SENARA Treasury Organization and Operation RegulationReglamento de organización y funcionamiento de la tesorería del SENARA

The Treasurer will be in charge of the Treasury personnel, whose duties and powers may be assigned in a manner he/she deems most convenient, in coordination with the Administrative Director and the head of the Financial Unit in Central Offices and the Administrative Coordination in the DRAT, together with the Director of the DRAT.

During temporary absences of the Treasurer, due to vacations, illness, etc., the head of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT will propose to the Administrative Directorate in the case of Central Offices and to the Director of the DRAT regarding the District, the appointment of a substitute, who will assume all the duties and responsibilities of the titular Treasurer.

It is important to note that the person holding this position may not be the spouse, nor have ties of consanguinity or affinity up to the third degree with the members of the Board of Directors or any official of SENARA.

a. Collect and control all funds received by the Institution for different concepts, and in the case of cash resources, deposit them in the respective bank current account designated for that purpose.

b. Make payment of travel allowance advances (adelantos de viáticos) and other petty cash (Caja Chica) disbursements up to the authorized sum, provided they have been duly approved by the authorized officials in the automated system used for this purpose.

c. Review and process payments issued for the cancellation of goods or services acquired by the Institution through transfers and/or checks (the latter only in highly justified and exceptional cases).

d. It is the responsibility of the Treasury to ensure at all times follow-up on those payments that for exceptional and duly justified reasons did not present the invoice at the time of settlement (INS policies, state and municipal permits, fees, among others) and to report in a timely manner to the headship on the fulfillment of said requirement.

e. Custody with the utmost care the securities entrusted in the performance of their duties, being liable for any damage or shortage caused to the Institution.

f. Prepare, at the end of each third week of the month, a bank and book closing and submit it to the headship of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT.

g. Operate the petty cash (Caja Chica) under their charge in accordance with the provisions of the internal and external regulations associated with this matter, and in accordance with the soundest sense of responsibility, where the referenced regulations are silent or unclear.

h. Timely manage and review the payments scheduled by the areas, as well as the disbursement of the institutional payroll.

i. Carry out the process of receiving, safeguarding, controlling, and delivering the physical bid and performance guarantees (garantías de participación y cumplimiento) in tenders, represented by negotiable instruments. Said guarantees must be deposited in accordance with the procedure defined by the established procurement system and the defined internal procedures.

j. Receive, safeguard, keep controls, and deliver the guarantee documents for credit operations (mortgages, pledges, fiduciary guarantees, and any other).

k. Manage, with prior authorization from Management and the Administrative Directorate, negotiable securities acquired by the Institution as temporary investments.

l. Safeguard the securities acquired by the Institution as temporary investments. When these securities are deposited in bank safety deposit boxes custody is shared jointly by the Treasurer with the authorized officials and with signatures registered with the respective bank to open this box, who may be the Manager, Deputy Manager, Administrative Director, head of Financial Unit, and/or Administrative Coordination of the DRAT (for transactions solely in the DRAT) and the Treasurer.

m. Maintain adequate controls for the required records of the Treasury operations.

n. Prepare the reports and attend to the requests of internal and external users indicated in these Regulations or any other procedure requested by the headship of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT, the Administrative Directorate, Management, or the Audit related to the competence of the Treasury area and related functions.

o. Timely manage, in accordance with regulations, the procedures for reimbursements of cards, advances, and liquidations for travel allowance (viáticos) expenses, as well as accounts receivable from private parties.

p. Custody and respond legally for the different securities or assets that for any reason come within the sphere of their control or the responsibility of their position.

q. Attend, in form and timely, all other functions inherent to the position, as well as those assigned by the head of the Financial Department and/or Administrative Coordination of the DRAT, pertinent to the institutional Treasurer and in accordance with the scope of their functions and those pertaining to the position.

r. Timely manage the correction of adjustments determined in the monthly bank reconciliations (conciliaciones bancarias).

s. Manage the opening of bank accounts with the validation of the following minimum requirements:

1. Formal request for the account opening with the signature of the applicant and the area director addressed to the Financial Accounting Unit. The content of the note must include at least:

2. Clear and detailed justification of the need to open the account.

3. Mention of the clause of the agreement, law, or regulation that mandates the opening of the account.

4. Name of the associated project.

5. Amount in the case of agreements.

6. Term.

7. In the case of inter-institutional agreements, the status of the agreement as of the date of the application must be validated as part of the justification, in order to have an estimate of the inflow of resources, and thus manage a reasonable period of account inactivity after opening, since the recognition of interest depends on the account's movement within the months established by the banking entity and this requires a subsequent procedure for it to be recognized.

8. Copy of the Draft Agreement, and once formalized, a copy of the original to attach to the account opening application file and verify the final data; in cases other than agreements, attach the law or regulation associated with the account opening. It is the responsibility of the Treasurer to follow up accordingly to have the signed agreement and to inform the headship in a timely manner.

9. In the event that, within 6 months following the opening of the account, it is not used and there is no justification on the matter, a request shall be made to close the account.

10. It is the responsibility of the applicant for the account opening to formally inform the Financial Unit of the project's completion and therefore the account closure at the time all related movements are settled.

t. Manage the verification of procedures for the assignment of invoices (cesiones de factura) regarding:

1. Original Assignment Contract.

2. Formal request for assignment of invoices by the supplier or contractor addressed to the contract administrator.

3. Original Certification of current Legal Status (Personería Jurídica).

4. Copy of the current and legible identity card, both sides.

5. Deliver the documents to the Reception of SENARA Central Offices or to the office of the Arenal Tempisque Irrigation District if corresponding to a payment from that Directorate.

6. Documents with a handwritten signature cannot be processed by mail; they must be delivered in physical form.

7. Once delivered to the SENARA reception, these must be transferred to the Institutional Treasury.

8. Inclusion of the assignment procedure in the automated procurement system according to the current regulations by the corresponding parties.

Excepted from this provision are the Treasury personnel themselves, the Administrative Director, the Director of the DRAT (specifically in the offices of this district), the headship of the Financial Department and/or Administrative Coordination of the DRAT, the Auditor or their delegates in functions proper to their position, or any other official or employee of this Institution or external person in functions of their position, previously authorized by the Treasurer or headship of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT.

Said guarantee shall be covered by a policy from the Instituto Nacional de Seguros, the premiums of which will be paid by the officials with resources from their own private funds. The Treasury must also be covered by a policy that protects against the risk of theft of money and securities in transit to its personnel who are responsible for transporting it, the premium of which will be paid by SENARA.

The combinations of the safety deposit boxes must be changed with a regularity of at least 2 or 3 times a year, no less than that.

Any change of combinations of these boxes must be immediately reported in a sealed and wax-sealed envelope to the Financial Head and/or Administrative Coordination in the DRAT, who will certify the changes reported. The foregoing must be kept in the bank safety deposit box.

During the transfer time, the driver and the respective vehicle will be at the disposal of the Treasury personnel for matters solely concerning that transfer of money and securities.

Of the Treasury Reports:

1. Bi-weekly Cash Closing report, detailing the balances of each of the current accounts that SENARA holds with the different banks versus the books.

2. Monthly validation report of the "Status of bid and performance guarantees in the custody of the Treasury versus the subsidiary ledger and the account statement in the single account of the Guarantees account" detailing their class, amount, expiration date.

3. Monthly detail within the first five business days of each month and cut as of the end of the previous month, on the Status of accounts receivable, classifying them as travel allowance travel advances (adelantos de viáticos) to officials, indicating the outstanding balance.

4. Annual report of the "Status of promissory notes and any other security safeguarded in the Treasury" detailing their class, amount, expiration date.

5. Fuel card subsidiary report within the first five business days of each month and cut as of the end of the previous month.

6. Monthly report of the securities held in guarantee and their inclusion in the SICCNET within the first five business days of each month and cut as of the end of the previous month.

7. Daily keep a control of the status of the Main Cash (Caja General) and Petty Cash (Caja Chica) regarding the banks.

Of Revenue:

• 1)The records of statutory contributions from the Central Government and autonomous institutions.
• 2)Accounts receivable in favor of the Institution for the sale of assets acquired in payment of obligations, sale of materials and services of any other type provided by the Institution and that are duly authorized by the Contraloría General de la República.
• 3)Accounts receivable from private parties for documents under judicial collection, if applicable.
• 4)Remittances sent by officials or private parties through the banks of the National Banking System.
• 5)Interest and amortizations on temporary investments made.
• 6)Liquidations of travel and transport advances to officials of the Institution.
• 7)Contributions from international organizations or institutional financial organizations.
• 8)Any other type of revenue for other concepts not contemplated in this article.

In relation to cash revenue, the DRAT Treasury will receive amounts equal to or less than ¢150,000.00 per user, external or internal client, therefore, amounts exceeding the defined limit must be processed by bank deposit or transfer by the interested party. In the case of central offices, everything will be by electronic transfer.

The means by which the Institution will receive revenue shall be:

a. Cash b. Electronic transfers c. Deposits d. Simpe móvil (associated with a specific exclusive telephone line number for each Treasury, and its use will be regulated internally regarding deposit details and record controls).

In which case, if the forms are physical, it must be verified that the first receipt number of the day corresponds to the next number reported as the last of the previous day. Voided receipts (original and copies), with the "voided" stamp, must be properly filed, both for control and audit purposes and for the issuance of the corresponding journal entries.

Of

• 1)Group one: Formed by the Manager, Administrative-Financial Director, and the Human Resources Unit.

In the DRAT, as signatories of group A: Director of the DRAT and the Administrative Coordinator.

• 2)Group two: In the central office, formed by the Deputy Manager, Financial-Accounting Coordination, and the Budget Process.

In the DRAT, as signatories of group B: Coordinators and the person in charge of the Budget process in the DRAT.

Every check or bank procedure will bear joint signatures with the participation of each group. The possibility that members of the same group sign checks is excluded.

If there are not sufficient funds, they will report this fact to the head of the Financial area and/or Administrative Coordinator of the DRAT so that these may establish an order of priorities for issuing checks or instruct the Treasury to provide the necessary funds through internal transfers of resources, conversion of securities from temporary investments, or recourse to the immediate procurement of extraordinary or unforeseen funds.

• a)Date of issue.
• b)Name or legal name (razón social) of the beneficiary.
• c)Amount in numbers printed by check protector, in the space d) reserved for such purpose.
• e)Amount in numbers printed by check protector, in the space f) reserved for such purpose.
• g)Be accompanied by the originals of the documents or vouchers h) that gave rise to the transaction, purchase order, invoice, etc., i) marked with the cancelled stamp.
• j)Indicate on the voucher the code and name of the accounts that are k) debited.
• l)Must not present erasures, smudges, stains, or blank m) spaces that cast doubt on their content or that could be n) easily altered.

Therefore, all checks without exception are recorded in these subsidiary records at the moment they are issued. The same must be done with the record of deposits and debit and credit notes issued by the banks. The Treasurer will be in charge of maintaining these bank subsidiary records.

a. That the person presenting themselves to collect the check is the beneficiary thereof, or a person duly authorized in writing by the latter. In all cases, the presentation of the identity card (valid) of the person collecting the check will be required.

b. The identity card of the check beneficiary will also be required in the event that authenticated authorization is not provided, or in a suitable document (legal standing/ personería jurídica issued no more than one month prior) that leaves no doubt about the legitimacy of the authorization.

c. In all cases, checks will be delivered once the beneficiary or authorized person has signed the consecutive Treasury receipt as proof of receipt and conformity.

d. Evidence of some document showing the delivery of the check by the beneficiary.

The maximum period for collection must be 1 month after issuance, otherwise the payment will be voided, and its cancellation must be processed again by another means.

Of Control of Documents in Custody:

Said securities must remain deposited in bank safety deposit boxes or in the custody of a bank.

They may only be received in payment for goods and services provided by SENARA, which must be made payable to SENARA and for the exact amount. Every check received in that condition must be marked with a stamp stating: "For deposit only in the current account of SENARA."

In the event of overages, these must be delivered immediately to the Institution's current account, credited to "Cash Difference," and the pertinent investigations must be carried out to determine their origin; if it cannot be determined, the surplus sum will be liquidated as revenue at the end of the annual fiscal year.

Specifically, for the case of the receipt of physical bid guarantees (garantías de participación), the Treasury must ensure reasonable compliance with the following aspects:

1. Corresponding receipt and attachments of the official communication issued by Administrative Services indicating to the Treasury the receipt of bids; among the most relevant data that this communication must include are: type of tender, name of the project, name of the possible bidders, date and time of receipt of the guarantees; these guarantees are received before the opening of the bids.

2. Receive, review, and issue a guarantee receipt, which records the information in the system and signs it.

3. Deliver a copy of the receipt to the bidder and send a copy to Administrative Services, so that it can be attached to the bid and thus verify that the bidder has submitted the guarantee.

4. Receive and safeguard the procedures that Administrative Services processes until the contracting is awarded, corresponding to requests for extensions of date or amount; this request is communicated by official memorandum and a deadline is given to submit it.

Regarding the requirements for the case of receiving physical performance guarantees (garantías de cumplimiento), the Treasury must validate upon the guarantee's arrival at the office, the details of the official communication that Administrative Services sent to the awardee, requesting the presentation of the Performance Guarantee, with the following details: date, amount, project, type, and number of the tender. It should be noted that the Treasury only safeguards the security document; as to whether the guarantees comply with the corresponding legal and technical requirements, that is the responsibility of the units that have that competence.

No official or employee who is directly or indirectly related to the Treasury may allege ignorance of these Regulations, it being the obligation and responsibility of the Treasurer to inform the persons he/she deems appropriate.

FINAL PROVISIONS

UNANIMOUS AND FIRM AGREEMENT.

El Tesorero(a), tendrá a su cargo el personal de Tesorería, cuyos deberes y atribuciones puede asignar en forma que juzgue más conveniente, debiendo hacerlo en coordinación con el director(a) Administrativo(a) y la jefatura de la Unidad Financiera en oficinas Centrales y la Coordinación Administrativa en el DRAT, junto con el director(a) del DRAT.

En las ausencias temporales del Tesorero(a), por vacaciones, enfermedad, etc., el jefe de la Unidad Financiera y/o Coordinación Administrativa del DRAT, propondrá a la dirección Administrativa en caso de oficinas Centrales y al director del DRAT en lo que respecta al Distrito, el nombrar un sustituto, quien asumirá todos los deberes y responsabilidades del Tesorero titular.

Es importante señalar, que quien ocupe este puesto, no podrá ser cónyuge, ni tener vínculos de consanguinidad o afinidad hasta tercer grado con los miembros de la Junta Directiva o cualquier funcionario del SENARA.

a. Recaudar y controlar, todos los fondos que por diferentes conceptos que reciba la Institución y en caso de ser recursos en efectivo, depositarlos en la respectiva cuenta corriente bancaria destinada para tal efecto.

b. Efectuar el pago de los adelantos de viáticos y otros giros de Caja Chica hasta por la suma autorizada, siempre que los mismos hayan sido debidamente aprobados por los funcionarios autorizados en el sistema automático utilizado para ello.

c. Revisar y tramitar los pagos emitidos para la cancelación de bienes o servicios adquiridos por la Institución mediante, transferencias y/o cheques (este último solo en caso muy justificados y por excepción).

d. Es responsabilidad de la Tesorería garantizarse en todo momento dar seguimiento aquellos pagos que por razones excepcionales y debidamente justificadas no presentaron la factura en el momento de la cancelación (pólizas del INS, permisos estatales, municipales, canones, entre otros) e informar oportunamente a la jefatura sobre el cumplimiento de dicho requerimiento.

e. Custodiar con el mayor esmero los valores encomendados en el desempeño de su cargo, debiendo responder por cualquier daño o faltante que se ocasione a la Institución.

f. Confeccionar al finalizar cada tercera semana del mes, un cierre de bancos y libros y remitirlo la jefatura de la Unidad Financiera y/o Coordinación Administrativa del DRAT.

g. Operar la Caja Chica a su cargo de acuerdo con lo estipulado en la reglamentación interna y externa asociada a este particular, y acorde con el más sano sentido de responsabilidad, en cuanto fuere omiso o no claro la referida normativa.

h. Gestionar y revisar oportunamente los pagos programados por las áreas, así como el desembolso de la nómina institucional.

i. Efectuar el trámite de recibir, custodiar, controlar y entregar las garantías físicas de participación y cumplimiento en licitaciones, representadas por documentos negociables. Dichas garantías deberán ser depositadas de acuerdo con el procedimiento que defina el sistema de compras establecido y los procedimientos internos definidos.

j. Recibir, custodiar, llevar controles y entregar los documentos de garantías de operaciones de crédito, (hipotecas, prendarias, fiduciarias y cualquier otra).

k. Gestionar, previa autorización la Gerencia y Dirección Administrativa, valores negociables que adquiere la Institución en conceptos de inversiones transitorias.

l. Custodiar los valores adquiridos por la Institución en concepto de inversiones transitorias. Cuando estos valores se depositan en cajas bancarias de seguridad, la custodia es conjunta del Tesorero(a) con los funcionarios autorizados y con firmas registradas ante el banco respectivo para abrir esta caja, ya sean el Gerente, Subgerente, director Administrativo, jefatura de Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT (para transacciones únicamente en el DRAT) y el Tesorero(a).

m. Llevar los controles adecuados para los registros requeridos de las operaciones de la Tesorería.

n. Elaborar los informes y atender las solicitudes de usuarios internos y externos que se indican en el presente Reglamento o cualquier otra gestión que le solicite la jefatura de Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT, la Dirección Administrativa, la Gerencia o la Auditoria relacionada con la competencia de área de Tesorería y funciones atinentes.

o. Gestionar oportunamente y de conformidad con la normativa, los trámites de reintegros de tarjetas, adelantos y liquidaciones por concepto de viáticos, así como, cuentas por cobrar a particulares.

p. Custodiar y responder en forma legal por los diferentes valores o bienes que por cualquier motivo lleguen a la esfera de su dominio o a la responsabilidad de su cargo.

q. Atender en forma y plazo todas las demás funciones inherentes a su cargo, así como aquellas que asigne la jefatura del Departamento Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT, atinentes al Tesorero(a) institucional y de acuerdo con el alcance de sus funciones y atinentes al puesto.

r. Gestionar oportunamente la corrección de los ajustes determinados en las conciliaciones mensuales bancarias.

s. Gestionar la apertura de cuentas bancarias con la validación de los siguientes requisitos mínimos:

1. Solicitud formal de la apertura de la cuenta con la firma del solicitante y el director del área dirigida a la Unidad Financiera Contable. El contenido de la nota debe incluir como mínimo:

2. Justificación clara y detallada de la necesidad de apertura de la cuenta.

3. Mención de la cláusula del convenio, ley o normativa que obliga a la apertura de la cuenta.

4. Nombre del proyecto asociado.

5. Monto en el caso de convenios.

6. Plazo.

7. En caso de los convenios interinstitucionales, debe validarse como parte de la justificación el estado del convenio a la fecha de la solicitud, con el fin de tener un estimado del ingreso de los recursos, y así manejar un tiempo razonable de la inactividad de la cuenta después de la apertura, ya que el reconocimiento de intereses depende del movimiento de la cuenta dentro de los meses que establezca la entidad bancaria y esto requiere un trámite posterior para que sean reconocidos.

8. Copia del Convenio Borrador y una vez formalizado, copia del original para adjuntar al expediente de solicitud de apertura de cuenta y verificar los datos finales, adjuntar en los otros casos diferente a convenios la ley o normativa asociada a la apertura de la cuenta. Es responsabilidad del Tesorero(a) dar seguimiento respectivo para contar con el convenio firmado e informarlo a la jefatura oportunamente.

9. En caso de que, dentro de los 6 meses siguientes a la apertura de la cuenta, no se utilice y tampoco medie justificación sobre el particular, se procederá a solicitar el cierre de esta.

10. Es responsabilidad del solicitante de la apertura de la cuenta, informar formalmente a la Unidad Financiera sobre el finiquito del proyecto y por ende el cierre de la cuenta al momento de liquidarse todos los movimientos relacionados.

t. Gestionar la verificación de trámites de cesiones de factura en cuanto a:

1. Original de Contrato de Cesión.

2. Solicitud formal de cesión de facturas por parte del proveedor o contratista dirigida al administrador del contrato.

3. Original de Certificación de Personería Jurídica vigente.

4. Copia de Cédula de identidad vigente y legible, por ambos lados 5. Entregar los documentos en la Recepción de Oficinas Centrales del SENARA o en oficina del Distrito de Riego Arenal Tempisque si corresponde a un pago de esa Dirección.

6. Los documentos con firma rúbrica no se puede tramitar por correo, deben ser entregados de forma física 7. Una vez entregados en la recepción de SENARA, estos deben ser trasladados a la Tesorería Institucional.

8. Inclusión del trámite de cesión en el sistema automatizado de compras según la normativa vigente por las partes que les corresponda.

Se exceptúan de esta disposición el propio personal de la Tesorería, el director Administrativo(a),director del DRAT(específicamente en las oficinas de este distrito) la jefatura del Departamento Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT, el Auditor(a) o sus delegados en funciones propias de su cargo o cualquier otro funcionario o empleado de esta Institución o ajena en funciones del cargo, previamente autorizado por el Tesorero(a) o jefatura de la Unidad Financiera y/o Coordinación Administrativa del DRAT.

Dicha garantía será cubierta mediante póliza del Instituto Nacional de Seguros, cuyas primas serán canceladas por los funcionarios con recursos de su propio peculio. También la Tesorería deberá estar cubierta con una póliza que proteja del riesgo de robo de dinero y valores en tránsito al personal de esta y quien es el encargado de transportarlo y cuya prima será pagada por el SENARA.

Deberá modificar las claves de las cajas de seguridad con una regularidad de al menos 2 o 3 veces al año, no menos de eso.

Todo cambio de combinaciones de estas cajas debe reportarse de inmediato en sobre cerrado y lacrado a la Jefatura Financiera y/o Coordinación Administrativa en el DRAT, quien constará los cambios informados. Lo anterior deberá guardarse en la caja de seguridad del banco.

Durante el tiempo de traslado el conductor y el vehículo respectivo estarán a disposición del personal de Tesorería para asuntos propios de ese traslado de dinero y valores.

De los Informes de la Tesorería:

1. Informe quincenal de Cierre de caja, en el cual se detallarán los saldos de cada una de las cuentas corrientes que tiene el SENARA con los diferentes bancos versus libros.

2. Informe de validación mensual del "Estado de las garantías en custodia de participación y cumplimiento de licitaciones en la Tesorería versus el auxiliar y el estado de cuenta en la caja única de la cuenta Garantías" con detalle de su clase, monto, fecha de vencimiento.

3. Detalle mensual durante los primeros cinco días hábiles de cada mes y con corte al fin de mes anterior, sobre el Estado de cuenta a cobrar, clasificándolas de los adelantos de viáticos a funcionarios, indicando el saldo pendiente.

4. Informe anual del "Estado de pagarés y cualquier otro valor custodiado en la Tesorería" con detalle de su clase, monto, fecha de vencimiento.

5. Informe del auxiliar de tarjetas de combustible en los primeros cinco días hábiles de cada mes y con corte al fin de mes anterior.

6. Informe mensual de los títulos valores en garantía e inclusión de estos en el SICCNET en los primeros cinco días hábiles de cada mes y con corte al fin de mes anterior.

7. Diariamente llevar un control del estado de Caja General y Caja Chica, sobre los bancos.

De los Ingresos:

• 1)Los registros de aportes de ley del Gobierno Central e instituciones autónomas.
• 2)Cuentas a favor de la Institución por venta de bienes adquiridos en pago de obligaciones, venta de materiales y servicios de cualquier otro tipo que brinde la Institución y que se encuentre debidamente autorizados por la Contraloría General de la República.
• 3)Cuentas de particulares por documentos al cobro judicial, si fuese el caso.
• 4)Remesas enviadas por funcionarios o particulares a través de los bancos del Sistema Bancario Nacional.
• 5)Intereses y amortizaciones sobre inversiones transitorias realizadas.
• 6)Liquidaciones de adelantos por viáticos y transportes a funcionarios de la Institución.
• 7)Aportes de organismos internacionales u organismos financieros institucionales.
• 8)Cualquier otro tipo de ingresos por otros conceptos no contemplados en este artículo.

En relación con los ingresos en efectivo la Tesorería del DRAT, estará recibiendo montos iguales o inferiores a ¢150.000,00 por usuario, cliente externo o interno, por lo tanto, los montos superiores al definido deberán ser tramitados por depósito bancario o transferencia por parte del interesado. En caso de oficinas centrales todo será mediante transferencia electrónica.

Los medios por los cuales la Institución recibirá ingresos serán:

a. Efectivo b. Transferencias electrónicas c. Depósitos d. Simpe móvil (asociado a un número específico de línea telefónica exclusiva para cada Tesorería y su uso será normado internamente en cuanto a temas de detalle del depósito y controles de registros).

En cuyo caso, de ser físico los formularios, se debe verificar que el número del comprobante primero del día corresponda al siguiente del número reportado como último del día anterior. Los recibos anulados, (original y copias), con el sello de anulado se deben archivar adecuadamente, tanto para control y fiscalización como para la emisión de los asientos de diarios correspondientes.

De los Egresos:

• 1)Grupo uno: Conformado por el Gerente, director Administrativo- Financiero y la Unidad de recursos humanos.

En el DRAT como firmantes del grupo A: director del DRAT y el coordinador(a)administrativo.

• 2)Grupo dos: En oficina central Conformado por el Subgerente, Coordinación Financiera-Contable y Proceso Presupuestario.

En el DRAT, como firmantes del grupo B: Coordinadores y encargado(a) del proceso de Presupuesto en el DRAT.

Todo cheque o gestiones bancarias llevarán firmas mancomunadas con la participación de cada grupo. Se excluye la posibilidad de que integrantes de un mismo grupo firmen cheques.

Si no hubiere fondos suficientes, informará de este hecho al jefe del área Financiera y/o Coordinador Administrativo del DRAT para que éstos fijen una orden de prioridades en la emisión de cheques o instruyan a la Tesorería a efecto de que se provean los fondos necesarios mediante transferencias internas de recursos, conversión de valores de las inversiones transitorias, o se recurra a la consecución inmediata de fondos extraordinarios o imprevistos.

• a)Fecha de emisión.
• b)Nombre o razón social del beneficiario.
• c)Cantidad de números impresos mediante la protectora, en el espacio d) reservado para tal efecto.
• e)Cantidad de números impresa mediante la protectora, en el espacio f) reservado para tal efecto.
• g)Acompañarse de los originales de los documentos o comprobantes h) que dieron origen a la transacción, orden de compra, factura, etc., i) marcado con el sello de cancelado.
• j)Indicar en el comprobante el código y nombre de las cuentas que se k) cargan.
• l)No deberán presentar tachaduras, borrones, manchas ni espacios en m) blanco que hagan dudar de su contenido o que puedan ser alterados n) fácilmente.

Por ende; todos los cheques sin excepción se registran en dichos auxiliares en el momento en que son emitidos. Lo mismo gestionarse con el registro de los depósitos y las notas del débito y crédito emitido por los bancos. El Tesorero será encargado de llevar estos registros auxiliares de bancos.

a. Que la persona que se presenta a retirar el cheque sea el beneficiario de este, o persona debidamente autorizada por escrito por éste. En todos los casos se exigirá la presentación de la cédula de identidad, (válida) de la persona que retira el cheque.

b. Se exigirá también la cédula de identidad del beneficiario del cheque en caso de no venir autorización autenticada, o en documento idóneo (personería jurídica con máximo de un mes de emitida) que no permita dudar sobre la legitimidad de la autorización.

c. En todos los casos se procederá a la entrega de cheques una vez que el beneficiario o persona autorizada haya firmado el comprobante consecutivo de Tesorería en señal de recibido de conformidad.

d. Evidencia de algún documento quede muestre la entrega del cheque por parte del beneficiario.

El plazo máximo de retiro debe ser 1 mes después de emitido, de lo contrario será anulado el pago y deberá gestionar nuevamente su cancelación por otro medio.

Del Control de Documentos en Custodia:

Dichos valores deberán permanecer depositados en cajas bancarias de seguridad o en custodia de un banco.

Financiero, la dependencia emisora estampará en él mismo su sello de anulado e indicará en los comprobantes y sistema informático utilizado del cheque el motivo de la anulación.

Solo podrán ser recibidos en pago de bienes y servicios suministrados por el SENARA, los cuales tienen que venir girados a nombre del SENARA y por el monto exacto. Todo cheque recibido en esa condición debe ser marcado con un sello que diga: "Para ser depositado únicamente en la cuenta corriente del SENARA".

En caso de sobrantes, éstos deberán entregarse inmediatamente a la cuenta corriente de la Institución, con crédito a "Diferencia de caja" y efectuar las investigaciones pertinentes para determinar su origen, en caso de no poderlo determinar, la suma sobrante será liquidada como un ingreso al finalizar el ejercicio económico anual.

Específicamente para el caso de la recepción de garantías físicas de participación la Tesorería deberá asegurarse el cumplimiento razonable de los siguientes aspectos:

1. Recibo y adjuntos correspondientes del oficio emitido por Servicios Administrativos indicando a Tesorería, la recepción de ofertas y entre los datos más relevantes que debe incluir dicho oficio está: tipo de licitación, nombre del proyecto, nombre de los posibles oferentes, fecha y hora de la recepción de garantías, estas garantías son recibidas antes de la apertura de las ofertas.

2. Recibir, revisar y emitir un recibo de ingreso de garantía, el cual registra la información en el sistema y firma el mismo.

3. Entregar al oferente copia del recibo y envía copia a Servicios Administrativo, para que este se adjunte a la oferta y así verificar que el oferente haya presentado la garantía.

4. Recibir y custodiar los trámites que Servicios Administrativos gestione hasta que sea adjudicada la contratación y correspondientes a las solicitudes de ampliaciones de fecha o de monto; esta solicitud se le indica por medio de oficio y se le da una fecha límite para presentarla.

En cuanto a los requisitos para el caso de la recepción de garantías físicas de cumplimiento, la Tesorería deberá validar cuando llegue la garantía a la oficina, los datos del oficio que solicitó Servicios Administrativos al adjudicatario, solicitando la presentación de la Garantía de Cumplimiento, con los siguientes datos: fecha, monto, proyecto, tipo y número de la licitación. Cabe señalar que la Tesorería solo custodia el documento valor, en cuanto a si las garantías cumplen con los requisitos legales y técnicos correspondientes, le compete a las unidades que tienen dicha competencia.

Ningún funcionario o empleado que tenga relación directa o indirecta con la Tesorería puede alegar desconocimiento del presente Reglamento, quedando como obligación y responsabilidad del Tesorero su información a las personas que juzgue conveniente.

ACUERDO UNÁNIME Y FIRME.