Public Interest Information Access and Confidential Information and Data Privacy PolicyPolítica de Acceso a la Información de Interés Público y Manejo de Información Confidencial y Datos Personales

For the purposes of interpretation and application of this policy, the following shall be understood by:

• a)Access to information: The right of any person to request and obtain public information held by the Office of the Attorney General of the Republic, except for the constitutional and legal restrictions expressly established.
• b)Public Administration: The set of State bodies subject to Administrative Law, under the terms of Article 1 of the General Public Administration Act (LGAP).
• c)Institutional archive: The set of documents produced or received by the Office of the Attorney General in the exercise of its functions, organized according to technical and legal criteria.
• d)Informational self-determination: The fundamental right of any person to control the use and destination of their personal data, including its access, correction, deletion, and opposition to undue processing.
• e)Confidentiality: The legal and functional obligation to restrict access to information whose disclosure is limited by law.
• f)Personal data: Information relating to an identified or identifiable natural person, according to Article 3 of Law No. 8968.
• g)Unrestricted-access personal data: Those that can be freely consulted in public registries, provided that the purpose and conditions provided by law are respected. An example of these data are those found in the databases of the Civil Registry and the Public Registry such as name, ID number, assets, companies, among others.
• h)Restricted-access personal data: Data that, although they may be in public registries, can only be consulted by their owner, by the Public Administration in the exercise of its powers, or with the consent of the data owner. An example of these data are personal email, physical address, photograph, banking data, salary deductions, employment information, telephone numbers, data referring to insurance, among others.
• i)Sensitive personal data: Information relating to a person's private sphere, such as ethnic origin, opinions political, religious or spiritual convictions, socioeconomic condition, biomedical or genetic information, life and sexual orientation, state of health, voice, biometric data, digital signature certificate, affiliations to unions, cooperatives, or solidarity associations, among others.
• j)Good-faith whistleblower (denunciante de buena fe): A person who files a complaint before the Office of the Attorney General in relation to allegedly irregular acts, in the exercise of their civic or employment duty, and with a presumption of truthfulness and honesty.
• k)Preliminary document: Any report, opinion, note, draft, draft resolution, or other document that has not yet been officially rendered or finalized.
• l)Vulnerable groups: Those that, due to age, gender, disability, socioeconomic condition, belonging to indigenous peoples, deprivation of liberty, sexual orientation, identity of gender, or other analogous conditions, face structural barriers to the effective exercise of their rights.
• m)Confidential information: Information whose access is legally restricted, whether temporarily or permanently, to safeguard public interests or individual rights. Within the confidential information may be found:

● The identity of whistleblowers.

●The contents of preliminary investigations, including the identity of the whistleblower and the respondent, while they have not been concluded.

●The case files (expedientes) of ongoing administrative proceedings that do not have a final act, except for the access that must be given to the parties for the proper exercise of their right of defense.

●Draft resolutions, opinions, and reports not yet rendered.

●Restricted-access personal data and sensitive data.

●Information that by constitutional or legal mandate must be safeguarded as confidential, such as State secrets, commercial, industrial, or economic secrets, information on line of business, financial, credit, and tax statements, credit operations, savings or other deductions in banks or cooperatives, police records, content of interviews and examinations of non-selected participants in public competitions, criminal matters, family, alimony, harassment, cases involving minors, among others.

• n)Public interest information: Any information that relates to the exercise of public functions or the use of State resources and that is not subject to restriction.
• o)Press and Communication Office: Administrative unit of the Office of the Attorney General responsible for the management of internal and external institutional communication, in accordance with the current policy.
• p)Data redaction (ocultamiento de datos): Technique by which sensitive or restricted information is protected before delivering or disseminating documents, preventing its reproduction or identification.
• q)Public official (persona funcionaria pública): Any person who, by virtue of their investiture, exercises public functions under the terms set forth in the law.
• r)Processing of personal data: Any automated or manual operation involving the collection, recording, storage, modification, consultation, communication, transfer, blocking, or deletion of personal data.
• s)Responsible unit: Department, office, or directorate that is in charge of a case file (expediente), document, or system containing information of public access, confidential information, or personal data.

Article details

The purpose of this policy is to regulate access to public information and the appropriate handling of confidential information and personal data held by the Office of the Attorney General of the Republic, guaranteeing the principles of transparency, legality, protection of privacy, institutional responsibility, and informational self-determination.

Article details

This policy is issued with basis in the following provisions:

a. Political Constitution of the Republic of Costa Rica of November 7, 1949.

b. Law No. 10554 of October 23, 2024, Framework Law on Access to Public Information.

c. Law No. 6227 of May 2, 1978, General Public Administration Act.

d. Law No. 8292 of July 31, 2002, General Internal Control Act.

e. Law No. 8422 of October 6, 2004, Law Against Corruption and Illicit Enrichment in the Public Function.

f. Law No. 6815 of September 27, 1982, Organic Law of the Office of the Attorney General of the Republic.

g. Law No. 8968 of July 7, 2011, Law for the Protection of the Person regarding the processing of their personal data.

h. Law No. 8220 of March 4, 2002, Law for Citizen Protection against the excess of requirements and administrative procedures.

i. Executive Decree No. 37554-JP of October 30, 2012, Regulation to Law No. 8968.

j. General Internal Control Standards for the public sector.

k. Civil Service Statute and its regulation.

Article details

This policy is applied to all officials of all units of the Office of the Attorney General of the Republic, without distinction of hierarchy or employment status, in all processes related to the production, administration, dissemination, communication, safeguarding, access, modification, and deletion of public interest, confidential information, or personal data, both in physical and digital formats.

Article details

The interpretation and application of this policy shall be governed by the following principles:

a. Legality: All actions must respect the current legal system.

b. Transparency: Public information must be available and accessible except for legal exceptions.

c. Confidentiality: Confidential information, restricted-access personal data, and sensitive data must be protected from unauthorized access.

d. Necessity and proportionality: The processing of data must be limited to what is strictly necessary for the legitimate purpose.

e. Informational self-determination: Every person has the right to know, correct, or delete the data that concerns them.

f. Responsibility: Officials must act in accordance with the principle of probity and responsibility in the management of information.

g. Information security: Technical, administrative, and organizational measures must be adopted to protect information.

h. Transversality of human rights: the interpretation that favors the broadest protection, promotion, and guarantee of the human rights of individuals, especially those of groups in vulnerable situations, shall be preferred.

Article details

ACCESS TO INSTITUTIONAL INFORMATION

The Office of the Attorney General of the Republic recognizes as a guiding principle access to information of a public nature or of public interest in its possession, in accordance with the principle of maximum publicity. Information that is not subject to legal restriction shall be accessible to any natural or legal person who requests it, under the terms set forth in the Framework Law on Access to Public Information.

Any person may request public information in writing, through the official electronic means published on the website, or in physical format at the corresponding offices, and the organization must respond within a maximum period of 10 business days when dealing with simple information requests.

When the information request is received directly by an official of the Office of the Attorney General, they must forward the request within one business day to the Press Department, as provided in Article 8, granting the sufficient inputs for the response if it is a case under their responsibility.

If the information cannot be provided, the requesting party must be notified in writing with the corresponding justification, detailing the basis for the limit and regulation on which the denial is based. If for qualified reasons a longer period is required to handle simple information requests, the requesting party must be informed, with the estimated response time, which may not exceed the term of one month.

The SINALEVI and the Institutional Archive of the Office of the Attorney General shall facilitate access to the criteria and case files (expedientes) under their custody, duly anonymized.

Article details

The information request shall require only: the person's name, identification number, the information requested, and the means by which they will receive the information.

In this request, informality, speed, and efficiency of the obligated subject must prevail in favor of the applicant.

Article details

All information issued by the Office of the Attorney General of the Republic must comply with the following quality criteria:

a. Timeliness: It must be communicated within reasonable deadlines that ensure its usefulness.

b. Sufficiency: It must contain all relevant elements for its adequate understanding.

c. Clarity: It must be written in understandable language.

d. Sincerity: It must faithfully reflect the institutional facts and decisions.

e. Coherence and consistency: It must maintain uniformity with previous messages and institutional objectives.

Article details

The Press and Communication Office, with approval of the Attorney General of the Republic or the Deputy Attorney General, shall be the unit responsible for coordinating and channeling institutional communication directed to the external public, especially to the media. To this end, it may request the relevant information from the officials who guard it.

Publications concerning the institution that are relevant shall be stored in electronic form by the Press and Communication Office; after the period established in the custody term table, they must be transferred to the Institutional Archive of the Office of the Attorney General. All public information requests received shall be registered, indicating the deadline in which they were handled.

Interviews conducted with PGR officials, in which a representative of the Press Office is present, must be kept in the backup that said Office maintains on the institutional data server.

Article details

The officials of the Office of the Attorney General of the Republic must provide, in a timely manner, the information necessary to comply with external requirements for public information or information of public interest within the legal deadlines established in the Framework Law on Access to Public Information, No. 10554 of October 23, 2024.

Article details

Inquiries or requests for information from the media and the general public must be channeled through the Press and Communication Office with approval of the Attorney General of the Republic or the Deputy Attorney General. Official documents sent by electronic means outside the institution must be in PDF format and/or open and accessible format, unless another means is authorized in accordance with applicable regulations.

Article details

The responsibility of ensuring the updating of the documentation corresponding to Article 16 of Law 10554 on Access to Public Information, falls in an articulated manner on the different substantive and administrative units, under the coordination of the Institutional Development Directorate and the support of the Information Technology Department.

Each area is responsible for sending the corresponding information within the defined deadlines and must ensure its accuracy, relevance, and validity, as well as the formats established by the IT Department.

Likewise, a periodic review and verification process shall be established, in accordance with what is established in this policy, in order to maintain the website as a useful, accessible, and inclusive tool, aligned with the proactive transparency standards defined by the Office of Public Ethics and the other control instances.

Article details

The Substantive Directorates, the Institutional Development Directorate, and the Department Heads must ensure compliance with these guidelines and propose continuous improvement actions in institutional communication.

Article details

CLASSIFICATION AND MANAGEMENT OF CONFIDENTIAL INFORMATION

Confidential information is understood as that which, in accordance with the law, is subject to restriction and can only be known by expressly authorized persons. Confidentiality may derive from constitutional, legal, or regulatory provisions, as well as from the protected public interest. This information includes, among others:

a. The identity of whistleblowers.

b. The contents of preliminary investigations, including the identity of the whistleblower and the respondent.

c. The case files (expedientes) of ongoing administrative proceedings that do not have a final act, except for the access that must be given to the parties for the proper exercise of their right of defense.

d. Draft resolutions, opinions, and reports not yet rendered.

e. Restricted-access personal data and sensitive data.

f. The information that by law must be safeguarded as confidential such as State secrets, commercial, industrial, or economic secrets, information on line of business, financial, credit, and tax statements, credit operations, savings or other deductions in banks or cooperatives, police records, content of interviews and examinations of non-selected participants in public competitions, criminal matters, family, alimony, harassment, cases involving minors, among others.

Article details

15.1 Any person who files a complaint before the Office of the Attorney General of the Republic shall have the right to have their identity kept in reserve, in accordance with Article 6 of Law No. 8292 and Article 8 of Law No. 8422.

15.2 This restriction shall be mandatory during and after the conclusion of the preliminary investigation or the administrative procedure, regardless of the outcome, and is not subject to time limits.

15.3 The name of the whistleblower or any other data that makes them identifiable, may not appear in publicly accessible documents or in final reports.

15.4 The only exception to this restriction shall be the written order of a competent judicial authority, in accordance with Article 8 of Law No. 8422.

Article details

16.1 All documentation, evidence, and content related to preliminary investigations that may give rise to administrative proceedings shall be confidential during their processing.

16.2 Confidentiality is maintained until the final resolution of the administrative procedure or until there is an order to proceed to trial in the criminal proceeding derived from the preliminary investigation, except for the parties involved.

16.3 Officials who have access to this information must take the necessary measures to guarantee its reserve.

16.4 The judicial exception established in the previous article applies equally to these cases.

Article details

17.1 The case files of ongoing administrative proceedings shall not be available to third parties until the final resolution is issued, in accordance with Article 8 of Law No. 8422. Even with the final resolution, the protection of information that is confidential by law must continue, as well as restricted-access personal data and sensitive data.

17.2 The parties to the procedure, their representatives, and attorneys have the right of access to the case files in process, except in the following cases:

a. When the case file contains State secrets or confidential information of the counterpart.

b. When access could grant an undue privilege or facilitate illegitimate harm, in accordance with Articles 272 and 273 of the General Public Administration Act.

17.3 The staff in charge of managing these case files must apply active safeguarding and access control measures.

Article details

18.1 Draft resolutions, opinions, drafts, and reports in preparation are not publicly accessible documents as long as they have not been officially rendered.

18.2 This restriction includes the parties, their representatives, and attorneys.

18.3 The officials in charge of their preparation or custody must guarantee their confidentiality until their official issuance.

18.4 The consultation document sent by administrations is considered public information and shall be provided to anyone who requests it. However, the supporting legal criterion and the attached documents shall be provided only at the time when the response to the consultation or the legal opinion is issued.

Article details

The audio and video recordings, as well as the minutes drawn up of the sessions of the collegial bodies, must suppress confidential information, restricted-access private data, and sensitive data, before being provided to third parties.

The confidentiality of the information or data does not make the entirety of the minutes or the session confidential, so public access must be given, eliminating only what is appropriate.

Article details

PROTECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA

For the purposes of this policy, the definitions of Article 1 and those described in Law No. 8968, Law for the Protection of the Person regarding the processing of their personal data, are adopted.

Article details

The processing of personal data carried out by the Office of the Attorney General of the Republic shall conform to the following principles:

a. Specific, explicit, and legitimate purpose.

b. Consent of the owner, unless otherwise provided by law.

c. Quality and accuracy of the data.

d. Security, integrity, and reserve.

e. Proportionality and minimum intervention.

f. No transfer without legal basis or consent.

g. Institutional responsibility for its safeguarding.

Article details

In every case file (expediente), minutes, report, or any other document or product prepared in the Office of the Attorney General of the Republic, protection from access by third parties and persons not legally authorized shall be provided, in addition to confidential information, for restricted-access personal data and sensitive data.

The following data, among others, are considered restricted-access: personal email, physical address, photograph, banking data, salary deductions, employment information, telephone numbers, data referring to insurance, among others.

The following data, among others, are considered sensitive data: ethnic origin, political opinions, religious or spiritual convictions, socioeconomic condition, biomedical or genetic information, life and sexual orientation, state of health, voice, biometric data, digital signature certificate, affiliations to unions, cooperatives, or solidarity associations, among others.

Article details

In the case of requests for access to documentation containing confidential information, sensitive data, or restricted-access personal data, the official in charge must apply a redaction procedure before delivering a copy of the case file or the requested information. This procedure shall consist of:

a. Physically covering the information with paper or a white sheet adhered with transparent tape or removable adhesive paper.

b. Ensuring that the redacted data cannot be reproduced by electronic or printed means.

c. Using available technological tools to reinforce the protection process, without replacing human supervision.

The Information Technology (IT) Department of the Office of the Attorney General of the Republic shall promote the progressive adoption of artificial intelligence solutions and other technological tools. The objective is to automate the anonymization and deletion of restricted-access personal data, sensitive data, and other confidential information in all its directorates and units.

Article details

24.1 If the request is made by the data owner or the main whistleblower of the case file, the information may be provided without redaction, unless it contains data from third parties.

24.2 If the request comes from a third party, it must have the written consent of the owner or the redaction procedure must be applied.

24.3 If it is a request from a judicial authority or an investigative legislative commission with express legal authority, the complete information shall be provided, advising in writing about the confidential nature of the data and the information contained.

24.4 Information that by law is confidential to third parties and even to the parties, as well as restricted-access personal data and sensitive data, must continue to be safeguarded without time limit, unless a public interest for its access is demonstrated by the requester. The determination on the existence of a public interest in these exceptional cases corresponds to the Attorney General of the Republic or the Deputy Attorney General.

Article details

25.1 The official in charge of the case file is directly responsible for compliance with data protection obligations, both during its processing and in the archive.

25.2 If the case file is in institutional custody, it is the responsibility of the staff of the Institutional Archive Department to execute the protection measures, under the supervision of their head.

25.3 Doubts or controversies about the appropriate processing of data must be referred to the Legal Directorate of the Office of the Attorney General for its analysis and resolution and shall be finally decided by the Attorney General of the Republic or the Deputy Attorney General.

Article details

The Office of the Attorney General of the Republic shall recognize, guarantee, and promote the exercise of the right of access to public information and the protection of personal data of persons and groups in situations of vulnerability, from an approach based on human rights, substantive equality, and non-discrimination.

For the purposes of this Policy, persons or groups in situations of vulnerability shall be understood as those who, due to age, gender, disability, socioeconomic condition, belonging to indigenous peoples, deprivation of liberty, sexual orientation, identity of gender, or other analogous conditions, face structural barriers to the effective exercise of their rights.

The institution shall adopt informational, linguistic, technological, and procedural accessibility measures that allow these groups to obtain information of public interest in a comprehensible, timely, and cost-free manner. Likewise, it shall ensure that the processing of their personal data respects the principles of necessity, proportionality, confidentiality, specific purpose, informed consent, and security.

Any processing of sensitive personal data belonging to persons from these groups shall require reinforced safeguards, and its access shall be restricted exclusively to authorized personnel, under institutional supervision and in accordance with the provisions of national regulations and international human rights standards.

Non-compliance with these provisions shall give rise to the application of corrective, administrative, or disciplinary measures in accordance with the current legal system and the following chapter.

Article details

RESPONSIBILITIES, SANCTIONS, AND FINAL PROVISIONS

It corresponds to the Attorney General of the Republic and the Deputy Attorney General, in their capacity as the highest institutional authority:

a. To formalize this policy so that its compliance is mandatory.

b. To approve the necessary reforms and updates.

c. To supervise its general compliance in coordination with the competent instances.

d. To decide in cases where there is doubt about the provision of certain information.

Article details

28.1 The Area Coordinations, the Institutional Development Directorate, and the Department Heads shall be responsible for implementing and disseminating this policy within their respective areas, as well as ensuring its compliance.

28.2 The Press and Communication Office shall be responsible for the external management of institutional information, in accordance with this policy.

28.3 The legal body of the Institutional Development Directorate shall act as an advisory body to resolve doubts about the application of this policy, particularly regarding the management of personal data.

28.4 The Institutional Archive Department must support the custody process of confidential information and the protection of personal data.

Article details

All personnel of the Office of the Attorney General of the Republic have the obligation to:

a. Know and comply with the provisions contained in this policy.

b. Apply the procedures for the protection of personal data and confidential information as established.

c. Propose actions that favor continuous improvement and the culture of respect for informational rights.

d. Report promptly any incident or violation of confidentiality, information security, or unauthorized access.

Non-compliance with the provisions of this policy shall give rise to the corresponding sanctions, in accordance with current national legislation, particularly:

a. Administrative sanctions established in the disciplinary regime of the Civil Service Statute, Law No. 1581, and its regulations.

b. Criminal sanctions applicable to those who violate the confidentiality of protected data and confidential information, in accordance with Law No. 8968 and the Penal Code.

c. Civil or patrimonial liability if damages to third parties result from the non-compliance.

d. Sanctions established in Law No. 10554, the Framework Law on Public Information.

This policy shall be reviewed at least every two years by the Directorate of Institutional Development, in coordination with the other competent units. It may also be updated before that period if legal or regulatory reforms occur, or changes in the organizational or technological structure so require.

This policy shall take effect upon its approval by the Institutional Hierarchical Authority. It must be published on the official website of the Office of the Attorney General of the Republic and disseminated to all personnel for their knowledge and application.

This policy repeals the "Policy to guarantee confidential content of institutionally managed information" and the "Policy for the communication of institutional information."

Para efectos de interpretación y aplicación de esta política, se entenderá por:

• a)Acceso a la información: Derecho que tiene toda persona a solicitar y obtener información pública en poder de la Procuraduría General de la República, salvo las restricciones constitucionales y legales expresamente establecidas.
• b)Administración Pública: Conjunto de órganos del Estado sujetos al Derecho Administrativo, en los términos del artículo 1 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP).
• c)Archivo institucional: Conjunto de documentos producidos o recibidos por la Procuraduría en el ejercicio de sus funciones, organizados conforme a criterios técnicos y legales.
• d)Autodeterminación informativa: Derecho fundamental de toda persona a controlar el uso y destino de sus datos personales, incluyendo su acceso, corrección, supresión y oposición a tratamientos indebidos.
• e)Confidencialidad: Obligación legal y funcional de restringir el acceso a información cuya divulgación está limitada por ley.
• f)Datos personales: Información relativa a una persona física identificada o identificable, según el artículo 3 de la Ley N.° 8968.
• g)Datos personales de acceso irrestricto: Aquellos que pueden consultarse libremente en registros públicos, siempre que se respeten la finalidad y condiciones previstas por ley. Ejemplo de estos datos son aquellos que constan en las bases de datos del Registro Civil y del Registro Público como nombre, número de cédula, bienes, sociedades, entre otros.
• h)Datos personales de acceso restringido: Datos que, aunque puedan estar en registros públicos, sólo pueden ser consultados por su titular, por la Administración Pública en ejercicio de sus competencias o el consentimiento del titular de los datos. Ejemplo de estos datos son el correo electrónico personal, dirección física, fotografía, datos bancarios, deducciones al salario, información laboral, números de teléfono, datos referentes a seguros, entre otros.
• i)Datos personales sensibles: Información relativa al fuero íntimo de una persona, como origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, estado de salud, voz, datos biométricos, certificado de firma digital, afiliaciones a sindicatos, cooperativas o asociaciones solidaristas, entre otras.
• j)Denunciante de buena fe: Persona que presenta una denuncia ante la Procuraduría en relación con hechos presuntamente irregulares, en ejercicio de su deber cívico o laboral, y con presunción de veracidad y honestidad.
• k)Documento preliminar: Cualquier informe, dictamen, nota, borrador, proyecto de resolución u otro documento que aún no ha sido oficialmente rendido o finalizado.
• l)Grupos vulnerables: Aquellos que, por razón de edad, género, discapacidad, condición socioeconómica, pertenencia a pueblos indígenas, privación de libertad, orientación sexual, identidad de género u otras condiciones análogas, enfrentan barreras estructurales para el ejercicio efectivo de sus derechos.
• m)Información confidencial: Información cuyo acceso está restringido legalmente, ya sea de forma temporal o permanente, en resguardo de intereses públicos o derechos individuales. Dentro de la información confidencial puede encontrarse:

● La identidad de personas denunciantes.

●Los contenidos de investigaciones preliminares, incluyendo la identidad del denunciante y del denunciado, mientras no se hayan concluido.

●Los expedientes de procedimientos administrativos en trámite que no cuenten con acto final, salvo el acceso que debe darse a las partes para el correcto ejercicio de su derecho de defensa.

●Los proyectos de resolución, dictámenes e informes no rendidos.

●Los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles.

●La información que por mandato constitucional o legal debe resguardarse por ser confidencial como los secretos de Estado, secretos comerciales, industriales o económicos, información sobre el giro comercial, estados financieros, crediticios y tributarios, operaciones de crédito, ahorro u otras deducciones en bancos o cooperativas, antecedentes policiales, contenido de entrevistas y exámenes de participantes no electos en concursos públicos, materia penal, familia, pensiones alimentarias, acoso, casos con menores de edad, entre otros.

• n)Información de interés público: Toda aquella que se relaciona con el ejercicio de funciones públicas o el uso de recursos del Estado y que no se encuentre sujeta a reserva.
• o)Oficina de Prensa y Comunicación: Unidad administrativa de la Procuraduría responsable de la gestión de la comunicación institucional interna y externa, conforme a la política vigente.
• p)Ocultamiento de datos: Técnica mediante la cual se protege información sensible o restringida antes de hacer entrega o difusión de documentos, impidiendo su reproducción o identificación.
• q)Persona funcionaria pública: Toda persona que, en virtud de su investidura, ejerce funciones públicas en los términos dispuestos en la ley.
• r)Tratamiento de datos personales: Cualquier operación automatizada o manual que implique la recolección, registro, conservación, modificación, consulta, comunicación, cesión, bloqueo o supresión de datos personales.
• s)Unidad responsable: Departamento, oficina o dirección que tiene a su cargo un confidencial o datos personales.

El objeto de esta política es regular el acceso a la información pública y el tratamiento adecuado de la información confidencial y de los datos personales que obran en poder de la Procuraduría General de la República, garantizando los principios de transparencia, legalidad, protección de la intimidad, responsabilidad institucional y autodeterminación informativa.

Esta política se emite con fundamento en las siguientes disposiciones:

a. Constitución Política de la República de Costa Rica del 7 de noviembre de 1949.

b. Ley N.° 10554 del 23 de octubre de 2024, Ley Marco de Acceso a la Información Pública.

c. Ley N.° 6227 del 2 de mayo de 1978, Ley General de la Administración Pública.

d. Ley N.° 8292 del 31 de julio de 2002, Ley General de Control Interno.

e. Ley N.° 8422 del 6 de octubre de 2004, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

f. Ley N.° 6815 del 27 de setiembre de 1982, Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República.

g. Ley N.° 8968 del 7 de julio de 2011, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.

h. Ley N.° 8220 del 4 de marzo de 2002, de Protección al Ciudadano frente al exceso de requisitos y trámites administrativos.

i. Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP del 30 de octubre de 2012, Reglamento a la Ley N.° 8968.

j. Normas Generales de Control Interno para el sector público.

k. Estatuto del Servicio Civil y su reglamento.

Esta política se aplica a todas las personas funcionarias de todas las unidades de la Procuraduría General de la República, sin distinción de jerarquía o régimen laboral, en todos los procesos relacionados con la producción, administración, difusión, comunicación, resguardo, acceso, modificación y supresión de información de interés público, confidencial o de datos personales, tanto en formatos físicos como digitales.

La interpretación y aplicación de esta política se regirá por los siguientes principios:

a. Legalidad: Toda actuación debe respetar el ordenamiento jurídico vigente.

b. Transparencia: La información pública debe estar disponible y accesible salvo las excepciones legales.

c. Confidencialidad: La información confidencial, los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles deben protegerse de accesos no autorizados.

d. Necesidad y proporcionalidad: El tratamiento de datos debe limitarse a lo estrictamente necesario para el fin legítimo.

e. Autodeterminación informativa: Toda persona tiene derecho a conocer, corregir o suprimir los datos que le conciernen.

f. Responsabilidad: Las personas funcionarias deben actuar conforme al principio de probidad y responsabilidad en el manejo de la información.

g. Seguridad de la información: Deben adoptarse medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger la información.

h. Transversalidad de los derechos humanos: deberá preferirse aquella interpretación que favorezca la protección, promoción y garantía más amplia de los derechos humanos de las personas, especialmente de aquellos grupos en situación de vulnerabilidad.

ACCESO A LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

La Procuraduría General de la República reconoce como principio rector el acceso a la información de carácter público o de interés público en su posesión, de conformidad con el principio de máxima publicidad. La información que no esté sujeta a reserva legal será accesible a toda persona física o jurídica que así lo solicite, en los términos dispuestos en la Ley Marco de Acceso a la Información Pública.

Cualquier persona podrá solicitar información pública por escrito, mediante los medios electrónicos oficiales publicados en la página web o en formato físico en las oficinas correspondientes, y la organización deberá responder en un plazo máximo de 10 días hábiles cuando se trate de gestiones de simple información.

Cuando la solicitud de información sea recibida directamente por un funcionario de la Procuraduría, deberá remitir dentro de un día hábil la solicitud al Departamento de Prensa, según lo dispuesto en el artículo 8, otorgando los insumos suficientes para la respuesta si es un caso bajo su responsabilidad.

Si la información no puede ser proporcionada, se debe notificar por escrito a la persona solicitante con la justificación correspondiente, detallando con base en cuál límite y normativa se sustenta la denegación. Si por razones calificadas se requiere un plazo mayor para atender gestiones de simple información, debe informarse a la persona solicitante, con el plazo estimado de respuesta, que no podrá exceder el término de un mes.

El SINALEVI y el Archivo Institucional de la Procuraduría, facilitarán acceso a los criterios y expedientes bajo su custodia debidamente anonimizados.

La solicitud de información requerirá únicamente: el nombre de la persona, el número de identificación, la información que solicita y el medio por el cual recibirá la información.

En esta solicitud debe prevalecer, a favor del solicitante, la informalidad, celeridad y eficiencia del sujeto obligado.

Toda información emitida por la Procuraduría General de la República deberá cumplir con los siguientes criterios de calidad:

a. Oportunidad: Debe comunicarse dentro de los plazos razonables que aseguren su utilidad.

b. Suficiencia: Debe contener todos los elementos relevantes para su adecuada comprensión.

c. Claridad: Debe redactarse en lenguaje comprensible.

d. Sinceridad: Debe reflejar fielmente los hechos y decisiones institucionales.

e. Coherencia y consistencia: Debe guardar uniformidad con los mensajes previos y los objetivos institucionales.

La Oficina de Prensa y Comunicación, con aprobación del Procurador (a) General de la República o el Procurador (a) General Adjunto (a), será la unidad responsable de coordinar y canalizar la comunicación institucional dirigida al público externo, especialmente ante los medios de comunicación. Para ello, podrá requerir la información relevante a los funcionarios que la custodian.

Las publicaciones concernientes a la institución que sean relevantes serán guardadas de forma electrónica por la Oficina de Prensa y Comunicación, posterior a lo establecido en la tabla de plazos de custodia, se deberá transferir al Archivo Institucional de la Procuraduría General. Todas las solicitudes de información pública recibidas serán registradas, indicando el plazo en que fueron atendidas.

Las entrevistas realizadas a funcionarios de la PGR, en que se encuentre presente el representante de la Oficina de Prensa deberán ser conservadas en el respaldo que dicha Oficina posee en el servidor de datos institucionales.

Los funcionarios de la Procuraduría General de la República deberán suministrar de manera oportuna, la información necesaria para dar cumplimiento a los requerimientos externos de información pública o de interés público dentro de los plazos legales, establecidos en la Ley Marco de Acceso a la Información Pública, N.° 10554 del 23 de octubre de 2024.

Las consultas o solicitudes de información de los medios de comunicación y del público en general deberán canalizarse a través de la Oficina de Prensa y Comunicación con aprobación del Procurador (a) General de la República o el Procurador (a) General Adjunto (a). Los documentos oficiales enviados por medios electrónicos fuera de la institución deberán estar en formato PDF y/o formato abierto y accesible, salvo que se autorice otro medio conforme a las normas aplicables.

La responsabilidad de garantizar la actualización de la documentación correspondiente al artículo 16 de la Ley 10554 de Acceso a la Información Pública, recae de forma articulada en las diferentes unidades sustantivas y administrativas, bajo la coordinación de la Dirección de Desarrollo Institucional y el acompañamiento del Departamento de Tecnologías de Información.

Cada área es responsable de remitir la información correspondiente en los plazos definidos y debe asegurar su veracidad, pertinencia y vigencia, así como, los formatos establecidos por el Departamento de TI.

Asimismo, se establecerá un proceso de revisión y verificación periódica, de acuerdo a lo establecido en esta política, a fin de mantener el sitio web como una herramienta útil, accesible e inclusiva, alineado con los estándares de transparencia proactiva definidos por la Procuraduría de Ética Pública y las demás instancias de control.

Las Direcciones Sustantivas, la Dirección de Desarrollo Institucional, y las Jefaturas de Departamento deberán velar por el cumplimiento de estos lineamientos y proponer acciones de mejora continua en la comunicación institucional.

CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Se entiende por información confidencial aquella que, conforme a la ley, está sujeta a reserva y solo puede ser conocida por personas expresamente autorizadas. La confidencialidad podrá derivarse de disposiciones constitucionales, legales o reglamentarias, así como del interés público protegido. Esta información incluye, entre otros:

a. La identidad de personas denunciantes.

b. Los contenidos de investigaciones preliminares, incluyendo la identidad del denunciante y del denunciado.

c. Los expedientes de procedimientos administrativos en trámite que no cuenten con acto final, salvo el acceso que debe darse a las partes para el correcto ejercicio de su derecho de defensa.

d. Los proyectos de resolución, dictámenes e informes no rendidos.

e. Los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles.

f. La información que por ley debe resguardarse por ser confidencial como los secretos de Estado, secretos comerciales, industriales o económicos, información sobre el giro comercial, estados financieros, crediticios y tributarios, operaciones de crédito, ahorro u otras deducciones en bancos o cooperativas, antecedentes policiales, contenido de entrevistas y exámenes de participantes no electos en concursos públicos, materia penal, familia, pensiones alimentarias, acoso, casos con menores de edad, entre otros.

15.1 Toda persona que formule una denuncia ante la Procuraduría General de la República tendrá derecho a que su identidad sea mantenida en reserva, conforme al artículo 6 de la Ley N.° 8292 y el artículo 8 de la Ley N.° 8422.

15.2 Esta reserva será obligatoria durante y después de concluida la investigación preliminar o el procedimiento administrativo, independientemente del resultado y no está sujeta a límites temporales.

15.3 El nombre de la persona denunciante o cualquier otro dato que lo haga identificable, no podrán constar en documentos de acceso público ni en informes finales.

15.4 La única excepción a esta reserva será la orden escrita de una autoridad judicial competente, conforme al artículo 8 de la Ley N.° 8422.

16.1 Toda documentación, evidencia y contenido relacionado con investigaciones preliminares que puedan dar origen a procedimientos administrativos será confidencial durante su tramitación.

16.2 La confidencialidad se mantiene hasta la resolución final del procedimiento administrativo o hasta que exista auto de elevación a juicio del proceso penal derivado de la investigación preliminar, salvo para las partes involucradas.

16.3 Los funcionarios que tengan acceso a esta información deberán tomar las medidas necesarias para garantizar su reserva.

16.4 La excepción judicial establecida en el artículo anterior aplica igualmente a estos supuestos.

17.1 Los para terceros hasta que se emita la resolución final, conforme al artículo 8 de la Ley N.° 8422. Aun con la resolución final, debe seguir resguardando la información que por ley es confidencial, así como los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles.

17.2 Las partes del procedimiento, sus representantes y abogados tienen derecho de acceso a los a. Cuando el contraparte.

b. Cuando el acceso pueda otorgar un privilegio indebido o facilitar un daño ilegítimo, conforme a los artículos 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública.

17.3 El personal encargado del manejo de estos expedientes deberá aplicar medidas activas de resguardo y control de acceso.

18.1 Los proyectos de resolución, dictámenes, borradores e informes en elaboración no son documentos de acceso público mientras no hayan sido oficialmente rendidos.

18.2 Esta restricción incluye a las partes, sus representantes y abogados.

18.3 Los funcionarios encargados de su elaboración o custodia deben garantizar su confidencialidad hasta su emisión oficial.

18.4 El oficio de consulta que remiten las administraciones, se considera información pública y se entregará a quien lo solicite. No obstante, el criterio jurídico de respaldo y los documentos adjuntos, serán suministrados hasta el momento en que se emita el oficio de respuesta a la consulta o la opinión jurídica.

Las grabaciones en audio y video, así como, el acta levantada de las sesiones de los órganos colegiados, deberán suprimir la información confidencial, los datos privados de acceso restringido y los datos sensibles, antes de ser suministradas a terceros.

La confidencialidad de la información o del dato, no convierten en confidencial la totalidad del acta ni de la sesión, por lo que debe darse acceso público eliminando únicamente lo que corresponda.

PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones del artículo 1 y las descritas en la Ley N.° 8968 Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.

El tratamiento de datos personales realizado por la Procuraduría General de la República se ajustará a los siguientes principios:

a. Finalidad específica, b. Consentimiento del titular, salvo disposición legal en contrario.

c. Calidad y veracidad de los datos.

d. Seguridad, integridad y reserva.

e. Proporcionalidad y mínima intervención.

f. No cesión sin fundamento legal o consentimiento.

g. Responsabilidad institucional sobre su resguardo.

En todo expediente, acta, informe o cualquier otro documento o producto elaborado en la Procuraduría General de la República deberá protegerse del acceso de terceros y personas no autorizadas legalmente, además de la información confidencial, los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles.

Se consideran de acceso restringido, entre otros, los siguientes datos: correo electrónico personal, dirección física, fotografía, datos bancarios, deducciones al salario, información laboral, números de teléfono, datos referentes a seguros, entre otros.

Se consideran datos sensibles, entre otros, los siguientes datos: origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, estado de salud, voz, datos biométricos, certificado de firma digital, afiliaciones a sindicatos, cooperativas o asociaciones solidaristas, entre otras.

En el caso de solicitudes de acceso a documentación que contenga información confidencial, datos sensibles o datos personales de acceso restringido, el funcionario a cargo deberá aplicar un procedimiento de ocultamiento antes de entregar copia del a. Cubrir físicamente la información con papel u hoja blanca adherida con cinta transparente o papel adhesivo removible.

b. Garantizar que los datos ocultos no puedan ser reproducidos por medios electrónicos o impresos.

c. Utilizar herramientas tecnológicas disponibles para reforzar el proceso de protección, sin sustituir la supervisión humana.

El Departamento de Tecnología de Información (TI) de la Procuraduría General de la República impulsará la adopción progresiva de soluciones de inteligencia artificial y otras herramientas tecnológicas. El objetivo es automatizar la anonimización y eliminación de datos personales de acceso restringido, sensibles y otra información confidencial en todas sus direcciones y unidades.

24.1 Si la solicitud la realiza la persona titular de los datos o el denunciante principal del contenga datos de terceras personas.

24.2 Si la solicitud proviene de una tercera persona, deberá contar con el consentimiento escrito de la persona titular o aplicarse el procedimiento de ocultamiento.

24.3 Si se trata de una solicitud de una autoridad judicial o comisión legislativa investigadora con potestad legal expresa, se entregará la información completa, advirtiendo por escrito sobre la naturaleza confidencial de los datos y la información contenida.

24.4 La información que por ley es confidencial frente a terceros y aun frente a las partes, así como, los datos personales de acceso restringido y los datos sensibles deben seguirse resguardando sin límite temporal, salvo que se demuestre un interés público para su acceso por parte de quien la solicite. La determinación sobre la existencia de un interés público en estos casos de excepción, corresponde al Procurador (a) General de la República o al Procurador (a) General Adjunto (a).

25.1 El funcionario o funcionaria a cargo del expediente es responsable directo del cumplimiento de las obligaciones de protección de datos, tanto durante su tramitación como en el archivo.

25.2 Si el expediente se encuentra en custodia institucional, corresponde al personal del Departamento de Archivo Institucional ejecutar las medidas de protección, bajo supervisión de su jefatura.

25.3 Las dudas o controversias sobre el tratamiento adecuado de los datos deberán remitirse a la Dirección Jurídica de la Procuraduría General para su análisis y resolución y será resuelto en definitiva por el Procurador (a) General de la República o el Procurador (a) General Adjunto (a).

La Procuraduría General de la República reconocerá, garantizará y promoverá el ejercicio del derecho de acceso a la información pública y la protección de los datos personales de las personas y grupos en situación de vulnerabilidad, desde un enfoque basado en los derechos humanos, la igualdad sustantiva y la no discriminación.

A efectos de esta Política, se entenderán como personas o grupos en situación de vulnerabilidad aquellos que, por razón de edad, género, discapacidad, condición socioeconómica, pertenencia a pueblos indígenas, privación de libertad, orientación sexual, identidad de género u otras condiciones análogas, enfrentan barreras estructurales para el ejercicio efectivo de sus derechos.

La institución adoptará medidas de accesibilidad informativa, lingüística, tecnológica y procedimental que permitan a estos grupos obtener información de interés público de manera comprensible, oportuna y sin costo. Asimismo, garantizará que el tratamiento de sus datos personales respete los principios de necesidad, proporcionalidad, confidencialidad, finalidad específica, consentimiento informado y seguridad.

Cualquier tratamiento de datos personales sensibles pertenecientes a personas de estos grupos requerirá salvaguardias reforzadas, y su acceso quedará restringido exclusivamente al personal autorizado, bajo supervisión institucional y conforme a lo dispuesto por la normativa nacional y los estándares internacionales de derechos humanos.

El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar a la aplicación de medidas correctivas, administrativas o disciplinarias conforme al ordenamiento jurídico vigente y el siguiente capítulo.

RESPONSABILIDADES, SANCIONES Y DISPOSICIONES FINALES

Corresponde al Procurador (a) General de la República y al Procurador (a) General Adjunto (a), en su calidad de máxima autoridad institucional:

a. Oficializar la presente política para que sea de acatamiento obligatorio.

b. Aprobar las reformas y actualizaciones necesarias.

c. Supervisar su cumplimiento general en coordinación con las instancias competentes.

d. Decidir en los casos donde exista duda sobre el suministro de cierta información.

28.1 Las Coordinaciones de Área, la Dirección de Desarrollo Institucional y las Jefaturas de Departamento serán responsables de implementar y difundir esta política dentro de sus respectivas áreas, así como, de velar por su cumplimiento.

28.2 La Oficina de Prensa y Comunicación será responsable de la gestión externa de la información institucional, conforme a la presente política.

28.3 El órgano jurídico de la Dirección de Desarrollo Institucinal actuará como órgano consultivo para resolver dudas sobre la aplicación de esta política, particularmente en lo relativo al manejo de datos personales.

28.4 El Departamento de Archivo Institucional, deberá apoyar el proceso de custodia de la información confidencial y la protección de los datos personales.

Todo el personal de la Procuraduría General de la República tiene la obligación de:

a. Conocer y acatar las disposiciones contenidas en la presente política.

b. Aplicar los procedimientos de protección de datos personales y de información confidencial según lo establecido.

c. Proponer acciones que favorezcan la mejora continua y la cultura de respeto a los derechos informativos.

d. Informar oportunamente cualquier incidente o violación a la confidencialidad, seguridad de la información o acceso indebido.

El incumplimiento de lo establecido en esta política dará lugar a las sanciones correspondientes, conforme a la legislación nacional vigente, particularmente:

a. Sanciones administrativas establecidas en el régimen disciplinario del Estatuto de Servicio Civil, Ley N.° 1581, y su reglamento.

b. Sanciones penales aplicables a quienes violen la confidencialidad de datos protegidos y la información confidencial, conforme a la Ley N.° 8968 y el Código Penal.

c. Responsabilidad civil o patrimonial si del incumplimiento resultaren daños a terceros.

d. Sanciones establecidas en la Ley N.° 10554, Ley Marco de Información Pública.

La presente política deberá ser revisada al menos cada dos años por la Dirección de Desarrollo Institucional, en coordinación con las demás unidades competentes. También podrá ser actualizada antes de ese plazo si ocurren reformas legales, reglamentarias o cambios en la estructura organizativa o tecnológica que así lo requieran.

Esta política rige a partir de su aprobación por la Jerarquía Institucional. Deberá ser publicada en el sitio web oficial de la Procuraduría General de la República y difundida a todo el personal para su conocimiento y aplicación.

La presente política deroga la "Política para garantizar contenidos confidenciales de información de manejo institucional" y la "Política para la comunicación de la información institucional".