Access to disciplinary file not granted if remedied before amparo notificationAcceso a expediente disciplinario no procede si fue subsanado antes de la notificación del amparo

Constitutional Chamber Date of Resolution: 08 March 2024 at 09:15 Type of case: Amparo action Analyzed by: CONSTITUTIONAL CHAMBER Judgment with protected data, in accordance with current regulations  Res. No. 2024006549 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at nine hours fifteen minutes on the eighth of March, two thousand twenty-four.

Amparo action processed in expediente number 24-004576-0007-CO, filed by [Name 001], identity card number [Value 001], on behalf of [Name 002], identity card [Value 002]; against the COSTA RICAN PETROLEUM REFINERY (REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO, RECOPE).

Whereas:

1.- By brief incorporated into the digital file on 20 February 2024, the petitioner files an amparo action. He states that the protected party is an official of Recope, where he works as an electromechanical engineer and highlighted Professional 2 under the Directorate of Risk Prevention and Environmental Management. He indicates that the protected party formulated a complaint and request for the opening of an administrative proceeding, based on which he granted a special administrative power of attorney to be represented in that matter by [Name 003] and [Name 001]. He mentions that, as a result of the complaint filed by the protected party, Recope proceeded to initiate an administrative proceeding under expediente [Value 003], in which the protected party appears as the reporting party/presumed victim, with the following email address being recorded as the means for receiving notifications: [email protected]. He states that, in the resolution opening the administrative disciplinary proceeding [Value 004] of 29 November 2023, the investigative body formed by Emily Vargas Rivera and Alejandra Fernández Zeledón indicated that the administrative file was available on the 3rd floor of the Hernán Garrón Building, in the Legal Advisory Office, Central Offices of Recope; concomitantly, it was informed that any communication with the investigative body should be made through the company's official channels, to the emails [email protected] and [email protected]. He argues that on 5 December 2023, a request for a copy of the complete administrative file [Value 003], whether in digital or physical format, was sent to the email addresses of the members of the investigative body, along with a request to indicate if any procedure was required to obtain copies of the requested file. He adds that on 5 December 2023, a response to the request for a copy of the required administrative file was received at the email [email protected], in scanned form, via a link that was opportunely enabled up to folio 507. He further adds that on 22 December 2023, he requested from the emails of the officials comprising the directing body of the administrative proceeding, a request to provide an updated copy of the administrative file as of that date; therefore, that same day, a communication was received from Ms. Fernández Zeledón's email indicating that she was on vacation and that if it was an urgent matter, her secretary should be contacted. He mentions that, on 8 January 2024, the protected party, personally and through his institutional email, requested from Ms. Vargas and Ms. Fernández that he be provided a copy of the administrative file [Value 003]; however, he only received an automatic email from Ms. Fernández Zeledón's email indicating that Ms. Fernández was on vacation and that, if it was an urgent matter, Ms. Barquero Barboza should be contacted. He details that the protected party, through his institutional email, proceeded to forward the response obtained from Ms. Fernández's email to Ms. Emily Vargas, as well as to the secretary Barquero Barboza, without receiving any new response to his request at that time. He mentions that, on 12 January 2024, through the email [email protected] – established by the legal representation of Mr. [Name 002] – an updated request for a copy of the administrative file [Value 003] was forwarded again to the investigative body; however, no response was obtained that same day, nor during the following business week. He states that, on 22 January 2024, the investigative body of proceeding [Value 003] sent a response to the requests for a copy of the file made on 22 December 2023, 8 and 12 January 2024, attaching official letter AJ-0039-2024 of 22 January 2024, which states: "Response to request for disciplinary file. Through emails dated 22 December 2023, 08 and 12 January 2024, both you and Mr. [Name 002] have requested from this disciplinary investigation that we provide an updated copy of the administrative file for the workplace harassment proceeding filed by your client against Ms. [Name 004]… regarding the requests made, we must inform you that to date it has been materially impossible for us to attend to your request because, since 21 December 2023, the administrative file compiled for the knowledge of the proceeding in question was transferred by the Investigative Body to the Management of Administration and Finance to address the motion for reconsideration with appeal in subsidy that you filed against the issuing of precautionary measures; and as of today, it has not been returned to us, and we do not have an updated copy of the same. In light of the above, once the administrative file is returned to this disciplinary investigation, we will immediately proceed to remit it to you for whatever is appropriate." He states that, on 12 February 2024, via the email [email protected], a request for a copy of the administrative file [Value 003] was sent to Ms. Vargas and Ms. Fernández. He explains that on 13 February 2024, a response was sent to the email [email protected] from Ms. Emily Vargas Rivera's email, attaching official letter AJ-0176-2024 issued on 13 February 2024 and digitally signed around 9:25 a.m. on the aforementioned date; in this document, the investigative body indicates to the Management of Administration and Finance: "Whereas, to date this investigation lacks the physical file of Mr. [Name 002], as it remains in the Management of Administration and Finance while the requests presented by Mr. [Name 002] and [Name 004] are being resolved, we request the interposition of your good offices so that, by way of a loan, you may provide us with the administrative file (if possible within a period of 24 hours) and we can comply, as the investigative body of the proceeding, before the Attorney [Name 001]; once the request has been addressed, the file will be returned again so that the corresponding procedures may continue." He complains that, as of the date of filing this amparo action, access to the administrative file [Value 003] has not been obtained. He considers the fundamental rights of the protected party to have been harmed.

2.- By resolution of the Presidency of the Chamber at 10:10 a.m. on 22 February 2024, the process was admitted, and a report was requested from the president, the head of the Legal Advisory Office, and the president of the investigative body of the administrative proceeding in expediente [Value 003], all of Recope, regarding the facts alleged by the petitioner.

3.- By brief incorporated into the digital file on 28 February 2024, Karla Montero Víquez, María Roldán Vives, María Alejandra Fernández Zeledón, and Emily Vargas Rivera, in that order, president and general manager, director of the Legal Advisory Office, and members of the directing body of the administrative proceeding initiated by the protected party, all of Recope, report under oath. They indicate that: "First. It is true. Second: It is true. Third: It is true. Fourth. It is accepted with variations or corrections. In official letter [Value 004] dated 29 November 2023, visible at folios 0489 to 0514 of the administrative file, which is the notice of charges against Ms. [Name 004], who appears as the investigated party in the administrative disciplinary proceeding, it was indicated '... For purposes of consultation and study, Ms. WATSON ELLIS is made aware that the respective file is available to her in the Legal Advisory Office of RECOPE, (…) it was also indicated in the cited notice of charges. Finally, we do not fail to point out to the investigated party that any communication with this investigative body may be made through the company's official channels at the email addresses (…) On 04 December 2023, as stipulated by Article 15 of the Reglamento para Prevenir Investigar y Sancionar el Acoso Laboral en RECOPE, the legal assistant of the directing body, Mr. Pablo García Montenegro, notified via email (…). Fifth It is true. Sixth. It is true. Seventh: It is accepted with variations or corrections. It is clarified that on the date indicated in this fact -22 December 2023- based on Executive Directive No. 030-PLAN-MTSS and with instructions from the Senior Management communicated through RECOPE's Administrative Directorate circular number DAD-0746-2023 dated 05 December 2023, the last working day at RECOPE was Thursday, 21 December 2023, and work resumed on Monday, 8 January 2024. Therefore, when Mr. [Name 001]'s request of 22 December 2023 was received, the administrative offices of RECOPE were closed. Regarding the response supposedly sent by Attorney Fernández Zeledón, it is clarified that it was due to an automatic reply programmed in the official's email. Eighth: It is accepted with variations or corrections. According to what is observed in the administrative file, indeed on 08 January 2024, an email was received from Mr. [Name 002] at 10:41 a.m. requesting the file, to which he received an automatic reply from the email of a member of the directing body, Ms. Alejandra Fernández. In addition to the above, it is important to clarify that regarding the email of 08 January 2024 at 10:42 a.m., what Mr. [Name 002] forwards to Ms. Fabiana Barquero Barboza and Ms. Emily Vargas Rivera is a PDF document of the automatic reply received from Ms. Fernández Zeledón's email, indicating as the email text 'see the following email' without making a specific request based on that automatic reply. (See folios 0747 to 0749 of the administrative file). It should be noted that as of that date, a diligence by the Management of Administration and Finance (the deciding body within process GAF-099B-2023-PD-063) related to the precautionary measures granted in favor of Mr. [Name 002], represented by Attorney [Name 001], was even notified to the parties. (See folios 0750 to 0761). Ninth: It is accepted with variations or corrections. On the indicated date, the directing body received the request referred to; however, it is not true that the cited request had to be addressed that same day, since as indicated supra, the Constitutional Jurisdiction Law in concordance with the Law Regulating the Right of Petition, number 9097, in Article 6, indicates that requests from administered parties must be addressed within a period of 10 business days counted from the day following receipt of the request. In this vein, on 22 January 2024, through official letter AJ-0039-2024 of that same date (in that sense, see folio 0801), within the period indicated by Article 32 of the Constitutional Jurisdiction Law, that is, within ten business days following receipt of the request (…), a response was given to the request for information. Tenth: It is accepted with variations or corrections. It is important to mention that on these dates, the deciding body, that is, the Management of Administration and Finance, was reviewing the motions for reconsideration with appeal in subsidy against the precautionary measures ordered by said management, which were filed both by Attorney [Name 001] in his capacity as representative of the alleged harassed person, and by Ms. [Name 004] as the investigated party in the workplace harassment process, situations which evidence the actions of the deciding body in the resolutions at the time of the request, as was indicated in official letter AJ-0039-2024. (See folios 0779 to 0799). Eleventh: It is true. Twelfth: It is accepted with variations or corrections. As evidenced in the certification of the administrative file attached to this response, the requests of Attorney [Name 001] were attended to punctually via email on 20 February 2024, where, through official letter AJ-0202-2024 of that same date, an updated copy of the administrative file was sent to him, as observed at folios 0810 to 0815. Thirteenth: It is accepted with variations or corrections. According to the query made in the Online Management system for this amparo action, it was filed on 20 February 2024 at 10:20 a.m. On the other hand, via email on 20 February 2024 at 2:15 p.m., the directing body of the proceeding, through official letter AJ-0202-2024 visible at folios 0814 and 0815 of the certified file, sent Attorney [Name 001] a copy of file GAF-0998«2023-PD-063 duly updated; it is thus clearly evidenced that on the very same date the amparo action was filed, Mr. [Name 001] had a faithful copy of the file in his possession. Even on 20 February 2024, the Administration was still within the ten-day period established by law to address the petitioner's request, as his request dated 12 February 2024 and was addressed, as already stated, on 20 February 2024, thus causing him no harm or violation of any constitutional right whatsoever. (…) However, it is opportune to emphasize that based on the report rendered, there is no harm to the fundamental rights of Mr. [Name 002] as his representative alleges regarding the right of access to information, it being reiterated that the record shows the timely attention to the requests made. In this line, in their various requests, the directing bodies have timely reported the vicissitudes that prevented attending to his request initially (when the file was not physically in the possession of the directing bodies because it was in the office of the deciding body), and finally, since the very same day the petitioner filed the amparo action (20 February 2024), Mr. [Name 002] and his legal representation now have the complete administrative file. Hence, it is evident that no impairment or harm whatsoever has been caused to the right of defense or to any constitutional right of the petitioner, for which reason this Administration requests the Constitutional Chamber to dismiss the filed amparo action. Without prejudice to what has been stated, and in the event that the Constitutional Chamber's criterion is to grant the filed amparo action, we request that RECOPE be absolved from the condemnation of costs, damages, and losses (…)".

4.- The legal requirements have been observed in the proceedings followed.

Drafted by Magistrate Solano Aguilar; and,

Considering:

I.- OBJECT OF THE ACTION. The petitioner accuses that, despite repeated requests since 22 December 2023, Recope has not provided a copy of file [Value 003], in which the protected party appears as the reporting party.

II.- PROVEN FACTS. Of importance for the decision of this matter, the following facts are considered duly proven:

• a)The protected party works at Recope and appears as the reporting party in file [Value 003]. (See documentary evidence).
• b)In resolution [Value 004] at 2:50 p.m. on 29 November 2023, the investigative body of the disciplinary proceeding opened the proceeding and indicated that the file would be available in the Legal Advisory Office of Recope located on the third floor of the Hernán Garrón Salazar building. It was also recorded "(…) we do not fail to point out to the investigated party that any communication with this investigative body can be made through the company's official channels, at the email addresses [email protected] and [email protected] or at the telephone numbers (…)". (See documentary evidence).
• c)On 22 December 2023, the petitioner, acting as the special legal representative (apoderado especial) of the protected party in file [Value 003], requested an updated copy of said file from "Emily Vargas Rivera; [email protected]". In response, that same day, from the account [email protected], it was indicated that the official was on vacation and that, if it was an urgent matter, the secretary Fabiana Barquero Barboza should be contacted. (See documentary evidence).
• d)On 8 January 2024, the protected party requested via email from the members of the directing body of the disciplinary proceeding a copy of file [Value 003]. In response, that same day, from the account [email protected], it was indicated that the official was on vacation and that, if it was an urgent matter, the secretary Fabiana Barquero Barboza should be contacted. For this reason, the protected party reiterated his request to "Emily Vargas Rivera; Fabiana Barquero Barboza". (See documentary evidence).
• e)On 12 January 2024, the petitioner requested from "[email protected] (...) [email protected]" a copy of the protected party's file. (See documentary evidence).
• f)On 22 January 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent the petitioner memorial AJ-0039-2024 of 22 January 2024, which reads:

"Through emails dated 22 December 2023, 08 and 12 January 2024, both you and Mr. [Name 002] have requested from this disciplinary investigation that we provide an updated copy of the administrative file for the workplace harassment proceeding filed by your client against Ms. [Name 004]; regarding the requests made, we must inform you that to date it has been materially impossible for us to attend to your request because, since 21 December 2023, the administrative file compiled for the knowledge of the proceeding in question was transferred by the Investigative Body to the Management of Administration and Finance to address the motion for reconsideration with appeal in subsidy that you filed against the issuance of the precautionary measures; and as of today, it has not been returned to us, and we do not have an updated copy of the same.

In light of the above, once the administrative file is returned to this disciplinary investigation, we will immediately proceed to remit it to you for whatever is appropriate." (See documentary evidence).

• g)On 12 February 2024, the petitioner made a request before the directing body of the disciplinary proceeding, stating:

"(…) By this means, a complete copy of the administrative file [Value 003] is requested, whether as copies in digital or physical format; should any procedure need to be followed to obtain copies of the administrative file or to pay any particular amount, the corresponding indication is requested in advance.

This medium is also used to highlight that, in the notice of charges, a mechanism for accessing the administrative file was noted; from articles 272 and 273 of the General Law of Public Administration, no legitimate restriction on access to the administrative file arises under the premise that the file is under review by the Administration's higher hierarchical bodies. Therefore, it is again requested that a complete copy of the administrative file be provided, or failing that, that a mechanism be established through which a copy of it may be obtained (…)." (See documentary evidence).

• h)On 13 February 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent the petitioner memorial AJ-0176-2024 of 13 February 2024, addressed to the manager of Administration and Finance of Recope, which states: "(…) Whereas, to date this investigation lacks the physical file of Mr. [Name 002], as it remains in the Management of Administration and Finance while the requests presented by Mr. [Name 002] and [Name 004] are being resolved, we request the interposition of your good offices so that, by way of a loan, you may provide us with the administrative file (if possible within a period of 24 hours) and we can comply, as the investigative body of the proceeding, before Attorney [Name 001]; once the request has been addressed, the file will be returned again so that the corresponding procedures may continue (…)." (See documentary evidence).
• i)At 2:56 p.m. on 20 February 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent an email to the petitioner's email and the protected party's institutional email stating: "Through this email, the updated file is being sent, for your consideration; details are indicated in the attached official letter (…)." Furthermore, a file named "[Value 005] (3).pdf" was attached. (See documentary evidence).
• j)On 23 February 2024, the respondent authorities were notified of the resolution admitting this action. (See notification records).

III.- ON THE SPECIFIC CASE. In the present case, the petitioner accuses that, despite repeated requests since 22 December 2023, Recope has not provided a copy of file [Value 003], in which the protected party appears as the reporting party.

The Court verifies that the protected party works at Recope and appears as the reporting party in file [Value 003]. In resolution [Value 004] at 2:50 p.m. on 29 November 2023, the investigative body of the disciplinary proceeding opened the proceeding and indicated that the file would be available in the Legal Advisory Office of Recope located on the third floor of the Hernán Garrón Salazar building. It was also recorded "(…) we do not fail to point out to the investigated party that any communication with this investigative body can be made through the company's official channels, at the email addresses [email protected] and [email protected] or at the telephone numbers (…)". On 22 December 2023, the petitioner, acting as the special legal representative (apoderado especial) of the protected party in file [Value 003], requested an updated copy of said file from "Emily Vargas Rivera; [email protected]". In response, that same day, from the account [email protected], it was indicated that the official was on vacation and that, if it was an urgent matter, the secretary Fabiana Barquero Barboza should be contacted. On 8 January 2024, the protected party requested via email from the members of the directing body of the disciplinary proceeding a copy of file [Value 003]. In response, that same day, from the account [email protected], it was indicated that the official was on vacation and that, if it was an urgent matter, the secretary Fabiana Barquero Barboza should be contacted. For this reason, the protected party reiterated his request to "Emily Vargas Rivera; Fabiana Barquero Barboza". On 12 January 2024, the petitioner requested from "[email protected] (...) [email protected]" a copy of the protected party's file. On 22 January 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent the petitioner memorial AJ-0039-2024 of 22 January 2024, which reads: "Through emails dated 22 December 2023, 08 and 12 January 2024, both you and Mr. [Name 002] have requested from this disciplinary investigation that we provide an updated copy of the administrative file for the workplace harassment proceeding filed by your client against Ms. [Name 004]; regarding the requests made, we must inform you that to date it has been materially impossible for us to attend to your request because, since 21 December 2023, the administrative file compiled for the knowledge of the proceeding in question was transferred by the Investigative Body to the Management of Administration and Finance to address the motion for reconsideration with appeal in subsidy that you filed against the issuance of the precautionary measures; and as of today, it has not been returned to us, and we do not have an updated copy of the same. In light of the above, once the administrative file is returned to this disciplinary investigation, we will immediately proceed to remit it to you for whatever is appropriate." (emphasis added). On 12 February 2024, the petitioner made a request before the directing body of the disciplinary proceeding, stating: "(…) By this means, a complete copy of the administrative file [Value 003] is requested, whether as copies in digital or physical format; should any procedure need to be followed to obtain copies of the administrative file or to pay any particular amount, the corresponding indication is requested in advance. This medium is also used to highlight that, in the notice of charges, a mechanism for accessing the administrative file was noted; from articles 272 and 273 of the General Law of Public Administration, no legitimate restriction on access to the administrative file arises under the premise that the file is under review by the Administration's higher hierarchical bodies. Therefore, it is again requested that a complete copy of the administrative file be provided, or failing that, that a mechanism be established through which a copy of it may be obtained (…)." On 13 February 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent the petitioner memorial AJ-0176-2024 of 13 February 2024, addressed to the manager of Administration and Finance of Recope, which states: "(…) Whereas, to date this investigation lacks the physical file of Mr. [Name 002], as it remains in the Management of Administration and Finance while the requests presented by Mr. [Name 002] and [Name 004] are being resolved, we request the interposition of your good offices so that, by way of a loan, you may provide us with the administrative file (if possible within a period of 24 hours) and we can comply, as the investigative body of the proceeding, before Attorney [Name 001]; once the request has been addressed, the file will be returned again so that the corresponding procedures may continue (…)." Finally, at 2:56 p.m. on 20 February 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent an email to the petitioner's email and the protected party's institutional email stating: "Through this email, the updated file is being sent, for your consideration; details are indicated in the attached official letter (…)." Furthermore, a file named "[Value 005] (3).pdf" was attached.

In view of the above, it is considered pertinent to cite what was stated in judgment No. 2020020320 at 9:20 a.m. on 23 October 2020:

"In this regard, this Court has indicated in its precedents that, in general terms and with the exceptions to be detailed, the information contained in administrative disciplinary files, once they are concluded, can indeed be delivered to the applicants. This is because the guarantees of the right of defense, privacy, the principle of innocence have already been respected, and the real truth of the proceeding has been reached (Article 214 of the General Law of Public Administration). In judgment No. 2010-5101, the Chamber concluded the following:

'Once the resolution has been issued, access to the information contained in the administrative file must indeed be guaranteed to every citizen, given that a final act has already been produced based on the evidence received in the file and in compliance with the aspects that comprise due process, such as adequate reasoning and the right of defense.' (Criterion reiterated in judgment 2011-000740).

This Chamber has made that distinction depending on the stage of the administrative proceeding, emphasizing that once the final act has been issued, the case file can be publicly consulted:

“There are at least three stages in an administrative investigation, each characterized by a different degree of access to information. The first refers to the commencement of the so-called preliminary investigation, which may begin with a complaint, as in this case, or with an action initiated by the State on its own motion. This phase involves the initial inquiries and probes carried out by the Administration in order to determine whether there are indeed grounds to initiate a formal administrative proceeding. At this stage, the documentation gathered and the related reports are confidential to any person, insofar as, on the one hand, the results of the investigation must be safeguarded, and, on the other, there is as yet no certainty regarding the merits or otherwise of the complaint. The second phase comprises the period from the commencement of an administrative proceeding, normally following a preliminary investigation, until the final resolution thereof is communicated. (…) With the exception of the parties, during this second stage no other person may have access to the corresponding administrative case file, since the Administration has not yet concluded whether the investigated act actually occurred and in what manner, or whether there are grounds for a sanction. In the final stage, which concludes with the notification of the final resolution of the investigation to the parties, the confidentiality of the information contained in the corresponding administrative case file ceases and, since it concerns matters related to the performance of state employees, it is of evident public interest and must be available to every citizen.” (Emphasis not in the original). See judgment 2003-002462, criterion reiterated in votes 2017-015059, 2018-05768, and 2020-013934, among others.” Now then, from a comprehensive reading of the filing brief, it is evident that what is essentially alleged concerns the lack of diligent and expeditious attention by Recope authorities in providing a copy of the case file [Valor 003], despite having been requested on December 22, 2023, January 8 and 12, and February 12, all of 2024. In this regard, the Chamber verifies that, in response to the first three requests, through memorandum AJ-0039-2024 of January 22, 2024, the directing body of the disciplinary proceeding explained the impossibility of addressing the requests, because the case file in question was transferred to the investigating body to address a challenge. Likewise, in relation to the request made on February 12, 2024, Recope sent the petitioner official letter AJ-0176-2024 of February 13, 2024, addressed to Recope’s Administration and Finance manager, in which it requested that the aforementioned case file be provided for at least 24 hours to address the copy requests that are the subject of this appeal. On this point, the petitioner is correct that Recope’s conduct regarding the requests for access to the case file in question violates fundamental rights, because the fact that the case file is the subject of an appeal before a higher authority does not entail the impossibility of the parties being able to access the file. Despite this, it is evident from the record that the situation that was violating fundamental rights was corrected by Recope before the respondent authorities were notified of the resolution granting leave for this appeal—an event that occurred on February 23, 2024—since it is accredited that, at 2:56 p.m. on February 20, 2024, Emily Vargas Rivera, a member of the directing body of the disciplinary proceeding, sent the petitioner’s and the protected party’s institutional email addresses a message stating: “The updated case file is hereby forwarded for any consideration you wish to express; details are indicated in the attached official letter (…).” Furthermore, a file named “GAF-0998-2023-OF-063-[Nombre 004] (3).pdf” was attached.

By virtue of the foregoing, given that the situation that injured the fundamental rights of the protected party was corrected before the respondent authorities were notified of the resolution granting leave for this appeal, the Tribunal observes no action or omission that currently merits being considered by this specialized venue. Therefore, the appeal is dismissed without merit.

IV.- DOCUMENTATION SUBMITTED TO THE CASE FILE. The parties are warned that if they have submitted any paper document, as well as objects or evidence contained in any electronic, computer, magnetic, optical, telematic, or new-technology device, these must be collected from the office within a maximum period of 30 business days counted from the notification of this judgment. It is warned that any material not collected within this period will be destroyed, in accordance with the provisions of the “Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial,” approved by the Corte Plena in article XXVI of session No. 27-11 of August 22, 2011, published in Boletín Judicial No. 19 of January 26, 2012, as well as the agreement of the Consejo Superior del Poder Judicial, approved in article LXXXI of session No. 43-12 held on May 3, 2012.

Therefore:

The appeal is dismissed without merit.

Fernando Castillo V.

President Fernando Cruz C.

Luis Fdo. Salazar A.

Anamari Garro V.

Ingrid Hess H.

Alejandro Delgado F.

Jorge Isaac Solano A.

Documento Firmado Digitalmente -- Código verificador -- 

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL Sentencia con datos protegidos, de conformidad con la normativa vigente  Res. Nº 2024006549 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas quince minutos del ocho de marzo de dos mil veinticuatro .

Recurso de amparo que se tramita en expediente número 24-004576-0007-CO, interpuesto por [Nombre 001], cédula de identidad número [Valor 001], a favor de [Nombre 002], cédula de identidad [Valor 002]; contra la REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO (RECOPE).

Resultando:

1.- Por escrito incorporado al expediente digital el 20 de febrero de 2024, la parte accionante interpone recurso de amparo. Expone que el amparado es funcionario de la Recope, donde labora como ingeniero electromecánico y profesional 2 destacado bajo la Dirección de Prevención de Riesgo y Gestión Ambiental. Indica que el tutelado formuló una denuncia y solicitud de apertura de procedimiento administrativo, con base en lo cual giró poder especial administrativo para ser representado en ese asunto, por [Nombre 003] y [Nombre 001]. Menciona que, producto de la denuncia interpuesta por el amparado, Recope procedió a instaurar procedimiento administrativo bajo expediente [Valor 003] y donde el tutelado figura como parte denunciante/presunta víctima, consignándose como medio para recibir notificaciones, el siguiente correo electrónico: [email protected]. Afirma que, en la resolución que da apertura al procedimiento administrativo disciplinario [Valor 004] del 29 de noviembre de 2023, el órgano instructor conformado por Emily Vargas Rivera y Alejandra Fernández Zeledón, señaló que el expediente administrativo se encontraba a disposición en el piso 3 del Edificio Hernán Garrón, en la Asesoría Jurídica, Oficinas Centrales de Recope; de manera concomitante se informó que, para cualquier comunicación con el órgano instructor, se realizara a través de los canales oficiales de la empresa, a los correos [email protected] y [email protected]. Aduce que el 5 de diciembre de 2023 se remitió a los correos electrónicos de las personas miembros del órgano instructor solicitud de copia del expediente administrativo [Valor 003] completo, fuera en formato digital o físico, y que se indicara si se requería seguir algún procedimiento para obtener las copias del expediente solicitado. Agrega que el 5 de diciembre de 2023 se recibió al correo electrónico [email protected] respuesta a la solicitud de copia del expediente administrativo requerida, de forma escaneada, mediante link que se habilitó oportunamente hasta el folio 507. Añade que el 22 de diciembre de 2023 solicitó a los correos de las servidoras que conforman el órgano director del procedimiento administrativo solicitud de facilitar copia actualizada del expediente administrativo a esa fecha; por lo que, ese mismo día, se recibió comunicación desde el correo de la señora Fernández Zeledón indicando que se encontraba de vacaciones y que de ser un asunto urgente se contactara con su secretaria. Menciona que, el 8 de enero de 2024, el tutelado, personalmente y a través del correo institucional, solicitó a las señoras Vargas y Fernández, se le brindara una copia del expediente administrativo [Valor 003]; empero, únicamente recibió correo electrónico automático de parte del correo de la señora Fernández Zeledón donde se indicaba que la señora Fernández estaba de vacaciones y que, de ser un asunto urgente, se contactara a la señora Barquero Barboza. Detalla que el amparado, a través del correo institucional, procedió a referir la respuesta obtenida desde el correo de la señora Fernández, a la señora Emily Vargas, así como a la secretaria Barquero Barboza, sin que recibiera en ese momento, nueva respuesta a su requerimiento. Menciona que, el 12 de enero de 2024, a través del correo electrónico [email protected] – dispuesto por la representación legal del señor [Nombre 002] –, se procedió a remitir nuevamente al órgano instructor solicitud de remisión actualizada de copia del expediente administrativo [Valor 003]; sin embargo, no se obtuvo respuesta ese mismo día, ni durante la siguiente semana hábil. Manifiesta que, el 22 de enero de 2024, el órgano instructor del procedimiento [Valor 003], remitió respuesta a las solicitudes de copia del expediente efectuadas el 22 de diciembre de 2023, 8 y 12 de enero de 2024, por medio del cual adjuntó oficio AJ-0039-2024 del 22 de enero de 2024, donde se manifiesta: “Respuesta solicitud expediente disciplinario Mediante correos electrónicos de fechas 22 de diciembre del 2023, 08 y 12 de enero del 2024, tanto su persona como el señor [Nombre 002] han solicitado a esta instrucción disciplinaria facilitar copia actualizada del expediente administrativo, del procedimiento por acoso laboral que interpusiera su representado… en cuanto a las gestiones formuladas, debemos indicarle que a la fecha se nos ha hecho materialmente imposible atender su solicitud por cuanto desde el día 21 de diciembre del 2023, el expediente administrativo levantado para el conocimiento del procedimiento de marras fue trasladado por el Órgano Instructor a la Gerencia de Administración y Finanzas para atender el recurso de revocatoria con apelación en subsidio que su persona interpusiera contra el dictado de las medidas cautelares; siendo que a la fecha el mismo no nos ha sido devuelto y no contamos con una copia actualizada del mismo. En razón de lo anterior, una vez que el expediente administrativo sea devuelto a esta instrucción disciplinaria, de forma inmediata procederemos a remitírselo para lo que corresponda”. Afirma que, el 12 de febrero de 2024, a través de correo electrónico [email protected] se remitió solicitud de copia del expediente administrativo [Valor 003] a las señoras Vargas y Fernández. Explica que el 13 de febrero de 2024 se remitió al correo [email protected] a través del correo electrónico de la señora Emily Vargas Rivera, adjunto con oficio AJ-0176-2024 emitido el mismo 13 de febrero de 2024 y firmado digitalmente a eso de las 9:25 horas del día antes señalado; en ese documento, el órgano instructor indica a la Gerencia de Administración y Finanzas que: “Siendo, que a la fecha esta instrucción adolece del expediente físico del señor [Nombre 002], al continuar el mismo en la Gerencia de Administración y Finanzas resolviéndose las gestiones presentadas por el señor [Nombre 002] y [Nombre 004], se le solicita la interposición de sus buenos oficios para que en calidad de préstamo nos facilite el expediente administrativo (de ser posible en un plazo de 24 horas) y poder cumplir nosotras como órgano instructor de procedimiento ante el Licenciado [Nombre 001], una vez atendida la gestión nuevamente se devolverá el mismo para que se continúe con los trámites correspondientes”. Reclama que, a la fecha de interposición de este amparo, no se ha tenido acceso al expediente administrativo [Valor 003]. Estima lesionados los derechos fundamentales de la persona amparada.

2.- Mediante resolución de la Presidencia de la Sala de las 10:10 horas del 22 de febrero de 2024, se dio curso al proceso y se requirió informe el presidente, el jefe de la Asesoría Jurídica y el presidente del órgano instructor del procedimiento administrativo en el expediente [Valor 003], todos de Recope, sobre los hechos alegados por la parte recurrente.

3.- Por escrito incorporado al expediente digital el 28 de febrero de 2024, informan bajo juramento Karla Montero Víquez, María Roldán Vives, María Alejandra Fernández Zeledón y Emily Vargas Rivera, por su orden, presidenta y gerente general, directora de la Asesoría Jurídica, así como miembros del órgano director del procedimiento administrativo promovido por el tutelado, todas de Recope. Indican que: “Primero. Es cierto. Segundo: Es cierto. Tercero: Es cierto. Cuarto. Se acepta con variantes o rectificaciones. En el oficio [Valor 004] de fecha 29 de noviembre del 2023, visible a folios 0489 al 0514 del expediente administrativo que es el traslado de cargos en contra de la señora [Nombre 004], quien figura como investigada en el procedimiento administrativo disciplinario, se le indico "... Para efectos de consulta y estudio se hace saber a la señora WATSON ELLIS que el expediente respectivo se encuentra a su disposición en la Asesoría Jurídica de RECOPE, (…) además se indicó en el citado traslado de cargos. Finalmente, no se omite señalar a la investigada, que cualquier comunicación con este órgano instructor puede realizaría a través de los canales oficiales de la empresa a los correos electrónicos (…) En fecha 04 de diciembre del 2023, tal y como lo dispone el artículo 15 del Reglamento para Prevenir Investigar y Sancionar el Acoso Laboral en RECOPE el asistente legal del órgano director, señor Pablo García Montenegro notificó por medio del correo electrónico (…) Quinto Es cierto Sexto. Es cierto. Sétimo: Se acepta con variantes o rectificaciones. Se aclara para la fecha indicada en este hecho -22 de diciembre de 2023- con fundamento en la Directriz Ejecutiva No 030-PLAN-MTSS y con instrucciones de la Administración Superior que se comunicó por medio de la circular de la Dirección Administrativa de RECOPE número DAD-0746-2023 de fecha 05 de diciembre del 2023 el último día de labores en RECOPE fue el Jueves 21 de diciembre del 2023 y se reanudaron las labores hasta el lunes 8 de enero del 2024. Por ello, al momento de recibir la solicitud del señor [Nombre 001] del día 22 de diciembre del 2023, las oficinas administrativas de RECOPE se encontraban cerradas. En cuanto a la respuesta supuestamente enviada por la Licenciada Fernández Zeledón se aclara que la misma obedeció a una respuesta automática programada en el correo electrónico de la funcionaria. Octavo Se acepta con variantes o rectificaciones. De acuerdo a lo que se observa en el expediente administrativo. en efecto el día 08 de enero del 2024 se recibió un correo electrónico del señor [Nombre 002] a las 10:41 solicitando el expediente al cual recibió una respuesta automática del correo de una integrante del órgano director, la señora Alejandra Fernández. Aunado a lo anterior, es importante aclarar que respecto al correo del 08 de enero del 2024 de las 10.42 horas el señor [Nombre 002] lo que remite a la señora Fabiana Barquero Barboza y a la señora Emily Vargas Rivera es un documento en formato PDF de la respuesta automática recibida del correo de la señora Fernández Zeledón e indica como texto del correo "ver el correo siguiente" sin hacer una pretensión concreta a partir de esa respuesta automática. (Ver folios 0747 al 0749 del expediente administrativo). Tómese en cuenta que para esa fecha incluso fue notificado a las partes una diligencia por parte de la Gerencia de Administración y Finanzas (órgano decisor dentro del proceso GAF-099B-2023-PD-063) relacionada con las medidas cautelares otorgadas en favor del Señor [Nombre 002] representado por el licenciado [Nombre 001]. (Ver folios 0750 al 0761) Noveno: Se acepta con variantes o rectificaciones. En la fecha indicada el órgano director recibió el requerimiento al que se hace referencia sin embargo no es cierto que se tuviera que atender la citada gestión en ese mismo día, ya que como se indicó supra, la Ley de Jurisdicción Constitucional en concordancia con la Ley de Regulación del Derecho de Petición, número 9097 en el artículo 6 indican que para atender las peticiones de los administrados se tiene un plazo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud, en esta línea el día 22 de enero del 2024 mediante oficio AJ-0039-2024 de esa misma data (en ese sentido véase folio 0801), dentro del plazo que indica el artículo 32 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional, sea dentro de los diez días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud (…), se dio respuesta a la solicitud de información. Décimo: Se acepta con variantes o rectificaciones. Es importante mencionar que para estas fechas el órgano decisor, sea la Gerencia de Administración y Finanzas, se encontraba conociendo de los recursos de revocatoria con apelación en subsidio en contra de las medidas cautelares ordenadas por dicha gerencia, y que fueron interpuestos tanto por el licenciado [Nombre 001] en su condición de apoderado del supuesto acosado, así como por la señora [Nombre 004] como investigada en el proceso de acoso laboral, situaciones que evidencian las gestiones del órgano decisor en los autos para el momento del requerimiento, tal y como se le indicó en el oficio AJ-0039-2024. (Ver folios 0779 al 0799) Décimo Primero: Es cierto. Décimo Segundo: Se acepta con variantes o rectificaciones. Ta! y como consta en la certificación del expediente administrativo que se adjunta a la presente respuesta, las gestiones del Licenciado [Nombre 001] se atendieron en forma puntual mediante correo electrónico de fecha 20 de febrero del 2024, donde a través del oficio AJ-0202-2024 de esa misma data, se le remitió copia del expediente administrativo actualizado, según se observa a folios 0810 a 0815 Décimo tercero. Se acepta con variantes o rectificaciones De acuerdo con la consulta realizada en el sistema de Gestión en Línea para el presente recurso de amparo, el mismo fue presentado el día 20 de febrero del 2024 a las 1020 horas. Por otro lado. mediante correo electrónico de fecha 20 de febrero del 2024 a las 14:15 horas el órgano director del procedimiento a través del oficio AJ-0202-2024 visible a folios 0814 y 081 5 del expediente certificado, remitió al licenciado [Nombre 001] copia del expediente GAF-0998«2023-PD-063 debidamente actualizado; quedando evidenciado a todas luces que en la misma data de presentación del recurso de amparo el señor [Nombre 001] tenía en su poder copia fiel del expediente. Incluso para el día 20 de febrero del 2024, la Administración se encontraba dentro del plazo de los diez días que Indica la ley para atender la solicitud de1 recurrente, ya que su gestión era de fecha 12 de febrero del 2024 y fue atendida como ya se ha dicho el día 20 de febrero del 2024 no causándosele de este modo perjuicio alguno o violación de algún derecho de índole constitucional (…) No obstante. resulta oportuno enfatizar que a partir del informe rendido. no existe lesión a los derechos fundamentales del señor [Nombre 002] como alega su apoderado en lo que respecta al derecho al acceso a la información debiendo reiterarse que consta en autos la atención en tiempo de las gestiones promovidas. En esta línea, en sus distintas gestiones, los órganos directores han informado oportunamente de las vicisitudes que impedían atender su requerimiento en un primer momento (cuando el expediente no estaba físicamente en poder de los órganos directores por encontrarse en el despacho del órgano decisor) y finalmente, desde el mismo día en que el recurrente interpuso el recurso de amparo (20 de febrero del 2024) el señor [Nombre 002] y su representación legal ya cuentan con el expediente administrativo completo. De allí que se evidencia que no se ha provocado menoscabo o lesión alguna al derecho de defensa o a cualquier derecho constitucional del accionante por lo que esta Administración solicita a la Sala Constitucional que declare sin lugar el recurso de amparo interpuesto. Sin perjuicio de lo dicho y en caso de que sea criterio de la Sala Constitucional que procede declarar con lugar el recurso de amparo interpuesto. solicitamos que se absuelva a RECOPE de la condenatoria en costas, daños y perjuicios (…)”.

4.- En los procedimientos seguidos se han observado las prescripciones legales.

Redacta el Magistrado Solano Aguilar; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO. El recurrente acusa que, pese a requerirlo en reiteradas ocasiones desde el 22 de diciembre de 2023, Recope no ha otorgado una copia del expediente [Valor 003], en el que el tutelado figura como denunciante.

II.- HECHOS PROBADOS. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos:

• a)El amparado labora en Recope y figura como denunciante en el expediente [Valor 003]. (Ver prueba documental).
• b)En la resolución [Valor 004] de las 14:50 horas del 29 de noviembre de 2023, el órgano instructor del procedimiento disciplinario aperturó el procedimiento e indicó que el expediente estaría a disposición en la Asesoría Jurídica de Recope ubicado en el tercer piso del edificio Hernán Garrón Salazar. También se consignó “(…) no se omite señalar a la investigada, que cualquier comunicación con este órgano instructor puede realizarla a través de los canales oficiales de la empresa, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] o a los teléfonos (…)”. (Ver prueba documental).
• c)El 22 de diciembre de 2023, el recurrente, quien funge como apoderado especial del amparado en el expediente [Valor 003], requirió una copia actualizada de tal expediente a “Emily Vargas Rivera; [email protected]”. En respuesta, ese mismo día, desde la cuenta [email protected] se indicó que la funcionaria se encontraba de vacaciones y que, de ser algún asunto urgente, se contactara a la secretaria Fabiana Barquero Barboza. (Ver prueba documental).
• d)El 8 de enero de 2024, el tutelado requirió vía correo electrónico a las miembros del órgano director del procedimiento disciplinario una copia del expediente [Valor 003]. En respuesta, ese mismo día, desde la cuenta [email protected] se indicó que la servidora se encontraba de vacaciones y que, de ser algún asunto urgente, se contactara a la secretaria Fabiana Barquero Barboza. Por tal razón, el amparado reiteró su solicitud a “Emily Vargas Rivera; Fabiana Barquero Barboza”. (Ver prueba documental).
• e)El 12 de enero de 2024, el accionante solicitó a “[email protected] (...) [email protected]” la copia del expediente del tutelado. (Ver prueba documental).
• f)El 22 de enero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario, remitió al recurrente el memorial AJ-0039-2024 del 22 de enero de 2024 en el que se lee:

“Mediante correos electrónicos de fechas 22 de diciembre del 2023, 08 y 12 de enero del 2024, tanto su persona como el señor [Nombre 002] han solicitado a esta instrucción disciplinaria facilitar copia actualizada del expediente administrativo, del procedimiento por acoso laboral que interpusiera su representado en contra de la señora [Nombre 004], en cuanto a las gestiones formuladas, debemos indicarle que a la fecha se nos ha hecho materialmente imposible atender su solicitud por cuanto desde el día 21 de diciembre del 2023, el expediente administrativo levantado para el conocimiento del procedimiento de marras fue trasladado por el Órgano Instructor a la Gerencia de Administración y Finanzas para atender el recurso de revocatoria con apelación en subsidio que su persona interpusiera contra el dictado de las medidas cautelares; siendo que a la fecha el mismo no nos ha sido devuelto y no contamos con una copia actualizada del mismo.

En razón de lo anterior, una vez que el expediente administrativo sea devuelto a esta instrucción disciplinaria, de forma inmediata procederemos a remitírselo para lo que corresponda”. (Ver prueba documental).

• g)El 12 de febrero de 2024, el accionante formuló una gestión ante el órgano director del procedimiento disciplinario, mediante la cual indicó:

“(…) Por este medio, se solicita copia del expediente administrativo [Valor 003] a complitud (sic), ya sean copias en formato digital o físico; en caso de que se requiera seguir algún procedimiento para obtener las copias del expediente administrativo o efectuar cancelación de algún monto en particular, se agradece de antemano la indicación correspondiente.

Se aprovecha el presente medio para remarcar que, en el traslado de cargos se apuntó mecanismo para acceder al expediente administrativo; de los ordinales 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública, no se deriva alguna restricción legítima de acceso al expediente administrativo bajo la premisa de que el expediente se encuentre siendo de conocimiento de los órganos de alta jerarquía de la Administración, por lo que se requiere nuevamente se brinde copia del expediente administrativo completo o en su defecto, se habilite un mecanismo bajo el cual pueda obtenerse una copia del mismo (…)”. (Ver prueba documental).

• h)El 13 de febrero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario, remitió al recurrente el memorial AJ-0176-2024 del 13 de febrero de 2024 dirigido al gerente de Administración y Finanzas de Recope en el que indica: “(…) Siendo, que a la fecha esta instrucción adolece del expediente físico del señor [Nombre 002], al continuar el mismo en la Gerencia de Administración y Finanzas resolviéndose las gestiones presentadas por el señor [Nombre 002] y [Nombre 004], se le solicita la interposición de sus buenos oficios para que en calidad de préstamo nos facilite el expediente administrativo (de ser posible en un plazo de 24 horas) y poder cumplir nosotras como órgano instructor de procedimiento ante el Licenciado [Nombre 001], una vez atendida la gestión nuevamente se devolverá el mismo para que se continúe con los trámites correspondientes (…)”. (Ver prueba documental).
• i)A las 14:56 horas del 20 de febrero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario envió al correo electrónico del recurrente y al correo institucional del amparado en el que indicó: “Por medio de la presente se remite el expediente actualizado, para lo que tenga a bien manifestar, los detalles se indican en el oficio que se adjunta (…)”. Además, se adjuntó un archivo con el nombre “GAF-0998-2023-OF-063-[Nombre 004] (3).pdf”. (Ver prueba documental).
• j)El 23 de febrero de 2024, las autoridades recurridas fueron notificadas de la resolución de curso de este recurso. (Ver actas de notificación).

III.- SOBRE EL CASO CONCRETO. En el sub lite, el recurrente acusa que, pese a requerirlo en reiteradas ocasiones desde el 22 de diciembre de 2023, Recope no ha otorgado una copia del expediente [Valor 003], en el que el tutelado figura como denunciante.

El Tribunal constata que el amparado labora en Recope y figura como denunciante en el expediente [Valor 003]. En la resolución [Valor 004] de las 14:50 horas del 29 de noviembre de 2023, el órgano instructor del procedimiento disciplinario aperturó el procedimiento e indicó que el expediente estaría a disposición en la Asesoría Jurídica de Recope ubicado en el tercer piso del edificio Hernán Garrón Salazar. También se consignó “(…) no se omite señalar a la investigada, que cualquier comunicación con este órgano instructor puede realizarla a través de los canales oficiales de la empresa, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] o a los teléfonos (…)”. El 22 de diciembre de 2023, el recurrente, quien funge como apoderado especial del amparado en el expediente [Valor 003], requirió una copia actualizada de tal expediente a “Emily Vargas Rivera; [email protected]”. En respuesta, ese mismo día, desde la cuenta [email protected] se indicó que la funcionaria se encontraba de vacaciones y que, de ser algún asunto urgente, se contactara a la secretaria Fabiana Barquero Barboza. El 8 de enero de 2024, el tutelado requirió vía correo electrónico a las miembros del órgano director del procedimiento disciplinario una copia del expediente [Valor 003]. En respuesta, ese mismo día, desde la cuenta [email protected] se indicó que la servidora se encontraba de vacaciones y que, de ser algún asunto urgente, se contactara a la secretaria Fabiana Barquero Barboza. Por tal razón, el amparado reiteró su solicitud a “Emily Vargas Rivera; Fabiana Barquero Barboza”. El 12 de enero de 2024, el accionante solicitó a “[email protected] (...) [email protected]” la copia del expediente del tutelado. El 22 de enero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario, remitió al recurrente el memorial AJ-0039-2024 del 22 de enero de 2024 en el que se lee: “Mediante correos electrónicos de fechas 22 de diciembre del 2023, 08 y 12 de enero del 2024, tanto su persona como el señor [Nombre 002] han solicitado a esta instrucción disciplinaria facilitar copia actualizada del expediente administrativo, del procedimiento por acoso laboral que interpusiera su representado en contra de la señora [Nombre 004], en cuanto a las gestiones formuladas, debemos indicarle que a la fecha se nos ha hecho materialmente imposible atender su solicitud por cuanto desde el día 21 de diciembre del 2023, el expediente administrativo levantado para el conocimiento del procedimiento de marras fue trasladado por el Órgano Instructor a la Gerencia de Administración y Finanzas para atender el recurso de revocatoria con apelación en subsidio que su persona interpusiera contra el dictado de las medidas cautelares; siendo que a la fecha el mismo no nos ha sido devuelto y no contamos con una copia actualizada del mismo. En razón de lo anterior, una vez que el expediente administrativo sea devuelto a esta instrucción disciplinaria, de forma inmediata procederemos a remitírselo para lo que corresponda” (el destacado fue agregado). El 12 de febrero de 2024, el accionante formuló una gestión ante el órgano director del procedimiento disciplinario, mediante la cual indicó: “(…) Por este medio, se solicita copia del expediente administrativo [Valor 003] a complitud (sic), ya sean copias en formato digital o físico; en caso de que se requiera seguir algún procedimiento para obtener las copias del expediente administrativo o efectuar cancelación de algún monto en particular, se agradece de antemano la indicación correspondiente. Se aprovecha el presente medio para remarcar que, en el traslado de cargos se apuntó mecanismo para acceder al expediente administrativo; de los ordinales 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública, no se deriva alguna restricción legítima de acceso al expediente administrativo bajo la premisa de que el expediente se encuentre siendo de conocimiento de los órganos de alta jerarquía de la Administración, por lo que se requiere nuevamente se brinde copia del expediente administrativo completo o en su defecto, se habilite un mecanismo bajo el cual pueda obtenerse una copia del mismo (…)”. El 13 de febrero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario, remitió al recurrente el memorial AJ-0176-2024 del 13 de febrero de 2024 dirigido al gerente de Administración y Finanzas de Recope en el que indica: “(…) Siendo, que a la fecha esta instrucción adolece del expediente físico del señor [Nombre 002], al continuar el mismo en la Gerencia de Administración y Finanzas resolviéndose las gestiones presentadas por el señor [Nombre 002] y [Nombre 004], se le solicita la interposición de sus buenos oficios para que en calidad de préstamo nos facilite el expediente administrativo (de ser posible en un plazo de 24 horas) y poder cumplir nosotras como órgano instructor de procedimiento ante el Licenciado [Nombre 001], una vez atendida la gestión nuevamente se devolverá el mismo para que se continúe con los trámites correspondientes (…)”. Finalmente, a las 14:56 horas del 20 de febrero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario envió al correo electrónico del recurrente y al correo institucional del amparado en el que indicó: “Por medio de la presente se remite el expediente actualizado, para lo que tenga a bien manifestar, los detalles se indican en el oficio que se adjunta (…)”. Además, se adjuntó un archivo con el nombre “[Valor 005] (3).pdf”.

Visto lo anterior, se estima pertinente traer a colación lo indicado en la sentencia n.° 2020020320 de las 9:20 horas del 23 de octubre de 2020:

“Al respecto, este Tribunal ha indicado en sus antecedentes que, en términos generales y con las excepciones que se detallarán, la información contenida en los expedientes administrativos disciplinarios una vez que culminan, sí puede ser entregada a los solicitantes. Lo anterior, por cuanto ya se han respetado las garantías del derecho de defensa, de la intimidad, el principio de inocencia y se ha llegado a la verdad real del procedimiento (artículo 214 de la Ley General de la Administración Pública). En la sentencia n.°2010-5101, la Sala concluyó lo siguiente:

“Una vez que se ha dictado la resolución, sí debe garantizarse a todo ciudadano el acceso a la información contenida en el expediente administrativo, dado que ya se ha producido un acto final con base en la prueba recibida en el expediente y en cumplimiento de los aspectos que componen el debido proceso, tales como la adecuada fundamentación y el derecho de defensa”. (Criterio reiterado en la sentencia 2011-000740).

Esta Sala ha realizado dicho matiz dependiendo de la etapa en la que se encuentra el procedimiento administrativo, enfatizando que una vez dictado el acto final, el expediente puede ser consultado públicamente:

“existen, al menos, tres etapas en una investigación administrativa, cada una de las cuales se caracteriza por un grado distinto de acceso a la información. La primera se refiere al inicio de la denominada investigación preliminar, que puede comenzar con una denuncia, como en este caso, o con una actuación de oficio del Estado. Esta fase se relaciona con las primeras averiguaciones y pesquisas que realiza la Administración con el fin de determinar si en efecto hay mérito para iniciar un procedimiento administrativo formal. En este momento, la documentación recopilada y los dictámenes al efecto resultan confidenciales para cualquier persona en la medida que, por un lado, se deben garantizar los resultados de la investigación y, por otro lado, no existe certeza aún sobre la procedencia o no de lo denunciado. La segunda fase comprende el momento desde que empieza un procedimiento administrativo, normalmente a partir de una investigación preliminar, hasta que se comunica la resolución final del mismo. (…) Con excepción de la partes (sic), durante tal segunda etapa ninguna otra persona puede tener acceso al expediente administrativo correspondiente, puesto que aún la Administración no ha concluido si el acto investigado efectivamente sucedió y de qué forma, o si existe mérito o no para una sanción. En la última etapa, que concluye con la notificación de la resolución final de la investigación a las partes, cesa la confidencialidad de la información contenida en el expediente administrativo correspondiente, que por versar sobre cuestiones relacionadas con el desempeño de los servidores estatales resulta de evidente interés público y debe estar a disposición de todo ciudadano”. (Lo destacado no corresponde al original). Ver sentencia 2003-002462, criterio reiterado en votos 2017-015059, 2018-05768 y 2020-013934, entre otros)”.

Ahora bien, de la lectura integral del escrito de interposición se desprende que en lo fondo lo acusado versa sobre la falta de atención diligente y célere de las autoridades de Recope en proporcionar una copia del expediente [Valor 003], pese a haberla peticionado en fechas 22 de diciembre de 2023, 8 y 12 de enero, así como el 12 de febrero, todos de 2024. Al respecto, la Sala verifica que, ante las primeras tres solicitudes, por memorial AJ-0039-2024 del 22 de enero de 2024, el órgano director del procedimiento disciplinario explicó la imposibilidad de atender las solicitudes, debido a que el expediente en cuestión fue trasladado al órgano instructor para atender una impugnación. Asimismo, en relación con la solicitud formulada el 12 de febrero de 2024, Recope remitió al accionante el oficio AJ-0176-2024 del 13 de febrero de 2024 dirigido al gerente de Administración y Finanzas de Recope en el que requirió proporcionar el expediente supramencionado por al menos 24 horas para atender las solicitudes de copia objeto de este recurso. Sobre el particular, lleva razón la parte accionante que el accionar de Recope en relación con las peticiones de acceso al expediente de marras resulta lesivo de los derechos fundamentales, debido a que el hecho de que este sea objeto de un recurso ante una instancia superior no conlleva la imposibilidad de que las partes puedan acceder al expediente. Pese a ello, de los autos se desprende que la situación que conculcaba los derechos fundamentales fue corregida por Recope de previo a que las autoridades recurridas fueran notificadas de la resolución de curso de este recurso -hecho que acaeció el 23 de febrero de 2024-, toda vez que se acredita que, a las 14:56 horas del 20 de febrero de 2024, Emily Vargas Rivera, miembro del órgano director del procedimiento disciplinario envió al correo electrónico del recurrente y al correo institucional del amparado en el que indicó: “Por medio de la presente se remite el expediente actualizado, para lo que tenga a bien manifestar, los detalles se indican en el oficio que se adjunta (…)”. Además, se adjuntó un archivo con el nombre “GAF-0998-2023-OF-063-[Nombre 004] (3).pdf”.

En virtud de lo anterior, dado que la situación que lesionaba los derechos fundamentales de la parte amparada fue corregida de previo a que las autoridades recurridas fueron notificadas de la resolución de curso de este recurso, el Tribunal no observa alguna acción u omisión que en este momento merezca ser objeto de conocimiento de esta sede especializada. Por ende, se declara sin lugar el recurso.

IV.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Se previene a las partes que de haber aportado algún documento en papel, así como objetos o pruebas contenidos en algún dispositivo de carácter electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho en el plazo máximo de 30 días hábiles contado a partir de la notificación de esta sentencia. Se advierte que será destruido todo aquel material no retirado dentro de este plazo, según lo dispuesto en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en el artículo XXVI de la sesión nro. 27-11 del 22 de agosto de 2011, publicado en el Boletín Judicial nro. 19 del 26 de enero de 2012, así como en el acuerdo de Consejo Superior del Poder Judicial, aprobado en el artículo LXXXI de la sesión nro. 43-12 celebrada el 3 de mayo de 2012.

Por tanto:

Se declara sin lugar el recurso.

Fernando Castillo V.

Fernando Cruz C.

Luis Fdo. Salazar A.

Anamari Garro V.

Ingrid Hess H.

Alejandro Delgado F.

Jorge Isaac Solano A.

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