SENARA Administrative and Judicial Collection RegulationReglamento para el cobro administrativo y judicial del SENARA

The purpose of this Regulation is to establish the rules that will regulate the administrative and judicial collection of the monetary obligations established in favor of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA).

This Regulation shall be of mandatory application for all administrative bodies of SENARA in whatever pertains to each, to manage the judicial collection of the accounts assigned to them.

For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:

• A)Regulation: This Regulation for Administrative and Judicial Collection.
• B)SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
• C)Overdue obligations: The monetary obligations that have generated an account receivable in favor of SENARA.
• D)Passive Subject (Sujeto Pasivo): The natural or legal person obligated to fulfill the overdue obligation.
• E)External Attorneys (Abogados Externos): The legal professionals who, having fulfilled the requirements demanded by SENARA, have been contracted through the procedures established by the Administrative Contracting Law, to provide professional legal services for the judicial collection of overdue obligations in favor of the Institution.
• F)Financial Unit: The functional unit that forms part of the Administrative Directorate of SENARA, responsible for collection management at the administrative level, except for debts for irrigation tariffs, the collection management of which is the responsibility of the Arenal Tempisque Irrigation District Directorate.
• G)Administrative Collection (Cobro Administrativo): All those actions performed by the administration of SENARA aimed at ensuring that its debtors timely fulfill the economic obligations established in favor of the Institution.
• H)Judicial Collection (Cobro Judicial): The collection actions carried out through judicial channels, in order to obtain payment of the overdue obligations in favor of SENARA.
• I)Legal Directorate: The in-house Legal Advisory Unit of SENARA, represented by the head of said unit.

Administrative Collection

Administrative Collection Procedure

The Financial Unit shall be directly responsible for managing administrative collection, using the pertinent technology and means for the purpose of maximizing the voluntary fulfillment of the duties and obligations owed by SENARA's debtors, through the development of a set of actions, whose purpose is the development and execution of efficient and effective systems and procedures for planning, coordination, and control of those accounts in which SENARA appears as a creditor.

The Financial-Accounting Unit shall maintain a digital and, where applicable, physical case file, complete and chronologically ordered, for each account in administrative collection, containing the document that generated the obligation, the detail of payments made, existing communications between the parties, as well as the documents of the collection actions that have been carried out.

A). Collection notices prior to the maturity of the obligation: The collection management shall be carried out through collection notices prior to the maturity of the debt, the desirable timeframe for which is 15 days in advance.

These collection notices must contain at least:

- The amount of the principal owed, - Maturity date, - Amount of ordinary and default interest - Period to which it corresponds and an express requirement to bring the debt up to date - It must also expressly indicate the place where the notification is made (which must be personally or at the debtor's dwelling house or by the means contractually established for receiving notifications), - Name and signature of the person receiving the notification (or a record that it was delivered and the person refused to sign, in which case a witness must also sign), - As well as the name and signature of the notifying officer at the foot of the notification record. This notification record must be kept in the respective case file, and the original sent to the Legal Directorate together with the base document of the debt, in the event that the judicial collection of said obligation is requested.

For these purposes, the Financial Unit, for reasons of convenience and timeliness, shall have the support of the following means to communicate the collection notices, ensuring in any case the requirements indicated in the previous point:

- Regional Coordinators of the Operations Area.

- Via Correos de Costa Rica - Personal delivery through SENARA's own officials, - Externally contracted courier services (natural or legal persons), - Email, - Text message and/or WhatsApp, - Through other entities with which SENARA enters into agreements for such effect, - Radio broadcasts, - Television or print media.

• B)Collection notices on debts in arrears: Without prejudice to the use of the communication means indicated in the preceding subsection, once the transaction has one or more overdue installments of principal or interest, without these having been paid, collection notices shall be notified to the debtor and guarantors, personally, at their dwelling house, or at the address reported in the document establishing the obligation for receiving notifications.

A written record shall be made of these notifications, duly received by debtor and guarantors, in the case file, in order to demonstrate the interruption of the statute of limitations (prescripción). If a positive response is not obtained within 30 calendar days after the notice is received, a second collection notice letter shall be sent.

These collection notices must contain at least the information indicated in point A).

The declaration of total or partial prescription of debts, both of principal and of ordinary and default interest, only proceeds upon express request of the debtor, and it is not appropriate to declare it ex officio.

SENARA may carry out the collection management directly through its own officials, or contract the administrative collection management to a public or private operator specialized and with capacity for nationwide collection.

The Financial Unit shall be responsible for managing collections until exhausting all possible alternatives within the term defined for administrative collection in this regulation. A record shall be made in the respective case file of every action taken.

No later than three months after the maturity date of the obligation, and once administrative collection actions have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective case file to the Legal Directorate so that the judicial collection process may proceed.

Payment Arrangements

Under no circumstances shall SENARA be obligated to approve payment arrangements for debtors who request them. When SENARA considers an arrangement appropriate, considering reasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the terms established in this Regulation. The payment arrangement may be approved whether the transaction is in the administrative collection phase or in the judicial collection phase.

Any debtor wishing to make a payment arrangement must submit a written request addressed to the Administrative-Financial Directorate. The request must clearly indicate the reasons that have prevented, or that will prevent, the fulfillment of the obligation under the originally agreed terms, as well as the proposed terms or conditions to honor the debt commitment.

The Administrative-Financial Directorate shall forward the payment arrangement request to the Financial Unit for the purpose of issuing a report on the status of the account, including: amount of principal, ordinary interest, default interest, administrative expenses, as well as the current conditions under which the transaction is structured. If the account is in judicial collection, the Financial Unit shall coordinate a request to the Legal Directorate of SENARA for a report on the status of the judicial collection, including the status of the lawsuit, case file number, and ordered attachments (embargos), as well as the amounts to be collected for professional fees and procedural costs.

Once the cited reports have been prepared, they shall be forwarded to the competent administrative unit, according to Article 15, for decision-making regarding the proposed arrangement or to negotiate with the debtor a proposal acceptable to SENARA.

SENARA, in its capacity as creditor, may agree with debtors on payment arrangements under the following circumstances.

• A)Extensions (Prórrogas): Extensions in the term for payment of all or part of the obligation may be approved, when, due to demonstrated circumstances, the debtor cannot meet its payment; this process must be completed before the maturity of the transaction. In these cases, the extensions shall not exceed twelve months, and shall be authorized only once. The remaining conditions of the original credit shall be maintained.
• B)Restructurings (Readecuaciones): These consist of modifying one or more of the original credit conditions, and imply a change in the form of payment, term, guarantees, or any other relevant condition that alters the originally established conditions.

In any of these cases, the basis for undertaking the restructuring of the debt or the extension of the term for payment shall include all accumulated obligations, including principal, ordinary and default interest, administrative expenses, as well as professional fees and procedural costs in the event that the transaction is in judical collection.

• A)Debts equal to or less than the equivalent of US$ 3,000: The Administrative Directorate shall be competent to attend to payment arrangement requests from users whose outstanding balance is equal to or less than its equivalent in colones of US$ 3,000 (three thousand exact dollars) on the day the arrangement is requested at the reference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica and whose request does not include changes in the conditions of the agreement or the guarantee document.
• B)Debts exceeding the equivalent of US$ 3,000.00: The General Management shall be competent to attend to and resolve payment arrangement requests from users whose total balance exceeds its equivalent in colones of US$ 3,000 (three thousand exact dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica, when the conditions of the agreement or the guarantee document are altered (interest rates, increase in term), or when all the users of a project jointly submit a request for any type of payment arrangement. For its resolution, it may rely on the recommendation of the Administrative Area and/or the Technical Evaluation Committee, as appropriate.
• C)Debts corresponding to all users of a project: The Technical Evaluation Committee shall be responsible for providing support in the resolutions corresponding to the General Management so that it can make the decision. This Committee shall be composed of the Director of Engineering and Project Development, the Director of Planning, and the Administrative-Financial Director, who shall forward the respective recommendation to the General Management within the framework established by the "Policies to promote the agricultural development of the country through the establishment and operation of irrigation and drainage systems."

The Administrative-Financial Directorate and the General Management, as appropriate, shall resolve the payment arrangement through an administrative ruling and shall communicate it to the Financial Unit and the respective Regional Coordinator, so that they may proceed accordingly. While a request for a payment arrangement has not been formally resolved, the collection management must continue in its regular course, in accordance with the conditions established in the promissory note and the procedures established for such purposes regarding administrative collection and judicial collection.

Every payment arrangement must be supported by the issuance of an enforceable instrument (título ejecutivo), with at least the same requirements requested in the document that gave rise to the debt, unless it involves a mere temporary suspension of the collection management (Extension), which does not require formalizing a new document.

SENARA may condition the approval of payment arrangements on the debtor making a representative payment toward the sum owed, demonstrating the intention to pay and the commitment to fulfill the proposed arrangement. Likewise, in cases of payment arrangements, SENARA may require fiduciary or real guarantees that are more rigorous than those that originally backed the obligation, if deemed convenient or opportune.

Every document originating from the request, study, and resolution of a payment arrangement must be added to the administrative case file (digital and/or physical, the latter when documentary evidence so requires) of the debt kept for this purpose by the Financial-Accounting Unit.

The forgiveness (condonación) of debts is prohibited, and they may only be approved if an express law so establishes.

Judicial Collection

Procedure for initiating judicial collection

Judicial collection shall commence once the administrative collection phase has been exhausted, in accordance with the regulations in force. For this purpose, the Financial Unit shall transfer the respective case file to the Legal Advisory Office, expressly requesting the initiation of judicial collection actions. The Legal Directorate of SENARA shall have a non-extendable period of five business days to assign it to the external attorney (abogado externo) whose turn corresponds.

The case file sent by the Financial Process to the Legal Directorate for judicial collection shall contain at least the following:

• A)Original of the Enforceable Instrument (Título Ejecutivo) or document serving as the basis for the collection action.
• B)Documents with proof of receipt notified to the debtor and/or guarantors regarding the administrative collection actions carried out and which have interrupted the statute of limitations (prescripción), in accordance with Articles 977, subsequent and concordant articles of the Commerce Code and Articles 876, subsequent and concordant articles of the Civil Code.
• C)Exact address of the debtor and the guarantors, if any, in case the address that appears in the enforceable instrument (título ejecutivo) on which the existence of the debt is based is confusing, incomplete, inaccurate, or not indicated at all.
• D)Certification from the Person in Charge of the Collection Management Process, indicating:
• i)Outstanding principal (capital adeudado), ii) Amount of ordinary interest and period to which it corresponds.
• iii)Amount of default interest and period to which it corresponds, and iv) Charges for administrative collection actions or other charges if so established.

The Legal Directorate of SENARA, once it has received the complete case file with the documentation referred to in the preceding article, shall proceed to assign the in-house attorney who will be responsible for managing and processing the judicial collection. Only in cases where, due to the volume of assigned work, in-house attorneys are insufficient to handle the judicial collection, shall the case be assigned to external attorneys (abogados externos) contracted for this purpose. The assignment of judicial collection cases to external attorneys (abogados externos) shall be done equitably, taking into account at least the following criteria: number of cases under their responsibility, amount of the matter, and assignment by means of a rotating order.

It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to supervise the work being performed by the external attorneys (abogados externos). It is incumbent upon the Legal Directorate of SENARA to receive the quarterly reports prepared by the external attorneys (abogados externos) in accordance with this Regulation, analyze them, and forward them quarterly to the attention of the Administrative-Financial Directorate, with the comments or suggestions it deems pertinent.

The duties of the Legal Directorate of SENARA also include the following:

• A)Requesting the General Management of SENARA to apply the sanctions established in this Regulation to external attorneys (abogados externos) who fail to comply with their obligations.
• B)Requesting the General Management of SENARA to appoint new attorneys or to terminate the contract of external attorneys, in accordance with the demand that the Institution requires for these services.
• C)Maintaining a file for each of the external attorneys (abogados externos), which shall contain all documentation related to their contracting, including: The assigned processes, the quarterly reports they submit, the documents accrediting payments made, and other documents related to the activity. These files must be kept in an orderly manner and filed chronologically.
• D)Verifying, through the quarterly reports received or other means it deems pertinent, that the judicial processes assigned to the external attorneys (abogados externos) are active, and, if they are not, recommending to the General Management the application of the applicable sanctions for breach of contract.

External Attorneys (Abogados Externos)

External attorneys (abogados externos) for judicial collection shall be contracted through a public bidding process conducted by SENARA, in accordance with the General Public Procurement Law of Costa Rica. The number of external attorneys (abogados externos) to be contracted shall depend on the portfolio of delinquent passive subjects referred to the Legal Directorate.

The selected bidders shall sign a professional services contract with SENARA, as well as any other document required by the Institution, necessary for the efficient provision of these professional legal services for judicial collection, and to comply with the rules governing this type of contracting. The contractual relationship established shall not have an employment nature, but rather is a professional services relationship regulated by the General Public Procurement Law of Costa Rica, compensated through the system of fees (honorarios), in accordance with the rates established for this purpose by the Colegio de Abogados, and where the contracted professional may organize their own work system, shall not be subject to schedules, attendance at an office, nor shall there exist any legal-employment subordination with SENARA.

The contract formalized between SENARA and the external attorneys (abogados externos) shall not be subject to a predefined term, but rather the validity of the contractual relationship shall extend for the entire duration of the processing of the assigned judicial process or processes.

Without prejudice to the obligations specifically established in the professional legal services contracts for judicial collection signed by SENARA and the external attorneys (abogados externos) contracted for this purpose, as well as the civil, commercial, and procedural civil legislation governing the matter of judicial collections, and the rules of professional ethics applicable to legal professionals, the external attorneys (abogados externos) contracted by SENARA for judicial collection shall be obligated to the following:

• A)They must recuse themselves from assuming the professional direction of any matter in which any of the causes for impediment, recusal, or excuse occurs, as established in Articles 49, subsequent and concordant articles of the Civil Procedure Code. They must particularly refrain from assuming professional direction when there is any direct interest in the matter assigned, relationships of kinship or friendship with the debtor, or if the debtor has been a client of the attorney.
• B)The attorney to whom the collection of an obligation has been assigned must carry out all actions and prepare the preparatory documents for the correct and timely filing before the courts of justice, including:
• I)Conducting the corresponding registry studies for the determination of the existence of attachable movable and immovable property (bienes muebles e inmuebles embargables) in the name of the debtor and the guarantors.
• II)Conducting the corresponding registry studies, for the determination of the legal attributes of the passive subject (sujeto pasivo) and their domicile, if it is a legal entity, it being the responsibility of the respective external attorney (abogado externo) to conduct or obtain the corresponding certification of legal representation (personería).
• III)Preparing the special judicial power of attorney that empowers them to manage the collection of the debt, as well as the certification of the legal representation (personería jurídica) of the legal representative of SENARA who grants the power of attorney.
• C)The attorney to whom a case for judicial collection has been assigned shall be obligated to file the respective lawsuit before the corresponding Jurisdictional Authority within the eight business days following receipt of the complete case file, after which they must forward to the Legal Directorate of SENARA, within a period of five business days following the expiration of the first period cited, a copy of the lawsuit with proof of filing before the respective Jurisdictional Authority. In case of non-compliance with this obligation, they must attach a note justifying the reasons for their non-compliance.
• D)They must maintain and keep a copy of the judicial case file, duly ordered and complete, corresponding to each of the cases assigned to them. Said copy of the case file shall be delivered to the Legal Directorate of SENARA upon the conclusion of the judicial collection process.
• E)Submit, within the first ten business days of the months of January, April, July, and October of each year, a report to the Legal Advisory Office of SENARA, on the status of each of the judicial processes assigned to them. This report must include at least the following information:
• I)Case file number II) Name of the parties III) Amount of the matter IV) Date the lawsuit was filed V) Date of notification to the debtor and guarantors VI) Attached property (Bienes embargados) VII) Current status of the process VIII) Date the last action was filed before the corresponding court.
• IX)Attached property (Bienes embargados).
• F)Assume the expenses arising from the processing of the judicial process assigned to their direction.
• G)Conduct studies, at a minimum every three months, on garnishments (retenciones) of securities or attached bank accounts (cuentas bancarias embargadas), in the processes under their professional direction, as well as request, when a final judgment (sentencia firme) exists, the corresponding payment order, for the purpose of achieving the deposit of said funds into the coffers of SENARA.
• H)Once the respective judgment is final (sentencia firme), the attorney directing the process must file the settlement of interest and costs within a period not exceeding ten business days.

External attorneys (abogados externos) contracted by SENARA are prohibited from the following:

A. Making any type of judicial or extrajudicial arrangement, without the prior written approval of the administrative authorities of SENARA. Any action for a judicial or extrajudicial arrangement must be channeled through, made known to, and submitted for the prior approval of the administrative authorities of SENARA.

B. Receiving any sum of money from the debtor, guarantors, or any third party, as payment toward principal, interest, costs, or fees (honorarios) arising from the debt submitted for judicial collection assigned to them.

C. Requesting from SENARA, for their professional fees (honorarios), sums different from those stipulated in the Fee Schedule authorized by the Colegio de Abogados.

D. Performing any action incompatible with their function as the attorney directing the process representing SENARA, or any action that, in such capacity, is prohibited by civil, commercial, procedural civil legislation, or the ethical rules that govern legal professionals.

Once judicial collection has been initiated, it may only be terminated under the following circumstances:

• A)When total payment of the sum owed to SENARA has been made, including principal, ordinary and default interest, as well as procedural and personal costs.
• B)When a judicial or extrajudicial arrangement has been reached and the documents formalizing the arrangement have been signed. In cases of extrajudicial arrangement, the Legal Directorate of SENARA shall inform the attorney directing the process in writing, so that they may proceed to request the corresponding court to terminate the process due to having reached an extrajudicial arrangement.
• C)When there is a final judgment (sentencia en firme) and there are no assets subject to attachment (embargo), according to a property study conducted under the responsibility of the attorney directing the process, and this is reported in writing to the Legal Directorate of SENARA.

Professional Fees (Honorarios)

SENARA shall pay for the professional services of the external attorneys (abogados externos) contracted for judicial collection, through the fee (honorarios) system and, for such purpose, the rates established in the Professional Legal Fee Schedule, authorized by the Colegio de Abogados de Costa Rica, shall apply.

The fees (honorarios) shall be paid to the directing attorney, in accordance with the progress of the process and under the terms established in the Professional Legal Fee Schedule.

For each judicial process, fees (honorarios) must be invoiced separately, indicating the case file number and the name of the parties. Regarding the payment of the fees (honorarios), the directing attorney of the process must forward to the Legal Directorate of SENARA the invoice for professional services, as well as the documents accrediting the progress of the process.

Once the payment is approved by the Legal Directorate of SENARA, it shall transfer the request for payment processing to the Treasury of the Institution, which shall proceed to manage, as soon as possible and in accordance with the established regulations and procedures, the issuance of the check or bank deposit for the respective fees (honorarios) in favor of the professional.

The collection action brought against the debtor(s) of the obligation must include the request that they be ordered to pay personal costs (attorney's fees) and procedural costs.

The amounts to which the defendant is ordered as personal and procedural costs belong to SENARA in the proportion that SENARA has already paid them to the lead attorney, such that under no circumstances may the lead attorney in the proceeding receive double payment for the same concept.

Sanctions for External Attorneys Contracted by SENARA

The professional services contract shall be automatically terminated in the following situations of non-compliance:

A. When the external attorney violates the prohibitions established in these Regulations.

B. When the attorney breaches any condition established in the respective professional services contract that is sanctioned with termination of the contract.

C. When the attorney conducts the proceeding negligently, in such a way as to favor the statute of limitations on principal or interest, fails to submit documents within the deadlines indicated by the judicial office, fails to file appeals against judicial decisions unfavorable to SENARA's interests when there is justified cause to appeal, fails to timely manage the withdrawal and submission to the National Registry of annotation of seizure orders, or any other negligent conduct that endangers the effective recovery of the sum being pursued for collection.

No further judicial collection files shall be sent to the external attorney who incurs the following grounds:

A. Attorneys who fail to comply with their obligation to submit the report on the status of the judicial proceedings under their charge to the Legal Directorate of SENARA within the deadlines established in these Regulations.

B. Unjustifiable delay in the obligation to file the collection lawsuit before the relevant Jurisdictional Authority within the deadlines established in these Regulations.

C. When, after the Auction (Remate) has occurred, the attorney fails to report its outcome to the Legal Directorate within eight business days following the date on which it was held.

The application of sanctions for non-compliance by legal professionals, regulated in these Regulations, does not imply a waiver by SENARA of seeking before the Bar Association Disciplinary Tribunal (Fiscalía del Colegio de Abogados) or before the Courts of Justice the application of disciplinary or compensatory measures against the non-compliant professional; nor does it imply a waiver by SENARA of demanding the application of sanctions for contracting with the Public Administration, in accordance with the provisions of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa).

Termination of Contracts with External Attorneys

External attorneys who, for personal or professional reasons, wish to cease serving SENARA must communicate this decision expressly and in writing to the Legal Directorate of SENARA, with thirty days' notice, a copy of which notice shall be sent to the General Management of SENARA and the Financial Administrative Directorate. In this case, SENARA shall not assign more cases to the attorney; however, this shall not exempt the legal professional from concluding, until their completion, the judicial proceedings that have been assigned to them, unless, in accordance with the provisions of the specific contract signed between the parties, something different has been established.

Upon the termination, for any reason, of the engagement for professional services, the respective external attorney must send a copy of all judicial files under their charge to the Legal Directorate of SENARA, attaching a report on the current status of the same, as well as the respective document resigning as attorney of record in the proceeding, so that SENARA is fully able to timely assign the continuation of the proceeding to another legal professional, under the same terms and conditions established in these regulations.

Uncollectible Accounts

Once all pertinent administrative and judicial actions have been carried out, without having been able to achieve recovery of the account, the Administrative Directorate shall make the estimation of uncollectible accounts and submit it to the General Management for approval. The foregoing, taking into account that uncollectibility in the majority of cases (except in cases of applying a criterion of opportunity based on cost-benefit detailed in the following article) is a mere formality for accounting purposes, since administrative and judicial collection means have been exhausted without having been able to recover the amount owed.

Accounts whose total balance (principal plus interest) is less than the equivalent in colones of US $1,000.00 (exactly one thousand dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, may be estimated as uncollectible without the need to pursue their collection through judicial channels, provided the following requirements are met:

• A)That administrative collection efforts have been exhausted and the Financial Accounting Process certifies this in writing.
• B)That both the Debtor and the Guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, and this is certified by a property study prepared by the Legal Directorate. An exception applies when registered real estate and vehicles exist, but due to the amount and the cost-benefit relationship, it is more onerous for SENARA to collect it through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit analysis must be provided.
• C)In all cases, the approval of the General Management is required to record the estimation of uncollectible accounts as an expense.

The Financial Unit, through a semi-annual study with cut-off dates of June 30 and another of December 31 for accounts receivable, shall determine those that meet the condition of being past due and are estimated to be uncollectible, in order to inform the Administrative Directorate so that it, in turn, submits them for the approval of the General Management or Board of Directors (Junta Directiva), as appropriate, with their respective supporting documents, as established in these regulations.

In any of the cases, the General Management or the Board of Directors, as the case may be, shall require written reports from the Administrative Directorate and the Legal Directorate of SENARA attesting to the collection efforts undertaken and the financial and legal reasons for which it is recommended to write off the account as uncollectible.

Final Provisions

SENARA shall, as a priority, process judicial collections using its in-house attorneys, unless, due to the volume of work under their charge, it is not possible to use this collection modality. The processing of judicial collections through in-house attorneys shall conform to the provisions of these regulations to the extent they are applicable.

These Regulations shall be reviewed every two years for updating.

These Regulations repeal any other previous administrative provision that opposes them.

They shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta.

Let it be communicated. Unanimous Agreement

El presente Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro administrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).

Este Reglamento será de aplicación obligatoria para todas las instancias administrativas de SENARA en lo que a cada una correspondiere, para gestionar el cobro judicial de las cuentas que se le asignen.

Para los efectos del presente Reglamento, se entiende por:

• A)Reglamento: El presente Reglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.
• B)SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
• C)Obligaciones vencidas: Las obligaciones dinerarias que hayan generado una cuenta por cobrar en favor de SENARA.
• D)Sujeto Pasivo: La persona física o jurídica obligada al cumplimiento de la obligación vencida.
• E)Abogados Externos: Los profesionales en Derecho que habiendo cumplido con los requisitos que el SENARA exige, hayan sido contratados por los procedimientos que establece la Ley de Contratación Administrativa, para brindar servicios profesionales de abogacía para el cobro judicial de las obligaciones de plazo vencido a favor de la Institución.
• F)Unidad Financiera: Unidad funcional que forma parte de la Dirección Administrativa de SENARA responsable de la gestión de cobro en sede administrativa, excepto deudas por tarifas de riego cuya gestión de cobro está a cargo de la Dirección Distrito de Riego Arenal Tempisque.
• G)Cobro Administrativo: Son todas aquellas gestiones que desempeñe la administración de SENARA tendiente a que sus deudores cumplan de manera oportuna con las obligaciones económicas establecidas a favor de la Institución.
• H)Cobro Judicial: Las acciones cobratorias que se realicen en vía judicial, en aras de obtener el pago de las obligaciones vencidas a favor del SENARA.
• I)Dirección Jurídica: Unidad de Asesoría Legal de planta de SENARA, representada por el titular de dicha unidad.

Del cobro administrativo

Del procedimiento de cobro administrativo

La Unidad Financiera será la responsable directa de gestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios pertinentes con el objeto de lograr al máximo, el cumplimiento voluntario de los deberes y obligaciones a cargo de los deudores de SENARA, mediante el desarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es el desarrollo y ejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de planificación, coordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA figure como acreedor.

La Unidad Financiero Contable, deberá llevar un cronológicamente, por cada cuenta en cobro administrativo, donde conste el documento que generó la obligación, el detalle de los pagos realizados, comunicaciones existentes entre las partes, así como los documentos de las gestiones cobratorias que se hubieren efectuado.

A). Avisos de cobro previos al vencimiento de la obligación: La gestión de cobro se hará mediante avisos de cobro previos al vencimiento de la deuda, cuyo plazo deseable es de 15 días de antelación.

Estos avisos de cobro deben contener al menos:

- El monto del capital adeudado, - Fecha de vencimiento, - Monto de intereses corrientes y moratorios - Periodo al que corresponde y requerimiento expreso de poner al día la deuda - Debe indicarse expresamente además el lugar donde se hace la notificación (que debe ser personalmente o en la casa de habitación del deudor o por el medio establecido contractualmente para atender notificaciones), - Nombre y firma de la persona que recibe la notificación (o constancia de que se le entregó y se negó a firmar en cuyo caso debe firmar también un testigo), - Así como nombre y firma del notificador al pie de la constancia del acta de notificación. Esta acta de notificación debe custodiarse en el expediente respectivo, y enviarse el original en a la Dirección Jurídica junto con el documento base de la deuda, en caso de que se llegue a solicitar el cobro judicial de dicha obligación.

Para tales efectos la Unidad Financiera por razones de conveniencia y oportunidad contará con el apoyo de los siguientes medios para comunicar los avisos de cobro, garantizándose en cualquiera de los casos lo señalado en el punto anterior:

- Coordinadores Regionales del Área de Operaciones.

- Vía correo de Costa Rica - Entrega personal a través de los propios funcionarios de SENARA, - Servicios de mensajería (personas físicas o jurídicas) contratadas externamente, - Correo electrónico, - Mensaje de texto y/o WhatsApp, - Mediante otras entidades con las que SENARA suscriba convenios para tal efecto, - Publicaciones en radio, - Televisión o prensa escrita.

• B)Avisos de cobro sobre deudas en estado de morosidad: Sin perjuicio del uso de los medios de comunicación señalados en el inciso anterior, una vez que la operación tenga una o más cuotas de capital o intereses vencidos, sin que éstas hayan sido pagadas, se notificaran avisos de cobro al deudor y fiadores, personalmente, en su casa de habitación, o en la dirección reportada en el documento constitutivo de la obligación para atender notificaciones.

De estas notificaciones se dejará constancia escrita, debidamente recibida por deudor y fiadores, en el no obtener respuesta positiva en el transcurso de 30 días naturales, después de recibido el aviso, se enviará una segunda carta de aviso de cobro.

Estos avisos de cobro deben contener al menos lo indicado en el punto A).

La declaratoria de prescripción total o parcial de deudas, tanto de principal como de intereses corrientes y moratorios, solo procede a solicitud expresa de la parte deudora, sin que sea procedente declararla de oficio.

El SENARA podrá realizar la gestión de cobro en forma directa a través de sus propios funcionarios, o bien contratar la gestión de cobro administrativo a un operador público o privado especialista y con capacidad para el cobro a nivel nacional.

La Unidad Financiera será responsable de gestionar los cobros hasta agotar todas las alternativas posibles dentro del plazo definido para el cobro administrativo en esta normativa. De toda gestión que se haga se dejará constancia en el expediente respectivo.

A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo judicial.

Arreglos de pago Artículo11. -Procedencia de arreglos de pago. En ningún caso será obligación de SENARA aprobar arreglos de pago a deudores que lo soliciten. Cuando el SENARA considere procedente un arreglo, considerando razones de legalidad, conveniencia y oportunidad, podrá autorizarlo bajo los términos que se establecen en este Reglamento. El arreglo de pago podrá aprobarse sea que la operación se encuentre en fase de cobro administrativo o en fase de cobro judicial.

Aquel deudor que desee realizar un arreglo de pago deberá hacer solicitud escrita dirigida a la Dirección Administrativa Financiera. En la solicitud, deberá indicar claramente las razones que le han impedido, o que le impedirán, el cumplimiento de la obligación en los términos originalmente pactados, así como los términos o condiciones propuestos para poder honrar el compromiso de la deuda.

La Dirección Administrativa Financiera, remitirá a la Unidad Financiera la solicitud de arreglo de pago, con el fin de que rinda un informe sobre el estado de la cuenta, que incluya: monto del principal, intereses corrientes, moratorios, gastos administrativos, así como las condiciones vigentes en que la operación se encuentra pactada. Si la cuenta está en cobro judicial la Unidad Financiera coordinará, solicitud a la Dirección Jurídica de SENARA de un informe sobre la situación del cobro judicial, incluyendo estado del juicio, número de expediente, y embargos decretados, así como los montos a cobrar por concepto de honorarios profesionales y costas procesales.

Elaborados los informes citados, éstos serán remitidos a Unidad administrativa competente, según artículo 15, para la toma de decisiones respecto del arreglo propuesto o para que negocie con la parte deudora, una propuesta aceptable para el SENARA.

El SENARA, en su condición de acreedor, podrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago en las siguientes circunstancias.

• A)Prórrogas: Se podrán aprobar prórrogas en el plazo para el pago de toda la obligación o parte de ella, cuando por circunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de esta; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación. En estos casos las prórrogas no serán mayores a doce meses, y se autorizarán por única vez. Las restantes condiciones del crédito original se mantendrán.
• B)Readecuaciones: consisten en la modificación de una o más de las condiciones originales del crédito, e implica cambio en la forma de pago, plazo, garantías o cualquier otra condición relevante que altere las condiciones originalmente establecidas.

En cualquiera de los casos, la base para hacer la readecuación de la deuda o la prórroga en el plazo para pagar contendrá todas las obligaciones acumuladas, incluyendo capital, intereses corrientes y moratorios, gastos administrativos, así como honorarios profesionales y costas procesales en caso de que la operación se encuentra en cobro judicial.

• A)Deudas iguales o inferiores al equivalente de US$ 3.000: Será competencia de la Dirección Administrativa, atender solicitudes de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo adeudado sea igual o inferior a su equivalente en colones de US$ 3.000 (tres mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica y en cuya solicitud no se incluyan cambios en las condiciones del convenio o del documento en garantía.
• B)Deudas superiores al equivalente de US$ 3.000,00: Será competencia de la Gerencia atender y resolver solicitudes de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo total sea superior a su equivalente en colones de US$3.000 (tres mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, cuando se vean alteradas las condiciones del convenio o del documento en garantía (tasas de interés, aumento del plazo), o cuando la totalidad de los usuarios de un proyecto, presenten en forma conjunta solicitud de cualquier tipo de arreglo de pago. Para su resolución podrá contar con la recomendación del Área Administrativa y/o Comisión técnica Evaluadora según corresponda.
• C)Deudas correspondientes a la totalidad de usuarios de un proyecto: Será responsabilidad Comisión Técnica Evaluadora quien brinde el apoyo en las resoluciones correspondientes a la Gerencia para que tome la decisión. Esta Comisión estará integrada por el director de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos, el director de Planificación y el Director Administrativo-Financiero, quienes remitirán la recomendación respectiva a la Gerencia dentro del marco que establezcan las "Políticas para fomentar el desarrollo agropecuario del país mediante el establecimiento y funcionamiento de sistemas de riesgo y drenaje."

La Dirección Administrativa Financiera y la Gerencia según corresponda, resolverá el arreglo de pago por medio de una resolución administrativa y se lo comunicará a la Unidad Financiera y al Coordinador Regional respectivo, para que procedan como corresponda. Mientras no se resuelva formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe continuar de forma regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el pagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos en lo que corresponde a cobro administrativo y cobro judicial.

Todo arreglo de pago deberá respaldarse con la suscripción de un título ejecutivo, con al menos los mismos requisitos solicitados en el documento que dio origen a la deuda, salvo que se trate de una mera suspensión temporal de la gestión de cobro (Prórroga), que no requiera formalizar nuevo documento.

El SENARA podrá condicionar la aprobación de arreglos de pago a que el deudor haga un abono representativo a la suma adeudada, que evidencie la intención de pago y compromiso de cumplir con el arreglo propuesto. De igual manera, en casos de arreglos de pago, el SENARA podrá exigir garantías fiduciarias o reales más rigurosas que las que originalmente respaldaron la obligación, si así lo consideran conveniente u oportuno.

Todo documento originado en la solicitud, estudio y resolución de un arreglo de pago, debe ser agregado al expediente administrativo (digital y/o físico este último cuando corresponda así la evidencia documental) de la deuda que al efecto lleva la Unidad Financiero Contable.

La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.

Del Cobro Judicial

Procedimiento para gestionar el inicio del cobro judicial

El cobro judicial iniciará una vez agotada la fase de cobro administrativo, de acuerdo con la normativa vigente. Para tal fin la Unidad Financiera trasladará el expediente respectivo a la Asesoría Legal, solicitando Jurídica del SENARA, tendrá un plazo improrrogable de cinco días hábiles para que lo asigne al abogado externo que por turno corresponda.

El expediente que envíe el Proceso Financiero a la Dirección Jurídica para el cobro judicial contendrá al menos lo siguiente:

• A)Original del Título Ejecutivo o documento que sirve de base a la acción cobratoria.
• B)Documentos con razón de recibido notificada al deudor y/o fiadores sobre las acciones de cobro administrativo efectuadas y que hayan interrumpido la prescripción, conforme a los artículos 977, siguientes y concordantes del Código de Comercio y a los artículos 876, siguientes y concordantes del Código Civil.
• C)Dirección exacta del deudor y de los fiadores, si los hubiese, en caso de que la dirección que consta en el título ejecutivo en que se funda la existencia de la deuda es confusa, incompleta, inexacta o del todo no se indica.
• D)Constancia del Encargado del Proceso de gestión de cobro, en donde se indique:
• i)Capital adeudado (principal), ii) Monto de intereses corrientes y periodo a que corresponden.
• iii)Monto de intereses moratorios y periodo al que corresponden, y iv) Cargos por gestiones de cobro administrativo u otros cargos si así se hubiese establecido.

La Dirección Jurídica de SENARA, una vez recibido el expediente completo con la documentación a que se ha hecho referencia en el artículo anterior, procederá a asignar el abogado de planta que se encargará de gestionar y tramitar el cobro judicial. Solamente en casos que, por el volumen de trabajo asignado, los abogados de planta resulten insuficientes para atender el cobro judicial, se asignará el caso a abogados externos contratados al efecto. La asignación de los casos de cobro judicial a los abogados externos se hará en forma equitativa, tomando en cuenta al menos los siguientes criterios: número de casos a su cargo, cuantía del asunto y fijación mediante un orden rotativo.

Es deber de la Dirección Jurídica de SENARA, fiscalizar la labor que está siendo desarrollada por los abogados externos. Compete a la Dirección Jurídica del SENARA, recibir los informes trimestrales que realicen los abogados externos de conformidad con este Reglamento, analizarlos y remitirlos trimestralmente a conocimiento de la Dirección Administrativa Financiera, con los comentarios o sugerencias que estime pertinentes.

Igualmente son deberes de la Dirección Jurídica de SENARA los siguientes:

• A)Solicitar a la Gerencia del SENARA, la aplicación de las sanciones que en este Reglamento se establecen, a los abogados externos que incumplan con sus obligaciones.
• B)Solicitar a la Gerencia del SENARA, el nombramiento de nuevos abogados o la resolución de la contratación de abogados externos, de conformidad con la demanda que de estos servicios requiera la Institución.
• C)Llevar un expediente de cada uno de los abogados externos, el cual contendrá toda la documentación relacionada con su contratación, incluyendo: Los procesos asignados, los informes trimestrales que presente, los documentos que acrediten los pagos efectuados y demás documentos relacionados con actividad. Estos expedientes deberán mantenerse en una forma ordenada y archivados de manera cronológica.
• D)Verificar mediante los informes trimestrales recibidos u otros medios que estime pertinentes, que los procesos judiciales asignados a los abogados externos están activos, y en caso de no estarlo, recomendar a la Gerencia la aplicación de las sanciones que resulten aplicables por incumplimiento del contrato.

De los abogados externos

Los abogados externos para el cobro judicial serán contratados a través de un concurso público que realizará el SENARA, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública de Costa Rica. El número de abogados externos a contratar dependerá de la cartera de sujetos pasivos morosos remitidos a la Dirección Jurídica.

Los oferentes elegidos firmarán un contrato de servicios profesionales con el SENARA, así como cualquier otro documento que requiera la Institución, necesario para la prestación eficiente de estos servicios profesionales de abogacía para el cobro judicial, y para cumplir con las normas que regulan este tipo de contratación. La relación contractual que se establezca no tendrá carácter laboral, sino que es una relación de servicios profesionales regulada por la Ley General de Contratación Pública de Costa Rica, retribuida mediante el sistema de honorarios, de acuerdo con las tarifas que al efecto establece el Colegio de Abogados, y donde el profesional contratado podrá organizar su propio sistema de trabajo, no estará sujeto a horarios, asistencia a una oficina, ni existirá subordinación jurídico-laboral con el SENARA.

La contratación que se formalice entre SENARA y los abogados externos no estará sujeta a cumplir con un plazo predefinido, sino que la vigencia de la relación contractual se extenderá por todo el plazo que dure la tramitación del proceso o procesos judiciales asignados.

Sin perjuicio de las obligaciones que específicamente se establezcan en los contratos de servicios profesionales de abogacía para el cobro judicial que suscriban SENARA y los abogados externos contratados al efecto, así como la legislación civil, comercial y procesal civil que regula la materia de cobros judiciales, y las normas de ética profesional aplicables a los profesionales en Derecho, los abogados externos que contrate el SENARA para el cobro judicial, estarán obligados a lo siguiente:

• A)Deberán excusarse de asumir la dirección profesional de cualquier asunto en que se presente alguna de las causas de impedimento, recusación o excusa, establecidas en los artículos 49, siguientes y concordantes del Código Procesal Civil. Particularmente deberán inhibirse de asumir la dirección profesional cuando medie algún interés directo en el asunto que se le asigna, relaciones de parentesco o amistad con el deudor, o si el deudor ha sido cliente del abogado.
• B)El abogado al que se le ha asignado el cobro de alguna obligación deberá realizar todas las gestiones y elaborar los documentos preparatorios para la correcta y oportuna presentación ante los tribunales de justicia, incluyendo:
• I)Realizar los estudios registrales que correspondan para la determinación de la existencia de bienes muebles e inmuebles embargables a nombre del deudor y de los fiadores.
• II)Realizar los estudios registrales que correspondan, para la determinación de las calidades del sujeto pasivo y su domicilio, si se tratara de una persona jurídica, correspondiendo al abogado externo respectivo realizar u obtener la certificación de personería correspondiente.
• III)Preparar el poder especial judicial que le faculta para gestionar el cobro de la deuda, así como la certificación de personería jurídica de representante legal de SENARA que le otorga el poder.
• C)El abogado al que se le ha asignado un caso para cobro judicial estará en la obligación de presentar, dentro de los ocho días hábiles siguientes al recibo del expediente completo, la demanda respectiva ante la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, luego de lo cual deberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo citado, copia de la demanda con la constancia de presentación a la Autoridad Jurisdiccional respectiva. En caso de incumplir esta obligación, deberá adjuntar nota justificando los motivos de su incumplimiento.
• D)Deberá llevar y mantener una copia del uno de los casos que se le ha asignado. Dicha copia del expediente le será entregada a la Dirección Jurídica de SENARA al finalizar el proceso de cobro judicial.
• E)Presentar dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, un informe a la Asesoría Legal de SENARA, sobre el estado de cada uno de los procesos judiciales que le han sido asignados. Ese informe deberá incluir al menos la siguiente información:
• I)Número de expediente II) Nombre de las partes III) Cuantía del asunto IV) Fecha de presentación de la demanda V) Fecha de notificación al deudor y fiadores vi) Bienes embargados VII) Estado actual del proceso VIII) Fecha en que se presentó la última gestión ante el juzgado correspondiente.
• IX)Bienes embargados.
• F)Asumir los gastos que se presenten por la tramitación del proceso judicial asignado a su dirección.
• G)Realizar estudios como mínimo cada tres meses, sobre retenciones de valores o cuentas bancarias embargadas, en los procesos que estén bajo su dirección profesional, así como solicitar, cuando exista sentencia firme, la orden de giro correspondiente, a efectos de lograr el ingreso de dichos dineros a las arcas de SENARA.
• H)Una vez firme la sentencia respectiva, el abogado director del proceso, deberá presentar la liquidación de intereses y costas en un plazo no mayor de diez días hábiles.

Se prohíbe a los abogados externos contratados por SENARA, lo siguiente:

A. Realizar cualquier tipo de arreglo judicial o extrajudicial, sin la aprobación previa y por escrito de las autoridades administrativas del SENARA. Toda gestión para un arreglo judicial o extrajudicial, deberá ser canalizada, conocida y sometida a aprobación previa de las autoridades administrativas del SENARA.

B. Recibir cualquier suma de dinero por parte del deudor, fiadores o cualquier tercera persona, como abono a principal, intereses, costas u honorarios provenientes de la deuda sometida al cobro judicial que se le asignó.

C. Solicitar al SENARA, por concepto de sus honorarios profesionales, sumas diferentes a las estipuladas en la Tabla de Honorarios autorizada por el Colegio de Abogados.

D. Realizar cualquier gestión incompatible con su función de abogado director del proceso que representa al SENARA, o cualquier gestión que en tal condición le esté prohibida por la legislación civil, mercantil, procesal civil, o las normas de la ética que rigen a los profesionales en Derecho.

Una vez que el cobro judicial haya sido iniciado, solo podrá darse por terminado, en las siguientes circunstancias:

• A)Cuando se hubiere hecho el pago total de la suma adeudada al SENARA, incluyendo principal, intereses corrientes y moratorios, así como las costas procesales y personales.
• B)Cuando se hubiese llegado a un arreglo judicial o extrajudicial y se encuentren firmados los documentos de formalización del arreglo. En casos de arreglo extrajudicial, la Dirección Jurídica de SENARA informará por escrito al abogado director del proceso, para que proceda a solicitar al juzgado correspondiente que de por terminado el proceso por haberse llegado a un arreglo extrajudicial.
• C)Cuando exista sentencia en firme y no haya bienes susceptibles de embargo, según estudio de bienes efectuado bajo responsabilidad del abogado director del proceso, y así se informe por escrito a la Dirección Jurídica del SENARA.

De los honorarios profesionales

El SENARA pagará los servicios profesionales de los abogados externos contratados para el cobro judicial, mediante el sistema de honorarios y, a tal efecto, se aplicarán las tarifas que establece el Arancel de Profesionales en Derecho, autorizado por el Colegio de Abogados de Costa Rica.

Los honorarios serán pagados al abogado director, de acuerdo con el avance del proceso y en los términos que establece el Arancel de Profesionales en Derecho.

Para cada proceso judicial deberán facturarse los honorarios en forma separada, indicando el número de expediente y el nombre de las partes. En cuanto al pago de los honorarios, el abogado director del proceso deberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, la factura por servicios profesionales, así como los documentos que acreditan el avance del proceso.

Una vez aprobado el pago por parte de la Dirección Jurídica de SENARA, este trasladará la solicitud para trámite de pago a la Tesorería de la Institución, la cual procederá a gestionar, a la mayor brevedad posible y de acuerdo con la reglamentación y procedimientos establecidos, la confección del cheque o depósito bancario de los honorarios respectivos en favor del profesional.

La gestión cobratoria que se establezca contra el o los deudores de la obligación, deberá incluir la solicitud de que se les condene en el pago de costas personales (honorarios de abogado) y procesales.

Los montos a que fuese condenada la parte demandada a título de costas personales y procesales pertenecen al SENARA en aquella proporción en que ya el SENARA las hubiese pagado al abogado director, de tal manera que en ningún caso el abogado director del proceso podrá recibir doble pago por el mismo concepto.

De las sanciones a los abogados externos contratados por el SENARA

Se resolverá automáticamente el contrato por servicios profesionales cuando se den las siguientes situaciones de incumplimientos:

A. Cuando el abogado externo infrinja las prohibiciones establecidas en este Reglamento.

B. Cuando incumpla cualquier condición establecida en el respectivo contrato de servicios profesionales sancionada con la resolución del contrato.

C. Cuando conduzca el proceso de manera negligente, de tal modo que favorezca la prescripción de principal o intereses, no aporte documentos en los plazos que le indica el despacho judicial, no establezca recursos contra resoluciones judiciales desfavorables a los intereses de SENARA cuando hubiere motivo fundado para recurrir, no gestione oportunamente el retiro y presentación al Registro Nacional de los mandamientos de anotación de embargos, o cualquier otra conducta negligente que ponga en peligro la recuperación efectiva de la suma que está siendo objeto de cobro.

No se remitirán más expedientes de cobro judicial al abogado externo que incurra en las siguientes causales:

A. A los abogados que incumplan con su obligación de presentar dentro de los plazos establecidos en este Reglamento, el informe a la Dirección Jurídica del SENARA, sobre el estado de los procesos judiciales a su cargo.

B. Retrase injustificadamente la obligación de presentar, dentro de los plazos que establece este Reglamento, la demanda cobratoria ante la Autoridad Jurisdiccional respectiva.

C. Cuando habiendo acaecido el Remate, no comunique sobre el resultado de este a la Dirección Jurídica, dentro de los ocho días hábiles siguientes a aquel en que el mismo se efectuó.

La aplicación de sanciones por incumplimiento de los profesionales en Derecho, reguladas en este Reglamento, no implica renuncia de parte de SENARA de gestionar ante la Fiscalía del Colegio de Abogados, o ante los Tribunales de Justicia, la aplicación de medidas de orden disciplinario o indemnizatorio contra el profesional incumpliente; tampoco implica renuncia de SENARA de exigir la aplicación de sanciones para contratar con la Administración Pública, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.

Terminación del contrato de abogados externos

Los abogados externos que por alguna razón personal o profesional, quieran dejar de servir al SENARA, deberán de comunicar esa decisión expresamente y por escrito a la Dirección Jurídica del SENARA, con treinta días de antelación, nota de la cual remitirá una copia a la Gerencia del SENARA y la Dirección Administrativa Financiera. En este caso, el SENARA no le asignará más casos, sin embargo, ello no eximirá al profesional en Derecho de concluir, hasta su finalización, los procesos judiciales que le han sido asignados, salvo que, de acuerdo con las normas del contrato específico que se haya firmado entre las partes, se haya establecido algo distinto.

Al finalizar por cualquier motivo la contratación de servicios profesionales, el abogado externo respectivo, deberá remitir copia de la totalidad de los expedientes judiciales a su cargo a la Dirección Jurídica del SENARA, adjuntando un informe del estado actual de los mismos, así como el documento respectivo de renuncia de la dirección profesional del proceso, de tal manera que SENARA esté en plenas posibilidades de asignar, oportunamente, la continuación del proceso a otro profesional en Derecho, bajo los mismos términos y condiciones establecidos en este reglamento.

Cuentas incobrables

Realizadas todas las acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación. Lo anterior teniendo en cuenta que la incobrabilidad en la mayoría de los casos (salvo en los casos de aplicación de un criterio de oportunidad por costo-beneficio detallado en el siguiente articulo) es un mero trámite para efectos contables, ya que se han agotados los medios de cobro administrativo y judicial sin que se haya podido recuperar lo adeudado.

Las cuentas cuyo saldo total (capital más intereses) sean inferiores a su equivalente en colones de US $1000.00 (mil dólares exactos) del día en que se realice el estudio, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, podrán estimarse incobrables sin necesidad de gestionar su cobro por la vía judicial, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

• A)Que se haya agotado la gestión de cobro administrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero Contable.
• B)Que tanto el Deudor como el Fiador carezcan de bienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante un estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad cuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y por su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo por la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una justificación sustentando el costo beneficio.
• C)En todo caso se requiere de la aprobación de la Gerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables.

La Unidad Financiera, mediante un estudio semestral con corte al 30 de junio y otros al 31 de diciembre de las cuentas por cobrar, determinará aquellas que presenten la condición de vencidas y que se estimen incobrables, a efecto de informar a la Dirección Administrativa para que esta a su vez, lo eleve a aprobación de la Gerencia o Junta Directiva, según corresponda, con sus respectivos documentos de soporte, según se ha establecido en el presente reglamento.

En cualquiera de los casos, la Gerencia o la Junta Directiva, según sea el caso, requerirán informes escritos de la Dirección Administrativa y de la Dirección Jurídica de SENARA que acredite las gestiones cobratorias efectuadas y las razones financieras y legales por las cuales se recomienda pasar la cuenta como incobrable.

El SENARA de manera prioritaria, tramitará los cobros judiciales haciendo uso de los abogados de planta, salvo que, por el volumen de trabajo a cargo de éstos, no resulte posible utilizar esta modalidad de cobro. La tramitación de cobros judiciales por medio de abogados de planta se ajustará a lo establecido en las disposiciones de este reglamento en lo que fueren aplicables.

Este Reglamento debe ser revisado cada dos años para su actualización.

Este Reglamento deroga cualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Comuníquese. Acuerdo Unánime