Access to complaint copy and prompt justice against municipalityAcceso a copia de denuncia y justicia pronta frente a municipalidad

The constitutional text, in its Article 30, refers to free access to “administrative departments,” it being understood that unrestricted access to the physical facilities of administrative units or offices would be useless and insufficient to achieve the goal of keeping governed persons informed and knowledgeable about administrative management. Consequently, a teleological or axiological interpretation of the constitutional norm must lead to the conclusion that governed persons or individuals may access any information held by the respective public entities and bodies, regardless of its medium, whether documentary – case files (expedientes), records, archives, card files – electronic or computer-based – databases, electronic case files (expedientes electrónicos), automated files, floppy disks, compact discs – audiovisual, magnetic tape, etc.

INTRINSIC AND EXTRINSIC LIMITS OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION. Regarding the intrinsic limits to the essential content of the right of access to administrative information, we have the following: 1) The purpose of the right is “information on matters of public interest,” such that when the administrative information sought does not concern a matter of such a nature, the right is vitiated and access cannot be granted. 2) The second limit is constituted by the provision in the 2nd paragraph of Article 30 of the Constitution, which stipulates “State secrets are preserved.” The state secret as a limit to the right of access to administrative information is a matter reserved to law (Article 19, 1st paragraph, of the General Law of Public Administration), yet more than fifty years have passed since the Constitution came into force, and the legislative omission in enacting a law on state secrets and classified matters persists. This legislative gap has obviously caused serious uncertainty and has fostered the contra legem custom of the Executive Branch to classify, by executive decree (decreto ejecutivo), in a punctual and circumstantial manner, certain matters as reserved or classified because they constitute, in its understanding, a state secret. Regarding the scope, extent, and reach of the state secret, the doctrine is unanimous in accepting that it comprises aspects such as national security (internal or external), national defense against aggressions that threaten the sovereignty and independence of the State, and foreign relations arranged between the State and the other subjects of Public International Law (see Article 284 of the Penal Code, when defining the crime of “revelation of secrets”). It is not idle to distinguish between secrecy for objective and material reasons (ratione materia), referring to the three aspects indicated above (national security, defense, and foreign relations), and the secrecy imposed on officials or public servants (ratione personae) who, by reason of the exercise of their duties, know certain types of information, regarding which they must maintain a duty of confidentiality and reserve (see Article 337 of the Penal Code when defining and punishing the crime of “disclosure of secrets”). The state secret is regulated in the body of law in a disjointed, dispersed, and imprecise manner (e.g., the General Law of Police No. 7410 of May 26, 1994, when classifying reports and documents of the Directorate of State Security as confidential and, eventually, declarable as a state secret by the President of the Republic – Article 16; the General Law of Civil Aviation with respect to certain agreements of the Technical Council of Civil Aviation – Article 303, etc.). The state secret, insofar as it constitutes an exception to the constitutional principles or values of transparency and publicity of the public powers and their management, must be interpreted and applied, at all times, restrictively. Regarding the extrinsic limitations or limits of the right of access to administrative information, we have the following: 1) Article 28 of the Political Constitution establishes public morals and public order as an extrinsic limit to any right. 2) Article 24 of the Political Constitution guarantees to all persons a sphere of intimacy that is intangible to other legal subjects, such that those intimate, sensitive, or personally identifiable data that a public entity or body has collected, processed, and stored, because they appear in its physical or automated archives, records, and case files (expedientes), cannot be accessed by any person, as this would entail an external and unconstitutional intrusion or interference. Obviously, the foregoing is more applicable when the governed person himself has brought to the attention of a public administration confidential information, because it was required, for the purpose of obtaining a specific result or benefit. In reality, this limitation is intimately linked to the first intrinsic limit indicated, since, most probably, in such a case, the information sought does not concern matters of public interest but rather private ones. Intimately linked to this limitation are banking secrecy, understood as the duty imposed on all financial intermediation entities not to reveal the information and data they possess on their clients regarding any banking operation or banking contract entered into with them, especially in the case of checking accounts, since Article 615 of the Commercial Code expressly enshrines it for that hypothesis, and the industrial, commercial, or economic secrecy of companies regarding certain ideas, products, or industrial procedures and their financial, credit, and tax statements. There will be situations in which the information of an individual held by a public entity or body may have, especially when combined with that of other individuals, a clear public dimension and vocation, circumstances that must be progressively and casuistically identified by this Constitutional Court. 3) The investigation of crimes, when dealing with criminal investigations carried out by administrative or judicial police forces, with the purpose of guaranteeing the accuracy and success of the investigation and, above all, to respect the presumption of innocence, honor, and intimacy of the individuals involved.

Concerning prompt and complete administrative justice. The Administration, in light of Article 41 of the Constitution, has the obligation to guarantee that governed persons receive prompt and complete justice, without denial. This implies, in the sphere of administrative justice, its obligation to decide with diligence and speed the petitions or claims raised by governed persons, in such a way that its decision is consistent with the points alleged. Note also that the right to a response is completed by the communication to the interested person of the result of their proceeding, within a reasonable time frame. In this sense, the “reasonable” character of the duration of administrative activity is determined on a case-by-case basis based on various elements, such as the technical complexity of the administrative matter, the breadth of the evidence to be discharged, or the degree of impact on the person or the environment of the contested act, from which it is inferred that there is no strict right to the constitutionalization of time limits, but rather a right that constitutionality review be applied to those actions of the Administration in which there are no sufficient reasons to justify the time taken in resolving some type of administrative proceeding. The mere pronouncement or issuance of the administrative act is not sufficient, since the person who made the respective request does not know the response. It is only from the moment the communication is carried out that the interested party becomes aware of the expression of administrative will, and consequently, obtains the response they requested. In other words, without proper communication, the guarantee contained in Articles 27 and 41 of the Political Constitution is not fulfilled. Likewise, it must be noted that the decision provided for the specific case is not an obligation of the Administration to satisfy the claims of the governed person, since it is sufficient that it is duly reasoned and substantially conforms to the legal system, for which it is of essential importance that the dictation of the decision includes an adequate substantiation, where the governed person finds arguments to understand the decision that was finally adopted by the Administration, without this implying or subjecting the Administrative Apparatus to abide by what was requested by the governed person. In the specific case, and from the evidence contained in the record, it appears that initially, on October 18, 2005, the petitioner filed a request before the Secretariat of the Municipality of Mora, in which she requested a copy of the complaint lodged by Mr. Alvaro Castro Harrigan against the private Refugio Silvestre that she administers. In response to this request, the Council Secretary informed her on November 1, 2005, via official communication number 90-2005-DSM, that she had to direct the request to the Municipal Mayor, since he was the one who had knowledge of the matter. It was then that on November 1, 2005, the petitioner requested from the Municipal Mayor of Mora a copy of the note issued by Mr. Alvaro Castro Harrigan to the Ministerio de Ambiente y Energía (see folio 6 of the case file (expediente)), yet as of the date of rendering the report on November 29, 2005, no response had been provided to the petitioner. By virtue of the foregoing and given that the jurisprudence of this Chamber has repeatedly stated that the constitutional principles guaranteed in Articles 27 and 41 imply not only that the proceedings filed with administrative authorities must be resolved but also duly communicated, and that in the case under examination such circumstances are found lacking, the appeal must be granted.

In virtue of the foregoing, and given that the jurisprudence of this Chamber has repeatedly stated that the constitutional principles guaranteed in articles 27 and 41 imply not only that the petitions filed with the administrative authorities must be resolved but also duly communicated, and that in the case under review such circumstances are lacking, the recourse must be granted.

El texto constitucional en su numeral 30 se refiere al libre acceso a los “departamentos administrativos”, siendo que el acceso irrestricto a las instalaciones físicas de las dependencias u oficinas administrativas sería inútil e insuficiente para lograr el fin de tener administrados informados y conocedores de la gestión administrativa. Consecuentemente, una hermenéutica finalista o axiológica de la norma constitucional, debe conducir a concluir que los administrados o las personas pueden acceder cualquier información en poder de los respectivos entes y órganos públicos, independientemente, de su soporte, sea documental –expedientes, registros, archivos, ficheros-, electrónico o informático –bases de datos, expedientes electrónicos, ficheros automatizados, disquetes, discos compactos-, audiovisual, magnetofónico, etc..

LÍMITES INTRÍNSECOS Y EXTRÍNSECOS DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA. En lo relativo a los límites intrínsecos al contenido esencial del derecho de acceso a la información administrativa, tenemos, los siguientes: 1) El fin del derecho es la “información sobre asuntos de interés público”, de modo que cuando la información administrativa que se busca no versa sobre un extremo de tal naturaleza el derecho se ve enervado y no se puede acceder. 2) El segundo límite está constituido por lo establecido en el párrafo 2º del ordinal 30 constitucional al estipularse “Quedan a salvo los secretos de Estado”. El secreto de Estado como un límite al derecho de acceso a la información administrativa es reserva de ley (artículo 19, párrafo 1º, de la Ley General de la Administración Pública), empero, han transcurrido más de cincuenta años desde la vigencia de la Constitución y todavía persiste la omisión legislativa en el dictado de una ley de secretos de estado y materias clasificadas. Esta laguna legislativa, obviamente, ha provocado una grave incertidumbre y ha propiciado la costumbre contra legem del Poder Ejecutivo de calificar, por vía de decreto ejecutivo, de forma puntual y coyuntural, algunas materias como reservadas o clasificadas por constituir, a su entender, secreto de Estado. Tocante el ámbito, extensión y alcances del secreto de Estado, la doctrina es pacífica en aceptar que comprende aspecto tales como la seguridad nacional (interna o externa), la defensa nacional frente a las agresiones que atenten contra la soberanía e independencia del Estado y las relaciones exteriores concertadas entre éste y el resto de los sujetos del Derecho Internacional Público (vid. artículo 284 del Código Penal, al tipificar el delito de “revelación de secretos”). No resulta ocioso distinguir entre el secreto por razones objetivas y materiales (ratione materia), referido a los tres aspectos anteriormente indicados (seguridad, defensa nacionales y relaciones exteriores) y el secreto impuesto a los funcionarios o servidores públicos (ratione personae) quienes por motivo del ejercicio de sus funciones conocen cierto tipo de información, respecto de la cual deben guardar un deber de sigilo y reserva (vid. artículo 337 del Código Penal al tipificar y sancionar el delito de “divulgación de secretos). El secreto de Estado se encuentra regulado en el bloque de legalidad de forma desarticulada, dispersa e imprecisa (v. gr. Ley General de Policía No. 7410 del 26 de mayo de 1994, al calificar de confidenciales y, eventualmente, declarables secreto de Estado por el Presidente de la República los informes y documentos de la Dirección de Seguridad del Estado –artículo 16-; la Ley General de Aviación Civil respecto de algunos acuerdos del Consejo Técnico de Aviación Civil –artículo 303-, etc.). El secreto de Estado en cuanto constituye una excepción a los principios o valores constitucionales de la transparencia y la publicidad de los poderes públicos y su gestión debe ser interpretado y aplicado, en todo momento, de forma restrictiva. En lo concerniente a las limitaciones o límites extrínsecos del derecho de acceso a la información administrativa tenemos los siguientes: 1) El artículo 28 de la Constitución Política establece como límite extrínseco del cualquier derecho la moral y el orden público. 2) El artículo 24 de la Constitución Política le garantiza a todas las personas una esfera de intimidad intangible para el resto de los sujetos de derecho, de tal forma que aquellos datos íntimos, sensibles o nominativos que un ente u órgano público ha recolectado, procesado y almacenado, por constar en sus archivos, registros y expedientes físicos o automatizados, no pueden ser accedidos por ninguna persona por suponer ello una intromisión o injerencia externa e inconstitucional. Obviamente, lo anterior resulta de mayor aplicación cuando el propio administrado ha puesto en conocimiento de una administración pública información confidencial, por ser requerida, con el propósito de obtener un resultado determinado o beneficio. En realidad esta limitación está íntimamente ligada al primer límite intrínseco indicado, puesto que, muy, probablemente, en tal supuesto la información pretendida no recae sobre asuntos de interés público sino privado. Íntimamente ligados a esta limitación se encuentran el secreto bancario, entendido como el deber impuesto a toda entidad de intermediación financiera de no revelar la información y los datos que posea de sus clientes por cualquier operación bancaria o contrato bancario que haya celebrado con éstos, sobre todo, en tratándose de las cuentas corrientes, ya que, el numeral 615 del Código de Comercio lo consagra expresamente para esa hipótesis, y el secreto industrial, comercial o económico de las empresas acerca de determinadas ideas, productos o procedimientos industriales y de sus estados financieros, crediticios y tributarios. Habrá situaciones en que la información de un particular que posea un ente u órgano público puede tener, sobre todo articulada con la de otros particulares, una clara dimensión y vocación pública, circunstancias que deben ser progresiva y casuísticamente identificadas por este Tribunal Constitucional. 3) La averiguación de los delitos, cuando se trata de investigaciones criminales efectuadas por cuerpos policiales administrativos o judiciales, con el propósito de garantizar el acierto y éxito de la investigación y, ante todo, para respetar la presunción de inocencia, el honor y la intimidad de las personas involucradas.

De la justicia administrativa pronta y cumplida. La Administración, a la luz del artículo 41 Constitucional, tiene la obligación de garantizarle a los administrados el cumplimiento de la justicia pronta y cumplida, sin denegación. Eso implica, en el ámbito de la justicia administrativa, su obligación de decidir con diligencia y celeridad las peticiones o reclamos planteados por los administrados, de tal manera que su resolución sea congruente con los extremos alegados. Obsérvese además que el derecho de respuesta se completa con la comunicación a la persona interesada del resultado de su gestión, dentro de un plazo razonable. En este sentido, el carácter “razonable” de la duración de la actividad administrativa se determina casuísticamente con base en diversos elementos, tales como la complejidad técnica del asunto administrativo, la amplitud de la prueba por evacuar o el grado de afectación a la persona o al ambiente del acto impugnado, de lo cual se infiere que no existe un derecho estricto a la constitucionalización de los plazos, sino más bien un derecho a que se aplique el control de constitucionalidad sobre aquellas actuaciones de la Administración, en las cuales no existan motivos suficientes para justificar el tiempo demorado en la solución de algún tipo de gestión administrativa. No es suficiente el simple dictado o emisión del acto administrativo, puesto que la persona que ha hecho la respectiva solicitud no conoce la respuesta. No es sino a partir de que la comunicación es practicada, cuando el interesado ya conoce cuál es la manifestación de voluntada administrativa, y en consecuencia, obtiene la respuesta que pidió. En otras palabras, sin la debida comunicación, no se cumple con la garantía contenida en los artículos 27 y 41 de la Constitución Política. Igualmente se debe señalar que la resolución que se le brinde al caso concreto no es obligación de la Administración que satisfaga las pretensiones del administrado, pues basta con que este se encuentre debidamente fundamentado y se encuentre sustancialmente conforme con el ordenamiento jurídico, para lo cual es de imprescindible relevancia que el dictado de la resolución cuente con una sustanciación adecuada, donde el administrado halle argumentos para comprender la decisión que finalmente fue adoptada por la Administración, sin que ello implique o sujete al Aparato Administrativo a estarse a lo pedido por el administrado. En el caso concreto y de la prueba que consta en autos se desprende que inicialmente la recurrente presento el 18 de octubre de 2005 una solicitud ante la Secretaría de la Municpalidad de Mora, en la que requería una copia de la denuncia emitida por el señor Alvaro Castro Harrigan en contra del Refugio Silvestre privado que administra, ante tal petición la Secretaria del Consejo le informó el 1 de noviembre de 2005 mediante oficio número 90-2005-DSM, que la solicitud debía de dirigirla ante el Alcalde Municipal, ya que era él quien tenia conociemiento al respecto. Fue entonces que el 1 de noviembre de 2005 la recurrente solicito ante el Alcalde Municipal de Mora copia de la nota emitida por el señor Alvaro Castro Harrigan ante el Ministerio de Ambiente y Energía (ver folio 6 del expediente), sin embargo a la fecha de rendir el informe 29 de noviembre de 2005 no habia brindado respuesta al recurrente. En virtud de lo anterior y siendo que reiteradamente la jurisprudencia de esta Sala ha manifestado que los principios constitucionales garantizados en los artículos 27 y 41 implican, no sólo que las gestiones presentadas a las autoridades administrativas han de ser resueltas sino debidamente comunicadas y que en el caso en examen tales circunstancias se echan de menos, debe declararse con lugar el recurso.