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Res. 04270-2023 Tribunal Contencioso Administrativo · Tribunal Contencioso Administrativo · 10/10/2023
OutcomeResultado
The claim for nullity of the penalty and recognition of 40 days is denied, but the violation of the right to appeal is declared, without financial consequences.Se declara sin lugar las pretensiones de nulidad de la multa y reconocimiento de 40 días, pero se declara con lugar la violación del derecho a recurrir, sin consecuencias patrimoniales.
SummaryResumen
The Administrative Appeals Tribunal dismisses the claim of Consorcio Proyecto BP, which sought the annulment of a US$588,682.75 penalty imposed by Banco Popular for delays in Stage III of a consulting contract. The court applies the doctrine of constitutional res judicata based on Constitutional Chamber ruling 2428-2020, which rejected a prior amparo and upheld the automatic application of the penal clause without a prior summary procedure. It finds no nullity for lack of reasoning or content, since the delay was verified against the contractual schedule known to the parties. The court also rejects the alleged recognition of 40 extra days discussed in dialogue tables due to lack of formalization and technical proof of impact. However, the court partially grants the claim regarding the denial of administrative appeals, declaring a violation of the right to appeal, but without annulling the penalty or ordering reimbursement.El Tribunal Contencioso Administrativo rechaza la demanda del Consorcio Proyecto BP que pretendía la nulidad de una multa de US$588.682,75 impuesta por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, por atrasos en la Etapa III del contrato de consultoría. El Tribunal aplica la doctrina de la cosa juzgada constitucional respecto del voto 2428-2020 de la Sala Constitucional, que declaró sin lugar un amparo previo y avaló la aplicación automática de la cláusula penal sin procedimiento sumario previo. Se descartan los vicios de motivación y contenido del acto sancionatorio, al estimarse que el atraso fue constatado con base en el cronograma contractual conocido por las partes. Tampoco se acoge el reconocimiento de 40 días adicionales discutidos en mesas de diálogo, por falta de formalización y de prueba técnica de su impacto. Sin embargo, el Tribunal acoge parcialmente el reclamo sobre la denegatoria de recursos administrativos, declarando la violación del derecho a recurrir, pero sin anular la multa ni ordenar devolución alguna.
Key excerptExtracto clave
In the present case, certainly by official letter No. PSPF-485-2019 of November 27, 2019, the project director of the defendant bank notified the protected consortium of the application of a penal clause. In its defense, the defendant authority admits that it did not follow any prior summary procedure before applying such measure. It only clarifies that, under internal regulations, after the application, the petitioner is given the opportunity to file a claim, and that is where the exonerating circumstances for imposing the penalty will be assessed. However, taking into account the most recent jurisprudential criterion, the Chamber considers that the rights of defense and due process have not been infringed to the detriment of the protected company. Indeed, the nature of the penal clause, in general terms, requires its application to be automatic; otherwise, it would lose its purpose. [...] That is to say, as stated by the Constitutional Chamber, the penalty operates automatically, requiring only a mere verification of the delay attributable to the contractor for the provisions of section 4.5 of the Tender Specifications, the object of this ruling, to apply. [...] From this logic, the plaintiff's argument is not valid when it points to a defect in the content because there was no prior analysis, determination of exonerating circumstances, or justification of the penalty amount regarding the alleged 'damage' caused to the Bank, since, as indicated, these would be elements of a summary procedure that the Constitutional Chamber discards as a requirement for the application of a penal clause, because it emphasizes that only the mere verification of the delay attributable to the contractor is required, as provided for as a sanction in the public tender specifications.En la especie, ciertamente por oficio N° PSPF-485-2019 del 27 de noviembre de 2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio amparado la aplicación de una cláusula penal. En su descargo, la autoridad recurrida acepta que no ha seguido ningún procedimiento sumario previo a la aplicación de tal medida. Lo único que aclara es que, por normativa interna, después de la aplicación, se le da al recurrente la oportunidad de presentar un reclamo y será ahí donde se valoren las razones eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. Sin embargo, tomando en consideración el criterio jurisprudencial más reciente, la Sala estima que no se conculcan los derechos de defensa y debido proceso en perjuicio de la empresa tutelada. En efecto, la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido. [...] Es decir, tal como lo expone el criterio de la Sala Constitucional, la aplicación de la multa opera de forma automática, siendo necesario únicamente un tema de mera constatación del atraso atribuible al contratista para que opere lo dispuesto en el punto 4.5 del Cartel de la Licitación, objeto de este pronunciamiento. [...] Desde esa lógica, no resulta válido la argumentación del actor, cuando señala un vicio en el contenido por no existir de forma previa a la imposición de la multa elementos como la existencia de prueba de un análisis realizado, de la determinación de eximentes de responsabilidad o justificación de la cuantía de la multa respecto del supuesto "daño" causado al Banco, en el tanto, como se indica, esos serían elementos del objeto de un procedimiento sumario que la Sala Constitucional descarta como requisito para la aplicación de una cláusula penal, por cuanto, se enfatiza en la línea de criterio de la Sala Constitucional, que lo único requerido es la mera constatación del atraso atribuible al contratista que prevé como sanción el cartel de la licitación pública.
Pull quotesCitas destacadas
"...la aplicación de la multa opera de forma automática, siendo necesario únicamente un tema de mera constatación del atraso atribuible al contratista..."
"...the penalty operates automatically, requiring only a mere verification of the delay attributable to the contractor..."
Considerando VI
"...la aplicación de la multa opera de forma automática, siendo necesario únicamente un tema de mera constatación del atraso atribuible al contratista..."
Considerando VI
"...la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido."
"...the nature of the penal clause, in general terms, requires its application to be automatic; otherwise, it would lose its purpose."
Considerando V
"...la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido."
Considerando V
"...el bloque de legalidad ha diseñado un sistema de recursos administrativos, distinguiendo materia y acciones administrativas, en el caso concreto, es cierto que la materia de la Contratación Administrativa el legislador diseñó una fase recursiva especial y la excluyó del régimen general establecido en la Administración Pública..."
"...the legal framework has designed a system of administrative appeals, distinguishing subject matter and administrative actions; in this specific case, it is true that for Public Procurement the legislator designed a special appeals phase and excluded it from the general regime established in the Public Administration..."
Considerando VIII
"...el bloque de legalidad ha diseñado un sistema de recursos administrativos, distinguiendo materia y acciones administrativas, en el caso concreto, es cierto que la materia de la Contratación Administrativa el legislador diseñó una fase recursiva especial y la excluyó del régimen general establecido en la Administración Pública..."
Considerando VIII
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TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Date of Resolution: October 10, 2023 at 19:06 Type of Matter: Proceso de conocimiento Analyzed by: CENTRO DE INFORMACIÓN JURISPRUDENCIAL Content of Interest:
Type of Content: Majority Vote Branch of Law: Administrative Law Topic: Administrative Contracting Subtopics:
The application of the penalty operates automatically and only with the mere verification of the delay attributable to the contractor.
Topic: Breach of Administrative Contracting Subtopics:
The application of the penalty operates automatically and only with the mere verification of the delay attributable to the contractor.
Topic: Penalty Clause Subtopics:
The application of the penalty operates automatically and only with the mere verification of the delay attributable to the contractor.
"VI. ON THE MERITS OF THE MATTER [...] as stated in the opinion of the Constitutional Chamber, the application of the penalty operates automatically, with only a matter of mere verification of the delay attributable to the contractor being necessary for the provisions of point 4.5 of the Tender Specifications (Cartel de la Licitación), which is the subject of this ruling, to apply. From that logic, the plaintiff's argument is not valid when it points to a defect in the content because elements such as the existence of proof of an analysis carried out, the determination of liability exemptions, or justification of the penalty amount regarding the supposed 'damage' caused to the Bank did not exist prior to the imposition of the penalty, insofar as, as indicated, those would be elements subject to a summary proceeding (procedimiento sumario) that the Constitutional Chamber discards as a requirement for the application of a penalty clause (cláusula penal), because, as emphasized in the line of criteria of the Constitutional Chamber, the only thing required is the mere verification of the delay attributable to the contractor, for which the public tender specifications provide a sanction [...]
Now, regarding what is pointed out as a singular derogation of the rule due to the improper non-application of the Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado del Banco Popular y Desarrollo Comunal in relation to the summary proceeding established by said rule for the imposition of penalties, such argument lacks relevance, because, we reiterate, when the Constitutional Chamber defines that there is no need to resort to a summary proceeding for the application of a penalty clause due to the automatic nature of said instrument, it is irrelevant whether or not a summary proceeding was defined at the Bank's internal level, because it was not necessary for the validity of the act to resort to said mechanism [...]".
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PROCESS:
CONOCIMIENTO PLAINTIFF:
ARQUIGRAF S.A.
DEFENDANT:
BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL N° 2023004270 TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y CIVIL DE HACIENDA, SEGUNDO CIRCUITO JUDICIAL, SAN JOSÉ, GOICOECHEA, at nineteen hours and six minutes of October tenth, two thousand twenty-three.- Proceso de conocimiento filed by ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA, legal entity ID number 3-101-099405, as representative of the CONSORCIO PROYECTO BP (hereinafter the Consortium), formed by the following legal entities and individuals: INGENYA CONSULTORES SOCIEDAD ANÓNIMA, legal ID 3-101-245903, ICICOR COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA, legal ID 3-101-044875, CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA SOCIEDAD ANÓNIMA, legal ID 3-101-541032, ESTRUCONSULT SOCIEDAD ANÓNIMA, legal ID 3-101-254525, FSA INGENIERÍA Y ARQUITECTURA SOCIEDAD ANÓNIMA, legal ID 3-101-009253, MARÍA DEL ROCÍO MATAMOROS BOLAÑOS, ID 1-0990-0449, GINO GUIDI SALAZAR, ID 1-0400-0643, hereinafter "the Consortium", judicially represented by their special judicial attorney-in-fact, Lic. Marco Lino López Castro, of legal age, married, lawyer, resident of Cacao, Alajuela, holder of identity card number 2-0401-0164 and Bar Association card number 7641, against Banco Popular y de Desarrollo Comunal represented by Lic. Mauricio Muñoz Valverde, resident of San José, identity card number 1-0633-0830, card 3909, in his capacity as special judicial attorney-in-fact.
RESULTANDO:
1.- That the plaintiff consortium appeared before this jurisdiction to request, as derived from the filed complaint and in accordance with the claims (pretensiones) set at the preliminary hearing held on November 10, 2021, the following: "a) The nullity of official letters PSPF-485-2019 and PSPF-517-2019 for being substantially non-conforming with the legal system, insofar as they imposed and executed the collection of an illegitimate penalty. b) The annulment of official letter PSPF-485-2019 that imposes the penalty due to the existence of absolute nullity defects in the motivation, content, and procedure in accordance with articles 136, 132, and 129 of the Ley General de la Administración Pública. a. That it be declared that for the issuance of official letter PSPF-485-2019, due process was not followed in violation of the Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular and article 129 of the LGAP. b. That it be declared that act PSPF-485-2019 lacks motivation in application of article 136 of the LGAP. c. That it be declared that act PSPF-485-2019 lacks the minimum content of an act applying a penalty or penalty clause (cláusula penal) in accordance with the jurisprudence of the First Chamber (Resolutions 1176-F-SI-2011, of 9:15 a.m. on September 22, 2011, and 00416-F-SI-2013 of 2:25 p.m. on April 9, 2013). c. The annulment for reasons of relative nullity of official letter PSPF-517-2019 that attempts to validate act PSPF-485-2019 for denying access to the document 'Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular' in accordance with article 136.2 of the Ley General de la Administración Pública. d. That it be declared that official letter PSPF-517-2019 cannot validate or rectify act PSPF-485-2019 in accordance with articles 166 and 172 of the Ley General de la Administración Pública given that it suffers from absolute nullity defects. e. That the Bank be ordered to refund to my represented party the sum of US$588,682.75 (five hundred eighty-eight thousand six hundred eighty-two dollars and seventy-five cents), for the collection of the penalty imposed on my represented party. Likewise, that the Bank be ordered to pay the corresponding interest and indexation on said sum from the moment of its collection until the moment of its effective payment. f. That it be declared that the Consortium is entitled to recognition of 40 calendar days of extension to the Term of the Contract Stage in accordance with the agreements reached with the Bank and as such must be deducted from any possible penalty or sanction. a. Subsidiary claim 1. If the 40 days of extension to the Stage III term are not recognized, proceed to incorporate the 40 days into the work schedule (programa de trabajo) updated at the time of execution. Said update must be carried out by an expert in the use of the Project 2007 software used for this procurement, in the execution of the judgment. b. Subsidiary claim 2. If the 40 days of extension to the Stage III term are not recognized, nor the incorporation of the 40 days into the work schedule updated at the time of execution, that 40 non-attributable penalty days from Stage III be recognized to be applied to any possible penalty or sanction. g. That it be declared that the Bank has violated the right to appeal administrative acts in the contractual execution phase and that the right to appeal in all those cases where a preliminary rejection (rechazo ad portas) has occurred must be recognized. Due to the foregoing, all claims under these conditions must be rolled back and the right to appeal granted. Which shall be carried out in the execution of the judgment. a. That the Bank has confused the contractor selection procedure (which has a special procedure regulated in the LCA and its regulations) with the procedure for challenging administrative decisions. b. That the LGAP has direct application in the contractual execution procedure in accordance with articles 4°, subsection e), 6°, 216, third paragraph, and 221 of the RLCA. c. That there is a constitutional right to appeal administrative decisions before the superior authority and that it is also protected by articles 106 of the LGAP and 42 of the Political Constitution. h) That the Bank be ordered to pay both court costs and legal fees of this proceeding". (Images 44-47 of the judicial file); 2.- Once the transfer was conferred to the defendant's representative, the facts are denied and the defenses of lack of right and lack of standing are invoked. (Images 188-212 of the judicial file); 3.- The preliminary hearing was held on November 10, 2021, the claims were clarified, and the evidence offered by the parties was admitted. (Images 683-685 of the judicial file).
4.- The oral and public trial was held on September 5, 2023, with the presence of all parties, and the evidence offered at the appropriate procedural moment of interest to the parties was received. A period of 8 days was granted for issuing written conclusions, a period that expired on September 18, 2023. The file was declared highly complex in accordance with canon 111 of the Código Procesal Contencioso Administrativo. (Recording in the SIGAO System).
5.- By order of October 3, 2023, a hearing was granted for a period of twenty-four hours, with suspension of the deadline for issuing the judgment, to the parties regarding the evidence for a better decision (prueba para mejor resolver) presented by the plaintiff on September 29, 2023, and the constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) noted ex officio by the Tribunal. (Images 750-772 of the judicial file); 6.- In the proceedings, the prescriptions and terms of law have been observed, and no defects, flaws, or omissions susceptible of producing nullity of the proceedings or defenselessness to the parties are perceived. This judgment is hereby issued unanimously within the period stipulated in numeral 111 of the Código Procesal Contencioso Administrativo, after deliberation to that effect, taking into account legal holidays and the period for issuing conclusions.
The Tribunal was composed of judges Amy Miranda Alvarado, Carlos José Mejías Rodríguez, and Laura Gómez Chacón, who was responsible for presiding over and drafting the opinion that is issued unanimously;
CONSIDERANDO:
The plaintiff presented, in the deliberation stage, evidence for a better decision, a writing dated September 29, 2023, on which a hearing was granted on the third day of October of this year, evidence that consists of a request attended to on September 27 of this year by the defendant Bank, which rules on the remedies available for the resolved request, which this Chamber considers must be rejected because it does not add to the evidence already admitted for purposes of what is discussed in the parties' theory of the case, as it involves contractual stages different from those under litigation. Consequently, the evidence for a better decision is rejected. The same fate awaits the evidence offered as counter-evidence by the defendant Bank in relation to that evidence, upon its rejection. It is necessary to state that the evidence for a better decision is a power of this Chamber of Judges and does not constitute an instrument for the parties to rectify aspects not presented in time.
The following are taken as such, for having the corresponding support: 1. Banco Popular y de Desarrollo Comunal promoted Licitación Pública number 2014LN-000037-DCADM "Consulting Services in Engineering and Architecture for the Physical Plant Solution Program of the Conglomerado Financiero Banco Popular", for which it published the respective specifications (cartel), in La Gaceta of March 19, 2015, to receive offers by March 26, 2015. In the published specifications, the general object of the contracting was established, which consisted of the execution of the Physical Plant Solution Program for the business support personnel of Banco Popular and its four Sociedades Anónimas (excluding Commercial Offices), for which the Bank requires the CONTRACTING OF CONSULTING SERVICES, from a company that performs the following works or activities, which are grouped in the stages indicated below: Stage I: Preliminary and basic studies. II. Preliminary projects. III. Detailed design, architectural, urban planning, civil, mechanical, electrical, and telecommunications, technical specifications, detailed budget and scheduling, and preparation of reference plans for the contracting of construction and relocations. IV. Accompaniment, advisory, and technical support in the bidding process, contracting of construction and relocations. V. Supervision, inspection, monitoring, and control of the execution of construction, relocations, and program closure. The works and/or activities to be performed in each of these stages are for the two Projects of the Program (Project Construcción Metropolitano #2 and Project Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1). Project Construcción Metropolitano #2 consists of the construction of a building with an estimated area of approximately 22,000 square meters, on land owned by the Bank, located at Avenida 8 (Parqueo El Monte) and the relocation of approximately 1,326 Bank employees to that building to be built. These employees, who are mostly in the current Edificio Metropolitano and in other rented buildings, such as the Alejandro Rodríguez buildings, the Archivo de Contabilidad, Oro Bar and CPN, and in owned buildings, such as the case of the building called Panasonic in Paseo Colón, must be relocated to this building called Edificio Metropolitano #2. Project Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1 consists of the dismantling, construction of structural reinforcement, and total remodeling of the current Edificio Metropolitano, in an estimated area of approximately 18,000 square meters, and the relocation of approximately 992 Bank and Sociedades Anónimas employees. These employees, who are located in rented buildings such as: Equus, Mata Redonda, Tournón, Barrio Amón, Guadalupe, Anexo Club Unión, Torre Mercedes, Condominio Ofiplaza del Este, and in owned buildings such as the Edificio de San Pedro, must be relocated to this remodeled Edificio Metropolitano, called Edificio Metropolitano #1. As this is a preliminary dimensioning and use proposed by the Bank, for the two works of Projects Construcción Metropolitano #2 and Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1, the Consultant must verify and validate what is indicated and propose and submit for the Bank's consideration the modifications and adjustments that, in its expert opinion, it considers necessary and/or convenient to make, adhering in all cases to the best prevailing construction practices in the market as well as the best practices in the national and international financial sector. In point 2.3 and point 2.4, it is clarified that the services required by the Bank in Stage I of the specifications are: preliminary studies, basic studies, and others that could be classified as Other services. The latter are indicated in the decree of professional consulting service fees for buildings. All these are a set of services that are required to be carried out by the consulting firm in the first phase of the project: preparation of plans and documents with preliminary project services, construction plans and specifications, budget, work programming, advice for bidding and award. Some of these services must be performed at the beginning of the consultancy execution and others according to the progress of the remaining consulting services required for the two projects within the scope of this contracting. It is for this reason, and given the difficulty of defining a priori the detailed scope of these studies, that the Bank establishes for their payment the payment method of Cost Reimbursement plus a fixed fee or as a percentage of incurred expenses, which is one of the three forms or methods established by the CFIA for the calculation of remuneration for Consulting services. Additionally, it is important to refer to the fact that in the Regulation for the contracting of engineering and architecture consulting services of the CFIA, it is indicated regarding the classification of consulting services that: 'Consulting activities cover the entire professional endeavor in the different branches of engineering and architecture, so the classification of professional services should only be considered as a guide, without it being intended, thereby, to describe all the services that may derive from the different disciplines at a specific moment.'" ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 09, 2015. For the prices for each stage, it was established that the bank would pay according to the real values resulting from the work performed in Stage I, and for the works and services provided in Stages II, III, IV, and V according to the chargeable fees of the CFIA for this type of professional consulting services in Engineering and Architecture and in the Fee Schedule for Professional Consulting Services for Buildings (Arancel de Servicios Profesionales en Consultoría para edificaciones), of the CFIA of Costa Rica. The amount to be paid in each of the Stages will be defined as follows: • Stage I: Preliminary and basic studies: The Bank will pay them according to the remuneration method described in point C of decree N° 18636-MOPT, the fee schedule for professional consulting services for buildings, called "Cost Reimbursement plus a fixed fee or as a percentage of incurred expenses" (Reintegro de costos más un honorario fijo o como porcentaje de gastos incurridos), of the CFIA of Costa Rica, as well as in the current Regulation for the contracting of engineering and architecture consulting services. The above because, as the CFIA indicates, special or direct expenses such as topographical survey, soil and materials study, field reconnaissance, consultations with specialists, materials, machinery or installations tests and trials, surveys, and others, are difficult to specify before the contract and for that reason they are paid according to their real value or invoice value and as established in the procedure described in this section 1.5. Consequently, the fixed fee to be paid by the Bank to the Consultant for Stage I services will be composed of a fixed amount of 10% for the Consultant's administrative expenses and 15% for Profit, calculated as indicated in point C of the aforementioned decree. The cost of the services for this Stage I. The final price to be paid to the Consultant will be determined according to the fixed percentages defined in these specifications and the previously agreed conditions, for the provision of the services contemplated in each of the items indicated in the scopes of Stage I. Therefore, the works or services related to this Stage I must be started only upon due approval by the Bank, according to the procedure described above. Stage I: Preliminary and basic studies, it is clarified that the cartel in its sections 2.3 and 2.4 defines the scopes of the services requested for Stage I, which include preliminary and basic studies, which cannot necessarily be classified as Preliminary Studies for a preliminary project; for the above reason and due to the difficulty of defining a priori the detailed scope of these studies, the Bank does not apply for the scope of this Stage I (Preliminary and basic studies) the fee defined by the CFIA for Preliminary Studies for preliminary projects, of 0.5% of the estimated value of the work, but rather it will be paid according to the payment method of Cost Reimbursement plus a fixed fee or as a percentage of incurred expenses, which is one of the three forms or methods established by the CFIA for calculating the remuneration for Consulting services. Said fixed fee corresponds to 10% of administrative expenses and 15% Profit. For all other chargeable consulting services, classified in article 17 of the Regulation for the Contracting of Engineering and Architecture Consulting Services, Phases 1 and 2 of a project, the Bank applies the Remuneration established by fees. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 09, 2015. The studies and procedures to obtain environmental feasibility (viabilidad ambiental) are defined by the specifications as part of the scope of Stage I, and as indicated in section 1.5, the Bank will pay for Stage I services, preliminary and basic studies, according to the cost reimbursement plus a fixed fee method, with said fixed fee corresponding to 10% administrative expenses and 15% Profit. Environmental Oversight (Regencia Ambiental) during the construction phase of the works is part of the responsibilities of the supervision and/or inspection tasks defined in the scope of Stage V of the cartel, so the payment for these services is considered included in the fees defined in the Payment Table of section 1.5 of the specifications. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 09, 2015. • Stages II, III, IV, and V: Preliminary projects, detailed design, specifications, detailed budget, work programming, preparation of terms of reference (términos de referencia) for construction and relocations, accompaniment and advisory in the bidding process, and supervision and inspection of construction and relocations: The price that the Bank will pay for the services contemplated in the scope of Stages II, III, IV, and V will be that resulting from the application of the chargeable fees or minimum fees defined in the Regulation for the Contracting of Engineering and Architecture Consulting Services, and established in the current decree of "Fee Schedule for Professional Consulting Services for Buildings" of the Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos of Costa Rica. The value estimated by the Bank for the works object of this bidding is US$33,000,000.00 for the new building (Metropolitano 2) and US$20,250,000.00 for the dismantling, structural reinforcement, and total remodeling of the bank's main building (Metropolitano 1), and it is on these estimated values that the corresponding percentages indicated below must be applied: • Stage II: 1% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #2 and 1.5% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #1. • Stage III: 6.25% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #2 and 9.25% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #1. • Stage IV: 0.25% on the estimated value of the work for both projects. • Stage V: 3.0% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #2 and 4.5% on the estimated value of the work for Edificio Metropolitano #1. Stage II: Preliminary projects, it is clarified that within this stage, audiovisual support elements are considered, such as videos and guided visits, for the total understanding of the works to be performed, and the costs for these services are included within the fees that the Bank will pay in this Stage, as indicated in the Payment Table of the specifications. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 09, 2015. Stage III: Detailed design, architectural, urban planning, civil, mechanical, electrical, and telecommunications, technical specifications plans, detailed budget and programming, and terms of reference for the contracting of construction and relocations, and Stage IV: Accompaniment, advisory, and technical administrative support in the bidding and contracting process for construction and relocations, it is clarified that, as established by the CFIA, the scope of the Remodeling service includes prior surveys, interpretation of plans, and development of new designs for existing works, and because it is a consulting study covering more prolonged and complex tasks, the minimum professional fee rate will be 150% of the normal rate defined for each stage in this fee schedule. It is for this reason that the fee of 9% of the estimated value of the work included in the document for the Reforzamiento y Remodelación project for Edificio Metropolitano #1 contemplates 150% of the normal minimum rate for remodeling, for the development of new designs, construction plans and technical specifications, detailed budget and programming, considering 6% and not 4%, for the construction plans and technical specifications services, 1.5% and not 1% for detailed budget services, and 1.5% and not 1%, for work programming services. The part corresponding to the Advisory service for bidding and award is defined by the CFIA as a service that begins when the construction plans, technical specifications, and budget are duly completed and which has a fee rate of 0.5% of the award value of the work. That is why, according to the terms of these specifications, the Bank will pay this fee or honorarium for the Advisory services for bidding and award, for a single Bidding process whose scope will be the construction of the two buildings, at a rate of 0.5% of the estimated value for the two buildings. 50% of the amount resulting from applying this rate (0.25% of the estimated value for the two buildings) will be paid for the services defined in the specifications for Stage III.5 and the remaining 50% will be paid for the services defined in the specifications for Stage IV. It is for all the above that what is indicated in the Tender Specifications (Cartel) (section 1.5 and Payment Table) is maintained, of a fee of 9.25% of the estimated value of the work, for the services defined in Stage III, for the Reforzamiento y Remodelación of Edificio Metropolitano #1. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 09, 2015. The price resulting from applying these percentages or provisional fees that the Bank will pay in each of the stages and items will be in accordance with what is indicated in the following payment table:
| --- | --- | | | | It must be understood that the amounts resulting from applying the percentages for the chargeable services of Stages II, III, IV, and V are provisional fees, as they are based on the estimated value of the work given by the Bank and will be adjusted upwards or downwards, depending on the final cost resulting in the different stages of this contracting, and in accordance with what is established in the Regulation for the Contracting of Engineering and Architecture Consulting Services of the CFIA and in the fee schedule for professional consulting services for buildings. As can be seen in the table above, for Stage III, in addition to the detailed design, programming, and budget, payment is also included for advisory and preparation of terms of reference for the contracting of construction and relocations, at 50% of the fee defined by the CFIA of Costa Rica for "Advisory for bidding and award" services, i.e., 0.25% of the estimated value of the work. Consequently, the price for Stage IV services will be the remaining 50% of the chargeable fee or minimum fee for the service called "Advisory for bidding and award" defined by the CFIA, i.e., 0.25% of the estimated value of the work. It is clarified that although the "Advisory for bidding and award" fee defined by the CFIA is based on the award value and not on the estimated value of the work, it is indicated as a reference, only for the advance payments for this service, to be made in Stages III and IV, before the construction and relocation award value is defined. The fixed fees indicated in the specifications, of 10% for administrative expenses and 15% Profit, will remain as such as long as Decreto Ejecutivo No. 18636-MOPT, Fee Schedule for Professional Consulting Services for Buildings, article 3, point C. Cost Reimbursement plus a fixed fee or as a percentage of incurred expenses, points ch) and d), remains in force; and they will be adjusted according to the variations of that decree that the CFIA of Costa Rica defines and publishes, regarding the minimum values of points ch) and d) of this form of remuneration.
It is clarified that, as this involves a reimbursement of costs, no adjustment mechanisms are required, beyond those that may result if the CFIA of Costa Rica makes any modification to the remuneration modality called "Reimbursement of costs plus a fixed fee or as a percentage of incurred expenses." Because the percentages that are fixed and to which the tender documents refer, are 10% for administrative expenses and 15% for profit, while costs will be paid as a reimbursement according to their real value. AMENDMENT NO. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 of February 9, 2015. In clause 4.3 of the tender documents, the following form of payment was established: Payments for services contemplated in all stages will be invoiced according to the (Payment table, established in point 1.5, within a maximum of 30 calendar days, after receipt to the satisfaction of the Bank of the deliverables and the invoices and other documents accompanying it, with the approval of the Head of the Contract Supervisory Area, preferably by deposit into the current or savings account that the awardee maintains with the Banco Popular. For expedited payment processing, the awardee must indicate the current or savings account number it has with this Bank or its commitment to open its accounts before the contractual formalization AMENDMENT NO. 1. DCADM-58-2015.GACETA 27 of February 9, 2015. Every transaction must be supported by invoices or receipts that meet the requirements established by the Dirección de la Tributación Directa. Companies that have been exempted from the stamping procedure must reference, in the invoices or receipts presented to the Bank, the resolution number by which they were exempted from this procedure. The Bank is not responsible for delays that may occur in the execution phase due to non-compliance with this aspect. Payment will be made in colones, and in the case of quotations in United States of America dollars, the reference selling exchange rate reported by the Banco Central de Costa Rica for the day the payment is issued will be used. The contractor must present, together with the collection invoice, a certificate issued by the Caja Costarricense del Seguro Social, demonstrating that it is up to date with the payment of its social security obligations in this country (article 74 of the Ley Orgánica de la CCSS); in the event the certificate from the Caja is presented on a date subsequent to the presentation of the invoice, the 30 calendar days for payment will be counted from the presentation of the invoice and other conditions established in the first paragraph of this section. Likewise, it must present a certification from FODESAF and a certification from the Sistema de Ahorro Obligatorio of the Banco Popular, indicating that it is up to date with said obligations. The contract supervisor must ensure compliance with this provision, throughout the entire validity of the contract. It is clarified that these certifications or certificates will be valid during their effective period, for the payment process; therefore, once said documents have expired, it will be the contractor's responsibility to provide the new, up-to-date documentation. If any of the certificates are found to be expired at the time of making the payment, the Banco Popular reserves the right to carry out the respective verifications on its own; if at that time the Contractor is in arrears with any of the entities, the Banco Popular will not make the payment, a situation that will be communicated to the Contractor by the contract supervisor so that the Contractor can regularize its situation and the Bank can proceed with the pending payment. The period in excess of the date foreseen for payment resulting from situations such as the one indicated will not be the responsibility of the Bank. Progress payments for each of the stages will be made according to what is established below: STAGE I: Payments to the Contractor/Consultant for the preliminary studies of the items of Stage I, 1.1 to 1.7, will correspond to the invoiced cost incurred by the Consultant for each of them, plus a 10% for administration and a 15% for profit. These payments will be made monthly, in accordance with what is indicated in section 1.5. and against presentation to the Bank of the document for each study duly completed, according to the scopes described in these tender documents and the terms agreed between the Bank and the Consultant, and the corresponding documents and invoices to the satisfaction of the Bank. STAGE II: The services of this Stage II will be paid monthly in accordance with the provisions of section 1.5 of these tender documents and against presentation of the final and complete version of each preliminary project, according to the scope written in these tender documents and receipt to the satisfaction of the Bank, of each of them. STAGE III: The services of items III.1, III.2, III.3 of this stage will be paid monthly in accordance with the table in section 1.5 of these tender documents and against delivery and presentation by the Consultant and approval by the Bank, of the final version of each of these. Item III.4 will be paid monthly, according to the 50% percentage indicated in the table in section 1.5 and against presentation of the document of terms of reference for the contracting of construction and relocation and receipt to the satisfaction of the Bank. It is clarified that the construction plans form part of the scope defined as Stage III of the tender documents and the form of payment for them is established in the payment table of section 1.5, as well as in section 4.3 of the tender documents. Therefore, progress payments will be made on work or deliverables completed and approved by the Bank, up to a maximum of 50% of the amount corresponding to the professional fee. The remaining 50% of this amount will be paid against the deliverables defined in the tender documents, duly completed and with all construction permits approved. STAGE IV: The services for this Stage IV will be paid monthly, in accordance with the provisions of section 1.5 of these tender documents and up to an amount of 50% of the total corresponding to this item, when the Bank receives the offers from the construction and relocation tender. The remaining 50% will be paid when said tender is firmly awarded. For these payments, the Contractor/Consultant must present to the Bank the detail of the services performed, the resources used, and the time of service thereof. STAGE V: The services of this Stage V will be paid monthly, according to the percentages or rates established in section 1.5 of these tender documents and proportional to the percentage of monthly progress invoiced in the construction and relocation contract. Payment will be made against the months of service actually executed and depending on the time taken by the construction process of the works, the relocation and the closure of the Program, and against the monthly reports on the invoicing of the Consultancy services and the construction progress reports, received to the satisfaction of the Bank. For this Stage V, the time of permanence of each resource is estimated as the reality of the work develops; consequently, this time may increase or decrease, for which the Bank reserves the right to request greater or lesser permanence of the resource. Likewise, the Bank reserves the right to assign 1% of the Consultant/Supervisor's resources, in order to optimize them, to carry out the adequate control and monitoring of the works under the responsibility of the Contractor/Consultant without this necessarily representing an additional cost to the Bank. It must be understood that the amounts resulting from applying the percentages for the billable services of Stages II, III, IV, and V are professional fees based on the estimated value of the work given by the Bank and will be adjusted upwards or downwards, depending on the estimated value of the work, the award value of the work and/or the final value of the work, that results in the different stages of this contracting and in accordance with what is established by the Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultorio en Ingeniería y Arquitectura del CFIA and the professional consultant fee schedule for buildings. When said adjustments imply increases motivated by changes in the estimated value of the work, in the awarded amount of the work and/or in the final value of the work, the Contractor Consultant must submit to the Bank for its analysis and approval, the formal, written and detailed request for which increases and their corresponding justification. These increases will be paid to the Consultant in the progress billings pending payment or as an extraordinary payment, if there are none pending. In the case of adjustments implying a decrease, the Bank will request the contractor/consultant to present the calculation of the corresponding adjustments, for its analysis and once these are approved, they will be deducted from the billing or billings pending for the month of payment to the Consultant or from the amounts in its favor, that the Bank has available at that time. It indicated in relation to the delivery deadlines that the maximum estimated delivery period by the Bank for the consultant to carry out the works of the 5 stages is 2128 calendar days, broken down with respect to stage III, into 342 calendar days, including 91 calendar days of review and approval work by the Bank. And it also established the conditions for establishing fines and a penalty clause, specifying with respect to stage III, the following: "When there is a delay in the delivery of Stage III with respect to the maximum period established in point 2.9 of the tender document for this stage, the contractor must pay the Bank 0.10% for each calendar day of delay, calculated on the total amount executed in this stage, up to a maximum of 25% of the total amount executed therein. Said fine will be deducted from the final invoice, at the time of payment for stage III." (Folios 1010 to 1061 of Volume 2 of the Tender File). 2. The Consorcio Proyecto BP submitted its offer, which was awarded according to the agreement adopted in minutes number 754-2016 of January 14, 2016, of the Comisión de Licitaciones Públicas of the Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BPDC) (Visible on folios 9557 to 9559 of Volume 17 of the Tender File). 3. Subsequently, on March 15, 2016, the "Contrato de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el Programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular. Licitación Pública number 2014LN-000037-DCADM, according to contract number 014-2016" was signed. In said contract, it was established that when there was a delay in the delivery of Stage III with respect to the maximum period established in point 2.9 of the tender document, execution period of the consultancy works, the contractor or consultant undertakes to pay the Bank 0.10% for each calendar day of delay, calculated on the total amount executed in that stage, up to a maximum of 25% of the total amount executed therein. Said fine will be deducted from the final invoice at the time of payment for stage III. (Visible on folios 9728 to 9892 of Volume 18 of the Tender File); 4. The Consorcio BP signed a consortium agreement, on January 27, 2015, in the following terms: "ARQUIGRAF S.A., hereinafter ARQUIGRAF, a company duly incorporated and existing under the laws of Costa Rica, with legal identification number three-one-zero-one-zero-nine-nine-four-zero-five, represented by Mr. ALBERTO REIFER ZONZINSKI, President; NICHOLS BROSCH WURST WOLFE & ASSOCIATES, INC., hereinafter NBWW, a company duly incorporated and existing under the laws of the State of Florida, United States of America, with tax identification number 59-1951996, represented in this act by its Vice-President, Mr. IGOR REYES; FSA INGENIERIA Y ARQUITECTURA S.A., hereinafter FSA, a company duly incorporated and existing under the laws of Costa Rica with legal identification number three-one-zero-one-zero-zero-nine-two-five-three, represented in this act by its Secretary, Mr. EDUARDO GUEVARA ESCALANTE; INGENYA CONSULTORES S.A., hereinafter INGENYA, a company duly incorporated and existing under the laws of Costa Rica, with legal identification number three-one-zero-one-two-four-five-nine-zero-three, jointly represented by MANUEL BONILLA TREJOS and JOSÉ GUILLERMO ROJAS CARVAJAL, Vice President and Secretary respectively; ICICOR COSTA RICA S.A., hereinafter ICICOR, a company duly incorporated and existing under the laws of Costa Rica, with legal identification number three-one-zero-one-zero-four-four-eight-seven-five; represented by JOSÉ ANTONIO ESPINACH MENDIETA, Treasurer; MARÍA MATAMOROS BOLAÑOS, architect, independent professional, with Costa Rican identity card number one-nine-hundred-ninety-four-hundred-forty-nine; CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA S.A., hereinafter MEPSA, a company duly incorporated and existing under the rules of Costa Rica, with legal identification number three-one-zero-one-five-four-one-zero-three-two, represented by Mr. JAVIER BOLAÑOS ZELEDÓN, General Director; ESTRUCONSULT S.A., hereinafter ESTRUCONSULT, a company duly incorporated and existing under the rules of Costa Rica, with legal identification number three-one-zero-one-two-five-four-five-two-five, represented in this act by its President, ORLANDO GEI BREALEY; GINO GUIDI, civil engineer, independent professional, with Costa Rican identity card number one-four-hundred-six-hundred-forty-three, all with sufficient authority for this act, in light of the provisions of Art. 38 of the Ley de Contratación Administrativa, we have agreed to form a Consortium or Association of Companies for the purpose of participating in a consortium form in the Licitación Pública No. 2014LN-000037-DCADM, promoted by the Banco Popular for the contracting of "Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el Programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular." Clause One: In the event that the Consortium is firmly awarded the contract, this agreement will extend throughout the entire execution period of the contract and until its full conclusion. The parties declare their will to keep this Agreement in force and to extend it if necessary, in order to faithfully fulfill the aims and purposes pursued in this process. THIRD: The members of the Consortium declare that they have decided to combine their efforts, strengths and experiences to submit an offer that meets all the requirements and conditions requested in the tender document and those required to bring the execution of the project to a successful conclusion. Each of the companies will present the documentation and information requested in the tender document but on the understanding that the proposal is submitted in consortium and joint and several form. In that sense, ARQUIGRAF will provide the Consortium with architectural consultancy services for the project design and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; NBWW will provide its experience in design and advisory in the particular areas of architectural design, as well as those related to clean energy (solar or wind) and energy savings in drinking water (LEED systems); FSA will provide the Consortium with architecture and engineering consultancy services for the project design and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; INGENYA will provide the Consortium with consultancy services in the electromechanical area for the project design and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; ICICOR will provide the Consortium with architecture consultancy services for project design, project management and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; Arch. María Matamoros Bolaños will contribute to the Consortium consultancy services in the particular areas of architectural design related to clean energy (solar or wind) and energy savings in drinking water (LEED systems), assuming legal responsibility for her part of the works through her registration with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; MEPSA will contribute to the consortium consultancy services in the particular areas of architectural design related to clean energy (solar or wind) and energy savings in drinking water (LEED systems), assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; ESTRUCONSULT will provide the Consortium with consultancy services in the area of structural reinforcement for the project design and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; Eng. Gino Guadi will provide the Consortium with consultancy services in the area of structural reinforcement for the project design and related services, assuming legal responsibility for its part of the works through its professionals registered with the Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. SIXTH: The members of the Consortium agree to appoint ARQUIGRAF as leader and representative of the Consortium before the Banco Popular, conferring for this purpose NBWW, FSA, INGENYA, ICICOR, María Matamoros Bolaños, MEPSA, ESTRUCONSULT, Gino Guido, in accordance with the provisions of article one thousand two hundred fifty-six of the Civil Code of Costa Rica, sufficient Special Power of Attorney to act on behalf of the Consortium in the preparation, signing and submission of the offer; to act during the offer study phase, make observations on the offers of other competitors, to address and respond to warnings or requests for clarification on the submitted offer made by the Banco Popular, to appeal the award act or defend it, as the case may be, as well as to attend hearings and act before any other Institution in any aspect related to participation in the present public tender or the contract arising from it. If the parties are called to negotiate a contract with the Administration in relation to the project, said negotiations will be carried out jointly and the terms of the contract in its final form will be to the satisfaction of all parties before the signing thereof." By addendum of November 8, 2019, the following was added: "CLAUSE THREE: The subscribing parties grant special power of attorney in accordance with article 1256 of the Civil Code in favor of ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA so that on behalf and for the account of the Consortium it may: (i) File all types of administrative claims before the Bank in administrative, judicial and/or arbitration venues. (ii) Negotiate and sign on behalf of the Consortium contractual modifications regardless of the denomination they receive, such as, but not limited to, addenda, addendum, etc. (iii) Represent the Consortium during the contractual execution stage with the Banco Popular." On October 15, 2019, the company NICHOLS BROSCH WURST WOLFE y ASSOCIATES INC, assigned its contractual rights derived from the participation of the Consorcio BP to the company ARQUIGRAF S.A., which was informed to the Banco Popular y de Desarrollo Comunal through official letter BP-19113-86 of November 13, 2019. Said assignment of rights was rejected by the Banco Popular y de Desarrollo Comunal, on which reconsideration was requested by the Consorcio BP. (Images 112-115, 235-247, 413-419, 452-453, 455-467 of the judicial file); 6. Through official letter DIRJ-1502-2017 of November 1, 2017, from the Legal Directorate of the defendant Bank, a consultation raised by the Programa de Solución Física is addressed regarding the motion for reversal and subsidiary appeal and concomitant nullity filed by the Consorcio Proyecto BP, against what was resolved in official letter PSPR-406-2017 of October 17, 2017, which denies the extension request made by said Contractor, Licitación Pública 2014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura" for the Programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular, in which it is concluded: "In accordance with the foregoing analysis and on the basis of articles 172 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa and article 367 point 2. b) of the Ley General de Administración Pública, this Legal Advisory Office recommends flatly rejecting as inadmissible the motion for reversal with subsidiary appeal and concomitant nullity, filed by the Consorcio Proyecto BP, against official letter PSPF-406-2017 of October 17, 2017, which denies the extension request, since in light of the principle of exhaustive enumeration of remedies, it is not feasible to enable recourse mechanisms that the Legislator has not provided for the challenge of what has been resolved, so flat rejection proceeds. Finally, it is clarified that the foregoing rejection implies that the supervisory area must not refer the remedy to the Junta Directiva Nacional and moreover, it is recalled that the resolution on the remedy that must be given to the contractor, must be duly supported; for this, it can be supported by all that is advised here and it is recommended as a mode of introduction, the current status of the contract, that is, the stage in which it is currently in execution; the start of the stage which is coincidentally the one they sought to extend." (Images 414-418 of the judicial file for the interim measure); 7. Through official letter PSPF-439-2017 of November 2, 2017, the Programa de Solución Física refers to the motion for reversal with subsidiary appeal filed by the Consortium through official letter BP-171019-OFICIO No. 418 before the Junta Directiva against Official Letter PSPF406-2017, dated October 17, 2017. Contract #014-2016, in which it was ordered, based on the recommendation of the Legal Directorate in note DIRJ-1502-2017, to flatly reject as inadmissible, the motion for reversal with subsidiary appeal and concomitant nullity, filed by the Consorcio Proyecto BP, against official letter PSPF-4013-2017 of October 17, 2017, which denies the extension request, since in light of the principle of exhaustive enumeration of remedies, it is not feasible to enable recourse mechanisms that the Legislator has not provided for the challenge of what has been resolved, so flat rejection proceeds. (Images 412-413 of the Interim Measure File); 8. Through official letter DIRJ-1560-2017 of November 6, 2017, from the Legal Directorate, a consultation is addressed regarding the motion for reversal with appeal filed by the Consorcio Proyecto BP, against what was resolved in official letter PSPF-3972017 of October 5, 2017, Licitación Pública N°2014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el programa de solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular," in which it was ordered: "In accordance with what has been analyzed, and in accordance with the criteria of the External Advisor, this Legal Advisory Office considers that in accordance with article 66 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, the charging of these deliverables as additional items is not appropriate and as indicated by the External Advisor, there is an evident procedural preclusion, as it is the duty of the offeror to have pointed out the alleged contradiction, at the opportune procedural moment. This situation leads us to reconsider official letter DIRJ-1351-2017, from this Advisory Office and adjusted to what was recommended in official letter DIRJ-1502-2017, in the sense of flatly rejecting as inadmissible, the motion for reversal with subsidiary appeal filed by the Consorcio Proyecto BP, against official letter PSPF-397-2017 of October 5, 2017, since in light of the principle of exhaustive enumeration of remedies, it is not feasible to enable recourse mechanisms that the legislator has not provided for the challenge of what has been resolved, the foregoing based on articles 172 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa and article 367 point 2. of the Ley General de Administración Pública." (Images 429-433 of the judicial file. interim measure); 9. Through official letter BP-171117-OFICIO No. 449 of November 17, 2017, the Consorcio BP addresses the Director of the Programa de Solución de Planta Física to request, in light of discrepancies presented in the contractual execution, the implementation of dialogue tables to reach agreements for both parties. (Folios 50-51 of the judicial file); 10. Through official letter PSPF-46B-2017 of November 20, 2017, from the Programa de Solución Física, official letter BP-171107-OFICIO No.942 is addressed. Official letter PSPF-439-2017, in which, among other things, the plaintiff consortium is told that in light of the criteria rendered by the Bank's Legal Directorate, the recourse phase is precluded. (Images 427-428 of the judicial file, interim measure); 11. Through official letter PSPF-489-2017 of December 4, 2017, from the Programa de Solución de Planta Física, a proposal for the creation of dialogue tables is addressed, in light of the criteria provided by the Legal Directorate in which it is noted that in response to the meeting held with lawyers of the Consortium, the agenda to be discussed at the dialogue tables is awaited, according to what was expressed in criteria DIRJ-1738-2017. In response to this, it was indicated by the Legal Director of the Banco Popular, via email that for the respective purposes, there is agreement to hold the Dialogue Table and the proposed negotiation. (Images 52-59 of the judicial file); 12. Through official letter DIRJ-1851-2018 of December 10, 2018, from the Legal Directorate, a consultation is addressed regarding the motion for reversal with subsidiary appeal and concomitant nullity filed by the Consorcio Proyecto BP, against what was resolved in the administrative act contained in official letter PSPF-596-2018 and related official letters PSPF-544-2018, PSPF-453-2018 and PSPF-368-2018 Licitación Pública 662014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el programa de solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular" in which it was concluded that "In accordance with the foregoing analysis and based on articles 172 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, article 387 point 2. b) of the Ley General de Administración Pública and article 199 of the Código Procesal Civil, this Legal Advisory Office recommends flatly rejecting as inadmissible the motion for reversal with subsidiary appeal and concomitant nullity, filed by the Consorcio Proyecto BP, against what was resolved in official letter PSPF-598-2018 and related official letters PSPF-544-2018, PSPF-483-2018 and PSPF-388-2018, since in light of the principle of exhaustive enumeration of remedies, it is not feasible to enable recourse mechanisms that the Legislator has not provided for the challenge of what has been resolved, so flat rejection proceeds. Finally, it is recalled that the resolution on the remedy that must be given to the contractor, must be duly supported; for this, it can be supported by all that is advised here." (Images 421-425 of the judicial file, interim measure); 13. Through official letter PSPF-835-2018 of December 11, 2018, from the Programa de Solución Física, the motion for reversal with subsidiary appeal filed by the plaintiff Consortium through official letter 13111-181128 is addressed. OFICIO No. 905 Motion for reversal with subsidiary appeal, both, with concomitant nullity against the administrative act contained in official letter PSPF-596-2018 and related official letters PSPF-544-2018. PSPF463-20111 and PSPF-368-2018 Contract #1114-2018, in which a flat rejection was ordered. (Images 419-420 of the judicial file for the Interim Measure); 14. Through official letter SPSF-52-2019 of February 8, 2019, from the Programa de Solución de Planta Física, reference is made to the Progress Report for the month of January 2019, in relation to the progress schedule, it is noted that the Bank does not share the change of dates for activities #554 and #558 regarding obtaining the signature of the legal representative, as the documents were signed and delivered by the month of December 2018, and clarification is also requested on the matter of the communication plan task. It is added that it is not shared that the plans are ready for the processing of permits because observations on the architecture part are pending, which could affect the permit processing. It is also indicated that the concern regarding the incorporation of observations made to the plans is shared. It is noted that the Bank has no pending extension request from the Consortium and what corresponds to extensions for increased review by the Bank were duly communicated to the Consortium in due course.
Finally, it is clarified that there are no pending payments as of the cut-off date, and the Bank addressed the corresponding matter in the dialogue tables. (Folios 2916-2917 of the administrative file, Tomo VII, Ejecución Contractual); 15. Through official letter SPSF-112-2019 of March 12, 2019, from the Physical Solution Program (Programa de Solución Física) and addressed to the Coordinator of the Consorcio BP, it is stated that what is reported in the monthly report is not agreed with and is rejected, on the understanding that all activities after December 12, 2018, are activities resulting from the Consortium not having timely and properly addressed everything indicated by the Bank in the administrative file (Tomo VII, Ejecución Contractual), progress reviews prior to the delivery of 100% of Stage III, Phase I; that is why those times were not included in the schedule. And regarding what is reported in point 11.6, it is noted that it does not refer to the real situation of the delay affecting the activities of Item 1.6 with respect to the progress that should have been reported by the cut-off date, which would impact the schedule. (Folios 2983-2984 of the administrative file, Tomo VII, Ejecución contractual): 16. At a meeting held on March 19, 2019, with the participation of members of the Consortium, members of the Physical Plant Solution Program, the Bank's Legal Directorate, and also the Bank's General Management, the timeline framework was discussed. (Images 60-64 of the judicial file); 17. At a meeting held on March 25, 2019, with the participation of members of the Consortium, members of the Physical Plant Solution Program, the Bank's Legal Directorate, and also the Bank's General Management, it was discussed, according to what is stated in the meeting minutes: "Time consumed by the Bank in additional reviews of plans and specifications; it is stated that, following what was entrusted by the Dialogue Table held on 03/19/2019, a joint verification (PSPF and CPBP) of dates and durations of each event was carried out, the result of the analysis being no discrepancy from the PSPF regarding the information contained in the scheme that the Consortium presented at the cited meeting (see Annex 1). [VFM] adds that the verification focused on the activities related to the Bank's reviews, which account for 40 days of duration (reviews corresponding to those counted from 01/19/2019 to 02/27/2019), and what is pending is to determine the treatment that will be given to this timeframe. In response to [MVG]'s query, [AMN] indicates that the 40 days correspond to the Bank's review timeframe, and cannot provide a reason regarding the imputability of responsibility. [JPK] clarifies that these are additional days that the project naturally required, these not having a connotation of delay, and proposes that they be treated as a time extension (ampliación de plazo) which the Consortium can request, or else, the Bank can issue it ex officio. [MVG] and [HNS] comment on the possible impact that said activities generate on the schedule, whether they are unforeseen activities or derive from previous activities. [MFB] summarizes that in the end, they are 40 days consumed by the Bank for review. [AAU] intervenes and asks if the Consortium requires that those 40 additional days be resolved immediately, since he has analyzed the need to have these at the end, when Stage III concludes, in case of delays. [JPK] responds that an immediate solution is not required, but that it would be desirable to have the Bank's commitment for the 40 days at the end of the Stage, because when an extension is requested, it is because it is technically justified. He adds that currently that timeframe is not required for the delivery of plans, as the permit procedure is currently being developed, but there is a possibility of delays. [AAU] explains that there has been discussion regarding the applicable legal figure, but it is clear that those 40 days, resulting from the Bank's reviews, are not the Consortium's responsibility, and states that the Bank's commitment should be documented through a minute, so that at the end of Stage III those 40 days will be visible. Furthermore, he indicates that the Consortium is able to request time extensions at any time, since the Program is in execution. [VMO] summarizes that Stage III consists of 342 days plus extensions to deliver plans, permits, and terms of reference, and that contemplating the request for an extension of 20 days, the date on which Stage III would end is projected for April 20, 2019, and that it is understood that, since the matter has entered the Permits phase, the clock stops running until they are approved by the corresponding authorities, or else, it will be understood that the clock continues to run according to the planned duration. He indicates that the terms of reference would be in a concluding phase at that time. He asks if the 40-day extension will be added before the expiration of Stage III (April 20). [AAU] responds no, [MVG] clarifies that if, when the completion date of Stage III arrives, due to technical reasons beyond the Consortium's control, there may be reasons for which delays are generated, but they do not necessarily imply the assessment of a penalty (multa). He indicates that at the end of Stage III, the Bank will review what the time gap is regarding permits and terms of reference; for example, if Stage III ends on 04/20/2019, when 07/27/2019 arrives, it will be analyzed to whom those 7 days correspond, regardless of whether or not any extension has been requested. [JPK] points out that, within the framework of good faith, the Consortium cannot be left in a state of indefiniteness when the date of 04/20/2019 arrives. [MFB] specifies that the agreement can be documented through a minute. Agreement: The Bank recognizes 40 additional calendar days to the timeframe of Stage III as a time extension motivated by reasons not attributable to the Consorcio Proyecto BP. The time will be counted from the request made by the Consortium, and it is at the Consortium's discretion whether or not to use them to complete the activities that are pending at that time, without liability for the consultant contractor. This without prejudice to the Consortium requesting other extensions for other reasons." According to the audio of the meeting of March 22, 2019, the terms of the agreement for the 40 days were not defined. It was agreed that the Consortium needed to place those forty days within the schedule. (Images 65-85 of the judicial file, audio folder named key); 18. Through official letter BP-190405-OFICIO No. 1039 of April 5, 2019, the minutes of the dialogue table held on March 25, 2019, are attached for review and signature, on behalf of the Consorcio BP. Upon receiving the observations on the minutes, the Consortium accepted the agreement of said meeting in the following terms: "Prepare the minutes corresponding to this meeting, as backing for the Consorcio Proyecto BP regarding the Bank's commitment that the 40 calendar days required by the Bank for reviews of plans and specifications between January 19 and February 27, both in 2019, will not be considered for purposes of penalties (multas), in the event that the established timeframe for the completion of Stage III is exceeded. The foregoing without prejudice to the legal possibility that the Consortium has to submit requests for time extensions (prórrogas), as authorized by the second clause of the Contract." According to official letter BP-190412-OFICIO No. 1050 of April 12, 2019. (Images 69-107, 227 of the judicial file); 19. Through official letter SPSF-172-2019 of April 8, 2019, from the Physical Solution Program and addressed to the Consortium Coordination regarding the Progress Report for the month of March 2019, what was indicated in the Report is rejected by the Bank. An identical situation occurs regarding the progress report for the month of April, as indicated by Official Letter SPSF-215-2019 of May 9, 2019. Again, for the report for the month of May, it refers to the Consortium's observations, indicating among other things that the Program's progress should be adjusted to the approved time extensions, as indicated by official letter PSPF-281-2019 of June 21, 2019. (Folios 3043-3044, 3087-3089, 3159-3160 of the administrative file, Tomo VII, Ejecución contractual); 20. Through official letter PSPF-182-2019 of April 16, 2019, from the Physical Plant Solution Program, in which official letter from Consorcio BP 190320, official letter 1015 regarding the request for a time extension BP-190322, official letter 1017, are addressed, it is reported that after analyzing the request for an extension for Stage III, in accordance with what was indicated by the Division of Administrative Procurement and the Legal Directorate in official letter DCADM-212-2019, a time extension is granted for Stage III, Detailed Design, for 16 calendar days, moving the completion date of the stage from the 4th to the 20th of April 2019. Therefore, the completion date of the program and contract 014-2016 is moved from March 25 to April 19, 2019. (Image 3053-3057 of the administrative file, Tomo VII, Ejecución Contractual, key file); 21. Through official letter SPSF-330-2019 of July 29, 2019, from the Physical Plant Solution Program, addressed to the Coordination of Consorcio BP in relation to the progress report for June, it is indicated among other things that they are willing to review proposals for revising the duration of the times programmed in baseline 4, provided that said redistribution proposals do not modify the maximum scheduled end dates in baseline 4 nor include actual execution dates for these unless they have been modified by an already processed and approved time extension. The same was reiterated in the analysis of the progress report for the months of July and August 2019, according to official letter SPSF-350-2019 of August 13, 2019, and official letter SPSF-384-2019 of September 12, 2019. (Folios 3195-3197, 3200-3201, 3223-3224 of the administrative file, Tomo VII, Ejecución Contractual, key file); 22. Through official letter SPSF-260-2019 of June 6, 2019, the Physical Solution Program referred to the request for a time extension for Stage III, due to requests from institutions, indicating that the request for an extension of the contractual term for the execution of Stage III of the Public Tender No. 2014LN-0000037DCAD is rejected, for 76 calendar days counted from April 21, 2019, because the consortium fails to prove and justify that it is not directly attributable to the consortium, that it affects the delay in the timeframe of the procedures before the Ministry of Health and the SETENA Resolution activity, and that it in turn affects the delivery of Stage III. (Folios 3133 of the file tomo VII, Ejecución Contractual, key file); 23. Through official letter PSPF-343-2019 of August 1, 2019, the dates to be considered in the schedule regarding municipal permits are indicated, establishing that for the Technical Directorate of the Metropolitan Building 1 (Edificio Metropolitano 1), the actual end date is July 8, 2019, and for the Metropolitan Building 2 (Edificio Metropolitano 2), the actual end date is July 2, 2019. And through note PSPF-372 of 2019 and PSPF-394-2019 of September 18, 2019, from the Physical Solution Program, it was indicated that the Municipality of San José required corrections for the purposes of the permits, and regarding the thirty-day approval procedure by the Municipality of San José, the consortium was informed through official letter PSSF-381-2019 of September 12, 2019. Through official letter PSPF-400-2019 of September 25, 2019, the submission of corrections to the Municipality of San José is communicated to the Consortium, and through official letter PSPF-402-2019 of December 27, 2019, the Consortium is informed that as soon as the approval of the plans is obtained, the Consortium will be notified. Through official letter PSPF-411-2019 of October 10, 2019, the approval of permits for the Metropolitan Building I and the pending corrections are communicated to the Consortium. Finally, through official letter PSPF-443-2019 of October 30, 2019, the approval of permits regarding Metropolitan Building II is reported. (Folios 3198, 3215-3216, 3220-3221, 3233-3234, 3238-3239, 3242-3243, 3247-3248, 3272 of the Administrative file, Tomo VII, Ejecución Contractual, key file); 24. On August 5, 2019, the plaintiff consortium filed a hierarchical appeal (recurso jerárquico) and an action for annulment for having rejected the appeal chain in the contractual execution stage. (Images 393-401 of the judicial file, Medida Cautelar); 25. Through official letter SPSF-410-2019 of October 8, 2019, the Physical Plant Solution Program, addressed to the Consortium Coordination in relation to the progress report for the month of September 2019, it is noted that the Bank does not agree with what was indicated by the Consortium on this point, regarding the handling of queries on the terms of reference, since this is a deliverable that has not yet been fully completed by the Consortium and, as such, does not have the receipt of conformity from the Bank, and observations are made on the Schedule. Regarding the report for the month of October, reference is made to observations on the schedule, the completion of Phase Two, and the completion of Stage III, because activities related to Metropolitan II are considered pending. The same is reiterated in the analysis of the report for the month of November 2019, and it is additionally indicated to correct the completion terms indicated in the schedule. (Folios 3246-3247, 3288-3291, 3326-3328 administrative, Tomo VII, Ejecución Contractual, key file); 26. Through official letter PSI-421-2019 of October 17, 2019, from the Physical Solution Program, the Consortium is informed that the printing of sheets does not impact activity 1354 for schedule purposes. In relation to this, official letter PSPF-429-2019 of October 23, 2019, indicates that the printing of plans can proceed. (Folios 3255-3256, 3261 of the Administrative file, Tomo VII, Ejecución contractual, key); 27. Through official letter PSPF-434-2019 of October 24, 2019, from the Physical Solution Program, the Consortium Coordination is instructed to adjust the terms of reference to the payment table in order to provide the receipt of conformity for the task. Likewise, through official letter PSPF-446-2019 of November 4, 2019, new required adjustments are indicated regarding the payment table and technical specifications to provide the receipt of conformity from the Bank. (Folios 3262-3263, 3277-3280 of the Administrative file, Tomo VII, Ejecución contractual, key file); 28. Through official letter DCADM-UC-1110-2019 of November 6, 2019, a criterion is issued by the Division of Administrative Procurement, Contracts Unit, in relation to queries raised by the Supervisory Unit of contract 014-2016, for the purposes of imposing and applying penalties (multas). It indicates that what is related to section 7.1.2 of the Procurement of Goods and Services is applicable to procurements formalized with purchase orders and not those formalized by contract as in this specific case, and it indicates that it is up to the Supervisory Unit to determine whether or not a penalty is applicable, as well as to calculate its application, and that their application must be made against the immediate invoice submitted by the contractor. It is noted that prior communication to the contractor is not necessary, nor should any breakdown be made, but it is indicated that if the contractor does not agree, it has the right to an administrative claim (reclamo administrativo), which is where due process (debido proceso) is materialized. (Folios 11310-11311 of the administrative file, Tomo 22 of the main procurement file); 29. The plaintiff consortium submitted, through a writ dated December 19, 2019, an administrative claim (reclamo administrativo) in which it requests that the project management services provided by the coordinating team for the completed Stage II and Stage III in process, and for future stages, be recognized and paid. (Images 350-368 of the judicial file of Medida Cautelar); 30. Through resolution DCADM-374-2019, a final act of the administrative procedure was issued by the Division of Administrative Procurement, which addresses the appeal for revocation with subsidiary appeal and concomitant annulment against the administrative act contained in official letter PSPF-260-2019 and supporting official letters PSPF-217-2019 and DCADM-320-2019, related to contract 014-2016 derived from public tender No. 2014LN-000037-DCADM, in which it was ordered to reject outright the appeal for revocation with subsidiary appeal, with concomitant annulment, and that the Physical Plant Solution Program uphold what was resolved in official letter PSPF-260-2019, regarding the rejection of the request for approval of the contractual time extension for the execution of Stage III of contract 014-2016 and the rejection of adjusting the current baseline. (Images 406-411 of the judicial file of Medida Cautelar); 31. Through official letter PSPF-485-2019 of November 27, 2019, from the Physical Plant Solution Program, it is stated that regarding invoice 00100001010000000153 for an amount of $1,825,523.74, it is reported that considering the final and approved budget amounts in Stage III, what is established in article 4.5 of the tender document's Penal Clause and penalties for Stage III was applied. As follows: 80 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for the works related to the Metropolitan Building 1 and 88 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for the works of Metropolitan Building 2, with a daily penalty value of $3,810 for Metropolitan Building I and $3,226 for Metropolitan Building II. Therefore, the total amount of the penalty to be applied in this payment is $588,682.75. (Image 610 of the judicial file. Medida Cautelar, Folio 3316 of the administrative file, from Tomo VII of the Ejecución Contractual, key file); 32. Through official letter BP-191129-Oficio 1162 of November 29, 2019, disagreement is raised regarding the deduction from the invoiced amount for the concept of penalty (multa) as indicated in official letter PSPF-485-2019, claiming a violation of due process (debido proceso), denial of the administrative file, the lack of reasoning on how the penalty amount and the counted days were calculated, and that the reasons exempting from liability for imposing the penalty were not evaluated. (Images 611-615 of the judicial file, Medida Cautelar); 33. Through official letter PSPF-517-2019 of December 20, 2019, from the Physical Plant Solution Program, addressed to Vera Fernández Morales, Coordinator and Design Director of Consorcio BP, in which it is stated regarding access to the administrative file that: "Regarding the denial of access to the administrative file that the Consortium indicates, the Bank does not consider this assertion by the contractor to be correct, since as it itself indicates in the Background detail of note BP-191128-Oficio 1161, it is stated that the 22 volumes of the Administrative File of Public Tender 2014LN-000037-DCADM were reviewed by the Consortium, so it is clear that the Consortium, like any supplier, has free access to the administrative file of the procurement. Therefore, and in response to the Consortium's request for a complete copy of said file, made with official letter BP-191204-OFICIO No. 1166, this office proceeded to request from the Division of Administrative Procurement the complete copy requested, as communicated to the Consortium with note PSPF-513-2019." Regarding the non-conformity with the penalty charge, it is indicated that the penalty calculation was based on the baseline 4 schedule according to PSPF-182-2019, which contains all the additional times or extensions approved by the Bank and according to which the Consortium has been presenting the Bank with the monthly contract reports since the month of April 2019 and up to the date. Therefore, the determination of penalty days for the delay in the delivery of the Stage III services results from the application in that schedule: The actual duration of the permit activities, as not the Consortium's responsibility. The actual duration of activities related to the registration of the Technical Directorate, as a Bank activity and not the Consortium's responsibility. The actual duration of the printing of plans for Metropolitan Building 1, requested by the Consortium for this activity. The actual dates on which the schedule activities are completed, in accordance with what was indicated in official letters PSPF-444-2019 and PSPF-454-2019. Considering the above, the date by which the Consortium should have completed the Stage III services is the date of August 18, 2019. The difference between that date and the actual service completion dates results in a total of 80 days for Metropolitan Building 1, and 88 days for the case of Metropolitan Building 2. Regarding the exemptions from liability, it is noted that the Bank did conduct a review of the activities and reasons for their delay, so it is considered that the Bank has analyzed the exemptions from liability of the contractor in accordance with what is indicated in the tender document and the agreed contractual terms. On the other hand, the Consortium is informed that neither the technical elements nor the substantiation were provided that would allow the Bank to analyze and evaluate what was presented as an administrative claim (reclamo administrativo) for the application of the penalties made by the Bank in collection number 36 of Stage III, so it was requested that within a period of no more than 3 business days from receipt of said official letter, it present all the exculpatory information and documents. (Images 616-620 of the judicial file. Medida Cautelar, Folios 3340-3342 of the administrative file, Tomo VII Ejecución Contractual, key file); 34. Through official letter PSPF-523-2019 of December 27, 2019, it is stated regarding the non-conformity with the penalty charge, regarding the penalty charge, that the penalty with the proposal of 40 days as the Bank's review time was sent with observations by Licda. Mercedes Flores Badilla of the Bank to Architect Vera Fernández of the Consortium, and the Bank did not receive any response, so the document could not be formalized. It is noted that the counting of the penalty was done taking into account point 2.9.3 of Stage III of the Tender Document, regarding the start and end of the design work and terms of reference for each of the Program's Projects. And additionally, it is noted that the necessary technical elements have not been received from the Consortium to demonstrate that the applied penalty days do not correspond and that would allow reconsidering or modifying the actions taken by the Bank. Said action had the legal criterion of the Administrative Procurement Directorate of Banco Popular. (Images 621-629 of the judicial file. Medida Cautelar); 35. The Constitutional Chamber of the Supreme Court of Justice resolved, through vote 2428-2020 of February 7, 2020, a recurso de amparo filed by the company ARQUIGRAF S.A. against Banco Popular y de Desarrollo Comunal in which the following is discussed in summary: The respondent entity promoted the public tender No. 2014LN000037-DCADM called: "Consulting Services in Engineering and Architecture for the Physical Plant Solution Program of the Banco Popular Financial Conglomerate," which was awarded to the Consorcio Proyecto BP, of which the protected company is the lead company. It indicates that, during the execution of the third stage, a series of claims were made by the Consorcio Proyecto BP for various issues, some accepted and others rejected, but the respondent bank never opened a procedure to sanction its represented party or impose a penalty on it. It notes that on October 22, 2019, upon a request from the Consorcio Proyecto BP to review and obtain a copy of the administrative file of the procurement, two emails were received from the respondent banking entity in which a series of requirements were indicated for obtaining said copy; the foregoing, given the size of the file, and among them, the presentation of proof of payment for one hundred thirteen thousand three hundred ninety colones was requested, with which they complied. It indicates that on November 22, 2019, a notary public appeared at the Division of Administrative Procurement of the respondent bank, at the request of the consortium's representative, and requested access to some parts of the file; however, she was told that said "temporary" folder contained documents in process and therefore could not be exhibited. It points out that on November 27, 2019, through official letter No. PSPF-485-2019, the project director of the respondent bank communicated the following to the consortium: "(…) considering the final approved budget amounts in this Stage III, what is established in point 4.5 of the Tender Document 'Penal Clause and Penalties' for Stage III was applied. As follows, 80 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for the works related to Metropolitan Building I and 88 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for the works of Metropolitan Building II, with a daily penalty value of US$3,810 for Metropolitan Building I and US$3,226 for Metropolitan Building II. Therefore, the total penalty amount applied in this payment is US$588,682.75". It claims that the deduction of said penalty was automatic, no act of opening the respective administrative procedure was mediated, there was no notification of the respective charges, no opportunity was given to be heard or to offer exculpatory evidence, nor to exercise the right to formal or material defense. It requests that the recurso be declared with merit, with the legal consequences. And the violation of the right to due process since the regulations used to resolve the matter cannot be reviewed due to their confidentiality. On these aspects, the Constitutional Chamber analyzed the following: "III.- On the application of the penal clause without due process. In Judgment No. 2017-008919 of 2:00 p.m. on June 16, 2017, the majority of this Chamber resolved a recurso de amparo where the protected company challenged the application of a pecuniary sanction without the Administration carrying out prior due process. On that occasion, it was stated that: “(…) In the case at hand, the appellant alleges violation of the right to due process by the Comptroller General of the Republic because a sanction was imposed on him without opening a prior administrative procedure, without a hearing or opportunity for defense, and without even the possibility of challenging it. However, as indicated in resolution No. 2015-006057, it is the criterion of this Chamber that the nature of the penal clause, in general terms, requires its application to be automatic, otherwise, it would lose its purpose (…) Thus, the penal clause must necessarily operate, as a rule of principle, automatically and for the total fixed amount, once the delay in the fulfillment of the obligation occurs, otherwise, it is distorted. Additionally, it is observed that the Administration is empowered by the General Regulation of Administrative Procurement to contemplate the existence of penal clauses for late or premature execution or penalties for defects in execution (article 50). Similarly, through vote 2005-17517 of December 20, 2015, this Court indicated: '...The pertinence or reasonableness of said penalties -as stated- escapes the object of this recurso, but the truth is that, having contractual clauses that establish the parameters and evaluation mechanisms, as well as the consequences for non-compliance, the Administration is perfectly enabled to contractually sanction its counterpart through a simple procedure (of mere verification). Respect for the fundamental right to due process is given in such cases through the issuance of duly reasoned resolutions, in addition to allowing the affected party to exercise the corresponding appeals against the decision that sanctions it. In these cases, the Administration cannot be required in each case to carry out an ordinary procedure before the imposition of each contractual penalty for the omission or inadequate fulfillment of what was agreed…'. Thus, it is the criterion of this Court that, in essence, what the appellant seeks is for the Chamber to review the legality of the application of the contractual clauses that provide for sanctions for non-compliance and delays in contractual execution, of the bidding process promoted by the Comptroller General of the Republic and the protected company, which evidently constitutes a matter that transcends the sphere of competence of this jurisdiction (…)”. In this case, certainly through official letter No. PSPF-485-2019 of November 27, 2019, the project director of the respondent bank communicated the application of a penal clause to the protected consortium. In its defense, the respondent authority accepts that it has not followed any summary procedure prior to the application of such a measure. The only thing it clarifies is that, by internal regulation, after the application, the appellant is given the opportunity to present a claim and it will be there where the exempting reasons from liability for the imposition of the penalty are evaluated. However, taking into consideration the most recent jurisprudential criterion, the Chamber finds that the rights of defense and due process are not violated to the detriment of the protected company.
Indeed, the nature of the penalty clause, in general terms, is that its application must be automatic; otherwise, it would lose its purpose. Therefore, regarding this point, the appropriate course is to dismiss the appeal. IV.- Regarding access to the case file. Finally, another of the appellant's disagreements raised in this amparo is that the respective administrative case file with the requested documentary evidence was not made available to them, and they were not permitted access or allowed to obtain photocopies, despite having so requested. In that regard, from the list of proven facts, it can be seen that the appellant party did indeed request photocopies on a compact disc of folios 001-11239 of the administrative case file for Public Tender No. 2014LN000037-DCADM. However, it is false that the respondent entity impeded or obstructed access to the case file in question. By official letter No. PSPF-513-2019 of December 18, 2019, the promoting party was informed that they had free access to the administrative case file, which is controlled and kept in the offices of the Administrative Procurement Division (División de Contratación Administrativa); furthermore, they were informed that a complete copy of said documentation could be provided. Likewise, by official letter No. PSPF-519-2019 of December 20, 2019, the respondent authority communicated to the protected consortium that the case file was comprised of twenty-three volumes and informed them of the cost of the certified copy; additionally, they were told how to proceed with the payment and that once the deposit receipt was provided, said copies would be supplied within three business days. Finally, it is reported under oath that the withdrawal of said copies took place on January 8, 2020. That being the case, this Chamber finds no sufficient evidence to affirm that Banco Popular y Desarrollo Comunal violated the right of access to the case file to the detriment of the protected company, which is why this allegation must also be dismissed." "Ordering: The appeal is dismissed. Judge Salazar Alvarado issues a dissenting vote, only with respect to the automatic application of the penalty clause, and declares the appeal partially granted regarding that aspect, with its consequences." - (Consultation in the NEXUS PJ system); 36. At the oral trial hearing, Architect Vera Fernández Morales, identification number 1-0669-0317, testified in her capacity as Coordinator and Director of Design and/or Supervision of the Project for the Consortium. She testified that she began in 2016, when the project was awarded to the consortium; the project consists of a physical plant solution; it is a program composed of several stages. It is composed of five stages: the first stage is preliminary studies and the execution plan for that stage, personnel survey, making the plans, surveying all assets, such as furniture, standardization guide, defining the need of each staff member to standardize each building, studies, communication, relocation plan. Analysis to locate the relationship of independencies. All of this is approved by the bank. Stage II is vulnerability analysis, preliminary project plans, architectural, electronic, and mechanical plans, digital perspectives. Stage III is permits and plans. Stage IV. And Stage V is dismantling and total remodeling of the building. The deadlines for the different stages were defined in the tender document. Forms of payment are by cost reimbursement for the first stage and for the transversal items, and Stage II and Stage III by the fee schedule definition of the Federated College of Engineers and Architects (Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos). She indicates that the work schedule is approved jointly, but the tool was managed by the consortium. The timeline was agreed to be developed at each stage. She explains that a fine was applied for a delay of 80 days for Building Metropolitano 1 and 82 days for Metropolitano 2. Requests for deadline extensions were made; these requests responded to the methodology for working on Stage 3. At 25% progress, the bank reviews; at 50%, at 75%, and at 100% delivery was made. At 75%, it was decided to freeze the design. In this part, the bank was requesting things, and because of those things the bank requested, other specifications, a deadline extension was requested due to the increase in the project. She explains that there was an early relocation; people were moved earlier than planned. All those activities we had scheduled generated a distortion of the scheduled activities. We were going to deactivate those activities, like those related to the relocation, to wait for the bank to decide, but it did not decide. Stage Three was completed entirely for both buildings. It is after Stage IV that it is decided not to proceed with Metropolitano II. The procurement involved participation in issuing the tender for the construction of the Metropolitano building; that is what the terms of reference refer to. The fine was simply notified that from the closure of Stage Three, the fine amount would be deducted, and it was requested to explain what that fine was for. The dialogue tables were a mechanism the consortium proposed to the bank to clarify doubts, with the participation of bank personnel managing the project, administrative procurement, and the legal department. She participated in all the dialogue tables. The first meeting dealt with the closure of Stage II. In Stage III, the work methodology was discussed. The last dialogue tables were related to the closure of Stage Three. In the tables, the deadline extension was discussed. The advisory team reviewed the consortium's work. In the end, the bank sent notes from the decision-making team, but they were not observations of impact, but they did do things that were untimely. At that point, the bank began to question the floor finishes; that was a whole issue. For example, a carpet maintenance study was requested, all of which implied time. An analysis was made of how much had been invested in those requests and those discussions; it was agreed that it was around 40 days. In the following dialogue table, it was accepted that it was indeed 40 days, as non-attributable to the consortium. Minutes were drawn up that were not signed. Those 40 days, it is unknown where they impacted the timeline. This was done in February 2019. What was unknown was the impact it had on other activities. She does not know how the 80 and 82 days were applied. The meeting of March 25, 2019, agreed on that; that record or minute was not signed. A detailed work schedule was not received after the meeting. That minute was to be sent for the bank's approval. A first document was sent, it was corrected, and resubmitted, and it stayed there. The meetings were recorded. At 100% delivery, observations were made, which corresponded to the review of the 1,000 sheets. This was distributed to the bank and its advisors, and observations were made for each sheet. Those 40 days included observations inherent to the project sheets, to the new observations already delivered in plans, and to the negotiation of new requests. (SIGAO Audio); 37. At trial, Sara Gómez Chaves, identification number 8-0074-0758, testified in her capacity as Programming and Control Coordinator. She states that she is a civil engineer with a postgraduate degree in civil engineering administration. She explains that Banco Popular issued a tender for engineering and architecture services. These consulting services were to encompass various diverse services: in the preliminary stage, environmental viability (viabilidad ambiental), various studies, concrete material studies, Building Metropolitano 1, and the communication and personnel relocation component; Stage II, developing the preliminary project plans; and Stage III, timeline, budgets, plans; Stage IV, design execution; and Stage V, execution inspection. In Phase III, plans and specifications, one of the last billing requests was submitted, and in the response to that billing request, they informed us that a fine of around 588 thousand dollars was being applied. It was received with great surprise because that was not expected: 80 days for Metropolitano 1 and 82 days for Metropolitano II. Requests for deadline extensions were made. The project was much larger in size and cost. There was a request due to permits before institutions. The Ministry of Health requested additional procedures that were not foreseen. There were requests for deadline extensions for various reasons. In the initial official letter, we did not know the reasons why we were being affected by the fines. The additional requests from the bank and the institutions did impact the timeline. The inputs to complete the terms of reference affected the timeline. The dialogue tables were proposed by the consortium to resolve differences of opinion that existed between the parties. We wanted to present to the bank, and for them to know and agree on what was being proposed. They were proposed in 2017 and continued to be carried out throughout the contractual execution. In the dialogue tables, the bank was present, participating with the legal area, administrative procurement, the project unit, and the program side. There was discussion about recognizing 40 days of deadline extension. We reached agreement on who would assume the closure of Stage III. The bank's observations were not specific, which is why many dialogue tables were required. Those 40 days, we brought a diagram accounting for what the bank was consuming in its reviews. Those 40 days were recognized in favor of the consortium because the bank had consumed them in reviews, and this was going to be recognized so that there would be no fine for those 40 days. Minutes of those agreements were made and presented to the bank. The building was received on November 8, 2019. Once that billing request had been made, they told us in response to the billing request that there was nothing supporting or justifying those deadlines to determine the fine. The 40 days were not considered in the fine, and other actions that began within that timeline had been considered. The dialogue tables were on March 19, 2019, and another meeting was subsequently held on March 25, 2019, in which it was confirmed that the review had been done and the dates had been matched. She was familiar with the contract execution timeline. Baselines were defined. In the first stage, many meetings were invested in preparing the timeline, which is why she knows the timeline. It was developed consensually; the consortium proposed it, and the bank made observations. As of February 12, 2018, the plans were to be received as approved, but they were not received as approved. Observations were made, but they were not specific, which is why a dialogue table was convened, because plans had been reviewed and recommendations were still being received on activities that were not scheduled, even part of that period is that the bank requested additional information on finishes, for example, it decided on the floor finish at the end of February. Those are the 40 days. The bank's failure to make a decision clearly caused delays, because a decision had to be made to execute it. There were parallel actions, but those bank decisions delayed them. The timeline used in the fine analysis was not known, because it was not known how the baseline of the timeline was compared and what was established. The deadlines for the stages were set in the tender document. Those were analyzed, and the consortium prepared a draft of the timeline and submitted it to the bank. Observations were made, and efforts were made to reach agreements for the baseline that was to be used. From the consensual timeline, the days of delay were visualized. At the beginning of the execution, they were adjusted to extensions to the execution; attempts were made to update the timeline. As for the timeline the bank had used, the timeline should have been updated to reflect the reality that existed. The bank did not provide that; they never saw it. The 40 days arose from an explanation to the bank about what it was consuming, dedicated to the bank's reviews. They were accounted for from January 19 to February 27, 2019. At the meeting on the 25th, minutes were drawn up and sent to the bank as a draft. It was sent by official letter and was not signed by the bank. She does not know the reasons. The first action was a request for clarification of the times, and then notes of non-conformity continued. The response given was that the fine was applied and that we were claiming, but the deadlines attributable to the fine were not specified. Preparation of terms of reference, plans, procedures, and permits impacted the critical path. (Audio, SIGAO); 38. At trial, Mercedes Flores Badilla, Advisor to the General Management, testified. She testified that she is an advisor to Management. In that role, they have different coordination functions with various bodies that report to Management; it is a broad role of planning and execution. To accompany the execution of the program from the management level. To know how each of the stages of the contract execution is progressing; there is support from management for everything that arises. She is aware of the imposed fine. At the end of Stage Three, a fine was imposed on the consortium for a delay in days. She participated in some conversations of those dialogue tables. It was granted to the contractor, to the consortium, that those 40 days of bank reviews would not be part of the count applicable in the event that fines had to be applied at the end of the stage. There was an official letter where they made observations to the proposed agreement. There was no other meeting to formalize the agreement; it remained only as a draft of the minutes. Where those 40 days were to be applied was where there were differences. She does not remember if there were extensions. Those 40 days were considered because the minutes were not finalized, and because those negotiation spaces did not replace the oversight function; that competence belonged to the oversight body. The formal channel of execution was the contract oversight part. However, a space was opened from management, which were those dialogue tables, to reach agreements. The contract oversight body participated in those dialogue tables. An agreement was never reached regarding that document. The execution of the fine corresponded to the oversight body. The dialogue tables were a good-faith space, seeking solutions to the differences that existed. Its purpose was to facilitate communication between the contract oversight and the consortium. (Audio, SIGAO); 39. At trial, Anabelle Mayorga Núñez, identification number 2-348-820, testified. She states that she is a Civil Engineer. She worked from 2014 to 2020 as Director of Physical Plant Solutions. She is familiar with the physical plant solution program. She participated in the offer evaluation process and project execution while she was at the bank. It is a contract for architecture and engineering services. In summary, there were two projects: the remodeling and reinforcement of the physical plant, and a new building. These services were divided into stages: preliminary projects, specified plans by area, detailed budget and schedule, and permits; terms of reference to be able to tender the construction of said buildings. In Stage III, some differences, points of view, arose. Before Stage III, some incidences had been manifesting, but in Stage III, the incidences began when the project plans were being made. The bank established a maximum deadline for the execution of the stage. Based on that deadline, a timeline was formed: Phase I, plans, budget; and Phase II, permit procedures and terms of reference for the procurement of the construction stage. In Phase II of Stage III, there had been delays, but in Phase I, this occurred when the plan delivery arrived. The plans for all disciplines were delivered. They would sit down with the entire advisory team, and they were sent to the consultant, and then the specialists would discuss those observations on the plans. These joint review meetings were held for each delivery. And the files with the physical corrections were also sent. In each progress report, some pending observations were noted. At 100%, approval could not be given because they were not corrected in accordance with what was indicated at each progress stage. There was a list for each of the sheets. The 100% was due for November 26, 2018. After that, the review came to verify that 100%, so the bank responded after having done that review on December 12, 2018. There, non-approval is indicated. We received the plans on January 21; there was a partial delivery. That delivery came without architecture and without a budget. Afterwards, it came in partial deliveries, and parallel reviews had to be done. For some actions in the permit stage, there were delays at the beginning because later there were situations in the permit procedure, because there were incidences in the permit procedures. The bank does recognize these as non-attributable to the builder. The bank defined the maximum deadline for each stage. What the tender document stated was 244 calendar days for the schedule, of which there were 91 days for bank review. Based on that, a breakdown of activities was made in the timeline, delivered to the bank, to decide if there was agreement. A breakdown of activities that corresponded to what had to be done, that had a logical sequence, and that did not exceed the bank's maximum deadline. Afterwards, monthly reports were presented, where there was a column for actual duration. That is where one could see how the agreed timeline moved relative to what was actually executed. From that, it was noted that delays could occur. In those reports, the actual execution progress was detailed. The bank made observations to those reports when delays were foreseen, but it was only when execution was complete that the actual date of the delay could be seen. The duration of the bank's review was variable because there were overlaps in the deliveries. On the bank's side, when reviewing, there were overlaps in the reviews provided. That procedure was applied to extend the review period: 47 calendar days. Notify the consultant and adapt the timeline for the review times. That review time was formalized from 342 to 389. The reviews occurred before the non-approval rejection. The bank's subsequent reviews occurred based on what had not been fulfilled in the observations at the 100% delivery. The reviews were parallel; she does not specify the totality of the bank's review times; those were the extra ones. They began delivering again starting January 21, 2019. By that date, some initial reviews had been done. Some parts had been delivered. In that first extra review, the bank verified that it had taken 36 days of review and 4 days of meetings. From those extra reviews, the bank had 40 days, but there were also other reviews. Stage 3 was to be completed on April 20. For the delay, the actual permit date was considered. That gap date as of August 12, 2019. That period is taken as a reference for determining the delay. What was counted for the fine days: the deadline went from April 20 to August 12. The difference between August 12 and the actual completion date of Stage Three for Metro 1 occurred on October 31; hence the days of fines, from August 12 to November 8, hence the difference of 88 days. There was no request indicating where in the timeline those 40 days were to be incorporated and that they were attributable, because they were 40 days that they continued working. In the dialogue table, it was asked if the bank had reviewed on those dates, but the point was that they did not justify how it affected the delay. They had to incorporate it into the timeline and justify how it affected that timeline, and they did not have that. For the fine calculation, she had no way to incorporate it, and because it was not attributable to the consortium. The partial deliveries after the 100% were very difficult because the activities overlap. In that analysis, one also had to look at the actions the consortium was taking. Hence the importance of seeing that it was not attributable to the consortium. There was an official letter of non-conformity with billing request 36, which was the only billing request for that stage. The deadline extension procedure was applied in one case where 16 days were granted. They were 40 days of bank review, but that does not mean they were not attributable to the contractor, because those extra bank reviews were for observations not fulfilled by the contractor, and because it was not demonstrated that the contractor could not perform parallel actions it had to perform. The work schedule or timeline could be updated in relation to the progress reports, more than three hundred or four hundred activities. (Audio, SIGAO);
1. That the 40 days discussed at the dialogue table on March 25, 2019, recognized as additional reviews, are not attributable to the plaintiff Consortium. (The case file). 2. That the plaintiff Consortium was unaware of the reasons on which the 80 days of fine for Metropolitan Building I and 82 days for Metropolitan Building II were calculated. (The case file). 3. That the reasons for the delay in the delivery deadlines are attributable to the defendant bank. (The case file).
In the present process, the nullity of the fine imposed on the consortium by Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BPDC) is discussed, within the framework of the administrative procurement under Public Tender modality number 2014LN-000037-DCADM "Consulting Services in Engineering and Architecture for the Physical Plant Solution Program of the Banco Popular Financial Conglomerate," alleging four axes of discussion: A) Banco Popular y de Desarrollo Comunal acted illegally and voidly by not recognizing the right of its represented party to appeal administrative acts issued by said entity during the execution phase of the administrative contract, violating its represented party's right to defense. B. That the BPDC recognized in favor of the Consortium a deadline extension for a term of 40 days, which was accepted within the framework of the dialogue tables, and then it was arbitrarily decided to leave it without effect, acting illegally and contradicting administrative behaviors displayed by public officials. C. The BPDC incurred in nullities when executing the penalty clause of the contract, given that the BPDC has a binding current regulation called the "Manual of Institutional Policies of the Banco Popular Financial Conglomerate" ("Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular"), which was disregarded by the BPDC when applying the contract clause, and the procedure established therein was breached. D. The acts by which the fine was imposed on its represented party are void since they lack the essential elements of an administrative act. For its part, the defendant Bank states that its represented party imposed, in accordance with the law and in a duly reasoned manner, a fine for the sum of US$588,682.75, according to official letter PSPF-485-2019 of November 27, 2019. The imposition of said fine occurs automatically in accordance with Articles 47 and 48 of the Regulation to the Law on Administrative Procurement (Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa) in force at the time of the facts, and the penalty clause established in the tender document, which was endorsed by the Constitutional Chamber upon resolving the amparo appeal filed by the plaintiff. In this way, it is duly accredited that there are no nullity defects in act PSPF-485-2019, by which the fine was imposed on the Consortium. It was carried out in accordance with the provisions of the tender document for contract 014-2016 (Point 4.5 Penalty Clause and Fines, Stage III) and the internal regulations, according to the response given to a query from the oversight body by the Administrative Procurement Division of the Bank in note DCADM-UC-1110-2019. It adds that due process was always respected and the Consortium's requests in administrative proceedings were attended to in accordance with the legal framework applicable to the administrative procurement matter. From such arguments supporting the lawsuit and the defenses raised, we proceed to their analysis in the following recitals.
During the deliberation stage and according to the arguments set forth by the parties, the Tribunal assessed, sua sponte, the concurrence of constitutional res judicata partially, on which it granted the respective hearing, in relation to what was discussed as defects in due process in the imposition of the fine imposed on the plaintiff Consortium, through act PSPF-485-2019, in which a fine was imposed for delays of 80 and 82 days in Metropolitan Building I and II in Stage III of the Contract, for the amount of US$588,682.75 (five hundred eighty-eight thousand six hundred eighty-two dollars and seventy-five cents of a dollar), and the access to the administrative case file linked to that due process, in relation to what was resolved by the Constitutional Chamber in vote 2020-2448. For, according to the arguments presented by the party in relation to claims a, b, b.c, the party points out the nullity of acts PSPF-485-2019 and PSPF-517-2019, alluding among the defects of nullity to what it indicates as a procedural defect, pointing to the lack of due process for the imposition of the fine and for lack of access to the administrative case file. The Constitutional Chamber of the Supreme Court of Justice resolved, through vote 2428-2020 of February 7, 2020, an amparo appeal filed by the company ARQUIGRAF S.A. against Banco Popular y Desarrollo Comunal, in which the following is discussed in summary: The respondent entity promoted public contest No. 2014LN000037-DCADM, which was awarded to Consorcio Proyecto BP, of which the protected company is the lead company. It indicates that during the execution of the third stage, a series of claims arose from Consorcio Proyecto BP on various topics, some accepted and others rejected, but the respondent bank never opened a procedure to sanction its represented party or impose a fine on it. It notes that on October 22, 2019, following a request from Consorcio Proyecto BP to review and obtain a copy of the procurement's administrative case file, two emails were received from the respondent banking entity in which a series of requirements were indicated for obtaining said copy; the foregoing given the magnitude of the case file, and among them, they were asked to present proof of payment for one hundred thirteen thousand three hundred ninety colones, which was fulfilled. It indicates that on November 22, 2019, a notary public appeared at the Administrative Procurement Division of the respondent bank, at the request of the consortium representative, and requested access to some pieces of the case file; however, she was told that said "temporary" folder contained documents in progress and therefore could not be exhibited. It points out that on November 27, 2019, by official letter No. PSPF-485-2019, the project director of the respondent bank communicated to the consortium the following: "(...) considering the final approved budget amounts in this Stage III, the provisions of point 4.5 of the Tender Document on 'Penalty Clause and fines' for Stage III were applied. As follows: 80 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for works related to Metropolitan Building I, and 88 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for works for Metropolitan Building II, with a daily fine value of US$3,810 for Metropolitan Building I and US$3,226 for Metropolitan Building II. Therefore, the total fine amount applied in this payment is US$588,682.75." It complains that the deduction of said fine was automatic, that no opening act for the respective administrative procedure was mediated, that there was no corresponding notification of charges, that they were not given the opportunity to be heard or to offer exculpatory evidence, nor to exercise the right to formal or material defense. It requests that the appeal be granted, with the legal consequences. And the violation of the right to due process since the regulations used to resolve the matter cannot be reviewed due to their confidentiality. On those aspects, the Constitutional Chamber analyzed the following: "III.- On the application of the penalty clause without due process. In Judgment No. 2017-008919 of 2:00 p.m. on June 16, 2017, the majority of this Chamber resolved an amparo appeal where the protected company questioned the application of a pecuniary sanction without the Administration carrying out prior due process. On that occasion, it was stated that: “(…) In the case at hand, the appellant alleges a violation of the right to due process by the Comptroller General of the Republic because a sanction was imposed on him without opening a prior administrative procedure, without a hearing or opportunity for defense, and without even the possibility of challenging it. However, as indicated in Resolution No. 2015-006057, it is the criterion of this Chamber that the nature of the penalty clause, in general terms, is that its application must be automatic; otherwise, it would lose its purpose (…) That being the case, the penalty clause must necessarily operate, as a matter of principle, automatically and for the total amount fixed, once the delay in the fulfillment of the obligation occurs; otherwise, it is distorted. Additionally, it is observed that the Administration is empowered by the General Regulation on Administrative Procurement (Reglamento General de Contratación Administrativa) to contemplate the existence of penalty clauses for late or premature execution or fines for defects in execution (Article 50).
In a similar vein, through vote 2005-17517 of December 20, 2015, this Court stated: “…The pertinence or reasonableness of such fines—as stated—falls outside the scope of this appeal, but the fact is that, having contractual clauses that establish the parameters and evaluation mechanisms, as well as the consequences for non-compliance, the Administration is perfectly empowered to contractually sanction its counterpart through a simple (verification-only) procedure. Respect for the fundamental right to due process occurs in such cases through the issuance of duly reasoned decisions, in addition to allowing the affected party to exercise the appropriate remedies against the decision sanctioning them. In these cases, the Administration cannot be required to carry out an ordinary procedure before the imposition of each contractual fine for the omission or inadequate fulfillment of what was agreed upon in each instance…”. Thus, it is the criterion of this Court that, at bottom, what the appellant seeks is for the Chamber to review the legality of the application of the contractual clauses that provide for sanctions for non-compliance and delays in contractual execution, the bidding process promoted by the Contraloría General de la República, and the protected company, which evidently constitutes a matter that transcends the sphere of competence of this jurisdiction (…)”. In the present case, certainly by official letter N° PSPF-485-2019 of November 27, 2019, the project director of the respondent bank notified the protected consortium of the application of a penalty clause. In her defense, the respondent authority accepts that she did not follow any summary procedure (procedimiento sumario) prior to the application of such measure. The only thing she clarifies is that, by internal regulations, after the application, the appellant is given the opportunity to file a claim and it is there that the reasons exempting liability for the imposition of the fine will be assessed. However, taking into consideration the most recent jurisprudential criterion, the Chamber considers that the rights of defense and due process to the detriment of the protected company are not violated. Indeed, the nature of the penalty clause, in general terms, is that its application must be automatic, otherwise, it would lose its meaning. Therefore, as regards this point, the appropriate action is to dismiss the appeal. IV.- Regarding access to the case file. Finally, another of the appellant's disagreements set forth in this amparo is that the respective administrative case file with the requested documentary evidence was not made available to them, and they were not allowed access or to obtain photocopies, despite having so requested. In that sense, from the set of proven facts, it can be seen that, indeed, the appellant requested photocopies on a compact disc of folios 001-11239 of the administrative case file for Public Tender N° 2014LN000037-DCADM. However, it is false that the respondent entity impeded or obstructed access to the case file in question. By official letter N° PSPF-513-2019 of December 18, 2019, the moving party was informed that they had free access to the administrative case file controlled and guarded in the offices of the Division of Administrative Contracting (División de Contratación Administrativa); in addition, they were informed that a complete copy of said documentation could be provided. Likewise, by official letter N° PSPF-519-2019 of December 20, 2019, the respondent authority notified the protected consortium that the case file consisted of twenty-three volumes and was informed of the cost of the certified copy; in addition, they were told how to proceed with the payment and that once the deposit receipt was provided, said copies would be supplied to them within a period of three business days. Finally, it is reported under oath that the retrieval of said copies took place on January 8, 2020. Thus, the Chamber finds insufficient evidence to affirm that Banco Popular y Desarrollo Comunal has violated the right of access to the case file to the detriment of the protected company, for which reason this allegation must also be dismissed… The appeal is declared without merit. Magistrate Salazar Alvarado issues a dissenting vote, only regarding the automatic application of the penalty clause, and grants the appeal with respect to that aspect, with its consequences." As can be seen from what was analyzed by the Constitutional Chamber (Sala Constitucional), the aspects of nullity due to violation of procedure discussed in this process are entirely linked to the procedure that the Constitutional Chamber analyzed in the referenced amparo and resolved on the merits, therefore it is necessary to analyze whether or not, in the present case, the conditions analyzed by the Constitutional Chamber in its jurisprudence as constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) are met, which are developed below. Starting with ruling number 2014-12825 at 3:05 p.m. on August 6, 2014, the Constitutional Chamber develops a new doctrine, called “constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional),” as opposed to the institute of ordinary res judicata or res judicata of legality, which is applicable to the rest of the Courts of the Republic. Stating that it arises as a fundamental right to erga omnes respect for what was ruled by the Constitutional Court, even in the case of a specific ruling, not only the jurisprudence as such: “…It is a different matter regarding the fundamental right to constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional), as it involves establishing the true and exact scope of a constitutional ruling regarding what has been resolved in the sphere of ordinary legality. In this hypothesis, only the Constitutional Chamber has competence—exclusive and excluding—to determine the scope and content of its rulings, both granting and denying. It must be taken into consideration that constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) has special relevance from a constitutional perspective, since constitutional oversight powers were exclusively attributed to the Constitutional Chamber and this Court in its rulings definitively settles and resolves, without the possibility of any further appeal, whether or not a fundamental or human right, or a constitutional value, principle, or precept was violated. Constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) has its own special singularities that distinguish it from res judicata of legality, which are the following: a) No appeal, not even the extraordinary review appeal, is admissible against a constitutional ruling; b) constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) extends to both the operative part (Por tanto) and the reasoning part or the factual and legal reasoning set forth by the Constitutional Chamber; c) the efficacy of constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) is not relative—relativity of res judicata of legality—but absolute and general; it extends to any subject of law, both those who participated as main or accessory parties and those who were not parties in the constitutional process. (…) The definition of constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) as a fundamental right by the original constituent power is not a minor or irrelevant issue; on the contrary, it holds the utmost importance from the perspective of hermeneutics and constitutional application, as it makes it possible for any person to allege its violation within the framework of the amparo process and, consequently, this Constitutional Court has full and absolute competence to hear and resolve that matter in the designated procedural channel. Ultimately, constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) fulfills a dual role as a fundamental right and as an institutional guarantee of the principles and values noted (legal certainty and social peace), a condition it shares with other figures regulated in the dogmatic part of the Constitution…” (Highlighting is not from the original). This declaration of this newly created fundamental right entails the legal impossibility for any Court to ignore or contradict what was resolved by the Constitutional Chamber in amparo or habeas corpus cases. The Chamber itself stated in that sense: “V.- CONSTITUTIONAL RES JUDICATA (COSA JUZGADA CONSTITUCIONAL) IN THE AMPARO PROCESS. (…) No Court or ordinary judge of legality has the competence, under penalty of clearly violating the Constitution and the Law of the Constitutional Jurisdiction, to define when or under what circumstances a ruling issued by the Constitutional Chamber has material res judicata effects or binding efficacy for third parties; such aspects must be determined exclusively by the ultimate and definitive interpreter of the Constitution, international human rights law, and the Law of the Constitutional Jurisdiction. Any ordinary court or judge of legality that attempts to define such scopes violates Articles 9, 10, and 48 of the Constitution by arrogating to itself and usurping, contrary to the Constitution and the law, powers it does not possess, and seriously injuring the constitutional principle of separation of functions that clearly distinguishes between constitutional jurisdiction and the jurisdiction of mere legality. Ultimately, every ordinary court or judge of legality has an express prohibition on defining in their own rulings of legality the scopes and effects of a ruling issued by the ultimate and definitive interpreter of the constitution that hears and resolves, exclusively, constitutional processes. The only body empowered by the Constitution and by law to define the efficacy of its constitutional rulings is the Constitutional Chamber itself, to the exclusion of any ordinary jurisdictional body…” (Highlighting is not from the original). From said vote, it is equally extracted in which scenarios “constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional)” is applicable or not, in the various rulings thus issued: “…Within the typology of amparo rulings issued by the Constitutional Chamber, a distinction must be made between so-called absolving rulings, that is, those that do not address the merits of the matter and resolve the matter ad limine litis, such as outright rejections and rejections on the merits. In an outright rejection, the Constitutional Chamber does not issue a ruling on the merits, as it may consider that the matter is manifestly inadmissible or one of ordinary legality, and therefore not within its constitutional competence; this type of ruling, as it does not rule on the merits of the matter, does not produce res judicata; it will be the ordinary administrative and jurisdictional instances that must hear and resolve the matter. In the case of a rejection on the merits, there is also no ruling on the merits, as previous rulings in which the matter was rejected because it did not fall within the competence of the Constitutional Chamber are reiterated. Again, it is reiterated that the delimitation of the Constitutional Chamber's competence is an exclusive and excluding matter of this Constitutional Court, and its precedents do not bind it in the future; thus, under better consideration or a new composition, the Constitutional Chamber could well assume the hearing and resolution of certain types of matters that it had rejected in the past upon considering they have relevance for the uniform interpretation and application of the Constitution and instruments of public international human rights law. Regarding rulings issued in the amparo process that address the merits of the matter, a distinction must be made between a) those that grant and b) those that deny. It must be taken into consideration that the granting or denial of the claim filed in the amparo can also be absolute or partial. Rulings that grant, or partially grant, produce constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) of a material nature and, additionally, bind erga omnes. Rulings that deny, in the majority of cases, also produce material constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional), as the Constitutional Chamber, in hearing and resolving the claim, rules out the existence of a violation of a fundamental or human right. Rulings that deny do not produce material constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) only and exclusively in the exceptional cases where the Constitutional Chamber considers that the claim involves a matter of ordinary legality and expressly so indicates; in such a case, it will be the administrative and jurisdictional bodies that must resolve the matter. These are exceptional cases, as, as a general rule, the Constitutional Chamber outright rejects matters of ordinary legality; however, there may be cases where it has some level of doubt and then decides to allow the process, and it is only upon gathering evidence that it becomes clear that it is a matter of ordinary legality. This also happens when the amparo appellant formulates a set of grievances and claims, combining some of legality with others of constitutionality; thus, the Constitutional Chamber, since the latter are present, decides to allow the process, process it, and resolve it, indicating in the ruling that there are a series of matters of ordinary legality upon which it will not rule because they do not fall within its competence…” (Highlighting is not from the original).- That is to say, this new doctrine proclaims that, in accordance with the effects of rulings issued in that constitutional venue, consistent with the provisions of Article 13 of the Law of Constitutional Jurisdiction (Ley N° 7135), it means that this Contentious-Administrative Jurisdiction cannot disregard the content of those rulings, in accordance with the so-called "constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional)," and that to that extent, it entails a duty (and right) of "erga omnes" respect for what was ruled by the Constitutional Court, even in the case of a specific ruling, not only for the jurisprudence as such. Evaluating what has been stated and analyzing the arguments presented in the hearing granted regarding the exception of res judicata, it must be considered that, in the present process, the discussion of the alleged defect of nullity of act PSPF-485-2019 has been settled, since the alleged defect in the procedure was dismissed in the constitutional venue, as it is not necessary to conduct a summary procedure (procedimiento sumario) (due process) for the application of the fine, there being thus an express ruling by the Constitutional Chamber in a granting ruling that resolved that argument on the merits; therefore, in consideration of respect for the erga omnes effect of ruling 20202448 of the Constitutional Chamber, partial constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) must be declared, as well as any argumentative aspect related to a lack of access to the administrative case file.
With the analytical framework for the pronouncement of this judgment clear, we proceed to analyze the nullity and defense arguments put forth by the parties. As we have seen, the plaintiff has structured its theory of the case along four main arguments, firstly pointing out that the BPDC incurred nullities when enforcing the contract's penalty clause, because the BPDC has binding internal regulations in force called the "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular," which the BPDC disregarded when applying the contract clause, and the procedure established therein was breached. The acts through which the fine was imposed on its represented party are null because they lack the essential elements of an administrative act. That the BPDC recognized in favor of the Consortium an extension of time for a period of 40 days, which was accepted within the framework of dialogue tables, and then arbitrarily decided to cancel it, acting illegally and contradicting administrative conduct previously carried out by public officials. And finally, that the Banco Popular y de Desarrollo Comunal (hereinafter "BPDC"), acted illegally and nullly by failing to recognize the right of its represented party to be able to appeal administrative acts issued by said entity during the execution phase of the administrative contract, violating its represented party's right of defense. In the order set forth, we proceed to address the arguments provided by the parties. 1. Regarding the defects of nullity of act PSPF-485-2019, through which the fine was imposed on the Consortium. On this aspect, the party indicates that the act is null due to defects in the elements of motivation, reasoning, and content, and due to a defect in procedure. It states in relation to these defects the following: There is no proof of any analysis conducted, of the determination of exemptions from liability, or justification for the amount of the fine in relation to the alleged "damage" caused to the Bank. The Administration should have produced the necessary evidence to prove that the possible fine to be imposed conforms to the provisions of Article 16.1 of the LGAP and that the act issued conforms to the "unequivocal rules of science or technique, or elementary principles of justice, logic, or convenience," as well as to the principles of reasonableness and proportionality. The Banco Popular seeks to impose a fine of over 300 million colones on the Consortium through an act of one page in length, in which it is mentioned in practically 5 lines that the large fine imposed is the result of delays in the delivery of Stage III of the project and the consequent application of a penalty clause. Any consideration regarding the reasons giving rise to the fine, the justified delays on the part of the Consortium, as well as the reference to various situations exempting the Consortium from liability, is therefore omitted; no scenario that would provide greater motivation for the Banco Popular's decision to enforce the penalty clause was analyzed. The minimum content required by the First Chamber is not present in the challenged act, mainly because the act's reasoning is not provided, in violation of Article 136.2 of the LGAP. Article 129 of the LGAP indicates that the act must be issued "after complying with all the substantial procedures provided for that purpose and the essential requirements for the exercise of competence." A requirement that has come to be called by doctrine "due procedure (procedimiento debido)." Among the documents regulating the conduct of the Banco Popular and internal procedures, as described in the "facts and background" section, there is the so-called "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular." Said document has been mentioned and cited by the Bank as a mandatory reference standard. Despite the foregoing, the Bank disregards applying said standard when it does not suit it, as said Manual recognizes, in favor of the administered party, a series of actions that the Bank must carry out in order to enforce a penalty clause. It can be seen from the transcribed text that the Banco Popular, within its internal regulations, which are in force, establishes that a summary procedure (procedimiento sumario) (point 4) must be conducted in accordance with what the Constitutional Chamber defined in vote 6639 of 2013 of the Constitutional Chamber, which the Banco Popular completely disregarded when making the collection of the fine challenged in the present process. It was imperative for the Bank to carry out a summary administrative procedure (procedimiento sumario), according to the provisions of the aforementioned Manual, to determine that circumstances exempting the Consortium from liability did not occur or that they did exist, as the standard so provides; however, the Bank, in total violation of Article 10 of the Law of Administrative Contracting (Ley de Contratación Administrativa), decides to arbitrarily apply the standards that suit its convenience. It is understood from the invoked regulations that the Banco Popular must apply all current and accepted administrative regulation or provision that governs contracting matters; as in this case, it should have applied the version in force at the time of the contract of said "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular." In accordance with the foregoing, it should have conducted a summary procedure (procedimiento sumario) guaranteeing that my represented party could exercise its right of defense and rebuttal against the arguments put forth by the Bank. These actions by the Banco Popular, through which it issues acts lacking in legal grounds, ignores applicable regulations, and rejects the ordinary remedies that must apply for the contractual execution phase, violate various rights that inform and regulate the matter of administrative contracting, such as the exercise of the right of defense proper, the rights to information of charges and accusation, and to notification of procedural acts, in violation of Articles 33, 39, 41, and 49 of the Political Constitution and Article 8 of the American Convention on Human Rights. As previously indicated, official letter PSPF-485-2019 imposes the fine, and through official letter PSPF-517-2019, an attempt is later made to justify it. In this latter official letter, the fine was based, in part, on standards from the Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular, and when the Consortium requested a copy of said document, the Bank, through official letter PSPF-010-2020 dated January 10, 2020, responded that it was not a public document. For its part, the Banco Popular y de Desarrollo Comunal points out that the Bank's actions are in accordance with the provisions of Articles 47 and 48 of the Regulation to the Law of Administrative Contracting (Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). It is true that at the time the contract was signed, the Manual de Políticas Institucionales had been modified to align it with the position of the Constitutional Chamber of needing to conduct a summary procedure (procedimiento sumario) to apply a fine, a criterion that was reconsidered some time later and re-established that no procedure needs to be carried out, but rather it is applied automatically, a change that prompted the modification again of the Manual de Políticas cited by the plaintiff, adhering to the Chamber's pronouncement. On the other hand, the plaintiff only transcribes a part of official letter PSPF-010-2020 where it is informed that, in response to their request to obtain a copy of the entire Manual, this regulation is for internal use but that, likewise, the chapter on fines had already been provided to them in previous official letters, omitting to transcribe the entirety of the official letter where, on the other hand, they were also informed about the existence of the Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, whose Article 8 regulates the topic of claims for fines, attaching a copy of said Regulation, which was duly published for public knowledge in the Official Gazette La Gaceta. Despite this, the plaintiff did not file any formal claim before the Bank. In relation to the elements for the application of the fine, this representation must highlight that the Consortium monthly submitted reports to the Bank, within which was included the schedule of activities for the contract under execution, which contained the baseline or reference with the planned durations and dates for the start and end of each activity, and also within this same schedule, the actual durations and actual start and end dates of the activities under execution were monitored. Those reports, including the schedule updated monthly regarding actual durations and actual start and end dates, were reviewed by the Bank, and then the Bank communicated to the Consortium the observations or corrections it considered should be made in that regard. Therefore, at the end of each month, and with the month's report and schedule, both the Bank and the Consortium knew the status of that schedule, both in planned durations and start and end dates for the activities, and in actual durations and actual start and end dates of the activities. In such a way that from this, and comparing the actual with the reference baseline of what had been programmed, it allowed knowing how much the actual durations and start and end dates of the activities had shifted, and from that, how many days of delay there were in the activities and in the total end date of the Stage under execution, in this case Stage III. In such a way that the schedule LB4 adjusted with PSPF-182-2020, with which the Bank calculates the fines for this Stage III, was of absolute knowledge and use by the contractor, as can be verified in the monthly reports submitted by it. Said reports include the activities carried out by the contractor and the Bank. For matters relating to the management of permits in the reviewing institutions, which each of the parties—Consortium and Bank—had to carry out, the schedule included the update of the execution of activities that were their responsibility. Thus, for permit activities in which the Bank had to directly participate, such as the case of the registration of the Technical Direction in the platform for processing APC permits of the Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos or matters related to the processing of permits before the Municipalidad de San José, the Bank reported and informed the Consortium of the actual execution dates of the activities carried out by it, so that the Consortium could consider them and include them in its monthly reports. As well as the actual number of days required to obtain the permits, they are recorded in schedule LB4 adjusted with PSPF-182-2020 and taking into consideration that, for each monthly report, this Program sends its observations on the schedule. It adds that regarding the alleged defects of nullity of act PSPF-485-2019, through which the fine was imposed on the Consortium, it was carried out in accordance with the provisions established in the tender documents for contract 014-2016 (Point 4.5 Penalty Clause and Fines, Stage III, page 91 of the tender documents) and internal regulations, according to the response provided upon consultation by this oversight body, by the Division of Administrative Contracting (División de Contratación Administrativa) of the Bank, in note DCADM-UC-1110-2019. In relation to the alleged defect of form due to lack of procedure prior to the enforcement of the penalty clause, it is clarified that in note PSPF-517-2019, the contractor was informed by literal transcription of the text contained in the Manual de Políticas Institucionales, in chapter 8, regarding this issue of fines. It is also clarified that version 113 of the month of October of said Manual was used because that version was the one in force when the fines were applied, and not as the contractor indicates that the current version of the document is version number 78, of March 8, 2016. Therefore, what was indicated by the contractor regarding non-compliance with the internal regulations in force on the date of the application of the fines is rejected. The regulations are updated as each unit deems necessary or as external regulations are adjusted and adjustments to internal documents are required. Criterion of the Court: Addressing the arguments of the parties, we find that according to the facts credited in this lawsuit, there is no defect whatsoever of nullity in the act imposing the fine PSPF-485-2019 of November 27, 2019, for the following reasons. In general terms, if the parties' arguments are carefully analyzed, they ultimately relate to the contractor's duty to have employed, when applying the penalty clause for delay in the established schedule, a procedure that would allow understanding the minimum required content of the act's reasoning, in terms of the applicability or not of that penalty clause as a result of an action attributable to the Consortium. From this perspective, it is clear that, as resolved in the preceding recital, matters related to this issue were analyzed and settled by the Constitutional Chamber when stating: "In the present case, certainly by official letter N° PSPF-485-2019 of November 27, 2019, the project director of the respondent bank notified the protected consortium of the application of a penalty clause. In her defense, the respondent authority accepts that she did not follow any summary procedure (procedimiento sumario) prior to the application of such measure. The only thing she clarifies is that, by internal regulations, after the application, the appellant is given the opportunity to file a claim and it is there that the reasons exempting liability for the imposition of the fine will be assessed. However, taking into consideration the most recent jurisprudential criterion, the Chamber considers that the rights of defense and due process to the detriment of the protected company are not violated. Indeed, the nature of the penalty clause, in general terms, is that its application must be automatic, otherwise, it would lose its meaning. Therefore, as regards this point, the appropriate action is to dismiss the appeal. IV.- Regarding access to the case file. Finally, another of the appellant's disagreements set forth in this amparo is that the respective administrative case file with the requested documentary evidence was not made available to them, and they were not allowed access or to obtain photocopies, despite having so requested. In that sense, from the set of proven facts, it can be seen that, indeed, the appellant requested photocopies on a compact disc of folios 001-11239 of the administrative case file for Public Tender N° 2014LN000037-DCADM." In this same sense, the argument related to the possible arbitrary nature of the delay in completing certain stages was analyzed when indicating, in the same amparo, the following: "Regarding the first question: The Chamber does not observe any constitutional violation in the fact that the respondent bank has considered that the delays in the delivery of the stage were not justified. As argued by the authority itself, the decision is based on a series of factual findings that led it to conclude that the reasons alleged to justify the delay in the delivery of the works were insufficient. Within this framework, the assessment of the factual elements collected in the contractor's file is a matter of mere legality that does not merit pronouncement by the Constitutional Chamber unless an irrational, arbitrary, or disproportionate action is observed, which is not the case here." As can be observed, the Constitutional Chamber addressed the core issue raised by the plaintiff, and the Chamber's reasoning was clear and conclusive when establishing that the nature of the contractual penalty clause, in general terms, allows its automatic application, without the need for any prior summary procedure (procedimiento sumario), as the penalty clause's own automatic nature would otherwise lose its meaning. Consequently, regarding this specific point, the present claim must be dismissed, confirming the validity of the act through which the penalty clause was applied against the plaintiff.
In addition to the foregoing, it is important to point out that this Court shares the criterion that, in matters of penalty clauses, the discussion regarding the verification of defaults that justify the imposition of the fine is essentially a matter of fact and contractual interpretation that, in principle, is outside of general legality control unless an evident lack of motivation or patent disproportionality is shown. In the present case, the plaintiff has failed to prove that the Bank's action in applying the fine in question was arbitrary, lacking in motivation, or manifestly disproportionate to the defaults contractually agreed upon. As noted by the respondent entity during the hearing, the fines were applied based on the schedule of execution of the works and the verifiable delays recorded in it, so it is not possible to affirm that there was an absolute lack of motivation or a violation of the substantive due procedure (procedimiento debido) essential to the act. In virtue of the foregoing, the claim for nullity of the act applying the penalty clause must be completely dismissed.
Regarding the alleged violation of the right of defense due to the impossibility of challenging administrative acts during the execution phase, this Court also considers that the plaintiff's claim must be dismissed. As noted, the documentation in the file shows that the contracting bank did not prevent the plaintiff from exercising its right of defense, but rather informed it, through communications PSPF-513-2019 and PSPF-517-2019, of the applicable regulations for challenging the imposed fines. In this sense, the plaintiff had at its disposal the ordinary administrative remedies to challenge the decisions of the Administration, and there is no evidence in the record that it was impeded from filing the corresponding claims in a timely manner. Therefore, the mere fact of having proceeded to apply the penalty clause without a prior summary procedure (procedimiento sumario) – a measure already validated by the Constitutional Chamber in the specific case discussed – cannot be equated to a violation of the right of defense, since, as already noted, the nature of this type of clause permits its automatic enforcement, without prejudice to the contractor's ability to present their arguments and evidence in a subsequent phase, as occurs in the present case, where the plaintiff has had ample opportunity to argue its points of disagreement before the administration and before this Court. Therefore, the present claim of nullity must also be dismissed on this point.
As a consequence of what has been set forth and analyzed, this Court, after having examined the procedural records, the evidence provided, and the arguments of the parties, concludes that, in the present case, the alleged grounds of nullity invoked by the plaintiff are not present with respect to the challenged acts, as they are adjusted to the legal system and the respective contract. Accordingly, what is appropriate is to declare the lawsuit without merit in all its extremes, as will be stated in the operative part of this ruling.
POR TANTO:
On the grounds set forth, articles and laws cited, and what is established in Articles 1, 2, 3, and following of the Law Regulating the Contentious-Administrative Jurisdiction (Ley Reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa) and related provisions, the Contentious-Administrative and Civil Court of the Treasury, Second Circuit of San José, hereby resolves: The lawsuit filed by CONSORCIO ESTRUCTURAS DEL PARQUE against the BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL is DECLARED WITHOUT MERIT IN ALL ITS EXTREMES. No special ruling is made on costs, given that the plaintiff litigates with the benefit of the assistance of a public defender. Upon this judgment becoming final, the case file will be archived.
Nevertheless, it is false that the respondent entity prevented or obstructed access to the file in question. By official letter No. PSPF-513-2019 of December 18, 2019, the petitioner was informed that it had free access to the administrative file controlled and kept in the offices of the Administrative Procurement Division; in addition, it was informed that a complete copy of said documentation could be provided. Likewise, by official letter No. PSPF-519-2019 of December 20, 2019, the appealed authority notified the protected consortium that the file comprised twenty-three volumes and it was informed of the cost of the certified copy; furthermore, it was indicated how to proceed with payment and that once the deposit receipt was provided, said copies would be supplied within three business days. Finally, it is reported under oath that the withdrawal of said copies took place on January 8, 2020. Thus, the Chamber does not find sufficient evidence to affirm that the Banco Popular y Desarrollo Comunal has infringed the right of access to the file to the detriment of the protected company, which is why this argument must also be dismissed… The appeal is dismissed. Judge Salazar Alvarado dissents, only with regard to the automatic application of the penalty clause, and upholds the appeal on that aspect, with its consequences." That is to say, as set forth in the criterion of the Constitutional Chamber, the application of the fine operates automatically, requiring only a matter of simple verification of the delay attributable to the contractor for the provisions of point 4.5 of the Tender Document, the object of this ruling, to operate. From that logic, the plaintiff's argument is not valid, when it points to a defect in the content because elements did not exist prior to the imposition of the fine such as the existence of proof of an analysis carried out, the determination of exemptions from liability, or justification of the amount of the fine with respect to the alleged "damage" caused to the Bank, insofar as, as indicated, those would be elements of the object of a summary proceeding that the Constitutional Chamber rules out as a requirement for the application of a penalty clause, since, it is emphasized in the line of criterion of the Constitutional Chamber, that the only thing required is the simple verification of the delay attributable to the contractor, which the public tender document provides as a penalty. It must be borne in mind that, as developed by the respondent party, it is verified from the administrative file, as has been proven in the facts, that the plaintiff Consortium was to submit a progress report on the Stage III project, on a monthly basis, on which the contracting Bank was to comment in terms of its admission and/or vicissitudes of the project's progress, as well as external conditions, including the processing of permits in the impact of the schedule or time baseline, which was provided for the setting of the period to be covered in Stage III, as recorded in the LB4 schedule adjusted by official letter PSPF-182-2019, which is the instrument on which the days estimated as a delay in the projects for the Edificio Metropolitano I and for the Edificio Metropolitano II, of 80 and 82 days, are counted; hence it cannot be determined that the Administration imposed a fine without evidence or suitable proof that there was merit for the imposition of the fine, thus acting contrary to the provisions of numeral 16 of the General Public Administration Act (Ley General de la Administración Pública, LGAP). Added to this, it must be highlighted that from the testimonial evidence taken, it is clear that the contracting parties jointly participated in the preparation of the baseline schedule, with the contractor even being in charge of the Project 2007 software on which that schedule ran, so it cannot be admitted that the Consortium indicates that it was unaware of the timeline on which the days imputed as delays were counted, and which provided the basis for the imposed fine. It likewise knew the contractual terms on which the amount of the imposed fine was set, because it had been previously agreed. Note that in the challenged act PSPF-485-2019, of November 27, 2019, it was indicated, in what is relevant, that: "... regarding invoice 00100001010000000153 for an amount of $1,825,523.74, it is reported that considering the final and approved budget amounts in Stage III, the provisions of article 4.5 of the tender document on the Penalty Clause and fines for Stage III were applied. As follows, 80 days of delay with respect to the maximum delivery deadline, for the works related to Building Metropolitano 1 and 88 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for works of Building Metropolitano 2, with a daily fine value of $3,810 for the Edificio Metropolitano I and $3,226 for Building Metropolitano II. Therefore, the total amount of the fine applied in this payment is $588,682.75." It is notorious then that the act contains the necessary elements to comply with the requirement of content, grounds, and reasoning, as required by numerals 128, 131, 132, 133, and 136 of the LGAP, insofar as it follows that the imposition of the fine is justified in the approved final budget based on the period imputable as a delay that is inferred from the content of the administrative file known to the contractor and was grounded in clause 4.5 of the tender document, which provides the elements to which the parties submitted as a contractual rule for the purposes of applying sanctions for delays verifiable by the Administration, as occurs in the case under analysis. Consequently, since the determining elements exist in the administrative file of the verification of the attributable delay of the delivery period of Stage III for the Building Metropolitano 1 (80 days) and 88 days of delay with respect to the maximum delivery deadline for works of Building Metropolitano 2, following the criterion expressed by the Bank's Administrative Procurement Division in note DCADM-UC-1110-2019, the defects alleged by the plaintiff are not constituted, as the nullity indicated by articles 158 and 166 of the LGAP does not materialize. Now, with regard to what it points out as a singular derogation of the norm due to the improper non-application of the Manual of Institutional Policies of the Conglomerate of the Banco Popular y Desarrollo Comunal in relation to the summary proceeding that said norm established for the imposition of fines, such argument lacks interest, because we reiterate, when the Constitutional Chamber defined that there is no need to resort to a summary proceeding for the application of a penalty clause due to the automatic nature of said instrument, it is irrelevant whether or not a summary proceeding was defined at the internal level of the Bank, because it was not necessary for the validity of the act to resort to said mechanism. Furthermore, in any case, the referenced Manual of Institutional Policies does not constitute a norm that can be determined as part of the hierarchy of sources (article 6 of the LGAP) that the Public Administration is ignoring in the specific case, so as to deem article 13 of the LGAP applicable, especially when the Administrative Procurement Regulation (articles 47 and 48), which provides the automatic nature of the penalty clause, is a normative instrument of higher hierarchy and expressly recognized as a norm of direct application. The same fate applies to whether there was a provision by the Administration to bring the Manual of Institutional Policies to the knowledge of the Consortium, insofar as, as mentioned, this does not influence the validity of the application of the fine. Thus, there is no merit to determine the nullity of the application of the fine imposed on the contractor, formalized in act PSPF-485-2019 of November 27, 2019. Regarding the nullity of official letter PSPF-117-2019 of December 20, 2019: The plaintiff sets forth as defects of nullity that the act imposing the fine, PSPF-485-2019 of November 27, 2019, cannot be validated by act PSPF-517-2019 of December 20, 2019, insofar as it is only upon the contractor's petition that an attempt at reasoning the act imposing the fine is made. In other words, official letter PSPF-485-2019 of November 27, 2019, requires official letter PSPF-517-2019 of December 20, 2019, to be "reasoned." However, pursuant to articles 166, 170, and 172 of the LGAP, it is not possible to validate an absolutely null act. The attempt at validation makes it clear that act PSPF-485-2019 is not reasoned and likewise lacks reasoning, content, and due process. In this case, we speak of an absolute absence of elements. Therefore, the act, pursuant to article 166 of the LGAP, is absolutely null and therefore cannot be validated under article 172 of the LGAP. Hence, pursuant to article 170 of the LGAP, the Bank acts illegitimately in executing this act. For its part, the BPDC points out that official letter PSPF-517-2019 addresses and responds to what was raised and requested by the Consortium in official letter BP-191129-Oficio1162 of November 29, 2019, and that it does not intend to validate any act beyond responding to what was raised by the Consortium in said official letter. Criterion of the Court: From the proven facts, we have that by official letter BP-191129-Oficio 1162 of November 29, 2019, the Consortium raised disagreement with the deduction from the invoiced amount for the concept of a fine as stated in official letter PSPF-485-2019, setting forth a violation of due process, denial of the administrative file, non-existence of reasoning on how the amount of the fine is calculated and the days counted, and the non-assessment of the reasons for exemption from liability for the imposition of the fine. In response to said disagreement, the BPDC addressed the Consortium's statements by official letter PSPF-517-2019 of December 20, 2019, from the Physical Plant Solution Program, in which it addresses Vera Fernández Morales, Coordinator and Design Director of Consorcio BP, and indicates in relation to access to the administrative file that: "Regarding the denial of access to the administrative file that the Consortium indicates, the Bank does not consider that statement by the contractor to be correct, since, as it itself states in the Background Details of note BP-191128-Oficio 1161, it is said that the 22 volumes of the Administrative File of Public Tender 2014LN-000037-DCADM were reviewed by the Consortium, so it is clear that the Consortium, like every supplier, has free access to the administrative file of the procurement. Therefore, and in response to the Consortium's request for a complete copy of said file, made with official letter BP-191204-OFICIO No. 1166, this office proceeded to request from the Administrative Procurement Division the complete copy requested, as communicated to the Consortium with note PSPF-513-2019." It indicates in relation to the disagreement with the charging of fines, in which it is pointed out that the calculation of the fine was based on the baseline schedule 4 according to official letter PSPF-182-2019, which contains all the additional deadlines or extensions approved by the Bank and according to which the Consortium has been submitting to the Bank the monthly contract reports since the month of April 2019 and up to date. Therefore, the determination of penalty days, for the delay in the delivery of the Stage III services, results from the application in that schedule of: The actual duration of permit activities, as non-responsibility of the Consortium. The actual duration of activities related to the registration of the Technical Management, as an activity of the Bank and non-responsibility of the Consortium. The actual duration of the printing of plans for the Edificio Metropolitano 1, requested by the Consortium for this activity. The actual dates on which the schedule activities are completed, as indicated in official letters PSPF-444-2019 and PSPF-454-2019. Considering the above, the date on which the Consortium should have completed the Stage III services is August 18, 2019. The difference between that date and the actual service completion dates results in a total of 80 days for the Edificio Metropolitano 1, and 88 days for the case of the Edificio Metropolitano II. Regarding exemptions from liability, it is pointed out that the Bank did carry out a review of the activities and reasons for their delay, so it is considered that the Bank has analyzed the contractor's exemptions from liability as indicated in the tender document and the agreed contractual terms. On the other hand, the Consortium is informed that it did not provide the technical elements or the basis that would allow the Bank to analyze and assess what was presented as an administrative claim for the application of the fines made by the Bank in collection number 36 of Stage III, so it was requested that within a period of no more than 3 business days from receipt of said official letter, it present all the information and exculpatory documents. As analyzed from these facts, it is clear that official letter PSPF-517-2019 does not arise as an act of validation of official letter PSPF-485-2019, as set forth by the plaintiff, insofar as it is clear that the origin of said act is the direct response to a petition that the Consortium raised and that the Bank, in accordance with the provisions of article 27 and 41 of the Political Constitution, had a duty to address, and therefore does not constitute an act of validation as referred to by the plaintiff that could generate, by its existence, any defect of nullity, in accordance with the provisions of article 158 of the LGAP. It should be noted that the questioned act does reveal that the plaintiff Consortium was expressly granted the possibility of filing, with the necessary formalities, a duly substantiated administrative claim regarding the inadmissibility of the fine it challenges as the base act of nullity (PSPF-485-2019), this requirement constituting the contractor's right to process an administrative claim against the imposed fine, thus complying with what the Constitutional Chamber has settled as a necessary element to safeguard due process in the case of automatic application of penalty clauses in administrative procurement matters, a right that the Consortium does not demonstrate it exercised when the Bank required it. We must highlight that, for a case such as the one under analysis, where we find synallagmatic relationships of building construction, it is identified that the executor of the work, the author of the actions aimed at achieving the contractual object, is the one in charge of controlling the contractual execution time, as the doer of the due conduct. Although there are impasses in which its contractual counterpart carries out reviews or makes substantive decisions, this does not inhibit the contractor's own control. In other words, in its capacity as responsible for the action and performance execution (since its counterpart is eminently monetary), it is the plaintiff Consortium that bears the burden of proof to explain the reason or reasons for the existence of a disparity between the date given in the contractual execution control (expected final completion date of the contractual stage) and the actual completion date. Thus, although the plaintiff provides certain explanatory elements (especially with its testimonial evidence), the truth is that it did not provide elements of conviction that would indicate how, in both lines of work, delays were generated compared to the delivery date, nor the objective and verifiable reasons for this, to determine whether it is its own responsibility, that of its counterpart, or an external factor exempting from liability. Consequently, the respondent bank is correct in that, despite being the plaintiff's burden, the objective justification not attributable to it for the time difference in execution was not proven, and thus the grounds for the sanctioning act are not diminished.
VII.RECOGNITION OF AN EXTENSION IN FAVOR OF THE CONSORTIUM FOR THE ORDER OF 40 DAYS. In its theory of the case, the plaintiff points out and incorporates in its subsidiary claims that the contracting parties, relying on self-resolution mechanisms, established what were called "dialogue tables" during contractual execution to reach agreements regarding pending claims and key issues of contractual execution. It points out that during said dialogue tables, and specifically during Stage III of the project, the Bank acknowledged that it had consumed 40 calendar days in reviews of plans and specifications. By reason of the foregoing, it was agreed to recognize 40 calendar days not attributable as a fine to the Consortium. Said 40 days have not been applied to the contractual deadline or the applied fines. It adds that the BPDC incurred in illegal administrative conduct by recognizing 40 days of extension of the contractual deadline for situations not attributable to the Consorcio Proyecto BP and their subsequent denial when establishing fines in favor of the Consortium. It points out that it was confirmed that there was a period of 40 days corresponding to the reviews by the Banco Popular of the plans and designs of the work to be executed, situations not attributable to the contractor but which generated an undeniable delay in contractual execution. It indicates that the adjustments requested were not feasible to implement in a space legally recognized between the parties, such as the dialogue tables, and a mutual conclusion was reached that there were some days that affected the project, the count of which days was the same for both parties. Those days were to serve as a "cushion" or time in favor of the contractor in the event a delay or fine was generated. It indicates that the delay times are not attributable to the contractor, since there is no causal link between those delays and an omission or concrete action by the Consortium. The delay was due to the difficulty and complexity involved in construction processes, and even more so for an ambitious and large project such as the physical plant solution, which implied the reviews of plans and other designs not contemplated. It adds that it is not appropriate to ignore the recognition of a ground for an extension of the delivery deadline for the contractual object, simply because of the lack of formalization of a minute, when grounds exist to support the issuance of the act recognizing the extension. The right to the extension cannot expire simply because of a lack of signatures on a minute, since the reasons that gave rise to said agreement undeniably existed. For its part, the respondent Bank points out that if on November 26, 2018, the design had been delivered to the Bank with the incorporation of all corrections and adjustments requested from it during the entire joint review process that had been carried out for the 25%, 50%, 75%, and 90% progress stages, the 100% progress could have been accepted as conforming by the Bank, and an additional design review process by the Bank would not have been necessary. Thus, the additional unscheduled design reviews that the Bank had to make were the product and consequence of the Consortium delivering an incomplete design, not accepted as conforming by the Bank as indicated in the scopes of the tables used for the joint review of the 25%, 50%, 75%, 90%, and 100% design progress of Stage III. To support what refers to the attributability or not to the Consortium of these 40 days of Bank reviews, it indicates that the facts that gave rise to the Bank finding it necessary to make other design reviews not foreseen in the activities of the execution schedule for this part of the scopes of Stage III of this contract must be analyzed. The first is that the Consortium delivered to the Bank the 100% progress of plans, calculation and design reports, technical specifications, and budget Phase 1- Stage III of the design, on November 26, 2018, with note BP-181126- OFICIO NO.903. And that this delivery was jointly reviewed by the Bank, its technical advisors, and the Consortium, and that, as a result of this review, the Bank communicated to the Consortium with note PSPF-638-2018 and its annexes, dated December 12, 2018, the non-acceptance of the delivered design. If the design had been delivered to the Bank on November 26, 2018, with the incorporation of all the corrections and adjustments requested from it. This is one of the reasons why the supervisory body considers that the reviews made by the Bank between January 22 and February 26, 2019, and which are mentioned in the meeting of March 25, 2019, and from which the 40 days are mentioned, were the product of the non-acceptance of the design and therefore that time was considered the responsibility of the Consortium, since had the design been delivered correctly and on the foreseen and scheduled dates, it would not have been necessary for the Bank to make new reviews, such as those it had to make in the period between January 22 and February 26, 2019. Furthermore, in parallel and during this period of time (January 22 to February 26, 2019) in which the Bank was reviewing the first partial deliveries of the corrected design, the Consortium was carrying out other correction and adjustment activities to the delivered design, and the duration of this as of that cut-off date was 54 calendar days. Therefore, this is another of the reasons why the supervisory body does not consider that Bank review time between January 22 and February 26, 2019, as time not attributable to the Consortium. Therefore, and based on all of the above, the supervisory body considered the 40 days of Bank reviews, mentioned in the meeting of March 25, 2019, as days attributable to the responsibility of the contractor Consortium. The second is the fact that between December 12, 2018, on which the Consortium was communicated the Bank's non-acceptance of the 100% design progress submitted by the Consortium, and until January 21, 2019, 39 calendar days elapsed, during which the Consortium did not make any delivery to the Bank of any corrected design; therefore, those 39 calendar days are considered time of the Consortium's responsibility and not the Bank's. The third is that the Bank, in addition to having had to carry out another review process of the design corrected by the Consortium, had to carry out the design reviews partially and at different times, because the Consortium did not make a single complete delivery of the corrected design to the Bank, considering plans, specifications, and calculation reports for all infrastructure, structural, mechanical, electrical, and telecommunications specialties, but rather did so partially and on different dates, and not as had been carried out up to the 100% delivery. For after that meeting of March 25, 2019, the Bank had to carry out other reviews due to the partial deliveries of the specialties of the design scopes and also because it was necessary to return to the Consortium, on more than one occasion, the corrections made by the Consortium for some of the design specialties, since they did not address all the observations that had been previously pointed out to it in the joint review process, January 21, 2019, that the Bank must begin an additional design review process, which was not considered in the activity schedule of Stage III under execution, which was mentioned by this supervisory body in the meeting of March 25, 2019, and the 40 days mentioned in the meeting held on March 25, 2019, pertained to only one of the several reviews that the Bank had to do, as a consequence of the Consortium not complying with what was indicated in the joint design review process that had been carried out between the Bank, its advisors, and the Consortium for the 25, 50, 75, 90, and 100% progress of the detailed design. So that during the review process carried out by the Bank, the Consortium continued to carry out Stage III activities, such as addressing plan observations, calculation and design reports, technical specifications, and Phase 1 budget and Phase 2 corresponding to the preparation of the proposed terms of reference and permit processing. By the date on which the fine was applied by this Supervisory Body (November 2019), there was no response from the Consortium regarding the agreement, nor was the final wording agreed upon between the parties available, nor was it formalized in the minutes of the March 25, 2019 meeting. It is for the foregoing that it is incorrect and not true that the Consortium indicates that the minutes were accepted by the Bank, since they are not formalized, they lack the signatures of any of the participants, and the Consortium has not provided any document that records and demonstrates that the Bank communicated to the Consortium that the document is deemed accepted and that it should proceed with the collection of signatures for the minutes of the March 25, 2019 meeting, where the agreements thereof would be recorded. The supervisory body has not processed, recommended, or communicated to the contractor any contractual deadline extension for Stage III for the 40 calendar days indicated in this fact, and for the reasons set forth in the previous facts in this regard. Additionally, it points out that it also has no documents from the Contractor or from other Bank departments in which the supervisory body is informed and notified of a formalized agreement on this matter. It is for this reason that the supervisory body, in the analysis it carries out for the application of the fine in Stage III of contract No. 014-2016, considers as exempt days or days not attributable to the contractor's responsibility, the period running from April 21, 2019 (date of a Stage III, established in the LB4 schedule adjusted with PSPF-1 82-2019) to November 8, 2019 (actual Stage III end date according to said schedule), as follows: a- The actual durations of the reviews by the reviewing institutions for the permit processing (CFIA, Ministry of Health, Fire Department, and Municipality of San José), because said durations were longer than those foreseen in the execution schedule for these activities, and they are not under the contractor's total control. b- The actual durations for the registration of the Technical Management, because these were carried out directly by the Bank, and c- The additional 10 business days approved by this Program with note PSPF-421-2019 page 03255 of the Program's execution file, for the printing of final plans of the Edificio Metropolitano 1. So that all the remaining actual and additional days to those scheduled are considered the responsibility of the Consortium, and it is based on these and on the adjusted Baseline 2 schedule with official letter PSPF-182-2019 known to both parties, that the supervisory body applied the penalty days applied in collection invoice No. 36 in November 2019 and communicated it to the Consortium with note PSPF-485-2019. Following this, the supervisory body did not receive any administrative claim in which the Consortium substantiates and demonstrates that the penalty days imputed by the Bank are incorrect, nor did it respond to the written request made by the Bank to present the necessary documents and evidence to justify that the application made is not correct.
**Court's Reasoning:** Having reviewed the evidence brought to the case file, this Court reaches the conclusion that the 40 days of reviews by the defendant Bank, which the plaintiff party insists should have been taken into account as extensions or not attributable to its represented party in terms of fines or penalties, in accordance with what was agreed at the dialogue tables, specifically the one held on March 25, 2019, do not have sufficient evidentiary support to determine that non-attributability. We find that, according to the proven facts, through official letter PSPF-489-2017 of December 4, 2017, from the Programa de Solución de Planta Física, the proposal for creating dialogue tables was indeed addressed, following the opinion provided by the Legal Directorate, a proposal made by the plaintiff Consorcio. Work proceeded along this line to reach agreements, even with the participation of the Bank's General Management, as declared by witness Mercedes Flores Badilla. Said mechanism was established to resolve and reduce the administrative claims filed, as seen in the Consorcio's own proposal when such a negotiation mechanism was created. Thus, it is noted that, for example, through a meeting held on March 19, 2019, with the participation of members of the Consorcio, members of the Programa de Solución de Planta Física, the Bank's Legal Directorate, and the Bank's General Management, the timeline scheme was discussed. Regarding that timeline, in a meeting held on March 25, 2019, again with the participation of members of the Consorcio, members of the Programa de Solución de Planta Física, the Bank's Legal Directorate, and General Management, what was discussed, according to the minutes of that meeting, was the time consumed by the Bank in additional reviews of plans and specifications. The verification focused on the activities related to the Bank's reviews, which account for 40 days in duration (reviews corresponding to those counted from 01/19/2019 to 02/27/2019), and what was pending was determining the treatment to be given to this period. It was discussed that the 40 days corresponded to the Bank's review period, and no reason could be given for the attributability of responsibility. They specify that these are additional days that the project naturally required, not having a connotation of delay, and it is proposed that they be treated as a time extension which could be requested by the Consorcio or the Bank could issue it ex officio. In the meeting, it was indicated that it was not possible to determine where they would be accounted for, whether at the end of stage III or beforehand, and the supervisory entity acknowledged that it is not clear that they are not attributable to the Consorcio, since these were additional reviews, and the legal figure to be applied was discussed. According to the audio of the March 22 meeting, it is clear that the terms of the agreement regarding the 40 days were not defined, but it was agreed that the Consorcio had to place those forty days within the schedule. The minutes drawn up from said meeting were sent via official letter BP-190405-OFICIO No. 1039 of April 5, 2019, by the Consorcio BP for its review and comments. Upon receiving the comments on the minutes, the Consorcio accepted the agreement of said meeting in the following terms: "To prepare the corresponding minutes of this meeting, as support for the Consorcio Proyecto BP of the Bank's commitment that the 40 calendar days required by the Bank for reviews of plans and specifications between January 19 and February 27, both of 2019, will not be considered for purposes of fines, in the event that the established period for the completion of Stage III is exceeded. The foregoing is without prejudice to the legal possibility available to the Consorcio to file extension requests, as authorized by the second clause of the Contract." However, the minutes were not formalized, and the agreement regarding those forty days remained unresolved. From this, the plaintiff party's theory that there was a commitment by the Bank to recognize that period and that it was illegitimately ignored is not admissible, firstly because a formal agreement on this premise did not really exist, but above all because what was discussed at a dialogue table was not included as a formal mechanism for creating obligations in the contractual instrument governing the public tender under analysis, such as the tender specifications (cartel) and the contract signed between the parties. That is, it is only an instrument for discussion and rapprochement between the contracting parties, derived from contractual good faith, but it is not formalized as a legal instrument for creating obligations that allows this Court to determine a contractual breach and thereby even consider an illegitimate conduct by the defendant Bank. In addition to what was stated in the preceding recital, we must remember that, likewise, those 40 days had to be weighed against the overall performance of the contract, these 40 days not being treated as enabling titles for generic justification to be used as set-off or exemption mechanisms in the event of default. Now then, from this perspective, due to the manner in which this dialogue table is evidenced, what was agreed upon therein does not constitute sufficient and suitable evidence to determine that, effectively, there were 40 days of Bank reviews that were not attributable to the Consorcio and that should have been deducted in the calculation of the imposed fine. Inasmuch as, from the common evidence incorporated into the proceedings, we have testimonial and documentary evidence warning that 40 days of reviews exist, but they are admitted as additional or extraordinary reviews that the Bank used because delays had been generated in the submissions of the 50%, 75%, and 90% progress points of the project in terms of observations presented on the project plans, which had not been incorporated in a timely and proper manner by the plaintiff Consorcio. For this reason, witness Anabelle Mayorga Núñez, who acted as the project's supervisory body, insists that these additional reviews were indeed by the Bank but were necessary due to the Consorcio's delay in corrections and observations previously provided. Furthermore, the Consorcio itself was never able to demonstrate how these 40 days impacted the schedule, when it was evident that, simultaneously with these reviews, the Consorcio had obligations to fulfill in parallel that allowed it to advance within the delivery time agreed upon in the schedule's baseline. In counter-evidence to that statement is the testimony of architect Vera Fernández, in her capacity as Project Coordinator for the Consorcio, who stated that the observations requested by the Bank required additional time to incorporate the required changes, mentioning as an example what was indicated regarding floor finishes, which involved different studies and analyses as well as observations given at a time when the plans were at 100%, which logically implied an investment of additional time natural to project management and was not attributable to that Consorcio. Witness Sara Gómez Chaves declared in a similar sense; however, from such statements, no suitable and technical evidence is incorporated that can guide this Chamber in verifying the truth of the assertions given in the testimonial evidence received. This is because the analysis of what was presented passes through a technical filter, where it is necessary to determine from a technical point of view, as indicated, whether the observations incorporated by the defendant Bank were substantial enough to determine that they implied additional time not attributable to the Consorcio, or whether they were non-substantial modifications that allowed the advancement of other scheduled activities so that the actions projected for stage III of the project could be completed within the defined time. Such evidence, of transcendental importance to determine the conflict over to whom those 40 days are attributable, was not brought to the case file. This was necessarily the burden of the plaintiff party, as it is their claim; hence it is impossible for the Court to determine, with the evidenced provided, that the referred days requested should be recognized in the calculation of the fine as favorable to the plaintiff Consorcio. This Chamber perfectly understands that the performance-based execution of a specific constructive task or activity that must be submitted for discussion, approval, or adjustment can generate the repetition of the task and its consequent impact on the scope of the temporal milestones of the building project's critical path. However, it is precisely for this reason, inherent to contractual dynamics, that there needed to be clarity not so much regarding the dynamics of this execution (task – review – adjustment) but rather regarding the qualitative content of the adjustments, allowing demonstration of whether or not we were in the presence of substantive changes to the project, to any of its parts, and how, globally, the tasks being carried out, whether concatenated or in parallel, were impacted. In that scenario, given the lack of suitable evidence, the position of the plaintiff Consorcio is declared without merit, and therefore, the claims linked to this line of argument are dismissed. Furthermore, what the Court does recognize is that there is documentary evidence showing that the Bank on several occasions warned of shortcomings in the progress reports submitted by the Consorcio. We see, for example, that for the January 2019 report, the Bank indicated that regarding the progress schedule, the Bank did not agree with the change of dates for activities #554 and #558 concerning obtaining the signature of the legal representative, as the documents had been signed and delivered in December 2018. Clarification is also requested regarding the communication plan task. It is added that there is no agreement that the plans are ready for permit processing because observations from the architecture department were pending, which could affect the permit process. Additionally, it is indicated that the concern regarding the incorporation of observations made to the plans is shared. It is noted that the Bank has no pending extension request from the Consorcio, and what corresponds to extensions due to increased Bank review were duly communicated to the Consorcio at the time. Finally, it is clarified that there are no pending payments as of the cut-off date, and the Bank has addressed the matter corresponding to the Consorcio in the dialogue tables. Through official letter SPSF-112-2019 of March 12, 2019, from the Programa de Solución Física addressed to the Coordinator of Consorcio BP, it is indicated that what was reported in the monthly report is not agreed with and is rejected, understanding that all activities after December 12, 2018, are activities resulting from the Consorcio not attending to everything indicated by the Bank in the administrative file (Volume VII, Contract Execution), in progress reviews prior to the delivery of 100% for Stage III, Phase I, and that is why the times were not included in the schedule. Regarding what was reported in point 11.6, it is indicated that no reference is made to the real delay situation regarding the activities of Item 1.6 concerning the progress they should have reported as of the cut-off date, which would impact the schedule. Through official letter SPSF-172-2019 of April 8, 2019, from the Programa de Solución Física addressed to the Coordination of the Consorcio regarding the Progress Report for March 2019, what was indicated in the Report is rejected by the Bank. An identical situation occurs regarding the progress report for the month of April, as indicated in Official Letter SPSF-215-2019 of May 9, 2019. Again, for the report for May 2019, reference is made to the Consorcio's observations, indicating among other things that the Program's progress should be adjusted to the approved extensions, as indicated in official letter PSPF-281-2019 of June 21, 2019. Through official letter SPSF-330-2019 of July 29, 2019, from the Programa de Solución de Planta Física, addressed to the Coordination of Consorcio BP regarding the June progress report, it is indicated, among other things, that the Program is willing to review proposals for duration revisions of the scheduled times in baseline 4, provided that these redistribution proposals do not modify the maximum scheduled end dates in baseline 4, nor include actual execution dates thereof, unless these have been modified by an already processed and approved extension. The same was reiterated in the analysis of the progress report for July and August 2019, according to official letter PSSF-350-2019 of August 13, 2019 and official letter SPSF-384-2019 of September 12, 2019. Through official letter SPSF-410-2019 of October 8, 2019, from the Programa de Solución de la Planta Física, addressed to the Coordination of the Consorcio regarding the progress report for September 2019, it is noted that the Bank does not agree with what was indicated by the Consorcio on this point regarding the addressing of the reference term queries, since this is a deliverable that has not yet been fully completed by the Consorcio and, as such, does not have the Bank's conformity receipt, and observations are made to the Schedule. Regarding the report for October 2019, reference is made to schedule observations, reference to the completion of phase two, and the completion of stage III, considering that activities related to Metropolitano II are pending. The same is reiterated in the analysis of the report for November 2019, and it is additionally indicated to correct the end dates indicated in the schedule. Through official letter PSPF-421-2019 of October 17, 2019, from the Programa de Solución Física, the Consorcio is informed that the printing of sheets does not impact activity 1354 for schedule purposes. In relation to this, in official letter PSPF-429-2019 of October 23, 2019, it is indicated that the printing of plans can proceed. In due course, the Bank recognizes a 16-day extension but denies, through official letter SPSF-260-2019 of June 6, 2019, from the Programa de Solución Física, the request for an extension of the contractual period for the execution of Stage III of Public Tender No. 2014LN-0000037DCAD, for 76 calendar days counted from April 21, 2019. This is because the Consorcio cannot prove and justify that the delay is not directly attributable to it and that this delay affects the activities of procedures before the Ministry of Health and the SETENA Resolution activity, and which in turn impacts the delivery of Stage III. It is also recognized that, regarding the permit processing, it was not incorporated into the delay that was established in the baseline schedule, except for the corrections requested by the entities. This is evident from official letters PSPF-343-2019 of August 1, 2019, PSPF-372 of 2019, PSPF-394-2019 of September 18, 2019, official letter PSPF-400-2019 of September 25, 2019, official letter PSPF-402-2019 of December 27, 2019, official letter PSPF-411-2019 of October 10, 2019, and official letter PSPF-443-2019 of October 30, 2019. That is, there is abundant documentary evidence evidencing the formal receipt of the progress reports by the contracting Administration, and that these impacted the baseline schedule on which the imposed fine is calculated, as well as the disagreements presented. Therefore, it is notorious that the Consorcio knew about these circumstances that were reviewed month by month by the Bank, inasmuch as it was on these observations that the Consorcio had to work for the advancement of the projects. This provides a reason to consider that, indeed, it had knowledge of the conditions attributed to it as the efficient cause of the imposed fine. It must be added that, from the plaintiff party's testimonial evidence, it emerges with total clarity that not even the Consorcio was clear on how those 40 days impacted the schedule, so much so that it fails to demonstrate in the administrative phase how that timeframe should be credited in its favor. Therefore, it is unfeasible for it to be sought, in this judicial phase, for that period to be recognized without efficient and suitable evidence, and of course, evidence of a technical nature, given the nature of what is disputed, showing how that period is not attributable to the Consorcio. Insofar as it relies on generic assessments that are not substantiated by direct evidence, consequently, it is necessary, as already indicated, to dismiss the subsidiary claims related to this line of argument.
In their line of argument, the plaintiff party indicates that there is a right to appeal administrative resolutions, and that this right was violated by the defendant Bank by establishing that the contractual execution phase is excluded from the appeals (cadena recursiva) established in the Ley General de la Administración Pública (LGAP), invoking the provisions of article 367 of the LGAP, disregarding the provisions of Article 4, subsection e) of the RLCA, which establishes that the LGAP is one of the norms governing administrative contracting activity. In addition to the provisions of Article 6 of the RLCA, which expressly indicates that regarding the validity and nullity of administrative contracting acts, the LGAP applies. Articles 216, third paragraph, and 221 of the RLCA expressly refer to the LGAP for the case of appeals for contractual rescission and due process regarding administrative sanctions, respectively. Thus, the plaintiff considers that the Bank has confused the contractor selection procedure (which has a special procedure regulated in the LCA and its regulations) with the procedure for challenging administrative decisions. For its part, the defendant Bank indicates that it acknowledges the denial of the appeals action. It states that the Bank denies the right to appeal administrative decisions, fundamentally in accordance with Articles 4, subsection e), 6, 216, third paragraph, and 221 of the Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa. This right is the constitutional right to appeal administrative decisions before a superior, which is also protected by Articles 106 of the Ley General de la Administración Pública and 42 of the Constitución Política. It points out that Article 4 of the Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa effectively regulates the legal regime of administrative contracting activity, where subsection c) cites the Ley de Contratación Administrativa, which has a higher hierarchy than the Ley General de la Administración Pública, located in subsection e). The Ley de Contratación Administrativa classifies the administrative acts that are subject to appeals, as well as the type of appeal that applies, whether specific to the specialty of the matter or expressly referring to the appeals of the Ley General de la Administración Pública. Pretending to complement the Law and file non-classified appeals against any administrative act that, by law, is not subject to appeal, not only violates the principle of legality by failing to respect what is established in the particular legal system of administrative contracting but also violates the fundamental principle of efficiency in this special matter. Articles 6, 216, and 221 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa are a clear example of the express referral the legislator makes to the appeals of the Ley General de la Administración Pública for the specific administrative acts regulated by those norms. It is clear that one cannot go beyond what is classified in the Law. It must be noted that this issue has been claimed by the contractor – or rather, by the company Arquigraf S.A. – on multiple occasions, especially when extensions of time were not accepted. Upon presenting appeals, they were rejected based on the fact that such an act has no appeal according to the Ley de Contratación Administrativa. It adds that, in matters of administrative contracting, the means of challenge are provided for in the Ley de Contratación Administrativa and its Regulations, and have their basis in Article 172 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Therefore, the appeals mentioned in the aforementioned norm only apply when dealing with the act of award and against the declaration of unsuccessful or void tender. Court's Reasoning: Having analyzed the arguments of the parties, this Court concludes that the plaintiff party is correct in its line of argument, understanding that the legal reasons cited for not hearing the merits of the plaintiff Consorcio's appeals are without legal basis, as the defendant Bank incurred an error of legal assessment by establishing that the appeals regime in matters of administrative contracting is only for what is provided in article 172 of the Reglamento a la Contratación Administrativa. It must be considered that, as the plaintiff party states, there is indeed a constitutional right to appeal administrative decisions derived from the provisions of article 41 of the Constitución Política. For this purpose, the body of law has designed a system of administrative appeals, distinguishing matter and administrative actions. In this specific case, it is true that in the matter of Administrative Contracting, the legislator designed a special appeals phase and excluded it from the general regime established in the Administración Pública, according to what is regulated by article 367, subsection 2.b of the LGAP, which is complemented by the provisions of article 172 of the referenced Regulation. However, what must be distinguished is that administrative contracting must be assessed in two main phases. A first stage or phase of contracting, which is the public tender and its award phase, for which the legislator, as indicated, designed a restricted regime of appeals actions, such as for the act of award and the declaration of unsuccessful or void tender. This derives from the logic that during this phase of contracting, administrative efficiency and effectiveness must be sought, insofar as fulfilling the public interest sought, derived from the need that binds the public contract, is at stake. Hence, the legislator sought to restrict the mechanisms for appeals actions for those moments, which is precisely what the cited article 367, subsection 2.b refers to. But what the defendant Bank overlooks is that contracting also consists of a second stage, which is the contractual execution, in which, unlike private or common contractual attributions, the Administration, in its capacity as contracting party, possesses a series of sovereign prerogatives, exorbitant powers, and attributions that are only found in this special type of conventional relationship. This is precisely what gives rise, as the plaintiff party indicates, to the need to resort to the general treatment of the appeals (cadena recursiva) established in the LGAP. There is also an express reference in Article 4, subsection e) of the RLCA, which establishes that the LGAP is one of the norms governing administrative contracting activity. Also found are the provisions of Article 6 of the RLCA, which expressly indicates that regarding the validity and nullity of administrative contracting acts, the LGAP applies. Articles 216, third paragraph, and 221 of the RLCA expressly refer to the LGAP for the case of appeals for contractual rescission and due process regarding administrative sanctions, respectively. In addition to this express referral, it should not be overlooked that the LGAP is a law that establishes a series of principles governing the actions of the Public Administration, and which frame the principle of legality governing the Administration. Hence, in the absence of an express norm regarding the appeals (cadena recursiva) in the contractual execution phase, one must resort to the general norm. This is by reason of the principle of normative self-integration regulated by article 9 in relation to article 11 of the LGAP. Based on this premise, it is clear that the appeals actions filed by the plaintiff Consorcio, regarding acts capable of producing an effect in its legal sphere, should have been addressed on their merits by the defendant Bank and not rejected ad portas for being considered to have no recourse. Therefore, it is appropriate to order the referral back to the Administration on this matter, so that it may hear the appeals actions filed by the plaintiff Consorcio regarding those acts that generated an effect in the Consorcio's legal sphere. This is for the purpose of the Administration expressly ruling on the grievances raised. Should the hearing of these appeals actions affect the imposition of the fine addressed in this case, as a supervening cause, it will be the Administration that defines the fate of the fine in that instance. It must be clarified that the acts regarding which the appeals action was denied are presented generically in the claim, although some specific acts are mentioned concerning the evidence of interest indicated by the plaintiff party. Among those found are the following, for which it is recognized that an ad portas denial exists, rejecting access to the appeals scheme: official letter PSPF-439-2017 of November 2, 2017, from the Programa de Solución Física, where it refers to the revocation appeal with subsidiary appeal (recurso de revocatoria con apelación en subsidio) filed by the Consorcio through official letter BP-171019-0FICIO No. 418 before the Board of Directors against Official Letter PSPF406-2017, dated October 17, 2017. Contract #014-2016, in which it was ordered, based on the recommendation of the Legal Directorate in note DIRJ-1502- 2017, to reject outright as improper; the revocation appeal with subsidiary appeal and concomitant nullity, filed by the Consorcio Proyecto BP, against official letter PSPF-4013-2017 of October 17, 2017, which denies the extension request, since, adhering to the principle of exhaustiveness of appeals (taxatividad de los recursos), it is not feasible to enable appeals figures that the Legislator has not provided for challenging the decision, so outright rejection is appropriate; official letter PSPF-835-2018 of December 11, 2018, from the Programa de Solución Física, addressing the revocation appeal with subsidiary appeal filed by the plaintiff Consorcio through official letter 13111-181128. OFICIO No.905 Revocation appeal with subsidiary appeal, both, with concomitant nullity against the administrative act contained in official letter PSPF-596-2018 and related official letters PSPF-544-2018, PSPF463-20111, and PSPF-368-2018, Contract #1114-2018, in which an outright rejection was ordered; resolution DCADM-374-2019, which issued the final act of the administrative procedure by the División de Contratación Administrativa, addressing the revocation appeal with subsidiary appeal and concomitant nullity against the administrative act contained in official letter PSPF-260-2019 and supporting official letters PSPF-217-2019 and DCADM-320-2019, related to contract 014-2016 derived from public tender No. 2014LN-000037-DCADM, in which it was ordered to reject ad portas the revocation appeal with subsidiary appeal, and concomitant nullity, and that the Programa Solución Planta Física maintain the decision in official letter PSPF-260-2019, on the denial of the request for approval of the contractual time extension for the execution of stage III of contract 014-2016 and the denial of adjusting the current baseline. For the above acts, a referral back is ordered for the Administration to hear the merits of the actions filed by the plaintiff contracting party, based on the provisions of article 122, subsection g) of the CPCA.
As stated, since there is no merit to grant the annulment claims, the basis of liability attributable to the defendant Administration is not established to assess the appropriateness of the damages sought, concerning the refund of the money deducted as a fine concept for the amount of $588,682.75 (five hundred eighty-eight thousand six hundred eighty-two dollars and seventy-five cents) since no illegal conduct that supports the claim made is established.
Regarding the defense of lack of standing (falta de legitimación) alleged by the BPDC, it must be declared without merit. This is considering that it is clear that the claims brought by the plaintiff are related to an administrative contracting in which the plaintiff Consorcio participates as the awardee, which binds it in an administrative legal relationship that grants it the standing for this proceeding.
It is worth clarifying that standing (legitimación) is recognized for the Consorcio BP represented in this proceeding by the company ARQUIGRAF S.A., insofar as the consortium agreement that grants this company leadership of the action and administrative and judicial representation is recorded in both the judicial and administrative case file, as derived from the special judicial powers of attorney that emanate from the third addendum (ademda tercera) of that consortium agreement and the assignment of rights directed against this company by the company that is part of the Consorcio, NICHOLS BROSCH WURST WOLFE y ASSOCIATES INC, which assigned its rights, as revealed in the third fact of the list of proven facts. It should be added that it is noted that this Chamber is not bound by the fact that those consortium and contractual agreements were disallowed in the administrative venue. In any case, it must be taken as a starting point that standing in the contentious-administrative proceeding is broad and is developed in Article 9, subsection b) and Article 10 of the Contentious-Administrative Procedure Code (Código Procesal Contencioso Administrativo, CPCA), which grants standing to groups that, although not formalized, do hold a legitimate interest, which is the basis of the standing recognized in this proceeding, beyond the position developed by the defendant entity. Regarding the defense of lack of right, it is partially upheld concerning the nullity of the administrative conduct framed in official letters SPSF-485-2019 and SPSF-517-2019 and the recognition of the 40 days attributable as responsibility of the defendant Bank, and not so for what corresponds to the arguments regarding the denial of the appeals chain.
Regarding costs, in accordance with Article one hundred ninety-three of the Contentious-Administrative Procedure Code, procedural and personal costs constitute a burden imposed on the losing party by the very fact of losing. Waiver of this award is only viable when, in the Court's judgment, there was sufficient reason to litigate, or when the judgment is rendered based on evidence whose existence was unknown to the opposing party. In this case, the Court considers that there has been a mutual defeat, and therefore this pronouncement is issued without a special award of costs.
THEREFORE
The evidence for better judgment is rejected, and the constitutional res judicata (cosa juzgada constitucional) is partially upheld on the Court's own motion. Based on the factual and legal grounds set forth, the defense of lack of passive standing raised by the defendant Bank is rejected, and the defense of lack of right raised by the defendant is partially upheld. Consequently, the lawsuit filed by ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA, as representative of the CONSORCIO PROYECTO BP, composed of INGENYA CONSULTORES SOCIEDAD ANÓNIMA, ICICOR COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA, CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA SOCIEDAD ANÓNIMA, ESTRUCONSULT SOCIEDAD ANÓNIMA, FSA INGENIERIA Y ARQUITECTURA SOCIEDAD ANÓNIMA, MARÍA DEL ROCÍO MATAMOROS BOLAÑOS, and GINO GUIDI SALAZAR against Banco Popular y de Desarrollo Comunal is declared PARTIALLY WITH MERIT, in what is expressly granted. It is ordered that the case be remanded (reenvío) for a review on the merits of the petitions raised by the plaintiff to the contracting Administration, specifically the appeals addressed in official letters PSPF-439-2017 of November 2, 2017, from the Programa de Solución Física, which refers to the appeal for reversal with a subsidiary appeal (recurso de revocatoria con apelación en subsidio) filed by the Consorcio via official letter BP-171019-0FICIO No. 418 before the Junta Directiva Nacional against Official Letter PSPF406-2017, dated October 17, 2017. Contract #014-2016. Official letter PSPF-835-2018 of December 11, 2018, from the Programa de Solución Física, addressing the appeal for reversal with subsidiary appeal filed by the plaintiff Consorcio via official letter 13111-181128. OFICIO No.905 Appeal for reversal with subsidiary appeal, both with concomitant nullity against the administrative act contained in official letter PSPF-596-2018 and related official letters PSPF-544-2018, PSPF463-20111, and PSPF-368-2018. Contract #1114-2018, in which a flat rejection was ordered. And resolution DCADM-374-2019, in which the División de Contratación Administrativa issued the final act of the administrative procedure addressing the appeal for reversal with subsidiary appeal with concomitant nullity against the administrative act contained in official letter PSPF-260-2019 and supporting official letters PSPF-217-2019 and DCADM-320-2019, related to contract 014-2016 derived from public tender No. 2014LN-000037-DCADM. It is resolved without a special award of costs. Let this be notified.
Laura Gómez Chacón Amy Miranda Alvarado Carlos José Mejías Rodríguez ???????????????
LAURA GOMEZ CHACON - JUEZ/A DECISOR/A \t ????????????????
CARLOS JOSE MEJIAS RODRIGUEZ - JUEZ/A DECISOR/A Goicoechea, Calle Blancos, 50 metros oeste del BNCR, frente a Café Dorado. Teléfonos: 2545-0107 ó 2545-0099. Ext. 01-2707 ó 01-2599. Fax: 2241-5664 ó 2545-0006. Correo electrónico: [email protected] Classification prepared by CENTRO DE INFORMACIÓN JURISPRUDENCIAL of the Poder Judicial. Reproduction and/or distribution for profit is prohibited.
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Tribunal Contencioso Administrativo Clase de asunto: Proceso de conocimiento Analizado por: CENTRO DE INFORMACIÓN JURISPRUDENCIAL Contenido de Interés:
Tipo de contenido: Voto de mayoría Rama del Derecho: Derecho Administrativo Tema: Contratación administrativa Subtemas:
Aplicación de la multa opera de forma automática y únicamente con la mera constatación del atraso atribuible al contratista.
Tema: Incumplimiento en la contratación administrativa Subtemas:
Aplicación de la multa opera de forma automática y únicamente con la mera constatación del atraso atribuible al contratista.
Tema: Cláusula penal Subtemas:
Aplicación de la multa opera de forma automática y únicamente con la mera constatación del atraso atribuible al contratista.
"VI. SOBRE EL FONDO DEL ASUNTO [...] tal como lo expone el criterio de la Sala Constitucional, la aplicación de la multa opera de forma automática, siendo necesario únicamente un tema de mera constatación del atraso atribuible al contratista para que opere lo dispuesto en el punto 4.5 del Cartel de la Licitación, objeto de este pronunciamiento. Desde esa lógica, no resulta válido la argumentación del actor, cuando señala un vicio en el contenido por no existir de forma previa a la imposición de la multa elementos como la existencia de prueba de un análisis realizado, de la determinación de eximentes de responsabilidad o justificación de la cuantía de la multa respecto del supuesto "daño" causado al Banco, en el tanto, como se indica, esos serían elementos del objeto de un procedimiento sumario que la Sala Constitucional descarta como requisito para la aplicación de una cláusula penal, por cuanto, se enfatiza en la línea de criterio de la Sala Constitucional, que lo único requerido es la mera constatación del atraso atribuible al contratista que prevé como sanción el cartel de la licitación pública [...]
Ahora bien, respecto a lo que señala como una derogación singular de la norma por la indebida inaplicación del Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado del Banco Popular y Desarrollo Comunal en relación al procedimiento sumario que establecía dicha norma para la imposición de multas, tal argumentación carece de interés, por cuanto, reiteramos al definir la Sala Constitucional, que no existe necesidad de acudir a un procedimiento sumario para la aplicación de cláusula penal por la naturaleza automática de dicho instrumento, resulta irrelevante si existía o no definido un procedimiento sumario a nivel interno del Banco, por cuanto, no era necesario para la validez del acto acudir a dicho mecanismo [...]".
... Ver más Citas de Legislación y Doctrina Sentencias Relacionadas EV Generación de Machote: F:\Gestion-Judicial\Servidor de Archivos\Modelos\Contencioso\TCRESOL016.dpj ????????????????
CONOCIMIENTO ACTOR/A:
ARQUIGRAF S.A.
DEMANDADO/A:
BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL Nº N° 2023004270 TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y CIVIL DE HACIENDA, SEGUNDO CIRCUITO JUDICIAL, SAN JOSÉ, GOICOECHEA, a las diecinueve horas con seis minutos del diez de Octubre del dos mil veintitres.- Proceso de conocimiento de ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula de persona jurídica número 3-101-099405, como representante del CONSORCIO PROYECTO BP (en adelante el Consorcio), conformado por las siguientes personas jurídicas y físicas: INGENYA CONSULTORES SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica 3-101-245903, ICICOR COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica 3-101-044875, CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica 3-101-541032, ESTRUCONSULT SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica 3-101-254525, FSA INGENIERÍA Y ARQUITECTURA SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica 3-101-009253, MARÍA DEL ROCÍO MATAMOROS BOLAÑOS, cédula 1-0990-0449, GINO GUIDI SALAZAR, cédula 1-0400-0643, en adelante "el Consorcio", representados judicialmente por su apoderado especial judicial el Lic. Marco Lino López Castro, mayor, casado, abogado, vecino de Cacao, Alajuela, portador de la cédula de identidad número 2-0401-0164 y del carnet del Colegio de Abogados número 7641, contra el Banco Popular y de Desarrollo Comunal representado por el Lic. Mauricio Muñoz Valverde, vecino de San José, cédula de identidad número 1-0633-0830, carnet 3909, en su condición de apoderado especial judicial.
RESULTANDO:
1.- Que el consorcio actor compareció ante esta jurisdicción a solicitar según se desprende del escrito de demanda interpuesta y de acuerdo con las pretensiones fijadas en audiencia preliminar celebrada el 10 de noviembre del 2021, lo siguiente: "a) La nulidad de los oficios PSPF-485-2019 y PSPF-517-2019 por ser sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico, en el tanto impusieron y ejecutaron el cobro de la multa ilegítima. b) La anulación del oficio PSPF-485-2019 que impone la multa por existencia de vicios de nulidad absoluta en la motivación, el contenido y el procedimiento de conformidad con los artículos 136, 132 y 129 de la Ley General de la Administración Pública. a. Que se declare que para la emisión del oficio PSPF-485-2019 no se siguió el procedimiento debido en violación del Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular y del artículo 129 de la LGAP. b. Que se declare que el acto PSPF-485-2019 carece de motivación en aplicación del artículo 136 de la LGAP. c. Que se declare que el acto PSPF-485-2019 carece del contenido mínimo de un acto de aplicación de multa o cláusula penal conforme a la jurisprudencia de la Sala Primera (Resoluciones 1176-F-SI-2011, de las 9:15 horas del 22 de setiembre de 2011 y 00416-F-SI-2013 de las 14:25 horas del 9 de abril de 2013). c. La anulación por razones de nulidad relativa del oficio PSPF-517-2019 que intenta convalidar el acto PSPF-485-2019 por denegar el acceso al documento "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular" de conformidad con el artículo 136.2 de la Ley General de la Administración Pública. d. Que se declare que el oficio PSPF-517-2019 no puede convalidar o subsanar el acto PSPF-485- 2019 de conformidad con los artículos 166 y 172 de la Ley General de la Administración Pública dado que adolece de vicios de nulidad absoluta. e. Que se ordene al Banco la devolución a mi representada de la suma de US$588.682,75 (quinientos ochenta y ocho mil seiscientos ochenta y dos dólares con setenta y cinco centavos de dólar), por concepto de cobro de la multa impuesta a mi representada. Asimismo, que se condene al Banco al pago de los intereses e indexación correspondientes a dicha suma desde el momento de su cobro hasta el momento de su pago efectivo. f. Que se declare que el Consorcio tiene derecho al reconocimiento de 40 días naturales de ampliación de plazo de la Etapa del Contrato conforme a los acuerdos llegados con el Banco y como tales deben ser rebajados de cualquier posible multa o penalización. a. Pretensión subsidiaria 1. De no reconocerse los 40 días de ampliación del plazo de la Etapa III, procédase a la incorporación de los 40 días al programa de trabajo actualizado al momento de ejecución. Dicha actualización debe realizarse por un perito experto en el manejo del programa Project 2007 utilizado para esta contratación en ejecución de sentencia. b. Pretensión subsidiaria 2. De no reconocerse los 40 días de ampliación del plazo de la Etapa III, ni la incorporación de los 40 días al programa de trabajo actualizado al momento de ejecución. Que se reconozcan 40 días no imputables de multa de la Etapa III a aplicarse a cualquier posible multa o penalización. g. Que se declare que el Banco ha violentado el derecho a recurrir los actos administrativos en fase de ejecución contractuaI y que debe reconocerse el derecho a recurrir en todos aquellos casos en que se haya dado un rechazo ad portas. En razón de lo anterior, deben retrotraerse todos los reclamos en estas condiciones y concederse el derecho a recurrir. Lo cual se realizará en ejecución de sentencia. a. Que el Banco ha confundido el procedimiento de selección del contratista (que cuenta con un procedimiento especial regulado en la LCA y su reglamento) con el procedimiento de impugnación de las decisiones administrativas. b. Que la LGAP tiene aplicación directa en el procedimiento de ejecución contractual conforme a los artículos 4° inciso e), 6°, 216 párrafo tercero y 221 del RLCA. c. Que existe un derecho constitucional a recurrir las decisiones administrativas ante el superior y que se encuentra protegido también por los artículos 106 de la LGAP y 42 de la Constitución Política. h) Se condene al Banco al pago de ambas costas procesales y personales del presente proceso". (Imágenes 44-47 del expediente judicial); 2.- Conferido el traslado a la representación del demandado, se rechaza los hechos e invoca las defensas de falta de derecho y falta de legitimación. (Imágenes 188-212 del expediente judicial); 3.- La audiencia preliminar se realizó el 10 de noviembre del 2021, se aclararon las pretensiones y se admitió la prueba ofrecida por las partes. (Imágenes 683-685 del expediente judicial).
4.- El juicio oral y público se realizó el 5 de setiembre del 2023, con la presencia de todas las partes, se recibió la prueba ofrecida en el momento procesal oportuno de interés de las partes. Se otorgó plazo de 8 días a efectos de emitir conclusiones de forma escritas, plazo vencido el 18 de setiembre del 2023. Se declaró el expediente como muy complejo de conformidad con el canon 111 del Código Procesal Contencioso Administrativo. (Grabación en Sistema SIGAO).
5.- Mediante auto del 3 de octubre del 2023, se otorgó audiencia por el plazo de veinticuatro horas, con suspensión del plazo del dictado de sentencia a las partes sobre la prueba para mejor resolver presentada por la parte actora el 29 de setiembre del 2023 y la cosa juzgada constitucional apreciada de oficio por el Tribunal. (Imágenes 750-772 del expediente judicial); 6.- En los procedimientos se han observado las prescripciones y términos de ley, y no se perciben vicios, defectos u omisiones susceptibles de producir nulidad de lo actuado o indefensión a las partes. Se procede a dictar esta sentencia por unanimidad dentro del plazo estipulado en el numeral 111 del Código Procesal Contencioso Administrativo, previa deliberación al efecto, tomando en cuenta los feriados de ley, y el plazo para emitir conclusiones.
El Tribunal estuvo integrado por los jueces, Amy Miranda Alvarado, Carlos José Mejías Rodríguez y Laura Gómez Chacón, a quien le correspondió presidir y redactar la ponencia que por unanimidad se dicta;
CONSIDERANDO:
La parte accionante presentó en la etapa de deliberación prueba para mejor resolver un escrito del 29 de setiembre del 2023 sobre la cual se concedió audiencia el día tres de octubre del presente año, prueba que consiste en una gestión atendida el 27 de setiembre del presente año por el Banco demandado que se pronuncia sobre los recursos que posee la gestión resuelta, la cual estima esta Cámara debe ser rechazada por cuanto no abona a la prueba ya admitida a efectos de lo que se discute en la teoría del caso de las partes al tratarse de etapas contractuales diferentes a las que se encuentran en litigio. Consecuentemente, se rechaza la prueba para mejor resolver. Misma suerte corre la prueba ofrecida como contraprueba por el Banco demandado en relación a esa prueba, al ser rechazada la misma. Es menester indicar que la prueba para mejor resolver es potestad de esta Cámara de Juzgadores y no constituye un instrumento para que las partes puedan subsanar aspectos no presentados en tiempo.
Se tienen como tales, por tener el correspondiente sustento, los siguientes: 1. El Banco Popular y de Desarrollo Comunal promovió la Licitación Pública número 2014LN-000037-DCADM "Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el Programa solución Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular", para lo cual publicó el cartel respectivo, en La Gaceta del 19 de marzo del 2015, a efectos de recibir ofertas al 26 de marzo del 2015. En el cartel publicado se estableció el objeto general de la contratación, el cual consistía en la ejecución del Programa de Solución de Planta Física, para el personal de soporte al negocio, del Banco Popular y de sus cuatro Sociedades Anónimas (excluye Oficinas Comerciales), para lo cual el Banco requiere la CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA, de una empresa que realice, los siguientes trabajos o actividades, los cuales están agrupados, en las etapas que se indican a continuación: etapa I: Estudios preliminares y básicos. II. Anteproyectos. III. Diseño detallado, arquitectónico, urbanístico, civil, mecánico, eléctrico y de telecomunicaciones, especificaciones técnicas, presupuesto detallado y programación y elaboración de planos de referencia para la contratación de construcción y traslados. IV. Acompañamiento, asesoría y soporte técnico en el proceso de licitación, contratación de la construcción y traslados. V. Supervisión, inspección, seguimiento y control de ejecución de la construcción, traslados y cierre del programa. Los trabajos y/o actividades a realizar en cada una de estas etapas, son para los dos Proyectos del Programa (Proyecto Construcción Metropolitano #2 y Proyecto Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1). El Proyecto Construcción Metropolitano #2, consiste en la construcción de un edificio de un área estimada de aproximadamente 22000 metros cuadrados, en un terreno propiedad del Banco, ubicado en Avenida 8 (Parqueo El Monte) y en el traslado de aproximadamente 1326 funcionarios del Banco hacia ese edificio que será construido. Estos funcionarios que están en su gran mayoría en el Edificio Metropolitano actual y en otros edificios alquilados, como son los edificios Alejandro Rodríguez, el Archivo de Contabilidad, Oro bar y CPN y en edificios propios, como es el caso del edificio denominado Panasonic en el Paseo Colón, se deberán trasladar a este edificio denominado Edificio Metropolitano #2. El Proyecto Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1, consiste en el desmantelamiento, construcción del reforzamiento de la estructura y la remodelación total del Edificio Metropolitano actual, en un área estimada de aproximadamente 18000 metros cuadrados y en el traslado de aproximadamente 992 funcionarios del Banco y de las Sociedades Anónimas. Estos funcionarios que están ubicados en edificios alquilados como son: Equus, Mata Redonda, Tournón, Barrio Amón, Guadalupe, Anexo Club Unión, Torre Mercedes, Condominio Ofiplaza del Este y en edificios propios como es el caso del Edificio de San Pedro, deberán ser trasladados a este Edificio Metropolitano remodelado, denominado Edificio Metropolitano #1. Por tratarse de un dimensionamiento y uso preliminar propuesto por el Banco, para las dos obras de los Proyectos Construcción Metropolitano #2 y Reforzamiento y Remodelación Metropolitano #1, el Consultor deberá verificar y validar lo indicado y proponer y someter a consideración del Banco, las modificaciones y ajustes, que en su posición de criterio experto, considere necesarios y/o convenientes de realizar, respondiendo ello en todo caso a las mejores prácticas constructivas imperantes en el mercado así como a las mejores prácticas en el sector financiero nacional e intencional. En el punto 2.3 y punto 2.4, se aclara que los servicios requeridos por el Banco en la Etapa I del cartel son: estudios preliminares, estudios básicos y otros que podrían clasificarse como Otros servicios. Estos últimos están indicados en el decreto de arancel de servicios profesionales de consultoría para edificaciones. Todos estos son un conjunto de servicios que se requiere que la empresa consultora lleve a cabo en la primera fase del proyecto: elaboración de planos y documentos con los servicios de anteproyecto planos de construcción y especificaciones, presupuesto, programación de obras, asesoría para licitación y adjudicación. Algunos de estos servicios deben realizarse al inicio de la ejecución de la consultoría y otros según el avance del resto de los servicios de consultoría, requeridos para los dos proyectos objeto del alcance de esta contratación. Es por esa razón, y dada la dificultad para definir a priori el alcance detallado de estos estudios, que el Banco establece para el pago de los mismos, la modalidad de pago de Reintegro de costo más un honorario fijo o como porcentaje de gastos incurridos, la cual es una de las tres formas o modalidades establecidas por el CFIA, para el cálculo de remuneración para servicios de Consultoría. Adicionalmente, es importante hacer referencia a que en el Reglamento para la contratación de servicios de consultoría en ingeniería y arquitectura del CFIA, se indica con respecto a la clasificación de los servicios de consultoría que: Las actividades de consultoría abarcan todo el quehacer profesional en las distintas ramas de la ingeniería y la arquitectura, por lo que la clasificación de los servicios profesionales únicamente se deben considerar como una guía, sin que se pretenda, con ello, describir el total de los servicios que de las distintas disciplinas puedan derivarse en un determinado momento". ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. Para los precios para cada etapa se estableció que el banco pagaría de acuerdo con los valores reales que resulten del trabajo realizado en la etapa I, y a los trabajos y servicios prestados en las etapas II, III, IV Y V de acuerdo con los aranceles tarifables del CFIA para este tipo de servicios profesionales de consultoría en Ingeniería y Arquitectura y en el Arancel de Servicios Profesionales en Consultoría para edificaciones, del CFIA de Costa Rica. El monto a pagar en cada una de las Etapas se definirá de la siguiente forma: • Etapa l: Estudios preliminares y básicos: El Banco cancelará los mismos de acuerdo con la modalidad de remuneración descrita en el punto C del decreto N°18636-MOPT arancel de servicios profesionales de consultoría para edificaciones, denominado "Reintegro de costos más un honorario fijo o como porcentaje de gastos incurridos", del CFIA de Costa Rica, así como en el Reglamento vigente para la contratación de servicios de consultoría en ingeniería y arquitectura. Lo anterior por cuanto tal y como lo indica el CFIA, los gastos especiales o directos tales como levantamiento topográfico, estudio de suelos y materiales, reconocimiento de campo, consultas con especialistas, ensayos y pruebas de materiales, máquinas o instalaciones, encuestas y otros, son difíciles de precisar antes del contrato y por esa razón se pagan de acuerdo con su valor real o valor de la factura y según lo establecido en el procedimiento descrito en el presente apartado 1.5. En consecuencia, el honorario fijo a pagar por el Banco al Consultor, para los servicios de la Etapa I, estará compuesto por un monto fijo del 10% de gastos de administración del Consultor y un 15% de Utilidad, calculados según lo indicado en el punto C del decreto supra citado. El costo de los servicios de esta Etapa I. El precio final a pagar al Consultor se determinará según los porcentajes fijos definidos en este cartel y las condiciones previamente convenidas, para la prestación de los servicios contemplados en cada uno de los ítems, que se indican en los alcances de la Etapa I. Por tanto, los trabajos o servicios relacionados con esta Etapa I deberán ser iniciados hasta que se cuente con la debida aprobación por parte del Banco, según el procedimiento descrito anteriormente. Etapa I: Estudios preliminares y básicos, se aclara que, el cartel en sus apartados 2.3 y 2.4 define los alcances de los servicios solicitados para la Etapa I, los cuales incluyen estudios preliminares y básicos, que no necesariamente pueden clasificarse como Estudios preliminares para anteproyecto; por lo anterior y por el hecho de la dificultad para definirá priori el alcance detallado de estos estudios, el Banco no aplica para el alcance de esta Etapa I (Estudios preliminares y básicos) la tarifa definida por el CFIA para Estudios preliminares para anteproyecto, del 0.5% del valor estimado de la obra, sino que la misma se cancelará según la modalidad de pago de Reintegro de costo más un honorario fijo o como porcentaje de gastos incurridos, la cual es una de las tres formas o modalidades establecidas por el CFIA, para el cálculo de la remuneración para servicios de Consultoría. Dicho honorario fijo corresponde al 10% de los gastos administrativos y 15% de Utilidad. Para todos los demás servicios de consultoría tarifables, clasificados en el artículo 17 del Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, Fases 1 y 2 de un proyecto, el Banco aplica la Remuneración fijada mediante tarifas. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. Los estudios y trámites para obtener la viabilidad ambiental los define el cartel como parte del alcance de la Etapa I, y tal como se indica en el apartado 1.5, el Banco cancelará los servicios de la Etapa I, estudios preliminares y básicos, según la modalidad de reintegro de costos más un honorario fijo, siendo que dicho honorario fijo corresponde a 10% de gastos de administración y 15% de Utilidad. La Regencia Ambiental durante la etapa de construcción de las obras, es parte de las responsabilidades de las labores de supervisión y/o inspección definidas en el alcance de la Etapa v del cartel, por lo que el pago de estos servicios se considera incluido en los honorarios definidos en la Tabla de Pagos del apartado 1.5 del cartel. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. • Etapas II, III, IV y V: Anteproyectos, diseño detallado, especificaciones, presupuesto detallado, programación de la obra, elaboración de términos de referencia para construcción y traslados, acompañamiento y asesoría en proceso licitatorio y supervisión e inspección de la construcción y traslados: El precio que pagará el Banco por los servicios contemplados en el alcance de las Etapas II, III, IV y V, será el que resulte de la aplicación de los aranceles tarifables o tarifas mínimas definidas en el Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, y establecidos en el decreto vigente de "Arancel de servicios profesionales de consultoría para edificaciones" del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica. El valor estimado por el Banco para las obras objeto de esta licitación, es de US$33.000.000,00 para el nuevo edificio (Metropolitano 2) y de US$ 20.250.000,00 para el desmantelamiento, reforzamiento estructural y remodelación total del edificio principal del Banco (Metropolitano 1), y es sobre estos valores estimados que se deberán aplicar los porcentajes correspondientes que se indican a continuación: • Etapa II: 1% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #2 y 1.5% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #1. • Etapa III: 6.25% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #2 y 9.25% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #1. • Etapa IV: 0.25% sobre el valor estimado de la obra de los dos proyectos. • Etapa V: 3.0% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #2 y 4.5% sobre el valor estimado de la obra para el Edificio Metropolitano #1. Etapa II: Anteproyectos, se aclara que, dentro de esta etapa se consideran elementos audiovisuales de apoyo, tales como videos y visitas guiadas, para la comprensión total de las obras por realizar, y los costos por estos servicios están incluidos dentro de los honorarios que pagará el Banco en esta Etapa, según lo indicado en la Tabla de pagos del cartel. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. Etapa III: Diseño detallado, arquitectónico, urbanístico, civil, mecánico, eléctrico y de telecomunicaciones, planos especificaciones técnicas, presupuesto detallado y programación, y términos de referencia para la contratación de la construcción y traslados y Etapa IV: Acompañamiento, asesoría y soporte técnico administrativo en proceso de licitación y contratación de la construcción y traslados, se aclara que, tal como lo establece el CFIA el alcance del servicio de Remodelaciones incluye levantamientos previos, interpretación de planos y desarrollo de nuevos diseños para las obras existentes y por tratarse de un estudio de consultoría que abarca labores más prolongadas y complejas, la tarifa mínima de honorarios profesionales será de 150% de la tarifa normal definida para cada etapa, en este arancel. Es por esa razón, que el arancel del 9% del valor estimado de la obra que se incluye en el cartel, para el proyecto de Reforzamiento y Remodelación del Edificio Metropolitano #1, contempla el 150% de la tarifa mínima normal para remodelaciones, por el desarrollo de nuevos diseños, planos constructivos y especificaciones técnicas, presupuesto detallado y programación, considerando 6% y no 4%, por los servicios de planos constructivos y especificaciones técnicas, 1,5% y no 1% por los servicios de presupuesto detallado y 1,5% y no 1%, por el servicio de programación de obras. La parte correspondiente al servicio de Asesoría para la licitación y adjudicación lo define el CFIA como un servicio que se inicia cuando los planos de construcción, las especificaciones técnicas y el presupuesto se encuentran debidamente terminados y que tiene una tarifa para honorarios de 0,5% del valor de adjudicación de la obra. Es por ello que, de acuerdo a los términos de este cartel, el Banco pagará esta tarifa u honorario por los servicios de Asesoría para la licitación y adjudicación, para un único proceso Licitatorio cuyo alcance será la construcción de los dos edificios, a una tarifa del 0,5% del valor estimado para los dos edificios. El 50% del monto resultante de la aplicación de esta tarifa (0,25% del valor estimado para los dos edificios) se pagará por los servicios que define el cartel para la Etapa III.5 y el otro 50% restante, se pagará por los servicios que define el cartel para la Etapa IV. Es por todo lo anterior, que se mantiene lo indicado en el Cartel (apartado 1.5 y Tabla de Pagos) de un arancel del 9,25% del valor estimado de la obra, por los servicios definidos en la Etapa III, para el Reforzamiento y Remodelación del Edificio Metropolitano #1. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. El precio resultante de la aplicación de estos porcentajes u honorarios provisionales que pagará el Banco en cada una de las etapas e ítems será de acuerdo con lo que se indica en la tabla de pagos siguiente:
Deben entenderse que los montos resultantes de aplicar los porcentajes para los servicios tarifables de las Etapas II, III, IV y V, son honorarios provisionales, pues están basados en el valor estimado de la obra dado por el Banco y serán ajustados hacia arriba o hacia abajo, dependiendo del costo final que resulte en las diferentes etapas de esta contratación, y de acuerdo con lo que establece el Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura del CFIA y en el arancel de servicios profesionales de consultoría para edificaciones. Tal como se puede ver en la tabla anterior, para la Etapa III, además del diseño detallado, la programación y el presupuesto, se incluye también el pago por concepto de asesoría y elaboración de términos de referencia, para la contratación de la construcción y traslados, en un porcentaje del 50% del arancel definido por el CFIA de Costa Rica para los servicios de "Asesoría para licitación y adjudicación", es decir 0.25% del valor estimado de la obra. En consecuencia, el precio de los servicios de la Etapa IV será el 50% restante del arancel tarifable o tarifa mínima para el servicio denominado "Asesoría para licitación y adjudicación definido por el CFIA, es decir 0.25% del valor estimado de la obra. Se aclara que si bien es cierto el arancel "Asesoría para licitación y adjudicación" definido por el CFIA es sobre el valor de la adjudicación y no sobre el estimado de la obra, se indica el mismo como referencia, únicamente para los pagos de avance por este servicio, a realizar en las Etapas III y IV, antes de que se defina el valor de la adjudicación de construcción y traslados. Los honorarios fijos indicados en el cartel, del 10% por concepto de gastos de administración y 15% de Utilidad, se mantendrán así en el tanto se mantenga vigente el Decreto Ejecutivo No.18636-MOPT Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría para Edificaciones, artículo 3, punto C. Reintegro de costos más un honorario fijo o como porcentaje de gastos incurridos, puntos ch) y d); y se ajustarán de acuerdo con las variaciones de ese decreto que defina y publique el CFIA de Costa Rica, en cuanto a los valores mínimos de los puntos ch) y d) de esta forma de remuneración. Se aclara que, al tratarse de un reintegro de costos, no se requiere mecanismos de ajustes, más allá de los que puedan resultar, si el CFIA de Costa Rica realiza algún tipo de modificación en la modalidad de remuneración denominada "Reintegro de costos más un honorario fijo o como porcentaje de gasto incurridos. Pues los porcentajes que son fijos y a los que hace referencia el cartel, son los del 10% de gastos de administración y el 15% de utilidad mientras que los costos se pagarán como un reintegro según su valor real. ENMIENDA NÚM. 1, DCADM-58-2015, GACETA 27 del 09 de febrero del 2015. En la cláusula 4.3 del cartel se dispuso como forma de pago lo siguiente: Los pagos de los servicios contemplados en todas las etapas se facturarán de acuerdo a la (tabla de Pagos, establecida en el punto 1.5, como máximo 30 días naturales, después del recibo a conformidad por parte del Banco de los entregables y de las facturas y demás documentos que acompañan ésta, con el visto bueno de Jefe de Área Fiscalizadora de Contrato, preferiblemente mediante depósito en la cuenta corrientes o de ahorros del adjudicatario mantenga con el Banco Popular. Para un trámite expedito de pago, el adjudicatario debe indicar el número de cuenta corriente o de ahorro que tiene en este Banco o bien su compromiso de abrir sus cuentas antes de la formalización contractual ENMIENDA NUM. 1. DCADM-58-2015.GACETA 27de 09 de febrero de 2015. Toda transacción debe respaldarse con las facturas o comprobantes que reúnan los requisitos establecidos por la Dirección de la Tributación Directa. Las empresas a las que se les haya dispensado el trámite del timbraje, deberán hacer referencia en las facturas o comprobantes que presente ante el Banco, del número de resolución mediante la cual se les eximió de ese trámite. El Banco no se responsabiliza por los atrasos que puedan darse en la fase de ejecución a causa del incumplimiento de este aspecto. El pago se hará en colones, y en caso de cotizaciones en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica se utilizará el tipo de cambio de venta de referencia que reporte el Banco Central de Costa Rica para el día en que se emite el pago. El contratista debe presentar junto con la factura de cobro, constancia emitida por la Caja Costarricense del Seguro Social, en donde se demuestre que él se encuentra al día con el pago de sus obligaciones con la seguridad social de este país (artículo 74 de la Ley Orgánica de la CCSS), en caso de la presentación de la constancia de la Caja en fecha posterior a la presentación de la factura, los 30 días naturales para el pago se contabilizaran a partir de la presentación de la factura y demás condiciones establecidas en el párrafo primero de este apartado. Asimismo, deberá presentar certificación de FODESAF y certificación del Sistema de Ahorro Obligatorio del Banco Popular, donde indique que se encuentra al día con dichas obligaciones. El fiscalizador del contrato deberá velar por el cumplimiento de esta disposición, durante toda la vigencia del contrato. Se aclara que estas certificaciones o constancias serán válidas durante su vigencia, para el trámite de pago, por lo tanto, una vez vencidos dichos documentos, será responsabilidad del contratista aportar la nueva documentación al día. De encontrarse vencida alguna de las constancias en el momento de efectuar el pago, el Banco Popular se reservará el derecho de realizar por su cuenta las respectivas verificaciones, de existir en ese momento atraso por parte del Contratista ante alguna de las entidades, el Banco Popular no realizará el pago, situación que será comunicada al Contratista por parte del fiscalizador del contrato para que éste normalice su situación y el Banco pueda proceder con el pago pendiente. El plazo en exceso de la fecha prevista para el pago producto de situaciones como la indicada, no será responsabilidad del Banco. Los pagos de avance de cada una de las etapas se harán según lo que se establece a continuación: ETAPA I: Los pagos al Contratista/Consultor por los estudios preliminares de los ítems de la Etapa I, 1.1 a 1.7 corresponderá al costo facturado que incurra al Consultor para cada uno de ellos, más un 10% por concepto de administración y un 15% de utilidad. Estos pagos se harán mensualmente, de conformidad con lo indicado en el apartado 1.5. y contra la presentación al Banco del documento de cada estudio debidamente terminado, según los alcances descritos en este cartel y los términos acordados entre el Banco y el Consultor, los documentos y facturas correspondientes de conformidad por parte del Banco. ETAPA II: Los servicios de esta Etapa II se pagarán mensualmente de acuerdo con lo establecido en el apartado 1.5 de este cartel y contra la presentación de la versión final y completa de cada anteproyecto, según alcance escrito en este cartel y el recibo a conformidad por parte del Banco, de cada uno de ellos. ETAPA III: Los servicios de los ítems III. 1. III.2, III.3 de esta etapa, se pagarán mensualmente de acuerdo a lo establecido en la tabla del apartado 1.5 de este cartel y contra entrega y presentación del Consultor y aprobación por parte del Banco, de la versión final de cada uno de éstos. El Ítem 111.4 se pagará mensualmente, según el porcentaje del 50% indicado en la tabla del apartado 1.5 y contra presentación del documento de términos de referencia para la contratación de la construcción y traslados y recibo a conformidad del banco. Se aclara que los planos de construcción forman parte del alcance definido como Etapa III del cartel y la forma de pago de los mismos está establecida en la tabla de pagos del apartado 1.5, así como en el apartado 4.3. del cartel. Por tanto, se pagarán avances sobre el trabajo o entregables terminados y aprobados por el Banco, hasta un máximo del 50% del monto correspondiente al honorario profesional. El restante 50% de este monto se pagará contra los entregables definidos en el cartel, debidamente terminados y con todos los permisos para construcción aprobados. ETAPA IV: Los servicios para esta Etapa IV, se pagarán mensualmente, de acuerdo a lo establecido en el apartado 1.5 de este cartel y hasta un monto del 50% del total correspondiente a este ítem, cuando el Banco reciba las ofertas de la licitación de construcción y traslados. El restante 50% se pagará cuando este adjudicado en firme dicha licitación. Para estos pagos el Contratista/Consultor deberá presentar al Banco, el detalle de los servicios realizados, los recursos empleados y el tiempo de servicio de éstos. ETAPA V: Los servicios de esta Etapa V, se pagarán mensualmente, de acuerdo a los porcentajes o tarifas establecidas en el apartado 1.5 de este cartel y proporcional al porcentaje de avance mensual facturado en el contrato de construcción y traslados. Se pagará contra los meses de servicio efectivamente ejecutados y dependiendo del tiempo que tarde el proceso constructivo de las obras, los traslados y el cierre del Programa y contra los informes mensuales de la facturación de los servicios de Consultorio y de los informes de avance de la construcción, recibidas a conformidad por el Banco. Para esta Etapa V el tiempo de permanencia de cada recurso es estimado según se vaya desarrollando la realidad de la obra, en consecuencia, este tiempo podrá aumentar o disminuir, para lo cual el Banco se reserva el derecho de solicitar mayor o menor permanencia del recurso. Igualmente, el Banco se reserva el del 1 % asignar los recursos del Consultor/Supervisor, con el fin de optimizarlos, para llevar a cabo el adecuado control y seguimiento de las obras a cargo del Contratista/Consultor sin que esto necesariamente represente un costo adicional para el Banco. Deben entenderse que los montos resultantes de aplicar los porcentajes para los servicios tarifables de las Etapas II, III, IV y V, son honorarios profesionales están basados en el valor estimado de la obra dado por el Banco y serán ajustados hacia arriba o hacia abajo, dependiendo del valor estimado de la obra, del valor de la adjudicación de la obra y/o del valor final de la obra, que resulte en las diferentes etapas de esta contratación y de acuerdo con lo que establece el Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultorio en Ingeniería y Arquitectura del CFIA y en el arancel de profesionales de consultoría para edificaciones. Cuando dichos ajustes impliquen aumentos motivados por cambios en el valor estimado de la obra, en el monto adjudicado de la obra y/o en el valor final de la obra, el contratista Consultor deberá plantear al Banco para su análisis y aprobación, la solicitud formal, escrita y detallada de cuales de los aumentos y su correspondiente justificación. Estos aumentos serán cancelados al Consultor en las facturaciones de avance pendientes de pago o como un pago extraordinario, si no existen pendientes. Cuando se trate de ajustes que impliquen una disminución, el Banco solicitará al contratista/consultor la presentación del cálculo de los ajustes correspondientes, para su análisis y una vez aprobados estos, se rebajarán de la facturación o facturaciones pendientes por mes de pago al Consultor o de los montos a su favor, que a ese momento disponga el Banco. Señaló en relación a los plazos de entrega que el plazo máximo de entrega estimado por el Banco, para que el consultor realice los trabajos de las 5 etapas es de 2128 días de calendario, desglosado en lo que respecta en la etapa III, en 342 días calendario, incluye 91 días calendario de labores de revisión y aprobación del Banco. Y estableció además las condiciones para establecer multas y cláusula penal, especificando en lo que respecta a la etapa III, lo siguiente: "Cuando hubiere atraso en la entrega de la Etapa III respecto al plazo máximo establecido en el punto 2.9 del pliego carcelario para esta etapa, el contratista deberá pagar al Banco un 0.10% por cada día natural de atraso, calculado sobre el monto total ejecutado en esta etapa, hasta un máximo del 25% del monto total ejecutado en la misma. Dicha multa será rebajada en la factura final, al momento del pago de la etapa III". (Folios 1010 al 1061 del Tomo 2 del expediente de la Licitación). 2. El Consorcio Proyecto BP presentó su oferta la cual resultó adjudicada según acuerdo adoptado en el acta número 754-2016 del 14 de enero del 2016, de la Comisión de Licitaciones Públicas del Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BPDC) (Visible a folios 9557 al 9559 del Tomo 17 del expediente de la Licitación). 3. Posteriormente, el 15 de marzo del 2016, se suscribió el "Contrato de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el Programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular. Licitación Pública número 2014LN-000037-DCADM, según contrato número 014-2016". En dicho contrato se estableció que cuando hubiere atraso en la entrega de la Etapa III respecto del plazo máximo establecido en el punto 2.9 del cartel, plazo de ejecución de los trabajos de consultoría, el contratista o consultor se compromete a pagar el Banco un 0.10% por cada día natural de atraso, calculado sobre el monto total ejecutado en esa etapa, hasta un máximo del 25% del monto total ejecutado en la misma. Dicha multa será rebajada de la factura final al momento del pago de la etapa III. (Visible a folios 9728 al 9892 del Tomo 18 del expediente de la Licitación); 4. El Consorcio BP suscribió un acuerdo consorcial, el 27 de enero del 2015, en los siguientes términos:"ARQUIGRAF S.A. en adelante ARQURGRAF, una sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes de Costa Rica, con número de cédula jurídica tres- ciento uno- cero nueve nueve cuatro cero cinco, representada por el señor ALBERTO REIFER ZONZINSKI, Presidente; NICHOLS BROSCH WURST WOLFE & ASSOCIATES, INC., en adelante NBWW, sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes del estado de Florida, Estados Unidos de América, con número de identificación tributaria 59-1951996, representado en este acto por su Vice-Presidente, el señor IGOR REYES; FSA lNGENlERIA Y ARQUITECTURA S.A. en adelante FSA, una sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes de Costa Rica con el número de cédula jurídica tres- ciento uno- cero cero nueve dos cinco tres, representada en este acto por su Secretario, el señor EDUARDO GUEVARA ESCALANTE; INGENYA CONSULTORES S.A., en adelante INGENYA, sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes de Costa Rica, con número de cédula jurídica tres-ciento uno-dos cuatro cinco nueve cero tres, representada en conjunto por MANUEL BONILLA TREJOS y JOSÉ GUILLERMO ROJAS CARVAJAL, Vicepresidente y Secretario respectivamente; ICICOR COSTA RICA S.A., en adelante ICICOR, una sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes de Costa Rica, con número de cédula jurídica tres-ciento uno cero cuatro cuatro ocho siete cinco; representada por JOSÉ ANTONIO ESPINACH MENDIETA, Tesorero; MARÍA MATAMOROS BOLAÑOS, arquitecta, profesional independiente, con número de cédula de identidad costarricense número uno-novecientos noventa-cuatrocientos cuarenta y nueve; CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA S.A., en adelante MEPSA, una sociedad debidamente constituida y existente bajo las reglas de Costa Rica, con número de cédula jurídica tres-ciento uno- cinco cuatro uno cero tres dos-, representada por el señor JAVIER BOLAÑOS ZELEDÓN, Director General; ESTRUCONSULT S.A., en adelante ESTRUCONSULT, una sociedad debidamente constituida y existente bajo las reglas de Costa Rica, con número de cédula jurídica tres-ciento uno-dos cinco cuatro cinco dos cinco-, representada en este acto por su Presidente, ORLANDO GEI BREALEY; GINO GUIDI, ingeniero civil, profesional independiente, con número de cédula de identidad costarricense número uno-cuatrocientos-seiscientos cuarenta y tres, todos con autoridad suficiente para este acto, a la luz de lo dispuesto por el art 38 de la Ley de Contratación Administrativa, hemos convenido en constituir un Consorcio o Asociación de Empresas con el propósito de participar en forma consorciada en la Licitación Pública No. 2014LN- 000037-DCADM, promovida por el Banco Popular para la contratación de "Servicios de Consultoría en ingeniería y Arquitectura para el Programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular. Cláusula Primera: En caso de que el Consorcio resulte adjudicatario en firme, este acuerdo se extenderá durante todo el plazo de ejecución del contrato y hasta su cabal conclusión. Las partes manifiestan su voluntad de mantener vigente este. Convenio y ampliarlo en caso de ser necesario, a efecto de cumplir fielmente con los fines y propósitos perseguidos en este proceso. TERCERA: Los miembros del Consorcio declaran que han decidido unir sus esfuerzos, fortalezas y experiencias para presentar una oferta que cumpla con todos los requisitos y condiciones solicitados en el cartel y los que se requieran para llevar a buen término la ejecución del proyecto. Cada una de las empresas presentará la documentación e información solicitada en el cartel de licitación pero en el entendido de que la propuesta se somete en forma consorciada y solidaria. En ese sentido, ARQUIGRAF proporcionará al Consorcio servicios de consultoría de arquitectura para el diseño del proyecto y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; NBWW proveerá su experiencia en diseño y asesoramiento en las áreas particulares de diseño arquitectónico, así como las relacionadas con energías limpias (solar o eólica) y ahorro de energía de agua potable (sistemas LEED); FSA proporcionará al Consorcio servicios de consultoría de arquitectura e ingeniería, para el diseño del proyecto y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; lNGENYA proporcionará al Consorcio servicios de consultoría en el área electromecánica para el diseño del proyecto y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; ICICOR proporcionará al Consorcio servicios de consultoría de arquitectura para el diseño de proyecto, administración de proyectos y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; Arq. María Matamoros Bolaños aportará al Consorcio servicios de consultoría en las áreas particulares de diseño arquitectónico relacionadas con energías limpias (solar o eólica) y ahorro de energía de agua potable (sistemas LEED), asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de su registro en el Colegio Federado de ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; MEPSA aportará al consorcio servicios de consultoría en las áreas particulares de diseño arquitectónico relacionadas con energías limpias (solar o eólica) y ahorro de energía de agua potable (sistemas LEED), asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; ESTRUCONSULT proporcionará al Consorcio servicios de consultoría en el área de reforzamiento estructural para el diseño del proyecto y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica; Ing. Gino Guadi proporcionarán al Consorcio servicios de consultoría en el área de reforzamiento estructural para el diseño del proyecto y los servicios relacionados, asumiendo la responsabilidad legal de su parte de las obras a través de sus profesionales registrados en el Colegio Federado de ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. SEXTA: Los miembros del Consorcio están de acuerdo en nombrar a ARQUIGRAF como líder y representante del Consorcio ante el Banco Popular, confiriéndole al efecto NBWW, FSA, INGENYA, ICICOR, María Matamoros Bolaños, MEPSA, ESTRUCONSULT, Gino Guido, de conformidad con los dispuesto en el artículo mil doscientos cincuenta y seis del Código Civil de Costa Rica, Poder Especial suficiente para actuar en nombre del Consorcio en la elaboración, firma y presentación de la oferta; para actuar durante la fase de estudio de las ofertas, realizar observaciones a las ofertas de otros competidores, para atender y responder prevenciones o solicitudes de aclaración a la oferta presentada formuladas por el Banco Popular, para recurrir al acto de adjudicación o defenderlo, según sea el caso, así como para asistir a las audiencias y actuar ante cualquier otra Institución en cualquier aspecto atinente a la participación en el presente concurso público o el contrato que éste dé lugar. Si las partes son llamadas a negociar un contrato con la Administración en relación con el proyecto, se llevará a cabo dichas negociaciones en forma conjunta y los términos del contrato en su forma final serán a satisfacción de todas las partes antes de la firma del mismo". Mediante addendum del 8 de noviembre del 2019, se agregó: "CLÁUSULA TERCERA: Las partes suscribientes otorgan poder especial de conformidad con el artículo 1256 del Código Civil a favor de ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA para que en nombre y por cuenta del Consorcio pueda: (i) Presentar todo tipo de reclamos administrativos ante el Banco en sede administrativa, judicial y o arbitral. (ii) Negociar y suscribir en nombre del Consorcio modificaciones contractuales independientemente de la denominación que estas reciban, tales como, pero no limitadas a, adenda, adendum, etc. (iii) Representar al Consorcio durante la etapa de ejecución contractual con el Banco Popular". El 15 de octubre del 2019, la empresa NICHOLS BROSCH WURST WOLFE y ASSOCIATES INC, cedió sus derechos contractuales derivados de la participación del Consorcio BP a la empresa ARQUIGRAF S.A., lo cual fue informado al Banco Popular y de Desarrollo Comunal mediante oficio BP-19113-86 del 13 de noviembre del 2019. Dicha cesión de derechos fue rechazada por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, sobre lo cual se solicitó reconsideración por parte del Consorcio BP. (Imágenes 112- 115, 235-247, 413-419, 452-453, 455-467 del expediente judicial); 6. Mediante oficio DIRJ-1502-2017 del 1 de noviembre del 2017, de la Dirección Jurídica del Banco demandado se atiende consulta planteada por el Programa de Solución Física respecto al recurso de revocatoria y apelación en subsidio y nulidad concomitante presentado por el Consorcio Proyecto BP, ante lo resuelto en el oficio PSPR-406-2017 del 17 de octubre de 2017, que deniega la solicitud de prórroga realizada por dicho Contratista, Licitación Pública 2014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura” para el programa de solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular, en el que se concluye: "Conforme al análisis anterior y con fundamento en los artículos 172 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y articulo 367 punto 2. b) de la Ley General de Administración Pública, este Consultorio Jurídico recomienda rechazar de plano por improcedente el recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante, presentado por el Consorcio Proyecto BP, en contra del oficio PSPF- 406-2017 del 17 de octubre de 2017, que deniega la solicitud de prórroga, ya que atendiendo el principio de taxatividad de los recursos, no resulta factible habilitar figuras recursivas que el Legislador no ha dispuesto para la Impugnación de lo resuelto, por lo que procede el rechazo de plano. Finalmente, se aclara que el anterior rechazo implica, que esa área fiscalizadora no debe remitir el recurso a la Junta Directiva Nacional y además se recuerda que la resolución del recurso que debe darse al contratista, debe estar debidamente sustentada, para ello puede sustentarse en todo lo aquí asesorado y se recomienda como modo de introducción, el estado actual del contrato, es decir, a la etapa en que se encuentra en ejecución actualmente; inicio de etapa que casualmente es la que pretendían prorrogar". (Imágenes 414-418 del expediente judicial medida cautelar); 7. Mediante oficio PSPF-439-2017 del 02 de noviembre del 2017, el Programa de Solución Física se refiere al recurso con revocatoria con apelación en subsidio presentado por el Consorcio mediante oficio BP-171019-OFICIO No. 418 ante la Junta Directiva en contra del Oficio PSPF406-2017, fechado 17 de octubre de 2017. Contrato #014-2016, en el que se dispuso con fundamento en lo recomendado por la Dirección Jurídica, en la nota DIRJ-1502- 2017, rechazar de plano por improcedente, el recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante, presentado por el Consorcio Proyecto BP, en contra del oficio PSPF-4013-2017 del 17 de octubre de 2017, que deniega la solicitud de prórroga, ya que atendiendo el principio de taxatividad de los recursos, no resulta factible habilitar figuras recursivas que el Legislador no ha dispuesto para la impugnación de lo resuelto, por lo que procede el rechazo de plano. (Imágenes 412-413 del expediente de Medida Cautelar); 8. Mediante el oficio DIRJ-1560-2017del 6 de noviembre del 2017, de la Dirección Jurídica se atiende consulta sobre recurso de revocatoria con apelación presentado por el Consorcio Proyecto BP, ante lo resuelto en el oficio PSPF-3972017 del 5 de octubre de 2017, licitación pública N°2014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el programa de solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular”, en el que se dispuso: "De conformidad con lo analizado, y conforme con el criterio del Asesor Externo, esta Consultoría Jurídica considera que de conformidad con el artículo 66 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, no procede el cobro de estos entregables como adicionales y como se ha indicado por parte del Asesor Externo, existe una evidente preclusión procesal, pues es deber del oferente haber señalado la presunta contradicción, en el momento procesal oportuno. Tal situación nos lleva a replantear el oficio DIRJ-1351-2017, de esta Consultoría y ajustado a lo recomendado en el oficio DIRJ-1502-2017, en el sentido de rechazar de plano por improcedente, el recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado el Consorcio Proyecto BP, en contra del oficio PSPF-397-2017 del 5 de octubre de 2017, ya que atendiendo el principio de taxatividad de los recursos, no resulta factible habilitar figuras recursivas que el legislador no ha dispuesto para la impugnación de lo resuello, lo anterior con fundamento en los artículos 172 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y articulo 367 punto 2. de la Ley General de Administración Pública". (Imágenes 429-433 del expediente judicial. medida cautelar); 9. Mediante oficio BP-171117-OFICIO No. 449 del 17 de noviembre del 2017, el Consorcio BP se dirige a la Directora del Programa de Solución de Planta Física para solicitar en atención a discrepancias presentadas en la ejecución contractual, se implementen mesas de diálogo para lograr acuerdos para ambas partes. (Folios 50-51 del expediente judicial); 10. Mediante oficio PSPF-46B-2017 del 20 de noviembre del 2017, del Programa de Solución Física se atiende el oficio BP-171107-OFICIO No.942. Oficio PSPF-439-2017, en el cual, entre otras cosas, se señala al consorcio actor que en atención a los criterios rendidos por la Dirección Jurídica del Banco, en el sentido de que la fase recursiva está precluida. (Imágenes 427-428 del expediente judicial, medida cautelar); 11. Mediante oficio PSPF-489-2017 del 4 de diciembre del 2017, del Programa de Solución de Planta Física, se atiende propuesta de creación de mesas de diálogo, en atención al criterio brindado por la Dirección Jurídica en la que se señala que en atención a la reunión sostenida con abogados del Consorcio se está a la espera de la agenda a discutir en las mesas de diálogo, de acuerdo a lo plasmado en el criterio DIRJ-1738-2017. En atención a esto, se indicó por parte del Director Jurídico del Banco Popular, mediante correo electrónico que para los fines respectivos, se está de acuerdo en celebrar la Mesa de Diálogo y la negociación propuesta. (Imágenes 52-59 del expediente judicial); 12. Mediante oficio DIRJ-1851-2018 del 10 de diciembre del 2018, de la Dirección Jurídica se atiende consulta sobre recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante presentado por el Consorcio Proyecto BP, ante lo resuelto en el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-596-2018 y oficios relacionados PSPF-544-2018, PSPF-453-2018 y PSPF-368-2018 Licitación Pública 662014LN-00037-DCADM "Servicios de consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el programa de solución de Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular” en la que se concluyó que "Conforme al análisis anterior y con fundamento en los artículos 172 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, articulo 387 punto 2. b) de la Ley General de Administración Pública y el artículo 199 del Código Procesal Civil, este Consultorio Jurídico recomienda rechazar de plano por improcedente el recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante, presentado por el Consorcio Proyecto BP, en contra de lo resuelto en el oficio PSPF-598-2018 y oficios relacionados PSPF-544-2018, PSPF-483-2018 y PSPF-388-2018, ya que atendiendo el principio de taxatividad de los recursos, no resulta factible habilitar figuras recursivas que el Legislador no ha dispuesto para la impugnación de la resuelto, por la que procede el rechazo de plano. Finalmente, se recuerda que la resolución del recurso que debe darse al contratista, debe estar debidamente sustentada, para ello puede sustentarse en todo lo aquí asesorado". (Imágenes 421-425 del expediente judicial, medida cautelar); 13. Mediante oficio PSPF-835-2018 del 11 de diciembre de 2018, del Programa de Solución Física se atiende recurso de revocatoria con apelación en subsidio interpuesto por el Consorcio actor mediante oficio 13111-181128. OFICIO No. 905 Recurso de revocatoria con apelación en subsidio, ambos, con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-596-2018 y oficios relacionados PSPF-544-2018. PSPF463-20111 y PSPF-368-2018 Contrato #1114-2018, en el cual se dispuso un rechazo de plano. (Imágenes 419-420 del expediente judicial de Medida Cautelar); 14. Mediante oficio SPSF-52-2019 del 8 de febrero del 2019, del Programa de Solución de Planta Física se refieren al Informe de avance del mes de enero del 2019, en relación a cronograma de avance, se señala que no se comparte por el Banco lo referente al cambio de fechas de las actividades #554 y #558 en relación a obtener firma de representante legal al haber sido firmados y entregados los documentos al mes de diciembre 2018, también se solicita aclarar lo relacionado con la tarea de plan de comunicación. Se agrega que no se comparte que los planos se encuentran listos para la tramitación de permisos por estar pendiente observaciones de la parte de arquitectura que podría afectar el trámite de permisos. Se indica adicionalmente que se comparte la preocupación en relación a la incorporación de observaciones realizadas a los planos. Se señala que el Banco no tiene fecha pendiente ninguna solicitud de prórroga por el Consorcio y lo que corresponde a las prórrogas por aumento de revisión del Banco fueron debidamente comunicadas al Consorcio en su momento. Por último, se aclara que no hay pagos pendientes a la fecha del corte del mismo y el Banco atendió lo correspondiente al tema en las mesas de diálogo. (Folios 2916-2917 del expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución Contractual); 15. Mediante oficio SPSF-112-2019 del 12 de marzo del 2019, del Programa de Solución Física y dirigido al Coordinador del Consorcio BP, se indica que no se comparte y se rechaza lo relacionado en el informe mensual en el entendido que todas las actividades posteriores al 12 de diciembre del 2018, son actividades producto de que el Consorcio no atendiera en tiempo y forma todo lo indicado por el Banco en el expediente administrativo (Tomo VII, Ejecución Contractual), visiones de avance anteriores a la entrega del 100% Etapa III, Fase I, es por ello que los tiempos no estaban incluidos en el cronograma. Y en relación con lo reportado en el punto 11.6 se indica que no se hace referencia a la situación real del atraso que tienen las actividades del Ítem 1.6 respecto a los avances que tenían que tener reportado a la fecha de corte lo que impactaría el cronograma. (Folios 2983-2984 del expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución contractual): 16. En reunión realizada el 19 de marzo del 2019, con la participación de miembros del Consorcio, miembros del Programa de solución de planta física, Dirección Jurídica del Banco y la Gerencia General también del Banco, se discutió el esquema de línea de tiempo. (Imágenes 60-64 del expediente judicial); 17. En reunión realizada el 25 de marzo del 2019, con la participación de miembros del Consorcio, miembros del Programa de solución de planta física, Dirección jurídica del Banco y la Gerencia General también del Banco, se discutió según lo señalado en la minuta de la reunión: "Plazo consumido por el Banco en revisiones adicionales de planos y especificaciones, manifiesta que, a partir de lo encomendado por la Mesa de Diálogo realizada el 19/03/2019, se procedió con la verificación conjunta (PSPF y CPBP) de fechas y duraciones de cada evento, siendo el resultado del análisis la no discrepancia del PSPF en cuanto a la información contenida en el esquema que el Consorcio presentó en la reunión citada (ver Anexo 1). [VFM] añade que la verificación se centró en las actividades relacionadas con las revisiones del Banco, las cuales contabilizan 40 días de duración (revisiones correspondientes a aquellas computadas desde 19/01/2019 hasta 27/02/2019), y lo que está pendiente es determinar el tratamiento que se le dará a este plazo. A la consulta de [MVG], [AMN] indica que los 40 días corresponden a plazo de revisión del Banco, no podría dar razón de la imputabilidad de la responsabilidad. [JPK] precisa que esos son días adicionales que naturalmente requirió el proyecto, no teniendo estos una connotación de atraso, y propone que se traten como ampliación de plazo la cual puede solicitar el Consorcio o bien, el Banco la puede emitir de oficio. [MVG] y [HNS] comentan sobre el posible impacto que dichas actividades generan en el cronograma, si son actividades no previstas o que se derivan de actividades previas. [MFB] resume que al fin y al cabo son 40 días consumidos por el Banco para revisión. [AAU] interviene y consulta si el Consorcio requiere que esos 40 días adicionales se resuelvan de inmediato, pues ha analizado la necesidad de contar con estos al final, cuando concluya la Etapa III, en caso de haber atrasos. [JPK] responde que no se requiere contar con la solución inmediata, pero que se tiene a bien contar con el compromiso del Banco de los 40 días al final de la Etapa, pues cuando se solicita una prórroga es porque técnicamente se justifica. Agrega que actualmente ese plazo no se requiere para entrega de planos, pues actualmente se desarrolla el trámite de permisos, pero cabe la posibilidad que haya atrasos. [AAU] explica que ha habido disertación en cuanto a la figura legal que aplica, pero es claro que esos 40 días, producto de revisiones del Banco, no son responsabilidad del Consorcio, y manifiesta que a través de una minuta se documente el compromiso del Banco, de tal manera que al final de la Etapa III esos 40 días estarían visibles. Además, indica que el Consorcio está en la posibilidad de solicitar prórrogas en cualquier momento, ya que el Programa está en ejecución. [VMO] resume que la Etapa III consta de 342 días más prórrogas para entregar planos, permisos y términos de referencia, y que contemplando la solicitud de prórroga por 20 días, la fecha en que finalizaría la Etapa III se proyecta para el 20 de abril de 2019, y que se entiende que, por entrado el tema a Permisos, no corre plazo sino hasta que salgan aprobados por las instancias correspondientes, o bien, se va a entender que sigue corriendo plazo según la duración que se tiene prevista. Indica que los términos de referencia estarían en fase conclusiva para ese momento. Consulta si los 40 días de prórroga se adicionarán antes del vencimiento de la Etapa III (20 de abril). [AAU] responde que no, [MVG] aclara que si llegada la fecha de finalización de la Etapa III, debido a razones técnicas ajenas al Consorcio, puede haber motivos por los que se generen atrasos, pero no necesariamente implican el cómputo de multa. Indica que al finalizar la Etapa III el Banco va a revisar cuál es la brecha de plazos en cuanto a permisos y términos de referencia, por ejemplo, si la Etapa III finaliza el 20/04/2019, llegado el 27/07/2019 se analizará a quien corresponde esos 7 días, independientemente de si se haya solicitado o no alguna prórroga. [JPK] señala que, dentro del marco de la buena fe, el Consorcio no puede quedar en un estado de indefinición llegada la fecha del 20/04/2019. [MFB] puntualiza que a través de una minuta se puede documentar el acuerdo. Acuerdo: El Banco reconoce 40 días naturales adicionales al plazo de la Etapa III como una extensión de plazo motivada por razones no atribuibles al Consorcio Proyecto BP. El plazo se computará a partir de la solicitud que realice el Consorcio, y es a discreción del Consorcio si los utiliza o no para finalizar las actividades que en ese momento estén pendientes, sin responsabilidad para el contratista consultor. Ello sin perjuicio de que el Consorcio solicite otras prórrogas por otros motivos". De acuerdo al audio de la reunión del 22 de marzo del 2019, no se definió los términos del acuerdo de los 40 días. Si se acordó que el Consorcio debía ubicar esos cuarenta días dentro del cronograma. (Imágenes 65-85 del expediente judicial, audio carpeta con nombre de llave); 18. Mediante oficio BP-190405-OFICIO No. 1039 del 5 de abril del 2019, se adjunta para revisión y firma la minuta de la mesa de diálogo celebrada el 25 de marzo del 2019, por parte del Consorcio BP. Recibidas las observaciones a la minuta se aceptó por parte del Consorcio el acuerdo de dicha reunión en los siguientes términos: "Elaborar la minuta correspondiente a esta reunión, como respaldo para el Consorcio Proyecto BP del compromiso del Banco de que los 40 días naturales requeridos por el Banco para revisiones de planos y especificaciones entre el 19 de enero y el 27 de febrero, ambos de 2019, no serán considerados para efectos de multas, en caso de que se excediere el plazo establecido para la finalización de la Etapa III. Lo anterior sin perjuicio de la posibilidad legal que asiste al Consorcio de plantear solicitudes de prórroga, según lo autoriza la cláusula segunda del Contrato". De acuerdo al oficio del BP-190412-OFICIO No.1050 del 12 de abril del 2019. (Imágenes 69-107, 227 del expediente judicial); 19. Mediante oficio SPSF-172-2019 del 8 de abril del 2019, del Programa de Solución Física y dirigido a la Coordinación del Consorcio en relación al Informe de Avance mes de marzo del 2019, se rechaza lo indicado en el Informe por parte del Banco. Situación idéntica se da respecto al informe de avance del mes de abril, según lo señala el Oficio SPSF-215-2019 del 9 de mayo del 2019. Nuevamente para el informe del mes de mayo se refiere a las observaciones del Consorcio indicando entre otras cosas que el avance del Programa se ajustara a las prórrogas aprobadas, según lo señala el oficio PSPF-281-2019 del 21 de junio del 2019. (Folios 3043-3044, 3087-3089, 3159-3160 del expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución contractual); 20. Mediante oficio PSPF-182-2019 del 16 de abril del 2019, del Programa de Solución de Planta Física, en el cual se atiende el oficio del Consorcio BP 190320, oficio 1015 de la solicitud de prórroga de plazo BP-190322, oficio 1017, se informa que analizada la solicitud de prórroga de la Etapa III, de acuerdo a lo indicado por la División de Contratación Administrativa y la Dirección jurídica en el oficio DCADM-212-2019 se otorga una prórroga para la etapa III, Diseño detallado por 16 días naturales trasladando la fecha de finalización de la etapa se desplaza del 04 al 20 de abril del 2019. Por lo que se traslada la fecha de finalización del programa y el contrato 014-2016, del 25 de marzo al 19 de abril del 2019. (Imagen 3053-3057 del expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución Contractual, archivo llave); 21. Mediante oficio SPSF-330-2019 del 29 de julio del 2019, del Programa de Solución de Planta Física, dirigido a la Coordinación de Consorcio BP en relación al informe de avance de junio se indica entre cosas que se está anuente a revisar propuestas de revisión de duración, de los tiempos programados en la línea base 4, siempre y cuando dichas propuestas de redistribución, no modifiquen las fechas máximas de fin programadas en la línea de base 4 ni tampoco incluya fechas reales de ejecución de éstas a menos que las mismas hayan sido modificadas por una prórroga ya tramitada y aprobada. Lo mismo fue reiterado en el análisis del informe de avance del mes de julio y agosto del 2019, según oficio SPSF-350-2019 del 13 de agosto del 2019 y oficio SPSF-384-2019 del 12 de setiembre del 2019. (Folios 3195-3197, 3200-3201, 3223-3224 del expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución Contractual, archivo llave); 22. Mediante oficio SPSF-260-2019, del 6 de junio del 2019, el Programa de Solución Física se refirió a la solicitud de prórroga del plazo de la etapa III, por solicitudes de instituciones, indicando que se rechaza la solicitud de ampliación de plazo contractual para la ejecución de la Etapa III, de la Licitación Pública No.2014LN-0000037DCAD, por 76 días naturales contabilizados a partir del 21 de abril del 2019, por cuanto, el consorcio no logra probar y justificar que la misma no le es imputable directamente al consorcio, que incide en el atraso en el plazo de las actividades de trámites ante el Ministerio de Salud y la actividad Resolución Setena y que a la vez incide en la entrega de la Etapa III. (Folios 3133 del expediente tomo VII, Ejecución Contractual, archivo llave); 23. Mediante oficio PSPF-343-2019 del 1 de agosto del 2019, se señala las fechas a considerar en el cronograma respecto a los permisos municipales valorando en cuanto a la Dirección técnica del Edificio Metropolitano 1 fecha real de fin 8 de julio del 2019 y para el Edificio Metropolitano 2 fecha real de fin el 2 de julio del 2019. Y mediante nota PSPF-372 del 2019 y PSPF-394-2019 del 18 de setiembre del 2019 del Programa de Solución Física, se indicó que la Municipalidad de San José requirió correcciones para efectos de los permisos y en relación al trámite de aprobación de treinta días por parte de la Municipalidad de San José se informó al consorcio mediante oficio PSSF-381-2019 del 12 de setiembre del 2019. Mediante oficio PSPF-400-2019 del 25 de setiembre del 2019, se comunica al Consorcio la presentación de correcciones al Municipio de San José y mediante oficio PSPF-402-2019 del 27 de diciembre del 2019, se comunica al Consorcio que en cuanto se tenga la aprobación de planos se comunicara al Consorcio. Mediante oficio PSPF-411-2019 del 10 de octubre del 2019, se informa de la aprobación al Consorcio de los permisos para el Edificio Metropolitano I y de las correcciones pendientes. Por último, mediante oficio PSPF-443-2019 del 30 de octubre del 2019, se informa sobre la aprobación de permisos respecto al Edificio II Metropolitano. (Folios 3198, 3215-3216, 3220-3221, 3233-3234, 3238-3239, 3242-3243, 3247-3248, 3272 del Expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución Contractual, archivo llave); 24. El 5 de agosto del 2019, el consorcio actor presentó recurso jerárquico y acción de nulidad por haber rechazado la cadena recursiva en la etapa de ejecución contractual. (Imágenes 393-401 del expediente judicial, Medida Cautelar); 25. Mediante oficio SPSF-410-2019 del 8 de octubre del 2019, el Programa de Solución de la Planta Física, dirigido a la Coordinación del Consorcio en relación a informe de avance del mes de setiembre del 2019, se señala que el Banco no comparte lo indicado por el Consorcio en este punto, sobre la atención de las consultas de los términos de referencia ya que ese es un entregable que aún no ha sido completado en su totalidad por el Consorcio y como tal no cuenta con el recibo a conformidad por parte del Banco y se realizan observaciones al Cronograma. En relación al informe del mes de octubre se hacen referencia a observaciones del cronograma, referencia la finalización de la fase dos, y la finalización de la etapa III, por considerarse que se encuentran pendientes actividades relacionadas con el Metropolitano II. Lo mismo se reitera en el análisis del informe del mes de noviembre del 2019, y se indica adicionalmente corregir los términos de finalización indicadas en el cronograma. (Folios 3246-3247, 3288-3291, 3326-3328 administrativo, Tomo VII, Ejecución Contractual, archivo llave); 26. Mediante oficio PSI-421-2019 del 17 de octubre del 2019, del Programa de Solución Física se indica al Consorcio que la impresión de láminas no impacta la actividad 1354 para efectos del cronograma. En relación a esto en oficio PSPF-429-2019 del 23 de octubre del 2019 se indica que se puede proceder con la impresión de planos. (Folios 3255-3256, 3261 del Expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución contractual, llave); 27. Mediante oficio PSPF-434-2019 del 24 de octubre del 2019, del Programa de Solución Física se le indica a la Coordinación del Consorcio que se ajuste a la tabla de pagos los términos de referencia para poder dar el recibo conforme de la tarea. Igualmente, mediante el oficio PSPF-446-2019 del 4 de noviembre del 2019, se señala nuevos ajustes requeridos respecto a la tabla de pagos y especificaciones técnicas para dar el recibo conforme por parte del Banco. (Folios 3262-3263. 3277-3280 del Expediente administrativo, Tomo VII, Ejecución contractual, archivo llave); 28. Mediante oficio DCADM-UC-1110-2019 del 06 de noviembre del 2019, se emite criterio por parte de la División de Contratación Administrativa, Unidad de Contratos en relación a consultas planteadas por la Unidad Fiscalizadora del contrato 014-2016, para efectos de imposición y aplicación de multas, en el mismo se señala que lo relacionado con el apartado 7.1.2 de la Contratación de Bienes y Servicios resulta aplicable a las contrataciones que se formalizan con órdenes de compra y no las que se formalizan por contrato como es el caso concreto, y se indica que corresponde a la Unidad fiscalizadora determinar si existe o no multa por aplicar, así como hacer el cálculo para aplicar la misma, y que la aplicación de las mismas deberán hacerse en la facturación inmediata que presente el contratista y se señala que no es necesario que se haga comunicación previa al contratista ni se debe realizar desglose alguno, pero se indica que si el contratista no está de acuerdo tiene derecho al reclamo administrativo, que es donde se materializa el debido proceso. (Folios 11310-11311 del expediente administrativo, Tomo 22 del expediente principal de contratación); 29. El consorcio actor presentó mediante escrito del 19 de diciembre del 2019, un reclamo administrativo en el que se solicita sea reconocidos y pagados los servicios de gerencia de proyectos brindados por el equipo coordinador de la etapa II concluida y la etapa III en proceso y de las futuras etapas. (Imágenes 350-368 del expediente judicial de Medida Cautelar); 30. Mediante resolución DCADM-374-2019, se dictó acto final del procedimiento administrativo, por parte de la División de Contratación Administrativa mediante el cual se atiende el recurso de revocatoria con apelación en subsidio con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-260-2019 y oficios de fundamento PSPF-217-2019 y DCADM-320-2019, relacionados con el contrato 014-2016 derivado de la licitación pública No. 2014LN-000037-DCADM, en el cual se dispuso rechazar ad portas el recurso de revocatoria con apelación en subsidio, con nulidad concomitante y que el Programa Solución Planta Física mantenga lo resuelto en oficio PSPF-260-2019, sobre el rechazo de la solicitud de aprobación de la ampliación del plazo contractual para la ejecución de la etapa III del contrato 014-2016 y el rechazo de ajustar la línea base vigente. (Imágenes 406-411 del expediente judicial de Medida Cautelar); 31. Mediante oficio PSPF-485-2019 del 27 de noviembre del 2019, del Programa de Solución de la Planta Física se señala que respecto a la factura 00100001010000000153 por un monto de $1.825.523,74, se informa que considerando los montos de presupuestos finales y aprobados en la Etapa III, se aplicó lo establecido en el artículo 4.5 del cartel de la Cláusula Penal y multas para la etapa III. De la siguiente forma: 80 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega, para los trabajos relacionados con el edificio Metropolitano 1 y 88 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega de trabajos del Edificio Metropolitano 2, con un valor de multa diaria de $3.810 para el Edificio Metropolitano I y $3.226 para el edificio Metropolitano II. Por lo que el monto total de la multa a aplicar en este pago es de $588.682,75. (Imagen 610 del expediente judicial. Medida Cautelar, Folio 3316 del expediente administrativo, del Tomo VII de la Ejecución Contractual, archivo llave); 32. Mediante oficio BP-191129-Oficio 1162 del 29 de noviembre del 2019, se plantea disconformidad por el rebajo del monto facturado por concepto de multa según lo señalado en el oficio PSPF-485-2019, exponiendo una violación al debido proceso, negación del expediente administrativo, la inexistencia de motivación de cómo se calcula el monto de la multa y los días contabilizados y no se valoraron las razones de eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. (Imágenes 611-615 del expediente judicial, Medida Cautelar); 33. Mediante oficio PSPF-517-2019 del 20 de diciembre del 2019, del Programa de Solución de Planta Física se dirige a Vera Fernández Morales, Coordinadora y Directora de Diseño de Consorcio BP, en el que se indica en relación al acceso del expediente administrativo que "Con respecto a la negatoria de acceso al expediente administrativo que indica el Consorcio, el Banco no considera correcta esa afirmación del contratista, ya que tal y como él mismo lo indica en el detalle de Antecedentes de la nota BP-191128-Oficio 1161, se dice que se revisaron los 22 tomos del Expediente Administrativo de la Licitación Pública 2014LN-000037-DCADM por parte del Consorcio, por lo que es claro que el Consorcio, como todo proveedor, tiene libre acceso al expediente administrativo de la contratación. Por ello y ante la solicitud del Consorcio de una copia completa de dicho expediente, hecha con el oficio BP-191204-OFICIO No. 1166, esta oficina procedió a solicitar a la División de Contratación Administrativa, la copia completa solicitada, según lo comunicado al Consorcio, con la nota PSPF-513-2019". Se indica en relación a la inconformidad del cobro de multas que, el cálculo de la multa se tomó como base el cronograma de la línea base 4 según PSPF-182-2019, el cual contiene todos los plazos adicionales o prórrogas aprobadas por el Banco y según el cual el Consorcio ha venido presentando el Banco, los informes mensuales del contrato desde el mes de abril del 2019 y hasta la fecha. Por lo que la determinación de días de multa, por el atraso en la entrega de los servicios de la Etapa III, resulta a partir de la aplicación en ese cronograma: La duración real de las actividades de permisos, como no responsabilidad del Consorcio. La duración real de las actividades relacionadas con la inscripción de la Dirección Técnica, como una actividad del Banco y no responsabilidad del Consorcio. La Dirección real de la impresión de planos para el Edificio Metropolitano 1, solicitada por el Consorcio para esta actividad. Las fechas reales en que se finalizan las actividades del cronograma, de acuerdo a lo indicado en los oficios PSPF-444-2019 y PSPF-454-2019. Considerando lo anterior, que la fecha de fin en el Consorcio debió haber finalizado los servicios de la Etapa III, es la fecha de 18 de agosto del 2019. La diferencia entre esa fecha y las fechas reales de finalización de servicios da como resultado un total de 80 días para el Edificio Metropolitano 1, y 88 días para el caso del Edificio Metropolitano. Sobre los eximentes de responsabilidad se señala que el Banco sí realizó una revisión de las actividades y motivos de atraso de las mismas, por lo que se considera que el Banco ha analizado los eximentes de responsabilidad del contratista de acuerdo a lo indicado en el cartel, y en los términos contractuales pactados. Por otra parte, se señala al Consorcio que no se aportaban ni los elementos técnicos ni la fundamentación que permitieran al Banco poder analizar y valorar lo presentado como un reclamo administrativo por la aplicación de las multas realizadas por el Banco en el cobro número 36 de la Etapa III, por lo que se le solicitó que en un plazo no mayor a 3 días hábiles a partir del recibo de dicho oficio presentara toda la información y documentos de descargo. (Imágenes 616-620 del expediente judicial. Medida Cautelar, Folios 3340-3342 del expediente administrativo, Tomo VII Ejecución Contractual, archivo llave); 34. Mediante oficio PSPF-523-2019 del 27 de diciembre del 2019, se indica respecto a la disconformidad de cobro de multas, sobre el cobro de la multa que la multa con la propuesta de 40 días como tiempo de revisión del Banco fue enviada con observaciones por parte de la Licda. Mercedes Flores Badilla del Banco a la Arquitecta Vera Fernández del Consorcio y el Banco no recibió ninguna respuesta por lo que el documento no pudo ser formalizado. Se señala que la contabilización de la multa se hizo tomando en cuenta el punto 2.9.3 de la Etapa III del Cartel, respecto al inicio y fin de los trabajos de diseño y términos de referencia a cada uno de los Proyectos del Programa. Y adicionalmente se señala que no se han recibido los elementos técnicos necesarios de parte del Consorcio que demuestre que los días de multa aplicados no corresponden y que permitan reconsiderar o modificar lo actuado por el Banco. Dicha gestión contó con el criterio legal de la Dirección de Contratación Administrativa del Banco Popular. (Imágenes 621-629 del expediente judicial. Medida Cautelar); 35. La Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, resolvió mediante voto 2428-2020 del 7 de febrero del 2020, recurso de amparo presentado por la empresa ARQUIGRAF S.A. contra el Banco Popular y de Desarrollo Comunal en el que se discute a modo de resumen lo siguiente: El ente recurrido promovió el concurso público N° 2014LN000037-DCADM denominado: “Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el programa de Solución de Planta Física del Conglomerado Financiero del Banco Popular”, el cual fue adjudicado al Consorcio Proyecto BP, del cual la empresa amparada es la empresa líder. Indica que, durante la ejecución de la tercera etapa, se dieron una serie de reclamos de parte del Consorcio Proyecto BP por diversos temas, algunos aceptados y en otros rechazados, pero el banco recurrido nunca abrió un procedimiento para sancionar a su representada o imponerle una multa. Acota que el 22 de octubre de 2019, ante una solicitud del Consorcio Proyecto BP para revisar y obtener copia del expediente administrativo de la contratación, se recibieron dos correos electrónicos de la entidad bancaria recurrida en los cuales se le señalaron una serie de requisitos para la obtención de dicha copia; lo anterior, dada la magnitud del expediente y entre ellos se les solicitó la presentación del comprobante de pago por ciento trece mil trescientos noventa colones, con el cual se cumplió. Indica que el 22 de noviembre de 2019, una notaria pública se presentó en la División de Contratación Administrativa del banco recurrido, a solicitud del representante del consorcio, y solicitó acceso a algunas piezas del expediente; sin embargo, se le indicó que dicha carpeta “temporal” contenía documentos en trámite y por tanto no podía exhibirla. Señala que el 27 de noviembre de 2019, por oficio N° PSPF-485-2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio lo siguiente: “(…) considerando los montos del presupuesto finales aprobados en esta Etapa III, se aplicó lo establecido en el punto 4.5 del Cartel de “Cláusula Penal y multas” para la Etapa III. De la siguiente forma, 80 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega, para los trabajos relacionados con el Edificio Metropolitano I y 88 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega para los trabajos del Edificio Metropolitano II, con un valor de multa diaria de US$3.810 para el edificio Metropolitano I y US$3.226 para el edificio Metropolitano II Por lo anterior, el monto total de multa aplicado, en este pago es de US$588.682,75”. Reclama que la deducción de dicha multa fue automática, no medió acto de apertura del procedimiento administrativo respectivo, no hubo traslado de cargos respectivo, no se les dio oportunidad de ser escuchados ni de ofrecer prueba de descargo, así como tampoco de ejercer el derecho de defensa formal o material. Solicita que se declare con lugar el recurso, con las consecuencias de ley. Y la violación del derecho de debido proceso puesto que la normativa utilizada para resolver el asunto no puede ser revisada debido a su confidencialidad. Sobre esos aspectos la Sala Constitucional analizó lo siguiente: "III.- Sobre la aplicación de la cláusula penal sin debido proceso. En Sentencia Nº 2017-008919 de las 14:00 horas del 16 de junio de 2017, la mayoría de esta Sala resolvió un recurso de amparo donde la empresa amparada cuestionaba la aplicación de una sanción pecuniaria sin que la Administración llevara a cabo un debido proceso previo. En esa oportunidad, se dijo que: “(…) En el sub lite, el recurrente acusa violación al derecho al debido proceso por parte de la Contraloría General de la República por cuanto se le impuso una sanción sin abrir procedimiento administrativo previo, sin audiencia ni oportunidad de defensa, y sin ni siquiera la posibilidad de impugnarlo. No obstante, tal y como se indicó en la resolución No. 2015-006057, es criterio de esta Sala, que la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido (…) Así las cosas, la cláusula penal debe de operar necesariamente, por regla de principio, en forma automática y por el monto total fijado, una vez ocurrido el atraso en el cumplimiento de la prestación, de lo contrario, se le desnaturaliza. Adicionalmente, se observa que la Administración está facultada por el Reglamento General de Contratación Administrativa para contemplar la existencia de cláusulas penales por ejecución tardía o prematura o multas por defectos en la ejecución (artículo 50). En igual sentido, mediante voto 2005-17517 del 20 de diciembre del 2015, este Tribunal indicó: “…La pertinencia o razonabilidad de dichas multas -como se dijo- escapan del objeto de este recurso, pero lo cierto es que, habiendo cláusulas contractuales que establecen los parámetros y mecanismos de evaluación, así como las consecuencias por el incumplimiento, la Administración se encuentra perfectamente habilitada para sancionar contractualmente a su contraparte mediante un procedimiento simple (de mera constatación). El respeto del derecho fundamental al debido proceso se da en tales casos mediante la emisión de resoluciones debidamente motivadas, además de permitirle al afectado ejercer los recursos que corresponda contra la decisión que lo sancione. En estos casos, no se puede exigir a la Administración que en cada caso, lleve a cabo un procedimiento ordinario antes de la imposición de cada multa contractual por la omisión o inadecuado cumplimiento de lo pactado…”. Así las cosas, es criterio de este Tribunal que, en el fondo, lo que pretende el recurrente es que la Sala revise la legalidad de la aplicación de las cláusulas contractuales que disponen sanciones por incumplimientos y retrasos en la ejecución contractual, del proceso licitatorio promovido por la Contraloría General de la República y la empresa amparada, lo cual evidentemente constituye, un asunto que trasciende la esfera de competencia de esta jurisdicción (…)”. En la especie, ciertamente por oficio N° PSPF-485-2019 del 27 de noviembre de 2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio amparado la aplicación de una cláusula penal. En su descargo, la autoridad recurrida acepta que no ha seguido ningún procedimiento sumario previo a la aplicación de tal medida. Lo único que aclara es que, por normativa interna, después de la aplicación, se le da al recurrente la oportunidad de presentar un reclamo y será ahí donde se valoren las razones eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. Sin embargo, tomando en consideración el criterio jurisprudencial más reciente, la Sala estima que no se conculcan los derechos de defensa y debido proceso en perjuicio de la empresa tutelada. En efecto, la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido. De manera que en lo concerniente a este extremo, lo que corresponde es declarar sin lugar el recurso. IV.- En relación con el acceso al expediente. Finalmente, otra de las disconformidades del recurrente expuestas en este amparo, es que no se puso a su disposición el expediente administrativo respectivo con las pruebas documentales solicitadas, y no se les permitió el acceso ni obtener fotocopias, a pesar de así haberlo solicitado. En ese sentido, del elenco de hechos probados, se puede apreciar que, efectivamente, la parte recurrente solicitó fotocopias en disco compacto de los folios 001-11239 del expediente administrativo de la Licitación Pública N° 2014LN000037-DCADM. No obstante, es falso que el ente accionado haya impedido u obstaculizado el acceso al expediente en cuestión. Por oficio N° PSPF-513-2019 del 18 de diciembre de 2019, se le indicó a la parte promovente que tenía libre acceso al expediente administrativo que controla y se custodia en las oficinas de la División de Contratación Administrativa; además, se les informó que podía brindarse copia completa de dicha documentación. Asimismo, mediante oficio N° PSPF-519-2019 del 20 de diciembre de 2019, la autoridad recurrida le comunicó al consorcio amparado que el expediente estaba conformado por veintitrés tomos y se le informó cuál era el costo de la copia certificada; además, se le indicó cómo proceder con el pago y que una vez aportado el comprobante de depósito, en el plazo de tres días hábiles se le suministrarían dichas copias. Por último, se informa bajo juramento que el retiro de dichas copias se realizó el 8 de enero de 2020. Así las cosas, no encuentra la Sala suficientes indicios como para afirmar que el Banco Popular y Desarrollo Comunal haya infringido el derecho de acceso al expediente en perjuicio de la empresa tutelada, motivo por el cual corresponde desestimar también este alegato.". "Disponiendo: Se declara sin lugar el recurso. El Magistrado Salazar Alvarado salva el voto, solamente en lo relativo a la aplicación automática de la cláusula penal, y declara con lugar el recurso en cuanto a ese aspecto, con sus consecuencias".- (Consulta en el sistema NEXUS PJ); 36. En la audiencia de juicio oral declaró la Arq. Vera Fernández Morales, cédula de identidad número 1-0669-0317, en su condición de Coordinadora y Directora de diseño y/o Supervisión del Proyecto por el Consorcio. Declaró que empezó en el 2016, cuando fue adjudicado al consorcio, el proyecto consiste en solución de planta física, es un programa que se compone de varias etapas. Está compuesta de cinco etapas, la primera de estudios preliminares y plan de ejecución de esa etapa, levantamiento del personal, hacer los planos, levantar todos los activos, llámese mobiliario, guía de estandarización, definir la necesidad de cada personal para estandarizar cada edificio, estudios, comunicación, plan de traslados. Análisis para ubicar la relación de independencias, todo eso es aprobado por el banco, etapa análisis de vulnerabilidad, planos de anteproyecto, arquitectónico, electrónico y mecánico, perspectivas digitales, III etapa permisos y planos, etapa IV, y etapa V, desmantelamiento, y remodelación total del edificio. Los plazos de las distintas etapas estaban definidos en el cartel. Formas de pago es por un reintegro de costo, para la primera etapa y para los ítems transversales y etapa II y etapa II y III etapa por definición de arancel del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Indica que el programa de trabajo se aprueba conjuntamente pero la herramienta la manejaba el consorcio. El cronograma se acordó desarrollarlo en cada etapa. Explica que se le aplicó una multa por atraso 80 días por el Edificio metropolitano 1 y 82 días por metropolitano 2. Se realizaron solicitudes de ampliación de plazo, esas solicitudes respondían a la metodología para trabajar la etapa 3, avance del 25% el banco revisa, al 50%, al 75% y al 100% se entregaba, al 75% se decidió congelar el diseño, en esta parte el banco estuvo pidiendo cosas, y por esas cosas que pidió el banco, otras especificaciones, se solicitó aumento de plazo por el aumento del proyecto. Explica que hubo traslado adelantado, se trasladó gente antes de lo previsto, todas esas actividades que teníamos programadas, iba generando una distorsión de las actividades programadas. Se iba a desactivar esas actividades como las relacionadas con el traslado para esperar que el banco definiera, pero no lo definió. Se terminó toda la etapa tres para los dos edificios, es después de la etapa IV, que se decide no hacer metropolitano II, la contratación involucraba la participación para sacar la licitación de la construcción del edificio metropolitano, a eso se refiere los términos de referencia, la multa simplemente se notificó que del cierre de la etapa tres se rebaja el concepto de la multa, y se solicitó que se explicara a que obedecía esa multa. Las mesas de diálogo fue una figura que el consorcio le propuso al banco, para aclarar dudas, participaba el personal del banco que maneja el proyecto, contratación administrativa, y dirección jurídica. Ella participó en todas las mesas de diálogo, la primera reunión se trató sobre el cierre de la etapa II. En la etapa III, se conversó sobre la metodología de trabajo, las últimas mesas diálogo se relaciona con el cierre de la etapa tres. En las mesas se conversó sobre la ampliación del plazo, el equipo asesor, revisaba el trabajo del consorcio, al final el banco le pasa notas del equipo decisor, pero no eran observaciones de incidencia, pero si hicieron cosas que eran extemporáneos, a esa altura el banco se pone a cuestionar el acabado de pisos, eso fue todo un tema, se solicitó por ejemplo un estudio de mantenimiento de alfombras, todo lo que implicaba tiempo, se hizo una análisis de cuanto se había invertido en esas solicitudes y esas discusiones, se acordó que eran alrededor de 40 días, en la siguiente mesa de diálogo se acepta que si eran 40 días, como no imputables al consorcio. Se levantaba una minuta que no fue firmaba. Esos 40 días no se conoce donde impactó el cronograma, se hizo a febrero del 2019, lo que no se sabía era que impacto tuvo en otras actividades. No conoce a que se aplicó el tema de los 80 y 82 días. La reunión del 25 de marzo del 2019 se acordó eso, esa acta o minuta no se firmó. No se recibió después de la reunión un programa detallado de trabajo. Esa minuta iba remitida para que el banco la aprobara. Se envió un primer documento, se corrigió y se volvió a enviar y ahí se quedó. Si fueron grabadas las reuniones. Al 100% de la entrega se hicieron observaciones, que respondían a revisión de las 1000 láminas, eso se distribuía al banco a sus asesores, y por cada lámina se hacían observaciones. Esos 40 días incluía observaciones propias a las láminas del proyecto, a las observaciones nuevas ya entregados a planos y a negociación de solicitudes nuevas. (Audio SIGAO); 37. En el juicio declaró Sara Gómez Chaves, cédula de identidad número 8-0074-0758, en su condición de Coordinadora de Programación y Control, señala que es ingeniera civil, con un postgrado en la administración de la ingeniera civil. Expone que el Banco Popular sacó una licitación de servicios de ingeniería y arquitectura, esos servicios de consultoría iban abarcar diferentes servicios variados, en la etapa previa, viabilidad ambiental, diversos estudios, estudios de materiales de concreto, edificio metropolitano 1, y componente de comunicación y traslado del personal, II etapa, desarrollar los planos de anteproyecto, y etapa III, cronograma, presupuestos, planos, IV, ejecución del diseño y etapa V inspección de la ejecución. En la fase III, de planos y especificaciones, uno de los últimos cobros, se presentó el cobro y en la respuesta a ese cobro nos comunican que se aplica una multa de alrededor de 588 mil dólares, se recibió con mucha sorpresa, porque no se esperaba eso, 80 días por metropolitano 1 y 82 días por metropolitano II. Se solicitaron solicitudes de ampliación de plazo, el proyecto era mucho más grande en cuanto a tamaño y costo, hubo solicitud por permisos ante instituciones, Salud, solicitó trámites adicionales que no tenían previstos, hubo solicitudes de ampliación de plazos por diferentes motivos. En el oficio inicial no conocíamos las razones por las cuales se estaban afectando con las multas, las solicitudes adicionales del banco y de las instituciones si impactaban el cronograma, los insumos para completar los términos de referencia incidía en el cronograma. Las mesas de diálogo se propusieron por el consorcio para resolver diferencias de criterios que existían entre las partes, queríamos presentar al banco, y que se conocieran y se pusieron de acuerdo con lo que se proponían, se propusieron en el 2017, y se siguieron realizando a lo largo de la ejecución contractual. En las mesas de diálogo, estaba el banco, que participaba con el área legal y de contratación administrativa, unidad de proyecto, y de parte del programa. Se conversó de reconocer 40 días de ampliación de plazo, nos poníamos de acuerdo quienes iban a asumir el cierre de la etapa III, las observaciones del banco no eran puntuales, por eso se requirió muchas mesas de diálogo, esos 40 días, llevamos un diagrama contabilizando lo que estaba consumiendo el banco en las revisiones del banco. Esos 40 días se reconocieron a favor del consorcio, porque lo había consumado el banco en las revisiones, y eso se iba a reconocer para que no hubiera multa por esos 40 días. Se hicieron minutas de esos acuerdos, y se presentó al banco. El edificio se recibieron el 8 de noviembre del 2019, una vez que se había hecho ese cobro, nos indican que respondiendo al cobro, no había nada respaldado, que justificara esos plazos para determinar la multa. En la multa no se consideraron los 40 días y si se habían considerado otras acciones que iniciaron en ese cronograma. Las mesas fue el 19 de marzo del 2019, y después se realizó otra reunión el 25 de marzo del 2019, en que se confirmó la reunión se había hecho la revisión y se habían coincidido las fechas. Conocía del cronograma de ejecución del contrato, se definieron líneas base, en la primera etapa se invirtieron muchas reuniones en la elaboración del cronograma por eso conoce el cronograma, se levantó de forma consensuado, el consorcio lo planteaba y el banco hacia observaciones. Al 12 de febrero del 2018, debían ser recibidos a conformidad los planos, pero no se recibieron a conformidad, se hacían observaciones, pero no eran puntuales, por eso convocó a una mesa de dialogo, porque se habían revisado planos, y todavía se estaban recibiendo recomendaciones en actividades que no estaban programadas, incluso parte de ese período es que el banco solicito información adicional de acabados, por ejemplo en acabado de piso lo decidio hasta finales de febrero. Esos son los 40 días. El que el banco no tomara decisión claro que retrasaba, porque había que definir para ejecutar esa decisión, había acciones en paralelo, pero esas decisiones del banco las retrasaba. El cronograma que se utilizó en el análisis de la multa, no se conoció, porque no se sabía cómo se comparó la base del cronograma y que se estableció. Los plazos de las etapas vienen dados en el cartel, esos los analizados y el consorcio elaboraba un borrador del cronograma y se sometía al banco y se hacían observaciones y se trataba de llegar a acuerdos, para la línea base que se iba a utilizar. Del cronograma consensuado, se visualizaba los días de atraso, al inicio de la ejecución se iban ajustando a prórrogas de la ejecución se trataba de actualizar el cronograma. En cuanto al cronograma que se había utilizado al banco, el cronograma debía actualizarse a lo que en la realidad existía, eso no lo aportó el banco, nunca lo conoció. Los 40 días surgen en una explicación al banco que estaba consumiendo dedicados a las revisiones del banco, se contabilizaron del 19 de enero a 27 febrero del 2019. La reunión del 25 se levantó la minuta y se envió al banco con borrador, se envió con oficio y no se firmó por parte del banco, no sabe las razones. La primera gestión fue aclaratoria de los tiempos y después continuaron notas de disconformidad, lo que se contestó es que se aplicó la multa y que nosotros reclamamos, no se especificó los plazos achacables a la multa. Elaboración de términos de referencia, planos, trámites y permisos, esto incidió en la ruta crítica. (Audio, SIGAO); 38. En el juicio declaró Mercedes Flores Badilla. Asesora de la Gerencia General. Declaró que es asesora de la Gerencia, en ese rol tienen diferentes funciones de coordinación con diferentes instancias que reportan a la Gerencia, es una función amplia de planificación y ejecución. Acompañar la ejecución del programa desde la gerencia. Saber cómo va cada una de las etapas de la ejecución del contrato, hay un acompañamiento de la gerencia a todo lo que se suscite. Conoce de la multa impuesta, a final de la etapa tres se impuso al consorcio una multa por un atraso en días, participó en algunas conversaciones de esas mesas de diálogo, se concedió al contratista, al consorcio, que esos 40 días de revisiones del banco no fueron parte del conteo aplicables en caso de que hubiera que aplicar multas al final de la etapa. Hubo un oficio en donde hacían observación a la propuesta de acuerdo. No hubo otra reunión para llegar a la formalización del acuerdo, quedó solo como un borrador de la minuta. Donde correspondía aplicar esos 40 días era donde había diferencias. No recuerda si hubo prórrogas. Se consideraron esos 40 días porque la minuta no se terminó de formalizar y porque esos espacios negociación no sustituyeron a la fiscalizadora, esa competencia era de la fiscalizadora. Canal formal de la ejecución era la parte fiscalizadora del contrato. Sin embargo, se abrió un espacio desde la gerencia que eran esas mesas de diálogo, para ponerse de acuerdo. La fiscalizadora del contrato participaba en esas mesas de diálogo. Nunca se llegó a un acuerdo respecto a ese documento. La ejecución de la multa correspondía a la fiscalizadora. Las mesas de diálogo era un espacio de buena fe, buscando soluciones a las diferencias que había. Tenía como fin facilitar la comunicación entre la fiscalización del contrato y el consorcio. (Audio, SIGAO); 39. En el juicio declaró Anabelle Mayorga Núñez, cédula de identidad número 2-348-820. Señala que es Ingeniera civil. Laboró del 2014 al 2020, como directora de solución de planta física. Conoce el programa de solución de planta física, participó en el proceso de evaluación de ofertas y ejecución del proyecto hasta que estuvo el banco. Es un contrato de servicios de arquitectura e ingeniería, en resumen, eran dos proyectos de la remodelación y reforzamiento de la planta física, y nuevo edificio, esos servicios estaba dividido por etapas, anteproyectos, planos especificados, por área, presupuesto detallado y programación y permisos, términos de referencia para poder licitar la construcción de dichos edificios. En la etapa III, se presentó algunas diferencias, puntos de vistas, antes de la etapa III, se venía manifestando algunas incidencias, pero en la etapa III, las incidencias empezaron cuando se estaba haciendo los planos del proyecto, el banco se establecía un plazo máximo para la ejecución de la etapa con base en ese plazo se conformó un cronograma, fase I, planos, presupuesto, y fase II, trámites de permisos y términos de referencia para la contratación de la etapa constructiva. En la fase II en la etapa III, se habían dado atrasos, pero en la fase I cuando se llegó a la entrega planos. Se entregaban los planos de todas las disciplinas, se sentaban con todo el equipo asesor y se mandaban al consultor, y luego los especialistas se discutían esas observaciones a los planos. Para cada una de las entregas se hacían esas reuniones, de una revisión conjuntas. Y también se mandaban los archivos con las correcciones físicas, en cada avance se advertía de algunas observaciones pendientes. Al 100% no se pudo dar el recibido conforme porque no estaban corregidos de acuerdo a lo señalado en cada avance. Había un listado de cada una de las láminas. El 100% era para el 26 de noviembre del 2018, después de ahí, se venía la revisión para verificar ese 100%, entonces el banco da respuesta después de hecha esa revisión el 12 de diciembre del 2018, ahí se indica el no recibo a conformidad. A los planos recibimos al 21 de enero, se tuvo una entrega parcial, en esa entrega venía sin arquitectura y sin presupuesto, después se venía entregando parcial, y hubo que hacer revisiones paralelas. Algunas acciones de la etapa de permisos hubo atrasos en el inicio porque después hubo situaciones en el trámite de permisos porque hubo incidencias en el trámites de permisos, el banco si reconoce como no imputable al constructor. El banco definió el plazo máximo de cada etapa, lo que decía el cartel eran 244 días para el calendario, de los cuales había 91 días para revisión del banco, con base a eso se hacía un desglose de actividades en el cronograma, se entregaba al banco, para decidir si había acuerdo. Desglose de actividades correspondiera a lo que había que hacer, y que tuviera una secuencia lógica y que no se superará el plazo máximo del banco. Después se presentaban informes mensuales, en donde venía una columna de duración real, ahí era donde se podía ver como se movía el cronograma acordado y lo ejecutado realmente, de ahí que se advertía que se podrían dar atrasos. En esos informes estaban detallados de cómo se iba realizando la ejecución real, el banco hacía observaciones a esos informes, cuando se preveían los atrasos, pero hasta que se tuviera ejecutado, era que se podía ver la fecha real del atraso. La revisión del banco su duración era variable, porque había traslapes de los entregados, por el banco a la hora de revisar habían traslapes en las revisiones que se daba. Ese procedimiento se aplicó para ampliar el plazo de revisión, 47 días de calendario. Comunicar al consultor, y adecuar al cronograma para los tiempos de revisión. Se formalizó ese tiempo de revisión de 342 y pasó a ser 389. Las revisiones se dieron antes del no recibo por no conformidad. Las revisiones posteriores del banco se dieron ya con lo que no se había cumplido en las observaciones en el 100% de la entrega. Las revisiones eran paralelas, no precisa la totalidad de tiempos de revisión del banco esas eran las extras. Empezaron a volver hacer entregas a partir del 21 de enero del 2019. A esa fecha había hecho unas primeras revisiones, se habían entregado unas partes, en esa primera revisión extra, el banco verificó que había tardado 36 días de revisión y 4 días de reuniones, de esas revisiones extras el banco tenía 40 días, pero también hubo otras revisiones. La etapa 3 se tenía que terminar el 20 de abril. En el atraso se consideraron la fecha real de los permisos, esa fecha del desfase al 12 de agosto del 2019, ese plazo se toma como referencia para efectos de determinar el atraso. Lo que se contabilizó para los días de multas, el plazo pasó del 20 de abril al 12 de agosto. La diferencia entre el 12 de agosto y la fecha de termino real en la etapa tres se dio el 31 de octubre al metro 1 de ahí los días de multas, que del 12 de agosto y el 8 de noviembre de ahí las diferencias de 88 días. No hubo una solicitud de que esos 40 días de donde había que incorporar ese cronograma y que era imputables, porque eran 40 días que ellos seguían trabajando. En la mesa de diálogo se preguntó si en esas fechas había revisado, pero el punto si no se justificó como incidía en el atraso. Había que incorporar en el cronograma y justificarlo como afectaba ese cronograma y eso no lo tuvieron. Para la contabilización de la multa no tenía como incorporarlo, y porque no era imputable al consorcio. Las entregas parciales posterior al 100% eran muy difícil porque se traslapan las actividades. En ese análisis también había que ver las acciones que el consorcio estaba haciendo, de ahí la importancia de ver que eso no era imputable al consorcio. Hubo un oficio de disconformidad con el cobro 36, que era el único cobro de esa etapa. El procedimiento de ampliación del plazo, si aplicó para un caso que se otorgó 16 días. Eran 40 días de revisión del banco, pero no significa que no eran imputables al contratista, porque esas revisiones extras del banco por observaciones no cumplidas por el contratista, y porque no se demostró que no se pudiera realizar acciones paralelas que tenía que realizar el contratista. El programa de trabajo o el cronograma se podía actualizar con relación a los informes de avance, más de trescientos o cuatrocientos actividades. (Audio, SIGAO);
1. Que los 40 días discutidos en la mesa de diálogo del 25 de marzo del 2019, reconocidos como revisiones adicionales sean no atribuibles al Consorcio actor. (Los autos). 2. Que el Consorcio actor desconociera las razones sobre las cuales se contabilizó los 80 días de multa para el Edificio Metropolitano I y 82 días para el Edificio Metropolitano II. (Los autos). 3. Que los motivos del atraso en los plazos de entrega sean imputables al banco demandado. (Los autos).
En el presente proceso, se discute la nulidad de la multa impuesta al consorcio por parte del Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BPDC) en el marco de la contratación administrativa bajo la modalidad Licitación Pública número 2014LN-000037-DCADM "Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura para el Programa solución Planta Física del Conglomerado Financiero Banco Popular" alegando cuatro ejes de discusión: A) El Banco Popular y de Desarrollo Comunal actuó de forma ilegal y nula al no reconocer el derecho de su representada a poder recurrir actos administrativos emitidos por dicha entidad durante la fase de ejecución del contrato administrativo, violando el derecho de defensa de su representada. B. Que el BPDC reconoció a favor del Consorcio, una extensión de plazo por el término de 40 días, lo cual fue aceptado en el marco de las mesas diálogo, y luego se decidió dejar sin efecto de forma arbitraria, actuando ilegalmente y contradiciendo conductas administrativas desplegadas por parte de funcionarios públicos. C. El BPDC incurrió en nulidades a la hora de ejecutar la cláusula penal del contrato, puesto que el BPDC tiene una normativa vigente de uso obligatorio, llamada el "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular", el cual fue desconocido por el BPDC a la hora de aplicar la cláusula del contrato y se incumplió el procedimiento allí dispuesto. D. Los actos mediante los cuales se impuso la multa a su representada, son nulos puesto que carecen de los elementos esenciales de un acto administrativo. Por su parte señala el Banco demandado que su representado impuso conforme a derecho y en forma debidamente motivada una multa por la suma de US$588.682,75, según oficio PSPF-485- 2019 del 27 de noviembre del 2019. La imposición de dicha multa se da en forma automática de conformidad con los artículos 47 y 48 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa vigentes para el momento de los hechos, y de la cláusula penal establecida en el cartel, lo cual fue avalado por la Sala Constitucional al resolver el recurso de amparo interpuesto por la actora. De este modo está debidamente acreditado que no existen vicios de nulidad del acto PSPF-485-2019, mediante el cual se impuso la multa al Consorcio, se realizó de conformidad con lo establecido en el cartel del contrato 014-2016 (Punto 4.5 Cláusula Penal y Multas, Etapa III) y la normativa interna, según la respuesta dada ante consulta del órgano fiscalizador, por parte de la División de Contratación Administrativa del Banco, en la nota DCADM-UC-1110- 2019. Agrega que siempre se respetó el debido proceso y se atendieron las gestiones del Consorcio en sede administrativa conforme al marco legal aplicable a la materia de contratación administrativa. De tales argumentaciones que sustentan la demanda y las defensas esgrimidas, se procede a su análisis en los siguientes considerandos.
Durante la etapa de deliberación y de acuerdo a los argumentos señalados por las partes, el Tribunal apreció, de oficio, la concurrencia de la cosa juzgada constitucional de forma parcial, sobre lo cual otorgó la audiencia respectiva, en relación a lo discutido como vicios en el debido proceso en la imposición de la multa impuesta al Consorcio actor, mediante el acto PSPF-485-2019, en la cual se impuso una multa por atrasos de 80 y 82 días en el Edificio Metropolitano I y II en la etapa III del Contrato por el monto de US$588.682,75 (quinientos ochenta y ocho mil seiscientos ochenta y dos dólares con setenta y cinco centavos de dólar), y el acceso al expediente administrativo que se vincula a ese debido proceso, en relación con lo resuelto por la Sala Constitucional en el voto 2020-2448. Y es que de acuerdo a los argumentos expuestos por la parte en relación a las pretensiones a, b, b.c se señala por la parte, la nulidad de los actos PSPF-485-2019 y PSPF-517-2019 aludiendo entre los vicios de nulidad, lo que señala como un vicio en la forma, indicando la falta de un debido proceso para la imposición de la multa y por falta de acceso al expediente administrativo. La Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, resolvió mediante voto 2428-2020 del 7 de febrero del 2020, un recurso de amparo presentado por la empresa ARQUIGRAF S.A. contra el Banco Popular y de Desarrollo Comunal en el que se discute a modo de resumen lo siguiente: El ente recurrido promovió el concurso público N° 2014LN000037-DCADM el cual fue adjudicado al Consorcio Proyecto BP, del cual la empresa amparada es la empresa líder. Indica que, durante la ejecución de la tercera etapa, se dieron una serie de reclamos de parte del Consorcio Proyecto BP por diversos temas, algunos aceptados y en otros rechazados, pero el banco recurrido nunca abrió un procedimiento para sancionar a su representada o imponerle una multa. Acota que el 22 de octubre de 2019, ante una solicitud del Consorcio Proyecto BP para revisar y obtener copia del expediente administrativo de la contratación, se recibieron dos correos electrónicos de la entidad bancaria recurrida en los cuales se le señalaron una serie de requisitos para la obtención de dicha copia; lo anterior, dada la magnitud del expediente y entre ellos se les solicitó la presentación del comprobante de pago por ciento trece mil trescientos noventa colones, con el cual se cumplió. Indica que el 22 de noviembre de 2019, una notaria pública se presentó en la División de Contratación Administrativa del banco recurrido, a solicitud del representante del consorcio, y solicitó acceso a algunas piezas del expediente; sin embargo, se le indicó que dicha carpeta “temporal” contenía documentos en trámite y por tanto no podía exhibirla. Señala que el 27 de noviembre de 2019, por oficio N° PSPF-485-2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio lo siguiente: “(…) considerando los montos del presupuesto finales aprobados en esta Etapa III, se aplicó lo establecido en el punto 4.5 del Cartel de “Cláusula Penal y multas” para la Etapa III. De la siguiente forma, 80 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega, para los trabajos relacionados con el Edificio Metropolitano I y 88 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega para los trabajos del Edificio Metropolitano II, con un valor de multa diaria de US$3.810 para el edificio Metropolitano I y US$3.226 para el edificio Metropolitano II. Por lo anterior, el monto total de multa aplicado, en este pago es de US$588.682,75”. Reclama que la deducción de dicha multa fue automática, no medió acto de apertura del procedimiento administrativo respectivo, no hubo traslado de cargos respectivo, no se les dio oportunidad de ser escuchados ni de ofrecer prueba de descargo, así como tampoco de ejercer el derecho de defensa formal o material. Solicita que se declare con lugar el recurso, con las consecuencias de ley. Y la violación del derecho de debido proceso puesto que la normativa utilizada para resolver el asunto no puede ser revisada debido a su confidencialidad. Sobre esos aspectos la Sala Constitucional analizó lo siguiente: "III.- Sobre la aplicación de la cláusula penal sin debido proceso. En Sentencia Nº 2017-008919 de las 14:00 horas del 16 de junio de 2017, la mayoría de esta Sala resolvió un recurso de amparo donde la empresa amparada cuestionaba la aplicación de una sanción pecuniaria sin que la Administración llevara a cabo un debido proceso previo. En esa oportunidad, se dijo que: “(…) En el sub lite, el recurrente acusa violación al derecho al debido proceso por parte de la Contraloría General de la República por cuanto se le impuso una sanción sin abrir procedimiento administrativo previo, sin audiencia ni oportunidad de defensa, y sin ni siquiera la posibilidad de impugnarlo. No obstante, tal y como se indicó en la resolución No. 2015-006057, es criterio de esta Sala, que la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido (…) Así las cosas, la cláusula penal debe de operar necesariamente, por regla de principio, en forma automática y por el monto total fijado, una vez ocurrido el atraso en el cumplimiento de la prestación, de lo contrario, se le desnaturaliza. Adicionalmente, se observa que la Administración está facultada por el Reglamento General de Contratación Administrativa para contemplar la existencia de cláusulas penales por ejecución tardía o prematura o multas por defectos en la ejecución (artículo 50). En igual sentido, mediante voto 2005-17517 del 20 de diciembre del 2015, este Tribunal indicó: “…La pertinencia o razonabilidad de dichas multas -como se dijo- escapan del objeto de este recurso, pero lo cierto es que, habiendo cláusulas contractuales que establecen los parámetros y mecanismos de evaluación, así como las consecuencias por el incumplimiento, la Administración se encuentra perfectamente habilitada para sancionar contractualmente a su contraparte mediante un procedimiento simple (de mera constatación). El respeto del derecho fundamental al debido proceso se da en tales casos mediante la emisión de resoluciones debidamente motivadas, además de permitirle al afectado ejercer los recursos que corresponda contra la decisión que lo sancione. En estos casos, no se puede exigir a la Administración que en cada caso, lleve a cabo un procedimiento ordinario antes de la imposición de cada multa contractual por la omisión o inadecuado cumplimiento de lo pactado…”. Así las cosas, es criterio de este Tribunal que, en el fondo, lo que pretende el recurrente es que la Sala revise la legalidad de la aplicación de las cláusulas contractuales que disponen sanciones por incumplimientos y retrasos en la ejecución contractual, del proceso licitatorio promovido por la Contraloría General de la República y la empresa amparada, lo cual evidentemente constituye, un asunto que trasciende la esfera de competencia de esta jurisdicción (…)”. En la especie, ciertamente por oficio N° PSPF-485-2019 del 27 de noviembre de 2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio amparado la aplicación de una cláusula penal. En su descargo, la autoridad recurrida acepta que no ha seguido ningún procedimiento sumario previo a la aplicación de tal medida. Lo único que aclara es que, por normativa interna, después de la aplicación, se le da al recurrente la oportunidad de presentar un reclamo y será ahí donde se valoren las razones eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. Sin embargo, tomando en consideración el criterio jurisprudencial más reciente, la Sala estima que no se conculcan los derechos de defensa y debido proceso en perjuicio de la empresa tutelada. En efecto, la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido. De manera que en lo concerniente a este extremo, lo que corresponde es declarar sin lugar el recurso. IV.- En relación con el acceso al expediente. Finalmente, otra de las disconformidades del recurrente expuestas en este amparo, es que no se puso a su disposición el expediente administrativo respectivo con las pruebas documentales solicitadas, y no se les permitió el acceso ni obtener fotocopias, a pesar de así haberlo solicitado. En ese sentido, del elenco de hechos probados, se puede apreciar que, efectivamente, la parte recurrente solicitó fotocopias en disco compacto de los folios 001-11239 del expediente administrativo de la Licitación Pública N° 2014LN000037-DCADM. No obstante, es falso que el ente accionado haya impedido u obstaculizado el acceso al expediente en cuestión. Por oficio N° PSPF-513-2019 del 18 de diciembre de 2019, se le indicó a la parte promovente que tenía libre acceso al expediente administrativo que controla y se custodia en las oficinas de la División de Contratación Administrativa; además, se les informó que podía brindarse copia completa de dicha documentación. Asimismo, mediante oficio N° PSPF-519-2019 del 20 de diciembre de 2019, la autoridad recurrida le comunicó al consorcio amparado que el expediente estaba conformado por veintitrés tomos y se le informó cuál era el costo de la copia certificada; además, se le indicó cómo proceder con el pago y que una vez aportado el comprobante de depósito, en el plazo de tres días hábiles se le suministrarían dichas copias. Por último, se informa bajo juramento que el retiro de dichas copias se realizó el 8 de enero de 2020. Así las cosas, no encuentra la Sala suficientes indicios como para afirmar que el Banco Popular y Desarrollo Comunal haya infringido el derecho de acceso al expediente en perjuicio de la empresa tutelada, motivo por el cual corresponde desestimar también este alegato… Se declara sin lugar el recurso. El Magistrado Salazar Alvarado salva el voto, solamente en lo relativo a la aplicación automática de la cláusula penal, y declara con lugar el recurso en cuanto a ese aspecto, con sus consecuencias". Como se aprecia de lo analizado por la Sala Constitucional, los aspectos de nulidad por violación al procedimiento que se discuten en este proceso se vinculan en un todo con el procedimiento que la Sala Constitucional, analizó en el amparo de referencia y resolvió por el fondo, por lo que se requiere analizar si se cumplen o no, en el presente caso, los presupuestos analizados por la Sala Constitucional en su jurisprudencia como cosa juzgada constitucional, los cuales se desarrollan a continuación. A partir de la sentencia número 2014-12825 de las 15:05 horas del 06 de agosto de 2014, la Sala Constitucional desarrolla una nueva doctrina, denominada como “cosa juzgada constitucional”, por oposición al instituto de la cosa juzgada ordinaria o de legalidad, que es la aplicable por resto de los Tribunales de la República. Señalando que la misma surge como un derecho fundamental al respeto erga omnes de lo fallado por el Tribunal Constitucional aun tratándose de un fallo concreto, no sólo la jurisprudencia como tal: “…Distinto sucede tratándose del derecho fundamental a la cosa juzgada constitucional, por cuanto, se trata de establecer los verdaderos y exactos alcances de una sentencia constitucional respecto de lo que ha sido resuelto en la sede de la legalidad ordinaria. En esta hipótesis sólo la Sala Constitucional tiene competencia -exclusiva y excluyente- para determinar los alcances y contenido de sus sentencias estimatorias y desestimatorias. Debe tomarse en consideración que la cosa juzgada constitucional tiene una especial relevancia desde la perspectiva constitucional, por cuanto, las competencias de fiscalización constitucional le fueron exclusivamente atribuidas a la Sala Constitucional y este Tribunal en sus sentencias zanja y dirime, definitivamente, sin posibilidad de ulterior recurso, si fue quebrantado o no un derecho fundamental, humano o bien un valor, principio o precepto constitucional. La cosa juzgada constitucional tiene singularidades propias y especiales que la distinguen de la cosa juzgada de legalidad, que son las siguientes: a) No cabe ningún recurso, ni siquiera el extraordinario de revisión contra una sentencia constitucional; b) la cosa juzgada constitucional se extiende a la parte dispositiva (por tanto) como a la parte considerativa o razonamientos de hecho y de derecho expuestos por la Sala Constitucional; c) la eficacia de la cosa juzgada constitucional no es relativa -relatividad de la cosa juzgada de legalidad- sino absoluta y general, se extiende a cualquier sujeto de derecho, tanto los que intervinieron como partes principales o accesorias como a los que no fueron parte en el proceso constitucional. (…) La definición de la cosa juzgada constitucional como un derecho fundamental por el constituyente originario, no es una cuestión menor o irrelevante, por el contrario reviste la mayor trascendencia desde la óptica de la hermenéutica y aplicación constitucional, por cuanto, hace posible que cualquier persona puede aducir su infracción en la sede del proceso de amparo y, por consiguiente, este Tribunal Constitucional tiene plena y absoluta competencia para conocer y resolver ese extremo en el cauce procesal indicado. En definitiva, la cosa juzgada constitucional cumple un doble rol de derecho fundamental y de garantía institucional de los principios y valores apuntados (seguridad jurídica y paz social), condición que comparte con otras figuras reguladas en la parte dogmática de la Constitución…” (Resaltado no es del original). Esta declaración de este derecho fundamental creado trae consigo la imposibilidad legal para cualquier Tribunal de ignorar o contradecir lo resuelto por la Sala Constitucional en casos de amparo o hábeas corpus. La misma Sala dispuso en ese sentido: “V.- COSA JUZGADA CONSTITUCIONAL EN EL PROCESO DE AMPARO. (…) Ningún Tribunal o juez ordinario de legalidad tiene competencia, so pena de infringir palmariamente la Constitución y la Ley de la Jurisdicción Constitucional de definir cuándo o bajo que circunstancias una sentencia vertida por la Sala Constitucional tiene efectos de cosa juzgada material o eficacia vinculante ante terceros, tales extremos deben ser determinados, exclusivamente, por el intérprete último y definitivo de la Constitución, el derecho internacional de los derechos humanos y la Ley de la Jurisdicción Constitucional. Cualquier tribunal o juez de legalidad ordinaria que pretenda definir tales alcances quebranta los artículos 9, 10 y 48 constitucionales al arrogarse y usurpar, a contrapelo de la Constitución y la ley, competencias que no tiene y lesionando, gravemente, el principio constitucional de la separación de funciones que distingue, nítidamente, entre la jurisdicción constitucional y la jurisdicción de mera legalidad. En definitiva, todo tribunal o juez de legalidad ordinaria tiene prohibición expresa de definir en sus propias sentencias de legalidad los alcances y efectos de una sentencia vertida por el intérprete último y definitivo de la constitución que conoce y resuelve, excluyentemente, los procesos constitucionales. El único órgano habilitado por la Constitución y por la ley para definir la eficacia de sus sentencias constitucionales es la propia Sala Constitucional, con exclusión de cualquier órgano jurisdiccional ordinario…” (Resaltado no es del original), de tal voto igualmente se extrae en qué escenarios procede o no la “cosa juzgada constitucional”, en los distintos fallos así emitidos: “…Dentro de la tipología de las sentencias de amparo dictadas por la Sala Constitucional, debe distinguirse entre las denominadas absolutorias de la instancia, sea que no entran a conocer el mérito del asunto y que ad limine litis resuelven el asunto como lo son los rechazos de plano y por el fondo. En el rechazo de plano, la Sala Constitucional no vierte pronunciamiento en cuanto al fondo, por cuanto, puede estimar que el asunto es manifiestamente improcedente o de legalidad ordinaria por lo que no es de su competencia constitucional, este tipo de sentencia como no se pronuncia sobre el mérito del asunto no produce cosa juzgada, serán las instancias administrativas y jurisdiccionales ordinarias quienes deberán conocer y resolver el asunto. Tratándose del rechazo por el fondo, tampoco hay pronunciamiento en cuanto al fondo, por cuanto, se reiteran sentencias precedentes en las que se ha rechazado el asunto por no ser competencia de la Sala Constitucional. Nuevamente se reitera que la delimitación de la competencia de la Sala Constitucional es una cuestión exclusiva y excluyente de este Tribunal Constitucional, siendo que sus precedentes no la vinculan a futuro, por lo que bajo una mejor ponderación o una nueva integración bien podría la Sala Constitucional asumir el conocimiento y resolución de cierto tipo de asuntos que en el pasado haya rechazado al estimar que tiene relevancia para la interpretación y aplicación uniforme de la Constitución y los instrumentos del Derecho internacional público de los derechos humanos. En lo relativo a las sentencias vertidas en el proceso de amparo que entran a conocer el fondo del asunto, se debe distinguir entre las a) estimatorias y b) desestimatorias. Debe tomarse en consideración que la estimación o desestimación de la pretensión deducida en el amparo, también, puede ser absoluta o parcial. Las sentencias estimatorias o parcialmente estimatorias producen cosa juzgada constitucional de carácter material y, además, vinculan erga omnes. Las sentencias desestimatorias, en la mayoría de los supuestos, también producen cosa juzgada constitucional material, por cuanto, la Sala Constitucional al conocer y resolver la pretensión descarta que exista una infracción de un derecho fundamental o humano. Las sentencias desestimatorias no producen cosa juzgada constitucional material, única y exclusivamente, en los supuestos excepcionales en que la Sala Constitucional estima que lo pretendido es una cuestión de legalidad ordinaria y así lo indica expresamente, en tal supuesto serán los órganos administrativos y jurisdiccionales quienes deberán resolver el asunto. Son supuestos excepcionales, por cuanto, por regla general, la Sala Constitucional rechaza de plano las cuestiones de legalidad ordinaria, empero pueden haber casos en los que tiene algún nivel de duda y entonces decide darle curso, siendo que hasta que es recabada la prueba queda patente que se trata de una cuestión de legalidad ordinaria. También sucede esto cuando el recurrente en amparo formula un conjunto de agravios y pretensiones, siendo que combina unas de legalidad con otras de constitucionalidad, por lo que la Sala Constitucional, al estar presentes las últimas decide darle curso, instruir el proceso y resolver, indicando en la sentencia que hay una serie de extremos de legalidad ordinaria sobre los que no se pronunciará por no ser de su competencia…” (Resaltado no es del original).- Es decir, esta nueva doctrina pregona que al tenor de los efectos de las sentencias dictadas en esa sede constitucional, a tono con lo preceptuado por el ordinal 13 de la Ley de Jurisdicción Constitucional (Ley N° 7135), supone que esta Jurisdicción Contencioso Administrativa no pueda desconocer el contenido de esos fallos, al tenor de la denominada "cosa juzgada constitucional", y que en tal medida, supone un deber (y derecho) de respeto "erga omnes" de lo fallado por el Tribunal Constitucional aun tratándose de un fallo concreto, no sólo a la jurisprudencia como tal. Valorando lo expuesto y analizando los argumentos dados en la audiencia otorgada sobre la excepción de cosa juzgada debe estimarse que, en el presente proceso, ha sido zanjada la discusión del supuesto vicio de nulidad del acto PSPF-485-2019, por cuanto fue descartado en sede constitucional el alegado vicio en el procedimiento al no ser necesario la realización de un procedimiento sumario (debido proceso) para la aplicación de la multa, existiendo así pronunciamiento expreso de la Sala Constitucional en una sentencia de carácter estimatoria que resolvió por el fondo tal argumento, por lo que, en atención al respeto del efecto erga omnes de la sentencia 20202448 de la Sala Constitucional, debe declararse la cosa juzgada constitucional parcial, así como cualquier aspecto argumentativo que se relaciona con una falta de acceso al expediente administrativo.
Claro el escenario de análisis de pronunciamiento de esta sentencia, procedemos a analizar los argumentos de nulidad y defensa esgrimidos por las partes. Como vimos la parte accionante ha estructurado su teoría del caso en cuatro líneas argumentativas primeramente señalando que el BPDC incurrió en nulidades a la hora de ejecutar la cláusula penal del contrato, puesto que el BPDC tiene una normativa vigente de uso obligatorio, llamada el "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular", el cual fue desconocido por el BPDC a la hora de aplicar la cláusula del contrato y se incumplió el procedimiento allí dispuesto. Los actos mediante los cuales se impuso la multa a su representada son nulos puesto que carecen de los elementos esenciales de un acto administrativo. Que el BPDC reconoció a favor del Consorcio, una extensión de plazo por el término de 40 días, lo cual fue aceptado en el marco de las mesas diálogo, y luego se decidió dejar sin efecto de forma arbitraria, actuando ilegalmente y contradiciendo conductas administrativas desplegadas por parte de funcionarios públicos. Y por último que el Banco Popular y de Desarrollo Comunal (en adelante "BPDC"), actuó de forma ilegal y nula al no reconocer el derecho de su representada a poder recurrir actos administrativos emitidos por dicha entidad durante la fase de ejecución del contrato administrativo, violando el derecho de defensa de su representada. En el orden expuesto procedemos a abordar los argumentos dados por las partes. 1. Sobre los vicios de nulidad del acto PSPF-485-2019, mediante el cual se impuso la multa al Consorcio. Sobre este aspecto señala la parte que concurre la nulidad del acto por vicios en el elemento motivo, motivación y contenido y por vicio en el procedimiento. Expone en relación a estos vicios lo siguiente: No existe prueba de ningún análisis realizado, de la determinación de eximentes de responsabilidad o justificación de la cuantía de la multa respecto del supuesto "daño" causado al Banco. La Administración debió producir la prueba necesaria para acreditar que la posible multa a imponer se ajusta a lo dispuesto en el artículo 16.1 de la LGAP y que el acto que se dicte se ajuste a las "reglas unívocas de la ciencia o de la técnica, o a principios elementales de justicia, lógica o conveniencia" así como a los principios de razonabilidad y proporcionalidad. El Banco Popular pretende imponer una multa de más de 300 millones de colones al Consorcio, mediante un acto con una extensión de una página, en el cual se menciona prácticamente en 5 líneas, que la cuantiosa multa impuesta es producto de atrasos en la entrega de la Etapa III del proyecto y la consecuente aplicación de una cláusula penal. Se omite por tanto cualquier consideración respecto de las razones que dan origen a la multa, los atrasos justificados de parte del Consorcio así como la referencia a las diversas situaciones eximentes de responsabilidad para el Consorcio, no se analizó ningún supuesto que diera mayor motivación a la decisión del Banco Popular de ejecutar la cláusula penal. El contenido mínimo requerido por la Sala Primera no se encuentra presente en el acto impugnado principalmente porque no se realiza la motivación del acto en violación del artículo 136.2 de la LGAP. El artículo 129 de la LGAP indica que el acto debe dictarse "previo cumplimiento de todos los trámites substanciales previstos al efecto y de los requisitos indispensables para el ejercicio de la competencia". Requisito que ha venido a denominarse por la doctrina como "procedimiento debido". Dentro de los documentos que regulan la actuación del Banco Popular y los procedimientos internos, tal como se describió en el apartado de los "hechos y antecedentes", existe el llamado "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular". Dicho documento, ha sido mencionado y citado por el Banco como una norma obligatoria de referencia. A pesar de lo anterior, el Banco desconoce aplicar dicha norma cuando no le conviene, ya que dicho Manual reconoce, a favor del administrado, una serie de actuaciones que debe el Banco realizar para poder ejecutar una cláusula penal. Se puede apreciar del texto transcrito que el Banco Popular dentro de su normativa, la cual se encuentra vigente, establece que debe instruirse un procedimiento sumario (punto 4) de conformidad con lo que la Sala Constitucional definió en el voto 6639 del 2013 de la Sala Constitucional lo cual desconoció totalmente el Banco Popular al realizar el cobro de la multa cuestionada en el presente proceso. Era imperativo para el Banco realizar un procedimiento administrativo sumario, según lo anteriormente dispuesto por el Manual indicado, para determinar que no ocurrieron circunstancias eximentes de responsabilidad para el Consorcio o que, sí existieron, ya que así lo prevé la norma, sin embargo, el Banco en total violación del artículo 10 de la Ley de Contratación Administrativa decide aplicar antojadizamente las normas que a su conveniencia aplican. Se entiende de la normativa invocada, que el Banco Popular debe aplicar toda regulación o disposición administrativa vigente y aceptada, que regule temas de contratación, como en este caso, debió aplicar la versión vigente al momento del contrato, del citado "Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular". De conformidad con lo anterior, debió instruir un procedimiento sumario que garantizase a mi representada poder ejercer derecho de defensa y replica contra lo argumentado por el Banco. Estas actuaciones del Banco Popular, mediante la cual emiten actos carentes de fundamentación, ignoran la normativa de aplicación y rechazan los recursos ordinarios que deben aplicar para la fase de ejecución contractual, violan diversos derechos que informan y regulan la materia de contratación administrativa, como lo son el ejercicio del derecho de defensa propiamente dicho, los derechos a la intimación e imputación y a la notificación de los actos del procedimiento, con violación de los artículos 33, 39, 41 y 49 de la Constitución Política y 8 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos. Como se indicó anteriormente, el oficio PSPF-485-2019 impone la multa y por oficio PSPF-517-2019 se intenta posteriormente justificar. En este último oficio se fundamentó la multa, en parte, en normas del Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado Financiero del Banco Popular, y, cuando el Consorcio le solicitó una copia de dicho documento, el Banco, mediante oficio PSPF-010-2020 de fecha 10 de enero del 2020 respondió que no era un documento de carácter público. Por su parte señala el Banco Popular y de Desarrollo Comunal que lo actuado por el Banco es conforme a lo señalado en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en los artículos 47 y 48. Es cierto que en su momento cuando se suscribió el contrato, el Manual de Políticas Institucionales había sido modificado para ajustarlo con la posición de la Sala Constitucional de tener que llevar a cabo un procedimiento sumario para aplicar una multa, criterio que fue reconsiderado tiempo después y volvió a establecer que no hay que llevar a cabo ningún procedimiento sino que se aplica automáticamente, cambio que motivó el volver a modificar el Manual de Políticas que cita la parte actora, apegado al pronunciamiento de la Sala. Por otro lado, la parte actora únicamente transcribe una parte del oficio PSPF-010-2020 en donde se informa que, ante su solicitud de adquirir una copia de todo el Manual, ésta regulación es de uso interno pero que de igual forma ya se le había facilitado en anteriores oficios el capítulo sobre multas, omitiendo transcribir la totalidad del oficio en donde por otro lado también se le informa sobre la existencia del Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, cuyo artículo 8 regula el tema de reclamos por multas, adjuntándose copia de dicho Reglamento, el cual fue debidamente publicado para conocimiento público, en el Diario Oficial La Gaceta. A pesar de ello, la parte actora no presentó ningún reclamo formal ante el Banco. En relación con los elementos para la aplicación de la multa esta representación debe destacar que mensualmente el Consorcio presentaba al Banco informes dentro de los cuales estaba incluido el cronograma de actividades del contrato en ejecución, el cual contenía la línea base o de referencia con las duraciones y fechas previstas para el inicio y fin de cada una de las actividades y también dentro de este mismo cronograma, se daba seguimiento a las duraciones reales y fechas reales de inicio y fin reales, de las actividades en ejecución. Esos informes incluyendo el cronograma actualizado mensualmente en cuanto a duraciones reales y fechas de inicio y fin reales, eran revisados por el Banco y luego el Banco comunicaba al Consorcio las observaciones o correcciones que consideraba debían hacerse al respecto. Por ello al cierre de cada mes y con el informe y el cronograma del mes, tanto el Banco como el Consorcio, sabían el estado de ese cronograma tanto en duraciones y fechas de inicio y fin previstas para las actividades, como en duraciones reales y fechas de inicio y fin reales de las actividades. De tal forma que a partir de ello y al comparar lo real con la línea base de referencia de lo que se tenía programado, permitía conocer cuánto se habían desplazado las duraciones y fechas de inicio y fin reales de las actividades y a partir de ello cuántos eran los días de atraso en las actividades y en la fecha total de fin de la Etapa en ejecución, para este caso la Etapa III. De tal manera que el cronograma LB4 ajustado con PSPF-182-2020, con el cual el Banco realiza el cálculo de las multas de esta Etapa III, era de absoluto conocimiento y uso del contratista, tal y como puede verificarse en los informes mensuales presentados por el mismo. En dichos informes se incluyen las actividades realizadas por el contratista y el Banco. Para lo correspondiente a la gestión de permisos en las instituciones revisoras, que debía realizar cada una de las partes - Consorcio y Banco - en el cronograma se incluía la actualización de la ejecución de las actividades, que fueran de su responsabilidad. Es así que para las actividades de permisos en las cuales debía participar directamente el Banco, como es el caso de la inscripción de la Dirección Técnica en la plataforma para trámite de permisos APC del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos o lo relacionado con el trámite de permisos ante la Municipalidad de San José, el Banco reportaba e informaba al Consorcio, las fechas reales de ejecución de las actividades ejecutadas por éste, a fin de que el Consorcio las considerara e incluyera en sus informes mensuales. Así como la cantidad de días reales que se requirieron para la obtención de los permisos, constan en el cronograma LB4 ajustado con PSPF-182-2020 y tomando en consideración que, para cada informe mensual, este Programa remite las observaciones sobre el cronograma. Agrega que sobre los alegados vicios de nulidad del acto PSPF-485-2019, mediante el cual se impuso la multa al Consorcio, se realizó de conformidad con lo establecido en el cartel del contrato 014- 2016 (Punto 4.5 Cláusula Penal y Multas, Etapa III, página 91 del cartel) y la normativa interna, según la respuesta dada ante consulta de este órgano fiscalizador, por parte de la División de Contratación Administrativa del Banco, en la nota DCADM-UC-1110-2019. En relación al supuesto vicio de forma por falta de procedimiento previo a la ejecución de la cláusula penal, se aclara que en la nota PSPF-517-2019 se comunicó al contratista mediante transcripción textual, el texto que contiene el Manual de Políticas Institucionales, en el capítulo 8, en relación con este tema de multas. También se aclara que se utilizó la versión 113 del mes de octubre del dicho Manual debido a que dicha versión, era la versión que se encontraba vigente, al realizar la aplicación de las multas y no como lo indica el contratista de que la versión vigente del documento es la versión número 78, del 8 de marzo 2016. Por tanto, se rechaza lo indicado por el contratista sobre el incumplimiento de la normativa interna vigente a la fecha de la aplicación de las multas. La normativa se actualiza conforme cada dependencia lo considere necesario o la normativa externa se ajuste y se requieran ajustes a los documentos internos. Criterio de Tribunal: Atendiendo los argumentos de las partes, tenemos que de acuerdo a los hechos que se acreditan en esta demanda no existe vicio alguno de nulidad en el acto de imposición de multa PSPF-485-2019 del 27 de noviembre del 2019, por las siguientes razones. En términos generales si se analiza con detenimiento los argumentos de las partes, estos se relacionan en definitiva con el deber del contratista de haber empleado a la hora de aplicar la cláusula penal por atraso del cronograma establecido un procedimiento que permitiera conocer el contenido mínimo de motivación del acto, en términos de la procedencia o no de aquella cláusula penal como resultado de una acción atribuible al Consorcio. Desde esta perspectiva, es claro que tal como se resolvió en el considerando anterior, lo relacionado a este tema fue analizado y zanjado por la Sala Constitucional al indicar: " En la especie, ciertamente por oficio N° PSPF-485-2019 del 27 de noviembre de 2019, la directora del proyecto del banco recurrido comunicó al consorcio amparado la aplicación de una cláusula penal. En su descargo, la autoridad recurrida acepta que no ha seguido ningún procedimiento sumario previo a la aplicación de tal medida. Lo único que aclara es que, por normativa interna, después de la aplicación, se le da al recurrente la oportunidad de presentar un reclamo y será ahí donde se valoren las razones eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. Sin embargo, tomando en consideración el criterio jurisprudencial más reciente, la Sala estima que no se conculcan los derechos de defensa y debido proceso en perjuicio de la empresa tutelada. En efecto, la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido. De manera que en lo concerniente a este extremo, lo que corresponde es declarar sin lugar el recurso. IV.- En relación con el acceso al expediente. Finalmente, otra de las disconformidades del recurrente expuestas en este amparo, es que no se puso a su disposición el expediente administrativo respectivo con las pruebas documentales solicitadas, y no se les permitió el acceso ni obtener fotocopias, a pesar de así haberlo solicitado. En ese sentido, del elenco de hechos probados, se puede apreciar que, efectivamente, la parte recurrente solicitó fotocopias en disco compacto de los folios 001-11239 del expediente administrativo de la Licitación Pública N° 2014LN000037-DCADM. No obstante, es falso que el ente accionado haya impedido u obstaculizado el acceso al expediente en cuestión. Por oficio N° PSPF-513-2019 del 18 de diciembre de 2019, se le indicó a la parte promovente que tenía libre acceso al expediente administrativo que controla y se custodia en las oficinas de la División de Contratación Administrativa; además, se les informó que podía brindarse copia completa de dicha documentación. Asimismo, mediante oficio N° PSPF-519-2019 del 20 de diciembre de 2019, la autoridad recurrida le comunicó al consorcio amparado que el expediente estaba conformado por veintitrés tomos y se le informó cuál era el costo de la copia certificada; además, se le indicó cómo proceder con el pago y que una vez aportado el comprobante de depósito, en el plazo de tres días hábiles se le suministrarían dichas copias. Por último, se informa bajo juramento que el retiro de dichas copias se realizó el 8 de enero de 2020. Así las cosas, no encuentra la Sala suficientes indicios como para afirmar que el Banco Popular y Desarrollo Comunal haya infringido el derecho de acceso al expediente en perjuicio de la empresa tutelada, motivo por el cual corresponde desestimar también este alegato… Se declara sin lugar el recurso. El Magistrado Salazar Alvarado salva el voto, solamente en lo relativo a la aplicación automática de la cláusula penal, y declara con lugar el recurso en cuanto a ese aspecto, con sus consecuencias". Es decir, tal como lo expone el criterio de la Sala Constitucional, la aplicación de la multa opera de forma automática, siendo necesario únicamente un tema de mera constatación del atraso atribuible al contratista para que opere lo dispuesto en el punto 4.5 del Cartel de la Licitación, objeto de este pronunciamiento. Desde esa lógica, no resulta válido la argumentación del actor, cuando señala un vicio en el contenido por no existir de forma previa a la imposición de la multa elementos como la existencia de prueba de un análisis realizado, de la determinación de eximentes de responsabilidad o justificación de la cuantía de la multa respecto del supuesto "daño" causado al Banco, en el tanto, como se indica, esos serían elementos del objeto de un procedimiento sumario que la Sala Constitucional descarta como requisito para la aplicación de una cláusula penal, por cuanto, se enfatiza en la línea de criterio de la Sala Constitucional, que lo único requerido es la mera constatación del atraso atribuible al contratista que prevé como sanción el cartel de la licitación pública. Debe tenerse presente, que tal como lo desarrolla la parte demandada, del expediente administrativo se constata, según se ha acreditado en los hechos, que el Consorcio actor debía presentar un informe de avance del proyecto etapa III, de forma mensual, sobre lo cual el Banco contratista debía referirse en términos de su admisión y/o vicisitudes de los avances del proyecto, así como de las condiciones externas, entre ellas, la tramitación de los permisos en el impacto del cronograma o línea de base de tiempo, que se disponía para la fijación del período a abarcar en la etapa III, según constan en el cronograma LB4 ajustado con el oficio PSPF-182-2019, que es el instrumento sobre el cual se contabiliza los días que se estimaron como un atraso en los proyectos del Edificio Metropolitano I y para Edificio Metropolitano II, de 80 y 82 días, de ahí que no pueda determinarse que la Administración haya impuesto una multa sin evidencia o prueba idónea de que existiera mérito para la imposición de la multa, actuando de esa forma en contra de lo dispuesto en el numeral 16 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP). Aunado a esto debe resaltarse que de la prueba testimonial evacuada, es claro que las partes del contrato participaban en forma conjunta en el levantamiento del cronograma base, siendo incluso el contratista quien tenía cargo el programa Proyect 2007 sobre el que corría ese cronograma, por lo que no puede admitirse que el Consorcio indique que desconocía la línea de tiempo sobre el cual se contabilizaron los días imputados como atrasos, y que dieron fundamento a la multa impuesta. Igualmente conocía los términos contractuales sobre los que se fijó la cuantía de la multa impuesta, por haber sido previamente pactado. Nótese que el acto impugnado PSPF-485-2019, del 27 de noviembre del 2019, se indicó en lo que interesa que: "... respecto a la factura 00100001010000000153 por un monto de $1.825.523,74, se informa que considerando los montos de presupuestos finales y aprobados en la Etapa III, se aplicó lo establecido en el artículo 4.5 del cartel de la Cláusula Penal y multas para la etapa III. De la siguiente forma, 80 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega, para los trabajos relacionados con el edificio Metropolitano 1 y 88 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega de trabajos del Edificio Metropolitano 2, con un valor de multa diaria de $3.810 para el Edificio Metropolitano I y $3.226 para el edificio Metropolitano II. Por lo que el monto total de la multa a aplicado, en este pago es de $588.682,75". Es notorio entonces que el acto contiene los elementos necesarios para cumplir con el requisito de contenido, motivo y motivación, conforme lo exige el numeral 128, 131, 132, 133 y 136 de la LGAP, en el tanto, se desprende que la imposición de la multa se justifica en el presupuesto final aprobado sobre la base del período imputable como atraso que se infiere del contenido del expediente administrativo que conoce el contratista y fuera motivado en la cláusula 4.5 del cartel, que dispone los elementos a los que se sometieron las partes como regla contractual para efectos de aplicación de sanciones por atrasos constatables por la Administración como ocurre en el caso de análisis. Por consiguiente, al existir los elementos determinantes en el expediente administrativo de la constatación del atraso imputable del período de entrega de la etapa III para los edificios Metropolitano 1 (80 días) y 88 días de atraso respecto al plazo máximo de entrega de trabajos del Edificio Metropolitano 2, siguiendo el criterio externado por parte de la División de Contratación Administrativa del Banco, en la nota DCADM-UC-1110-2019, no se constituyen los vicios que se alegan por la parte accionante, al no concretarse la nulidad que señala el ordinal 158 y 166 de la LGAP. Ahora bien, respecto a lo que señala como una derogación singular de la norma por la indebida inaplicación del Manual de Políticas Institucionales del Conglomerado del Banco Popular y Desarrollo Comunal en relación al procedimiento sumario que establecía dicha norma para la imposición de multas, tal argumentación carece de interés, por cuanto, reiteramos al definir la Sala Constitucional, que no existe necesidad de acudir a un procedimiento sumario para la aplicación de cláusula penal por la naturaleza automática de dicho instrumento, resulta irrelevante si existía o no definido un procedimiento sumario a nivel interno del Banco, por cuanto, no era necesario para la validez del acto acudir a dicho mecanismo. Además en todo caso el Manual de Políticas Institucionales de referencia no constituye una norma que pueda determinarse como parte de la jerarquía de fuentes (ordinal 6 de la LGAP) que la Administración Pública este desconociendo al caso concreto, como para estimar la procedencia del numeral 13 de la LGAP, máxime cuando el Reglamento de la Contratación Administrativa (ordinales 47 y 48) que dispone la naturaleza automática de la cláusula penal, es un instrumento normativo de mayor jerarquía y expresamente reconocido como norma de aplicación directa. Igual suerte corre si existió disposición de la Administración del poner en conocimiento del Manual de Políticas Institucionales al Consorcio, en el tanto, como se mencionó esto no influye en la validez de la aplicación de la multa. Así las cosas, no existe mérito para determinar la nulidad de la aplicación de la multa impuesta al contratista formalizado en el acto PSPF-485-2019 del 27 de noviembre del 2019. Sobre la nulidad del oficio PSPF-117-2019 del 20 de diciembre del 2019: Expone la parte accionante como vicios de nulidad, que el acto que impone la multa, PSPF-485-2019 del 27 de noviembre del 2019, no es convalidable por el acto PSPF-517-2019 del 20 de diciembre del 2019, en el tanto, es hasta que por gestión del contratista que se realiza un intento de motivación del acto de imposición de multa. En otras palabras, el oficio PSPF-485-2019 del 27 de noviembre del 2019, requiere del oficio PSPF-517-2019 del 20 de diciembre del 2019, para estar "motivado". Sin embargo, de conformidad con los artículos 166, 170 y 172 de la LGAP no es posible convalidar un acto absolutamente nulo. El intento de convalidación deja claro que el acto PSPF-485-2019 no está motivado y así mismo que carece de motivación, contenido y procedimiento debido. En este caso hablamos de una ausencia absoluta de los elementos. Por ello, el acto conforme al artículo 166 de la LGAP es absolutamente nulo y por ende no es convalidable por el artículo 172 de la LGAP. Por ello, conforme al artículo 170 de la LGAP el Banco actúa de manera ilegítima al ejecutar este acto. Por su parte señala el BPDC, que el oficio PSPF-517-2019 atiende y responde lo planteado y solicitado por el Consorcio en el oficio BP-191129-Oficio1162 del 29 de noviembre 2019, siendo que la misma no pretende convalidar ningún acto más allá de dar respuesta a lo planteado por el Consorcio en dicho oficio. Criterio del Tribunal: De los hechos acreditados, tenemos que mediante oficio BP-191129-Oficio 1162 del 29 de noviembre del 2019, el Consorcio plantea disconformidad por el rebajo del monto facturado por concepto de multa según lo señalado en el oficio PSPF-485-2019, exponiendo una violación al debido proceso, negación del expediente administrativo, inexistencia de motivación de cómo se calcula el monto de la multa y los días contabilizados y la no valoración de las razones de eximentes de responsabilidad para la imposición de la multa. En atención a dicha disconformidad, el BPDC atiende los planteamientos del Consorcio mediante oficio PSPF-517-2019 del 20 de diciembre del 2019, del Programa de Solución de Planta Física, en el que se dirige a Vera Fernández Morales, Coordinadora y Directora de Diseño de Consorcio BP, y se indica en relación al acceso del expediente administrativo que: "Con respecto a la negatoria de acceso al expediente administrativo que indica el Consorcio, el Banco no considera correcta esa afirmación del contratista, ya que tal y como él mismo lo indica en el detalle de Antecedentes de la nota BP-191128-Oficio 1161, se dice que se revisaron los 22 tomos del Expediente Administrativo de la Licitación Pública 2014LN-000037-DCADM por parte del Consorcio, por lo que es claro que el Consorcio, como todo proveedor, tiene libre acceso al expediente administrativo de la contratación. Por ello y ante la solicitud del Consorcio de una copia completa de dicho expediente, hecha con el oficio BP-191204-OFICIO No. 1166, esta oficina procedió a solicitar a la División de Contratación Administrativa, la copia completa solicitada, según lo comunicado al Consorcio, con la nota PSPF-513-2019". Se indica en relación a la inconformidad del cobro de multas, en el que se señala que el cálculo de la multa se tomó como base el cronograma de la línea base 4 según el oficio PSPF-182-2019, el cual contiene todos los plazos adicionales o prórrogas aprobadas por el Banco y según el cual el Consorcio ha venido presentando el Banco, los informes mensuales del contrato desde el mes de abril del 2019 y hasta la fecha. Por lo que la determinación de días de multa, por el atraso en la entrega de los servicios de la Etapa III, resulta a partir de la aplicación en ese cronograma: La duración real de las actividades de permisos, como no responsabilidad del Consorcio. La duración real de las actividades relacionadas con la inscripción de la Dirección técnica, como una actividad del Banco y no responsabilidad del Consorcio. La Dirección real de la impresión de planos para el Edificio Metropolitano 1, solicitada por el Consorcio para esta actividad. Las fechas reales en que se finalizan las actividades del cronograma, de acuerdo a lo indicado en los oficios PSPF-444-2019 y PSPF-454-2019. Considerando lo anterior, que la fecha de fin en el Consorcio debió haber finalizado los servicios de la Etapa III, es la fecha de 18 de agosto del 2019. La diferencia entre esa fecha y las fechas reales de finalización de servicio da como resultado un total de 80 días para el Edificio Metropolitano 1, y 88 días para el caso del Edificio Metropolitano II. Sobre los eximentes de responsabilidad, se señala que el Banco sí realizó una revisión de las actividades y motivos de atraso de las mismas, por lo que se considera que el Banco ha analizado los eximentes de responsabilidad del contratista de acuerdo a lo indicado en el cartel, y en los términos contractuales pactados. Por otra parte, se señala al Consorcio que no se aportan ni los elementos técnicos ni la fundamentación que permitieran al Banco poder analizar y valorar lo presentado como un reclamo administrativo por la aplicación de las multas realizadas por el Banco en el cobro número 36 de la Etapa III, por lo que se le solicitó que en un plazo no mayor a 3 días hábiles a partir del recibo de dicho oficio presentara toda la información y documentos de descargo. Como se analiza de estos hechos, es claro, que el oficio PSPF-517-2019, no surge como un acto de convalidación del oficio PSPF-485-2019, tal como lo expone el accionante, en el tanto, es claro que el origen de dicho acto es la atención directa de una gestión que el Consorcio planteó y que el Banco de acuerdo a lo señalado numeral 27 y 41 de la Constitución Política tenía como deber de atender y que no constituye por eso en un acto de convalidación como lo refiere el accionante que pueda generar por la existencia del mismo, vicio alguno de nulidad, de conformidad con lo regulado en el ordinal 158 de la LGAP. Cabe señalar que el acto cuestionado sí revela que le fue conferido expresamente al Consorcio actor la posibilidad de deducir con las formalidades necesarias un reclamo administrativo debidamente fundamentado en torno a la improcedencia de la multa que reclama como acto base de nulidad (PSPF-485-2019), constituyendo con este requerimiento el derecho del contratista a tramitar un reclamo administrativo contra la multa impuesta, de esta forma, se cumple con lo que la Sala Constitucional ha zanjado como elemento necesario para resguardar el debido proceso en caso de aplicación automática de las cláusulas penales en materia de contratación administrativa, derecho al cual el Consorcio no demuestra haya materializado, cuando el Banco se lo requirió. Hemos de resaltar que, para un supuesto como el de análisis, en donde encontramos relaciones sinalagmáticas de edificación de obra, se identifica que el ejecutor de ésta, autor de las acciones tendientes a la obtención del objeto contractual, es el que tiene a su cargo el control del tiempo de ejecución contractual, en tanto hacedor de la conducta debida. Si bien, existen impases en que su contraparte contractual realiza revisiones o toma de decisiones sustantivas, ello no inhibe el control propio que el contratista ha de llevar. En otras palabras, en calidad de responsable de la acción y ejecución prestacional (dado que su contraprestación es eminentemente dineraria), es el Consorcio actor el que lleva la carga probatoria de la explicación del motivo o razones de que exista disparidad entre la fecha dada en el control de ejecución contractual (fecha esperada de término final de etapa contractual) y la fecha real de finalización. Con ello, si bien la parte demandante aporta ciertos elementos explicativos (sobre todo con su prueba testimonial), lo cierto es que no se aportaron elementos de convicción que señalasen cómo, en ambas líneas de trabajo, se generaron atrasos frente a la fecha de entrega, los motivos objetivos y verificables de ello, para determinar si se trata de responsabilidad propia, de su contraparte o de un factor externo eximente de responsabilidad. Consecuentemente, lleva razón el banco demandado en cuanto, pese a ser la carga del actor, no se acreditó la justificación objetiva no imputable a éste por la diferencia temporal de ejecución, con lo que no se demerita el motivo del acto sancionatorio.
VII.RECONOCIMIENTO DE UNA PRÓRROGA A FAVOR DEL CONSORCIO POR EL ORDEN DE 40 DÍAS. En su teoría del caso, la parte actora señala e incorpora en sus pretensiones subsidiarias, que las partes de la contratación amparados en mecanismos de autocomposición, durante la ejecución contractual el establecieron lo que se denominó "mesas de dialogo" para lograr acuerdos respecto de reclamos pendientes y temas claves de la ejecución contractual. Señala que, durante dichas mesas de diálogo, y concretamente durante la Etapa III del proyecto, el Banco reconoció que había consumido 40 días naturales en revisiones de planos y especificaciones. En razón de lo anterior, se acordó reconocer 40 días naturales no imputables de multa al Consorcio. Dichos 40 días no han sido aplicados al plazo contractual, y o multas aplicadas. Agrega que el BPDC incurrió en conductas administrativas ilegales al reconocer 40 días de ampliación del plazo contractual por situaciones inimputables al Consorcio Proyecto BP y su posterior negación a la hora de establecer multas a favor del Consorcio. Señala que se confirmó que existió un plazo de 40 días que correspondió a las revisiones del Banco Popular, de los planos y diseños de la obra a ejecutar, situaciones no atribuibles al contratista pero que generaron un atraso innegable en la ejecución contractual. Indica que los ajustes que se solicitaron no eran factibles de ser implementados en un espacio reconocido legalmente entre las partes como son las mesas de diálogo, se llegó a la conclusión mutua de que existían unos días que afectaron el proyecto, cuyo conteo de días fue el mismo para ambas partes. Dichos días iban a servir como un "colchón" o tiempo a favor del contratista en caso de que se generara un atraso o multa. Indica que los tiempos de atraso no son imputables al contratista, puesto que no existe un nexo causal entre esos atrasos y una omisión o acción concreta del Consorcio. El atraso se dio por la dificultad y complejidad que conllevan los procesos de construcción, e incluso más para un proyecto ambicioso y grande como el de solución de planta física lo cual implicó las revisiones de planos y demás diseños no contemplados. Agrega que no es procedente ignorar el reconocimiento de una causal de prórroga en el plazo de entrega del objeto contractual, simplemente por la falta de formalización de una minuta, cuando existen causas para motivar la emisión del acto de reconocimiento de prórroga. El derecho a la prórroga no puede fenecer simplemente por una falta de firmas de una minuta, puesto que las razones que dieron pie a dicho acuerdo existieron de forma innegable. Por su parte, señala el Banco demandado que, si en fecha 26 de noviembre 2018, hubiera sido entregado al Banco, con la incorporación de todas las correcciones y ajustes solicitados a éste, durante todo el proceso de revisión conjunta de éste, que se venía realizando para los avances del 25%, 50%, 75% y 90%, el avance del 100% hubiera podido ser recibido a conformidad por el Banco y no se tendría que haber hecho otro proceso adicional de revisión del diseño por parte del Banco. Es así como, las revisiones adicionales al diseño no programadas que debió hacer el Banco, fueron producto y consecuencia de que el Consorcio entregó un diseño incompleto, no recibido a conformidad por el Banco según lo indicado en los alcances de las tablas utilizadas, para la revisión conjunta de los avances del 25%, 50%, 75%, 90% y 100% del diseño de la Etapa III. Para fundamentar lo referente a la imputabilidad o no al Consorcio, de estos 40 días de revisiones del Banco, indica que se deben analizar los hechos que dieron origen a que el Banco, se viera en la necesidad de hacer otras revisiones del diseño no previstas en las actividades del cronograma de ejecución de esta parte de los alcances de la Etapa III de este contrato. Lo primero es que el Consorcio realizó la entrega al Banco, del avance del 100% de planos, memorias de cálculo y diseño, especificaciones técnicas y presupuesto Fase 1- Etapa III del diseño, en fecha 26 de noviembre 2018 con la nota BP-181126- OFICIO NO.903. Y que esta entrega fue revisada de forma conjunta entre el Banco, sus asesores técnicos y el Consorcio y que, como resultado de esta revisión, el Banco comunicó al Consorcio con nota PSPF-638-2018 y sus anexos, de fecha 12 de diciembre 2018, el no recibo a conformidad del diseño entregado. De tal diseño en fecha 26 de noviembre 2018, hubiera sido entregado al Banco, con la incorporación de todas las correcciones y ajustes solicitados a éste. Esta es una, de las razones por lo cual el órgano fiscalizador, considera que las revisiones hechas por el Banco, entre las fechas del 22 de enero al 26 de febrero 2019 y que se mencionan en la reunión del 25 de marzo 2019 y a partir de las cuales se mencionan los 40 días, fueron producto del no recibo a conformidad del diseño y por tanto ese tiempo se consideró responsabilidad del Consorcio, ya que de haberse entregado el diseño correctamente y en las fechas previstas y programadas, no habría sido necesario, que el Banco hiciera nuevas revisiones, como las que tuvo que hacer en el período entre el 22 de enero y 26 de febrero 2019. Además, en forma paralela y durante este período de tiempo (22 enero al 26 de febrero 2019) en que el Banco estaba revisando las primeras entregas parciales del diseño corregido, el Consorcio estaba realizando otras actividades de correcciones y ajustes al diseño entregado y que la duración de esto a esa fecha de corte fue de 54 días calendario. Por tanto, ésta es otra de las razones por las que, el órgano fiscalizador no considera ese tiempo de revisión del Banco entre el 22 de enero y el 26 de febrero 2019, como un tiempo no imputable al Consorcio. Por tanto y con base en todo lo indicado anteriormente, el órgano fiscalizador consideró los 40 días de revisiones del Banco, que se mencionan en la reunión del 25 de marzo 2019, como días atribuibles a la responsabilidad del Consorcio contratista. Lo segundo es el hecho de que entre la fecha 12 de diciembre 2018, en que se comunicó al Consorcio el no recibo a conformidad del Banco al avance del 100% del diseño presentado por el Consorcio y hasta la fecha 21 de enero 2019, transcurrieron 39 días calendario, en los cuales el Consorcio no realizó ninguna entrega al Banco, del algún diseño corregido, por tanto, esos 39 días calendario, se consideran tiempo responsabilidad del Consorcio y no del Banco. Lo tercero es que el Banco, además de haber tenido que realizar otro proceso de revisión del diseño corregido por el Consorcio, tuvo que realizar las revisiones del diseño de forma parcial y en distintos momentos, debido a que el Consorcio no hizo una única entrega completa del diseño corregido al Banco, considerando planos, especificaciones y memorias de cálculo de todas las especialidades de infraestructura, estructural, mecánico, eléctrico y de telecomunicaciones, sino que lo hizo de forma parcial y en diferentes fechas y no, como se había venido realizando hasta la entrega del 100%. Pues posterior a esa reunión de fecha 25 de marzo 2019, el Banco tuvo que realizar otras revisiones, debido a las entregas parciales de las especialidades de los alcances del diseño y también debido a que fue necesario devolverle al Consorcio, en más de una oportunidad, las correcciones hechas por el Consorcio para algunas de las especialidades del diseño, pues éstas no atendían todas las observaciones, que se le habían señalado anteriormente, en el proceso de revisión conjunta, 21 de enero 2019, que el Banco debe iniciar un proceso adicional de revisión del diseño, que no estaba considerado en la programación de actividades de la Etapa III en ejecución, lo cual fue mencionado por este órgano fiscalizador en la reunión del 25 de marzo 2019, y los 40 días que se mencionan en la reunión realizada el 25 de marzo 2019, obedecían a sólo una de las varias revisiones que tuvo que hacer el Banco, como consecuencia de que el Consorcio, no cumplió con lo indicado en el proceso de revisión conjunta del diseño que se venía realizando entre el Banco, sus asesores y el Consorcio, para los avances del 25, 50, 75, 90 y 100% del diseño detallado. De manera que durante el proceso de revisión que hacía el Banco, el Consorcio continuaba realizando actividades de la Etapa III, tales como atención de las observaciones de planos, memorias de cálculo y diseño, especificaciones técnicas y presupuesto Fase 1 y la Fase 2 correspondiente a la elaboración de la propuesta de los términos de referencia y trámite de permisos, la fecha en la cual se aplicó la multa por parte de este Órgano Fiscalizador (noviembre 2019), no se tenía respuesta del Consorcio respecto al acuerdo, ni tampoco estaba la redacción final acordada entre las partes ni estaba formalizado el mismo, en la minuta de la reunión del 25 de marzo 2019. Es por lo anterior que es incorrecto y no es cierto que el Consorcio indique que la minuta fue aceptada por el Banco, ya que la misma no se encuentra formalizada, no cuenta con las firmas de ninguno de los participantes y el Consorcio no ha aportado ningún documento que registre y demuestre que el Banco le comunicó al Consorcio, que el documento se da por aceptado y que proceda con la recolección de las firmas para la minuta de la reunión del 25 de marzo 2019, donde se consignen los acuerdos de ésta. El órgano fiscalizador no ha tramitado, recomendado ni comunicado al contratista ninguna ampliación de plazo contractual para la Etapa III por los 40 días naturales que se indican en este hecho y por las razones expuestas al respecto en los hechos anteriores. Adicionalmente señala que, tampoco cuenta con documentos de parte del Contratista ni de otras dependencias del Banco, en el cual se le informe y notifique al órgano fiscalizador, de un acuerdo formalizado al respecto de este tema. Es por ello que el órgano fiscalizador, en el análisis que realiza para la aplicación de la multa de la Etapa III del contrato #014-2016, considera días eximentes o no imputables a la responsabilidad del contratista, el período que va del 21 de abril al 2019 (fecha de un Etapa III, establecida en el cronograma LB4 ajustada con PSPF-1 82-2019) al 8 de noviembre del 2019 (fecha de fin real Etapa III según dicho cronograma), lo siguiente: a- Las duraciones reales de las revisiones de las instituciones revisoras para el trámite de permisos (CFIA, Ministerio de Salud, Bomberos y Municipalidad de San José), debido a que dichas duraciones fueron mayores a las previstas en el cronograma de ejecución de estas actividades y las mismas no son del total control del contratista. b- Las duraciones reales para las inscripciones de la Dirección Técnica, debido a que las mismas fueron realizadas directamente por el Banco, y c- El plazo de 10 días hábiles adicionales aprobados por este Programa con la nota PSPF-421-2019 folio 03255 del expediente de ejecución del Programa, para la impresión de planos finales del Edificio Metropolitano 1. De manera que todos los demás días reales restantes y adicionales a los programados, si se consideran responsabilidad del Consorcio y es con base en éstos y al cronograma de la línea Base 2 ajustada con el oficio PSPF-182-2019 conocido por ambas partes, que el órgano fiscalizador realizó la aplicación de los días de multa aplicados en la factura del cobro #36, en noviembre 2019 y lo comunica al Consorcio con nota PSPF-485-2019. A partir de ello, el órgano fiscalizador, no recibió algún reclamo administrativo en el cual el Consorcio fundamente y demuestre, que los días de multa imputados por el Banco, no corresponden, ni tampoco contestó a la solicitud escrita que le hace el Banco de presentar los documentos y pruebas necesarias que justifiquen que la aplicación hecha no es correcta. Criterio del Tribunal: Revisada la prueba traída a los autos, este Tribunal llega a la conclusión que los 40 días de revisiones del Banco demandado, que la parte actora insiste debieron ser tomados en cuenta como prórrogas o no imputables a su representada en términos de multas o penalidades, de acuerdo a lo acordado en las mesas de diálogos, específicamente en la celebrada el 25 de marzo del 2019, no tienen sustento probatorio suficiente para determinar esa inimputabilidad, y es que tenemos que, de acuerdo a los hechos acreditados, mediante oficio PSPF-489-2017 del 4 de diciembre del 2017 del Programa de Solución de Planta Física efectivamente se atendió la propuesta de creación de mesas de diálogo, en atención al criterio brindado por la Dirección Jurídica, propuesta por el Consorcio actor, y sobre esa línea se trabajó para llegar a acuerdos incluso con la participación de la Gerencia General del Banco, como lo declaró la testigo Mercedes Flores Badilla, y se instauró dicho mecanismo para solucionar y disminuir los reclamos administrativos presentados según se aprecia de la propia propuesta del Consorcio cuando se crea tal mecanismo de negociación, es así como se denota que, por ejemplo, mediante reunión realizada el 19 de marzo del 2019 con la participación de miembros del Consorcio, miembros del Programa de Solución de Planta Física, Dirección Jurídica del Banco y la Gerencia General también del Banco, se discutió el esquema de línea de tiempo y sobre esa línea de tiempo en reunión realizada el 25 de marzo del 2019, con la participación nuevamente de miembros del Consorcio, miembros del programa de solución de planta física, dirección jurídica del Banco y la Gerencia General, se discutió según lo señalado en la minuta de aquella reunión, el plazo consumido por el Banco en revisiones adicionales de planos y especificaciones, la verificación se centró en las actividades relacionadas con las revisiones del Banco, las cuales contabilizan 40 días de duración (revisiones correspondientes a aquellas computadas desde 19/01/2019 hasta 27/02/2019), y lo que estaba pendiente era determinar el tratamiento que se le daría a este plazo. Se discutió que los 40 días correspondían a plazo de revisión del Banco, y no podría darse razón de la imputabilidad de la responsabilidad, precisan que esos son días adicionales que naturalmente requirió el proyecto, no teniendo estos una connotación de atraso, y se propone que se traten como ampliación de plazo lo cual podía ser solicitado por el Consorcio o bien, el Banco lo podía emitir de oficio. En la reunión se indicaba que no era posible determinar dónde iban a ser contabilizados si al final de la etapa III o de forma previa, y se reconoce por el ente fiscalizador, que no es claro que no sean imputables al Consorcio, puesto que se trataban de revisiones adicionales, y se discute la figura legal a aplicar. De acuerdo al audio del reunión del 22 de marzo, es claro que no se definió los términos del acuerdo de los 40 días, pero sí se acordó que el Consorcio debía ubicar esos cuarenta días dentro del cronograma. La minuta levantada de tal reunión fue enviada mediante oficio BP-190405-OFICIO No. 1039 del 5 de abril del 2019, por parte del Consorcio BP para su revisión y observaciones. Recibidas las observaciones a la minuta se aceptó por parte del Consorcio el acuerdo de dicha reunión en los siguientes términos: "Elaborar la minuta correspondiente a esta reunión, como respaldo para el Consorcio Proyecto BP del compromiso del Banco de que los 40 días naturales requeridos por el Banco para revisiones de planos y especificaciones entre el 19 de enero y el 27 de febrero, ambos de 2019, no serán considerados para efectos de multas, en caso de que se excediere el plazo establecido para la finalización de la Etapa él. Lo anterior sin perjuicio de la posibilidad legal que asiste al Consorcio de plantear solicitudes de prórroga, según lo autoriza la cláusula segunda del Contrato". No obstante, la minuta no se formaliza y queda sin resolverse el acuerdo sobre esos cuarenta días. A partir de esto, no es procedente la teoría de la parte actora, en que existía un compromiso del Banco en reconocer ese plazo y que fue ilegítimamente ignorado, primeramente porque realmente no existió un acuerdo formal sobre tal premisa, pero sobre todo porque lo discutido en una mesa de diálogo no fue incluido como un mecanismo formal de creación de obligaciones en el instrumento contractual que rige la licitación objeto de análisis, como lo sería el cartel y el contrato suscrito entre las partes, es decir, es solo un instrumento de discusión y acercamiento de las partes contractuales, derivada de la buena fe contractual, pero no se formaliza como un instrumento jurídico para la creación de obligaciones que permita a este Tribunal determinar un incumplimiento de tipo contractual y de ahí estimar, incluso una conducta ilegítima del Banco demandado, aunado a lo dicho en el considerando anterior, hemos de recordar que, de igual manera, esos 40 días tenían que sopesarse en el cumplimiento general del contrato, no tratándose esos 40 días como títulos habilitantes de justificación genérica para ser utilizados como mecanismos de contra-rebajo o eximente en caso de mora. Ahora bien, desde esa perspectiva, por la forma en cómo se acredita esa mesa de diálogo, lo acordado en la misma no se constituye en prueba suficiente e idónea para determinar que, efectivamente, existieron 40 días de revisiones del Banco que no eran atribuibles al Consorcio y que debieron haber sido descontados en el cómputo de la multa impuesta, en el tanto, de la prueba en común incorporada al proceso, tenemos prueba testimonial y documental que advierten que existen 40 días de revisiones, pero se admiten como revisiones adicionales o extraordinarias que el Banco utilizó porque se habían generado atrasos en la entregas del 50, 75 y 90 % del proyecto en términos de observaciones presentadas a los planos del proyecto, que no habían sido incorporadas en tiempo y forma por el Consorcio actor, por lo que se insiste por la testigo Anabelle Mayorga Núñez, quien actuaba como órgano fiscalizador del proyecto, que esas revisiones adicionales fueron sí del Banco, pero necesarias por el atraso del Consorcio en correcciones y observaciones dadas de forma previa, y que además nunca se logró demostrar por el propio Consorcio como esos 40 días impactaban el cronograma, cuando era evidente que simultáneamente a esas revisiones, el Consorcio tenía obligaciones que ir cumpliendo de forma paralela que le permitía avanzar en el tiempo de entrega acordado en la línea base del cronograma. En contraprueba a esa declaración está el testimonio de la arquitecta Vera Fernández, en su condición de Coordinadora del Proyecto por parte del Consorcio, quien declaró que las observaciones solicitadas por el Banco requerían de tiempo adicional para poder incorporar los cambios requeridos, mencionando como ejemplo lo señalado en acabados de pisos, que implicaba estudios y análisis diferentes además de observaciones dadas en un momento en que los planos se tenían al 100%, lo que lógicamente implicaba una inversión de tiempo adicional y natural al manejo del proyecto y no era imputable a ese Consorcio. En semejante sentido declaró la testigo Sara Gómez Chaves, no obstante, de tales declaraciones no se incorpora prueba idónea y de orden técnico que pueda dirigir a esta Cámara en la veracidad de las manifestaciones dadas en la prueba testimonial recibida, por cuanto, el análisis de lo expuesto pasa por un filtro técnico, donde es necesario determinar desde el punto vista técnico como se indica, si las observaciones incorporadas por el Banco demandado eran sustanciales para determinar que implicaban tiempo adicional no era atribuible al Consorcio o si se trataba de modificaciones no sustanciales que posibilitaba el avance de otras actividades del cronograma como para poder cumplir en el tiempo definido las acciones proyectadas para la etapa III del proyecto, dicha prueba de orden trascendental para determinar el conflicto sobre a quien le es imputable esos 40 días no fue traída a los autos, siendo necesariamente carga de la parte actora, por ser este su dicho, de ahí que resulta imposible para el Tribunal determinar con la prueba acreditada, que efectivamente los días referidos que se solicitan sean reconocidos en la contabilización de la multa como favorables para el Consorcio actor. Esta Cámara comprende perfectamente que la ejecución prestacional de determinada tarea o actividad constructiva que deba ser sometida a discusión, aprobación o ajuste, puede generar la repetición de la tarea y su consecuente impacto en el alcance de los hitos temporales de la ruta crítica del proyecto edilicio, sin embargo, es justamente por esta razón, propia de la dinámica contractual, que debía existir una claridad no tanto en la dinámica de esta ejecución (tarea – revisión – ajuste) sino en cuanto al contenido cualitativo de los ajustes, que permitiesen demostrar si estábamos o no, en presencia de cambios sustantivos del proyecto, de alguna de sus partes y cómo, de forma global, se impactaban las tareas que se estaban realizando, ya sea de forma concatenada o paralela. En ese escenario, ante la falta de prueba idónea, se declara como improcedente la postura del Consorcio actor y por ende las pretensiones vinculadas a esa línea argumentativa. A mayor abundamiento, lo que sí reconoce el Tribunal es que existe prueba documental que evidencia que el Banco en varias ocasiones advirtió de falencias en las entregas de avances que realizaba el Consorcio, vemos como por ejemplo que, para el informe del mes de enero 2019, se señaló por parte del Banco que en relación al cronograma de avance no se compartía por el Banco lo referente al cambio de fechas de las actividades #554 y # 558 en relación a obtener firma de representante legal al haber sido firmados y entregados los documentos al mes de diciembre 2018, también se solicita aclarar lo relacionado con la tarea de plan de comunicación. Se agrega que no se comparte que los planos se encuentran listos para la tramitación de permisos por estar pendiente observaciones de la parte de arquitectura que podría afectar el trámite de permisos. Se indica adicionalmente que se comparte la preocupación en relación a la incorporación de observaciones realizadas a los planos. Se señala que el Banco no tiene fecha pendiente ninguna solicitud de prórroga por el Consorcio y lo que corresponde a las prórrogas por aumento de revisión del Banco fueron debidamente comunicadas al Consorcio en su momento. Por último, se aclara que no hay pagos pendientes a la fecha del corte del mismo y el Banco ha atendido lo correspondiente al tema el Consorcio en las mesas de diálogo. Mediante oficio SPSF-112-2019 del 12 de marzo del 2019, del Programa de Solución Física y dirigido al Coordinado del Consorcio BP se indica que no se comparte y se rechaza lo relacionado en el informe mensual en el entendido que todas las actividades posteriores al 12 de diciembre del 2018, son actividades producto de que el Consorcio no atendiera en tiempo y forma todo lo indicado por el Banco en el expediente administrativo (Tomo VII, Ejecución contractual), visiones de avance anteriores a la entrega del 100% Etapa III, Fase I, es por ello que los tiempos no estaban incluidos en el cronograma. Y en relación a lo reportado en el punto 11.6, se indica que no se hace referencia a la situación real del atraso que tienen las actividades del Ítem 1.6 respecto a los avances que tenían que tener reportado a la fecha de corte lo que impactaría el cronograma. Mediante oficio SPSF-172-2019 del 8 de abril del 2019, del Programa de Solución Física y dirigido a la Coordinación del Consorcio en relación con el Informe de Avance mes de marzo del 2019, se rechaza lo indicado en el Informe por parte del Banco. Situación idéntica se da respecto al informe de avance del mes de abril, según lo señala el Oficio SPSF-215-2019 del 9 de mayo del 2019. Nuevamente, para el informe del mes de mayo 2019 se refiere a las observaciones del Consorcio indicando entre otras cosas que el avance del Programa se ajustara a las prórrogas aprobadas, según lo señala el oficio PSPF-281-2019 del 21 de junio del 2019. Mediante oficio SPSF-330-2019 del 29 de julio del 2019, del Programa de Solución de Planta Física, dirigido a la Coordinación de Consorcio BP en relación al informe de avance de junio se indica entre cosas que se está anuente a revisar propuestas de revisión de duración, de los tiempos programados en la línea base 4, siempre y cuando dichas propuestas de redistribución, no modifiquen las fechas máximas de fin programadas en la línea de base 4 ni tampoco incluya fechas reales de ejecución de éstas a menos que las mismas hayan sido modificadas por una prórroga ya tramitada y aprobada. Lo mismo fue reiterado en el análisis del informe de avance del mes de julio y agosto del 2019, según oficio PSSF-350-2019 del 13 de agosto del 2019 y oficio SPSF-384-2019 del 12 de setiembre del 2019. Mediante oficio SPSF-410-2019 del 8 de octubre del 2019, el Programa de Solución de la Planta Física, dirigido a la Coordinación del Consorcio en relación a informe de avance del mes de setiembre del 2019, se señala que el Banco no comparte lo indicado por el Consorcio en este punto, sobre la atención de las consultas de los términos de referencia ya que ese es un entregable que aún no ha sido completado en su totalidad por el Consorcio y como tal no cuenta con el recibo a conformidad por parte del Banco y se realizan observaciones al Cronograma. En relación con el informe del mes de octubre 2019 se hace referencia a observaciones del cronograma, referencia a la finalización de la fase dos, y la finalización de la etapa III, por considerarse que se encuentran pendientes actividades relacionadas con el Metropolitano II. Lo mismo se reitera en el análisis del informe del mes de noviembre del 2019, y se indica adicionalmente corregir los términos de finalización indicadas en el cronograma. Mediante oficio PSPF-421-2019 del 17 de octubre del 2019, del Programa de Solución Física se indica al Consorcio que la impresión de láminas no impacta la actividad 1354 para efectos del cronograma. En relación a esto en oficio PSPF-429-2019 del 23 de octubre del 2019, se indica que se puede proceder con la impresión de planos. En su momento el Banco reconoce una prórroga por 16 días pero deniega mediante oficio SPSF-260-2019 del 6 de junio del 2019, del Programa de Solución Física la solicitud de ampliación de plazo contractual para la ejecución de la Etapa III, de la Licitación Pública No.2014LN-0000037DCAD, por 76 días naturales contabilizados a partir del 21 de abril del 2019, por cuanto el consorcio no logra probar y justificar que la misma no le es imputable directamente, que incide en el atraso en el plazo de las actividades de trámites ante el Ministerio de Salud y la actividad Resolución Setena y que a la vez impacta en la entrega de la Etapa III. Se reconoce además que en relación al trámite de permisos no fue incorporado en el atraso que se estableció en el cronograma de la línea base, salvo las correcciones solicitadas por las entidades, así se aprecia de los oficios PSPF-343-2019 del 1 de agosto del 2019, PSPF-372 del 2019 y PSPF-394-2019 del 18 de setiembre del 2019 oficio PSPF-400-2019 del 25 de setiembre del 2019, oficio PSPF-402-2019 del 27 de diciembre del 2019, oficio PSPF-411-2019 del 10 de octubre del 2019, y oficio PSPF-443-2019 del 30 de octubre del 2019. Es decir, sí existe abundante prueba documental que evidencia la recepción formal de los avances por parte de la Administración contratante, y que impactaron el cronograma de la línea base sobre la cual se calcula la multa impuesta, así como las desavenencias presentadas, por ende, es notorio que el Consorcio conocía de esas circunstancias que mes a mes eran revisas por Banco, en el tanto, era sobre esas observaciones que el Consorcio debía trabajar para el avance de los proyectos, lo cual concreta una razón para estimar que sí se tenía conocimiento de las condiciones que le fueron atribuidas como causa eficiente de la multa impuesta. Debe agregarse que, de la prueba testimonial de la parte actora se desprende con total claridad que ni el Consorcio tenía claro cómo impactaban esos 40 días al cronograma, tanto es así que no logra demostrar en fase administrativa cómo debían ser acreditados a su favor esa temporalidad, por ende, resulta inviable que sea en esta fase judicial que se pretenda se reconozca ese período sin prueba eficiente e idónea y por supuesto, de orden técnico por la naturaleza de lo debatido, cómo ese plazo resulta inimputable al Consorcio, en el tanto, se basa en apreciaciones genéricas que no se concretan con prueba directa, consecuentemente es necesario como ya se indicó declarar sin lugar las pretensiones subsidiarias relacionas a esta línea argumentativa.
En su línea argumentativa la parte accionante señala que existe un derecho a recurrir las resoluciones administrativas, y que este derecho fue violentado por el Banco demandado al establecer que la fase de ejecución contractual está excluida de la cadena recursiva establecida en la Ley General de la Administración Pública, acudiendo a lo señalado en el ordinal 367 de la LGAP, dejando de lado lo señalado en el artículo 4° inciso e) del RLCA que establece que la LGAP es una de las normas que rigen la actividad de contratación administrativa, además de lo señalado en el artículo 6° del RLCA que expresamente indica que en cuanto a la validez de Ios actos de la contratación administrativa y su nulidad aplica la LGAP. Los artículos 216 párrafo tercero, y 221 del RLCA expresamente remiten a la LGAP para el caso de recursos por rescisión contractual y debido proceso en materia de sanciones administrativas, respectivamente. Por lo que estima que el Banco ha confundido el procedimiento de selección del contratista (que cuenta con un procedimiento especial regulado en la LCA y su reglamento) con el procedimiento de impugnación de las decisiones administrativas. Por su parte, señala el Banco demandado que reconoce la denegatoria de la acción recursiva, expone que el Banco deniega el derecho a recurrir las decisiones administrativas, fundamentalmente de conformidad con los artículos 4 inciso e), 6, 216 párrafo tercero y 221 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa, que es el derecho constitucional a recurrir las decisiones administrativas ante el superior y que se encuentra protegido también por los artículos 106 de la Ley General de la Administración Pública y 42 de la Constitución Política. Señala que el artículo 4 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa efectivamente regula el régimen jurídico de la actividad de contratación administrativa, donde en el inciso c) se cita la Ley de Contratación Administrativa, la cual tiene jerarquía superior a la Ley General de la Administración Pública que se ubica en el inciso e). La Ley de Contratación Administrativa tipifica los actos administrativos que tienen recursos, así como el tipo de recurso que aplica, sean propios de la especialidad de la materia o que remita expresamente a los recursos de la Ley General de la Administración Pública. El pretender complementar la Ley e interponer recursos no tipificados en ella y en contra de todo acto administrativo que por ley no está sujeta a recurso, no solo es violentar el principio de legalidad por no respetar lo establecido en el ordenamiento jurídico particular de contratación administrativa, sino también el principio de eficiencia fundamental en esta materia especial. Los artículos 6, 216 y 221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, son un claro ejemplo de la remisión expresa que hace el legislador a los recursos de la Ley General de la Administración Pública ante los actos administrativos específicos que regulan dichas normas, lo cual es claro que no se puede ir más allá de lo tipificado en la Ley. Debe acotarse que este tema ha sido reclamado por el contratista - o más bien por la empresa Arquigraf S.A. - en múltiples ocasiones, sobre todo cuando no se le aceptaban prórrogas del plazo. Al presentar recursos, se le rechazaban con sustento a que ese acto no tiene recurso según la Ley de Contratación Administrativa. Agrega que, en materia de contratación administrativa, los medios de impugnación se encuentran dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y tienen su fundamento en el artículo 172 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, de manera que solo aplican los recursos mencionados en la norma anterior, cuando se trate del acto de adjudicación y contra la declaratoria de infructuoso o desierto del concurso. Criterio del Tribunal: Analizados los argumentos de las partes, concluye este Tribunal que lleva razón en su línea argumentativa la parte accionante, en el entendido que, lo señalado como razones jurídicas para no conocer por el fondo acciones recursivas del Consorcio actor son carentes de base legal al incurrir el Banco demandado en un error de apreciación jurídica, estableciendo que el régimen recursivo en materia de contratación administrativa es solo para lo dispuesto en el numeral 172 del Reglamento a la Contratación Administrativa. Debe dimensionarse que, tal como lo expone la parte actora, efectivamente existe un derecho constitucional a recurrir las decisiones administrativas derivado de lo señalado en el ordinal 41 de la Constitución Política, para lo cual el bloque de legalidad ha diseñado un sistema de recursos administrativos, distinguiendo materia y acciones administrativas, en el caso concreto, es cierto que la materia de la Contratación Administrativa el legislador diseñó una fase recursiva especial y la excluyó del régimen general establecido en la Administración Pública, de acuerdo a lo que regula el ordinal 367 inciso 2.b. de la LGAP, lo cual se complementa con lo señalado en el ordinal 172 del Reglamento referenciado. No obstante, lo que debe distinguirse es que la contratación administrativa debe valorarse en dos grandes fases, una primera etapa o fase de la contratación que es la que se concreta en el concurso público y su fase de adjudicación para lo cual el legislador, como se indicó, diseñó un régimen restringido de acciones recursivas, como lo es el acto de adjudicación y la declaratoria de infructuoso o desierto del concurso, lo cual deviene de la lógica que de que esa fase de la contratación debe buscarse la eficiencia y eficacia administrativa, en el tanto, está de por medio cumplir con el interés público que se busca atender, derivado de la necesidad que vincula al contrato público. De ahí que el legislador buscase restringir los mecanismos de acciones recursivas para esos momentos, que es precisamente a la que se refiere el ordinal 367 inciso 2.b en mención. Pero lo que obvia el Banco demandado, es que la contratación se compone también de una segunda etapa, que es la de ejecución contractual, en la cual, a diferencia de las atribuciones contractuales de orden privadas o comunes, la Administración en condición de contratante posee una serie de prerrogativas de imperio, facultades y atribuciones exorbitantes que solamente se encuentran en este tipo especial de relaciones convencionales, y es lo que da lugar justamente, tal como lo señala la parte accionante, que se tenta que recurrir al tratamiento general de la cadena recursiva establecida en la LGAP, existiendo además una referencia expresa en el artículo 4° inciso e) del RLCA que establece que la LGAP es una de las normas que rigen la actividad de contratación administrativa, y se encuentra también lo señalado en el artículo 6° del RLCA que, expresamente, indica que en cuanto a la validez de Ios actos de la contratación administrativa y su nulidad aplica la LGAP. Los artículos 216 párrafo tercero, y 221 del RLCA expresamente remiten a la LGAP para el caso de recursos por rescisión contractual y debido proceso en materia de sanciones administrativas, respectivamente. Además de esa remisión expresa, no debe obviarse que la LGAP, es una ley que establece una serie de principios que rigen el actuar de la Administración Pública, y que enmarcan el principio de legalidad que rige a la Administración, de ahí que, ante la ausencia de norma expresa en torno a la cadena recursiva en la fase de ejecución contractual, debe acudirse a la norma general, esto en razón del principio de autointegración normativa que regula el ordinal 9 en relación con el artículo 11 de la LGAP. Partiendo de esa premisa, es claro que las acciones recursivas gestionadas por el Consorcio actor, en relación con los actos con capacidad de producir efecto en su esfera jurídica, debían ser abordadas por el fondo por el Banco demandado y no ser rechazados ad portas por considerar que carecían de recurso. De ahí que resulte procedente que se ordene el reenvío sobre este aspecto a la Administración, para que conozca las gestiones recursivas opuestas por el Consorcio actor, sobre aquellos actos que generaron un efecto en la esfera jurídica del Consorcio, con la finalidad de que se pronuncie expresamente sobre los agravios esgrimidos, y en caso de que el conocimiento de esas acciones recursivas incidan en la imposición de la multa que se conoce en el presente asunto, como una causa sobrevenida, será la Administración quien defina el destino de la multa en esa instancia. Debe aclararse que, los actos sobre los que fue denegada la acción recursiva es expuesta de forma genérica en la demanda, aunque se menciona algunos actos concretos en torno a la prueba de interés señalados por la parte accionante, entre las que se encuentran las siguientes y sobre el cual se reconoce que existe una acción denegatoria ad portas rechazando el acceso al esquema recursivo: el oficio PSPF-439-2017 del 02 de noviembre del 2017 del Programa de Solución Física, donde refiere al recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado por el Consorcio mediante oficio BP-171019-0FICIO No. 418 ante la Junta Directiva en contra del Oficio PSPF406-2017, fechado 17 de octubre de 2017. Contrato #014-2016, en el que se dispuso con fundamento en lo recomendado por la Dirección Jurídica, en la nota DIRJ-1502- 2017, rechazar de plano por improcedente; el recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante, presentado por el Consorcio Proyecto BP, en contra del oficio PSPF-4013-2017 del 17 de octubre de 2017, que deniega la solicitud de prórroga, ya que atendiendo el principio de taxatividad de los recursos, no resulta factible habilitar figuras recursivas que el Legislador no ha dispuesto para la impugnación de lo resuelto, por lo que procede el rechazo de plano; el oficio PSPF-835-2018 del 11 de diciembre de 2018, del Programa de Solución Física se atiende recurso de revocatoria con apelación en subsidio interpuesto por el Consorcio actor mediante oficio 13111-181128. OFICIO No.905 Recurso de revocatoria con apelación en subsidio, ambos, con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-596-2018 y oficios relacionados PSPF-544-2018. PSPF463-20111 y PSPF-368-2018 Contrato #1114-2018, en los cuales se dispuso un rechazo de plano; la resolución DCADM-374-2019 que dictó acto final del procedimiento administrativo, por parte de la División de Contratación Administrativa mediante el cual se atiende el recurso de revocatoria con apelación en subsidio con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-260-2019 y oficios de fundamento PSPF-217-2019 y DCADM-320-2019, relacionados con el contrato 014-2016 derivado de la licitación pública No. 2014LN-000037-DCADM, en el cual se dispuso rechazar ad portas el recurso de revocatoria con apelación en subsidio, con nulidad concomitante y que el Programa Solución Planta Física mantenga lo resuelto en oficio PSPF- 260-2019, sobre el rechazo de la solicitud de aprobación de la ampliación del plazo contractual para la ejecución de la etapa III del contrato 014-2016 y el rechazo de ajustar la línea base vigente. De los anteriores actos, se ordena el reenvió para se conozca por el fondo las gestiones planteadas por el accionante de parte de la Administración contratista, con fundamento en lo señalado en el ordinal 122 inciso g del CPCA.
Como se expuso, al no haber mérito para decretar las pretensiones anulatorias, no se configura la base de responsabilidad imputable a la Administración demandada para estimar la procedencia de las indemnizaciones pretendidas, en torno a la devolución del dinero descontado como concepto de multa por el monto de US$588.682,75 (quinientos ochenta y ocho mil seiscientos ochenta y dos dólares con setenta y cinco centavos de dólar) por no configurarse una conducta ilícita que de sustento a la pretensión esgrimida.
Sobre la defensa de falta de legitimación alegada por el BPDC, la misma debe ser declarada sin lugar, considerando que es claro que las pretensiones deducidas por el actor son relacionadas con una contratación administrativa en el que el Consorcio actor participa como adjudicatario, lo que le vincula en una relación jurídica administrativa que le atribuye la legitimación para este proceso. Valga aclarar que se reconoce la legitimación al Consorcio BP representado en este proceso por la empresa ARQUIGRAF S.A, en el tanto consta en el expediente judicial como administrativo, el acuerdo consorcial que le atribuye a esta empresa el liderazgo de la actuación y representación administrativa y judicial, tal cual se deriva de los poderes especiales judiciales que se emanan de la ademda tercera de ese acuerdo consorcial y la cesión de derechos que se dirige contra esta empresa por parte de la empresa parte del Consorcio NICHOLS BROSCH WURST WOLFE y ASSOCIATES INC que cedió sus derechos, tal como se deslumbra del hecho tercero del elenco de hechos probados. Cabe agregar que, se advierte que no resulta vinculante para esta Cámara que esos acuerdos consorciales y contractuales hayan sido desconocidos en sede administrativa. En todo caso, debe partirse que la legitimación en el proceso contencioso, es amplia y se desarrolla en el ordinal 9 inciso b y el numeral 10 del Código Procesal Contencioso Administrativo (CPCA), el cual atribuye legitimación a los grupos que si bien no están formalizados, si ostentan un interés legítimo, que es la base de la legitimación que se reconoce en este proceso, más allá de la postura desarrollada por el ente demandado. Sobre la defensa de falta de derecho, la misma se acoge de forma parcial en torno a la nulidad de las conductas administrativas enmarcadas en los oficios SPSF-485 -2019 y SPSF-517-2019 y el reconocimiento de los 40 días atribuibles como responsabilidad del Banco demandado, y no así para lo que corresponde a lo argumentado respecto a la denegatoria de la cadena recursiva.
Respecto a las costas, de conformidad con el numeral ciento noventa y tres del Código Procesal Contencioso Administrativo, las costas procesales y personales constituyen una carga que se impone a la parte vencida por el hecho de serlo. La dispensa de esta condena sólo es viable cuando hubiere, a juicio del Tribunal, motivo suficiente para litigar o bien, cuando la sentencia se dicte en virtud de pruebas cuya existencia desconociera la parte contraria. En la especie, el Tribunal estima que ha existido un vencimiento reciproco por lo que se dicta este pronunciamiento sin especial condenatoria en costas.
POR TANTO
Se rechaza la prueba para mejor resolver y se acoge, de oficio, de forma parcial la cosa juzgada constitucional. Con base en los fundamentos de hecho y derecho expuestos, se rechaza la defensa de falta de legitimación pasiva opuesta por el Banco demandado y se acoge de forma parcial la defensa de falta de derecho opuesta por el demandado. Consecuentemente, se declara PARCIALMENTE CON LUGAR la demanda, en lo expresamente concedido, interpuesta por ARQUIGRAF SOCIEDAD ANÓNIMA, como representante del CONSORCIO PROYECTO BP, conformado por INGENYA CONSULTORES SOCIEDAD ANÓNIMA, ICICOR COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA, CONSULTORES ELECTROMECÁNICOS MEPSA SOCIEDAD ANÓNIMA, ESTRUCONSULT SOCIEDAD ANÓNIMA, FSA INGENIERIA Y ARQUITECTURA SOCIEDAD ANÓNIMA, MARÍA DEL ROCÍO MATAMOROS BOLAÑOS y GINO GUIDI SALAZAR contra el Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Se ordena el reenvío para se conozca por el fondo las gestiones planteadas por el accionante a la Administración contratista, específicamente los recursos atendidos en los oficios PSPF-439-2017 del 02 de noviembre del 2017, del Programa de Solución Física que refiere al recurso con revocatoria con apelación en subsidio presentado por el Consorcio mediante oficio BP-171019-0FICIO No. 418 ante la Junta Directiva Nacional en contra del Oficio PSPF406-2017, fechado 17 de octubre de 2017. Contrato #014-2016. Oficio PSPF-835-2018 del 11 de diciembre de 2018 del Programa de Solución Física donde se atiende recurso de revocatoria con apelación en subsidio interpuesto por el Consorcio actor mediante oficio 13111-181128. OFICIO No.905 Recurso de revocatoria con apelación en subsidio, ambos, con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-596-2018 y oficios relacionados PSPF-544-2018. PSPF463-20111 y PSPF-368-2018 Contrato #1114-2018, en los cuales se dispuso un rechazo de plano. Y resolución DCADM-374-2019 en el que se dictó acto final del procedimiento administrativo, por parte de la División de Contratación Administrativa mediante el cual se atiende el recurso de revocatoria con apelación en subsidio con nulidad concomitante contra el acto administrativo contenido en el oficio PSPF-260-2019 y oficios de fundamento PSPF-217-2019 y DCADM-320-2019, relacionados con el contrato 014-2016 derivado de la licitación pública No. 2014LN-000037-DCADM. Se resuelve sin especial condenatoria en costas Notifíquese.
Laura Gómez Chacón Amy Miranda Alvarado Carlos José Mejías Rodríguez ???????????????
LAURA GOMEZ CHACON - JUEZ/A DECISOR/A ????????????????
CARLOS JOSE MEJIAS RODRIGUEZ - JUEZ/A DECISOR/A Goicoechea, Calle Blancos, 50 metros oeste del BNCR, frente a Café Dorado. Teléfonos: 2545-0107 ó 2545-0099. Ext. 01-2707 ó 01-2599. Fax: 2241-5664 ó 2545-0006. Correo electrónico: [email protected] Clasificación elaborada por CENTRO DE INFORMACIÓN JURISPRUDENCIALdel Poder Judicial. Prohibida su reproducción y/o distribución en forma onerosa.
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