Duties of Judges in the Sustainability ModelDeberes de las juezas y jueces en el Modelo de Sostenibilidad

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 19 Reiteration of Circular No. 230-2020 "Duties of judges in the Sustainability Model in judicial offices and courts" CIRCULAR No. 19-2024 Subject: Reiteration of Circular No. 230-2020 "Duties of judges in the Sustainability Model in judicial offices and courts." TO ALL JUDICIAL COURTS OF THE COUNTRY, BE IT KNOWN THAT:

The Superior Council, in session No. 03-2024 held on January 16, 2024, article LXVIII, at the request of the Planning Directorate, agreed to reiterate circular No. 230-2020 called Duties of judges in the Sustainability Model in judicial offices and courts, which is transcribed below:

"[...]

On February 12, the Planning Directorate sent to the Superior Council the report related to the improvement proposals, in the application of the current Monitoring and Sustainability Model in judicial offices and courts; report No. 217-PLA-2020.

In said proposal, an expansion to the Sustainability Model approved by the Superior Council in session 107-16 held on November 29, 2016, article XLIX, is established, in which report 1981PLA-2016 was approved, regarding the Sustainability Model of Judicial Office Redesign Projects and the result of the monitoring carried out in the Judicial Circuit of San Carlos, which among other things approved:

"a.) Each time a redesign project is completed in a judicial circuit, an ordinary and permanent position will be provided to the corresponding Regional Administration for a Professional 2 position, with the narrow class of Industrial Engineering. That position will report administratively to the respective Regional Administration and functionally to the Planning Directorate. In compliance with this provision, the provision of an ordinary and permanent Professional 2 (Industrial Engineering) position to the Second Judicial Circuit of Alajuela and an ordinary and permanent Professional 2 (Industrial Engineering) position to the Judicial Circuit of Cartago is approved. Those positions will report administratively to the Regional Administration of the respective Judicial Circuit and functionally to the Planning Directorate. (.) g.) Within the framework of the labor and civil reform projects, in coordination with the Executive Directorate and the Services Comptrollership, the Planning Directorate will provide training on the Sustainability Model of Redesign Projects to the Heads of Regional Administrations and Regional Comptrollers." In extraordinary session 34-18 (2019 budget), article III, report 32-PLA-MI-2018 was approved, in which the replication of the Sustainability Model for the Judicial Circuit of Heredia and the First Judicial Circuit of Guanacaste was considered, with the provision of two Professional 2 positions stationed in the zones, under the same conditions as the positions located in San Carlos and Cartago.

Thus, during 2019, the institution had four positions that have helped consolidate the sustainability model, and for 2020, said model was expanded to the Judicial Circuits of Alajuela, and the reclassification of an Administrative Assistant position to Professional 2 was approved, which will be stationed in the First Judicial Circuit of the Southern Zone, in compliance with the provisions of the Institutional Strategic Plan 2019-2024, approved by the Full Court in session 56-18, article XXIII, where it was adopted as a goal of the strategic theme of Optimization and Innovation of Judicial Services, that by "the end of 2024, the sustainability model will have been expanded to 7 Judicial Circuits based on the model established by the Planning Directorate in the Judicial Circuits of Cartago and San Carlos".

In addition to completing and consolidating this strategic goal, it is established within the model expansion proposal to generate coordination with regional administrations and other institutional professional resources, to promote greater coverage under the functional direction and methodological guidance of the Planning Directorate.

As part of the reconsideration of the proposed sustainability model, it is considered an important necessity that the Statistics Sub-process have active participation and prioritize the work of control and analysis of management indicators with the central objective of verifying the quality of the information, as well as the timely generation of statistical information, on which the monitoring of judicial offices and courts will be carried out by the different administrative bodies and/or jurisdictional commissions; all of the above, while the automation of the indicator tool by the Information Technology Directorate is achieved.

It is important to emphasize that for the proper functioning of the sustainability model being implemented in the judicial courts, the involvement and active participation of the judges of the different courts is also necessary, as those responsible for providing adequate follow-up and supervision of the tasks delegated to the improvement teams, as well as the remedial plans that are implemented and the correct reading of the reality of the court, which is clearly reflected in the management indicators that this Directorate implements.

In the "Regulation for the Organization and Functioning of the Councils of Judges of the Republic", approved by the Full Court in session No. 52-2013 of December 16, 2013, the competencies of that body are clearly indicated in article five, finding in subsections three and eight, aspects related to the responsibility that judges have in the comprehensive management of the court and the delays that may arise in its operation.

In this regard, subsection three of said article mentions:

"3. Execute the mechanisms for the distribution of workloads.

When any delay in the performance of the Court is detected, it shall adopt the corresponding measures." Note that this is closely related to the sustainability model of the redesigned courts, which involves the participation of different actors within the process, who have clearly defined functions, including the courts and judicial offices.

Within the responsibilities of the court defined in the Sustainability Model are:

| --- | --- | | Redesigned courts and judicial offices | | | I. | Prepare and analyze the monthly reports of the management indicators during the first fifteen days of each month. | | II. | Ensure the application of the continuous improvement process, which involves: the analysis of management indicators, identification of causes, and follow-up meetings with the Process Improvement Team and/or with court staff. | | III. | Define remedial plans, based on the results of the indicator analysis. | | IV. | Implement, coordinate, and provide follow-up to the defined remedial plans. | | V. | Consider incorporating into the improvement process of the judicial office or court, the recommendations issued by the Services Comptrollership. | | VI. | Send the meeting minutes, management indicators, and remedial plans to the corresponding Regional Administration during the third week of each month. | | VII. | Update the boards implemented with the management indicators on a monthly basis and ensure they are in a visible location. | | VIII. | The results obtained from the analysis of management indicators, as well as what is defined in the remedial plans, may be used as inputs for the formulation of the Annual Operating Plan (Plan Anual Operativo, PAO) and the Institutional Risk Management System (Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, SEVRI). | Although compliance with these responsibilities is carried out through the establishment of improvement teams in each of the judicial courts, the Council of Judges is not exempt from being responsible for the comprehensive management of the court under its charge and the proper fulfillment of the tasks of these improvement teams, since supervision and control are tasks corresponding to that body, with the purpose of seeking continuous improvement of management, establishing adequate control mechanisms over performance and use of available resources, and guaranteeing adequate public service to the user.

Thus, to guarantee the continuous improvement process, the involvement and participation of judges in full knowledge of what happens in their court and of the improvements proposed to correct possible weaknesses or deviations from the process and the results or impacts of adopting such measures is necessary.

On the other hand, the same article of the cited regulation, in its subsection 8, states:

"Be informed of the bimonthly work report presented by the Coordinator, in order to evaluate the achievement of objectives, compliance with the goals set in the work plan, and adopt the corresponding measures to improve the service." The preceding subsection makes explicit reference to the tasks of supervision and follow-up, which are closely linked to continuous improvement, whose focus seeks to improve operational processes, based essentially on the need to continuously review operations, in order to detect possible deviations or problems in the process, seek the reduction of operation times, the rationalization of available resources, and other factors that together allow the optimization of management comprehensively.

Being associated with a work methodology that is directly linked to the process, this continuous improvement activity provides a permanent vision of how the various tasks are being carried out; it allows for measurement and feedback on process performance, thus generating improvement opportunities and more efficient performances and facilitating self-management processes for the courts themselves.

On the other hand, in addition to the responsibilities assigned to the Council of Judges in the "Regulation for the Organization and Functioning of the Councils of Judges of the Republic", the Organic Law of the Judiciary also assigns responsibilities to the Coordinating Judge in aspects related to court management. Thus, article three of said law textually states:

".The coordinator will distribute the workload, applying the criteria previously set by the judges and always seeking the greatest equity. When they cannot agree, the Superior Council of the Judiciary or the Supreme Court of Justice, as appropriate, will set the rules." Furthermore, article 196, subsection 2, states:

"2.- The coordinator, in collegiate bodies, or the head of the court shall be responsible, jointly with the processing judge or whoever performs their functions, for any processing delay, unless they demonstrate that the fault cannot be attributed to them. In the case of judgments or other rulings, the servant assigned the drafting shall be responsible." Note that in this normative body, management and work distribution responsibilities are also assigned, as well as supervision and control tasks, which are what ultimately enable verification regarding compliance with objectives, measurement and quantification of results, detection of deviations between what was planned and what was executed, and the application of corrective measures that ultimately impact the service provided." Publish once in the Judicial Bulletin (Boletín Judicial).

San José, January 26, 2024.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 19 Reiteración de la Circular N° 230-2020 "Deberes de las juezas y jueces en el Modelo de Sostenibilidad en las oficinas y despachos judiciales" CIRCULAR N° 19-2024 Asunto: Reiteración de la Circular N° 230-2020 "Deberes de las juezas y jueces en el Modelo de Sostenibilidad en las oficinas y despachos judiciales." A TODAS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS, SE LES HACE SABER QUE:

El Consejo Superior, en sesión N° 03-2024 celebrada el 16 de enero del 2024, artículo LXVIII, a solicitud de la Dirección de Planificación, acordó reiterar la circular N° 230-2020 denominada Deberes de las juezas y jueces en el Modelo de Sostenibilidad en las oficinas y despachos judiciales, que seguidamente se transcribe:

"[...]

El pasado 12 de febrero, la Dirección de Planificación remitió al Consejo Superior, el informe relacionado con las propuestas de mejora, en la aplicación del actual Modelo de Seguimiento y Sostenibilidad en las oficinas y despachos judiciales; informe N°217-PLA-2020.

En dicha propuesta, se establece una ampliación al Modelo de Sostenibilidad aprobado por Consejo Superior en la sesión 107-16 celebrada el 29 de noviembre de 2016, artículo XLIX, en el cual se aprobó el informe 1981PLA-2016, sobre el Modelo de Sostenibilidad de los Proyectos de Rediseño de oficinas judiciales y el resultado del seguimiento realizado al Circuito Judicial de San Carlos, que entre otras cosas aprobó:

"a.) Cada vez que concluya un proyecto de rediseño en un circuito judicial, se dotará con una plaza ordinaria y permanente a la Administración Regional correspondiente a una plaza de Profesional 2, con clase angosta de Ingeniería Industrial. Esa plaza se reportará administrativamente a la Administración Regional respectiva y funcionalmente a la Dirección de Planificación. Atendiendo esta disposición, se aprueba la dotación de una plaza ordinaria y permanente de Profesional 2 (Ingeniería Industrial) al Segundo Circuito Judicial de Alajuela y una plaza ordinaria y permanente de Profesional 2 (Ingeniería Industrial) al Circuito Judicial de Cartago. Esas plazas se reportarán administrativamente a la Administración Regional del Circuito Judicial respectivo y funcionalmente a la Dirección de Planificación. (.) g.) Dentro del marco de los proyectos de reforma laboral y civil, en coordinación con la Dirección Ejecutiva y la Contraloría de Servicios, la Dirección de Planificación brindará una capacitación sobre el Modelo de Sostenibilidad de los Proyectos de Rediseño a las Jefaturas de las Administraciones Regionales y Contraloras y Contralores Regionales.".

En la sesión extraordinaria 34-18 (presupuesto 2019), artículo III, se aprobó el informe 32-PLA-MI-2018, en la que se consideró la réplica del Modelo de Sostenibilidad para el Circuito Judicial de Heredia y el Primer Circuito Judicial de Guanacaste, con la dotación de dos plazas de Profesional 2 destacadas en las zonas, bajo las mismas condiciones de las plazas situadas en San Carlos y Cartago.

De esta forma durante el 2019 la institución contó con cuatro plazas que han ayudado a consolidar el modelo de sostenibilidad y para el 2020, se amplió dicho modelo a los Circuitos Judiciales de Alajuela y se aprobó la recalificación de una plaza de Auxiliar Administrativo a Profesional 2, la cual se destacará en el Primer Circuito Judicial de la Zona Sur, en cumplimiento de lo establecido en el Plan Estratégico Institucional 2019-2024, aprobado por Corte Plena en la sesión 56-18, artículo XXIII, donde se adoptó como una meta del tema estratégico de Optimización e Innovación de los Servicios Judiciales, que al "finalizar 2024 se haya ampliado el modelo de sostenibilidad a 7 Circuitos Judiciales a partir del modelo establecido por la Dirección de Planificación en los Circuitos Judiciales de Cartago y San Carlos".

Además de completar y consolidar esta meta estratégica, se establece dentro de la propuesta de ampliación del modelo, generar coordinaciones con administraciones regionales y otros recursos profesionales institucionales, para impulsar una mayor cobertura bajo la dirección funcional y guía metodológica de la Dirección de Planificación.

Como parte del replanteamiento al modelo de sostenibilidad que se propone, se considera como una necesidad importante, que el Subproceso de Estadística tenga una participación activa y priorice la labor de control y análisis de los indicadores de gestión con el objetivo central de verificar la calidad de la información, así como la generación oportuna de la información estadística, sobre la cual se dará el seguimiento a las oficinas y despachos judiciales por parte de los distintos órganos administrativos y/o comisiones jurisdiccionales; todo lo anterior, mientras se logra la automatización de la herramienta de indicadores por parte de la Dirección de Informática.

Es importante destacar, que para la adecuada marcha del modelo de sostenibilidad que se implementa en los despachos judiciales, es necesario además, el involucramiento y la participación activa de los jueces y juezas de los distintos despachos, como responsables de dar un adecuado seguimiento y supervisión de las tareas que se delegan a los equipos de mejora, así como de los planes remediales que se implementan y de la correcta lectura sobre la realidad del despacho, la cual se refleja claramente en los indicadores de gestión que esta Dirección implementa.

En el "Reglamento de Organización y funcionamiento de los Consejos de Jueces y Juezas de la República", aprobado por la Corte Plena en la sesión N° 52-2013 del 16 de diciembre de 2013, se señalan en el artículo cinco, claramente las competencias de ese órgano, encontrándose en los incisos tres y ocho, aspectos relativos a la responsabilidad que tienen los jueces, en la gestión integral del despacho y los atrasos que puedan presentarse en su funcionamiento.

Al respecto, el inciso tres de dicho artículo menciona:

"3. Ejecutar los mecanismos para la distribución de las cargas de trabajo.

Cuando se detecte algún atraso en el rendimiento del Despacho, adoptará las medidas que corresponda.".

Nótese que esto guarda una estrecha relación con el modelo de sostenibilidad de los despachos rediseñados, el cual cuenta con la participación de distintos actores dentro del proceso, que tienen delimitadas claramente sus funciones y dentro de los que se encuentra los despachos y oficinas judiciales.

Dentro de las responsabilidades del despacho definidas en el Modelo de Sostenibilidad se encuentran:

Despachos y oficinas judiciales rediseñados

I. Preparar y analizar los informes mensuales de los indicadores de gestión durante los primeros quince días de cada mes

II.Asegurar la aplicación del proceso de mejora continua, que involucra: el análisis de los indicadores de gestión, identificación de causas y reuniones de seguimiento con el Equipo de Mejora de Procesos y/o con el personal del despacho.

III. Definir planes remediales, según los resultados del análisis de los indicadores

IV. Implementar, coordinar y brindar seguimiento a los planes remediales definidos

V.Considerar la incorporación dentro del proceso de mejora de la oficina o despacho judicial, las recomendaciones emitidas por la Contraloría de Servicios.

VI.Remitir las actas de reunión, los indicadores de gestión, y planes remediales a la Administración Regional correspondiente durante la tercera semana de cada mes.

VII.Actualizar las pizarras implementadas con los indicadores de gestión de manera mensual y asegurar que se encuentren en un lugar visible.

VIII.Los resultados obtenidos producto del análisis de los indicadores de gestión, así como lo definido en los planes remediales; podrían ser utilizados como insumos para la formulación del PAO y SEVRI.

Si bien, el cumplimiento de esas responsabilidades se realiza mediante la instauración de los equipos de mejora en cada uno de los despachos judiciales, no se exime al Consejo de Jueces de responder por la gestión integral del despacho a su cargo, y el adecuado cumpliento de las labores de estos equipos de mejora, pues la supervisión y el control, son tareas que le corresponden a ese órgano, con la finalidad de buscar una mejora continua de la gestión, establecer adecuados mecanismos de control sobre el desempeño y utilización de los recursos disponibles y garantizar un adecuado servicio público al usuario.

Así las cosas, para garantizar el proceso de mejora continua, es necesario el involucramiento y participación de los jueces en el conocimiento pleno de lo que ocurre en su despacho y de las mejoras que se proponen para subsanar posibles debilidades o desviaciones del proceso y los resultados o impactos de adoptar dichas medidas.

Por otra parte, el mismo artículo del reglamento citado, en su inciso 8 señala:

"Conocer el informe bimensual de labores que presenta el Coordinador o Coordinadora, a fin de evaluar el logro de los objetivos, el cumplimiento de las metas previstas en el plan de trabajo, y adoptar las medidas que corresponda, para mejorar el servicio.".

El inciso anterior, hace referencia explícita a las labores de supervisión y seguimiento, las cuales están estrechamente vinculadas con la mejora continua, cuyo enfoque busca mejorar los procesos operativos, basado esencialmente, en la necesidad de revisar continuamente las operaciones, a fin de detectar posibles desviaciones o problemas en el proceso, buscar la reducción de los tiempos de operación, la racionalización de los recursos disponibles, y otros factores que en conjunto, permiten la optimización de la gestión en forma integral.

Al estar asociada con una metodología de trabajo que se vincula directamente con el proceso, esta actividad de mejora continua proporciona una visión permanente de la forma en que se están llevando a cabo las diversas tareas; permite la medición y retroalimentación sobre el rendimiento del proceso, generándose así, oportunidades de mejora y rendimientos más eficientes y facilitando a los mismos despachos, los procesos de autogestión.

Por otra parte, además de las responsabilidades asignadas al Consejo de Jueces en el "Reglamento de Organización y funcionamiento de los Consejos de Jueces y Juezas de la República", la Ley Orgánica del Poder Judicial, también le asigna responsabilidades al Juez coordinador, en aspectos relativos a la gestión del despacho. Así, el artículo tres de dicha ley indica textualmente:

".El coordinador distribuirá la carga de trabajo, aplicando los criterios que hayan fijado los jueces con anterioridad y buscando siempre la mayor equidad. Cuando no se pongan de acuerdo, el Consejo Superior del Poder Judicial o la Corte Suprema de Justicia, según corresponda, fijará las reglas.".

Señala además, el artículo 196, inciso 2:

"2.- El coordinador, en los órganos colegiados, o el jefe del despacho serán responsables, conjuntamente con el juez tramitador o quien cumpla sus funciones, por cualquier atraso de tramitación, salvo que demuestren que la falta no puede imputárseles. En caso de sentencias u otros proveídos, lo será el servidor a quien se asignó la redacción.".

Nótese, que también en este cuerpo normativo, se asignan responsabilidades de gestión y destribución del trabajo, así como labores de supervisión y control, que son las que finalmente posibilitan la verificación en cuanto al cumplimiento de los objetivos, la medición y cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones entre lo planeado y lo ejecutado y la aplicación de las medidas correctivas que finalmente impacten el servicio que se brinda." Publíquese una vez en el Boletín Judicial.

San José, 26 de enero de 2024.