna en todos los procesos de investigación, evaluación del desempeño y medición de productividad a los que deba someterse. En caso de comprobarse algún incumplimiento, se aplicará lo establecido en el Capítulo XVI "Del Régimen Disciplinario" establecido en el Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería, del 19 de julio de 2011. De lo ahí resuelto se remitirá un informe al Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos para que se consigne en el expediente personal de la persona funcionaria y demás procesos que conlleve la aplicación del régimen disciplinario.

14. Cumplir con la jornada laboral, la definición de cantidad de días que ostentará la persona teletrabajadora, la definirá la jefatura conforme una evaluación de productividad mediante los instrumentos con los que cuente la Administración para estos fines.

15. Registrar las actividades realizadas bajo esta modalidad en el Sistema de Bitácoras o cualquier otro sistema de control que se implemente. Dichas actividades deberán registrarse diariamente posterior a su ejecución.

La persona funcionaria incorporada en la modalidad de teletrabajo del MAG y sus órganos adscritos de desconcentración máxima y mínima, deberá mantener las condiciones físicas, tecnológicas y de salud ocupacional, que permitan cumplir con todas las obligaciones y responsabilidades establecidas en este reglamento, así como con los lineamientos que emitan las dependencias administrativas involucradas en la gestión del teletrabajo. En caso de que surja alguna imposibilidad para mantener dichas condiciones, o la persona funcionaria no cumpla con lo requerido, la jefatura inmediata podrá solicitar al máximo jerarca o en la persona que delegue la competencia, la suspensión temporal o terminación de la modalidad de fonna inmediata una vez que tenga conocimiento.

DE LA SUSPENSIÓN TEMPORAL, REVOCACIÓN O TERMINACIÓN DE LA MODALIDAD DE TELETRABAJO

La modalidad de teletrabajo es facultativa tanto para la Administración. El MAG y sus órganos de desconcentración máxima o mínima, podrán dejar sin efecto el teletrabajo para las personas funcionarias sin que ello implique perjuicio o ruptura de la relación laboral, cuando se estime necesario por razones de conveniencia institucional las cuales deberán estar debidamente motivadas. Cuando se revoque la modalidad, las personas funcionarias que estén teletrabajando, deberán reintegrarse a su domicilio laboral o sede de trabajo siguiendo las pautas establecidas en el contrato de teletrabajo. Dicho acto deberá comunicarse a las personas teletrabajadoras con una antelación de diez días hábiles previos al ingreso a la modalidad presencial absoluta.

Cuando se demuestre que la persona teletrabajadora incumpla con las disposiciones establecidas en este Reglamento o en el contrato de teletrabajo suscrito, se revocará el contrato de teletrabajo sin menoscabo de aplicar las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería aplicando las reglas del debido proceso. Las jefaturas y el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos quedan facultadas para solicitar la terminación de la condición teletrabajable de una persona funcionaria. Cuando la solicitud sea formulada por una jefatura deberá informarlo a la Gestión Institucional de Recursos Humanos a fin de que se proceda de conformidad con el procedimiento anterior, expresando los motivos en los que se respalda la decisión.

La persona teletrabajadora deberá incorporarse a la modalidad presencial de trabajo de forma temporal, cuando por razones motivadas por la Administración se le solicite o bien la jefatura lo requiera. En ambos escenarios se deberá comunicar formalmente al Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

Asimismo, podrá suspenderse temporalmente el contrato cuando el Ministerio no cuente con el equipo institucional por motivos de daño o reparación y solo exista equipo para uso en las instalaciones del Ministerio o sus órganos desconcentrados.

DE LAS JEFATURAS

Las jefaturas tendrán las siguientes responsabilidades:

1. Mantener actualizadas las actividades y puestos que sean factibles de incorporar a la modalidad de teletrabajo.

2. Facilitar la aclaración de dudas y situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.

3. Promover el uso de las tecnologías de información y comunicación entre todo el personal de su dependencia para simplificar y digitalizar trámites que contribuyan con la modernización de la gestión.

4. Planificar y evaluar las metas de la persona teletrabajadora y recomendar las acciones que permitan mejorar su productividad. Para este fin, deberá llevar registros y hacer las sesiones de seguimiento correspondientes.

5. Cuando el rendimiento de la persona teletrabajadora no cumpla con lo programado, se deberá efectuar un análisis de las causas que impidieron el alcance de las metas e implementar las acciones que permitan mejorar los resultados. En caso de determinarse que las causas del bajo desempeño son atribuibles a la persona teletrabajadora, quedará la Administración facultada para terminar unilateralmente el acuerdo suscrito y en caso de existir una posible sanción se aplicará lo establecido en el Capítulo XVI "Del Régimen Disciplinario" del Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería, del 19 de julio de 2011.

6. Velar porque se mantenga el ambiente laboral adecuado, la formación y las oportunidades de desarrollo e integración social de las personas teletrabajadores.

7. La jefatura de la persona teletrabajadora será responsable de aprobar las actividades en el sistema de bitácoras como máximo durante los primeros siete días hábiles del mes siguiente al desarrollo de las actividades encomendadas.

DE LAS DEPARTAMENTOS AUXILIARES

El Departamento de Tecnologías de Información tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Establecer los lineamientos necesarios para asegurar que la persona funcionaria cumple con la conexión de intemet mínima para teletrabajar.

2. Gestionar todo lo relacionado con las herramientas tecnológicas y servicios necesarios para desempeñar de la mejor forma posible las funciones de los teletrabajadores.

3. Brindarle a la persona teletrabajadora asistencia técnica oportuna remota para la resolución de los problemas del equipo tecnológico mediante medios remotos.

4. Brindar el soporte técnico, únicamente a las herramientas de software y sistema operativo necesarios para realizar el teletrabajo. Se excluye cualquier solicitud de instalación, configuración o solución de problemas sobre paquetes de software que no estén dentro de la lista de software aprobado.

El MAG autoriza a la persona teletrabajadora a utilizar únicamente el equipo de cómputo asignado por la institución para el desempeño de las labores teletrabajables, para lo cual deberá contar la autenticación multifactor. Está prohibido el uso de equipo tecnológico personal para ejecutar labores bajo la modalidad de teletrabajo.

Las personas teletrabajadoras deberán garantizar el óptimo funcionamiento del equipo tecnológico en aras de no afectar la ejecución de sus labores.

Cuando la persona funcionaria advierta un posible daño en el equipo de cómputo que le fue asignado, informará a su jefatura de forma inmediata y al DTI para que procedan con la revisión del equipo y con las acciones que correspondan, para lo cual la persona funcionaria deberá disponer lo indicado por ese Departamento y su jefatura con la finalidad de no afectar la continuidad de los servicios.

La persona funcionaria es responsable por el equipo y accesorios que el MAG le asigne para sus funciones por lo que, en caso de pérdida o robo imputable, deberá retribuir el costo del equipo y accesorios previa aplicación de lo establecido en el Capítulo XVI "Del Régimen Disciplinario" del Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del Ministerio de Agricultura y Ganadería, del 19 de julio de 2011.

En caso de que el equipo tecnológico asignado requiera mantenimiento o reparación, la modalidad de teletrabajo quedará suspendida hasta que dicho equipo sea nuevamente suministrado, permitiendo así la continuidad de las funciones bajo esta modalidad.

El Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Garantizar la difusión oportuna de las normas y lineamientos de teletrabajo entre todas las personas funcionarias.

2. Apoyar en el proceso de inclusión a la modalidad y seguimiento de las personas teletrabajadoras implementando los mecanismos necesarios.

3. Identificar los puestos y funciones teletrabajables y gestionar dentro de los perfiles de los puestos la anotación que las actividades laborales que pueden tener esa condición.

4. Brindar los informes que el jerarca Ministerial le solicite en dicha materia de manera oficiosa.

5. Tramitar todas las gestiones relacionadas con la modalidad de teletrabajo.

6. Administrar la información referente a todas las personas teletrabajadoras de la Institución y coordinar con las dependencias involucradas las acciones necesarias para el buen desarrollo de esta modalidad.

7. Podrá realizar las recomendaciones a los jerarcas con el fin de que se realicen ajustes o modificaciones al presente reglamento.

La instancia responsable de Salud Ocupacional del Ministerio tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Brindar los lineamientos y la asesoría a las personas teletrabajadoras sobre la selección del mobiliario apropiado para un teletrabajo seguro y eficiente.

2. Fomentar un teletrabajo seguro y saludable.

3. Realizar las inspecciones de evaluación de las condiciones y medio ambiente de trabajo necesarias para el buen desempeño de las personas teletrabajadoras, según las metodologías estipuladas.

4. Realizar las investigaciones de los accidentes laborales y otros incidentes que se produzcan, derivado de las actividades de teletrabajo que tengan las personas teletrabajadoras y presentar ante las autoridades que correspondan su informe y debida gestión.

La Dirección de Asesoría Jurídica brindará el apoyo a los diferentes departamentos del MAG y sus órganos desconcentrados en todos aquellos temas relacionados con la aplicación de la normativa vinculada al teletrabajo.

Se deroga el Decreto N.º 38704 Reglamento de Teletrabajo para el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) del 04 de agosto del 2014.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Publíquese una vez Dado en la presidencia de la República.-San José, a los dieciséis días del mes de marzo del dos mil veintiséis.