Access to SETENA file not violated when official email request is requiredAcceso a expediente SETENA no se vulnera al requerir solicitud por correo electrónico oficial

Constitutional Chamber Date of Resolution: November 18, 2022, at 09:20 Case File: 22-023303-0007-CO Type of Matter: Amparo action Analyzed by: CONSTITUTIONAL CHAMBER  Res. No. 2022027389 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at nine twenty in the morning of November eighteenth, two thousand twenty-two.

Amparo action brought by CARLOS ESPINOZA SALAS, identity card number 0204170913, against the NATIONAL TECHNICAL ENVIRONMENTAL SECRETARIAT (SECRETARÍA TÉCNICA NACIONAL AMBIENTAL).

WHEREAS:

1.- By means of a brief filed at 3:16 p.m. on October 13, 2022, the petitioner brought an amparo action against the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental), since, he claims, on October 7, 2022, he was notified of Resolution No. 1663-2022 SETENA for case file No. FEAP-0037-2022-SETENA, in which he is an interested party. He explains that the cited resolution states he has a period of 3 business days to file an appeal for reversal or an appeal, but for that purpose he needs to access the indicated case file, specifically volumes No. 31 and No. 32. He recounts that on October 12, 2022, he hired Licenciado Braulio Alvarado Salazar, in his capacity as a notary public, so that he would request from SETENA copies of volumes No. 31 and No. 32 of case file No. FEAP-0037-2002-SETENA. He notes that, on that same date, at approximately 8:20 a.m., Licenciado Alvarado Salazar appeared before SETENA, where he was attended to by official Andrés Leitón Herrera, from whom he requested the volumes of the mentioned case file. However, said official stated that the archive is closed on Wednesdays and that it was not possible to give him what was required. He indicates that upon his insistence, the official told him he had to make the request to the email address "[email protected]," and that archive officials had 10 days to reply. He asserts that official Leitón Herrera consulted on the location of the indicated volumes and confirmed that they were held by official Johanna Méndez, who is in teleworking mode, which meant it was not possible to review or photocopy them, and that he should make the request via the email address he had given him, all of which violates his right to defense. He emphasizes that Licenciado Alvarado Salazar drew up a notarial act in which he recorded what occurred and was narrated in the previous events, as recorded in deed No. 158 of volume No. 2 of his protocol. Based on the foregoing, he comes before the Chamber in protection of his fundamental rights and requests that the action be granted.

2.- By resolution at 2:48 p.m. on October 17, 2022, the action was admitted and a report was requested from the Secretary General of the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental), regarding the alleged events.

3.- Ulises Álvarez Acosta, in his capacity as Secretary General of the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental), reports under oath and indicates that Resolution No. 1663-2022-SETENA issued at 9:00 a.m. on October 6, 2022, was notified on October 7 of the current year, and in accordance with Articles 256 subsections 2 and 3 and 346 of the General Law of Public Administration, and Article 38 of Law No. 8687 on Judicial Notifications, three business days are available, counted from the first business day following the notification to all parties, to challenge the administrative act. The last day to formally file an appeal against the resolution was October 13, 2022. In relation to the above, without detracting from every administered person's right to access case files of their interest, in this specific case the petitioner had 4 effective business days from the notification to appear and request copies of the required volumes; however, he appeared to request them on the penultimate day of the deadline for appealing the resolution in question. Note that this Secretariat is aware that the foregoing does not impede access to the case file, but it had been involved in several proceedings: from the issuance of Resolution No. 1663-2022-SETENA, which means the case file must be taken for analysis by the Plenary Commission (Comisión Plenaria). Once the resolution was notified, it was sent to the Institutional Archive and was subsequently requested by the Department of Audit and Environmental Monitoring (Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental) to work on the respective environmental monitoring report, to conduct the monthly inspection for the purpose of rendering a monitoring report on what was decided in judgment No. 202000374, and also to generate a response to the same petitioner, which had been submitted days earlier as will be detailed; all of which must be taken into consideration; without ignoring that for the photocopying of case files there is an administrative procedure that must also be followed for its request, it being the case that for files like the present one, which has extensive processing and exhaustive monitoring, it is very possible it will not be passively available in the archive for immediate consultation, as the petitioner seems to expect. It is not omitted to state that it is recorded in the administrative case file that the petitioner has processed a series of inquiries and procedures that have been duly addressed, and therefore it is presumed that he is not unaware of the functioning of the Secretariat or of the transit of the case file in question in particular; the actions are detailed below as recorded in official communication from the Department of Audit and Environmental Monitoring (Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental), No. SETENA-DT-ASA-2146-2022, issued to respond to the present amparo action: Actions of Mr. Lic. Carlos Espinoza Salas in case file FEAP-0037-2002-SETENA "Technical Closure of the Navarro Landfill and Construction of the Los Pinos Sanitary Landfill":

1. On January 21, 2021, through consecutive number 00725-2021 visible at folio 3942, volume 17 of the administrative case file, the petitioner presents a document reporting new actions regarding the Los Pinos sanitary landfill. This was addressed through official communication SETENA-DT-ASA-0210-2021, duly notified on February 12, 2021, visible at folio 4252, volume 19 of the administrative case file.

2. On February 3, 2021, through consecutive number 01252-2021 visible at folio 4156, volume 18 of the administrative case file, the claimant submits official communication from the Regional Directorate of the Central East Health Rector's Office, Health Rector's Office Unit, No. DRRSCE-URS-IT-0020-2021 dated January 25, 2021, and provides evidence for the purpose of issuing a precautionary measure against the Los Pinos Sanitary Landfill and also makes three petitions. What was requested by the complainant was addressed through Resolution No. 722-2021-SETENA dated May 12, 2021, visible at folio 4699, Volume 21 of the administrative case file.

3. On March 24, 2021, through consecutive number 02930-2021 visible at folio 4501, volume 20 of the administrative case file, the petitioner requests that the necessary instructions be given to the official Topographical Engineer of the Ministry of Health, Diego Ulate Soto or whoever currently holds that position, for the purpose of reporting whether the provisions of health order MS-DRRSCE-ARSC-OS-1857-2020 were complied with. This received document is brought to the attention of the Environmental Agrarian Prosecutor's Office of the Second Judicial Circuit, and the Probity Prosecutor's Office of Cartago, for the purpose of determining whether the omissions reported here by the Ministry of Health and SETENA could constitute some type of conduct that harms the legal interests protected by criminal offenses safeguarding public function and the duties of environmental protection. This was addressed through official communication SETENA-DT-ASA-0632-2021, duly notified on May 5, 2021, visible at folio 4661, volume 21 of the administrative case file.

4. On September 17, 2021, through consecutive number 08711-2021 visible at folio 5669 volume 27 of the administrative case file, the claimant files an environmental complaint against the project FEAP-037-2002-SETENA "Technical Closure of the Navarro Landfill and Construction of the Los Pinos Sanitary Landfill." This was resolved through Resolution No. 271-2022-SETENA dated February 17, 2022, duly notified on February 18, 2022, visible at folios 6211 to 6220 volume of the administrative case file.

It is worth noting that on October 12, 2022, when the amparo petitioner appeared before SETENA to request physical volumes number 31 and 32 of the administrative case file, these were under analysis by this Secretariat to provide responses to the requirements requested through the brief filed on October 5, 2022. The Administration had 10 business days to address what was requested for this requirement, providing a response to the interested party on the seventh business day following the filing of consecutive number 10465-2022. Consequently, adequate coordination on the part of the user is considered essential when requesting the physical case file from SETENA, in such a way as to allow the administration to carry out the timely steps to guarantee that the interested party can obtain the file within the required timeframe. Hence, this Secretariat has enabled the possibility of requesting the case file in a timely manner via email [email protected] 24/7 and addressing it properly within the requested timeframe. In parallel, it is clarified that he has not expressly and formally requested to be recognized as having appeared in the administrative case file; rather, his actions have been as an attorney through statements, complaints, or various requirements requested of this Secretariat, to which a timely response has been provided in compliance with due process and constitutional rights. The following persons are expressly recognized as having appeared in the administrative case file: Messrs. Oscar Guzmán Coto, email [email protected], Rafael Ángel Rojas Jiménez, email [email protected], and Luis Mauricio Montenegro Castro, email [email protected]. According to official communications SETENADT-ASA-0731-2020, SETENA-DT-ASA-0508-2021, and SETENA-DT-ASA-0815-2021, the notifications of the appearances are visible at folios 4560 in volume 20 and 4805 in volume 23 respectively. From the foregoing, it is clear that the petitioner is a regular user of the administrative case file, which indicates he knows how procedures work at SETENA. As part of the efficient functioning of the Institutional Archive, it remains physically closed on Wednesdays, but through the email address created for this purpose, the necessary procedures can be carried out and requested; this is to give continuity to the Department's function. Indeed, from the Secretariat's Reception, in this specific case the petitioner was broadly informed about this, said email was provided to the user explaining that it is the official means to make the inquiry as the Archive was physically closed; however, there is no record that he made the request using the mentioned email; and this is stated in the report requested from the Institutional Archive for addressing the present case, which is cited below: • The case file in question was requested by colleague Joanna Méndez from the Department of Advisory and Environmental Monitoring (Departamento Asesoría y Seguimiento Ambiental) via email on October 7, 2022. It was loaned out on October 10, through ticket number 458.

It points out the following:

- Specifically, the Institutional Archive at SETENA has a service schedule for internal and external users of the institution, which is published on the institution's website to the general public and can be accessed in the help option at the link https://www.setena.go.cr/es/FAQs, likewise the information can be viewed in the contact-schedules option at the link https://www.setena.go.cr/es/Contacto. - SETENA makes available to the general public two official means for requesting case files: through the SETENA portal, in the option incoming correspondence archive-case file request, or via the email address [email protected]. - When the interested party appears on a Wednesday, when according to the schedule users are not attended to, the institutional receptionist transmits the information broadly for customer satisfaction, but it is not the intention to deny access to the information or the required case file. - The receptionist instructed the user to make the request for case file FEAP-0037-2002 through the email address [email protected], so that the archive officials can address his request immediately. In this regard, it is important to clarify that despite the schedule indicating that users are not attended to in person on Wednesdays, requests received through the SETENA portal or via email are addressed immediately, as the archive needs to coordinate the necessary procedures in case the file is in external custody warehouses or needs to be requested from the officials who have it assigned for the performance of their duties, and make it available to users in the shortest possible time. - Today, October 31, 2022, the Institutional Archive controls were reviewed regarding the receipt of case file requests, in order to verify if there is any request made by Carlos Espinoza Salas or Braulio Alvarado Salazar; however, there is no request for case file FEAP-0037-2002 made by the mentioned individuals.

In relation to the above, had the petitioner written to the indicated email, he would have been assisted with coordination so that he could have access to it, given that in fact the case file, although it was under the custody of the Department of Audit and Environmental Monitoring (Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental), which was addressing a series of environmental monitoring procedures for the project and a response to the claimant, was in the SETENA offices and not as stated in the allegations. Therefore, had the provided means for the corresponding request been used, it would have been possible to locate it and give him access to the case file, since it is a right that the Secretariat respects and is clear about. It is worth mentioning that this honorable Chamber has endorsed that the Administration have a user service schedule, and the schedule regulation provided by the Institutional Archive of this Secretariat has been known on this matter for several years now. As already indicated, this Secretariat is clear that access to case files by users is a maxim, and it is along these lines that means have been created to coordinate promptly and fully.

Now then, in this process, the collaboration on the part of users in using the means that the Administration enables for their service is also meritorious, such as email, correspondence portal, etc., and in trying to act with anticipation to avoid circumstances that affect their actions in administrative case files; a clear example of this is that there are files that, due to their age, must be requested in advance because they are not located in the SETENA offices, but in another location where they are kept in custody, or the same case file No. FEAP-0037-2002-SETENA, which, due to the type of project it is, procedures are constantly being processed by the developer party, interested parties, Ministry of Health, Municipality, by the same Department of Audit and Environmental Monitoring, responsible for providing accurate monitoring of the project, by the Legal Department of this Secretariat, and even by the Office of the Minister of Environment in cognizance of ordinary appeals. Regarding the act that the notary alleges he drew up recording the events, the official at the Secretariat's Reception reports that he has no record that a notarial act was drawn up in front of him, and he was not asked for his identification number or other information in that regard, not to mention that he incorrectly stated the official's second surname, as the correct one is Rivera. Thus, as can be seen, the petitioner is not correct in his allegations given that the case file was at SETENA and had he submitted his procedure through the indicated channel, he would have been assisted as appropriate so that he could photocopy the desired volumes, which was the reason for the request, reiterating that while it is true the case file is public and the required access must be provided, it is also true that the Administration must have a reasonable period to manage the requests and carry out the internal coordination to be able to give physical access to the case files, so that it can be provided as promptly as possible; however, the administered person must use the official means provided for those purposes, and collaborate as an act of good faith with the Administration in the sense of carrying out the procedures within the appropriate times, schedules, and means, and with due anticipation according to their own procedural interests.

It concludes by pointing out that by reason of the preceding considerations, it is concluded that the petitioner is not correct, since there was no omission on the part of SETENA in addressing the access to the requested case file; rather, given that there was no request through the official means that the Secretariat has established, it was not possible to coordinate providing the case file in question to the petitioner, a situation that could have been resolved at the opportune moment, since the case file was indeed in the SETENA offices; and the user was told the means by which he should request the case file; however, he did not do so. SETENA is clear on the importance of access to case files and the right of defense; but it is also clear that in this case the petitioner chose not to use the means through which he could have been assisted, from the competent Department, namely, the Institutional Archive. It is not omitted to state that what was indicated at reception is mere information that is neither denying access to the case file nor hindering his right of defense, quite the opposite, the aim was to explain to him and assist him for that purpose. Furthermore, the user is a recurrent petitioner in the request and management of the case file and therefore knows the operational dynamics of SETENA, considering that the administered person also has a degree of responsibility in managing procedural times and carrying out the steps, anticipatory measures, and coordination with the Administration in an act of good faith to achieve his objective and ensure due use of his procedural guarantees.

4.- By a brief filed at 9:05 a.m. on November 10, 2022, the petitioner replies to the report and indicates that what is under discussion is whether access to the administrative case file was permitted, and under the parameters established by this same Chamber, it is not possible for Setena to require that the case file be requested in advance in writing and wait 10 business days for coordination; that is denying access to the case file. Moreover, what actually happened is what is recorded in the Notarial Act, and a simple reference to a material error does not invalidate the content of the notarial instrument. The fact that we requested access to the case file on the penultimate day of the deadline to file the appeal is also an irrelevant, childish fact lacking in technical rigor for answering an amparo action. In addition to the above, SETENA expressly admits that they needed 10 business days to respond to some procedures filed in the case file and that for this reason they cannot allow access to it. Blocking access to the case file because an official has the file at her home cannot override the minimum parameters under which the Administration can regulate or restrict access to the case file.

5.- The legal requirements have been observed in the proceedings followed.

Drafted by Magistrate Garita Navarro; and,

WHEREAS:

I.- SUBJECT MATTER OF THE ACTION. The petitioner states that on October 12, 2022, he appeared at the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental) to request volumes 31 and 32 of case file No. FEAP-0037-2022-SETENA, in which he is an interested party, since a resolution had been notified to him days earlier, with the intention of appealing what was decided; however, when Licenciado Alvarado Salazar requested those volumes, official Andrés Leitón Herrera informed him that the archive is closed on Wednesdays and that it was not possible to provide him with what was required. He indicates that upon his insistence, the official told him he had to make the request to the email address "[email protected]," and that archive officials had 10 days to reply. Furthermore, it was stated to him that official Johanna Méndez had them, and she is in teleworking mode, which meant it was not possible to review or photocopy them, and that he should make the request via the email address he had given him, all of which violates his right to defense. He claims that this conduct violates his fundamental rights.

II.- PROVEN FACTS. The following facts relevant to the decision of this amparo are considered proven: 1) On an undetermined date, the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental) enabled the possibility of requesting case files through the email address [email protected] 24/7 and through the secretariat's portal (report rendered under oath). 2) Since an undetermined date, the Archive of the respondent Secretariat remains closed on Wednesdays (report rendered under oath). 3) By email dated October 7, 2022, official Joanna Méndez from the Department of Advisory and Environmental Monitoring (Departamento Asesoría y Seguimiento Ambiental) requested the loan of case file FEAP-0037-2002-SETENA (report rendered under oath). 4) Through ticket number 458 dated October 10, 2022, that case file was loaned to that official (report rendered under oath). 5) On October 12, 2022, at around 8:20 a.m., the petitioner appeared at the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental), where he requested case file FEAP-0037-2002-SETENA; the person who attended him told him that on that day, the Archive was closed; upon requesting help, he was told that the case file must be requested via email: [email protected]. Additionally, he was told that the volumes were held by an official who was teleworking that day, so it was not possible to review or photocopy them (attached to the filing brief). 6) As of that date, physical volumes 31 and 32 of that administrative case file were under analysis by this Secretariat to provide responses to the requirements made by the claimant on October 5 of this same year (report rendered under oath).

III.- UNPROVEN FACTS. The following relevant fact is deemed not proven: Solely.- That the petitioner requested the case file through the email address [email protected] 24/7 or through the secretariat's portal.

IV.- SPECIFIC CASE. In this case, the petitioner states that on October 12, 2022, he appeared at the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental) to request volumes 31 and 32 of case file No. FEAP-0037-2022-SETENA, in which he is an interested party, since a resolution had been notified to him days earlier, with the intention of appealing what was decided; however, when Licenciado Alvarado Salazar requested those volumes, official Andrés Leitón Herrera informed him that the archive is closed on Wednesdays and that it was not possible to provide him with what was required. He indicates that upon his insistence, the official told him he had to make the request to the email address "[email protected]," and that archive officials had 10 days to reply. Furthermore, it was stated to him that official Johanna Méndez had them, and she is in teleworking mode, which meant it was not possible to review or photocopy them, and that he should make the request via the email address he had given him, all of which violates his right to defense. He claims that this conduct violates his fundamental rights.

From the case record, it is established that on Wednesday, October 12, 2022, at around 8:20 a.m., the petitioner appeared at the National Technical Environmental Secretariat (Secretaría Técnica Nacional Ambiental), where he requested case file FEAP-0037-2002-SETENA to review and photocopy; that the official who attended him told him that on that day, according to the previously established schedule, the Archive was closed and that the case file must be requested via email: [email protected]. Despite the foregoing, there is no record that the petitioner requested the case file through the email [email protected], nor through the portal of the respondent technical secretariat, which are the official means established by the administration to request a physical case file, since in some cases, due to the age of the case files, they are not located in the SETENA offices but in another location where they are kept in custody, or because the type of project it is means that procedures are constantly being processed by the developer party, interested parties, Ministry of Health, Municipality, by the same Department of Audit and Environmental Monitoring (Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental), responsible for providing accurate monitoring of the project, by the Legal Department of this Secretariat, and even by the Office of the Minister of Environment in cognizance of ordinary appeals. Thus, the Chamber does not find that the alleged conduct violates the fundamental rights of the amparo petitioner. Under this reasoning, the action must be dismissed.

V.- DOCUMENTATION PROVIDED TO THE CASE FILE. The parties are warned that if any paper documents, objects, or evidence contained in any additional electronic, computer, magnetic, optical, telematic, or new-technology device have been provided, these must be collected from the judicial office within a maximum period of 30 business days counted from the notification of this judgment. Otherwise, any material not collected within this period will be destroyed, pursuant to the provisions of the "Regulation on the Electronic Case File before the Judicial Branch" (Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial), approved by the Full Court in session number 27-11 of August 22, 2011, Article XXVI, and published in Judicial Bulletin number 19 of January 26, 2012, as well as in the agreement approved by the Superior Council of the Judicial Branch, in session number 43-12 held on May 3, 2012, Article LXXXI.

THEREFORE:

The action is declared without merit.

Fernando Castillo V.

President Fernando Cruz C.

Paul Rueda L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Jose Roberto Garita N.

Digitally Signed Document -- Verification code --  CASE FILE No. 22-023303-0007-CO Telephones: 2549-1500 / 800-SALA-4TA (800-7252-482). Fax: 2295-3712 / 2549-1633. Email: www.poder-judicial.go.cr/salaconstitucional. Address: (Sabana Sur, Calle Morenos, 100 mts. South of the Perpetuo Socorro Church).

Reception of matters from vulnerable groups: Edificio Corte Suprema de Justicia, San José, Distrito Catedral, Barrio González Lahmann, calles 19 y 21, avenidas 8 y 6 It is a faithful copy of the original - Taken from Nexus.PJ on: 08-05-2026 17:19:38.

Sala Constitucional Clase de asunto: Recurso de amparo Analizado por: SALA CONSTITUCIONAL  Res. Nº 2022027389 SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas veinte minutos del dieciocho de noviembre de dos mil veintidos .

Recurso de amparo promovido por CARLOS ESPINOZA SALAS, cédula de identidad 0204170913, contra la SECRETARÍA TÉCNICA NACIONAL AMBIENTAL.

RESULTANDO:

1.- Mediante memorial presentado a las 15:16 horas de 13 de octubre de 2022, el recurrente promovió recurso de amparo, contra la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, pues, según afirma, el 7 de octubre de 2022 se le notificó la resolución No. 1663-2022 SETENA del expediente No. FEAP-0037-2022-SETENA, del cual es parte interesada. Explica que en la citada resolución, se indica que cuenta con un plazo de 3 días hábiles para interponer recurso de revocatoria o de apelación, pero para ello le es necesario acceder al expediente señalado, específicamente a los tomos No. 31 y No. 32. Refiere que el 12 de octubre de 2022, contrató al Licenciado Braulio Alvarado Salazar, en su condición de notario público, con el fin de que solicitara ante la SETENA copia de los tomos No. 31 y No. 32 del expediente No. FEAP-0037- 2002-SETENA. Acota que, en esa misma fecha, aproximadamente a las 08:20 horas, el Licenciado Alvarado Salazar se apersonó ante la SETENA, donde fue atendido por el funcionario Andrés Leitón Herrera, a quien le solicitó los tomos del expediente mencionado. No obstante, dicho funcionario le señaló que el archivo está cerrado los miércoles y que no era posible que le entregara lo requerido. Señala que ante su insistencia, le refirió que debía efectuar la solicitud al correo electrónico "[email protected]", y que los funcionarios del archivo tenían 10 días para contestarle. Sostiene que el funcionario Leitón Herrera consultó sobre la ubicación de los tomos indicados, y constató que los tenía la funcionaria Johanna Méndez, quien está en modalidad de teletrabajo, por lo que no era posible revisarlos ni fotocopiarlos, pero que realizara el requerimiento mediante el correo electrónico que le había indicado, todo lo cual vulnera su derecho a la defensa. Destaca que el Licenciado Alvarado Salazar levantó un acta notarial en la cual registró lo acontecido y narrado en los hechos anteriores, según consta en la escritura No. 158 del tomo No. 2 del protocolo de éste. Por lo expuesto, acude a la Sala en protección de sus derechos fundamentales y solicita que se declare con lugar el recurso.

2.- Por resolución de las 14:48 horas de 17 de octubre de 2022 se dio curso al recurso y se requirió un informe al secretario general de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, sobre los hechos acusados.

3.- Informa bajo juramento Ulises Álvarez Acosta, en condición de secretario general de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, e indica que la resolución No. 1663-2022-SETENA de las 9:00 horas de 6 de octubre 2022 fue notificada el 7 de octubre de los corrientes y de conformidad con los artículos 256 incisos 2 y 3 y 346 de la Ley General de la Administración Pública, y el artículo 38 de la Ley No. 8687 de Notificaciones Judiciales, se dispone de tres días hábiles contados a partir del día siguiente hábil de la notificación a todas las partes para impugnar el acto administrativo, el último día para presentar formal recurso contra la resolución era el 13 de octubre de 2022. Con relación a lo anterior, sin desmeritar el derecho que tiene todo administrado de acceder a los expedientes que son de su interés, en el caso particular el recurrente tuvo 4 días hábiles efectivos, desde la notificación para apersonarse a solicitar la copia de los tomos requeridos; no obstante, se presentó a solicitarlos el penúltimo día de plazo para poder recurrir la resolución de marras. Nótese que esta Secretaría tiene claro que lo anterior no obsta para el acceso al expediente, pero el mismo venía de varios trámites: de la emisión de la resolución No. 1663- 2022-SETENA lo cual significa que el expediente debe llevarse a análisis de la Comisión Plenaria. Una vez que se notificó la resolución, el mismo se envió al Archivo Institucional y posteriormente lo solicitó el Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental para trabajar en el informe de seguimiento ambiental respectivo, la realización de la inspección mensual a efectos de rendir informe de seguimiento a lo resuelto en sentencia No. 202000374, y además de generarle una respuesta al mismo recurrente, que había sido planteada días antes según se detallará; todo lo cual debe ser tomado en consideración; sin obviar que para la fotocopia de expedientes hay un trámite administrativo que cumplir igual para su solicitud, siendo que en casos como el presente expediente, que tiene mucha tramitación y el seguimiento del mismo es exhaustivo, es muy posible que no esté disponible pasivamente en el archivo para su consulta inmediata, como parece pretender el recurrente. No se omite manifestar, que consta en el expediente administrativo que el recurrente ha tramitado una serie de consultas y gestiones que han sido debidamente atendidas y por ende hace presumir que el mismo no desconoce el funcionamiento de la Secretaría, y del tránsito del expediente de marras en particular; de seguido se desglosan las actuaciones según consta en el oficio del Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental, No. SETENA-DT-ASA-2146-2022, emitido por para responder al presente recurso de amparo: Actuaciones del señor Lic. Carlos Espinoza Salas en el expediente FEAP-0037-2002- SETENA “Cierre Técnico del Vertedero de Navarro y Construcción del Relleno Sanitario los Pinos”:

1. En fecha 21 de enero de 2021, mediante el consecutivo 00725-2021 visible al folio 3942, tomo 17 del expediente administrativo el recurrente presenta un documento donde informa nuevas actuaciones sobre relleno sanitario Los Pinos. El cual se atendió mediante oficio SETENA-DT-ASA-0210-2021, debidamente notificado el 12 de febrero de 2021, visible al folio 4252, tomo 19 del expediente administrativo.

2. En fecha 3 de febrero de 2021, mediante el consecutivo 01252-2021 visible al folio 4156, tomo 18 del expediente administrativo, el actor pone en conocimiento el oficio de la Dirección Regional de la Rectoría de la Salud Central Este, Unidad de Rectoría de la Salud, No. DRRSCE-URS-IT-0020-2021 de 25 de enero de 2021 y aporta pruebas a efecto que se dicte medida cautelar al Relleno Sanitario Los Pinos y además realiza tres petitorias. Lo solicitado por el denunciante fue atendido mediante la Resolución No. 722-2021-SETENA de 12 de mayo de 2021, visible al folio 4699, Tomo 21 del expediente administrativo.

3. En fecha 24 de marzo de 2021, mediante consecutivo 02930-2021 visible al folio 4501, tomo 20 del expediente administrativo el recurrente solicita girar las instrucciones necesarias al Ingeniero topógrafo Oficial del Ministerio de Salud, Diego Ulate Soto o quien ocupe en la actualidad dicho cargo, a efecto de que informe si se cumplió lo dispuesto en la orden sanitaria MS-DRRSCE-ARSC-OS-1857-2020. Se pone en conocimiento de este recibido a la fiscalía Agraria Ambiental del II Circuito Judicial, y a la Fiscalía de Probidad de Cartago, a efectos que determine si las omisiones acá denunciadas por parte del Ministerio de Salud y de SETENA, podrían configurar algún tipo de conducta que lesione los bienes jurídicos de los tipos penales que protegen bienes jurídicos que tutelan la función pública y los deberes de protección del ambiente. El cual se atendió mediante oficio SETENA-DT-ASA-0632-2021, debidamente notificado el 5 de mayo de 2021, visible al folio 4661, tomo 21 del expediente administrativo.

4. En fecha 17 de septiembre de 2021 mediante consecutivo 08711-2021 visible al folio 5669 tomo 27 del expediente administrativo el actor presenta denuncia ambiental contra el proyecto FEAP-037-2002-SETENA “Cierre Técnico del Vertedero de Navarro y Construcción del Relleno Sanitario los Pinos”. La cual se resolvió mediante Resolución No 271-2022-SETENA de 17 de febrero de 2022 debidamente notificada el día 18 de febrero de 2022, visible a los folios 6211 a 6220 tomo del expediente administrativo.

Cabe resaltar, que para la fecha 12 de octubre de 2022 en la que el amparado se presentó ante la SETENA a solicitar los tomos físicos número 31 y 32 del expediente administrativo, los mismos se encontraban en análisis por parte de esta Secretaría para brindar respuestas a los requerimientos solicitados mediante el escrito presentado el 5 de octubre de 2022. Siendo que la administración para responder este requerimiento contaba con 10 días hábiles para atender lo solicitado, brindándole respuesta al interesado en el día hábil número siete posterior a la presentación del consecutivo 10465-2022, por consiguiente una adecuada coordinación por parte del usuario se considera de carácter indispensable a la hora de solicitar el expediente físico ante la SETENA, de tal forma que le permita a la administración realizar las gestiones oportunas para garantizar que el interesado pueda obtener el expediente en el plazo requerido. De allí que esta Secretaría ha habilitado la posibilidad de solicitar el expediente de manera oportuna vía correo electrónico [email protected] en horario 24/7 y atenderle debidamente en el plazo solicitado. Paralelamente, se aclara que no ha solicitado de manera expresa y formal apersonarse al expediente administrativo, sino que, sus actuaciones han sido en calidad de abogado mediante manifestaciones, denuncias o diversos requerimientos solicitados a esta Secretaría, a los cuales se les ha brindado respuesta de manera oportuna en acatamiento al debido proceso y derechos constitucionales. Expresamente se tienen como apersonados al expediente administrativo a los señores: Oscar Guzmán Coto, correo electrónico [email protected], Rafael Ángel Rojas Jiménez, correo electrónico [email protected] y Luis Mauricio Montenegro Castro, correo electrónico [email protected]. Conforme a los oficios SETENADT-ASA-0731-2020, SETENA-DT-ASA-0508-2021 y SETENA-DT-ASA-0815-2021, las notificaciones de los apersonamientos están visibles a los folios 4560 en el tomo 20 y 4805 en el tomo 23 respectivamente. De lo anterior se desprende, que el recurrente es un usuario habitual en el expediente administrativo, lo que indica que conoce el funcionamiento de los trámites en SETENA. Como parte del funcionamiento eficiente del Archivo Institucional, los días miércoles permanece cerrado de modo físico, pero por medio del correo electrónico creado al efecto, se pueden realizar y solicitar las gestiones que sean necesarias; esto para darle continuidad a la función del Departamento. Efectivamente, desde la Recepción de la Secretaría, en este caso particular se informó al recurrente de forma amplia al respecto, se le brindó dicho correo al usuario explicando que es el medio oficial para realizar la consulta al estar cerrado físicamente el Archivo; sin embargo, no consta que haya realizado la gestión de solicitud ante el correo mencionado; y así se hace constar en el informe solicitado al Archivo Institucional para la atención del presente caso, el cual se cita de seguido: • El expediente en cuestión fue solicitado por la compañera Joanna Méndez de Departamento Asesoría y Seguimiento Ambiental mediante correo electrónico el pasado 07 de octubre del 2022. El mismo fue dado en calidad de préstamo el 10 de octubre, mediante la boleta número 458.

Señala lo siguiente:

- SETENA específicamente en el Archivo Institucional cuenta con un horario de atención de usuarios internos y externos a la institución, el cual se encuentra publicado en la página web de la institución a todo el público en general, el cual se puede acceder en la opción de ayuda en el link https://www.setena.go.cr/es/FAQs , así mismo se puede visualizar la información en la opción de contacto-horarios en el linkhttps://www.setena.go.cr/es/Contacto . - SETENA pone a disposición del público en general dos medios oficiales para solicitud de expedientes; por el portal de setena, en la opción ingreso de correspondencia archivo-solicitud de expediente o bien por medio de la dirección de correo electrónico [email protected].

- Al presentarse el interesado el día miércoles que según horario no se atiende a los usuarios, el recepcionista institucional trasmite la información de forma amplia para satisfacción del cliente, pero, no es la intención de negar el acceso a la información o al expediente requerido.

- El recepcionista le señala al usuario hacer la solicitud del expediente FEAP-0037- 2002 por medio de la dirección de correo [email protected] , para que las funcionarias del archivo puedan atender su solicitud de forma inmediata. En este aspecto es importante aclarar que a pesar de que el horario indica que los días miércoles no se atienden usuarios de manera presencial, las solicitudes que ingresan por el portal de setena o por la dirección de correo electrónico son atendidas de forma inmediata ya que el archivo requiere coordinar las gestiones necesarias en caso de que el expediente se encuentre en las bodegas de custodia externa o que se le solicite a los funcionarios que lo tengan asignados para el desarrollo de sus funciones y ponerlo a disposición de los usuarios en el menor tiempo posible.

- El día de hoy 31/10/2022 se procedió a revisar los controles del Archivo Institucional sobre el ingreso de solicitudes de expedientes, con el fin de verificar si existe alguna solicitud realizada por Carlos Espinoza Salas o Braulio Alvarado Salazar; sin embargo, no se cuenta con ninguna solicitud de requerimiento del expediente FEAP-0037-2002 realizada por los señores mencionados.

En relación con lo anterior, de haber el recurrente escrito al correo indicado se le hubiese colaborado con la coordinación para que tuviese acceso al mismo, dado que en efecto el expediente si bien se encontraba bajo custodia del Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental, que estaba atendiendo una serie de gestiones de seguimiento ambiental del proyecto, y de respuesta al actor, se encontraba en las instalaciones de la SETENA y no como se indica en los alegatos. Por lo que de haberse utilizado el medio facilitado para la correspondiente solicitud se hubiese podido localizar y darle el acceso al expediente, toda vez que es un derecho que la Secretaría respeta y tiene claro. Vale mencionar que esta honorable Sala ha avalado que la Administración cuente con un horario de atención al usuario y sobre el tema es conocida la regulación de horario que brinda el Archivo Institucional de esta Secretaría desde hace ya varios años. Como ya se indicó esta Secretaría tiene claro que el acceso a los expedientes por parte de los usuarios es una máxima y es en esa línea que se han creado medios para coordinar de forma pronta y cumplida.

Ahora bien, también en este proceso es meritorio la colaboración por parte de los usuarios en utilizar los medios que la Administración habilite para su atención, como el correo electrónico, portal de correspondencia, etcétera, y de tratar de actuar con antelación para evitar circunstancias que afecten su actuar en los expedientes administrativos; un ejemplo claro de esto es que hay expedientes que por su antigüedad se deben pedir con antelación porque no se encuentran en las instalaciones de la SETENA, sino en otra sede en la cual se mantienen custodiados, o el mismo expediente No. FEAP-0037-2002-SETENA, que por el tipo de proyecto que es constantemente se están tramitando gestiones de la parte desarrolladora, de partes interesadas, Ministerio de Salud, Municipalidad, del mismo Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental, encargado de brindar un seguimiento certero al proyecto, del Departamento Legal de esta Secretaría y hasta del Despacho del ministro de Ambiente en conocimiento de recursos ordinarios de apelación. Con respecto al acta que alega el notario que levantó con los hechos, el funcionario de Recepción de la Secretaría informa que no le consta que haya levantado un acta frente a él y no se le solicitó el número de identificación u otra información al respecto, sin mencionar que indicó erróneamente el segundo apellido del funcionario, toda vez que el correcto es Rivera. Así las cosas, como puede verse no lleva razón el recurrente en sus alegatos dado que el expediente se encontraba en la SETENA y de haber presentado su gestión por la vía indicada, se le habría colaborado como corresponde para que fotocopiara los tomos deseados, que fue el motivo de la solicitud, reiterando que si bien es cierto el expediente es público y se le debe dar el acceso requerido, lo es también el hecho de que la Administración debe contar un plazo razonable para gestionar las solicitudes y realizar las coordinaciones internas para poder darle acceso físico a los expedientes, de manera que el mismo se pueda dar a la mayor prontitud, sin embargo el administrado debe usar los medios oficiales dados para esos fines, y colaborar como un acto de buena fe con la Administración en el sentido de realizar las gestiones en los tiempos, horarios y medios oportunos y con la debida antelación según sus propios intereses procesales.

Concluye señalando que en razón de las consideraciones anteriores, se concluye que no lleva razón el recurrente ya que no hubo omisión por parte de la SETENA en la atención al acceso al expediente solicitado, sino que dado que no hubo solicitud por el medio oficial que la Secretaría tiene dispuesto no fue posible coordinar brindarle el expediente de marras al recurrente, situación que pudo ser resuelta en el momento oportuno, ya que el expediente sí se encontraba en las instalaciones de la SETENA; y se le indicó al usuario el medio por el cual debía solicitar el expediente; sin embargo no lo hizo. La SETENA tiene clara la importancia del acceso a los expedientes y el derecho de defensa; pero también es claro que en este caso el recurrente optó por no utilizar el medio por el cual se le pudo colaborar, desde el Departamento competente, a saber, el Archivo Institucional. No se omite manifestar que lo que se indicó en recepción es una mera información que ni está denegando el acceso al expediente, ni le está entorpeciendo su derecho de defensa, todo lo contrario, se buscó explicarle y colaborarle para tal fin. Además, el usuario es ya recurrente en la solicitud y gestión del expediente y por ende conoce la dinámica de funcionamiento de la SETENA, considerándose que el administrado también tiene un grado de responsabilidad en el manejo de los tiempos procesales y realizar las diligencias, previsiones y coordinaciones con la Administración en un acto de buena fe para lograr su comedido, y conseguir hacer el debido uso de sus garantías procesales.

4.- Por memorial presentado a las 9:05 horas de 10 de noviembre de 2022, el recurrente replica el informe, e indica que Lo que está en discusión es si se permitió el acceso al expediente administrativo, y bajo los parámetros establecidos por esta misma Sala, no es posible que Setena exija que el expediente haya que solicitarlo previamente por escrito y esperar 10 días hábiles para coordinar, eso es negar el acceso del expediente. Además, lo cierto del caso es que lo que sucedió es lo que está contemplado en el acta Notarial y una simple referencia de un error material no desvirtúa el contenido del instrumento notarial. El hecho que solicitamos el acceso al expediente en el penúltimo día de plazo para presentar el recurso, también es un hecho irrelevante, infantil y de escaso rigor técnico para contestar un recurso de amparo. Aunado a lo anterior, SETENA admite expresamente que ellos ocupaban 10 días hábiles para contestar unas gestiones presentadas al expediente y que por ello no lo pueden permitir su acceso. Bloquear el acceso del expediente por que una funcionaria tenga el expediente en su casa, no puede superar los parámetros mínimos bajo los cuales la Administración puede regular o restringir el acceso al expediente.

5.- En los procedimientos seguidos se han observado las prescripciones legales.

Redacta el Magistrado Garita Navarro; y,

CONSIDERANDO:

I.- OBJETO DEL RECURSO. El recurrente apunta que el 12 de octubre de 2022 se apersonó a la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, a solicitar los tomos 31 y 32 del expediente No. FEAP-0037-2022-SETENA, del cual es parte interesada, pues, días antes se le había notificado una resolución, con la intención de recurrir lo resuelto; sin embargo, al requerir el Licenciado Alvarado Salazar esos tomos, el funcionario Andrés Leitón Herrera, le señaló que el archivo está cerrado los miércoles y que no era posible que le entregara lo requerido. Señala que ante su insistencia, le refirió que debía efectuar la solicitud al correo electrónico "[email protected]", y que los funcionarios del archivo tenían 10 días para contestarle. Además, se le manifestó que los tenía la funcionaria Johanna Méndez, quien está en modalidad de teletrabajo, por lo que no era posible revisarlos ni fotocopiarlos, pero que realizara el requerimiento mediante el correo electrónico que le había indicado, todo lo cual vulnera su derecho a la defensa. Afirma que ese proceder, vulnera sus derechos fundamentales.

II.- HECHOS PROBADOS. De relevancia para la decisión del presente amparo se tienen por demostrados los siguientes: 1) En fecha indeterminada, la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, habilitó la posibilidad de solicitar los expedientes a través del correo electrónico [email protected] en horario 24/7 y del portal de la secretaría (informe rendido bajo juramento). 2) Desde fecha indeterminada, el Archivo de la Secretaría recurrida, permanece cerrado los días miércoles (informe rendido bajo juramento). 3) Por correo electrónico de 7 de octubre de 2022la funcionaria Joanna Méndez de Departamento Asesoría y Seguimiento Ambiental solicitó el préstamo del expediente FEAP-0037-2002-SETENA (informe rendido bajo juramento). 4) Mediante la boleta número 458 de 10 de octubre de 2022 se entregó en préstamo ese expediente a esa funcionaria (informe rendido bajo juramento). 5) El 12 de octubre de 2022, a eso de las 8:20 horas, se apersonó el recurrente a la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, donde requirió el expediente FEAP-0037-2002-SETENA, donde, quien lo atendió, le expresó que ese día, el Archivo se encontraba cerrado; al requerir ayuda se le indicó que el expediente debe solicitarse a través del correo electrónico: [email protected]. Además, se le indicó que los tomos los tenía una funcionaria, que se encontraba ese día en teletrabajo, por lo que no era posible revisarlos, ni fotocopiarlos (adjunta al libelo de interposición). 6) Para esa fecha, los tomos físicos 31 y 32 de ese expediente administrativo, se encontraban en análisis por parte de esta Secretaría para brindar respuestas a los requerimientos formulados por el actor el 5 de octubre de este mismo año (informe rendido bajo juramento).

III.- HECHOS NO PROBADOS. Se estima como no demostrado, el siguiente de relevancia: Único.- Que el recurrente haya requerido el expediente a través del correo electrónico [email protected] en horario 24/7 y del portal de la secretaría.

IV.- CASO CONCRETO. En la especie, el recurrente apunta que el 12 de octubre de 2022 se apersonó a la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, a solicitar los tomos 31 y 32 del expediente No. FEAP-0037-2022-SETENA, del cual es parte interesada, pues, días antes se le había notificado una resolución, con la intención de recurrir lo resuelto; sin embargo, al requerir el Licenciado Alvarado Salazar esos tomos, el funcionario Andrés Leitón Herrera, le señaló que el archivo está cerrado los miércoles y que no era posible que le entregara lo requerido. Señala que ante su insistencia, le refirió que debía efectuar la solicitud al correo electrónico "[email protected]", y que los funcionarios del archivo tenían 10 días para contestarle. Además, se le manifestó que los tenía la funcionaria Johanna Méndez, quien está en modalidad de teletrabajo, por lo que no era posible revisarlos ni fotocopiarlos, pero que realizara el requerimiento mediante el correo electrónico que le había indicado, todo lo cual vulnera su derecho a la defensa. Afirma que ese proceder, vulnera sus derechos fundamentales.

De los autos se acredita que, el miércoles 12 de octubre de 2022, a eso de las 8:20 horas, el recurrente se apersonó a la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, donde requirió el expediente FEAP-0037-2002-SETENA, para revisar y fotocopiar; que el funcionario que lo atendió, le expresó que ese día, conforme al horario previamente establecido, el Archivo se encontraba cerrado y que el expediente debía solicitarse a través del correo electrónico: [email protected]. Pese a lo anterior, no consta que el recurrente haya requerido el expediente a través del correo electrónico [email protected], ni en el portal de la secretaría técnica recurrida, que son los medios oficiales establecidos por la administración para solicitar un expediente físico, pues en algunos casos, por la antigüedad de los expedientes, no se encuentran en las instalaciones de la SETENA, sino en otra sede en la cual se mantienen custodiados, o por el tipo de proyecto que es constantemente se están tramitando gestiones de la parte desarrolladora, de partes interesadas, Ministerio de Salud, Municipalidad, del mismo Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental, encargado de brindar un seguimiento certero al proyecto, del Departamento Legal de esta Secretaría y hasta del Despacho del ministro de Ambiente en conocimiento de recursos ordinarios de apelación. Así las cosas, no aprecia la Sala que con el proceder acusado, se lesione los derechos fundamentales del amparado. Bajo esta inteligencia, se impone desestimar el recurso.

V.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE. Se previene a las partes que de haber aportado algún documento en papel, así como objetos o pruebas contenidas en algún dispositivo adicional de carácter electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías, estos deberán ser retirados del despacho en un plazo máximo de 30 días hábiles contados a partir de la notificación de esta sentencia. De lo contrario, será destruido todo aquel material que no sea retirado dentro de este plazo, según lo dispuesto en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por la Corte Plena en sesión número 27-11 del 22 de agosto de 2011, artículo XXVI y publicado en el Boletín Judicial número 19 del 26 de enero de2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión número 43-12 celebrada el 3 de mayo de 2012, artículo LXXXI.

POR TANTO:

Se declara sin lugar el recurso.

Fernando Castillo V.

Fernando Cruz C.

Paul Rueda L.

Luis Fdo. Salazar A.

Jorge Araya G.

Anamari Garro V.

Jose Roberto Garita N.

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