SENARA Internal Audit Organization and Operation RegulationReglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del SENARA

This regulation shall govern the organization and operation of the Internal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, hereinafter SENARA.

For the purposes of this regulation, the following shall be understood as:

• a)Internal Audit: Internal Audit of SENARA.
• b)Audit Report: document in digital format, through which the Internal Audit formally communicates to the Administration subject to examination the results of the audit performed, including the respective conclusions and recommendations.
• c)Hierarch (Jerarca): Superior hierarch of the Institution represented by the Board of Directors (Junta Directiva) of SENARA.
• d)Subordinate Head (Titular subordinado): Official of the active administration responsible for a process, with authority to order and make decisions.
• e)Active Administration (Administración Activa): the set of organs and entities of the administration that decide, execute, resolve, direct, and operate the institution.
• f)Presumed Irregular Acts (Hechos presuntamente irregulares): conduct understood as actions or omissions attributable to subjects covered by the scope of competence of the Internal Audit, which could infringe the legal system, cause damage, or cause harm to Senara and which could generate some type of liability on the part of the infringer.
• g)Investigation of Presumed Irregular Acts (Investigación de presuntos hechos irregulares): systematic and objective procedure aimed at determining the existence of the elements of judgment necessary for the eventual opening of an administrative or judicial procedure. As part of it, the presumed responsibilities, whether administrative, union, civil, or criminal, must be considered. The investigation corresponds to an activity of the Internal Audit, distinct from audit services and preventive services.
• h)Statement of Facts (Relación de Hechos): report that compiles a series of presumed irregular acts, actions, or omissions, which are linked by a causal nexus to a fault and a presumed responsible party. The Statement of Facts is brought to the attention of the corresponding Hierarch or Subordinate Head, or a competent authority so that they may assess the appropriateness of opening an administrative procedure or any other action they deem pertinent.

This regulation shall be of mandatory observance for all officials of the Internal Audit and for the rest of the officials of the Active Administration of SENARA, in the matters applicable to them.

For the purpose of keeping the normative framework of the Internal Audit updated, the Internal Auditor, together with the Audit team, shall be responsible for reviewing this regulation every two years or when any change in the related regulations becomes known, and for proposing and promoting its modifications before the Board of Directors. Any modification must, prior to its official issuance, have the approval of the highest Hierarch and of the Contraloría General de la República.

Of the Nature of the Internal Audit

The Internal Audit is the independent, objective, and advisory activity that adds value and improves the operations of the institution, contributes to the fulfillment of the administration's objectives and goals, providing a systematic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of the processes of risk management, control, and direction, providing the citizenry with reasonable assurance that the actions of the Hierarch and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices.

The competencies of the Internal Audit shall be governed fundamentally by the provisions of Article 22 of the General Law on Internal Control, without prejudice to any other applicable regulation.

The internal auditor and the officials of the Internal Audit, as appropriate, shall establish a strategic plan, in which the strategic framework of the Internal Audit is set forth, which must be consistent with the institutional strategic framework. Likewise, the audit team shall establish a set of ethical conduct guidelines aligned with the institutional Manual of Ethics and Conduct, which shall guide the conduct of the Internal Audit personnel in their personal activities and in those of an official nature in the exercise of their public function.

The activity of the Internal Audit must be exercised with total functional and judgmental independence from the Hierarch and the other organs of the Active Administration.

The officials of the Internal Audit must have an objective, impartial, and neutral attitude, avoiding conflicts of interest, favoritism, or undue influences that could compromise their professional judgment. They must also protect their independence in fact and in appearance.

In order not to harm their individual objectivity and professional ethics, the personnel of the Internal Audit must:

• a)Reject gifts or gratuities that may be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, without prejudice to the duty to report such acts before the competent authorities.
• b)Avoid the establishment of relationships of a personal nature or any other nature that may influence, compromise, or threaten the ability to act, imply a risk of corruption, may raise doubts about their objectivity and independence, or compromise the image of the Unit.
• c)Refrain from using their official position for private, business, or personal purposes; or facilitating improper transactions that foster irregularities.
• d)Inform the Internal Auditor of any impediment or commitment in fact or appearance to independence and objectivity, so that the corresponding measures may be taken and refrain from dealing with matters related to that situation. In the event of impediments or commitments to the independence or objectivity of the Internal Auditor, the details of the impediment must be disclosed to the Hierarch and other parties involved. The nature of this communication must be in writing in both cases.
• e)Refrain from auditing specific operations or executing advisory or warning tasks, in relation to operations for which they were previously responsible as an official of the Active Administration or as a provider in the last two years, or because family relationships prevail with these, up to the third degree of consanguinity or may prove incompatible.

• a)On the analysis of presumed irregular acts: confidentiality shall be maintained regarding the identity of persons who file complaints before the Internal Audit and regarding the information, documentation, and other evidence of the investigations conducted by the Internal Audit, the results of which may lead to the opening of an administrative procedure, during the formulation of the respective report, once the corresponding report has been notified and until the final resolution of the administrative procedure, except for the parties involved, who shall have free access to all documents and evidence included in the administrative file.
• b)On studies in progress: the work procedures or the results being obtained during the execution of an audit study shall be of a confidential nature except for the directly related parties, to whom preliminary results shall be discussed and preventive services shall be provided on the subject under evaluation as deemed pertinent. This confidentiality shall not apply to requirements of the Contraloría General de la República in the exercise of its oversight competence, nor when there is an express request from the competent authority.

In order to maintain their objectivity and functional and judgmental independence, the Internal Auditor shall attend Board of Directors sessions when previously summoned by the Hierarch, and the summons must specify the topic for which advice is required. They shall also attend in cases where, according to the Law, their attendance is mandatory or necessary for the fulfillment of their duties.

When the Internal Auditor attends Board of Directors sessions, it must be in accordance with their advisory and warning responsibilities, responsibilities that are limited to supplying criteria, observations, and opinions that become inputs for more informed decision-making aligned with the legal and technical system, with it being the responsibility of the Hierarch to assess such inputs—among others—on their own account and under their entire responsibility, and then make the corresponding decision. In this sense, attendance at the Board of Directors shall be under the following conditions:

• a)Attendance with voice but without vote.
• b)Providing advice or warning on specific aspects within their competence, without undermining or compromising their independence and objectivity in the development of their other competencies, since the decisions adopted in that body shall be the exclusive responsibility of the members of the collegiate body.
• c)Possibility of postponing their opinion when, in their judgment and due to the complexity of the matter under discussion, they require gathering more elements of judgment, without prejudice to the power of the Hierarch to decide immediately or to postpone their decision for the time they deem prudent or convenient.
• d)Availability of the information sufficiently in advance to provide the preventive service.
• e)Neither the presence nor the silence of the Internal Auditor in Board of Directors sessions relieves said collegiate body of the responsibility to adjust its agreements to the applicable legal and technical framework. The fact that the Internal Auditor does not issue criteria on any matter under discussion does not imply tacit acceptance of what was resolved.
• f)There shall be no impediment for the Internal Auditor to issue their opinion subsequently, despite silence, whether verbally in another session, or in writing.
• g)The participation of the Internal Auditor shall be recorded in the corresponding minutes.

The Internal Auditor and the officials of the Audit shall not be part of working groups or commissions that exercise functions proper to the active administration; except in their capacity as advisor on matters within their competence, when so requested or by legal provision, and their participation shall not be permanent, in safeguarding the independence and objectivity of the Internal Audit. Neither may they participate in the implementation of actions, design of forms, or other procedures and activities that they would normally have to examine subsequently in the performance of their duties.

Audit personnel may only perform the administrative functions necessary to fulfill the competencies proper to the audit; there being no impediment to providing preventive services if deemed necessary.

It shall be the obligation of the Internal Auditor to establish formal measures to control and manage situations of impediment that could arise regarding facts or actions that call into question or endanger (in fact or in appearance) the objectivity or independence of the Internal Audit.

Location and Organizational Structure

The Internal Audit is located at the highest level in the structure of SENARA as an evaluative and advisory body.

Organically, the Internal Audit shall depend directly on the Board of Directors of SENARA. Other administrative regulations relating to the personnel of the Internal Audit shall be governed by what is established in the General Law on Internal Control and the provisions of the Contraloría General de la República.

The Internal Audit shall be organized into a single functional unit in accordance with the structure of SENARA, which shall be in charge of the Internal Auditor, who shall organize the work of the Internal Audit, considering, among other things, the institutional objectives and risks, available resources, the corresponding technical-legal regulations and provisions, and sound practices.

Any change in the structure or organization of the Internal Audit must have the authorization of the Internal Auditor.

Of the Internal Auditor

The Board of Directors of SENARA shall carry out the appointment of the Internal Auditor in strict adherence to the provisions of the General Law on Internal Control, the Organic Law of the Contraloría General de la República, and the procedure established by the contralor body.

This official may only be suspended or removed from office for just cause and only by the Board of Directors, with observance of the procedures that guarantee due process and in accordance with a prior and binding opinion of the Contraloría General de la República.

The working hours of the Internal Auditor shall be full-time at the institution or at the location designated for teleworking, and the term of appointment shall be for an indefinite period.

The requirements for the position of Internal Auditor shall be defined in the SENARA Job Manual.

Among the minimum requirements shall be considered:

• 1)Being a Certified Public Accountant (Contador Público Autorizado).
• 2)Being characterized by their suitability for the corresponding position.
• 3)Being a highly trained professional in the field of auditing, having at least eight years of experience in matters relevant to the position, of which at least three years must have involved supervising professional personnel.

The position of Internal Auditor corresponds to the highest level of competence, responsibility, and authority of the Internal Audit and is accountable for its management before the Board of Directors and, where appropriate, before the Contraloría General de la República. They shall perform their duties with functional independence and judgmental independence.

In order to adequately attend to the accountability process, they shall inform the Board of Directors, at least annually, about the management executed by the Internal Audit, indicating the degree of compliance with the work plan, relevant achievements, the status of recommendations and issued orders, and other relevant matters regarding direction, exposure to risk, and control. Likewise, they must present, upon concluding their tenure in the institution, the corresponding final management report and comply with the management evaluation and budgetary evaluation reports that the Administration requires, in accordance with the legal provisions governing the matter.

The Internal Auditor may delegate their functions to their personnel, using suitability criteria and in accordance with the provisions of the General Law on Public Administration. The personnel are obligated to comply with the legal, regulatory, and technical framework that regulates their actions.

It corresponds to the Board of Directors to define the administrative regulations applicable to the Internal Auditor, these regulations being understood as those that generally govern the nature of the relationship between the Internal Auditor and their superior from an administrative perspective, not a technical one, particularly those referring, among others, to topics such as time control, evaluation, leave, training, and vacations. It excludes regulations referring to the performance of the substantive activities of the Audit that are the exclusive competence of the head of the Internal Audit.

The Board of Directors may delegate to the Management, by agreement, the administrative regulations applicable to the Internal Auditor.

The Internal Auditor shall have as part of their duties and functions the following:

• a)Dictate the policies, procedures, guidelines, directives, and pertinent instructions, according to the legal and technical regulations, establishing uniform criteria that guide the exercise of the competencies of the Internal Audit and the relations with the administration.
• b)Lead and regulate the process of strategic planning of the Internal Audit and in that context define, jointly with their personnel, the vision, mission, objectives, and fundamental values of the unit.
• c)Prepare, jointly with their personnel, the annual work plan and its modifications, communicating to the Hierarch the content of the plan and its relationship with the oversight cycle and proposing to the Hierarch the resource requirements to fulfill that plan, including the administrative needs of the unit. They must also communicate the modifications to said plan to the Hierarch.
• d)Present the budget project for the Internal Audit so that it is incorporated into the institutional budget, at the time determined by internal provisions.
• e)Establish a quality assurance program for the Internal Audit in accordance with the applicable regulations.
• f)Manage their personnel (select, plan, organize, coordinate, direct, supervise, evaluate, maintain, motivate, inform decisions, and provide training support, among others) toward the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal Audit, as well as guarantee competitive human resources in the exercise of the respective tasks.
• g)Perform their function with expertise and due professional care, asserting their competence with functional independence and judgmental independence, and shall be vigilant that their personnel respond in the same manner.
• h)Define, establish, and maintain updated the policies, procedures, and practices for administration, access, and custody of the Internal Audit documentation, especially the information relating to matters of a confidential nature established by law.
• i)Formulate, process, and keep current the Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit, in accordance with Article 4 of this regulation.

Of the Personnel of the Internal Audit

The personnel of the Audit must possess knowledge in auditing, accounting, administration, information technologies, and the legal framework related to Public Administration and SENARA, which qualifies them to perform in an appropriate manner the assigned functions, as well as to collectively possess or acquire the skills and competencies necessary to fulfill their responsibilities.

The Internal Auditor and the personnel of the Internal Audit must maintain high values of conduct to exercise the activity of the Internal Audit, in accordance with the Code of Ethics of the unit. Such values must be evident in their actions and prevent any possibility of doubt in their management.

The Internal Auditor is responsible for the following regarding their personnel:

• a)Personnel movements: authorize personnel movements in the Internal Audit (appointment, transfer, suspension, removal, granting of leaves, permits, and other personnel movements).
• b)Vacant positions: manage matters relating to vacant positions in the Internal Audit and, consequently, the obligation of the Administration to fill the vacancies in the Audit within a maximum period of three months.
• c)Training: approve the training requests of their personnel, communicating accordingly to the Training Committee for registration and control.
• d)Monitoring and decision-making: monitor and make the appropriate decisions so that the officials of the Internal Audit comply, in the exercise of their competencies, with the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies, procedures, practices, and other administrative provisions (institutional and those of the Internal Audit) that are applicable to them.

Regarding administrative regulations, these shall not impede, threaten, or negatively affect the requirements of independence and objectivity that the personnel of the Internal Audit must observe in the exercise of activities inherent to them, nor unduly limit or restrict the exercise of their powers. Should this situation be detected, the Internal Auditor shall request the corresponding correction from the Hierarch or from the Contraloría General de la República in case of doubt, once the internal procedure is concluded.

When the personnel of the Internal Audit, in the fulfillment of their duties, become involved in a legal conflict or are the subject of a criminal lawsuit, SENARA shall provide all its support, both legal and technical, and shall cover the costs to handle that process until its final resolution.

Of the Resources of the Internal Audit

The Internal Audit must have the necessary and sufficient organization and resources to fulfill its management, for which purpose the Internal Auditor shall present to the Hierarch the resource study supporting the requirement for suitable and sufficient human resources, in addition to the material, technological, transportation, and other resources necessary for the Internal Audit to maintain effective leadership in the protection of the Public Treasury, within the scope of its competence.

For budgetary purposes, the Internal Audit shall be given a programmatic category.

In the allocation and disposition of its resources, the criteria of the Internal Auditor and the instructions issued in this regard by the Contraloría General de la República shall be taken into account.

If serious limitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal Audit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation to the Hierarch, for its timely attention.

When the Internal Auditor reliably demonstrates that the lack of resources for the Internal Audit leads to the absence of timely oversight of the institutional assets, they must inform the Hierarch of the risk being assumed and of the potential imputation of liability that this situation may generate for the Hierarch.

In accordance with the pertinent legal and technical regulations, the Internal Auditor must administer the material, technological, and other resources of their unit, for which they shall be responsible for guaranteeing the use of such resources in an economical, efficient, effective, legal, and transparent manner for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.

It shall be the responsibility of the Internal Auditor to propose the preliminary budget draft of the Internal Audit for the respective fiscal year, for the approval of the Hierarch, who shall assess the possibilities of meeting such requirements in accordance with the applicable legal and technical regulations.

Scope of Action and Competence

The scope of action of the Internal Audit is comprised of SENARA.

The scope of competence of the Internal Audit encompasses the processes of internal control, risk assessment, and direction, including topics such as: operational and administrative aspects, accounting and budgetary aspects, administrative contracting, substantive and strategic aspects of SENARA, information technologies, and corporate governance.

It is the obligation of the Internal Auditor to define and keep updated the auditable universe subject to the scope of action of the Internal Audit.

Relations and Coordination

The Internal Auditor shall be responsible for establishing and regulating the relations and coordination of the Unit and its officials with the auditees for the performance of the services of the Internal Audit activity.

The Internal Auditor is empowered to supply and exchange information and coordinate activities with the Contraloría General de la República, the external audits contracted by the institution, with other corresponding control entities or bodies, and with judicial bodies, within the scope of their competencies, to minimize the duplication of efforts.

The Internal Auditor must establish coordination mechanisms so that the Financial Administrative Directorate keeps a separate record of the budgeted and approved amount for the Internal Audit, detailed by object of expenditure, so that it can control the execution and modifications of the resources assigned to the Audit.

The Internal Auditor shall have the power to request the collaboration, advice, and facilities that their exercise demands, from officials at any hierarchical level of the Institution, in order to properly exercise their competencies.

In the same sense, the Internal Audit may incorporate professionals or technicians from different disciplines, whether or not they are officials of the Institution, to carry out specialized tasks as support for the studies or preventive services performed, complying with the applicable budgetary and administrative contracting aspects.

It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to provide timely and effective service through the legal studies required by the Internal Audit, so that it may adequately fulfill its function, unless there is a compromise to independence and objectivity.

Operation of the Internal Audit

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must comply with the duties set forth in the laws and regulations applicable to the exercise of internal auditing in the Public Sector.

In addition to the competencies established by legal and regulatory mandate, the Internal Audit shall be responsible for:

a. Present annually to the Board of Directors for its information, the work plan, consistent with the strategic planning, its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which contemplate the estimated time for special studies to be conducted at the request of the Board of Directors or regulatory or oversight bodies), preventive services, and follow-up work on the results of those services, the analysis of presumed irregular acts (presuntos hechos irregulares) that come to the knowledge of the Internal Audit (Auditoría Interna), and the estimated time for attending to other mandatory activities and administrative work.

b. Prepare and keep updated the Internal Audit procedures.

c. Oversee the effectiveness of the objectives, goals, programs, and budgets of the operational levels, and verify that their results are consistent with the established objectives and goals.

d. Oversee the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics and the support of information technologies for institutional objectives.

The Internal Auditor (Auditor Interno) and the other officials of the Internal Audit shall properly exercise the powers established by legal mandate.

Within the institutional scope of SENARA, the Internal Audit shall provide two classes of services, which must be rendered with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector. These services are the following:

• a)Audit services: Those referring to the different types of audit: financial audit, audit of information and communication technologies, operational audit, management audit, compliance audit (auditoría de cumplimiento); special audit studies from which potential liabilities may arise, and any type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within SENARA's scope of competence, in order to provide citizens with reasonable assurance that the actions of the senior official (jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices in relation to:
• 1)The protection and conservation of public assets against any loss, waste, misuse, irregularity, and illegal act.
• 2)Demanding reliability, timeliness, and integrity of information.
• 3)Guaranteeing effectiveness and efficiency of operations.
• 4)Complying with the legal and technical order.
• b)Preventive services (Servicios preventivos): Refers to advisory services (asesoría), warning services (advertencia), and authorization of books (autorización de libros).

1. Warning: A preventive service provided by the Internal Audit to the Senior Official or to subordinate heads (titulares subordinados), through which it makes observations to prevent what legally, administratively, and technically corresponds regarding a specific matter or regarding situations, decisions, or conduct, when they come to its knowledge, in order to prevent possible negative consequences of their actions or risks in management. It is a service that is evidenced in writing, and the legality of the administration's actions shall be subject to subsequent verification by the Internal Audit, it being the responsibility of the active administration to evaluate and analyze the observations of the Internal Audit and to accept or refute them with due basis.

2. Advisory: A preventive service provided by the Internal Audit orally or in writing, at the request of the interested party or ex officio, through which it issues its criterion, opinion, or observation on matters strictly within its competence, without undermining or compromising its independence and objectivity in the subsequent development of its other competencies. With this service, the audit personnel assist in decision-making, without expressing an inclination for a specific position, nor suggesting or recommending, it being the responsibility of the Active Administration to evaluate and analyze—on its own and under its full responsibility—the information provided in order to make more informed decisions oriented toward greater adherence to the legal and technical order.

3. Authorization of books: A preventive service consisting of authorizing, by means of an opening statement, the accounting books and minute books kept by the different units of SENARA, as well as other books that, in the Internal Auditor's judgment, are necessary for strengthening the internal control system.

• c)Analysis of presumed irregular acts that may generate liability: This is conducted through ex officio investigations, as a result of an audit, in response to a complaint from a third party, or as a response to a request from the Senior Official or subordinate heads, among others. The results of the investigation constitute an input for the Senior Official, or the respective authority, to assess the appropriateness of opening an administrative procedure, without prejudice to any other action they deem pertinent in the exercise of their powers.

The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work performed and the recommendations through which it is intended to provide added value to institutional management are reported orally and in writing.

a. Oral communication. This may take place during an internal control study so that matters requiring immediate attention are corrected on the go. The Internal Audit shall subsequently report what was indicated in writing. Once the fieldwork is completed, the conditions obtained must be discussed with the responsible officials prior to issuing the definitive findings, in order to obtain their points of view and any necessary corrective action. Likewise, once the draft report is prepared, the findings determined and the proposed recommendations shall be presented to the responsible officials in order to obtain their points of view, opinions, and any necessary corrective action prior to the issuance of the definitive report. Excepted are cases of audits of a confidential nature, in which their results shall not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and information of a confidential nature is obtained, in which case the discussion shall be partial.

The oral communication of results is ordered by the Internal Auditor in coordination with the audit personnel in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the case of special reports relating to relations of facts (relaciones de hechos) and others contemplated by the regulations. For this purpose, those involved in the matter evaluated shall be convened in writing, following prior coordination with the interested parties, and the documentation corresponding to this communication shall be recorded.

The officials of the Active Administration (Administración Activa) who are convened have the obligation to attend the verbal communication of results as part of their commitment to the strengthening of the institutional internal control system.

b. Written communication. The Internal Audit shall communicate the results, conclusions, and recommendations of its audits or special audit studies officially in writing, through objective reports addressed to the Senior Official, as the highest body of the institution, or to the competent subordinate heads, so that the pertinent decisions and actions are taken within the respective deadlines.

The Internal Auditor shall define the levels and competencies for such communication. The audit reports shall address various matters within its competence and must include the objectives, scope, findings, conclusions, and recommendations, and other results of the work, according to its nature.

The reports shall include a warning to the Senior Official or to the subordinate heads, as appropriate, regarding their duties in the processing of reports, especially the deadlines that must be observed, and shall warn about the potential liabilities they may incur for unjustifiably failing to fulfill their duties regarding internal control.

c. Communication of preventive services. The communication of preventive services shall be made at the Internal Auditor's discretion, who shall define the content of the official letters or other means of communication, in accordance with the nature of the matters referred to and their professional judgment.

d. Communication of the results of the analysis of presumed irregular acts: The results of the analysis performed shall be communicated through a duly reasoned act. If the investigation certifies the existence of sufficient elements to consider—at least to a degree of probability—the occurrence of presumably irregular acts, a relation of facts (relación de hechos) shall be prepared, which shall be forwarded to the authority exercising disciplinary power over the allegedly responsible official or to the competent authority for its attention, as applicable. If the investigation certifies the existence of sufficient elements to consider—at least to a degree of probability—the occurrence of a crime, a criminal complaint (denuncia penal) shall be prepared, which shall be forwarded to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público). Once the criminal complaint has been filed with the Public Prosecutor's Office, the respective communication shall be made to the Senior Official, so that they may analyze the adoption of preventive measures or process the administrative procedure aimed at analyzing the possible administrative liability.

It shall be the responsibility of the Active Administration (Board of Directors or subordinate heads) to define, coordinate, and execute, within the established deadlines, the corrective actions that are pertinent to address the recommendations in order to correct the deficiencies communicated by the Internal Audit, to give continuity to the implemented actions, to ensure that these deficiencies do not reoccur in the future, and to communicate to the Internal Audit regarding the steps taken to address the recommendations.

In that sense and within the legal deadline, they must issue in writing the instruction for its implementation to the designated responsible person, with a copy to the Internal Audit, and establish the necessary follow-up mechanisms to verify its effective implementation. In the event that the recommendations are to be implemented directly by the head, this must be reported to the Internal Audit within the legal deadline.

The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit's activity, a follow-up process for the recommendations, observations, and reports on relations of facts and criminal complaints resulting from its work, to ensure their timely, adequate, and effective attention by the active administration, which shall be verified in accordance with the established form of accreditation.

This process must include the results of the evaluations conducted by external auditors that come to its knowledge and those of the Contraloría General de la República and other control and oversight institutions when they so request. The result of the follow-up process shall be communicated by the Internal Auditor to the Senior Official annually, as part of the annual work report, without prejudice to other related reports, at the Auditor's discretion, when deemed pertinent.

The Internal Audit shall be the only competent body to determine the compliance status of the recommendations it issues, based on the evidence provided by the recipient of the recommendation and the result of other verification actions carried out as part of the follow-up work. In that sense, it shall communicate to the Active Administration when a recommendation is considered reasonably addressed and the closure of the follow-up work for the issued reports, which does not extinguish the responsibility of the Active Administration regarding the corrective actions applied and their continuity.

The Internal Audit shall have the power, upon a substantiated request from the administration, to grant extensions to deadlines indicated by it for the accreditation of recommendations, provided the following conditions are met:

1. The request is submitted via official letter signed by the recipient of the recommendation or by the person formally delegated for its attention.

2. The facts that prevented the fulfillment of the recommendation by the scheduled date are detailed.

3. A date for the definitive fulfillment of the recommendation is proposed.

4. A certification is attached detailing the actions taken in response to the recommendation, with reference to the folios of the follow-up file (expediente de seguimiento) supporting said actions.

5. A schedule is attached detailing the pending actions, the person responsible for carrying them out, and the execution deadline.

The Internal Audit reserves the right to process and approve extensions in exceptional cases to the conditions indicated, provided they are duly justified.

The Active Administration is responsible for maintaining vigilance over the due fulfillment of the provisions and recommendations and for ensuring the effectiveness of the corrective actions it implements. In that sense, it shall keep and maintain updated a registry to control the progress of the implementation of the Internal Audit's recommendations and compliance with the established deadlines, as well as the provisions of the Contraloría General de la República and other recommendations from other external control bodies brought to its attention.

It shall be the responsibility of the Active Administration to create, update, safeguard, preserve, and make available a file (expediente) documenting the management carried out for each recommendation or provision.

Administrative liability may arise against officials who unjustifiably fail to implement the actions to implement the Internal Audit's recommendations, without prejudice to any civil and/or criminal liabilities that may be attributed to them.

The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the warnings issued to it, in the sense that the actions taken are in accordance with the legal and technical order, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Relations of Facts), or other pertinent reports, as appropriate.

The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the formal advisory provided, in the sense that the actions taken are in accordance with the legal and technical order, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Relations of Facts or Preliminary Investigations), or other pertinent reports, as appropriate.

Failure to comply with the provisions of this Regulation shall be grounds for administrative liability for the Internal Auditor and for the officials of the Internal Audit, the Senior Official, subordinate heads, and other officials of SENARA.

The determination of liabilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to the internal regulations and the applicable rules.

Final Provisions

In matters not provided for in this regulation, the following shall apply: Ley General de Control Interno N° 8292, Ley contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito N° 8422 and its regulation, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Normas de control interno para el Sector Público, Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares, Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República, Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de gestión, Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría General de la República, as well as any other rule, directive, or circular issued by the Contraloría General de la República in the exercise of its powers.

This Regulation repeals the Regulation amended by Acuerdo N°5744 adopted in Sesión Ordinaria N° 744-18 of 08/10/2018.

It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

El presente reglamento regulará la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, en adelante SENARA.

Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

• a)Auditoría Interna: Auditoría Interna del SENARA.
• b)Informe de Auditoría: documento en formato digital, mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.
• c)Jerarca: Superior jerárquico de la Institución representado por la Junta Directiva del SENARA.
• d)Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
• e)Administración Activa: conjunto de órganos y entes de la administración, que deciden, ejecutan, resuelven, dirigen y operan la institución.
• f)Hechos presuntamente irregulares: conductas entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios al Senara y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor.
• g)Investigación de presuntos hechos irregulares: procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a una actividad de la Auditoría Interna, distinta de los servicios de auditoría y de los servicios preventivos.
• h)Relación de Hechos: informe que compila una serie de hechos presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta y a un presunto responsable. La Relación de Hechos se pone en conocimiento del jerarca o titular subordinado correspondiente, o de una autoridad competente para que valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que considere pertinente.

El presente reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.

A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponderá al Auditor Interno revisar con el equipo de Auditoría este reglamento cada dos años o cuando se conozca de alguna variación en la normativa relacionada y proponer y promover ante la Junta Directiva, las modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación del máximo Jerarca y de la Contraloría General de la República.

De la naturaleza de la Auditoría Interna

La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración, se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Las competencias de la Auditoría Interna se regularán fundamentalmente por lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de cualquier otra normativa que resulte aplicable.

El auditor interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, establecerán una planificación estratégica, en la que se plasme el marco estratégico de la Auditoría Interna, el cual deberá ser congruente con el marco estratégico institucional. Asimismo, se establecerá por parte del equipo de auditoría, un conjunto de guías de conducta ética alineadas al Manual de ética y conducta institucional, que orientarán la conducta del personal de la Auditoría Interna en sus actividades personales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública.

La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener actitud objetiva, imparcial y neutral, evitando conflictos de intereses, favoritismos o influencias indebidas que puedan comprometer su juicio profesional. Asimismo deberán proteger su independencia de hecho y en apariencia.

A efecto de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

• a)Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
• b)Evitar el establecimiento de relaciones de índole personal o de cualquier otra naturaleza que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar, impliquen un riesgo de corrupción, puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia, o comprometan la imagen de la Unidad.
• c)Abstenerse de utilizar su cargo oficial con propósitos privados, de negocios o personales; o facilitar transacciones indebidas que propicien irregularidades.
• d)Informar al Auditor Interno respecto a cualquier impedimento o compromiso de hecho o apariencia a la independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes y abstenerse de tratar asuntos relacionados con esa situación. En caso de impedimentos o compromiso a la independencia u objetividad del Auditor interno, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito en ambos casos.
• e)Abstenerse de auditar operaciones específicas o de ejecutar labores de asesoría o advertencia, en relación con operaciones de las cuales haya sido previamente responsable como funcionario de la Administración Activa o proveedor en los últimos dos años, o porque prevalezcan relaciones familiares con éstos, hasta el tercer grado de consanguinidad o puedan resultar incompatibles.

• a)Sobre el análisis de presuntos hechos irregulares: se guardará la confidencialidad respecto a la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna y sobre la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, durante la formulación del informe respectivo, una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, , excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo.
• b)Sobre los estudios en ejecución: los procedimientos de trabajo o los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución de un estudio de auditoría, serán de carácter confidencial excepto para las partes directamente relacionadas, a las cuales se comentarán resultados preliminares y se brindarán servicios preventivos sobre el tema objeto de evaluación según se estime pertinente. Esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni cuando haya solicitud

Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia funcional y de criterio, el Auditor Interno asistirá a sesiones de Junta Directiva cuando sea previamente convocado por el Jerarca, debiendo especificarse en la convocatoria el tema para el cual se requiere asesoría. Asistirá además en los casos que, de acuerdo con la Ley, su asistencia resulta obligatoria o necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Cuando el Auditor Interno asista a las sesiones de Junta Directiva, deberá de ser conforme a sus responsabilidades de asesoría y advertencia, responsabilidades que se limitan a suministrar criterios, observaciones y opiniones que se conviertan en insumos para una toma de decisiones más informadas y ajustadas al ordenamiento jurídico y técnico, siendo responsabilidad del Jerarca valorar dichos insumos -entre otros-, por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad y luego tomar la decisión que corresponda. En ese sentido la asistencia a Junta Directiva será bajo las siguientes condiciones:

• a)Asistencia con voz pero sin voto.
• b)Brindar asesoría o advertencia en aspectos concretos y de su competencia, sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo de sus demás competencias, por cuanto las decisiones adoptadas en dicho seno serán de exclusiva responsabilidad de los miembros del órgano colegiado.
• c)Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente o conveniente.
• d)Disponibilidad de la información con antelación suficiente para brindar el servicio preventivo.
• e)Ni la presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones de Junta Directiva, releva a dicho órgano colegiado de la responsabilidad de ajustar sus acuerdos al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El hecho de que el Auditor Interno no emita criterio sobre algún asunto en referencia, no implica aceptación tácita de lo resuelto.
• f)No existirá impedimento para que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, pese al silencio, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.
• g)La participación del Auditor interno constará en el acta correspondiente.

El Auditor interno y los funcionarios de la Auditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa; excepto en su calidad de asesor en asuntos de su competencia, cuando así se solicite o por disposición legal y su participación no podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar posteriormente en el desempeño de sus funciones.

El personal de auditoría solo podrá realizar las funciones administrativas necesarias para cumplir con las competencias propias de la auditoría; no existiendo impedimento para brindar servicios preventivos en caso de estimarlo necesario.

Será obligación del Auditor Interno, establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia), la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

Ubicación y estructura organizativa

La Auditoría Interna se ubica dentro del más alto nivel en la estructura del SENARA como un órgano evaluador y asesor.

Orgánicamente la Auditoría Interna dependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA. Otras regulaciones administrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo establecido en la Ley General de Control Interno y lo dispuesto por la Contraloría General de la República.

La Auditoría Interna estará organizada en una sola unidad funcional de acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor Interno, quien organizará la labor de la Auditoría Interna, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico-jurídicas y sanas prácticas correspondientes.

Cualquier cambio en la estructura u organización de la Auditoría Interna deberá contar con la autorización del Auditor Interno.

Del Auditor Interno

La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento del Auditor Interno en estricto apego a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el procedimiento establecido por el órgano contralor.

Este sólo podrá ser suspendido o removido del cargo por justa causa y únicamente por parte de la Junta Directiva, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso y conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República.

La jornada laboral del Auditor Interno, será a tiempo completo en la institución o en el lugar señalado para realizar teletrabajo y el plazo de nombramiento será por tiempo indefinido.

Los requisitos del puesto de Auditor Interno estarán definidos en el Manual de puestos del SENARA.

Entre los requisitos mínimos se considerarán:

• 1)Ser contador público autorizado.
• 2)Caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente.
• 3)Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoría, que cuente como mínimo con ocho años de experiencia en la materia atinente al cargo, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional.

El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna y responde por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante la Contraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio.

A fin de atender adecuadamente el proceso de rendición de cuentas, informará a la Junta Directiva, al menos anualmente, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo, logros relevantes, estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas y otros asuntos relevantes sobre dirección, exposición al riesgo y control. Asimismo, deberá presentar al finalizar su gestión en la institución, el informe final de gestión correspondiente y cumplir con los informes de evaluación de gestión y evaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública. El personal queda obligado a cumplir con el marco legal, reglamentario y técnico que regula su accionar.

Corresponde a la Junta Directiva definir las regulaciones administrativas aplicables al Auditor Interno, entendidas estas regulaciones como aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre el Auditor Interno y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos, capacitaciones y vacaciones. Excluye las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la Auditoría que competen exclusivamente al titular de la Auditoría Interna.

La Junta Directiva podrá delegar a la Gerencia mediante acuerdo, las regulaciones administrativas aplicables al Auditor Interno.

El Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes y funciones las siguientes:

• a)Dictar las políticas, procedimientos, lineamientos, directrices e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, estableciendo criterios uniformes que guíen el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna y las relaciones con la administración.
• b)Liderar y regular el proceso de planificación estratégica de la Auditoria Interna y en ese contexto definir, en conjunto con su personal, la visión, misión, objetivos y valores fundamentales de la unidad.
• c)Elaborar en conjunto con su personal, el plan anual de trabajo y sus modificaciones, comunicando al Jerarca el contenido del plan y su relación con el ciclo de fiscalización y proponiendo al Jerarca los requerimientos de recursos para cumplir con ese plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad. Igualmente deberá comunicar al Jerarca las modificaciones a dicho plan.
• d)Presentar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al presupuesto institucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen.
• e)Establecer un programa de aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna de conformidad con la normativa aplicable.
• f)Administrar su personal (seleccionar, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, mantener, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de los objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.
• g)Cumplir con pericia y debido cuidado profesional su función, haciendo valer su competencia con independencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal responda de igual manera.
• h)Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial establecidos por ley.
• i)Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 4° de este reglamento.

Del personal de la Auditoría Interna

El personal de la Auditoría deberá poseer conocimientos en auditoría, contabilidad, administración, tecnologías de información y marco legal relacionado con la Administración Pública y el SENARA, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor interno y el personal de la Auditoria Interna, deberán mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, de conformidad con el Código de Ética de la unidad. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

Corresponde al Auditor Interno respecto a su personal:

• a)Movimientos de personal: autorizar los movimientos de personal en la Auditoría Interna (nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias, permisos y otros movimientos de personal).
• b)Plazas vacantes: gestionar lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoría Interna y, consecuentemente, la obligación de la Administración de atender las vacantes de la Auditoría en un plazo máximo de tres meses.
• c)Capacitación: aprobar las solicitudes de capacitación de su personal comunicando lo correspondiente al Comité de Capacitación para su registro y control.
• d)Vigilancia y toma de decisiones: vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoria Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

Respecto a las regulaciones de tipo administrativo, las mismas no deberán impedir, amenazar, ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes, ni limitar o restringir de manera indebida el ejercicio de sus atribuciones. En caso de detectarse esta situación, el Auditor interno solicitará la corrección correspondiente al Jerarca o ante la Contraloría General de la República en caso de duda, una vez finalizado el trámite interno.

Cuando el personal de la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el SENARA dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final.

De los recursos de la Auditoría Interna

La Auditoría Interna deberá contar con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión, para lo cual el Auditor Interno presentará al Jerarca el estudio de recursos que respalde el requerimiento de recursos humanos idóneos y suficientes, además de los recursos materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios para que la Auditoría Interna pueda mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática.

En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

De presentar serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Jerarca, para su oportuna atención.

Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Jerarca del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponderá garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Jerarca, quién valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.

Ámbito de acción y competencia

El ámbito de acción de la Auditoría Interna está conformado por el SENARA.

El ámbito de competencia de la Auditoría Interna abarca los procesos de control interno, valoración de riesgos y dirección, incluyendo temas tales como: aspectos operativos y administrativos, aspectos contables y presupuestarios, contratación administrativa, aspectos sustantivos y estratégicos del SENARA, tecnologías de información y gobierno corporativo.

Es obligación del Auditor Interno, definir y mantener actualizado el universo auditable sujeto al ámbito de acción de la Auditoría Interna.

Relaciones y coordinaciones

Corresponderá al Auditor Interno establecer y regular las relaciones y coordinaciones de la Unidad y de sus funcionarios con los auditados para la realización de los servicios de la actividad de Auditoría Interna.

El Auditor Interno estará facultado para suministrar e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, las auditorías externas que se contraten en la institución, con otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales, en el ámbito de sus competencias, para minimizar la duplicación de esfuerzos.

El Auditor Interno deberá establecer mecanismos de coordinación para que la Dirección Administrativa Financiera lleve un registro separado del monto presupuestado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, para que pueda controlar la ejecución y modificaciones de los recursos asignados a la Auditoría.

El Auditor Interno tendrá la facultad de solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de ejercer adecuadamente sus competencias.

En igual sentido la Auditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad como soporte a los estudios o servicios preventivos que se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación administrativa que le sean aplicables.

Es deber de la Dirección Jurídica del SENARA brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de que esta cumpla adecuadamente su función, salvo que exista un compromiso a la independencia y objetividad.

Funcionamiento de la Auditoría Interna

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con los deberes dispuestos en las leyes y normas aplicables al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

Además de las competencias establecidas por mandato legal y normativo, le corresponderá a la Auditoría Interna:

a. Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Directiva, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Directiva o entes reguladores o fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios, el análisis de presuntos hechos irregulares que sean de conocimiento de la Auditoría y el tiempo estimado para la atención de otras actividades obligatorias y labor administrativa.

b. Elaborar y mantener actualizados los procedimientos de Auditoría Interna.

c. Fiscalizar la efectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos.

d. Fiscalizar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización, relacionados con la ética y el apoyo de las tecnologías de información a los objetivos institucionales.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas por mandato legal.

Dentro del ámbito institucional del SENARA, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público. Estos servicios son los siguientes:

• a)Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría en tecnologías de información y comunicación, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del SENARA, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con:
• 1)La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.
• 2)Exigir confiabilidad. oportunidad e integridad de la información.
• 3)Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones.
• 4)Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
• b)Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

1. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión. Es un servicio que se evidencia por escrito y el proceder y la legalidad de lo actuado por la Administración será objeto de verificación posterior por parte de la Auditoría Interna, siendo responsabilidad de la administración activa, valorar y analizar las observaciones de la Auditoría Interna y aceptarlas o refutarlas con el debido fundamento.

2. Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada o de oficio, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el personal de auditoría coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar, siendo responsabilidad de la Administración Activa, valorar y analizar -por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad la información suministrada para tomar decisiones más informadas y con una orientación hacia el mayor apego al ordenamiento jurídico y técnico.

3. Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del SENARA, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

• c)Análisis de presuntos hechos irregulares que puedan ser generadores de responsabilidad: se realiza por medio de investigaciones de oficio, producto de una auditoría, en atención a la denuncia de un tercero, o como respuesta a una solicitud del jerarca o de titulares subordinados, entre otros. Los resultados de la investigación se constituyen en un insumo para que el jerarca, o la instancia respectiva, valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo, sin perjuicio de cualquier otra acción que en ejercicio de sus competencias estime pertinente.

La comunicación de resultados, es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado y las recomendaciones mediante las cuales se pretende aportar valor agregado a la gestión institucional.

a. Comunicación oral. Puede realizarse en el transcurso de un estudio de control interno para que se corrijan sobre la marcha asuntos que requieren atención inmediata. La Auditoría Interna informará posteriormente lo señalado en forma escrita. Una vez finalizado el trabajo de campo, las condiciones obtenidas deberán ser comentadas con los funcionarios responsables, previo a emitir los hallazgos definitivos, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Asimismo, una vez elaborado el informe borrador, se presentará a los funcionarios responsables los hallazgos determinados y las recomendaciones propuestas a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria previo a la emisión del informe definitivo. Se exceptúan los casos de auditorías con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación oral de resultados la dispone el Auditor Interno en coordinación con el personal de auditoría que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple. Con tal propósito se convocará por escrito a quienes tengan parte en el asunto evaluado, previa coordinación con los interesados y se documentará lo correspondiente a esta comunicación.

Los funcionarios de la Administración Activa convocados tienen la obligación de asistir a la comunicación verbal de resultados como parte de su compromiso con el fortalecimiento del sistema de control interno institucional.

b. Comunicación escrita. La Auditoría Interna comunicará los resultados, conclusiones y recomendaciones de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Jerarca, como órgano superior de la institución, o a los titulares subordinados competentes, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes dentro de los plazos respectivos.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación. Los informes de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y deberán incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste.

Se incluirá en los informes prevención al Jerarca o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse y se advertirá sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente sus deberes respecto al control interno.

c. Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido de los oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

d. Comunicación de los resultados del análisis de presuntos hechos irregulares: los resultados del análisis realizado se comunicarán mediante un acto debidamente motivado. En caso de que la investigación acredite la existencia de elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la ocurrencia de hechos presuntamente irregulares, se elaborará una relación de hechos, la cual será remitida a la instancia que ejerce la potestad disciplinaria sobre el funcionario presuntamente responsable o a la autoridad competente para su atención, según corresponda. En caso de que la investigación acredite la existencia de elementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la ocurrencia de un delito, se elaborará una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio Público. Una vez presentada la denuncia penal ante el Ministerio Público, se hará la respectiva comunicación al Jerarca, a fin de que analice la adopción de medidas preventivas o tramite el procedimiento administrativo tendente a analizar la posible responsabilidad administrativa.

Será responsabilidad de la Administración Activa (Junta Directiva o titulares subordinados), definir, coordinar y ejecutar dentro de los plazos establecidos, las acciones correctivas que sean pertinentes para atender las recomendaciones a efectos de subsanar las deficiencias comunicadas por la Auditoría Interna, dar continuidad a las acciones implementadas, velar para que no se repitan a futuro esas deficiencias y comunicar a la Auditoría Interna respecto a las gestiones realizadas para la atención de las recomendaciones.

En ese sentido y dentro del plazo de ley, deberán girar por escrito la instrucción para su implementación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna y establecer los mecanismos de seguimiento necesarios para constatar su efectiva implementación. En caso de que las recomendaciones vayan a ser implementadas directamente por el titular, así deberá ser informado a la Auditoría Interna dentro del plazo de ley.

El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones e informes de relaciones de hechos y denuncias penales, resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración activa, la cual se verificará de conformidad con la forma de acreditación establecida.

Este proceso deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos que sean de su conocimiento y los de la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización cuando así lo soliciten. El resultado del proceso de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Jerarca anualmente, como parte del informe anual de labores, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente.

La Auditoría interna será la única instancia competente para determinar el estado de cumplimiento de las recomendaciones que emite, tomando como base la evidencia que aporte el destinatario de la recomendación y el resultado de otras acciones de verificación que ejecute como parte de la labor de seguimiento. En ese sentido comunicará a la Administración Activa cuando una recomendación se considere razonablemente atendida y del cierre de la labor de seguimiento de los informes emitidos, lo que no extingue la responsabilidad de la Administración Activa respecto a las acciones correctivas aplicadas y su continuidad.

La Auditoría interna tendrá la potestad, a solicitud fundamentada de la administración, de otorgar prórrogas a plazos indicados por ésta para la acreditación de las recomendaciones, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

1. La gestión se presente por medio de oficio firmado por el destinatario de la recomendación o por quien fuere delegado formalmente para su atención.

2. Se detallen los hechos que impidieron el cumplimiento de la recomendación en la fecha prevista.

3. Se proponga la fecha para el cumplimiento definitivo de la recomendación.

4. Se adjunte certificación que detalle las acciones realizadas en atención a la recomendación con referencia a los folios del expediente de seguimiento en los que se respalden dichas acciones 5. Se adjunte cronograma con el detalle de acciones pendientes de realizar, responsable de llevarlas a cabo y plazo de ejecución.

La Auditoría se reserva el derecho de dar trámite y aprobar prórrogas en casos de excepción a las condiciones señaladas, siempre que sean debidamente justificados.

La Administración Activa es responsable de mantener la vigilancia sobre el debido cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones y de asegurar la eficacia de las acciones correctivas que implemente. En ese sentido llevará y mantendrá actualizado un registro para controlar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna y el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento.

Será responsabilidad de la Administración Activa conformar, actualizar, custodiar, conservar y poner a disposición un expediente donde se documente la gestión realizada por cada recomendación o disposición.

Podrá caber responsabilidad administrativa contra los funcionarios que incumplan injustificadamente las acciones para implementar las recomendaciones de la Auditoría Interna; sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y/o penalmente.

La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de las advertencias que le haya formulado, en el sentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.

La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de la asesoría formal que se haya brindado, en el sentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos o Investigaciones Preliminares), u otros pertinentes.

El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno y para los funcionarios de la Auditoría Interna, el Jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios del SENARA.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

En lo no dispuesto en este reglamento será aplicable la Ley General de Control Interno N° 8292, la Ley contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito N° 8422 y su reglamento, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las Normas de control interno para el Sector Público, los Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares, las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, las Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República, las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de gestión, los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría General de la República, así como cualquier otra norma, directriz o circular que en el ejercicio de sus facultades emita la Contraloría General de la República.

Este Reglamento deroga el Reglamento modificado mediante el Acuerdo N°5744 tomado en la Sesión Ordinaria N° 744-18 del 08/10/2018.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.