Due process required before enforcing contractual penalty clauseDebido proceso previo a ejecución de cláusula penal contractual

**File:** 13-012373-0007-CO **Res. No. 2014001241** **CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE.** San José, at nine hours and five minutes on the thirty-first of January, two thousand fourteen.

A recurso de amparo filed by María Cecilia Salas Chaves against the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project.

**Considering:** 1.- By means of a written submission filed in the Secretariat of this Chamber, the petitioner files a recurso de amparo against the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project. She states that: a) Her represented party, R & S Consultores y Fernández Vaglio S.A., signed contract number LPN-01-2012 in July 2012 with the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project, having been the successful bidder for the National Public Tender number LPN-01-UCP-2012, "Restoration and Rehabilitation of the Correos de Costa Rica Building, Limón branch"; b) In the contract, a maximum indemnity payment for damages caused by the contractor was established at 0.10% per day and, for the totality of the works, 10% of the final contract price; c) By official letter PLCP-0390-2013 of May 23, 2013, the appealed body notified her that her represented party was in default – for 23 days – on the delivery of the work, and therefore, according to the general conditions of the contract, must indemnify for the damages caused at the maximum amount of 0.10% per day; d) On June 12, 2013, a deduction in the amount of ¢24,788,808.41 colones was applied to her represented party; e) The foregoing, without a due process (debido proceso) having been carried out to determine whether a breach attributable to her represented party actually occurred, nor to establish the corresponding amount of the fine, since the referred contract did not stipulate what the fixed amount of the sanction would be, only a maximum amount was agreed upon; f) The lack of a procedure, and arbitrarily applying the quantum of the fine, violates due process and her right of defense, in accordance with what was indicated by the Constitutional Chamber in judgment No. 2013-6639 at sixteen hours and one minute on the fifteenth of May, two thousand thirteen.

2.- By a resolution at sixteen hours and twenty-five minutes on the thirtieth of October, two thousand thirteen, this matter was processed and a report was requested from the Executive Director of the Coordinating Unit of the Limón, Ciudad Puerto Project (see electronic record).

3.- Victoria León Wong, in her capacity as Executive Director of the Limón Ciudad Puerto Project, Coordinating Unit of the Project (UCP), reports under oath (see electronic record) that: a) On July 16, 2012, the company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. signed Contract No. LPN-01-2012 with the Limón Puerto Project, Coordinating Unit of the Project (UCP), having been the successful bidder for National Public Tender No. LPN-00001-UCP-2012 for the Restoration and Rehabilitation of the Correos de Costa Rica Building, Limón Branch; b) The PLCP, by official letter No. PLCP-0390-2013 dated May 23, 2013, established the following in the relevant part: “(…) Dear Ms. Salas: Through this communication, I respectfully inform you, in your capacity as General Attorney-in-Fact and Representative of the Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A., that in accordance with Clause Two of Contract No. LPN-01-2012 dated July 16, 2012, and its addenda, signed by your represented party with the Limón Ciudad Puerto Project, in relation to National Public Tender No. LPN-01-UCP-2012, the delivery date for the work ‘Restoration and Rehabilitation of the Correos de Costa Rica Building, Limón branch’, was agreed upon for April 30, 2013. Given this situation, you are formally notified that your represented party is in default – for 23 days now – in the delivery of the referred work, for which reason we are obliged to activate the contractual mechanisms agreed upon in the general conditions of the Contract signed by our represented parties, which states in subsection 46.1 ‘Liquidated Damages’, in the relevant part: ‘The contractor shall indemnify the employer for damages in accordance with the daily rate established in the SCC, for each day of delay from the completion date with respect to the intended completion date (…) The payment for damages shall not affect the contractor's obligations.’ In that same order, in the special conditions of the Contract, in numeral D) ‘Cost Control’, subsection CGC. 46.1, it is established, where applicable, that the maximum amount of the indemnity for damages for the totality of the works is 0.10% per day. By virtue of the foregoing, it is brought to your kind attention that, in the next invoices submitted, in addition to the pertinent deductions, the debit for the amount corresponding to the delay incurred up to the date of submission of each invoice will be made, until the work is delivered to satisfaction. The foregoing is in strict conformity with the provisions of the Contract and legal norms previously indicated (…)”; c) The UCP of the PLCP did carry out a due process – clearly – for the petitioner, who omits to mention several aspects of special importance in the present matter; d) The Contract Term originally stipulated to execute the Restoration works for the Correos Building, which was originally 4 months from the start order (i.e., from August 27, 2012, until December 26, 2012), was modified on several occasions following approved requests by the Executing Technical Unit of the Project (UTE) of the Ministry of Culture and Youth and endorsed by the Technical Area of the Coordinating Unit of the Project, with it being finally agreed to deliver the work on April 30, 2013; e) Through Official Letter RyS 052-2013 of April 25, 2013, the petitioner formally indicated to the MCJ that, due to causes beyond her control, there was a delay by one of her suppliers in the delivery of the elevator, requiring an additional extension; an extension that was referred to the UCP by the UTE of the Ministry of Culture and Youth (MCJ) with its attached documents in an untimely manner, through Official Letter No. MCJ-PLCP-0063-2013 dated May 2, 2013, notified to the UCP on May 9 of the same year; f) Through Official Letter PLCP-0392-2013 of May 23, 2013, to the UTE of the MCJ (attached), said extension request was deemed inadmissible, considering that the works should have been completed by April 30, 2013; g) Company R&S based the delay in the delivery of the elevator on a delay by the elevator manufacturer, and through Official Letter No. PLCP-0392-2013 referred to, it was indicated to the UTE of the MCJ that the extension request was due to a breach by a third party towards the Petitioner Company, an insufficient justification for granting the new extension required by the Company, insofar as the Project contracted an integrated product, with Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. being responsible for fulfilling what was agreed upon and carrying out the internal procedures it deemed appropriate to execute the Contract within the term formally stipulated for April 30, 2013 (considering the addenda duly approved by the International Bank for Reconstruction and Development “IBRD”); h) Through Official Letter PLCP-0392-2013, the UCP explained to the UTE of the MCJ that the Petitioner should have foreseen this situation, considering that the contract or agreement that Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. had signed with a third party was not part of Contract No. LPN-01-UCP-2012 with the Limón Ciudad Puerto Project (PLCP), which means that if one of its suppliers breaches, that is a difficulty that the Company is called upon to resolve internally, as it involves a contractual relationship completely different from the one it has with the PLCP; i) It was amply explained that the justification the Petitioner provided for extending the contract expiration date again did not correspond to delays attributable to a fortuitous event (caso fortuito) or force majeure (fuerza mayor) in direct relation to the work being executed, but rather was due to a contractual situation distinct from ours with the Petitioner, whose nature is of a private order between the awardee and a third party, with whom the Project has no contractual relationship; therefore, these situations must be assumed by the awardee and not the Project, precisely because it is the Company awarded under the Norms of the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) that is responsible for completing its contractual commitment on time, foreseeing situations that may arise internally within its Company, in order to solve the problems or difficulties directly concerning it, enabling it to efficiently and effectively fulfill the contractual commitments undertaken; j) The PLCP-UCP requested the UTE of the MCJ to rule on the Petitioner's default, which had already been discussed informally with said UTE, but it was pertinent to have the respective Technical Criterion; however, the UCP, in strict conformity with subsection e) of Article 6 of Law No. 8725 of June 10, 2009, which states that the UCP is responsible for the general management of the Project, issued Official Letter PLCP-0390-2013 referred to; nevertheless, it warned the UTE through Official Letter PLCP-0392-2013 of its responsibility to formally issue the appropriate pronouncement, in accordance with the responsibilities conferred by numeral 9 of the cited Law 8725; k) The Petitioner, upon submitting her bid and financial statements visible at Folio 0000846 and following of Volume No. 2 of the tender process “sub examine”, attested to her economic solvency (capacity), from which, following the criteria of sound judgment, it was logical to reason that the Petitioner Company could solve the problem in a timely manner with another supplier and deliver the work; furthermore, as will be stated below, it was reiterated to her through Official Letter No. PLCP-0484-2013 that the default would be suspended upon delivery of the property as agreed in the relevant Contract; l) In accordance with the World Bank Procurement Regulations, which govern the PLCP (as will be stated below), a No-Objection must be requested from the World Bank (due to the type of procedure involved) each time the contract under analysis is to be extended, and the arguments presented must be technically and legally justified for the extension to be granted; additionally, it is also not appropriate to request many extensions for a project like the one at hand, which has a peremptory deadline and was originally to be completed in 2012, and had already been subject to three previous extensions; therefore, the arguments stipulated by the Petitioner in the RyS communication of April 25 were scarce “per se” to reasonably justify another extension; m) From May 23, 2013, when the UCP made the declaration of default (declaratoria de moratoria) to the Company, which was duly notified thereof—demonstrating that it was never left defenseless—and until August 1st, the date on which Official Letter RyS 103-2013 was submitted by the Petitioner to the UCP Procurement Area, the Petitioner had not pronounced itself against the declaration of default; on the contrary, in a meeting held on July 10, 2013, at the facilities of the UCP San José Headquarters, the Petitioner here accepted that it was indeed in default, a declaration that was made out loud and heard by all present at said meeting (both representatives of the Petitioner Company and the UCP); n) This is attested to by Official Letter No. PLCP-0934-2013 “Legal Criterion” signed by the Legal Area of the UCP and duly notified to the Petitioner Company through Official Letter PLCP-0940-2013, responding to Official Letters No. RyS 128-2013 dated September 6 and RyS 140 dated September 26 of the current year, where again the UCP pronounces on the allegations stipulated by the Petitioner Company, without leaving it defenseless at any single moment; especially when the company accepted being in default on July 10, 2013, in the presence of Mr. Ricardo Blanco Valverde, Coordinator of the Procurement Area, Mr. German Mora Technical Coordinator, Mrs. Yanina Montero Legal Specialist, and the undersigned, among others, all from the UCP-PLCP, who can attest that the Company accepted they were in default, as is clear from the account of facts made by the Legal Area of the UCP through Official Letter No. PLCP-0934-2013, duly notified to the Petitioner; o) The Petitioner does not mention this important aspect in any of her writings but neither does she deny it because she well knows that what is indicated here is the truth; p) The PLCP-UCP has always been transparent with the Petitioner, who, more than two and a half months after the date on which Official Letter No. PLCP-0390-2013 was notified to her, informing her that she was in default, objects to the procedure that has been applied; this clearly exceeds the deadlines stipulated in the General Law of Public Administration for appealing an act of the Administration, that is, by this date, the right to file any appeal before the Administration had been amply prescribed; q) However, the PLCP-UCP, in the spirit of complying with the provisions of norm 23.1 “Disputes” of the “General Conditions of Contract” visible at Folio 0001560 and following of Volume IV of the Administrative File, has always been in the best disposition to clarify the Petitioner's allegations and not leave her defenseless, even outside the deadline stipulated by the General Law of Public Administration for making any allegation to Official Letter No. PLCP-0390-2013; r) Numeral 23.1 of the “General Conditions of Contract” as well as Article 13 of Law No. 8725 of the Project stipulate, in the relevant part: “23.1 The Purchaser and the Contractor shall make every effort to resolve amicably through direct informal negotiations, any disagreement or dispute that may have arisen between them under or in reference to the Contract”; s) Despite the fact that the Petitioner Company, upon signing the referred Contract, accepted to submit to the World Bank Procurement Regulations, Law No. 8725 of June 10, 2009, is an integral part of the Contract, and it excludes the Costa Rican administrative procedure from the Administrative Procurement procedures that must be followed with loan funds, in accordance with numeral 13 of the relevant Law No. 8725; t) Article 13 of Law No. 8725 of June 10, 2009, denominated “Approval of Loan Agreement No. 7498-CR and its Annexes, between the Republic of Costa Rica and the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD), to finance the Limón Ciudad-Puerto Project”, published in Supplement No. 21 to La Gaceta No. 112 dated June 11, 2009, stipulates regarding the matter of interest: “ARTICLE 13.- Administrative procurement procedures. The procurement norms established in the Loan Agreement approved in this Law shall be those that prevail in accordance with subsection b) of Article 2 of Law No. 7494, Administrative Procurement; however, the constitutional principles and the regime of prohibitions on administrative procurement, established in ordinary legislation, shall be of mandatory application, as well as the procedures by way of suppletory application.”; u) The petitioner has been responded to at all times (even for Official Letters presented extemporaneously by her) and each of the Official Letters filed has been clarified precisely, explaining thoroughly and overwhelmingly the legislation that covers us, even though, by Constitutional Principle, no one may claim ignorance of the Law, and in the present case, much less, of the Law approving Loan Agreement No. 7498-CR which establishes the Project's activities and applicable regulations; however, the Project has been in the best disposition to clarify the petitioner's interventions to her, with the aim of conducting an amicable procedure as stipulated by the IBRD regulations; v) Through Official Letter RyS 72-2013 submitted to the UCP on June 11, 2013, the Petitioner stated that the Correos de Limón Building had been impossible to deliver, as it was necessary for the furniture to be fully installed. On the other hand, she stipulated that the UCP suspended the processing of invoices for her Represented Party, the last one being submitted on April 3, indicating that the works are 99% complete and that approximately ₵115,000,000 is owed, which includes the amount for the work and additional works; w) The Executive Directorate proceeded to explain, with all respect, that in accordance with the terms of Contract No. LPN-01-2012 dated July 16, 2012, and its addenda, the delivery of the building is a matter different from its operating guarantee, which will begin to run once the referenced furniture is in place and the respective certification of the systems is provided; for this reason, the delay in the delivery of the building is a matter exclusively attributable to the awarded company, underlining that the default will be suspended as from the delivery of the property; x) Furthermore, it was clarified that, in relation to the processing of invoices, upon the submission of the collateral and additional guarantee by R&S (which allowed the administrative procedures to be straightened out in accordance with the provisions of IBRD Regulation 2.39), payment was regularized accordingly, so that same week, the Project's commitments would be honored, as was fulfilled; y) Likewise, the Petitioner was informed that the amount for additional works had to be requested from the Coordinating Unit of the Project, through the channel that the Executing Technical Unit would define for her; for this reason, she was kindly requested to address the UTE for these purposes, this was done, and the UCP paid the Company what was legally due; z) It was not until August 1 (as mentioned) that the Petitioner notified the Project of Official Letter RyS 103-2013 dated July 29 of the current year, which was responded to through Official Letter No. PLCP-0678-2013 on August 12, 2013, in relation to Official Letter No. PLCP-0390-2013; it is necessary to underline that it was only at this procedural moment that the Petitioner objected to said declaration of default, and despite the extemporaneous nature of the Official Letter, in the interest of maintaining a good contractual relationship as had been occurring during the execution of the referenced Contract, the Petitioner was told that Official Letter PLCP-0390-2013 was upheld in its entirety. Thus demonstrating that the Project has always acted in good faith and in strict compliance with the regulations governing us; aa) On the other hand, Legal Criterion No. PLCP-0677-2013 was notified to her; however, given the insistence shown by the Petitioner Company in its allegations, Official Letter No. PLCP-0934-2013 was issued—through this Criterion, it was indicated to the Petitioner Company that they themselves, on July 10, 2013, at the Project Facilities, San José Headquarters, had accepted their state of default; that is, the Petitioner Company accepted, before more than five witnesses from the UCP, that there was indeed a breach on their part—; bb) It is not true that to establish the corresponding amount of the fine, a process must be carried out, as alleged by the Petitioner when indicating that the referred Contract did not stipulate what the amount of the sanction would be, only a maximum amount was agreed upon, considering that the lack of a procedure and arbitrarily applying the quantum of the fine violates due process and her right of defense in accordance with what was indicated by the Constitutional Chamber in judgment No. 2013-6639 at 16:01 on May 15, two thousand thirteen; cc) What the Petitioner alleged in File 11-015515-007-CO (Acción de Inconstitucionalidad) and which was the subject of analysis by the Honorable Constitutional Chamber, was that ordinal 107 of the Internal Regulation of Administrative Procurement of ICE unequivocally states that “Fines and penalty clauses shall be executed automatically (…)”; dd) The automaticity of the collection would apply, in general, to all types of scenarios, without differentiating those scenarios in which the breach is not attributable to the awardee, which certainly violates the fundamental rights of defense and due process as has been set forth supra.; ee) The Resolution stipulated by the Petitioner, i.e., Judgment No. 2013-006639 at 16:01 on May 15, two thousand thirteen, is issued within the preamble of the Administrative Procurement Law and, in the absence of a provision specifically regulating this point in said Law, prior to the execution of a penalty clause (cláusula penal), the proper course is to institute at least a summary administrative procedure, thus satisfying the guarantee of due process and defense, given the legal nature of the penalty clause which refers to a very specific and easily verifiable type of contractual breach (which does not preclude analyzing, in accordance with what was stipulated by the Chamber, if there is any circumstance exempting liability); ff) In such a procedure, as stipulated by the Chamber itself, the quantum of the sanction would not be analyzed, stating that “(…) this was already fixed when the contractor accepted the award,” but only whether the late or premature performance of the contractual obligation is attributable or not to the private contractor. Hence, the referenced Judgment establishes that in numerals 198 and 199 of the Regulation to the Administrative Procurement Law (Executive Decree No. 33411) respectively, the possibility of requesting an extension of the contract term is established when there are delays caused by the Administration itself or causes beyond the contractor's control, and of suspension due to force majeure or fortuitous event. However, what is provided in such numerals does not offer any guarantee that satisfies the requirements of due process as the summary administrative procedure does, in which the Administration has the obligation to exhaustively verify ex officio the real truth of the facts and elements of judgment of the case (Article 321 of the General Law of Public Administration), which implies a much deeper investigation—with the processing of evidence and the possibility for the party to pronounce itself prior to the final act—than the mere fact of resolving a request in light of the Regulation to the Administrative Procurement Law. Consequently, this aspect of the action is entirely admissible; gg) Note that although the present procurement process is not based on the Administrative Procurement norms but on the IBRD Procurement Norms, the Administration has been cautious in protecting the right of defense of the Petitioner Company, and if a procedure like the one indicated in Resolution No. 2013-006639 of the Chamber has not been carried out, it is because it can be deduced from the Administrative File with ample clarity that the breach in the delivery of the property is attributable to Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A., for the simple fact that the Petitioner herself accepted having fallen behind in the delivery of the property, because a supplier delayed her with the delivery of the elevator, making it unnecessary to carry out a procedure under the General Law of Public Administration, since it was clear the breach was the Petitioner's, and this, by her own admission; hh) The Chamber bases its actions on a national procurement regulation: the “Internal Regulation of Administrative Procurement of ICE” and partially upholds the Acción on the understanding that the Administration, prior to the execution of a penalty clause, must verify through due process whether the late or premature performance was effectively the contractor's responsibility or, on the contrary, whether any circumstance exempting liability existed, since if the awardee were not allowed to exercise prior defense but, on the contrary, the contracting Administration could execute the penalty clause automatically, then arbitrary imposition of a sanction on a private contractor could occur despite them not being responsible for the breach in question; ii) Certainly, this situation does not arise in the case “sub examine” where the PLCP-UCP is not contracting under national regulations, much less under those stipulated in the Judgment upon which Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. bases its Recurso; however, the PLCP-UCP has safeguarded constitutional principles and public interest in all their aspects in each of the administrative procurements it has carried out with private parties, under the IBRD Regulations, guaranteeing the regularity of public services and, consequently, avoiding any type of unjustified delays in the execution of the object of the administrative contract; and, in turn, has ensured that no arbitrariness is incurred, such as automatically executing the agreed liquidated damages, without first discarding circumstances exempting contractual liability; jj) In effect, as mentioned previously, in the “General Conditions of Contract” subsection 46.1, it establishes that “The Contractor shall indemnify the Employer for damages in accordance with the daily rate established in the SCC, for each day of delay from the Completion Date. The total amount of damages shall not exceed the amount stipulated in the SCC. The Employer may deduct said indemnity from payments owed to the Contractor. The payment for damages shall not affect the Contractor's obligations.”; kk) Moreover, in the “Special Conditions of Contract (SCC)” Section VIII, Point D “Cost Control” subsection CGC 46.1. it is indicated: “CGC 46.1 The maximum amount of the indemnity for damages for the totality of the Works is 0.10% per day. The maximum amount of the indemnity for damages for the totality of the Works is 10% of the final Contract price.”; ll) The IBRD regulations are not alien to what is stipulated by the Office of the Attorney General of the Republic (Procuraduría General de la República), the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), and other jurisprudence, regulations, and doctrine presented. Note that the very Judgment under which the Petitioner bases the Recurso de Amparo filed against the Limón Ciudad Puerto Project is emphatic in indicating that a procedure is not necessary to apply the quantum of the fine; mm) The Petitioner Company has not been respectful of the procedures that it should indeed carry out under the World Bank Regulations; nn) Effectively, in the “General Conditions of Contract” subsection 24, the “procedures for dispute resolution” are stipulated and indicate that when disputes cannot be resolved amicably between the Purchaser and the Contractor; these procedures must be applied; oo) The Petitioner does not convincingly demonstrate which constitutional rights are being affected, in a certain and concrete manner, when the IBRD Norms “sub examine” aim to facilitate the execution of the Project, limiting herself to basing the Recurso de Amparo on an Acción de Inconstitucionalidad promoted by A.E.J.U., [...], in his capacity as President, with the powers of a general attorney-in-fact of the company Bodegas del Este Sociedad Anónima, seeking to have Articles 107, 108, and 109 of the Internal Regulation of Administrative Procurement of the Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) declared unconstitutional; Article 41 of Executive Decree No. 35148.MINAET of February 24, 2009, Regulation to Title II of the Law for the Strengthening and Modernization of Public Entities in the Telecommunications Sector, Law 8660 of August 8, 2008; and Article 47 of Executive Decree number 33411 of September 27, 2006, Regulation to the Administrative Procurement Law, Law No. 7494 of May 2, 1995.

pp) For its part, section 1.5 of said regulatory body stipulates that the procedures described in the Norms apply to all procurement of goods and works financed in whole or in part with loan funds and there is an obligation on the Borrower to ensure that the Project is carried out diligently and efficiently, and that the goods to be acquired and works to be contracted: a) are of satisfactory quality and compatible with the rest of the Project, b) are delivered or completed in a timely manner, and c) have a price that does not adversely affect the economic and financial viability of the Project; qq) The Project Coordinating Unit (UCP) of the Limón Ciudad Puerto Project considers that these inconsistencies, summarily indicated by the Appellant, seek to confuse possible aspects of legality with violations of fundamental rights, attempting to obtain protection for situations that are not matters for amparo, in light of the Law of Constitutional Jurisdiction and the Jurisprudence of this Constitutional Chamber, as has been stipulated and will be seen in the substantive analysis; rr) It is required that the successful bidders in the procurements carried out under the World Bank (BIRF) Norms observe and develop the specific procedures to make these provisions operational in the development of the projects, conforming, where applicable, to the national legal regulations that govern them (for example, in environmental matters). These elements, as explained above, in accordance with Law No. 8725, are those that, no more and no less, are incorporated and developed in the BIRF Norms; ss) The BIRF Norms do not alter the constitutional rights of the Appellant Company; because these Norms incorporate, within the modalities already established and developed in the Loan Agreement, internal provisions for verifying and ensuring respect for and protection of the successful bidders, without altering in any way the rights already contemplated in our Political Constitution; however, the Company R& S Consultores y Fernández Vaglio S.A. is not clear when filing the Appeal regarding the articles of the Constitution it considers violated and the reasons justifying its claim; tt) Additionally, it suffices to observe what was established by the Division of Administrative Procurement of the Office of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) in Opinion DCA-1026 of April 15, 2011, to determine that the procurements carried out within the Project are exempt from ordinary procurement procedures, as expressed in Article 130 of the Regulation on Administrative Procurement (Reglamento de Contratación Administrativa), and beyond what is provided in that norm, Law No. 8725 itself expressly authorizes the entities related to the Project to carry out and sign these procurements. However, the appellant also does not stipulate which BIRF Norms have allegedly been violated; uu) The Comptroller Body concludes (in Opinion DCA-1026 of April 15, 2011) that, in accordance with the provisions of Article 3 of the Regulation on the Endorsement of Public Administration Procurements, the agreements or contracts signed under Law No. 8725 and whose purpose is the fulfillment of the Project's objectives shall not be subject to the endorsement procedure before the Comptroller Body as a requirement for effectiveness. It is for this reason that the Appellant's arguments are evidently mistaken, in asserting that to establish the corresponding amount of the fine, a procedure must be carried out and that the Contract does not specify the amount of the penalty, with the quantum of the fine being applied arbitrarily, violating due process and the right of defense. A situation that not even the Office of the Comptroller General of the Republic itself points out, neither in Opinion DCA-1026 of April 15, 2011, nor in the aforementioned jurisprudence; vv) The Loan Agreement approved by Law No. 8725, Law No. 8725 itself, the Project Operations Manual, the BIRF Norms, the duly signed Contract, and other regulations annexed thereto, are integral and congruent, and leave no margin for interpretation; on the contrary, they establish with absolute clarity the amount to be paid by the Appellant for damages per day of delay in the Contract completion date, with the Administration being responsible for ensuring that the Contract is fulfilled in all its aspects. Considering also that the Appellant was aware—at the time of signing the Contract—of the regulatory provisions it was accepting; ww) The facts stipulated in the Amparo Appeal under analysis find no legal basis, nor support in the legal and factual situations described in Judgment No. 2013-006639 itself; therefore, if the appellant questions the timeliness, merit, and advisability of the procedure that has been followed, this is at most a matter of mere legality, which is why this appeal is not susceptible to discussion in this venue, and must be declared without merit because the Appeal is not even substantiated; it is not sufficient to indicate that due process was not provided and that this is contrary to the Constitution, but rather the reasons why it considers its constitutional rights and principles have been violated must be explained in detail; xx) The reasons for regulating, among other things, procurement aspects based on the World Bank Norms, derive from the Loan Agreement 7498-CR itself and from Law No. 8725, the Project Operations Manual, and the Procurement Norms themselves. It is for this reason that the comments made by the appellant must be rejected, since what it does is formulate personal assessments, observations, and comments, which lack the required objective legal, technical, and scientific support; therefore, it is appropriate to reject them. It requests that the appeal be declared without merit.

4.- In the procedures followed, the legal requirements have been observed.

Drafted by Magistrate Cruz Castro; and,

Considering:

I.- PURPOSE OF THE APPEAL: The appellant alleges that the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project –the body with which it signed contract number LPN-01-2012 as it was awarded National Public Tender (Licitación Pública Nacional) number LPN-01-UCP-2012 "Restoration and Rehabilitation of the Costa Rica Post Office Building, Limón Branch"– by official letter dated June 12, 2013, deducted the sum of ¢24,788,808.41 for the alleged contractual breach without first carrying out a due process to determine the amount of the fine.

II.- PROVEN FACTS: Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly proven, either because they have been thus accredited or because the respondent has omitted to refer to them as provided in the initial order:

a. That on July 16, 2012, the Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. signed with the Limón Puerto Project, Project Coordinating Unit (UCP), Contract No. LPN-01-2012, as it was awarded National Public Tender No. LPN-00001-UCP-2012 for the Restoration and Rehabilitation of the Costa Rica Post Office Building, Limón Branch (see electronic record).

b. That by official letter No. PLCP-0390-2013 dated May 23, 2013, the appellant was informed as relevant: "(…) Dear Mrs. Salas: Through this letter, I respectfully inform you, in your capacity as General Attorney-in-Fact and Representative of the Company R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A., that in accordance with Clause Two of Contract No. LPN-01-2012 dated July 16, 2012, and its addenda, signed by your represented party with the Limón Ciudad Puerto Project, in relation to National Public Tender No. LPN-01-UCP-2012, the delivery date for the work 'Restoration and Rehabilitation of the Costa Rica Post Office Building, Limón Branch,' was agreed for April 30, 2013. Given this situation, you are formally notified that your represented party is in default –for 23 days– in the delivery of the referenced work, so we are obliged to activate the contractual mechanisms agreed upon in the general conditions of the Contract signed by our represented parties, which indicates in section 46.1 “Liquidation for damages,” as relevant: 'The contractor shall indemnify the employer for damages in accordance with the daily rate established in the SCC, for each day of delay in the completion date with respect to the intended completion date (…) The payment of damages shall not affect the contractor's obligations.' In the same vein, in the special conditions of the Contract, in section D) “Cost Control,” subsection GCC. 46.1, it is established, where applicable, that the maximum amount of indemnification for damages for the entirety of the works is 0.10% per day. By virtue of the foregoing, you are hereby informed that, in the upcoming invoices submitted, in addition to the pertinent deductions, the debit of the amount corresponding to the delay incurred as of the date of submission of each invoice will be made, until the work is delivered to satisfaction. The foregoing in strict conformity with the provisions of the Contract and legal norms previously indicated (…)" (see electronic record).

c. That the contract term originally stipulated to execute the restoration works of the Post Office Building, which was originally 4 months from the start order (i.e., from August 27, 2012, to December 26, 2012), was modified on several occasions due to requests approved by the Technical Executing Unit (UTE) of the Ministry of Culture and Youth and endorsed by the Technical Area of the Project Coordinating Unit (see electronic record).

III.- ON THE SPECIFIC CASE: In the sub lite, the appellant is dissatisfied because the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project –the body with which it signed contract number LPN-01-2012 as it was awarded National Public Tender number LPN-01-UCP-2012 "Restoration and Rehabilitation of the Costa Rica Post Office Building, Limón Branch"– by official letter dated June 12, 2013, deducted the sum of ¢24,788,808.41 for the alleged contractual breach without first carrying out a due process to determine the amount of the fine. In this regard, this Tribunal considers that the fundamental rights of the petitioner have been violated, since the instruction of a procedure, at least a summary one, ensuring the guarantees of due process and the right of defense is missing. From the evidence provided in the case file and the report rendered under the solemnity of oath, it is clear that the petitioner was only notified of official letter No. PLCP-0390-2013 dated May 23, 2013 –a letter that already included the penalty of deducting the amount for the alleged work delay– without first granting the contracting party a hearing so that it could pronounce on the attributed irregularities and, failing that, exercise its right of defense. In a matter similar to the one raised, this Tribunal determined that the execution, both of fines and penal clauses, automatically without instructing a summary procedure, is contrary to the Law of the Constitution. Thus, through judgment No. 6639-2013 at 4:01 p.m. on May 15, 2013, it resolved:

V.- Regarding respect for due process and the right of defense prior to the collection of penalties for penal clauses in administrative contracts, and the provisions of section 107 of the Internal Regulation on Administrative Procurement of the ICE. This Chamber considers that the execution of penalties for a penal clause cannot be automatic, as this is contrary to due process and the right of defense. Certainly, the amount of the monetary penalty established in a penal clause is pre-established in the tender documents and the contract, which was voluntarily accepted at the time by the successful bidder. Such a situation implies that the Administration is not obligated to prove the amount of said patrimonial injury as it is pre-established. The foregoing, however, does not preclude that it must be proven that the breach is indeed attributable to the successful bidder. Precisely, in cases of force majeure or act of God, or when the late or premature execution of contractual obligations has been caused by the Administration's own conduct, it is not valid to impose the payment of a penal clause on the successful bidder because the fault in question is not imputable to it. Thus, this Tribunal considers that prior to the execution of a penal clause, it must be verified through a due process whether the late or premature performance was indeed the responsibility of the contractor or, on the contrary, whether there was any circumstance exempting liability. If the successful bidder were not allowed to exercise prior defense, but instead the contracting Administration could execute the penal clause automatically, then the arbitrary imposition of a penalty on a private co-contractor could occur even though the latter was not responsible for the breach in question. Certainly, the contracting Administration is called to safeguard the public interest in each of the administrative contracts it agrees with private parties, as well as to guarantee the regularity of public services and, consequently, avoid any type of unjustified delays in the execution of the object of the administrative contract; however, these constitutional principles do not authorize the Administration to incur arbitrariness, such as automatically executing the agreed penal clauses without first ruling out circumstances exempting contractual liability. In the sub examine, section 107 of the Internal Regulation on Administrative Procurement of ICE unequivocally states that “Fines and penal clauses shall be executed automatically (…)”. From a simple reading of this provision, it can be confirmed that the automaticity of the collection would apply, in general, to all types of situations, without differentiating those scenarios in which the breach is not imputable to the successful bidder, which openly violates the fundamental rights of defense and due process as has been set forth supra. It is clear that, in the absence of a provision that specifically regulates this point in the Law on Administrative Procurement (Ley de la Contratación Administrativa), prior to the execution of a penal clause, it is appropriate to institute at least a summary administrative procedure, with which the guarantee of due process and defense is satisfied, given the legal nature of the penal clause, which refers to a very specific and easily verifiable type of contractual breach (which does not preclude analyzing whether there is any circumstance exempting liability). In such a procedure, the quantum of the penalty would not be analyzed—as this was already fixed when the co-contractor accepted the award—but only whether the late or premature fulfillment of the contractual obligation is imputable or not to the private co-contractor. It must be noted that the fact that the Internal Regulation on Administrative Procurement of the Costa Rican Electricity Institute provides for the extension of the contractual execution term or delivery term (Articles 53 and 54) does not detract from the position set forth, as it is a completely different situation. The extension requires the authorization of an Administration authority (respective Managements, General Management, or Executive Presidency as applicable). Furthermore, section 54 provides: "In contract extensions, when extensions are contractually foreseen in a procurement, the AC in coordination with the CCA in its corresponding part, jointly with the respective Director, shall request from the Procurement Department one month in advance of the term expiration, the issuance of the Service Order, providing the respective justification signed by the AC jointly with the CCA stating that the need remains. This extension shall not require a legal opinion." Ergo, those cases in which late execution is not imputable to the private co-contractor are not necessarily contemplated, which can even occur less than one month in advance of the expiration of the contractual term. Meanwhile, in sections 198 and 199 of the Regulation to the Law on Administrative Procurement (Executive Decree No. 33411), the possibility of requesting an extension of the contract term when there are delays caused by the Administration itself or causes beyond the contractor's control, and the suspension for reasons of force majeure or act of God, are respectively established. However, this also does not detract from the argument presented, because the provisions of such sections do not offer any guarantee that satisfies the requirements of due process as the summary administrative procedure does, in which the Administration has the obligation to fully verify ex officio the real truth of the facts and elements of judgment in the case (Article 321 of the General Law of Public Administration), which implies a much deeper investigation—with the processing of evidence and the possibility for the party to speak prior to the final act—than the mere act of resolving a request in light of the Regulation to the Law on Administrative Procurement. Consequently, this aspect of the action is entirely admissible.

This precedent is applicable to the specific case, since the Administration omitted to institute a summary procedure for determining the alleged faults in the execution of the contract signed by the appellant. Consequently, it is proven that the petitioner company was placed in a state of defenselessness, because in official letter PLCP-0390-2013 dated May 23, 2013, the Executive Director merely informed it of the default in which it found itself and the manner in which the amount corresponding to indemnification for contractual breach would be recovered, clearly omitting the minimum rules for due process. However, the granting of the amparo does not imply that the quantum of the penalty must be analyzed, since, as indicated in the cited judgment, this is an aspect that was voluntarily accepted by the successful bidder of the tender; therefore, the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project is not obligated to prove the amount of the patrimonial injury. Finally, it is clarified that the granting of the amparo does not imply that, in adherence to said rights and principles, the respondent must open the respective procedure regarding the possible contractual breach by the petitioner. Thus, it is appropriate to grant the appeal for violation of the appellant's right of defense and with the effects indicated in the operative part.

IV.- DISSENTING VOTE OF MAGISTRATES CRUZ CASTRO AND CASTILLO VIQUEZ: We depart from the majority's criteria and cast a dissenting vote, declaring the amparo appeal without merit, since, due to the nature of the penal clause, in general terms, its application must be automatic; otherwise, it would lose its meaning. It is important to bear in mind that, to enforce the penal clause for defects in execution, it is not necessary to prove the existence of damages. On the other hand, the setting of the amount of the penal clause cannot be arbitrary or capricious, because the Administration must carefully weigh the inclusion of the penal clause in the tender documents, and the quantum of the penalty must be proportional to the public interests. Likewise, the penal clause must be used solely and exclusively when the public entity deems it convenient for the better satisfaction of the public purpose involved in the procurement, whether due to the importance of having the supply, work, or service available within a specific timeframe, or when it is necessary, due to the complexity of the work, good, or service, to adequately ensure that the provision will be fulfilled as agreed, as the Office of the Comptroller General of the Republic has rightly held in its pronouncements. As is well known, the penal clause has an obligatory and compensatory function, as recognized by the Office of the Comptroller General of the Republic. Indeed, it has stated the following:

"The Administration, for its part, has some mechanisms that allow it to ensure faithful compliance with what was agreed, or failing that, to obtain compensation for the damage caused to it. One of these instruments is precisely the inclusion in the tender documents of a penal clause, which seeks to secure proper execution within the set timeframe, whether it is a general execution term or different partial terms. This mechanism has two basic functions: the obligatory function and the compensatory function. The penal clause appears in an administrative contract as a potential penalty intended to better guarantee to the Administration that the contractor will fulfill the provision within the agreed term, and it pre-establishes, in advance and in the administrative venue, the reparation of the damages that would be caused by a potential delay in the established term. That is to say, by virtue of the sanctioning power it possesses, the Administration sets or determines the application of fines, in accordance with the nature of the contract, its importance, and the term stated in the bidding documents. In setting said clause, the Administration must take into consideration the contract amount and the repercussions that the breach of the agreed term has for the public interest, thereby adopting a decision that must be duly reasoned, logical, and proportionate. In this sense, the Law on Administrative Procurement and the corresponding Regulation contemplate the possibility for the Administration to include in the tender documents penal clauses for late or premature execution of the contract, without broadly regulating this figure and imposing limits regarding its execution. However, despite this omission, in accordance with the provisions of Article 3 of the aforementioned Law, and attending to the principle of integration of the legal system, we must resort to the Civil Code norm that indicates the limit whose absence is noted in the aforementioned regulations. Thus, Article 712 of the Civil Code establishes that, 'When only the penalty is claimed, it may not exceed in value or in amount the principal obligation; and in cases where the joint claim of the principal and the penalty is possible, the penalty may not exceed one-fourth of the former.' Based on this norm, it must be concluded that the maximum limit that can be charged in accordance with the penal clause is 25% of the total amount of the transaction, so that, even if a tender document does not expressly state this maximum or limit, it exists and is the one indicated in the transcribed norm (See in this sense Resolution No. 47-97 at 3:30 p.m. on March 5, 1997), so that, in contractual execution, the contractor shall have the right to object to any intention of the Administration to impose, for this concept, a percentage greater than the aforementioned one. Finally, it is important to note that, for the purposes of this appeal, it has not been demonstrated how the clause in question affects the appellant, since its obligation is, first, to indicate the corresponding delivery term and, secondly, to respect the term indicated. Given that the clause examined here is not seen to infringe upon the appellant's right to participate and formulate a proposal in this competition, and that it has not been demonstrated to be disproportionate, this Office deems it appropriate to declare that the arguments presented by the appellant are not admissible and, therefore, the appeal it has filed must be declared without merit." (See RSL-213-1997 at 9:00 a.m. on September 19, 1997).

Thus, the penal clause must necessarily operate, as a general rule, automatically and for the full amount set, once the delay in fulfilling the provision has occurred; otherwise, its nature is distorted.

Now, regarding the objection that the delay may eventually originate from a cause not imputable to the contractor or from delays caused by the contracting Administration itself, and consequently, the application of the penal clause in these cases is neither fair nor in accordance with the postulates of the Social and Democratic Rule of Law, we must say that the legal system provides mechanisms or institutes so that it does not operate automatically in those cases, as provided in section 198 of the Regulation to the Law on Administrative Procurement. Outside of these cases, if one does not want to distort the institute of the penal clause in administrative procurement, it is logical and normal for it to operate automatically, especially since the contractor accepted it when signing the administrative contract.

It is for the foregoing reasons that we consider that the right to due process is not violated in these cases and, consequently, the norm is in accordance with the Law of the Constitution (values, principles, and norms) and, therefore, public interests must prevail over private ones, especially since, in these cases, there is no affectation of the essential content of a fundamental right, specifically: due process.

Therefore:

The appeal is granted. Official letter No. PLCP-0390-2013 dated May 23, 2013, issued by the Executive Director of the Coordinating Unit of the Limón Ciudad Puerto Project, is annulled. The State is ordered to pay the costs, damages, and losses caused by the acts serving as the basis for this ruling, which shall be settled in the enforcement of judgment of the administrative-litigation jurisdiction. Magistrates Cruz Castro and Castillo Víquez cast a dissenting vote and declare the appeal without merit.

It is a faithful copy of the original - Taken from Nexus.PJ on: 05-09-2026 14:28:36.

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL Sentencias Relacionadas Sentencia con datos protegidos, de conformidad con la normativa vigente Res. Nº 2014001241 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas cinco minutos del treinta y uno de enero de dos mil catorce.

Recurso de amparo presentado por María Cecilia Salas Chaves contra la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón Ciudad Puerto.

Resultando:

1.- Por escrito presentado en la Secretaría de esta Sala la recurrente presenta recurso de amparo contra Unidad Coordinadora del Proyecto Limón Ciudad Puerto. Manifiesta que: a) Su representada R & S Consultores y Fernández Vaglio S.A suscribió en julio de 2012 el contrato número LPN-01-2012, con la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón Ciudad Puerto, por cuanto resultó adjudicataria de la Licitación Pública Nacional número LPN-01-UCP-2012, "Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica, sede Limón"; b) En el contrato se estableció como pago máximo de indemnización por daños y perjuicios ocasionados por la parte contratista un monto de 0.10% por día y para la totalidad de las obras el 10% del precio final del contrato; c) Por oficio PLCP-0390-2013 de 23 de mayo de 2013, el órgano recurrido le comunicó que su representada se encontraba en mora -desde hace 23 días- con la entrega de la obra, por lo que de acuerdo a las condiciones generales del contrato, deberá indemnizar por los daños y perjuicios ocasionados el monto máximo de 0.10% por día; d) El 12 de junio de 2013, se le aplicó a su representada un rebajo por la suma de ¢24.788.808,41 colones; e) Lo anterior, sin haberse realizado un debido proceso para determinar si efectivamente se dio un incumplimiento imputable por parte de su representada, así como para establecer el monto correspondiente de la multa, pues en el contrato referido no se estipuló cuál sería el monto fijo de la sanción, únicamente se pactó un monto máximo; f) La falta de un procedimiento, y aplicar de forma arbitraria el quantum de la multa lesiona el debido proceso y su derecho de defensa, de acuerdo a lo indicado por la Sala Constitucional en la sentencia N.2013-6639 de las dieciséis horas y uno minutos del quince de mayo del dos mil trece.

2.- Por resolución de las dieciséis horas y veinticinco minutos del treinta de octubre del dos mil trece se le dio curso al presente y se le solicitó informe a la Directora Ejecutiva de la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón, Ciudad Puerto (ver registro electrónico).

3.- Informa bajo juramento Victoria León Wong en su calidad de Directora Ejecutiva del Proyecto Limón Ciudad Puerto Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) (ver registro electrónico) que: a) El 16 de julio del 2012, la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. suscribió con el proyecto Limón Puerto, Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), el Contrato N°LPN-01-2012, por cuanto resultó adjudicataria de la Licitación Pública Nacional N°LPN-00001-UCP-2012 para la Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica Sede Limón; b) El PLCP mediante oficio N°PLCP-0390-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 se estableció en lo conducente: “(…) Estimada Señora Salas: Por medio de la presente, me permito respetuosamente indicarle, en su Condición de Apoderada Generalísima y Representante de la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. que de acuerdo con la Cláusula dos del Contrato N°LPN-01-2012 de fecha 16 de julio del 2012 y sus adendas, firmado por su representada con e Proyecto Limón Ciudad Puerto, en relación con la Licitación Pública Nacional N°LPN-01-UCP-2012, la fecha de entrega de la obra “Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica, sede Limón”, fue pactada para el 30 de abril del 2013. Ante dicha situación, se le comunica de manera formal, que su representada se encuentra en mora –desde hace 23 días- en la entrega de la obra referida, por lo que nos vemos en la obligación de activar los mecanismos contractuales pactados en las condiciones generales del Contrato suscrito por nuestras representadas, que señala en el acápite 46.1 “Liquidación por daños y perjuicios”, en lo conducente: “El contratista deberá indemnizar al contratante por daños y perjuicios conforme a la tarifa por día establecida en las CEC, por cada día de retraso de la fecha de terminación con respecto a la fecha prevista de terminación (…) El pago por daños y perjuicios no afectara las obligaciones del contratista”. En ese mismo orden, en las condiciones especiales del Contrato, en el numeral D) “Control de Costos”, acápite CGC. 46.1, se establece en lo que corresponde, que, el monto máximo de la indemnización por daños y perjuicios para la totalidad de las obras es del 0.10% por día. En virtud de lo anterior, se hace de su atento conocimiento, que en las próximas facturas que se presente, se le hará, además de los rebajos pertinentes, el débito del monto correspondiente al atraso en que se haya incurrido a la fecha de presentación de cada factura, ello, hasta que se entregue a satisfacción la obra. Lo anterior en estricta conformidad con lo dispuesto en el Contrato y normas jurídicas anteriormente indicadas (…)”; c) La UCP del PLCP sí realizó un debido proceso –claro está- a la recurrente, quien omite señalar varios aspectos de especial importancia en el presente asunto; d) El Plazo del Contrato originalmente estipulado para ejecutar las obras de Restauración del Edificio de Correos, el cual era originalmente de 4 meses a partir de la orden de inicio (sea del 27 de agosto del 2012 hasta el 26 de diciembre de 2012) fue modificado en varias ocasiones ante solicitudes aprobadas por la Unidad Técnica Ejecutora del Proyecto (UTE) del Ministerio de Cultura y Juventud y avaladas por el Área Técnica de la Unidad Coordinadora del Proyecto, siendo que finalmente se pactó entregar la obra el 30 de abril del 2013; e) Mediante Oficio RyS 052-2013 del 25 de abril de 2013, la recurrente indicó de manera formal al MCJ que por causas ajenas a su control, hubo un retraso por parte de uno de sus proveedores en la entrega del ascensor, requiriendo una prórroga adicional; prórroga que fue remitida a la UCP por parte de la UTE del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ) con sus documentos adjuntos de manera extemporánea, mediante Oficio No. MCJ-PLCP-0063-2013 de fecha 02 de mayo de 2013, notificado a la UCP en fecha 09 de mayo del mismo año; f) Mediante el Oficio PLCP-0392-2013 del 23 de mayo de 2013 a la UTE del MCJ (adjunto), dicha solicitud de prórroga era improcedente, toda vez que las obras deberían haber estado finiquitadas para el 30 de abril del 2013; g) La Empresa R&S fundamentó la dilación en la entrega del ascensor, en un retraso del fabricante del ascensor, siendo que mediante Oficio No. PLCP-0392-2013 de marras, se indicó a la UTE del MCJ que la solicitud de ampliación se debía a un incumplimiento de un tercero para con la Empresa Recurrente, justificación insuficiente para acceder a otorgar la nueva prórroga requerida por la Empresa, en el tanto el Proyecto contrató un producto integrado, siendo la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. la responsable de cumplir lo pactado y llevar adelante los procedimientos internos que estimara oportunos para ejecutar el Contrato dentro del plazo estipulado formalmente al 30 de abril del 2013 (considerando las adendas debidamente aprobadas por el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento “BIRF”); h) Mediante Oficio PLCP-0392-2013, la UCP explicó a la UTE del MCJ que la Recurrente debió de haber previsto esta situación, considerando que el contrato o acuerdo que la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. había suscrito con un tercero, no formaba parte del Contrato No. LPN-01-UCP-2012 con el Proyecto Limón Ciudad Puerto (PLCP), lo cual significa, que si uno de sus proveedores incumple, ello es una dificultad que la Empresa está llamada a resolver a lo interno de la misma, pues se trata de una relación contractual completamente diferente a la que tiene con el PLCP; i) Se explicó de manera amplia que la justificación que brindaba la Recurrente para ampliar nuevamente el plazo de vencimiento del Contrato no respondía a atrasos que obedecieran a caso fortuito o fuerza mayor en relación directa con la obra que se estaba ejecutando, sino que obedecía a una situación contractual distinta a la nuestra con la Recurrente, cuyo carácter es de orden particular entre el adjudicado y un tercero, con quien, el Proyecto, no tiene ninguna relación contractual, por lo cual, estas situaciones debe asumirlas el adjudicado y no el Proyecto, ello, justamente, porque es la Empresa que resulta adjudicada bajo las Normas del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) la responsable de finiquitar en tiempo su compromiso contractual, previendo las situaciones que a lo interno de su Empresa se puedan presentar, a fin de solventar los problemas o dificultades concernientes directamente a ella, que le permitan cumplir de manera eficiente y eficaz con los compromisos contractuales asumidos; j) El PLCP- UCP le solicitó a la UTE del MCJ pronunciarse respecto a la mora de la Recurrente, la cual ya había sido discutida de manera informal con dicha UTE pero era pertinente contar con el Criterio Técnico respectivo, sin embargo, la UCP en estricta conformidad con el inciso e) del artículo 6 de la Ley No. 8725 del 10 de junio de 2009, el cual, consigna que la UCP es la responsable de la gestión general del Proyecto, emitió el Oficio PLCP-0390-2013 de marras, sin embargo, advirtió a la UTE mediante Oficio PLCP-0392-2013 su responsabilidad de externar formalmente el pronunciamiento de rigor, al tenor de las responsabilidades que le confiere el numeral 9 de la citada Ley 8725; k) La Recurrente al presentar su oferta y estados financieros visibles a Folio 0000846 y siguientes del Tomo No. 2 del proceso licitatorio “sub examine”, hizo constar su solvencia (capacidad) económica, lo cual, siguiendo los criterios de la sana crítica, -era lógico razonar- que la Empresa Recurrente podía solventar en tiempo el problema con otro proveedor y entregar la obra, además y como se dirá adelante, se le recalcó mediante Oficio No. PLCP-0484-2013 que la mora se suspendería a partir de la entrega del inmueble según lo pactado en el Contrato de rigor; l) De conformidad con las Normas de Adquisiciones del Banco Mundial que son las que privan para el PLCP (según se dirá más adelante) debe solicitarse una No-Objeción al Banco Mundial (por el tipo de procedimiento que se trata) cada vez que se va a prorrogar el contrato bajo análisis, siendo que los argumentos que se presenten deben estar técnica y legalmente justificados para que se acceda a la prórroga, considerando además, que tampoco es oportuno solicitar muchas prórrogas para un proyecto como el que nos ocupa, que tiene un plazo perentorio y debía ser originalmente concluido en el año 2012, además ya había sido objeto de tres prórrogas anteriores, por lo que los argumentos estipulados por la Recurrente en la gestión RyS del 25 de abril eran escasos “per se” para justificar razonadamente otra prórroga; m) Desde el 23 de mayo de 2013 que la UCP efectuó la declaratoria de moratoria a la Empresa quien debidamente fue notificada de ello, lo cual demuestra que no se le dejó en ningún momento en estado de indefensión, y hasta el 1ro de agosto, fecha en que se presenta ante el Área de Adquisiciones de la UCP el Oficio RyS 103-2013 por parte de la Recurrente, la misma no se había pronunciado en contra de la declaratoria de morosidad, por el contrario, en reunión sostenida el día 10 de julio de 2013 en las instalaciones de la UCP Sede San José, la aquí Recurrente aceptó que efectivamente se encontraba en mora, declaración que fue rendida a viva voz y escuchada por todos los presentes en dicha reunión (tanto representantes de la Empresa Recurrente como de la UCP); n) De lo anterior da fe el Oficio No. PLCP-0934-2013 “Criterio Jurídico” suscrito por el Área Legal de la UCP y debidamente notificado a la Empresa Recurrente mediante Oficio PLCP-0940-2013 donde se responde a los Oficios No. RyS 128-2013 de fecha 06 de setiembre y RyS 140 de fecha 26 de setiembre del año en curso, donde nuevamente la UCP se pronuncia en torno a los alegatos estipulados por la Empresa Recurrente, ello sin dejarle ni en un solo momento en estado de indefensión, máxime que cuando la empresa aceptó estar en mora el día 10 de julio de 2013 se encontraban presentes el Señor Ricardo Blanco Valverde, Coordinador del Área de Adquisiciones, el señor German Mora Coordinador Técnico, la Señora Yanina Montero Especialista Legal y la suscrita entre otros, todos de la UCP-PLCP quienes pueden dar fe de que la Empresa aceptó que estaban en mora, según se desprende de la relación de hechos realizada por el Área Legal de la UCP mediante el Oficio No. PLCP-0934-2013 debidamente notificado a la Recurrente; o) La Recurrente no menciona este importante aspecto en ninguno de sus escritos pero tampoco lo niega porque bien sabe que lo aquí indicado es la verdad; p) El PLCP-UCP siempre ha sido transparente con la Recurrente quien, transcurridos más de dos mese y medio de la fecha en que le fue notificado el Oficio No. PLCP-0390-2013, mediante el cual se le informa que se encuentra en mora, objeta el procedimiento que se ha aplicado, lo cual a todas luces trasciende los plazos estipulados en la Ley General de la Administración Pública para recurrir un acto de la Administración, es decir, para esta fecha estaba sobradamente prescrito el derecho de interponer cualquier recurso ante la Administración; q) Sin embargo el PLCP-UCP con el ánimo de cumplir lo estipulado en la norma 23.1 “Controversias” de las “Condiciones Generales del Contrato” visible a Folio 0001560 y siguientes del Tomo IV del Expediente Administrativo, siempre ha estado en la mejor disposición de aclarar al Recurrente sus alegatos y no dejarle en estado de indefensión, aún fuera del plazo que estipula la Ley General de la Administración Pública para hacer cualquier alegato al Oficio No.PLCP-0390-2013; r) El numeral 23.1 de las “Condiciones Generales del contrato” así como el artículo 13 de la Ley No. 8725 del Proyecto estipulan en lo conducente: “23.1 El Comprador y el Contratista harán todo lo posible para resolver amigablemente mediante negociaciones directas informales, cualquier desacuerdo o controversia que se haya suscitado entre ellos en virtud o en referencia al Contrato”; s) Pese a que la Empresa Recurrente al firmar el Contrato de marras, aceptó someterse a la normativa de Contratación del Banco Mundial, siendo la Ley No. 8725 del 10 de junio de 2009, parte integral del Contrato y misma que excluye el procedimiento administrativo costarricense de los procedimientos de Contratación Administrativa que deben seguirse con los fondos del préstamo, de conformidad con el numeral 13 de la Ley No. 8725 de rigor; t) El artículo 13 de la Ley No. 8725 del 10 de junio de 2009, denominada “Aprobación del Contrato de Préstamo No. 7498-CR y sus Anexos, entre la República de Costa Rica y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), para financiar el Proyecto Limón Ciudad-Puerto”, publicada en el Alcance No. 21 de La Gaceta No. 112 de fecha 11 de junio del 2009, estipula en lo de interés: “ARTÍCULO 13.- Procedimientos de contratación administrativa. Las normas sobre contratación establecidas en el Contrato de Préstamo aprobado en esta Ley serán las que prevalecerán de conformidad con el inciso b) del artículo 2 de la Ley N.º 7494, Contratación administrativa; sin embargo, los principios constitucionales y el régimen de prohibiciones de contratación administrativa, establecidos en la legislación ordinaria, serán de aplicación obligatoria, al igual que los procedimientos por la vía supletoria.”; u) A la recurrente se le ha contestado en todo momento (aún con Oficios extemporáneamente presentados por ella) y se le ha aclarado de manera precisa, cada uno de los Oficios interpuestos, explicando a cabalidad y en forma abrumadoramente la legislación que nos cubre, incluso a pesar de que por Principio Constitucional nadie puede alegar desconocimiento a la Ley, y en el presente caso, mucho menos, a la Ley que aprueba el Contrato de Préstamo No. 7498-CR que establece las actividades del Proyecto y la normativa aplicable; sin embargo el Proyecto ha estado en la mejor disposición de aclarar al recurrente sus intervenciones, con el ánimo de llevar un procedimiento amigable conforme lo estipula la normativa del BIRF; v) Mediante Oficio RyS 72-2013 presentado en la UCP el día 11 de junio de 2013, la Recurrente manifestó que el Edificio de Correos de Limón había sido imposible entregarlo, por cuanto era necesario que el mobiliario estuviera instalado en su totalidad. Por otra parte, estipuló que la UCP suspendió el trámite de facturas a su Representada, siendo que la última se presentó el día 03 de abril, indicando que las obras se encuentran concluidas en un 99% y que se le adeuda alrededor de ₵115.000.000, el cual incluye monto de obra y trabajos adicionales; w) La Dirección Ejecutiva procedió a explicar con todo respeto, que de conformidad con los términos del Contrato N° LPN-01-2012 de fecha 16 de julio de 2012 y sus adendas, la entrega del edificio es un asunto diferente a la garantía de funcionamiento del mismo, la cual empezará a regir a partir de la colocación del mobiliario de referencia y la respectiva certificación de los sistemas; razón por la cual, el atraso en la entrega del edificio es un asunto atribuible exclusivamente a la empresa adjudicada, subrayando, que la mora se suspenderá a partir de la entrega del inmueble; x) Además se le aclaró que en relación con el trámite de facturas, a partir de la entrega de la garantía colateral y adicional por parte de R&S, (lo cual permitió enderezar los procedimientos administrativos de conformidad con lo dispuesto en la Norma 2.39 del BIRF), se procedió a regularizar el pago de la manera correspondiente, por lo que esa misma semana, se estaría honrando los compromisos del Proyecto, tal y como se cumplió; y) Asimismo, se le indicó a la Recurrente que el monto por concepto de los trabajos adicionales, debía ser solicitado a la Unidad Coordinadora del Proyecto, por la vía que la Unidad Técnica Ejecutora le definirá, razón por la cual, se le solicitó atentamente, dirigirse a la UTE para estos efectos, así se hizo, y la UCP canceló en lo que en derecho correspondía a la Empresa; z) No es sino hasta el día 01 de agosto ( como se ha mencionado) que la Recurrente notifica al Proyecto, el Oficio RyS 103-2013 fechado 29 de julio del año en curso, mismo que se respondió mediante Oficio No. PLCP-0678-2013 el 12 de agosto de 2013, en relación al Oficio No. PLCP-0390-2013, es menester subrayar que fue hasta este momento procesal, que la Recurrente objeta dicha declaratoria de morosidad, y pese a lo extemporáneo del Oficio, en aras de mantener una buena relación contractual como se había venido dando durante la ejecución del Contrato de referencia, se le indicó a la Recurrente, que, se mantenía en todos sus extremos el Oficio PLCP-0390-2013. Demostrando con ello que el Proyecto siempre ha actuado de buena fe y en estricta sujeción con la normativa que nos rige; aa) Por otra parte se le notificó el Criterio Jurídico No. PLCP-0677-2013; sin embargo, ante la insistencia mostrada por la Empresa Recurrente en sus alegatos, se emitió el Oficio No. PLCP-0934-2013 - mediante este Criterio se indicó a la Empresa Recurrente que ellos mismos el día 10 de julio de 2013 en las Instalaciones del Proyecto, Sede San José habían aceptado su estado de mora, es decir la Empresa Recurrente aceptó frente a más de cinco testigos de la UCP que efectivamente hubo un incumplimiento de su parte-; bb) No es cierto que para establecer el monto correspondiente de la multa hay que llevar adelante un proceso, tal y como lo alega la Recurrente al indicar que en el Contrato referido no se estipuló cuál sería el monto de la sanción, únicamente se pactó un monto máximo, considerando que la falta de un procedimiento y el aplicar arbitrariamente el quantum de la multa lesiona el debido proceso y su derecho de defensa de acuerdo con lo indicado por la Sala Constitucional en la sentencia No. 2013-6639 de las 16:01 horas del 15 de mayo del dos mil trece; cc) Lo que el Recurrente alegó en el Expediente 11-015515-007-CO (Acción de Inconstitucionalidad) y que fue objeto de análisis de la Honorable Sala Constitucional fue que el ordinal 107 del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE expresa inequívocamente que “Las multas y cláusulas penales se ejecutarán automáticamente (…)”; dd) La automaticidad del cobro aplicaría, en general, para todo tipo de supuesto, sin que se diferencien aquellos escenarios en que el incumplimiento no resulta imputable al adjudicatario, lo que ciertamente vulnera los derechos fundamentales de defensa y debido proceso conforme ha quedado expuesto supra.; ee) La Resolución estipulada por la Recurrente sea la Sentencia No. 2013-006639 de las 16:01 horas del 15 de mayo del dos mil trece, se dicta dentro del preámbulo de la Ley de Contratación Administrativa y ante la ausencia de una disposición que regule específicamente este punto en dicha Ley, previo a la ejecución de una cláusula penal lo procedente es instaurar al menos un procedimiento administrativo sumario, con lo que queda satisfecha la garantía del debido proceso y la defensa, dada la naturaleza jurídica de la cláusula penal que está referida a un tipo de incumplimiento contractual muy preciso y de fácil constatación (lo que no obsta para analizar de acuerdo con lo estipulado por la Sala, si hay alguna circunstancia eximente de responsabilidad); ff) En tal procedimiento, según lo estipula la misma Sala, no se analizaría el quantum de la sanción, al indicar que “(…) esto ya quedó fijado al aceptar el contratante la adjudicación”, sino solamente si el cumplimiento tardío o prematuro de la obligación contractual resulta imputable o no al contratante particular. De ahí que la Sentencia de marras establezca que en los numerales 198 y 199 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo Nº 33411) respectivamente, se establece la posibilidad de solicitud de prórroga del plazo del contrato cuando existan demoras ocasionadas por la misma Administración o causas ajenas al contratista, y de la suspensión por motivos de fuerza mayor o caso fortuito. Sin embargo, lo dispuesto en tales numerales no ofrece garantía alguna que satisfaga los requerimientos del debido proceso como sí lo hace el procedimiento administrativo sumario, en el que la Administración tiene la obligación de comprobar exhaustivamente de oficio la verdad real de los hechos y elementos de juicio del caso (artículo 321 de la Ley General de la Administración Pública), lo que implica una investigación mucho más profunda -con tramitación de prueba y posibilidad de que la parte se pronuncie de previo al acto final- que el mero hecho de resolver una solicitud a la luz del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Por consiguiente, este extremo de la acción resulta del todo procedente; gg) Nótese que aunque el presente proceso de contratación no se basa sobre las normas de Contratación Administrativa, sino sobre las Normas de Contratación del BIRF, la Administración ha sido cautelosa en tutelar el derecho de defensa de la Empresa Recurrente y si no se ha llevado a cabo un procedimiento como el que señala la Resolución No. 2013-006639 de la Sala es porque del Expediente Administrativo se colige con holgada claridad que el incumplimiento en la entrega del inmueble es imputable a la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. por el simple hecho de que la propia Recurrente aceptó haberse rezagado en la entrega del inmueble, por cuanto un proveedor le atraso con la entrega del ascensor, siendo innecesario llevar a cabo un procedimiento conforme a la Ley General de la Administración Pública, pues el incumplimiento quedó claro fue de la Recurrente y ello, por su propio dicho; hh) La Sala fundamenta su accionar en una normativa nacional de contratación nacional: el “Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE” y declara parcialmente con lugar la Acción en el entendido que la Administración de previo a la ejecución de una cláusula penal debe corroborar a través de un debido proceso si el cumplimiento tardío o prematuro fue efectivamente responsabilidad del contratista o, por el contrario, existió alguna circunstancia eximente de responsabilidad, ya que si al adjudicatario no se le permitiera ejercer la defensa previa sino que, por el contrario, la Administración contratante pudiera ejecutar la cláusula penal de forma automática, entonces podría darse el caso de la imposición arbitraria de una sanción a un contratante particular a pesar de que este no fuera responsable por el incumplimiento en cuestión; ii) Ciertamente, esta situación no se presenta en el caso “sub examine” donde el PLCP-UCP, no está contratando bajo la normativa nacional ni mucho menos bajo la estipulada en la Sentencia mediante la cual la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. fundamenta su Recurso, empero, el PLCP-UCP ha resguardado en todos sus extremos los principios constitucionales y el interés público en cada una de las contrataciones administrativas que ha llevado a cabo con los particulares, bajo la Normativa del BIRF, garantizando la regularidad de los servicios públicos y, consecuentemente, evitando cualquier tipo de retrasos injustificados en la ejecución del objeto del contrato administrativo; y, a su vez, ha tutelado que no se incurra en arbitrariedades, como lo sería ejecutar de manera automática la liquidación de daños y perjuicios convenida, sin descartar de previo circunstancias eximentes de responsabilidad contractual; jj) En efecto, como se mencionó anteriormente, en las “Condiciones Generales del Contrato” acápite 46.1, establece, que “El Contratista deberá indemnizar al Contratante por daños y perjuicios conforme a la tarifa por día establecida en las CEC, por cada día de retraso de la Fecha de Terminación. El monto total de daños y Perjuicios no deberá exceder del monto estipulado en las CEC. El Contratante podrá deducir dicha indemnización de los pagos que se adeudaren al Contratista. El pago por daños y perjuicios no afectará las obligaciones del Contratista”; kk) Por otra parte, en las “Condiciones Especiales del Contrato (CEC)” Sección VIII, Punto D “Control de Costos” acápite CGC 46.1. se indica: “CGC 46.1 El monto máximo de la indemnización por daños y perjuicios para la totalidad de las Obras es del 0.10% por día. El monto máximo de la indemnización por daños y perjuicios para la totalidad de las Obras es del 10% del precio final del Contrato”; ll) La normativa del BIRF no es ajena a lo estipulado por la Procuraduría General de la República, la Contraloría General de la República y demás jurisprudencia, normativa y doctrina expuesta. Nótese que la propia Sentencia bajo la cual la Recurrente fundamenta el Recurso de Amparo interpuesto en contra del Proyecto Limón Ciudad Puerto, es tajante en indicar que no es necesario un procedimiento para aplicar el quantum de la multa; mm) La Empresa Recurrente no ha sido respetuosa de los procedimientos que sí debería llevar a cabo bajo la Normativa del Banco Mundial; nn) Efectivamente, en las “Condiciones Generales del Contrato” acápite 24 se estipulan los “procedimientos para la solución de controversias” e indica que cuando las controversias no se han podido resolver de manera amigable entre el Comprador y el Contratista; deben aplicarse estos procedimientos; oo) El Recurrente no demuestra fehacientemente cuáles son los derechos constitucionales que se le están afectando, ello de manera certera y concreta, cuando las Normas del BIRF “sub examine” lo que persiguen es facilitar la ejecución del Proyecto, limitándose a fundamentar el Recurso de Amparo en una Acción de Inconstitucionalidad promovida por A.E.J.U., [...], en su condición de Presidente, con facultades de apoderado generalísimo de la sociedad Bodegas del Este Sociedad Anónima, para que se declare inconstitucional los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); el artículo 41 del Decreto Ejecutivo No. 35148.MINAET del 24 de febrero de 2009, Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de la Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, Ley 8660 del 08 de agosto de 2008; y el artículo 47 del Decreto Ejecutivo número 33411 del 27 de septiembre de 2006, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Ley No. 7494 del 02 de mayo de 1995. Intervienen también en el proceso la Procuradora General de la República, la Contraloría General de la República y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); pp) Por su parte el numeral 1.5 de dicho cuerpo normativo, estipula que los procedimientos descritos en las Normas se aplican a toda contratación de bienes y obras financiadas total o parcialmente con los fondos del préstamo y existe la obligación del Prestatario de hacer que el Proyecto se lleve a cabo de manera diligente y eficiente, y de que los bienes por adquirir y las obras por contratar: a) sean de calidad satisfactoria y compatibles con el resto del Proyecto, b) se entreguen o terminen oportunamente, y c) tengan un precio que no afecte desfavorablemente a la viabilidad económica y financiera del Proyecto; qq) La UCP del Proyecto Limón Ciudad Puerto, considera, que dichas inconsistencias indicadas someramente por el Recurrente, buscan confundir eventuales aspectos de legalidad con trasgresiones a derechos fundamentales, pretendiendo obtener una tutela de situaciones que no son materia de amparo, a la luz de la Ley de la Jurisdicción Constitucional y la Jurisprudencia de esa Sala Constitucional, como se ha estipulado y se verá en el desarrollo por el fondo; rr) Se requiere que los adjudicados en las contrataciones efectuadas bajo las Normas del BIRF observen y desarrollen los procedimientos específicos para hacer operativas estas disposiciones en el desarrollo de los proyectos, ajustándose en lo que corresponde a la normativa jurídica nacional que les rige ( por ejemplo en materia ambiental). Estos elementos, como se explicó líneas antes, en apego a la Ley No. 8725, son los que, ni más ni menos, se incorporan y desarrollan en las Normas del BIRF; ss) Las normas del BIRF no alteran los derechos constitucionales de la Empresa Recurrente; por cuanto estas Normas, incorporan dentro de las modalidades ya establecidas y desarrolladas en el Contrato de Préstamo, disposiciones internas de verificación y aseguramiento del respeto y la protección de los adjudicados, sin alterar de forma alguna los derechos ya contemplados en nuestra Constitución Política, sin embargo la Empresa R& S Consultores y Fernández Vaglio S.A. no es claro al interponer el Recurso respecto a los artículos de la Constitución que Considera transgredidos y las razones que justifican su dicho; tt) Adicionalmente, basta observar lo establecido por la División de Contratación Administrativa, de la Contraloría General de la República en el Dictamen DCA-1026 del 15 de abril del 2011, para determinar que las contrataciones que se realicen dentro del Proyecto se encuentran excepcionadas de los procedimientos ordinarios de contratación, tal y como lo expresa el artículo 130 del Reglamento de Contratación Administrativa y más allá de lo dispuesto en esa norma, se tiene que la misma Ley No. 8725 autoriza expresamente a las entidades relacionadas con el Proyecto, la realización y suscripción de estas contrataciones. Sin embargo, el recurrente tampoco estipula que normas del BIRF han sido supuestamente violentadas; uu) Concluye el Órgano Contralor (en el Dictamen DCA-1026 del 15 de abril del 2011) que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, los convenios o contratos que se suscriban al amparo de la Ley No. 8725 y que tengan por propósito el cumplimiento de los objetivos del Proyecto, no deberán ser sometidos al trámite del refrendo ante el Órgano Contralor como requisito de eficacia. Es por lo anterior, que los argumentos del Recurrente son evidentemente equivocados, al asegurar que para establecer el monto correspondiente de la multa, debe hacerse un procedimiento y que en el Contrato no se especifica cuál es el monto de la sanción siendo que se aplica de forma arbitraria el quantum de la multa lesionando el debido proceso y el derecho de defensa. Situación que ni siquiera la propia Contraloría General de la República señala, ni en el Dictamen DCA-1026 del 15 de abril del 2011, ni en la jurisprudencia anteriormente citada; vv) El Contrato de Préstamo aprobado por la Ley No. 8725, la propia Ley No. 8725, el Manual de Operaciones del Proyecto, las Normas del BIRF, el Contrato debidamente suscrito y demás normativa anexa al mismo, son integrales y congruentes, y no dejan margen de interpretación, por el contrario establecen con absoluta claridad el monto a cancelar por la Recurrente por concepto de daños y perjuicios por cada día de retraso en la fecha de terminación del Contrato, siendo la Administración responsable de velar porque se cumpla el Contrato en todos sus extremos. Considerando además, que la Recurrente era conocedora -al momento de rubricar el Contrato- de las disposiciones normativas que estaba aceptando; ww) Los hechos estipulados en el Recurso de Amparo bajo análisis, no encuentran fundamento legal, ni sustento en las situaciones jurídicas y fácticas descritas en la misma Sentencia No. 2013-006639, por lo que si la recurrente cuestiona la oportunidad, el mérito y la conveniencia del procedimiento que se ha seguido, se está frente a un asunto a lo sumo de mera legalidad, razón por la cual, este recurso no es susceptible de discusión en esta vía, debiendo ser declarado sin lugar por cuanto ni siquiera se fundamenta el Recurso, no basta indicar que no se dio un debido proceso y que eso es contraria a la Constitución, sino que se deben explicar detalladamente las razones por las cuales considera se le han violentado sus derechos y principios constitucionales; xx) Los motivos para regular, entre otros, los aspectos de contratación con fundamento en las Normas del Banco Mundial, se derivan del propio Contrato de Préstamo 7498-CR y de la Ley No. 8725, del Manual de Operaciones del Proyecto y de las propias Normas de Contratación. Es por esta causa, que deben rechazarse los comentarios realizados por el recurrente ya que lo que el mismo hace es formular apreciaciones, observaciones y comentarios personales, los cuales carecen del sustento objetivo jurídico, técnico y científico requeridos, por ende lo procedente es rechazarlos. Solicita que se declare sin lugar el recurso.

4.- En los procedimientos seguidos se han observado las prescripciones legales.

Redacta el Magistrado Cruz Castro; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO: La recurrente alega que la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón Ciudad Puerto –órgano con el cual suscribió el contrato número LPN-01-2012 por cuanto resultó adjudicataria de la Licitación Pública Nacional número LPN-01-UCP-2012 “Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica, sede Limón”- mediante oficio de fecha 12 de junio del 2013 le rebajó la suma de ¢24.788.808.41 por el supuesto incumplimiento contractual sin realizar de previo un debido proceso y así determinar el monto de la multa.

II.- HECHOS PROBADOS: De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque el recurrido haya omitido referirse a ellos según lo prevenido en el auto inicial:

a. Que en fecha 16 de julio del 2012, la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. suscribió con el proyecto Limón Puerto, Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), el Contrato N°LPN-01-2012, por cuanto resultó adjudicataria de la Licitación Pública Nacional N°LPN-00001-UCP-2012 para la Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica Sede Limón (ver registro electrónico).

b. Que mediante oficio N°PLCP-0390-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 se le comunicó a la recurrente en lo conducente: “(…) Estimada Señora Salas: Por medio de la presente, me permito respetuosamente indicarle, en su Condición de Apoderada Generalísima y Representante de la Empresa R&S Consultores y Fernández Vaglio S.A. que de acuerdo con la Cláusula dos del Contrato N°LPN-01-2012 de fecha 16 de julio del 2012 y sus adendas, firmado por su representada con e Proyecto Limón Ciudad Puerto, en relación con la Licitación Pública Nacional N°LPN-01-UCP-2012, la fecha de entrega de la obra “Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica, sede Limón”, fue pactada para el 30 de abril del 2013. Ante dicha situación, se le comunica de manera formal, que su representada se encuentra en mora –desde hace 23 días- en la entrega de la obra referida, por lo que nos vemos en la obligación de activar los mecanismos contractuales pactados en las condiciones generales del Contrato suscrito por nuestras representadas, que señala en el acápite 46.1 “Liquidación por daños y perjuicios”, en lo conducente: “El contratista deberá indemnizar al contratante por daños y perjuicios conforme a la tarifa por día establecida en las CEC, por cada día de retraso de la fecha de terminación con respecto a la fecha prevista de terminación (…) El pago por daños y perjuicios no afectara las obligaciones del contratista”. En ese mismo orden, en las condiciones especiales del Contrato, en el numeral D) “Control de Costos”, acápite CGC. 46.1, se establece en lo que corresponde, que, el monto máximo de la indemnización por daños y perjuicios para la totalidad de las obras es del 0.10% por día. En virtud de lo anterior, se hace de su atento conocimiento, que en las próximas facturas que se presente, se le hará, además de los rebajos pertinentes, el débito del monto correspondiente al atraso en que se haya incurrido a la fecha de presentación de cada factura, ello, hasta que se entregue a satisfacción la obra. Lo anterior en estricta conformidad con lo dispuesto en el Contrato y normas jurídicas anteriormente indicadas (…)” (ver registro electrónico).

c. Que el plazo del contrato originalmente estipulado para ejecutar las obras de restauración del Edificio de Correos, el cual era originalmente de 4 meses a partir de la orden de inicio (sea del 27 de agosto del 2012 hasta el 26 de diciembre del 2012) fue modificado en varias ocasiones ante solicitudes aprobadas por la Unidad Técnica Ejecutora del Proyecto (UTE) del Ministerio de Cultura y Juventud y avaladas por el Área Técnica de la Unidad Coordinadora del Proyecto (ver registro electrónico).

III.- SOBRE EL CASO CONCRETO: En el sub lite, la recurrente se encuentra disconforme, por cuanto, la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón Ciudad Puerto –órgano con el cual suscribió el contrato número LPN-01-2012 por cuanto resultó adjudicataria de la Licitación Pública Nacional número LPN-01-UCP-2012 “Restauración y Rehabilitación del Edificio de Correos de Costa Rica, sede Limón”- mediante oficio de fecha 12 de junio del 2013 le rebajó la suma de ¢24.788.808.41 por el supuesto incumplimiento contractual sin realizar de previo un debido proceso y así determinar el monto de la multa. Al respecto, considera este Tribunal que sí se han violentado los derechos fundamentales de la amparada, toda vez que se echa de menos la instrucción de un procedimiento, al menos, sumario, que asegure las garantías del debido proceso y el derecho de defensa. De la prueba aportada a los autos y del informe rendido bajo la solemnidad del juramento, se desprende que a la amparada únicamente se le comunicó el oficio N°PLCP-0390-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 –oficio que ya incluía la sanción del rebajo del monto por el supuesto atraso de la obra- sin brindarle de previo audiencia a la contratante para que se pronunciara sobre las irregularidades atribuidas y en su defecto que ejerciera su derecho de defensa. En un asunto similar al planteado este Tribunal determinó que la ejecución, tanto de las multas como de las cláusulas penales de forma automática sin instruir un procedimiento sumario, resultan contrarias al Derecho de la Constitución, fue así como mediante sentencia número No. 6639-2013 de las 16:01 hrs. de 15 de mayo de 2013 resolvió:

V.- Sobre el respeto al debido proceso y derecho de defensa previo al cobro de sanciones por cláusulas penales en los contratos administrativos, y lo dispuesto en el numeral 107 del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE. Esta Sala considera que la ejecución de sanciones por cláusula penal no puede ser automática pues esto resulta contrario al debido proceso y derecho de defensa. Ciertamente, el monto de la sanción monetaria establecido en una cláusula penal está preestablecido en el cartel y el contrato, lo que en su momento fue aceptado voluntariamente por el adjudicatario. Tal situación implica que la Administración no está obligada a acreditar el monto de dicha lesión patrimonial al estar preestablecido. Lo anterior, sin embargo, no obsta para que se deba demostrar que el incumplimiento efectivamente le es achacable al adjudicatario. Precisamente, en caso fortuito o de fuerza mayor, o cuando la ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales ha sido propiciada por la propia conducta de la Administración, no resulta válido que al adjudicatario se le imponga el pago de una cláusula penal por cuanto la falta en cuestión no le es imputable. Así las cosas, este Tribunal estima que previo a la ejecución de una cláusula penal debe corroborarse a través de un debido proceso si el cumplimiento tardío o prematuro fue efectivamente responsabilidad del contratista o, por el contrario, existió alguna circunstancia eximente de responsabilidad. Si al adjudicatario no se le permitiera ejercer la defensa previa sino que, por el contrario, la Administración contratante pudiera ejecutar la cláusula penal de forma automática, entonces podría darse el caso de la imposición arbitraria de una sanción a un cocontratante particular a pesar de que este no fuera responsable por el incumplimiento en cuestión. Ciertamente, la Administración contratante se encuentra llamada a resguardar el interés público en cada una de las contrataciones administrativas que convenga con los particulares, así como a garantizar la regularidad de los servicios públicos y, consecuentemente, evitar cualquier tipo de retrasos injustificados en la ejecución del objeto del contrato administrativo; empero, estos principios constitucionales no autorizan a la Administración a incurrir en arbitrariedades, como lo sería ejecutar de manera automática las cláusulas penales convenidas sin descartar de previo circunstancias eximentes de responsabilidad contractual. En el sub examine, el ordinal 107 del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE expresa inequívocamente que “Las multas y cláusulas penales se ejecutarán automáticamente (…)”. De la simple lectura de esta disposición se puede constatar que la automaticidad del cobro aplicaría, en general, para todo tipo de supuesto, sin que se diferencien aquellos escenarios en que el incumplimiento no resulta imputable al adjudicatario, lo que abiertamente vulnera los derechos fundamentales de defensa y debido proceso conforme ha quedado expuesto supra. Está claro que ante la ausencia de una disposición que regule específicamente este punto en la Ley de la Contratación Administrativa, previo a la ejecución de una cláusula penal lo procedente es instaurar al menos un procedimiento administrativo sumario, con lo que queda satisfecha la garantía del debido proceso y la defensa, dada la naturaleza jurídica de la cláusula penal que está referida a un tipo de incumplimiento contractual muy preciso y de fácil constatación (lo que no obsta para analizar si hay alguna circunstancia eximente de responsabilidad). En tal procedimiento no se analizaría el cuantum de la sanción -pues esto ya quedó fijado al aceptar el cocontratante la adjudicación-, sino solamente si el cumplimiento tardío o prematuro de la obligación contractual resulta imputable o no al cocontratante particular. Debe advertirse que el hecho de que el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de Electricidad prevea la prórroga en el plazo de ejecución contractual o al plazo de entrega (artículos 53 y 54) no enerva la tesitura expuesta, toda vez que se trata de un supuesto totalmente distinto. La prórroga requiere la autorización de una autoridad de la Administración (Gerencias respectivas, Gerencia General o Presidencia Ejecutiva según el caso). Además, el numeral 54 dispone: "En las prórrogas del contrato, cuando contractualmente estén previstas las prórrogas en una contratación, el AC en coordinación con el CCA en lo que le corresponda, conjuntamente con el Director respectivo, solicitará a la Proveeduría con un mes de anticipación al vencimiento del plazo, la emisión de la Orden de Servicio, aportando la justificación respectiva suscrita por el AC en conjunto con el CCA en la que conste que permanece la necesidad. Esta prórroga no requerirá dictamen legal." Ergo, no se contemplan necesariamente aquellos supuestos en que la ejecución tardía no es imputable al cocontratante particular, lo que incluso puede ocurrir menos de un mes de anticipación al vencimiento del plazo contractual. Por su parte, en los numerales 198 y 199 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo Nº 33411) respectivamente se establece la posibilidad de solicitud de prórroga del plazo del contrato cuando existan demoras ocasionadas por la misma Administración o causas ajenas al contratista, y de la suspensión por motivos de fuerza mayor o caso fortuito. Sin embargo, tampoco esto enerva la argumentación expuesta, por cuanto lo dispuesto en tales numerales no ofrece garantía alguna que satisfaga los requerimientos del debido proceso como sí lo hace el procedimiento administrativo sumario, en el que la Administración tiene la obligación de comprobar exhaustivamente de oficio la verdad real de los hechos y elementos de juicio del caso (artículo 321 de la Ley General de la Administración Pública), lo que implica una investigación mucho más profunda -con tramitación de prueba y posibilidad de que la parte se pronuncie de previo al acto final- que el mero hecho de resolver una solicitud a la luz del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Por consiguiente, este extremo de la acción resulta del todo procedente.

Precedente que resulta de aplicación al caso concreto, toda vez que la Administración omitió instruir un procedimiento sumario para la determinación de las presuntas faltas en la ejecución del contrato firmado por la recurrente. En consecuencia, se acredita que la empresa amparada fue colocada en estado de indefensión, toda vez que en el oficio PLCP-0390-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 la Directora Ejecutiva se limitó a indicarle la mora en la cual se encontraba y la forma mediante la cual se procedería a recuperar el monto correspondiente a la indemnización por incumplimiento contractual, omitiendo claramente las reglas mínimas al debido proceso. Ahora bien, la estimatoria del amparo no implica que se deba analizar el cuantum de la sanción, toda vez que tal y como se indicó en la sentencia de cita, ese es un aspecto que fue aceptado voluntariamente por la adjudicataria de la licitación, por lo tanto Unidad Coordinadora del Proyecto Limón, Ciudad Puerto no se encuentra obligada a demostrar el monto de la lesión patrimonial. Finalmente se aclara que la estimatoria del amparo no implica que en apego a los derechos y principios dichos, la recurrida abra el procedimiento respectivo ante el posible incumplimiento contractual de la amparada. Así las cosas lo procedente es declarar con lugar el recurso por violación del derecho de defensa de la recurrente y con los efectos que se indican en la parte dispositiva.

IV.- VOTO SALVADO DE LOS MAGISTRADOS CRUZ CASTRO Y CASTILLO VIQUEZ: Nos apartamos del criterio de la mayoría y salvamos el voto, declarando sin lugar el recurso de amparo, toda vez que, por la naturaleza de la cláusula penal, en términos generales, su aplicación debe ser automática, de lo contrario, perdería sentido. Es importante tener presente que para hacer efectiva la cláusula penal por defectos en la ejecución no es necesario la demostración de la existencia de daños. Por otra parte, la fijación del monto de la cláusula penal no puede ser arbitraria o antojadiza, pues la Administración debe ponderar cuidadosamente la inserción de la cláusula penal en el cartel y el cuantum de la sanción debe guardar proporcionalidad con los intereses públicos. Asimismo, la cláusula penal debe utilizarse única y exclusivamente cuando la entidad pública estime que ello es conveniente para la mejor satisfacción del fin público comprometido en la contratación, sea por la importancia de disponer el suministro, obra o servicio en un plazo determinado, o cuando se haga necesario, por la complejidad de la obra, bien o servicio, asegurar en debida forma que la prestación será cumplida conforme fue pactada, tal y como acertadamente lo ha sostenido la Contraloría General de la República en sus pronunciamientos. Como es bien sabido, la cláusula penal tiene una función compulsiva e indemnizatoria, tal y como lo ha reconocido la Contraloría General de la República. En efecto, ha señalado lo siguiente:

“La Administración, por su parte, posee algunos mecanismos que le permiten asegurar el fiel cumplimiento de lo pactado, o en su defecto, lograr una indemnización por el perjuicio que se le ocasiona. Uno de estos instrumentos es, precisamente, el disponer en el cartel una cláusula penal, con la cual se busca afianzar la debida ejecución en el tiempo fijado, ya se trate este de un plazo general de ejecución, ya se trate de diferentes plazos parciales. Dicho mecanismo tiene dos funciones básicas, cuales son, la función compulsiva y la función indemnizatoria. La cláusula penal figura en un contrato administrativo, como una eventual sanción que persigue garantizar de mejor manera a la Administración, que el contratante cumplirá con la prestación dentro del plazo pactado, y prefija, de antemano y en sede administrativa, la reparación de los perjuicios que se causarían con un eventual atraso en el plazo establecido. Es decir que, en virtud del poder sancionador que le asiste, la Administración fija o determina la aplicación de las multas, de acuerdo con la naturaleza del contrato, la importancia de éste y el plazo señalado en el pliego. En la fijación de dicha cláusula, la Administración debe tener en consideración el monto del contrato y las repercusiones que para el interés público trae el incumplimiento del plazo acordado, adoptando entonces una decisión que debe ser debidamente razonada, lógica y proporcionada. En este sentido, la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento correspondiente, contemplan la posibilidad de que la Administración incorpore en el cartel cláusulas penales por ejecución tardía o prematura del contrato, sin regular con amplitud esta figura e imponer límites en cuanto a su ejecución. No obstante, a pesar de esta omisión, conforme con lo previsto por el artículo 3 de la mencionada Ley, y atendiendo al principio de integración del Ordenamiento jurídico, debemos acudir a la norma del Código Civil que señala el límite cuya ausencia se advierte en la normativa arriba citada. Así, el artículo 712 del Código Civil establece, que “Cuando sólo se reclamen la pena, ésta no puede exceder en valor ni en cuantía de la obligación principal; y en los casos en que es posible el reclamo del principal y de la pena conjuntamente, la pena no puede exceder de la cuarta parte de aquél.” A partir de esta norma, debe concluirse que el límite máximo que se puede cobrar en atención a la cláusula penal, es un 25% del monto total del negocio, de forma tal que, aunque en un cartel no sea expresamente señalado este tope o límite, este existe y es el señalado en la norma transcrita (Véase en este sentido la Resolución Nº 47-97 de las 15:30 hrs. del 5 de marzo de 1997), de manera que, en la ejecución contractual, el contratista tendrá derecho a objetar cualquier intención de la Administración de imponer, por este concepto, un porcentaje mayor al aludido. Finalmente, resulta importante señalar que, a los efectos de este recurso, no se ha demostrado cómo le afecta al recurrente la cláusula de comentario, pues es su obligación, en primer término, señalar el plazo de entrega correspondiente y, en segundo lugar, respetar el plazo que indique. Dado que no se advierte que la cláusula aquí examinada lesione el derecho del recurrente de participar y formular propuesta en este concurso, y que tampoco se ha demostrado que resulte desproporcionada, este Despacho estima procedente declarar que los argumentos por el expuestos no son atendibles y, por lo tanto, el recurso que ha interpuesto debe ser declarado sin lugar”. (Véase RSL-213-1997 de las 9:00 horas del 19 de setiembre de 1997).

Así las cosas, la cláusula penal debe de operar necesariamente, por regla de principio, en forma automática y por el monto total fijado, una vez ocurrido el atraso en el cumplimiento de la prestación, de lo contrario, se le desnaturaliza.

Ahora bien, en lo referente al reparo que eventualmente el atraso puede tener origen en una causa no imputable al contratista o a demoras ocasionadas por la propia Administración contratante y, por consiguiente, no resulta justo ni acorde con los postulados del Estado social y democrático de Derecho la aplicación de la cláusula penal en estos supuestos, hemos de decir que el ordenamiento jurídico prevé mecanismos o institutos para que no opere de forma automática en esos supuestos, tal y como lo prevé el numeral 198 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Fuera de estos casos, si no se quiere desnaturalizar el instituto de la cláusula penal en la contratación administrativa, lo lógico y lo normal es que opere de forma automática, máxime que el contratista así la aceptó al suscribir el contrato administrativo.

Es por lo anterior, que consideramos que no se vulnera el derecho al debido proceso en estos casos y, por consiguiente, la norma resulta conforme con el Derecho de la Constitución (valores, principios y normas) y, por ende, deben privar los intereses públicos sobre los particulares, máxime que, en estos supuestos, no hay una afectación al contenido esencial de un derecho fundamental, concretamente: el debido proceso.

Por tanto:

Se declara con lugar el recurso. Se anula el oficio N°PLCP-0390-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 emitido por la Directora Ejecutiva de la Unidad Coordinadora del Proyecto Limón, Ciudad Puerto. Se condena al Estado al pago de las costas, daños y perjuicios causados con los hechos que sirven de fundamento a esta declaratoria, los que se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. Los Magistrados Cruz Castro y Castillo Víquez salvan el voto y declaran sin lugar el recurso.