Probity, Ethics, and Anticorruption Regulation and Complaint Guide of INCOPESCAReglamento de Probidad, Ética y Anticorrupción y Guía de Denuncias del INCOPESCA

This Regulation is issued based on Articles 11 and 140, subsections 3) and 8) of the Political Constitution; Articles 4, 11, 25 subsection 1), and 27 subsection 1) of the General Public Administration Law, No. 6227; Law No. 8422 "Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service"; Law No. 8292 "General Internal Control Law"; Law No. 10304 "Law to Recover the Tuna Wealth of Costa Rica"; the Inter-American Convention against Corruption (Law No. 7670); the United Nations Convention against Corruption (Law No. 8557); and other applicable regulations. The purpose of this regulation is to establish provisions to strengthen public ethics, transparency, and probity in the exercise of public service within INCOPESCA, regulate the ethical duties of personnel, and establish mechanisms for prevention, detection, and management of conflicts of interest, as well as the correct processing of complaints.

This regulation is mandatory for all personnel of INCOPESCA, without hierarchical or contractual distinction.

It shall also apply to the members of the Board of Directors of INCOPESCA, taking into consideration that they are appointed every four years.

It shall also apply, as appropriate, to any person who performs functions or represents the institution.

Compliance with this regulation is based on the principles of legality, transparency, accountability, integrity, objectivity, impartiality, responsibility, efficiency, equity, justice, good faith, and service to the public interest, celerity, confidentiality, and citizen participation.

For the purposes of this regulation, the following shall be understood as:

• a)Probity: honest, loyal, transparent conduct that conforms to the law.
• b)Public ethics: the set of values and duties that guide the conduct of public servants in public service.
• c)Transparency: access to and visibility of institutional decisions, actions, and results.
• d)Conflict of interest: a situation in which personal, family, or economic interests may influence or appear to influence the performance of the position.
• e)Complaint: It must be in writing and shall detail the facts allegedly contrary to probity or current regulations. Only anonymous complaints that are accompanied by sufficient evidence to open a preliminary investigation shall be assessed.

Ethical Duties and Conduct

Every public servant must orient their management towards the satisfaction of the public interest, acting with rectitude, good faith, impartiality, and respect for the legal system. Violation of the duty of probity shall be considered a serious offense, which therefore entails civil and criminal liabilities; thus, if it is duly proven and after prior defense, it shall constitute just cause for separation from public office without employer liability.

Personnel shall be accountable for their actions, facilitate oversight, and protect public resources. No information may be concealed or distorted, except that protected by legal reserve.

Public servants must behave with respect, courtesy, and professionalism, avoiding acts, expressions, or gestures that affect the image of the Institute or the dignity of public service, ensuring responsible use of work time, and the obligation to report facts related to acts of corruption.

Disciplinary Regulations on Improper, Fraudulent, and Corrupt Conduct

Personnel must refrain from any action or omission that could generate a real, potential, or apparent conflict of interest. Should one arise, it must be declared in writing immediately to their direct superior and to the Human Resources Department, describing the circumstances and measures adopted.

It is prohibited to solicit or accept gifts, donations, favors, or benefits by reason of the position. This includes money, meals, fishery products, or any other courtesy given by reason of the position. This provision extends to family members up to the third degree of consanguinity and second degree of affinity.

Private activities that compromise impartiality or involve taking advantage of the position may not be carried out.

The use of INCOPESCA assets must be strictly limited to institutional purposes. Improper use shall be sanctioned as a serious offense.

It is prohibited to disclose, alter, or use institutional information to obtain advantages or harm third parties.

Personnel must recuse themselves from intervening in matters where a personal, family, economic, or any other connection exists that compromises their objectivity, even if this involves the services offered by INCOPESCA.

It is prohibited to use the position or its influence to obtain personal benefits, exercise favoritism, or improperly influence institutional decisions.

The use of the position or institutional resources to favor political groups or candidacies is prohibited, as is support for political groups or candidacies on social networks.

All practices of nepotism are prohibited at the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA). Nepotism shall be understood as any action or omission through which an official, authority, or public servant of the Institute favors, directly or indirectly, family members or persons with whom they maintain affective, economic, or affinity ties, in procurement, appointment, promotion, granting of benefits, or any other administrative process. Likewise, no official may intervene in, influence, or participate in decisions involving persons with whom they maintain kinship up to the third degree of consanguinity or second degree of affinity.

Use of the Institutional Uniform and Social Networks

The uniform is a symbol of institutional representation. Its use must be limited to the fulfillment of official duties and duly authorized events. Its use outside of duties and in inappropriate contexts, private activities, or situations contrary to institutional values shall be sanctioned as a serious offense.

When the employment relationship between an employee and INCOPESCA ends, whether by dismissal, resignation, or another form of separation, express notice must be given that institutional uniforms - both those supplied by INCOPESCA and those acquired with the employee's own resources - may not be used bearing the logo, emblem, insignia, or any official identifying sign of the Institute.

The use of such garments with identifying elements of INCOPESCA by persons not belonging to the institution, once the employment relationship has ended, is strictly prohibited. If such conduct is verified, the Institute reserves the right to exercise the corresponding administrative, civil, and/or criminal actions.

Anyone wearing the uniform or institutional identification must maintain decorous conduct, in accordance with the principles of respect, neutrality, and public ethics.

Personnel must exercise prudence in the use of social networks, avoiding publications, photographs, or comments that compromise the image of INCOPESCA or disseminate internal information.

Complaints and Whistleblower Protection

Any person, employee or external, may report facts they consider contrary to probity, ethics, or institutional transparency, by written, electronic, verbal, or anonymous means.

Complaints shall be submitted to the Executive Presidency or the Internal Audit Office of INCOPESCA.

Absolute confidentiality and identity protection shall be guaranteed.

Once a complaint is received, the Executive Presidency or the Internal Audit Office, in the case of the latter, shall proceed in accordance with the regulation for handling complaints of the Internal Audit Office and the "General Guidelines for the analysis of alleged irregular acts." Regarding the Executive Presidency, the head of the institution shall analyze whether the opening of a preliminary investigation is appropriate.

Once the preliminary investigation body is instructed, it must proceed to:

• a)Register and classify the case.
• b)Analyze its admissibility.
• c)Request supplementary information, if deemed necessary.
• d)Conduct the preliminary investigation.
• e)Issue a report with the corresponding recommendations.

The administrative file generated, with the information of the complaint, the investigation, and the resolution, shall be safeguarded at the Executive Presidency or the Internal Audit Office, as appropriate.

INCOPESCA shall protect the identity of the whistleblower; however, should it become known due to external factors, any reprisal, sanction, or harm against anyone who reports in good faith is strictly prohibited. INCOPESCA shall adopt measures to protect their integrity and employment situation.

The fraudulent or reckless filing of false complaints may result in disciplinary, civil, or criminal liabilities.

Values and Ethics Commission of INCOPESCA

The Values and Ethics Commission is the institutional body responsible for promoting compliance with this regulation, coordinating preventive actions, issuing recommendations, and serving as a consultative body in administrative proceedings derived from violations of this regulation.

It shall be composed of officials designated by the Executive Presidency, who has ensured gender balance, transparency, and knowledge in matters of public ethics.

Final Provisions

Violations of this regulation shall be sanctioned in accordance with Law No. 8422, the Autonomous Service Regulation, and other current regulations.

This regulation shall enter into force upon its approval by the Board of Directors and dissemination to internal personnel. Said regulation shall be reviewed and updated if necessary every three years.

Institutional Guide for the Reception and Processing of Complaints 1°-Purpose of the Guide. To guide employees and citizens on the procedure for filing complaints related to alleged conduct contrary to institutional probity, ethics, or transparency.

2°-Filing Channels. Complaints may be made through:

• a)Written submission to the Executive Presidency or the Internal Audit Office, which can be delivered physically to the corresponding offices, or via email.
• b)Anonymous complaints or those sent electronically must include sufficient evidence to open a preliminary investigation; otherwise, they shall be archived.

3°-Minimum Content. The complaint must contain, to the extent possible:

. Identification of the complainant.

. Detailed description: The facts must be described clearly, precisely, and with circumstances.

. Names or positions of the persons involved, or at least elements that allow their identification.

. Place, date, and evidentiary means, if any.

. In the case of anonymous complaints, only those accompanied by sufficient evidence to open a preliminary investigation shall be considered.

. Place or means for receiving notifications.

4°-Confidentiality. Every complaint shall be treated as confidential. No official may disclose the identity of the whistleblower or the content of the file, except by court order.

The conduct of an official who discloses confidential information to third parties regarding the filing of complaints, their course, or their final resolution, without the corresponding authorization for such purposes, shall be considered a serious cause.

5°-Processing.

• a)The complaint shall be registered.
• b)It shall be verified whether the facts fall under the jurisdiction of INCOPESCA.
• c)Its admissibility shall be assessed.
• d)If deemed appropriate, in the case of the Executive Presidency, the formation of a Preliminary Investigation Body shall be ordered; and in the case of the Internal Audit Office, it may initiate the Preliminary Investigation ex officio.
• e)The complainant shall be informed, if their identity is known, of the progress of the process when a means for notification has been indicated; otherwise, it shall be recorded in the file.

6°-Deadlines. The Executive Presidency must rule on the admissibility of the complaint within ten business days following its receipt and issue a report within thirty business days thereafter, except for complex cases. In the case of the internal audit office, the deadlines shall be adjusted to the General Guidelines for the analysis of alleged irregular acts, issued by the CGR, and the Regulation of Complaints of the Internal Audit Office.

7°-Whistleblower Protection. The right to confidentiality, protection against reprisals, and preservation of their employment stability is guaranteed.

8°-Archiving or Dismissal. When sufficient elements are not found, the complaint may be archived by means of a reasoned resolution, which shall be communicated to the complainant via the means for receiving notifications provided; otherwise, it shall be recorded in the corresponding file.

Furthermore, in the case of anonymous complaints, complaints submitted anonymously shall not be processed. In exceptional cases, a preliminary investigation may be opened ex officio when it includes evidentiary elements that warrant it. Otherwise, the respective authority shall order its archiving without further processing.

9°-Follow-up. The Values and Ethics Commission shall keep a statistical record of the complaints received, their status, and final result, as part of the Institutional Internal Control System.

10.-Dissemination. This regulation and its guide must be disseminated to all INCOPESCA personnel through training and publication on the institutional Intranet.

El presente Reglamento se emite con fundamento en los artículos 11 y 140 incisos 3) y 8) de la Constitución Política; los artículos 4, 11, 25 inciso 1) y 27 inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública, N° 6227; la Ley N° 8422 "Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública"; la Ley N° 8292 "Ley General de Control Interno"; la Ley N° 10304 "Ley para Recuperar la Riqueza Atunera de Costa Rica"; la Convención Interamericana contra la Corrupción (Ley N° 7670); la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (Ley N° 8557); y demás normativa aplicable. El objeto de este reglamento es establecer disposiciones para fortalecer la ética pública, la transparencia y la probidad en el ejercicio de la función pública dentro del INCOPESCA, regular los deberes éticos del personal y establecer mecanismos de prevención, detección y gestión de conflictos de interés, así como la correcta tramitación de denuncias.

El presente reglamento es de acatamiento obligatorio para todo el personal del INCOPESCA, sin distinción jerárquica o contractual.

Será aplicable también a los miembros de la Junta Directiva del INCOPESCA, tomando en consideración que los mismos son nombrados cada cuatro años.

Será aplicable también, en lo que corresponda, a cualquier persona que ejerza funciones o represente a la institución.

El cumplimiento de este reglamento se fundamenta en los principios de legalidad, transparencia, rendición de cuentas, integridad, objetividad, imparcialidad, responsabilidad, eficiencia, equidad, justicia, buena fe y servicio al interés público celeridad, confidencialidad y la participación ciudadana.

Para efectos del presente reglamento, se entenderá por:

• a)Probidad: actuación honrada, leal, transparente y ajustada a la ley.
• b)Ética pública: conjunto de valores y deberes que guían la conducta de las personas servidoras en la función pública.
• c)Transparencia: acceso y visibilidad a las decisiones, acciones y resultados institucionales.
• d)Conflicto de interés: situación en la cual los intereses personales, familiares o económicos pueden influir o aparentar influir en el desempeño del cargo.
• e)Denuncia: Debe ser escrita, en ella se detallará los hechos presuntamente contrarios a la probidad o normativa vigente. Únicamente se valoran aquellas denuncias anónimas que vengan acompañadas de pruebas suficientes para la apertura de una investigación preliminar.

De los deberes y conductas éticas

Toda persona servidora pública deberá orientar su gestión a la satisfacción del interés público, actuando con rectitud, buena fe, imparcialidad y respeto al ordenamiento jurídico. La violación al deber de probidad será considerada falta grave, por lo cual conlleva responsabilidades civiles y penales, por lo cual, si la misma logra ser debidamente comprobada y previa defensa, constituirá justa causa para la separación del cargo público sin responsabilidad patronal.

El personal deberá rendir cuentas sobre sus actuaciones, facilitar la fiscalización y proteger los recursos públicos. Ninguna información podrá ser ocultada o tergiversada, salvo aquella amparada por reserva legal.

Las personas servidoras deben comportarse con respeto, cortesía y profesionalismo, evitando actos, expresiones o gestos que afecten la imagen del Instituto o la dignidad de la función pública, uso responsable del tiempo laboral y la obligación de denunciar hechos relacionados con actos de corrupción.

Regulaciones disciplinarias sobre conductas impropias, fraudulentas y corruptas

El personal debe abstenerse de toda acción u omisión que pueda generar conflicto de interés real, potencial o aparente. En caso de presentarse, deberá declararlo por escrito inmediatamente a su jefatura directa y a la Jefatura de Recursos Humanos describiendo las circunstancias y medidas adoptadas.

Se prohíbe solicitar o aceptar obsequios, donaciones, favores o beneficios en razón del cargo. Esto incluye dinero, comidas, productos pesqueros, o cualquier otro detalle que sea entregado en razón del cargo. Esta disposición se extiende a familiares hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad.

No podrán realizarse actividades privadas que comprometan la imparcialidad o supongan aprovechamiento del cargo.

El uso de bienes del INCOPESCA deberá limitarse estrictamente a fines institucionales. El uso indebido será sancionado como falta grave.

Queda prohibido divulgar, alterar o utilizar información institucional para obtener ventajas o perjudicar a terceros.

El personal deberá inhibirse de intervenir en asuntos donde exista vínculo personal, familiar, económico o cualquier otra causa que comprometa su objetividad, incluso si esto implica la atención en los servicios que ofrece el INCOPESCA.

Se prohíbe utilizar el cargo o su influencia para obtener beneficios personales, ejercer favoritismo o incidir indebidamente en decisiones institucionales.

El uso del cargo o recursos institucionales para favorecer agrupaciones políticas o candidaturas está prohibido, asimismo se encuentra prohibido el apoyo a agrupaciones políticas o candidaturas en redes sociales.

Se prohíbe toda práctica de nepotismo en el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA). Se entenderá por nepotismo cualquier acción u omisión mediante la cual un funcionario, autoridad o servidor público del Instituto favorezca, directa o indirectamente, a familiares o personas con las que mantenga vínculos afectivos, económicos o de afinidad, en los procesos de contratación, nombramiento, ascenso, concesión de beneficios o cualquier otro acto administrativo. Asimismo, ningún funcionario podrá intervenir, influir o participar en decisiones que involucren a personas con quienes mantenga parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

Uso del uniforme institucional y redes sociales

El uniforme es símbolo de representación institucional. Su uso debe limitarse al cumplimiento de labores oficiales y eventos debidamente autorizados. Su utilización fuera de labores y en contextos inapropiados, actividades privadas o contrarias a los valores institucionales será sancionada como falta grave.

Cuando se produzca la finalización de la relación laboral entre un funcionario y el INCOPESCA, ya sea por despido, renuncia u otra forma de desvinculación, deberá dejarse expresa advertencia de que los uniformes institucionales - tanto aquellos suministrados por el INCOPESCA como los adquiridos con recursos propios del funcionario- no podrán ser utilizados portando el logotipo, emblema, distintivos o cualquier signo identificativo oficial del Instituto.

El uso de dichas prendas con elementos identificativos del INCOPESCA por parte de personas ajenas a la institución, una vez concluido el vínculo laboral, queda estrictamente prohibido. En caso de verificarse tal conducta, el Instituto se reserva el derecho de ejercer las acciones administrativas, civiles y/o penales que correspondan.

Quien porte el uniforme o identificación institucional deberá mantener una conducta decorosa, acorde con los principios de respeto, neutralidad y ética pública.

El personal debe ejercer prudencia en el uso de redes sociales, evitando publicaciones, fotografías o comentarios que comprometan la imagen del INCOPESCA o difundan información interna.

Denuncias y protección al denunciante

Toda persona, funcionaria o externa, podrá denunciar hechos que considere contrarios a la probidad, la ética o la transparencia institucional, por medios escritos, electrónicos, verbales o anónimos.

Las denuncias se presentarán ante la Presidencia Ejecutiva o la Auditoria Interna del INCOPESCA.

Se garantizará confidencialidad absoluta y reserva de identidad.

Recibida la denuncia, la Presidencia Ejecutiva o la Auditoria Interna, en el caso de esta última se procederá conforme al reglamento para la atención de denuncias de la Auditoría Interna y los "Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares. En cuanto a la Presidencia Ejecutiva, el jerarca analizara si corresponde la apertura de una investigación preliminar.

Una vez instruido el órgano de investigación preliminar este debe proceder a:

• a)Registrar y clasificar el caso.
• b)Analizar su admisibilidad.
• c)Solicitar información complementaria, en caso de que se considere necesario.
• d)Realizar la investigación preliminar.
• e)Emitir informe con las recomendaciones correspondientes.

El expediente administrativo que se genere, con la información de la denuncia, la investigación y la resolución será resguardado en la Presidencia Ejecutiva o en la Auditoria Interna, según corresponda.

El INCOPESCA, resguardara la identidad del denunciante, sin embargo en caso de que por factores externos esta se llegue a conocer, queda terminantemente prohibida cualquier represalia, sanción o perjuicio contra quien denuncie de buena fe. El INCOPESCA adoptará medidas de resguardo a su integridad y situación laboral.

La presentación dolosa o temeraria de denuncias falsas podrá acarrear responsabilidades disciplinarias, civiles o penales.

Comisión de valores y ética del INCOPESCA

La Comisión de Valores y Ética es el órgano institucional encargado de promover el cumplimiento de este reglamento, coordinar acciones preventivas, emitir recomendaciones y sirve como órgano consultor en procedimientos administrativos derivados de infracciones a este reglamento.

Estará conformada por funcionarios designados por la Presidencia Ejecutiva, quien ha garantizado el equilibrio de género, transparencia y conocimiento en materia de ética pública.

Las violaciones a este reglamento se sancionarán conforme a la Ley N° 8422, el Reglamento Autónomo de Servicios y demás normativa vigente.

El presente reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por la Junta Directiva y divulgación al personal interno. Dicho reglamento será revisado y actualizado de ser necesario cada tres años.

Guía institucional para la recepción y tramitación de denuncias 1°-Objeto de la Guía. Orientar a las personas funcionarias y a la ciudadanía sobre el procedimiento para presentar denuncias relacionadas con presuntas conductas contrarias a la probidad, ética o transparencia institucional.

2°-Canales de presentación. Las denuncias podrán formularse mediante:

• a)Presentación escrita ante la Presidencia Ejecutiva o la Auditoria Interna, la cual puede llevarse en físico a las oficinas correspondientes, o por medio de correo electrónico.
• b)Denuncia anónima o remitida vía electrónica, deberá contar con pruebas suficientes para la apertura de una investigación preliminar caso contrario se procederá al archivo.

3°-Contenido mínimo. La denuncia deberá contener, en la medida de lo posible:

. Identificación del denunciante.

. Descripción detallada: Los hechos deben describirse claros, precisos y circunstanciados.

. Nombres o cargos de las personas involucradas, o al menos que aporte elementos que permitan su individualización.

. Lugar, fecha y medios probatorios, si los hubiere.

. En el caso de las denuncias anónimas, se valoran únicamente las que vengan acompañadas de pruebas suficientes para la apertura de una investigación preliminar.

. Lugar o medio para recibir notificaciones.

4°-Confidencialidad. Toda denuncia será tratada con carácter reservado. Ningún funcionario podrá divulgar la identidad del denunciante o el contenido del expediente, salvo orden judicial.

Será considerada causa grave la conducta del funcionario que divulgue información confidencial a terceros sobre la presentación de denuncias, su curso, o bien su resolución final, sin contar con la autorización correspondiente para los efectos.

5°-Tramitación.

• a)Se registrará la denuncia.
• b)Se verificará si los hechos son competencia del INCOPESCA.
• c)Se valorará su admisibilidad.
• d)De considerarse procedente, se instruirá en el caso de la Presidencia Ejecutiva la conformación de un Órgano de Investigación Preliminar, y en el caso de la Auditoría Interna podrá iniciar la investigación Preliminar de Oficio.
• e)Se informará al denunciante, si su identidad es conocida, sobre el avance del proceso cuando haya señalado medio para notificación, caso contrario se dejará constancia en el expediente.

6°-Plazos. La Presidencia Ejecutiva deberá pronunciarse sobre la admisibilidad de la denuncia dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción y emitir informe dentro de los treinta días hábiles siguientes, salvo casos complejos. En el caso de la auditoría interna, los plazos se ajustarán a los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, emitidos por la CGR y el Reglamento de Denuncias de la Auditoría Interna.

7°-Protección del denunciante. Se garantiza el derecho a la confidencialidad, protección frente a represalias y conservación de su estabilidad laboral.

8°-Archivo o desestimación. Cuando no se encuentren elementos suficientes, la denuncia podrá ser archivada mediante resolución motivada, la cual será comunicada al denunciante al medio para recibir notificaciones aportado, caso contario se dejará constancia en el Además, en el caso de las denuncias anónimas, no se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima. En casos excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso contrario, la autoridad respectiva dispondrá su archivo sin más trámite.

9°-Seguimiento. La Comisión de Valores y Ética llevará registro estadístico de las denuncias recibidas, su estado y resultado final, como parte del Sistema Institucional de Control Interno.

10.-Divulgación. El presente reglamento y su guía deberán ser divulgados a todo el personal del INCOPESCA mediante capacitación y publicación en la Intranet institucional.