Regulation for the Administration and Operation of the Institutional Warehouse and Emergency Warehouses of the CNEReglamento para la administración y funcionamiento del almacén institucional y de las bodegas de emergencia de la CNE

8488 "Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo".

i. Maintain an adequate control of the depreciable and/or amortizable assets (activos depreciables y/o amortizables), materials, and supplies of the Institution, through a timely inventory system that allows their accounting registration under principles of efficiency, effectiveness, and economy, both for the Institutional Warehouse and the Emergency Warehouses, both Central and Regional.

ii. Maintain adequate control over the depreciable and/or amortizable assets of the Institution, classified in the Financial Statements as Property, Plant, and Equipment, through a timely inventory system that allows their accounting registration under principles of efficiency, effectiveness, and economy, and in strict adherence to the International Public Sector Accounting Standards, both for the Institutional Warehouse and the Emergency Warehouses, both Central and Regional.

iii. Specify the responsibility of the CNE personnel involved regarding the entry, registration, storage, custody, use, assignment, and transfer of institutional assets, materials, and supplies, of the Institutional Warehouse and the Emergency Warehouses, both Central and Regional.

iv. Keep the control system for assets, materials, and supplies updated, both in the processes of entry, registration, storage, use, and disposition, which must be separated between those acquired with ordinary or emergency resources and those coming from donations.

v. Apply policies for the accounting registration of capitalizable and non-capitalizable disbursements incurred by the institution regarding its durable goods.

vi. Ensure that each Directorate, Unit Head, or Process Coordination maintains adequate control of the goods, materials, and supplies and determine their easy location.

vii. Adequately store and dispose of fixed assets, materials, and supplies in suitable places that maintain and protect their physical and economic condition as institutional goods, secure and protected from eventual losses.

viii. Define, establish, and execute institutional guidelines for the management of safeguarding, service, maintenance, insurance, and any other measure that allows protecting the institutional patrimony of CNE goods against deterioration, use, disuse, and loss due to robbery or theft.

a. Asset (Activo): Set of goods (depreciable and/or amortizable), securities, or appreciable rights convertible into and/or generators of cash that integrate a patrimony or a legal universality.

b. Institutional Asset Administrator (Administrador de Bienes Institucionales): Institutional official assigned to the Institutional Procurement Unit, who will be responsible for the administration of goods both in the Computer System of the Ministry of Finance and in the internal Financial-Accounting Administration System that supports the registration in the Financial Statements of the CNE.

c. Institutional Warehouse (Almacén Institucional): Physical space where the reception of goods will be carried out, as a result of the administrative contracting processes, or by virtue of donations made in its favor, or on behalf of third parties, keeping them in custody until their transfer to the requesting units. Additionally, materials and supplies of common, daily, and ordinary use will be stored for attending the daily activities of the CNE.

d. Patrimonial goods (Bienes patrimoniales): These are the assets that the CNE acquires that have an economic value, whether by purchase, donation, contribution in cooperation agreements, or on behalf of third parties, cataloged as durable goods, that must be registered, tagged (plaquear), and valued according to the corresponding price according to the technical provisions dictated by the National Accounting Office and that make up the patrimony of the Institution.

e. Non-patrimonial goods (Bienes no patrimoniales): These are the materials and supplies that the CNE possesses to be used in office, janitorial, and cleaning tasks; as well as for the execution of activities that it is responsible for developing in the exercise of its powers.

f. Emergency Warehouses (Bodegas de Emergencia): These are physical spaces located throughout the national territory, being identified as the Central Warehouse the one located in Pavas, Regional Warehouses located in the different administrative regions of the country, Municipal Warehouses managed by the Municipal Emergency Committees (CME) in agreement with the CNE, and Local Warehouses which are facilities belonging to the Municipal Committees. It should be noted that they are managed by the Operations Management Unit of the CNE, with complete independence from the Institutional Procurement Unit, where the equipment, furniture, materials, and supplies that the institution requires for the proper attention of declared and undeclared emergencies are received, safeguarded, controlled, protected, and distributed.

g. CNE: National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias).

h. Official in charge of custody (Funcionario encargado de la custodia): Understood as any institutional official to whom, in writing, a series of goods acquired and/or donated to the CNE are assigned and are entrusted for the performance of their work, whether ordinary or extraordinary.

i. Facilities (Instalaciones): Corresponds to all physical facilities connected to the main infrastructure (Institutional Warehouse or Emergency Warehouses, be they green areas, security booths, parking lots, rest areas, among others.)

j. Tag (Plaquear): Understood as the action of placing a high-security label (physical or electronic) on the goods entered into the Institutional Warehouse for registration and identification within a given inventory, which easily allows their location.

k. RAOS: Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (Autonomous Regulations for Organization and Services) of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response.

l. Computer Systems (Sistemas Informáticos): Computer system defined by the Information Technology Unit that will be used in the Institutional Warehouse, as well as in the Central and Regional Emergency Warehouses, for the proper control of the movements of goods, materials, and supplies.

Institutional Warehouse Entry, registration, storage, custody, use, assignment, and transfer

Said unit must manage the necessary annual procedures to provide all the units of the institution with the necessary inputs to attend the management of the offices and facilities internally at the CNE.

The Institutional Procurement Unit will coordinate with the Financial Resources Unit the implementation of inventory controls, reporting monthly to said Unit the utensils, office materials, and janitorial and cleaning supplies that have been consumed during the period, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be registered in the accounts of the financial statements. All in strict adherence to the International Public Sector Accounting Standards (NICSP) in this matter.

It is the responsibility of the Institutional Procurement Unit, the allocation of resources for the maintenance, repair, spare parts of the depreciable and/or amortizable goods under its administration and to coordinate with the Information Technology Unit the acquisition of automated systems for remote surveillance and inventory control, which can improve those activities of entry and exit of people and goods to the facilities.

The Procurement Unit must coordinate with the Occupational Health Process of the Human Development Unit, the processes that allow guaranteeing at all times that the handling of the goods under its administration maintains special storage and safety conditions, reducing and controlling the risk of expiration, inappropriate levels of toxicity, spillage of chemical components, possible damage, and problems to the health of the employees. Furthermore, in the storage and use process, it must guarantee that they comply with environmental protection elements.

Additionally, it is responsible for the management of donations, transfers, conservation, and control of tags, waste, losses, theft, as well as the determination of institutional requirements, observing for this the policies, directives, technical standards, and procedures indicated by its hierarchical superiors, as well as the General Directorate of National Accounting.

The Requesting Unit must compare the technical specifications against the purchase order or contract, respective order notification, previously processed by the Institutional Procurement.

For each entry or exit, a report is generated in strict consecutive order, using the article request form duly approved by the respective head.

The contract administrator must indicate the name of the employee to whom the good will be assigned for its use and custody. After notification of the tagging, the asset must be picked up within a period not exceeding eight business days.

Institutional Warehouse Inventory management

Within the first five calendar days of the following month, the Person in Charge of the Warehouse will send a report to the General Services Unit, indicating the variations in the inventory cost incurred during the month, so that the merchandise insurance can be kept updated.

The Institutional Procurement Unit must coordinate with the Financial Resources Unit the implementation of inventory controls, as well as the performance of reconciliations -at least once a year- of the auxiliary records of the different administrative-financial systems available.

The foregoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and timely recorded and evaluated in the accounts of the financial statements. All in strict adherence to the Public Sector Accounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing provision, without prejudice to compliance with the other control standards regulated in these regulations.

This is independent of the reviews performed by Accounting, Internal Audit, or another duly accredited entity for this purpose.

However, the Internal Audit, External Audit, General Comptroller's Office of the Republic, Accounting, or another authorized body may carry out, when they deem convenient, physical inventories to verify their accuracy against the corresponding theoretical inventory, whether for a determined item or for all.

A copy of the physical count report must be sent to the Administrative Management Directorate for its control.

However, it will be the obligation of the Person in Charge of the Institutional Warehouse to investigate any resulting difference in order to clarify all of them.

If after investigations the differences persist and are not duly justified, they must be recorded in the accounts, with prior authorization from the Person in Charge of the Institutional Warehouse, when it is less than 1% of the total inventory, and from the Director of Administrative Management when it is equal to or less than 2%.

If there are shortages exceeding this percentage, it will be necessary to submit the corresponding report to the Senior Management, using the mechanisms established in the Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (RAOS), in order to establish an administrative procedure for the person or persons responsible for the differences in the physical stock; and its collection process, all in accordance with current regulations to determine the real truth of the facts. The same will also apply when there is a recurrence of unjustified shortages in the inventory shortages, even if in percentages lower than 2% during the same annual period.

Said circular must inform the dates for the physical inventory counts, indicating that during that period no receptions of supplies from suppliers or deliveries to units will be made, except in duly qualified situations.

Emergency warehouses Reception, entry, registration, control, custody and supply of merchandise, request and dispatch of merchandise

The Operations Management Unit will be responsible for managing the contracting processes required to guarantee the supply and equipment indicated in this article. Regarding computer equipment, computer systems, and surveillance, it must coordinate with the Information Technology Unit the corresponding purchase.

It will be the responsibility of that administrative unit to manage timely annual budget resources for the purchase of goods necessary for its operating expenses.

The Operations Management Unit must coordinate with the Financial Resources Unit the implementation of inventory controls, as well as the performance of reconciliations -at least once a year- of the auxiliary records of the different administrative-financial systems available.

The foregoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and timely recorded and valued in the accounts of the financial statements. All in strict adherence to the Public Sector Accounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing provision, without prejudice to compliance with the other control standards regulated in these regulations.

It is the responsibility of the Head of the Operations Management Unit to coordinate with the General Services Unit matters related to the requirements necessary for the allocation of resources for the maintenance, repair, spare parts of the depreciable and/or amortizable goods under its inventory. Included within the foregoing provision is the responsibility to allocate annual budget resources for the adequate operation of the facilities, such as: Security and Surveillance, Internal and External Cleaning of Facilities, Green Area Maintenance, Pest Control and Fumigation, Public Utilities, etc.

Also included is coordination with the Information Technology Unit for the acquisition of automated inventory control systems, which can improve those activities of entry and exit of goods, materials, and supplies.

The Operations Management Unit must coordinate with the Occupational Health Process of the Human Development Unit, the processes that allow guaranteeing at all times that the handling of the material goods and supplies under the administration maintains special storage and safety conditions, reducing and controlling the risk of expiration, inappropriate levels of toxicity, spillage of chemical components, possible damage, and problems to the health of the employees. Furthermore, in the storage and use process, it must guarantee that they comply with elements of environmental protection.

In the case of Regional Warehouses, the person Coordinating the Logistics Process of the Operations Management Unit is responsible for everything related to the supply to the Municipal and Local Warehouses, always in prior communication with the Head or liaison officer, to guarantee the efficiency, effectiveness, and economy of the processes of provisioning purchases, management of inventories, maintenance, spare parts, services, surveillance, security, insurance, occupational risks, and protection against eventual losses or damage that these Warehouses may require.

Additionally, she is responsible for the management of donations, transfers, conservation and pest control, waste, losses, theft, as well as the determination of institutional requirements, observing for this the policies, directives, technical standards, and procedures indicated by her hierarchical superiors.

The supplier must be informed of the deadline for the new reception.

Within the first five calendar days of the following month, the official in charge of the Logistics Process will send a report to the General Services Unit, indicating the variations in the inventory cost incurred during the month, so that the merchandise insurance can be kept updated.

The foregoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and timely recorded and evaluated in the accounts of the financial statements. All in strict adherence to the Public Sector Accounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing provision, without prejudice to compliance with the other control standards that are regulated in these regulations.

This is independent of the reviews performed by Accounting, Internal Audit, or another duly accredited entity for this purpose.

Emergency warehouses Inventory management

A copy of the physical count report must be sent to the Administrative Management Directorate for control purposes.

However, the Internal Audit, External Audit, Contraloría General de la República, Accounting, or another authorized entity may carry out physical inventories when they deem it appropriate to verify their accuracy against the corresponding theoretical inventory, whether for a specific item or for all items.

However, it shall be the obligation of the Head of both the Central and Regional Emergency Warehouses to investigate any resulting difference in order to clarify all of them.

If after the investigations the differences persist and are not duly justified, they must be recorded in the accounts, with prior authorization from the person in charge of the Logistics Process, when it is less than 1% of the total inventory, and from the Head of the Operations Management Unit when it is equal to or less than 2%.

If there are shortages exceeding that percentage, it will be necessary to submit the corresponding report to Senior Management, using the mechanisms established in the Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (RAOS), in order to initiate an administrative procedure against the person or persons responsible for the differences in physical stocks; and their collection process, all in accordance with current regulations to determine the true facts. The same shall be applied when there is a recurrence of unjustified inventory shortages, even if in percentages below 2% during the same annual period.

Said circular must inform of the dates of the physical inventory counts, indicating that during that period, neither receipt of supplies from suppliers nor delivery to Emergency Committees will be made to the Administrative Units, except in duly qualified situations.

Emergency warehouses Transfers of supplies between warehouses

All documents must record the received conformity of the authorized person at each stage.

This must be delivered to the person in charge of the Logistics process.

Emergency warehouses Control of inventories in custody of other companies or institutions

Generalities Human resources and assurance of institutional goods

It is the responsibility of the Executive Directorate, in coordination with the Risk Management Directorate and the Human Development Unit, to assign the personnel required for the administration of both the Central and Regional Emergency Warehouses, so that said facilities can have personnel under a cross-cutting scheme that facilitates their control and operation.

Prohibitions

Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.

Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.

Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.

Final provisions

The use of said goods and stocks for political, electoral, doctrinal, or religious purposes, or for private and/or activities unrelated to public service or the institution's objective, is prohibited.

In all cases, the authorizations given by special agreements or current provisions issued by the Presidency, Executive Directorate, or the Board of Directors must be observed and complied with.

repeal and effectiveness

Agreement approved.

i. Mantener un control adecuado de los activos depreciables y/o amortizables, materiales y suministros de la Institución, mediante un sistema oportuno de inventario que permita el registro contable de los mismos bajo principios de eficiencia, eficacia y economía, tanto para el Almacén Institucional como para las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.

ii. Mantener un control adecuado sobre los activos depreciables y/o amortizables de la Institución, clasificados en los Estados Financieros como Propiedad, Planta y Equipo, mediante un sistema oportuno de inventario que permita el registro contable de los mismos bajo principios de eficiencia, eficacia y economía, y en estricto apego a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, tanto para el Almacén Institucional como para las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.

iii. Precisar la responsabilidad del personal de la CNE involucrado en cuanto al ingreso, registro, almacenamiento, custodia, uso, asignación y traslado de activos, materiales y suministros institucionales, del Almacén Institucional y las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.

iv. Mantener actualizado el sistema de control de los activos, materiales y suministros, tanto en los procesos de ingreso, registro, almacenamiento, uso y disposición, los cuales deben estar separados entre aquellos que son adquiridos con recursos ordinarios o por emergencia y los que provienen de donaciones.

v. Aplicar políticas para el registro contable de desembolsos capitalizables y no capitalizables en que incurra la institución, respecto de sus bienes duraderos.

vi. Procurar que cada Dirección, Jefatura de unidad o Coordinación de proceso mantengan un adecuado control de los bienes, materiales y suministros y determinar su fácil localización.

vii. Almacenar y disponer adecuadamente los activos fijos, materiales y suministros en lugares aptos, que mantengan y protejan su condición física y económica como bienes institucionales, seguros y protegidos de eventuales pérdidas.

viii. Definir, establecer y ejecutar lineamientos institucionales para la gestión de labores de resguardo, servicio, mantenimiento, seguros y cualquier otra medida que permita proteger el patrimonio institucional de bienes de la CNE contra el deterioro, uso, desuso y pérdida por robo o hurto.

a. Activo: Conjunto de bienes (depreciables y/o amortizables), valores o derechos apreciables convertibles y/o generadores de efectivo que integran un patrimonio o una universalidad jurídica.

b. Administrador de Bienes Institucionales: Funcionario institucional destacado en la Unidad de Proveeduría Institucional, el cual tendrá como responsabilidad la administración de los bienes tanto en el Sistema Informático del Ministerio de Hacienda como en el Sistema de Administración Financiero-Contable interno que soporta el registro en los Estados Financieros de la CNE.

c. Almacén Institucional: Espacio físico donde se efectuará la recepción de los bienes, como resultado de los procesos de contratación administrativa, o bien en virtud de donaciones que se efectúen en su favor, o por cuenta de terceros, manteniéndolos en custodia hasta su traspaso a las unidades solicitantes. Adicionalmente se almacenarán materiales y suministros de uso común, diario y ordinario para la atención de las activades diarias de la CNE.

d. Bienes patrimoniales: Son los activos que adquiera la CNE que tiene un valor económico, ya sea por compra, donación, aporte en convenios de cooperación o por cuenta de terceros, catalogados como bienes duraderos, que se deben registrar, plaquear y valorar de acuerdo con el precio que corresponda según las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional y que conforman el patrimonio de la Institución.

e. Bienes no patrimoniales: Son los materiales y suministros que posee la CNE para ser utilizados en labores de oficina, aseo, limpieza; así como para la ejecución de actividades que le corresponde desarrollar en el ejercicio de sus competencias.

f. Bodegas de Emergencia: Son espacios físicos que se ubican a lo largo del territorio nacional, siendo identificadas como Bodega Central la ubicada en Pavas, Bodegas Regionales ubicadas en las diferentes regiones administrativas del país, Bodegas Municipales a cargo de los CME en convenio con la CNE, y las Locales que son instalaciones propias de los Comités Municipales. Cabe indicar que se encuentran a cargo de la Unidad de Gestión de Operaciones de la CNE, con total independencia de la Unidad de Proveeduría Institucional, donde se reciben, custodian, controlan, protegen y distribuyen los equipos, mobiliario, materiales y suministros que la institución requiere para la debida atención de emergencias declaradas y no declaradas.

g. CNE: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

h. Funcionario encargado de la custodia: Se entiende como todo aquel funcionario institucional, al que de forma escrita se le asignan una serie de bienes adquiridos y/o donados a la CNE y son confiados para la realización de su trabajo, ya sea ordinario o extraordinario.

i. Instalaciones: Corresponde a todas las instalaciones físicas conexas a la infraestructura principal (Almacén Institucional o Bodegas de Emergencia, sean estas, zonas verdes, casetas de seguridad, parqueos, áreas de descanso, entre otras.)

j. Plaquear: Se entiende como la acción de colocar una etiqueta de alta seguridad (física o electrónica) a los bienes ingresados al Almacén Institucional para registro e identificación dentro un determinado inventario, que permite fácilmente su ubicación.

k. RAOS: Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la Comisión Nacional de Prevención de Riegos y Atención de Emergencias.

l. Sistemas Informáticos: Sistema informático definido por la Unidad de Tecnologías de Información que se utilizará en el Almacén Institucional, así como en las Bodegas de Emergencia Central y Regionales, para el debido control de los movimientos de bienes, materiales y suministros.

Almacén Institucional Ingreso, registro, almacenamiento, custodia, uso, asignación y traslado

Dicha unidad deberá gestionar los trámites necesarios anuales para dotar a todas las unidades de la institución de los insumos necesarios para atender la gestión de las oficinas e instalaciones a lo interno de la CNE.

La Unidad de Proveeduría Institucional coordinará con la Unidad de Recursos Financieros, la implementación de controles de inventarios, reportando mensualmente a dicha Unidad, los útiles, materiales de oficina, de aseo y limpieza que se han consumido durante el período, a efecto de que se puedan registrar los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia.

Es responsabilidad de la Unidad de Proveeduría Institucional, la asignación de recursos para el mantenimiento, reparación, repuestos de los bienes depreciables y/o amortizables que se encuentran bajo su administración y coordinar con la Unidad de Tecnologías de Información la adquisición de sistemas automatizados de vigilancia remota y control de inventarios, que puedan mejorar aquellas actividades de entradas y salidas de personas y de bienes a las instalaciones.

La Unidad de Proveeduría deberá coordinar con el Proceso de Salud Ocupacional de la Unidad de Desarrollo Humano, los procesos que permitan garantizar en todo momento que el manejo de los bienes bajo la administración mantiene condiciones especiales de almacenamiento y seguridad, reduciendo y controlando el riesgo de vencimientos, niveles inapropiados de toxicidad, derrame de componentes químicos, posibles daños y problemas a la salud de las personas funcionarias. Además, en el proceso de almacenamiento y uso, deberá garantizar que los mismos cumplan con elementos de protección al medio ambiente.

Adicionalmente, le corresponde el manejo de las donaciones, traslados, conservación y control de placas, desechos, pérdidas, robo, así como la determinación de requerimientos institucionales, observando para ello las políticas, directrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus superiores jerárquicos, así como la Dirección General de la Contabilidad Nacional.

La Unidad Solicitante deberá comparar las especificaciones técnicas contra la orden de pedido o contrato, notificación de pedido respectiva, tramitada previamente por la Proveeduría Institucional.

Para cada ingreso o salida se genera un reporte en estricto orden consecutivo, utilizando la boleta de solicitud de artículos debidamente aprobado por la jefatura respectiva.

El administrador del contrato deberá indicar el nombre de la persona funcionaria que se le asignará el bien para su uso y custodia. Luego de notificado el plaqueo, se debe retirar el activo en un plazo que no exceda los ocho días hábiles.

Almacén Institucional Administración de inventarios

En el transcurso de los primeros cinco días naturales del mes siguiente, la persona Encargada del Almacén, enviará un reporte a la Unidad de Servicios Generales, indicándole las variaciones del costo de inventario sufrido durante el mes, con el fin de que se mantengan actualizados los seguros de la mercadería.

La Unidad de Proveeduría Institucional deberá coordinar con la Unidad de Recursos Financieros la implementación de controles de inventarios, así como la realización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los auxiliares de los distintos sistemas administrativo-financieros de que se dispone.

Lo anterior, a efecto de que se pueda registrar y evaluar de manera confiable y oportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de Contabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia. La anterior disposición, sin menoscabo del cumplimiento de las demás normas de control que se regulan en el presente reglamento.

Esto independientemente de las revisiones que realice la Contabilidad, Auditoría Interna u otra entidad debidamente acreditada para ello.

No obstante, la Auditoría Interna, Auditoría Externa, Contraloría General de la República, Contabilidad u otra instancia autorizada podrán efectuar cuando lo estimen convenientes inventarios físicos para comprobar su exactitud con el teórico correspondiente ya sea por determinado ítem o por todos.

Una copia del informe de toma física debe ser remitido a la Dirección de Gestión Administrativa para su control.

Sin embargo, será obligación del Encargado del Almacén Institucional, investigar cualquier diferencia resultante a efecto de aclarar la totalidad de estas.

Si después de las investigaciones persisten las diferencias y no son debidamente justificadas, deberán ser registradas contablemente, previa autorización de la persona Encargada del Almacén Institucional, cuando sea menor al 1% del inventario total y del Director de Gestión Administrativa cuando sea igual o menor al 2%.

De existir faltantes superiores a ese porcentaje será necesario elevar el informe correspondiente a la Administración Superior, utilizando los mecanismos establecidos en el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (RAOS), con el fin de instaurar un procedimiento administrativo para la o las personas responsables de las diferencias en las existencias físicas; y su proceso de cobro todo conforme a la normativa vigente para determinar la verdad real de los hechos. Igualmente se aplicará lo mismo cuando exista reiteración de faltantes injustificadas en los faltantes de inventario, aunque sea en porcentajes inferiores al 2% durante un mismo período anual.

En dicha circular deberá informarse las fechas de la toma de inventarios físicos, indicando que durante ese periodo no se realizarán recepciones de suministros a proveedores ni entrega a las unidades salvo situaciones debidamente calificadas.

Bodegas de emergencia Recepción, ingreso, registro, control, custodia y abastecimiento de mercancía, solicitud y despacho de mercancía

La Unidad de Gestión de Operaciones será la responsable de gestionar los procesos de contratación que se requieran para garantizar el abastecimiento y equipamiento que se indica en este artículo. En lo relacionado a equipos de cómputo, sistemas informáticos y vigilancia deberá coordinar con la Unidad de Tecnologías de Información la compra correspondiente.

Será responsabilidad de esa unidad administrativa la gestión oportuna de los recursos presupuestarios anuales para la compra de bienes necesarios para sus gastos de operación.

La Unidad de Gestión de Operaciones deberá coordinar con la Unidad de Recursos Financieros la implementación de controles de inventarios, así como la realización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los auxiliares de los distintos sistemas administrativo-financieros de que se dispone.

Lo anterior, a efecto de que se pueda registrar y valuar de manera fiable y oportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de Contabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia. La anterior disposición, sin menoscabo del cumplimiento de las demás normas de control que se regulan en el presente reglamento.

Es responsabilidad de la Jefatura de la Unidad de Gestión de Operaciones coordinar con la Unidad de Servicios Generales, lo relacionado a los requerimientos necesarios para la asignación de recursos para el mantenimiento, reparación, repuestos de los bienes depreciables y/o amortizables que se encuentran bajo su inventario. Se incluye dentro de la disposición anterior, la responsabilidad de asignar recursos presupuestarios anuales para la adecuada operación de las instalaciones, tales como: Seguridad y Vigilancia, Limpieza interna y externa de Instalaciones, Limpieza de Zonas Verdes, Control de Plagas y Fumigación, Servicios Públicos, etc.

Se incluye, además, la coordinación con la Unidad de Tecnologías de Información la adquisición de sistemas automatizados de control de inventarios, que puedan mejorar aquellas actividades de entradas y salidas de bienes, materiales y suministros.

La Unidad de Gestión de Operaciones deberá coordinar con el Proceso de Salud Ocupacional de la Unidad de Desarrollo Humano, los procesos que permitan garantizar en todo momento que el manejo de los bienes materiales y suministros bajo la administración mantiene condiciones especiales de almacenamiento y seguridad, reduciendo y controlando el riesgo de vencimientos, niveles inapropiados de toxicidad, derrame de componentes químicos, posibles daños y problemas a la salud de las personas funcionarias. Además, en el proceso de almacenamiento y uso, deberá garantizar que los mismos cumplan con elementos de protección al medio ambiente.

En el caso de las Bodegas Regionales. Le corresponde a la persona Coordinadora del Proceso de Logística de la Unidad de Gestión de Operaciones, todo lo relativo al abastecimiento a los Bodegas Municipales y Locales, siempre en previa comunicación con la Jefatura u oficial de enlace, para garantizar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos de dotación de compras, manejo de inventarios, mantenimiento, repuestos, servicios, vigilancia, seguridad, seguros, riesgos labores y protección contra eventuales pérdidas o daños que requieran estas Bodegas.

Adicionalmente, le corresponde el manejo de las donaciones, traslados, conservación y control de plagas, desechos, pérdidas, robo, así como la determinación de requerimientos institucionales, observando para ello las políticas, directrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus superiores jerárquicos.

Se deberá indicar al proveedor el plazo para la nueva recepción.

En el transcurso de los primeros cinco días naturales del mes siguiente, la persona funcionaria encargada del Proceso de Logística enviará un reporte a la Unidad de Servicios Generales, indicándole las variaciones del costo de inventario sufrido durante el mes, con el fin de que se mantenga actualizados los seguros de la mercadería.

Lo anterior, a efecto de que se pueda registrar y evaluar de manera confiable y oportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de Contabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia. La anterior disposición, sin menoscabo del cumplimiento de las demás normas de control que se regulan en el presente reglamento.

Esto independientemente de las revisiones que realice la Contabilidad, Auditoría Interna u otra entidad debidamente acreditada para ello.

Bodegas de emergencia Administración de inventarios

Una copia del informe de toma física debe ser remitido a la Dirección de Gestión Administrativa para su control.

No obstante, la Auditoría Interna, Auditoría Externa, Contraloría General de la República, Contabilidad u otra instancia autorizada podrán efectuar cuando lo estimen conveniente inventarios físicos para comprobar su exactitud con el teórico correspondiente ya sea por determinado ítem o por todos.

Sin embargo, será obligación del Encargado de Bodega de Emergencias tanto Central como Regionales, investigar cualquier diferencia resultante a efecto de aclarar la totalidad de estas.

Si después de las investigaciones persisten las diferencias y no son debidamente justificadas, deberán ser registradas contablemente, previa autorización de la persona Encargada del Proceso de Logística, cuando sea menor al 1% del inventario total y del Jefe de la Unidad de Gestión de Operaciones cuando sea igual o menor al 2%.

De existir faltantes superiores a ese porcentaje será necesario elevar el informe correspondiente a la Administración Superior, utilizando los mecanismos establecidos en el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (RAOS), con el fin de instaurar un procedimiento administrativo para la o las personas responsables de las diferencias en las existencias físicas; y su proceso de cobro todo conforme a la normativa vigente para determinar la verdad real de los hechos. Igualmente se aplicará lo mismo cuando exista reiteración de faltantes injustificadas en los faltantes de inventario, aunque sea en porcentajes inferiores al 2% durante un mismo período anual.

En dicha circular deberá informarse las fechas de la toma de inventarios físicos, indicando que durante ese periodo no se realizarán a las Unidades Administrativas recepciones de suministros a proveedores ni entrega a los Comités de Emergencia, salvo situaciones debidamente calificadas.

Bodegas de emergencia Transferencias de insumos entre bodegas

En todos los documentos se debe consignar el recibido de conformidad de la persona autorizada en cada etapa.

El cual debe ser entregado a la persona encargada del proceso de Logística.

Bodegas de emergencia Control de inventarios en custodia de otras empresas o instituciones

Generalidades Recurso humano y aseguramiento de bienes institucionales

Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva en coordinación con la Dirección de Gestión del Riesgo y la Unidad de Desarrollo Humano, asignar el personal que se requiera para la administración de las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales, de manera tal que dichas instalaciones puedan disponer de personal bajo un esquema transversal que facilite el control y operación de las mismas.

Prohibiciones

El incumplimiento a este artículo será considerado como una falta grave a los deberes, aplicándose las sanciones que correspondan en el RAOS.

El incumplimiento a este artículo será considerado como una falta grave a los deberes, aplicándose las sanciones que correspondan en el RAOS.

El incumplimiento a este artículo será considerado como una falta grave a los deberes, aplicándose las sanciones que correspondan en el RAOS.

Es prohibido el uso de dichos bienes y existencias para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público o al objetivo de la institución.

En todos los casos se deben observar y cumplir las autorizaciones dadas por convenios especiales o disposiciones vigentes emitidas por la Presidencia, Dirección Ejecutiva o la Junta Directiva.

derogatoria y vigencia

Acuerdo aprobado.