Third-party access to stormwater drainage file with academic interestAcceso de terceros a expediente de desfogue pluvial con interés académico

**Resolution No. 30172 - 2022** **Date of Resolution:** December 16, 2022, at 13:46 **Expediente:** 22-025887-0007-CO **Drafted by:** Luis Fdo. Salazar Alvarado **Type of Matter:** *Amparo* petition **Analyzed by:** SALA CONSTITUCIONAL **Relevance Indicators** Relevant judgment **Content of Interest:** **Strategic Themes:** Human Rights **Type of content:** Majority vote **Branch of Law:** 4. GUARANTEE MATTERS **Topic:** INFORMATION **Subtopics:** **Topic:** PETITION **Subtopics:** DENIAL.

30172-22. PETITION. INFORMATION. THE DELIVERY OF THE ADMINISTRATIVE FILE (EXPEDIENTE) REQUESTED FROM THE MUNICIPALITY OF SAN RAMÓN, REGARDING A STORM DRAINAGE PROJECT, WHICH WAS DENIED TO THE PETITIONER, IS ORDERED. VCG02/2023 “(…) I.- PURPOSE OF THE *AMPARO* PETITION. The petitioner claims that on October 3, 2022, he filed a request before the Municipality of San Ramón; however, as of the date this petition was filed, he has not received a response.

II.- PROVEN FACTS. Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly proven, either because they have been accredited as such or because the respondent has omitted referring to them, according to the provisions of the initial order:

• 1)On October 3, 2022, the petitioner made a formal request to the Municipality of San Ramón, in which he requested a copy of the administrative file (expediente administrativo) titled: "Urban Planning File Application for Approval of Storm Drainage for a Potential Individual Farms Project in San Ramón, Piedades Norte" (evidence provided).
• 2)The petitioner was informed, verbally and via email, that the file (expediente) contained information protected by law and that it corresponds to a file (expediente) in progress, in which he is not a party, and that therefore the requested information would not be provided to him (report rendered).

III.- On the right to petition and access to public information. This Court has indicated that the right to petition and a prompt response encompasses a double aspect, as it implies not only the right held by every citizen to address any official or public entity in order to present a matter of interest or request specific information, but also obligates the Administration to receive and respond to them within a ten-day period, in accordance with Article 27 of the Political Constitution and numeral 32 of the *Ley de la Jurisdicción Constitucional*. For this reason, it must issue a timely response, without denial of any kind, although the exception exists if it cannot fulfill the request within the aforementioned period; consequently, it must communicate the impossibility of resolving it and set a reasonable period within which it will address the request. For its part, Article 30 of the Political Constitution embodies the right of individuals to access information of public interest held by authorities and, consequently, the duty of the latter to deliver said information immediately if what is requested is available, all without prejudice to the existence of possible exceptions in which information must be kept confidential in consideration of the protection of relevant rights and interests, formally recognized.

IV.- ON THE MERITS. In the *sub examine*, it is deemed accredited that the petitioner, on October 3, 2022, made a formal request to the Municipality of San Ramón, in which he requested a copy of the administrative file (expediente administrativo) titled: "Urban Planning File Application for Approval of Storm Drainage for a Potential Individual Farms Project in San Ramón, Piedades Norte." Now, according to the report rendered by the respondent authority, it states that the petitioner was informed verbally and via email that the file (expediente) contained information protected by law and that what was requested corresponds to a file (expediente) that is in progress, without him being a party. However, this thesis is not acceptable. In accordance with canon 271 of the *Ley General de la Administración Pública* (LGAP), an administrative file (expediente administrativo) must be kept for every procedure, a piece that must reflect all the actions carried out during the course of the proceeding, allowing verification of the existence of the various actions of the parties, their allegations, refutations, as well as the background and evidence based on which the final decision on that cause is adopted. It constitutes, therefore, the material record of the procedure and a control parameter for its validity, as well as for the administrative act that rules on the debated issue. Under a scheme of procedural guarantees, it is evident that the parties to the cause have access to that file (legajo), with the legitimate limitations that may apply depending on the object under analysis. Thus, precept 273 of the LGAP establishes certain scenarios for restricting access to the brief (líbelo), such as the scenario of information that could confer an undue advantage to one of the parties, reveal confidential information of one of them, as in the case of a tax determinative or sanctioning procedure, or when there is a matter that may be considered a state secret. Even so, numeral 272 in relation to 136 and 274 of the LGAP mandates that this restriction be duly motivated, stating unequivocally the reasons giving rise to such treatment.

Now, under the understanding of the public interest that underlies many matters brought before the Administration, it is clear that there are procedures whose object transcends an individualistic impact on specific legal spheres, and on the contrary, relate to aspects of marked general public interest, such as environmental, urban planning, public domain (demanial), provision of public services, setting of rates for delegated or directly provided public services, among many others. In such cases, although it is possible that the initiation of the cause may derive from an individual action, the impact and scope of the object treated have a broader incidence, which broadens the legitimacy of access to that public data by third parties who are not formally parties to the procedure. Even indeed, the same Article 272, first paragraph, specifies that besides the parties and their representatives, any lawyer (abogado) may have access to those files (legajos). Of course, such access is not unrestricted, as otherwise, any person could intervene in private causes and access data on which no legitimate interest has been proven. Hence, the condition for access to the administrative file (expediente), beyond the parties, requires the assertion of, at least, a legitimate interest, as a derivation from what is indicated by constitutional numeral 49, third paragraph, in relation to 275 of the LGAP.

In the case under examination, the petitioner demonstrated before the respondent local body a legitimate academic interest, as the access to the file (legajo) was motivated by the preparation of a thesis to obtain an academic degree at the Faculty of Law of the University of Costa Rica. It is also on record that the request for obtaining data was signed by the tutor or substantive director of that research, who is indeed a lawyer (abogada), an aspect that was not rebutted by the respondent entity. In this Court's judgment, considering the object of the cause, i.e., "Application for approval. Storm drainage for a potential Individual Farms Project in San Ramón. Piedades Norte," and the assertion of a scientific research interest, as well as the authorization of a legal professional to access the documents, the denial issued by the respondent Administration proves to be arbitrary, to the extent that aside from what was indicated regarding the plans, which were denied due to their confidential nature, a response accepted by the requester, the truth of the matter is that the justification for denying the provision of the remaining data from the file (legajo) is limited to stating that he is not a party to the procedure. However, the subject of storm drainage for a potential individual farms project has a relevance component within the framework of academic research in environmental and urban planning matters, such that an objective and legitimate criterion for restricting access is not observed, nor has the Administration demonstrated one, beyond the simple reference to a subjective limitation, which turns out to be a restrictive and biased view of the mandate of 272 of the LGAP, ignoring the normative authorization for access by third parties who are lawyers (abogados), with the stated clarifications.

Therefore, this *amparo* petition must be granted, as is hereby ordered. (…)” **Legislative and Doctrinal Citations** **Content of Interest:** **Type of content:** Majority vote **Branch of Law:** 1. POLITICAL CONSTITUTION WITH JURISPRUDENCE **Topic:** 027- Petition **Subtopics:** NOT APPLICABLE.

ARTICLE 27 OF THE POLITICAL CONSTITUTION “(…) III.- On the right to petition and access to public information. This Court has indicated that the right to petition and a prompt response encompasses a double aspect, as it implies not only the right held by every citizen to address any official or public entity in order to present a matter of interest or request specific information, but also obligates the Administration to receive and respond to them within a ten-day period, in accordance with Article 27 of the Political Constitution and numeral 32 of the *Ley de la Jurisdicción Constitucional*. For this reason, it must issue a timely response, without denial of any kind, although the exception exists if it cannot fulfill the request within the aforementioned period; consequently, it must communicate the impossibility of resolving it and set a reasonable period within which it will address the request. For its part, Article 30 of the Political Constitution embodies the right of individuals to access information of public interest held by authorities and, consequently, the duty of the latter to deliver said information immediately if what is requested is available, all without prejudice to the existence of possible exceptions in which information must be kept confidential in consideration of the protection of relevant rights and interests, formally recognized. (…)” VCG02/2023 **Text of the resolution** Res. No. 2022-030172 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at thirteen hours and forty-six minutes on December sixteenth, two thousand twenty-two.

*Amparo* petition processed in expediente number 22-025887-0007-CO, filed by WILBERTH LOBO ZÚÑIGA, identity card number 0207480745, against the MUNICIPALITY OF SAN RAMON DE ALAJUELA.

**Resulting:** 1.- By writ presented via Gestión en Línea and incorporated into the electronic expediente on November 14, 2022, the petitioner files an *amparo* petition against the Municipality of San Ramón. He states that on October 3, 2022, he made a formal request to the Municipality of San Ramón, requesting a copy of the administrative file (expediente administrativo) titled: "Urban Planning File Application for Approval of Storm Drainage for a Potential Individual Farms Project in San Ramón, Piedades Norte." He indicates that this request was received by Mr. Gustavo Andrés Barrantes Mena. He clarifies that the request is based on the intention to develop a case study for the Final Graduation Project (Thesis) at the University of Costa Rica, which he is developing together with his thesis partner, Mariel Jiménez Rojas. He explains that, since neither of them is a legal professional, the request has the endorsement of the thesis director, Msc. Tatiana Rodríguez Herrera, who is a lawyer (abogada). He mentions that on the day the request was delivered, he was not given a copy of the file (expediente) immediately, as he was told that copies could not be made of the existing plans in the file (expediente), to which he replied that this was not a problem. He then left to wait for information on how to proceed to obtain the copy of the file (expediente). Subsequently, on October 19, 2022, he received an email from Gustavo Barrantes Mena, indicating a meeting to coordinate or review the request. He affirms that the meeting took place on October 25, 2022, via telephone, and the only thing they were asked was "what part of the file (expediente) did he require?", to which he answered the entire file (expediente), except for those documents from which copies could not be made. He adds that a couple more emails have been sent to Mr. Gustavo Barrantes Mena to check the status of the request or whether it is possible to obtain a copy of the administrative file (expediente administrativo), but no response is received, despite more than one month having passed. He asserts that the denial to deliver the copy of the file (expediente) is affecting him and his thesis partner, as the described delay has set them back in the development of their Final Graduation Project. He considers his fundamental rights violated. He requests the intervention of this Court.

2.- By resolution issued at 16:16 hours on November 17, 2022, this *amparo* process was commenced and a report was requested from the Mayor of San Ramón, so that he could address the facts alleged in this petition.

3.- A report is rendered, under oath, by Nixon Gerardo Ureña Guillen, in his capacity as Mayor of San Ramón. He states that it is true that the petitioner made a request regarding access to the administrative file (expediente administrativo) called "Application for approval. Storm drainage for a potential Individual Farms Project in San Ramón. Piedades Norte," by means of a written note indicating that said access is for the purpose of conducting a Final Degree Thesis in the law program. Note signed by the interested party's thesis director. He expresses that it is true that the protected party was verbally and via email informed that the file (expediente) contained information protected by Law. Specifically, by copyrights, especially regarding the plans of the project to be carried out. He points out that it is true that access to the file (expediente) the protected party wishes to consult has not been granted, as it is a file (expediente) in which a series of administrative claims have been filed and whose recourses stage has not yet concluded. He notes that it is important to observe that the petitioner, as stated in his writ, is a person currently studying law and is not a party to the file (expediente) in question. For this reason, and as stipulated by the *Ley General de la Administración Pública*, access to the file (expediente) has limitations as it can only be accessed by the parties to the process (Art. 272 *Ley General de la Administración Pública*). He states that on the occasion of the filing of this *amparo* petition, official letter MSR-AM-GM-GJ-537-2022 was sent to the protected party on November 30, 2022, with the considerations regarding why the Municipal Administration considers he is not entitled to consult the corresponding file (expediente). He requests that the petition be dismissed.

4.- In the proceedings conducted, the legal requirements have been observed.

Drafted by Magistrate Salazar Alvarado; and, **Considering:** I.- PURPOSE OF THE *AMPARO* PETITION. The petitioner claims that on October 3, 2022, he filed a request before the Municipality of San Ramón; however, as of the date this petition was filed, he has not received a response.

II.- PROVEN FACTS. Of importance for the decision in this matter, the following facts are deemed duly proven, either because they have been accredited as such or because the respondent has omitted referring to them, according to the provisions of the initial order:

• 1)On October 3, 2022, the petitioner made a formal request to the Municipality of San Ramón, in which he requested a copy of the administrative file (expediente administrativo) titled: "Urban Planning File Application for Approval of Storm Drainage for a Potential Individual Farms Project in San Ramón, Piedades Norte" (evidence provided).
• 2)The petitioner was informed, verbally and via email, that the file (expediente) contained information protected by law and that it corresponds to a file (expediente) in progress, in which he is not a party, and that therefore the requested information would not be provided to him (report rendered).

III.- On the right to petition and access to public information. This Court has indicated that the right to petition and a prompt response encompasses a double aspect, as it implies not only the right held by every citizen to address any official or public entity in order to present a matter of interest or request specific information, but also obligates the Administration to receive and respond to them within a ten-day period, in accordance with Article 27 of the Political Constitution and numeral 32 of the *Ley de la Jurisdicción Constitucional*. For this reason, it must issue a timely response, without denial of any kind, although the exception exists if it cannot fulfill the request within the aforementioned period; consequently, it must communicate the impossibility of resolving it and set a reasonable period within which it will address the request. For its part, Article 30 of the Political Constitution embodies the right of individuals to access information of public interest held by authorities and, consequently, the duty of the latter to deliver said information immediately if what is requested is available, all without prejudice to the existence of possible exceptions in which information must be kept confidential in consideration of the protection of relevant rights and interests, formally recognized.

IV.- ON THE MERITS. In the *sub examine*, it is deemed accredited that the petitioner, on October 3, 2022, made a formal request to the Municipality of San Ramón, in which he requested a copy of the administrative file (expediente administrativo) titled: "Urban Planning File Application for Approval of Storm Drainage for a Potential Individual Farms Project in San Ramón, Piedades Norte." Now, according to the report rendered by the respondent authority, it states that the petitioner was informed verbally and via email that the file (expediente) contained information protected by law and that what was requested corresponds to a file (expediente) that is in progress, without him being a party. However, this thesis is not acceptable. In accordance with canon 271 of the *Ley General de la Administración Pública* (LGAP), an administrative file (expediente administrativo) must be kept for every procedure, a piece that must reflect all the actions carried out during the course of the proceeding, allowing verification of the existence of the various actions of the parties, their allegations, refutations, as well as the background and evidence based on which the final decision on that cause is adopted. It constitutes, therefore, the material record of the procedure and a control parameter for its validity, as well as for the administrative act that rules on the debated issue. Under a scheme of procedural guarantees, it is evident that the parties to the cause have access to that file (legajo), with the legitimate limitations that may apply depending on the object under analysis. Thus, precept 273 of the LGAP establishes certain scenarios for restricting access to the brief (líbelo), such as the scenario of information that could confer an undue advantage to one of the parties, reveal confidential information of one of them, as in the case of a tax determinative or sanctioning procedure, or when there is a matter that may be considered a state secret. Even so, numeral 272 in relation to 136 and 274 of the LGAP mandates that this restriction be duly motivated, stating unequivocally the reasons giving rise to such treatment.

Now, under the understanding of the public interest that underlies many matters brought before the Administration, it is clear that there are procedures whose object transcends an individualistic impact on specific legal spheres, and on the contrary, relate to aspects of marked general public interest, such as environmental, urban planning, public domain (demanial), provision of public services, setting of rates for delegated or directly provided public services, among many others. In such cases, although it is possible that the initiation of the cause may derive from an individual action, the impact and scope of the object treated have a broader incidence, which broadens the legitimacy of access to that public data by third parties who are not formally parties to the procedure. Even indeed, the same Article 272, first paragraph, specifies that besides the parties and their representatives, any lawyer (abogado) may have access to those files (legajos). Of course, such access is not unrestricted, as otherwise, any person could intervene in private causes and access data on which no legitimate interest has been proven. Hence, the condition for access to the administrative file (expediente), beyond the parties, requires the assertion of, at least, a legitimate interest, as a derivation from what is indicated by constitutional numeral 49, third paragraph, in relation to 275 of the LGAP.

In the case under examination, the petitioner demonstrated before the respondent local body a legitimate academic interest, as the access to the file (legajo) was motivated by the preparation of a thesis to obtain an academic degree at the Faculty of Law of the University of Costa Rica. It is also on record that the request for obtaining data was signed by the tutor or substantive director of that research, who is indeed a lawyer (abogada), an aspect that was not rebutted by the respondent entity. In this Court's judgment, considering the object of the cause, i.e., "Application for approval. Storm drainage for a potential Individual Farms Project in San Ramón. Piedades Norte," and the assertion of a scientific research interest, as well as the authorization of a legal professional to access the documents, the denial issued by the respondent Administration proves to be arbitrary, to the extent that aside from what was indicated regarding the plans, which were denied due to their confidential nature, a response accepted by the requester, the truth of the matter is that the justification for denying the provision of the remaining data from the file (legajo) is limited to stating that he is not a party to the procedure. However, the subject of storm drainage for a potential individual farms project has a relevance component within the framework of academic research in environmental and urban planning matters, such that an objective and legitimate criterion for restricting access is not observed, nor has the Administration demonstrated one, beyond the simple reference to a subjective limitation, which turns out to be a restrictive and biased view of the mandate of 272 of the LGAP, ignoring the normative authorization for access by third parties who are lawyers (abogados), with the stated clarifications.

Therefore, this *amparo* petition must be granted, as is hereby ordered.

V.- DOCUMENTATION PROVIDED TO THE EXPEDIENTE. The parties are warned that if any paper document has been provided, as well as objects or evidence contained in any additional electronic, computer, magnetic, optical, telematic device or one produced by new technologies, these must be removed from the office within a maximum period of thirty business days counted from the notification of this judgment. Otherwise, all material not removed within this period will be destroyed, according to the provisions of the "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial," approved by the Corte Plena in Session No. 27-11 of August 22, 2011, article XXVI and published in the Boletín Judicial No. 19 of January 26, 2012, as well as in the agreement approved by the Consejo Superior del Poder Judicial in Session No. 43-12 held on May 3, 2012, article LXXXI.

**Therefore:** The petition is granted. Nixon Gerardo Ureña Guillen, in his capacity as Mayor of San Ramón, or whoever holds that position, is ordered to take the corresponding measures within his sphere of competence so that, within a maximum period of ten days following notification of this judgment, the protected party is provided with the information requested in the request filed on October 3, 2022. This, with the exceptions of any information restricted in accordance with the parameters imposed by precept 273 of the *Ley General de Administración Pública*, as well as with the safeguarding of any sensitive data. The foregoing, under the warning that, in accordance with the provisions of Article 71 of the *Ley de la Jurisdicción Constitucional*, imprisonment of three months to two years, or a fine of twenty to sixty days, shall be imposed on anyone who receives an order that must be complied with or enforced, issued in an *amparo* petition, and does not comply with it or cause it to be complied with, provided that the offense is not more severely punished. The Municipality of San Ramón is ordered to pay the costs, damages, and losses caused by the facts serving as the basis for this declaration, which shall be liquidated in the execution of the sentence in the administrative contentious jurisdiction. Notify.

Fernando Cruz C.

Acting President Paul Rueda L. Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G. Anamari Garro V.

José Roberto Garita N. Aracelly Pacheco S.

**Observations from SALA CONSTITUCIONAL** voted by ballot Classification prepared by SALA CONSTITUCIONAL of the Judicial Branch. Reproduction and/or distribution for profit is prohibited.

It is a faithful copy of the original - Taken from Nexus.PJ on: 05-08-2026 16:48:27.

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL Indicadores de Relevancia Sentencia relevante Contenido de Interés:

Temas Estrategicos: Derechos Humanos Tipo de contenido: Voto de mayoría Rama del Derecho: 4. ASUNTOS DE GARANTÍA Tema: INFORMACIÓN Subtemas:

Tema: PETICIÓN Subtemas:

DENEGATORIA.

30172-22. PETICIÓN. INFORMACIÓN. SE ORDENA ENTREGA DE EXPEDIENTE SOLICITADO EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN RAMÓN, SOBRE UN PROYECTO DE DESFOGUE PLUVIAL, EL CUAL LE FUE NEGADO A LA RECURRENTE. VCG02/2023 “(…) I.- OBJETO DEL RECURSO. El recurrente reclama que el 3 de octubre de 2022, interpuso ante la Municipalidad de San Ramón una gestión; empero, a la fecha de interposición de este recurso no ha recibido respuesta.

II.- HECHO PROBADOS. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque el recurrido haya omitido referirse a ellos, según lo prevenido en el auto inicial:

• 1)El 3 de octubre del 2022, el recurrente realizó una solicitud formal a la Municipalidad de San Ramón, donde se solicitó copia del expediente administrativo denominado: "Planificación Urbana Expediente Solicitud de Visto Bueno para Desfogue Pluvial de Eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón Piedades Norte" (prueba aportada).
• 2)Al recurrente se le indicó, en forma verbal y por correo electrónico, que el expediente contaba con información protegida por ley y que corresponde a un expediente en trámite, en el cual él no es parte, por lo que no se le brindaría la información solicitada (informe rendido).

III.- Sobre el derecho de petición y acceso a la información pública. Este Tribunal ha señalado que el derecho de petición y pronta respuesta, encierra una doble vertiente, ya que implica no sólo el derecho que ostenta todo ciudadano para dirigirse a cualquier funcionario o entidad oficial, con el fin de exponer un asunto de su interés, o bien solicitar determinada información, sino además obliga a la Administración a recibir y responder las mismas dentro del plazo de diez días, de acuerdo con el artículo 27, de la Constitución Política, y el numeral 32, de la Ley de la Jurisdicción Constitucional. Por lo anterior, debe emitir la respuesta oportuna, sin denegación de ninguna especie, empero cabe la excepción de que no pueda cubrir la petición dentro del plazo referido, en consecuencia, deberá comunicar la imposibilidad para resolver y fijará un plazo razonable dentro del cual atenderá la solicitud. Por su parte, el artículo 30, de la Constitución Política, recoge el derecho de las personas de acceder a la información de interés público en poder de las autoridades y -consecuentemente- el deber de éstas de entregar dicha información de forma inmediata si lo pedido está disponible y todo lo anterior sin perjuicio la existencia de posibles excepciones en las que la información debe reservarse en atención a la protección de derechos e intereses relevantes, reconocidos formalmente.

IV.- SOBRE EL FONDO. En el sub examine, se tiene por acreditado que el recurrente, el 3 de octubre del 2022, realizó una solicitud formal a la Municipalidad de San Ramón, donde se solicitó copia del expediente administrativo denominado: "Planificación Urbana Expediente Solicitud de Visto Bueno para Desfogue Pluvial de Eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón Piedades Norte".

Ahora bien, acorde al informe rendido por la autoridad recurrida, expresa que al recurrente se le indicó en forma verbal y por correo electrónico, que el expediente contaba con información protegida por ley y que lo solicitado corresponde a un expediente que está en trámite, sin que él sea parte. No obstante, tal tesis no es de recibo. De conformidad con el canon 271 de la Ley General de la Administración Pública, de todo procedimiento deberá llevarse un expediente administrativo, pieza que deberá reflejar la totalidad de actuaciones que se concretan en el curso del trámite, que permite comprobar la existencia de las diversas actuaciones de las partes, sus alegaciones, refutaciones, así como los antecedentes y elementos de convicción a partir de los cuales se adopta la decisión final de esa causa. Constituye por ende la comprobación material del procedimiento y parámetro de control de su validez, así como la del acto administrativo que se pronuncie sobre el tema debatido. Bajo un esquema de garantías procedimentales, es evidente que las partes de la causa tienen acceso a ese legajo, con las limitaciones legítimas que puedan darse en atención al objeto que se analiza. Es así como el precepto 273 de la LGAP, estatuye algunos supuestos de restricción de acceso al líbelo, como es el supuesto de información que pueda atribuir una ventaja indebida a una de las partes, revelar información confidencial de una de ellas, como es el caso del trámite tributario determinativo o sancionatorio, o bien, cuando esté presente algún tema que pueda ser considerado como secreto de estado. Con todo, el numeral 272 en relación con el 136 y 274 de la LGAP, impone que esta restricción sea debidamente motivada, consignando de manera indubitable las razones de dan cabida a ese tratamiento.

Ahora, bajo la comprensión del interés público que subyace en muchas materias que son sometidas a conocimiento de la Administración, es claro que hay procedimientos cuyo objeto trasciende una incidencia individualista en esferas jurídicas concretas, y por el contrario, se relacionan con aspectos de marcado interés público general, como es el caso ambiental, urbanístico, demanial, prestación de servicios públicos, fijación de tarifas en servicios públicos delegados o de prestación directa, entre muchos. En tales casos, si bien puede darse la eventualidad de que la apertura de la causa derive de una acción individual, el impacto y proyección del objeto tratado, tienen una incidencia más amplia, lo que viene a ensanchar la legitimación de acceso a esos datos públicos por parte de terceros que no son formalmente parte dentro del procedimiento. Incluso, el mismo artículo 272 inciso primero de marras precisa que además de las partes y sus representantes, cualquier abogado puede tener acceso a esos legajos. Desde luego que dicho acceso no es irrestricto, pues de otro modo, cualquier persona podría intervenir en causas particulares y tener acceso a datos sobre los cuales, no ha acreditado interés legítimo alguno. De ahí que la condición de acceso al expediente, allende de las partes, requiere de la alegación, al menos, de un interés legítimo, como derivación de lo indicado por el numeral 49 párrafo tercero constitucional en relación con el 275 de la LGAP.

En el caso bajo examen, el recurrente acreditó ante el ente local accionado un interés legítimo de orden académico, pues el acceso al legajo se motivó en la realización del trabajo de tesis para acceder a un grado académico en la Facultad de Derecho de la Universidad de Costa Rica. Consta además que la solicitud de obtención de datos fue firmada por la tutora o directora de fondo de esa investigación, quien sí es abogada, aspecto que no fue rebatido por el ente recurrido. A juicio de este Tribunal, considerando el objeto de la causa, sea, “Solicitud de visto bueno. Desfogue pluvial de eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón. Piedades Norte”, y la alegación de un interés de orden investigativo científico, así como la habilitación de un profesional en derecho para dar acceso a las piezas, la negación dictada por la Administración recurrida resulta ser arbitraria, en la medida en que al margen de lo indicado en torno a los planos, los que fueron negados por su carácter confidencial, respuesta aceptada por el requirente, lo cierto del caso es que la justificación para negar el otorgamiento de los demás datos del legajo, se limitan a indicar que no son parte dentro del procedimiento. Empero, la temática de desfogue pluvial para un potencial proyecto de fincas individuales, tiene un componente de relevancia en el marco de investigaciones académicas en menesteres ambientales y urbanísticos, de manera que no se observa, ni ha acreditado la Administración, un criterio objetivo y legítimo de restricción de acceso, más allá de la simple referencia a una limitación de orden subjetivo, que resulta ser una visión restrictiva y parcializada del mandato 272 de la LGAP, desconociendo la habilitación normativa de acceso a terceros que sean abogados, con las precisiones dichas.

Por ende, este recurso de amparo debe ser estimado, como en efecto se dispone. (…)” ... Ver más Citas de Legislación y Doctrina Contenido de Interés:

Tipo de contenido: Voto de mayoría Rama del Derecho: 1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA CON JURISPRUDENCIA Tema: 027- Petición Subtemas:

NO APLICA.

ARTÍCULO 27 DE CONSTITUCIÓN POLÍTICA “(…) III.- Sobre el derecho de petición y acceso a la información pública. Este Tribunal ha señalado que el derecho de petición y pronta respuesta, encierra una doble vertiente, ya que implica no sólo el derecho que ostenta todo ciudadano para dirigirse a cualquier funcionario o entidad oficial, con el fin de exponer un asunto de su interés, o bien solicitar determinada información, sino además obliga a la Administración a recibir y responder las mismas dentro del plazo de diez días, de acuerdo con el artículo 27, de la Constitución Política, y el numeral 32, de la Ley de la Jurisdicción Constitucional. Por lo anterior, debe emitir la respuesta oportuna, sin denegación de ninguna especie, empero cabe la excepción de que no pueda cubrir la petición dentro del plazo referido, en consecuencia, deberá comunicar la imposibilidad para resolver y fijará un plazo razonable dentro del cual atenderá la solicitud. Por su parte, el artículo 30, de la Constitución Política, recoge el derecho de las personas de acceder a la información de interés público en poder de las autoridades y -consecuentemente- el deber de éstas de entregar dicha información de forma inmediata si lo pedido está disponible y todo lo anterior sin perjuicio la existencia de posibles excepciones en las que la información debe reservarse en atención a la protección de derechos e intereses relevantes, reconocidos formalmente. (…)” VCG02/2023 ... Ver más *CO* Res. Nº 2022-030172 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las trece horas y cuarenta y seis minutos del dieciséis de diciembre del dos mil veintidós.

Recurso de amparo que se tramita en expediente número 22-025887-0007-CO, interpuesto por WILBERTH LOBO ZÚÑIGA, cédula de identidad 0207480745, contra MUNICIPALIDAD DE SAN RAMON DE ALAJUELA.

Resultando:

1.- Por escrito presentado por Gestión en Línea y que fue incorporado en el expediente electrónico el 14 de noviembre de 2022, el recurrente interpone recurso de amparo contra la Municipalidad de San Ramón. Manifiesta que el 03 de octubre del 2022 realizó una solicitud formal a la Municipalidad de San Ramón, donde se solicitó copia del expediente administrativo denominado: "Planificación Urbana Expediente Solicitud de Visto Bueno para Desfogue Pluvial de Eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón Piedades Norte". Señala que esa gestión fue recibida por parte del señor Gustavo Andrés Barrantes Mena. Aclara que la solicitud se fundamenta en la intención de desarrollar un estudio de caso, en el Trabajo Final de Graduación (Tesis) de la Universidad de Costa Rica, que está desarrollando junto con su compañera de tesis Mariel Jiménez Rojas. Explica que, como ninguno de los dos son profesionales en derecho, la solicitud cuenta con el aval de la directora de tesis, la Msc. Tatiana Rodríguez Herrera, quien sí es abogada. Menciona que el día que se entregó la solicitud, no se le entregó la copia del expediente de manera inmediata, ya que se le indicó que, de los planos existentes en el expediente, no se puede obtener copia, a lo que contestó que no había problema. Así, se retiró a esperar que se le informara cómo proceder a efecto de obtener la copia del expediente. Posteriormente, el 19 de octubre del 2022 recibió un correo electrónico de Gustavo Barrantes Mena, indicándoles sobre una reunión para coordinar o revisar la solicitud. Afirma que la reunión se realizó el 25 de octubre de 2022 vía telefónica y lo único que se les consultó fue "¿qué parte del expediente requería?", a lo que contestó que todo el expediente, salvo por los documentos de los que no se pueda obtener copia. Añade que se ha enviado un par de correos más al señor Gustavo Barrantes Mena, a efecto de consultar el estado de la solicitud o si es posible obtener la copia del expediente administrativo, pero no se recibe respuesta, a pesar de haber transcurrido más de 1 mes. Asegura que la denegatoria de entregar la copia del expediente le está afectando a él y su compañera de tesis, ya que, con la demora descrita, se han atrasado en el desarrollo de su Trabajo Final de Graduación. Estima lesionados sus derechos fundamentales. Solicita la intervención de este Tribunal.

2.- Por resolución de las 16:16 horas de 17 de noviembre de 2022, se le dio curso a este proceso de amparo y se le solicitó informe al Alcalde De San Ramón, para que se refiriera a los hechos imputados en este recurso.

3.- Rinde informe, bajo juramento, Nixon Gerardo Ureña Guillen , en condición de alcalde de San Ramón. Manifiesta que, es cierto que el recurrente realizó solicitud en relación a acceso de expediente administrativo denominado “Solicitud de visto bueno. Desfogue pluvial de eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón. Piedades Norte” esto a través de nota escrita donde indica que dicho acceso es con fines de realizar Tesis Final de Grado en la carrera de derecho. Nota firmada por la directora de tesis del interesado. Expresa, que es cierto que en forma verbal y por correo electrónico, se le indicó a la parte amparada que el expediente contaba con información protegida por Ley. Específicamente por derechos de autor, especialmente lo relacionado a los planos del proyecto a realizar. Señala, que es cierto que no se le ha brindado acceso al expediente que desea consultar al tutelado, toda vez que es un expediente en el cual se han interpuesto una serie de reclamos administrativos y que aún no ha finalizado su etapa recursiva. Acota, que es importante observar que el recurrente, tal y como lo manifiesta en su escrito, es una persona que actualmente cursa la carrera de derecho y no es parte del expediente en cuestión. En razón de esto, y según lo estipula la Ley General de la Administración Pública, el acceso al expediente tiene limitaciones pues solo puede ser accedido por las partes del proceso (art 272 Ley General de la Administración Pública). Expone, que con ocasión de la interposición del presente recurso de amparo, el 30 de noviembre de 2022 se remitió al amparado oficio MSR-AM-GM-GJ-537-2022 con las consideraciones acerca del porqué considera la Administración Municipal no le asiste un derecho a consultar el expediente correspondiente. Solicita que se declare sin lugar el recurso.

4.- En los procedimientos seguidos se ha observado las prescripciones legales.

Redacta el magistrado Salazar Alvarado; y,

Considerando:

I.- OBJETO DEL RECURSO. El recurrente reclama que el 3 de octubre de 2022, interpuso ante la Municipalidad de San Ramón una gestión; empero, a la fecha de interposición de este recurso no ha recibido respuesta.

II.- HECHO PROBADOS. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque el recurrido haya omitido referirse a ellos, según lo prevenido en el auto inicial:

• 1)El 3 de octubre del 2022, el recurrente realizó una solicitud formal a la Municipalidad de San Ramón, donde se solicitó copia del expediente administrativo denominado: "Planificación Urbana Expediente Solicitud de Visto Bueno para Desfogue Pluvial de Eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón Piedades Norte" (prueba aportada).
• 2)Al recurrente se le indicó, en forma verbal y por correo electrónico, que el expediente contaba con información protegida por ley y que corresponde a un expediente en trámite, en el cual él no es parte, por lo que no se le brindaría la información solicitada (informe rendido).

III.- Sobre el derecho de petición y acceso a la información pública. Este Tribunal ha señalado que el derecho de petición y pronta respuesta, encierra una doble vertiente, ya que implica no sólo el derecho que ostenta todo ciudadano para dirigirse a cualquier funcionario o entidad oficial, con el fin de exponer un asunto de su interés, o bien solicitar determinada información, sino además obliga a la Administración a recibir y responder las mismas dentro del plazo de diez días, de acuerdo con el artículo 27, de la Constitución Política, y el numeral 32, de la Ley de la Jurisdicción Constitucional. Por lo anterior, debe emitir la respuesta oportuna, sin denegación de ninguna especie, empero cabe la excepción de que no pueda cubrir la petición dentro del plazo referido, en consecuencia, deberá comunicar la imposibilidad para resolver y fijará un plazo razonable dentro del cual atenderá la solicitud. Por su parte, el artículo 30, de la Constitución Política, recoge el derecho de las personas de acceder a la información de interés público en poder de las autoridades y -consecuentemente- el deber de éstas de entregar dicha información de forma inmediata si lo pedido está disponible y todo lo anterior sin perjuicio la existencia de posibles excepciones en las que la información debe reservarse en atención a la protección de derechos e intereses relevantes, reconocidos formalmente.

IV.- SOBRE EL FONDO. En el sub examine, se tiene por acreditado que el recurrente, el 3 de octubre del 2022, realizó una solicitud formal a la Municipalidad de San Ramón, donde se solicitó copia del expediente administrativo denominado: "Planificación Urbana Expediente Solicitud de Visto Bueno para Desfogue Pluvial de Eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón Piedades Norte".

Ahora bien, acorde al informe rendido por la autoridad recurrida, expresa que al recurrente se le indicó en forma verbal y por correo electrónico, que el expediente contaba con información protegida por ley y que lo solicitado corresponde a un expediente que está en trámite, sin que él sea parte. No obstante, tal tesis no es de recibo. De conformidad con el canon 271 de la Ley General de la Administración Pública, de todo procedimiento deberá llevarse un expediente administrativo, pieza que deberá reflejar la totalidad de actuaciones que se concretan en el curso del trámite, que permite comprobar la existencia de las diversas actuaciones de las partes, sus alegaciones, refutaciones, así como los antecedentes y elementos de convicción a partir de los cuales se adopta la decisión final de esa causa. Constituye por ende la comprobación material del procedimiento y parámetro de control de su validez, así como la del acto administrativo que se pronuncie sobre el tema debatido. Bajo un esquema de garantías procedimentales, es evidente que las partes de la causa tienen acceso a ese legajo, con las limitaciones legítimas que puedan darse en atención al objeto que se analiza. Es así como el precepto 273 de la LGAP, estatuye algunos supuestos de restricción de acceso al líbelo, como es el supuesto de información que pueda atribuir una ventaja indebida a una de las partes, revelar información confidencial de una de ellas, como es el caso del trámite tributario determinativo o sancionatorio, o bien, cuando esté presente algún tema que pueda ser considerado como secreto de estado. Con todo, el numeral 272 en relación con el 136 y 274 de la LGAP, impone que esta restricción sea debidamente motivada, consignando de manera indubitable las razones de dan cabida a ese tratamiento.

Ahora, bajo la comprensión del interés público que subyace en muchas materias que son sometidas a conocimiento de la Administración, es claro que hay procedimientos cuyo objeto trasciende una incidencia individualista en esferas jurídicas concretas, y por el contrario, se relacionan con aspectos de marcado interés público general, como es el caso ambiental, urbanístico, demanial, prestación de servicios públicos, fijación de tarifas en servicios públicos delegados o de prestación directa, entre muchos. En tales casos, si bien puede darse la eventualidad de que la apertura de la causa derive de una acción individual, el impacto y proyección del objeto tratado, tienen una incidencia más amplia, lo que viene a ensanchar la legitimación de acceso a esos datos públicos por parte de terceros que no son formalmente parte dentro del procedimiento. Incluso, el mismo artículo 272 inciso primero de marras precisa que además de las partes y sus representantes, cualquier abogado puede tener acceso a esos legajos. Desde luego que dicho acceso no es irrestricto, pues de otro modo, cualquier persona podría intervenir en causas particulares y tener acceso a datos sobre los cuales, no ha acreditado interés legítimo alguno. De ahí que la condición de acceso al expediente, allende de las partes, requiere de la alegación, al menos, de un interés legítimo, como derivación de lo indicado por el numeral 49 párrafo tercero constitucional en relación con el 275 de la LGAP.

En el caso bajo examen, el recurrente acreditó ante el ente local accionado un interés legítimo de orden académico, pues el acceso al legajo se motivó en la realización del trabajo de tesis para acceder a un grado académico en la Facultad de Derecho de la Universidad de Costa Rica. Consta además que la solicitud de obtención de datos fue firmada por la tutora o directora de fondo de esa investigación, quien sí es abogada, aspecto que no fue rebatido por el ente recurrido. A juicio de este Tribunal, considerando el objeto de la causa, sea, “Solicitud de visto bueno. Desfogue pluvial de eventual Proyecto Fincas Individuales de San Ramón. Piedades Norte”, y la alegación de un interés de orden investigativo científico, así como la habilitación de un profesional en derecho para dar acceso a las piezas, la negación dictada por la Administración recurrida resulta ser arbitraria, en la medida en que al margen de lo indicado en torno a los planos, los que fueron negados por su carácter confidencial, respuesta aceptada por el requirente, lo cierto del caso es que la justificación para negar el otorgamiento de los demás datos del legajo, se limitan a indicar que no son parte dentro del procedimiento. Empero, la temática de desfogue pluvial para un potencial proyecto de fincas individuales, tiene un componente de relevancia en el marco de investigaciones académicas en menesteres ambientales y urbanísticos, de manera que no se observa, ni ha acreditado la Administración, un criterio objetivo y legítimo de restricción de acceso, más allá de la simple referencia a una limitación de orden subjetivo, que resulta ser una visión restrictiva y parcializada del mandato 272 de la LGAP, desconociendo la habilitación normativa de acceso a terceros que sean abogados, con las precisiones dichas.

Por ende, este recurso de amparo debe ser estimado, como en efecto se dispone.

V.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Se previene a las partes que de haber aportado algún documento en papel, así como objetos o pruebas contenidas en algún dispositivo adicional de carácter electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho en un plazo máximo de treinta días hábiles contados a partir de la notificación de esta sentencia. De lo contrario, será destruido todo aquel material que no sea retirado dentro de este plazo, según lo dispuesto en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en Sesión N° 27-11 del 22 de agosto del 2011, artículo XXVI y publicado en el Boletín Judicial N° 19 del 26 de enero del 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la Sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo del 2012, artículo LXXXI.

Por tanto:

Se declara con lugar el recurso. Se ordena a Nixon Gerardo Ureña Guillen, en condición de alcalde de San Ramón, o a quien ejerza tal cargo, tomar las medidas correspondientes y en el ámbito de sus competencias para que, en el plazo máximo de diez días posteriores a la notificación de esta sentencia, al amparada se le brinde la información solicitada en la gestión planteada el 3 de octubre de 2022. Esto, con las salvedades de aquella información restringida de conformidad con los parámetros que impone el precepto 273, de la Ley General de Administración Pública, así como con el resguardo de todo aquel dato sensible. Lo anterior, bajo la advertencia que, de conformidad con lo establecido en el artículo 71 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional, se impondrá prisión de tres meses a dos años, o de veinte a sesenta días multa, a quien recibiere una orden que deba cumplir o hacer cumplir, dictada en un recurso de amparo, y no la cumpliere o hiciere cumplir, siempre que el delito no esté más gravemente penado. Se condena a la Municipalidad de San Ramón al pago de las costas, daños y perjuicios causados con los hechos que sirven de base a la presente declaratoria, los cuales se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. Notifíquese.

Fernando Cruz C.

Presidente a.i.

Paul Rueda L. Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G. Anamari Garro V.

José Roberto Garita N. Aracelly Pacheco S.

Observaciones de SALA CONSTITUCIONAL votado con boleta Clasificación elaborada por SALA CONSTITUCIONALdel Poder Judicial. Prohibida su reproducción y/o distribución en forma onerosa.