Immediate access to the administrative file in municipal proceedingsAcceso inmediato al expediente administrativo en trámites municipales

I. SUBJECT MATTER OF THE WRIT

The petitioner raises the following grounds: a) that the new building of the Municipalidad de Osa does not comply with the provisions of Ley No. 7600, in order to ensure that persons with some type of disability may access the second floor; b) that certain gates have been installed in order to prevent members of the public (administrados) from accessing various offices of the Municipalidad, except with the Mayor's approval; and c) that on January 18 and 19, 2010, he appeared at the Municipalidad in order to review and photocopy a case file (expediente) that he is currently processing before the Maritime-Terrestrial Zone Department (Departamento de Zona Marítimo Terrestre), but was told that to do so he would have to submit a formal written request and obtain the Mayor's approval.

III. ON THE RIGHT TO EQUALITY AND THE DUTY TO ELIMINATE ALL DISCRIMINATION AGAINST PERSONS WITH DISABILITIES

It must be noted, first of all, that the right to equality, as well as the prohibition of every form of discrimination contrary to human dignity, are deeply recognized and protected by constitutional law. The Constitution itself enshrines in its Article 33 that: "Every person is equal before the law and no discrimination contrary to human dignity may be practiced." In similar terms, one must cite Articles 2 and 7 of the Universal Declaration of Human Rights, Article 2 of the American Declaration of the Rights and Duties of Man, Articles 3 and 26 of the International Covenant on Civil and Political Rights, and Articles 1 and 24 of the American Convention on Human Rights, all of which give rise to the duty of States to prevent and eliminate every form of distinction or exclusion that is contrary to human dignity. This duty takes on particular significance in the case of persons with some type of disability, and, for that reason, a series of international instruments have been concluded with the express purpose of guaranteeing to such persons the effective enjoyment of their fundamental rights, as well as to foster their full integration into society.

Reference may be made, in this regard, to the Inter-American Convention on the Elimination of All Forms of Discrimination against Persons with Disabilities—which was incorporated into our legal system by means of Ley Nº 7948 of November 22, 1999—which in its Article 1 defines discrimination in the following terms:

"(...) The term 'discrimination against persons with disabilities' means any distinction, exclusion, or restriction based on a disability, history of disability, or condition resulting from a present or past disability, that has the effect or purpose of impeding or nullifying the recognition, enjoyment, or exercise by persons with disabilities of their human rights and fundamental freedoms."

That same international instrument enshrines the obligation of the States that signed it to adopt measures to progressively eliminate discrimination and to promote integration by governmental authorities and/or private entities in the provision or supply of goods, services, facilities, programs, and activities, such as employment, transportation, communications, housing, recreation, education, sport, access to justice and police services, and in political and administrative activities. This confirms the duty of such States to promote, protect, and ensure that persons with some type of disability enjoy, effectively and on equal terms, all of their fundamental rights, as well as their full participation and integration in society. In fulfillment of that duty—and in connection with the specific subject matter that prompted the filing of this writ of constitutional protection (amparo)—Article 4, paragraph b), of the Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad (Ley 7600 of May 2, 1996, and its amendments) provides that it falls to the State to ensure that the environment, goods, services, and facilities open to the public are accessible so that persons may use and enjoy them. Consistent with the foregoing, Article 41 of that same body of law provides:

"ARTICLE 41.- Technical regulatory specifications. New construction, expansions, or renovations of buildings, parks, sidewalks, gardens, plazas, roads, sanitary facilities, and other publicly owned spaces must be carried out in accordance with the technical regulatory specifications of the public and private bodies responsible for the matter. Private buildings that involve public gathering and provide services to the public must incorporate the same characteristics established in the preceding paragraph.

The same obligations mentioned above shall apply to housing projects of any kind financed wholly or in part with public funds. In this type of project, the dwellings assigned to persons with disabilities or to families in which one of the members is a person with a disability must be located in a place that ensures easy access." The foregoing is aimed at eliminating the architectural barriers (barreras arquitectónicas) that obstruct or prevent persons with some type of disability from effectively and without discrimination exercising their fundamental rights, and that otherwise limit their full participation and integration in Costa Rican society. On this subject, in judgment number 2009-001650 of 11:41 a.m. on February 6, 2009, this Chamber recalled:

"(…) In repeated rulings, this Chamber has referred to the special and far-reaching protection that persons with disabilities require and deserve, within the meaning of Article 51 of the Constitution, so that they may develop normally within society. This is not merely a matter of special treatment in view of the particular conditions of that population; it is also a right and an obligation of the rest of society to respect those rights and fulfill the obligations arising from them (judgment N°2288-99 of 11:06 a.m. on March 26, 1999). The Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con discapacidad has as its fundamental objective to achieve the conditions necessary for persons who have some special condition of that nature to attain their full social participation. Precisely because of its foundation, it ceases to be a mere aspiration and becomes a fundamental right. In order to guarantee the exercise of their rights and duties, the Law and its Regulations impose on public administrations and on private-law entities that provide services to the public the duty to provide persons with disabilities with support services, the necessary technical aids, and the elimination of every type of architectural barrier.

Within this framework, failure to comply with the public interest enshrined in the law constitutes a flagrant violation of the fundamental rights of that social group. The effective protection of the rights of persons with disabilities, as enshrined in the Constitution, is one of the means by which this group of the population can enjoy free development of their personality and a dignified and quality life, thereby facilitating their full integration into society." (underlining not in the original) Now then, in the instant case, the petitioner raises—as a first ground—that the new building of the Municipalidad does not comply with the provisions of Ley No. 7600, in order to ensure that persons with some type of disability may access the second floor, where the Municipal Mayor's office and certain other administrative offices are located. For his part, the Municipal Mayor refutes the petitioner's claim and states in his report—which is given under the solemnity of the oath, with timely warning of the consequences, including criminal consequences, set forth in Article 44 of the Ley de la Jurisdicción Constitucional—that the offices specifically designated for public service, such as the Plataforma de Servicios (Services Platform) and the Contraloría de Servicios (Services Comptroller Office), are located on the ground floor of the building and are accessible to all persons, including those with some type of disability, since, for that purpose, walkways and cobblestone paths have been built to facilitate movement to the building.

The reporting official adds that, in addition, a meeting room has also been set up on the first floor of the building for those cases in which he must meet with or attend to a person who has difficulty accessing the second floor, including persons with some disability. Finally, the construction of an access ramp to the second floor is already being promoted, and it is expected to be included in the 2011 budget. In light of the foregoing, it is established that the respondent Municipalidad has taken concrete steps to ensure that persons with some type of disability may be attended to on the first floor of the municipal building and, in that regard, may have free and full access to municipal services. The amparo must therefore be dismissed as regards this ground.

IV.The petitioner adds, as a second ground, that in the Municipalidad de Osa certain gates have been installed in order to prevent members of the public from accessing various offices of the Municipalidad, except with the Mayor's approval. For his part, the respondent authority states that those gates were not installed for the purpose of preventing members of the public from accessing municipal services, but only to regulate or control access to certain offices of the Municipalidad, for purely security reasons, owing to robberies that the municipal corporation has suffered. He adds, furthermore, that the installation of those gates does not affect the free entry of members of the public to the offices specifically designated for public service, such as the Plataforma de Servicios and the Contraloría de Servicios. Finally, he states that it is false that, in the specific case of the petitioner, he is denied all access to the entity.

On this point, this Chamber likewise finds no infringement of the petitioner's fundamental rights. This Tribunal has already recognized that the Administration, in order to better fulfill the purposes entrusted to it, may regulate all matters relating to the access and presence of persons in its facilities, provided that such measures are reasonable, proportionate, and non-discriminatory (see, in this regard, judgment number 2007-000259 of 11:28 a.m. on January 12, 2007). In the case under study, and in light of the evidence included in the record, this Chamber concludes that the measures adopted by the Municipalidad are not discriminatory—as they are of general application—and are reasonable and proportionate, insofar as they do not prevent members of the public from having free access to the offices specifically designated for public service—and thus access to municipal public services—and, on the contrary, only seek to regulate and control entry to the remaining municipal offices, for evident security reasons. The writ must therefore be dismissed on this point.

V.Notwithstanding the foregoing, this Court finds that Article 30 of the Constitución Política has indeed been violated to the detriment of the protected party (amparado), specifically with regard to the obstacles imposed upon him when attempting to review the case file (expediente) currently being processed before the Departamento de la Zona Marítimo Terrestre. On this point, the petitioner (recurrente) claims that on January 18 and 19, 2010, he appeared at the Municipalidad de Osa in order to review and photocopy the aforementioned case file, and that at the Services Counter (Plataforma de Servicios) he was informed that in order to do so he would have to submit a formal written request and obtain the formal approval (visto bueno) of the Mayor (Alcalde). For its part, the respondent authority (autoridad recurrida) does not deny these facts and, on the contrary, limits itself to stating that the petitioner must comply with the procedure established by the Municipalidad in order to be granted access to the case file he is seeking.

In such a case, it is disproportionate and unreasonable for a party with an interest in an administrative proceeding to be required to submit a written request and await the formal approval of the Mayor of the Municipalidad in order to review the corresponding administrative case file. This Court has elaborated on the scope of the right of access to administrative information (derecho de acceso a la información administrativa) within the framework of an administrative proceeding—information ad intra. Thus, in judgment number 2004-4637 of 12:15 hours of April 30, 2004, this Court resolved—insofar as relevant—as follows:

"(…) Article 30 of the Constitución Política guarantees free access to 'administrative departments for the purpose of obtaining information on matters of public interest,' a fundamental right that legal doctrine has termed the right of access to administrative archives and records; however, the more accurate designation is the right of access to administrative information, since access to the physical or virtual repositories of public administrations is the instrument or mechanism for achieving the intended purpose, which is that members of the public (administrados) may become acquainted with the information held by those administrations. It must be noted that administrative information of public interest sought by a member of the public is not always found in an administrative file, archive, or record. The right of access to administrative information is a control mechanism in the hands of the public, since it enables them to exercise effective oversight of legality and of the opportunity, advisability, or merit, and, in general, of the effectiveness and efficiency of the administrative function carried out by the various public entities.

Public administrations that are efficient and effective are those that submit to public control and scrutiny, yet citizen oversight cannot exist without adequate information. In this way, a logical chain can be established between access to administrative information, knowledge and use thereof, effective and timely citizen oversight, and efficient public administrations. The right of access to administrative information rests on a profound foundation of principles and values inherent to the Social and Democratic Rule of Law (Estado Social y Democrático de Derecho), which it simultaneously upholds. Thus, effective and direct citizen participation in the management and handling of public affairs is inconceivable without a substantial body of information about administrative competencies and services; in the same way, the democratic principle is strengthened when the diverse social, economic, and political forces and groups participate actively and in an informed manner in the formation and execution of the public will.

Finally, the right of access to administrative information is an indispensable tool, among many others, for the full force of the principles of administrative transparency and publicity. The content of the right of access to administrative information is truly broad and consists of a bundle of entitlements vested in the person who exercises it, such as: a) access to administrative departments, offices, branches, and public buildings; b) access to physical or automated archives, records, case files, and documents—databases and files; c) the right of the member of the public to learn about stored personal or nominative data that affects him or her in any way; d) the right of the member of the public to rectify or delete such data if it is erroneous, incorrect, or false; e) the right to know the content of physical or virtual documents and case files; and f) the right to obtain, at his or her own cost, certifications or copies thereof.

V. TYPOLOGY OF THE RIGHT OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE INFORMATION

A clear distinction can be drawn between the right of access to administrative information (a) ad extra—outside—and (b) ad intra—within—an administrative proceeding. The former is granted to any person or interested member of the public seeking access to a particular item of administrative information—uti universi—and the latter only to the parties with an interest in a specific and concrete administrative proceeding—uti singuli. Although this latter right is regulated in the Ley General de la Administración Pública in its Sixth Chapter, entitled 'Del acceso al expediente y sus piezas,' Third Title of Book Two, in Articles 272 to 274, there can be no doubt that it is grounded in Article 30 of the Constitución Política and therefore enjoys the mechanisms of guarantee, protection, and defense set forth in the fundamental text (Article 48 of the Constitución Política) and developed by the procedural law of this jurisdiction (Articles 29 et seq.).

This corollary is compelled by recognizing the clearly insufficient, slow, and cumbersome nature of the sole mechanism of protection established at the infra-constitutional level for the right of access to administrative information ad intra in an administrative proceeding. Indeed, Article 274 of the Ley General de la Administración Pública provides that against a decision denying knowledge of and access to a piece of a case file, the ordinary appeals provided for under that body of law are available—namely, the petition for reconsideration (revocatoria), the appeal (apelación), and, where applicable in the case of the highest-ranking authority, the petition for reinstatement (reposición)—without any expeditious and swift avenue being provided for when such appeals are denied, which renders this mechanism clearly insufficient by compelling the petitioner to resort to the administrative litigation jurisdiction (contencioso administrativa) (Article 49 of the Constitución Política) in order to seek the nullity of the decision that denied access to the administrative case file, a solution that entails a high economic and temporal cost for the aggrieved party and is, by all accounts, untimely." (underlining not in the original) It is thus confirmed that Article 30 of the Constitución Política gives rise to the right of parties with an interest in an administrative proceeding to have access to the case file in which that proceeding is materialized, which evidently includes their right to examine and learn its contents—whether personally or through their representatives—as well as to be guaranteed immediate access to the case file. In this regard, in judgment number 2004-13661 of 18:22 hours of November 30, 2004, this Court held:

"(…) Furthermore, the protected party claims that his right enshrined in Article 30 of the Constitución Política has been violated, as he alleges that the authorities of the Concejo Municipal de San José have not allowed him to have access to the administrative case file of the proceeding filed before the respondent Municipalidad. As is evident from the record (autos), on October 13, 2004, the petitioner requested administrative case file No. 4290 from the Secretary of the Comisión de Asuntos Jurídicos. On that occasion, the petitioner was unable to access said case file because, at that precise moment, it was being analyzed and studied by the Commission; accordingly, the aforementioned official verbally informed him of the situation and told him that he would need to submit a formal written request to the Secretaría del Concejo. As a result, on October 20 of that year the petitioner was granted access to case file No. 4290 and also obtained photocopies of it (visible at folio 48).

This Constitutional Court finds that the reasons that prevented the petitioner from accessing the case file on the first occasion are not acceptable. If a party with an interest in an administrative proceeding requests access to the case file, it must be provided immediately, without the need to submit a written request; it is likewise improper to delay access on the pretext that the file is under review by an administrative body. As in the case under study, where the petitioner requested access as of October 13 and it was not until seven days later—specifically, the following October 20—that he obtained it, there is a clear denial of access to the administrative case file; therefore, it is necessary to uphold this aspect of the appeal for violation of Article 30 of the Constitución Política, solely for purposes of compensation (Article 52 of the Ley de la Jurisdicción Constitucional)." (underlining not in the original) These considerations are applicable to the case under study.

Hence, while it may be considered reasonable for the Municipalidad to have established a Services Counter for the purpose of centralizing and systematizing the handling of users and, even, so that parties with an interest in a particular administrative proceeding may request access to the corresponding case file, what is not permissible in light of Article 30 of the Constitución Política is for such a request to have to be submitted in writing and for the formal approval of the Mayor to be awaited, since, as already stated, in such circumstances the Administration has an obligation to guarantee immediate access to the case file.

VI. CONCLUSION

As a corollary of the foregoing, it is appropriate to declare the appeal partially well-founded, for violation of Article 30 of the Constitución Política, given the failure of the respondent authority to guarantee the protected party immediate access to the case file being processed before the Departamento de la Zona Marítimo Terrestre.

“I.- OBJETO DEL RECURSO. El recurrente plantea los siguientes reproches: a) que el nuevo edificio de la Municipalidad de Osa no se ajusta a lo dispuesto en la Ley No. 7600, a fin de garantizar que las personas con algún tipo de discapacidad puedan acceder a la segunda planta; b) que se han instalado unos portones a fin de impedir que los administrados puedan tener acceso a diversas oficinas de la Municipalidad, salvo que se cuente con el visto bueno del Alcalde; y c) que los días 18 y 19 de enero del 2010 se presentó ante la Municipalidad, para poder revisar y fotocopiar un expediente que él tramita, actualmente, ante el Departamento de Zona Marítimo Terrestre, pero se le indicó que para tales efectos debía plantear formal solicitud por escrito y obtener el visto bueno del Alcalde.

III. SOBRE EL DERECHO A LA IGUALDAD Y EL DEBER DE ELIMINAR TODA DISCRIMINACION EN CONTRA DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD

Debe indicarse, en primer lugar, que el derecho a la igualdad, así como la prohibición de toda forma de discriminación que sea contraria a la dignidad humana, gozan de profundo reconocimiento y protección por el Derecho de la Constitución. La propia Constitución Política consagra en su artículo 33 que: “Toda persona es igual ante la ley y no podrá practicarse discriminación alguna contraria a la dignidad humana”. En similar sentido habría que citar los artículos 2 y 7 de la Declaración Universal de Derechos Humanos, el artículo 2 de la Declaración Americana de los Derechos y Deberes del Hombre, los artículos 3 y 26 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, y los artículos 1 y 24 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos, de los que se deriva el deber de los Estados de prevenir y eliminar toda forma de distinción o exclusión que sea contraria a la dignidad humana. Lo que adquiere particular significación en el caso de las personas con algún tipo de discapacidad, por lo que, incluso, se han suscrito una serie de instrumentos internacionales con el expreso propósito de garantizarles a tales personas el efectivo goce de sus derechos fundamentales, así como para propiciar su plena integración en la sociedad.

Se puede citar, al efecto, la Convención Interamericana para la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra las Personas con Discapacidad -y que fue incorporada a nuestro ordenamiento jurídico mediante Ley Nº 7948 del 22 de noviembre de 1999-, que en su artículo 1 define la discriminación en los siguientes términos:

“(...) El término discriminación contra las personas con discapacidad, significa toda distinción, exclusión o restricción basada en una discapacidad, antecedente de discapacidad, consecuencia de discapacidad presente o pasada, que tenga el efecto o el propósito de impedir o anular el reconocimiento, goce o ejercicio por parte de las personas con discapacidad, de sus derechos humanos y libertades fundamentales.”

Ese mismo instrumento internacional consagra la obligación de los Estados que lo suscribieron, de adoptar las medidas para eliminar progresivamente la discriminación y promover la integración por parte de las autoridades gubernamentales y/o entidades privadas en la prestación o suministro de bienes, servicios, instalaciones, programas y actividades, tales como el empleo, el transporte, las comunicaciones, la vivienda, la recreación, la educación, el deporte, el acceso a la justicia y los servicios policiales, y en las actividades políticas y de administración. Se corrobora, de esta forma, el deber de tales Estados de promover, proteger y asegurar a las personas con algún tipo de discapacidad el goce efectivo y en condiciones de igualdad de todos sus derechos fundamentales, así como su participación e integración plena en la sociedad. En cumplimiento de tal deber -y en relación con el tema específico que motiva la interposición de este amparo-, el artículo 4, inciso b), de la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad (Ley 7600 de 2 de mayo de 1996 y sus reformas) dispone que corresponde al Estado garantizar que el entorno, los bienes, los servicios y las instalaciones de atención al público sean accesibles para que las personas los usen y disfruten. En consonancia con lo anterior, el artículo 41 de ese mismo cuerpo normativo, dispone:

"ARTICULO 41.- Especificaciones técnicas reglamentarias. Las construcciones nuevas, ampliaciones o remodelaciones de edificios, parques, aceras, jardines, plazas, vías, servicios sanitarios y otros espacios de propiedad pública, deberán efectuarse conforme a las especificaciones técnicas reglamentarias de los organismos públicos y privados encargados de la materia. Las edificaciones privadas que impliquen concurrencia y brinden atención al público deberán contar con las mismas características establecidas en el párrafo anterior.

Las mismas obligaciones mencionadas regirán para los proyectos de vivienda de cualquier carácter, financiados total o parcialmente con fondos públicos. En este tipo de proyectos, las viviendas asignadas a personas con discapacidad o familias de personas en las que uno de sus miembros sea una persona con discapacidad deberán estar ubicadas en un sitio que garantice su fácil acceso." Lo anterior con el propósito de eliminar aquellas barreras arquitectónicas que obstaculizan o impiden que las personas con algún tipo de discapacidad puedan ejercer de forma efectiva y sin discriminación sus derechos fundamentales, y que limitan, por lo demás, su participación e integración plena en la sociedad costarricense. En cuanto a este tema, en sentencia número 2009-001650 de las 11:41 horas del 6 de febrero del 2009, esta Sala recordó:

“(…) En reiterados pronunciamientos, esta Sala se ha referido a la protección especial y trascendental que requieren y merecen las personas discapacitadas, en los términos del artículo 51 constitucional, a fin de que éstas puedan desenvolverse normalmente dentro de la sociedad. No se trata simplemente de un trato especial en atención a las particulares condiciones de esa población, sino de un derecho y una obligación del resto de las personas por respetar esos derechos y cumplir con las obligaciones que de ellos se derivan (sentencia N°2288-99 de las 11:06 horas 26 de marzo de 1999). La Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con discapacidad, tiene por objetivo fundamental que se logren las condiciones necesarias para que las personas que ostentan alguna condición especial, de esa naturaleza, alcancen su plena participación social. Precisamente, por su fundamento, es que deja de ser una simple aspiración y se convierte en un derecho fundamental.

Para garantizar el ejercicio de sus derechos y deberes, la Ley y su Reglamento imponen a las Administraciones Públicas y a los sujetos de derecho privado que brindan atención al público, el proveer a los discapacitados, los servicios de apoyo, las ayudas técnicas requeridas y la supresión de todo tipo de barrera arquitectónica. Dentro de este orden de ideas, el incumplimiento del interés público que la ley consagra, implica una violación flagrante de los derechos fundamentales de ese grupo social. La tutela efectiva de los derechos de las personas discapacitadas, consagrados, constitucionalmente, es uno de los medios por los cuales este grupo de población puede tener un libre desarrollo de la personalidad y una vida digna y de calidad, facilitando su integración plena a la sociedad.” (el subrayado no corresponde al original) Ahora bien, en la especie, el recurrente plantea –como primer reproche- que el nuevo edificio de la Municipalidad no se ajusta a lo dispuesto en la Ley No. 7600, con el fin de garantizar que las personas con algún tipo de discapacidad puedan acceder a la segunda planta, en donde se ubica la oficina del Alcalde Municipal y algunas otras oficinas administrativas.

Por su parte, el Alcalde Municipal refuta el reproche del recurrente e indica en su informe –que es rendido bajo la solemnidad del juramento, con oportuno apercibimiento de las consecuencias, incluso penales, previstas en el artículo 44 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional-, que las oficinas destinadas especificadamente a la atención del público, como es el caso de la Plataforma de Servicios y la Contraloría de Servicios, se encuentran en la planta baja del edificio y a ellas puede tener acceso toda persona, incluidas aquellas personas con algún tipo de discapacidad, pues, para tales efectos, se han construido senderos y caminos de adoquines que facilitan el desplazamiento hasta el inmueble. Añade el informante que, además, en la primera planta del edificio también se ha habilitado un salón de reuniones, para aquellos casos en los que él deba reunirse o atender a alguna persona a quien se le dificulte subir a la segunda planta, incluidas aquellas personas con alguna discapacidad.

Finalmente, ya se está promoviendo la construcción de una rampa de acceso a la segunda planta, lo que se pretende incluir en el presupuesto del año 2011. Así las cosas, se constata que la Municipalidad recurrida ha adoptado acciones concretas para garantizar que las personas con algún tipo de discapacidad puedan ser atendidas en el primer piso del edificio municipal y, en tal sentido, puedan tener libre y pleno acceso a los servicios municipales. Por lo que procede desestimar el amparo en cuanto a este extremo.

IV.El recurrente añade, como segundo reproche, que en la Municipalidad de Osa se han instalado unos portones a fin de impedir que los administrados puedan tener acceso a diversas oficinas de la Municipalidad, salvo que se cuente con el visto bueno del Alcalde. Por su parte, la autoridad recurrida indica que tales portones no se han instalado con el propósito de impedir el acceso de los administrados a los servicios municipalidades, sino que, tan sólo para regular o controlar el acceso a determinadas oficinas de la Municipalidad, por razones eminentemente de seguridad, en razón de unos robos que ha sufrido la corporación municipal. Añade que, además, la colocación de tales portones no afecta el libre ingreso de los administrados a las oficinas destinadas, especificadamente, a la atención del público, como es el caso de la Plataforma de Servicios y la Contraloría de Servicios. Finalmente, indica que es falso que en el caso particular del recurrente se le niegue el total acceso a la entidad.

En cuanto a este tema, esta Sala tampoco constata una infracción a los derechos fundamentales del amparado. Este Tribunal ya ha reconocido que la Administración, para el mejor cumplimiento de los fines que se le han encomendado, puede reglamentar todo lo referente al acceso y permanencia de las personas a sus instalaciones, siempre y cuando tales medidas sean razonables, proporcionales y no resulten discriminatorias (ver, al efecto, la sentencia número 2007-000259 de las 11:28 horas del 12 de enero del 2007). En el caso en estudio, y a la luz de los elementos de convicción agregados a los autos, esta Sala concluye que las medidas adoptadas por la Municipalidad no resultan discriminatorias –pues son de aplicación general- y resultan razonables y proporcionales, en la medida que no impiden que los administrados puedan tener libre acceso a las oficinas destinadas especificadamente a la atención del público –para así tener acceso a los servicios públicos municipales- y, por el contrario, tan sólo se pretende regular y controlar el paso al resto de oficinas municipales, por evidentes razones de seguridad. Por lo que procede desestimar el recurso en cuanto a este punto.

V.No obstante lo anterior, esta Sala estima que sí se ha infringido el artículo 30 de la Constitución Política en perjuicio del amparado, en lo referente específicamente a los obstáculos que se le han impuesto para poder revisar el expediente que está tramitando, actualmente, ante el Departamento de la Zona Marítimo Terrestre. En cuanto a este extremo, el recurrente reclama que los días 18 y 19 de enero del 2010 se presentó ante la Municipalidad de Osa, para poder revisar y fotocopiar el mencionado expediente, y en la Plataforma de Servicios se le indicó que para tales efectos debía plantear formal solicitud por escrito y obtener el visto bueno del Alcalde. Por su parte, la autoridad recurrida no niega tales hechos y, por el contrario, se limita a indicar que el recurrente debe cumplir el trámite que ha establecido la Municipalidad para que se le pueda facilitar el desproporcionado e irrazonable que la parte interesada en un procedimiento administrativo deba gestionar por escrito y esperar formal visto bueno de parte del Alcalde Municipalidad, a efectos poder revisar el respectivo expediente administrativo.

Este Tribunal ha desarrollado los alcances del derecho al acceso a la información administrativa en el marco de un procedimiento administrativo –información ad intra-. Así, en sentencia número 2004-4637 de las 12:15 horas del 30 de abril de 2004, esta Sala resolvió -en lo que interesa- lo siguiente:

“(…) El ordinal 30 de la Constitución Política garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”, derecho fundamental que en la doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas. Es menester indicar que no siempre la información administrativa de interés público que busca un administrado se encuentra en un expediente, archivo o registro administrativo. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos.

Las administraciones públicas eficientes y eficaces son aquellas que se someten al control y escrutinio público, pero no puede existir un control ciudadano sin una adecuada información. De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes. El derecho de acceso a la información administrativa tiene un profundo asidero en una serie de principios y valores inherentes al Estado Social y Democrático de Derecho, los cuales, al propio tiempo, actúa. Así, la participación ciudadana efectiva y directa en la gestión y manejo de los asuntos públicos resulta inconcebible si no se cuenta con un bagaje importante de información acerca de las competencias y servicios administrativos, de la misma forma, el principio democrático se ve fortalecido cuando las diversas fuerzas y grupos sociales, económicos y políticos participan activa e informadamente en la formación y ejecución de la voluntad pública.

Finalmente, el derecho de acceso a la información administrativa es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas. El contenido del derecho de acceso a la información administrativa es verdaderamente amplio y se compone de un haz de facultades en cabeza de la persona que lo ejerce tales como las siguientes: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

V. TIPOLOGIA DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Se puede distinguir con claridad meridiana entre el derecho de acceso a la información administrativa (a) ad extra –fuera- y (b) ad intra –dentro- de un procedimiento administrativo. El primero se otorga a cualquier persona o administrado interesado en acceder una información administrativa determinada –uti universi- y el segundo, únicamente, a las partes interesadas en un procedimiento administrativo concreto y específico –uti singuli-. Si bien este último derecho se encuentra normado en la Ley General de la Administración Pública en su Capítulo Sexto intitulado “Del acceso al expediente y sus piezas”, Título Tercero del Libro Segundo en los artículos 272 a 274, no cabe la menor duda que tiene asidero en el ordinal 30 de la Constitución Política y, por ende, goza de los mecanismos de garantía, tutela y defensa previstos en el texto fundamental (artículo 48 de la Constitución Política)y desarrollados por la ley del rito de esta jurisdicción (ordinales 29 y siguientes).

Este corolario se impone al reparar en el carácter claramente insuficiente, lento y engorroso del único mecanismo de protección, establecido a nivel infraconstitucional, del derecho de acceso a la información administrativa ad intra de un procedimiento administrativo. En efecto, el numeral 274 de la Ley General de la Administración Pública dispone que contra la resolución que deniegue el conocimiento y acceso a una pieza de un expediente caben los recursos ordinarios previstos por ese cuerpo normativo, esto es, la revocatoria, la apelación y, eventualmente, de tratarse del jerarca, la reposición, sin preverse una vía expedita y célere cuando los recursos sean declarados sin lugar, con lo cual resulta claramente insuficiente al obligar al petente a acudir a la jurisdicción contencioso administrativa (artículo 49 de la Constitución Política), para pretender la nulidad de la resolución que le ha denegado el acceso al expediente administrativo, solución que supone un elevado costo económico y temporal para el agraviado y que resulta, a todas luces, tardía.” (el subrayado no corresponde al original) Se corrobora, así, que del artículo 30 de la Constitución Política se deriva el derecho de las partes interesadas en un procedimiento administrativo a tener acceso al expediente en que éste se materializa, lo que incluye, evidentemente, su derecho a poder examinar y conocer su contenido -ya sea de forma personal o por medio de sus representantes-, así como que se les garantice el acceso al expediente de forma inmediata. En este sentido, en sentencia número 2004-13661 de las 18:22 horas del 30 de noviembre del 2004, esta Sala resolvió:

“(…) De otra parte, el amparado acusa vulnerado su derecho consagrado en el artículo 30 de la Constitución Política, pues según su dicho, las autoridades del Concejo Municipal de San José no le han permitido tener acceso al expediente administrativo del trámite presentado ante la Municipalidad recurrida. Según se desprende de los autos, el 13 de octubre del 2004, el recurrente solicitó el expediente administrativo No. 4290 al Secretario de la Comisión de Asuntos Jurídicos. En esa ocasión, el recurrente no pudo tener acceso a dicho expediente debido a que, en ese preciso momento, estaba siendo objeto de análisis y estudio por parte de la Comisión, de allí que, de forma verbal el funcionario anterior le refirió la situación, y le indicó que debía hacer la solicitud formal por escrito ante la Secretaría del Concejo. En virtud de lo anterior, el 20 de octubre del año en curso el recurrente tuvo acceso al expediente No. 4290 y, además, obtuvo fotocopias del mismo (visible a folio 48).

Encuentra este Tribunal Constitucional que las razones que le imposibilitaron al recurrente el acceso al expediente en la primera oportunidad, no son atendibles. Si una parte interesada en un procedimiento administrativo solicita el acceso al expediente, éste debe de brindársele inmediatamente, sin necesidad de gestionarlo por escrito siendo, también, improcedente retrasar su acceso so pretexto de encontrarse en estudio por un órgano administrativo, como en el caso bajo estudio el recurrente solicitó el acceso desde el 13 de octubre y fue hasta siete días después que lo obtuvo –a saber, el 20 de octubre siguiente-, se está ante una clara de denegatoria de acceso al expediente administrativo, de allí que sea preciso estimar este extremo del recurso, por violación al artículo 30 constitucional, únicamente para efectos indemnizatorios (artículo 52 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional).” (el subrayado no corresponde al original) Consideraciones que son aplicables el caso en estudio.

De allí, que si bien puede estimarse razonable que la Municipalidad haya habilitado una Plataforma de Servicios, a efectos de poder centralizar y sistematizar la atención a los usuarios e, incluso, para que las partes interesadas en determinado procedimiento administrativo puedan gestionar el acceso al respectivo es que tal gestión debe realizarse por escrito y deba esperarse formal visto bueno del Alcalde, pues, como ya se indicó, en tales supuestos, la Administración tiene la obligación de garantizar el acceso al expediente de forma inmediata.

VI. CONCLUSION

Como corolario de lo anterior, procede declarar parcialmente con lugar el recurso, por infracción del artículo 30 de la Constitución Política, ante la omisión de la autoridad recurrida en garantizar al amparado el inmediato acceso al expediente que éste tramita ante el Departamento de la Zona Marítimo Terrestre.”