Regulation of the National Maritime Protection CommitteeReglamento del Comité Nacional de Protección Marítima

• 1)The Ministry of Public Works and Transport (MOPT).
• 2)The Ministry of the Presidency.
• 3)The Ministry of Public Security.
• 4)The Port Administration and Economic Development Board of the Atlantic Coast (JAPDEVA).
• 5)The Costa Rican Institute of Pacific Ports (INCOP).
• 6)The General Directorate of Customs of the Ministry of Finance.
• 7)The General Directorate of Migration and Foreign Nationals of the Ministry of Governance and Police.
• 8)The Maritime-Port Division of the Ministry of Public Works and Transport.
• 9)The Judicial Investigation Agency (OIJ).
• 10)A representative of the sector of port facility operators subject to the International Code for the Protection of Ships and of Port Facilities (ISPS Code).

The Minister of Public Works and Transport, or the person formally designated as their representative, shall hold the Presidency of the Committee.

Each member institution of the Committee must designate a principal representative and an alternate through an official communication addressed to the Ministry of Public Works and Transport, in its capacity as the governing body in matters of Protection of Ships and Port Facilities.

The representative of the port operator sector shall be designated by the operators of public, concessioned, or private port facilities subject to the ISPS Code, through an agreement adopted by the majority of said operators. The designation must be formalized through a written communication addressed to the Ministry of Public Works and Transport, signed by the representative of the designated operator, in which the name of the principal representative and their respective alternate shall be recorded.

The Committee may invite representatives of other public institutions, port authorities, international organizations, or maritime-port sector stakeholders whose participation is relevant based on the topics to be discussed, to participate in its sessions with voice but no vote.

In the application of this decree, the autonomy of autonomous institutions must be respected, pursuant to Article 188 of the Political Constitution.

• a)Convene ordinary and extraordinary sessions at the request of the President of the Committee.
• b)Distribute the agenda.
• c)Prepare the minutes of the body's sessions.
• d)Custody the minutes and the documentation received and issued.
• e)Communicate the agreements adopted to all members.
• f)Communicate the firm agreements of the Committee to interested third parties.

1. Develop a national maritime protection policy and strategy framework or contribute to its development; 2. Promote the development of collaboration and coordination procedures and protocols among its members and other affected or interested entities in matters of protection of ships and port facilities, to provide an effective nationwide response to risk situations or their materialization; 3. Establish inter-institutional communication guidelines and mechanisms, aimed at ensuring the uniform interpretation and coherent application of maritime protection measures by public institutions, port authorities, and operators.

4. Propose suggestions and recommendations to improve the protection of maritime transport, ships, and port facilities; 5. Identify risks and activate contingency actions in the face of threats to maritime protection; 6. Take cognizance of and issue coordinated technical criteria in the event of differences in interpretation or application of the ISPS Code that arise between public authorities, port operators, concessionaires, shipping companies, maritime agents, port service providers, or entities involved in the operation, control, or security of port facilities and the ship-port interface.

7. Develop coordinated criteria regarding compliance with international obligations; 8. Evaluate the consequences of events that have occurred affecting the protection of ports nationwide and ships, for the issuance of policies and regulations that allow the improvement of maritime protection systems nationally.

9. Improve coordination in the application of protection procedures and measures.

10. Facilitate the implementation of the applicable maritime protection measures indicated in the port facility protection plan.

11. Share best practices and experiences in the implementation of port facility protection plans.

12. Implement maritime protection awareness programs and evaluate their effectiveness.

13. Promote the strengthening of the existing legal framework regarding maritime protection.

14. Promote and arrange bilateral or multilateral agreements on protection measures with other States:

14.1) Alternative maritime protection agreements, to arrange with other Governments any alternative protection measure covering short international voyages on fixed routes between port facilities located within their territories.

14.2) Equivalent maritime protection agreements, to approve that a specific ship, or a group of ships entitled to fly its flag, or a port facility, or a group of port facilities located within Costa Rican territory, apply other protection measures equivalent to those prescribed in the SOLAS Convention and the ISPS Code, provided such protection measures are at least as effective as those prescribed in the SOLAS Convention and the ISPS Code.

For such purposes, if necessary, the Ministry of Foreign Affairs and Worship shall be integrated into said process.

15. Promote the standardization of operational practices and institutional work, in order to reduce risks associated with the human factor, strengthen the maritime protection culture, and ensure consistent decisions nationally.

• a)Operationally sensitive (maximum secrecy) Details of vulnerabilities, specific measures, critical points, and plans.
• b)Restricted governance (access to accredited members) Findings, prioritized risks, compliance status, timelines, institutional leads (without exploitable details).
• c)Non-sensitive general report (for the full Committee) Maturity status, number of findings per category, progress, remedial plans, indicators, without revealing specific vulnerabilities.

This report shall include, at a minimum:

• a)the update status of assessments and plans; b) main gaps identified by category; c) the implementation status of measures and remedial plans; d) aggregated results of audits and exercises; e) emerging risks and recommendations; f) required agreements from the Committee to unblock inter-institutional coordination.

This report shall be made known to the full Committee and shall serve for decision-making, follow-up, and continuous improvement.

Breach of confidentiality shall be grounds for the immediate revocation of credentials and the corresponding administrative/judicial actions.

The Committee shall ensure, in accordance with the SOLAS Convention and the ISPS Code, that the members or participants who, in the exercise of their duties, must access restricted-access documentation belonging to port facilities, have the necessary training and are subject to access control and confidentiality mechanisms that ensure the adequate protection of said information and prevent its unauthorized access, use, or disclosure. For such purposes, the Committee shall establish guidelines or procedures aimed at guaranteeing the secure handling of restricted information.

• a)Conviction by a final judgment handed down by a Costa Rican court for a crime that, given its nature, represents a risk to maritime protection; b) Termination of their duties in the position within the entity they represent.
• c)The existence of a duly declared conflict of interest is determined, in accordance with the principles of probity, transparency, and impartiality that govern public office, pursuant to Article 11 of the Political Constitution and Article 3 of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office.

Restricted access information may only be known by accredited members whose participation is necessary for its application, in accordance with the "need-to-know" principle for the minutes. The Committee's minutes must record the agreements adopted and the nature of the information discussed, safeguarding in separate annexes that which is considered sensitive or confidential.

Agreements shall be adopted by a simple majority of the members present, unless the Committee itself determines, through a duly reasoned agreement, that certain matters require a qualified majority given their strategic or protective nature.

In the event of a tie, the Presidency shall have the casting vote.

The agreements adopted by the Committee in the exercise of its competencies shall constitute inter-institutional coordination criteria and shall be of mandatory reference for the represented institutions, without prejudice to the own legal competencies of each one.

It may meet extraordinarily when the Presidency deems it necessary or when at least three of its members formally request it from the Minister of Public Works and Transport, indicating the topics to be discussed.

The call for ordinary and extraordinary sessions must be made with the advance notice and through the means that the Committee itself establishes in its internal operating regulations, except for urgent situations related to events that may affect national maritime protection, in which case it may be convened immediately.

During the occurrence of an event, incident, or threat that may affect maritime or port protection or the ship-port interface, the Committee may remain in permanent session or meet as frequently as necessary to ensure inter-institutional coordination and the timely adoption of preventive, containment, or risk mitigation measures.

For such purposes, the Committee may:

• a)analyze the nature of the event or threat and evaluate its possible implications for maritime protection; b) recommend adjustments pursuant to the technical provisions set forth in the SOLAS Convention and the ISPS Code; c) coordinate the activation of inter-institutional cooperation mechanisms among the competent authorities in matters of maritime protection, security, and port, migratory, customs, and police control; d) issue technical recommendations to port authorities, port facility operators, and other maritime-port sector stakeholders related to maritime protection; e) promote the implementation of temporary control, surveillance, or operational restriction measures in port facilities or ship-port interface zones; f) follow up on incidents or detected threats and formulate recommendations for the improvement of maritime protection procedures.

The measures adopted or recommendations issued by the Committee shall have the character of inter-institutional coordination criteria, without prejudice to the institutional autonomy and the exercise of the own legal competencies of each member institution of the Committee.

SOLE TRANSITORY PROVISION. - The National Maritime Protection Committee must develop and approve its internal operating regulations, procedures, and work rules within a maximum period of ninety calendar days, counted from the entry into force of this regulation.

During this period, the Committee may meet and adopt agreements in accordance with this decree and the rules on the operation of collegial bodies established in Articles 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, and 58 of the General Law of Public Administration.

Given at the Presidency of the Republic. -San José, on the seventeenth day of the month of March of the year two thousand twenty-six.

• 1)El Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT).
• 2)El Ministerio de la Presidencia.
• 3)El Ministerio de Seguridad Pública.
• 4)La Junta Administrativa Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEV A).
• 5)El Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP).
• 6)La Dirección General de Aduanas del Ministerio de Hacienda.
• 7)La Dirección General de Migración y Extranjería del Ministerio de Gobernación y Policía.
• 8)La División Marítimo-Portuaria del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
• 9)El Organismo de Investigación Judicial (OIJ).
• 10)Un representante del sector de operadores de instalaciones portuarias sujetas al Código Internacional para la Protección de los Buques y de las Instalaciones Portuarias (Código PBIP).

El Ministro o la Ministra de Obras Públicas y Transportes, o la persona que este designe formalmente en su representación, ejercerá la Presidencia del Comité.

Cada institución integrante del Comité deberá designar un representante titular y un suplente mediante comunicación oficial dirigida al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, en su condición de órgano rector en materia de Protección de los Buques y las Instalaciones Portuarias.

El representante del sector de operadores portuarios será designado por los operadores de instalaciones portuarias públicas, concesionadas o privadas sujetas al Código PBIP, mediante acuerdo adoptado por la mayoría de dichos operadores. La designación deberá formalizarse mediante comunicación escrita dirigida al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, suscrita por el representante del operador designado, en la cual se consignará el nombre del representante titular y de su respectivo suplente.

El Comité podrá invitar a participar en sus sesiones, con voz, pero sin voto, a representantes de otras instituciones públicas, autoridades portuarias, organismos internacionales o actores del sector marítimo-portuario cuya participación resulte pertinente según los temas a tratar.

En la aplicación del presente decreto deberá respetarse la autonomía de las instituciones autónomas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 de la Constitución Política.

• a)Convocar a solicitud del Presidente del Comité, las sesiones ordinarias y extraordinarias.
• b)Distribuir el orden del día.
• c)Elaborar las actas de las sesiones del órgano.
• d)Custodiar las actas y la documentación que se reciba y emita.
• e)Comunicar a todos los miembros los acuerdos tomados.
• f)Comunicar a los terceros interesados los acuerdos firmes del Comité.

1. Elaborar un marco de políticas y estrategia nacional de protección marítima o contribuir a su elaboración; 2. Promover el desarrollo de procedimientos y protocolos de colaboración y coordinación entre sus integrantes y otras entidades afectadas o interesadas en materias de protección de los buques y de las instalaciones portuarias, para brindar una respuesta efectiva a nivel nacional ante situaciones de riesgo o su materialización; 3. Establecer lineamientos y mecanismos de comunicación interinstitucional, orientados a asegurar la interpretación uniforme y la aplicación coherente de las medidas de protección marítima por parte de las instituciones públicas, autoridades portuarias y operadores.

4. Proponer sugerencias y recomendaciones para mejorar la protección del transporte marítimo, de los buques y de las instalaciones portuarias; 5. Identificar riesgos y activar acciones de contingencia ante amenazas para la protección marítima; 6. Conocer y emitir criterios técnicos coordinados ante diferencias de interpretación o aplicación del Código PBIP que surjan entre autoridades públicas, operadores portuarios, concesionarios, empresas navieras, agentes marítimos, prestadores de servicios portuarios o entidades que participen en la operación, control o seguridad de las instalaciones portuarias y la interfaz buque-puerto.

7. Elaborar criterios coordinados respecto del cumplimiento de obligaciones internacionales; 8. Evaluar las consecuencias de los sucesos acaecidos que afecten la protección de los puertos a nivel nacional y los buques, para la emisión de políticas y regulaciones que permitan la mejora de los sistemas de protección marítima a nivel nacional.

9. Mejorar la coordinación en la aplicación de los procedimientos y las medidas de protección.

10. Facilitar la implantación de las medidas de protección marítima aplicables que se indican en el plan de protección de la instalación portuaria.

11. Compartir las mejores prácticas y experiencias en la implantación de los planes de protección de las instalaciones portuarias.

12. Implementar programas de toma de conciencia de la protección marítima y evaluar su efectividad.

13. Promover el fortalecimiento del marco legal existente en materia de protección marítima.

14. Promover y concertar acuerdos bilaterales o multilaterales sobre las medidas de protección con otros Estados:

14.1) Acuerdos alternativos de protección marítima, para concertar con otros Gobiernos cualquier medida de protección alternativa que cubra viajes internacionales cortos en rutas fijas entre instalaciones portuarias situadas dentro de sus territorios.

14.2) Acuerdos equivalentes de protección marítima, para aprobar que un determinado buque, o un grupo de buques con derecho a enarbolar su pabellón, o una instalación portuaria, o un grupo de instalaciones portuarias que estén situadas dentro del territorio costarricense, apliquen otras medidas de protección equivalentes a las prescritas en el Convenio SOLAS y el Código PBIP, siempre que tales medidas de protección sean al menos tan eficaces como las prescritas en Convenio SOLAS y el Código PBIP.

Para tales efectos, en caso necesario se integrará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto en dicho proceso.

15. Promover la estandarización de prácticas operativas y el quehacer institucional, con el fin de reducir riesgos asociados al factor humano, fortalecer la cultura de protección marítima y asegurar decisiones consistentes a nivel nacional.

• a)Sensible operativa (máxima reserva) Detalles de vulnerabilidades, medidas específicas, puntos críticos y planos.
• b)Restringida de gobernanza (acceso a miembros acreditados) Hallazgos, riesgos priorizados, estado de cumplimiento, cronogramas, responsables institucionales (sin detalles c) Reporte general no sensible (para el Comité pleno) Estado de madurez, número de hallazgos por categoría, avances, planes remediales, indicadores, sin revelar vulnerabilidades específicas.

Este informe incluirá, como mínimo:

• a)estado de actualización de evaluaciones y planes; b) principales brechas identificadas por categoría; c) estado de implementación de medidas y planes remediales; d) resultados agregados de auditorías y ejercicios; e) riesgos emergentes y recomendaciones; f) acuerdos requeridos del Comité para destrabar coordinación interinstitucional.

Este informe será de conocimiento del Comité en pleno y servirá para la toma de decisiones, seguimiento y mejora continua.

El incumplimiento de la confidencialidad será causal de revocatoria inmediata de credenciales y de las acciones administrativas/judiciales correspondientes.

El Comité deberá velar, de conformidad con el Convenio SOLAS y el Código PBIP, porque los miembros o participantes que, en el ejercicio de sus funciones, deban conocer documentación de acceso restringido perteneciente a las instalaciones portuarias, cuenten con la capacitación necesaria y se encuentren sujetos a mecanismos de control de acceso y confidencialidad que aseguren la adecuada protección de dicha información y prevengan su acceso, uso o divulgación no autorizados. Para tales efectos, el Comité establecerá lineamientos o procedimientos orientados a garantizar el manejo seguro de la información de carácter restringido.

• a)Condena mediante sentencia firme dictada por un tribunal costarricense por un delito que, según su naturaleza, represente un riesgo para la protección marítima; b) Finalización de sus funciones en el cargo en la instancia que representa.
• c)Se determine la existencia de un conflicto de intereses debidamente declarado, conforme a los principios de probidad, transparencia e imparcialidad que rigen la función pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Constitución Política y en el artículo 3 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

La información de acceso restringido solo podrá ser conocida por los miembros acreditados cuya participación resulte necesaria para su aplicación, conforme al principio de necesidad de conocer las actas. Las actas del Comité deberán consignar los acuerdos adoptados y el carácter de la información tratada, resguardando en anexos separados aquella que sea considerada sensible o confidencial.

Los acuerdos se adoptarán por mayoría simple de los miembros presentes, salvo que el propio Comité dete1mine, mediante acuerdo debidamente motivado, que determinados asuntos requieran una mayoría calificada en atención a su naturaleza estratégica o de protección.

En caso de empate, la Presidencia tendrá voto de calidad.

Los acuerdos adoptados por el Comité en el ejercicio de sus competencias constituirán criterios de coordinación interinstitucional, y serán de referencia obligatoria para las instituciones representadas, sin perjuicio de las competencias legales propias de cada una.

Podrá sesionar de manera extraordinaria cuando la Presidencia lo considere necesario o cuando al menos tres de sus miembros lo soliciten formalmente al Ministro o Ministra de Obras Públicas y Transportes, indicando los temas a tratar.

La convocatoria a sesiones ordinarias y extraordinarias deberá realizarse con la antelación y por los medios que el propio Comité establezca en su reglamento interno de funcionamiento, salvo situaciones de urgencia relacionadas con eventos que puedan afectar la protección marítima nacional, en cuyo caso podrá convocarse de manera inmediata.

Durante la ocurrencia de un evento, incidente o amenaza que pueda afectar la protección marítima, portuaria o la interfaz buque-puerto, el Comité podrá mantenerse en sesión permanente o reunirse con la frecuencia que resulte necesaria para asegurar la coordinación interinstitucional y la adopción oportuna de medidas preventivas, de contención o mitigación del riesgo.

Para tales efectos, el Comité podrá:

• a)analizar la naturaleza del evento o amenaza y evaluar sus posibles implicaciones para la protección marítima; b) recomendar ajustes conforme a las disposiciones técnicas previstas en el Convenio SOLAS y el Código PBIP; c) coordinar la activación de mecanismos de cooperación interinstitucional entre las autoridades competentes en materia de protección marítima, seguridad, control portuario, migratorio, aduanero y policial; d) emitir recomendaciones técnicas a las autoridades portuarias, operadores de instalaciones portuarias y otros actores del sector marítimo-portuario relacionados con protección marítima; e) promover la implementación de medidas temporales de control, vigilancia o restricción operativa en instalaciones portuarias o zonas de interfaz buque-puerto; f) dar seguimiento a los incidentes o amenazas detectadas y formular recomendaciones para la mejora de los procedimientos de protección marítima.

Las medidas adoptadas o recomendaciones emitidas por el Comité tendrán carácter de criterios de coordinación interinstitucional, sin perjuicio de la autonomía institucional y del ejercicio de las competencias legales propias de cada institución integrante del Comité.

TRANSITORIO ÚNICO. - El Comité Nacional de Protección Marítima deberá elaborar y aprobar su reglamento interno de funcionamiento, procedimientos y normas de trabajo dentro del plazo máximo de noventa días naturales, contados a partir de la entrada en vigencia del presente reglamento.

Durante dicho plazo, el Comité podrá sesionar y adoptar acuerdos conforme a lo dispuesto en el presente decreto y a las reglas sobre funcionamiento de órganos colegiados establecidas en los artículos 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 y 58 de la Ley General de la Administración Pública.

Dado en la Presidencia de la República. -San José, a los diecisiete días del mes de marzo del año dos mil veintiséis.