Decreto 01-A — SENARA Procedures Manual for Project Financing and Debt Collection

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 01 Procedures Manual for Project Financing and Collection Management of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE Agreement 5, adopted by the Board of Directors of SENARA, at its Ordinary Session No. 01-2025, held on Tuesday, January 14, 2025.

This agreement becomes final at Ordinary Session No. 02-2025, held on Tuesday, January 28, 2025.

Agreement 5: Based on the recommendations issued by the General Management via official communication SENARA-GG- OFI-002-2025, signed by Eng. Agustín Brenes Fernández, the Legal Directorate via official communication SENARA-DJ-085-2024 signed by Lic. Giovanni López Jiménez, the Administrative-Financial Directorate via official communication SENARA-DAF-OFI-160-2024, signed by Lcda. Karla Espinoza Mendoza, and the Financial Unit via official communication SENARA-DAF-FIN-0292-2024 signed by Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, the Procedures Manual for Project Financing and Collection Management of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service is approved.

Said Manual is set forth below:

Procedures Manual for Project Financing and Collection Management of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service

1st—That in accordance with Articles 58 and 59 of Ley 8131, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, regarding the application of rules and procedures used in the receipt, monitoring, and control of financial resources of the public treasury and in the payments of obligations incurred in accordance with the Budget Law, as well as the administration and custody of the monies and securities that are generated.

2nd—In accordance with Ley 8292 Ley de Control Interno; Article 15, subsection a). Control activities, the policies, rules, and control procedures that guarantee compliance with the institutional internal control system and the prevention of any aspect that leads to deviating from the objectives and goals set by the institution in the performance of its functions must be documented, kept updated, and disseminated internally. Therefore, the following is issued,

Identification of projects

Considering:

CHAPTER I

Project Financing

CHAPTER II

The regional coordinator will be responsible for leading the negotiation process, construction, delivery of the project, and part of the operational phase as defined as the "trial period," and the Area Director will be responsible for ensuring timely compliance with what has been agreed upon, as well as the completion and project delivery deadlines according to the works contract.

In the event that SENARA has resources for financing the project, the approval of the Board of Directors will include the financial conditions for the recovery of the investment, upon prior recommendation of the General Management.

Amount reimbursable to SENARA

CHAPTER III

The formula for calculating the installments to be paid by the beneficiaries will be under the modality of fixed installment, fixed term, constant interest. For which the following mathematical formula will be used:

Agreements with user associations

CHAPTER IV

an organization, rights-of-way and environmental permits, total or partial reimbursement of the investment to SENARA, as well as the commitment on the part of SENARA to facilitate the corresponding feasibility studies, design, contracting, execution, and supervision of the project construction.

Formalization of debts

CHAPTER V

Both the debtor and the guarantor (fiador) must have real estate registered in their name in the Public Registry, which will be verified by the Financial Accounting Process. Persons who do not meet these requirements must be substituted by others who do meet them.

(template attached).

. Complete and legible forms indicating: name, identity card number (attach a current photocopy of the identity card of the debtor and guarantor), marital status, exact address, for each of the debtors and guarantors, and indicate a place for notifications, telephone numbers where they can be located. In the case of a legal entity, a photocopy of the legal entity identity card and a certification of authority (personería) issued no more than three months prior must also be attached.

. Distribution of the reimbursable cost for each of the users of the project.

. Payment method, term, and date of the first payment.

These will be sent via official communication to the Coordinator of the Region where the Project is located. To carry out this task, the asset study prepared by the Legal Directorate must be available, and in the event that a user does not meet any of the requested requirements, immediate notice will be given to the Coordinator, who is responsible for negotiating the necessary changes with the users.

At the summons, they will be accompanied by the representative of the financial area who is in charge of the operational collection management process, who will be responsible for comparing the signatures and identity card numbers on the promissory note with those on the identity card. If not all users attend the summons, the promissory notes that remain unsigned will be delivered via official communication to the Regional Coordinator, who will be responsible for formalization, verifying the authenticity of the signature and the identity card number on the promissory note compared with the identity card of each signer.

Without this certificate, the procedure for contracting the works must not be initiated.

Delivery of the project to users and the recording of the account receivable

CHAPTER VI

The Delivery Record must be signed by the Regional Coordinator within a period not exceeding 60 calendar days counted from the date on which the final acceptance of the works from the contractors was carried out.

The project delivery record to the users must contain at least the following:

a)Name of the project b) Start and end date of the project c) Date and signature of the day the project is delivered to the SUA d) Investment amount for the project works e) Amount subject to financing and amount assumed by the Institution.
f)The record must indicate a clear definition of the trial period (periodo de prueba) associated with the project (regarding technical and operational aspects) for which attention falls upon SENARA and whose costs would be its responsibility to assume, and which would not.

The Regional Coordinator is the official responsible for submitting this record without delay, within a period not exceeding 10 business days, to the Financial Accounting Process, so that the recording of the account receivable can proceed immediately as established in the agreement and the balance for

Administrative collection procedure

CHAPTER VII

For this purpose, it may rely on the support of the Regional Coordinators of the INDEP Area. These collection notices will be sent, depending on the circumstances: via mail, telegram, SENARA personnel, externally contracted courier services (physical or legal persons), fax, email, through alliances with other entities, radio, television, or print media publications.

Credit portfolios may also be sold when the law so permits.

Judicial Collection Procedure

CHAPTER VIII

a)Original of the enforceable instrument (promissory note) b) Original of the administrative collection notices received by the debtor and guarantor.
c)Account statement as of the date of referral d) Any additional information deemed pertinent.

Copies of all official requests for judicial collection will be sent to the respective Regional Coordinator.

Procedure for payment arrangements and extensions

CHAPTER IX

a)Extensions to payments may be approved when, due to demonstrated circumstances, the debtor person cannot meet the payment thereof; a procedure that must be carried out before the maturity of the operation, for a term not exceeding twelve months, on a one-time basis counted from the due date. The agreed-upon conditions of the original credit will remain unchanged.
b)Restructurings consisting of modifications to one or more of the original conditions of the credit prior to its maturity.
c)The amount of the debt will be composed of all accumulated obligations, together with the respective ordinary and default interest duly detailed, as well as professional fees in the event that it is in judicial collection.

For its resolution, it may rely on the recommendation of the Administrative Area and/or the Evaluating Technical Commission, as appropriate.

As long as a payment arrangement request is not formally resolved, collection management must continue in its regular form, in accordance with the conditions established in the promissory note and the procedures established for such purposes.

Procedure for uncollectible accounts

CHAPTER X

The foregoing, taking into account that uncollectibility in the majority of cases (except in cases of applying a criteria of opportunity for cost-benefit detailed in the following article) is a mere formality for accounting effects, since administrative and judicial means of collection have been exhausted without having been able to recover the amount owed.

a)That the administrative collection management has been exhausted and the Financial Process certifies this in writing.
b)That both the Debtor and the Guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, and this is certified by means of an asset study prepared by the Legal Directorate. An exception is made when there exist registered real estate and vehicles, but due to the amount and its cost-benefit ratio, it is more onerous for SENARA to collect it through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit must be provided.
c)In all cases, the approval of the General Management is required to record the estimation of uncollectible accounts as an expense.

Final provisions

CHAPTER XI

This regulation must be reviewed every two years for updating and in alignment with the Reglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.

This Manual repeals any other prior administrative provision that contradicts it.

It takes effect as of its publication in the Diario Oficial La Gaceta. Let it be communicated. Unanimous agreement.

Unidad de Servicios Administrativos.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 01 Manual de procedimientos para financiamiento de proyectos y gestión de cobro del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO Acuerdo 5, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en su Sesión Ordinaria N° 01-2025, celebrada el martes 14 de enero de 2025.

Este acuerdo queda en firme en la Sesión Ordinaria N° 02-2025, celebrada el martes 28 de enero de 2025.

Acuerdo 5: Con base en las recomendaciones emitidas por la Gerencia mediante oficio SENARA-GG- OFI-002-2025, suscrito por el Ing. Agustín Brenes Fernández, la Dirección Jurídica con oficio SENARA-DJ-085-2024 suscrito por el Lic. Giovanni López Jiménez, la Dirección Administrativa- Financiera con oficio SENARA-DAF-OFI-160-2024, suscrito por la Lcda. Karla Espinoza Mendoza y la Unidad Financiera con oficio SENARA-DAF-FIN-0292-2024 suscrito por la Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, se aprueba el Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.

Dicho Manual se muestra a continuación:

Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento

1Que de conformidad con los artículos 58 y 59 de la Ley 8131, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, sobre la aplicación de normas y procedimientos utilizados en la percepción, el seguimiento y control de los recursos financieros del tesoro público y en los pagos de las obligaciones contraídas de conformidad con la Ley de presupuesto, así como la administración y custodia de los dineros y valores que se generen.

2º-De acuerdo con la Ley 8292 Ley de Control Interno; artículo 15, inciso a). Actividades de control, se debe documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. Por tanto, se emite,

Identificación de proyectos

Considerando:

CAPÍTULO I

Financiamiento de proyectos

CAPÍTULO II

El coordinador regional será el responsable de liderar el proceso de negociación, construcción, entrega del proyecto y parte de la etapa de funcionamiento según se haya definido como "periodo de prueba "y el Director(a) del área será el responsable de que se cumpla de forma oportuna con lo pactado, así como de los plazos de finalización y entrega de proyectos según contrato de obra.

En caso de que el SENARA cuente con recursos para el financiamiento del proyecto, la aprobación de la Junta Directiva incluirá las condiciones financieras para la recuperación de la inversión previa recomendación de la Gerencia.

Monto reembolsable a SENARA

CAPÍTULO III

La fórmula para el cálculo de las cuotas a pagar por los beneficiarios se hará bajo la modalidad de cuota fija, plazo fijo, interés constante. Para lo cual se utilizará la siguiente fórmula matemática:

Convenios con sociedades de usuarios

CAPÍTULO IV

Formalización de las deudas

CAPÍTULO V

Tanto el deudor como el fiador deben tener bienes inmuebles inscritos a su nombre en el Registro Público, lo cual será verificado pro el Proceso Financiero Contable. Las personas que no cumplan con estos requisitos deberán ser sustituidos por otras que sí lo cumplan.

(adjunto machote).

. Formularios completos y legibles con indicación de: nombre, número de cédula (adjuntar fotocopia vigente de la cédula del deudor y fiador), estado civil, dirección exacta, de cada uno de los deudores y fiadores, e indicar lugar para notificaciones, números de teléfonos donde puedan ser localizados. En caso de ser una persona jurídica se debe adjuntar, además, una fotocopia de la cédula jurídica y certificación de personería con no más de tres meses de emitida.

. Distribución del costo reembolsable por cada uno de los usuarios del proyecto.

. Forma de pago, plazo y fecha del primer pago.

los cuáles, serán remitidos vía oficio al Coordinador de la Región en la cual se ubica el Proyecto. Para realizar esta gestión, deberá contarse con el estudio de bienes elaborado por la Dirección Jurídica y en caso, que un usuario no cumpla con alguno de los requisitos solicitados, se dará aviso inmediato al Coordinador, responsable para que gestione con los usuarios los cambios según corresponda.

En la convocatoria estará acompañado del representante del área financiera que tiene a su cargo el proceso operativo de gestión de cobro, quien será el responsable de confrontar las firmas y números de cédula del pagaré con las de la cédula. Si a la convocatoria no asisten todos los usuarios, los pagarés que queden pendientes de firmar se le entregarán mediante oficio al Coordinador Regional, quien será el responsable de formalización, verificando la autenticidad de la firma y número de la cédula del pagaré confrontada con la cédula de identidad de cada firmante.

Entrega del proyecto a los usuarios y el registro de la cuenta por cobrar

CAPÍTULO VI

El Acta de Entrega, deberá ser suscrita por el Coordinador Regional, en un plazo no mayor de 60 días naturales contados a partir de la fecha en que fue realizada la recepción definitiva de las obras a los contratistas.

El acta de entrega del proyecto a los usuarios debe contener como mínimo lo siguiente:

a)Nombre del proyecto b) Fecha de inicio y finalización del proyecto c) Fecha y firma del día en que se entrega el proyecto a la SUA d) Monto de inversión de las obras proyecto e) Monto sujeta a financiamiento y monto asumido por la Institución.
f)Deberá indicar el acta la definición clara del periodo de prueba asociado al proyecto (sobre aspectos técnicos y de funcionamiento) y sobre las cuales recae la atención por parte del SENARA y cuyos costos serían su responsabilidad asumir y cuáles no.

El Coordinador Regional es el funcionario responsable de hacer llegar sin demora en un plazo no mayor de 10 día hábiles esta acta al Proceso Financiero Contable, para que se proceda de inmediato al registro de la cuenta por cobrar según se estableció en el convenio y liquidar el saldo por gastos.

Procedimiento de cobro administrativo

CAPÍTULO VII

Estos avisos de cobro se enviarán según las circunstancias: vía correo, telegrama, personal de SENARA, mensajería (personas físicas o jurídicas) contratadas externamente, fax, correo electrónico, mediante alianzas con otras entidades, publicaciones en radio, televisión o prensa escrita.

También se podrán vender carteras de crédito cuando la ley así lo permita.

Procedimiento de Cobro Judicial

CAPÍTULO VIII

a)Original del título ejecutivo (pagaré) b) Original de los avisos de cobro administrativo recibidos por el deudor y fiador.
c)Estado de cuenta a la fecha de remisión d) Toda aquella información adicional que se considere pertinente.

De todos los oficios de solicitud de cobro judicial se enviará copia al Coordinador Regional respectivo.

Procedimiento para arreglos de pago y prórrogas

CAPÍTULO IX

a)Se podrá aprobar prórrogas a pagos, cuando por circunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de esta; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación, por un plazo no mayor a doce meses, por única vez contados a partir de la fecha de vencimiento. Se mantendrán iguales las condiciones pactadas del crédito original.
b)Readecuaciones que consisten en las modificaciones de una o más de las condiciones originales del crédito previo a su vencimiento.
c)El monto de la deuda estará compuesto por todas las obligaciones acumuladas, juntamente con los respectivos intereses corrientes y moratorios debidamente detallados, así como honorarios profesionales en caso de que se encuentre en cobro judicial.

Mientras no se resuelva formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe continuar de formar regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el pagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos.

Procedimiento para cuentas incobrables

CAPÍTULO X

Lo anterior teniendo en cuenta que la incobrabilidad en la mayoría de los casos (salvo en los casos de aplicación de un criterio de oportunidad por costo-beneficio detallado en el siguiente articulo) es un mero trámite para efectos contables, ya que se han agotado los medios de cobro administrativo y judicial sin que se haya podido recuperar lo adeudado

a)Que se haya agotado la gestión de cobro administrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero.
b)Que tanto el Deudor como el Fiador carezcan de bienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante un estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad cuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y por su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo por la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una justificación sustentando el costo beneficio.
c)En todo caso se requiere de la aprobación de la Gerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables. Artículo

CAPÍTULO XI

Disposiciones finales

Este Manual deroga cualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Comuníquese. Acuerdo unánime Unidad de Servicios Administrativos.

SENARA Procedures Manual for Project Financing and Debt CollectionManual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del SENARA

Artículo 1 — —SENARA, through its Regional Coordinators and the Directorate of INDEP, will identify the demand for irrigation or drainage projects originating in its region.

Artículo 2 — —Next, the Regional Coordinator will prepare a Profile/Perfectibility Study for the Project, noting the main general aspects thereof and identifying the promoters or potential users of the project.

Artículo 5 — —The Engineering and Project Development Directorate, once the feasibility study has been prepared, will initiate, together with the farmers' organization, the identification of the funding source for the construction of the project.

Artículo 6 — —Once the funding source has been determined, the General Management will submit the project to the consideration of the Board of Directors for its approval.

Artículo 9 — —The financial calculation procedure for debt recovery and interest must be uniform for all projects.

Artículo 10 — —The payment periodicity is a minimum of quarterly and a maximum of annually, as agreed upon with the users of the project.

Artículo 11 — —Once the execution of the project has been approved by the Board of Directors, SENARA and the User Association (Sociedad de Usuarios) will sign an Agreement documenting the

Artículo 12 — —The agreement must contain the general characteristics of the project, financing conditions (debt guarantee, term, payment period, ordinary and default interest (intereses corrientes y moratorios)).

Artículo 14 — —The Agreement must be signed by the legal representative of SENARA and the president of the user association.

Artículo 15 — —The Regional Coordinator will be the person responsible for managing the formalization of the Agreement by obtaining the signatures of the General Management of SENARA, the user organization, and the producer beneficiaries of the project.

Artículo 16 — —The Regional Coordinator will be the official responsible for immediately sending the original of the Agreement to the custody of the Financial Accounting Process.

Artículo 17 — —The debt borne by the beneficiaries of the project and in favor of SENARA will be backed by the individual subscription of enforceable instruments with fiduciary guarantee (promissory note (PAGARÉ)), prior to the works contracting process.

Artículo 18 — —In addition to the fiduciary guarantee, the user must sign an authorization to debit their account for the amounts generated for administrative expenses, fines, and others due to delay in the payment of their account or for judicial collection.

Artículo 19 — —For the preparation of the promissory notes, the Regional Coordinator will provide the Financial Accounting Process with the following information:

Artículo 20 — —The Financial Accounting Process will have charge of reviewing the applications to verify all of the required requisites and the subsequent preparation of the promissory notes.

Artículo 21 — —The Coordinator of the Region will coordinate the summoning of the project users to obtain the signatures of the debtors and guarantors.

Artículo 22 — —If the Regional Coordinator has to take promissory notes to be signed, they must send the duly signed promissory notes to the Financial Process, for its control and custody, within a term of five business days, counted from the signing of these documents.

Artículo 23 — —Once the Financial Accounting Process has in custody all of the promissory notes for the respective Project, it will issue a certificate addressed to the Administrative Services Unit as a requirement to initiate the contracting process.

Artículo 24 — —Any inclusion, exclusion, or change of users must be made by written request to the Engineering and Project Development Directorate and must meet the same requirements as the other users of the same project.

Artículo 26 — —Upon delivery of the project to users and by means of the Delivery Record, the debt will be recorded for accounting record purposes.

Artículo 27 — —The Financial Process will be directly responsible for managing administrative collection, using technology and pertinent means with effectiveness and efficiency.

Artículo 28 — —Collection management will be carried out by means of collection notices sent prior to the debt due date (15 days in advance).

Artículo 29 — —If no positive response is obtained within 30 calendar days after the due date, sending a second collection notice letter will be proceeded with, if possible.

Artículo 30 — —The Financial Process will be responsible for managing collections until all possible alternatives are exhausted.

Artículo 31 — —Once the period of 60 calendar days after its due date has expired, the Administrative Area will have 30 calendar days to transfer the respective documentation to the Legal Advisory Office.

Artículo 32 — —SENARA may carry out collection management directly or assign the collection management to a public or private operator specializing in and with capacity for collecting from producers nationwide.

Artículo 33 — —Once administrative collection efforts are exhausted, the Administrative Area will proceed to send the account for judicial collection to the Legal Advisory Office, attaching the following information:

Artículo 34 — —In cases of accounts that are referred for judicial collection, the Accounting Department must make the entries to transfer from Accounts Receivable to the Accounts Receivable in Judicial Collection account.

Artículo 36 — —The Legal Department or office to which the documents for judicial collection have been transferred will have 60 calendar days to carry out the necessary procedures before the competent court.

Artículo 37 — —The Legal Department or office to which the documents for judicial collection have been transferred must submit a report to the Administrative Area on a quarterly basis, namely, April 1, July 1, October 1, and January 2 of each year, detailing the progress thereof.

Artículo 38 — —SENARA, in its capacity as creditor, may agree with the debtor persons on payment arrangements for their respective credits within the framework of the following circumstances.

Artículo 41 — —The General Management or the Administrative Area, as appropriate, will resolve the payment arrangement by means of an administrative resolution and will communicate it to the Financial Process and the Regional Coordinator, so that they may proceed accordingly.

Artículo 43 — —The forgiveness of debts is not authorized, and therefore they may only be approved if an express law exists that establishes it.

Artículo 44 — —Having taken all pertinent administrative and judicial actions, without having been able to achieve the recovery of the account, the Administrative Directorate will make the estimation of uncollectible accounts and submit it to the General Management for approval.

Artículo 47 — —Update of the Manual.

Artículo 48 — —Repeals.

Artículo 49 — —Effectiveness.

Artículo 1 — El SENARA a través de sus Coordinadores Regionales y la Dirección de INDEP identificará la demanda de proyectos de riego o drenaje que se originen en su región.

Artículo 2 — Seguidamente el Coordinador Regional realizará un Perfil/Perfectibilidad del Proyecto señalando las principales generalidades de este e identificando a los promoventes o usuarios potenciales del proyecto.

Artículo 3 — El Coordinador Regional someterá a conocimiento del Comité Sectorial Regional agropecuario (CSRA) el proyecto a efecto de obtener el respectivo acuerdo del Sector Agropecuario para su incorporación en la estrategia de integración de servicios hacia el proyecto.

Artículo 5 — La Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos, una vez elaborado el estudio de factibilidad, iniciará junto con la organización de agricultores, la identificación de la fuente de financiamiento para la construcción del proyecto.

Artículo 6 — Una vez determinada la fuente de financiamiento, la Gerencia someterá el proyecto a consideración de la Junta Directiva para su aprobación.

Artículo 9 — El procedimiento de cálculo financiero de la recuperación de la deuda y los intereses, debe ser uniforme para todos los proyectos.

Artículo 10 — La periodicidad de pago es mínimo trimestral y máximo anual según se convenga con los usuarios del proyecto.

Artículo 12 — El convenio debe contener las características generales del proyecto, condiciones de financiamiento (garantía de la deuda, plazo, período de pago, intereses corrientes y moratorios).

Artículo 14 — El Convenio deberá ser firmado por el representante legal del SENARA y el presidente de la sociedad de usuarios.

Artículo 15 — El Coordinador Regional será la persona responsable de gestionar la formalización del Convenio con la obtención de las firmas de la Gerencia del SENARA, la organización de usuarios y de los productores beneficiarios del proyecto.

Artículo 16 — El Coordinador Regional será el funcionario responsable de enviar de inmediato el original del Convenio a custodia del Proceso Financiero Contable.

Artículo 17 — La deuda a cargo de los beneficiarios del proyecto y a favor de SENARA, se respaldará mediante la suscripción de títulos ejecutivos con garantía fiduciaria (PAGARÉ) de forma individual, previa al proceso de contratación de las obras.

Artículo 18 — Además de la garantía fiduciaria, el usuario deberá firmar una autorización de cargo a su cuenta de los montos generados por concepto de gastos administrativos, multas y otros por causa de atraso en el pago de su cuenta o por cobro judicial.

Artículo 19 — Para la elaboración de los pagarés, el Coordinador Regional, suministrará al Proceso Financiero Contable, la siguiente información:

Artículo 20 — El Proceso Financiero Contable tendrá a cargo el estudio de las solicitudes para verificar la totalidad de los requisitos solicitados y la posterior elaboración de los pagarés.

Artículo 21 — El Coordinador de la Región coordinará la convocatoria de los usuarios del proyecto para la obtención de las firmas de los deudores y fiadores.

Artículo 22 — Si el Coordinador Regional tuviera que llevar pagarés al firmar, este deberá enviar los pagarés debidamente firmados al Proceso Financiero, para su control y custodia, dentro del término de cinco días, hábiles, contados a partir de la firma de estos documentos.

Artículo 24 — Toda inclusión, exclusión o cambio de usuarios, deberá hacerse mediante solicitud escrita a la Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos y deberá cumplir con los mismos requisitos que los demás usuarios del mismo proyecto.

Artículo 26 — Con la entrega del proyecto a los usuarios y mediante el Acta de Entrega, se registrará la deuda para efectos del registro contable.

Artículo 27 — El proceso Financiero será el responsable directo de gestionar el cobro administrativo, utilizado la tecnología y medios pertinentes con eficacia y eficiencia.

Artículo 28 — La gestión de cobro se hará mediante avisos de cobro previos al vencimiento de la deuda (15 días de antelación) para tal efecto podrá contar con el apoyo de los Coordinadores Regionales del Área de INDEP.

Artículo 29 — En caso de no obtener respuesta positiva en el transcurso de 30 días naturales después de la fecha de vencimiento se procederá de ser posible, enviarle una segunda carta de aviso de cobro.

Artículo 30 — El Proceso Financiero será responsable de gestionar los cobros hasta agotar todas las alternativas posibles.

Artículo 31 — Vencido el plazo de 60 días naturales posterior a su fecha de vencimiento, el Área Administrativa contará con 30 días naturales para trasladar la documentación respectiva a la Asesoría Legal.

Artículo 32 — SENARA podrá realizar la gestión de cobro en forma directa o ceder la gestión de cobro a un operador público o privado especialista y con capacidad para el cobro a los productores a nivel nacional.

Artículo 33 — Agotadas las gestiones de cobro administrativo, el Área Administrativa procederá a enviar a la Asesoría Legal la cuenta a cobro judicial, adjuntando la siguiente información:

Artículo 34 — Cuando se presenten casos de cuentas que se pasan a cobro judicial, la Contabilidad deberá realizar los asientos de traslado de Cuentas por Cobrar a la cuenta Cuentas por Cobrar en Cobro Judicial.

Artículo 36 — El Departamento Legal u oficina que se le hayan trasladado los documentos para cobro judicial contará con 60 días naturales para realizar los trámites necesarios ante el juzgado que competa.

Artículo 38 — El SENARA, en su condición de acreedor podrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago de sus respectivos créditos en el marco de las siguientes circunstancias.

Artículo 41 — La Gerencia o el Área Administrativa según corresponda, resolverá el arreglo de pago por medio de una resolución administrativa y se lo comunicará al Proceso Financiero y al Coordinador Regional respectivo, para que procedan como corresponda.

Artículo 43 — La condonación de deudas no está autorizada por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que la establezca.

Artículo 44 — Realizadas todas las acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación.

Artículo 47 — Actualización del Manual, Esta normativa debe ser revisada cada dos años para su actualización y en alineamiento al Reglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.

Artículo 48 — Derogaciones.

Artículo 49 — Vigencia.

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