Regulation for the Disposal of Materials Extracted from Quarries Concessioned to the Municipality of NaranjoReglamento para la disposición de materiales extraídos de los tajos concesionados a la Municipalidad de Naranjo

This regulation shall regulate the municipal organization and operation regarding the different disposal processes for materials extracted from the quarries that are concessioned to the Municipality of Naranjo for the cases indicated below:

- Sale of materials - Exchange of materials The Municipality of Naranjo is empowered to carry out the disposal procedures for materials extracted from the quarries mentioned in the preceding paragraph with all interested natural or legal persons, provided that, in the case of legal persons, they are legally constituted and have the capacity to do so.

A. Act of God and force majeure (Caso fortuito y fuerza mayor): This is an extraordinary event beyond the Administration's control. In the case of force majeure, this extraordinary event originates from nature, while in the case of an act of God, it originates from human actions.

B. Council (Concejo): Municipal Council of the Municipality of Naranjo.

C. Disposal of materials (Disposición de materiales): Refers to the different contractual procedures that allow the Municipality to sell, exchange, or barter the different materials extracted from the quarries concessioned to the Municipality of Naranjo, according to its convenience.

D. Environmental impact assessment (Evaluación de impacto ambiental): Scientific-technical study carried out by professionals in the field, which allows for identifying and predicting the effects that a specific project will produce, quantifying and weighing them if necessary.

E. Extracted material (Material extraído): Refers to all types of aggregates resulting from the extraction process in the quarries concessioned in favor of the Municipality of Naranjo.

F. Extracted cubic meter (Metro cúbico extraído): Unit of volume of extraction, equivalent to the volume of a cube with 1 meter sides.

G. Municipality (Municipalidad): Municipality of Naranjo.

H. Applicant (Persona solicitante): Natural or legal person who requests a procedure for the acquisition of any type of material extracted from quarries concessioned to the Municipality of Naranjo.

I.Price (Precio): The price is the amount of money paid for the acquisition of a good or service, thus reflecting the value that consumers are willing to pay and what producers are willing to accept.

J. Material disposal procedures (Procedimientos de disposición de materiales): Different alternatives for delivering materials extracted from the quarries concessioned to the municipality to third parties, namely: sale and exchange or barter.

K. Market value (Valor de mercado): For the purposes of this regulation, refers to the price survey that allows the Municipality to explore the market in the area in order to determine its price structure at a specific point in time.

Sale of Materials Extracted from Municipal Quarries

- Withdrawal date - Full name of the applicant - Identification number - Address - Telephone number and means for receiving notifications - Destination and purpose of the materials - License plate of the vehicle authorized for transport - Quantity of material - Description of the material - Name of the quarry from which the material will be dispatched - Respective authorization signatures Said form may be downloaded from the Municipality's website or requested and delivered physically at the Department of the Unidad Técnica de Gestión Vial of the Municipality of Naranjo.

After the form is submitted, the Unidad Técnica de Gestión Vial shall have a period of no more than two business days to reject or approve the request, forwarding the form to the interested party with the respective approval detailing the amount to be paid, or the reason for rejection, as applicable.

The Municipality shall hold the reserved requested quantity for a period of eight business days, within which the applicant must process the payment and withdraw the material. If the material is not withdrawn within the stipulated period, the Unidad Técnica de Gestión Vial shall issue a single written notification with a warning to withdraw the material within the business day following the notification, and if the applicant still fails to appear for withdrawal, the quantity shall be made available for sale again, requiring the applicant to re-initiate the request procedure should they still require the material.

In cases where a payment for materials has been made in favor of the Municipality, but despite the warnings detailed above, the applicant fails to appear for withdrawal, the Municipality shall initiate a due process warning the applicant to withdraw within a period of no more than three business days; otherwise, an internal process for the refund of the money shall be initiated.

Any payment made by bank transfer must be reported by the applicant to the Municipal Treasury Department at the latest on the business day following the transaction; the receipt must detail the applicant's data, qualifications, quantity details, and description of the material in order to identify the origin of the transaction.

The Municipal Treasury Department, no later than one business day after receiving the payment receipt, shall issue and notify the respective receipt formalizing the purchase.

The material must be removed by the applicant using the equipment reported and authorized in the request form. For these purposes, the form must clearly state the buyer's qualifications, the license plate number of the equipment or machinery authorized to remove the material, and the identification of the driver (full name and ID number) of the equipment authorized for material removal. If a change of equipment or driver is required, the applicant must inform the Unidad Técnica de Gestión Vial in writing prior to appearing for the removal, so that coordination can be made with the person in charge of delivering the material at the respective quarry.

The applicant must be notified in writing or via email if provided, within the same day the triggering event occurs, with express indication of the estimated date of reinstatement of delivery according to the criterion of the Coordinator of the Unidad Técnica de Gestión Vial.

The Exchange or Barter of Materials

The Municipality may enter into agreements for the exchange and/or barter of goods and services in exchange for materials extracted from quarries concessioned to the Municipality, according to the applicable legal mechanisms contemplated in the Ley General de Contratación Pública and the Código Municipal, as appropriate.

The applicant must complete the respective form and submit it to the Unidad Técnica de Gestión Vial, which shall issue a technical report to the mayor's office within a period of no more than two business days after receiving the request, detailing the availability of the material.

Subsequently, the mayor's office shall request, within a period of no more than two business days, the drafting of the applicable agreement; once the agreement document is available, the person holding the position of mayor shall submit it to the Municipal Council for the viability analysis that will allow for the authorization agreement to be adopted, as appropriate.

Once the authorization agreement signed by the Municipal Council is available, the mayor's office shall transfer the Agreement to the Unidad Técnica de Gestión Vial for its timely and proper execution under the agreed terms and for processing as established in Chapter II of this regulation.

The Municipal Council may determine, through the respective agreement, a differentiated price for public law entities. The corresponding agreement must be based on technical, legal, and financial criteria, respectively, that allow determining the viability of the price, as well as its proportionality with respect to the municipal costs for the disposal of the materials.

Prices and Price Updates for the Disposal of Materials from the Quarries Concessioned to the Municipality of Naranjo

The price for each type of material extracted from the quarries concessioned to the Municipality of Naranjo shall be determined taking into account both the direct costs of material extraction and the indirect costs, plus a reasonable profit margin to ensure the continuity of the exploitation of the quarries, in accordance with the principles of efficiency and effectiveness. Likewise, the market conditions of the materials to be offered must be considered.

The base prices per cubic meter for each type of material shall be determined through an agreement of the Municipal Council, upon prior recommendation issued by the Commission for the Disposal of Materials Extracted from the Quarries Concessioned to the Municipality of Naranjo, referred to in Article 18 of this regulation.

The price may be adjusted at least once a year, in response to the provisions of the previous article and to criteria of proportionality and reasonableness. Price adjustments must be communicated to the general population through an appropriate medium for such purposes, to guarantee due transparency.

Credits or debts to private law entities for the payment of materials shall not be accepted. In the case of public law entities, and if cash payment is not possible, the form and term for the respective payment may be agreed upon in the corresponding Agreement.

The corresponding agreement must detail and clearly identify its purpose, the subscribing parties, the use of the goods or services for both parties, and any other information that guarantees the ethical and transparent conduct of the public administration.

If the purpose of the agreement is the provision of a machine and/or equipment, all technical documentation for the machinery and/or equipment must be attached from the initial request, allowing verification of compliance with current regulations (copy of the title of ownership, technical inspection, weights and dimensions, risk policies), as well as the conditions for its operation.

The institution supplying machines and/or equipment must subscribe to the respective insurance policy at its own cost, covering the work subject to the respective agreement with the Municipality of Naranjo.

In order to guarantee the technical and autonomous nature of its members, the commission shall be composed of at least the Coordinator of the Unidad Técnica de Gestión Vial, the Administrative Director, the Financial Director, the Coordinator of the Legal Department, the Coordinator of the Procurement Department, and the person holding the position of mayor of the Municipality of Naranjo. This is without prejudice to determining the need to include an advisor.

Final Provisions

At least once a year, the commission established in the previous article must review and propose to the Municipal Council the corresponding price adjustments for each type of material extracted from the quarries concessioned to the Municipality of Naranjo.

For the Municipal Council.

Este reglamento regulará la organización y el funcionamiento municipal, en cuanto a los diferentes procesos de disposición de materiales extraídos de los tajos que sean concesionados a la Municipalidad de Naranjo para los casos que se indican a continuación:

- Venta de materiales - Intercambio de materiales Se faculta a la Municipalidad de Naranjo para realizar los trámites de disposición de materiales extraídos en los tajos consignados en el párrafo anterior, con todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas siempre y cuando, en el caso de las personas jurídicas, se encuentren legalmente constituidas y tengan capacidad para ello.

A. Caso fortuito y fuerza mayor: Se trata de un suceso extraordinario ajeno a la voluntad de la Administración. En el caso de la fuerza mayor ese hecho extraordinario proviene de la naturaleza, mientras que en el caso fortuito proviene de acciones del ser humano.

B. Concejo: Concejo Municipal de la Municipalidad de Naranjo.

C. Disposición de materiales: Se refiere a los diferentes procedimientos contractuales que permitan a la Municipalidad la venta, intercambio o permuta de los diferentes materiales extraídos de los tajos concesionados a la Municipalidad de Naranjo, según su conveniencia.

D. Evaluación de impacto ambiental: Estudio científico-técnico realizado por profesionales en la materia, que permita identificar y predecir los efectos que producirá un proyecto específico, cuantificándolos y ponderándolos en caso necesario.

E. Material extraído: Se refiere a todo tipo de agregados que resulten de acuerdo al proceso de extracción en los tajos concesionados a favor de la Municipalidad de Naranjo.

F. Metro cúbico extraído: Unidad de volumen de la extracción, que equivale al volumen de un cubo de 1 metro de lado.

G. Municipalidad: Municipalidad de Naranjo.

H. Persona solicitante: Persona física o jurídica que solicita un procedimiento para adquisición de cualquier tipo de material extraído de tajos concesionados a la Municipalidad de Naranjo.

I.Precio: El precio es la cantidad de dinero que se paga por la adquisición de un bien o servicio, de manera que es un reflejo del valor que los consumidores están dispuestos a pagar y lo que los productores están dispuestos a aceptar.

J. Procedimientos de disposición de materiales. Diferentes alternativas para entregar a terceros materiales extraídos de los tajos concesionados a la municipalidad, a saber: venta e intercambio o permuta.

K. Valor de mercado: Se refiere para efectos del presente reglamento al sondeo de precios que permita a la Municipalidad explorar el mercado en la zona, a fin de determinar su estructura de precios en un determinado momento del tiempo.

Venta de Materiales Extraídos de los Tajos Municipales

- Fecha de retiro - Nombre completo del solicitante - Número de identificación - Dirección - Número telefónico y medio para recibir notificaciones - Destino y propósito de los materiales - Placa del vehículo autorizado para el transporte - Cantidad de material - Descripción del material - Detalle del nombre del tajo del cual se despachará el material - Firmas de autorización respectiva Dicho formulario podrá ser descargado de la página web de la Municipalidad o solicitado y entregado de manera física, en el Departamento de la Unidad Técnica de Gestión Vial de la Municipalidad de Naranjo.

Posterior a la entrega del formulario, la Unidad Técnica de Gestión Vial tendrá un plazo no mayor a dos días hábiles para rechazar o aprobar la solicitud, trasladando al interesado el formulario con la aprobación respectiva en la cual se detalla el monto a cancelar o, el motivo del rechazo, según corresponda.

La Municipalidad resguardará la previsión de la cantidad solicitada por un período de ocho días hábiles dentro de los cuales el solicitante debe gestionar el pago y retirar el material. En caso de no retirarse el material dentro del plazo señalado, la Unidad Técnica de Gestión Vial realizará una única notificación por escrito con el apercibimiento, para que retire el material dentro del día hábil siguiente a la notificación y si a pesar de ello el solicitante no se presenta a retirar, se habilitará nuevamente la cantidad para la venta del material debiéndose iniciar el trámite de solicitud nuevamente, en caso de el solicitante mantenga el requerimiento de material.

En los casos en los que medie un pago de materiales a favor de la Municipalidad, pero pese a las prevenciones detalladas anteriormente, el solicitante no se presente a retirar, la Municipalidad iniciará un debido proceso previniendo al solicitante para que retire en un plazo no mayor a tres días hábiles, caso contrario se iniciará un proceso interno para la devolución del dinero.

Todo pago que se realice por transferencia bancaria debe ser reportado por parte del solicitante al Departamento de Tesorería Municipal, como máximo, al día hábil siguiente de la transacción; en el comprobante, se debe detallar los datos de la persona solicitante, calidades, detalle de la cantidad y descripción del material con el fin de identificar el origen de la transacción.

El Departamento de Tesorería Municipal a más tardar un día hábil posterior a la recepción del comprobante de pago emitirá y notificará el recibo respectivo que formalice la compra.

El material debe ser retirado por parte del solicitante con el o los equipos reportados y autorizados en el formulario de solicitud. Para tales efectos el formulario debe consignar claramente las calidades del comprador, número de placa de los equipos o maquinaria autorizada para realizar el retiro de material, identificación de la persona conductora (nombre completo y número de cédula) de los equipos autorizados para el retiro del material. En caso requerirse una variación de equipo o chofer, el solicitante debe informarlo por escrito a la Unidad Técnica de Gestión Vial para que se coordine con el encargado de entregar el material en el tajo respectivo, de previo, a presentarse a realizar el retiro.

No se hará entrega de materiales fuera del horario descrito, a excepción de casos calificados como emergencia nacional o municipal declarados, casos de interés nacional o donde conste la respectiva autorización del Coordinador de la Unidad Técnica de Gestión Vial y la persona que ocupe el puesto de alcalde de la Municipalidad de Naranjo.

El Intercambio o Permuta de Materiales

La Municipalidad podrá suscribir convenios para el intercambio y/o permuta de bienes y servicios a cambio de materiales extraídos de tajos concesionados a la Municipalidad, de acuerdo a las figuras aplicables contempladas en la Ley General de Contratación Pública y el Código Municipal, según corresponda.

Posteriormente el despacho de la alcaldía, solicitará en un plazo no mayor a dos días hábiles, la elaboración del convenio aplicable; una vez que se cuente con el documento de Convenio, la persona que ocupe el puesto de alcalde, lo elevará al Concejo Municipal para que se proceda con el análisis de viabilidad que permita tomar el acuerdo de autorización, según corresponda.

Una vez que se cuente con el acuerdo de autorización suscrito por el Concejo Municipal, a través del Despacho de la alcaldía, se realizará el traslado del Convenio a la Unidad Técnica de Gestión Vial para que se ejecute en tiempo y forma en los términos pactados y trámite conforme lo establece el capítulo II del presente reglamento.

El Concejo Municipal podrá determinar a través de acuerdo respectivo, un precio diferenciado para sujetos de derecho público. El acuerdo correspondiente debe estar fundamentado en criterios técnico, jurídico y financiero respectivamente, que permitan determinar la viabilidad del precio, así como su proporcionalidad con respecto a los costos municipales para la disposición de los materiales.

Precios y Actualización de Precios para la Disposición de Materiales de los Tajos Concesionados a la Municipalidad de Naranjo

El precio para cada tipo de material extraído de los tajos concesionados a la Municipalidad de Naranjo se determinará tomando en cuenta tanto los costos directos extracción de los materiales como los costos indirectos y un margen de utilidad razonable, que permita garantizar la continuidad de la explotación de los tajos, conforme los principios de eficiencia y eficacia. Asimismo, se deberá considerar las condiciones del mercado de los materiales que se ofrecerán.

Las bases de los precios por metro cúbico, para cada tipo de material, se determinarán a través de un acuerdo del Concejo Municipal, previa recomendación emitida por la Comisión para Disposición de Materiales Extraídos de los Tajos Concesionados a la Municipalidad de Naranjo, a que hace referencia el artículo 18 del presente reglamento.

El precio podrá ser ajustado al menos una vez al año, respondiendo a lo establecido en el artículo anterior y a criterios de proporcionalidad y razonabilidad. Los ajustes de precios deben ser comunicados a la población en general en un medio idóneo para tales fines, a efecto de garantizar la debida transparencia.

No se admitirán créditos o deudas a sujetos de derecho privado por concepto de pago de materiales. En el caso de sujetos de derecho público y de no ser posible el pago de contado, se podrá pactar, la forma y plazo para el pago respectivo en el Convenio correspondiente.

En el convenio correspondiente se debe detallar e identificar claramente el objeto del mismo, las partes que lo suscriben, el uso de los bienes o servicios para ambas partes, y demás información que garantice el actuar ético y transparente de la administración pública.

En el caso de que el objeto del convenio sea el suministro de una máquina y/o equipo, se debe adjuntar desde la solicitud inicial, toda la documentación técnica de la maquinaria y/o equipo, que permita verificar el cumplimiento de normativa vigente (copia de título de propiedad, revisión técnica, pesos y dimensiones, pólizas de riesgos), así como las condiciones para la operación de la misma.

La institución que suministre máquinas y/o equipos debe suscribir la póliza de seguro respectiva a su costo, que cubra los trabajos objeto del convenio respectivo con la Municipalidad de Naranjo.

Con el fin de garantizar el carácter técnico y autónomo de sus integrantes, la comisión estará conformada por al menos, el Coordinador de la Unidad Técnica de Gestión Vial, el Director Administrativo, el Director Financiero, el Coordinador (a) del Departamento Legal, el Coordinador (a) del Departamento de Proveeduría y la persona que ocupe el puesto de alcalde de la Municipalidad de Naranjo. Lo anterior sin perjuicio de determinar la necesidad de incluir en la misma a un asesor.

Al menos una vez al año la comisión establecida en el artículo anterior deberá revisar y proponer lo correspondiente al Concejo Municipal respecto al precio para cada tipo de material extraído de los tajos concesionados a la Municipalidad de Naranjo.

Por el Concejo Municipal.