Prescription of disciplinary power for public procurement offenses and proportionality of dismissalPrescripción de la potestad disciplinaria en faltas de contratación administrativa y proporcionalidad del despido

III.Regarding the statute of limitations for disciplinary authority: The grievance raised requires determining whether the applicable statute of limitations for exercising the employing entity's disciplinary authority was the one-month period established in Article 603 of the Labor Code or the special five-year period governed by Article 71 of the Organic Law of the Contraloría General de la República. The text of the latter provision, at the time of the investigated events, is the one currently in force and expressly states: “Article 71.—Statute of limitations for disciplinary liability. The administrative liability of the public official for the infractions set forth in this Law and in the superior control and oversight legal framework (ordenamiento de control y fiscalización superiores) shall prescribe in accordance with the following rules:/ a) In cases where the irregular act is notorious, liability shall prescribe in five years, counted from the occurrence of the act./ b) In cases where the irregular act is not notorious – understood as an act requiring an inquiry or an audit study to report its possible irregularity – liability shall prescribe in five years, counted from the date on which the report on the respective inquiry or audit is brought to the attention of the head of the entity (jerarca) or the official competent to initiate the respective proceeding./ The statute of limitations shall be interrupted, with continuing effects, by the notification to the presumed responsible person of the act ordering the initiation of the administrative proceeding. /When the author of the infraction is the head of the entity, the period shall begin to run from the date on which they terminate their service relationship with the entity, company, or respective body. /It shall be deemed a serious infraction by the official competent to initiate the disciplinary proceeding to not initiate it in a timely manner or to allow the infractor's liability to prescribe, without justified cause. /(Thus amended by subsection a) of Article 45 of Law No. 8292 of July 31, 2002, Ley de Control Interno).” (The bold text is not from the original). From the highlighted text, it is inferred that the extended period provided for in said provision applies when a public official commits the infractions set forth in that specific law or those contemplated in the superior control and oversight legal framework of the Hacienda Pública, understood according to Articles 1 and 8 of the related Organic Law. The Contraloría General de la República exercises control over the entities and bodies that comprise the Hacienda Pública, without prejudice to the optional oversight it may exercise over other entities. Now, in accordance with Article 8 of the same law, “The Hacienda Pública shall be constituted by public funds, the powers to receive, administer, hold in custody, conserve, manage, spend, and invest such funds, and the legal, administrative, and financial rules relating to the budget process, administrative contracting, internal and external control, and the liability of public officials.” (The highlights are by the author of this text). According to this article, the Hacienda Pública is constituted by two essential components: a) public funds (and everything related to their management) and b) the administrative and financial legal rules relating to the budget process, administrative contracting, control—both external and internal—and the liability of public servants in these matters. The law defines what is to be understood by public funds and also by the superior control and oversight legal framework, which are the express terms included in the related Article 71. Thus, in Article 9, public funds are defined as all those “…resources, securities, goods, and rights owned by the State, by public bodies, companies, or entities.” Article 10, for its part, states: “The superior control and oversight legal framework of the Hacienda Pública comprises the set of rules that regulate the competence, structure, activity, relationships, procedures, liabilities, and sanctions derived from that oversight or necessary for it. This legal framework also includes the rules that regulate oversight over foreign entities and bodies and private funds and activities, to which this Law refers, as its fundamental norm, within the constitutional framework.” This control and oversight legal framework has as its primary purpose “…to guarantee the legality and efficiency of internal controls and of the management of public funds in the entities over which the Contraloría General de la República has jurisdiction, in accordance with this Law” (Article 11, same law). These latter articles must be read in conjunction with the provisions of Article 8, which expressly includes as part of the control and oversight legal framework the regulations related to the budget process, administrative contracting, internal and external control, and the liability of public officials in these matters, which are undoubtedly norms aimed at ensuring the legality and efficiency not only of internal controls but also of the efficient and lawful management of public funds. Thus, it is not just any infraction committed by a public servant that triggers the application of the aforementioned Article 71. Only infractions committed by individuals performing a public function in the exercise of those special competencies (management of public funds) and that violate either the regulations of the Organic Law of the Contraloría General de la República or that control and oversight legal framework (regulations on budget process, administrative contracting, internal and external control, liabilities in that matter) trigger an extension of the period for exercising disciplinary authority. In summary, the period for sanctioning actions or omissions contrary to those specific regulations, which may cause inefficient or illegal management of public funds, is longer than the generic one set forth in Article 603 of the Labor Code, because in such cases the five-year period contemplated by that particular norm must be applied, which undoubtedly seeks to protect a public interest of great importance, namely the transparent management of public funds. In the case under analysis, the appealing entity claims that the plaintiff was dismissed for infractions related to the management of public funds, specifically for: “… not assessing the condition of the electrical installation of the property identified as “la casona de pensiones…, failed to comply with the requirements established in the applicable legislation and regulations of the Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos by not accrediting the existence of plans that met the requirements set by said Colegio, consequently, as there was no approval (visado) of the same to carry out the remodeling referred to in the direct purchase CD-006-04, an omission also recorded with respect to the logbook (bitácora) and the professional services and consulting contracts… the lack of documentation was accredited via an addendum (sic) of the modifications to the work and the deadlines for its execution with the company Cotece S.A. (…)” (see brief at pages 322 to 328). From the charges brought against the claimant, it is clear that the administrative investigation took place precisely because he had incurred, among other infractions, in infractions set forth in superior control and oversight norms, such as the Ley de Control Interno, the Ley de Contratación Administrativa, and the Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, to the detriment of public funds (see transfer of charges at pages 64 to 78). From the related report, it can be deduced that a public procurement (licitación pública) and subsequently a direct contracting process were carried out, in which procedures and guidelines contemplated in both internal regulations and the Ley de Contratación Administrativa were ignored. Regarding the plaintiff's specific case, it was recommended to investigate potential liability for the following acts: “a)- Having been the official responsible for promoting the competition under the modality of Public Procurement LP-001-2002 for the purchase of the property called “Casona de Pensiones”, which would house eight departments of the Gerencia División de Pensiones, since in his capacity as Jefe de Proyectos he was responsible for ensuring and supervising compliance with the provisions of the Law and the Regulations on Administrative Contracting and the different procedures concerning the Acquisition and Remodeling of the Property (…)./ b)- … having disregarded (sic) the authorization granted by the Gerencia División de Operaciones, which is the Institutional Body that authorizes the processing of competitions other than direct purchases by the different units, according to circular 22273 issued by the Management Body of the Caja Costarricense de Seguro Social, as well as having omitted the technical reason for the acquisition of the property that would establish the clauses in the terms of reference such as location, usable area of the building, percentage of usable area at street level, etc. … c)- In addition to having misled the Junta Directiva of the Caja Costarricense de Seguro Social into awarding (sic) the purchase of the building, promoted in Public Procurement LP-001-2002, before the Junta Directiva awarded (sic), the investigated party [Name1]… …, presented the case before the Comisión Especial de Licitaciones, which apparently inadequately performed the technical analysis of the bids, in which compliances were attributed to the awarded bid that did not correspond to it, such as construction in accordance with the norms of the Código Sísmico de Costa Rica, adjusting the electrical installation to the requirements of the Compañía Nacional de Fuerza y Luz, omission of factors in the evaluation of the bids such as the price and age of the property, which eventually were not carried out, contradict themselves, or lack veracity, aside from the fact that there was no pre-feasibility study that should have been approved by the Dirección de Planificación Corporativa… d)- He is also charged with … that being a member of the Comisión de Compras of the Gerencia de Pensiones, they recommended to the Gerente de Pensiones to award Direct Purchase CD-006-2004 Remodeling of Property Owned by the Gerencia División de Pensiones, to the Company Corporación Comercial Euroamericana, as well as in his capacity as Jefe de Proyectos. He omitted to sign the Consulting Contract with the Caja Costarricense de Seguro Social for the purpose of registering his professional responsibility with the Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, as well as that of the company Corporación Comercial Euroamericana S.A. (COTECE) which was also not registered and authorized by the CFIA as a construction company on the day the bids were received, despite the company presenting it two months later. The investigated party failed to verify that such an act was not correctable, as it did not meet the legal requirements at the time… e)- In addition to this, he is charged with not supervising or verifying that the construction plans for Direct Purchase CD-006-2004 complied with the established architectural and engineering (sic) systems, the requirement for which was omitted in the property acquisition process, as well as the absence of signatures on the sheets by the corresponding professionals of the Institution and the awarded company, and having dispensed with the respective processing with the aforementioned Colegio of the construction stamp and the Logbook (Cuaderno de Bitácora), as the construction plans were not prepared or registered, nor was municipal approval obtained… f)- In this manner, in his capacity as Jefe de Proyectos, he processed and authorized the Direct Purchase CD-006-2004 contract without any technical basis (sic) or reasons of unforeseeability, taking into account that the investigated party actively participated in the Public Procurement LP-001-2002 process, and having full knowledge of the characteristics of the infrastructure and the public interest, as well as the pertinent addendum to the original contract and its respective legal approval for the increase (sic) in the work delivery deadline (…)” (pages 74 verso to 75 front). Furthermore, in the resolution that initiated the proceeding, among others, Articles 96 of the Ley de Contratación Administrativa, 39 of the Ley de Control Interno, and 108 subsections a) and b) and 110, subsections b) and e) of the Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos were invoked as support, as well as internal regulations on the development of public works projects. Article 96 of the Ley de Contratación Administrativa – at the time the events attributed to the plaintiff occurred – stipulated that a written warning (apercibimiento escrito) would be imposed on the official who incurred in any of the following infractions: “a) Not incorporating documentation related to the administrative file in a timely manner, when they should do so. b) Unjustifiably impeding or hindering access to an administrative file for which they are responsible for managing or guarding./ c) Not including relevant data for the study of bids in a report or expert opinion, when it is determined that they knew such data when rendering their opinion./ d) Unjustifiably delaying the processing of payments owed by the Administration to its suppliers or contractors./ e) Unjustifiably delaying the receipt of goods or works./ f) Causing or ordering the illegal fragmentation of operations, processing contracts whose amounts would imply a more rigorous procedure than the one followed by dividing them./ g) Not attending to or responding to, in a timely and unjustified manner, a warning made by the Contraloría General de la República in the exercise of its functions./ h) Breaching the duty of care expected from their personal conditions and the position they hold, whether through fault, negligence, or lack of skill, causing real harm to private parties or to the Administration during a contracting procedure, provided that the gravity of the circumstances and the amount of the harm do not warrant a greater sanction. i) The person responsible for doing so, not publishing the acquisition program in a timely manner as stipulated in Article 6 of this law./ j) Not sending the reports mentioned in Article 101 of this law to the Contraloría General de la República within the established timeframe. (Thus amended by Article 1, subsection n), of Law No. 7612 of July 22, 1996).” The conduct attributed to the claimant, related to the processing of Public Procurement LP-001-2002 and Direct Purchase CD-006-2004, evidenced in the audit study (see pages 11 to 63) and based on which the dismissal was ordered, is framed within the factual circumstances contemplated by the transcribed article. If the application of Article 71 of the Organic Law of the Contraloría General de la República arises from incurring in what both that law and those related to the superior control and oversight legal framework establish as an infraction, it must be concluded, without a doubt, that the applicable period is the five-year period set forth therein, insofar as the plaintiff was attributed with having violated precepts of the Ley de Control Interno, the Ley de Contratación Administrativa, and other internal regulations on contracting, as well as the Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Consequently, it is correct to consider that the applicable norm regarding the statute of limitations for disciplinary authority is Article 71 of the Organic Law of the Contraloría General de la República and not the general rule contemplated in Article 603 of the Labor Code. The foregoing applies specifically to the concrete acts contained in the appeal filed before this third rogatory instance by the Caja Costarricense de Seguro Social, which are related to the conduct described in subsections a), e), and h) of the aforementioned Article 96, namely: having failed to assess the condition of the electrical installation of the property identified as “la casona de pensiones”; failing to certify the existence of plans that met the requirements set by the Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos; as well as the lack of execution of an addendum justifying the modifications to the work and the deadlines for its execution. These being the only possible infractions to consider for purposes of determining the existence or not of the statute of limitations for disciplinary authority and, eventually, the concurrence of a serious infraction, given that regarding the other conduct attributed to the plaintiff, the Caja conformed with its declaration of prescription, by not outlining any grievance regarding them in its appeal. Now, according to subsection b) of Article 71 of the Organic Law of the Contraloría General de la República, when dealing with acts that are not notorious, the five-year period shall run from the date on which the report about the possible irregularity is brought to the attention of the hierarchy or the person competent to order the initiation of the administrative proceeding. In this case, it has been proven that the Audit report was communicated to the Gerencia de Pensiones on November 1, 2004, and the proceeding was initiated by resolution dated the following December 2 (notified on that same day), which is why the peremptory period did not expire. Having determined that the disciplinary authority was not time-barred in this specific case, it is appropriate to analyze whether the infractions attributed to the plaintiff justify the dismissal applied. In this regard, we must indicate that the three specific conducts described in the appeal filed before this third rogatory instance—which are the only ones that the Caja considers to be infractions related to Article 71 of the Organic Law of the Contraloría General de la República—are classified in subsections a), e), and h) of Article 96 of the Ley de Contratación Administrativa as infractions punishable by a “written warning.” For these types of conduct to constitute a ground for dismissal, in accordance with Articles 96 bis and 96 ter of that same regulatory body, their repetition is required, after having been warned, on at least two additional occasions (since the first repetition gives rise to a suspension without pay), without it having been proven in this case that the plaintiff was in that special condition. Nor did the defendant entity prove that the litigant had caused “real harm to private parties or to the Administration, during a contracting procedure” in the terms of subsection h) of the referred Article 96, so as to consider that he deserved the most drastic sanction provided by our legal system, which is dismissal without employer liability. Therefore, applying the principles of typicality, proportionality, reasonableness, and gradualness that inform sanctioning administrative matters, it is appropriate to declare the dismissal unjustified, given that the conduct attributed to the worker, according to the applicable special regulations, should have been sanctioned with a written warning, and not with the application of a dismissal without employer liability, a sanction that, due to its severity, must be the last resort. Consequently, the proper course is to confirm the appealed judgment, not because it is considered that the statute of limitations for the disciplinary authority had expired in the specific case, but because the sanction imposed on the plaintiff was disproportionate to the severity of the infractions committed.

“III.- DE LA PRESCRIPCIÓN DE LA POTESTAD DISCIPLINARIA: El agravio planteado exige determinar si el plazo de prescripción aplicable para el ejercicio del poder disciplinario del ente empleador era el de un mes que contempla el artículo 603 del Código de Trabajo o el especial de cinco años que regula el numeral 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. El texto de esta última norma, al momento de los hechos investigados, es el que se encuentra vigente en la actualidad y, en forma expresa, establece:“Artículo 71.—Prescripción de la responsabilidad disciplinaria. La responsabilidad administrativa del funcionario público por las infracciones previstas en esta Ley y en el ordenamiento de control y fiscalización superiores, prescribirá de acuerdo con las siguientes reglas:/ a) En los casos en que el hecho irregular sea notorio, la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados a partir del acaecimiento del hecho./ b) En los casos en que el hecho irregular no sea notorio –entendido este como aquel hecho que requiere una indagación o un estudio de auditoría para informar de su posible irregularidad- la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados a partir de la fecha en que el informe sobre la indagación o la auditoría respectiva se ponga en conocimiento del jerarca o el funcionario competente para dar inicio al procedimiento respectivo./ La prescripción se interrumpirá, con efectos continuados, por la notificación al presunto responsable del acto que acuerde el inicio del procedimiento administrativo. /Cuando el autor de la falta sea el jerarca, el plazo empezará a correr a partir de la fecha en que él termine su relación de servicio con el ente, la empresa o el órgano respectivo. /Se reputará como falta grave del funcionario competente para iniciar el procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el dejar que la responsabilidad del infractor prescriba, sin causa justificada. /(Así reformado por el inciso a) del artículo 45 de la Ley N° 8292 de 31 de julio del 2002, Ley de Control Interno)”. (La negrita no es del original). Del texto resaltado se extrae que el plazo ampliado que prevé dicha norma resulta de aplicación cuando el o la funcionaria pública incurren en las infracciones previstas en esa ley específica o bien en las que contempla el ordenamiento de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública se entiende, según lo regulado en los artículos 1° y 8 de la Ley Orgánica relacionada. La Contraloría General de la República ejerce control sobre los entes y órganos que integran la Hacienda Pública, sin perjuicio de la regulación facultativa que puede desplegar respecto de otros entes. Ahora bien, de conformidad con el artículo 8 ídem “La Hacienda Pública estará constituida por los fondos públicos, las potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar, manejar, gastar e invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas y financieras, relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control interno y externo y la responsabilidad de los funcionarios públicos”. (Los destacados son de quien redacta). De conformidad con dicho numeral, la Hacienda Pública está constituida por dos componentes esenciales: a) los fondos públicos (y todo lo relacionado con su manejo) y b) las normas jurídicas de carácter administrativo y financiero relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control –tanto externo como interno- y la responsabilidad de las y los servidores públicos en esas materias. La ley se encarga de definir lo que ha de entenderse por fondos públicos y también por ordenamiento de control y fiscalización superiores, que son los términos expresos que contempla el artículo 71 relacionado. Así, en el canon 9 se definen los fondos públicos como todos aquellos “…recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos”. El numeral 10 siguiente, por su parte, señala: “El ordenamiento de control y de fiscalización superiores de la Hacienda Pública comprende el conjunto de normas, que regulan la competencia, la estructura, la actividad, las relaciones, los procedimientos, las responsabilidades y las sanciones derivados de esa fiscalización o necesarios para esta. Este ordenamiento comprende también las normas que regulan la fiscalización sobre entes y órganos extranjeros y fondos y actividades privados, a los que se refiere esta Ley, como su norma fundamental, dentro del marco constitucional”. Ese ordenamiento de control y fiscalización tiene como finalidad primordial “…garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos en los entes sobre los cuales tiene jurisdicción la Contraloría General de la República, de conformidad con esta Ley” (artículo 11, ídem). Estos últimos numerales deben leerse en concordancia con lo estipulado en el artículo 8 citado, que expresamente incluye como parte del ordenamiento de control y fiscalización a la normativa relacionada con el proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control interno y externo y la responsabilidad de los funcionarios públicos en esas materias, que sin duda son normas que tienden a velar por la legalidad y la eficiencia no solo de los controles internos sino también por el manejo eficiente y apegado a la ley de los fondos públicos. Así, no es cualquier falta cometida por un servidor o servidora pública la que da lugar a la aplicación del artículo 71 ídem. Son únicamente las faltas cometidas por las personas que desempeñan una función pública en el ejercicio de esas especiales competencias (manejo de los fondos públicos) y que infrinjan ya sea las regulaciones de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República o de ese ordenamiento de control y fiscalización (normativa sobre proceso presupuestario, contratación administrativa, control interno y externo, responsabilidades en esa materia) las que dan lugar a una ampliación del plazo para el ejercicio de la potestad disciplinaria. En resumen, el período para sancionar las acciones u omisiones contrarias a esas regulaciones específicas, que pueden ocasionar un manejo ineficiente o ilegal de los fondos públicos, es mayor que el genérico previsto en el numeral 603 del Código de Trabajo, pues en tales supuestos debe aplicarse el de cinco años que contempla aquella norma particular, que sin duda busca tutelar un interés público de gran trascendencia, cual es el manejo transparente de los fondos públicos. En el caso bajo análisis, la entidad recurrente asegura que el actor fue despedido por faltas relacionadas con el manejo de fondos públicos, concretamente por: “… no valorar el estado de la instalación eléctrica del inmueble identificado como “la casona de pensiones…, incumplió con los requisitos establecidos en la legislación y normativa aplicable del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos al no estar acreditada la existencia de planos que reunieran los requisitos fijados por dicho Colegio en consecuencia al no existir visado de los mismos para efectuar la remodelación a que se contrajo la compra directa CD-006-04, omisión registrada también con respecto a la bitácora y los contratos de servicios profesionales y de consultoría… se acreditó la falta de documentación mediante addenda (sic) de las modificaciones de la obra y los plazos para su ejecución con la empresa Cotece S.A. (…)” (ver memorial de folios 322 al 328). De la imputación de cargos realizada al accionante se desprende que la investigación administrativa tuvo lugar precisamente por haber incurrido, entre otras faltas, en infracciones previstas en normas de control y fiscalización superiores, como lo son la Ley de Control Interno, la Ley de Contratación Administrativa y la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en detrimento de los fondos públicos (ver traslado de cargos a folios 64 al 78). Del relacionado informe se colige que se efectuó un proceso de licitación pública y posteriormente uno de contratación directa, en los que se obviaron procedimientos y directrices contemplados tanto en normativa interna como en la Ley de Contratación Administrativa. En relación con el caso concreto del actor, se recomendó investigar la eventual responsabilidad por los siguientes hechos: “a)- Haber sido el funcionario responsable de promover el concurso bajo la modalidad Licitación Pública LP-001-2002 para la compra del inmueble denominado “Casona de Pensiones”, que albergaría ocho dependencias de la Gerencia División de Pensiones, ya que en su condición de Jefe de Proyectos le correspondía velar y supervisar que se hubiera cumplido con lo establecido por la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa y los diferentes procedimientos concernientes a la Adquisición y Remodelación del Inmueble(…)./ b)- … el haber prescindió (sic) de la autorización otorgada por la Gerencia División de Operaciones, quien es el Ente Institucional que permite tramitar los concursos que son diferentes a la compra directa a las diferentes unidades, según circular 22273 suscrita por el Cuerpo Gerencial de la Caja Costarricense de Seguro Social, así como el haber omitido la razón técnica para la adquisición del inmueble que estableciera las cláusulas en el pliego de condiciones tales como la ubicación, área útil del edificio, porcentaje de área útil a nivel de calle, etc. … c)- Además de haber inducido en error a la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social para que adjudicará (sic) la compra del edificio, promovida en la Licitación Pública LP-001-2002, previo a que la Juta Directiva adjudicará (sic), el investigado [Nombre1]… …, expuso el caso ante la Comisión Especial de Licitaciones, que aparentemente efectuó en forma inadecuada el análisis técnico de las ofertas, en el cual se atribuyeron cumplimientos a la oferta adjudicada que no le correspondían, tales como construcción acorde a las normas del Código Sísmico de Costa Rica, ajustarse a la instalación eléctrica a los requerimientos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, omisión de factores en la evaluación de las ofertas como el precio y la antigüedad del inmueble, que eventualmente no se realizaron, que se contradicen o carecen de veracidad, aparte de que no se contaba con el estudio de prefactibilidad que debía ser aprobado por la Dirección de Planificación Corporativa… d)- Asimismo se le imputa … que siendo miembro de la Comisión de Compras de la Gerencia de Pensiones, recomendaron al Gerente de Pensiones adjudicar la Compra Directa CD-006-2004 Remodelación Inmueble Propiedad de la Gerencia División de Pensiones, a la Empresa Corporación Comercial Euroamericana, así como en su condición de Jefe de Proyectos. Omitió suscribir el Contrato de Consultoría con la Caja Costarricense de Seguro Social con el objetivo de registrar ante el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica su responsabilidad profesional, así como la de la empresa Corporación Comercial Euroamericana S.A. (COTECE) que además no estaba inscrita y habilitada en el CFIA, como empresa constructora el día en que se recibieron las ofertas, no obstante la empresa la presentó dos meses después. Sin verificar el investigado que tal acto no era subsanable, pues no cumplía con los requisitos legales en su momento… e)- Aparte de eso se le imputa, no supervisar ni verificar que los planos constructivos para la Compra Directa CD-006-2004, cumplieran con lo establecido por los sistemas arquitectónicos e ingenieros (sic), cuya solicitud fue omitida en el proceso de la adquisición de la propiedad, así como la ausencia de las firmas en las láminas por los correspondientes profesionales de la Institución y la empresa adjudicada, así como haber prescindido del respectivo trámite ante el citado Colegio del timbre de construcción y del Cuaderno de Bitácora, pues no se contaba con la confección ni inscritos los planos constructivos, tampoco se contó con el visado municipal… f)- De esta forma en su condición de Jefe de Proyectos tramitó y autorizó el contrato de Compra Directa CD-006-2004, sin ningún fundamentó (sic) técnico razones de imprevisibilidad, tomándose en cuenta que el investigado participó activamente en el proceso de Licitación Pública LP-001-2002, y teniendo pleno conocimiento de las características de la infraestructura y del interés público, así como el pertinente addendum al contrato original y su respectivo refrendo legal por el aumentó (sic) en el plazo de entrega de la obra (…)” (folios 74 vuelto al 75 frente). Además, en la resolución que dio inicio al procedimiento se invocaron como sustento, entre otros, los artículos 96 de la Ley de Contratación Administrativa, 39 de la Ley de Control Interno y 108 incisos a) y b) y 110, incisos b) y e) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, así como normativa interna sobre el desarrollo de proyectos de obra pública. El artículo 96 de la Ley de Contratación Administrativa – al momento en que acaecieron los hechos que se le endilgan al actor - estipulaba que se le impondría la sanción de apercibimiento escrito al funcionario o funcionaria que incurriera en cualquiera de las siguientes faltas: “a) No incorporar oportunamente, debiendo hacerlo, documentación atinente al expediente administrativo. b) Impedir o dificultar de manera injustificada el acceso a un expediente administrativo, de cuyo manejo o custodia esté encargado./ c) No incluir en un informe o dictamen datos relevantes para el estudio de las ofertas, cuando se determine que los conocía al rendir su dictamen./ d) Retrasar injustificadamente el trámite de pagos que deba cubrir la Administración a sus proveedores o contratistas./ e) Retrasar de modo injustificado la recepción de bienes u obras./ f) Propiciar o disponer la fragmentación ilegal de operaciones, tramitando contratos que por su monto implicarían un procedimiento más riguroso que el seguido al dividirlas./ g) No atender ni responder a tiempo e injustificadamente una prevención hecha por la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus funciones./ h) Faltar al deber de diligencia esperada de sus condiciones personales y del puesto que ocupa, ya sea por culpa, imprudencia o impericia causando un daño real a los particulares o a la Administración, durante un procedimiento de contratación, siempre que la gravedad de las circunstancias y la cuantía del daño no ameriten una sanción mayor. i) No publicar el encargado de hacerlo, en el tiempo debido, el programa de adquisiciones según se dispone en el artículo 6 de la presente ley./ j) No enviar a la Contraloría General de la República, en el plazo establecido, los informes mencionados en el artículo 101 de esta ley. (Así reformado por el artículo 1º, inciso n), de la ley Nº 7612 de 22 de julio de 1996)”. Las conductas imputadas al accionante, relacionadas con el trámite de la Licitación Pública LP-001-2002 y la Compra Directa CD-006-2004 evidenciadas en el estudio de auditoría (ver folios 11 al 63) y con base en las cuales se dispuso el despido se enmarcan en los supuestos de hecho que contempla el numeral trascrito. Si la aplicación del artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República se da por incurrir en lo que tanto esa ley como las relacionadas con el ordenamiento de control y fiscalización superiores prevén como una infracción, debe concluirse, sin lugar a dudas, que el plazo aplicable es el de cinco años ahí previsto, en el tanto en que el demandante se le atribuyó haber violentado preceptos de la Ley de Control Interno, Ley de Contratación Administrativa y otra normativa interna sobre contratación, así como la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Por consiguiente, lo correcto es estimar que la norma aplicable en cuanto a la prescripción de la potestad disciplinaria es el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y no la general contemplada en el canon 603 del Código de Trabajo. Lo anterior es así en relación con los concretos hechos contenidos en el recurso interpuesto ante esta tercera instancia rogada por la Caja Costarricense de Seguro Social, y que se relacionan con lo tipificado en los incisos a), e) y h) del numeral 96 citado, a saber: no haber valorado el estado de la instalación eléctrica del inmueble identificado como “la casona de pensiones”; no acreditar la existencia de planos que reunieran los requisitos fijados por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos; así como la falta de suscripción de un addendum que justificara las modificaciones de la obra y los plazos para su ejecución. Siendo estas faltas, las únicas posibles de considerar para efectos de determinar la existencia o no de la prescripción de la potestad disciplinaria y, eventualmente, la concurrencia de una falta grave, por cuanto respecto de las demás conductas atribuidas al actor, la Caja se conformó con su declaratoria de prescripción, al no esbozar ningún agravio al respecto en su recurso. Ahora bien, según el inciso b), del numeral 71 la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, cuando se trate de hechos que no son notorios, el plazo de cinco años correrá a partir de la fecha en que el informe acerca de la posible irregularidad es puesto en conocimiento de la jerarquía o de la persona competente para disponer el inicio del procedimiento administrativo. En este caso, se ha tenido por demostrado que el informe de la Auditoría fue comunicado a la Gerencia de Pensiones el 1 de noviembre de 2004 y el procedimiento dio inicio mediante resolución fechada el 2 de diciembre siguiente (notificada ese mismo día), razón por la cual el plazo perentorio no transcurrió. Una vez definido que la potestad disciplinaria no se encontraba prescrita en el caso concreto, procede analizarse si las faltas atribuidas al actor dan cabida al despido aplicado. Al respecto debemos indicar que las tres conductas en particular descritas en el recurso interpuesto ante esta tercera instancia rogada -que son las únicas que para la Caja constituyen faltas relacionadas con el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República-, se encuentran tipificados en los incisos a), e) y h) del numeral 96 de la Ley de Contratación Administrativa como faltas sancionables mediante “apercibimiento escrito”. Para que ese tipo de conductas se configuren como una causal de despido, de conformidad con los numerales 96 bis y 96 ter de ese mismo cuerpo normativo, se requiere de su reiteración, luego de ser apercibido, en al menos dos ocasiones adicionales (ya que la primer reiteración da pie a una suspensión sin goce de salario), sin que en el caso concreto se haya acreditado que el actor se encontrara en esa especial condición. Tampoco acreditó la entidad demandada que el litigante hubiere causando un “daño real a los particulares o a la Administración, durante un procedimiento de contratación” en los términos del inciso h) del numeral 96 referido, como para que se considere que ameritaba la imposición de la sanción más drástica que prevé nuestro ordenamiento jurídico como lo es el despido sin responsabilidad patronal. Así las cosas, en aplicación de los principios de tipicidad, proporcionalidad, razonabilidad y gradualidad que informan la materia administrativa sancionatoria, lo procedente es declarar injustificado el despido, dado que las conductas atribuidas al trabajador, según la normativa especial aplicable al efecto, debieron ser sancionadas con un apercibimiento escrito, y no con la aplicación de un despido sin responsabilidad patronal, sanción que por su gravedad debe ser la ultima ratio. En consecuencia, lo procedente debe ser confirmar el fallo recurrido, no por cuanto se considere que en el caso concreto haya operado la prescripción de la potestad sancionatoria, sino en virtud de que la sanción impuesta al actor fue desproporcionada respecto a la gravedad de las faltas cometidas.”