Procedural nullity for lack of legal counsel signature in state representationNulidad procesal por falta de firma letrada en representación estatal

TRIAL COURT FOR ADMINISTRATIVE DISPUTES Second Judicial Circuit of San José, Annex Building A Main Line: 2545-00-03 Fax: 2545-00-33 Email: [email protected] PROCEEDING:

DECLARATORY JUDGMENT PLAINTIFF:

CARLOS ALBERTO RODRÍGUEZ PÉREZ DEFENDANTS:

INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM) N° 2025006715 TRIAL COURT FOR ADMINISTRATIVE AND CIVIL FINANCIAL DISPUTES - SIXTH SECTION - SECOND JUDICIAL CIRCUIT, SAN JOSÉ, GOICOECHEA, at eleven hours and forty-six minutes on the seventh of July, two thousand twenty-five.- Motion for procedural nullity and reversal of proceedings, in the declaratory judgment proceeding declared to be purely legal initiated by CARLOS ALBERTO RODRÍGUEZ PÉREZ, holder of identity card number 1-0494-0805, an elderly adult, who represents himself in his capacity as a lawyer, as well as by Adriana Rodríguez Corrales, in the capacity of lead attorney, against the INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM), represented by José Francisco Matamoros Bonilla, in the capacity of lead attorney. -

WHEREAS:

I. PRELIMINARY ASPECTS

- A) This resolution is issued according to the formalities established in Law No. 9342, Civil Procedure Code (CPC), and the Regulation on the Electronic Judicial File before the Judiciary (REJEPJ), approved by the Supreme Court Plenary in article XXXI of session No. 22-13, held on May 20, 2013. In this regard, it is hereby recorded that, by a provision adopted by the Superior Council of the Judiciary in Art. XXXV adopted in session No. 80-2024 of September 5, 2024 and the second paragraph of art. 28.2 CPC, the date and time set for this resolution corresponds to that automatically assigned by the institutional computer systems. B) The ruling is adopted unanimously, after the respective deliberation, with the drafting of the resolution in charge of the reporting judge, Judge Aguilar Méndez, with the concurring vote and opinion of the judging persons Garita Navarro and Abarca Gómez. C) As recorded in the Virtual Desktop System, this process was assigned to the Collegiate Tribunal Team 6 and to the presiding judge, according to the criteria defined for the implementation of the redesign of the Jurisdiction approved by the Superior Council of the Judiciary in agreements numbers XXVIII of Session No. 84-2021 of September 28, 2021 and XXXIX of Session No. 95-2021 of November 4, 2021 and as ordered by the Commission for Administrative and Civil Financial Disputes in agreements No.2.VI.2023, 11.VI.2023 and 12.VI.2023, adopted in the session held on July 27, 2023, in articles X and XI of the session held on August 24, 2023 (Official Letters 001-CCACH-2023 and 003-CCACH-2023, respectively) and article III of the session held on September 6, 2023 (Official Letter 017-CCACH-2023).

• D)Based on the provisions of article 147 of the Organic Law of the Judiciary, as well as the principle of functional equivalence of electronic documents, set forth in articles 3 of the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents, and 11 REJEPJ, coupled with the fact that the CPC only requires the identification of the evidentiary source for the list of proven and unproven facts in the judgment (Art. 61.2.2), and taking into account that the documentary collection corresponding to the judicial file is directly incorporated into the databases of this Power of the Republic, this Chamber has decided that for reference and identification purposes of the documentary evidence and procedural acts contained therein, only the image numbers (im. /ims.) in which they are recorded in the digital document that - in a ".pdf" format file and ordered in an ascending manner - has been downloaded from the electronic judicial file's computer application as of the date of this resolution will be indicated. –

II. REGARDING THE PROCESSING OF THIS MATTER

- The claim in this proceeding was originally filed on July 26, 2019 (im. 02), however, by means of a resolution from the Processing Judge at 16:30 hours on June 26, 2019 (im. 325), it was ordered that, under penalty of inadmissibility, the claim for damages, as well as the facts section, had to be corrected and, in that sense, "...[the plaintiff] may develop an independent section to make his considerations…". It also indicated that the plaintiff had to "...submit a single document to be considered as the complaint, in such a way that it includes the items ordered in this resolution…". Due to the foregoing, the plaintiff submitted two documents that were received on July first, 2019 (im. 327 to 342), one of which corresponded to the statement of claim itself, while the second was titled "Particular Considerations". In a resolution at 11:38 hours on August 21, 2019 (im. 344), the Processing Judge granted notice of the claim to the defendant and in that act determined "…[i]n another order of ideas, since the plaintiff did not refer to the damages that had been requested in the first instance, this point is declared inadmissible…" (Highlighting is not from the original).

This resolution was personally served on the defendant Administration on September 3, 2019 (service record at image 357). On October 9, 2019, the statement of defense was filed (im. 358), regarding which, by resolution at 09:52 hours on October 9, 2019 (im. 380), the Processing Judge ordered the correction of the certification of the administrative record. On October 18 following, two documents were filed: an authorization to obtain a copy of the file and, then, a brief stating compliance with the order made by the Judge (ims. 383 to 385). In a court order at 11:52 hours on January 31, 2020, the Processing Judge deemed the statement of defense filed in time and form, furthermore, granted a reply hearing and scheduled the preliminary hearing (im. 386). This resolution was automatically served on the defendant on February 6 following, upon completing the five legal attempts (im. 399). On February 26 of that year, the preliminary hearing was held with the participation solely of the plaintiff (im. 400).

In said judicial proceeding, all the stages provided for in the procedural Code were carried out, and given that there was no evidence requiring reception in a supplementary hearing, the matter was declared purely legal pursuant to article 98.2 CPCA. Due to the absence of the defendant Administration, the Judge decided to postpone the presentation of conclusions in order to wait for the submission of any justification from the defendant. In this regard, in a document received on March 2 following, the plaintiff submitted a brief in which he claimed to comply with several orders made in the preliminary hearing and likewise, requested that the processing of the file continue (im. 405). In a court order at 08:57 hours on March 10, 2020, a five-day period was granted for the rendering of conclusions, which were presented by both parties (im 409 to 439). Thus, the file was sent to this phase by a court order at 12:03 hours on April 20, 2020 (im. 440).

In a resolution at 12:06 hours on March 5, 2025, this Chamber ordered the IFAM to correct its statements of defense and rendering of conclusions for lacking valid authentication and signature (im. 456). In a document uploaded to the electronic file on March 8, 2025, the defendant Administration submitted a brief in which, in addition to affirming that the order was complied with, it requested that the procedural defects be deemed corrected, but by reversing the proceedings back to the preliminary hearing, since, in its opinion, a defective procedural activity had occurred. In this regard, a hearing was granted to the opposing party, who, in a pleading received on March 25 following (im. 471), opposed the request of the defendant (im. 471). –

III. REGARDING THE MOTION OF DEFECTIVE PROCEDURAL ACTIVITY

- The defendant has requested this Tribunal to reverse the process to the preliminary hearing stage, in order to correct an alleged deficiency in the processing of the case that, in its opinion, has caused it real and effective prejudice. It considers that it was necessary, from the moment the statement of defense was filed, that it should have been required to have legal counsel (patrocinio letrado) and, in that sense, the authentication of the aforementioned document. It argues that to attend to the process, it required a person knowledgeable in law and that the previous Executive Director did not possess such knowledge. It alleges that the defective representation of the entity affected its defense in the preliminary hearing, as a result of that original defect evident in the statement of defense, a matter that should have been addressed in the corrective (saneamiento) stage of said judicial proceeding.

It points out that the same should have been predicated of the conclusions document, the authorship of which is unknown because it is unsigned, which, it affirms, would leave it even more in a state of defenselessness (indefensión). The defendant thus considers that these situations have produced a procedural imbalance that has harmed it, which is why it is requested that the process be corrected (saneado), reversing the proceedings to the preliminary hearing stage. The plaintiff, for his part, despite having been granted a hearing to refer to the matter, has only stated that granting what was requested by the IFAM would be contrary to what is established in the law regarding due process (debido proceso), and therefore argues it is inadmissible. -

IV. ON PROCEDURAL NULLITIES

- In relation to the issue of procedural nullities, the Administrative Dispute Procedure Code was silent on developing its own section, so that given the principle of self-integration of the administrative legal system, pursuant to article 220 ibidem, in relation to articles 9 and 13 of the General Law of Public Administration (LGAP), we must first refer to the regulations of an administrative legal nature, with article 223 LGAP providing the following: "… Article 223.- 1. Only the omission of substantial formalities of the procedure shall cause nullity of the proceeding. 2. A formality whose correct execution would have prevented or changed the final decision in important aspects, or whose omission caused defenselessness, shall be understood as substantial..." (Highlighting is not from the original). Now, this provision must be read in accordance with the modifications that, in the procedural field, the entry into force and implementation of the Civil Procedure Code, Law No. 9342 of February 3, 2016, has also entailed, in which the determination of procedural nullities at the jurisdictional level now focuses on the protection of the right of defense and due process, by suppressing those procedural conducts that result in defenselessness, whether as a product of an active or passive violation of the legal system, that is, due to non-conformity with the norm or the omission of its application.

The current version of the Civil Procedure Code states: "…Article 32.- Origin and impropriety of nullity. 32.1 Origin. The nullity of procedural acts shall only be decreed when it causes defenselessness…" (Highlighting is not from the original). This instrumental vision of procedural nullities, that is, as a means or instrument of guarantee against the violation of fundamental rights of a procedural nature, can already be seen in the judgment of the Constitutional Chamber (Sala Constitucional) No. 1739-92 at 11:45 hours on July 1, 1992, when, regarding the pro sententia principle within the framework of the right to a just sentence, it established that: "… According to this, all procedural rules exist and must be interpreted to facilitate the administration of justice and not as obstacles to achieving it; which obliges considering procedural requirements, especially inadmissibilities of any nature, restrictively and only when expressly provided, while everything that leads to the decision on the merits of the case in judgment must be interpreted extensively and with the greatest possible formalism; furthermore, procedural violations should only give rise to relative nullities and, therefore, always correctable, as long as they do not produce defenselessness…" (Highlighting is not from the original).

Consistent with this instrumental conception of nullities regarding defenselessness, the current Civil Procedure Code establishes in article 33.1 that: "The nullity of defective acts may be declared ex officio at any stage of the process" (Highlighting is not from the original). This power of the Judging person is no longer explained, then, as a sort of legality control over procedural forms, but as part of a role of guarantor of due process, in such a way that the Tribunal cannot remain impassive in the face of defenselessness, precisely as stipulated in article 5 ibidem: "…Article 5.- Powers of the tribunal. The tribunal shall have the following powers: 1. To ensure equality for the parties respecting due process…" (Highlighting is not from the original), even if this means contradicting the principle of procedural preclusion (preclusión procesal).-

V. SPECIFIC CASE

– The IFAM's motion aimed at correcting the process and reversing the proceedings essentially implies an eventual procedural nullity, insofar as it has asserted that the Tribunal, by omitting the order for authentication of its documents, has caused it a state of defenselessness and therefore, it petitions for the process to be reversed to the procedural stage. Thus, we shall proceed next to assess whether indeed any circumstance has occurred in the proceedings that represents a substantial violation of this fundamental guarantee which, as we explained before, is the justification for ordering a corrective (saneamiento) measure as the one requested by the defendant Administration. According to the summary made supra, said party (IFAM) appeared in the process on two occasions: at the time of answering the complaint and to render written conclusions, after the preliminary hearing which it did not attend.

Regarding the first, it comprised both the act of answering and the correction of the administrative record. In this way, specifically, on October 9, 2019, it submitted the statement of defense signed by Mr. Christian Alpízar Alfaro, identity card No. 1-0812-0103, Master in Business Administration, who identifies himself as the legal representative of IFAM, by virtue of his condition as Executive Director, which he proved by means of a certification attached to the pleading in question (im. 377); however, said signature was not accompanied by that of a legal professional. It is worth noting that on that occasion, fax number 2235-3065 was indicated as the means for receiving service, though without indicating a subsidiary means. After this procedural act was performed, the Processing Judge ordered the correction of the certified copy of the administrative record in a court order at 09:52 hours on October 9, which was served on the 15th of the same month and year, to the means indicated by the defendant.

Following this, on October 18, 2019, two documents were submitted by the IFAM, the first signed by attorney Marcia Baltodano Bolaños, who appears as "acting head of the Legal Advisory Office of IFAM" in order to authorize obtaining a copy of the file and, second, a brief complying with the order made by the Processing Judge, which is submitted with the signature of Mr. Alpízar Alfaro and that of Paola Peña Ortiz, who identifies herself as an official of the Legal Advisory Office of that entity, with Costa Rica Bar Association membership number 21280. Subsequently, by means of a resolution at 11:52 hours on January 31, 2020, the Processing Judge considered the complaint answered in time and form, furthermore, granted a reply hearing and scheduled the preliminary hearing. However, this provision was automatically served on it, upon carrying out the legal attempts to the fax number it had indicated as a means for receiving service, besides the fact that it omitted adding a subsidiary means (as is evident from images 376 and 399 of the judicial file, and from minute 02:00 of the recording of the preliminary hearing).

The second procedural moment in which the IFAM intervened occurred after this judicial proceeding was held. Given that the defendant did not participate in the hearing, the Processing Judge deferred the conclusions stage to be held later, for which purpose she issued the resolution at 08:57 hours on March 10, 2020. In response to what was ordered therein, a brief was submitted to the record, the heading of which states it is signed by Mr. Christian Alpízar Alfaro, in his aforementioned condition as Executive Director of the IFAM; however, said document not only lacks the valid signature of a lawyer exercising legal counsel (patrocinio letrado) for that entity, but also entirely lacks a valid signature, digital or physical, from Mr. Alpízar Alfaro, as is evident from the record added to the judicial folder (images 454 and 455). Now, regarding these circumstances, what the defendant criticizes is that it was not ordered by the Tribunal's Procedural Area to correct the procedural defect of the signature, both of the legal professional exercising the entity's technical defense and that of the responsible official himself, in the specific case of the conclusions.

The plaintiff, for his part, provides no major arguments other than to indicate that what is requested "is to go against what the law establishes regarding due process." For this Chamber, after analyzing what occurred in the file, and what was argued by the parties, it concludes that the defendant entity is partially correct, and what was requested must be granted, decreeing the corresponding procedural nullity, based on the following reasons. We agree with the defendant entity that, as the jurisdiction of Administrative and Civil Financial Disputes is a judicial avenue requiring legal counsel (patrocinio letrado), that is, in which by normative provision the material and technical defense of the parties must be conducted by a legal professional, it is not optional for them, then, to dispense with its designation, but rather their participation is mandatory. It is therefore the duty of the jurisdictional body to ensure compliance with this substantial formality in order to safeguard the right of defense of the parties, through the concurrence of the lawyer's signature with that of their client in those documents where their participation is indispensable, or else, through the granting of a power of attorney, special or general, given for this purpose.

Such reasoning is inferred from the provisions of article 17 of the Administrative Dispute Procedure Code, 20.1 and 27.1 of the Civil Procedure Code, 8 to 10 of the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents, and 10, 11 and 14 of the Regulation on the Electronic Judicial File before the Judiciary, insofar as they provide that the representation and defense of the parties must be carried out by a legal professional, so that "....In written acts, the authentication of a lawyer will be required...", which shall be done, in the case of written documents, by autograph or handwritten signature, while in electronic ones, by means of their digital signature "...with guarantee of its origin and signatory, in the manner established in the legal system...". Regarding the procedural participation of Public Administrations, said provisions are equally applicable, with the exceptions expressly established in the legal system, as is the case for the Central Administration, represented judicially either by the Procuraduría General de la República, or, exceptionally, by the Contraloría General de la República (Arts. 16 and 18 CPCA., 1, 3.a and 13 of the Organic Law of the Office of the Attorney General of the Republic, 3, 35 and 36 of the Organic Law of the Comptroller General of the Republic, among others).

As we referred to beforehand, the defendant's motion seeking the declaration of a defective procedural activity is subject to a determination that, indeed, the Processing Judge failed to fulfill this duty, since she omitted to require from the IFAM the signature of the legal professional along with that of its legal representative, in this case, that of the Executive Director. And in this sense, the defendant is correct that the Court overlooked carrying out this requirement; however, what the interested party does not take into account is that with the conceptual change of procedural nullity, from an instrument for controlling procedural forms to a means of protecting the right of defense, it is essential to link the violation of adjective law to an injury to the faculties that compose that right. This is the culmination of the so-called principle of substantiality or transcendence of procedural nullities ("ne pas de nullité sans grief", no nullity without prejudice), such that it is not appropriate to annul and, therefore, to reverse the process - thereby disregarding what has transpired in the litigation - if such an affectation in the legal-procedural sphere of the interested party has not occurred.

Thus, if despite the procedural defect, the purpose proposed for the act or judicial proceeding was achieved without injury to the parties, it is neither possible nor proper then to decree its suppression, since nullity for the sake of nullity itself is not admissible. Returning to the case at hand (sub iudice), the representation of the IFAM requested the nullity and reversal of the process for the reason previously indicated; however, the Tribunal finds no reason to grant what was requested in relation to what happened at the first procedural moment, that is, regarding the statement of defense, precisely because there are insufficient elements to ensure that, based on the omission incurred, any affectation was caused to it in the terms set forth above. Article 32.2 of the Civil Procedure Code, applicable suppletorily, in accordance with this instrumental vision of procedural nullities, provides four parameters to determine in which cases it is improper to decree a measure of this nature and, in that sense, the Tribunal has been able to corroborate at least three of these criteria in this case, which we will analyze in order of importance: (1) The third sub-clause of that article indicates that the nullity may not be declared "...3.

If the person requesting it is the party that contributed to causing it or has not suffered prejudice from the violation...". First of all, it is fundamental to point out that in this matter, alongside the Judge's omission, there has been a lack of diligence by the defendant Administration itself. It should be borne in mind that this is a public entity that has a legal advisory unit and that, therefore, should have implemented adequate internal controls to avoid this type of situation. While it is true that the Judge omitted to exercise the corresponding legality control, it is also clear that there was a share of responsibility on the part of the Administration in submitting documents without authentication to the judicial court, as prescribed by procedural law. Having said this, from the review of the record, it is clear, in the Tribunal's opinion, that, furthermore, no prejudice was caused to the IFAM from what occurred.

In the first place, it stands out that in the second document presented on October 18, 2019, the defendant Administration incorporated legal counsel (patrocinio letrado) into the record, since the then Executive Director of the IFAM acted jointly with Paola Peña Ortiz, an official of the Legal Advisory Office of that entity and a legal professional, with Costa Rica Bar Association membership number 21280, who authenticated the document in question. In this regard, the second paragraph of article 20.2 of the Civil Procedure Code states: "…The signature of the authenticating lawyer shall imply, unless expressly stated otherwise, direction of the process with the powers to act on behalf of the party for everything that benefits them, provided that a special judicial power of attorney or the personal participation of the party is not required. The authenticator shall be responsible for the content of their actions…" (Highlighting is not from the original).

This action thus implied, without doubt, that attorney Peña Ortiz was assuming the technical defense of the defendant entity from then on. Likewise, it is evident that the absence from the preliminary hearing on February 26, 2020 was not due to a lack of legal counsel (patrocinio letrado) - which it already had - but was the result of the automatic service of the resolution at 11:52 hours on January 31, 2020, in which it was summoned to said judicial proceeding. Therefore, the existence of any prejudice as a result of the omission incurred by the Processing Judge cannot be inferred. (2) The second sub-clause of article 32.2 CPC provides that nullity also does not occur "...2. If the act, although irregular, has achieved the purpose for which it was intended...". As observed in the record, the answer provided by the IFAM deployed its procedural effects without major setbacks. The opposing party was able to refer extensively to the matter in the reply and, furthermore, what was stated in the defense that was relevant for the preliminary hearing stage was duly addressed by the Processing Judge.

It can thus be inferred from the mentioned pleading that there are no requests for correction (saneamiento) or purely procedural matters that needed to be addressed at the hearing, nor an allegation of defective formulation of the claim's heads requiring clarifications or adjustments in the respective stage of the preliminary hearing, nor is it observed that preliminary defenses were raised that warranted any ruling, and as for evidence, it only offered documentary evidence and of this, only one piece was rejected, which had also been submitted by the plaintiff, that is, the Job Manual, so it was not caused an affectation exclusive or particular to it. In this way, the act in question did achieve the respective procedural effects. (3) Lastly, the first sub-clause of the rule under discussion establishes that nullity may not be declared when "...1. Correction (subsanación) of the defective act is possible…" This is precisely what occurs in the present matter, being the reason for the resolution at 11:50 hours on the past 5th of March from this Chamber, in which we ordered the defendant Administration to correct (subsanara) the document in question.

Thus, this Tribunal finds no reason whatsoever to grant the request for nullity argued by the defendant party, concerning the alleged defenselessness (indefensión) caused by the Processing Judge's omission to order the timely correction of the statement of defense by the IFAM, due to the lack of authentication. On the contrary, this Section understands that, from the document uploaded to the electronic file on March 8, 2025, the entity's current judicial representation has ratified what was done at that moment, hence its statement that "…I submit the statement of defense maintaining the original line that was set by this representation…" (im. 462). Consequently, and by way of conclusion, as the original statement of defense submitted on October 9, 2019 remains unaltered, the judicial representation of the defendant entity is hereby clarified that any ruling on the new statement of defense submitted as part of the brief dated March 8 of the current year will be omitted. -

VI. REGARDING THE WRITTEN CLOSING ARGUMENTS OF THE IFAM

– As we have just explained, we cannot deduce sufficient grounds to annul and rewind the process prior to the preliminary hearing held in this matter; however, we cannot say the same regarding what occurred subsequently, specifically, concerning the submission of written closing arguments by the defendant Administration, as we will examine further below. As we detailed above, due to the IFAM's absence at the preliminary hearing, the Procedural Judge deferred the closing arguments provided for under Article 98.2 CPCA, so that they would be submitted in writing. To that end, she then granted, in an order issued at 08:57 hours on March 10, 2020, a hearing period of five business days for the parties to “present their closing arguments (alegatos de conclusiones).” A brief was thus presented, viewable from image 410 of the electronic judicial file, allegedly signed by Mr. Christian Alpízar Alfaro, in his aforementioned capacity as Executive Director of the IFAM, in which it is stated that “I appear to present the closing arguments in the above-indicated proceeding”; however, such writing not only lacks the valid signature of an attorney who exercises legal representation for that entity, but even more egregiously, it completely lacks any valid signature, whether in digital format or handwritten, from Mr.

Alpízar Alfaro, as is evident from the certification added to the judicial folder (images 454 and 455). Despite this, the Procedural Judge failed to carry out any verification, ordering in a resolution issued at 12:03 hours on April 20, 2020: “…Closing arguments having been presented by both parties, this matter is remitted to the Section of Pure Law assigned by rotation for the issuance of the respective judgment…” (im. 440). This Chamber considers that a serious error in the procedural handling lies herein, which in turn entails an infringement of the right of defense, as we shall see below. Pursuant to Article 27.1 of the Civil Procedure Code, applicable supplementarily, “…[w]hen the actions of the parties must be done in writing, they shall bear their signature…”, given that this is the essential condition for accrediting a person’s will in the execution of a written legal act and, thereby, giving rise to the material and procedural effects that these may entail.

That is, the absence of a signature on a written act simply prevents the volitional declaration necessary for the validity and effectiveness of such act from being configured. In the words of the former First Civil Chamber, in resolution No. 293-P of 08:05 hours on April 17, 2009: “…The signature is the bond that unites the signatory with the document upon which it is placed, the nexus between the person and the document. To establish this bond, the signature need be neither nominal nor legible; that is, it does not require expressing the signatory's name in a legible manner. The primary function of the signature is not the identification of the signatory, but rather to be the instrument of their declaration of will, which requires that personal act of the signatory in which they declare that it is a document and not a simple draft, and additionally that the signatory assumes as their own the statements, declarations, or agreements contained therein.

For its part, the word signature comes from the Latin firmare, which means to affirm, to give strength, and the word autograph dictates to engrave or write by oneself, referring to writing by the hand of its own author, in the understanding that the signs or strokes must be made by the author's hand without the repercussions derived from mechanical means or whether printing is done via electronic support being relevant to the matter debated. The Royal Spanish Academy defines the signature as 'the first name, surname, and/or title of a person which that person places with rubric at the foot of a document written by their own hand or another's, to give it authenticity, to express that they approve its content, or to obligate themselves to what is said therein.' (Enciclopedia Jurídica Omeba, Volume XII, Editorial Bibliográfica Argentina, pp. 290-293). The foregoing demonstrates a direct link between the symbol or signature and its author, not only to attribute authenticity but to accredit the nexus of will expressed through the rubric aimed at assuming a specific obligation…” (emphasis not in the original).

Therefore, the writing uploaded to the electronic judicial file corresponding to the closing arguments supposedly submitted by the defendant simply could not, nor can it currently, have any effect, since there is no valid signature, digital or handwritten, that would allow the declaration of will set forth therein to be imputed to the official who heads the representative body of the sued Administration. If the procedural act cannot be considered valid or effective, the Procedural Judge should have opted for its timely correction, which she omitted at the time. However, considering the statements made by the IFAM's representation on March 8 last, it is inferred that today such curing of the process is no longer possible, given that the official who should have concurred with their signature is no longer the one holding those functions and, therefore, cannot act in the name and on behalf of the defendant public entity.

In keeping with this, it is evident that the warning issued by this Chamber is legally impossible to fulfill. Thus, if the proceedings were to continue, it is clear in the undersigned’s view, that the IFAM's right to present closing arguments, which were deferred in writing by the Procedural Judge, would be curtailed, to the detriment of the principle of procedural equality and its right of defense. Consequently, unlike what occurred with the reply, in this scenario the Chamber considers that sufficient grounds do exist to annul the proceedings due to the state of defenselessness caused, specifically, by the resolution of the Procedural Area issued at 12:03 hours on April 20, 2020, insofar as it deemed the closing arguments of both parties to have been presented. Instead, what is in accordance with Law is to grant a new period of five business days to the defendant, so that it may remedy the procedural act that is missing.

It is worth stating that remedying the omission incurred by the Procedural Judge would, as a general rule, entail returning the proceedings to the procedural phase, so that the defect incurred is corrected and due process and the right of defense are thus guaranteed. However, considering that the plaintiff falls within those subjects who, in accordance with the vulnerability policies of the Judicial Branch, must be given priority attention and, considering the age of the process, in a pro persona, expansive interpretation affording the greatest protection of fundamental rights for this population, the Chamber considers that, by way of exception, it must proceed with the required curing of the proceedings without the need to remit the file back to the procedural phase, as is hereby ordered. -

THEREFORE

The request for procedural annulment and rewinding of the stages of this proceeding, filed by the INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORIA MUNICIPAL (IFAM), is partially granted, it being understood as rejected in all matters not expressly granted. The following PROCESS-CURING MEASURES ARE ORDERED: 1) Annul the resolution of the Procedural Judge issued at 12:03 hours on April 20, 2020, viewable at image 440 of the electronic judicial file; and 2) Once this resolution becomes final, grant a period of FIVE BUSINESS DAYS to the defendant so that it may issue its closing arguments, this matter having been declared one of pure Law pursuant to Article 98.2 of the Code of Administrative Litigation. – Once the foregoing is completed, proceed with the ruling on this matter in accordance with the order of priority established in the institutional policies of the Judicial Branch. - Notify. -.-

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TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Central: 2545-00-03 Fax: 2545-00-33 Correo Electrónico [email protected] CONOCIMIENTO ACTOR:

CARLOS ALBERTO RODRÍGUEZ PÉREZ INSTITUTO FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM) N° 2025006715 TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y CIVIL DE HACIENDA - SECCIÓN SEXTA - SEGUNDO CIRCUITO JUDICIAL, SAN JOSÉ, GOICOECHEA, a las once horas con cuarenta y seis minutos del siete de julio del dos mil veinticinco.- Solicitud de nulidad procesal y de retroacción de los autos, en el proceso de conocimiento declarado de puro Derecho incoado por CARLOS ALBERTO RODRÍGUEZ PÉREZ, portador de la cédula de identidad número 1-0494-0805, persona adulta mayor, quien se representa a sí mismo en su condición de abogado, así como también por Adriana Rodríguez Corrales, en calidad de abogada directora, contra EL INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM), representado por José Francisco Matamoros Bonilla, en condición de abogado director. -

CONSIDERANDO:

I. ASPECTOS PRELIMINARES

- A) Se emite esta resolución según las formalidades establecidas en la Ley N° 9342, Código Procesal Civil (CPC), y el Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial (REJEPJ), aprobado por Corte Plena en el artículo XXXI de la sesión N° 22-13, celebrada el 20 de mayo de 2013. En ese sentido, se hace constar que, por disposición adoptada por el Consejo Superior del Poder Judicial en Art. XXXV adoptado en la sesión N° 80-2024 del 05 de setiembre de 2024 y el párrafo segundo del art. 28.2 CPC, la fecha y hora que se consigna para esta resolución corresponde a la asignada automáticamente por los sistemas informáticos institucionales. B) El fallo se adopta por unanimidad, una vez realizada la respectiva deliberación, con la redacción de la resolución a cargo del informante, juzgador Aguilar Méndez, con el voto y opinión concurrente de las personas juzgadoras Garita Navarro y Abarca Gómez.

• C)Según consta en el Sistema Escritorio Virtual, este proceso fue turnado al Tribunal Colegiado Equipo 6 y al juez ponente, conforme a los criterios definidos para la implementación del rediseño de la Jurisdicción aprobada por el Consejo Superior del Poder Judicial en los acuerdos números XXVIII de la Sesión N° 84-2021 del 28 de setiembre de 2021 y XXXIX de la Sesión N° 95-2021 del 04 de noviembre de 2021 y lo ordenado por la Comisión de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda en los acuerdos No.2.VI.2023, 11.VI.2023 y 12.VI.2023, adoptados en la sesión celebrada el 27 de julio del 2023, en los artículos X y XI de la sesión celebrada el 24 de agosto de 2023 (Oficios 001- CCACH-2023 y 003-CCACH-2023, respectivamente) y el artículo III de la sesión celebrada el 6 de setiembre de 2023 (Oficio 017-CCACH-2023). D) Con base en lo preceptuado en el artículo 147 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, así como el principio de equivalencia funcional de los documentos electrónicos, dispuesto en los artículos 3 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y 11 REJEPJ, aunado a que el CPC únicamente requiere la identificación de la fuente probatoria del elenco de hechos probados y no probados de la sentencia (Art. 61.2.2), y tomando en cuenta que, el acervo documental correspondiente al expediente judicial se encuentra incorporado directamente en las bases de datos de este Poder de la República, esta Cámara ha decidido que para fines de referencia e identificación de las pruebas documentales y los actos procesales que allí se encuentren contenidos, únicamente se indicarán los números de imágenes (im. /ims.) en las que éstas consten en el documento digital que -en archivo formato “.pdf” y ordenado de manera ascendente-, ha sido descargado de la aplicación informática del expediente judicial electrónico, a la fecha de la presente resolución. –

II. RESPECTO DEL TRÁMITE DE ESTE ASUNTO

- La demanda del presente proceso fue interpuesta originalmente el día 26 de julio de 2019 (im. 02), sin embargo, por medio de resolución de la Jueza Tramitadora de las 16:30 horas del 26 de junio de 2019 (im. 325), se dispuso que, bajo pena de inadmisibilidad debía corregir la pretensión de de los daños y perjuicios, así como el aparte de los hechos y que en ese sentido “...puede desarrollar un apartado independiente para realizar sus consideraciones…”. Asimismo, indicó que debía la parte actora “...aportar un único escrito a efecto de considerarlo como la demanda, de manera que se incluya los rubros ordenados en esta resolución…”. Debido a lo anterior, el accionante presentó dos escritos que fueron recibidos en fecha primero de julio de 2019 (im. 327 a 342), uno de los cuales correspondía al escrito de demanda propiamente dicho, mientras que el segundo estaba titulado “Consideraciones Particulares”.

En resolución de las 11:38 horas del 21 de agosto de 2019 (im. 344), la Jueza de Trámite otorgó traslado a la parte demandada y en ese acto determinó “…[e]n otro orden de ideas, siendo que la parte accionante no se refirió a los daños que había solicitado en primera instancia, se declara inadmisible este extremo…” (Resaltado no es del original). Dicha resolución fue notificada personalmente a la Administración demandada el 03 de setiembre de 2019 (acta de notificación a imagen 357). El 09 de octubre de 2019, se presentó la contestación de la demanda (im. 358), respecto de la cual, por resolución de las 09:52 horas del 09 de octubre de 2019 (im. 380), la Jueza Tramitadora previno la corrección de la certificación del expediente administrativo. El día 18 de octubre siguiente, se interpusieron dos escritos: una autorización para la obtención de una copia del expediente y, luego, un memorial en el que se dice cumplir la prevención efectuada por la Juzgadora (ims. 383 a 385).

En auto de las 11:52 horas del 31 de enero de 2020, la Juzgadora de Trámite tiene por contestada en tiempo y forma la demanda, además, concede audiencia de réplica y convoca a la audiencia preliminar (im. 386). Esta resolución quedó notificada automáticamente a la parte demandada el 06 de febrero siguiente, al efectuarse los cinco intentos de ley (im. 399). En fecha 26 de febrero de ese año, se realizó la audiencia preliminar con la participación únicamente de la parte actora (im. 400). En dicha diligencia judicial se efectuaron todas las etapas previstas en el Código de rito y en virtud de que no existían pruebas que requirieran recepción en audiencia complementaria, se declaró el asunto de puro Derecho conforme el numeral 98.2 CPCA. Debido a la ausencia de la Administración demandada, la Juzgadora decidió postergar la rendición las conclusiones a fin de esperar la presentación de alguna justificación de parte de la accionada.

En ese sentido, en escrito recibido el 02 de marzo siguiente, la parte actora presentó un memorial en el que aseguraba cumplir con varias prevenciones efectuadas en la audiencia preliminar y asimismo, solicitó se prosiguiera con el trámite del expediente (im. 405). En auto de las 08:57 horas del 10 de marzo de 2020, se otorgó plazo de cinco días para la rendición de conclusiones, las cuales fueron presentadas por ambas partes (im 409 a 439). Es así que se remite el expediente a esta fase por auto de las 12:03 horas del 20 de abril de 2020 (im. 440). En resolución de las 12:06 horas del 05 de marzo de 2025, esta Cámara apercibió al IFAM a efectos de que subsanara sus escritos de contestación de la demanda y de rendición de conclusiones por carecer de autenticación y rúbrica válida (im. 456). En escrito colgado en el expediente electrónico en fecha 08 de marzo de 2025, la Administración demandada presenta escrito en el que, además de afirmar que se cumplía con lo apercibido, se peticionó tener por subsanados los defectos procesales, pero retrotrayendo los actos a la audiencia preliminar, al existir de por medio, en su criterio, una actividad procesal defectuosa. Al respecto, se otorgó audiencia a la contraparte, quien, en libelo recibido el 25 de marzo siguiente (im. 471) se opuso a la solicitud de la parte demandada (im. 471). –

III. RESPECTO DE LA GESTIÓN DE ACTIVIDAD PROCESAL DEFECTUOSA

- La parte demandada ha solicitado a este Tribunal retrotraer el proceso a la fase de audiencia preliminar, a fin de que se subsane una supuesta deficiencia en el trámite del proceso que, en su opinión, le ha causado un perjuicio real y efectivo. Estima que era necesario, desde el momento en que se presentó la contestación de la demanda, que se le hubiera exigido contar con el ejercicio de patrocinio letrado y en ese sentido, la autenticación del mencionado escrito. Aduce que para atender el proceso se requería contar con una persona conocedora del derecho y que el anterior Director Ejecutivo no poseía esos conocimientos. Alega que la defectuosa representación de la entidad le afectó su defensa en la audiencia preliminar, producto de ese defecto originario que se evidencia en la contestación de la demanda, cuestión que debió ventilarse en la etapa de saneamiento de dicha diligencia judicial.

Señala que lo mismo debió predicarse del escrito de conclusiones, del que se desconoce la autoría porque no se encuentra firmado, lo cual, afirma, le dejaría aún más en estado de indefensión. Considera así la parte demandada que estas situaciones han producido un desequilibrio procesal que le ha perjudicado, motivo por el que se solicita el proceso sea saneado, retrotrayendo los autos a la fase de audiencia preliminar. La parte actora, por su lado, no obstante habérsele otorgado audiencia para que se refiriera al respecto, únicamente ha manifestado que acceder a lo peticionado por el IFAM resultaría contrario a lo establecido en la norma respecto del debido proceso, por lo que aduce que es inadmisible. -

IV. SOBRE LAS NULIDADES PROCESALES

- En relación con el tema de las nulidades procesales, el Código Procesal Contencioso Administrativo fue omiso en desarrollar un acápite propio, de modo que ante el principio de autointegración del ordenamiento jurídico administrativo, conforme a artículo 220 ibídem, en relación con el ordinal 9 y 13 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP), primero, debemos remitirnos a las regulaciones de carácter ius-administrativas, disponiendo en ese sentido el numeral 223 LGAP lo siguiente: “… Artículo 223.- 1. Sólo causará nulidad de lo actuado la omisión de formalidades sustanciales del procedimiento. 2. Se entenderá como sustancial la formalidad cuya realización correcta hubiera impedido o cambiado la decisión final en aspectos importantes, o cuya omisión causare indefensión…” (Resaltado no es del original). Ahora bien, esta disposición debe ser leída acorde con las modificaciones que en el campo procesal ha conllevado también, la entrada en vigencia e implementación del Código Procesal Civil, Ley N° 9342 de 03 de febrero de 2016, en la que la determinación de las nulidades procesales a nivel jurisdiccional se centra ahora en la tutela del derecho de defensa y debido proceso, mediante la supresión de aquellas conductas procesales que resulten en indefensión, sea producto de una infracción activa o pasiva del ordenamiento jurídico, es decir, por la disconformidad con la norma o por la omisión de su aplicación.

Dice la versión vigente del Código Procesal Civil: “…Artículo 32.- Procedencia e improcedencia de la nulidad. 32.1 Procedencia. La nulidad de los actos procesales solo se decretará cuando se cause indefensión…” (Resaltado no es del original). Esta visión instrumental de las nulidades procesales, esto es, como un medio o instrumento de garantía frente a la violación de los derechos fundamentales de orden procesal, pueden verse ya en la sentencia de la Sala Constitucional n° 1739-92 de las 11:45 horas de 01 de julio de 1992, cuando respecto al principio pro sententia en el marco del derecho a una sentencia justa, estableció que: “… Según éste, todas las normas procesales existen y deben interpretarse para facilitar la administración de la justicia y no como obstáculos para alcanzarla; lo cual obliga a considerar los requisitos procesales, especialmente las inadmisiones de cualquier naturaleza, restrictivamente y sólo a texto expreso, mientras que debe interpretarse extensivamente y con el mayor formalismo posible todo aquello que conduzca a la decisión de las cuestiones de fondo en sentencia; además, las infracciones procesales sólo deben dar lugar a nulidades relativas y, por ende, siempre subsanables, mientras no produzcan indefensión…” (Resaltado no es del original).

Consecuente con esta concepción instrumental de las nulidades respecto de la indefensión, el actual Código Procesal Civil establece en el artículo 33.1 que: “La nulidad de los actos defectuosos podrá declararse de oficio en cualquier estado del proceso” (Resaltado no es del original). Esta potestad de la persona Juzgadora ya no se explica entonces, como una suerte de control de legalidad de las formas procesales, sino como parte de un rol de garante del debido proceso, de tal manera que el Tribunal no puede quedar impasible ante la indefensión, precisamente, como lo estipula el artículo 5 ibídem: “…Artículo 5.- Potestades del tribunal. El tribunal tendrá las siguientes potestades: 1. Asegurar la igualdad a las partes respetando el debido proceso…” (Resaltado no es del original), aunque esto signifique contrariar el principio de preclusión procesal.-

V. CASO CONCRETO

– La gestión del IFAM tendiente a que se subsane el proceso y se retrotraigan los autos, supone en el fondo una eventual nulidad procesal, en el tanto ha aseverado que el Tribunal, al omitir la prevención de autenticación de sus escritos, le ha ocasionado un estado de indefensión y por ende, peticiona a efectos de que se retrotraiga el proceso a la fase de trámite. Así las cosas, nos abocaremos seguidamente a valorar si en efecto ha ocurrido en los autos alguna circunstancia que suponga una infracción sustancial a dicha garantía fundamental que, tal y como explicamos antes, es la justificación para disponer una medida de saneamiento como la peticionada por la Administración demandada. Según el recuento efectuado supra, dicha parte (IFAM) se apersonó al proceso en dos oportunidades: al momento de contestar la demanda y para rendir conclusiones por escrito, luego de la audiencia preliminar a la que no se presentó.

En cuanto al primero, comprendió tanto el acto de la contestación como de la subsanación del expediente administrativo. De esta manera, específicamente, el 09 de octubre de 2019, presentó el escrito de contestación suscrito por el señor Christian Alpízar Alfaro, con cédula de identidad n° 1-0812-0103, máster en administración de empresas, quien se identifica como representante legal del IFAM, en virtud de su condición de Director Ejecutivo, lo cual comprobó mediante certificación que adjunta al libelo en cuestión (im. 377); empero, dicha rúbrica no se hizo acompañar por la de un profesional en Derecho. Valga decir que en esa oportunidad se señaló como medio para recibir notificaciones el fax número 2235-3065, no obstante, sin indicar medio subsidiario. Efectuado ese acto procesal, la Jueza Tramitadora previno la corrección de la copia certificada del expediente administrativo en auto de las 09:52 horas del 09 de octubre, el cual fue notificado el día 15 de ese mismo mes y año, al medio indicado por la parte demandada.

De esta manera, el 18 de octubre de 2019, fueron presentados dos escritos por parte del IFAM, el primero suscrito por la abogada Marcia Baltodano Bolaños, quien se apersona en condición de “encargada a.i. de la Asesoría Jurídica del IFAM” con el fin de autorizar la obtención de una copia del expediente y, segundo, un memorial en el que se cumple con el apercibimiento efectuado por la Jueza Tramitadora, el cual se aporta con la firma del señor Alpízar Alfaro y la de Paola Peña Ortiz, quien se identifica como funcionaria de la Asesoría Jurídica de esa entidad, con carné del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica n° 21280. Seguidamente, por medio de resolución de las 11:52 horas del 31 de enero de 2020, la Juzgadora de Trámite tuvo por contestada en tiempo y forma la demanda, además, concedió audiencia de réplica y señaló la audiencia preliminar. Empero dicha disposición le quedó notificada automáticamente, al practicarse los intentos de ley al fax que había indicado como medio para recibir notificaciones, amén de que omitió adicionar un medio subsidiario (según se desprende de imágenes 376 y 399 del expediente judicial, y a partir del minuto 02:00 de la grabación de la audiencia preliminar).

El segundo momento procesal en que intervino el IFAM, ocurrió luego de realizada esa diligencia judicial. En vista de que la demandada no participó de la audiencia, la Juzgadora de Trámite difirió la etapa de conclusiones para realizarla posteriormente, a efectos de lo cual emitió la resolución de las 08:57 horas del 10 de marzo de 2020. En atención a lo allí prevenido, se presentó a los autos un memorial, en cuyo encabezado se dice que suscribe el señor Christian Alpízar Alfaro, en su ya mencionada condición de Director Ejecutivo del IFAM, sin embargo, tal escrito no sólo no cuenta con la rúbrica válida de un abogado o abogada que ejerza el patrocinio letrado de esa entidad, sino que además carece del todo de firma valida, digital o física, del señor Alpízar Alfaro, según se desprende de la constancia agregada a la carpeta judicial (imágenes 454 y 455). Ahora bien, respecto de esas circunstancias, lo que crítica la parte demandada es que no se le apercibiera de parte del Área de Trámite del Tribunal la corrección del defecto procesal de la firma tanto del profesional en Derecho que ejerza la defensa técnica de la entidad, como la del propio funcionario responsable, en el caso específico de las conclusiones.

El actor, por su parte, no da mayores alegaciones más que indicar que lo pedido “es ir en contra de lo que establece la norma respecto al debido proceso”. Para esta Cámara, una vez analizado lo ocurrido en el expediente, como lo aducido por las partes, concluye que lleva razón, parcialmente, la entidad demandada y debe acogerse lo peticionado, decretando la nulidad procesal correspondiente, con base en los siguientes motivos. Coincidimos con la entidad demandada que, tratándose la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda de una vía judicial en la que se requiere de patrocinio letrado, esto es, en que por disposición normativa la defensa material y técnica de las partes debe recaer en un profesional en Derecho, no es facultativo de éstas prescindir entonces de su designación, sino que su participación resulta obligatoria. Es por tanto, deber del órgano jurisdiccional asegurar el cumplimiento de esta formalidad sustancial en aras de resguardar el derecho de defensa de las partes, mediante la concurrencia de la firma del abogado o abogada con la de su cliente en aquellos escritos en los que sea indispensable su participación, o bien, mediante el otorgamiento de un poder judicial, especial o general, dado al efecto.

Se colige tal razonamiento a partir de lo preceptuado en el artículo 17 del Código Procesal Contencioso Administrativo, 20.1 y 27.1 del Código Procesal Civil, 8 a 10 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y 10, 11 y 14 del Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial, en cuanto disponen que la representación y defensa de las partes deberá ser llevada a cabo por un profesional en Derecho, de modo que "....En los actos escritos se requerirá la autenticación de un abogado...", lo cual se efectuará, en el caso de los documentos por escrito, mediante firma autógrafa o manuscrita, mientras que en los electrónicos, por medio de su firma digital "...con garantía de su origen y signatario, en la forma establecida en el ordenamiento jurídico...". Respecto de la participación procesal de las Administraciones Públicas, dichas disposiciones resultan igualmente aplicables, con las salvedades expresamente establecidas en el ordenamiento jurídico, como pasa en el caso de la Administración Central, representada judicialmente sea por la Procuraduría General de la República, o bien, excepcionalmente, por la Contraloría General de la República (Arts. 16 y 18 CPCA., 1, 3.a y 13 de la ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, 3, 35 y 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, entre otros).

Tal y como hicimos referencia de antemano, la gestión de la parte demandada a fin de que se declare una actividad procesal defectuosa está sujeta a que se determine que, efectivamente, la Jueza Tramitadora incumplió con ese deber, toda vez que omitió requerirle al IFAM la firma del profesional en Derecho junto con la de su representante legal, en este caso, la del Director Ejecutivo. Y en ese sentido, lleva razón la demandada en que el Despacho pasó por alto llevar a cabo ese requerimiento, sin embargo, lo que no toma en cuenta la parte interesada es que con el cambio conceptual de la nulidad procesal, de un instrumento de control de las formas procesales al de un medio de tutela del derecho de defensa, resulta indispensable vincular la infracción de la normativa adjetiva a una lesión a las facultades que componen ese derecho. Esto es el culmen del denominado principio de sustancialidad o trascendencia de las nulidades procesales (“ne pas de nullité sans grief”, no hay nulidad sin perjuicio), de modo tal que no cabe anular y por ende, retrotraer el proceso -desconociendo con ello lo transcurrido en el litigio-, si no ha mediado tal afectación en la esfera jurídico-procesal de la parte interesada.

Así las cosas, si pese al defecto procesal, se alcanzó la finalidad propuesta para el acto o actuación judicial sin lesión para las partes, no es posible ni debido entonces decretar su supresión, toda vez que no cabe la nulidad por la nulidad misma. Retomando el sub iudice, la representación del IFAM solicitó la nulidad y retroacción del proceso por el motivo antes indicado, sin embargo, el Tribunal no encuentra motivo para acceder a lo pedido en relación con lo acontecido en el primer momento procesal, es decir, respecto de la contestación de la demanda, precisamente, porque no se cuenta con los elementos necesarios para asegurar que, con base en la omisión incurrida, se le hubiera causado afectación alguna en los términos antes expuestos. El artículo 32.2 del Código Procesal Civil, aplicable supletoriamente, en concordancia con esta visión instrumental de las nulidades procesales, dispone de cuatro parámetros para determinar en qué casos resulta improcedente decretar una medida de esta naturaleza y, en ese sentido, el Tribunal ha podido corroborar al menos tres de esos criterios en este caso, lo que analizaremos en orden de trascendencia: (1) Indica el tercer sub inciso de ese numeral que no podrá declararse la nulidad “…3.

Si quien la pide es la parte que concurrió a causarla o no ha sufrido perjuicios por la violación…”. En primer término, es fundamental señalar que en este asunto ha concurrido, junto a la omisión de la Juzgadora, una falta de diligencia por parte de la propia Administración demandada. Téngase presente que se trata de un ente público que cuenta con una dependencia de asesoría jurídica y que, por ende, debió implementar controles internos adecuados para evitar este tipo de situaciones. Si bien es cierto que la Juzgadora omitió ejercer el control de legalidad correspondiente, también es claro que existió una cuota de responsabilidad por parte de la Administración al presentar a estrados judiciales escritos sin autenticación, tal y como preceptúa la normativa procesal. Dicho lo anterior, del repaso de los autos queda claro, en criterio del Tribunal que, además, de lo ocurrido no se le causó perjuicio al IFAM.

En primer lugar, destaca que en el segundo escrito presentado el 18 de octubre de 2019, la Administración demandada incorporó patrocinio letrado a los autos, ya que el entonces Director Ejecutivo del IFAM actuó conjuntamente con Paola Peña Ortiz, funcionaria de la Asesoría Jurídica de esa entidad y profesional en Derecho, con carné del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica n° 21280, quien autenticó el escrito en cuestión. Al respecto, dice el segundo párrafo del artículo 20.2 del Código Procesal Civil: “…La firma del abogado autenticante implicará, salvo manifestación expresa en contrario, dirección del proceso con las facultades de actuar en nombre de la parte para todo lo que le beneficie, siempre y cuando no se requiera poder especial judicial o la participación personal de la parte. El autenticante será responsable por el contenido de sus gestiones…” (Resaltado no es del original).

Entonces, tal actuación supuso, sin dudarlo, que la abogada Peña Ortiz asumía en adelante la defensa técnica de la entidad demandada. Asimismo, se desprende que la ausencia a la audiencia preliminar del 26 de febrero de 2020 no se debió a la falta de patrocinio letrado -con el que ya contaba-, sino que fue producto de la notificación automática de la resolución de las 11:52 horas del 31 de enero de 2020, en la que se le convocó a dicha diligencia judicial. Por ello, no se colige la existencia de perjuicio alguno como resultado de la omisión incurrida de parte de la Jueza de Trámite. (2) El segundo sub inciso del artículo 32.2 CPC, preceptúa que tampoco se produce nulidad “…2. Si el acto, aunque irregular, ha logrado el fin para el que estaba destinado…”. Según se observa en los autos, la contestación efectuada por el IFAM desplegó sus efectos procesales sin mayores contratiempos. La contraparte pudo referirse ampliamente al respecto en la réplica y, además, lo indicado en la contestación que fuera relevante para la fase de audiencia preliminar fue atendido debidamente por la Jueza Tramitadora.

Se colige así del mencionado libelo, que no existen solicitudes de saneamiento o de mero trámite que necesitaran ser atendidos en la audiencia, o la alegación de una defectuosa formulación de los extremos de la demanda que hubieran requerido aclaraciones o ajustes en la fase respectiva de la preliminar, tampoco se aprecia que se hubieran opuesto defensas previas que ameritaran pronunciamiento alguno y en cuanto a la prueba, únicamente ofreció documental y de ésta sólo se le rechazó una, que también había sido presentada por la parte actora, esto es, el Manual de Puestos, por lo que no se le ocasionó una afectación que le resultara exclusiva o particular. De este modo, el acto en cuestión sí alcanzó los efectos procesales respectivos. (3) Por último, el primer sub inciso de la norma de comentario establece que no podrá declararse la nulidad cuando “…1. Sea posible la subsanación del acto defectuoso…” Precisamente, esto es lo que ocurre en el presente asunto, siendo el motivo de la resolución de las 11:50 horas del pasado 05 de marzo de esta Cámara, en la que apercibimos a la Administración demandada a efectos de que subsanara el escrito en cuestión.

Así las cosas, no encuentra este Tribunal razón alguna para acoger la solicitud de nulidad esgrimida por la parte accionada, concerniente a la supuesta indefensión causada por la omisión de la Juzgadora de Trámite de prevenir la oportuna corrección del escrito de contestación de la demanda por parte del IFAM, debido a la falta de autenticación. Por el contrario, entiende esta Sección que, del escrito colgado en el expediente electrónico en fecha 08 de marzo de 2025, la actual representación judicial de la entidad ha ratificado lo actuado en ese momento, de allí que manifieste que “…remito el escrito de contestación de la demanda manteniendo la línea original que fue dispuesta por esta representación…” (im. 462). Por consiguiente, y como conclusión, al mantenerse incólume el escrito original de contestación presentado el 09 de octubre de 2019, se aclara a la representación judicial de la entidad demandada que se omitirá pronunciamiento alguno sobre la nueva contestación de la demanda presentada como parte del memorial de fecha 08 de marzo del año en curso. -

VI. RESPECTO DE LAS CONCLUSIONES ESCRITAS DEL IFAM

– Según recién explicamos, no podemos colegir motivo suficiente para anular y retrotraer el proceso antes de la audiencia preliminar celebrada en este asunto, sin embargo, no podemos asegurar lo mismo en relación con lo ocurrido a posteriori, en concreto, con la rendición de conclusiones por escrito efectuada por la Administración demandada, tal y como ahondaremos seguidamente. Tal y como lo detallamos ut supra, debido a la ausencia del IFAM a la audiencia preliminar, la Jueza Tramitadora difirió las conclusiones previstas conforme el artículo 98.2 CPCA, a efectos de que las mismas fueran rendidas por escrito. Con ese fin, otorgó entonces, en auto de las 08:57 horas del 10 de marzo de 2020, una audiencia por el plazo de cinco días hábiles para que las partes “formulen sus alegatos de conclusiones”. Se presentó así un memorial visible a partir de la imagen 410 del expediente judicial electrónico, supuestamente suscrito por el señor Christian Alpízar Alfaro, en su ya mencionada condición de Director Ejecutivo del IFAM, en el que se afirma que “me apersono a presentar las conclusiones en el proceso arriba indicado”; sin embargo, tal escrito no sólo no cuenta con la rúbrica válida de un abogado o abogada que ejerza el patrocinio letrado de esa entidad, sino que aún más gravoso, carece del todo de firma valida, fuera en formato digital o de manera autógrafa, del señor Alpízar Alfaro, según se desprende de la constancia agregada a la carpeta judicial (imágenes 454 y 455).

Pese a ello, la Jueza de Trámite omitió llevar a cabo verificación alguna, disponiendo en resolución de las 12:03 horas del 20 de abril de 2020: “…Rendidas las conclusiones por ambas partes, se remite este asunto a la Sección de Puro Derecho que por turno corresponda para el dictado de la sentencia respectiva…” (im. 440). Estima este Tribunal que radica aquí un grave error en el trámite del proceso, que conlleva a su vez una afectación al derecho de defensa, tal y como veremos a continuación. Acorde con el artículo 27.1 del Código Procesal Civil, aplicable supletoriamente, “…[c]uando las gestiones de las partes deban hacerse por escrito llevarán su firma…”, toda vez que ésta es la condición esencial para acreditar la voluntad de una persona en la realización de un acto jurídico escrito y con ello, dar lugar a los efectos materiales y procesales que estos pudieran conllevar. Es decir, la ausencia de firma en un acto escrito, simplemente, impide que se configure la declaración volitiva necesaria para la validez y eficacia de tal acto.

En palabras del otrora Tribunal Primero Civil, en resolución n° 293-P de las 08:05 horas del 17 de abril de 2009: “…La firma es el lazo que une al firmante con el documento en que se pone, el nexo entre la persona y el documento. Para establecer ese lazo, la firma no necesita ni ser nominal ni ser legible; esto es, no requiere expresar de manera legible el nombre del firmante. La función primordial de la firma no es la identificación del firmante, sino la de ser el instrumento de su declaración de voluntad, que exige esa actuación personal del firmante en la que declara que aquello es un documento y no un simple borrador, además de que el firmante asume como propias las manifestaciones, declaraciones o acuerdos que contiene. Por su parte, el vocablo firma proviene del latín firmare que significa afirmar, dar fuerza y el vocablo autógrafa dictamina grabar o escribir por sí mismo al escrito de mano de su propio autor en el entendido que los signos o trazos han de ser hechos por la mano del autor sin que sea del caso respecto a lo debatido, las repercusiones dimanantes de las medios mecánicos o que la impresión se realice mediante soporte electrónico.

La Real Academia de la Lengua Española define la firma como “nombre y apellido y o título de una persona que ésta pone con rúbrica al pie de un documento escrito a mano o ajena, para darle autenticidad, para expresar que se aprueba su contenido o para obligarse a lo que en él se dice”. (Enciclopedia Jurídica Omeba, Tomo XII, Editorial Bibliográfica Argentina, pp. 290-293). Lo anterior evidencia una vinculación directa entre el símbolo o firma y su autor, no solo para atribuir autenticidad, sino para acreditar el nexo de voluntad expresado a través de la rúbrica tendiente a asumir determinada obligación…” (resaltado no es del original). Por ende, el escrito colgado en el expediente judicial electrónico correspondiente a las conclusiones supuestamente vertidas por la demandada simplemente no podía, ni puede a la fecha tener efecto alguno, ya que no hay firma válida, digital o autógrafa, que permitiera imputar la declaración de voluntad allí consignada con el funcionario titular del órgano representante de la Administración accionada.

Si el acto procesal no se puede tener por válido ni eficaz, la Jueza Tramitadora debió optar por su oportuna subsanación lo cual omitió en su momento. No obstante, atendiendo las manifestaciones vertidas por la representación del IFAM del 08 de marzo anterior, se colige que hoy día ya no es posible tal saneamiento del proceso, toda vez que el funcionario que debió concurrir con su firma ya no es quien ostenta dichas funciones y por ende, no puede actuar a nombre y por cuenta del ente público demandado. Consecuente con ello, resulta evidente que el apercibimiento efectuado por este Tribunal es de imposible cumplimiento legal. Así, de proseguir con los autos, es claro en criterio de los suscritos, que se estaría cercenando el derecho del IFAM a rendir conclusiones, las cuales fueron diferidas por escrito por parte de la Jueza Tramitadora, en detrimento del principio de igualdad procesal y su derecho de defensa.

Por consiguiente, a diferencia de lo acontecido con la contestación, en esta hipótesis la Cámara estima que sí existen motivos suficientes para anular lo actuado debido al estado de indefensión producido, concretamente, con la resolución del Área de Trámite de las 12:03 horas del 20 de abril de 2020, en cuanto tuvo por rendidas las conclusiones de ambas partes. En su lugar, lo ajustado a Derecho es otorgar nuevamente plazo de cinco días hábiles a la parte demandada, a efectos de que pueda reponer el acto procesal que se echa de menos. Valga decir que suplir la omisión incurrida por la Jueza Tramitadora supondría, por regla general, devolver los autos a la fase de trámite, de modo que se subsane el defecto incurrido y se garantice así el debido proceso y el derecho de defensa. Sin embargo, tomando en cuenta que el actor califica dentro de los sujetos a quienes, de conformidad con las políticas de vulnerabilidad del Poder Judicial, debe brindárseles atención prioritaria y, en atención a la antigüedad del proceso, en una interpretación pro persona, expansiva y de mayor protección de los derechos fundamentales de esa población, estima Tribunal que, por vía de excepción, debe procederse con el requerido saneamiento de los autos, sin necesidad de remitir el expediente a la fase de trámite, como en efecto se ordena. -

POR TANTO

Se acoge parcialmente la solicitud de nulidad procesal y retroacción de las etapas del presente proceso, incoada por el INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM), entendiéndose rechazada en todo aquello que no sea otorgado expresamente. Se ORDENAN las siguientes MEDIDAS DE SANEAMIENTO DEL PROCESO: 1) Anular la resolución de la Jueza de Trámite de las 12:03 horas del 20 de abril de 2020, visible a imagen 440 del expediente judicial electrónico; y 2) Una vez firme esta resolución, otorgar el plazo de CINCO DÍAS HÁBILES a la parte demandada con el fin de que emita sus conclusiones, al haberse declarado este asunto de puro Derecho conforme el artículo 98.2 del Código Procesal Contencioso Administrativo. – Cumplido lo anterior, procédase con el fallo de este asunto conforme el orden de prioridad fijado en las políticas institucionales del Poder Judicial. - Notifíquese. -.- Daniel Aguilar Méndez Cynthia Abarca Gómez Roberto Garita Navarro ?????????????????

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