Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets for SENARAReglamento para la administración y control de activos fijos para el SENARA

When the following terms and definitions are used in this Regulation, they shall be given the meanings indicated below:

3.1 SENARA: National Groundwater, Irrigation and Drainage Service.

3.2 Act. Document recording a single act or series of acts related to movable assets, be it donation, disposal, or any other movement, related to the records and controls of institutional assets.

3.3 Fixed asset (activo fijo). Asset acquired for the fulfillment of the Institution's own functions, which are not intended for sale; these include: land, buildings, canals, dams, machinery, furniture, vehicles, among others.

3.4 Immovable fixed asset (activo fijo inmueble). Those lands, buildings, bridges, dams, canals, and other constructions and installations fixed and permanently attached to the ground.

3.5 Movable fixed asset (activo fijo mueble). For the purposes of this regulation, it shall be understood as those assets designated by SENARA for use in achieving its institutional objectives, which meet the following characteristics:

• a)The fixed asset does not constitute a permanent part of the buildings and can be transferred without altering its material integrity.
• b)The fixed asset possesses a material conformation that allows its adequate identification, whether by means of a metal plate, etching, stamp, adhesive tapes, or any other technological means that provides security to the record.
• c)The value of the asset is equal to or greater than 50% of the base salary established for the administrative assistant category one of the Judicial Branch of Costa Rica, established in Law No. 7337 of May 5, 1993, and is updated annually via publication in the Judicial Bulletin by the Supreme Court of Justice.

3.6 Additions or improvements (adiciones o mejoras). Monetary disbursements that have the direct effect of increasing the value of an existing asset, by increasing its capacity, its useful life, and its efficiency; therefore, they must be charged to the value of the asset.

3.7 Derecognition of an asset (baja de activo). Exclusion of assets from the accounting records and from the Institution's asset control due to disposal, donation, sale, exchange, misplacement, theft, or loss due to extraordinary causes caused by natural disasters.

3.8 Depreciation (depreciación). The non-disbursable expense of a portion of the cost of the fixed asset, within the period of its useful life. The Institution's fixed assets will be depreciated using the Straight-Line Method.

3.9 Donation (donación). The transfer of fixed assets without a commitment of consideration by the parties.

3.10 Form. All documents designed for the registration and control of assets, for example: assignment, transfer, internal loan, external loan, and equipment repair, among others.

3.11 Repair and maintenance (reparación y mantenimiento). Expense incurred for the correct operation and functioning of the asset; these are partial modifications made to the asset due to normal deterioration.

3.12 Transfer of assets (traslado de activos). Movement of an asset from one official to another, by means of reassignment, either provisionally or permanently, according to the procedures established in this regulation.

3.13 Replacement value (valor de reposición). The monetary amount that would have to be paid for its acquisition if its purchase were decided at any given time.

3.14 Useful life (vida útil). The estimated time that a fixed asset will remain in service; this valuation is necessary to know the depreciation expense in accordance with the tables of the Dirección General de Tributación Directa.

3.15 User. The SENARA official to whom an asset has been effectively delivered for use and custody, exclusively for the performance of their duties.

Use, Custody

In the case of common-use assets, they shall be assigned to the respective head of department, for the use of all officials of each administrative unit.

Registration of Assets

The entry of assets shall be carried out through the Administrative Services Unit, in central offices or in the regional offices.

The Administrative Services Unit shall process the registration of assets in the inventory, control, codification, and assignment to the recipient system; in addition, it shall be responsible for preparing and placing the metal plate, barcode, markers, or security chip that identifies the asset, as well as informing the Financial Accounting Unit.

The Financial Accounting Unit shall make the respective accounting record, in addition to the record of depreciation, revaluation, and impairment of assets in accordance with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS 17).

a- Revaluation of movable assets: Revaluation of movable assets must be carried out every 3 years applying the cost method. The Administrative Services Unit, in the case of assets of the San José offices and regional offices, or the Administrative Unit Coordinator of DRAT, shall make a formal appraisal request directed to the area with specialist officials in appraisal matters to attend to said request. The minimum detail that the request sent to the appraisal management area must indicate shall be: the assets to be valued, their location, their use, and purchase value.

b- Revaluation of immovable assets: Revaluation of immovable assets shall be carried out every 5 years applying the market method. The Administrative Services Unit, in the case of assets of the San José offices and regional offices, or the Administrative Unit Coordinator of DRAT, shall make a formal appraisal request directed to the area with specialist officials in appraisal matters to attend to said request. The minimum detail that the request sent to the appraisal management area must indicate shall be: an inventory of the assets to be valued, their location and their use, and the current value.

Control and Inventories

The permanent control and inventory of assets shall be the responsibility of the Administrative Services Unit, which must designate a person responsible for said task.

The Administrative Services Unit must conduct at least one annual inventory of assets, which may be done by selective sample or general inventory, all of which must be recorded on a form, which must contain as a minimum: a) Asset number; b) Type of asset (movable, immovable); c) Class and name of the asset; d) Description and characteristics; e) Condition of the asset; f) Location; g) Name of the official. The final report shall be issued within a period not exceeding 30 business days from the completion of the physical count. Said report shall be forwarded to management, area directors, regional coordinators, and advisory units as appropriate, so that they may carry out the verifications, observations, and justifications they deem pertinent, for which they shall have a period of 15 business days counted from receipt of the report. Upon expiration of this last period, the Administrative Services Unit shall forward, within a period not exceeding 20 business days, a definitive report to the Director of the Administrative Area, with the observations, justifications, and recommendations presented by the person in charge of permanent asset inventory control, for corresponding action.

All SENARA departments must provide facilities and support to the Administration during the conduct of physical, selective, or general inventories.

14.1 Adjustments whose amount does not exceed 1% of the total amount reflected in the subsidiary ledger of the classifications of the Movable Assets account shall be approved by the Head of the Administrative Directorate.

14.2 Adjustments whose amount exceeds 1% of the total amount reflected in the subsidiary ledger of the classifications of the Movable Assets account shall be approved by General Management.

14.3 Any adjustment made must be duly justified and supported in the report.

When a fixed asset (activo fijo) is subject to any addition or improvement that significantly increases its service capacity, its efficiency, prolongs its useful life, or reduces its future operating costs, these shall be capitalized.

Ordinary and extraordinary repairs aimed at maintaining the asset in normal service conditions are not capitalizable.

Transfer and Derecognition of Assets

Every transfer of a movable fixed asset (activo fijo mueble) must be formalized through the ERP system, by the person to whom the asset is assigned, with the approval of the immediate supervisor.

In the event that movable assets owned by SENARA must be transferred outside the central headquarters, DRAT, and regional offices, the corresponding form must be completed, detailing the condition of the fixed asset, its characteristics, description, the reason justifying its removal, the plate number, the destination of the fixed asset, and the estimated time it will remain outside the Institution; this form will require the approval of the respective Head of Department.

When fixed assets must temporarily leave SENARA facilities to undergo condition diagnosis, repair, or maintenance, this shall be processed through the Administrative Services Unit in central offices, DRAT, and regional administrative units, by using the form called "Asset Removal Authorization."

To derecognize fixed assets from the inventory system and accounting records, an administrative file must be compiled, and one of the following assumptions must be met:

• a)Sale b) Donation duly authorized by general management.
• c)Disposal, when the asset is found to be in disuse or poor condition.
• d)Loss or misplacement.
• e)Theft or robbery.
• f)Other duly justified case.

In the cases of sale and donation, the corresponding expert's appraisal must also be attached. In any case, the requirements established for this purpose by Law 9986, the General Public Procurement Law, and its regulation must be met. In the case of disposal, a technical criterion must be attached.

It shall be the responsibility and obligation of the official to deliver obsolete, unserviceable, in poor condition, or disused fixed assets to the warehouse designated for fixed assets (Central Offices, DRAT, and Regional Offices) and to perform the transfer in the ERP system; said assets shall be stored temporarily until a technical determination is made regarding their disposition.

Fixed assets (activos fijos) must have insurance according to their nature or value, when so determined by the Administration.

Obligations of Officials

21.1 Register, control, and maintain a general inventory aimed at updating and controlling assets, in order to verify their existence and physical condition, checking the reliability and accuracy of the control records of each administrative unit.

21.2 Conduct the inventories of the institution's fixed assets (activos fijos) located in: Central Offices, Regional Offices, and in the Arenal Tempisque Irrigation District, as applicable.

21.3 Perform reconciliations of the records and determine any shortages, if any, between what is reported and what is recorded, and inform those responsible for the custody and safeguarding of the assets.

21.4 Keep under custody the assets returned by the different units, evaluating, as appropriate, their condition of use and state in order to proceed with a possible assignment and transfer to a new user. For assets located in DRAT warehouses, the responsible person shall be the person assigned custody of them.

21.5 Register in the ERP system the derecognition (baja) of assets that are donated, sold, or discarded, after prior compliance with the procedures established for this purpose.

It shall be the obligation of Heads of Department:

22.1 To ensure the correct use, care, maintenance, repair, and modification of all fixed assets (activos fijos) assigned to the officials under their charge.

22.2 In the event of leave for an official, with or without pay, transfers, scholarships within or outside the country, vacations, and sick leave, all of the foregoing exceeding one month; likewise, when they cease in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement, the immediate supervisor shall be responsible for ensuring that the user requests from the person in charge of Administrative Services the inventory of fixed assets (activos fijos) assigned in their name, as well as making a determination regarding the disposition of the same. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the definitive departure of the official from SENARA.

22.3 To ensure the integrity of the fixed assets assigned to officials who are unable to work, who are on leave, or enjoying vacations, for which purpose they may adopt the measures they deem appropriate.

SENARA officials must fulfill the following obligations regarding fixed asset (activo fijo) and inventory control:

23.1 Fully assume responsibility for the custody and proper use of all assets formally assigned to them for the performance of their duties; this includes fixed assets (activos fijos) temporarily assigned by another unit, as well as common-use assets.

23.2 The official shall be responsible for the proper use and handling of the assets assigned to their charge, and must reimburse the cost thereof when negligent and irresponsible handling is proven by appropriate means.

23.3 Exercise the strictest care and diligence in the handling and maintenance of the institutional fixed assets (activos fijos) assigned for the performance of the duties inherent to each position.

23.4 Ensure that the assigned assets are located in the workplace intended for the performance of the duties inherent to each position and take responsibility for those assets not found in their place.

23.5 Once a work trip is concluded, bring into the workplace (SENARA Offices) the assets assigned to them by the institution for the performance of their duties.

23.6 Safeguard the fixed assets (activos fijos) under their responsibility from all danger, for which purpose they shall inform their supervisor in writing of any security measure they deem appropriate to adopt, with a copy to the Administrative Services Unit.

23.7 Report in a timely manner to their supervisor when the fixed asset (activo fijo) under their responsibility requires preventive maintenance or when they perceive it is failing, so that its repair can be managed; as well as report assets that are not in use or are obsolete.

23.8 Immediately communicate the loss or theft of an asset under their responsibility and proceed as provided in this Regulation.

23.9 Use the current forms to process fixed asset (activo fijo) movements or other established means.

23.10 Comply, at the appropriate time and stated place, with the return of those fixed assets (activos fijos) assigned temporarily.

23.11 Facilitate to the Administration the conduct of physical, selective, or general inventories.

23.12 Fulfill the other obligations set forth in this regulation.

Loan and Donations of Assets

The loan of assets to other institutions must be approved by SENARA management and shall be formalized through an agreement. The agreement must contain at least the following information:

24.1 Requesting entity 23.1 Period covered 24.2 Person responsible for the asset given on loan 24.3 Asset number (Plate) 24.4 In the case of vehicles, the model, series, color, type, engine number, chassis number, license plate number, general condition of all systems comprising the unit, as well as a detail of the documentation supporting its trouble-free circulation, as established by the General Transit Law of Costa Rica, must be indicated.

24.5 Delivery condition of the assets provided 24.6 Other loan and return conditions.

24.7 The external loan arises from the satisfaction of a public interest.

The Institutions possessing assets lent by SENARA must periodically provide the information requested regarding their condition (physical and operational).

General Management shall authorize the recognition of movable assets by donation, for which the following must be complied with:

26.1 Written offer by the donor, with detail of the asset offered for donation and the cost of the asset with the respective backing.

26.2 That the donated item is useful for the performance of SENARA's work.

26.3 That the market cost of the asset is less than the cost of receiving and maintaining the asset to be taken as a donation.

26.4 That the necessary resources are available to cover all expenses generated by the receipt and maintenance of the asset.

The Administrative Services Unit, central offices and DRAT as applicable, shall be responsible for the corresponding registration in the ERP system.

SENARA may donate movable assets that are in disuse or poor condition and have no commercial value. A request must be made by the interested party clearly specifying the characteristics of the assets of interest for donation.

Said acta must state the condition of the donated assets, their essential characteristics, and their institutional registration number.

Misplacement or Theft of Assets

In the event of disappearance, damage, or loss of fixed assets (activos fijos) due to an alleged crime of robbery, theft, or larceny, the official to whom the fixed asset is assigned must file the corresponding complaint before the Judicial Investigation Agency (Organismo de Investigación Judicial) when appropriate, within the twenty-four hours following the occurrence or detection of the event; additionally, they must adhere to the provisions of this regulation regarding the procedure to be observed in general terms in the case of misplacement, loss, damage, deterioration, traffic accident, collision, or other events implying damage or irreparable loss of institutional assets.

Summary Administrative Procedure

The report shall be forwarded to the Director of the Administrative Area and shall be notified to the official involved, who shall have three business days to express their disagreement, if any, which shall be resolved on appeal by the Management. Once said disagreement is resolved and communicated to the interested party, the disciplinary sanction shall be established where applicable, for which purpose the Human Resources Unit shall be notified and the replacement cost of the asset shall be determined when this applies; the official must pay from their own personal funds the replacement value of an asset with similar characteristics through the mechanism set for enforcing the reimbursement of its value.

• a)Receive and process all reports of damage or loss of fixed assets (activos fijos) due to an alleged crime of robbery, theft, or larceny, due to deterioration, or traffic accidents and collisions affecting institutional assets; b) Receive testimonial evidence and gather the other proofs offered by the parties; c) Request from any SENARA servant, or from a competent external third party who can provide a technical criterion, the necessary collaboration to conclude the investigation; d) Verify that there are no errors or omissions in the process capable of causing nullity or defenselessness; e) Prepare the reasoned report of the case under study, verifying beforehand that there are no procedural errors or defects causing defenselessness, and communicate it to the Director of the Administrative Area; f) Whether or not liability is proven through the investigation conducted by the official or officials involved, the Administrative Services Unit must derecognize the asset (dar de baja el activo) when appropriate, according to the supporting documents issued to justify such effects, as well as inform the Financial Accounting Unit for corresponding action.

Final Provisions

For the asset to be removed, authorization must be requested from the Administrative Services Unit and presented without exception to the security officer; in the event that these assets suffer any malfunction, deterioration, loss, or misplacement while within SENARA facilities, the institution shall assume no responsibility in this regard.

The Regulations for the Administration and Control of Fixed Assets for the Servicio Nacional De aguas Subterráneas Riego y Avenamiento indicated in Agreement N°5702, adopted by the Board of Directors of SENARA, in its Ordinary Session N° 741-18, held on Monday, August 27, 2018, which was published in La Gaceta N° 172 of September 19, 2018, is hereby repealed.

These regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta.

Cuando en el presente Reglamento se empleen los siguientes términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

3.1 SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.

3.2 Acta. Documento donde queda constancia de un acto o serie de actos relacionados con los bienes muebles, sea donación, desecho u otro cualquier otro movimiento, que esté relacionado con los registros y controles de los activos institucionales.

3.3 Activo fijo. Bien que se adquiere para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución, los cuales no están destinados para su venta, estos son: terrenos, edificios, canales, represas, maquinaria, mobiliario, vehículos entre otros.

3.4 Activo fijo inmueble. Son aquellos terrenos, edificios, puentes, represas, canales y, demás construcciones e instalaciones adheridos al suelo de manera fija y permanente.

3.5 Activo fijo mueble. A efectos del presente reglamento se entenderá como aquellos activos destinados por el SENARA para su uso en la realización de sus objetivos institucionales, que cumplan las siguientes características:

• a)Que el activo fijo no constituya parte permanente de los edificios y pueda ser traspasado sin alterar su integridad material.
• b)Que el activo fijo posea una conformación material que permita su adecuada identificación, sea por medio de placa metálica, grabación, sello, cintas adhesivas o cualquier otro medio tecnológico que brinde seguridad al registro.
• c)Qué valor del bien sea igual o mayor al 50% del salario base establecido para el auxiliar administrativo categoría uno del Poder Judicial de Costa Rica establecido en la Ley N° 7337 del 5 de mayo de 1993 y se actualiza cada año mediante publicación en el Boletín Judicial por la Corte Suprema de Justicia.

3.6 Adiciones o mejoras. Son las erogaciones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, por lo tanto, las mismas deben cargarse al valor del activo.

3.7 Baja de activo. Exclusión de bienes de los registros contables y del control de activos de la Institución por causas de desecho, donación, venta, permuta, extravío, robo o pérdida por causas extraordinarias provocadas por desastres naturales.

3.8 Depreciación. Es el gasto no erogable, de una parte, del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil. Los activos fijos de la Institución serán depreciados por el método de Línea Recta.

3.9 Donación. Es el traspaso de activos fijos sin compromiso de contraprestación por las partes.

3.10 Formulario. Son todos los documentos diseñados para el registro y control de los activos, por ejemplo: asignación, traslado, préstamo interno, préstamo externo y reparación de equipo, entre otros.

3.11 Reparación y mantenimiento. Gasto en que se incurre para la correcta operación y funcionamiento del activo, son modificaciones parciales practicadas al activo por el deterioro normal.

3.12 Traslado de activos. Movimiento de un activo de un funcionario a otro, mediante reasignación sea en forma provisional o definitiva, según los procedimientos establecidos en el presente reglamento.

3.13 Valor de reposición. Es el importe monetario que se debería pagar por su adquisición si en un momento dado se decidiera su compra.

3.14 Vida útil. Es la estimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, esta valoración es necesaria para conocer el gasto por depreciación de acuerdo con las tablas de la Dirección General de Tributación Directa.

3.15 Usuario. Es aquel funcionario del SENARA a quien se le ha hecho entrega efectiva de un activo para su uso y custodia, en forma exclusiva para el cumplimiento de sus funciones.

Uso, Custodia

En el caso de activos de uso común, serán asignados a la respectiva jefatura, para la utilización de todos los funcionarios de cada unidad administrativa.

Registro de los activos

El ingreso de activos se hará por medio de la Unidad de Servicios Administrativos, en oficinas centrales o bien, en las oficinas regionales.

La Unidad de Servicios Administrativos, realizará el trámite de registro de los activos en el sistema de inventario, control, codificación y asignación al destinatario; además, le corresponderá confeccionar y colocar la placa metálica, código de barras, marcadores o chip de seguridad que identifica el bien, así como informar a la Unidad Financiero Contable.

La Unidad Financiero Contable realizará el respectivo registro contable, además del registro de depreciación, revaluación y deterioro de activos de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICPS 17).

a- Revaloración de activos muebles: La revaloración de activos muebles se debe realizar cada 3 años aplicando el método de costo.

La Unidad de Servicios Administrativos en el caso de los activos de las oficinas de San José y oficinas regionales, o bien el Coordinador Unidad Administrativa del DRAT, realizará una solicitud formal de avalúo dirigida al área con funcionarios especialistas en la materia de avalúos para que atiendan dicha petición. El detalle que como mínimo debe indicar la solicitud enviada al área gestora del avalúo será la siguiente: los activos a valorar, la ubicación de estos, su uso y valor de compra.

b- Revaloración de activos inmuebles: La revaloración de activos inmuebles se realizará cada 5 años aplicando el método de mercado.

La Unidad de Servicios Administrativos en el caso de los activos de las oficinas de San José y oficinas regionales, o bien el Coordinador Unidad Administrativa del DRAT, realizará una solicitud formal de avalúo dirigida al área con funcionarios especialistas en la materia de avalúos para que atiendan dicha petición. El detalle que como mínimo debe indicar la solicitud enviada al área gestora del avalúo será la siguiente: un inventario de los activos a valorar, la ubicación de estos y su uso y el valor actual.

Control e Inventarios

El control e inventario permanente de activos, estará a cargo de la Unidad de Servicios Administrativos, el cual deberá designar un responsable de dicha labor.

La Unidad de Servicios Administrativos, deberá realizar al menos un inventario anual de los activos, el cual podrá hacerse mediante muestra selectiva o inventario general, todo lo cual deberá registrarse en un formulario, la cual deberá contener como mínimo: a) Número de activo; b) Tipo de activo (mueble, inmueble); c) Clase y nombre del bien; d) Descripción y características; e) Estado del activo; f) Ubicación; g) Nombre del funcionario. El informe final se emitirá en un plazo no mayor de 30 días hábiles a partir de la finalización de la toma física. Dicho informe se remitirá a la gerencia, direcciones de área, coordinadores regionales y unidades asesoras según corresponda, a efecto de que se realicen las verificaciones, observaciones y justificaciones que estimen pertinentes, para lo cual tendrán un plazo de 15 días hábiles contados a partir de la recepción del informe. Vencido este último plazo, la Unidad de Servicios Administrativos, remitirá en un plazo no mayor de 20 días hábiles, un informe definitivo a la Dirección del Área Administrativa, con las observaciones, justificaciones y recomendaciones presentadas por el Encargado del control del inventario permanente de activos, para lo correspondiente.

Todas las dependencias del SENARA deberán brindar las facilidades y apoyo a la Administración, durante la toma de los inventarios físicos, selectivos o generales.

14.1 Ajustes cuyo monto no supere el 1% del monto total que refleje el auxiliar de las clasificaciones de la cuenta Bienes Muebles serán aprobados por la Jefatura de la Dirección Administrativa.

14.2 Ajustes cuyo monto superen el 1% del monto total que refleje el auxiliar de las clasificaciones de la cuenta Bienes Muebles serán aprobados por la Gerencia General.

14.3 Todo ajuste que se realice deberá estar debidamente justificado y respaldado en el informe.

Cuando un activo fijo sea objeto de alguna adición o mejora que incremente significativamente su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongación de su vida útil o reducción de sus costos de operación futura se deberán capitalizar.

Las reparaciones ordinarias y extraordinarias que tiendan a la conservación del activo en condiciones normales de servicio, no son capitalizables.

Traslado y Baja de Activos

Todo traslado, de un activo fijo mueble, deberá formalizarse a través del sistema ERP, por parte del que tenga asignado el activo con el visto bueno de la jefatura inmediata.

Cuando los activos fijos deban salir temporalmente de las instalaciones del SENARA, para ser objeto de diagnóstico de su estado, reparación o mantenimiento, se tramitará a través la Unidad de Servicios Administrativos en oficinas centrales, DRAT y unidades administrativas regionales, mediante el uso del formulario denominado "Autorización de salida de Activos".

Para dar baja de activos fijos del sistema de inventarios y del registro contable, se deberá conformar un expediente administrativo y, estar en alguno de los siguientes supuestos:

• a)Venta b) Donación debidamente autorizada por la gerencia general.
• c)Desecho, al encontrarse el bien en desuso o mal estado.
• d)Pérdida o extravío.
• e)Hurto o robo.
• f)Otro debidamente justificado.

Para los casos de venta y donación deberá adjuntarse además el avalúo del perito correspondiente. En cualquiera de los casos, deben cumplirse los requisitos que al efecto establece la Ley 9986 Ley General de Contratación Púbica y su reglamento. En el caso de desecho se deberá adjuntar un criterio técnico.

Será responsabilidad y obligación del funcionario entregarlos en la bodega destinada para activos fijos (Oficinas Centrales, DRAT y Regionales), los activos fijos obsoletos, inservibles, en mal estado o en desuso y realizar el traslado en el sistema ERP, dicho activos serán almacenados de forma temporal, hasta que se determine de manera técnica lo que corresponda.

Los activos fijos, deberán de contar con un seguro de acuerdo a su naturaleza o valor, cuando así lo determine la Administración.

De las obligaciones de los funcionarios

21.1 Registrar, controlar y llevar un inventario general orientado a la actualización y control de los bienes, con el fin de verificar su existencia y el estado físico de los mismos, comprobando la confiabilidad y exactitud de los registros de control de cada unidad administrativa.

21.2 Realizar los inventarios de los activos fijos de la institución ubicados en: Oficinas Centrales, Oficinas Regionales y en el Distrito de Riego Arenal Tempisque, según corresponda.

21.3 Realizar las conciliaciones de los registros y determinar los faltantes, si los hubiera, entre lo informado y lo registrado e informar a los responsables de la custodia y salvaguardia de los activos.

21.4 Conservar bajo su custodia los bienes que son devueltos por las diferentes unidades, valorando cuando proceda, su condición de uso y su estado para proceder con una posible asignación y traspaso a un nuevo usuario. Cuando se trate de bienes ubicados en las bodegas del DRAT, el responsable será la persona que tenga asignada la custodia de los mismos.

21.5 Registrar en el sistema ERP la baja de bienes que se donan, se venden o se desechan, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos al efecto.

Será obligación de las Jefaturas:

22.1 Velar por el correcto uso, cuidado, mantenimiento, reparación y modificación de todos los activos fijos asignados a los funcionarios a su cargo.

22.2 En caso de permisos de un funcionario con o sin goce de salario, traslados, de becas dentro o fuera del país, vacaciones e incapacidades, todas las anteriores superiores a un mes; de igual forma, cuando cese en el ejercicio de su cargo por renuncia, despido o jubilación la jefatura inmediata será la responsable de velar por que el usuario solicite al encargado de Servicios Administrativos, el inventario de activos fijos asignados a su nombre, así como tomar una determinación del destino de los mismos. Esta disposición deberá cumplirse con el tiempo suficiente, previo a la salida definitiva del funcionario del SENARA.

22.3 Velar por la integridad de los activos fijos asignados a los funcionarios que estén incapacitados para laborar, que se encuentren con licencia o disfrutando de vacaciones, para lo cual podrán adoptar las medidas que estimen oportunas.

Los funcionarios del SENARA deberán cumplir las siguientes obligaciones en materia de control de activos fijos e inventario:

23.1 Asumir plenamente la responsabilidad por la custodia y por el uso adecuado de todos los activos que le han sido formalmente asignados para el desempeño de sus funciones, se incluye en este punto los activos fijos asignados en carácter de uso temporal por otra unidad, así como los activos de uso común.

23.2 El funcionario deberá responder por el buen uso y manejo de los activos asignados a su cargo, debiendo reponer el costo de los mismos cuando se compruebe por los medios adecuados un manejo negligente e irresponsable.

23.3 Guardar el más estricto cuidado y diligencia en el manejo y mantenimiento de los activos fijos institucionales asignados para el desempeño de las funciones propias de cada puesto.

23.4 Velar porque los activos asignados estén ubicados en el lugar de trabajo destinado para el desempeño de las funciones propias de cada puesto y responsabilizarse por aquellos activos que no estén localizados en su sitio.

23.5 Una vez finalizada una gira de trabajo, ingresar al centro laboral (Oficinas SENARA), los activos que le fueron asignados por la institución para el cumplimiento de sus funciones.

23.6 Salvaguardar de todo peligro los activos fijos bajo su responsabilidad, para lo cual informará por escrito a su jefatura cualquier medida de seguridad que estime conveniente adoptar, con copia a la Unidad de Servicios Administrativos.

23.7 Reportar en forma oportuna a su jefatura, cuando el activo fijo bajo su responsabilidad requiera de mantenimiento preventivo o bien cuando perciba que está fallando, para que sea gestionada su reparación; así como informar por los activos que no estén en uso o sean obsoletos.

23.8 Comunicar de forma inmediata sobre la pérdida o sustracción de un activo bajo su responsabilidad y proceder en la forma prevista en este Reglamento.

23.9 Utilizar los formularios vigentes para tramitar los movimientos de activos fijos u otros medios establecidos.

23.10 Cumplir en el momento que corresponda y lugar señalado, con la devolución de aquellos activos fijos asignados temporalmente.

23.11 Facilitar a la Administración, la realización de los inventarios físicos, selectivos o generales.

23.12 Cumplir con las demás obligaciones que se contemplan en este reglamento.

Préstamo y Donaciones de activos

El préstamo de activos a otras instituciones, deberá ser aprobado por la gerencia del SENARA y se formalizará mediante convenio. El convenio deberá contener como mínimo la siguiente información 24.1 Entidad solicitante 23.1 Período que cubre 24.2 Responsable del bien dado en calidad de préstamo 24.3 Número de activo (Placa) 24.4 En el caso de vehículos, se deberá indicar modelo, serie, color, tipo, Nº motor, Nº de chasis, Nº placa de circulación, estado general de todos los sistemas que componen la unidad, así como un detalle de la documentación que la respalda para circular sin problemas, según lo establece la Ley General de Tránsito de Costa Rica.

24.5 Estado de entrega de los activos facilitados 24.6 Otras condiciones del préstamo y devolución.

24.7 El préstamo externo obedece a la satisfacción de un interés público.

Las Instituciones que cuenten con activos prestados por parte del SENARA deberán brindar periódicamente la información que se le solicite en cuanto a estado de los mismos (físico y de funcionamiento).

La Gerencia General autorizará el alta de bienes muebles a título de donación, para lo cual se requiere cumplir con lo siguiente:

26.1 Ofrecimiento escrito por parte del donante, con detalle del bien ofrecido a donar y el costo del bien con el respectivo respaldo.

26.2 Que lo donado sea de utilidad para el ejercicio de las labores de SENARA 26.3 Que el costo de mercado del activo, sea menor al costo de recibir y mantener el activo que se tomará como donación 26.4 Que se cuenta con los recursos necesarios para cubrir todos los gastos que genere la recepción y mantenimiento del activo.

La Unidad de Servicios Administrativos oficinas centrales y DRAT según corresponda, será la encargada del registro correspondiente en el sistema ERP.

SENARA podrá donar bienes muebles que se encuentren en desuso o mal estado y sin valor comercial. Deberá mediar una solicitud por parte del interesado donde se especifique claramente las características de los bienes que interesan en la donación.

En dicha acta deberá consignarse el estado de los bienes donados, sus características esenciales y su número de registro institucional.

Extravió o robo de activos

En caso de desaparición, daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, el funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá interponer la denuncia correspondiente ante el Organismo de Investigación Judicial cuando así corresponda, dentro de las veinticuatro horas siguientes de haber sucedido o detectado el hecho, adicionalmente deberá sujetarse a lo preceptuado en este reglamento en relación con el procedimiento que deberá observarse en términos generales en el caso de extravío, pérdida, daño, deterioro, accidente de tránsito, colisión, u otros eventos que lleven implícito daño o pérdidas irreparables de activos institucionales.

Del procedimiento sumario administrativo

El informe será trasladado ante la Dirección del Área Administrativa y notificará al funcionario involucrado, quien tendrá tres días hábiles para manifestar su disconformidad si la hubiera, la cual será resuelta en alzada por La Gerencia. Resuelta dicha disconformidad, y comunicada al interesado, se procederá a fijar la sanción disciplinaria cuando sea del caso, para lo cual se notificará la Unidad de Recursos Humanos y se determinará el costo de reposición del activo cuando esto proceda, debiendo el funcionario cancelar de su propio peculio el valor de reposición del activo de características similares a través del mecanismo fijado para hacer efectivo el reintegro del valor del mismo.

• a)Recibir y darles trámite a todos los informes de daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, por deterioro, o accidentes de tránsito y colisiones que afecten los activos institucionales; b) Recibir las pruebas testimoniales y recabar las demás probanzas ofrecidas por las partes; c) Solicitar a cualquier servidor o servidora del SENARA, o bien a un tercero externo competente que pueda brindar un criterio técnico, la colaboración necesaria para concluir la investigación; d) Verificar que en el proceso no existan errores u omisiones capaces de producir nulidad o indefensión; e) Elaborar el informe razonado del caso en estudio, verificando previamente, que no haya errores de procedimiento o vicios causantes de indefensión y comunicarlo a la Dirección del Área Administrativa; f) Exista o no responsabilidad comprobada a través de investigación levantada por parte del o de los funcionarios involucrados, la Unidad de Servicios Administrativos, Deberá dar de baja el activo cuando ello proceda, de acuerdo a los documentos de respaldo que se emitan para justificar tales efectos, así como informar a la Unidad Financiera Contable para lo correspondiente.

Para que el bien pueda salir debe solicitarse la autorización a la Unidad de Servicios Administrativos y presentarla sin excepción al oficial de seguridad, en los casos que estos bienes sufran algún desperfecto, deterioro, pérdida o extravío mientras se encuentren dentro de las instalaciones del SENARA, la institución no asumirá ninguna responsabilidad al respecto.

Se deroga el Reglamento Para la Administración y Control de Activos Fijos para el Servicio Nacional De aguas Subterráneas Riego y Avenamiento indicado en el Acuerdo N°5702, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en su Sesión Ordinaria N° 741-18, celebrada el lunes 27 de agosto 2018, el cual fue publicado en La Gaceta N° 172 del 19 de setiembre del 2018.

El presente reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.