Amendment to the Procurement Regulations of the Municipality of MoraviaReforma Reglamento de adquisiciones de la Municipalidad de Moravia

Of the initial decision in exception procedures. The procurement requests for exception procedures, in addition to the provisions of the preceding numeral, must additionally specify the following:

• a)Accredit the admissibility of using the respective exception, stating the legal, technical, and financial reasons that make this the best pathway for satisfying the public interest.
• b)Conduct, when applicable, a market survey or study that considers the suitable potential bidders for the object to be procured.

For each exception, the requirements established in the Regulation to the General Law of Public Procurement must be specified.

All procurement requests must be approved by the requesting party's immediate supervisor, the budget control unit, and the head of the Procurement Department, with the exception of requests for procurement under the delivery-on-demand modality, which shall only require the approval of the immediate supervisor and the head of the Procurement Department.

In order to conform to institutional planning, the municipality shall only conduct two purchases of goods and services considered ordinary, one in each semester of the annual budget period, and, for this purpose, the departments requiring the goods or services must request said procurement within the period ranging from the first business week of January to the last business week of January, for the first semester's purchase. For the second semester's purchase, the request period runs from the first business week of July to the last business week of July. After the indicated time windows, requests will not be received, excepting unforeseeable situations, cases of urgency, and, in general, any other situation in which justification not attributable to a lack of planning is involved, duly authorized by the Mayor's Office or the Municipal Council, as applicable. These types of situations must be accredited in the respective request. This same provision, including that regarding unforeseeable or urgent situations, shall apply to requests for exception procedures.

a. Major tender: this procedure shall be applied under the procedural and substantive rules defined by the law, the Public Procurement Regulation, and this regulation, it being reiterated that the department requesting the good or service shall be responsible for defining the technical conditions of the statement of conditions (pliego de condiciones), admissibility requirements, evaluation elements, the delivery period, and, in general, any technical aspect related to the contractual object. Once the technical, financial, and legal aspects are included in the statement of conditions, the institutional procurement department shall assume direction of the procurement process, in coordination with the pertinent administrative units. At the bid reception stage, after their opening, the sealed proposals (plicas) will be transferred to the Management and Legal Advisory Directorate for review of the legal aspects and to the requesting or specialized unit to determine the defects or clarifications related to the technical aspects of the bids. This analysis must be carried out within a maximum period of three business days. Once this procedure is completed, the procurement department shall group the defects noted by the Financial Management Directorate, the Management and Legal Advisory Directorate, and the requesting unit, and shall issue a single prevention order within a reasonable period that may not exceed ten business days for the bidders to correct or clarify their bid. After the bid corrections, they shall be transferred to the department that requested the good, service, or public works for it to perform the technical evaluation and price reasonableness analysis, within a maximum period of five business days. Subsequently, within a maximum period of two business days, the procurement department shall determine which bids are eligible. The corresponding technical unit or the requesting department shall be responsible for applying the weighted bid scoring system, which shall be carried out within a maximum period of three business days. The procurement department, in accordance with the studies issued and the bid evaluation, shall prepare a recommendation for a final act in an official transfer note, accompanied by the indication of the procurement file (expediente) number to refer the matter to the Municipal Council, for its cognizance and issuance of the final act within a maximum period of ten business days. The award agreement shall be communicated by the Council's secretariat to the procurement department via the unified digital system, so that the Procurement Department may proceed immediately to notify the final act to the bidders.

b Minor tender: it shall proceed in accordance with the thresholds established in article 36 of the Law of Public Procurement and the resolution adjusting thresholds issued by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República, CGR) and, for its processing, the procedure indicated by the Regulation to the Law of Public Procurement (RLCP) shall be followed, with the department requesting the good, service, or works being responsible for defining the technical specifications of the statement of conditions (pliego de condiciones), admissibility requirements, evaluation elements, the delivery period, and, in general, any technical aspect related to the contractual object. This procedure shall also apply to procurement under the delivery-on-demand modality, provided that a consumption limit for the procurement is established that does not exceed the minor tender threshold. Once the technical and legal aspects are included in the statement of conditions, the institutional procurement department shall assume direction of the procurement process, in coordination with the pertinent administrative units. At the bid reception stage, after opening, the sealed proposals (plicas) will be immediately transferred to the Management and Legal Advisory Directorate for review of the legal aspects and to the requesting or specialized unit to determine if prevention orders must be issued for formal aspects or if clarifications must be requested from the bidders. This analysis must be carried out within a maximum period of three business days. Once this procedure is completed, the procurement department shall group the defects noted by the legal advisory and the requesting unit, and shall issue a single prevention order within a period of up to five business days for the bidders to correct or clarify their bid. After the corrections, the bids shall be transferred to the department that requested the good, service, or works for it to perform the technical evaluation and the price reasonableness analysis, within a maximum period of three business days. Subsequently, within a maximum period of two business days, the procurement department shall determine which bids are eligible. The corresponding technical unit or the requesting department shall be responsible for applying the weighted bid scoring system, which shall be carried out within a maximum period of two business days. The procurement department, in accordance with the bid evaluation and the technical and legal criteria, shall prepare a recommendation for a final act to refer to the Interdisciplinary Public Procurement Commission, for the issuance of the final act, which must be issued within a maximum period of five business days. The final act agreement shall be included in the Sicop platform, so that the Procurement Department may proceed immediately to notify the final act to the bidders.

c Reduced tender: it shall proceed in accordance with the thresholds established in article 36 of the LCP and the resolution adjusting thresholds issued by the CGR, and for its processing, the procedure indicated by the LCP, the RLCP, and this regulation shall be followed. This procedure shall also apply to procurement under the delivery-on-demand modality, provided that a consumption limit for the procurement is established that does not exceed the reduced tender threshold, as provided in article 28 of this regulation. In this type of procurement, the department requiring the good/service or the specialized unit must, in the first instance, review the bids and determine if there are defects or clarifications related to the technical aspects that must be corrected. Once the procurement department has sent the corresponding correction requests and the period to respond to said prevention orders expires, the bids shall be sent to the requesting unit for the technical analysis, and it shall issue an opinion within a maximum period of three business days, likewise, it shall perform the bid evaluation within a maximum period of two business days. The procurement department shall, within a maximum period of one business day, forward the recommendation to the Municipal Mayor for the purpose of issuing the final act. The final act must be issued within a maximum period of three business days.

d. Exception procedures. This procedure shall be applied under the procedural and substantive rules defined by the law, the Public Procurement Regulation, and this regulation. In this type of procurement, the department requiring the good/service or the specialized unit must review the bids and, when applicable, inform the Procurement Department if there are defects or clarifications related to the technical aspects that must be corrected. Once the procurement department has sent the corresponding correction requests and the period to respond to said prevention orders expires, the bids shall be sent to the requesting unit for the technical analysis of the bid and the evaluation of price reasonableness, and it shall issue an opinion within a maximum period of one business day. The procurement department shall, within a maximum period of one business day, forward the recommendation to the Municipal Mayor or Municipal Council, as applicable, for the purpose of issuing the final act. The final act must be issued within a maximum period of two business days; this term shall apply in the case of procurement that is not awarded by the Municipal Council. When the award is issued by the Municipal Council, the period shall be 10 business days.

Effective as of its publication.

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De la decisión inicial en los procedimientos por excepción. Las solicitudes de contratación de los procedimientos por excepción además de lo dispuesto en el numeral anterior, deberán especificar adicionalmente lo siguiente:

• a)Acreditar la procedencia de utilizar la excepción respectiva, dejando constancia de los motivos legales, técnicos y financieros que hacen de esta vía la mejor para la satisfacción del interés público.
• b)Realizar, cuando corresponda, un sondeo o un estudio de mercado que considere los potenciales oferentes idóneos del objeto que se pretende contratar.

Para cada excepción debe especificarse los requerimientos establecidos en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Todas las solicitudes de contratación deben ser aprobadas por la jefatura inmediata del solicitante, la unidad de control de presupuesto y jefatura de Proveeduría, a excepción de las solicitudes de las contrataciones modalidad según demanda, las cuales solo deberán llevar la aprobación de la jefatura inmediata y la jefatura de Proveeduría.

A efecto de ajustarse a la planificación institucional, en la municipalidad sólo se realizarán dos compras de bienes y servicios considerados ordinarios, una en cada semestre del período anual presupuestario y, para tal efecto, las instancias que requieran los bienes o servicios deberán solicitar dicha adquisición en el período que abarca desde la primera semana hábil del mes de enero hasta la última semana hábil del mes de enero, esto para la compra del primer semestre. Para la compra del segundo semestre, el período de solicitud corre desde la primera semana hábil del mes de julio hasta la última semana hábil del mes de julio. Después de los espacios temporales señalados, no se recibirán solicitudes, exceptuando situaciones imprevisibles, casos de urgencia y en general, cualquier otra, en la cual medie justificación no atribuible a falta de planificación, debidamente autorizada por la Alcaldía o Concejo Municipal, según corresponda. Este tipo de situaciones deberán acreditarse en la respectiva solicitud. A las solicitudes de procedimientos por excepción les aplicará esta misma disposición, incluido lo referente a las situaciones imprevisibles o urgentes.

a. Licitación mayor: este procedimiento se aplicará bajo las reglas procesales y sustanciales definidas por la ley, el Reglamento de Contratación Pública y este reglamento, debiendo reiterarse que corresponderá a la instancia solicitante del bien o servicio definir las condiciones técnicas del pliego de condiciones, requisitos de admisibilidad, elementos de valoración, el plazo de entrega y en general cualquier aspecto técnico relacionado con el objeto contractual. Una vez incluidos en el pliego los aspectos técnicos, financieros y jurídicos, la proveeduría institucional asumirá la dirección del proceso de contratación, en coordinación con las dependencias administrativas pertinentes. En etapa de recepción de ofertas, posterior a la apertura de las mismas, las plicas serán trasladas a la Dirección de Gestión y Asesoría Jurídica para revisión de los aspectos legales y, a la unidad solicitante o especializada para que determine los defectos o aclaraciones relacionados a los aspectos técnicos que poseen las ofertas. Este análisis se deberá realizar en un plazo máximo de tres días hábiles. Agotado este trámite, la proveeduría agrupará los defectos advertidos por la Direcciones de Gestión y Asesoría Jurídica y de Gestión Financiera, así como la unidad solicitante y dará una única prevención por un plazo razonable que no podrá ser mayor a diez días hábiles para que los oferentes subsanen o aclaren su oferta. Posterior a las subsanaciones de ofertas, estas se trasladarán a la instancia que requirió el bien, servicio u obra pública para que realice la valoración técnica y análisis de razonabilidad del precio, en un plazo máximo de cinco días hábiles. Posteriormente, en un plazo máximo de dos días hábiles la proveeduría determinará cuales ofertas resultan elegibles. La aplicación del sistema ponderado de calificación de ofertas estará a cargo de la unidad técnica correspondiente o de la dependencia solicitante, lo cual se realizará en un plazo máximo de tres días hábiles. La proveeduría, con ajuste a los estudios emitidos y la evaluación de ofertas elaborará una recomendación de acto final en un oficio de traslado, acompañado de la indicación del número de expediente de contratación para remitir el asunto al Concejo Municipal, para su conocimiento y dictado de acto final en un plazo máximo diez días hábiles. El acuerdo de adjudicación será comunicado por parte de la secretaría del Concejo a la proveeduría vía sistema digital unificado, con el fin de que la Proveeduría proceda en forma inmediata a notificar el acto final a los oferentes.

b Licitación menor: procederá de conformidad con los umbrales establecidos en el artículo 36 de la Ley de Contratación Pública y la resolución de ajuste de los umbrales emitidos por la Contraloría General de la República y, para su tramitación, se atenderá el procedimiento señalado por el RLCP, correspondiendo a la instancia solicitante del bien, servicio u obra definir las especificaciones técnicas del pliego de condiciones, requisitos de admisibilidad, elementos de valoración, el plazo de entrega y en general, cualquier aspecto técnico relacionado con el objeto contractual. Este procedimiento aplicará también para contrataciones modalidad entrega según demanda, siempre y cuando se establezca un límite de consumo de la contratación que no supere el umbral de la licitación menor. Una vez incluidos en el pliego de condiciones los aspectos técnicos y jurídicos, la proveeduría institucional asumirá la dirección del proceso de contratación en coordinación con las dependencias administrativas pertinentes. En etapa de recepción de ofertas, posterior a la apertura, de forma inmediata las plicas serán trasladas a la Dirección de Gestión y Asesoría Jurídica para revisión de los aspectos legales y a la unidad solicitante o especializada para que determine si deben realizarse prevenciones por aspectos formales o requerirse aclaraciones a los oferentes. Este análisis se deberá realizar en un plazo máximo de tres días hábiles. Agotado este trámite, la proveeduría agrupará los defectos advertidos por la asesoría jurídica y la unidad solicitante y realizará una única prevención por un plazo de hasta cinco días hábiles para que los oferentes subsanen o aclaren su oferta. Posterior a las subsanaciones, las ofertas se trasladarán a la instancia que requirió el bien, servicio u obra para que realice la valoración técnica y el análisis de razonabilidad del precio, en un plazo máximo de tres días hábiles. Posteriormente, en un plazo máximo de dos días hábiles la proveeduría determinará cuales ofertas resultan elegibles. La aplicación del sistema ponderado de calificación de ofertas estará a cargo de la unidad técnica correspondiente o de la dependencia solicitante, lo cual se realizará en un plazo máximo de dos días hábiles. La proveeduría con ajuste a la evaluación de ofertas y los criterios técnicos y jurídicos elaborará una recomendación de acto final para remitir a la Comisión interdisciplinaria de Contratación Pública, para el dictado del acto final, el cual deberá ser emitido en un plazo máximo cinco días hábiles. El acuerdo de acto final será incluido en la plataforma Sicop, con el fin de que la Proveeduría proceda en forma inmediata a notificar el acto final a los oferentes.

c Licitación reducida: procederá de conformidad con los umbrales establecidos en el artículo 36 de la LCP y la resolución de ajuste de los umbrales emitidos por la CGR y para su tramitación se atenderá el procedimiento señalado por la LCP, el RLCP y este reglamento. Este procedimiento aplicará también para contrataciones modalidad entrega según demanda, siempre y cuando se establezca un límite de consumo de la contratación que no supere el umbral de la licitación reducida, según lo dispuesto en el artículo 28 de este reglamento. En este tipo de contrataciones la dependencia que requiere el bien/servicio o la unidad especializada deberá en primera instancia revisar las ofertas y determinar si existen defectos o aclaraciones relacionados a los aspectos técnicos que deben ser subsanados. Una vez que la proveeduría haya enviado las subsanaciones correspondientes y se venza el plazo para contestar dichas prevenciones, se le enviarán las ofertas a la unidad solicitante para el análisis técnico y esta emitirá criterio en un plazo máximo de tres días hábiles, así mismo efectuará la evaluación de ofertas en un plazo máximo de dos días hábiles. La proveeduría en un plazo máximo de un día hábil remitirá al Alcalde Municipal, la recomendación para efectos del dictado del acto final. El acto final debe dictarse en un plazo máximo de tres días hábiles.

d. Procedimientos por excepción. este procedimiento se aplicará bajo las reglas procesales y sustanciales definidas por la ley, el Reglamento de Contratación Pública y este reglamento. En este tipo de contrataciones la dependencia que requiere el bien/servicio o la unidad especializada deberá revisar las ofertas y cuando corresponda informar a la Proveeduría si existen defectos o aclaraciones relacionados a los aspectos técnicos que deben ser subsanados. Una vez que la proveeduría haya enviado las subsanaciones correspondientes y se venza el plazo para contestar dichas prevenciones, se le enviarán las ofertas a la unidad solicitante para el análisis técnico de la oferta y la evaluación de la razonabilidad del precio y esta emitirá criterio en un plazo máximo de un día hábil. La proveeduría en un plazo máximo de un día hábil remitirá al Alcalde Municipal o Concejo Municipal según corresponda, la recomendación para efectos del dictado del acto final. El acto final debe dictarse en un plazo máximo de dos días hábiles, este término aplicara en el caso de las contrataciones que no sean adjudicadas por el Concejo Municipal. Cuando la adjudicación la dicte el Concejo Municipal el plazo será de 10 días hábiles.

Rige a partir de su publicación.