Internal Regulations of the JAPDEVA Board of DirectorsReglamento Interno de la Junta Directiva de JAPDEVA

In the event of the absence of both officials, the oldest director shall preside.

Directors who join more than 20 minutes after the start of the ordinary or extraordinary session without justification shall not earn sitting fees.

They shall meet in ordinary form, at the place and time that the Board of Directors determines, for which no special communication shall be required. When circumstances warrant it, the Executive President or whoever substitutes them in accordance with these Regulations, may convene the Board of Directors to meet in a place other than the ordinary one. In the case of extraordinary sessions, a call to meeting shall be necessary at a minimum of twenty-four hours in advance; the agenda shall accompany the call to meeting, except in cases of urgency.

The matters of the agenda of the extraordinary sessions must be specifically indicated, and no other matters not specified in that agenda may be considered. However, the Board of Directors shall be validly constituted, without fulfilling all the requirements regarding the call to meeting or the agenda, when all of its members attend and so agree unanimously.

For a session to be declared confidential, it is sufficient that the Executive President or one of the Directors so requests. In this case, only the Directors shall remain in the meeting room, and they may invite other officials or persons.

For the sessions, a first call shall be established at the established time. A second call to meeting is established to begin one hour later.

At the discretion of the Executive President or whoever substitutes them, said sessions may be in-person, virtual, or hybrid (with some of the members present physically and others virtually), according to the following rules: Persons participating virtually may meet within the territory of the Republic or outside of it, but, for the latter, they must inform the Board of Directors of this fact; it is the responsibility of the member to ensure compliance with the principles of collegiality and simultaneity. Said sessions must be conducted by any technological means that guarantees the principles of collegiality and simultaneity governing the functioning of collegiate bodies, it being understood that the session must feature an integral, multidirectional, and real-time interaction among the members of the body and all those participating in the session. It is the obligation of the members who participate virtually in the session to ensure that the place where they are located has the technological means to guarantee their participation, the security, and the privacy of the session. The minutes (actas) of sessions where there is virtual participation must expressly indicate such a situation. When, for technical reasons, real-time interaction between the persons participating in the session is lost for at least ten continuous minutes, the participation of that person or those persons shall be considered interrupted for the purposes of quorum. If these situations arise, they must be recorded in the minutes. Disconnections of less than ten minutes shall not be recorded in the minutes for purposes of participation. The session must be maintained as long as the minimum required quorum remains. Every virtual session must comply with all the scopes indicated by the General Public Administration Act (Ley General de la Administración Pública). In those cases where a member of the Board of Directors needs to attend virtually a session that had been agreed to be held in-person, this member must communicate this by any written or verbal means to the Secretary of the Board of Directors (Consejo de Administración), who shall communicate it immediately to the Executive President, so that the latter may decide regarding the form of participation. The member who attends the session virtually must ensure they have the functionality of the equipment and the technological and privacy conditions necessary for secure participation.

This official shall select the personnel necessary for the correct functioning of this office in accordance with the general guidelines followed in the Institution.

• a)Approval of minutes.
• b)Urgent matters.
• c)Matters from the Managements.
• d)Motions from the Directors.
• e)Matters from the Executive Presidency.
• f)Matters from the General Audit.
• g)Legal affairs.
• h)Correspondence.
• i)Various matters.

When, due to reasons of a Director's domicile, it cannot be sent with sufficient time, they shall be informed by telephone, telegram, or any electronic means about the matters on the agenda.

Once this period has elapsed, the General Secretariat shall proceed to send the information to the Technology and Information Unit of Japdeva for its proper safeguarding.

These tapes are solely and exclusively for consultations or clarifications by the Board of Directors. For any other use that might be desired, the prior consent of the Board of Directors, expressed in writing, must be obtained.

7202 and its current regulations are completed, which establishes that once this time has elapsed, they must be transferred to the National Archive for their definitive safeguarding.

Each of the minute books shall consist of five hundred folios, that is, two hundred fifty sheets, numbered from one to five hundred and duly sealed by the General Audit of the Institution. Each of these books must bear the respective numbering.

Each matter must be narrated in a succinct, clear, objective manner, after which the resolution adopted by the Board of Directors in each case shall be indicated. The intervention shall be transcribed when so requested by a Director or any other person participating in the session.

Excepted from this are those agreements that specifically and by the vote of at least five Directors, are designated as final (firmes) in the same session in which they are made (two-thirds of the total members of the Board of Directors). Final (Firmes) agreements shall be communicated immediately.

may reproduce it in the respective minutes.

They are not permitted to abstain from casting their vote, except in cases involving matters in which they have a direct or indirect personal interest, or their blood relatives or in-laws up to the third degree of consanguinity or affinity have such an interest, or commercial companies, enterprises, or persons of which the Director is a partner, relative, or employee.

The Director who finds themselves in any of these cases shall declare it and shall abstain from participating in the discussion and voting on the matter, withdrawing from the meeting room while the matter is being resolved.

For voting purposes in the cases of virtual or hybrid sessions, it shall be carried out in an affirmative manner when the Director makes an express manifestation aloud or by raising their hand.

Likewise, all modifications to the ordinary budget approved by the Board of Directors and other documents that it specifically designates.

Transitory Provision I.-The inclusion of procedures, guidelines, and manuals necessary for the fulfillment of the objectives of these regulations is authorized.

Transitory Provision II.-The use of these regulations shall be mandatory once the proper publication in the official newspaper La Gaceta has been carried out.

Publish in the Official Newspaper La Gaceta.

Limón, February 2026.

En caso de ausencia de ambos funcionarios presidirá el director de mayor edad.

Los directores que se incorporen posterior a 20 minutos injustificadamente después de haber iniciado la sesión ordinaria o extraordinaria no devengaran dieta.

Se reunirán en forma ordinaria, en el lugar y hora que la Junta Directiva determine, para lo cual no hará falta comunicación especial. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Presidente Ejecutivo o Presidenta Ejecutiva o quien le sustituya de conformidad con este Reglamento, podrá convocar a sesionar a la Junta Directiva en lugar distinto al ordinario. En caso de las sesiones extraordinarias, será necesario una convocatoria con una antelación mínima de veinticuatro horas, a la convocatoria se acompañará el orden del día salvo en casos de urgencia.

Los asuntos del orden del día de las sesiones extraordinarias deben señalarse específicamente y no podrán conocerse otros asuntos que no estén especificados en ese orden. No obstante, quedará válidamente constituida la Junta Directiva, sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan todos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad.

Para que se declare confidencial una sesión, basta que lo solicite el Presidente Ejecutivo o uno de los Directores. En este caso sólo los Directores permanecerán en el recinto de sesiones, pudiendo invitar a otros funcionarios o personas.

Para las sesiones será establecida una primera convocatoria, a la hora que se establezca. Se establece una segunda convocatoria que iniciará una hora después.

A criterio del Presidente Ejecutivo, Presidenta Ejecutiva o quien le sustituya, dichas sesiones podrán ser de forma presencial, virtual o híbrida (estando algunas de las personas integrantes presentes físicamente y otras en forma virtual), según las siguientes reglas: Las personas participantes de manera virtual pueden sesionar dentro del territorio de la República o fuera de este, pero, para esto último deben informar este hecho a la Junta Directiva, es responsabilidad de la persona integrante garantizar el cumplimiento de los principios de colegialidad y simultaneidad. Dichas sesiones deben realizarse por cualquier medio tecnológico que garantice los principios de colegialidad y simultaneidad que rigen el funcionamiento de los órganos colegiados, siendo que la sesión debe contar con una interacción integral, multidireccional y en tiempo real entre las personas miembros del órgano y todas aquellas que participen de la sesión. Es obligación de las personas integrantes que participen virtualmente en la sesión, asegurarse que el lugar en el que se encuentren tiene los medios tecnológicos para garantizar su participación, la seguridad y la privacidad de la sesión. Las actas de las sesiones donde exista participación virtual deben indicar expresamente tal situación. Cuando por motivos técnicos se pierda la interacción en tiempo real entre las personas participantes de la sesión, por al menos diez minutos continuos, se debe considerar interrumpida la participación de esa o esas personas para efectos de quórum. De darse estas situaciones, debe ser consignado en el acta. Las desconexiones menores a diez minutos, no se consignarán en el acta para efectos de participación. La sesión se debe mantener mientras permanezca el quórum mínimo requerido. Toda sesión virtual debe cumplir con todos los alcances indicados por la Ley General de la Administración Pública. En aquellos casos en que algún miembro de la Junta Directiva requiera asistir virtualmente a una sesión que hubiese sido convenida a realizarse de manera presencial, este miembro debe comunicarlo por cualquier medio escrito o verbal a la Secretaria del Consejo de Administración, quien lo comunicará de inmediato al Presidente Ejecutivo, para que esté último disponga respecto de la forma de participación. La persona integrante que asiste a la sesión de forma virtual debe asegurarse de contar con la funcionalidad de los equipos y las condiciones tecnológicas y de privacidad necesarias para una participación segura.

Este funcionario seleccionará el personal necesario para el correcto funcionamiento de esta dependencia de acuerdo con los lineamientos generales que se siguen en la Institución.

• a)Aprobación de actas.
• b)Asuntos de tramitación urgente.
• c)Asuntos de las Gerencias.
• d)Mociones de los señores Directores.
• e)Asuntos de la Presidencia Ejecutiva.
• f)Asuntos de la Auditoría General.
• g)Asuntos legales.
• h)Correspondencia.
• i)Asuntos varios.

Cuando por motivos de domicilio del Director, no pudiera enviársele con suficiente tiempo, se le informará por teléfono, telegrama o cualquier medio electrónico sobre los asuntos del orden del día.

Estas cintas son para consultas o aclaraciones de la Junta Directiva única y exclusivamente. Para cualquier otro uso que quisiera dársele se debe tener de previo el consentimiento de la Junta Directiva, manifestado por escrito.

Cada uno de los libros de actas constará de quinientos folios, sean doscientas cincuenta hojas, numerados del uno hasta quinientos y debidamente sellados por la Auditoria General de la Institución. Cada uno de estos libros deben llevar la respectiva numeración.

Cada asunto debe narrarse en forma sucinta, clara, objetiva, después de lo cual se indicará la resolución que adoptó la Junta Directiva en cada caso. Se transcribirá la intervención cuando así lo solicite un Director o cuales quiera otro de los que participan en la sesión.

Se exceptúan los acuerdos que específicamente y por el voto de por lo menos cinco Directores, se señalan como firmes en la misma sesión donde se toman. (Dos tercios del total de los miembros de Junta Directiva). Los acuerdos firmes se comunicarán de inmediato.

No les es permitido abstenerse de emitir su voto, salvo en casos de tratarse de asuntos en que tengan interés personal directo o indirecto, o lo tuvieran sus parientes consanguíneos o afines hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad, sociedades mercantiles, empresas o personas de las que el Director sea socio, pariente o empleado.

El Director que se encuentre en algunos de estos casos, lo manifestará y se abstendrá de participar en la discusión y votación del asunto, retirándose del recinto de sesiones, mientras el asunto se resuelve.

Para efectos de la votación en los casos de las sesiones virtuales o hibridas, la misma se efectuará de forma positiva cuando el Director realice manifestación expresa a viva voz o levantando su mano.

Igualmente, todas las modificaciones al presupuesto ordinario que apruebe la Junta Directiva y los otros documentos que éste específicamente señale.

Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.

Limón, febrero de 2026.