Right of petition via unofficial emailDerecho de petición electrónico a correo no oficial

Res. No. 2020007333 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at nine hours twenty minutes on the seventeenth of April two thousand twenty.

Amparo action processed under case file number 20-005223-0007-CO, filed by EDWIN GONZALO MORA MONTERO, identity card 0106200558, against the DIRECCIÓN GENERAL DEL SERVICIO CIVIL.

Resultando:

1.- By a brief received in this Chamber at 4:50 p.m. on March 13, 2020, the petitioner files an amparo action and states that, on February 12, 2020, he sent an email to the address [email protected], belonging to David Campos, an official of the Civil Registry, in which he stated: “through this means, since the Civil Service is the owner of a plot of land in Zapote, the location of which I attach in a map, and also since large earthworks (obras de relleno) were carried out on that property by the MSJ, I respectfully request that you provide me with: 1- The cadastral plan number for the property. 2- The permits granted by SETENA and the TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, given that the earthworks (relleno) executed are of large dimensions and must have the requested permits”; however, he alleges that the period established by law has already elapsed and that, as of the date of filing this appeal, they have not addressed his request. Based on the foregoing, he considers his fundamental rights violated. He requests that the appeal be granted.

2.- By ruling of 2:23 p.m. on March 17, 2020, this appeal was processed and the respondent authorities were notified on March 23, 2020.

3.- By a brief presented on March 25, 2020, ALFREDO HASBUM CAMACHO, in his capacity as Director General of the Civil Service, reports under oath that, regarding the email sent to the Dirección General by the petitioner, it must be noted that at the beginning of February of this year, that office experienced serious problems with the institutional email service, following a breakdown in its physical server, which is why the institution was not only incommunicado for several weeks, but also lost information during the time the problem persisted. It was not until the notification from the Constitutional Chamber regarding Mr. Edwin Mora Montero's request, that arrangements were made with the Information Technology Unit (UTI) to locate, within the backups made by that unit, the email he indicates, in order to immediately proceed to provide a response, as evidenced by the proof of sending made to the email address from which the now-addressed inquiry originated. Given the situation with the institutional email, the Dirección General proceeded to issue a communication to the public via its Official Website, indicating the problem that had arisen. Regarding the inquiry about whether the email address to which the petitioner sent his request is established as an official communication mechanism with the institution, it is reported that the petitioner's request was made to the email account of an official of the Dirección General, which is not established as an official communication mechanism, since the official means for receiving inquiries is the electronic form located on the DGSC's official website, in the inquiries section, specifically under the option: public information requests. He requests that the appeal be dismissed.

4.- In the processing of this case, the prescriptions of law have been observed.

Authored by Judge Picado Brenes; and,

Considering:

I.- OBJECT OF THE APPEAL. The petitioner files an amparo action and states that on February 12, 2020, he sent an email to the address [email protected], belonging to David Campos, an official of the Civil Registry, in which he stated: “through this means, since the Civil Service is the owner of a plot of land in Zapote, the location of which I attach in a map, and also since large earthworks (obras de relleno) were carried out on that property by the MSJ, I respectfully request that you provide me with: 1- The cadastral plan number for the property. 2- The permits granted by SETENA and the TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, given that the earthworks (relleno) executed are of large dimensions and must have the requested permits”; however, he alleges that the period established by law has already elapsed and that, as of the date of filing this appeal, they have not addressed his request. Based on the foregoing, he considers his fundamental rights violated. He requests that the appeal be granted.

II.- PROVEN FACTS. Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly proven, either because they have been thus accredited or because the respondent authority may have omitted to refer to them, as provided in the initial ruling:

On February 12, 2020, the claimant sent an email to the address [email protected], belonging to David Campos, an official of the Civil Registry, in which he stated: “through this means, since the Civil Service is the owner of a plot of land in Zapote, the location of which I attach in a map, and also since large earthworks (obras de relleno) were carried out on that property by the MSJ, I respectfully request that you provide me with: 1- The cadastral plan number for the property. 2- The permits granted by SETENA and the TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, given that the earthworks (relleno) executed are of large dimensions and must have the requested permits” (undisputed fact). In February 2020, the respondent authority experienced serious problems with the institutional email service, following a breakdown in its physical server, which is why the respondent institution was not only incommunicado for several weeks, but also lost information during the time the problem persisted (see report submitted by the respondent authority). On March 23, 2020, the petitioner's request for information was searched for in the backups made by the Information Technology Unit (UTI) (see report submitted by the respondent authority). Given the situation with the institutional email, the Dirección General proceeded to issue a communication to the public via its Official Website, indicating the problem that had arisen (see report submitted by the respondent authority). The email address to which the petitioner sent the request is not established as an official communication mechanism with the institution because it is the email account of an official of the Dirección General. The official means for receiving inquiries is the electronic form located on the DGSC's official website, in the inquiries section, specifically under the option: public information requests (see report submitted by the respondent authority).

III.- BACKGROUND. This Constitutional Chamber, in Judgment No. 2008-009670 of 9:55 a.m. on June 13, 2008, when referring to the right of petition and the use of electronic means, explained:

“(…) Within the framework of the information and knowledge society, fundamental rights can be exercised through new information technologies. As far as the right to petition and prompt response is concerned, the use of electronic means gives it new nuances, which must be weighed. Always considering their progressive and expansive effectiveness, but also taking into account the non-absolute nature of fundamental rights, it is possible to conclude that, for the exercise of the right to petition and prompt response, using the means that new technologies facilitate, it is important that the request be channeled through a freely accessible web page of the public entity or body. Additionally, that electronic domain must have a hyperlink directed to an email address set up specifically to receive requests, whether on a particular topic or serving as a mailbox for all types of procedures (…)”.

Similarly, regarding requests that are sent to non-official emails, but their receipt is acknowledged or the processing of their response begins, this Court, in Judgment No. 2019-2204 of 9:15 a.m. on February 8, 2019, stated:

“(…) That said, in view of the foregoing and after analyzing the elements provided to the case file, the Chamber considers that the petitioner's claim in this regard is appropriate, given that, although the email address to which the interested party sent his petition does not constitute an official means for receiving such procedures, the fact is that the respondent party admitted that it has proceeded to process said request, and that it became aware of it when it was received (…)” (emphasis not from the original).

IV- ON THE SPECIFIC CASE. In the present matter, although the respondent authority informed this Chamber that the means by which the petitioner's request was received [email protected] was not an official means of communication, nevertheless, when the ruling processing the amparo was notified, the petitioner's information request was addressed (March 23, 2020), which was searched for in the backups made by the Information Technology Unit (UTI), since in February 2020 the respondent authority experienced serious problems with the institutional email service, following a breakdown in its physical server, which is why the respondent institution was not only incommunicado for several weeks, but also lost information during the time the problem persisted. Likewise, the respondents assured that given the situation with the institutional email, the respondent Dirección General proceeded to issue a communication to the public via its Official Website, indicating the problem that had arisen. Finally, it was accredited that the email address to which the petitioner sent the request is not established as an official communication mechanism with the institution because it is the email account of an official of the Dirección General. The official means for receiving inquiries is the electronic form located on the DGSC's official website, in the inquiries section, specifically under the option: public information requests. In this regard, this Chamber reasons that the partially transcribed precedent (2019-2204 of 9:15 a.m. on February 8, 2019) is not applicable to the specific case, because the accredited factual situation merits a detailed analysis, in which the evidence and allegations presented by the respondents are analyzed. In that sense, it was proven that, at the time the petitioner submitted the information request, the respondent entity experienced serious problems with the institutional email service, following a breakdown in its physical server, which is why the respondent institution was not only incommunicado for several weeks, but also lost information during the time the problem persisted. Additionally, this Chamber considers that the respondent authority proceeded to issue a communication to the public via its Official Website, indicating the problem that had arisen. Likewise, it is observed that the respondent entity, after becoming aware of this appeal, asked the Information Technology Unit (UTI) to search for the backup of the emails; once the email referred to by the petitioner was found, it was addressed. Thus, it is irrefutably clear that the respondent authority was in a situation of material impossibility to address the petitioner's request, without even considering that it was also sent by a non-official means for this type of request. Under the foregoing reasoning, it cannot be assumed that there is any type of liability that can be attributed to the respondent authority, for which reason the appeal must be dismissed as indicated in the operative part of this judgment.

V.- DIFFERENT REASONS BY JUDGE CASTILLO VÍQUEZ. Although I concur with the majority of the Chamber in dismissing this amparo action, the fact is that I consider that the rights of the protected party were not violated, because the email address to which the information request was sent is not established as an official communication mechanism, as reported by the respondent authority. I believe that the claim is inadmissible for this sole reason, as it is clear that the email address to which the interested party sent his petition does not constitute an official means for receiving such procedures.

VI.- DOCUMENTATION PROVIDED TO THE CASE FILE. The parties are advised that, if they have provided any paper document, as well as objects or evidence contained in any additional electronic, computer, magnetic, optical, telematic device or one produced by new technologies, these must be removed from the office within a maximum period of 30 business days counted from the notification of this judgment. Otherwise, all material not removed within this period will be destroyed, pursuant to the provisions of the "Regulations on the Electronic Case File before the Judiciary (Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial)", approved by the Full Court in session No. 27-11 of August 22, 2011, article XXVI and published in the Judicial Bulletin number 19 of January 26, 2012, as well as in the agreement approved by the Superior Council of the Judiciary (Consejo Superior del Poder Judicial), in session No. 43-12 held on May 3, 2012, article LXXXI.

POR TANTO:

The appeal is declared WITHOUT MERIT. Judge Castillo Víquez provides different reasons.

Fernando Castillo V.

President Nancy Hernández L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Ana María Picado B.

Lucila Monge P.

Digitally Signed Document -- Verification code -- *YXHVBNKB29Q61* CASE FILE No. 20-005223-0007-CO Telephones: 2549-1500 / 800-SALA-4TA (800-7252-482). Fax: 2295-3712 / 2549-1633. Email: www.poder-judicial.go.cr/salaconstitucional. Address: (Sabana Sur, Calle Morenos, 100 meters south of the Perpetuo Socorro church). Reception of matters for vulnerable groups: Supreme Court of Justice Building, San José, Catedral District, González Lahmann Neighborhood, streets 19 and 21, avenues 8 and 6 It is a faithful copy of the original - Taken from Nexus.PJ on: 08-05-2026 23:08:54.

Sala Constitucional Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL *200052230007CO* Res. Nº 2020007333 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas veinte minutos del diecisiete de abril de dos mil veinte .

Recurso de amparo que se tramita en expediente número 20-005223-0007-CO, interpuesto por EDWIN GONZALO MORA MONTERO, cédula de identidad 0106200558, contra LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SERVICIO CIVIL.

Resultando:

1.- Por escrito recibido en esta Sala a las 16:50 hrs. del 13 de marzo de 2020, la parte recurrente presenta recurso de amparo y expone que, el 12 febrero de 2020 envió un correo electrónico a la dirección [email protected], correspondiente a David Campos, funcionario del Registro Civil, en el que indicó: “mediante la presente, siendo que el servicio Civil es propietario de un terreno en Zapote, del cual adjunto su ubicación en un mapa, así también como se realizaron grandes obras de relleno en esa propiedad por parte de la MSJ, le solcito respetuosamente me facilite: 1- El numero de plano de la propiedad. 2- Los permisos dados por SETENA Y TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, siendo que el relleno ejecutado es de grandes dimensiones y debe tener los permisos solicitados”; sin embargo, alega que ya transcurrió el plazo establecido por ley y al día de interposición de este recurso no han atendido su gestión. Por lo anterior, considera lesionados sus derechos fundamentales. Solicita se declare con lugar el recurso.

2.- Mediante auto de las 14:23 hrs. del 17 de marzo de 2020 se dio curso al presente recurso y se notificó a las autoridades recurridas el 23 de marzo de 2020.

3.- Por escrito presentado el 25 de marzo de 2020, informa bajo juramento ALFREDO HASBUM CAMACHO, en su condición de Director General de Servicio Civil que, respecto al correo electrónico remitido a la Dirección General, por el recurrente, se debe indicar que a inicios del mes de febrero del año en curso esa dependencia presentó serios problemas con el servicio de correo electrónico institucional, esto tras una avería en el servidor físico del mismo, motivo por el cual la institución no solamente estuvo incomunicada durante algunas semanas, sino que además, perdió información durante el tiempo en que persistió el problema. No es hasta la notificación de la Sala Constitucional sobre la petitoria del señor Edwin Mora Montero, que se procedió a coordinar con la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI), para ubicar dentro de los respaldos realizados por esa instancia, el correo electrónico que indica, para inmediatamente proceder a dar respuesta, tal como se acredita con el comprobante de envío realizado al correo electrónico de donde provino la consulta ya atendida. Ante la situación presentada con el correo electrónico institucional, la Dirección General, procedió a emitir un comunicado a la ciudadanía por medio de su sitio Web Oficial, indicando el problema suscitado. Respecto a la consulta sobre si el correo electrónico al cual la parte recurrente remitió su gestión, está previsto como mecanismo oficial de comunicación con la institución, se informa que la solicitud del recurrente fue realizada a la cuenta de correo electrónico de un funcionario de la Dirección General, el cual no está previsto como mecanismo oficial de comunicación, pues el medio oficial para la recepción de consultas, es el formulario electrónico ubicado en el sitio web oficial de la DGSC, en el apartado consultas, específicamente en la opción: solicitudes de información pública. Solicita se desestime el recurso.

4.- En la substanciación de este proceso se han observado las prescripciones de ley.

Redacta la Magistrada Picado Brenes; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO. La parte recurrente presenta recurso de amparo y expone que el 12 febrero de 2020 envió un correo electrónico a la dirección [email protected], correspondiente a David Campos, funcionario del Registro Civil, en el que indicó: “mediante la presente, siendo que el servicio Civil es propietario de un terreno en Zapote, del cual adjunto su ubicación en un mapa, así también como se realizaron grandes obras de relleno en esa propiedad por parte de la MSJ, le solcito respetuosamente me facilite: 1- El numero de plano de la propiedad. 2- Los permisos dados por SETENA Y TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, siendo que el relleno ejecutado es de grandes dimensiones y debe tener los permisos solicitados”; sin embargo, alega que ya transcurrió el plazo establecido por ley y al día de interposición de este recurso no han atendido su gestión. Por lo anterior, considera lesionados sus derechos fundamentales. Solicita se declare con lugar el recurso.

II.- HECHOS PROBADOS. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque la autoridad recurrida haya omitido referirse a ellos, según lo prevenido en el auto inicial:

El 12 febrero de 2020 el tutelado envió un correo electrónico a la dirección [email protected], correspondiente a David Campos, funcionario del Registro Civil, en el que indicó: “mediante la presente, siendo que el servicio Civil es propietario de un terreno en Zapote, del cual adjunto su ubicación en un mapa, así también como se realizaron grandes obras de relleno en esa propiedad por parte de la MSJ, le solcito respetuosamente me facilite: 1- El numero de plano de la propiedad. 2- Los permisos dados por SETENA Y TRIBUNAL AMBIENTAL ADMINISTRATIVO, siendo que el relleno ejecutado es de grandes dimensiones y debe tener los permisos solicitados” (hecho no controvertido). En el mes de febrero de 2020 la autoridad accionada presentó serios problemas con el servicio de correo electrónico institucional, esto tras una avería en el servidor físico del mismo, motivo por el cual la institución accionada no solamente estuvo incomunicada durante algunas semanas, sino que además, perdió información durante el tiempo en que persistió el problema (ver informe rendido por parte de la autoridad accionada). El 23 de marzo de 2020, la solicitud de infomración del recurrente fue buscada en los respaldos realizados por la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI) (ver informe rendido por parte de la autoridad accionada). Ante la situación presentada con el correo electrónico institucional, la Dirección General, procedió a emitir un comunicado a la ciudadanía por medio de su sitio Web Oficial, indicando el problema suscitado (ver informe rendido por parte de la autoridad accionada). El correo electrónico al cual la parte recurrente remitió la gestión, no está previsto como mecanismo oficial de comunicación con la institución pues, es la cuenta de correo electrónico de un funcionario de la Dirección General. El medio oficial para la recepción de consultas, es el formulario electrónico ubicado en el sitio web oficial de la DGSC, en el apartado consultas, específicamente en la opción: solicitudes de información pública (ver informe rendido por parte de la autoridad accionada).

III.- ANTECEDENTES. Esta Sala Constitucional, en la sentencia No. 2008-009670 de las 09:55 horas de 13 de junio de 2008, al referirse al derecho de petición y el empleo de medios electrónicos, explicó:

“(…) En el marco de la sociedad de la información y el conocimiento, los derechos fundamentales pueden ser ejercidos a través de las nuevas tecnologías de la información. En lo que al derecho de petición y pronta respuesta se refiere, la utilización de los medios electrónicos le da nuevos matices, los cuales, deben ser ponderados. Siempre teniendo en consideración su eficacia progresiva y expansiva, pero también, tomando en cuenta el carácter no absoluto de los derechos fundamentales, es posible concluir que, para el ejercicio del derecho de petición y pronta respuesta, empleando los medios que las nuevas tecnologías facilitan, es importante, que el requerimiento sea canalizado a través de una página web de libre acceso del ente o el órgano público. Adicionalmente, ese dominio electrónico debe contar con un hipervínculo direccionado hacia un correo electrónico dispuesto, específicamente, para recibir solicitudes, sea sobre un tema particular o bien que sirva como buzón para todo tipo gestiones (…)”.

Paralelamente, en cuanto a solicitudes que son remitidas a correos no oficiales, pero su recibido se acusa o se inicia la tramitación de su respuesta, este Tribunal, en la sentencia No. 2019-2204 de las 09:15 horas de 8 de febrero de 2019, señaló:

“(…) Ahora bien, en vista de lo expuesto y luego de analizar los elementos aportados a los autos, la Sala considera que el reclamo del recurrente en este sentido, resulta procedente, toda vez, que si bien el correo electrónico al que el interesado remitió su petición, no constituye un medio oficial para la recepción de tales gestiones, lo cierto es que la parte recurrida admitió que ha procedido a tramitar dicha solicitud, siendo que al momento que la recibió, tuvo conocimiento de ella (…)” (el énfasis no pertenece al original).

IV- SOBRE EL CASO CONCRETO. En el presente asunto, si bien la autoridad recurrida informó a esta Sala que el medio por el cual se recibió la petición de la recurrente [email protected] no resultaba ser un medio oficial de comunicación, sin embargo, cuando se notificó el auto de curso del amparo se atendió la solicitud de información del recurrente (23 de marzo de 2020), la cual fue buscada en los respaldos realizados por la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI), pues en el mes de febrero de 2020 la autoridad accionada presentó serios problemas con el servicio de correo electrónico institucional, esto tras una avería en el servidor físico del mismo, motivo por el cual la institución accionada no solamente estuvo incomunicada durante algunas semanas, sino que además, perdió información durante el tiempo en que persistió el problema. Asimismo, aseguraron los accionados que ante la situación presentada con el correo electrónico institucional, la Dirección General accionada, procedió a emitir un comunicado a la ciudadanía por medio de su sitio Web Oficial, indicando el problema suscitado. Por último, se acreditó que el correo electrónico al cual la parte recurrente remitió la gestión, no está previsto como mecanismo oficial de comunicación con la institución pues es la cuenta de correo electrónico de un funcionario de la Dirección General. El medio oficial para la recepción de consultas, es el formulario electrónico ubicado en el sitio web oficial de la DGSC, en el apartado consultas, específicamente en la opción: solicitudes de información pública. Al efecto, razona esta Sala que el precedente parcialmente transcrito (2019-2204 de las 09:15 horas de 8 de febrero de 2019), no le es aplicable al caso concreto, pues la situación fáctica acreditada amerita un análisis pormenorizado, en el cual se analicen las pruebas y alegatos expuestos por los recurridos. En ese sentido, se tuvo por acreditado que, al momento en el cual el recurrente presentó la solicitud de información, la entidad accionada presentó serios problemas con el servicio de correo electrónico institucional, esto tras una avería en el servidor físico del mismo, motivo por el cual la institución accionada no solamente estuvo incomunicada durante algunas semanas, sino que además, perdió información durante el tiempo en que persistió el problema. Adicionalmente, valora esta Sala que la autoridad accionada procedió a emitir un comunicado a la ciudadanía por medio de su sitio Web Oficial, indicando el problema suscitado. Asimismo, se observa que la entidad recurrida, luego de tener conocimiento del presente recurso, solicitó a la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI) que buscara el respaldo de los correos electrónicos, una vez encontrado el correo al cual hace referencia el recurrente este fue atendido. Así las cosas, de manera irrefutable, se aprecia que la autoridad accionada se encontraba en una situación de imposibilidad material para atender la solicitud del recurrente, eso sin tener en cuenta que además esta fue enviada por un medio no oficial para este tipo de solicitudes. Bajo el anterior razonamiento, no cabría suponer que existe algún tipo de responsabilidad que le pueda ser atribuida a la autoridad accionada por lo cual el recurso debe ser desestimado tal como se indica en la parte dispositiva de esta sentencia.

V.- RAZONES DIFERENTES DEL MAGISTRADO CASTILLO VÍQUEZ. Si bien concuerdo con la mayoría de la Sala, en desestimar el presente recurso de amparo, lo cierto es que considero que los derechos de la parte tutelada no fueron lesionados, por cuanto el correo electrónico al cual se remitió la solicitud de información no está previsto como mecanismo oficial de comunicación, como así lo informa la autoridad recurrida. Estimo que el reclamo resulta improcedente por este único motivo, pues se denota que el correo electrónico al que el interesado remitió su petición, no constituye un medio oficial para la recepción de tales gestiones.

VI.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Se previene a las partes que, de haber aportado algún documento en papel, así como objetos o pruebas contenidas en algún dispositivo adicional de carácter electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho en un plazo máximo de 30 días hábiles contados a partir de la notificación de esta sentencia. De lo contrario, será destruido todo aquel material que no sea retirado dentro de este plazo, según lo dispuesto en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en sesión N° 27-11 del 22 de agosto del 2011, artículo XXVI y publicado en el Boletín Judicial número 19 del 26 de enero del 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo del 2012, artículo LXXXI.

POR TANTO:

Se declara SIN LUGAR el recurso. El Magistrado Castillo Víquez da razones distintas.

Fernando Castillo V.

Nancy Hernández L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Ana María Picado B.

Lucila Monge P.

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