Dismissal of amparo for using unofficial means to request information from SETENAImprocedencia de amparo por uso de medio no oficial para solicitar información a SETENA

CONSTITUTIONAL CHAMBER Date of Resolution: November 8, 2024 at 9:20 a.m.

Case File: 24-029330-0007-CO Type of matter: Amparo appeal Analyzed by: CONSTITUTIONAL CHAMBER  Res. No. 2024033335 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at nine hours and twenty minutes on the eighth of November, two thousand twenty-four.

Amparo appeal processed in case file No. 24-029330-0007-CO, filed by JAIME ENRIQUE DE LA TRINIDAD GARCÍA GONZÁLEZ, identification number 0105330503, against the NATIONAL ENVIRONMENTAL TECHNICAL SECRETARIAT (SETENA).

Whereas:

1.- By brief received in the Chamber on October 23, 2024, the appellant files an amparo appeal against the National Environmental Technical Secretariat. He states that on September 30, 2024, he sent a message to the National Environmental Technical Secretariat's WhatsApp to request: "the name of the person in charge of SETENA, as well as the official email address, to make a specific inquiry." He indicates that he received a response that same day informing him that their offices were closed, as well as giving him information about their service hours. He states that on October 2, 2024, he sent a new message reiterating the previous request for information, to which he received a response asking him about the inquiry he wished to make, to which he replied: "I wish to make it by email. It is to ask about the current status of two projects, specifically, submitted to Setena." He recounts that SETENA responded: "I believe it is 0.1%, it also depends on the Assessment instrument generated when you fill out the form, you can contact the environmental education department and request a written opinion portal.setena.go.cr." He adds that he again reiterated to the SETENA Chat his initial request for information: "In any case, I thank you for sending me the information initially requested. Name of the General Secretary of Setena, and his official email address. I will appreciate a response to this request for information." He indicates that, despite the time that has elapsed, to date he has not received any response to the cited request for information, which he considers violates his fundamental rights.

2.- By brief dated October 31, 2024, MSc. Andrés Cortez Orozco, acting general secretary of the National Environmental Technical Secretariat (SETENA), reports that “(…) II. Regarding this specific case, it is noted that the appellant made an inquiry via WhatsApp at 4:40 in the afternoon; however, said means has been enabled during a schedule from 7:00 a.m. to 3:00 p.m. by this Secretariat in order to provide support for digital platform procedures; any inquiry that comes in outside of that schedule generates an automatic message, as shown in the image. Now, as stated and duly published on the official page of SETENA www.setena.go.cr and as shown in the following image, this is the official way to submit documentation and/or inquiries to this Secretariat. The publication is clear in mentioning that the official means for requesting information and receiving correspondence, such as inquiries about case files submitted to this Secretariat, is through the respective platform or correspondence portal and not through the personal email of officials. Therefore, in the appellant's case, by not submitting his request through the official means, it is not possible to maintain documentary control of the documents and/or requests that are received and they cannot be tracked, to verify that the corresponding response is indeed provided to the procedures. In addition to the above, it is of utmost importance to indicate that the official page shows the telephone exchange number of this Secretariat, to be able to make inquiries such as asking for the name of an official. Additionally, the same page shows the internal directory of all officials, with their respective email addresses. It is worth clarifying that, in the case of inquiries about administrative case files, the documents that are part of them are visible and publicly accessible to any interested party; they must simply appear at the SETENA Archive offices and request the respective documentation to make their inquiries. Thus, SETENA always guarantees easy access to the case files under its custody. A situation that is resolved by the user's consultation of the administrative case file, which is of public access in accordance with the provisions of Article 23 of the Ley Orgánica del Ambiente, which states: Article 23.- Publicity of information. The information contained in the environmental impact assessment (evaluación de impacto ambiental) case file shall be public and shall be available to be consulted by any person or organization. However, interested parties may request that information integrated into the study be kept confidential if publishing it would affect industrial property rights. For this purpose, SETENA has enabled the email [email protected] so that the pertinent arrangements can be made beforehand to provide access to it and coordinate what is appropriate or to appear at the institutional archive to make the request. On the other hand, there is no violation of the provisions of Article 27 of the Political Constitution of Costa Rica, insofar as the means used by the claimant is not the official means for receiving requests. In this sense, the administrations have the authority, in the management of their procedures, to establish the means by which people can access their services, in order to ensure order, traceability, and follow-up of the pertinent documentation. (…)”.

3.- The legal prescriptions have been observed in the proceedings followed.

Drafted by Judge Hess Herrera; and,

Considering:

I.- PURPOSE OF THE APPEAL: The appellant states that on September 30, 2024, he requested information of interest from the respondent authority. He claims that, as of the date this appeal was filed, no response has been provided.

II.- PROVEN FACTS. Of importance for the decision of this matter, the following facts are deemed duly demonstrated, either because they have been accredited or because the respondent has failed to refer to them as provided in the initial order:

• a)On September 30, 2024, and October 2, 2024, the appellant wrote to SETENA's WhatsApp number, inquiring as follows: “(…) "the name of the person in charge of SETENA, as well as the official email address, to make a specific inquiry." (…)” (see documentation).
• b)According to the respondent authority, the means used by the claimant is not the official means for receiving requests. Furthermore, SETENA's official page www.setena.go.cr indicates the official method for submitting documentation and/or inquiries to that Secretariat. (see report rendered).

III.- REGARDING THE SPECIFIC CASE. After analyzing the evidentiary elements provided, this Court rules out any violation of the protected party's fundamental rights. From the report rendered by the representative of the respondent authority – which is given under oath with the consequences, including criminal ones, provided for in Article 44 of the Law governing this Jurisdiction – and from the body of evidence, it is accredited that on September 30, 2024, and October 2, 2024, the appellant wrote to SETENA's WhatsApp number, inquiring as follows: “(…) "the name of the person in charge of SETENA, as well as the official email address, to make a specific inquiry." (…)”. Likewise, it is established that, according to the respondent authority, the means used by the claimant is not the official means for receiving requests. Furthermore, SETENA's official page www.setena.go.cr indicates the official method for submitting documentation and/or inquiries to that Secretariat.

Thus, any violation of the appellant's fundamental rights is ruled out. It is determined that the petition made by the amparo petitioner on September 30, 2024, and October 2, 2024, was sent to a means that does not correspond to an official mechanism of the respondent authority for the reception of such types of requests. In that sense, a lack of attention to the claimed request could not be attributed to the respondent authority, since it was not directed to the authorized means for such purposes. For the foregoing reasons, it is appropriate to dismiss the appeal.

IV.- DOCUMENTATION PROVIDED TO THE CASE FILE. This Chamber must warn the appellant that, if any document was provided, whether on paper, as well as objects or evidence supported by any additional device, or by electronic, computer, magnetic, optical, telematic media or produced by new technologies, they must be removed from the office within a period of 30 business days after receiving notification of this judgment. Otherwise, everything will be destroyed in accordance with the provisions of the "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", approved by the Corte Plena in session No. 27-11 of August 22, 2011, article XXVI and published in Boletín Judicial number 19 of January 26, 2012, as well as the agreement approved by the Consejo Superior del Poder Judicial, in session No. 43-12 held on May 3, 2012, article LXXXI.

THEREFORE:

The appeal is dismissed.

Fernando Castillo V.

President Paul Rueda L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Ingrid Hess H.

Alexandra Alvarado P.

Digitally Signed Document -- Verification code --  CASE FILE No. 24-029330-0007-CO Telephones: 2549-1500 / 800-SALA-4TA (800-7252-482). Fax: 2295-3712 / 2549-1633. Email address: www.poder-judicial.go.cr/salaconstitucional. Address: (Sabana Sur, Calle Morenos, 100 meters South of the iglesia del Perpetuo Socorro). Reception of matters from vulnerable groups: Edificio Corte Suprema de Justicia, San José, Distrito Catedral, Barrio González Lahmann, calles 19 y 21, avenidas 8 y 6 Is a faithful copy of the original - Taken from Nexus.PJ on: 05-08-2026 15:37:59.

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL  Res. Nº 2024033335 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas veinte minutos del ocho de noviembre de dos mil veinticuatro .

Recurso de amparo que se tramita en expediente No. 24-029330- 0007-CO, interpuesto por JAIME ENRIQUE DE LA TRINIDAD GARCÍA GONZÁLEZ, cédula de identidad 0105330503, contra la SECRETARÍA TÉCNICA NACIONAL AMBIENTAL (SETENA).

Resultando:

1.- Por escrito recibido en la Sala el 23 de octubre de 2024, el recurrente interpone recurso de amparo contra la Secretaria Técnica Nacional Ambiental. Manifiesta que el 30 de setiembre de 2024 remitió al WhatsApp de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental para solicitarle: "el nombre de la persona encargada de la SETENA, así como la dirección oficial de su correo electrónico, para hacerle una consulta puntual". Indica que se le respondió ese mismo día indicándole que sus oficinas se encontraban cerradas, así como dándole información sobre su horario de atención. Manifiesta que el 02 de octubre de 2024 le remitió un nuevo mensaje reiterándole la información anterior, a lo que se le respondió preguntándole sobre la consulta que desea hacer, a lo que replicó: "Deseo hacerla por correo electrónico. Es para preguntarle sobre el estado actual de dos proyectos, en específico, presentados a la Setena". Narra que la SETENA le respondió: "Creo que es el 0.1% depende también del instrumento de Evaluación le genere cuando llene el formulario puede comunicarse al departamento de educación ambiental y solicitar criterio por escrito portal.setena.go.cr". Agrega que volvió a reiterar al Chat de la SETENA su solicitud de información inicial: "De cualquier manera le agradeceré enviarme la información solicitada inicialmente. Nombre del Secretario General de la Setena, y su correo electrónico oficial. Agradeceré una respuesta a esta solicitud de información". Indica que, a pesar del tiempo transcurrido, a la fecha no ha recibido respuesta alguna a la solicitud de información citada, lo que estima violatorio de sus derechos fundamentales.

2.- Mediante escrito de fecha 31 de octubre de 2024, el MSc. Andrés Cortez Orozco, secretario general a.i. de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA), informa que “(…) II. Para el caso en concreto Para el caso de marras, se tiene que el recurrente realizó una consulta vía whatsapp a las 4:40 de la tarde; no obstante, dicho medio ha sido habilitado en un horario de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. por parte de esta Secretaría con el fin de brindar soporte para los trámites de la plataforma digital, cualquier consulta que ingrese fuera de ese horario se genera un mensaje automático, como se muestra en la imagen. Ahora bien, que tal y como consta y está debidamente publicado en la página oficial de la SETENA www.setena.go.cr y que se muestra en la siguiente imagen, cuál es la forma oficial de presentar documentación y/o consultas a esta Secretaría. La publicación es clara en mencionar que los medios oficiales para solicitar información y recibir correspondencia, como las consultas sobre expedientes presentados en esta Secretaría, es través de la plataforma respectiva o portal de correspondencia y no por el correo personal de los funcionarios, por lo que, en el caso del recurrente al no ingresar su gestión de la manera oficial, no es posible llevar un control documental de los documentos y/o solicitudes que ingresan y no se pueden rastrear los mismos, para verificar que efectivamente a los tramites se les brinde la respuesta correspondiente. Adicional a lo anterior, es de suma importancia indicar que en la página oficial se muestra el número de la central telefónica de esta Secretaría, para poder realizar consultas como lo sería preguntar por el nombre de algún funcionario. Adicionalmente, en la misma página se muestra el directorio interno de todos los funcionarios, con sus respectivos correos electrónicos. Valga aclarar, que en el caso de consultas sobre expedientes administrativos, los documentos que son parte del mismo están visibles y accesibles de manera pública para cualquier interesado, que lo único que debe de hacer es, presentarse en las oficinas del Archivo de SETENA y solicitar la documentación respectiva, para que realice sus consultas. De modo que SETENA siempre garantiza el fácil acceso a los expedientes que están bajo su custodia. situación que se solventa con la consulta del usuario al expediente administrativo, el cual es de acceso público de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley Orgánica del Ambiente que indica: Artículo 23.- Publicidad de la información. La información contenida en el expediente de la evaluación de impacto ambiental será de carácter público y estará disponible para ser consultada por cualquier persona u organización. No obstante, los interesados podrán solicitar que se mantenga en reserva información integrada al estudio, si de publicarse afectare derechos de propiedad industrial. Para tal propósito la SETENA tiene habilitado el correo electrónico [email protected] para que de previo se haga las coordinaciones pertinentes para dar acceso al mismo y coordinar lo que corresponda o bien se presente al archivo institucional a realizar la solicitud. Por otro lado, no existe violación alguna a lo establecido en el artículo 27 de la Constitución Política del Costa Rica, en el tanto el medio que utilizó el accionante no es el medio oficial del recibido de solicitudes. En este entendido las administraciones tienen la potestad en el uso de la administración de sus trámites, a establecer los medios por los cuales las personas pueden acceder a sus servicios, esto con el fin de que existe un orden, trazabilidad y seguimiento de la documentación pertinente. (…)”.

3.- En los procedimientos seguidos se ha observado las prescripciones legales.

Redacta la Magistrada Hess Herrera; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO: Manifiesta el recurrente que el 30 de setiembre de 2024, solicitó a la autoridad recurrida información de su interés. Acusa que, a la fecha de interposición del presente recurso, no se le ha brindado respuesta.

II.- HECHOS PROBADOS. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque la recurrida haya omitido referirse a ellos según lo prevenido en el auto inicial:

• a)En fechas 30 de setiembre de 2024 y 02 de octubre de 2024, el recurrente escribió al número de WhatsApp de SETENA, consultando lo siguiente: “(…)"el nombre de la persona encargada de la SETENA, así como la dirección oficial de su correo electrónico, para hacerle una consulta puntual. (…) "(ver documentación).
• b)Que según informa la autoridad recurrida, el medio que utilizó el accionante no es el medio oficial para recibir solicitudes. Asimismo, que en la página oficial de la SETENA www.setena.go.cr se indica cuál es la forma oficial de presentar documentación y/o consultas a esa Secretaría. (ver informe rendido).

III.- SOBRE EL CASO CONCRETO. Después de analizar los elementos probatorios aportados, este Tribunal descarta la lesión a los derechos fundamentales del tutelado. Del informe rendido por el representante de la autoridad recurrida -que se tiene dado bajo fe de juramento con las consecuencias, incluso penales, previstas en el artículo 44 de la Ley que rige esta Jurisdicción- y del elenco probatorio, se tiene por acreditado que en fechas 30 de setiembre de 2024 y 02 de octubre de 2024, el recurrente escribió al número de WhatsApp de SETENA, consultando lo siguiente: “(…)"el nombre de la persona encargada de la SETENA, así como la dirección oficial de su correo electrónico, para hacerle una consulta puntual. (…)". Asimismo, se tiene que, según informa la autoridad recurrida, el medio que utilizó el accionante no es el medio oficial para recibir solicitudes. Asimismo, que en la página oficial de la SETENA www.setena.go.cr se indica cuál es la forma oficial de presentar documentación y/o consultas a esa Secretaría.

Así las cosas, se descarta la lesión a los derechos fundamentales de la recurrente. Se determina que la petición formulada por el amparado en fechas 30 de setiembre de 2024 y 02 de octubre de 2024, fueron remitidas a un medio que no corresponde a un mecanismo oficial de la autoridad accionada para la recepción de ese tipo de gestiones. En ese sentido, no podría atribuírsele a la autoridad accionada desatención de la solicitud que se reclama, pues la misma no fue direccionada al medio autorizado para tales efectos. Por lo expuesto, lo procedente es declarar sin lugar el recurso.

IV.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Debe prevenir esta Sala a la parte recurrente que de haber aportado algún documento, ya sea en papel, así como objetos o pruebas respaldadas por medio de cualquier dispositivo adicional, o por medio de soporte electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho, en un plazo de 30 días hábiles, después de recibida la notificación de esta sentencia, de lo contrario todo ello será destruido de conformidad con lo establecido en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en sesión N° 27-11 del 22 de agosto de 2011, artículo XXVI y publicado en Boletín Judicial número 19 del 26 de enero de 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo de 2012, artículo LXXXI.

POR TANTO:

Se declara sin lugar el recurso.

Fernando Castillo V.

Paul Rueda L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Ingrid Hess H.

Alexandra Alvarado P.

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