Transition to PPLC accreditationTransición de la acreditación al PPLC

Notice 6 Procedure ECA-MC-PT-26 Transition Plan for the Country Program for Climate Leadership (PPLC) (version 01) Go to the latest version Standard Version: 1 of 1 COSTA RICAN ACCREDITATION ENTITY Notice 2025-006 The Costa Rican Accreditation Entity (ECA), in compliance with Ley 10473 Ley del Sistema Nacional de la Calidad, announces the amendment of the following documents: ECA-MC-PT-26 Transition Plan for the Country Program for Climate Leadership (PPLC) version 01. The documents described above are available to interested parties on the website http://www.eca.or.cr/; they may also request electronic delivery or request a free uncontrolled copy from the Quality Management Office at ECA’s central offices located in San José, Barrio Don Bosco, Avenida 02 and Calle 32, next to the Embassy of Spain, Monday through Friday from 8 a.m. to 4 p.m. one time.-San José, 27.06.2025.-Responsible (Note by Sinalevi: This procedure was extracted from the website of the Costa Rican Accreditation Entity and is transcribed below:)

TOC \o "1-2" \h \z \u1. OBJECTIVE............................................................................................................................. PAGEREF _Toc49898 \h1 2. SCOPE.................................................................................................................................. PAGEREF _Toc49899 \h1 3. DESCRIPTION....................................................................................................................... PAGEREF _Toc49900 \h1 4.1 Introduction and background................................................................................................. PAGEREF _Toc49901 \h1 4. APPLICATION OF THE TRANSITION PLAN........................................................................... PAGEREF _Toc49902 \h4 5. DOCUMENTARY CHANGES....................................................................................................

PAGEREF _Toc49903 \h9 6. IDENTIFICATION OF INTERESTED PARTIES....................................................................... PAGEREF _Toc49904 \h10 7. TRANSITIONAL PROVISION................................................................................................ PAGEREF _Toc49905 \h12 8. IDENTIFICATION OF CHANGES........................................................................................... PAGEREF _Toc49906 \h12 9. ANNEXES.............................................................................................................................. PAGEREF _Toc49907 \h13

Describe the methodology adopted by the Costa Rican Accreditation Entity (ECA) to carry out the transition to the new version of the Country Program for Climate Leadership (PPLC) of the Climate Change Directorate (DCC) of the Ministry of Environment and Energy (MINAE) by accredited or applicant Validation/Verification Bodies (OVV).

2. SCOPE What is described in this procedure applies to Validation/Verification Bodies (OVV) accredited by or applying for accreditation with ECA, as well as members of the Accreditation Secretariat for Certification Bodies and Validation/Verification Bodies (SAC-SAVV) and the Body of Assessors and Technical Experts (CEE).

3. DESCRIPTION 4.1 Introduction and background In response to the update of the Country Program for Carbon Neutrality 2.0 (PPCN 2.0) to the Country Program for Climate Leadership (PPLC), which comprises the Country Program for Carbon Neutrality and the Country Program for Climate Adaptation, ECA is responsible for ensuring that Validation/Verification Bodies (OVV), both accredited and applicants for accreditation, align with the new requirements established in the updated program.

The changes introduced in the PPLC include the incorporation of criteria related to climate adaptation (including two new recognitions: Adaptation and Adaptation Plus), new provisions on the issuance and management of recognitions and use of the mark, under which responsibility is delegated to OVV accredited by ECA. It also includes changes to requirements for verification processes, which entail adapting the competencies and validation and verification processes of OVV and integrating the current version of ISO 14068-1, which form part of the technical competence required for accreditation.

This requires adapting ECA’s evaluation system for this program and the accredited scope, as well as training ECA assessors and technical experts on the new provisions. The transition plan designed to implement these changes within the OVV accreditation program is detailed below.

Table 1. ECA transition activities for the OVV accreditation scheme STAGE ACTIVITIES TO BE CARRIED OUT RESPONSIBLE PARTY IMPLEMENTATION DATE 1. Initial analysis and planning 1.1. Identify the changes between the new and old versions SAC-SAVV 01-01-2025 to 30-05-2025 1.2. Prepare a draft of the Transition Plan SAC-SAVV 15-01-2025 to 30-05-2025 1.3. Present the draft to the PPLC Commission SAC-SAVV/ Nancy Madrigal 06-02-2025 1.4. Raise awareness among the Assessors (Workshop) SAC-SAVV/ Nancy Madrigal 25-02-2025 2. Update of ECA’s QMS documents 2.1. Identify documentary changes to ECA’s quality management system (see Table 3) SAC-SAVV 01-02-2025 to 30-05-2025 2.2. Update of competencies for the PPLC of the CABs (Review of ECA-MC-C10 and ECA-MC-C10-F01) SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 to 31-07-2025 2.3. Update of PPLC sectors (Review of ECA-MC-C10 and ECA-MC-C10-F01) SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 to 31-07-2025 2.4.

Review of documentary changes and consultation process with OVV SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 to 31-07-2025 2.5. Notification to Quality Management for formalization of changes SAC-SAVV / Quality Management 31-07-2025 2.6. Notification to CEE about documentary changes (Audiovisual material for reference) SAC-SAVV / CEE 31-07-2025 3. Training of ECA and CEE personnel 3.1. Training on ISO 14068-1:2025 SAC-SAVV / CEE / Nancy Madrigal 03, 04, 10, 11, 17 and 18 September 2025 3.2. Search for technical experts for ISO 14068-1:2025 SAC-SAVV / CEE / Innovation Management 01-07-2025 to 01-09-2025 3.3. Training of assessors, technical experts, and working group on changes to the PPLC scheme SAC-SAVV / CEE / 24 July 2025 (PPLC launch activity) 3.4. Requalification of assessors. Update evidence or administer a separate exam for Technical Experts and ECA Assessors.

SAC-SAVV / CEE 22-09-2025 to 31-10-2025 4. Communication with interested parties 4.1. Preliminary communication about the transition process to CABs SAC-SAVV / PPLC Commission / DCC / OVV 27-02-2025 22-04-2025 17-06-2025 4.2. Official communication about the PPLC TRANSITION PLAN SAC-SAVV / Quality Management Office / OVV 30-06-2025 4.3. Communication about documentary changes SAC-SAVV / Quality Management Office 31-07-2025 4. APPLICATION OF THE TRANSITION PLAN The objective of the transition process is to ensure that Validation/Verification Bodies (OVV) accredited by or undergoing accreditation with ECA demonstrate technical and operational competence to meet the new requirements established in the Country Program for Climate Leadership (PPLC). This includes, but is not limited to, the inclusion of climate adaptation criteria and new recognition levels (Adaptation and Adaptation Plus); the additional responsibilities of OVV related to the issuance, management, and suspension of recognitions and use of the symbol; inclusion of the current version of ISO 14068-1; and changes to verification and data management processes.

The transition involves a period during which OVV must adapt their internal procedures, update the competencies of their technical personnel, and establish internal controls to comply with the new PPLC provisions. During this period, ECA will evaluate the implementation of these changes through surveillance audits, extraordinary audits, or specific evaluations, as necessary.

Once the transition period has ended, all OVV must operate exclusively under the PPLC guidelines, ensuring that end clients also align with these provisions through their verification processes.

The DCC, as the owner of the scheme, is the one that establishes the transition deadlines. In the Regulation of the Country Program for Climate Leadership (PPLC), it establishes a period of twenty-four (24) months from the entry into force of this Regulation for implementation and adaptation to this Regulation of the Country Program for Climate Leadership in its two programs for Carbon Neutrality and Climate Adaptation by Verification and Validation Bodies (OVV) and participating entities. From the date of publication of the Regulation, the transition deadlines are indicated below (Table 2):

Table 2. Transition period for the PPLC ACTIVITY DEADLINE OR ESTIMATED PERIOD Publication of the PPLC Regulation in the Official Gazette La Gaceta Pending (Chronology baseline date) Transition period for implementation and adaptation of OVV and participating entities to the PPLC in its two programs (under Transitional Provision I) 24 months from official publication of the Regulation Validity of recognitions granted under the PPCN 2.0 scheme (Decree 42884-MINAE) (under Transitional Provision III) Valid until their individual expiration dates* New applications for recognition under PPLC criteria (under Transitional Provision III) From publication of the Regulation* Period from which an admissibility application may be submitted to ECA for evaluation under the new accreditation criteria 03 months from official publication of the Regulation Maximum period for OVV to submit an admissibility application to ECA for evaluation under the new accreditation criteria 12 months from publication of the Regulation Maximum period ECA has to grant admissibility to applications 35 business days (under ECA-MP-P04) from the application Maximum period for ECA to conduct the evaluation (office evaluation and witnessing) of OVV 16 months from publication of the Regulation (4 months from admissibility) Maximum period within which OVV must be accredited under the new criteria 24 months from publication of the Regulation Notes:

- Under Transitional Provision II of the Regulation, during the twenty-four (24)-month transition period, organizations that are currently part of the Country Program for Climate Leadership in its components, the Country Program for Carbon Neutrality (PPCN) and the Country Program for Climate Adaptation, may continue operating under this version of the program until the training, verification, and updating processes under the guidelines of this Decree have been completed.

- OVV are encouraged to plan and begin the necessary actions as soon as possible.

- According to the DCC, the PPLC launch date would be 24 July 2025.

The details of the transition activities OVV must carry out to maintain their accreditation are indicated in Table 3.

Table 3. OVV transition activities STAGE DATES OBSERVATIONS/COMMENTS 1. Receipt of an initial/extension accreditation application for OV/V under INTE/ISO 17029/14065 (ECAMP-P04-F15) and/or receipt of the admissibility application for OVV accredited (Annex 1) From 3 months up to a maximum of 12 months after official publication of the Regulation.

- During this period, OVV may submit their applications as applicable:

• a)For OVV applying for initial accreditation, they must submit form ECA-MP-P04-F15.
• b)For OVV already accredited, they must submit the admissibility application (Annex 1 to this document).

Clarifying Notes:

Under Transitional Provision IV of the Regulation, once ECA grants admissibility, the OVV is authorized to carry out administrative matters (relating to PPCN 2.0) and conduct verification under the PPLC scheme.

2. Evaluation (Application of criteria in the new version of the PPLC) It will be 4 months from issuance of the admissibility.

No later than 16 months after publication of the Regulation.

• a)If the OVV has anniversary evaluations during those months, the transition to the PPLC criteria may be evaluated together with surveillance or reassessment evaluations.
• b)If the OVV has anniversary evaluations outside that range, it may coordinate an extraordinary transition evaluation for a mutually agreed date within the defined transition period.
• c)There will be no prior document review. The document review will be conducted together with the on-site evaluation.
• d)The evaluation mechanisms are presented in Annex 1.

4. Witnessing (In parallel with the Evaluation) It will be 4 months from issuance of the admissibility.

No later than 16 months after publication of the Regulation.

• a)At least one sector of the new Program will be witnessed for each OVV in accordance with the Witnessing Program to which the new PPLC criteria apply.
• b)If there are no clients for ISO 14068-1, a document review, review of personnel competency records, and a technical examination will be conducted. In addition, a conditional scope will be granted, on condition that witnessing is carried out before any certificate is issued under ISO 14068-1.
• c)In accordance with Transitional Provision IV of the Regulation, OVV may conduct pilot verifications as part of the validation process for their procedures and methodologies.

5. Implementation of actions to close findings The period will be 100 business days from submission of the PAC with the EE’s review to the OVV.

For VAC, there are 12 business days after completion of the corrective-action implementation period.

No later than 22 months after publication of the Regulation.

- Failures to meet PPLC requirements will be recorded as Nonconformities (NC).

- They must be addressed within the NC closure periods established by ECA in ECA-MP-P07, according to the type of evaluation.

- If the OVV does not close the NCs within the maximum period, the transition process will not be considered complete; therefore, the CAB could be suspended.

6. Decision-making and issuance of new accreditation scopes The period will be 20 business days from completion of the evaluation process and closure of findings.

No later than 23 months after publication of the Regulation.

- 20 business days (from when the relevant Accreditation Secretariat receives notification from the Logistics Unit that the evaluation process is complete, until the CAB receives formal notification of the decision and makes payment).

- Upon issuance of those certificates, the OVV is formally authorized to grant PPLC recognitions.

Suspension of CAB CABs that do not satisfactorily meet the deadlines and stages indicated in this transition process will be suspended, and lifting the suspension is conditional on remedying the failures to comply.

5. DOCUMENTARY CHANGES The main changes to the OVV scheme resulting from the previously indicated updates to normative documents, and their implications for OVV accreditation processes, are summarized below.

Table 3. Identification of documentary changes to ECA’s quality management system DOCUMENT NO.

CURRENT VERSION NEW VERSION DESCRIPTION OF CHANGE ECA-MC-C10 Evaluation criteria for OVV V12 V13 Update of the criteria for accredited OV/V to verify the PPLC of MINAE (Sections 4 and 5).

ECA-MC-C10-F01 PPCN2.0 Competencies V05 V06 Update of competencies with the new PPLC criteria and update of sector classification.

ECA-MC-P11 On-site evaluation procedure for CBs and OVV V09 NA No changes required.

Its last update was 2025-03-28.

ECA-MC-P11-F05 Witnessing report for OVV V09 V10 Update of criteria with the new ECA-MC-C10 DOCUMENT NO.

CURRENT VERSION NEW VERSION DESCRIPTION OF CHANGE ECA-MC-P13-F13 OVV GHG digital verification checklist and notes V07 V08 Update of criteria with the new ECA-MC-C10 ECA-MC-P13-F24 On-site evaluation report for OVV V16 V17 Update of criteria with the new ECA-MC-C10 ECA-MP-P04-F15 OVV GHG application V07 V08 Update of sectors, accreditation scope, and annexes.

ECA-MP-P10 Surveillance and reassessment V11 NA No changes required.

ECA-MP-P21-F19 Technical expert requirements SAC/SAVV V03 V04 Update of requirements for the PPLC, sectors, and 14068-1.

ECA-MP-P21-F20 Assessor requirements SAC/SAVV V03 V04 Update of requirements for the PPLC and 14068-1.

6. IDENTIFICATION OF INTERESTED PARTIES As part of the transition from the Country Program for Carbon Neutrality 2.0 (PPCN 2.0) to the Country Program for Climate Leadership (PPLC), it is essential to identify and consider the key interested parties directly or indirectly related to the accreditation process. This makes it possible to ensure effective communication and successful implementation of the required actions. Table 4. Identification and Management of Interested Parties in the Transition to the PPLC INTERESTED PARTY RELATIONSHIP WITH ECA NEEDS AND EXPECTATIONS ACTIONS TO BE TAKEN DCC of MINAE Owner of certification scheme That OVV demonstrate technical and operational competence under the new requirements established in the updated program.

Prepare and communicate the transition plan to OVV. Presentation and training on the PPLC.

INTECO OVV Be informed of changes to accreditation requirements and PPLC criteria Provide timely information about the transition process according to the communication plan LSQA OVV Be informed of changes to accreditation requirements and PPLC criteria Provide timely information about the transition process according to the communication plan CTG OVV Be informed of changes to accreditation requirements and PPLC criteria Provide timely information about the transition process according to the communication plan Quality Management Office In charge of document management Participate in document update processes Provide information about document updates CEE Management In charge of CEE Directory Participate in updates to the CEE Directory Provide information about competency updates and inclusion of new members CA Members Decision-makers Knowledge of changes to criteria Communicate changes to criteria No competency update applies Assessors CEE Conformity assessors Know the changes to the evaluation scheme Provide training on program changes Technical experts Conformity assessors Know the changes to the evaluation scheme Provide training on program changes 7.

TRANSITIONAL PROVISION During the transition period established in the Regulation of the Country Program for Climate Leadership (PPLC), and in accordance with Transitional Provision IV thereof, while no Validation and Verification Body (OVV) has admissibility from the Costa Rican Accreditation Entity (ECA) under the newly established criteria, the Climate Change Directorate (DCC) shall assume the administrative functions related to management of the program. This includes, among other responsibilities, issuing recognitions, reviewing requirements, and any other operational function necessary to ensure continuity and coherence of the PPLC, thereby avoiding institutional or implementation gaps during this stage. Once the OVV obtain admissibility, with their technical and operational competence verified, they may assume those functions within the framework of their accredited responsibilities.

8. IDENTIFICATION OF CHANGES Reason:

Preparation of procedure ECA-MC-PT-26 Refer to the document management request with tracking number:

2025-041 Comments:

This document is prepared because of the update to the program applicable to the OVV scheme.

9. ANNEXES

The present section describes the evaluation mechanism for transition processes to the updated version of the Country Program for Climate Leadership (publication pending).

The changes introduced in the applicable regulations directly affect the determination of competencies required for verification, as well as the operational procedures of Validation/Verification Bodies (OVV). It is therefore essential to ensure the evaluation and fulfillment of those competencies for proper implementation of the PPLC.

1.1. EVALUATION PROCESS For the transition evaluation, various evaluation techniques are established to determine conformity with each amended requirement. The mechanisms that may be applied include document review, review of records, technical examination, and witnessing. Application of this evaluation process must take account of the following steps:

a. Coordination of the PPLC transition evaluation by the OVV:

The OVV must inform the Logistics Unit by email whether it will conduct the transition evaluation as part of its surveillance or reassessment evaluations, or whether it needs to coordinate extraordinary evaluations. It must also provide details about witnessing associated with this process.

b. Admissibility process for the transition application:

Regardless of whether they conduct the transition evaluation as part of surveillance or reassessment evaluations, OVV must complete Section 2 of this Annex (Admissibility Application). SAC/SAVV will review the application within 10 business days to verify compliance. If corrections or matters to be remedied are identified, the CAB will be notified using form ECA-MP-P04-F18 and given 5 business days to remedy them. Once all observations have been addressed, SAC/SAVV will analyze resources and proceed with the designation and acceptance of the evaluation team within 20 business days. Finally, notification of the application’s admissibility will be made using form ECA-MP-P05-F01.

c. Notification of admissibility:

For cases within the PPLC scope, ECA will issue an admissibility notice to the OVV, copying the DCC. Once ECA grants admissibility, the OVV is authorized to carry out administrative matters (that is, issuance of recognitions and review of administrative requirements for PPCN 2.0) and to conduct verification under the PPLC scheme. Once admissibility has been granted, OVV may receive requests for verification under the new PPCL program and carry out those verification processes; however, they may not use the accreditation symbol until they have successfully completed the transition evaluation process.

d. Coordination of the evaluation:

Once admissibility has been granted, OVV must proceed with the evaluation within the deadlines stipulated in Table 3 (OVV transition activities). SAC/SAVV will inform Logistics of the arrangements for coordinating on-site evaluations and witnessing. The Logistics Unit will coordinate the required evaluations with each OVV.

e. Conducting the evaluation:

The evaluations include document review, on-site review, and witnessing. These evaluations may be carried out together in an office evaluation or separately. Evaluations must be conducted in accordance with the guidelines established in ECA-MC-P13 Evaluation execution and ECA-MC-P11 On-site evaluation procedure for CBs and OVV. Documentation of the evaluation execution must be completed in this same document.

a. On-site evaluation: May be conducted remotely and will take place together with the document review. It includes document, record, and interview review techniques. Annex 2 sets out the corresponding evaluation criteria.

b. Witnessing: Witnessing must be carried out for a verification process in at least one sector, in accordance with the new sector classification and the witnessing controls for each accredited OVV. This activity may be carried out as a pilot, since during the twenty-four (24)-month transition period OVV clients may not yet have adopted the new version of the Country Program. After that period, all new applications for recognition must meet the criteria established in the PPLC. Witnessing specifications are detailed in Annex 3.

If there are no clients for ISO 14068-1, a document review, review of personnel competency records, and a technical examination will be conducted. In addition, a conditional scope will be granted, on condition that witnessing is carried out before any certificate is issued under ISO 14068-1.

Notification of the transition evaluation results to the OVV must be made using form ECA-MC-P13-F24 Final report for OVV and ECA-MCP11-F05 Witnessing report for OVV.

c. SAC-SAVV will inform the DCC in a timely manner about OVV compliance with the transition process stipulated in this document.

d. Extraordinary evaluations: When an OVV requests to complete the PPLC transition through an extraordinary evaluation, only the following normative sections will be evaluated:

. 5.3 Impartiality: (The effective implementation of the proposed actions to minimize or eliminate risks arising from the new PPLC criteria must be verified, where applicable.)

. 7. Resource requirements (all) . 8. Validation/verification program (all) . 9. Process-related requirements (all) . 10.1; 10.2 Information requirements . 10.3 Reference to validation/verification and use of marks . 11.2 Management review (Records will be reviewed to confirm that the new PPLC criteria have been incorporated.)

. 11.3 Internal audits (Records will be reviewed to confirm that the new PPLC criteria have been considered.)

. 11.4 Corrective actions (Records will be reviewed, provided risks and opportunities arising from the new PPLC criteria have been identified.)

. 11.5 Actions to address risks and opportunities (Records will be reviewed, provided risks and opportunities arising from the new PPLC criteria have been identified.)

2. ADMISSIBILITY APPLICATION 2.1. General OVV information 2.2. Accreditation scope INFORMATION ABOUT THE CONFORMITY ASSESSMENT BODY (CAB) Legal name of the CAB:

Trade name of the CAB Legal Entity ID:

CAB address The OV/V requests accreditation in accordance with the requirements and criteria proposed by the Costa Rican Accreditation Entity, ECA, and those contained in standards INTE-ISO 14065: 2021 and INTE-ISO 14064-3: 2019 and INTE/ISO/IEC 17029:2019 for:

PPLC Verification 14064-1 Verification 14064-1 and ISO 14068-1 Verification 14064-1, ISO 14068-1, and PPLC Verification For verification, indicate:

Associated technical regulations/scheme/program:

___________________________________________________________________ In the following table, identify the sector scope for which the OV/V requests accreditation, taking into account the changes made by the PPLC.

Table 1. Sectors applicable to the OVV scope.

See ECA-MC-C10-F01 V06 2.2. Has the OV/V modified the impartiality risk matrix or relationships that could affect its impartiality as a result of this standards transition process?

Yes No If your answer is Yes, attach Annex 2.

If your answer is No, no document needs to be attached.

2.3. Annexes: information about the OVV Management System The following annexes must be attached to this application according to the documented procedure, policy, or process (retain the annex numbering shown):

Information to be included in the annex

(For exclusive use by SAC/SAVV) Application review (For exclusive use by SAC/SAVV) Remediation review 1 Scheme or program applicable to the accreditation scope under which the OV/V implemented its system (e.g., MINAE’s PPLC).

2 Evidence of compliance with ECAMC-C16 Criteria for evaluating impartiality (include the risk matrix related to requirement 5.3.3 of standard INTE ISO 17029) See Section 2.2.

3 Update of competency criteria in accordance with changes to the PPLC Evidence of compliance with ECAMC-C10-F01 Competency Matrix for verification teams (Technical Expert and Verifiers for MINAE’s PPLC).

Determine compliance with guidelines for identifying new competencies.

4 Documented procedure for defining and determining the competence of personnel associated with the requested scope, taking into account changes to the PPLC.

(Requirement 7.3 of standard INTE ISO 14065-2020).

Determine compliance with guidelines for identifying new competencies.

5 Procedure for selecting, training, formally authorizing, and supervising validators or verifiers, and selecting the technical experts employed in the validation or verification process (Requirement 7.3.2 of standard INTE ISO 17029: 2020).

Determine compliance with guidelines for identifying new competencies.

6 List of personnel and activities authorized within the OV/V using format ECA-MP-P02F05 List of personnel for Validation/Verification Bodies, or the format established by the OV/V, taking into account changes to the PPLC.

7 Documented procedure or process for providing verification services, including activities prior to verification and those related to conducting verification (5.1, 6.1, and 6.3.1 of standard INTE ISO 14064-3, and considerations established in the PPLC).

8 Formats associated with the verification process reflecting changes to the PPLC (for example: application, data update, contracts or agreements, verification planning, verification report, verification plan).

9 Attach a copy or example of the verification statements issued or to be issued to the client. This statement must meet the requirements of Section 6.3.2 of INTE-ISO 14064-3 and the requirements of the PPLC.

10 Attach proposed verifications for witnessing under the new regulations to be developed (Section 6.2 of the standard).

11 Indicate the name of the complete pilot file prepared by the CAB for its process (the pilot file must comply with Section 9 of ECA-MC-P11 and all current criteria required by the scheme); OR Failing that, submit a real client file that complies with all current criteria required by the scheme.

Note: Files prepared by the CAB must be for each requested scope.

12 Procedure for issuing, suspending, and managing PPLC recognitions and use of the symbol.

Reflects the OVV’s new responsibilities concerning issuance, suspension, and use of the symbol, delegated by MINAE to accredited OVV.

13 Master list of modified Management System documents Indicates the OVV’s procedures, policies, and records updated in response to the new PPLC scheme.

Expand this table if necessary.

Note 1: Each annex must be properly identified and numbered.

Note 2: This application, including annexes, must be submitted electronically in a protected format (read-only); electronic copies will be retained by ECA for a period of five years.

If you have questions about completing this application, contact:

Accreditation Secretariat for Certification Bodies and Validation/Verification Bodies Area Email addresses Telephone and extension Central sac@eca.or.cr (506) 2221-7222 / 2221- 4537 Logistics logistica@eca.or.cr - For exclusive use by the Accreditation Secretariat Name of reviewer:

Date of application review:

Date application remedied:

Date of review of remediation:

Is the application admissible?

Admissibility date*:

File closure date:

Comments:

Yes * No File No.:

(request signature of commitment) Article 1 Record

ANNEX 1. EVALUATION PROCESS FOR COMPLIANCE WITH THE PPLC................................. PAGEREF _Toc49908 \h13

1. OBJECTIVE

ANNEX 1. EVALUATION PROCESS FOR COMPLIANCE WITH THE PPLC

1. INTRODUCTION

Annex

Considerations

Aviso 6 Procedimiento ECA-MC-PT-26 Plan de transición del Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC) (versión 01) Ir a la última versión Versión de la Norma: 1 de 1 ENTE COSTARRICENSE DE ACREDITACIÓN Aviso 2025-006 El Ente Costarricense de Acreditación (ECA), en cumplimiento de la Ley 10473 Ley del Sistema Nacional de la Calidad, da a conocer la modificación de los documentos: ECA-MC-PT-26 Plan de transición del Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC) versión 01. Los documentos descritos anteriormente se encuentran a disposición de los interesados en la página electrónica http://www.eca.or.cr/; así mismo puede solicitar el envío de manera electrónica o solicitar gratuitamente una copia no contralada en la Gestoría de Calidad en las oficinas centrales del ECA ubicadas en San José, Barrio Don Bosco, Avenida 02 y Calle 32, contiguo a la Embajada de España, en horario de lunes a viernes de 8 h a 16 h. única vez.-San José, 27.06.2025.-Responsable (Nota de Sinalevi: El presente procedimiento se extrajo del sitio web del Ente Costarricense de Acreditación y se transcribe a continuación:)

TOC \o "1-2" \h \z \u1. OBJETIVO............................................................................................................................. PAGEREF _Toc49898 \h1 2. ALCANCE.............................................................................................................................. PAGEREF _Toc49899 \h1 3. DESCRIPCIÓN....................................................................................................................... PAGEREF _Toc49900 \h1 4.1 Introducción y antecedentes................................................................................................... PAGEREF _Toc49901 \h1 4. APLICACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN.............................................................................. PAGEREF _Toc49902 \h4 5. CAMBIOS DOCUMENTALES..................................................................................................

PAGEREF _Toc49903 \h9 6. IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS..................................................................... PAGEREF _Toc49904 \h10 7. TRANSITORIO..................................................................................................................... PAGEREF _Toc49905 \h12 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS........................................................................................... PAGEREF _Toc49906 \h12 9. ANEXOS.............................................................................................................................. PAGEREF _Toc49907 \h13

Describir la metodología adoptada por el Ente Costarricense de Acreditación (ECA) para llevar a cabo la transición de la nueva versión del Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC) de la Dirección de Cambio Climático (DCC) del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) por parte de los Organismos de Validación/Verificación (OVV) acreditados o solicitantes.

2. ALCANCE Lo descrito en este procedimiento aplica a los Organismos Validadores/Verificadores (OVV) acreditados o solicitantes de la acreditación con el ECA, así como miembros de la Secretaría de Acreditación de Organismos de Certificación y Organismos Validadores/Verificadores (SAC-SAVV) y el Cuerpo de Evaluadores y Expertos Técnicos (CEE).

3. DESCRIPCIÓN 4.1 Introducción y antecedentes En respuesta a la actualización del Programa País de Carbono Neutralidad 2.0 (PPCN 2.0) hacia el Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC) que está integrado por el Programa País para la Carbono Neutralidad y por el Programa País para la Adaptación Climática, el ECA tiene la responsabilidad de garantizar que los Organismos de Validación/Verificación (OVV), tanto acreditados como solicitantes de acreditación, se alineen con los nuevos requisitos establecidos en el programa actualizado.

Los cambios introducidos en el PPLC incluyen la incorporación de criterios relacionados con la adaptación climática (incluyendo dos nuevos reconocimientos: Adaptación y Adaptación Plus), nuevas disposiciones sobre la emisión y gestión de reconocimientos y uso de marca en dónde se delega la responsabilidad a los OVV acreditados ante el ECA. También, incluye la modificación de requisitos para los procesos de verificación, lo que implica la adaptación en las competencias y procesos de validación y verificación de los OVV y la integración de la norma ISO 14068-1 en su versión vigente, los cuales forman parte de la competencia técnica requerida para la acreditación.

Esto requiere la adaptación del sistema de evaluación del ECA de este programa, del alcance acreditado, así como la capacitación de los evaluadores y expertos técnicos del ECA de las nuevas disposiciones. A continuación, se detalla el plan de transición diseñado para implementar estos cambios dentro del programa de acreditación de OVVs.

Cuadro 1. Actividades de transición del ECA para el esquema acreditación OVV ETAPA ACTIVIDADES A REALIZAR RESPONSABLE FECHA DE EJECUCIÓN 1. Análisis y planificación inicial 1.1. Identificar los cambios entre la versión nueva y la antigua SAC-SAVV 01-01-2025 al 30-05-2025 1.2. Diseñar el borrador del Plan de transición SAC-SAVV 15-01-2025 al 30-05-2025 1.3. Presentación del borrador a la Comisión del PPLC SAC-SAVV/ Nancy Madrigal 06-02-2025 1.4. Sensibilizar a los Evaluadores (Jornada) SAC-SAVV/ Nancy Madrigal 25-02-2025 2. Actualización de documentos del SGC del ECA 2.1. Identificar cambios documentales del sistema de gestión de calidad de ECA (ver Cuadro 3) SAC-SAVV 01-02-2025 al 30-05-2025 2.2. Actualización de competencias para el PPLC de los OEC (Revisión del ECA-MC- C10 y ECA-MC-C10- F01) SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 al 31-07-2025 2.3. Actualización de sectores del PPLC (Revisión del ECA-MC- C10 y ECA-MC-C10- F01) SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 al 31-07-2025 2.4.

Revisión de cambios documentales y proceso de consulta con los OVV SAC-SAVV / Nancy Madrigal / OVV 01-07-2025 al 31-07-2025 2.5. Comunicación a Gestión de Calidad para la oficialización de cambios SAC-SAVV / Gestión de Calidad 31-07-2025 2.6. Comunicación al CEE sobre los cambios documentales (Material Audiovisual para consulta) SAC-SAVV / CEE 31-07-2025 3. Capacitación del personal ECA y CEE 3.1. Capacitación de la norma ISO 14068- 1:2025 SAC-SAVV / CEE / Nancy Madrigal 03, 04, 10, 11, 17 y 18 de septiembre 2025 3.2. Búsqueda de expertos técnicos para norma ISO 14068- 1:2025 SAC-SAVV / CEE / Gestión de la Innovación 01-07-2025 al 01-09-2025 3.3. Capacitación de evaluadores, experto técnicos y grupo de trabajo sobre cambios en el esquema de PPLC SAC-SAVV / CEE / 24 de julio de 2025 (Actividad de lanzamiento del PPLC) 3.4. Recalificación de evaluadores. Actualizar evidencias o hacer un examen diferenciado para ET y Evaluadores del ECA.

SAC-SAVV / CEE 22-09-2025 al 31-10-2025 4.

Comunicación a partes interesadas 4.1. Comunicación preliminar sobre proceso de transición a OEC SAC-SAVV / Comisión PPLC / DCC / OVV 27-02-2025 22-04-2025 17-06-2025 4.2. Comunicación oficial sobre PLAN DE TRANSICIÓN PPLC SAC-SAVV / Gestoría de Calidad / OVV 30-06-2025 4.3. Comunicación sobre cambios documentales SAC-SAVV / Gestoría de Calidad 31-07-2025 4. APLICACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN El objetivo del proceso de transición es asegurar que los Organismos de Validación/Verificación (OVV) acreditados o en proceso de acreditación con el ECA demuestren competencia técnica y operativa para cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC). Esto incluye, pero no se limita, a la inclusión de los criterios de adaptación climática y los nuevos niveles de reconocimiento (Adaptación y Adaptación Plus), las responsabilidades adicionales de los OVV relacionadas con la emisión, gestión y suspensión de reconocimientos y uso de símbolo, inclusión de la norma ISO 14068-1 en su versión vigente y cambios en los procesos de verificación y gestión de datos.

La transición implica un periodo en el cual los OVV deberán adaptar sus procedimientos internos, actualizar las competencias de su personal técnico, y establecer controles internos para cumplir con las nuevas disposiciones del PPLC. Durante este periodo, el ECA evaluará la implementación de estos cambios mediante auditorías de seguimiento, auditorías extraordinarias o evaluaciones específicas, según sea necesario.

Una vez finalizado el periodo de transición, todos los OVV deberán operar exclusivamente bajo los lineamientos del PPLC, asegurando que los clientes finales también se alineen a estas disposiciones a través de sus procesos de verificación.

La DCC como dueño del esquema es quién establece los plazos de transición, quien en el Reglamento del Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC) establece un período de veinticuatro (24) meses a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento, para la implementación y adecuación este Reglamento del Programa País para el Liderazgo Climático en sus dos programas para Carbono Neutralidad y Adaptación Climática, de los Organismos de Verificación y Validación (OVVs) y entidades participantes. A partir de la fecha de publicación del Reglamento, se indica a continuación los plazos de transición (Cuadro 2):

Cuadro 2. Plazo de transición para el PPLC ACTIVIDAD FECHA LÍMITE O PERIODO ESTIMADO Publicación del Reglamento del PPLC en el Diario Oficial La Gaceta Pendiente (Fecha base del cronograma) Periodo de transición para la implementación y adecuación de los OVV y las entidades participantes al PPLC en sus dos programas (según transitorio I) 24 meses a partir de la publicación oficial del Reglamento Vigencia de reconocimientos otorgados bajo el esquema PPCN 2.0 (Decreto 42884-MINAE) (según transitorio III) Vigentes hasta su fecha de expiración individual* Nuevas solicitudes de reconocimiento bajo criterios del PPLC (según transitorio III) A partir de la publicación del Reglamento* Periodo a partir del cual se pueden presentar ante el ECA la solicitud de admisibilidad para evaluarse bajo los nuevos criterios de acreditación 03 meses a partir de la publicación oficial del Reglamento Periodo máximo para que los OVVs presenten ante el ECA la solicitud de admisibilidad para evaluación evaluarse bajo los nuevos criterios de acreditación 12 meses a partir de la publicación del Reglamento Periodo máximo que tiene el ECA para dar la admisibilidad a las solicitudes 35 días hábiles (según ECA-MP-P04) a partir de la solicitud Periodo máximo para ejecutar la evaluación (oficinas y testificación) por parte del ECA a los OVVs 16 meses a partir de la publicación del Reglamento (4 meses a partir de la admisibilidad) Periodo máximo en que los OVV deben estar acreditados bajo los nuevos criterios 24 meses a partir de la publicación del Reglamento Notas:

- Según el Transitorio II del Reglamento, durante el período de veinticuatro (24) meses de transición, las organizaciones que actualmente forman parte del Programa País para el Liderazgo Climático en sus componentes de Programa País para la Carbono Neutralidad (PPCN) y Programa País para la Adaptación Climática, podrán continuar operando bajo esta versión del programa, en tanto no se completen los procesos de capacitación, verificación y actualización conforme a los lineamientos de este Decreto.

- Se anima a los OVV a planificar e iniciar las acciones necesarias lo antes posible.

- Según la DCC, la fecha de lanzamiento del PPLC sería el 24 de julio de 2025.

El detalle de las actividades de transición que deben ejecutar los OVV para mantener su acreditación se indican en el Cuadro 3.

Cuadro 3. Actividades de transición de los OVVs ETAPA FECHAS OBSERVACIONES/COMENTARIO 1. Recepción de Solicitud de acreditación inicial/ampliación para OV/V en 17029/14065 (ECAMP-P04-F15) y/o Recepción de la solicitud de admisibilidad para los OVV A partir de los 3 meses y hasta un máximo de 12 meses desde la publicación oficial del Reglamento.

- Durante este período, los OVV pueden presentar sus solicitudes según corresponda:

• a)Para OVV que solicitan acreditación inicial, deben presentar el formulario ECA-MP-P04-F15.
• b)Para OVV ya acreditados, deben presentar la solicitud de admisibilidad (Anexo 1 del presente documento).

Notas Aclaratorias:

acreditados (Anexo 1) Según el transitorio IV del Reglamento, una vez concedida la admisibilidad por parte del ECA, el OVV queda autorizado para llevar a cabo los aspectos administrativos (referentes al PPCN 2.0) y para realizar la verificación bajo el esquema del PPLC.

2. Evaluación (Aplicación de criterios de la nueva versión del PPLC) Será de 4 meses desde el envío de la admisibilidad.

Con plazo máximo de 16 meses a partir de la publicación del Reglamento.

• a)Si el OVV tiene evaluaciones de aniversario entre dichos meses, se puede evaluar de forma conjunta a las evaluaciones de seguimiento o reevaluación la transición de los criterios del PPLC.
• b)Si el OVV tiene evaluaciones de aniversario fuera de ese rango, podrá coordinar una evaluación extraordinaria de transición en la fecha que se acuerde dentro del período de transición definido.
• c)No se hará revisión documental previa. La revisión documental se hará en conjunto con la evaluación in situ.
• d)Los mecanismos de evaluación se presentan en el Anexo 1.

4. Testificación (Paralelo a la Evaluación) Será de 4 meses desde el envío de la admisibilidad.

Con plazo máximo de 16 meses a partir de la publicación del Reglamento.

• a)Se testificará al menos un sector del nuevo Programa en cada OVV de acuerdo al Programa de Testificaciones en los que se aplique los nuevos criterios del PPLC.
• b)En caso de no contar con clientes para la norma 14068-1, se hará una revisión documental, revisión de expedientes de competencias del personal y se aplicará un examen técnico. Además, se otorgará un alcance condicionado, bajo la condición de que la testificación se realice antes de emitir cualquier certificado bajo la norma 14068-1.
• c)En conformidad con el Transitorio IV del Reglamento, los OVV podrán aplicar verificaciones piloto como parte del proceso de validación de sus procedimientos y metodologías.

5. Implementación de Acciones para cierre de Hallazgos El plazo será de 100 días hábiles a partir del envío del PAC con la revisión del EE al OVV.

Para la VAC, se cuenta con 12 días hábiles, después de finalizada la fecha de implementación de acciones correctivas.

Con plazo máximo de 22 meses a partir de la publicación del Reglamento.

- Los incumplimientos detectados frente a los requisitos del PPLC se registran como No Conformidades (NC).

- Deben atenderse en los plazos de cierre de NC establecidos por el ECA en el ECA-MP-P07, según el tipo de evaluación.

- Si el OVV no se cierran las NC en el tiempo máximo, no se considerará completado el proceso de transición; por ende, el OEC podría ser suspendido.

6. Toma de decisión y emisión de nuevos alcances de acreditación El plazo será de 20 días hábiles desde la finalización del proceso de evaluación y cierre de hallazgos.

Con plazo máximo de 23 meses a partir de la publicación del Reglamento.

- 20 días hábiles (desde que la Secretaría de Acreditación respectiva recibe la comunicación por parte de la Unidad de Logística de finalización del proceso de evaluación, hasta que el OEC recibe comunicación formal de la decisión y realiza el pago).

- A partir de la emisión de dichos certificados, el OVV queda formalmente autorizado para otorgar reconocimientos del PPLC.

Suspensión OEC del Los OEC acreditados que no cumplan de forma satisfactoria los plazos y etapas indicadas en este proceso de transición serán suspendidos y el levantamiento de la suspensión queda condicionado a la subsanación de los incumplimientos.

5. CAMBIOS DOCUMENTALES A continuación, se resumen los cambios principales en el esquema de OVV, producto de la actualización de documentos normativos indicados con anterioridad, y su implicancia en los procesos de acreditación de OVV.

Cuadro 3. Identificación de cambios documentales del sistema de gestión de calidad de ECA NO. DOCUMENTO VERSIÓN ACTUAL NUEVA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ECA-MC-C10 Criterios de evaluación para OVV V12 V13 Actualización de los criterios para los OV/V acreditados para verificar el PPLC del MINAE (Apartado 4 y 5).

ECA-MC-C10-F01 Competencias PPCN2.0 V05 V06 Actualización de las competencias con los nuevos criterios del PPLC y actualización de la sectorización.

ECA-MC-P11 Procedimiento de evaluación in situ para OC y OVV V09 NA No requiere cambios.

Su última actualización fue el 2025-03-28.

ECA-MC-P11-F05 Informe de Testificación para OVV V09 V10 Actualización de criterios con el nuevo ECA-MC-C10 NO. DOCUMENTO VERSIÓN ACTUAL NUEVA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ECA-MC-P13-F13 Lista verificación y notas digitales OVV GEI V07 V08 Actualización de criterios con el nuevo ECA-MC-C10 ECA-MC-P13-F24 Informe de evaluación in situ para OVVs V16 V17 Actualización de criterios con el nuevo ECA-MC-C10 ECA-MP-P04-F15 Solicitud de OVV de GEI V07 V08 Actualización de los sectores, el alcance de acreditación y los anexos.

ECA-MP-P10 Seguimiento y reevaluación V11 NA No requiere cambios.

ECA-MP-P21-F19 Requerimientos Expertos Técnicos SAC/SAVV V03 V04 Actualización de requisitos para el PPLC, sectores y 14068-1.

ECA-MP-P21-F20 Requerimientos Evaluadores V03 V04 Actualización de requisitos para el PPLC y 14068-1.

6. IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS En el marco de la transición del Programa País de Carbono Neutralidad 2.0 (PPCN 2.0) hacia el Programa País de Liderazgo Climático (PPLC), es fundamental identificar y considerar a las partes interesadas clave que están directa o indirectamente relacionadas con el proceso de acreditación. Esto permite garantizar una comunicación efectiva y la implementación exitosa de las acciones requeridas. Cuadro 4. Identificación y Gestión de Partes Interesadas en la Transición al PPLC PARTE INTERESADA RELACIÓN CON ECA NECESIDADES Y EXPECTATIVAS ACCIONES A TOMAR DCC del MINAE Dueño de esquema de certificación Que los OVV demuestren competencia técnica y operativa con los nuevos requisitos establecidos en el programa actualizado.

Elaborar y comunicar el plan de transición a los OVV. Presentación y capacitación del PPLC.

INTECO OVV Estar enterado de los cambios en los requisitos de acreditación y criterios del PPLC Informar oportunamente sobre el proceso de transición según plan de comunicación LSQA OVV Estar enterado de los cambios en los requisitos de acreditación y criterios del PPLC Informar oportunamente sobre el proceso de transición según plan de comunicación CTG OVV Estar enterado de los cambios en los requisitos de acreditación y criterios del PPLC Informar oportunamente sobre el proceso de transición según plan de comunicación Gestoría calidad de Encargado de gestión documental Participar en los procesos de actualización de documentos Informar sobre actualizaciones documentales Gestión del CEE Encargado de Directorio CEE Participar en los procesos de actualización del Directorio del CEE Informar sobre actualizaciones de competencia e inclusiones de nuevos integrantes Miembros CA Tomador de decisión Conocimientos sobre cambios en criterios Comunicar cambios en criterios No aplica actualización de competencias Evaluadores CEE Evaluadores de la conformidad Conocer los cambios en el esquema de evaluación Capacitar en los cambios del programa Expertos técnicos Evaluadores de la conformidad Conocer los cambios en el esquema de evaluación Capacitar en los cambios del programa 7.

TRANSITORIO Durante el periodo de transición establecido en el Reglamento del Programa País para el Liderazgo Climático (PPLC), y conforme a lo dispuesto en su Transitorio IV, mientras ningún Organismo de Verificación y Validación (OVV) no tenga la admisibilidad del Ente Costarricense de Acreditación (ECA) bajo los nuevos criterios establecidos, corresponde a la Dirección de Cambio Climático (DCC) asumir las funciones administrativas relacionadas con la gestión del programa. Esto incluye, entre otras responsabilidades, la emisión de reconocimientos, la revisión de requisitos y cualquier otra función operativa necesaria para garantizar la continuidad y coherencia del PPLC, evitando así vacíos institucionales o de ejecución durante esta etapa. Una vez que los OVV obtengan la admisibilidad, verificada su competencia técnica y operativa, podrán asumir dichas funciones en el marco de sus responsabilidades acreditadas.

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Motivo:

Elaboración del procedimiento ECA-MC-PT-26 Referirse a la solicitud de gestión de documento consecutivo:

2025-041 Observaciones:

Se elabora documento debido a la actualización del programa aplicable al esquema de OVV.

9. ANEXOS

La presente corresponde a la descripción del mecanismo de evaluación para procesos de transición de la versión actualizada del Programa País para el Liderazgo Climático (pendiente publicación).

Los cambios introducidos en la normativa aplicable impactan directamente la determinación de competencias necesarias para la verificación, así como los procedimientos operativos de los Organismos de Validación/Verificación (OVV). Por lo tanto, resulta indispensable garantizar la evaluación y cumplimiento de dichas competencias para la adecuada implementación del PPLC.

1.1. PROCESO DE EVALUACIÓN Para la evaluación de transición se establece la aplicación de distintas técnicas de evaluación para determinar la conformidad con cada requisito modificado, los mecanismos a aplicar pueden ser revisión documental, revisión de expedientes, examen técnico y testificación. La aplicación de este proceso de evaluación debe considerar los siguientes pasos:

a. Coordinación de evaluación de transición del PPLC por parte del OVV:

El OVV deberá comunicar por correo electrónico a la Unidad de Logística si realizará la evaluación de transición como parte de sus evaluaciones de seguimiento o reevaluación, o bien, si requiere coordinar evaluaciones extraordinarias. Asimismo, deberá informar los detalles sobre la testificación asociada a este proceso.

b. Proceso de admisibilidad de la solicitud de transición:

Los OVV, independientemente de que realicen la evaluación de transición como parte de las evaluaciones de seguimiento o reevaluación, deben completar el Apartado 2 del presente Anexo (Solicitud admisibilidad). La SAC/SAVV revisará la solicitud en un plazo de 10 días hábiles para verificar el cumplimiento. Si se identifican correcciones o aspectos a subsanar, se notificará al OEC mediante el formato ECA-MP-P04-F18, otorgándole un plazo de 5 días hábiles para subsanar dichas consultas. Una vez atendidas todas las observaciones, la SAC/SAVV realizará el análisis de recursos y procederá con la designación y aceptación del equipo evaluador en un plazo de 20 días hábiles. Finalmente, se comunicará la admisibilidad de la solicitud a través del formato ECA-MP-P05-F01.

c. Comunicación de la admisibilidad:

Para los casos correspondientes al alcance del PPLC, el ECA emitirá una comunicación de admisibilidad al OVV, con copia a la DCC. Una vez concedida la admisibilidad por parte del ECA, el OVV queda autorizado para llevar a cabo los aspectos administrativos (entiéndase, emisión de reconocimientos y revisión de requisitos administrativos para el PPCN 2.0) y para realizar la verificación bajo el esquema del PPLC. Una vez otorgada la admisibilidad, los OVV podrán recibir solicitudes de verificación bajo el nuevo programa PPCL y ejecutar dichos procesos de verificación; sin embargo, estos no podrán hacer uso del símbolo de acreditación hasta finalizar de forma satisfactoria el proceso de evaluación de la transición.

d. Coordinación de la evaluación:

Una vez otorgada la admisibilidad, los OVV deberán proceder con la evaluación conforme a los plazos estipulados en el Cuadro 3 (Actividades de transición de los OVVs). La SAC/SAVV indicara a logística las disposiciones para la coordinación de las evaluaciones in situ y testificación. La unidad de logística procederá con la coordinación de las evaluaciones requeridas con cada OVV.

e. Ejecución de la evaluación:

Las evaluaciones poseen una revisión documental, revisión de in situ y testificación. Estas evaluaciones pueden aplicarse de manera conjunta en una evaluación de oficinas o de manera independiente. La ejecución de las evaluaciones debe realizarse de acuerdo con los lineamientos establecidos en el ECA-MC-P13 Ejecución de la evaluación y el ECA-MC-P11 Procedimiento de evaluación in situ para OC y OVV. La documentación sobre la ejecución de la evaluación debe de realizarse en este mismo documento.

a. Evaluación in situ: Puede desarrollarse de manera remota y se realizará en conjunto con la revisión documental. Considera la aplicación de técnicas de revisión de documentos, expedientes y entrevistas. En el Anexo 2 se muestran los criterios de evaluación correspondientes.

b. Testificación: La evaluación de testificación debe llevarse a cabo para un proceso de verificación en al menos un sector, conforme a la nueva clasificación de sectores y al control de testificaciones para cada OVV acreditado. Esta actividad podrá ejecutarse de manera piloto, considerando que, durante el periodo de transición de veinticuatro (24) meses, los clientes del OVV podrían no haber adoptado aún la nueva versión del Programa País. Transcurrido dicho plazo, todas las nuevas solicitudes de reconocimiento deberán cumplir con los criterios establecidos en el PPLC. Las especificaciones para la testificación se detallan en el Anexo 3.

En caso de no contar con clientes para la norma 14068-1, se hará una revisión documental, revisión de expedientes de competencias del personal y se aplicará un examen técnico. Además, se otorgará un alcance condicionado, bajo la condición de que la testificación se realice antes de emitir cualquier certificado bajo la norma 14068-1.

La comunicación de resultados de la evaluación de transición al OVV debe realizarse de acuerdo con el formato ECA-MC-P13-F24 Informe final para OVVs y ECA-MCP11-F05 Informe de testificación para OVVs.

c. La SAC-SAVV informara oportunamente a la DCC sobre el cumplimiento de los OVV con el proceso de transición estipulado en este documento.

d. Evaluaciones extraordinarias: Cuando el OVV solicite realizar la transición del PPLC mediante una evaluación extraordinaria, únicamente serán evaluados los siguientes apartados normativos:

. 5.3 Imparcialidad: (Se deberá verificar la implementación efectiva de las acciones propuestas para minimizar o eliminar los riesgos derivados de los nuevos criterios del PPLC, cuando corresponda).

. 7. Requisitos relativos a los recursos (todo) . 8. Programa de validación/verificación (todo) . 9. Requisitos relacionados con el proceso (todo) . 10.1; 10.2 Requisitos de información . 10.3 Referencia a la validación/verificación y uso de marcas . 11.2 Revisión por la dirección (Se revisarán los registros para confirmar que se han incorporado los nuevos criterios del PPLC) . 11.3 Auditorías internas (Se revisarán los registros para confirmar que se han considerado los nuevos criterios del PPLC) . 11.4 Acciones correctivas (Revisión de los registros, siempre que se hayan identificado riesgos y oportunidades derivados de los nuevos criterios del PPLC.)

. 11.5 Acciones para abordar riesgos y oportunidades (Revisión de los registros, siempre que se hayan identificado riesgos y oportunidades derivados de los nuevos criterios del PPLC) 2. SOLICITUD ADMISIBILIDAD 2.1. Datos generales del OVV 2.2. Alcance de acreditación INFORMACIÓN DEL ORGANISMO DE EVALUACIÓN DE CONFORMIDAD (OEC) Nombre jurídico del OEC:

Nombre de fantasía del OEC Cédula Jurídica:

Dirección OEC El OV/V solicita la acreditación conforme a los requisitos y criterios propuestos por el Ente Costarricense de Acreditación, ECA y los contenidos en las normas INTE-ISO 14065: 2021 e INTE-ISO 14064-3: 2019 e INTE/ISO/IEC 17029:2019 para:

Verificación PPLC Verificación 14064-1 Verificación 14064-1 e ISO 14068-1 Verificación 14064-1, ISO 14068-1 y PPLC Para verificación indique:

Reglamentos técnicos/Esquema/Programa asociado:

___________________________________________________________________ Identifique en la siguiente tabla el alcance de sectores en las cuales el OV/V solicita acreditación, considerando los cambios en realizados por el PPLC Cuadro 1. Sectores aplicables al alcance del OVV.

Ver ECA-MC-C10-F01 V06 2.2. ¿El OV/V modificó la matriz de riesgos a la imparcialidad o las relaciones que pudieran afectar su imparcialidad como resultado de este proceso de transición de las normas?

Sí No Si su respuesta es Si, adjuntar el anexo 2.

Si su respuesta es No, no se debe adjuntar ningún documento.

2.3. Anexos información sobre el Sistema de Gestión del OVV A la presente se deben adjuntar los siguientes anexos según sea procedimiento, política o proceso documentado (mantener la numeración de anexos indicada):

Información que debe estar en el anexo Consideraciones (Para uso exclusivo de la SAC/SAVV) Revisión solicitud (Para uso exclusivo de la SAC/SAVV) Revisión subsanación 1 Esquema o Programa aplicables al alcance de acreditación, con el que implementó su sistema el OV/V (Ejemplo PPLC del MINAE).

2 Evidencia del cumplimiento del ECAMC-C16 Criterios para evaluar la imparcialidad (incluir matriz de riesgos relacionado al requisito 5.3.3 de la norma INTE ISO 17029) Ver apartado 2.2.

3 Actualización de criterios de competencia en conformidad con los cambios del PPLC Evidenciando de cumplimiento del ECAMC-C10-F01 Matriz de Competencias de los equipos verificadores (Experto Técnico y Verificadores para el PPLC del MINAE).

Determinar cumplimiento de lineamientos para la identificación de nuevas competencias 4 Procedimiento documentado para definición de determinación de competencia del personal asociado a alcance solicitado, considerando los cambios del PPLC.

(Requisito 7.3 de la Norma INTE ISO 14065- 2020).

Determinar cumplimiento de lineamientos para la identificación de nuevas competencias 5 Procedimiento para seleccionar, formar, autorizar formalmente y supervisar a los validadores o verificadores y seleccionar a los expertos técnicos empleados en el proceso de validación o de verificación (Requisito 7.3.2 de la Norma INTE ISO 17029: 2020).

Determinar cumplimiento de lineamientos para la identificación de nuevas competencias 6 Listado del Personal y actividades autorizadas dentro del OV/V en el formato ECA-MP-P02F05 Listado de personal para organismos validadores/verificadores o el formato dispuesto por el OV/V considerando los cambios del PPLC 7 Procedimiento o proceso para la brindar servicios de verificación, incluyendo actividades anteriores a la verificación y correspondientes a la ejecución de la verificación (5.1, 6.1 y 6.3.1 de la norma INTE ISO 14064-3, consideraciones establecidas en el PPLC) 8 Formatos asociados al proceso de verificación con los cambios del PPLC (por ejemplo: solicitud, actualización de datos, contratos o acuerdos, planificación de la verificación, informe de verificación, plan de verificación) 9 Adjuntar una copia o un ejemplo de las declaraciones de verificación que ha emitido o emitirá al cliente. Esta declaración debe cumplir con los requisitos que solicita el apartado 6.3.2 de la INTE-ISO 14064-3 y requisito del PPLC.

10 Adjuntar propuesta de verificaciones para testificación bajo la nueva normativa a desarrollarse (6.2 de la norma).

11 Indique el nombre del expediente piloto completo realizado por el OEC para su proceso (expediente piloto debe cumplir con el punto 9 del ECA-MC-P11 y con todos los criterios vigentes que el esquema solicita) Ó En su defecto debe presentar un expediente de cliente real que cumpla con todos los criterios vigentes que el esquema solicita.

Nota: Los expedientes preparados por el OEC deben ser para cada alcance solicitado 12 Procedimiento para la emisión, suspensión y gestión de reconocimientos y uso del símbolo del PPLC.

Refleja las nuevas responsabilidades del OVV sobre emisión, suspensión y uso del símbolo, delegadas por el MINAE a los OVV acreditados.

13 Listado maestro de documentos modificados del sistema de gestión Indica los procedimientos, políticas y registros del OVV debido al nuevo PPLC.

actualizados en respuesta al nuevo esquema PPLC.

Ampliar esta tabla de ser necesario.

Nota 1: Cada anexo debe estar debidamente identificado y numerado.

Nota 2: La presente solicitud incluidos los anexos debe ser presentada en formato electrónico debidamente protegido (que solo permita lectura), las copias electrónicas serán conservadas por el ECA durante un período de cinco años.

En caso tener dudas para completar esta solicitud contactar con:

Secretaría de Acreditación de Organismos de Certificación y Organismos Validadores/Verificadores Área Correos electrónicos Teléfono y extensión Central sac@eca.or.cr (506) 2221-7222 / 2221- 4537 Logística logistica@eca.or.cr - Para uso exclusivo de la Secretaría de Acreditación Nombre de quien revisa:

Fecha de revisión de la solicitud:

Fecha de subsanación de la solicitud:

Fecha de revisión de la subsanación:

¿La solicitud es admisible?

Fecha de admisibilidad*:

Fecha de cierre de expediente:

Observaciones:

Sí * No Expediente No.:

(solicitar firma del compromiso) Ficha Artículo 1

ANEXO 1. PROCESO DE EVALUACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DEL PPLC.............................. PAGEREF _Toc49908 \h13

1. OBJETIVO

ANEXO 1. PROCESO DE EVALUACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DEL PPLC

1. INTRODUCCIÓN

Anexo