Access to El Huazo landfill administrative recordAcceso a expediente del relleno sanitario El Huazo

V. ON THE MERITS

– In the case at hand, the petitioner states that on August 31, 2023, she requested – via email – information of interest to her from the respondent authority. However, she claims that as of the date of filing this appeal, she has been unable to access the information.

After analyzing the evidentiary elements provided, this Court finds a violation of the fundamental rights of the protected party. From the report rendered by the representative of the respondent authority – which is taken as given under oath with the consequences, including criminal ones, provided for in Article 44 of the Law governing this Jurisdiction – and the body of evidence, it is established that on August 31, 2023, the petitioner requested the following from the electronic account ...1805: “(...) Through this means, I would like to request a digital copy of file 439-2002 SETENA; other possible file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, as I consider it of interest to me, this file corresponds to the case of El Huazo landfill (relleno sanitario) in Desamparados.” (sic) In response to the above, on September 1, 2023, the respondent authority replied to the petitioner as follows: “(...) You must fill out the attached document if you have a digital signature, and sending it can be facilitated only if your person is a party to it or if you are a lawyer, otherwise access to it cannot be given.” (sic) Subsequently, it is noted that on September 8, 2023, the protected party responded to the respondent authority in the following terms: “(...) By this means, I hereby reiterate the request for a digital copy of file number 439-2002 SETENA, other possible file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments which I detail below: Article 30 of the Political Constitution grants every citizen the right of access to administrative departments when it concerns obtaining information of public interest and it does not constitute a State secret.

In various rulings of the Constitutional Chamber, for example, 12524-2005, the principle of Administrative Transparency has been crystallized. Furthermore, the Organic Environmental Law itself, in its Article 23, protects the principle of citizen participation and promotes the publicity of information contained in environmental impact assessment (evaluación de impacto ambiental, EIA) files. (...)” (sic) To which the respondent authority replied: “The numbers indicated are not proceedings of this governing area, so you must request them from the agencies where said administrative acts were generated.” (sic). Likewise, it is noted that, faced with such response, the protected party stated: “Those are file reference numbers for the Ministry of Health file related to the case of El Huazo Landfill in Desamparados, those numbers are sent as they are the ones I am aware of from the SETENA file, however, the file I require is the one that exists in your administrative agency for the El Huazo Landfill, managed by the Private Company EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) Consequently, the respondent authority replied to the petitioner as follows: “With the landfill data, a file does exist, if your person is a party to the file or has a lawyer's license, you can access the file in accordance with the provisions of the General Law on Public Administration, in any case, you must appear to review the same and indicate the pages (folios) in which you have interest.” (sic).

Similarly, it is noted that the protected party replied to the respondent authority as follows: “Thank you very much for the clarification and confirmation of having the file on the case of El Huazo Landfill in Desamparados (Aczarrí Environmental Technology Park). Following the line, by this means, I reiterate the request for prompt delivery of the digital copy of the file you have on the referenced Environmental Technology Park, linked to file numbers 439-2002 SETENA, other possible file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments which I take the liberty of citing again: (...)” (sic) Finally, it is noted that the respondent authority replied to the petitioner as follows: “Please present the written note with the corresponding signature, in order to provide a written response, since the aforementioned article refers to public information not all documents are of a public nature, and based on the General Law on Public Administration only the parties or interested persons may access said information, additionally, the file consists of 29 ample folders (ampos), so in the event that you effectively demonstrate your standing (legitimidad) in the case as applicable, you must review each page (folio) and indicate which ones you wish to obtain a copy of.” (sic). Despite the foregoing, there is no evidence that the respondent authority provided the requested information to the protected party.

In this regard, it is necessary to indicate that this Court, when hearing a similar claim regarding access to an administrative file on the control and oversight carried out by the Governing Health Areas, through judgment No. 2022-025593 of 09:20 hours on October 28, 2022 – reaffirmed in vote No. 2023-006955 of 09:30 hours on March 24, 2023 –, resolved the following:

“III.- THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. This Constitutional Court, in Judgment No. 2120-2003 of 13:30 hrs. on March 14, 2003, considered the following:

“(…) I.- ADMINISTRATIVE TRANSPARENCY AND PUBLICITY. Within the framework of the Social and Democratic Rule of Law, all and each of the public entities and bodies that make up the respective administration must be subject to the implicit constitutional principles of transparency and publicity that must be the rule for all administrative action or function. The collective organizations of Public Law – public entities – are called upon to be true glass houses into whose interior all citizens can scrutinize and oversee, in the full light of day. Public administrations must create and foster permanent and fluid channels of communication or exchange of information with citizens and the collective media in order to encourage greater direct and active participation in public management and to act upon the principles of evaluating results and accountability currently incorporated into our constitutional text (Article 11 of the Political Constitution).

Under this understanding, administrative secrecy or confidentiality is an exception that is justified only under qualified circumstances when constitutionally relevant values and assets are protected through it. Various mechanisms exist to achieve higher levels of administrative transparency in a given legal system, such as the justification (motivación) of administrative acts, the forms of their communication – publication and notification –, the public information procedure for drafting regulations and master plans, participation in the administrative procedure, administrative contracting procedures, etc., however, one of the most valuable tools for achieving this objective is the right of access to administrative information.

II. THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION

Section 30 of the Political Constitution guarantees free access to ‘administrative departments for purposes of information on matters of public interest,’ a fundamental right that in doctrine has been called the right of access to administrative archives and records, however, the most accurate name is the right of access to administrative information, since access to the physical or virtual supports of public administrations is the instrument or mechanism to achieve the intended purpose, which is that citizens obtain the information held by those administrations. It is necessary to indicate that the administrative information of public interest sought by a citizen is not always found in an administrative file (expediente), archive, or record. The right of access to administrative information is a control mechanism in the hands of citizens, since it allows them to exercise optimal control over legality and opportunity, convenience or merit, and, in general, the effectiveness and efficiency of the administrative function deployed by the various public entities.

Efficient and effective public administrations are those that submit to public control and scrutiny, but citizen control cannot exist without adequate information. In this way, a logical chain can be established between access to administrative information, knowledge and handling thereof, effective or timely citizen control, and efficient public administrations. The right of access to administrative information has a deep foundation in a series of principles and values inherent to the Social and Democratic Rule of Law, which it simultaneously serves. Thus, effective and direct citizen participation in the management and handling of public affairs is inconceivable without a significant body of information about administrative competencies and services; likewise, the democratic principle is strengthened when the various social, economic, and political forces and groups participate actively and informedly in the formation and execution of public will.

Finally, the right of access to administrative information is an indispensable tool, like many others, for the full effectiveness of the principles of administrative transparency and publicity. The content of the right of access to administrative information is truly broad and comprises a bundle of powers vested in the person exercising it, such as the following: a) access to public departments, agencies, offices, and buildings; b) access to physical or automated archives, records, files, and documents – databases, ficheros –; c) the citizen's power to know the stored personal or nominative data that affect them in any way; d) the citizen's power to rectify or delete those data if they are erroneous, incorrect, or false; e) the right to know the content of physical or virtual documents and files; and f) the right to obtain, at their own cost, certifications or copies thereof.

III. TYPOLOGY OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION

A clear distinction can be drawn between the right of access to administrative information (a) ad extra – outside – and (b) ad intra – inside – an administrative procedure. The former is granted to any person or citizen interested in accessing specific administrative information – uti universi – and the latter, only to the interested parties in a specific and concrete administrative procedure – uti singuli -. This right is regulated in the General Law on Public Administration in its Sixth Chapter entitled ‘On access to the file (expediente) and its pieces,’ Third Title of the Second Book, in Articles 272 to 274 (…)”.

IV. SPECIFIC CASE

The petitioner argues that, as of the date this amparo proceeding was filed, the authorities of the Governing Health Area of Talamanca of the Ministry of Health had not provided him with the copy of the administrative file (expediente) he requested on behalf of Hotel Yare. (…)

As can be easily seen from a reading of said official letters (oficios), the Director of the Governing Health Area of Talamanca of the Ministry of Health, in a completely unjustified and arbitrary manner, has repeatedly denied the protected party copies of access to the administrative file of the aforementioned commercial establishment. Note that, through said official letters, the respondent party has limited itself to indicating to the plaintiff, broadly speaking, that the aforementioned hotel has a current sanitary operating permit, without providing the copy (physical or digital) of the file or files held in the name of said commercial establishment.

This denial is unacceptable to this Chamber, given that the information required possesses clear and unequivocal public interest, as it is intimately related to the control and oversight activity that the Governing Health Area must carry out. Specifically, it concerns public documentation kept by said Area in such files, through which compliance with the requirements demanded by the legal system for the proper functioning of the commercial establishment in question is documented.

Furthermore, it is important to highlight that in this matter, the respondent party did not argue or state before this jurisdiction that any permit or proceeding was currently being processed on behalf of said hotel (in which case access to the file could be restricted until such proceeding concludes). On the contrary, it has been indicated, as stated, that this site currently has a current sanitary operating permit.

In addition to the foregoing, it is necessary to clarify that, if it is considered that such file contains sensitive or confidential information in accordance with the provisions of the Law on the Protection of the Person from the Processing of Their Personal Data, Law No. 8968, the proper course of action is for this to be excluded, providing the delivery of the rest of the data that are indeed of a public nature. An action that, as stated, is lacking to the detriment of the petitioner.

Thus, this Court considers that, in this case, the fundamental right of the protected party enshrined in section 30 of the Political Constitution, in its ad extra aspect, has been violated.” Such considerations are applicable to the case under study, since this Court finds no reasons to vary the criterion expressed in that judgment, nor grounds that would lead it to assess the situation presented differently. In the present case, the information required by the protected party is of a public nature, as it is associated with the control and oversight activity that the Governing Health Area must carry out, through which compliance with the requirements demanded by the legal system for the proper functioning of the company in question is documented. It should be noted that the respondent authority did not argue or state before this jurisdiction that any permit or proceeding was currently being processed on behalf of the company, given that if that were the case, access to the file could be restricted until the proceeding concludes, or even any complaint against it, which would imply assessing its status.

On the contrary, it has limited itself to indicating that the protected party must prove her standing (legitimación) to access the administrative file without further justification; however, this Chamber considers that such arguments are unacceptable because the required documentation is strictly linked to a landfill (relleno sanitario) in Desamparados and its management. On the other hand, it is necessary to indicate that, if it is considered that such file contains sensitive or confidential information in accordance with the provisions of the Law on the Protection of the Person from the Processing of Their Personal Data, Law No. 8968, the proper course of action is for this to be excluded, providing the delivery of the rest of the data that are indeed of a public nature. Based on the considerations presented, the violation of the fundamental rights of the protected party is established and, consequently, the appeal is granted in the terms set forth in the operative part.

(…)” That same September 8 at 08:09 hours, she sent another email indicating the following: “(…) Those are case file reference numbers for the Ministry of Health’s file related to the El Huazo Sanitary Landfill case in Desamparados; those numbers are sent because they are the ones I know from the SETENA file; however, the file I require is the one in your administrative instance for the El Huazo Sanitary Landfill, managed by the Private Company EBI Berthier de Costa Rica. (…)” and at 10:59 hours she sent the following email: “(…) By this means I reiterate, please, the request for the digital copy of case file number 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, (…)”. The appellant points out that since she is not a party to the case file and lacks a law degree, she will not be able to access the information she is requesting. She considers her fundamental rights harmed.

1. 2By means of a writing dated November 21, 2023, Jimmy Vargas Charpentier, director of the Desamparados Health Governing Area Directorate, reports that: (…) II. ACTIONS OF THE MINISTRY OF HEALTH AND THE SPECIFIC CASE. Relevant facts in chronological order: On Directorate1679, an email was received from the electronic address ...652, in which a digital copy of case file 439-2002 SETENA was requested, indicating other possible case file numbers UPC-PCU-380-02, UAC-20844, these files corresponding to the case of the El Huazo sanitary landfill in Desamparados. On Directorate1680, via email ...653 a response was made to the email received from the address ...652, indicating that to process the request digitally, the attached document must be filled out and sent to the Health Governing Area Directorate to facilitate the file in case she is a party to it; the Administrative File Consultation and/or Reproduction form was attached, corresponding to the procedure established for the process requested by the appellant, in which she must indicate her full Name62, identity card number, the case file number to consult and/or reproduce, and sign it with a valid digital signature from a certifier.Adding further that, to access the aforementioned file, she must be a party, demonstrate the legitimate interest that assists her, or be a lawyer; otherwise, the requested information will not be provided. On September 8, 2023, an email was received at the Health Governing Area of Desamparados, indicating as owner the lady [Name62 001], again requesting a copy of case file 439-2002 SETENA, other possible case file numbers UPC-PCU-380-02, UAC-20844, under the arguments of Article 30 of the Political Constitution and Article 23 of the Organic Environmental Law; however, she continues not to attach the document with her respective data and the requested digital signature. On September 8, 2023, the received email was answered, and it was again indicated that those documentary pieces are part of the El Huazo Sanitary Landfill file, therefore, to access said electronic file, she must attach the completely filled-out form that was sent to her for such purposes, or failing that, she must appear at the Health Governing Area to review it and indicate the folios in which she has an interest; likewise, it was clarified that the indicated requested case file numbers (UPC-PCU-380-02, UAC-20844) are not proceedings of this Health Governing Area, so she must request them from the corresponding instances.Informing the appellant again that she must submit the written note with the corresponding signature, in order to give her a written response, since the due process established in the General Public Administration Law must be followed; likewise, the file consists of 29 ampos, so in the event that she demonstrates her legitimacy, she must review each folio and indicate which ones she wishes to obtain a copy of, in order to obtain the information in an agile and efficient manner. In view of the foregoing, the Ministry of Health has guaranteed the effective fulfillment of the human right of access to public information, proactively, opportunely, proactively, completely, and accessibly, since it indicated to the appellant the procedure to follow to obtain the reproduction and/or consultation of the file both physically and digitally, complying with what is indicated in Decree No. 40200-MP-MEIC-MC Transparency and Access to Public Information where the following is established: Article 3.- Requirements.The request for access to public information shall require that the person provide a clear description of what is requested and indicate a means for receiving notifications. If what is requested is not clearly described, within a period of 3 days counted from receipt of the petition, the official in charge shall require the applicant to remedy said requirement, and for this, she shall have a period of 5 business days from the notification of the prevention. Article 11.- Electronic facilities. Each State institution must have an official email and shall endeavor to create a specific and accessible form on the institutional website, so that they may be used as means to formulate and address information requests. Thus, this Health Governing Area Directorate of Desamparados has been diligent with what was requested by the appellant, granting accessibility and availability of public information, both by manual and electronic means, for an agile and efficient exercise of access to information; however, the appellant did not comply with the indicated requirements to carry out the procedure (Reproduction Form), since it was not provided digitally, duly signed, and although she did not present the documents, she was also told that she was completely free to appear at this office to consult the file; however, to date she has not conducted the in-person consultation; in view of the foregoing, the health authority has not been remiss in fulfilling its functions and has complied with due process without harming the fundamental rights of the appellant.
2. 3In the proceedings followed, the legal prescriptions have been observed.

Drafted by Judge Hess Herrera; and,

Considering:

I. PRELIMINARY

Given that Mr. Jimmy Vargas Charpentier, director of the Desamparados Health Governing Area Directorate, omitted to indicate in the report rendered under oath whether the electronic account ...651 is provided for as the official communication mechanism with his represented party, this fact is taken as true and we proceed to analyze the constitutionality of this matter in accordance with what is regulated in Article 45 of the Constitutional Jurisdiction Law.

II. PURPOSE OF THE APPEAL

The appellant states that on August 31, 2023, she requested – via email – information of her interest from the appealed authority. However, she claims that on the day of filing the appeal, she has not been able to access the information.

III. PROVEN FACTS

Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly demonstrated, either because they have been thus accredited or because the respondent omitted to refer to them as provided in the initial order:

• a)On August 31, 2023, the appellant requested from electronic account ...651, the following: “(…) By this means I would like to request a digital copy of case file 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, as I consider it of my interest; this file corresponds to the case of the El Huazo sanitary landfill in Desamparados.” (sic) (see documentation).
• b)On September 1, 2023, the appealed authority answered the appellant as follows: “(…) You must fill out the attached document if you have a digital signature, and send it; it can be facilitated only in the event that your person is a party to it or that you are a lawyer; otherwise, access to it cannot be granted.” (sic) (see documentation).
• c)On September 8, 2023, the protected party answered the respondent authority in the following terms: “(…) By this means I reiterate, please, the request for the digital copy of case file number 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments detailed below: Article 30 of the Political Constitution grants every citizen the right of access to administrative departments when it concerns obtaining information of public interest and this does not constitute a State secret. In various rulings of the Constitutional Chamber, for example, 12524-2005, the principle of Administrative Transparency has been crystallized. On the other hand, the Organic Environmental Law itself, in its Article 23, protects the principle of citizen participation and promotes the publicity of information contained in environmental impact assessment files. (…)” (sic) (see documentation).
• d)On September 8, 2023, the appealed authority answered the appellant as follows: “The indicated numbers are not proceedings of this governing area, so you must request them from the instances where those administrative acts were generated.” (sic) (see documentation).
• e)On September 8, 2023, the protected party answered the respondent authority as follows: “Those are case file reference numbers for the Ministry of Health’s file related to the El Huazo Sanitary Landfill case in Desamparados; those numbers are sent because they are the ones I know from the SETENA file; however, the file I require is the one in your administrative instance for the El Huazo Sanitary Landfill, managed by the Private Company EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) (see documentation).
• f)On September 8, 2023, the appealed authority answered the appellant as follows: “With the landfill data there is indeed a file; if your person is a party to the file or has a lawyer’s license, you may access the file in accordance with what is established by the General Public Administration Law; in any case, you must appear to review it and indicate the folios in which you have an interest.” (sic) (see documentation).
• g)On September 8, 2023, the protected party answered the respondent authority as follows: “Thank you very much for the clarification and confirmation of having the file on the case of the El Huazo Sanitary Landfill in Desamparados (Aczarrí Environmental Technology Park). Following along, by this means I reiterate the request for the prompt sending of the digital copy of the file you have on the referenced Environmental Technology Park and linked to case file numbers 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments that I allow myself to cite again: (…)” (sic) (see documentation).
• h)On September 8, 2023, the appealed authority answered the appellant as follows: “Please submit the written note with the corresponding signature, in order to give you a written response, since said article alludes to public information, but not every document is of a public nature, and based on the General Public Administration Law, only the parties or interested persons may access said information; moreover, the file consists of 29 ampos, so in the event that you effectively demonstrate, as appropriate, your legitimacy in the case, you must review each folio and indicate which ones you wish to obtain a copy of.” (sic) (see documentation).

IV. UNPROVEN FACT

- The following fact of interest is not deemed demonstrated: SOLE) That the appealed authority has delivered the requested information to the protected party.

V. ON THE MERITS

– In the case sub lite, the appellant states that on August 31, 2023, she requested – via email – information of her interest from the appealed authority. However, she claims that on the day of filing the appeal, she has not been able to access the information.

After analyzing the evidentiary elements provided, this Court certifies the harm to the fundamental rights of the protected party. From the report rendered by the representative of the appealed authority – which is taken as given under oath with the consequences, including criminal ones, provided in Article 44 of the Law governing this Jurisdiction – and from the evidentiary list, it is deemed accredited that on August 31, 2023, the appellant requested from electronic account ...651, the following: “(…) By this means I would like to request a digital copy of case file 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, as I consider it of my interest; this file corresponds to the case of the El Huazo sanitary landfill in Desamparados.” (sic) In response to the foregoing, on September 1, 2023, the appealed authority answered the appellant as follows: “(…) You must fill out the attached document if you have a digital signature, and send it; it can be facilitated only in the event that your person is a party to it or that you are a lawyer; otherwise, access to it cannot be granted.” (sic) Subsequently, it is established that, on September 8, 2023, the protected party answered the respondent authority in the following terms: “(…) By this means I reiterate, please, the request for the digital copy of case file number 439-2002 Name3456; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments detailed below: Article 30 of the Political Constitution grants every citizen the right of access to administrative departments when it concerns obtaining information of public interest and this does not constitute a State secret.

In various rulings of the Constitutional Chamber, for example, 12524-2005, the principle of Administrative Transparency has been crystallized. On the other hand, the Organic Environmental Law itself, in its Article 23, protects the principle of citizen participation and promotes the publicity of information contained in environmental impact assessment files. (…)” (sic) To which the appealed authority answered: “The indicated numbers are not proceedings of this governing area, so you must request them from the instances where those administrative acts were generated.” (sic). Likewise, it is established that, faced with this response, the protected party indicated: “Those are case file reference numbers for the Ministry of Health’s file related to the El Huazo Sanitary Landfill case in Desamparados; those numbers are sent because they are the ones I know from the Name3456 file; however, the file I require is the one in your administrative instance for the El Huazo Sanitary Landfill, managed by the Private Company EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) Therefore, the appealed authority answered the appellant as follows: “With the landfill data there is indeed a file; if your person is a party to the file or has a lawyer’s license, you may access the file in accordance with what is established by the General Public Administration Law; in any case, you must appear to review it and indicate the folios in which you have an interest.” (sic).

Similarly, it is established that the protected party answered the respondent authority as follows: “Thank you very much for the clarification and confirmation of having the file on the case of the El Huazo Sanitary Landfill in Desamparados (Aczarrí Environmental Technology Park). Following along, by this means I reiterate the request for the prompt sending of the digital copy of the file you have on the referenced Environmental Technology Park and linked to case file numbers 439-2002 SETENA; other possible case file numbers are: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, based on the following arguments that I allow myself to cite again: (…)” (sic). Finally, it is established that the appealed authority answered the appellant as follows: “Please submit the written note with the corresponding signature, in order to give you a written response, since said article alludes to public information, but not every document is of a public nature, and based on the General Public Administration Law, only the parties or interested persons may access said information; moreover, the file consists of 29 ampos, so in the event that you effectively demonstrate, as appropriate, your legitimacy in the case, you must review each folio and indicate which ones you wish to obtain a copy of.” (sic). Despite the foregoing, it is not on record that the appealed authority has delivered the requested information to the protected party.

In this regard, it is necessary to indicate that this Court, when hearing an analogous claim regarding access to an administrative file on the control and oversight carried out by the Health Governing Areas, by means of judgment No. 2022-025593 at 09:20 hours on October 28, 2022 – reiterated in vote No. 2023-006955 at 09:30 hours on March 24, 2023 –, resolved the following:

“III.- THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. This Constitutional Court, in Judgment No. 2120-2003 at 13:30 hrs. on March 14, 2003, considered the following:

“(…) I.- ADMINISTRATIVE TRANSPARENCY AND PUBLICITY. Within the framework of the Social and Democratic Rule of Law, each and every one of the public entities and bodies that make up the respective administration must be subject to the implicit constitutional principles of transparency and publicity, which must be the rule for all administrative action or function. The collective organizations of Public Law – public entities – are called to be true glass houses inside which all administered persons can scrutinize and oversee, in broad daylight. Public administrations must create and foster permanent and fluid channels of communication or exchange of information with the administered persons and the mass media in order to incentivize greater direct and active participation in public management and to actuate the principles of results evaluation and accountability currently incorporated into our constitutional text (Article 11 of the Political Constitution).

Under this understanding, administrative secrecy or reserve is an exception that is justified solely under qualified circumstances when, through it, constitutionally relevant values and assets are protected. There are various mechanisms to achieve higher levels of administrative transparency in a given legal system, such as the reasoning of administrative acts, the forms of their communication – publication and notification –, the public information process for drafting regulations and regulatory plans, participation in administrative procedures, administrative contracting procedures, etc.; however, one of the most precious tools for achieving that objective is the right of access to administrative information.

II. THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION

Section 30 of the Political Constitution guarantees free access to ‘administrative departments for purposes of information on matters of public interest,’ a fundamental right that in doctrine has been called the right of access to administrative archives and records; however, the most accurate designation is the right of access to administrative information, given that access to the material or virtual supports of public administrations is the instrument or mechanism to achieve the intended purpose, which consists of the administered persons becoming aware of the information held by them. It is necessary to point out that administrative information of public interest sought by an administered person is not always found in an administrative file, archive, or record. The right of access to administrative information is a control mechanism in the hands of the administered persons, since it allows them to exercise optimal control of legality and of opportunity, advisability, or merit and, in general, of the efficacy and efficiency of the administrative function deployed by the various public entities.

Efficient and effective public administrations are those that submit to public control and scrutiny, but citizen control cannot exist without adequate information. In this way, a logical chain can be established between access to administrative information, knowledge and management thereof, effective and timely citizen control, and efficient public administrations. The right of access to administrative information has a profound foundation in a series of principles and values inherent to the Social and Democratic Rule of Law, which, at the same time, it actuates. Thus, effective and direct citizen participation in the management and handling of public affairs is inconceivable without a significant store of information about administrative competencies and services; similarly, the democratic principle is strengthened when the various social, economic, and political forces and groups participate actively and informedly in the formation and execution of the public will.

Finally, the right of access to administrative information is an indispensable tool, like so many others, for the full enforceability of the principles of administrative transparency and publicity. The content of the right of access to administrative information is truly broad and is composed of a bundle of faculties vested in the person who exercises it, such as the following: a) access to public departments, units, offices, and buildings; b) access to archives, records, files, and physical or automated documents – databases, files –; c) faculty of the administered person to know the stored personal or nominative data that affect him in any way; d) faculty of the administered person to rectify or delete such data if they are erroneous, incorrect, or false; e) right to know the content of physical or virtual documents and files; and f) right to obtain, at his cost, certifications or copies thereof.

III. TYPOLOGY OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION

A clear distinction can be made between the right of access to administrative information (a) ad extra – outside – and (b) ad intra – within – an administrative procedure. The former is granted to any person or administered person interested in accessing specific administrative information – uti universi – and the latter, only to the interested parties in a concrete and specific administrative procedure – uti singuli –. This right is regulated in the General Public Administration Law in its Sixth Chapter entitled ‘On access to the file and its pieces,’ Third Title of the Second Book, in Articles 272 to 274 (…)”.

IV. SPECIFIC CASE

The appellant argues that, as of the date this amparo proceeding was filed, the authorities of the Health Governing Area of Talamanca of the Ministry of Health had not provided him with the copy of the administrative file he requested under Name62 of Hotel Yare. (…)

As can be easily appreciated from a reading of said official communications, the Director of the Health Governing Area of Talamanca of the Ministry of Health, in an absolutely unjustified and arbitrary manner, has repeatedly denied the protected person the copies of access to the administrative file of the cited commercial establishment. Note that, through said official communications, the respondent party has limited herself to indicating to the plaintiff, grosso modo, that the cited hotel has a valid operating health permit, without providing the copy (physical or digital) of the file or files that are under Name62 of said commercial establishment.

This refusal is not acceptable to this Chamber, given that the requested information is of clear and unequivocal public interest, since it is intimately related to the control and oversight activity that the Health Governing Area must carry out. Specifically, it concerns public documentation that said Area safeguards in such files, through which compliance with the requirements demanded by the legal system for the proper operation of the commercial establishment in question is recorded.

Furthermore, it is important to highlight that in this matter, the respondent party did not argue or state before this jurisdiction that any permit or proceeding in favor of said hotel was currently in process (in which case access to the file could be restricted until such proceeding is concluded). On the contrary, it has been indicated, as stated, that this site currently has a valid operating health permit.

In addition to the foregoing, it is necessary to clarify that, should it be deemed that said file contains sensitive or confidential information in accordance with the provisions of the Law on the Protection of the Person against the Processing of Their Personal Data, Law No. Plate838, the proper course is for this to be excluded, ordering the delivery of the rest of the data that is indeed public in nature. An action that, as stated, is notably absent to the detriment of the petitioner.

Thus, this Court finds that, in the case at hand, the fundamental right of the protected person enshrined in Section 30 of the Political Constitution, in its ad extra aspect, has been violated.” Such considerations are applicable to the case under study, since this Court finds no reasons to vary the criterion expressed in that judgment, nor grounds to assess the presented situation differently. In the present case, the information requested by the protected party is of a public nature, as it is associated with the control and oversight activity that the Health Governing Area must carry out, through which compliance with the requirements demanded by the legal system for the proper operation of the company in question is recorded. It should be noted that the appealed authority did not argue or state before this jurisdiction that any permit or proceeding in favor of the company was currently in process, given that, if that were the case, access to the file could be restricted until the proceeding is concluded, and even some complaint against it, which would imply assessing the status thereof.

On the contrary, it has limited itself to indicating that the protected party must prove her standing to access the administrative file without further justification; however, this Chamber finds that such arguments are not acceptable because the required documentation is strictly linked to a sanitary landfill in Desamparados and its administration. On the other hand, it is necessary to indicate that, should it be deemed that said file contains sensitive or confidential information in accordance with the provisions of the Law on the Protection of the Person against the Processing of Their Personal Data, Law No. 8968, the proper course is for this to be excluded, ordering the delivery of the rest of the data that is indeed public in nature. By virtue of the considerations set forth, the violation of the fundamental rights of the protected party is accredited, and consequently, the appeal is upheld in the terms set forth in the operative part.

VII. DOCUMENTATION PROVIDED TO THE FILE

This Chamber must warn the appellant that if she has provided any document, whether on paper, as well as objects or evidence supported by any additional device, or by electronic, computer, magnetic, optical, telematic means or produced by new technologies, these must be withdrawn from the office within a period of 30 business days after receiving notification of this judgment; otherwise, all of it will be destroyed in accordance with the provisions of the “Regulation on Electronic Case Files before the Judicial Branch,” approved by the Full Court in session No. 27-11 of August 22, 2011, article XXVI and published in Judicial Bulletin number 19 of January 26, 2012, as well as in the agreement approved by the Superior Council of the Judicial Branch, in session No. 43-12 held on May 3, 2012, article LXXXI.

THEREFORE:

The appeal is declared granted. Jimmy Vargas Charpentier, director of the Desamparados Health Governing Area Directorate, or whoever holds that position in his place, is ordered, within the scope of his competencies, to issue the necessary orders so that, within a period of THREE DAYS, counted from the notification of this judgment, coordination with the appellant for access to the requested information is carried out. The foregoing, safeguarding sensitive or confidential data, if any, in accordance with the Law on the Protection of the Person against the Processing of Their Personal Data (Law No. 8968). The appealed authority is warned that, should it fail to comply with said order, it will incur the crime of disobedience and that, in accordance with Article 71 of the Law of this jurisdiction, a prison term of three months to two years, or a fine of twenty to sixty days, shall be imposed on anyone who receives an order that must be complied with or enforced, issued in an amparo appeal, and does not comply with it or does not enforce it, provided that the crime is not more severely punished.

The State is ordered to pay the costs, damages, and losses caused by the acts serving as the basis for this declaration, which shall be liquidated in the execution of the judgment of the contentious-administrative proceeding. Notify. - Name137 V.

Presidente (President) Nombre152 C.

Luis Fdo. Salazar A.

Nombre9451 G.

Nombre5659 H.

Nombre6376 B.

Alexandra Alvarado P.

Observaciones de SALA CONSTITUCIONAL votado con boleta Clasificación elaborada por SALA CONSTITUCIONALdel Poder Judicial. Prohibida su reproducción y/o distribución en forma onerosa.

Indicadores de Relevancia Sentencia relevante Sentencia con datos protegidos, de conformidad con la normativa vigente Contenido de Interés:

Temas Estrategicos: Derechos Humanos Tipo de contenido: Voto de mayoría Rama del Derecho: 4. ASUNTOS DE GARANTÍA Tema: PETICIÓN Subtemas:

FALTA DE RESPUESTA.

Tema: INFORMACIÓN Subtemas:

031487-23. PETICIÓN. INFORMACIÓN. ACUSA EL RECURRENTE QUE, SOLICITÓ EXPEDIENTE SOBRE EL RELLENO SANITARIO EL HUAZO, ANTE EL MINISTERIO DE SALUD Y NO LE DIERON RESPUESTA. SE DECLARA CON LUGAR EL RECURSO, ORDENANDO AL DIRECTOR DEL ÁREA RECTORA DE SALUD DE DESAMPARADOS, EN EL PLAZO DE TRES DÍAS, COORDINAR CON LA RECURRENTE, EL ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLICITADA, SALVAGUARDANDO LOS DATOS SENSIBLES O CONFIDENCIALES. VCG05/2025 “(…) V.- SOBRE EL FONDO. – En el sub lite, la recurrente manifiesta que el 31 de agosto de 2023, solicitó – vía correo electrónico- ante la autoridad recurrida información de su interés. Sin embargo, reclama que al día de interposición del recurso no ha podido acceder a la información.

Después de analizar los elementos probatorios aportados, este Tribunal acredita la lesión a los derechos fundamentales de la parte tutelada. Del informe rendido por la representante de la autoridad recurrida -que se tiene dado bajo fe de juramento con las consecuencias, incluso penales, previstas en el artículo 44 de la Ley que rige esta Jurisdicción- y del elenco probatorio, se tiene por acreditado que el 31 de agosto de 2023 la recurrente solicitó a la cuenta electrónica ...1805, lo siguiente: “(…) Por este medio me gustaría solicitar una copia en digital del expediente 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, ya que lo considero de mi interés, este expediente corresponde al caso del relleno sanitario el Huazo en Desamparados.” (sic) Atendiendo lo anterior, el 01 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “(…) Debe llenar el documento adjunto si cuenta con firma digital, y enviarlo se puede facilitar el mismo solo en caso que su persona forme parte del mismo o que sea abogada, de lo contrario no se puede dar acceso al mismo.” (sic) Posteriormente, se tiene que, el 08 de setiembre de 2023 la amparada contestó a la autoridad accionada, en los siguientes términos: “(…) Por este medio les reitero por favor la solicitud de la copia digital del expediente número 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que abajo detallo: El artículo 30 de la Constitución Política le concede a todo ciudadano el derecho de acceso a los departamentos administrativos cuando se trate de obtener información de interés público y ésta no constituya secreto de Estado.

En diversas sentencias de la Sala Constitucional, por ejemplo, la 12524-2005 se ha cristalizado el principio de Transparencia Administrativa. Por otro lado, la misma Ley Orgánica del Ambiente en su artículo 23 tutela el principio de participación ciudadana y promueve la publicidad de la información contenida en los expedientes de evaluación de impacto ambiental. (…)” (sic) A lo que, la autoridad recurrida contestó: “Los números indicados no son gestiones de esta área rectora por lo que debe solicitarlos en las instancias donde se generaron dichos actos administrativos.” (sic). Asimismo, se tiene que, ante tal respuesta la tutelada indicó: “Esos son números de expediente de referencia al expediente del Ministerio de Salud relacionado con el caso del Relleno Sanitario el Huazo en desamparados, se envían esos números ya que son los que tengo conocimiento por el expediente de SETENA, sin embargo el expediente que requiero es el que se encuentre en su instancia administrativa del Relleno Sanitario el Huazo, administrado por la Empresa Privada EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) Por lo que, la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Con el dato del relleno si se tiene expediente, si su persona forma parte del expediente o cuenta con carnet de abogada puede acceder al expediente de acuerdo a lo que establece la Ley General de Administración Pública, en todo caso deberá presentarse a revisar el mismo e indicar los folios de los cuales tiene interés.” (sic).

De igual forma, se tiene que, la amparada contestó a la autoridad accionada lo siguiente: “Muchas gracias por la aclaración y confirmación de contar con el expediente sobre el caso del Relleno Sanitario el Huazo en Desamparados (Parque de Tecnología Ambiental Aczarrí). Siguiendo la línea, por este medio les reitero la solicitud de pronto envío de la copia digital del expediente que cuentan sobre el Parque de Tecnología Ambiental referido y vinculado a los expedientes número 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que me permito citar nuevamente: (…)” (sic). Finalmente, se tiene que, la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Favor presentar la nota por escrito con la firma correspondiente, para poder darle respuesta por escrito, ya que dicho artículo hace alusión a información pública no todo documento es de carácter público, y con base en la Le General de administración Pública solo las partes o interesados podrán acceder dicha información, además el expediente consta de 29 ampos por lo que en caso de que efectivamente demuestre como corresponde su legitimidad en el caso, deberá revisar cada folio e indicar de cuales desea obtener copia.” (sic). Pese a lo anterior, no consta que la autoridad recurrida haya entregado a la amparada la información solicitada.

Al respecto, es menester indicar que este Tribunal al conocer un reclamo análogo sobre el acceso a un expediente administrativo sobre el control y fiscalización que llevan las Áreas Rectoras de Salud, mediante sentencia No. 2022-025593 de las 09:20 horas del 28 de octubre de 2022 -reiterada en voto No. 2023-006955 de las 09:30 horas del 24 de marzo de 2023-, resolvió lo siguiente:

“III.- EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. Este Tribunal Constitucional, en la Sentencia No. 2120-2003 de las 13:30 hrs. de 14 de marzo de 2003, estimó lo siguiente:

“(…) I.- TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD ADMINISTRATIVAS. En el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los entes y órganos públicos que conforman la administración respectiva, deben estar sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la publicidad que deben ser la regla de toda la actuación o función administrativa. Las organizaciones colectivas del Derecho Público –entes públicos- están llamadas a ser verdaderas casas de cristal en cuyo interior puedan escrutar y fiscalizar, a plena luz del día, todos los administrados. Las administraciones públicas deben crear y propiciar canales permanentes y fluidos de comunicación o de intercambio de información con los administrados y los medios de comunicación colectiva en aras de incentivar una mayor participación directa y activa en la gestión pública y de actuar los principios de evaluación de resultados y rendición de cuentas actualmente incorporados a nuestro texto constitucional (artículo 11 de la Constitución Política).

Bajo esta inteligencia, el secreto o la reserva administrativa son una excepción que se justifica, únicamente, bajo circunstancias calificadas cuando por su medio se tutelan valores y bienes constitucionalmente relevantes. Existen diversos mecanismos para alcanzar mayores niveles de transparencia administrativa en un ordenamiento jurídico determinado, tales como la motivación de los actos administrativos, las formas de su comunicación –publicación y notificación-, el trámite de información pública para la elaboración de los reglamentos y los planes reguladores, la participación en el procedimiento administrativo, los procedimientos de contratación administrativa, etc., sin embargo, una de las herramientas más preciosas para el logro de ese objetivo lo constituye el derecho de acceso a la información administrativa.

II. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

El ordinal 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”, derecho fundamental que en la doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas. Es menester indicar que no siempre la información administrativa de interés público que busca un administrado se encuentra en un expediente, archivo o registro administrativo. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos.

Las administraciones públicas eficientes y eficaces son aquellas que se someten al control y escrutinio público, pero no puede existir un control ciudadano sin una adecuada información. De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes. El derecho de acceso a la información administrativa tiene un profundo asidero en una serie de principios y valores inherentes al Estado Social y Democrático de Derecho, los cuales, al propio tiempo, actúa. Así, la participación ciudadana efectiva y directa en la gestión y manejo de los asuntos públicos resulta inconcebible si no se cuenta con un bagaje importante de información acerca de las competencias y servicios administrativos, de la misma forma, el principio democrático se ve fortalecido cuando las diversas fuerzas y grupos sociales, económicos y políticos participan activa e informadamente en la formación y ejecución de la voluntad pública.

Finalmente, el derecho de acceso a la información administrativa es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas. El contenido del derecho de acceso a la información administrativa es verdaderamente amplio y se compone de un haz de facultades en cabeza de la persona que lo ejerce tales como las siguientes: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

III. TIPOLOGIA DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Se puede distinguir con claridad meridiana entre el derecho de acceso a la información administrativa (a) ad extra –fuera- y (b) ad intra –dentro- de un procedimiento administrativo. El primero se otorga a cualquier persona o administrado interesado en acceder una información administrativa determinada –uti universi- y el segundo, únicamente, a las partes interesadas en un procedimiento administrativo concreto y específico –uti singuli-. Este derecho se encuentra normado en la Ley General de la Administración Pública en su Capítulo Sexto intitulado “Del acceso al expediente y sus piezas”, Título Tercero del Libro Segundo en los artículos 272 a 274 (…)”.

IV. CASO CONCRETO

El recurrente aduce que, a la fecha de interpuesto este proceso de amparo, las autoridades del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud no le habían suministrado la copia del expediente administrativo que solicitó a nombre del Hotel Yare. (…)

Como se puede apreciar fácilmente de una lectura realizada a dichos oficios, la Directora del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud, de forma absolutamente injustificada y arbitraria, le ha denegado reiteradamente al tutelado las copias del acceso al expediente administrativo del citado local comercial. Nótese que, a través de dichos oficios, la parte recurrida se ha limitado a indicarle al accionante, grosso modo, que el citado hotel cuenta con un permiso sanitario de funcionamiento vigente, sin suministrar la copia (física o digital), del expediente o expedientes que se encuentran a nombre de dicho establecimiento comercial.

Esta denegatoria no resulta de recibo para esta Sala, habida cuenta que la información requerida reviste un claro e inequívoco interés público, por cuanto, se encuentra relacionada íntimamente con la actividad de control y fiscalización que debe llevar a cabo el Área Rectora de Salud. En concreto, se trata de documentación pública que resguarda dicha Área en tales expedientes, a través de la cual consta el cumplimiento de los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico para el correcto funcionamiento del local comercial en cuestión.

Además, es importante destacar que en este asunto la parte recurrida no argumentó o manifestó ante esta jurisdicción que estuviera actualmente en trámite algún permiso o gestión en favor de dicho hotel (en cuyo caso el acceso al expediente podría verse restringido hasta tanto dicho trámite finalice). Por el contrario, se ha indicado, tal y como se dijo, que este sitio cuenta actualmente con un permiso sanitario de funcionamiento vigente.

Aunado a lo anterior, resulta menester aclarar que, en caso de estimarse que en tal expediente conste información sensible o confidencial en atención a lo dispuesto en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley No. 8968, lo propio es que esta fuera excluida, disponiéndose la entrega del resto de datos que sí revisten de carácter público. Actuación que, como se dijo, se echa de menos en perjuicio del promovente.

Así las cosas, este Tribunal estima que, en la especie, se ha quebrantado el derecho fundamental del tutelado consagrado en el numeral 30 de la Constitución Política, en su vertiente, ad extra”.

Tales consideraciones que son aplicables al caso en estudio, toda vez que este Tribunal no encuentra razones para variar el criterio vertido en tal sentencia, ni motivos que lo hagan valorar de manera distinta la situación planteada. En el presente caso la información requerida por la tutelada reviste carácter público, ya que se asocia con la actividad de control y fiscalización que debe llevar a cabo el Área Rectora de Salud, a través de la cual consta el cumplimiento de los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico para el correcto funcionamiento de la empresa en cuestión. Cabe destacar que la autoridad recurrida no argumentó o manifestó ante esta jurisdicción que estuviera actualmente en trámite algún permiso o gestión en favor de la empresa, dado que de ser el caso el acceso al expediente podría verse restringido hasta tanto finalice el trámite e incluso alguna denuncia en su contra, lo cual implicaría valorar el estado de esta.

Por el contrario, se ha limitado a indicar que la amparada debe acreditar su legitimación para acceder al expediente administrativo sin mayo justificación; sin embargo, estima esta Sala que tales argumentos no son de recibo pues la documentación requerida se encuentra estrictamente ligada con un relleno sanitario en Desamparados y la administración del mismo. De otra parte, es menester indicar, en caso de estimarse que en tal expediente conste información sensible o confidencial en atención a lo dispuesto en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley No. 8968, lo propio es que esta fuera excluida, disponiéndose la entrega del resto de datos que sí revisten de carácter público. En mérito de las consideraciones expuestas, se acredita la vulneración de los derechos fundamentales de la amparada y, en consecuencia, se acoge el recurso en los términos establecidos en la parte dispositiva. (…)” ... Ver más Sentencias Relacionadas Contenido de Interés:

Tipo de contenido: Voto de mayoría Rama del Derecho: 1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA CON JURISPRUDENCIA Tema: 030- Información Subtemas:

NO APLICA.

ARTÍCULO 30 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA “(…) Al respecto, es menester indicar que este Tribunal al conocer un reclamo análogo sobre el acceso a un expediente administrativo sobre el control y fiscalización que llevan las Áreas Rectoras de Salud, mediante sentencia No. 2022-025593 de las 09:20 horas del 28 de octubre de 2022 -reiterada en voto No. 2023-006955 de las 09:30 horas del 24 de marzo de 2023-, resolvió lo siguiente:

“III.- EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. Este Tribunal Constitucional, en la Sentencia No. 2120-2003 de las 13:30 hrs. de 14 de marzo de 2003, estimó lo siguiente:

“(…) I.- TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD ADMINISTRATIVAS. En el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los entes y órganos públicos que conforman la administración respectiva, deben estar sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la publicidad que deben ser la regla de toda la actuación o función administrativa. Las organizaciones colectivas del Derecho Público –entes públicos- están llamadas a ser verdaderas casas de cristal en cuyo interior puedan escrutar y fiscalizar, a plena luz del día, todos los administrados. Las administraciones públicas deben crear y propiciar canales permanentes y fluidos de comunicación o de intercambio de información con los administrados y los medios de comunicación colectiva en aras de incentivar una mayor participación directa y activa en la gestión pública y de actuar los principios de evaluación de resultados y rendición de cuentas actualmente incorporados a nuestro texto constitucional (artículo 11 de la Constitución Política).

Bajo esta inteligencia, el secreto o la reserva administrativa son una excepción que se justifica, únicamente, bajo circunstancias calificadas cuando por su medio se tutelan valores y bienes constitucionalmente relevantes. Existen diversos mecanismos para alcanzar mayores niveles de transparencia administrativa en un ordenamiento jurídico determinado, tales como la motivación de los actos administrativos, las formas de su comunicación –publicación y notificación-, el trámite de información pública para la elaboración de los reglamentos y los planes reguladores, la participación en el procedimiento administrativo, los procedimientos de contratación administrativa, etc., sin embargo, una de las herramientas más preciosas para el logro de ese objetivo lo constituye el derecho de acceso a la información administrativa.

II. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

El ordinal 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”, derecho fundamental que en la doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas. Es menester indicar que no siempre la información administrativa de interés público que busca un administrado se encuentra en un expediente, archivo o registro administrativo. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos.

Las administraciones públicas eficientes y eficaces son aquellas que se someten al control y escrutinio público, pero no puede existir un control ciudadano sin una adecuada información. De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes. El derecho de acceso a la información administrativa tiene un profundo asidero en una serie de principios y valores inherentes al Estado Social y Democrático de Derecho, los cuales, al propio tiempo, actúa. Así, la participación ciudadana efectiva y directa en la gestión y manejo de los asuntos públicos resulta inconcebible si no se cuenta con un bagaje importante de información acerca de las competencias y servicios administrativos, de la misma forma, el principio democrático se ve fortalecido cuando las diversas fuerzas y grupos sociales, económicos y políticos participan activa e informadamente en la formación y ejecución de la voluntad pública.

Finalmente, el derecho de acceso a la información administrativa es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas. El contenido del derecho de acceso a la información administrativa es verdaderamente amplio y se compone de un haz de facultades en cabeza de la persona que lo ejerce tales como las siguientes: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

III. TIPOLOGIA DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Se puede distinguir con claridad meridiana entre el derecho de acceso a la información administrativa (a) ad extra –fuera- y (b) ad intra –dentro- de un procedimiento administrativo. El primero se otorga a cualquier persona o administrado interesado en acceder una información administrativa determinada –uti universi- y el segundo, únicamente, a las partes interesadas en un procedimiento administrativo concreto y específico –uti singuli-. Este derecho se encuentra normado en la Ley General de la Administración Pública en su Capítulo Sexto intitulado “Del acceso al expediente y sus piezas”, Título Tercero del Libro Segundo en los artículos 272 a 274 (…)”.

IV. CASO CONCRETO

El recurrente aduce que, a la fecha de interpuesto este proceso de amparo, las autoridades del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud no le habían suministrado la copia del expediente administrativo que solicitó a nombre del Hotel Yare. (…)

Como se puede apreciar fácilmente de una lectura realizada a dichos oficios, la Directora del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud, de forma absolutamente injustificada y arbitraria, le ha denegado reiteradamente al tutelado las copias del acceso al expediente administrativo del citado local comercial. Nótese que, a través de dichos oficios, la parte recurrida se ha limitado a indicarle al accionante, grosso modo, que el citado hotel cuenta con un permiso sanitario de funcionamiento vigente, sin suministrar la copia (física o digital), del expediente o expedientes que se encuentran a nombre de dicho establecimiento comercial.

Esta denegatoria no resulta de recibo para esta Sala, habida cuenta que la información requerida reviste un claro e inequívoco interés público, por cuanto, se encuentra relacionada íntimamente con la actividad de control y fiscalización que debe llevar a cabo el Área Rectora de Salud. En concreto, se trata de documentación pública que resguarda dicha Área en tales expedientes, a través de la cual consta el cumplimiento de los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico para el correcto funcionamiento del local comercial en cuestión.

Además, es importante destacar que en este asunto la parte recurrida no argumentó o manifestó ante esta jurisdicción que estuviera actualmente en trámite algún permiso o gestión en favor de dicho hotel (en cuyo caso el acceso al expediente podría verse restringido hasta tanto dicho trámite finalice). Por el contrario, se ha indicado, tal y como se dijo, que este sitio cuenta actualmente con un permiso sanitario de funcionamiento vigente.

Aunado a lo anterior, resulta menester aclarar que, en caso de estimarse que en tal expediente conste información sensible o confidencial en atención a lo dispuesto en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley No. 8968, lo propio es que esta fuera excluida, disponiéndose la entrega del resto de datos que sí revisten de carácter público. Actuación que, como se dijo, se echa de menos en perjuicio del promovente.

Así las cosas, este Tribunal estima que, en la especie, se ha quebrantado el derecho fundamental del tutelado consagrado en el numeral 30 de la Constitución Política, en su vertiente, ad extra”. (…)” VCG05/2025 ... Ver más *CO* SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las once horas treinta minutos del treinta de noviembre de dos mil veintitrés.

Recurso de amparo que se tramita en expediente No. 23-027695-0007-CO, interpuesto por [Nombre62 001], cédula de identidad [Valor CED63], contra el MINISTERIO DE SALUD.

Resultando:

1. 1Por escrito incorporado al Sistema de Gestión en Línea de este Despacho el Dirección1677 , la recurrente interpone recurso que el Dirección1678 envió gestión a la dirección de correo electrónico ...651 correspondiente a la Dirección del Área Rectora de Salud Desamparados del Ministerio de Salud. En dicho correo solicitó copia del expediente del Relleno Sanitario el Tuazo (Parque de Tecnología Ambiental Aczarri), administrado por la Empresa Privada, indicando lo siguiente: “(…) Por este medio me gustaría solicitar una copia en digital del expediente 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, ya que lo considero de mi interés, este expediente corresponde al caso del relleno sanitario el Huazo en Desamparados.(…)”. La solicitud fue planteada con el interés de conocer la situación actual del Parque de Tecnología Ambiental Aczarri ante la autoridad sanitaria, ya que, por parte de las personas vecinas a las instalaciones, existe preocupación relacionada con el tema de la salud pública.El 1 de septiembre de 2023 la Dirección Área Rectora de Salud Desamparados le responde lo siguiente: “(…) Favor presentar la nota por escrito con la firma correspondiente, para poder darle respuesta por escrito, ya que dicho artículo hace alusión a información pública no todo documento es de carácter público, y con base en la Ley General de administración Pública solo las partes o interesados podrán acceder dicha información, además el expediente consta de 29 ampos por lo que en caso de que efectivamente demuestre como corresponde su legitimidad en el caso, deberá revisar cada folio e indicar de cuales desea obtener copia.(…)”. Asimismo en esa misma fecha a las 11:09 horas esa misma Dirección le indicó también: “(…) Debe llenar el documento adjunto si cuenta con firma digital, y enviarlo se puede facilitar el mismo solo en caso que su persona forme parte del mismo o que sea abogada, de lo contrario no se puede dar acceso al mismo (…)” Por lo anterior el 8 de setiembre reiteró su solicitud indicando “(…) Muchas gracias por la aclaración y confirmación de contar con el expediente sobre el caso del Relleno Sanitario el Huazo en Desamparados (Parque de Tecnología Ambiental Aczarrí).Siguiendo la línea, por este medio les reitero la solicitud de pronto envío de la copia digital del expediente que cuentan sobre el Parque de Tecnología Ambiental referido y vinculado a los expedientes número 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844 (…)”. La solicitud anterior fue contestada ese mismo día de la siguiente manera: “(…) Con el dato del relleno si se tiene expediente, si su persona forma parte del expediente o cuenta con carnet de abogada puede acceder al expediente de acuerdo a lo que establece la Ley General de Administración Pública, en todo caso debera (sic) presentarse a revisar el mismo e indicar los folios de los cuales tiene interes (sic). (…)”. Ese mismo 8 de setiembre a las 08:09 horas remitió otro correo indicando lo siguiente: “(…) Esos son números de expediente de referencia al expediente del Ministerio de Salud relacionado con el caso del Relleno Sanitario el Huazo en desamparados, se envían esos números ya que son los que tengo conocimiento por el expediente de SETENA; sin embargo el expediente que requiero es el que se encuentre en su instancia administrativa del Relleno Sanitario el Huazo, administrado por la Empresa Privada EBI Berthier de Costa Rica.(…)” y a las 10:59 horas remitió el siguiente correo: “(…) Por este medio les reitero por favor la solicitud de la copia digital del expediente número 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, (…)”. Señala la recurrente que como no forma parte del expediente y carece de un título de abogacía, no podrá acceder a la información que se encuentra solicitando. Estima lesionados sus derechos fundamentales.
2. 2Mediante escrito de fecha 21 de noviembre de 2023, Jimmy Vargas Charpentier, director de la Dirección de Área Rectora de Salud de Desamparados, informa que: (…) II. DE LAS ACTUACIONES DEL MINISTERIO DE SALUD Y EL CASO EN CONCRETO. Hechos relevantes en orden cronológico: El Dirección1679 se recibió correo electrónico de la dirección electrónica ...652, en el cual solicito copia en digital del expediente 439-2002 SETENA, señalando otros posibles números de expedientes UPC-PCU-380-02, UAC-20844, estos expedientes correspondientes al caso del relleno sanitario el Huazo en Desamparados. El Dirección1680 , a través del correo electrónico ...653 se le realizo respuesta al correo recibido con la dirección ...652, en donde se le indico que para tramitar lo solicitado de manera digital debe llenar el documento adjunto y enviarlo a la Dirección de Área Rectora de Salud para facilitar el expediente en caso de que sea parte del mismo, se adjuntó formulario Consulta y/o Reproducción de Expediente Administrativo, correspondiente al procedimiento establecido para el trámite solicitado por la recurrente, en el mismo debe indicar el Nombre62 completo, cédula de identidad, el número de expediente a consultar y/o reproducir y firmar el mismo con firma digital válida por un certificador.Agregándose además que, para tener acceso al expediente supra, debe formar parte, demostrar el interés legítimo que le asiste o ser abogada, de no ser así, no se le dará la información solicitada. El 08 de setiembre del 2023, se recibió en el Área Rectora de la Salud de Desamparados, correo electrónico según se indicó como dueño la señora [Nombre62 001], solicitando nuevamente copia del expediente 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes UPC-PCU-380-02, UAC-20844, bajo los argumentos del Artículo 30 de la Constitución Política y el Artículo 23 de la Ley Orgánica del Ambiente, sin embargo, continúa sin adjuntar el documento con su respectivos datos y firma digital solicitado. El 08 de setiembre del 2023, se contestó el correo electrónico recibido y se indicó nuevamente que dichas piezas documentales son parte del expediente del Relleno Sanitario Huazo, por lo cual para tener acceso al mismo al expediente electrónico debe adjuntar completamente lleno el formulario que se le remitió para tales efectos, o en su defecto deberá presentarse en el Área Rectora de Salud a revisar el mismo e indicar los folios a los cuales tiene interés, asimismo se le aclaro que los números indicados de expedientes solicitados (UPC-PCU-380-02, UAC-20844) no son gestiones de esta Área Rectora de la Salud por lo que deberá solicitarlos a las instancias que correspondan.Informando nuevamente a la recurrente que debe presentar la nota por escrito con la firma correspondiente, para poder darle respuesta por escrito, ya que debe seguirse el debido proceso establecido en la Ley de Administración Pública, asimismo el expediente consta de 29 ampos, por lo que en caso de que demuestre su legitimidad deberá revisar cada folio e indicar cuales desea obtener copia para obtener la información de forma ágil y eficiente. En vista de lo anterior el Ministerio de Salud ha garantizado el cumplimiento efectivo del derecho humano de acceso a la información pública, de forma proactiva, oportuna, oficiosa, completa y accesible, ya que indicó a la recurrente el trámite a seguir para obtener la reproducción y/o consulta del expediente tanto de forma física como digital acatando lo indicado en Decreto N° 40200-MP-MEIC-MC Transparencia y Acceso a la Información Pública donde se establece lo siguiente: Artículo 3°.- Requisitos.La solicitud de acceso a la información pública requerirá que la persona brinde la descripción clara de lo que se solicita y señale un medio para recibir notificaciones. En caso de no describirse con claridad lo solicitado, en el plazo de 3 días contado a partir de la recepción de la petición, el funcionario encargado deberá requerir al solicitante que subsane dicho requisito y para ello, contará con el plazo de 5 días hábiles a partir de la notificación de la prevención. Artículo 11.- Facilidades electrónicas. Cada institución del Estado deberá contar con un correo electrónico oficial y procura crear un formulario específico y accesible en la página electrónica institucional, con la finalidad de que sean utilizados como medios para formular y atender las solicitudes de información. Así las cosas, esta Dirección de Área Rectora de Salud Desamparados, ha sido diligente con lo solicitado por la recurrente, otorgando la accesibilidad y disponibilidad de la información pública, tanto por medios manuales como electrónicos, para un ejercicio ágil y eficiente del acceso a la información, sin embargo la recurrente no cumplió con los requisitos indicados para efectuar el trámite (Formulario reproducción), ya que el mismo no se aportó de forma digital debidamente firmado y aunque no presentó los documentos, se le indicó también que estaba en la total libertad de presentarse a esta sede a consultar el expediente, sin embargo, a la fecha no ha realizado la consulta presencial, en vista de lo anterior la autoridad sanitaria no ha sido omisa en el cumplimiento de sus funciones y ha acatado el debido proceso sin lesionar los derechos fundamentales de la recurrente.
3. 3En los procedimientos seguidos se ha observado las prescripciones legales.

Redacta la Magistrada Hess Herrera; y,

Considerando:

I. PREVIO

En vista de que el señor Jimmy Vargas Charpentier, director de la Dirección de Área Rectora de Salud de Desamparados, omitió indicar en el informe rendido bajo juramento, si la cuenta electrónica ...651, se encuentra prevista como mecanismo oficial de comunicación con su representada, se tiene por cierto este hecho y se procede a analizar la constitucionalidad de este asunto de conformidad con lo regulado en el artículo 45, de la Ley de la Jurisdicción Constitucional.

II. OBJETO DEL RECURSO

Manifiesta la recurrente que el 31 de agosto de 2023, solicitó – vía correo electrónico- ante la autoridad recurrida información de su interés. Sin embargo, reclama que al día de interposición del recurso no ha podido acceder a la información.

III. HECHOS PROBADOS

De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque la recurrida haya omitido referirse a ellos según lo prevenido en el auto inicial:

• a)El 31 de agosto de 2023 la recurrente solicitó a la cuenta electrónica ...651, lo siguiente: “(…) Por este medio me gustaría solicitar una copia en digital del expediente 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, ya que lo considero de mi interés, este expediente corresponde al caso del relleno sanitario el Huazo en Desamparados.” (sic) (ver documentación).
• b)El 01 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “(…) Debe llenar el documento adjunto si cuenta con firma digital, y enviarlo se puede facilitar el mismo solo en caso que su persona forme parte del mismo o que sea abogada, de lo contrario no se puede dar acceso al mismo.” (sic) (ver documentación).
• c)El 08 de setiembre de 2023 la amparada contestó a la autoridad accionada, en los siguientes términos: “(…) Por este medio les reitero por favor la solicitud de la copia digital del expediente número 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que abajo detallo: El artículo 30 de la Constitución Política le concede a todo ciudadano el derecho de acceso a los departamentos administrativos cuando se trate de obtener información de interés público y ésta no constituya secreto de Estado. En diversas sentencias de la Sala Constitucional, por ejemplo, la 12524-2005 se ha cristalizado el principio de Transparencia Administrativa. Por otro lado, la misma Ley Orgánica del Ambiente en su artículo 23 tutela el principio de participación ciudadana y promueve la publicidad de la información contenida en los expedientes de evaluación de impacto ambiental. (…)” (sic) (ver documentación).
• d)El 08 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Los números indicados no son gestiones de esta área rectora por lo que debe solicitarlos en las instancias donde se generaron dichos actos administrativos.” (sic) (ver documentación).
• e)El 08 de setiembre de 2023 la amparada contestó a la autoridad accionada lo siguiente: “Esos son números de expediente de referencia al expediente del Ministerio de Salud relacionado con el caso del Relleno Sanitario el Huazo en desamparados, se envían esos números ya que son los que tengo conocimiento por el expediente de SETENA, sin embargo el expediente que requiero es el que se encuentre en su instancia administrativa del Relleno Sanitario el Huazo, administrado por la Empresa Privada EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) (ver documentación).
• f)El 08 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Con el dato del relleno si se tiene expediente, si su persona forma parte del expediente o cuenta con carnet de abogada puede acceder al expediente de acuerdo a lo que establece la Ley General de Administración Pública, en todo caso deberá presentarse a revisar el mismo e indicar los folios de los cuales tiene interés.” (sic) (ver documentación).
• g)El 08 de setiembre de 2023 la amparada contestó a la autoridad accionada lo siguiente: “Muchas gracias por la aclaración y confirmación de contar con el expediente sobre el caso del Relleno Sanitario el Huazo en Desamparados (Parque de Tecnología Ambiental Aczarrí). Siguiendo la línea, por este medio les reitero la solicitud de pronto envío de la copia digital del expediente que cuentan sobre el Parque de Tecnología Ambiental referido y vinculado a los expedientes número 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que me permito citar nuevamente: (…)” (sic) (ver documentación).
• h)El 08 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Favor presentar la nota por escrito con la firma correspondiente, para poder darle respuesta por escrito, ya que dicho artículo hace alusión a información pública no todo documento es de carácter público, y con base en la Le General de administración Pública solo las partes o interesados podrán acceder dicha información, además el expediente consta de 29 ampos por lo que en caso de que efectivamente demuestre como corresponde su legitimidad en el caso, deberá revisar cada folio e indicar de cuales desea obtener copia.” (sic) (ver documentación).

IV. HECHO NO PROBADO

- No se tiene por demostrado el siguiente hecho de interés: ÚNICO) Que la autoridad recurrida haya entregado a la amparada la información solicitada.

V. SOBRE EL FONDO

– En el sub lite, la recurrente manifiesta que el 31 de agosto de 2023, solicitó – vía correo electrónico- ante la autoridad recurrida información de su interés. Sin embargo, reclama que al día de interposición del recurso no ha podido acceder a la información.

Después de analizar los elementos probatorios aportados, este Tribunal acredita la lesión a los derechos fundamentales de la parte tutelada. Del informe rendido por la representante de la autoridad recurrida -que se tiene dado bajo fe de juramento con las consecuencias, incluso penales, previstas en el artículo 44 de la Ley que rige esta Jurisdicción- y del elenco probatorio, se tiene por acreditado que el 31 de agosto de 2023 la recurrente solicitó a la cuenta electrónica ...651, lo siguiente: “(…) Por este medio me gustaría solicitar una copia en digital del expediente 439-2002 SETENA; otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, ya que lo considero de mi interés, este expediente corresponde al caso del relleno sanitario el Huazo en Desamparados.” (sic) Atendiendo lo anterior, el 01 de setiembre de 2023 la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “(…) Debe llenar el documento adjunto si cuenta con firma digital, y enviarlo se puede facilitar el mismo solo en caso que su persona forme parte del mismo o que sea abogada, de lo contrario no se puede dar acceso al mismo.” (sic) Posteriormente, se tiene que, el 08 de setiembre de 2023 la amparada contestó a la autoridad accionada, en los siguientes términos: “(…) Por este medio les reitero por favor la solicitud de la copia digital del expediente número 439-2002 Nombre3456, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que abajo detallo: El artículo 30 de la Constitución Política le concede a todo ciudadano el derecho de acceso a los departamentos administrativos cuando se trate de obtener información de interés público y ésta no constituya secreto de Estado.

En diversas sentencias de la Sala Constitucional, por ejemplo, la 12524-2005 se ha cristalizado el principio de Transparencia Administrativa. Por otro lado, la misma Ley Orgánica del Ambiente en su artículo 23 tutela el principio de participación ciudadana y promueve la publicidad de la información contenida en los expedientes de evaluación de impacto ambiental. (…)” (sic) A lo que, la autoridad recurrida contestó: “Los números indicados no son gestiones de esta área rectora por lo que debe solicitarlos en las instancias donde se generaron dichos actos administrativos.” (sic). Asimismo, se tiene que, ante tal respuesta la tutelada indicó: “Esos son números de expediente de referencia al expediente del Ministerio de Salud relacionado con el caso del Relleno Sanitario el Huazo en desamparados, se envían esos números ya que son los que tengo conocimiento por el expediente de Nombre3456, sin embargo el expediente que requiero es el que se encuentre en su instancia administrativa del Relleno Sanitario el Huazo, administrado por la Empresa Privada EBI Berthier de Costa Rica.” (sic) Por lo que, la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Con el dato del relleno si se tiene expediente, si su persona forma parte del expediente o cuenta con carnet de abogada puede acceder al expediente de acuerdo a lo que establece la Ley General de Administración Pública, en todo caso deberá presentarse a revisar el mismo e indicar los folios de los cuales tiene interés.” (sic).

De igual forma, se tiene que, la amparada contestó a la autoridad accionada lo siguiente: “Muchas gracias por la aclaración y confirmación de contar con el expediente sobre el caso del Relleno Sanitario el Huazo en Desamparados (Parque de Tecnología Ambiental Aczarrí). Siguiendo la línea, por este medio les reitero la solicitud de pronto envío de la copia digital del expediente que cuentan sobre el Parque de Tecnología Ambiental referido y vinculado a los expedientes número 439-2002 SETENA, otros posibles números de expedientes son: UPC-PCU-380-02, UAC-20844, en razón de los siguientes argumentos que me permito citar nuevamente: (…)” (sic). Finalmente, se tiene que, la autoridad recurrida contestó a la recurrente lo siguiente: “Favor presentar la nota por escrito con la firma correspondiente, para poder darle respuesta por escrito, ya que dicho artículo hace alusión a información pública no todo documento es de carácter público, y con base en la Le General de administración Pública solo las partes o interesados podrán acceder dicha información, además el expediente consta de 29 ampos por lo que en caso de que efectivamente demuestre como corresponde su legitimidad en el caso, deberá revisar cada folio e indicar de cuales desea obtener copia.” (sic). Pese a lo anterior, no consta que la autoridad recurrida haya entregado a la amparada la información solicitada.

Al respecto, es menester indicar que este Tribunal al conocer un reclamo análogo sobre el acceso a un expediente administrativo sobre el control y fiscalización que llevan las Áreas Rectoras de Salud, mediante sentencia No. 2022-025593 de las 09:20 horas del 28 de octubre de 2022 -reiterada en voto No. 2023-006955 de las 09:30 horas del 24 de marzo de 2023-, resolvió lo siguiente:

“III.- EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. Este Tribunal Constitucional, en la Sentencia No. 2120-2003 de las 13:30 hrs. de 14 de marzo de 2003, estimó lo siguiente:

“(…) I.- TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD ADMINISTRATIVAS. En el marco del Estado Social y Democrático de Derecho, todos y cada uno de los entes y órganos públicos que conforman la administración respectiva, deben estar sujetos a los principios constitucionales implícitos de la transparencia y la publicidad que deben ser la regla de toda la actuación o función administrativa. Las organizaciones colectivas del Derecho Público –entes públicos- están llamadas a ser verdaderas casas de cristal en cuyo interior puedan escrutar y fiscalizar, a plena luz del día, todos los administrados. Las administraciones públicas deben crear y propiciar canales permanentes y fluidos de comunicación o de intercambio de información con los administrados y los medios de comunicación colectiva en aras de incentivar una mayor participación directa y activa en la gestión pública y de actuar los principios de evaluación de resultados y rendición de cuentas actualmente incorporados a nuestro texto constitucional (artículo 11 de la Constitución Política).

Bajo esta inteligencia, el secreto o la reserva administrativa son una excepción que se justifica, únicamente, bajo circunstancias calificadas cuando por su medio se tutelan valores y bienes constitucionalmente relevantes. Existen diversos mecanismos para alcanzar mayores niveles de transparencia administrativa en un ordenamiento jurídico determinado, tales como la motivación de los actos administrativos, las formas de su comunicación –publicación y notificación-, el trámite de información pública para la elaboración de los reglamentos y los planes reguladores, la participación en el procedimiento administrativo, los procedimientos de contratación administrativa, etc., sin embargo, una de las herramientas más preciosas para el logro de ese objetivo lo constituye el derecho de acceso a la información administrativa.

II. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

El ordinal 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”, derecho fundamental que en la doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas. Es menester indicar que no siempre la información administrativa de interés público que busca un administrado se encuentra en un expediente, archivo o registro administrativo. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos.

Las administraciones públicas eficientes y eficaces son aquellas que se someten al control y escrutinio público, pero no puede existir un control ciudadano sin una adecuada información. De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes. El derecho de acceso a la información administrativa tiene un profundo asidero en una serie de principios y valores inherentes al Estado Social y Democrático de Derecho, los cuales, al propio tiempo, actúa. Así, la participación ciudadana efectiva y directa en la gestión y manejo de los asuntos públicos resulta inconcebible si no se cuenta con un bagaje importante de información acerca de las competencias y servicios administrativos, de la misma forma, el principio democrático se ve fortalecido cuando las diversas fuerzas y grupos sociales, económicos y políticos participan activa e informadamente en la formación y ejecución de la voluntad pública.

Finalmente, el derecho de acceso a la información administrativa es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas. El contenido del derecho de acceso a la información administrativa es verdaderamente amplio y se compone de un haz de facultades en cabeza de la persona que lo ejerce tales como las siguientes: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

III. TIPOLOGIA DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Se puede distinguir con claridad meridiana entre el derecho de acceso a la información administrativa (a) ad extra –fuera- y (b) ad intra –dentro- de un procedimiento administrativo. El primero se otorga a cualquier persona o administrado interesado en acceder una información administrativa determinada –uti universi- y el segundo, únicamente, a las partes interesadas en un procedimiento administrativo concreto y específico –uti singuli-. Este derecho se encuentra normado en la Ley General de la Administración Pública en su Capítulo Sexto intitulado “Del acceso al expediente y sus piezas”, Título Tercero del Libro Segundo en los artículos 272 a 274 (…)”.

IV. CASO CONCRETO

El recurrente aduce que, a la fecha de interpuesto este proceso de amparo, las autoridades del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud no le habían suministrado la copia del expediente administrativo que solicitó a Nombre62 del Hotel Yare. (…)

Como se puede apreciar fácilmente de una lectura realizada a dichos oficios, la Directora del Área Rectora de Salud de Talamanca del Ministerio de Salud, de forma absolutamente injustificada y arbitraria, le ha denegado reiteradamente al tutelado las copias del acceso al expediente administrativo del citado local comercial. Nótese que, a través de dichos oficios, la parte recurrida se ha limitado a indicarle al accionante, grosso modo, que el citado hotel cuenta con un permiso sanitario de funcionamiento vigente, sin suministrar la copia (física o digital), del expediente o expedientes que se encuentran a Nombre62 de dicho establecimiento comercial.

Esta denegatoria no resulta de recibo para esta Sala, habida cuenta que la información requerida reviste un claro e inequívoco interés público, por cuanto, se encuentra relacionada íntimamente con la actividad de control y fiscalización que debe llevar a cabo el Área Rectora de Salud. En concreto, se trata de documentación pública que resguarda dicha Área en tales expedientes, a través de la cual consta el cumplimiento de los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico para el correcto funcionamiento del local comercial en cuestión.

Además, es importante destacar que en este asunto la parte recurrida no argumentó o manifestó ante esta jurisdicción que estuviera actualmente en trámite algún permiso o gestión en favor de dicho hotel (en cuyo caso el acceso al expediente podría verse restringido hasta tanto dicho trámite finalice). Por el contrario, se ha indicado, tal y como se dijo, que este sitio cuenta actualmente con un permiso sanitario de funcionamiento vigente.

Aunado a lo anterior, resulta menester aclarar que, en caso de estimarse que en tal expediente conste información sensible o confidencial en atención a lo dispuesto en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley No. Placa838, lo propio es que esta fuera excluida, disponiéndose la entrega del resto de datos que sí revisten de carácter público. Actuación que, como se dijo, se echa de menos en perjuicio del promovente.

Así las cosas, este Tribunal estima que, en la especie, se ha quebrantado el derecho fundamental del tutelado consagrado en el numeral 30 de la Constitución Política, en su vertiente, ad extra”.

Tales consideraciones que son aplicables al caso en estudio, toda vez que este Tribunal no encuentra razones para variar el criterio vertido en tal sentencia, ni motivos que lo hagan valorar de manera distinta la situación planteada. En el presente caso la información requerida por la tutelada reviste carácter público, ya que se asocia con la actividad de control y fiscalización que debe llevar a cabo el Área Rectora de Salud, a través de la cual consta el cumplimiento de los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico para el correcto funcionamiento de la empresa en cuestión. Cabe destacar que la autoridad recurrida no argumentó o manifestó ante esta jurisdicción que estuviera actualmente en trámite algún permiso o gestión en favor de la empresa, dado que de ser el caso el acceso al expediente podría verse restringido hasta tanto finalice el trámite e incluso alguna denuncia en su contra, lo cual implicaría valorar el estado de esta.

Por el contrario, se ha limitado a indicar que la amparada debe acreditar su legitimación para acceder al expediente administrativo sin mayo justificación; sin embargo, estima esta Sala que tales argumentos no son de recibo pues la documentación requerida se encuentra estrictamente ligada con un relleno sanitario en Desamparados y la administración del mismo. De otra parte, es menester indicar, en caso de estimarse que en tal expediente conste información sensible o confidencial en atención a lo dispuesto en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley No. 8968, lo propio es que esta fuera excluida, disponiéndose la entrega del resto de datos que sí revisten de carácter público. En mérito de las consideraciones expuestas, se acredita la vulneración de los derechos fundamentales de la amparada y, en consecuencia, se acoge el recurso en los términos establecidos en la parte dispositiva.

VII. DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE

Debe prevenir esta Sala a la parte recurrente que de haber aportado algún documento, ya sea en papel, así como objetos o pruebas respaldadas por medio de cualquier dispositivo adicional, o por medio de soporte electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho, en un plazo de 30 días hábiles, después de recibida la notificación de esta sentencia, de lo contrario todo ello será destruido de conformidad con lo establecido en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en sesión N° 27-11 del 22 de agosto de 2011, artículo XXVI y publicado en Boletín Judicial número 19 del 26 de enero de 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo de 2012, artículo LXXXI.

POR TANTO:

Se declara con lugar el recurso. Se ordena a Jimmy Vargas Charpentier, director de la Dirección de Área Rectora de Salud de Desamparados, o a quien en su lugar ejerza ese cargo, para que dentro del ámbito de sus competencias, gire las órdenes necesarias a fin de que, en el plazo de TRES DÍAS, contados a partir de la notificación de esta sentencia, se proceda a coordinar con la recurrente, el acceso a la información solicitada. Lo anterior, salvaguardando los datos sensibles o confidenciales, en caso de haberlos, de conformidad con la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N° 8968). Se le advierte a la autoridad recurrida que, de no acatar la orden dicha, incurrirá en el delito de desobediencia y, que de conformidad con el artículo 71, de la Ley de esta jurisdicción, se le impondrá prisión de tres meses a dos años, o de veinte a sesenta días multa, a quien recibiere una orden que deba cumplir o hacer cumplir, dictada en un recurso de amparo y no la cumpliere o no la hiciere cumplir, siempre que el delito no esté más gravemente penado. Se condena al Estado al pago de las costas, daños y perjuicios causados con los hechos que sirven de base a esta declaratoria, los que se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. Notifíquese. - Nombre137 V.

Nombre152 C.

Luis Fdo. Salazar A.

Nombre9451 G.

Nombre5659 H.

Nombre6376 B.

Alexandra Alvarado P.

Observaciones de SALA CONSTITUCIONAL votado con boleta Clasificación elaborada por SALA CONSTITUCIONALdel Poder Judicial. Prohibida su reproducción y/o distribución en forma onerosa.