Regulation for the Organization and Operation of Regional, Municipal, District, and Community Emergency CommitteesReglamento para la organización y funcionamiento de los comités regionales, municipales, distritales y comunales de emergencia

For the application of this Regulation, the following definitions, in addition to those established in article 4º of the Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo No. 8488, shall be taken into account:

• a)Alert: A state of vigilance or attention based on warning signs, regarding consummated events or probable scenarios that may lead to an emergency situation.

Such a state allows the application of predefined procedures for monitoring the generating phenomenon, increasing vigilance at danger sites, intensifying precautionary measures, and the gradual and scalable activation of authorities and the population, according to the evolution of events.

• b)Emergency Response (Atención de Emergencia): The set of immediate actions upon the occurrence of an emergency (an event) aimed at controlling the situation, to safeguard works and lives, prevent further damage, and stabilize the area of the region directly impacted by the emergency. These actions may be executed under non-declared emergency conditions, under the ordinary regime of public action, and under emergency state conditions, which entail a state of exception to the operation of the State.
• c)Regional Emergency Operations Coordination Center (Centro Coordinador de Operaciones de Emergencia Regional, CCO-R): It is the form of organization adopted by regional Emergency committees to make decisions and direct operations in the event of emergency situations; it brings together first-response institutions and institutions, public or private, belonging to the committee and is regulated by provisions of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• d)Emergency Operations Center (Centro de Operaciones de Emergencia, COE): It is the permanent coordination body, attached to the Commission; it brings together at the national level all public institutions and non-governmental organizations working in the emergency first-response phase. Its responsibility is to prepare and execute, through pre-established procedures, coordinated first-response tasks for emergency situations.

This Center is composed of representatives designated by the highest authority of each institution, holding at least director-level positions. The coordination of the COE is exercised by a Commission official with a position equal to that of the other representatives. The organizational scheme of the COE is the same one under which the regional emergency committees must operate for the administration of emergency operations.

• e)CNE: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, a maximum deconcentration body attached to the Presidency of the Republic, which acts as the governing entity regarding risk prevention and preparedness for emergency situations, and which, by mandate of the Law, is also responsible for the coordination, direction, and control of the response to emergencies declared as such by the Executive Branch. For the purposes of this regulation, it will also be identified by the acronym CNE.
• f)Community: It is a human collectivity inhabiting a specific geographical space, constantly influenced by social and environmental phenomena that constitute a common reality and shape an identity, a sense of belonging, and common interests, while also possessing internal diversity of living conditions and expectations. The community also constitutes a system conditioned by a superior and geographically broader institutional system, formally regulated by public institutions, including the local government. In the case of Costa Rica, the community may be equal to or smaller than the administrative political level of district and larger than or equal to a settlement.
• g)Municipal District Council (Concejo Municipal de Distrito): In those districts too far removed from the center of the canton, such as islands or mountainous areas, the Municipal District Councils are elected, which perform decentralized and autonomous administrative tasks. These Municipal District Councils are directed by an Intendant, who acts almost as a mayor, and by the Municipal District Council, which behaves like a Municipal Council and consists of the district trustee and the four council members, just like any District Council.
• h)Risk Management Directorate (Dirección de Gestión de Riesgo, DGR): The body of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias responsible for planning the development of the National Risk Management System (Sistema Nacional de Gestión de Riesgo), comprehensively evaluating the substantive results, and promoting inter-institutional and local articulation for the implementation and execution of actions in risk management. Its functions include the coordination of the COE and it acts as the hierarchical superior of the Operations Management Unit (Unidad de Gestión de Operaciones).
• i)Regional Division. - Regional Division of the Territory of Costa Rica, for the purposes of research and planning of socioeconomic development, regulated in article 1 of executive decree No. 16068-MIDEPLAN of March 26, 1985, and its reforms.
• j)Unified Command (Mando Único): Direction and coordination over all activities executed in the areas affected by a disaster or public calamity at the time of the emergency, which is exercised exclusively by the Comisión Nacional de Prevención del Riesgo y Atención de Emergencias as the governing entity of the Sistema Nacional de Gestión del Riesgo.
• k)Liaison Officer (Oficial de Enlace): Official of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, designated by the Operations Management Unit and the Risk Management Directorate (Dirección de Gestión de Riesgo) as the institutional representative for the coordination of operational actions in emergency preparedness and response at the regional, municipal, and local levels through the articulation of the actions of various institutions.
• l)Command Post (Puesto de Mando, PM): It is the form of organization proximate to the emergency location, from which operations carried out by the different intervention groups in the field are directed and coordinated, based on orders emanating from a central level. The command post also serves as a link with support systems to provide information and mobilize the necessary resources for the success of the operations.
• m)Incident Command System (Sistema de Comando de Incidentes, SCI): It is a predefined organizational arrangement model that clearly and simply delineates responsibilities and role distribution for all intervening agents, provides for the use of resources for effective execution of the operation and optimal performance thereof, combining facilities, equipment, personnel, procedures, protocols, and communications, with the purpose of controlling the situation generated by an event, incident, or emergency operation.
• n)Preparedness and Response Subsystem (Subsistema de Preparativos y Respuesta): It is one of the axes of the Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, responsible for preparing and executing, through pre-established procedures, coordinated first-response tasks for emergency situations.

Through this subsystem, actors are organized and actions identified in the National Risk Management Plan in the area of Preparedness and Response management are articulated, to facilitate their conduction, execution, and evaluation. The Subsystem is coordinated by the COEN and is also composed of emergency committees, public and private bodies, programs, and related processes that operate independently from the other subsystems, as well as any other coordination body that the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias establishes, related to emergency response tasks.

• o)Operations Management Unit (Unidad de Gestión de Operaciones, UGO). Unit of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias responsible for the timely execution of institutional actions for emergency response.

FUNCTIONS OF THE COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS REGARDING EMERGENCY COMMITTEES

• a)Form the emergency committees at all territorial levels, according to the terms of this regulation. Form, through the accompaniment and validation of the official, the emergency committees at all territorial levels, according to the terms of this regulation.
• b)Establish regulations pertaining to the use of external signs established in the Graphic Identity Book (Brand Book) by the Emergency Committees, so that the institutional brand line established in the brand manual of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias is respected.
• c)Ensure the application of emergency response and rehabilitation procedures by the emergency committees, under criteria of efficiency, effectiveness, and transparency.
• d)Exercise administrative control over the resources available to the emergency committees, even when these are provided by bodies other than the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• e)Appoint responsible parties for the custody, use, and administration of all resources received by the emergency committees from the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. Such designation may be carried out temporarily by the authorities in charge of the assets of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias and will be permanently defined through the Liaison Officer.
• f)Exercise the unified command of operations carried out through the committees in the event of an emergency.
• g)Request information on the status of the situation for any emergency operation carried out by the committees, for which it will have pre-established procedures and formats.
• h)Activate the committees under alert procedures or due to exceptional situations that demand such activation as a precautionary measure.
• i)Intervene in the emergency committees in case of non-compliance with this regulation.
• j)Resolve in the first and second instance any conflict related to the formation of the emergency committees.
• k)Prepare, update, and disseminate the Procedures Manual of the Emergency Committees, through the UGO.
• l)Support the emergency committees in generating conditions and capabilities for the application of the Procedures Manual of the Emergency Committees.
• m)Maintain a permanent advisory program that includes the education and training of committee members, guided by the purposes and principles of the Law, as well as the purpose of this regulation, under the coordination of the UGO.
• n)Receive and process requests from the emergency committees through the UGO.
• o)In the event of an emergency, provide available information, technical advice, and logistical support necessary to achieve rapid control of the situation.
• p)Allocate supplies and equipment for humanitarian assistance, process, and approve requests for goods and services (known as credits).
• q)Provide support with the necessary resources for the proper operation of the regional and cantonal COEN and command posts.
• r)It is the responsibility of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, from the Operations Management Unit and the Risk Management Directorate, to assign the Liaison Officer to the coordination of the Regional Emergency Committee in charge of each of the established regions.

FORMATION, APPOINTMENT, AND OPERATION OF REGIONAL, MUNICIPAL, DISTRICT, AND COMMUNITY EMERGENCY COMMITTEES

The heads of the public bodies and entities indicated in article 3º, subsections a) and b), shall designate before the Risk Management Directorate of the CNE a representative with authority to join the regional and local level committees, to be appointed to them, in accordance with the provisions of this regulation. The participation of public officials in said committees must be considered part of their ordinary responsibilities, and therefore, the institutional representation before the committee is non-renounceable.

The representatives must be accredited before the CNE. The CNE, through the Operations Management Unit, must keep a registry and control of their membership.

The committees are organized to articulate the actors at the different territorial levels within the Sistema Nacional de Gestión del Riesgo. The formation, appointment, and recognition of Regional, Municipal, District, and Community Emergency Committees shall be an exclusive activity of the CNE. The CNE shall recognize the CCE that have been duly formed by the CME.

• a)The Regional and Municipal emergency committees shall be composed of representatives with the highest level of authority and decision-making capacity of the institution in the area of coverage of the committee, however, when there are express justifications from the head of the institution, there shall be a liaison from said institution, who will expeditiously convey the corresponding requirements to their institution. Their participation is mandatory, with their function on the emergency committee being part of their ordinary responsibilities; therefore, their participation is official and shall never be understood as personal in nature. It shall be the coordinator's function to integrate the representatives of the private sector, non-governmental organizations, and organized civil society into the committees, according to their level of geographical scope in the territories. For the integration of these committees, the following must be met:

i. The representatives and/or institutional liaisons shall be appointed by their immediate superiors according to the coordination level they are responsible for (Regional, Municipal, District). For these purposes, a designation letter must be issued to the CNE Liaison Officer, with the name of the principal and alternate representative, in accordance with the provisions of this regulation.

ii. The heads of public bodies and entities shall designate before the Risk Management Directorate of the CNE a principal and an alternate representative with authority to join the regional, Municipal, and District/intendency level committees, to be appointed to them, in accordance with the provisions of this regulation.

iii. When appointing an institutional representative at a lower hierarchical level to represent the head, it must be of an official nature and must be sent in writing through a letter stating that they will assume the responsibilities related to their competence and that they have decision-making power within the emergency committee, as well as over the disposition of resources of the public institution, with decision-making power on the emergency committee.

iv. In the case of the private sector, the appointment of the principal and alternate representative must be designated by their legal representative, choosing a person with decision-making power, through a note sent to the UGO. When there are business chambers or associations that group several companies, these shall be the ones to appoint the representation before the Emergency Committee.

v. Regarding organized civil society, they must be legally constituted and established in duly defined structures at their level of geographical scope, to define their participation at the respective coordination level (Regional, Municipal, District, and Community); they must appoint their representative before the UGO.

The CNE shall have the power, under the authorized person of the UGO, to issue the call for appointment when there is an omission by the respective Committee.

The CRE shall be composed of the regional directors or heads of public institutions and private and non-governmental representatives, with coverage at the regional level. The regions a) Under which the regional committees are organized shall be in accordance with the regionalization system provided by the Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, namely, Central Region, Chorotega Region, Huetar Caribe Region, Huetar Norte Region, Central Pacific Region, and Brunca Region.

The CNE, for operational purposes, subdivides the Central and Huetar Norte Regions as follows:

• a)The Central Region is subdivided into five Subregions:

i. San José Este: composed of the cantons Central, Vásquez de Coronado, Curridabat, Desamparados, Goicoechea, Montes de Oca, Moravia, and Tibás.

ii. San José Oeste: composed of the cantons Acosta, Alajuelita, Aserrí, Escazú, Mora, Puriscal, San Ana, and Turrubares.

iii. Alajuela: composed of the cantons: Central, including the districts San Miguel de Sarapiquí, Atenas, Grecia, Naranjo, Palmares, Poás, San Ramon, Sarchí, and Zarcero.

iv. Cartago: composed of the cantons Central, Alvarado, El Guarco, Jiménez, La Unión, Oreamuno, Paraíso, Turrialba, and the cantons of Tarrazú, Dota, and León Cortés of the Province of San José.

v. Heredia: composed of the cantons Central, Barva, Belén, Flores, Santa Bárbara, San Isidro, San Pablo, San Rafael, Santo Domingo, and Sarapiquí.

vi. In the Huetar Norte Region, the districts of San Miguel Sarapiquí of the Central Canton of Alajuela and Sarapiquí of the Canton of Heredia are excluded.

vii. The CNE, for operational reasons and span of control, may create other subregions in the country when circumstances warrant it, at the recommendation of the UGO.

The internal organization of the ordinary CRE shall consist of:

• a)A coordinator; the general coordination shall be exercised by the official of the CNE - UGO.
• b)Secretarial support.
• c)Operational Working Groups (Mesas de Trabajo Operativas). The Operational Working Groups shall be composed of the institutions / private companies / and cantonal Organizations represented in their area of coverage. Each group shall name a coordinator and a person in charge of information management. They shall be integrated with the following representation:

i. First Response. Basic integration of institutions: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, Bomberos, Cruz Roja. Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required: Policía de Migración, Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) / Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), or others.

ii. Health / Water and Sanitation. Basic integration of institutions: Ministerio de Salud, Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), and Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) / Servicio Nacional de Seguridad Animal (SENASA).

Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required.

iii. Productive and Environment. Basic integration of institutions: Instituto Nacional de Desarrollo Rural (INDER), Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Consejo Nacional de Producción (CNP), Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), Cámara de Comercio / Instituto Costarricense de Turismo (ICT) / Cámara de Turismo / Cámara de Industrias. Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required.

iv. Social and Humanitarian Protection. Basic integration of institutions: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), Patronato Nacional de la Infancia (PANI), Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (Conapdis), Ministerio de Cultura, Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO), Instituto Nacional de la Mujer (INAMU), Comisión Nacional de Asuntos Indígenas (CONAI), Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), Ministerio de Trabajo, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required.

v. Infrastructure and Services. Basic integration of institutions: Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAyA), Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, Servicio Nacional Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humano (MIVAH), Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA), Instituto Nacional de Seguros (INS), Ministerio de Educación Pública (MEP). Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required.

The CRE shall operate ordinarily with the presence of the Operational Working Groups, under the tutelage of the Liaison Officer assigned by the UGO for the attention of the region. The rest of the organization representatives shall join the groups according to their affinity or legal competence.

i. First Response. Basic integration of institutions: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, The formalities and details related to the coordination of the working groups shall be defined in the "Procedures Manual for Emergency Committees."

The functions of the CRE in matters of preparedness, response, and rehabilitation are the following:

• a)Act as a coordination body of the Sistema Nacional de Gestión del Riesgo at the regional level, as part of the Preparedness and Response Subsystem.
• b)Officially designate the representatives of the institutions to the CME through the regional directors of the corresponding institutions.
• c)Prepare an annual Work Plan for the development of capacity-building activities in the region, in coordination with the UGO and with the support of resources from all institutions, through the ordinary operational channels.
• d)Prepare the Regional Emergency Plan, which includes the Emergency Plans of the CME in its regional coverage area. Designate a venue for ordinary and extraordinary meetings, for the operation of the CCO-R.
• e)Conduct dissemination and training activities in matters of preparedness, response, and rehabilitation, aimed at the Municipal Emergency Committees, in accordance with the policies and programs established by the CNE.
• f)Assume the coordination of emergency response with regional coverage or under alert by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, through the integration of the Regional CCO, including the activation of the operational working groups.
• g)Develop an annual inventory of the public and institutional resources of the region, establishing mechanisms that facilitate the rapid access to them by the CME in emergency situations.
• h)Hold ordinary meetings at least once a month and extraordinary meetings when the CNE Liaison Officer deems it necessary. For each meeting, minutes must be prepared, recording the points discussed, agreements reached, and representatives present and absent.
• i)Each working group shall prepare an annual report detailing the actions executed by the committee in fulfillment of its legal and regulatory functions. The report must be submitted to the regional liaison officer so that its results can be incorporated into the report of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• j)The Information and Analysis Center (CIA) shall be formed, integrated by the following institutions: Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), Ministerio de Educación Pública (MEP), Universities, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), and the Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM).
• k)The Regional Committees shall activate the Regional Emergency Operations Coordination Center (CCO-R) under an alert declaration or activation of the CCE.
• l)Through the CCO-R, the Regional Committee must assume the coordination tasks for the emergency response, in order to provide a timely response to the needs channeled by the different CME. Only one CCO-R shall be activated in the Region.
• m)The CRE shall internally promote and contribute to the gathering of information for the preparation of the General Emergency Plan, in accordance with the formats established by the CNE.
• n)The CRE and CME must inform the UGO of the coordination actions developed by them.

The formalities and details related to the working groups shall be defined in the "Procedures Manual for Emergency Committees."

For the formation of the CME, the following is established:

The CME shall be composed of the persons with the highest authority from the public institutions in the canton, as well as the private, civil, and non-governmental representatives described in article 6°. The internal organization of the CME consists of:

• a)A coordination exercised by the person holding the mayor's office, with the option for them to delegate this responsibility to the person exercising any of the Deputy Mayoral offices, and in their absence, to a municipal official with sufficient faculties and powers within the municipal administrative structure, establishing as the first priority for substitution, officials with the rank of chief or director. The appointment of advisors or volunteer collaborators shall not correspond.
• b)The position of secretary shall be elected by a simple majority vote among all the official public or private institutional representatives forming the CME, present at the session called by the regional Operations coordinator, who shall preside over the session. This position may not be held by any municipal official.
• c)To the extent of their administrative possibilities, the Committee Coordinator shall designate at least three municipal or institutional officials as support (staff) to the actions of the CME structure, who shall be assigned functions to provide support to the Committee in administrative management, logistical management, and information management for emergency response. These persons shall be trained by the UGO in the use of administrative and technological tools necessary for responding to emergency events.
• d)Operational Working Groups. For the organization of the Municipal Emergency Committees, working groups shall be established, which shall be composed of the institutions/private companies and cantonal organizations represented in their coverage area.

i. First Response. Basic integration of institutions: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, Bomberos, Cruz Roja. Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required: Policía de Migración, Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) / Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), or Others.

ii. Health / Water and Sanitation. Basic integration of institutions: Ministerio de Salud, Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), and Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) / Servicio Nacional de Seguridad Animal (SENASA).

Likewise, other bodies of regional scope that have a presence in specific regions may be integrated as required.

iii. Productive and Environment. Basic institutional integration: Instituto Nacional de Desarrollo Rural (INDER), Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Consejo Nacional de Producción (CNP), Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), Chamber of Commerce / Instituto Costarricense de Turismo (ICT) / Chamber of Tourism / Chamber of Industries. Likewise, other regional-level entities that have a presence in specific regions as required may be integrated.

iv. Social and Humanitarian Protection. Basic institutional integration: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), Patronato Nacional de la Infancia (PANI), Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (Conapdis), Ministry of Culture, Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO), Instituto Nacional de la Mujer (INAMU), Comisión Nacional de Asuntos Indígenas (CONAI), Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), Ministry of Labor, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

Likewise, other regional-level entities that have a presence in specific regions as required may be integrated.

v. Infrastructure and Services. Basic institutional integration: Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAyA), Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Public Service Provider Companies, Servicio Nacional Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humano (MIVAH), Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA), Instituto Nacional de Seguros (INS), Ministerio de Educación Pública (MEP). Likewise, other regional-level entities that have a presence in specific regions as required may be integrated.

This structure shall be applied in accordance with the presence of the existing institutional framework in each canton and the needs generated by an emergency event, and may be expanded or contracted should it be necessary to call upon public institutions not domiciled within the municipal territory.

The functions of the CMEs in matters of preparedness, response, and rehabilitation are as follows:

• a)Act as a coordination body of the National Risk Management System at the cantonal level, as part of the Preparedness and Response Subsystem.
• b)Prepare an "Annual Work Plan" for the development of capacity-building activities in the canton; this in coordination with the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias and with resource support from all institutions, through ordinary operations channels or contributions from donor organizations. The plan must consider the involvement of all public and private institutions, non-governmental organizations, and civil society operating in the canton, as well as the articulation with community emergency committees. For such purpose, they must consider the contents of the National Risk Management Policy and Plan, and the provisions of the National Response Plan. The Annual Work Plan must be integrated into the emergency plan developed by the CME.
• c)Prepare the cantonal Emergency Plan.
• d)Promote the organization of Community Emergency Committees, maintaining a constant record of their formation and providing the necessary support through training activities and technical advice that may be backed by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias or other organizations, in coordination with the CME.
• e)Promote the installation of early warning systems in sites under threat and maintain control of the local organization related to them.
• f)Designate a venue for ordinary and extraordinary meetings, as well as for the operation of the Municipal CCO.
• g)Assume the coordination of emergency response with cantonal coverage or under alert from the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, through the integration of the Municipal CCO, which must develop the actions for Control of emergency operations.
• h)Develop a periodic inventory of public and institutional resources of the canton, establishing mechanisms that facilitate rapid access to them by the CMEs in emergency situations.
• i)Hold ordinary meetings at least once a month and extraordinary meetings when the committee coordinator or the UGO of the CNE deems it necessary. For each meeting, minutes must be prepared, duly endorsed by the coordinator, recording the items discussed, agreements reached, and representatives present and absent.
• j)Carry out dissemination and training activities regarding prevention and emergency response, directed towards the Municipal Emergency Committees, in accordance with the policies and programs established by the CNE.
• k)Conduct simulation exercises and drills to evaluate response procedures.
• l)Maintain close coordination, cooperation, and work planning with the CNE and with other committees and local and regional bodies, according to the mechanisms established in the procedures manual for Emergency Committees.
• m)The coordination of the CME falls upon the person holding the mayor's office, who may delegate the representation, but not the responsibility, to the vice-mayor's office with sufficient faculties and powers within the municipal administrative structure.
• n)The committee structure shall be reviewed and updated every two years in all regions, in the month of March, starting from the approval of this regulation; for these purposes, by the month of February of each year, there must already be an official communication from the Head of each institution with the names of the principal and alternate representatives.
• o)In cases of changes in institutional representation, the pertinent modifications shall be made to the structure; the remaining representatives of organizations shall be integrated into the operational working groups.
• p)The formalities and details related to the voting procedure for the accreditation of the members of the work areas, as well as their activities, shall be defined in the "Procedures Manual for Emergency Committees." q) It shall activate the Municipal CCO with the required work areas.
• r)The Municipal CCO must assume the coordination and control tasks of emergency response operations, in order to provide a timely response to the needs channeled by the different CCEs. Only one Municipal CCO shall be activated per canton.
• s)The CMEs shall contribute to the gathering of information for the preparation of the General Emergency Plan, according to the formats established by the CNE.
• t)The Municipal Emergency Committees shall activate the Cantonal-Level Operations Coordination Center when the response capacity of the Community Emergency Committees is exceeded or when the communities are in an emergency.
• u)Through the Municipal-level CCOs, they shall coordinate operations for immediate assistance to the affected population.
• v)The CME shall maintain follow-up on rehabilitation and reconstruction actions in areas affected by an emergency. To this end, the GPR shall keep said coordination bodies informed.
• w)The CME must prepare and submit situation reports to the UGO, according to the Procedures Manual, which contemplate the coordination actions developed by them.
• x)The CCOs shall activate the Community Emergency Committees for the response to any event that requires it.
• y)The CMEs must inform the CCE of the coordination actions being developed in the emergency response.

In those districts of the national territory where a municipal district council has been designated and a municipal district intendancy has been elected in accordance with Law No. 8173 of January 10, 2002, District Emergency Committees shall be formed, which shall operate under the same structure, responsibilities, and functions as the Municipal Emergency Committees, and whose coordination shall fall upon the District Intendant.

The CCEs shall be formed by representatives of civil society organizations present in the communities, including non-governmental organizations and private enterprise. In all cases, their participation is considered voluntary, but subject to the planning, preparedness, response, and rehabilitation procedures of the CMEs and the normative provisions of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. The internal organization of the CCEs consists of:

• a)Coordination.
• b)Sub-coordination.
• c)Secretariat.
• d)Work areas:

i. Logistics ii. Shelters iii. Evacuation (mobilization) Each area shall form a work team. The formation of the CCE structure, including coordination, sub-coordination, and the secretariat, shall be agreed upon by a simple majority vote among all representatives of organized and legally constituted groups in the community who are present at the session convened by the Municipal Emergency Committee in coordination with the Regional Liaison Officer.

Regarding the structure of the respective CCE, which shall be presided over by at least one of its members, and except in cases of new formation, it shall be updated every two years, starting from the approval of this regulation. The remaining representatives of community organizations shall be integrated into the operational work areas. This vote and the final disposition of the CCE structure shall be confirmed by the representative person of the CME.

The functions of the CCEs in matters of preparedness, response, and rehabilitation are as follows:

• a)Act as a coordination body of the National Risk Management System at the community level, as part of the Preparedness and Response Subsystem.
• b)The CCEs shall prepare their own work plans, which must be endorsed by the CME, according to the official format of the CNE.
• c)Prepare the Community Emergency Plan according to the work plan established in the CCE, which must be endorsed by the CME, according to the official format of the CNE.
• d)Designate a venue for the operation of the Command Post (PM).
• e)Support the management carried out by the CME in emergency response with community coverage or under an alert issued by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• f)Promote training, dissemination, and information activities on threats and vulnerability, preparedness, and response directed at the population within its coverage area, aimed at a timely and effective response in an emergency situation.
• g)Promote exchange activities and the strengthening of community organization, seeking to generate support networks among the organizations present in the community, and even at the district and canton levels.
• h)Actively participate in the installation and operation of early warning systems.
• i)Hold at least one ordinary meeting each month and extraordinary meetings when the committee deems it necessary.
• j)Promote the preparation of family emergency plans within the coverage area.
• k)Support the CME in the controls of state and non-state resources used for emergency response and subsequent recovery, so that these are channeled in a pertinent, agile, and transparent manner, in accordance with the needs of the population.
• l)Keep updated inventories of the community's capacities and resources that can be used in emergency response.
• m)The CCE shall activate the Command Post (PM) through its coordinator, when the communities are in an emergency.
• n)The PM must assume the coordination tasks for the emergency response, in order to provide a timely response to the needs channeled by the different communities.
• o)The PM shall contribute to the gathering of information from the respective communities.
• p)Through the PM, operations for immediate assistance to the affected population shall be coordinated.
• q)The PM must inform the CME of the coordination actions developed by them.

GENERAL PROHIBITIONS FOR EMERGENCY COMMITTEES

It shall be prohibited for Emergency Committees and their members to:

• a)Use the position held on the committee, or the resources assigned for emergency response, for political, religious, or personal purposes, or purposes unrelated to emergency response.
• b)Acquire debts in the name of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, without having written authorization through the competent unit.
• c)Make decisions, prepare, and process documents in the name of the committee without the approval and internal coordination of the Emergency Committee.
• d)Carry out actions on behalf of the committee without its authorization or knowledge, as well as carry out the committee's own activities personally without the corresponding delegation or authorization.
• e)Assume decision-making on matters that are the specific responsibility of State institutions, according to their respective organic laws and areas of competence.
• f)Assume the representation of the committee or the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias without holding it.
• g)Issue certifications, verifications, or technical reports related to damages, needs, or losses generated by emergency situations.
• h)Prepare binding resolutions on risk areas.
• i)Solicit donations in the name of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias without prior authorization from the CNE.
• j)Receive money, gifts, favors, or exchanges of value, for one's own benefit or that of third parties.
• k)Alienate, rent, sell, give away, or usufruct the resources and assets assigned to the emergency committee.
• l)Emergency Committees shall not receive national or international donations without the authorization of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• m)Lend assets or resources without prior authorization from the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, through the UGO.
• n)Omit, fail to delegate, or fail to assume the coordination and responsibilities of the functions assigned within the emergency committee.
• o)Any Emergency Committee at the Regional, Municipal, District, and Community level formed outside the provisions of this regulation shall not be recognized by the CNE.
• p)The official appointment of other municipal officials, advisors, or volunteers to positions within the operational working groups shall not apply. They may participate in support of the work thereof.
• q)Likewise, other cantonal-level entities that have a presence in specific regions may be integrated.

ON THE REPLACEMENT OR SEPARATION OF REPRESENTATIVES IN EMERGENCY COMMITTEES.

Members of emergency committees who are not mayors or intendants may be separated for the following causes:

• a)Absences from Committee sessions: for three consecutive unexcused absences within a period of three months, or five consecutive excused absences within a period of five months. Once the aforementioned term is completed, the provisions of Article 19 of this regulation shall apply.

i. Excused absence shall be understood as: Those communicated by means of a formal official letter signed by the immediate superior of the public or private institution, with the corresponding information regarding their non-participation in the ordinary or extraordinary session convened by the Committee. This must be communicated to the Emergency Committee at least 3 days before the scheduled work session or one day after the ordinary meeting; in cases of emergency response, it must be submitted by the Regional immediate superior, with a copy to the coordination of the Emergency Committee.

ii. Unexcused absence shall be understood as: when the institutional or private representative does not attend the ordinary and extraordinary work sessions scheduled and convened by the emergency committee. In the event of activation due to an alert and/or emergency declaration, and no written justification is provided by their immediate superior within the established timeframes for justification.

iii. Last-minute justifications through unofficial means of communication, such as Committee chats or other types of applications, shall not be accepted.

iv. Failure to comply with assigned functions, obligations, and responsibilities established in the Emergency Committee, or the violation of any of the prohibitions established in this regulation.

v. When the institutional representative ceases to work for the institution that proposed them. When the misuse of goods assigned for emergency response or failure to comply with directives is proven.

The separation procedure in these cases shall be initiated by means of a report from the coordinator, which will be communicated to the Risk Management Directorate, which will communicate to the immediate superior of the Committee member who has incurred the fault a request for removal and replacement of the member on the Committee, as well as a request that due process be carried out regarding the eventual disciplinary responsibility. Within a period of three business days from this communication, the hierarchical superior of the offender must communicate to the Risk Management Directorate the new Committee member and must also report on the measures adopted regarding the initiation of the disciplinary process.

The result of the disciplinary procedure shall be communicated to the Risk Management Directorate of the CNE, which may assess, in the event that the member has been absolved of responsibility, whether to authorize their re-entry to the Committee, provided it is so requested by the Institution to which the official belongs.

Said administrative disposition must be officially notified to the Emergency Committee immediately.

All emergency committee members who have an interest in running for a popular vote position must declare it two months before the voting event and separate from the position. They may return to the committee within a period of eight days after the voting day, provided that the designation procedures instructed in this regulation are complied with. This provision does not apply to sitting mayors.

In the case of Regional, Municipal, and District committees, the Liaison Officer designated by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias must inform the Risk Management Directorate of the occurrence of the faults indicated in Article 15 of this Regulation, so that the Directorate may request the Institution to which the representative who incurred the fault belongs for the respective separation and replacement of its representative to the emergency committee.

If the fault is attributable to the Mayor, Vice Mayor, Intendant, or Vice Intendants, who serve in the coordination of the Municipal or District Emergency Committees, or in the case of Regional Committee representatives; once the report from the Liaison Officer designated by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias is received, the Risk Management Director must submit a formal request for intervention to the Presidency of the CNE, which shall implement the following actions:

• a)In the case of Mayor, Vice Mayor, Intendant, Vice Intendants, who serve as coordinators of the Municipal or District Committees, a report shall be submitted indicating the non-compliances specified in Article 15 of this regulation, addressed to the Municipal or District Council and the corresponding Auditor's Office, so that the corresponding disciplinary measures are executed and the replacement of the official on the Committee is instructed under the conditions established by this regulation.

While the investigation process is underway, the sub-coordinator of the committee shall assume the role, until the Municipal Council appoints the new coordinator representative of the Municipality. Once appointed, the CNE Liaison Officer shall be informed.

• b)In the case of Regional Committee members, the report indicating the non-compliances specified in Article 15 of this regulation shall be submitted to the Institutional Hierarchy and the corresponding Auditor's Office, so that the disciplinary actions corresponding to the non-compliance with duties are carried out and the replacement of the representative on the Committee is ordered under the conditions established by this regulation.

ON THE ADMINISTRATION AND ALLOCATION OF GOODS TO EMERGENCY COMMITTEES

For the performance of their ordinary and extraordinary functions in response to the work plan and for emergency operations, the committees must coordinate with the different represented institutions and with the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias the support with material and human resources, under the precept that each institution is responsible for addressing matters within its own area of competence.

In the case of CMEs, the goods shall be assigned through the respective documentation from the administrative area of the CNE in accordance with the following possibilities:

• a)In the case of assets provided on loan, the goods must be delivered upon signing a gratuitous loan agreement (comodato) stating the specific responsibilities of the Committee, the Committee member in charge of custody, and the procedures for oversight and control over the use, inventory, and condition of the goods.
• b)In the case of donations, the ordinary procedure for the donation of goods established for the CNE by the Ministry of Finance must be followed, unless they are donations received through an emergency declaration, in which case the provisions of Article 48 of the Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo shall apply.

The CNE may condition the delivery on loan or donation of goods on the Municipal Emergency Committee having a physical space suitable to function as a warehouse, with security measures and with basic water and electricity services for the adequate administration of the goods.

• a)All goods and supplies provided on loan or as a donation must be used in the event of an emergency and/or scheduled activities of the committee, under the authorization of the responsible person from the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias at the regional level, or the person responsible for the donation. The coordinator of the emergency committee shall be responsible for guaranteeing their proper use and functioning.
• b)The custodian or person responsible for the goods and supplies must maintain an updated inventory of the existing resources, both from the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias and from others received for the purposes of this regulation, including their location and condition. This inventory must be updated at least every six months under ordinary conditions and immediately upon the conclusion of any operation, through the registration systems made available for that purpose by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

They shall also do so at any time indicated by the head of the UGO and in the event their participation within the committee ceases.

• c)The Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, through the Liaison Officer, may dispose of non-donated goods and supplies at any time; it may also authorize at any time the relocation or assignment to another committee in the same region. For transfer to a committee in another region, authorization from the liaison officer or the head of the UGO must exist.
• d)All supplies that, for safety and hygiene reasons, cannot be reused (foams, blankets, among others) shall be delivered on a permanent basis.

Regarding these, the custodian or responsible person must guarantee the sanitary conditions for their conservation, proper use, and distribution, according to the purposes for which they were delivered.

• e)Supplies that constitute perishable goods must be monitored permanently and stored adequately to prevent their deterioration, contamination, and to foresee their expiration. Should these situations prove unavoidable, the custodian or responsible person must notify the Regional Liaison Officer of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• f)In the event of theft or robbery, loss, misuse, or lack of maintenance of the goods and supplies, the coordinator of the Emergency Committee must assume responsibility before the corresponding bodies, in accordance with due process. In the event of theft or robbery, the coordinator must file the complaint before the Organismo de Investigación Judicial (OIJ); in all cases, the Coordinator of the Emergency Committee must submit a written report to the UGO Liaison Officer.
• g)All goods must have the asset tag of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, an inherent responsibility of the Institutional Assets and Goods Process. Likewise, the inventorying of assets corresponds to this process, which shall issue an updated report to the Unidad de Gestión de Operaciones.

When natural or legal persons offer donations for emergency response, these shall be coordinated directly by the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. In cases where such donations are offered directly to the emergency committees, they shall proceed as follows:

• a)In the case of donations for the response to non-declared emergencies, these may be used immediately by the respective committee, but it must submit a report to the liaison officer, detailing the quantity, type, and value of the goods received and the use given to them.
• b)In the case of donations processed during the response to a national emergency declared by the Executive Branch, the provisions of Article 48 of the Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo No. 8488 shall apply, for which it will be necessary to comply with the following requirements:
• c)All donations must be reported to the Board of Directors of the CNE, unless the latter, in the exercise of its functions, delegates this function during the emergency response.
• d)In the case of real and personal property registrable before the National Registry, the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias shall carry out the procedure through the competent unit.
• e)All donated goods that constitute assets must be included in the asset registry of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, an inherent responsibility of the Institutional Assets and Goods Process.
• f)In cases of cash donations, the CME shall guide the donor so that it is deposited into the official accounts of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• g)In the case of in-kind donations, it shall immediately notify the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias), through the person responsible for the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response at the regional level, so that it is included in the registration system. A receipt shall be given to the donor.
• h)Donated supplies that are received must meet the conditions established in the Logistics Procedures Manual (Manual de Procedimientos de Logística).

The custodian or counterparty to the agreement shall be responsible for the loss of or damage to the goods, when this does not result from natural deterioration due to their legitimate use or another justified cause.

In the event of use of goods by the emergency committees (comités de emergencia), the custodian or responsible person shall report such movements to the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response through the registration system, and shall request their replacement, in order to maintain the warehouse stocks.

To decommission public goods due to depletion, unserviceability, breakage, disuse, or disposal, this shall proceed in accordance with the "Manual de Pro para la Administración, Control y Registro de los Activos de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias" and the "Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo N.º 32.988, Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 31 de enero de 2006" issued via executive decree number N°40797 - H.

Upon ceasing their functions, within a period not exceeding five business days, the custodian or responsible person must deliver to the Liaison Officer (Oficial de Enlace) of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response a certification of all goods assigned to the committee. At that moment, the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response shall deactivate their responsible role in the registration system. The person in charge at the regional level of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response shall hand over the goods and supplies to the new custodian or responsible person in person, with written certification.

FINAL PROVISIONS

Approved by Board of Directors agreement of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response Acuerdo N°071-04-2022, of the Ordinary Session N°06-04-2022 of April 6, 2022.

The National Commission for Risk Prevention and Emergency Response, through the Operations Management Unit (Unidad de Gestión de Operaciones) and under the supervision of the Risk Management Directorate (Dirección de Gestión del Riesgo), shall update the Emergency Committees Procedures Manual within a period of six months from the publication of this Regulation, which shall be submitted for the knowledge and approval of the Board of Directors.

Transitional provision. The procedures manuals in force as of the date of publication of this regulation shall remain in force for the six-month period indicated in Article 30 of this regulation. Once that period has expired, or once the new manuals are published, they shall be deemed repealed.

Para la aplicación del presente Reglamento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones adicionales a las establecidas en el artículo 4º de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo Nº8488:

• a)Alerta: Estado de vigilancia o atención basado en señales de aviso, ante sucesos consumados o escenarios probables que pueden derivar en una situación de emergencia.

Tal estado permite la aplicación de procedimientos predefinidos para el monitoreo del fenómeno generador, el incremento la vigilancia en los sitios de peligro, la intensificación de las medidas de precaución y la activación gradual y escalable de las autoridades y la población, según la evolución de los hechos.

• b)Atención de Emergencia: Conjunto de acciones inmediatas a la ocurrencia de una emergencia (un suceso) que procuran el control de la situación, para salvaguardar obras y vidas, evitar daños mayores y estabilizar el área de la región impactada directamente por la emergencia. Estas acciones pueden ejecutarse en condiciones de emergencia no declaradas, bajo el régimen ordinario de la acción pública y en condiciones de estado de emergencia, que suponen un estado de excepción a la operación del Estado.
• c)Centro Coordinador de Operaciones de Emergencia Regional (CCO-R): Es la forma de organización que adoptan los comités Regionales de emergencia para tomar las decisiones y dirigir las operaciones en caso de situaciones de emergencia; reúne a las instituciones de primera respuesta e instituciones, públicas o privadas, pertenecientes al comité y está regulado por disposiciones de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• d)Centro de Operaciones de Emergencia (COE): Es la instancia permanente de coordinación, adscrita a la Comisión; reúne en el nivel nacional todas las instituciones públicas y los organismos no gubernamentales que trabajan en la fase de primera respuesta a la emergencia. Su responsabilidad es preparar y ejecutar, mediante procedimientos preestablecidos, labores coordinadas de primera respuesta ante situaciones de emergencia.

Constituyen este Centro representantes designados por el máximo jerarca de cada institución que ejerzan al menos cargos con nivel de dirección. La coordinación del COE la ejerce un funcionario de la Comisión con un cargo igual al de los demás representantes. El esquema de organización del COE es el mismo con que deben operar los comités regionales de emergencia para la administración de las operaciones de emergencia.

• e)CNE: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, órgano de desconcentración máxima adscrito a la Presidencia de la República, que funge como entidad rectora en lo que se refiera a la prevención de riesgos y a los preparativos para atender situaciones de emergencia y que por mandato de Ley le corresponde además la coordinación, la dirección y el control de la atención de las emergencias declaradas así por el Poder Ejecutivo. Para efectos de este reglamento será identificada además con las siglas CNE.
• f)Comunidad: Es una colectividad humana que habita un espacio geográfico determinado, constantemente influenciado por fenómenos sociales y ambientales que constituyen una realidad común y conforman una identidad, un sentido de pertenencia e intereses comunes, a la vez que una diversidad interna de condiciones y expectativas de vida. La comunidad constituye también un sistema que es condicionado por un sistema institucional superior y geográficamente más amplio, formalmente regulado por las instituciones públicas, incluido el gobierno local. En el caso de Costa Rica la comunidad puede ser igual o menor respecto del nivel político administrativo de distrito y mayor o igual que un poblado.
• g)Concejo Municipal de Distrito: En aquellos distritos demasiado alejados del centro del cantón, como las islas o las zonas montañosas, se eligen los Concejos Municipales de Distrito los cuales ejercen labores administrativas descentralizadas y autónomas. Estos Concejos Municipales de Distrito son dirigidos por un Intendente, que se desempeña casi como un alcalde, y por el Concejo Municipal de Distrito, que se comporta como un Concejo Municipal y que se compone del síndico del distrito y de los cuatro concejales, al igual que cualquier Consejo de Distrito.
• h)Dirección de Gestión de Riesgo (DGR): Órgano de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias encargado de planificar el desarrollo del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo, evaluar los resultados sustantivos de manera integral, así como promover la articulación interinstitucional y local para la implementación y ejecución de las acciones en gestión del riesgo. Sus funciones abarcan la coordinación del COE y funge como superior jerárquico de la Unidad de Gestión de Operaciones.
• i)División Regional. - División Regional del Territorio de Costa Rica, para los efectos de investigación y planificación del desarrollo socioeconómico regulada en el artículo 1 del decreto ejecutivo N°16068-MIDEPLAN del 26 de marzo de 1985 y sus reformas.
• j)Mando Único: Dirección y coordinación sobre todas las actividades ejecutadas en las áreas afectadas por un desastre o calamidad pública en el momento de la emergencia y que es ejercido exclusivamente por la Comisión Nacional de Prevención del Riesgo y Atención de Emergencias como ente rector del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo k) Oficial de Enlace: funcionario de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, designado por la Unidad de Gestión de Operaciones y la Dirección de Gestión de Riesgo como representante institucional para la coordinación de acciones operativas en preparativos y respuesta de emergencias a nivel regional, municipal y local mediante la articulación de las acciones de diversas instituciones.
• l)Puesto de Mando (PM): Es la forma de organización próxima al lugar de la emergencia, desde donde se dirigen y coordinan las operaciones que desarrollan los diferentes grupos de intervención en el campo, basados en órdenes que emanan de un nivel central. El puesto de mando también cumple la función de enlace con los sistemas de apoyo a efectos de proporcionar información y movilizar los recursos necesarios para el éxito de las operaciones.
• m)Sistema de Comando de Incidentes (SCI): Es un modelo de ordenamiento organizacional predefinido que delimita en forma clara y sencilla las responsabilidades y distribución de roles para todos los agentes que intervienen, dispone la forma de uso de los recursos para una ejecución efectiva de la operación y el óptimo rendimiento de los mismos, que combina instalaciones, equipamiento, personal, procedimientos, protocolos y comunicaciones, con el propósito de controlar la situación generada por un evento, incidente u operativo de emergencia.
• n)Subsistema de Preparativos y Respuesta: Es uno de los ejes del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, responsable de preparar y ejecutar, mediante procedimientos preestablecidos labores coordinadas de primera respuesta ante situaciones de emergencia.

Por su medio se organizan los actores y articulan las acciones identificadas en el Plan Nacional de Gestión del Riesgo del ámbito de gestión de Preparativos y Respuesta, para facilitar su conducción, ejecución y evaluación. El Subsistema lo coordina el COEN y es integrado, además, por los comités de emergencia, organismos públicos y privados, programas y procesos afines que operan de manera independiente respecto de los otros subsistemas, así como cualquier otra instancia de coordinación que la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias constituya, relacionada con labores de respuesta a emergencias.

• o)Unidad de Gestión de Operaciones (UGO). Unidad de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias encargada de ejecutar de manera oportuna las acciones institucionales para la atención de las emergencias.

FUNCIONES DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS CON LOS COMITÉS DE EMERGENCIA

• a)Conformar los comités de emergencia en todos los niveles territoriales, según los términos del presente reglamento. Conformar por medio del acompañamiento y validación del funcionario (a), los comités de emergencia en todos los niveles territoriales, según los términos del presente reglamento.
• b)Establecer las regulaciones atinentes al uso de signos externos establecidos en el Libro de identidad gráfica (Libro de Marca) por parte de los Comités de Emergencia de modo que se respete la línea de marca institucional establecida en el manual de marca de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• c)Asegurar la aplicación de procedimientos de respuesta a emergencia y rehabilitación por parte de los comités de emergencia, bajo criterios de eficiencia, eficacia y transparencia.
• d)Ejercer el control administrativo sobre los recursos que dispongan los comités de emergencia, aún y cuando estos sean aportados por organismos diferentes a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• e)Nombrar responsables para la custodia, uso y administración de todos los recursos que reciban los comités de emergencia, por parte de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. Dicha designación podrá ser realizada de forma temporal por las autoridades a cargo de los activos de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias y será definida de forma permanente a través del Oficial de Enlace.
• f)Ejercer el mando único de las operaciones que se realizan a través de los comités en caso de emergencia.
• g)Solicitar información sobre el estado de situación ante cualquier operación de emergencia que realicen los comités, para lo cual dispondrá de procedimientos y formatos preestablecidos.
• h)Activar a los comités bajo procedimientos de alerta o con motivo de situaciones excepcionales que demanden dicha activación de manera precautoria.
• i)Intervenir a los comités de emergencia en caso de incumplimiento del presente reglamento.
• j)Resolver en primera y segunda instancia cualquier conflicto relacionado con la conformación de los comités de emergencia.
• k)Elaborar, actualizar y divulgar el Manual de Procedimientos de los Comités de Emergencia. Por medio de la UGO.
• l)Apoyar a los comités de emergencia en la generación de condiciones y capacidades para la aplicación del Manual de Procedimiento de los Comités de Emergencia.
• m)Mantener un programa permanente de asesoría que incluya la formación y capacitación a los integrantes de los comités, orientados por los fines y principios de la Ley, así como la finalidad del presente reglamento, bajo la coordinación de UGO.
• n)Recibir y tramitar las solicitudes de los comités de emergencia por medio de UGO.
• o)En caso de emergencia brindar la información disponible, asesoría técnica y apoyo logístico necesario para lograr el rápido control de la situación.
• p)Asignar suministros, equipos para la asistencia humanitaria, tramitar y aprobar solicitudes de bienes y servicios (conocidos como créditos).
• q)Brindar apoyo con los recursos necesarios para la buena operación de los COEN regionales, cantonales y puestos de mando.
• r)Es responsabilidad de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias desde la Unidad de Gestión de Operaciones y la Dirección de Gestión del Riesgo, asignar al Oficial de Enlace en la coordinación del Comité Regional de Emergencias a cargo de cada una de las regiones establecidas.

DE LA CONFORMACIÓN, NOMBRAMIENTO Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS REGIONALES, MUNICIPALES, DISTRITALES Y COMUNALES DE EMERGENCIAS

Los Jerarcas de los órganos y entidades públicas, indicados en el artículo 3º, incisos a) y b), designarán ante la Dirección de Gestión de Riesgo de la CNE un representante con autoridad para integrar los comités de nivel regional y local, para ser nombrados en los mismos, acorde a lo establecido en el presente reglamento. La participación de los funcionarios públicos en dichos comités deberá considerarse parte de sus responsabilidades ordinarias, por lo que la representación institucional ante el comité es irrenunciable.

Los representantes deberán ser acreditados ante la CNE. La CNE mediante la Unidad de Gestión de Operaciones deberá llevar un registro y control de la integración de estos.

Los comités se organizan para articular a los actores de los distintos niveles territoriales dentro del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo. La conformación, nombramiento, reconocimiento de los Comités Regionales, Municipales, Distritales de Emergencia y comunales será una actividad exclusiva de la CNE. La CNE reconocerá los CCE que hayan sido debidamente conformados por el CME.

• a)Los comités de emergencia Regional Municipal estarán conformados por representantes con mayor nivel de autoridad y toma de decisión de la institución en la zona de cobertura del comité, sin embargo, cuando medien justificaciones expresas por el jerarca de la institución, existirá un enlace de dicha institución, el cual trasladará de forma expedita los requerimientos correspondientes a su institución. Su participación es obligatoria, siendo su función en el comité de emergencia parte de sus responsabilidades ordinarias, por lo que su participación es oficial y nunca se entenderá como de carácter personal. Sera función del coordinador integrar en los comités los representantes del sector privado, los organismos no gubernamentales y la sociedad civil organizada. Según el nivel de alcance de geográfico que estos tengan en los territorios. Para la integración de estos comités se debe cumplir lo siguiente:

i. Los representantes y/o enlaces institucionales serán nombrados por sus superiores inmediatos según el nivel de coordinación que le corresponde atender (Regional, Municipal, Distrital), para estos efectos se debe emitir un oficio de designación al Oficial de Enlace de la CNE, con el nombre del representante titular y suplente, acorde a lo establecido en el presente reglamento.

ii. Los Jerarcas de los órganos y entidades públicas, designarán ante la Dirección de Gestión de Riesgos de la CNE, un representante y un suplente con autoridad para integrar los comités de nivel regional y Municipal y Distrital/intendencia para ser nombrados en los mismos, acorde a lo establecido en el presente reglamento.

iii. Ante el nombramiento de un representante de la institución, con un menor nivel jerárquico en representación de la jefatura deberá ser de carácter oficial, deberá ser remitido por escrito mediante oficio donde se indique que asumirá las responsabilidades en relación con su competencia y que tiene nivel de toma de decisiones en el comité de emergencia así la disposición de recursos de la institución pública, con poder de decisión en el comité de emergencia.

iv. Para el caso del sector privado, el nombramiento del representante titular y suplente debe ser designado por su representante legal, en una persona con poder de decisión, mediante una nota enviada a la UGO. Cuando existan cámaras empresariales o asociaciones que aglutinen varias empresas, estas serán las que nombren la representación ante el Comité de Emergencia.

v. En cuanto a la sociedad civil organizada, deben estar constituidas legalmente y establecidas en estructuras debidamente definidas a su nivel de alcance geográfico, para definir su participación en el respectivo nivel de coordinación (Regional, Municipal, Distrital y Comunal) estas deberán nombrar a su representante ante la UGO.

La CNE tendrá la potestad, bajo la persona autorizada de la UGO, a realizar la convocatoria de nombramiento cuando exista omisión por el Comité respectivo.

Los CRE serán conformados por los directores o jefes regionales de las instituciones públicas y los representantes privados y no gubernamentales, con cobertura en el ámbito regional. Las regiones a) Los comités de emergencia Regional Municipal estarán conformados por representantes del país en que se organizan los comités regionales tendrán concordancia con el sistema de regionalización dispuesto por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, a saber, Región Central, Región Chorotega, Región Huetar Caribe, Región Huetar Norte, Región Pacífico Central y Región Brunca.

La CNE para efectos operativos, subdivide la Región Central y Huetar Norte de la siguiente manera:

• a)La región Central se subdivide en cinco Subregiones denominadas:

i. San José Este: conformada por los cantones Central, Vásquez de Coronado, Curridabat, Desamparados, Goicoechea, Montes de Oca, Moravia y Tibás.

ii. San José Oeste: conformada por los cantones Acosta, Alajuelita, Aserrí, Escazú, Mora, Puriscal, San Ana y Turrubares.

iii. Alajuela: conformada por los cantones: Central, incluyendo los distritos San Miguel de Sarapiquí, Atenas, Grecia, Naranjo, Palmares, Poás, San Ramon, Sarchí y Zarcero.

iv. Cartago: conformada por los cantones Central, Alvarado, El Guarco, Jiménez, La Unión, Oreamuno, Paraíso, Turrialba y los cantones de Tarrazú, Dota y León Cortés de la Provincia de San José.

v. Heredia: conformada por los cantones Central, Barva, Belén, Flores, Santa Bárbara, San Isidro, San Pablo, San Rafael, Santo Domingo y Sarapiquí.

vi. En la región Huetar Norte se exceptúan los distritos San Miguel Sarapiquí del Cantón Central de Alajuela y Sarapiquí del Cantón de Heredia.

vii. La CNE por razones operativas y alcance de control podrá crear otras subregiones en el país cuando las circunstancias lo ameriten por recomendación de la UGO.

La organización interna de los CRE ordinario consistirá en:

• a)Un coordinador (a) la coordinación general será ejercida por el funcionario o funcionaria de la CNE- UGO.
• b)Apoyo Secretarial.
• c)Mesas de Trabajo Operativas. Las mesas de trabajo Operativas estarán conformadas por las instituciones / empresas privadas y Organizaciones cantonales representadas en su área de cobertura. Cada mesa nombrará un coordinador (a) y un encargado (a) de la gestión de información. Se integrarán con la siguiente representación:

i. Primera Respuesta. Integración básica de instituciones: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, Bomberos, Cruz Roja. Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran: Policía de Migración, Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) / Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) u otros.

ii. Salud / Agua y Saneamiento. Integración básica de instituciones: Ministerio de Salud, Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) / Servicio Nacional de Seguridad Animal (SENASA).

Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

iii. Productiva y Ambiente. Integración básica de instituciones: Instituto Nacional de Desarrollo Rural (INDER), Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Consejo Nacional de Producción (CNP), Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), Cámara de Comercio / Instituto Costarricense de Turismo (ICT) / Cámara de Turismo / Cámara de Industrias. Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

iv. Social y Protección Humanitaria. Integración básica de instituciones: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), Patronato Nacional de la Infancia (PANI), Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (Conapdis), Ministerio de Cultura, Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO), Instituto Nacional de la Mujer (INAMU), Comisión Nacional de Asuntos Indígenas (CONAI), Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), Ministerio de Trabajo, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

v. Infraestructura y Servicios. Integración básica de instituciones: Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAyA), Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, Servicio Nacional Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humano (MIVAH), Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) Instituto Nacional de Seguros (INS), Ministerio de Educación Pública (MEP). Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

El CRE operará de manera ordinaria con la presencia de las mesas de trabajo Operativas, bajo la tutela del Oficial de Enlace asignado por la UGO, para la atención de la región. El resto de los representantes de organizaciones se integrarán a las mesas de acuerdo con la afinidad o competencia legal.

i. Primera Respuesta. Integración básica de instituciones: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, Las formalidades y detalles relacionadas con la coordinación de las mesas de trabajo serán definidas en el "Manual de procedimientos de los Comités de Emergencia".

Son funciones de los CRE en materia de preparativos, respuesta y rehabilitación las siguientes:

• a)Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, en el nivel regional, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.
• b)Designar oficialmente los representantes de las instituciones, en los CME a través de los directores regionales de las instituciones correspondientes c) Elaborar un Plan de Trabajo anual, para el desarrollo de actividades de fortalecimiento de capacidades en la región; esto en coordinación con la UGO y apoyo de recursos de todas las instituciones, por la vía ordinaria de operación.
• d)Elaborar el Plan de Emergencias Regional que incluya los Planes de Emergencia de los CME en su área de cobertura regional. Designar una sede para las reuniones ordinarias y extraordinarias, para el funcionamiento del CCO-R.
• e)Realizar actividades de divulgación y capacitación en materia de preparativos, respuesta y rehabilitación, orientadas hacia los Comités Municipales de Emergencia, en concordancia con las políticas y programas establecidos por la CNE.
• f)Asumir la coordinación de la atención de emergencias con cobertura regional o bajo alerta de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, mediante la integración del CCO Regional, incluida la activación de las mesas operativas.
• g)Desarrollar un inventario anual de los recursos públicos e institucionales de la región, estableciendo mecanismos que faciliten el acceso rápido a los mismos por parte de los CME, en situaciones de emergencia.
• h)Realizar reuniones ordinarias al menos una vez al mes y extraordinarias cuando el Oficial de Enlace de la CNE lo considere necesario. Para cada una de las reuniones debe confeccionarse una minuta, en la cual consten los puntos tratados, acuerdos tomados y representantes presentes y ausentes.
• i)Cada mesa de trabajo deberá realizar un informe anual, en el cual se detallen las acciones ejecutadas por el comité en el cumplimiento de sus funciones legales y reglamentarias. El informe deberá rendirse ante el oficial de enlace de la región con el fin de que se incorporen sus resultados en el informe de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• j)Se conformará el Centro de información y análisis (CIA) que estará integrado por las siguientes instituciones: Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), Ministerio de Educación Pública (MEP), Universidades, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) y el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM).
• k)Los Comités Regionales activarán el Centro Coordinador de Operaciones de Emergencia de Nivel Regional (CCO-R) bajo una declaración de alerta o activación de los CCE.
• l)Mediante el CCO-R, el Comité Regional debe asumir las labores de coordinación de la atención de la emergencia, a fin de dar una respuesta oportuna a las necesidades canalizadas por los diferentes CME. Solo se activará un CCO-R en la Región.
• m)Los CRE promoverán y contribuirán a lo interno con el levantamiento de la información para la elaboración del Plan General de la Emergencias, acorde a los formatos establecidos por la CNE.
• n)Los CRE y CME deben informar a la UGO las acciones de coordinación que se desarrollan por parte de estos.

Las formalidades y detalles relacionadas con las mesas de trabajo serán definidas en el "Manual de Procedimientos de los Comités de Emergencia".

Para la conformación de los CME se establece lo siguiente:

Los CME serán conformados por las personas con mayor autoridad de las instituciones públicas en el cantón, así como los representantes privados, civiles y no gubernamentales descritos en el artículo 6°. La organización interna de los CME consiste en:

• a)Una coordinación ejercida por la persona que ocupe la alcaldía, pudiendo esta delegar la responsabilidad en la persona que ejerza cualquiera de las Vice- alcaldías y en ausencia de estas a un(a) funcionario(a) municipal con facultades y poderes suficientes en la estructura administrativa municipal, estableciéndose como primera prioridad de suplencia o bien funcionarios con rango de jefatura o dirección. No corresponderá el nombramiento de asesores o colaboradores voluntarios.
• b)El puesto de secretaria será electo por votación de mayoría simple entre todos los representantes institucionales públicos o privados oficiales que conforman el CME, presentes en la sesión convocada por parte del coordinador(a) regional de Operaciones, quien presidirá la sesión. Este puesto no lo podrá ocupar ningún funcionario(a) municipal.
• c)En la medida de sus posibilidades administrativas, el Coordinador del Comité designará al menos tres funcionarios municipales o institucionales como apoyo (staff) a las acciones de la estructura del CME a quienes se les asignarán funciones que permitan brindar soporte al Comité en la gestión administrativa, gestión logística y la gestión de información para la atención de emergencias. Estas personas serán capacitadas por la UGO en el uso de las herramientas administrativas y tecnológicas necesarias para la atención de eventos de emergencia.
• d)Mesas de Trabajo Operativas. Para la organización de los Comités Municipales de Emergencia se establecerá por mesas de trabajo que estarán conformadas por las instituciones/empresas privadas y organizaciones cantonales representadas en su área de cobertura.

i. Primera Respuesta. Integración básica de instituciones: Ministerio de Seguridad Pública, Policía de Tránsito, Organismo de Investigación Judicial, Bomberos, Cruz Roja. Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran: Policía de Migración, Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) / Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) u Otros.

ii. Salud / Agua y Saneamiento. Integración básica de instituciones: Ministerio de Salud, Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) / Servicio Nacional de Seguridad Animal (SENASA).

Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

iii. Productiva y Ambiente. Integración básica de instituciones: Instituto Nacional de Desarrollo Rural (INDER), Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Consejo Nacional de Producción (CNP), Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), Cámara de Comercio / Instituto Costarricense de Turismo (ICT) / Cámara de Turismo / Cámara de Industrias. Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

iv. Social y Protección Humanitaria. Integración básica de instituciones: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), Patronato Nacional de la Infancia (PANI), Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (Conapdis), Ministerio de Cultura, Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO), Instituto Nacional de la Mujer (INAMU), Comisión Nacional de Asuntos Indígenas (CONAI), Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), Ministerio de Trabajo, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

v. Infraestructura y Servicios. Integración básica de instituciones: Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAyA), Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, Servicio Nacional Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humano (MIVAH), Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) Instituto Nacional de Seguros (INS), Ministerio de Educación Pública (MEP). Asimismo, se pueden integrar otras instancias de alcance regional que tengan presencia en regiones específicas que se requieran.

Esta estructura se aplicará de conformidad con la presencia de la institucionalidad existente en cada cantón y de las necesidades que genere un evento de emergencia y podrá ampliarse o contraerse en el caso de que se requiera acudir a instituciones públicas no domiciliadas en el territorio municipal.

Son funciones de los CME en materia de preparativos, respuesta y rehabilitación las siguientes:

• a)Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo en el nivel cantonal, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.
• b)Elaborar un ¨Plan de Trabajo anual", para el desarrollo de actividades de fortalecimiento de capacidades en el cantón; esto en coordinación con la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias y apoyo de recursos de todas las instituciones, por la vía ordinaria de operación o el aporte de organismos donantes. El plan debe considerar la intervención de todas las instituciones públicas, privadas, organismos no gubernamentales y sociedad civil que operan el cantón, así como la articulación comités comunales de emergencia. Para tal fin deberán considerar los contenidos de la Política y Plan Nacional de Gestión del Riesgo, y las disposiciones del Plan Nacional de Respuesta. El Plan de trabajo anual debe integrarse al plan de emergencias que desarrolle el CME.
• c)Elaborar el Plan de Emergencias cantonal.
• d)Promover la organización de los Comités Comunales de Emergencia, manteniendo un registro constante de su conformación y el acompañamiento necesario mediante actividades de capacitación y asesoría técnica que pueden ser respaldadas por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias u otros organismos, desde la coordinación con el CME.
• e)Promover la instalación de sistemas de alerta temprana en sitios bajo amenaza y mantener el control de la organización local relacionada con estos.
• f)Designar una sede para las reuniones ordinarias y extraordinarias, así como para el funcionamiento del CCO Municipal.
• g)Asumir la coordinación de la atención de emergencias con cobertura cantonal o bajo alerta de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, mediante la integración del, CCO Municipal, el cual debe desarrollar las acciones de Control de operaciones de la emergencia h) Desarrollar un inventario periódico de los recursos públicos e institucionales del cantón o, estableciendo mecanismos que faciliten el acceso rápido a los mismos por parte de los CME, en situaciones de emergencia.
• i)Realizar reuniones ordinarias al menos una vez al mes y extraordinarias cuando el coordinador del comité o la UGO de la CNE lo considere necesario. Para cada una de las reuniones debe confeccionarse una minuta debidamente refrendada por el coordinador, en la cual consten los puntos tratados, acuerdos tomados y representantes presentes y ausentes.
• j)Realizar actividades de divulgación y capacitación en materia de prevención y atención de emergencias, orientadas hacia los Comités Municipales de Emergencia, en concordancia con las políticas programas establecidos por la CNE.
• k)Realizar ejercicios de simulación y simulacros para evaluar los procedimientos de respuesta.
• l)Mantener una estrecha coordinación, cooperación y planificación de trabajo con la CNE y con los otros comités e instancias locales y regionales, según los mecanismos establecidos en el manual de procedimientos para Comités de Emergencia.
• m)La coordinación del CME recae en la persona que ocupe la alcaldía pudiendo este delegar la representación no así la responsabilidad en la vice alcaldía con facultades y poderes suficientes en la estructura administrativa municipal.
• n)Se revisará y actualizará la estructura del comité cada dos años en todas las regiones, en el mes marzo, iniciando a partir de la aprobación de este reglamento, para estos efectos para el mes de febrero de cada año ya se debe contar con el oficio de parte del Jerarca de cada institución con el nombre de los representantes titular y suplente.
• o)En los casos de cambios en la representación institucional, se harán las modificaciones pertinentes en la estructura, el resto de los representantes de organizaciones se integrarán a las mesas de trabajo operativas.
• p)Las formalidades y detalles relacionadas con el procedimiento de votación para la acreditación de los integrantes de las áreas de trabajo, así como las actividades de éstas, serán definidas en el "Manual de Procedimientos para Comités de Emergencias".
• q)Activará el CCO Municipal con las áreas de trabajo requeridas.
• r)El CCO Municipal debe asumir las labores de coordinación y control de operaciones de la atención de la emergencia, a fin de dar una respuesta oportuna a las necesidades canalizadas por los diferentes CCE. Solo se activará un CCO Municipal por cantón.
• s)Los CME contribuirán con el levantamiento de la información para la elaboración del Plan General de la Emergencias, acorde a los formatos establecidos por la CNE.
• t)Los Comités Municipales de Emergencia activarán el Centro Coordinador de Operaciones de Nivel Cantonal cuando la capacidad de respuesta de los Comités Comunales de Emergencia se vea superada o cuando las comunidades se encuentren en emergencia.
• u)Mediante los CCO de nivel Municipal coordinarán las operaciones para la asistencia inmediata a la población afectada.
• v)EL CME mantendrán un seguimiento a las acciones de rehabilitación y reconstrucción en las zonas afectadas por una emergencia. Para ello la GPR mantendrá informado a dichas instancias de coordinación.
• w)EL CME debe elaborar y remitir los informes de situación a la UGO, según el Manual de Procedimientos, donde se contemplen las acciones de coordinación que se desarrollan por parte de estos.
• x)Los CCO activarán a los Comités Comunales de Emergencia para la atención de cualquier evento que lo requiera.
• y)Los CME deben informar al CCE las acciones de coordinación que se desarrollan en la atención de la emergencia.

En aquellos distritos del territorio nacional en que se haya designado un consejo municipal de distrito y electo una intendencia municipal de conformidad con la Ley N°8173 del 10 de enero de 2002, se conformarán Comités Distritales de Emergencia, los cuales operarán bajo la misma estructura, responsabilidades y funciones de los Comités Municipales de Emergencia, y cuya coordinación recaerá en el Intendente (a) de Distrito.

Los CCE serán conformados por representantes de organizaciones de la sociedad civil presentes en las comunidades, incluidas las organizaciones no gubernamentales y empresa privada. En todos los casos, su participación se considera voluntaria, pero supeditada a la planificación, procedimientos de preparación, respuesta y rehabilitación de los CME y disposiciones normativas de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. La organización interna de los CCE consiste en:

• a)Coordinación.
• b)Sub- coordinación.
• c)Secretaría.
• d)Áreas de trabajo:

i. Logística ii. Albergues iii. Evacuación (movilización) Cada área conformará un equipo de trabajo. La conformación de la estructura del CCE, incluida la coordinación, la sub coordinación y la secretaría, será acordada por votación de mayoría simple entre todos los representantes de los grupos organizados y legalmente constituidos en la comunidad y presentes en la sesión convocada por el Comité Municipal de Emergencia en coordinación con Oficial de Enlace de la Región.

Por parte de la estructura del CCE respectivo, quien presidirá con presencia de al menos uno de sus integrantes, y salvo en los casos de nueva conformación, será actualizada cada dos años, iniciando a partir de la aprobación de este reglamento. El resto de los representantes de organizaciones comunales se integrarán a las áreas de trabajo operativas. Esta votación y la disposición final de la estructura del CCE será confirmada por la persona representante del CME.

Son funciones de los CCE en materia de preparativos, respuesta y rehabilitación las siguientes:

• a)Actuar como instancia de coordinación del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos en el nivel comunal, como parte del Subsistema de Preparativos y Respuesta.
• b)Los CCE elaboraran sus propios planes de trabajo, los cuales deben estar avalados por el CME, según el formato oficial de la CNE.
• c)Elaborar el Plan de Emergencias comunitario según el plan de trabajo establecido en el CCE, el cual debe estar avalado por el CME, según el formato oficial de la CNE.
• d)Designar una sede para el funcionamiento del Puesto de Mando (PM).
• e)Apoyar la gestión que realiza el CME en la atención de emergencias con cobertura comunal o bajo alerta emitida por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• f)Promover actividades de capacitación, divulgación e información sobre amenazas y vulnerabilidad, preparativos y respuesta dirigidos a la población de su zona de cobertura, tendentes a una respuesta oportuna y eficaz en situación de emergencia.
• g)Promover actividades de intercambio y fortalecimiento de la organización comunitaria, procurando la generación de redes de apoyo entre las organizaciones presentes en la comunidad, e incluso en los niveles del distrito y el cantón.
• h)Participar activamente en la instalación y operación de sistemas de alerta temprana.
• i)Realizar al menos una reunión ordinaria cada mes y reuniones extraordinarias cuando el comité lo considere necesario.
• j)Promover la elaboración de planes familiares de emergencia en el área de cobertura.
• k)Apoyar al CME en los controles de los recursos estatales y no estatales, utilizados para la atención de la emergencia y la posterior recuperación, para que estos se canalicen de forma pertinente, ágil y transparente, en concordancia con las necesidades de la población.
• l)Mantener actualizados los inventarios sobre las capacidades y recursos de la comunidad que pueden ser empleados en la atención de las emergencias.
• m)El CCE activará el Puesto de Mando (PM) por medio su coordinador (a), cuando las comunidades se encuentren en emergencia.
• n)El PM debe asumir las labores de coordinación de la atención de la emergencia, a fin de dar una respuesta oportuna a las necesidades canalizadas por las diferentes comunidades.
• o)El PM contribuirá con el levantamiento de la información de las comunidades respectivas.
• p)Mediante el PM se coordinarán las operaciones para la asistencia inmediata a la población afectada.
• q)El PM deben informar al CME las acciones de coordinación que se desarrollan por parte de estos.

PROHIBICIONES GENERALES DE LOS COMITÉS DE EMERGENCIA

Estará prohibido para los Comités de Emergencia y sus integrantes:

• a)Utilizar el cargo ocupado en el comité, o los recursos asignados para la atención de emergencias, con fines políticos, religiosos, personales o no relacionados a la atención de emergencias.
• b)Adquirir deudas a nombre de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, sin contar con la autorización escrita por medio de la unidad competente.
• c)Tomar decisiones, elaborar y tramitar documentos en nombre del comité, sin contar con la aprobación, y coordinación interna del Comité de Emergencia.
• d)Realizar acciones en representación del comité sin que medie la autorización o conocimiento de éste, así como realizar actividades propias del comité de forma personal sin que medie delegación o autorización correspondiente.
• e)Atribuirse la toma de decisiones sobre aspectos que son responsabilidad específica de las instituciones del Estado, según sus respectivas leyes orgánicas y ámbitos de competencia.
• f)Asumir la representación del comité o de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias sin ostentarla.
• g)Emitir certificaciones, constancias, o informes técnicos relacionados a daños, necesidades o perdidas generados por situaciones de emergencia.
• h)Elaborar resoluciones vinculantes sobre áreas de riesgos.
• i)Solicitar donaciones en nombre de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias sin previa autorización de la CNE.
• j)Recibir dinero, dadivas, favores o intercambio de valores, en beneficio propio o de terceros.
• k)Enajenar, alquilar, vender, regalar o usufructuar los recursos y activos asignados al comité de emergencia.
• l)Los Comités de Emergencia no deberán recibir donaciones nacionales o internacionales sin contar con la autorización de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• m)Prestar los activos o recursos sin previa autorización de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio de UGO.
• n)Omitir, no delegar, no asumir la coordinación, responsabilidades de las funciones que le fueron asignadas en el comité de emergencia.
• o)Todo aquel comité de Emergencia del nivel Regional, Municipal, Distrital y Comunal que se conforme fuera de lo establecido por este reglamento no será reconocido por parte de la CNE.
• p)No corresponderá el nombramiento oficial de otros funcionarios municipales ni asesores o voluntarios en puestos dentro de las mesas operativas. Estos podrán participar en apoyo o soporte al trabajo de estas.
• q)Así mismo se puede integrar otras instancias de alcance Cantonal que tengan presencia en regiones específicas.

DE LA SUSTITUCIÓN O SEPARACIÓN DE LAS PERSONAS REPRESENTANTES EN LOS COMITÉS DE EMERGENCIA.

Los integrantes de los comités de emergencia que no sean alcaldes (as) o intendentes, podrán ser separados por las siguientes causas:

• a)Ausencias a las sesiones del Comité: por tres ausencias consecutivas injustificadas en un lapso de tres meses, o cinco ausencias consecutivas justificadas en un lapso de cinco meses. Una vez cumplido el plazo anterior, se aplicará lo establecido en artículo 19 del presente reglamento.

i. Entiéndase por ausencia Justificada: Las que sean remitidas mediante Oficio formal suscrito por la jefatura inmediata de la institución pública o privada, con la información correspondiente de su no participación en la sesión ordinaria o extraordinaria convocada por el Comité. La misma debe ser informada al Comité de Emergencia con al menos 3 días antes de la sesión de trabajo programada o un día después de la reunión ordinaria, en casos de la atención de emergencias, esta deberá ser remitida por la jefatura inmediata Regional. Con copia a la coordinación del Comité de emergencia.

ii. Entiéndase por ausencia injustificada: donde el representante institucional o privado no se presente a las sesiones de trabajo ordinarias y extraordinarias programadas y convocadas por el comité de emergencia. En caso de activación por declaratoria alerta y/o emergencia, y no medio justificación por escrito por su jefatura inmediata en los tiempos establecidos para su justificación.

iii. No se aceptarán justificaciones de último momento por medios de comunicación no oficiales como los chats de los Comités u otro tipo de aplicación.

iv. Incumplimiento de las funciones asignadas, las obligaciones, las responsabilidades establecidas en el Comité de Emergencia o la falta a cualquiera de las prohibiciones establecidas en el presente reglamento.

v. Cuando el representante institucional deje de laborar para la institución que lo propuso. Cuando propuso se compruebe el mal uso de los bienes asignados para la atención de emergencias o por no atender directrices.

El procedimiento de separación en estos casos será iniciado mediante un informe del coordinador que será comunicado a la Dirección de Gestión de Riesgo, la cual comunicará al superior inmediato del integrante del Comité que haya incurrido en la falta una solicitud de remoción y sustitución del integrante en el Comité, así como la solicitud de que se realice el debido proceso respecto de la eventual responsabilidad disciplinaria-. En un plazo de tres días hábiles a partir de esta comunicación el superior jerárquico del infractor deberá comunicar a la Dirección de Gestión de Riesgo el nuevo integrante del Comité y además deberá informar de las medidas adoptadas respecto del inicio del proceso disciplinario.

El resultado del procedimiento disciplinario será comunicado a la Dirección de Gestión de Riesgo de la CNE quien podrá valorar, en el caso de que el integrante haya sido absuelto de responsabilidad, si autoriza su reingreso al Comité, siempre que sea solicitado así por la Institución a la que el funcionario pertenece.

Dicha disposición administrativa deberá ser notificada oficialmente al Comité de Emergencia de forma inmediata.

Todos los integrantes de comités de emergencia que tengan interés de acceder a un cargo de votación popular deberán manifestarlo dos meses antes del evento de votación y separarse del cargo. Podrán regresar al comité en un plazo de ocho días posterior al día de la votación, siempre que se cumplan los procedimientos de designación instruidos en ese reglamento. Esta disposición no aplica para alcaldes en ejercicio del cargo.

En el caso de los comités Regionales, Municipal y Distritales, el Oficial de Enlace designado por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias deberá informar a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre la ocurrencia de las faltas indicadas en el artículo 15 del Presente Reglamento con el fin de que la Dirección solicite a la Institución a la cual pertenece el representante que incurrió en la falta la respectiva la separación y sustitución de su representante al comité de emergencia.

Si la falta es atribuible al Alcalde, Vice Alcalde, Intendente, Vice Intendentes, que funjan en la coordinación de los Comités Municipales o Distritales de Emergencia, o bien en el caso de los representantes de los Comités Regionales; una vez recibido el informe del Oficial de Enlace designado por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, el (la) Director (a) de Gestión de Riesgo deberá remitir una solicitud formal de intervención a la Presidencia de la CNE, que implementará las siguientes acciones:

• a)En el caso de alcalde, Vicealcalde, Intendente, Viceintendentes, que funjan como coordinadores de los Comités Municipales o Distritales, se remitirá un informe donde se indiquen los incumplimientos señalados en el artículo 15 del presente reglamento, dirigido al Concejo Municipal o Distrital y a la Auditoría correspondiente, con el fin de que se ejecuten las medidas disciplinarias correspondientes, y se instruya la sustitución del funcionario en el Comité en las condiciones que establece este reglamento.

Mientras se desarrolla el proceso de investigación asumirá el subcoordinador del comité, hasta que el Concejo Municipal nombre el nuevo coordinador (a) representante de la Municipal. Una vez nombrado el mismo será informado al Oficial de Enlace de la CNE.

• b)En el caso de los integrantes de los Comités Regionales, se remitirá el informe donde se indiquen los incumplimientos señalados en el artículo 15 del presente reglamento a la Jerarquía Institucional y Auditoría correspondiente con el fin de que se proceda con las acciones disciplinarias que correspondan por el incumplimiento de deberes y se ordene la sustitución del representante en el Comité en las condiciones que establece este reglamento.

DE LA ADMINISTRACIÓN Y ASIGNACIÓN DE BIENES A LOS COMITÉS DE EMERGENCIA

Para el desempeño de sus funciones ordinarias y extraordinarias que respondan al plan de trabajo y para las operaciones de emergencia, los comités deben coordinar con las diferentes instituciones representadas y con la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias el apoyo con recursos materiales y humanos, bajo el precepto de que cada institución es responsable de atender lo propio de su ámbito de competencias.

En el caso de los CME, los bienes serán asignados mediante la documentación respectiva del área administrativa de la CNE de conformidad con las siguientes posibilidades:

• a)En el caso de activos otorgados en préstamo, se deberá entregar los bienes previa firma de un acuerdo de préstamo gratuito en el cual consten las responsabilidades específicas del Comité, persona integrante del Comité encargado de la custodia y procedimientos fiscalización y control sobre el uso, inventario y estado de los bienes.
• b)En el caso de donaciones, deberá seguirse el trámite ordinario del proceso de donación de bienes establecido para la CNE por parte del Ministerio de Hacienda, salvo que se trate de donaciones recibidas mediante declaratoria de emergencia en cuyo caso se aplicará lo regulado en el artículo 48 de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo.

La CNE podrá condicionar la entrega en préstamo o donación de bienes a que el Comité de Emergencia Municipal cuente con un espacio físico apto para funcionar como bodega, con medidas de seguridad y que cuente con servicios básicos de agua, electricidad para la adecuada administración de los bienes.

• a)Todos los bienes y suministros que se den en calidad de préstamo o donación deberán ser utilizados en caso de emergencia y/o actividades programadas del comité, bajo autorización de la persona responsable de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias a nivel de la región, o responsable de la donación. Le corresponderá al coordinador(a) del comité de emergencia garantizar su buen uso y funcionamiento.
• b)El custodio o responsable de los bienes y suministros deberá mantener un inventario actualizado sobre las existencias del recurso, tanto de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias como de otros que reciba para los fines de este reglamento, la ubicación y el estado de estos. Este inventario deberá ser actualizado al menos cada seis meses en condiciones ordinarias y de manera inmediata al finalizar cualquier operación, por medio de los sistemas de registro que para tal fin ponga a disposición la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

También lo hará en cualquier momento que lo indique la jefatura de la UGO y en caso de cesar su participación dentro del comité.

• c)La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio del Oficial de Enlace, dispondrá en cualquier momento de los bienes y suministros no donados, también podrá autorizar en cualquier momento la reubicación o asignación a otro comité de su misma región. Para el traslado a un comité de otra región, deberá existir autorización del oficial de enlace o de la jefatura de la UGO.
• d)Todos los suministros que por condiciones de seguridad e higiene no puedan ser reutilizados (espumas, cobijas, entre otros), serán entregados bajo condición permanente.

Sobre éstos el custodio o responsable deberá garantizar las condiciones sanitarias para su conservación, buen uso y distribución, según los fines para los que fueron entregados.

• e)Los suministros que constituyan bienes perecederos deben ser vigilados de manera permanente y almacenados de manera adecuada para evitar su deterioro, contaminación y prever su vencimiento. En caso de que estas situaciones resulten inevitables, el custodio o responsable deberá notificar al Oficial de Enlace de la región por parte de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• f)En caso de hurto o robo, pérdida, mal uso o falta de mantenimiento de los bienes y suministros, el coordinador del Comité de Emergencias deberá asumir la responsabilidad ante las instancias correspondientes, acorde a un debido proceso. En caso de que se presente hurto o robo, el coordinador(a) deberá plantear la denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ), en todos casos el Coordinador(a) del Comité de Emergencias deberá presentar un informe escrito al Oficial Enlace de UGO.
• g)Todos los bienes deberán contar con la placa de patrimonio de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, responsabilidad inherente al Proceso de Activos y Bienes Institucionales. Igualmente, el levantamiento del inventario de los activos corresponde a este proceso, el cual emitirá un informe actualizado a la Unidad de Gestión de Operaciones.

Cuando personas físicas o jurídicas ofrezcan donaciones para la atención de emergencias, estas serán coordinadas directamente por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. En los casos en que tales donaciones sean ofrecidas directamente a los comités de emergencia, estos procederán de la siguiente forma:

• a)En el caso de donaciones para la atención de emergencias no declaradas estas podrán ser utilizadas de inmediato por el comité respectivo, pero deberá remitir un informe al oficial de enlace, detallando la cantidad, tipo y valor de los bienes recibidos y el uso que se les otorgó.
• b)En el caso de donaciones que se tramitan durante la atención de una emergencia nacional declarada por el Poder Ejecutivo se aplicará lo establecido en el artículo 48 de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo N°8488 para lo cual será necesario cumplir los siguientes requisitos:
• c)Todas las donaciones deberán ser reportadas a la Junta Directiva de la CNE, salvo que esta, en ejercicio de sus funciones, delegue esta función durante la atención de la emergencia.
• d)En caso de bienes y muebles e inmuebles inscribibles ante el Registro Nacional, la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias hará el trámite por medio de la unidad competente.
• e)Todos los bienes donados que constituyan activos deberán ser incluidos en el registro de activos de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, responsabilidad inherente a Procesos de Activos y Bienes Institucionales.
• f)En casos de donaciones en efectivo, el CME orientará al donante para que esta sea depositada en las cuentas oficiales de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
• g)En caso de donaciones en especie, notificará en forma inmediata a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, por medio de la persona responsable de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias a nivel de la región para que sea incluida en el sistema de registro. Se le entregará un comprobante al donante.
• h)Los suministros donados que se reciban deberán contar con las condiciones que establece el Manual de Procedimientos de Logística.

El custodio o contraparte del convenio será responsable de la pérdida o daño que sufran los bienes, cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada.

En caso de utilización de bienes por parte de los comités de emergencia, el custodio o responsable reportará dichos movimientos a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias por medio del sistema de registro, y solicitará la reposición de estos, con el fin de mantener las existencias en bodega.

Para dar de baja a bienes públicos, por agotamiento, inservible, rotura, desuso o desecho se procederá de acuerdo con el "Manual de Pro para la Administración, Control y Registro de los Activos de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias" y el "Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo N.º 32.988, Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 31 de enero de 2006" emitido mediante decreto ejecutivo número N°40797 - H.

Al cesar sus funciones en un tiempo no mayor a cinco días hábiles, el custodio o responsable deberá entregar al Oficial de Enlace de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias una constancia de todos los bienes asignados al comité. En el acto, la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias desactivará su rol de responsable en el sistema de registro. La persona encargada del nivel regional de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias hará entrega de los bienes y suministros al nuevo custodio o persona responsable de manera presencial, con constancia escrita.

La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias por medio de la Unidad de Gestión de Operaciones y bajo supervisión de la Dirección de Gestión del Riesgo, en un período de seis meses a partir de la publicación del presente Reglamento, actualizará el Manual de Procedimientos para Comités de Emergencias el cuál se someterá a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva.

Transitorio. Los manuales de procedimientos vigentes a la fecha de publicación del presente reglamento permanecerán vigentes por el plazo de seis meses indicados en el artículo 30 del presente reglamento. Vencido el plazo, o publicados los nuevos manuales, se consideran como derogados.