Right of access to information on solid waste managementDerecho de acceso a información sobre manejo de desechos sólidos

**CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE.** San José, at ten hours zero minutes on April seventh, two thousand seventeen.

Appeal for constitutional relief (Recurso de amparo) filed by OLGA MARTA MORICE MUÑOZ, identity card 0104790716, against the MAYOR OF THE MUNICIPALITY OF OROTINA.

**Whereas:** 1.- By brief filed before the Secretariat of this Chamber at 11:25 a.m. on December 12, 2016, the petitioner states that by note of September 30, 2016, she requested the respondent Municipal Mayor that, although it is true, the following documents were delivered to her: "[...] But I must note that on page 4 of the Resolution of the Municipal Mayor's Office of Orotina with consecutive number MO-041-15-2011-2016 and dated December 16, 2015, specifically point f) which refers to official letter AI-006-2015, it indicates: 'f) That the addendum was signed on May 26, 2011 (...)', the same addendum that was not delivered to me as part of the information requested, therefore I reiterate the request for it to be delivered to me, because it is an integral and indispensable element of the files I requested from the beginning of my proceeding (...)". That in response to said request, official letter MO-DCU-UGA-0070-2016 of October 11, 2016, signed by Biol. Omar Rodríguez Solano, was issued, in which, practically, access to information is hindered, in view of the following aspects: 1) the information is not provided to her through the email address she provided as a means of receiving the information, indicating that she must travel to the canton of Orotina, after setting an appointment with a date and time to make photocopies, and 2) she is informed that information on the quantity and origin of solid waste cannot be provided since they contain client data of Grupo WPP. In response to that reply, she sent a note dated October 24 of the current year, in which, given the status of Manager and Controller of the contract for Public Tender 2007LN-0000001-01 held by said official, she reiterated the request made, as well as additional information regarding the case. Faced with this request, Biol. Rodríguez Solano, in official letter MO-DCU-UGA-0084-2016 of November 16, 2016, in a manner lacking diligence and contrary to the principles of speed, economy, transparency, and access to public information that must prevail in every State body, did not make the relevant interdepartmental arrangements so that the information would be provided to her, but instead, despite the fact that the Municipality of Orotina possesses all the material she requests, he referred her to file individual requests in each department and even to go to external bodies such as the Office of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República). That the issue of solid waste management and its impact is considered, both from an environmental standpoint and from that of the handling of public funds, to be one of the highest public interest, which must be safeguarded and protected by all public entities, both administrative and judicial; guaranteeing the citizen access to all its stages: approvals, hiring, payments, oversight, etc. She claims that, as of the date of filing this appeal, the respondent authority has not provided her with the complete information as required.

2.- By a Presidency resolution at seven hours and fifty-six minutes on December nineteenth, two thousand sixteen, this appeal was granted leave to proceed.

3.- MARGOT MONTERO JIMÉNEZ, in her capacity as Mayor, and OMAR RODRÍGUEZ SOLANO, in his capacity as Environmental Manager, both of the Municipality of Orotina, report that on several occasions and given the nature and location of the documents requested, the petitioner was invited to appear in person at the offices of this Municipality to obtain a copy of the required documents, the foregoing because, as is well known, the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública), in its article 272, Subsection 2) establishes that anyone requesting documentary copies must appear in person to pay the respective cost. Thus, it is the opinion of this local government that the right of petition has in no way been violated and, on the contrary, she has been informed of the procedure to follow to obtain what was requested.

4.- In the proceedings conducted, the legal prescriptions have been observed.

Drafted by Magistrate Hernandez Gutierrez; and, **Considering:** **I.- PURPOSE OF THE APPEAL.** The petitioner states that she requested to be given various described information through the proceedings of September 30 and October 24, both of the previous year; however, as of the date of filing this appeal, the respondent authority has not only failed to provide the complete information as required and via the email address provided, but also through official letter MO-DCU-UGA-0084-2016, she was instructed that she must submit, individually, each one of her requests for information to the different departments of the respondent municipality, and even that she should go to the Administrative Procurement Division of the Office of the Comptroller General of the Republic, which she considers violates her fundamental rights. She requests that said information be sent via her email.

**II.- PROVEN FACTS.-** Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly proven, either because they have been accredited as such or because the respondent has failed to refer to them as provided in the initial order:

a. On September 30, 2016, the petitioner filed a request before the respondent Municipal Mayor, where she indicated that, although it is true, several documents were delivered to her; on page 4 of the Resolution of the Municipal Mayor's Office of Orotina with consecutive number M0-041-15-2011-2016 and dated December 16, 2015, specifically point f), which refers to official letter AI-006-2015, "where it indicates 'f) That the addendum was signed on May 26, 2011 (...)', the same addendum that was not delivered to me as part of the information requested, therefore I reiterate the request for it to be delivered to me, because it is an integral and indispensable element of the files I requested from the beginning of my proceeding (...)".

b. Through official letter number MO-DCU-UGA-0070-2016, dated October 11, 2016, the Environmental Manager of the Municipality of Orotina, indicates to the petitioner among other things, that: “(…) In response to your request in your letter dated September 30, 2016, regarding the addendum to the main contract, approved by the Municipal Council of Orotina in session on April 26, 2011, I indicate that you may come by for the document in question at your earliest convenience, to the Environmental Management Office of the Municipality of Orotina, upon prior coordination of a date and time, to have the document available so you can photocopy it. (…)”.

c. Through a letter dated October 24, 2016, and received by the Municipality on November 10, 2016, the petitioner reiterates the request made, requesting the following: "(...) 1) Given your statement (point 2 of the official letter in question) about coordinating a time and date for delivery of the requested addendum, I hereby inform you that, for purposes of economy and speed, said addendum be sent to me to the email address provided and as a digitized document. 2) Regarding the matter concerning the number of tons entering the site of the former open-air dump (vertedero a cielo abierto) of the Municipality of Orotina and in light of your observations, I hereby request that I be informed under oath (bajo fe de juramento) of the total number of tons of solid waste that have been deposited at said site since the start of operations of the items pertaining to the contract and its subsequent addenda of the Public Tender process 2007LN-0000001-01. 3) Likewise, I request to be provided with a complete copy of legal opinion (dictamen) DALMO No. 0235-2015, regarding the pronouncement made by Licda. Evelyn Solera Solís, Institutional Legal Advisor, in relation to the inadmissibility of the addendum to the contract for services for the collection, transportation, final disposal, and treatment, as an operational execution modality, for the technical closure of the open-air dump of the Municipality of Orotina, processed in 2011. 4) As a follow-up to the note dated September 30 of the current year addressed to Ms. Kattia Salas Castro, Secretary of the Municipal Council, in which I requested, as provided in Article 53, subsection c) of the Municipal Code (Código Municipal), Law 7794 and its amendments, a complete and certified copy of the Minutes of the Municipal Session held by the Council of this Local Government on April 26, 2011, I am urging your office to coordinate internally within this institution, to ensure compliance with the request made, given that I was sent via fax the minutes of the Municipal Session of September 26 of the current year, which I consider an involuntary error. 5) Furthermore, I take this opportunity to request a complete copy of the following documents: a) Official letter AM-0955-2011-2016 from the Municipal Mayor's Office on this matter sent to the Office of the Comptroller General of the Republic. b) Official letter DCA-1577 issued by the Administrative Procurement Division of the Office of the Comptroller General of the Republic and notified to the Municipality of Orotina on June 20 of the year 2011...." (according to documentation provided to the case file).

d. Through official letter number MO-DCU-UGA-0084-2016, dated November 16, 2016, the respondent authority responds to the requests made by the petitioner on October 24 and November 10, both of 2016, indicating the following: "1- Copy of the Addendum to the main contract. 1- I reiterate our willingness to provide you with the document for you to photocopy or scan it, as I indicated in official letter UGA-070. For this purpose, I inform you to appear at the office to request a copy of the document. 2- Report under oath of the amount of tons entering the site. (NUMBER OF TONS DEPOSITED IN THE SANITARY LANDFILL (Relleno Sanitario) since the start of operations). 2- I have made a query to the Municipal Legal Department, which indicated to me that your request for delivery of an 'REPORT UNDER OATH' does not apply. In the Appeal filed on August 11, 2014 by WPP against Health Order No. ARS-OSM-RS-161-2014, the following data on waste entering the Orotina Sanitary Landfill are indicated, from July 2011 up to July 2014: total Tons entered as of July 2014, 104,864.43 Ton.; total days operated 1127 days; total weeks operated 160 weeks; daily average 93.05 Ton.; weekly average 655.40 Ton.; monthly average 2834.17 Ton. 3- Copy of official letter DALMO No. 0235-2015, from Licda. Evelyn Solera, sent to the Mayor's Office. 3- Go to the Municipal Legal Office to request the document. 4- Complete and certified copy of the Minutes of the Municipal Session held by the Council on April 26, 2011. 4- Go to the office of the secretary of the municipal council to request the document. Or collect a copy at my office. 5a- Copy of official letter AM-0955-2011-2016, from the Municipal Mayor's Office, sent to the CGR. 5a- Go to the secretary of the Municipal Mayor's Office to request the document. 5b- Copy of official letter DCA-1577 from the Administrative Procurement Division of the CGR, notified to the Municipality on June 20, 2011. 5b- Go to the office of the Administrative Procurement Division of the CGR to request the document in digital format". (According to documentation attached to the respondent's report).

**III.- UNPROVEN FACT.-** a. That as of the present date, the documentation requested has been delivered to the petitioner.

**IV.- ON THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION.** In vote No. 2120-03 of 1:30 p.m. on March 14, 2003, this Court held as follows:

“I.- ADMINISTRATIVE TRANSPARENCY AND PUBLICITY. Within the framework of the Social and Democratic Rule of Law, each and every one of the public entities and bodies that make up the respective administration must be subject to the implicit constitutional principles of transparency and publicity that must be the rule for all administrative action or function. Collective organizations of Public Law –public entities– are called to be true glass houses in whose interior all citizens can scrutinize and oversee, in broad daylight. Public administrations must create and promote permanent and fluid channels of communication or information exchange with citizens and the mass media in order to encourage greater direct and active participation in public management and to implement the principles of results evaluation and accountability currently incorporated into our constitutional text (Article 11 of the Political Constitution). Under this understanding, administrative secrecy or reservation is an exception that is justified, only, under qualified circumstances when constitutionally relevant values and assets are protected through it. There are various mechanisms to achieve higher levels of administrative transparency in a given legal system, such as the statement of reasons for administrative acts, the forms of their communication –publication and notification–, the public information process for the drafting of regulations and master plans, participation in administrative procedures, administrative procurement procedures, etc.; however, one of the most valuable tools for achieving that objective is the right of access to administrative information.

II.- THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. Article 30 of the Political Constitution guarantees free access to "administrative departments for purposes of information on matters of public interest", a fundamental right that in doctrine has been called the right of access to administrative archives and records; however, the most appropriate name is the right of access to administrative information, since access to the material or virtual supports of public administrations is the instrument or mechanism to achieve the intended goal, which is for citizens to obtain the information held by them. It must be noted that the administrative information of public interest sought by a citizen is not always found in an administrative file, archive, or record. The right of access to administrative information is a control mechanism in the hands of citizens, since it allows them to exercise optimal control over the legality and the opportunity, convenience, or merit and, in general, over the effectiveness and efficiency of the administrative function carried out by the various public entities. Efficient and effective public administrations are those that submit to public control and scrutiny, but citizen control cannot exist without adequate information. In this way, a logical chain can be established between access to administrative information, knowledge and handling thereof, effective or timely citizen control, and efficient public administrations. The right of access to administrative information has a deep foundation in a series of principles and values inherent to the Social and Democratic Rule of Law, which, at the same time, it activates. Thus, effective and direct citizen participation in the management and handling of public affairs is inconceivable without a significant body of information about administrative competencies and services; likewise, the democratic principle is strengthened when the various social, economic, and political forces and groups participate actively and informatively in the formation and execution of public will. Finally, the right of access to administrative information is an indispensable tool, like many others, for the full validity of the principles of administrative transparency and publicity. The content of the right of access to administrative information is truly broad and consists of a bundle of powers vested in the person who exercises it, such as the following: a) access to public departments, dependencies, offices, and buildings; b) access to physical or automated archives, records, files, and documents –databases, files–; c) the power of the citizen to know the personal or nominative data stored that affects them in any way; d) the power of the citizen to rectify or eliminate such data if they are erroneous, incorrect, or false; e) the right to know the content of physical or virtual documents and files; and f) the right to obtain, at their own cost, certifications or copies thereof.

III.- TYPOLOGY OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. A clear distinction can be made between the right of access to administrative information (a) *ad extra* –outside– and (b) *ad intra* –inside– an administrative procedure. The former is granted to any person or citizen interested in accessing specific administrative information –*uti universi*– and the latter, only to the interested parties in a specific and particular administrative procedure –*uti singuli*–. (…).

IV.- ACTIVE AND PASSIVE SUBJECTS OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. The active subject of the right enshrined in Article 30 of the Magna Carta is every person or every citizen; thus, the framers' purpose was to reduce administrative secrecy to its minimum expression and to broaden administrative transparency and publicity. Notwithstanding the foregoing, the constitutional text also provides for privileged institutional access to administrative information, such as, for example, that enjoyed by the investigative committees of the Legislative Assembly (Article 121, subsection 23, of the Political Constitution) for the exercise of their political oversight. It should be noted that privileged institutional access is regulated by sub-constitutional legislation for other scenarios such as the Comptroller General of the Republic (articles 13 of Organic Law No. 7428 of August 26, 1994; 20, paragraph 2, of the Law on Illicit Enrichment of Public Servants, No. 6872 of June 17, 1983, and its amendments), the Ombudsman's Office (Defensoría de los Habitantes) (Article 12, paragraph 2, of Law No. 7319 of November 17, 1992, and its amendments), the commissions for Promoting Competition and the National Consumer (Article 64 of Law No. 7274 of December 20, 1994), the tax administration (Articles 105, 106, and 107 of the Code of Tax Norms and Procedures), etc. Regarding the passive subjects of the right of access to administrative information, it must be considered that Article 30 of the Political Constitution guarantees free access to "administrative departments", meaning that passive subjects are all public entities and their bodies, both of the Central Administration –State or greater public entity– and of the Decentralized Administration, institutional or by services –the majority of autonomous institutions–, territorial –municipalities– and corporate –professional associations, productive or industrial corporations such as the Sugar Cane Agroindustrial League (Liga Agroindustrial de la Caña de Azúcar), the Coffee Institute (Instituto del Café), the Tobacco Board (Junta del Tabaco), the Rice Corporation (Corporación Arrocera), the National Livestock and Horticultural Corporations, etc.–. The right of access must also be extended, passively, to public enterprises that assume forms of collective organization under private law through which a public administration carries out entrepreneurial, industrial, or commercial activity and participates in the economy and the market, such as the Costa Rican Petroleum Refinery, S.A. (Refinadora Costarricense de Petróleo Sociedad Anónima, RECOPE), the National Power and Light Company, S.A. (Compañía Nacional de Fuerza y Luz Sociedad Anónima, CNFL), Radiográfica Costarricense, S.A. (RACSA), Correos de Costa Rica, S.A., the Heredia Public Services Company, S.A. (Empresa de Servicios Públicos de Heredia Sociedad Anónima, EPSH), etc., especially when they possess information of public interest. Finally, private individuals who exercise, permanently or temporarily, a public power or competence by virtue of legal or contractual authorization (*munera pubblica*), such as concessionaires of public services or works, self-interested managers, notaries, public accountants, engineers, architects, surveyors, etc., can eventually become passive subjects when they handle or possess information –documents– of a clear public interest.

V.- OBJECT OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. The constitutional text in Article 30 refers to free access to "administrative departments", given that unrestricted access to the physical facilities of administrative dependencies or offices would be useless and insufficient to achieve the goal of having informed citizens knowledgeable about administrative management. Consequently, a finalist or axiological hermeneutics of the constitutional norm must lead to the conclusion that citizens or individuals can access any information held by the respective public entities and bodies, regardless of its medium, whether documentary –files, records, archives–, electronic or computerized –databases, electronic files, automated files, diskettes, compact discs–, audiovisual, magnetic tape, etc.

VI.- INTRINSIC AND EXTRINSIC LIMITS OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. Regarding the intrinsic limits to the essential content of the right of access to administrative information, we have the following: 1) The purpose of the right is "information on matters of public interest", so that when the administrative information sought does not deal with an issue of such a nature, the right is nullified and cannot be accessed. 2) The second limit is constituted by what is established in paragraph 2 of Article 30 of the Constitution, stipulating "State secrets are safeguarded." State secrecy as a limit to the right of access to administrative information is a matter reserved to law (Article 19, paragraph 1, of the General Law of Public Administration); however, more than fifty years have elapsed since the Constitution came into force and the legislative omission persists in issuing a law on state secrets and classified matters. This legislative gap, obviously, has caused serious uncertainty and has fostered the custom *contra legem* of the Executive Branch to classify, by way of executive decree (decreto ejecutivo), in a punctual and conjunctural manner, some matters as reserved or classified because they constitute, in its understanding, state secrets. Regarding the scope, extension, and reach of state secrecy, doctrine is unanimous in accepting that it encompasses aspects such as national security (internal or external), national defense against aggressions that threaten the sovereignty and independence of the State, and foreign relations conducted between the State and the remaining subjects of Public International Law (see Article 284 of the Penal Code, defining the crime of "disclosure of secrets"). It is not superfluous to distinguish between secrecy for objective and material reasons (*ratione materia*), referring to the three aspects indicated above (national security, defense, and foreign relations) and the secrecy imposed on officials or public servants (*ratione personae*) who, by reason of the exercise of their functions, know a certain type of information, regarding which they must observe a duty of confidentiality and reserve (see Article 337 of the Penal Code defining and sanctioning the crime of "divulgation of secrets"). State secrecy is regulated in the body of law in a disjointed, dispersed, and imprecise manner (e.g., General Police Law No. 7410 of May 26, 1994, classifying as confidential and, potentially, classifiable as state secrets by the President of the Republic, the reports and documents of the Directorate of State Security –article 16–; the General Civil Aviation Law regarding certain agreements of the Technical Council of Civil Aviation –article 303–, etc.). State secrecy, insofar as it constitutes an exception to the constitutional principles or values of transparency and publicity of public powers and their management, must be interpreted and applied, at all times, restrictively. Regarding the limitations or extrinsic limits of the right of access to administrative information, we have the following: 1) Article 28 of the Political Constitution establishes public morality and public order as extrinsic limits to any right. 2) Article 24 of the Political Constitution guarantees to all persons a sphere of intangible privacy from all other subjects of law, such that those intimate, sensitive, or nominative data that a public entity or body has collected, processed, and stored, because they appear in its physical or automated archives, records, and files, cannot be accessed by any person because doing so would constitute unconstitutional external interference or intrusion. Obviously, the foregoing applies more when the citizen themselves has made confidential information known to a public administration, as required, for the purpose of obtaining a specific result or benefit. In reality, this limitation is closely linked to the first intrinsic limit indicated, since, most likely, in such a case, the information sought does not concern matters of public interest but rather private interest. Closely linked to this limitation are banking secrecy, understood as the duty imposed on any financial intermediation entity not to reveal the information and data it possesses on its clients for any banking transaction or contract entered into with them, especially regarding current accounts, since Article 615 of the Commercial Code expressly enshrines it for that scenario, and industrial, commercial, or economic secrecy of companies regarding specific ideas, products, or industrial procedures and their financial, credit, and tax statements. There will be situations in which information on a private individual held by a public entity or body may have, especially when articulated with that of other private individuals, a clear public dimension and vocation, circumstances that must be progressively and casuistically identified by this Constitutional Court. 3) The investigation of crimes, when it involves criminal investigations carried out by administrative or judicial police forces, for the purpose of guaranteeing the accuracy and success of the investigation and, above all, to respect the presumption of innocence, the honor, and the privacy of the persons involved." (Criterion reiterated in judgments 2015000955 of nine hours twenty minutes on January twenty-third, two thousand fifteen, and 2016000453 of nine hours thirty minutes on January fifteenth, two thousand sixteen, among others). The boldface does not correspond to the original.

**V.- ON THE PRINCIPLE OF ADMINISTRATIVE COORDINATION.** This Court has recognized that one of the guiding principles of administrative organization is the coordination that must exist among all public entities and bodies when exercising their competencies and providing the services that the legal system has assigned to them. Thus, this Chamber, in Vote No. 3404-2005 of 6:29 p.m. on March 29, 2005, drafted by the Reporting Magistrate, provided, on the matter, the following:

“According to the principle of coordination, the State is obliged to ensure that its entities adopt and implement all those measures required to organize and harmonize their actions so that administrative management is as swift and effective as possible for the benefit of the citizen. As regards internal relations within an Administration, this principle refers to the various responsibilities in the processing of a matter, from its initial filing to the final decision, which correspond to different departments, whether or not subject to a vertical hierarchical relationship among themselves but, in any case, belonging to a single public law legal entity." In such situation, the various internal departments of an entity, responsible for originating and deciding certain sub-stages for the processing of the matters presented before it, must coordinate among themselves in order to ensure an agile and effective administrative procedure for the benefit of the citizen. If a delay in any of such sub-stages causes an overall delay in the entire procedure related to an administrative claim, regardless of the particular liability that may fall upon the body or department directly involved in the delay that occurred, the fact is that the entity as such is equally responsible for it." Administrative coordination understood in this way takes on particular relevance in cases such as the one now under consideration, since it allows the various public entities and bodies to combine efforts to protect the fundamental rights of the population they serve in a timely and effective manner.

VI.- REGARDING THE REQUEST SUBMITTED BY THE APPELLANT ON SEPTEMBER 30, 2016. The petitioner claims that she has been requesting the delivery of a series of documents related to solid waste management and its environmental impact, among others, without said authority having proceeded to date to provide her with what was requested. In this specific case, she claims that on the previous September 30, she submitted a request for the delivery of the addendum made to the main contract of Public Tender 2007LN-0000001-01, which she reiterated along with other additional requests in the request dated October 24, 2016. The petitioner complains in this regard that the respondent authority communicated to her that she could come to pick it up, despite the fact that, for the purpose of receiving the required response, she provided the email address [email protected] and fax number 2279-6701. Now, from the study of the case file and the report rendered under oath, this Chamber finds it proven that the appellant indeed submitted the request of September 30 of the previous year, by which she solely requests the delivery of information related to the addendum signed on May 26, 2011, stating verbatim in this regard that: "(...) it was not delivered to me as part of the information requested, therefore I reiterate the request for it to be delivered to me, because it is an integral and indispensable element of the files that I have requested since the beginning of my request (...)". In response to said request, it is verified that the Environmental Manager of the Municipality of Orotina sent her official letter number MO-DCU-UGA-0070-2016, dated October 11, 2016, by which he indicated to the appellant, among other things, that: "(...) regarding the addendum to the main contract, approved by the Council of the Municipality of Orotina in session of April 26, 2011, I inform you that you may come by for the document in question at your convenience, to the Environmental Management office of the Municipality of Orotina, upon prior coordination of date and time, to have the document available so that you can photocopy it. (...)" (the underlining does not correspond to the Original). This was reiterated by the respondent authority through official letter MO-DCU-UGA-0084-2016, dated November 16, 2016, in which it indicated to the petitioner, regarding said request, the following: "1- I reiterate our willingness to provide you with the document so that you can photocopy it or scan it, as I indicated in official letter UGA-070. To that end, I indicate that you should appear in person at the office to request a copy of the document." In this regard, this Chamber considers that although it is true that the respondent authority responded to her regarding her claim, the responses provided by said authority in the terms in which it did so do violate the right of access to information to the detriment of the protected party, this in consideration of the right to interact with the administration through new technologies, given that even though the requested document was made available to the appellant, she had expressly requested in the request at issue here – September 30 of the previous year – that it be sent to her via the email system or via the fax system, and it cannot be verified in any way that the respondent municipality here has proceeded to send it by the electronic means provided, which it must indeed do as indicated in the operative part of this judgment, if the information of a public nature requested from the Administration is in digital format. From this perspective, it is clear that the granting of the amparo is warranted with respect to this aspect, as is hereby ordered.

VII.- REGARDING THE REQUEST SUBMITTED BY THE APPELLANT ON OCTOBER 24, 2016. This Chamber verifies that the petitioner submitted said request, requesting five specific points, regarding which the respondent authority sent her official letter number MO-DCU-UGA-0084-2016, dated November 16, 2016, by which it refers to each of the points she raises. However, by virtue of what is stated in this official letter, it is appropriate to analyze what is indicated on each point. Namely:

First point: regarding the request for the addendum made to the main contract of Public Tender 2007LN-0000001-01, the issue has already been analyzed in the previous recital.

Second Point: In relation to the request for the amount of tons of solid waste entering the site of the former open-air dump of the Municipality of Orotina, as of the start of operations of the items pertaining to the contract and its subsequent addenda of the Public Tender process 2007LN-0000001-01, the respondent Municipality gave a concrete response to what was requested, indicating that the requested data was not applicable; however, it provided data on the entry of waste to that Landfill, with which this Chamber considers that her right to a response is satisfied in this case and by virtue thereof, the appeal is dismissed with respect to this aspect.

Third and fourth point: In the third point regarding the request for a complete copy of opinion No. DALMO No. 0235-2015, referring to the pronouncement of Licda. Evelyn Solera Solís, Institutional Legal Advisor, the respondent municipality indicated to the protected party: "Refer yourself to the legal office of the Municipality to request the document." Likewise, in the fourth point, the petitioner specifically states that: "4) As a follow-up to the note dated September 30 of this year addressed to Mrs. Kattia Salas Castro, Secretary of the Municipal Council, in which I requested, as provided in article 53 subsection c) of the Municipal Code, Law 7794 and its amendments, a complete and certified copy of the Minutes of the Municipal Session held by the Council of this Town Hall on April 26, 2011, I take the liberty of urging your office to coordinate internally within this institution, so that compliance with the request made is given, since the minutes of the Municipal Session of September 26 of the current year were sent to me via fax, which I consider an involuntary error." On this matter, the respondent informs the petitioner that to obtain the complete and certified copy of the Minutes of the Municipal Session held by the Council on April 26, 2011: "Refer yourself to the office of the secretary of the council of the Municipality to request the document. Or else to pick up a copy in my office." This being the case, on this matter it must be noted that, repeatedly, this Court has indicated that, in accordance with the Principle of administrative coordination, internally within an institution, the respondent authority is compelled, in the event that what is requested does not fall within its competence, to transfer or redirect the requests of the administered parties to the department that does have competence, so that it may be processed and eventually resolved in accordance with the law, without the authorities being able to exempt themselves from said obligation or delegate it to the administered party. Therefore, in no way can the respondent authority be exempted from its obligation by the simple act of referring the appellant to manage once again what was requested before said departments; when in reality, the respondent authority should have officially transferred her petition to those instances, informing the managing party thereof, so that the requested information would be sent to the latter or the copies of the information sought would be made available to her. By virtue of the foregoing, the actions taken by the respondent authority regarding said official letter have indeed violated the protected party's right of access to information.

Fifth point: In this point, the appellant requests two official letters. Specifically, the respondent indicates to the petitioner, in relation to the copy of official letter AM-0955-2011-2016 from the Mayor's Office sent to the Office of the Comptroller General of the Republic: "Refer yourself to the Secretariat of the Mayor's Office of the Municipality to request the document." Given what is stated in the preceding paragraph of this Judgment, under the same considerations, the violation of the protected party's right of access to information is verified. On the other hand, in relation to the request for a copy of official letter DCA-1577 from the Administrative Contracting Division of the CGR, notified to the Municipality on June 20, 2011, the respondent answered the protected party as follows: "Refer yourself to the office of the Administrative Contracting Division of the CGR to request the document in digital format." Although it concerns a document issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, where the information may indeed be in custody, it is no less true that if said documentation is on file with the Municipality being asked, the latter must provide it when dealing with a public document. According to the respondent's response, said official letter was notified to the Municipality on June 20, 2011, and it did not justify at any time that it did not have it in its files. This being the case, it is not verified that there was any impossibility in making the requested document available to the protected party. Consequently, with respect to this aspect, the appeal must also be granted.

VIII.- COROLLARY. By reason of the foregoing, the appeal must be declared with merit in all its aspects; so that, in relation to the request filed by the appellant on September 30, 2016, the information requested by her is sent, namely "the addendum made to the main contract of Public Tender 2007LN-0000001-01", to any of the electronic means provided by her, unless for reasons of confidentiality this is improper or some part of the information contained therein must be safeguarded, all of which must be justified in writing to the petitioner. Likewise, the respondent authority must proceed to officially and immediately transfer to the Legal Office, to the Secretariat of the respondent Municipal Council, and to the Secretariat of that Municipality, the appellant's request for information regarding opinion DALMO No. 0235-2015 and the complete and certified copy of the Minutes of the Municipal Session held by the Council on April 26, 2011, and official letter AM-0955-2011-2016, informing the petitioner thereof and with the purpose that those departments attend to such requests in accordance with the law and expeditiously. Similarly, the respondent has the obligation to make available to the protected party a copy of official letter DCA-1577 from the Administrative Contracting Division of the CGR, notified to the Municipality on June 20, 2011, and as indicated above, the foregoing unless for reasons of confidentiality this is improper or some part of the information contained therein must be safeguarded, all of which must be justified in writing to the petitioner.

IX.- DOCUMENTATION PROVIDED TO THE CASE FILE. This Chamber must warn the appellant that if any paper documents have been provided, as well as objects or evidence supported by means of any additional device, or by electronic, computer, magnetic, optical, telematic means or means produced by new technologies, these must be removed from the court office within a period of 30 business days after receiving notification of this judgment; otherwise, all of it will be destroyed in accordance with the provisions of the "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", approved by the Corte Plena in session No. 27-11 of August 22, 2011, article XXVI and published in Judicial Bulletin number 19 of January 26, 2012, as well as in the agreement approved by the Consejo Superior del Poder Judicial, in session No. 43-12 held on May 3, 2012, article LXXXI.

Therefore:

The appeal is DECLARED WITH MERIT. MARGOT MONTERO JIMÉNEZ, in her capacity as Mayor, and OMAR RODRÍGUEZ SOLANO, in his capacity as Environmental Manager, both of the Municipality of Orotina, or whoever holds those positions in their stead, are ordered to issue the pertinent orders and carry out all actions within the scope of their powers, so that within a period of 8 DAYS, counted from the notification of this judgment, the appellant is sent the information requested in the request of September 30 of the previous year, which must be delivered to her by any of the electronic means provided by her, and if it is in digital format, it must be supplied as such. Likewise, so that they immediately transfer to the competent bodies the requests raised by her in points 2, 3, 4, and 5 of the request dated October 24, 2016, so that also within the period of 8 DAYS, counted from the notification of this judgment, the required information is delivered to her by the indicated electronic means, and likewise if it is in digital format, it must be supplied as such, the foregoing unless for reasons of confidentiality this is improper or some part of the information contained therein must be safeguarded, all of which must be justified in writing to the petitioner and duly communicated. The respondent authority is warned that, in accordance with the provisions of article 71 of the Ley de la Jurisdicción Constitucional, a prison term of three months to two years, or a fine of twenty to sixty days, shall be imposed on anyone who receives an order that must be complied with or enforced, issued within an amparo appeal, and does not comply with it or does not enforce it, provided that the crime is not more severely punished. The Municipality of Orotina is ordered to pay the costs, damages, and losses caused by the facts that serve as the basis for this declaration, which shall be liquidated in the execution of the judgment of the contentious-administrative jurisdiction. Let this resolution be notified to the respondents, in person.

\t Ernesto Jinesta L.

\t Fernando Cruz C.

\t \t Fernando Castillo V.

Nancy Hernández L.

\t \t Jose Paulino Hernández G.

Ronald Salazar Murillo \t \t Yerma Campos C.

Documento Firmado Digitalmente -- Código verificador -- *YMTY2FUFGIE61*

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL *160175330007CO* Res. Nº 2017005192 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las diez horas cero minutos del siete de abril de dos mil diecisiete .

Recurso de amparo interpuesto por OLGA MARTA MORICE MUÑOZ , cédula de identidad 0104790716, contra la ALCALDESA DE LA MUNICIPALIDAD DE OROTINA.

Resultando:

1.- Por escrito presentado ante la Secretaría de esta Sala a las 11:25 horas del 12 de diciembre del 2016, la recurrente manifiesta que por nota de 30 de setiembre del 2016, solicitó a la Alcaldesa Municipal recurrida, que, si bien es cierto, le fueron entregados lo siguientes documentos: "[...] Pero he de hacer notar que en la página 4 de la Resolución de la Alcaldía Municipal de Orotina con consecutivo MO-041-15-2011-2016 y de fecha 16 de diciembre del 2015, específicamente el punto f) que hace alusión al oficio AI-006-2015, indica: "f ) Que la adenda se firmó el 26 de mayo de 2011 (...)", misma adenda que no me fue entregada como parte de la información pedida, por lo que reitero la petitoria para que ésta me sea entregada, debido a que es elemento integral e indispensable de los legajos que solicite desde el principio de mi gestión (...)". Que como respuesta a dicha petición se emite el oficio MO-DCU-UGA-0070-2016 del 11 de octubre del 2016 suscrito por el Biol. Omar Rodríguez Solano, en donde, prácticamente, se le dificulta el acceso a la información, en vista de los siguientes aspectos: 1) no se le brinda la información por medio del correo electrónico que dejó como medio para recibir la información, indicándole que me desplace hasta el cantón de Orotina, previo establecimiento de cita con fecha y hora para poder fotocopiar y 2) se le indica que no se puede suministrar la información de la cantidad y de procedencia de los desechos sólidos en vista que tienen datos de clientes del Grupo WPP. En razón de esa respuesta, remitió nota con fecha 24 de octubre del corriente, en donde, dada la calidad de Responsable y Fiscalizador del contrato de la Licitación Pública 2007LN-0000001-01 que es el citado funcionario, reiteró la petición planteada, así como información adicional referente al caso. Ante dicha gestión, el Biol. Rodríguez Solano, en oficio MO-DCU-UGA-0084-2016 del 16 de noviembre de 2016, de forma poco diligente y contrariando los principios de celeridad, economía, transparencia y acceso a la información pública que deben reinar en toda instancia del Estado, no realiza las coordinaciones interdepartamentales del caso para que me sea suministrada la información, sino que, pese a que la Municipalidad de Orotina cuenta con toda el material que solicita, le remitió a que hiciera gestiones individuales en cada departamento e incluso que se desplazara a instancias externas como lo es la Contraloría General de la República. Que el tema de la gestión de los desechos sólidos y su impacto es tenido tanto desde el punto de vista ambiental como del manejo de los fondos públicos, como uno del más alto interés público, que debe ser tutelado y protegido por todas las entidades públicas, tanto administrativas como judiciales; garantizando al ciudadano acceso a todas sus etapas: aprobaciones, contrataciones, pagos, fiscalización, etc. Reclama que, a la fecha de interposición de este recurso, la autoridad recurrida no le ha brindado la información completa como lo ha requerido.

2.- Por resolución de Presidencia de las siete horas y cincuenta y seis minutos de diecinueve de diciembre de dos mil dieciséis, se le dio curso al presente amparo.

3.- Informa MARGOT MONTERO JIMÉNEZ, en su condición de Alcaldesa y OMAR RODRÍGUEZ SOLANO, en su condición de Gestor Ambiental, ambos de la Municipalidad de Orotina, que en varias oportunidades y dada la naturaleza y ubicación de los documentos solicitados, se invitó a la recurrente, a apersonarse a las oficinas de esta Municipalidad para obtener copia de los documentos requeridos, lo anterior por cuanto como es sabido, la Ley General de la Administración Pública, en su artículo 272, Inciso 2) establece que quien solicite copias documentales debe apersonarse para sufragar el costo respectivo. Así las cosas, es criterio de ese ayuntamiento que en modo alguno se ha vulnerada el derecho de petición y, por el contrario se le ha explicado cual es el procedimiento a seguir para obtener lo requerido.

4.- En los procedimientos seguidos se han observado las prescripciones legales.

Redacta el Magistrado Hernandez Gutierrez; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO. Señala la recurrente que solicitó se le entregara varia información descrita las gestiones del 30 de setiembre y 24 octubre, ambas del año anterior, sin embargo a la fecha de interposición de este recurso, la autoridad recurrida no solo no le ha brindado la información completa como lo ha requerido y por medio del correo electrónico aportado, sino que por oficio MO-DCU-UGA-0084-2016, se le indicó que debía realizar, de manera individual, cada una de sus solicitudes de información en los diferentes departamentos de la municipalidad recurrida, incluso, debía acudir a la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República, lo que estima lesionados sus derechos fundamentales. Solicita se le envíe dicha información por medio de su correo electrónico.

II.- HECHOS PROBADOS.- De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque el recurrido haya omitido referirse a ellos según lo prevenido en el auto inicial:

a. El 30 de setiembre del 2016, la recurrente presentó gestión ante la Alcaldesa Municipal recurrida, donde le indicó que, si bien es cierto, le fueron entregados varios documentos; en la página 4 de la Resolución de la Alcaldía Municipal de Orotina con consecutivo M0-041-15-2011-2016 y de fecha 16 de diciembre del 2015, específicamente el punto f), que hace alusión al oficio AI-006-2015, “ donde indica “f ) Que la adenda se firmó el 26 de mayo de 2011 (...)”, misma adenda que no me fue entregada como parte de la información pedida, por lo que reitero la petitoria para que ésta me sea entregada, debido a que es elemento integral e indispensable de los legajos que solicite desde el principio de mi gestión (...)” b. Mediante oficio número MO-DCU-UGA-0070-2016, del 11 de octubre del 2016, el Gestor Ambiental de la Municipalidad de Orotina, le indica a la recurrente entre otras cosas, que : “ (…) En atención a su petitoria de su oficio con fecha 30 de setiembre 2016, referente a la adenda al contrato principal, aprobada por el Concejo de la Municipalidad de Orotina en sesión del 26 de abril de 2011, le indico que puede pasar por el documento en cuestión al momento que lo tenga a bien, a la oficina de Gestión Ambiental de la Municipalidad de Orotina, previa coordinación de fecha y hora, para disponer del documento para que lo pueda fotocopiar. (…)” c. Mediante oficio de fecha 24 de octubre del 2016, y recibido en la Municipalidad el 10 de noviembre de 2016 la recurrente reitera la gestión planteada, solicitando lo siguiente: "(…) 1) Dada su manifestación (punto 2 del oficio en mención) acerca de coordinación de hora y fecha para entrega de la adenda solicitada, es que me permito indicarle que, para efectos de economía y celeridad, se me envié dicha adenda al correo electrónico consignado y como documento digitalizado. 2) Con relación a lo concerniente a la cantidad de toneladas ingresadas al sitio del antiguo vertedero a cielo abierto de la Municipalidad de Orotina y a la luz de sus observaciones, es que me permito solicitarle se me informe bajo fe de juramento el número total de toneladas de desechos sólidos que han sido depositadas en dicho sitio a partir de la entrada en operación de los rubros atinentes al contrato y sus subsecuentes adendas del proceso de Licitación Pública 2007LN-0000001-01. 3) De igual forma, solicito se me suministre copia completa del dictamen DALMO No. 0235-2015, referente al pronunciamiento que hiciese la Licda. Evelyn Solera Solís, Asesora Legal Institucional, con relación a la improcedencia de la adenda sobre el contrato de servicios para la recolección, transporte, disposición fina y tratamiento de modalidad de ejecución de operaciones para el cierre técnico del vertedero a cielo abierto de la Municipalidad de Orotina, tramitada en el año 2011. 4) Como seguimiento a la nota con fecha 30 de setiembre del presente año dirigida a la señora Kattia Salas Castro, Secretaria del Concejo Municipal, en la cual solicité, según lo dispone el artículo 53 inciso c) del Código Municipal, Ley 7794 y sus reformas, una copia completa y certificada del Acta de la Sesión Municipal celebrada por el Concejo de este Ayuntamiento el día 26 de abril de 2011, es que me permito instar a su despacho a que coordine internamente en esta institución, que se dé cumplimiento de la petición realizada, por cuanto se me envió vía fax el acta de la Sesión Municipal del 26 de setiembre del año en curso, lo cual considerare como un error involuntario. 5) Por otra parte aprovecho la presente para solicitar copia completa de los siguientes documentos: a) Oficio AM-0955- 2011-2016 de la Alcaldía Municipal que sobre este asunto se envió a la Contraloría General de la República. b) Oficio DCA-1577 emitido por la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República y notificado a la Municipalidad de Orotina el día 20 de junio del año 2011...." (según documentación allegada a los autos ) d. Mediante oficio número MO-DCU-UGA-0084-2016, del 16 de noviembre del 2016, la autoridad recurrida da respuesta a las gestiones planteadas por la recurrente los días 24 de octubre y 10 de noviembre ambas del 2016, indicándole lo siguiente: “1- Copia de la Adenda al contrato principal. 1- Reitero nuestra disposición a facilitarle el documento para que los fotocopie o bien los escanee, tal como lo indique en oficio UGA-070. Para ello le indicó que se apersone a la oficina a solicitar copia del documento. 2- Informe bajo fe de juramento de la cantidad de toneladas ingresadas al sitio. (NÚMERO DE TONELADAS DEPOSITADAS EN EL RELLENO SANITARIO desde la entrada en operación). 2- He realizado una consulta al Departamento Legal de la Municipalidad, indicándome que no aplica su petición de entrega de “INFORME BAJO FE DE JURAMENTO". En el Recurso presentado el 11 agosto 2014 por WPP contra la Orden Sanitaria N° ARS-OSM-RS-161-2014, se indican los siguientes datos de ingreso de desechos al Relleno Sanitario de Orotina, desde Julio 2011 y hasta Julio del 2014: total de Toneladas ingresadas a julio 2014, 104.864,43 Ton.; total de días operados 1127 días; total de semanas operadas 160 semanas; promedio diario 93,05 Ton.; promedio semanal 655,40 Ton.; promedio mensual 2834,17. Ton. 3- Copia oficio DALMO N° 0235-2015, de Licda. Evelyn Solera, enviado a la Alcaldía. 3- Remítase a la oficina Jurídica de la Municipalidad a solicitar el documento. 4- Copia completa y certificada del Acta de la Sesión Municipal celebrada por el Concejo el día 26 de abril del 2011. 4- Remítase a la oficina de la secretaria del concejo de la Municipalidad a solicitar el documento. O bien a retirar una copia en mi oficina. 5a- Copia oficio AM-0955-2011-2016, de la Alcaldía Municipal, enviado a la CGR. 5a- Remítase a la secretaria de la Alcaldía de la Municipalidad a solicitar el documento. 5b- Copia oficio DCA-1577 de la División de Contratación Administrativa de la CGR, Administrativa de la CGR notificado a la Municipalidad el 20 junio 2011. 5b- Remítase a la oficina de la División de Contratación Administrativa de la CGR a solicitar el documento en formato digital”. (Según documentación adjunta al informe del recurrido) III.- HECHO NO PROBADO.- a. Que a la fecha se le haya entregado a la recurrente la documentación solicitada.

IV.- SOBRE EL DERECHO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. En el voto No. 2120-03 de las 13:30 hrs. de 14 de marzo del 2003 este Tribunal estimó lo siguiente:

“I.- TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD ADMINISTRATIVAS. En el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los entes y órganos públicos que conforman la administración respectiva, deben estar sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la publicidad que deben ser la regla de toda la actuación o función administrativa. Las organizaciones colectivas del Derecho Público –entes públicos- están llamadas a ser verdaderas casas de cristal en cuyo interior puedan escrutar y fiscalizar, a plena luz del día, todos los administrados. Las administraciones públicas deben crear y propiciar canales permanentes y fluidos de comunicación o de intercambio de información con los administrados y los medios de comunicación colectiva en aras de incentivar una mayor participación directa y activa en la gestión pública y de actuar los principios de evaluación de resultados y rendición de cuentas actualmente incorporados a nuestro texto constitucional (artículo 11 de la Constitución Política). Bajo esta inteligencia, el secreto o la reserva administrativa son una excepción que se justifica, únicamente, bajo circunstancias calificadas cuando por su medio se tutelan valores y bienes constitucionalmente relevantes. Existen diversos mecanismos para alcanzar mayores niveles de transparencia administrativa en un ordenamiento jurídico determinado, tales como la motivación de los actos administrativos, las formas de su comunicación –publicación y notificación-, el trámite de información pública para la elaboración de los reglamentos y los planes reguladores, la participación en el procedimiento administrativo, los procedimientos de contratación administrativa, etc., sin embargo, una de las herramientas más preciosas para el logro de ese objetivo lo constituye el derecho de acceso a la información administrativa.

II.- EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. El ordinal 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”, derecho fundamental que en la doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas. Es menester indicar que no siempre la información administrativa de interés público que busca un administrado se encuentra en un expediente, archivo o registro administrativo. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos. Las administraciones públicas eficientes y eficaces son aquellas que se someten al control y escrutinio público, pero no puede existir un control ciudadano sin una adecuada información. De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes. El derecho de acceso a la información administrativa tiene un profundo asidero en una serie de principios y valores inherentes al Estado Social y Democrático de Derecho, los cuales, al propio tiempo, actúa. Así, la participación ciudadana efectiva y directa en la gestión y manejo de los asuntos públicos resulta inconcebible si no se cuenta con un bagaje importante de información acerca de las competencias y servicios administrativos, de la misma forma, el principio democrático se ve fortalecido cuando las diversas fuerzas y grupos sociales, económicos y políticos participan activa e informadamente en la formación y ejecución de la voluntad pública. Finalmente, el derecho de acceso a la información administrativa es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas. El contenido del derecho de acceso a la información administrativa es verdaderamente amplio y se compone de un haz de facultades en cabeza de la persona que lo ejerce tales como las siguientes: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

III.- TIPOLOGIA DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. Se puede distinguir con claridad meridiana entre el derecho de acceso a la información administrativa (a) ad extra –fuera- y (b) ad intra –dentro- de un procedimiento administrativo. El primero se otorga a cualquier persona o administrado interesado en acceder una información administrativa determinada –uti universi- y el segundo, únicamente, a las partes interesadas en un procedimiento administrativo concreto y específico –uti singuli-. (…).

IV.- SUJETOS ACTIVO Y PASIVO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. El sujeto activo del derecho consagrado en el artículo 30 de la Carta Magna lo es toda persona o todo administrado, por lo que el propósito del constituyente fue reducir a su mínima expresión el secreto administrativo y ampliar la transparencia y publicidad administrativas. Independientemente de lo anterior, el texto constitucional prevé, también, un acceso institucional privilegiado a la información administrativa como, por ejemplo, del que gozan las comisiones de investigación de la Asamblea Legislativa (artículo 121, inciso 23, de la Constitución Política) para el ejercicio de su control político. Debe advertirse que el acceso institucional privilegiado es regulado por el ordenamiento infraconstitucional para otras hipótesis tales como la Contraloría General de la República (artículos 13 de la Ley Orgánica No. 7428 del 26 de agosto de 1994; 20, párrafo 2º, de la Ley sobre el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos, No. 6872 del 17 de junio de 1983 y sus reformas), la Defensoría de los Habitantes (artículo 12, párrafo 2º, de la Ley No. 7319 del 17 de noviembre de 1992 y sus reformas), las comisiones para Promover la Competencia y Nacional del Consumidor (artículo 64 de la Ley No. 7274 del 20 de diciembre de 1994), la administración tributaria (artículos 105, 106, y 107 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios), etc.. En lo tocante a los sujetos pasivos del derecho de acceso a la información administrativa, debe tomarse en consideración que el numeral 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos”, con lo que serán sujetos pasivos todos los entes públicos y sus órganos, tanto de la Administración Central –Estado o ente público mayor- como de la Administración Descentralizada institucional o por servicios –la mayoría de las instituciones autónomas-, territorial –municipalidades- y corporativa –colegios profesionales, corporaciones productivas o industriales como la Liga Agroindustrial de la Caña de Azúcar, el Instituto del Café, la Junta del Tabaco, la Corporación Arrocera, las Corporaciones Ganadera y Hortícola Nacional, etc.-. El derecho de acceso debe hacerse extensivo, pasivamente, a las empresas públicas que asuman formas de organización colectivas del derecho privado a través de las cuales alguna administración pública ejerce una actividad empresarial, industrial o comercial e interviene en la economía y el mercado, tales como la Refinadora Costarricense de Petróleo Sociedad Anónima (RECOPE), la Compañía Nacional de Fuerza y Luz Sociedad Anónima (CNFL), Radiográfica de Costa Rica Sociedad Anónima (RACSA), Correos de Costa Rica Sociedad Anónima, la Empresa de Servicios Públicos de Heredia Sociedad Anónima (EPSH), etc., sobre todo, cuando poseen información de interés público. Por último, las personas privadas que ejercen de forma permanente o transitoria una potestad o competencia pública en virtud de habilitación legal o contractual (munera pubblica), tales como los concesionarios de servicios u obras públicas, los gestores interesados, los notarios, contadores públicos, ingenieros, arquitectos, topógrafos, etc. pueden, eventualmente, convertirse en sujetos pasivos cuando manejan o poseen información –documentos- de un claro interés público.

V.- OBJETO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. El texto constitucional en su numeral 30 se refiere al libre acceso a los “departamentos administrativos”, siendo que el acceso irrestricto a las instalaciones físicas de las dependencias u oficinas administrativas sería inútil e insuficiente para lograr el fin de tener administrados informados y conocedores de la gestión administrativa. Consecuentemente, una hermenéutica finalista o axiológica de la norma constitucional, debe conducir a concluir que los administrados o las personas pueden acceder cualquier información en poder de los respectivos entes y órganos públicos, independientemente, de su soporte, sea documental –expedientes, registros, archivos, ficheros-, electrónico o informático –bases de datos, expedientes electrónicos, ficheros automatizados, disquetes, discos compactos-, audiovisual, magnetofónico, etc..

VI.- LÍMITES INTRÍNSECOS Y EXTRÍNSECOS DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. En lo relativo a los límites intrínsecos al contenido esencial del derecho de acceso a la información administrativa, tenemos, los siguientes: 1) El fin del derecho es la “información sobre asuntos de interés público”, de modo que cuando la información administrativa que se busca no versa sobre un extremo de tal naturaleza el derecho se ve enervado y no se puede acceder. 2) El segundo límite está constituido por lo establecido en el párrafo 2º del ordinal 30 constitucional al estipularse “Quedan a salvo los secretos de Estado”. El secreto de Estado como un límite al derecho de acceso a la información administrativa es reserva de ley (artículo 19, párrafo 1º, de la Ley General de la Administración Pública), empero, han transcurrido más de cincuenta años desde la vigencia de la Constitución y todavía persiste la omisión legislativa en el dictado de una ley de secretos de estado y materias clasificadas. Esta laguna legislativa, obviamente, ha provocado una grave incertidumbre y ha propiciado la costumbre contra legem del Poder Ejecutivo de calificar, por vía de decreto ejecutivo, de forma puntual y coyuntural, algunas materias como reservadas o clasificadas por constituir, a su entender, secreto de Estado. Tocante el ámbito, extensión y alcances del secreto de Estado, la doctrina es pacífica en aceptar que comprende aspecto tales como la seguridad nacional (interna o externa), la defensa nacional frente a las agresiones que atenten contra la soberanía e independencia del Estado y las relaciones exteriores concertadas entre éste y el resto de los sujetos del Derecho Internacional Público (vid. artículo 284 del Código Penal, al tipificar el delito de “revelación de secretos”). No resulta ocioso distinguir entre el secreto por razones objetivas y materiales (ratione materia), referido a los tres aspectos anteriormente indicados (seguridad, defensa nacionales y relaciones exteriores) y el secreto impuesto a los funcionarios o servidores públicos (ratione personae) quienes por motivo del ejercicio de sus funciones conocen cierto tipo de información, respecto de la cual deben guardar un deber de sigilo y reserva (vid. artículo 337 del Código Penal al tipificar y sancionar el delito de “divulgación de secretos). El secreto de Estado se encuentra regulado en el bloque de legalidad de forma desarticulada, dispersa e imprecisa (v. gr. Ley General de Policía No. 7410 del 26 de mayo de 1994, al calificar de confidenciales y, eventualmente, declarables secreto de Estado por el Presidente de la República los informes y documentos de la Dirección de Seguridad del Estado –artículo 16-; la Ley General de Aviación Civil respecto de algunos acuerdos del Consejo Técnico de Aviación Civil –artículo 303-, etc.). El secreto de Estado en cuanto constituye una excepción a los principios o valores constitucionales de la transparencia y la publicidad de los poderes públicos y su gestión debe ser interpretado y aplicado, en todo momento, de forma restrictiva. En lo concerniente a las limitaciones o límites extrínsecos del derecho de acceso a la información administrativa tenemos los siguientes: 1) El artículo 28 de la Constitución Política establece como límite extrínseco del cualquier derecho la moral y el orden público. 2) El artículo 24 de la Constitución Política le garantiza a todas las personas una esfera de intimidad intangible para el resto de los sujetos de derecho, de tal forma que aquellos datos íntimos, sensibles o nominativos que un ente u órgano público ha recolectado, procesado y almacenado, por constar en sus archivos, registros y expedientes físicos o automatizados, no pueden ser accedidos por ninguna persona por suponer ello una intromisión o injerencia externa e inconstitucional. Obviamente, lo anterior resulta de mayor aplicación cuando el propio administrado ha puesto en conocimiento de una administración pública información confidencial, por ser requerida, con el propósito de obtener un resultado determinado o beneficio. En realidad esta limitación está íntimamente ligada al primer límite intrínseco indicado, puesto que, muy, probablemente, en tal supuesto la información pretendida no recae sobre asuntos de interés público sino privado. Íntimamente ligados a esta limitación se encuentran el secreto bancario, entendido como el deber impuesto a toda entidad de intermediación financiera de no revelar la información y los datos que posea de sus clientes por cualquier operación bancaria o contrato bancario que haya celebrado con éstos, sobre todo, en tratándose de las cuentas corrientes, ya que, el numeral 615 del Código de Comercio lo consagra expresamente para esa hipótesis, y el secreto industrial, comercial o económico de las empresas acerca de determinadas ideas, productos o procedimientos industriales y de sus estados financieros, crediticios y tributarios. Habrá situaciones en que la información de un particular que posea un ente u órgano público puede tener, sobre todo articulada con la de otros particulares, una clara dimensión y vocación pública, circunstancias que deben ser progresiva y casuísticamente identificadas por este Tribunal Constitucional. 3) La averiguación de los delitos, cuando se trata de investigaciones criminales efectuadas por cuerpos policiales administrativos o judiciales, con el propósito de garantizar el acierto y éxito de la investigación y, ante todo, para respetar la presunción de inocencia, el honor y la intimidad de las personas involucradas.”(Criterio reiterado en las sentencias 2015000955 de las nueve horas veinte minutos del veintitrés de enero de dos mil quince y 2016000453 de las nueve horas treinta minutos del quince de enero de dos mil dieciséis, entre otras). La negrilla no corresponde al original.

V.- SOBRE EL PRINCIPIO DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA. Este Tribunal ha reconocido que uno de los principios rectores de la organización administrativa lo constituye la coordinación que debe mediar entre todos los entes y órganos públicos al ejercer sus competencias y prestar los servicios que el ordenamiento jurídico les ha asignado. Así, esta Sala, en el Voto No. 3404-2005 de las 18:29 hrs. de 29 de marzo de 2005, con redacción del Magistrado ponente, dispuso, sobre el particular, lo siguiente:

“Según el principio de coordinación, el Estado está obligado a que sus entidades adopten e implementen todas aquellas medidas requeridas para organizar y armonizar sus actuaciones para que la gestión administrativa sea lo más célere y efectiva posible en beneficio del administrado. En lo que concierne a las relaciones internas dentro de una Administración, ese principio se refiere a las diversas responsabilidades que en la tramitación de un asunto, desde su planteamiento inicial hasta la decisión definitiva, corresponden a diferentes departamentos, sujetos o no a una relación vertical de jerarquía entre sí pero, en todo caso, pertenecientes a una única persona jurídica de derecho público. En tal situación, las diversas dependencias internas de una entidad, responsables de gestar y decidir determinadas sub-etapas para la tramitación de las gestiones ante ella presentadas, deben coordinar entre sí a efectos de procurar un procedimiento administrativo ágil y efectivo en provecho del ciudadano. Si por un atraso en alguna de tales sub-etapas se produce un retardo general de toda el procedimiento relativo a un reclamo administrativo, independientemente de la Responsabilidad particular que le incumba al órgano o departamento involucrado directamente en la demora acaecida, lo cierto es que la entidad como tal resulta igualmente responsable de la misma.” La coordinación administrativa así entendida, adquiere particular relevancia en casos como el que ahora se conocen, ya que permite que los distintos entes y órganos públicos puedan conjuntar esfuerzos para proteger de forma oportuna y efectiva los derechos fundamentales de la población a la que sirven.

VI.- SOBRE LA SOLICITUD PRESENTADA POR LA RECURRENTE EL DÍA 30 DE SETIEMBRE DEL 2016. La petente reclama que ha venido solicitando la entrega de una serie de documentos relacionados con la gestión de los desechos sólidos y su impacto ambiental, entre otros, sin que a la fecha dicha autoridad haya procedido a suministrarle lo pedido. En este caso específicamente, reclama que el 30 de setiembre anterior presentó una gestión, para que se le entregara la adenda realizada al contrato principal de la Licitación Pública 2007LN-0000001-01, lo cual reiteró junto con otras peticiones adicionales en la gestión de fecha 24 de octubre del 2016. Reclamando la petente sobre el particular que la autoridad accionada le ha comunicado que puede pasar a retirarla, ello pese a que para efecto de recibir la respuesta requerida, aportó el correo electrónico [email protected] y el fax número 2279-6701. Ahora bien, del estudio de los autos y del informe rendido bajo fe de juramento, la Sala tiene por acreditado que en efecto la recurrente presentó la gestión del 30 de setiembre del año anterior, mediante la cual únicamente solicita se le entregue la información relacionada con la adenda se firmó el 26 de mayo de 2011, indicando al respecto textualmente que: “(…) no me fue entregada como parte de la información pedida, por lo que reitero la petitoria para que ésta me sea entregada, debido a que es elemento integral e indispensable de los legajos que solicite desde el principio de mi gestión (...)”. En atención a dicha gestión se constata que el Gestor Ambiental de la Municipalidad de Orotina, le remitió el oficio número MO-DCU-UGA-0070-2016, del 11 de octubre del 2016, por medio del cual le señaló, a la recurrente entre otras cosas, que : “ (…) referente a la adenda al contrato principal, aprobada por el Concejo de la Municipalidad de Orotina en sesión del 26 de abril de 2011, le indico que puede pasar por el documento en cuestión al momento que lo tenga a bien, a la oficina de Gestión Ambiental de la Municipalidad de Orotina, previa coordinación de fecha y hora, para disponer del documento para que lo pueda fotocopiar. (…)” (el subrayado no corresponde al Original). Lo cual le reiteró la autoridad recurrida mediante el oficio MO-DCU-UGA-0084-2016, del 16 de noviembre del 2016, en el cual le indicó a la petente, que sobre dicha solicitud, lo siguiente: “1- Reitero nuestra disposición a facilitarle el documento para que los fotocopie o bien los escanee, tal como lo indique en oficio UGA-070. Para ello le indicó que se apersone a la oficina a solicitar copia del documento.” . Sobre el particular estima esta Sala que si bien es cierto, que la autoridad recurrida le respondió en relación con su pretensión, las respuestas brindadas por dicha autoridad en los términos que lo hizo, si lesionan el derecho de acceso a la información en perjuicio de la amparada, ello en atención al derecho a relacionarse con la administración según nuevas tecnologías, toda vez que aún cuanto el documento solicitado fue puesto a disposición de la recurrente, ésta había solicitado expresamente en la gestión que aquí interesa, -30 de setiembre del año anterior- le fuera remitida mediante el sistema de correo electrónico o por el sistema de fax y no se logra constatar de forma alguna, que la municipalidad aquí recurrida haya procedido a remitirla por los medios electrónicos aportados, lo cual así deberá hacer conforme se indica en la parte dispositiva de esta sentencia, si la información de naturaleza pública que se solicita a la Administración se encuentra en formato digital. Desde esa perspectiva, es claro que se impone la estimatoria del amparo, en cuanto a este extremo, como al efecto se ordena.

VII.- SOBRE LA SOLICITUD PRESENTADA POR LA RECURRENTE EL DÍA 24 DE OCTUBRE DEL 2016. Constata esta Sala que la petente presentó dicha gestión, solicitando cinco puntos específicos, sobre los cuales la autoridad recurrida le remitió el oficio número MO-DCU-UGA-0084-2016, del 16 de noviembre del 2016, mediante el cual se refiere a cada uno de los puntos que ésta plantea. No obstante, en virtud de lo señalado en este oficio cabe analizar lo indicado sobre cada punto. A saber:

Primer punto: sobre la solicitud de la adenda realizada al contrato principal de la Licitación Pública 2007LN-0000001-01, el tema ya se analizó en el considerando anterior.

Segundo Punto: En relación con solicitud sobre la cantidad de toneladas de desechos sólidos ingresadas al sitio del antiguo vertedero a cielo abierto de la Municipalidad de Orotina, a partir de la entrada en operación de los rubros atinentes al contrato y sus subsecuentes adendas del proceso de Licitación Pública 2007LN-0000001-01, la Municipalidad accionada, di dio respuesta concreta a lo pedido, indicándole que el dato solicitado no procedía; no obstante, señaló los datos sobre el ingreso de desechos a ese Relleno, con lo cual estima esta Sala se tiene por satisfecho en este caso su derecho de respuesta y en virtud de ello se desestima el recurso en cuanto a este extremo.

Tercer y cuarto punto: En el tercer punto sobre la solicitud de copia completa del dictamen N° DALMO No. 0235-2015, referente al pronunciamiento de la Licda. Evelyn Solera Solís, Asesora Legal Institucional, el municipio accionado, le señaló a la amparada: “Remítase a la oficina jurídica de la Municipalidad a solicitar el documento” . Así mismo en el cuarto punto la petente señala específicamente que: “4) Como seguimiento a la nota con fecha 30 de setiembre del presente año dirigida a la señora Kattia Salas Castro, Secretaria del Concejo Municipal, en la cual solicité, según lo dispone el artículo 53 inciso c) del Código Municipal, Ley 7794 y sus reformas, una copia completa y certificada del Acta de la Sesión Municipal celebrada por el Concejo de este Ayuntamiento el día 26 de abril de 2011, es que me permito instar a su despacho a que coordine internamente en esta institución, que se dé cumplimiento de la petición realizada, por cuanto se me envió vía fax el acta de la Sesión Municipal del 26 de setiembre del año en curso, lo cual considerare como un error involuntario.” Sobre el particular el recurrido, le informa a la petente que para obtener la copia completa y certificada del Acta de la Sesión Municipal celebrada por el Concejo el día 26 de abril del 2011: “Remítase a la oficina de la secretaria del concejo de la Municipalidad a solicitar el documento. O bien a retirar una copia en mi oficina.”. Así las cosas, sobre el particular debe advertirse que, reiteradamente, este Tribunal ha señalado, que de acuerdo con el Principio de coordinación administrativa, al interno de una institución, la autoridad recurrida está conminada, en caso de que lo solicitado no corresponda a su competencia, a trasladar o redireccionar las gestiones de los administrados, al departamento que sí lo sea, a fin de que sea tramitada y eventualmente resuelta conforme a derecho, sin que las autoridades puedas eximirse de dicha obligación o delegarla en el administrado. Por lo que de ninguna forma, se puede eximirse a la autoridad recurrida de su obligación, con el simple hecho de remitir a la recurrente a gestionar nuevamente lo pedido ante dichos departamentos; cuando en realidad, la autoridad recurrida debió trasladar de oficio su petición a esas instancias, informando de ello a la parte gestionante, para que a esta última le fuera remitida la información solicitada o se pusieran a su disposición las copias de la información pretendida. En virtud de lo expuesto, lo actuado por la autoridad recurrida respecto de dicho oficio sí ha vulnerado el derecho de acceso de la información de la amparada.

Quinto punto: En este punto la recurrente solicita dos oficios, puntualmente el recurrido le indica a la petente en relación con la copia del oficio AM-0955-2011-2016 de la Alcaldía enviado a la Contraloría General de la República: “Remítase a la Secretaría de la Alcaldía de la Municipalidad a solicitar el documento.”. Dado lo señalado en el párrafo anterior de esta Sentencia, bajo las mismas consideraciones se constata la vulneración del derecho de acceso de la información de la amparada. Por otra parte en relación con la solicitud de la copia del oficio DCA-1577 de la División de Contratación Administrativa de la CGR, notificado a la Municipalidad el 20 de junio de 2011, el recurrido contestó a la tutelada lo siguiente: “Remítase a la oficina de División de Contratación Administrativa de la CGR a solicitar el documento en formato digital ”. Si bien se trata de un documento emitido por la Contraloría General de la República, donde en efecto puede estar custodiada la información, no menos cierto es que si dicha documentación consta en el Municipio al que se le está solicitando, este debe brindarla cuando se está ante un documento público. Según la respuesta del recurrido, dicho oficio fue notificado a la Municipalidad el 20 de junio de 2011, y no justificó en momento alguno que no lo tuviera en sus archivos. Así las cosas, no se verifica que existiera imposibilidad alguna para poner a disposición de la amparada el documento solicitado. Por consiguiente, en cuanto a este aspecto también debe estimarse el recurso.

VIII.- COROLARIO. En razón de lo expuesto debe declararse con lugar el recurso en cuanto a todos los extremos; a efectos de que, en relación con la gestión planteada por la recurrente el día 30 de setiembre del 2016, le sea remitida la información por ésta solicitada, sea “la adenda realizada al contrato principal de la Licitación Pública 2007LN-0000001-01”, a cualquiera de los medios electrónicos por ella suministrados, salvo que por razones de confidencialidad ello resultare improcedente o se debiere resguardar alguna parte de la información ahí contenida, todo lo cual le tendrá que ser justificado por escrito a la petente. Asimismo, deberá la autoridad recurrida proceder a trasladar, de oficio y manera inmediata, a la Oficina Jurídica, a la Secretaría del Concejo Municipal recurrido, y a la Secretaría de esa Municipalidad, la solicitud de información de la recurrente relativa al dictamen DALMO No. 0235-2015 y la copia completa y certificada del Acta de la Sesión Municipal celebrada por el Concejo el día 26 de abril del 2011 y al oficio AM-0955-2011-2016, informando de ello a la petente y con el propósito de que esas dependencias atiendan tales gestiones conforme a derecho y de modo célere. Igualmente, la recurrida tiene la obligación de poner a disposición de la tutelada una copia del oficio DCA-1577 de la División de Contratación Administrativa de la CGR, notificado a la Municipalidad el 20 de junio de 2011, e igualmente como se indicó líneas atrás, lo anterior salvo que por razones de confidencialidad ello resultare improcedente o se debiere resguardar alguna parte de la información ahí contenida, todo lo cual le tendrá que ser justificado por escrito a la petente.

IX.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Debe prevenir esta Sala a la parte recurrente que de haber aportado algún documentos en papel, así como objetos o pruebas respaldadas por medio de cualquier dispositivo adicional, o por medio de soporte electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, éstos deberán ser retirados del despacho, en un plazo de 30 días hábiles, después de recibida la notificación de esta sentencia, de lo contrario todo ello será destruido de conformidad con lo establecido en el “Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial”, aprobado por la Corte Plena en sesión N° 27-11 del 22 de agosto del 2011, artículo XXVI y publicado en Boletín Judicial número 19 del 26 de enero del 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo del 2012, artículo LXXXI.

Por tanto:

Se declara CON LUGAR el recurso. Se ordena a MARGOT MONTERO JIMÉNEZ , en su condición de Alcaldesa y a OMAR RODRÍGUEZ SOLANO, en su condición de Gestor Ambiental, ambos de la Municipalidad de Orotina, o a quienes en su lugar ocupen esos cargos, que giren las órdenes pertinentes y lleve a cabo todas las actuaciones que estén dentro del ámbito de sus competencias, para que en el plazo de 8 DÍAS, contado a partir de la notificación de esta sentencia, se le envié a la recurrente la información solicitada, por gestión del 30 de setiembre del año anterior, la cual deberá serle entregada mediante por alguno de los medios electrónicos aportados por ésta, y de encontrarse en formato digital deberá ser así suministrada. Asimismo, para que de manera inmediata trasladen a los órganos competentes las solicitudes planteadas por ésta en los puntos 2, 3, 4, y 5 de la gestión de fecha 24 de octubre del 2016, para que igualmente dentro del plazo de 8 DÍAS , contado a partir de la notificación de esta sentencia, se le entregue por la vía electrónica señalada, la información requerida, e igualmente de encontrarse en formato digital deberá así ser suministrada, lo anterior salvo que por razones de confidencialidad ello resultare improcedente o se debiere resguardarse alguna parte de la información ahí contenida, todo lo cual le tendrá que ser justificado por escrito a la petente y debidamente comunicado. Se advierte a la autoridad recurrida que, de conformidad con lo establecido por el artículo 71 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional se impondrá prisión de tres meses a dos años o de veinte a sesenta días multa, a quien recibiere una orden que deba cumplir o hacer cumplir, dictada dentro de un recurso de amparo y no la cumpliere o no la hiciere cumplir, siempre que el delito no esté más gravemente penado. Se condena a la Municipalidad de Orotina, al pago de las costas, daños y perjuicios ocasionados con los hechos que sirven de base a esta declaratoria, los que se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. Notifíquese esta resolución a los recurridos, en forma personal.

Ernesto Jinesta L.

Fernando Cruz C.

Fernando Castillo V.

Nancy Hernández L.

Jose Paulino Hernández G.

Ronald Salazar Murillo Yerma Campos C.

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