Approval of Recommendations on Environmental InvestigationsAprobación de recomendaciones sobre control de investigaciones ambientales

ARTICLE XXVIII Document No. 7176-2026 Master’s degree holder Roberth Vladimir García González, judicial auditor, by memorandum No. 900-47-IAO-SAEE-2026 dated 30 June 2026, addressed to attorney Juan Pablo Calvo Salas, acting head of the Department of Criminal Investigations, and copied to this Council, reported as follows:

“In accordance with Article 36 of the Ley General de Control Interno, the final report is hereby submitted concerning the ‘Operational Study of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes of the Department of Criminal Investigations,’ conducted by the Special Studies Audit Section of the Office under my charge.

The objective was to evaluate whether the complaint-handling process is carried out in accordance with the principles of efficiency and effectiveness and the applicable regulations.

In compliance with the provisions of section 2.10 of the Standards for the Exercise of Internal Auditing in the Public Sector and section 205 of the General Auditing Standards for the Public Sector, as well as Article 51 of the Regulations on the Organization and Operation of the Internal Audit Office of the Poder Judicial[1], the study’s findings, conclusions, and recommendations were presented, as relevant, to the various offices responsible for implementing improvement measures, with deadlines specified for compliance. Accordingly, copies of the report are being submitted for the corresponding implementation, as agreed.

Published in the official gazette La Gaceta No. 163 of 25 August 2021.

Furthermore, in accordance with the Ley General de Control Interno, this Audit Office will conduct timely follow-up to ensure that the measures established by the competent bodies have been effectively implemented within the specified deadlines.

Finally, if this document is provided to parties outside the Poder Judicial, the requirements set out in Law No. 8968, “Protection of Individuals with Regard to the Processing of Their Personal Data,” must be taken into account.

-0- The aforementioned report is transcribed below.

“EXECUTIVE SUMMARY The Judicial Audit Office conducted an operational study to evaluate whether the complaint-handling process carried out by the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes is conducted in accordance with the principles of efficiency and effectiveness. The period evaluated ran from 2024 through 31 August 2025.

This study stems from the Judicial Audit Office’s 2025 Annual Work Plan. Its relevance lies in the strategic role performed by the Section, which was created to respond to the sustained increase and growing complexity of environmental and animal welfare crime in the country, both of which require effective institutional management.

Although the Section exceeds the institutional case-resolution targets, the audit identified weaknesses in the traceability and reliability of information recorded in the official Unified Criminal File system (Expediente Criminal Único, ECU).

Practices giving rise to inconsistencies were identified, including the failure to supervise some cases that exceeded the established deadlines, gaps in crime classification, and delays of up to 139 days between the head’s signature of the final report and the administrative closure of the files.

In addition, case-supervision records were found to be managed through parallel controls in email rather than in the ECU logbook, as required by the regulations.

These deficiencies in applying the internal control system could compromise the usefulness, timeliness, and reliability of information on investigative management: they distort indicators, undermine the reliability of data supporting decision-making, and limit the ability to verify effective compliance with deadlines.

In view of the situations described, the head of the Department of Criminal Investigations, the Office of Plans and Operations, and the head of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes are directed to take action to strengthen the reliability, traceability, and timeliness of information supporting investigative work. Such actions include defining deadlines and responsible persons for completing files between the dates of the final report and administrative closure; establishing systematic logbook entries; implementing monthly reports on data completeness; centralizing document management; and formalizing the manual control of case assignments.

The report also urges that the technical limitations of ECU for safeguarding information and archiving documents be communicated for consideration in the design of the future “SUPERCOP” system, so that it can be determined whether the corresponding improvements are already contemplated in its development.

Operational Study of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes of the Department of Criminal Investigations INTRODUCTION Processing audit reports under the Ley General de Control Interno Article 36 of the Ley General de Control Interno establishes how subordinate officials responsible for the areas evaluated must handle reports issued by the Internal Audit Office. This includes ordering implementation of the recommendations made or submitting a disagreement to the highest authority within ten business days after receiving the document.

In turn, Article 39 of that Law warns of the administrative or civil liability that may be incurred by those responsible for failing to comply with recommendations issued by the Internal Audit Office.

Origin of the study This study originates in the Judicial Audit Office’s 2025 Annual Work Plan, reviewed by the Corte Plena at session No. 53-2024 held on 02 December 2024, Article VII.

General objective To evaluate whether the complaint-handling process of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes of the Department of Criminal Investigations is carried out in accordance with the principles of efficiency and effectiveness and the applicable regulations.

Scope and nature This audit service is operational in nature. It evaluated the effectiveness of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes in resolving incoming complaints. It also reviewed updates to the Unified Criminal File system (Sistema Expediente Criminal Único, ECU), from which statistical records are extracted to determine compliance with performance metrics. In addition, it examined the reports, follow-up, and accountability used to reflect the Section’s productivity.

The evaluation period covered 2024 through 31 August 2025, with a cutoff date of 11 June 2026.

Work team The study was conducted by Catalina Fernández Badilla, Audit Professional, under the supervision of Xinia Vega Guzmán, head of the Special Studies Audit Section; Roy Díaz Chavarría, deputy general auditor; and Roberth García González, general auditor.

Technical standards applied In carrying out this work, the Standards for the Exercise of Internal Auditing in the Public Sector and the General Auditing Standards for the Public Sector, both issued by the Contraloría General de la República, were observed.

Communication of findings The findings, conclusions, and recommendations of this study were communicated to the Department of Criminal Investigations in a draft report sent with memorandum No. 541-31-IAO-SAEE-2026, and to the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes with No. 542-32-IAO-SAEE-2026, both dated 27 March 2026.

The final conference was held on 15 April 2026, with the participation of attorney Jorge Blanco Mata, deputy head of the Department of Criminal Investigations; attorney Angie Bartels Calderón, head of the Specialized Section against Environmental Crimes (SEDABA); and attorney Iván Rojas Solano, unit head in that Section. A working session was also held with attorney Rojas Solano on 20 April of this year to review supervision matters and locate new supporting documentation.

Later, on 13 May 2026, a meeting was held with attorney Oscar Acosta Alfaro, head of the OIJ Supervision Unit, and attorney Gustavo Portuguez Quesada, service supervisor in that same Unit, to discuss the process for justifying backlogs in the Unified Criminal File system. On that same subject, on 01 June 2026, a meeting was held with personnel from the Office of Plans and Operations (OPO): attorney Omar Brenes Campos, head; Corina Fernandez Ulloa, head of Operational Advisers; and investigator Marianela Jiménez Arguedas. Attorneys Acosta Alfaro and Portuguez Quesada, both from the Supervision Unit, also participated. On 03 June, another meeting was held with attorney Brenes Campos and attorney Fernandez Ulloa, together with Mauricio Retana González, an OPO staff member.

Finally, emails approving the recommendations and their deadlines were received, as cited below:

04 June 2026, from attorney Iván Rojas Solano, head of SEDABA Investigations.

08 June 2026, issued by attorney Omar Brenes Campos, head of OPO.

11 June 2026, signed by attorney Angie Bartels Calderón, head of SEDABA.

This made it possible to consider the comments received, which have been incorporated into the report where relevant.

BACKGROUND The Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes (hereinafter SEDABA) was created by Internal Administrative Resolution No. 78-DG-2021 of 17 December 2021, and placed under the Department of Criminal Investigations of the OIJ. Its formation responds to the sustained increase in environmental crimes in the country, associated both with an increase in citizen complaints about harm to flora and fauna and with the identification of organized groups engaged in the unlawful exploitation of natural resources (including illegal mineral extraction, logging of timber species, and hunting of wildlife in high demand in international markets). The profitability of these activities has led to the adoption of increasingly sophisticated methods and specialized equipment, increasing the frequency, complexity, and level of risk associated with this type of crime.

A report by the Planning Directorate, No. 1179-PLA-OI-2023, justified this Section’s workload and operation. At its session No. 047-024, Article LXIII, of 04 June 2024, the Consejo Superior endorsed and approved the service provided by the office.

FINDINGS

As a result of the audit conducted in the area under review, the following matters were identified:

Need to strengthen traceability and supervision of backlogged judicial investigations By guideline No. 001-DICR-2024 of 30 May 2024, the Department of Criminal Investigations (DICR) updated the Guide for Supervising Cases Under Investigation and Expert Examinations and reiterated the requirement to maintain adequate records in the Unified Criminal File system (hereinafter the ECU system). That document requires recording the minimum information (dates, pending investigative steps, responsible person, specific deadlines, and follow-up) to ensure traceability and control of cases in progress.

The directive also addresses other aspects of internal control over the operational management of OIJ offices. However, this section identified inconsistencies affecting the reliability of information recorded in the ECU system, particularly regarding the justification for backlogs in investigations that exceeded the deadline for resolving complaints, and the completeness of information in reports sent to the OIJ Office of Plans and Operations (hereinafter OPO) for analysis.

In the Judicial Audit Office’s evaluation of the management of judicial investigations assigned to the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes (hereinafter SEDABA) for the period from January 2024 through 31 August 2025, the OPO-generated reports showed files with the “matter type” or “crime” field recorded as “Not defined,” preventing immediate verification of the nature of the case. Information gaps exceeding 30 business days were confirmed.

During 2024, SEDABA resolved 99.5% of the 403 investigations received, leaving only 0.5% (2) pending processing. Of that total, 50 cases (12%) came in as backlogged; 18 were duly justified in the Unified Criminal File system (ECU), while 32 had no such entry, meaning they were resolved after the maximum deadline established under institutional criteria.

For its part, by August 2025, 272 complaints had been recorded as received, of which 195 (72%) had been processed and 77 (28%) remained in progress. Among these, 30 investigations (11%) were backlogged, with 5 duly substantiated in the ECU system.

Accordingly, regarding compliance with deadlines, based on the information above, among all cases reviewed, investigations classified as “simple” were identified that exceeded the 120-day limit (with deadlines ranging from 126 to 175 days) without the corresponding reason for the backlog being recorded in the ECU system, as required by the provision that the head concerned must enter the investigation’s traceability information in the system logbook.

In this regard, by email dated 24 November 2025, the head of SEDABA stated that “a case categorized as simple does not necessarily enter backlog status, which would imply changing its classification and, as we discussed, we do not always record a justification in ECU if, for example, the report is being prepared or an investigative step is pending that does not entail more time or complexity.” In terms of effectiveness, and according to police performance metrics defined by the OIJ General Directorate through circulars 01-DG-2024 and 01-DG-2025, the resolution indicator set for specialized sections is 25% of complaints resolved within the evaluation period. In SEDABA’s case, this target was exceeded in both periods, with an average monthly resolution rate of 37% in 2024 and 36% in 2025, reflecting performance above the standard set by the OIJ General Directorate.

In addition, the analysis identified 15 judicial investigations from the 2025 period with differences exceeding 15 business days between the date the final report was approved (when the head attaches the approved report in the system) and the date of administrative closure recorded in the ECU system, resulting in inconsistencies in the process’s traceability. The delays observed ranged from 17 to 139 days, even though, according to the office’s usual operations, most investigations are finalized in the case queue within 2 to 5 days after the report is approved.

Although this involved a small number of cases, the situation is relevant because of the distortion it may cause in management indicators, particularly those related to backlogs and operational efficiency.

It should be specified that the head maintains parallel controls in spreadsheets; however, these do not ensure the integration or centralized traceability provided by the official automated system.

In summary, although the Section demonstrates adequate effectiveness in resolving cases in accordance with institutional targets, weaknesses were identified in the timely and complete recording of information, alignment of internal processes with current provisions, and reliability of reports used in managing the office.

The criteria used as the basis for measuring the conditions described above are set out below:

The Ley General de Control Interno (No. 8292), Article 16, provides that the administration must have information systems that allow for proper document management.

The Internal Control Standards for the Public Sector (N-2-2009-CO-DFOE), Standard 4.4, provides that the highest authority and subordinate officials must ensure that information concerning the operation of the Internal Control System and institutional performance is reliable and timely.

Guideline No. 001-DICR-2024, “Update to the Guide for Supervision and Recording in the Unified Criminal File (ECU),” of 30 May 2024, which establishes the deadlines for an investigation to enter “backlog” status and the guidelines to follow for justifying it in the system.

Circular 01-DG-2024, “Police Indicator Metrics,” of 02 February 2024; the circular’s purpose is to update and standardize police performance metrics and indicators in OIJ investigative offices. This change seeks to establish objective parameters for investigative work by adjusting indicators, incorporating metrics, and regulating the application of specific parameters for organized-crime investigations. It applies for the 2024 period.

Circular 01-DG-2025, “Police Indicator Metrics,” of 22 January 2025; its purpose is to update and standardize police performance metrics and indicators in OIJ investigative offices. It applies for 2025.

The weaknesses identified primarily stem from the following:

It was determined that complete and timely supervision records were absent from certain files, making it possible to observe follow-up in exculpatory and non-exculpatory situations. This limits the reliability, integrity, and traceability of institutional information.

There is no systematic internal review process for records in the ECU system to ensure that the type of case is classified in a timely manner, rather than several months after the file is created. This contravenes Guideline No. 001-DICR-2024, “Update to the Guide for Supervision and Recording in the Unified Criminal File (ECU),” specifically section 3.3, “Remote Supervision,” which requires investigative personnel to record all case information fully, accurately, and in a traceable manner, including the type of crime and other relevant data in the corresponding sections. It also requires all investigative steps, supervision, and administrative actions to be recorded in the ECU system.

Communication is reactive both in SEDABA and in OPO, which means inconsistencies are not detected early and temporary information gaps arise. In the Section under review, case classification is completed only when the investigation closes, at which point the system requires it to be recorded through the final report.

For its part, the head of OPO stated that data inconsistencies are reviewed only when the office reports an error, owing to the high volume of cases and confidentiality restrictions that limit the possibility of conducting a general analysis.

SEDABA’s head does not supervise case closures in the system. As a result, some completed files have processing times longer than the average observed in the case queue. According to the head, delays in finalizing them were due to various operational circumstances, such as:

Errors in the uploaded report that required subsequent detection and correction.

Omitted uploads or reports not entered in ECU in a timely manner.

Corrections requested of investigative personnel that were not recorded in the system.

Changes in administrative staff or adjustments to the secretary position that affected continuity of recordkeeping.

Cases consolidated with or linked to other files that required additional review.

Delays arising from external procedures or signatures pending from other offices or departments.

The absence of internal guidelines governing the maximum time allowed between the final report’s approval by the head (and upload to ECU) and the administrative closure of the digital file has caused inconsistencies in traceability and in the chronological consistency of investigative files, making it difficult to verify the actual sequence of actions and timely compliance with established procedures.

This absence was confirmed by SEDABA’s head by email dated 25 November 2025, in which the head stated that “internally, there is no guideline establishing the maximum time allowed to close and finalize judicial investigations in the system after approval by the head.” This was endorsed by OPO’s Supervision Unit during the communication of findings phase for this draft report, at meetings on 13 May and 01 June of this year.

The situations described give rise to the following operational risks:

Incorrect information:

The absence in the ECU system of information concerning the “justification for backlog” distorts the actual status of investigative progress and makes it difficult to reconstruct the complete history of each file. This affects the reliability of recorded information and limits the institution’s ability to exercise effective control over the timing and stages of the investigative process.

Although the ECU system requires information concerning the type of crime to be entered before the report on the investigation’s final result is included, this temporary gap limits report reliability and affects the timeliness and consistency of data used for statistical analysis and decision-making, thereby affecting strategic resource management and performance evaluation.

Keeping cases in “in progress” status even though they have been resolved prevents the records from accurately reflecting the Section’s actual productivity, affecting the reliability of information used for institutional evaluation.

There is a potential impact on timely access to data for heads of office, the OIJ General Directorate, and other users, which may affect interagency coordination and the quality of judicial information.

Process delays:

There is a risk of failing to meet established deadlines and performance metrics, even when overall results reflect effective performance. This arises from investigations with backlogs that are not justified in the ECU system, which affects the effectiveness of the internal control system and limits the institution’s ability to demonstrate, through verifiable evidence, effective compliance with the standards established for the office’s investigative management.

In this section, according to statements made at the final hearing held on 15 April 2026 by the deputy head of the Department of Criminal Investigations and the head of SEDABA, not all backlogged cases must have a justification entered in ECU, since such an entry applies only when there is an objective and reasonable cause explaining the delay, and not to unjustified cases.

They emphasized that the ECU system’s “justification for backlog” tab is used solely to record cases where the delay is due to external factors or factors beyond the investigator’s control, such as waiting for expert opinions, actions by the Ministerio Público, or requests from other institutions. In these circumstances, the head uses the tab to record the cause and, in the head’s view, “justify” the backlog in the system.

Conversely, when the delay is attributable to internal management—particularly negligence, delays in preparing reports, or deficiencies in time management—heads of office should not enter a justification in that tab; doing so would endorse or validate the investigator’s conduct. In those cases, control should be exercised through logbook entries recording internal supervision, such as remedial plans, identification of pending investigative steps, deadlines, and follow-up by the head by email, as well as any disciplinary action.

It was also stated that Guideline No. 001-DICR-2024 does not expressly require justification for every backlogged case, and that the requirement is therefore interpreted as applying only when there are duly substantiated exculpatory circumstances. Under this interpretation, handling through internal supervision mechanisms using the logbook is sufficient.

In this regard, because this Audit Office considers that the ECU system’s “Justification for Backlog” tab may be interpreted differently by evaluation offices outside the police sphere (since the system does not immediately show the reason for all backlogs when they are not due to exculpatory causes), a meeting was held on 13 May 2026 with the head and staff of OPO’s Supervision Unit. At that meeting, it was explained that this feature is linked to the Integrated Police Information System (SIIP), used for OIJ statistical controls and institutional metrics. In that context, it was stated that recording every investigation in backlog status in the tab, including those attributable to internal management, inactivity, or negligence, would distort institutional statistics because the system would interpret those cases as “justified” backlogs, incorrectly reflecting adequate management indicators.

For this reason, it was clarified that the “Justification for Backlog” tab was designed exclusively to record investigations whose delays arise from exculpatory causes or causes external to the investigator, while unjustifiable backlogs must be documented through supervision and follow-up entries in the file’s logbook. Under that approach, the two tools serve different purposes in the system, with the logbook serving as the mechanism to ensure traceability and control of backlogged files that do not arise from valid or justified causes.

Additionally, as part of the activities in the communication of findings phase, the Office of Plans and Operations (OPO) provided supplementary documentation[2] that enabled this Audit Office to confirm that the OIJ has a regulatory framework for supervising judicial investigations, including guidelines, circulars, controls, and mechanisms governing heads’ responsibilities, investigation follow-up, deadline management, and actions applicable to cases in progress.

Circular No. 10-DG-2014 provides for recording pending investigative steps, periods of inactivity, follow-up on actions, and monitoring investigative progress, while Circular No. 16-DG-2015 governs the frequency of those administrative controls.

Based on the foregoing, it was confirmed that the head of SEDABA uses the “Justification for Backlog” tab in accordance with the requirement to enter exculpatory information. However, regarding supervision records in the logbook, a joint review of files with the Unit Head showed, among other examples, that the case with internal number No. 000069-25-2028 had a processing time of 171 days, with no entry in the system logbook explaining the delay. This revealed a lack of information about why the investigation entered “backlog” status and exceeded the established deadline by many days.

This situation limited the traceability, integrity, and reliability of data on the management of those files, making it difficult to objectively reconstruct the reasons for the backlog, determine whether it had been detected and supervised in a timely manner, and verify what measures had been taken to address it.

As a consequence, this Audit Office removed provision 5.1 of the draft report issued to DICR and reformulated recommendation 5.7 of that report, addressed to the head of SEDABA. It became recommendation 5.4 in the final version and is directed at recording in the ECU logbook the supervision, follow-up, and control actions taken for investigations that enter backlog status.

Regarding the deadline for finalizing files in the ECU system, during the communication of findings phase, a meeting held on 01 June 2026 with OPO’s head and staff clarified that the investigation process concludes when the final report is entered into the system, after which administrative closure takes place, with no formal instruction governing that task.

In that context, OPO stated that current regulations give the head up to five days to review and process the final report, a criterion which, in OPO’s view, adequately governs the completion of cases. However, the examination found that this provision concerns the deadline for the head’s review and processing of the report and does not expressly define the maximum time allowed to administratively close the file in the system once the investigation is concluded.

This situation may lead to differing interpretations among OIJ offices as to when an investigation should be considered formally concluded, and may affect the uniformity of institutional records. In addition, files remaining open in the system may affect management indicators and information used to control, follow up, and measure office productivity. For this reason, the need to clarify the regulations governing this process was identified, and it was agreed to revise recommendation 5.2 of the draft report and direct it to OPO (as recommendation 5.3 in the final report), so that the office defines the maximum time allowed between the date the final report is approved and the date by which files must be administratively closed.

Advisability of addressing identified weaknesses in SEDABA’s internal control environment concerning the recording and safeguarding of supervision documentation On other matters related to SEDABA’s internal control environment, Guideline No. 001-DICR-2024 of 30 May 2024, “Guide for Supervising Cases Under Investigation and Expert Examinations,” defines supervision as an essential function for ensuring the traceability, quality, and timeliness of judicial investigations, as well as a strategic tool for decision-making and combating crime.

This provision also emphasizes that supervision is not optional but a legal and administrative duty grounded in internal control standards, resolutions of the Judicial Inspectorate, and current police performance metrics. Heads of office must exercise strict control over investigations and assigned personnel, and comply with established directives and deadlines.

The document specifies the selection of files from the ECU system and the duty to record each review in the digital logbook. It requires the use of standardized forms to document supervision of the case queue and individual cases. These forms must be signed by both parties, archived digitally, and sent to the head of the Section no later than seven calendar days after the review.

In accordance with the foregoing provisions, this evaluation found that although the audited Section carries out various supervisory and operational follow-up actions concerning judicial investigations, weaknesses persist in the internal control environment that affect the reliability and traceability of that process. In particular, the following was identified:

Supervision not recorded in the ECU system logbook:

Reviews of the case queue and individual cases are not recorded directly in the ECU system logbook. This practice contravenes section 2.2 of Guideline No. 001-DICR-2024, which makes such recording mandatory.

In this Section, verbal and email communication with investigative personnel is maintained periodically to follow up on cases. According to SEDABA’s head, records are stored in a folder within the Section’s institutional email account and in the head’s own official account, on the grounds that the ECU system does not allow files related to case-queue follow-up, such as Excel, Word, or PDF documents, to be attached.

In addition, according to information provided by the Unit Head, quarterly supervision must be recorded in ECU (it was confirmed that such follow-up is recorded in the system). However, for the internal preventive review of cases and the case queue, the supporting record is kept only in the email generated. In this situation, the same storage procedure is followed (through email folders), and a copy is also kept on the institutional computer under the Unit Head’s custody because digital signatures are required and as a personal control measure.

This practice by both heads (of the Section and the Unit) does not comply with the requirement to record all information related to the processing and supervision of files in the official technological tool. That requirement allows recourse to physical or alternative backup only in exceptional cases of technical impossibility, and the relevant entry must be duly recorded in the system logbook.

There is also another guideline reinforcing supervision by the head of the Section over the person serving as Unit Head, called “Memorandum No. 005-DICR-2020,” dated 29 July 2020 and issued by the head of DICR to the section heads of its subordinate offices. Its purpose is to ensure documentation and compliance with the target set for “Performance Evaluation.” It requires quarterly follow-up of the units, rigorous documentation of all results and observations, and support for those actions in a designated shared folder (“Supervision of Heads”) for control and performance-evaluation purposes. This study found that the provision is followed with respect to submitting the report and safeguarding the data in a common digital folder; however, there are weaknesses in the submission deadline, as detailed below.

Proper documentation and safeguarding of supervision reports and communication to the Section and Department heads:

Under “Guideline No. 001-DICR-2024,” supervision of judicial investigations must be documented through formal reports and forms, which constitute mandatory support for the reviews conducted. In particular, the regulations provide that:

All supervision must be documented in a report from the Unit Head to the Section Head, to be submitted within seven calendar days after completion of this control activity (section 2.4).

For cases involving repeated failure to meet deadlines and backlog status, an additional report in text format must be prepared, also within seven calendar days, for review by the Section Head and the corresponding bodies (section 2.5).

Supervision of the case queue and individual cases must be documented using the standardized forms established by the guideline. The forms must be signed, archived, and submitted to the Section Head within seven calendar days afterward (sections 5.1 and 5.2). (The control activity concerning individual cases was discussed in detail in item 1 of this finding, “Supervision not recorded in the ECU system logbook.”) Section heads must prepare quarterly reports on the management of their personnel and submit them to the Department of Criminal Investigations within the first five calendar days of the month following the close of the relevant quarter (section 5.4).

Compliance with these provisions is mandatory and is essential to ensuring traceability, accountability, internal control, and institutional performance evaluation, in accordance with the principles established in the Ley General de Control Interno and current Internal Control Standards.

In the verification conducted by this Audit Office, it was confirmed that four of the six quarterly supervision reports for the 2024–2025 period were submitted to DICR by SEDABA’s head after the deadline of five business days following the close of the quarter.

Regarding reports that must be sent from the Unit Head to the Section Head, the Unit Head stated by email dated 3 December 2025 that this report is not prepared once supervision is complete; the practice is to record the initial individual review of cases as the first action in the ECU system.

Finally, it was confirmed that forms for supervision of the case queue are prepared on time, but do not always bear the digital signature of the person supervised, despite that being mandatory under the regulations. In addition, supporting documents for those supervision activities are stored in various locations, including email accounts, the head’s computer, or folders belonging to administrative support staff, rather than being safeguarded in accordance with the official provision.” Regarding the finding concerning the absence of supervision reports from the Unit Head to the Section Head during the results-communication phase, a meeting with the Head of the SEDABA Unit established that, contrary to what was stated in the email dated 3 December 2025, supervision reports have been prepared using the established format from July 2025 onward. It was also confirmed that these reports include the required formal elements, including deadlines and the results of the review conducted.

Accordingly, the inconsistency identified during the study is attributed to an incorrect interpretation of the Audit’s inquiry, which led to a response that did not accurately reflect the Section’s operating practice. Therefore, recommendation 5.10 of the draft report, addressed to the Head of SEDABA and focused on verifying compliance with the submission of supervision reports, is withdrawn.

The Unit Head was able to demonstrate compliance with the requirement on their part from July 2025 to the present. However, for the period from 2024 through the first half of 2025, only one supervision report was submitted, prepared in May 2025 by the Unit Head then in office; the complete set of documents for the period under review could not be located.

This situation confirms weaknesses in the mechanisms for safeguarding, organizing, and making information available, given the absence of a formal repository that centralizes and ensures the complete preservation of these documents. Informal practices therefore prevail, such as storing them in emails belonging to SEDABA Section staff. This increases the risk of information loss, limits the traceability of actions, and makes timely verification difficult in evaluation processes conducted within the OIJ, as well as by the Audit and other oversight bodies.

On this matter, the Deputy Head of the Department of Criminal Investigations stated that the current guideline provides for alternative document-safeguarding mechanisms in the event of technical limitations, such as using servers or external folders. The observed situation was therefore found to constitute noncompliance in implementation, rather than regulatory insufficiency.

In this light, it was considered appropriate to redirect corrective action 5.3 of the original report, which focused on adapting the regulatory provisions to the limitations of the ECU System. No regulatory weakness was found; instead, there was a gap in the effective application of existing provisions. Accordingly, in the final report, the response to the finding was divided into two complementary recommendations addressed to the Head of SEDABA, as the person directly responsible for operational and document management:

One to strengthen effective compliance with the current guideline by implementing a centralized document-management mechanism in strict accordance with provision N°001-DICR-2024 (recommendation 5.7).

The other to formally communicate the technical limitations of the ECU System so they can be assessed at higher levels and taken into account in developing the “SUPERCOP” system (recommendation 5.8).

Criteria for assigning judicial investigations have not been formalized or documented:

Although the Head of SEDABA stated that investigations are assigned based on technical criteria—such as the complexity of the complaint, the investigator’s profile, operational availability, simultaneous handling of cases involving the same offense, and balance in workload—neither those parameters nor the related control process have been formally established.

An analysis of the electronic spreadsheet for the 2024–2025 period showed that it records basic data (offense, location, assigned investigator, and case origin) but does not include the work-related considerations that influence decisions made by the Head of the Section (leaves of absence, training, thematic links between cases, complexity, prior workload, among others). In addition, the file reflects monthly differences in the number of cases per person (between one and two additional cases) without recording the reasons for those variations. This makes it impossible for the same Section’s hierarchical superiors within the OIJ and other oversight offices to verify effective management and equitable distribution of investigations.

It should be noted that, once the Head of SEDABA has designated the person responsible, that person is entered into the ECU System.

Regarding additional manual controls that OIJ offices may keep alongside the ECU System, in official letter 2025-OFI-6182-UAOIP-OPO dated 13 November 2025, the OPO emphasized that Circular 40-DG-2013, dated 02 September 2013 and issued by the OIJ General Directorate (in force as of the date of this evaluation), permits the use of digital logs and, in certain cases, physical logs that are backed up and properly safeguarded. This is consistent with Internal Control Standard No. 2-2009-CO-DFOE (standard 4.4), which requires the reliability and timeliness of information to be ensured through adequate backups.

Review of that provision showed that it is limited to specific records, such as the general log of incoming cases, minor investigative steps, evidence, and apprehensions. It does not expressly provide for tools such as spreadsheets or other digital mechanisms to distribute judicial investigations internally or assign them to investigative staff.

Accordingly, the electronic assignment spreadsheet was established as a practice at the initiative of the Head of SEDABA to balance workloads; however, it has not been formally defined as part of the office’s internal control activities.

Regarding this finding, at the final hearing on 15 April 2026, the Deputy Head of the Department of Criminal Investigations stated that complaints are assigned according to dynamic operational criteria, such as case complexity, staff availability, and service-specific conditions, which limits the feasibility of establishing rigid, uniform parameters at the departmental level.

Consequently, draft-report recommendation 5.4 is withdrawn. Provision 5.9 of this final report was instead directed to the Head of the SEDABA Section, as the person directly responsible for operational management, so that the criteria used to assign cases may be formalized, thereby strengthening internal control and accountability for workload distribution.

Taken together, the three points described above show partial compliance with DICR provisions concerning the mandatory digital record of supervision and its documentary traceability in the ECU System, as well as the timely submission of reports.

The following criteria were used as the basis for measuring the conditions described above:

The General Internal Control Law (N.º 8292), article 16, provides that the administration must have information systems that allow for adequate document management.

Internal Control Standards for the Public Sector (N-2-2009-CO-DFOE), Standard 4.4.1, Documentation and recording of institutional management, establishes the duty to ensure that the acts and results of institutional management are documented and recorded on time. | Standard 4.5.1, Ongoing supervision, concerns the obligation to supervise the conduct of institutional management and compliance with regulations. | Standard 5.4, Document Management, requires institutional information systems to ensure the control, storage, and timely and efficient retrieval of information. | Standard 5.6, Information Quality, requires information systems to generate reliable, timely, and useful data. | Standard 5.9, Information Technologies, permits manual backup mechanisms, but they must be formally regulated to ensure uniformity and continuity.

Guideline N° 001-DICR-2024, “Update to the Supervision and Recording Guide in the Single Criminal File (ECU),” dated 30 May 2024, establishes the supervision process that OIJ offices must follow. All supervision must be recorded in the ECU. The Head must submit quarterly reports within five business days after the end of each quarter. ECU records must be complete and up to date.

Memorandum 05-DICR-2020: orders that all supervision conducted of heads of offices and the related reports be safeguarded on the shared server; sets a deadline of 5 business days after the end of the quarter.

The identified weaknesses arise mainly from:

The adoption of practices that depart from Guideline N.°001-DICR-2024 regarding supervision conducted over judicial investigations, and the use of discretionary criteria by Section and Unit Heads in recording, safeguarding, and submitting reports.

Technical limitations and regulatory gaps in the use of operational-control tools: The Head of SEDABA indicated that the ECU System’s functionality is restricted when it comes to attaching supplementary documentation to supervision records, which has led to the use of unregulated alternative controls (emails and Excel files).

On this matter, it is understood that improvements to the ECU are not planned because a new technological tool, called the “Specialized Single Police System for Resolving Common and Organized Crime and for Prevention” (“SUPERCOP”), is under development. Consequently, any limitations identified in the current system will not be addressed while the current conditions remain in place.

This is consistent with OPO communication Nº009-OPO-2021 of 2 December 2021, issued regarding the “Review of system maintenance requests,” which, with the launch of SUPERCOP, provided that all requests to maintain or improve production systems supported by the Police Information Platform and the Information Technology Unit require prior approval from the head of the OPO.

In addition, Superior Council agreement Nº 106-2017 of 23 November 2017 concerns suspending “the development of new improvements to the current systems used to manage and process files and judicial offices,” and using the human resources assigned to that work for the new software solutions.

To expand the analysis and obtain official information about the new system’s capabilities, this Audit made the corresponding inquiry to the Office of Plans and Operations (OPO). However, no response had been received by the close of fieldwork, so the analysis was conducted based on the information available at that time.

Absence of a formal guideline governing the case-distribution process and defining technical assignment criteria. There are no formal provisions establishing standardized criteria and procedures for distributing investigations among staff, nor is there a formal practice of documenting in a complete, uniform, and up-to-date manner the criteria applied or the details of the assigned workload. As a result, the process remains subject to discretionary decisions by office heads when balancing investigative staff workloads.

The foregoing was confirmed by the Deputy Head of the DICR in an email dated 4 December 2025, in which they stated that “(…) there is no formal provision; rather, assignments are normally made through an internal rotation, depending on particular circumstances determined by the person making the assignment. Among other things, this takes into consideration the complexity of the case, whether there are common factors that would make it appropriate for one person or a pair to investigate, and whether staff are active (not in training, on vacation, on extended promotion, on leave of absence, among other circumstances), since no replacement is provided.” Ineffective control by the Head of SEDABA over deadlines. No systematic control is applied to ensure the timely submission of quarterly reports to the Head of the DICR.

Insufficient departmental supervision of compliance with the timelines, formalities, and recording mechanisms established in DICR directives and complementary guidelines.

The situations described give rise to the following operational risk events:

Incorrect information: Weaknesses identified in applying the formal provisions concerning supervision records affect the traceability and transparency of information recorded in the ECU System. This reduces the reliability of data on judicial investigations and increases the risk of errors or omissions, limiting operational control and accountability.

In addition, the late submission of quarterly reports and the failure to submit individual case follow-up reports limit the availability of timely, consolidated information for planning, implementing continuous improvements, evaluating performance, and making decisions.

Loss of information: Scattered backups in email accounts and institutional computers increase the risk that documents will be lost or difficult to locate promptly. This compromises data integrity and undermines its reliability for decision-making.

Inaccessible information: The absence of formalized controls in the ECU System, together with the use of unregulated alternative backups for case assignments and the lack of supporting reasons, prevents objective verification of how equity in workload distribution is managed.

Delays in processes: There is a possibility that the new technological tool will not remedy the current system’s capacity limitations, leading to continued use of informal controls for supervision and workload distribution.

CONCLUSIONS

Based on the analysis conducted, it is concluded that the process for handling complaints in the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes (SEDABA) has adequate levels of effectiveness, exceeding the performance targets established by the OIJ General Directorate. However, significant weaknesses persist that affect operational efficiency and full compliance with the applicable regulatory framework. In particular, deficiencies were identified in the mechanisms for recording, following up, documenting, and supervising cases in the Single Criminal File System (ECU). These were reflected in information gaps, absence of supervision entries in the log for certain backlogged cases, discrepancies between the date of approval of the final report and the administrative closure in the system, and use of an informal alternative control.

Consequently, the identified weaknesses affect transparency, data consistency, and the institution’s ability to objectively evaluate operational management and the use of resources. They also increase the risk of not having quality information with respect to its reliability, traceability, and timeliness.

RECOMMENDATIONS To the Head of the Department of Criminal Investigations Request that the competent bodies formally incorporate technical requirements related to operational supervision and workload distribution into the design and development of the new “SUPERCOP” system, so that the new technological tool remedies the current system’s capacity limitations, eliminates the use of informal controls, and ensures full traceability of judicial investigations. (Finding 3.2.)

Implementation period: 3 months.

Carry out follow-up actions on compliance with the deadlines, formalities, and recording mechanisms established in the current guidelines and directives concerning the submission of reports to the DICR, in order to remedy the information gap and strengthen departmental supervision, the implementation of continuous improvements, performance evaluation, and decision-making. (Finding 3.2.)

Implementation period: 2 months.

To the Head of the Office of Plans and Operations Define the maximum permitted period between approval of the final report and administrative closure of the files, as well as who is responsible for recording both closures, in order to ensure coherence, traceability, and consistency of information on actual productivity recorded in the ECU System. (Finding 3.1.)

Implementation period: 2 months.

To the Head of the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes Record in the log of the Single Criminal File System (ECU) the supervision, follow-up, and control actions carried out on investigations received as backlogged cases, in order to strengthen traceability of the work performed and the reliability of information on investigative progress and compliance with established deadlines. (Finding 3.1.)

Implementation period: Immediate.

Implement monthly control and review reports on the completeness and consistency of ECU System records, aimed at detecting and correcting information gaps or inconsistencies, in order to ensure the reliability, consistency, and timeliness of data used for statistical analysis and decision-making. (Finding 3.1.)

Implementation period: Immediate.

Submit quarterly supervision reports to the Department of Criminal Investigations within the established deadlines, in order to ensure the availability of timely, consolidated information for planning, implementing continuous improvements, evaluating performance, and making decisions. (Finding 3.2.)

Implementation period: Immediate.

Establish a centralized document-management mechanism for reports and forms arising from the supervision process, in order to ensure the integrity, availability, and timely retrieval of information for control, follow-up, and oversight, in strict accordance with Guideline N° 001-DICR-2024 and the applicable internal control regulations. (Finding 3.2.)

Implementation period: 2 months.

Formally communicate the technical limitations of the Single Criminal File System (ECU) for recording and safeguarding information associated with supervision, so they can be assessed in the design and development of the “SUPERCOP” system. The purpose is to ensure the traceability, integrity, and verifiability of supporting information, in accordance with institutional provisions and the system’s actual capabilities. (Finding 3.2.)

Implementation period: 2 months.

Formalize the manual control for assigning judicial investigations, systematically incorporating the technical criteria applied when distributing cases among investigative staff, in order to ensure the traceability, transparency, and verifiability of the assignment process and the objective evaluation of workload equity. (Finding 3.2.)

Implementation period: Immediate.” -0- It was agreed: 1.) To acknowledge official letter N° 900-47-IAO-SAEE-2026 dated 30 June 2026, signed by Roberth Vladimir García González, Master’s degree holder and judicial auditor, by which he submitted the “Audit Report for Improving the Internal Control System in the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes of the Department of Criminal Investigations.” 2.) The heads of the Department of Criminal Investigations, the Office of Plans and Operations, and the Specialized Section on Environmental and Animal Welfare Crimes shall comply with each of the recommendations referred to within the deadline established for each. The agreement is declared final.

[1] Published in the Official Gazette La Gaceta N° 163 on 25 August 2021.

[2] Circular N.°10-DG-2014 provides for recording pending investigative steps, periods of inactivity, follow-up on actions, and control of investigative progress, while Circular N.°16-DG-2015 regulates how often those administrative controls must be carried out.

ARTÍCULO XXVIII Documento N° 7176-2026 El máster Roberth Vladimir García González, auditor judicial, mediante oficio N° 900-47-IAO-SAEE-2026 del 30 de junio de 2026, dirigido al licenciado Juan Pablo Calvo Salas, jefe interino del Departamento de Investigaciones Criminales, y con copia a este Consejo, informó lo siguiente:

“De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se remite el informe final referente al “Estudio operativo en la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal del Departamento de Investigaciones Criminales”, efectuado por la Sección Auditoría de Estudios Especiales del Despacho a mi cargo.

El objetivo fue evaluar si el proceso de atención de denuncias se ejecuta bajo principios de eficiencia y eficacia de conformidad con la normativa que la rige.

En cumplimiento de lo instituido en numeral 2.10 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y 205 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, así como en artículo 51 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial[1], los resultados, conclusiones y recomendaciones del estudio fueron presentados, en lo pertinente, a las distintas dependencias encargadas de la implementación de las acciones de mejora, precisándose plazos para su cumplimiento. Por lo anterior, se remiten copias del informe para la aplicación respectiva, según lo acordado.

Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 163 del 25 de agosto de 2021.

Además, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, esta Auditoría efectuará oportunamente un seguimiento, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes, se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos.

Finalmente, en caso de facilitar este documento a partes externas del Poder Judicial, se deberá prever lo establecido en la Ley N° 8968 “Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.” -0- Seguidamente se transcribe el referido informe.

“RESUMEN EJECUTIVO La Auditoría Judicial ejecutó un estudio de carácter operativo con el objetivo de evaluar si el proceso de atención de denuncias por parte de la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal se desarrolla bajo principios de eficiencia y eficacia. El período evaluado abarcó desde el año 2024 hasta el 31 de agosto de 2025.

El presente estudio se origina en el Plan Anual de Trabajo 2025 de la Auditoría Judicial. Su relevancia radica en la función estratégica que desempeña la Sección, creada para responder al incremento sostenido y a la creciente complejidad de la criminalidad ambiental y de bienestar animal en el país, la cual exige una gestión institucional efectiva.

Si bien la Sección supera las metas institucionales de resolución de casos, la auditoría determinó debilidades en la trazabilidad y confiabilidad de la información registrada en el sistema oficial Expediente Criminal Único (ECU).

Se identificaron prácticas que generan inconsistencias, como la omisión de supervisión para algunos casos que superaron los plazos establecidos, vacíos en la clasificación de los delitos y desfases de hasta 139 días entre la firma del informe final por parte de la jefatura y el cierre administrativo de los expedientes.

Adicionalmente, se constató que los registros de supervisión de casos se gestionan mediante controles paralelos en correos electrónicos y no en la bitácora del ECU como lo exige la normativa.

Estas deficiencias en la aplicación del sistema de control interno podrían comprometer la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información sobre la gestión investigativa: distorsionan los indicadores, restan fiabilidad de los datos que sustentan la toma de decisiones y limitan la capacidad para verificar el cumplimiento efectivo de los plazos.

En virtud de las situaciones expuestas, se dispone a la Jefatura del Departamento de Investigaciones Criminales, a la Oficina de Planes y Operaciones, y a la Jefatura de la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal ejecutar acciones para fortalecer la confiabilidad, trazabilidad y oportunidad de la información que respalda la labor investigativa, entre ellas: definir plazos y responsables para la finalización de expedientes entre las fechas del informe final y el cierre administrativo, establecer registros sistemáticos en bitácora, implementar reportes mensuales sobre la completitud de datos, centralizar la gestión documental y formalizar el control manual de asignación de casos.

Asimismo, se insta a trasladar al diseño del futuro sistema "SUPERCOP las limitaciones técnicas que presenta el ECU para el resguardo de la información y archivo de los documentos, a fin de valorar si las mejoras correspondientes ya se encuentran contempladas en su desarrollo.

Estudio operativo en la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal del Departamento de Investigaciones Criminales INTRODUCCIÓN Trámite de los informes de auditoría según la Ley General de Control Interno El artículo 36 de la Ley General de Control Interno, establece el tratamiento que los titulares subordinados encargados de las áreas evaluadas deben dar a los informes que emite la Auditoría Interna, el cual incluye, la orden de implementación de las recomendaciones vertidas o el planteamiento de discrepancia ante el Jerarca, en el plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de recibido el documento.

A su vez, el artículo 39 de la citada Ley advierte de la responsabilidad administrativa o civil que puede acarrear sobre los responsables, la inobservancia de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

Origen del estudio El presente estudio tiene su origen en el Plan Anual de Trabajo 2025, de la Auditoría Judicial, conocido por Corte Plena en sesión N°53-2024 celebrada el 02 de diciembre de 2024, artículo VII.

Objetivo general Evaluar si el proceso de atención de denuncias por la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal del Departamento de Investigaciones criminales se ejecuta bajo principios de eficiencia y eficacia de conformidad con la normativa que la rige.

Alcance y naturaleza Este servicio de auditoría es de tipo operativo, en el que se evaluó la efectividad de la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal para la resolución de las denuncias ingresadas. Asimismo, se revisó la actualización del Sistema Expediente Criminal Único (ECU) del cual se extraen los registros estadísticos para determinar el cumplimiento de métricas de desempeño. Además, se examinaron los informes, seguimiento y rendición de cuentas, utilizados para reflejar su productividad.

El período de evaluación abarcó desde el año 2024 y al 31 de agosto 2025, con corte al 11 de junio del 2026.

Equipo de trabajo El estudio fue desarrollado por Catalina Fernández Badilla, Profesional en Auditoría, bajo la supervisión de Xinia Vega Guzmán, jefa de la Sección Auditoría Estudios Especiales, Roy Díaz Chavarría, sub auditor general y Roberth García González, auditor general.

Normativa técnica aplicada Para la ejecución de este trabajo se observaron las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, ambas promulgadas por la Contraloría General de la República.

Difusión de los resultados Los resultados, conclusiones y recomendaciones de este estudio se comunicaron al Departamento de Investigaciones Criminales mediante informe en borrador remitido con oficio N° 541-31-IAO-SAEE-2026 y a la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal con el N° 542-32-IAO-SAEE-2026, ambos del 27 de marzo del 2026.

La conferencia final se efectuó el 15 de abril del 2026 en la cual participaron el Lic. Jorge Blanco Mata, subjefe Departamento de Investigaciones Criminales; Licda. Angie Bartels Calderón, jefa de la Sección Especializada contra Delitos Ambientes (SEDABA) y el Lic. Iván Rojas Solano jefe de Unidad de la citada Sección. Además, se llevó a cabo sesión de trabajo con el Lic. Rojas Solano el 20 de abril del presente año para comprobar temas de supervisión y ubicar nueva documentación soporte.

Posteriormente, el 13 de mayo del 2026 se mantuvo reunión con el Lic. Oscar Acosta Alfaro, jefe de la Unidad de Supervisión del OIJ y el Lic. Gustavo Portuguez Quesada, supervisor de Servicio de esa misma Unidad, para comentar el proceso de justificación de rezago en el Sistema Expediente Criminal Único. Sobre este mismo tema, el 01 de junio del 2026 se compartió con el personal de la Oficina de Planes y Operaciones (OPO), Lic. Omar Brenes Campos, jefe; Corina Fernandez Ulloa, jefatura de Asesores Operativos; Marianela Jiménez Arguedas, investigadora, contando nuevamente con la participación de los Licenciados Acosta Alfaro y Portuguez Quesada ambos de la Unidad de Supervisores. El 03 de junio se mantuvo otra reunión con el licenciado Brenes Campos y licenciada Fernandez Ulloa, junto con el señor Mauricio Retana González, colaborador de la OPO.

Finalmente, se recibieron correos electrónicos aprobando las recomendaciones y sus plazos, tal como se cita enseguida:

04 de junio 2026, por parte del Lic. Iván Rojas Solano, jefe de Investigación de SEDABA 08 de junio 2026, emitido por el Lic. Omar Brenes Campos jefe de la OPO.

11 de junio 2026, suscrito por la Licda. Angie Bartels Calderón, jefa SEDABA.

Lo anterior, permitió considerar las observaciones presentadas, las cuales han sido incorporadas al informe en lo pertinente.

ANTECEDENTES La Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal (en adelante SEDABA) fue creada mediante la resolución Interna Administrativa N° 78-DG-2021 del 17 de diciembre de 2021, adscrita al Departamento de Investigaciones Criminales del OIJ. Su conformación responde al incremento sostenido de los delitos ambientales en el país, asociado tanto al aumento de denuncias ciudadanas por afectaciones a la flora y fauna, como a la identificación de grupos organizados dedicados a la explotación ilícita de recursos naturales (incluida la extracción ilegal de minerales, la tala de especies maderables y la caza de fauna silvestre con alta demanda en mercados internacionales). La rentabilidad de estas actividades ha propiciado la incorporación de métodos cada vez más sofisticados y de equipamiento especializado, generando un aumento en la frecuencia, complejidad y nivel de riesgo que caracteriza este tipo de criminalidad.

Mediante informe de la Dirección de Planificación N°1179-PLA-OI-2023, se justificó la carga de trabajo y el funcionamiento de esta sección, el Consejo Superior en sesión Nº047- 024, artículo LXIII, del 04 de junio del 2024 avala y aprueba el servicio que brinda la oficina.

RESULTADOS Como producto de la auditoría realizada en el área bajo estudio, se determinaron los aspectos que se detallan a continuación:

Necesidad de fortalecer la trazabilidad y supervisión de las investigaciones judiciales en condición de rezago El Departamento de Investigaciones Criminales (DICR), mediante el lineamiento N° 001-DICR-2024 del 30 de mayo de 2024, actualizó la Guía de Supervisión de Casos en Investigación y Peritajes y reiteró la obligatoriedad de realizar un registro adecuado en el Sistema Expediente Criminal Único (en adelante Sistema ECU). Dicho documento establece la obligación de consignar las anotaciones mínimas requeridas (fechas, diligencias pendientes, responsable, plazos específicos y seguimiento) para garantizar la trazabilidad y control de los casos en trámite.

Asimismo, la directriz incorpora otros aspectos relacionados con el control interno de la gestión operativa de las oficinas del OIJ. No obstante, en este apartado se identificaron inconsistencias que afectan la confiabilidad de la información registrada en el Sistema ECU, particularmente en lo referente a la justificación del rezago en las investigaciones que superaron el plazo establecido para resolver las denuncias, así como en la completitud de la información que se genera en los reportes remitidos a la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ (en adelante OPO) para su análisis.

En la evaluación realizada por la Auditoría Judicial a la gestión de las investigaciones judiciales asignadas a la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal (en adelante SEDABA), correspondientes al período comprendido entre el enero 2024 y 31 de agosto de 2025, en los reportes generados por la OPO se observaron expedientes con el campo “tipo de asunto” o “delito” registrado como “No definido”, lo que impidió verificar de forma inmediata la naturaleza del caso. Se comprobaron vacíos de información superiores a 30 días hábiles.

Durante el período 2024 SEDABA resolvió el 99,5% de las 403 investigaciones ingresadas, quedando pendiente de trámite únicamente un 0,5% (2). De ese total, 50 casos (12%) ingresaron en condición de rezago, de los cuales 18 fueron debidamente justificados en el Sistema de Expediente Criminal Único (ECU) y 32 no contaron con esta anotación, lo que implica que fueron resueltos fuera del plazo máximo establecido según los criterios institucionales.

Por su parte, hasta agosto de 2025 se registraron 272 denuncias ingresadas, de las cuales 195 (72%) habían sido tramitadas y 77 (28%) permanecían en trámite. Entre estas, 30 investigaciones (11%) presentaron condición de rezago, con 5 debidamente fundamentadas en el Sistema ECU.

Por lo anterior, en materia de cumplimiento de plazos, de acuerdo con la información que antecede, de la totalidad de casos revisados, se identificaron investigaciones clasificadas como “sencillas” que superaron el límite de 120 días (con plazos entre 126 y 175 días) sin contar con la razón de rezago correspondiente en el Sistema ECU, tal como lo exige la disposición que, establece que la trazabilidad de la investigación debe ser incorporada por la jefatura correspondiente en la bitácora del sistema.

Al respecto, mediante correo del 24 de noviembre de 2025, la jefatura de SEDABA manifestó que “no necesariamente un caso catalogado como sencillo es ingresado en rezago implica cambiar su clasificación y, como conversamos, no siempre consignamos justificación en el ECU si se trata, por ejemplo, de confección de informe o alguna diligencia pendiente que no implique más tiempo o complejidad”.

En términos de eficacia, y conforme a las métricas de desempeño policial definidas por la Dirección General del OIJ mediante las circulares 01-DG-2024 y 01-DG-2025, el indicador de resolución fijado para las secciones especializadas es del 25% de denuncias resueltas dentro del período de evaluación. En el caso de SEDABA, esta meta fue superada en ambos períodos, al registrar un promedio mensual de resolución del 37% en 2024 y del 36% en 2025, lo que refleja un desempeño por encima del estándar definido por la Dirección General del OIJ.

Adicionalmente, el análisis identificó 15 investigaciones judiciales del período 2025 que presentaron diferencias superiores a 15 días hábiles entre la fecha de aprobación del informe final (momento en que la jefatura adjunta el informe aprobado en el sistema) y la fecha de cierre administrativo registrada en el Sistema ECU, lo que genera inconsistencias en la trazabilidad del proceso. Los desfases observados oscilaron entre 17 y 139 días, a pesar de que, conforme al comportamiento operativo habitual de la oficina, la mayoría de las investigaciones se finalizan en el circulante entre 2 y 5 días posteriores a la aprobación del informe.

Si bien se trata de un número reducido de casos, resulta relevante señalar esta situación debido a la distorsión que puede producir en los indicadores de gestión, particularmente en aquellos relacionados con el rezago y la eficiencia operativa.

Se debe precisar que la jefatura mantiene controles paralelos mediante registros en hojas de cálculo, sin embargo, estos no garantizan la integración ni la trazabilidad centralizada que ofrece el sistema automatizado oficial.

En resumen, si bien la Sección presenta niveles adecuados de eficacia en la resolución de casos conforme a las metas institucionales, se identificaron debilidades en el registro oportuno y completo de la información, en la alineación de los procesos internos con las disposiciones vigentes y en la confiabilidad de los reportes utilizados en la gestión de la oficina.

A continuación, se exponen los criterios utilizados como base de medición para la determinación de las condiciones previamente expuestas:

Ley General de Control Interno (N.º 8292), artículo 16, establece que la administración debe contar con sistemas de información que permitan una gestión documental adecuada.

Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE); Norma 4.4, establece que el jerarca y los titulares subordinados deben garantizar que la información relacionada con el funcionamiento del Sistema de Control Interno y el desempeño institucional sea confiable y oportuna.

Lineamiento N° 001-DICR-2024 “Actualización de la Guía de Supervisión y Registro en el Expediente Criminal Único (ECU)”, del 30 de mayo del 2024 que establece los plazos para que una investigación ingrese en condición de “rezago” y los lineamientos a seguir respecto a la justificación en el sistema.

Circular 01-DG-2024 “Métricas de Indicadores Policiales”, del 02 de febrero 2024; la circular tiene como propósito actualizar y estandarizar las métricas e indicadores de desempeño policial en las oficinas de investigación del OIJ. Esta modificación busca parametrizar de manera objetiva las labores de investigación, ajustando indicadores, integrando métricas y regulando la aplicación de parámetros específicos para investigaciones de crimen organizado. Tiene vigencia para el período 2024.

Circular 01-DG-2025 “Métricas de Indicadores Policiales”, del 22 de enero 2025; tiene como propósito actualizar y estandarizar las métricas e indicadores de desempeño policial en las oficinas de investigación del OIJ. Tiene vigencia 2025.

Las debilidades identificadas se originan principalmente en:

Se determinó la inexistencia de registros completos y oportunos de supervisión en determinados expedientes, que permitan observar el seguimiento en situaciones exculpantes y no exculpantes, situación que limita la confiabilidad, integridad y trazabilidad de la información institucional.

Se evidencia la ausencia de un proceso interno de revisión sistemática del registro en el Sistema ECU, orientado a verificar que la clasificación del tipo de caso se complete de manera oportuna, y no varios meses después de la creación del expediente. Esta situación contraviene lo dispuesto en el Lineamiento N° 001-DICR-2024, “Actualización de la Guía de Supervisión y Registro en el Expediente Criminal Único (ECU)”, específicamente en el apartado 3.3 “Supervisión No Presencial”, el cual establece que el personal investigador debe registrar de forma íntegra, actualizada y trazable toda la información del caso, incluyendo el tipo de delito y demás datos relevantes en los apartados correspondientes. Asimismo, dispone que todas las diligencias, supervisiones y actuaciones administrativas deben consignarse en el Sistema ECU.

Existe una comunicación reactiva, tanto en la Sección SEDABA como en OPO, razón por la cual no se detecta de forma temprana las inconsistencias y se generan vacíos temporales de información. Para el caso de la Sección en estudio, la clasificación del caso se completa hasta el cierre de la investigación, momento en el que el sistema obliga su registro mediante el informe final.

Por su parte, la Jefatura de la OPO indicó que la revisión de inconsistencias en los datos se efectúa únicamente cuando la oficina comunica un error, esto debido al alto volumen de casos y a restricciones de confidencialidad que limitan la posibilidad de realizar un análisis generalizado.

Se carece de supervisión por parte de la jefatura de SEDABA sobre cierre de casos en el sistema, por tanto, existen expedientes terminados con plazos superiores al promedio observado en la gestión del circulante; sobre los cuales, según informó la jefatura las demoras en la finalización obedece a diversas situaciones operativas, tales como:

Errores en el informe cargado, que requirieron detección y corrección posterior.

Cargas omitidas o informes no consignados oportunamente en el ECU.

Correcciones solicitadas al personal investigador que no quedaron registradas en el sistema.

Cambios de personal administrativo o ajustes en el puesto de secretaría que afectaron la continuidad del registro.

Casos con refundición o vinculados a otros expedientes que requirieron revisiones adicionales.

Retrasos derivados de trámites externos o firmas pendientes de otras oficinas o departamentos.

La inexistencia de lineamientos internos que regulen el plazo máximo entre el informe final aprobado por la jefatura (y subido al ECU) y el cierre administrativo del expediente digital, ha generado inconsistencias en la trazabilidad y en la congruencia temporal de los expedientes investigativos, dificultando verificar la secuencia real de actuaciones y el cumplimiento oportuno de los procedimientos establecidos.

Esta carencia fue confirmada por la jefatura de SEDABA mediante correo del 25 de noviembre de 2025 donde manifestó que “internamente no existe un lineamiento que establezca el plazo máximo para el cierre y finalización de las investigaciones judiciales en el sistema posterior a la aprobación de la jefatura”, lo cual fue avalado por la Unidad de Supervisión de la OPO en la fase de comunicación de resultados del presente informe en borrador, en reuniones del 13 de mayo y el 01 de junio del presente año.

Las situaciones descritas provocan los siguientes eventos del riesgo operativo:

Información incorrecta:

La ausencia de información en el Sistema ECU relacionada con la “justificación del rezago”, distorsiona el estado real del avance de las investigaciones y dificulta reconstruir el historial íntegro de cada expediente; esta situación afecta la confiabilidad de la información registrada y limita la capacidad institucional para ejercer un control efectivo sobre los tiempos y etapas del proceso investigativo.

Aunque el Sistema ECU exige la incorporación de información relacionada con el tipo de delito, antes de incluir el informe con el resultado final de la investigación, este vacío temporal genera una limitación en la confiabilidad de los reportes, afectando la oportunidad y consistencia de los datos utilizados para análisis estadístico y toma de decisiones, lo cual incide en la gestión estratégica de recursos y la evaluación del desempeño.

El mantener casos en estado de “trámite” pese a estar resueltos impide que los registros reflejen con exactitud la productividad real de la sección, afectando la confiabilidad de la información utilizada para la evaluación institucional.

Se produce un potencial impacto en el acceso a los datos de forma oportuna para las jefaturas, la Dirección General del OIJ, y otras instancias usuarias, lo que puede afectar la coordinación interinstitucional y la calidad de la información judicial.

Atraso en los procesos:

Se genera el riesgo de incumplimiento de los plazos y métricas de desempeño establecidas, aun cuando los resultados globales reflejen niveles de eficacia. Esto ocurre debido a la existencia de investigaciones con rezagos no justificados en el Sistema ECU, situación que afecta la eficiencia del sistema de control interno y limita la capacidad institucional para demostrar, con evidencia verificable, el cumplimiento efectivo de los estándares definidos para la gestión investigativa de la oficina.

En este apartado, según lo manifestado en la audiencia final realizada el 15 de abril de 2026 por la Subjefatura del Departamento de Investigaciones Criminales y la Jefatura de SEDABA, no todos los casos en condición de rezago deben contar con una justificación consignada en el ECU, por cuanto, dicho registro corresponde únicamente a los supuestos en los que exista una causa objetiva y razonable que explique el atraso (no así las injustificadas).

Destacó que la funcionalidad de la pestaña de “justificación de rezago” del sistema ECU se gestiona como un mecanismo orientado exclusivamente a registrar aquellos casos en los que el atraso obedece a factores externos o ajenos a la gestión de la persona investigadora, tales como la espera de dictámenes periciales, actuaciones del Ministerio Público o requerimientos de otras instituciones; en estos supuestos, la jefatura utiliza dicha pestaña para consignar la causa y en su criterio, “justificar” el rezago en el sistema.

Por el contrario, cuando el atraso es atribuible a la gestión interna (particularmente a situaciones de negligencia, retrasos en la elaboración de informes o deficiencias en la administración del tiempo), las Jefaturas no deben registrar justificación en dicha pestaña; hacerlo implicaría avalar o convalidar la actuación del investigador. En estos casos corresponde aplicar el control de la bitácora mediante anotaciones de supervisión interna, tales como planes remediales, definición de diligencias pendientes, establecimiento de plazos y seguimiento por parte de la jefatura mediante correo electrónico, así como eventuales acciones disciplinarias.

Asimismo, se señaló que el Lineamiento N° 001-DICR-2024 no establece de forma expresa la obligación de justificar la totalidad de los casos en rezago, por lo que dicha exigencia se interpreta como aplicable únicamente cuando existan situaciones exculpantes debidamente sustentadas. Bajo esta interpretación, es suficiente su gestión mediante mecanismos de supervisión interna mediante bitácora.

Al respecto, considerando esta Auditoría que el funcionamiento de la pestaña denominada “Justificación de Rezago” del Sistema ECU puede generar interpretaciones distintas para oficinas evaluadoras ajenas al ámbito policial (debido a que el sistema no muestra de forma inmediata la razón de todos los rezagos cuando estos no obedecen a causas exculpantes) se realizó una reunión el 13 de mayo del 2026 con la jefatura y personal colaborador de la Unidad de Supervisión de la OPO. En dicho espacio se explicó que esta funcionalidad mantiene vinculación con el Sistema Integrado de Información Policial (SIIP), utilizado para el control estadístico y las métricas institucionales del OIJ. Bajo ese contexto, se indicó que registrar en dicha pestaña la totalidad de investigaciones en condición de rezago, incluyendo aquellas atribuibles a gestión interna, inactividad o negligencia, provocaría distorsiones en la información estadística institucional, ya que el sistema interpretaría esos casos como rezagos “justificados”, reflejando incorrectamente indicadores adecuados de gestión.

Por esta razón, se aclaró que la pestaña “Justificación de Rezago” fue diseñada exclusivamente para consignar investigaciones cuyo atraso obedezca a causas exculpantes o externas a la persona investigadora, mientras que los rezagos no justificables deben quedar documentados mediante las anotaciones de supervisión y seguimiento registradas en la bitácora del expediente. Bajo esa lógica, se indicó que ambas herramientas cumplen finalidades distintas dentro del sistema, siendo la bitácora el mecanismo destinado a garantizar la trazabilidad y control de aquellos expedientes en condición de rezago que no responden a causas válidas o justificadas.

Asimismo, como parte de las actividades de la fase de comunicación de resultados, la Oficina de Planes y Operaciones (OPO) aportó documentación[2] complementaria que permitieron a esta Auditoría corroborar que el OIJ dispone de un marco normativo en materia de supervisión de investigaciones judiciales, tal como lineamientos, circulares, controles y mecanismos para regular las responsabilidades de las jefaturas, el seguimiento de investigaciones, la gestión de los plazos y las acciones aplicables a los expedientes en trámite.

La circular N.°10-DG-2014 dispone el registro de diligencias pendientes, tiempos de inactividad, seguimiento de actuaciones y control del avance de las investigaciones, mientras que la circular N.°16-DG-2015 regula la frecuencia con la que deben ejecutarse esos controles administrativos.

De acuerdo con lo anterior, se comprobó que la Jefatura de la Sección SEDABA realiza el uso de la pestaña “Justificación de Rezago” apegada a la disposición de ingresar información exculpante; no obstante respecto al registro de supervisión en la bitácora, se evidenció en la revisión conjunta de expedientes con el Jefe de Unidad, entre ellos como ejemplo el caso con número interno N°000069-25-2028 que, registró un tiempo de tramitación de 171 días sin que constara en el sistema ninguna anotación para explicar el atraso en la bitácora, denotándose una ausencia de datos sobre la causa por la cual la investigación entró en “rezago” y sobrepasó en muchos días el plazo establecido.

Esta situación limitó la trazabilidad, la integridad y confiabilidad de los datos de la gestión efectuada sobre dichos expedientes, al dificultarse reconstruir de manera objetiva las razones del rezago, determinar si la situación había sido oportunamente detectada y supervisada, así como verificar las medidas adoptadas para propiciar su atención.

Como consecuencia de lo descrito, esta Auditoría eliminó la disposición 5.1 del informe borrador emitida hacia la DICR y reformuló la recomendación 5.7 del citado informe dirigida a la Jefatura de la Sección SEDABA, quedando como 5.4 en la versión final, orientada a registrar en la bitácora del ECU las acciones de supervisión, seguimiento y control realizadas sobre las investigaciones que ingresen en condición de rezago.

Por otra parte, relacionado con el plazo para finalizar los expedientes en el sistema ECU, durante la fase de comunicación de resultados en reunión sostenida el 01 de junio de 2026 con la Jefatura y personal de la OPO, se aclaró que el proceso de investigación concluye con la incorporación del informe final en el Sistema, correspondiendo posteriormente el cierre administrativo, sin que exista una instrucción formal para esta labor.

En ese contexto, la OPO señaló que la normativa vigente establece que la jefatura dispone de un plazo de hasta cinco días para revisar y tramitar el informe final, criterio que, a su juicio, regula adecuadamente la finalización de los casos. No obstante, del examen se obtiene que dicha disposición se refiere al plazo de revisión y gestión del informe por parte de la jefatura, sin definir de manera expresa el plazo máximo para efectuar el cierre administrativo del expediente en el sistema una vez concluida la investigación.

Esta situación puede generar interpretaciones distintas entre las oficinas del OIJ respecto del momento en que una investigación debe considerarse formalmente finalizada, así como afectar la uniformidad de los registros institucionales. Además, la permanencia de expedientes sin el correspondiente cierre en el sistema puede incidir en los indicadores de gestión y en la información utilizada para el control, seguimiento y medición de la productividad de las oficinas, razón por la cual se identificó la necesidad de fortalecer la claridad normativa sobre este proceso, acordando ajustar la recomendación 5.2. del informe en borrador, y dirigiéndola hacia la OPO (como recomendación 5.3 en el informe final) para que esta oficina defina el plazo máximo permitido entre la fecha de aprobación del informe final y la fecha para el cierre administrativo de los expedientes.

Conveniencia de atender las debilidades detectadas en el ambiente de control interno de la Sección SEDABA relacionadas con el registro y resguardo de la documentación de la supervisión En otros aspectos relacionados con el ambiente de control interno de la Sección SEDABA, en el lineamiento N°001-DICR-2024 del 30 de mayo 2024, “Guía de Supervisión de Casos en Investigación y Peritajes”, la supervisión es definida como una función esencial para garantizar la trazabilidad, calidad y oportunidad de las investigaciones judiciales, además de ser una herramienta estratégica para la toma de decisiones y el combate a la delincuencia.

Asimismo, esta disposición enfatiza que la vigilancia no es optativa, sino un deber legal y administrativo sustentado en las normas de control interno, resoluciones de la Inspección Judicial y en las métricas de desempeño policial vigentes. Las jefaturas deben ejercer control estricto sobre las investigaciones y las personas asignadas, así como acatar las directrices y plazos establecidos.

El documento precisa la selección de expedientes desde el Sistema ECU y el deber de registrar cada revisión en la bitácora digital, disponiendo el uso obligatorio de formularios estandarizados para documentar las supervisiones de circulante y de las causas, los cuales deben ser firmados por ambas partes, archivados digitalmente y remitidos a la jefatura en un plazo máximo de siete días naturales posteriores a la revisión.

De acuerdo con las disposiciones anteriores, en esta evaluación se determinó que, si bien en la Sección auditada se ejecutan diversas acciones de supervisión y seguimiento operativo sobre las investigaciones judiciales, persisten debilidades en el ambiente de control interno que afectan la confiabilidad y trazabilidad de ese proceso. En particular, se identificó lo siguiente:

Supervisión no anotada en la bitácora del Sistema ECU:

Las revisiones de circulante y casos no se registran directamente en la bitácora del sistema ECU, esta práctica contraviene el punto 2.2 del lineamiento N.°001-DICR-2024, que dispone esa obligatoriedad.

En esta Sección periódicamente se mantiene comunicación verbal y por correo electrónico con el personal investigador para el seguimiento de los casos, donde según lo indicado por la jefatura de SEDABA, los registros se almacenan en una carpeta dentro del correo electrónico institucional de la Sección y en la cuenta oficial personal a su nombre, bajo el argumento de que el Sistema ECU no permite adjuntar archivos asociados al seguimiento del circulante, tales como documentos en formato Excel, Word o PDF.

Además, de acuerdo con la información suministrada por el Jefe de Unidad, cuando las supervisiones corresponden al período trimestral, es un mandato anotar la diligencia en el ECU (se comprobó que dichos seguimientos si se registran en el sistema); no obstante, cuando se trata del proceso interno de revisión preventiva de casos y circulante, el comprobante se conserva únicamente mediante el correo electrónico generado; en este escenario, sigue el mismo procedimiento de almacenamiento (mediante carpetas de correos electrónicos) y, adicionalmente, resguarda una copia en el equipo de cómputo institucional bajo su custodia, debido a la necesidad de firmas digitales y como medida de control propio.

Esta práctica que ejecutan ambas jefaturas (Sección y Unidad) no se apega a la disposición de registrar en la herramienta tecnológica oficial toda la información vinculada a la tramitación y supervisión de los expedientes, donde se establece la obligatoriedad de recurrirse al respaldo físico o alterno, únicamente en casos excepcionales de imposibilidad técnica, anotación que corresponde consignarse debidamente en la bitácora del sistema.

También, existe otro lineamiento que refuerza la supervisión desde la jefatura hacia la persona que ejerce el cargo de Jefe de Unidad, denominado “Memorando N°005-DICR-2020”, del 29 de julio 2020, emitido por la Jefatura del DICR a las Jefaturas de Sección de sus oficinas adscritas, el cual tiene como objetivo asegurar la documentación y la meta establecida para la “Evaluación del Desempeño”; esta señala el deber de dar seguimientos trimestrales a sus unidades, documentar rigurosamente todos los resultados y observaciones, así como respaldar estas diligencias en una carpeta compartida y específica ("Supervisión a Jefaturas") para fines de control y evaluación de desempeño. En este estudio se observa que la disposición se cumple en cuanto a la entrega del informe y al resguardo de los datos en una carpeta digital común; sin embargo, se presentan debilidades en el plazo de presentación, lo que se detalla más adelante.

Documentación y resguardo apropiado de los informes de supervisión y comunicación a la Jefatura de Sección y Departamental:

De conformidad con lo establecido en el “Lineamiento N.°001-DICR-2024”, el proceso de supervisión de las investigaciones judiciales debe documentarse mediante informes y formularios formales, los cuales constituyen el respaldo obligatorio de las labores de revisión efectuadas. En particular, la normativa dispone que:

Toda supervisión debe documentarse mediante un informe dirigido por la Jefatura de Unidad a la Jefatura de Sección, el cual debe remitirse dentro de los siete días naturales posteriores a la finalización de esta actividad de control (numeral 2.4).

En los casos que presenten incumplimiento reiterado de plazos y condición de rezago, debe elaborarse un informe adicional en formato texto, igualmente dentro de los siete días naturales, para su valoración por la Jefatura de Sección y las instancias correspondientes (numeral 2.5).

La supervisión del circulante y de casos individuales debe documentarse mediante los formularios estandarizados establecidos en el lineamiento, los cuales deben ser firmados, archivados y remitidos a la Jefatura de Sección dentro del plazo de siete días naturales posteriores (numerales 5.1 y 5.2). (La actividad de control relacionada con casos individuales se expuso en detalle en el punto 1 de este resultado “Supervisión no anotada en la bitácora del Sistema ECU”).

Las jefaturas de Sección deben elaborar informes trimestrales sobre la gestión del personal bajo su cargo y remitirlos al Departamento de Investigaciones Criminales dentro de los primeros cinco días naturales del mes siguiente al cierre del trimestre correspondiente (numeral 5.4).

El cumplimiento de estas disposiciones resulta obligatorio y constituye un elemento esencial para garantizar la trazabilidad, la rendición de cuentas, el control interno y la evaluación del desempeño institucional, conforme a los principios establecidos en la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno vigentes.

En la verificación efectuada por esta Auditoría, se comprobó que cuatro de los seis informes trimestrales de supervisión correspondientes al período 2024–2025 fueron remitidos al DICR fuera del plazo de cinco días hábiles posteriores al cierre del trimestre, por parte de la Jefatura de la Sección SEDABA.

Por su parte, respecto a los informes que deben dirigirse desde la Jefatura de Unidad a la de Sección, mediante correo electrónico de fecha 3 de diciembre de 2025, la Jefatura de Unidad informó que una vez concluidas las supervisiones no se elabora este reporte; su práctica es registrar la revisión inicial individual de los casos, en el Sistema ECU como primera diligencia.

Finalmente, se constató que los formularios de supervisión del circulante si se elaboran en plazo, pero no siempre cuentan con la firma digital de la persona supervisada, pese a que la normativa establece su obligatoriedad. Asimismo, los respaldos documentales de dichas supervisiones se almacenan en ubicaciones diversas, tales como cuentas de correo electrónico, equipos de cómputo de la jefatura o carpetas del personal de apoyo administrativo, en lugar de resguardarse conforme la disposición oficial.

En relación con el resultado referente a la ausencia de informes de supervisión por parte de la Jefatura de Unidad hacia la Jefatura de Sección, en la fase de comunicación de resultados, en reunión sostenida con el Jefe de la Unidad de SEDABA se determinó que, contrario a lo indicado en el correo electrónico de fecha 3 de diciembre de 2025, sí se elaboran informes de supervisión acorde al formato establecido desde julio 2025 en adelante. Asimismo, se constató que estos informes contemplan los elementos formales requeridos, incluyendo plazos y resultados de la revisión efectuada.

En ese sentido, la inconsistencia identificada durante el desarrollo del estudio se atribuye a una interpretación incorrecta de la consulta formulada por la Auditoría, lo cual derivó en una respuesta que no reflejó de manera precisa la práctica operativa de la sección, por tanto, se elimina la recomendación 5.10 del informe borrador dirigida a la jefatura de SEDABA, enfocada a verificar el cumplimiento de la remisión de los informes de supervisión.

Ahora bien, el jefe de Unidad logró demostrar el cumplimiento de la disposición de su parte (de julio 2025 a la fecha), no obstante, para el período 2024 al primer semestre de 2025, únicamente fue remitido un informe de supervisión elaborado en mayo de 2025 por la Jefatura de Unidad de ese momento, sin lograr ubicar la totalidad de los documentos para el período evaluado.

Esta situación confirma la debilidad en los mecanismos de resguardo, organización y disponibilidad de la información, dado la ausencia de un repositorio formal que centralice y garantice la conservación íntegra de estos documentos, prevaleciendo prácticas informales como el almacenamiento en correos electrónicos del personal de la Sección SEDABA, lo cual incrementa el riesgo de pérdida de información, limita la trazabilidad de las actuaciones y dificulta su verificación oportuna en procesos de evaluación tanto a lo interno del OIJ, como de auditoría y otros órganos de control.

Sobre este particular, el Subjefe del Departamento de Investigaciones Criminales indicó que el lineamiento vigente contempla mecanismos alternos de resguardo documental ante limitaciones técnicas, tales como el uso de servidores o carpetas externas, concluyéndose de la situación observada, la existencia de un incumplimiento en su ejecución y no insuficiencias regulatorias.

Bajo este enfoque, se estimó pertinente reorientar la acción correctiva 5.3 del informe original enfocada a adecuar las disposiciones normativas a las limitaciones del Sistema ECU, debido a que no se evidenció una debilidad de carácter normativo, sino una brecha en la aplicación efectiva de las disposiciones ya existentes, por ello en la versión del informe final se desagregó la atención del hallazgo en dos recomendaciones complementarias dirigidas a la Jefatura de SEDABA como responsable directa de la gestión operativa y documental:

Una para fortalecer el cumplimiento efectivo del lineamiento vigente mediante la implementación de un mecanismo de gestión documental centralizado en estricto apego a la disposición N°001-DICR-2024. (recomendación 5.7) Y otra dirigida a la comunicación formal de las limitaciones técnicas del Sistema ECU, a fin de valorarlas en instancias superiores y asegurar su consideración en el desarrollo del sistema “SUPERCOP”. (recomendación 5.8) Criterios de asignación de investigaciones judiciales no formalizados ni documentados:

Si bien la jefatura de SEDABA indicó que la asignación de investigaciones se realiza con base en criterios técnicos (como la complejidad de la denuncia, el perfil de la persona investigadora, la disponibilidad operativa, la atención simultánea de casos de un mismo delito y el equilibrio en la carga de trabajo), dichos parámetros, ni el control se encuentran formalmente establecidos.

Al analizar la hoja electrónica correspondiente al período 2024–2025 se evidenció que se consignan datos básicos (delito, lugar, investigador asignado, procedencia del caso), sin incluir las consideraciones funcionales que influyen en las decisiones adoptadas por la jefatura. (incapacidades, capacitaciones, conexión temática de casos, complejidad, carga previa, entre otros). Además, en este archivo se reflejan diferencias mensuales en la cantidad de casos por persona (entre uno y dos casos adicionales), sin consignar las justificaciones que sustentan dichas variaciones, que permita verificar la gestión efectiva y la equidad en la distribución de las investigaciones a lo interno de la misma Sección, por los superiores jerárquicos en el OIJ y demás oficinas de control.

Cabe señalar que, una vez definida la persona responsable por parte de la jefatura de SEDABA, se incorpora al Sistema ECU.

Respecto a los controles manuales adicionales al Sistema ECU que las oficinas del OIJ pueden llevar, mediante oficio 2025-OFI-6182-UAOIP-OPO del 13 de noviembre 2025, la OPO destacó que la circular 40-DG-2013, del 02 de setiembre del 2013, dictada por la Dirección General del OIJ (vigente a la fecha de esta evaluación), permite utilizar libros digitales y, en ciertos casos, libros físicos respaldados y debidamente custodiados; esto en consonancia con la Norma de Control Interno N.º 2-2009-CO-DFOE (norma 4.4), que exige asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información mediante los respaldos adecuados.

Del estudio de dicha disposición se obtuvo que ésta se circunscribe a registros específicos, tales como el control general de ingreso de casos, diligencias menores, indicios y capturas, y no establece expresamente el uso de herramientas como hojas de cálculo u otros mecanismos digitales para la distribución interna de investigaciones judiciales o las asignaciones al personal investigador.

Por tanto, se obtiene que la hoja electrónica de las asignaciones se instauró como una práctica, por iniciativa de la jefatura de SEDABA para equilibrar cargas de trabajo, sin embargo, no se encuentra formalmente definida como parte de las actividades de control interno de la oficina.

Sobre este resultado, en la audiencia final del 15 de abril 2026 la Subjefatura del Departamento de Investigaciones Criminales, manifestó que la asignación de denuncias responde a criterios operativos dinámicos, tales como: complejidad del caso, disponibilidad de recurso humano y condiciones propias del servicio, lo que limita la viabilidad de establecer parámetros rígidos y uniformes desde el nivel departamental.

En consecuencia, se elimina la recomendación 5.4 del informe borrador, estimando que se dirigió la disposición 5.9 de este informe final, hacia la Jefatura de la Sección SEDABA, como responsable directa de la gestión operativa, a efecto de que, formalice los criterios utilizados en la asignación de casos, fortaleciendo así el control interno y la rendición de cuentas sobre la distribución de la carga laboral.

En conjunto, de los tres puntos descritos anteriormente se evidencia que en lo relativo al registro digital obligatorio de supervisión y su trazabilidad documental en el Sistema ECU, así como la entrega oportuna de informes, se denota un cumplimiento parcial de las disposiciones del DICR.

A continuación, se exponen los criterios utilizados como base de medición para la determinación de las condiciones previamente expuestas:

Ley General de Control Interno (N.º 8292), artículo 16, establece que la administración debe contar con sistemas de información que permitan una gestión documental adecuada.

Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), Norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional, establece el deber de asegurar que los actos y resultados de la gestión institucional se documenten y registren a tiempo. | Norma 4.5.1. Supervisión constante, sobre la obligación de ejercer supervisión sobre el desarrollo de la gestión institucional y el cumplimiento de las regulaciones. | Norma 5.4. Gestión Documental; se debe garantizar que los sistemas de información institucionales aseguren el control, almacenamiento y recuperación oportuna y eficiente de la información. | Norma 5.6. Calidad de la Información; los sistemas de información deben generar datos confiables, oportunos y útiles. | Norma 5.9 Tecnologías de información, permite contar con mecanismos de respaldo manuales, pero estos deben estar formalmente regulados para garantizar uniformidad y continuidad.

Lineamiento N° 001-DICR-2024 “Actualización de la Guía de Supervisión y Registro en el Expediente Criminal Único (ECU)”, del 30 de mayo del 2024 que establece el proceso de supervisión que deben seguir las oficinas que pertenecen al OIJ. Toda supervisión debe registrarse en el ECU. La jefatura debe remitir informes trimestrales dentro de los cinco días hábiles posteriores al cierre del trimestre. Los registros del ECU deben mantenerse completos y actualizados.

Memorando 05-DICR-2020: ordena resguardar en el servidor común todas las supervisiones realizadas a jefaturas y los informes asociados; establece un plazo de 5 días hábiles luego de terminado el trimestre.

Las debilidades identificadas se originan principalmente en:

La adopción de prácticas que se alejan del Lineamiento N.°001-DICR-2024 respecto a las supervisiones realizadas a las investigaciones judiciales y el uso de criterios discrecionales por parte de las jefaturas (de Sección y de Unidad) en el registro, resguardo y remisión.

Limitaciones técnicas y vacíos normativos en el uso de herramientas de control operativo: La jefatura de SEDABA indicó restricciones en la funcionalidad del Sistema ECU para adjuntar documentación complementaria a las supervisiones, lo que ha propiciado la utilización de controles alternos no regulados (correos electrónicos y archivos en Excel).

Sobre este particular, se conoce que no se prevé la implementación de mejoras al ECU, debido a que se encuentra en proceso de desarrollo una nueva herramienta tecnológica denominada “Sistema Único Policial Especializado en la Resolución de la Criminalidad Común, Organizada y la Prevención" (SUPERCOP), por tanto, cualquier limitación identificada en el sistema actual no será objeto de ajuste mientras permanezcan las condiciones vigentes.

Lo anterior en consonancia con el comunicado Nº009-OPO-2021 del 2 de diciembre de 2021 emitido por la OPO, respecto a la “Revisión de solicitudes de mantenimiento de sistemas”, con la puesta en inicio del SUPERCOP, donde se dispuso que toda solicitud de mantenimiento de mejoras en los sistemas en producción soportados por la Plataforma de Información Policial y Unidad Tecnológica de Información deben tener previa aprobación de la jefatura de la OPO.

Aunado, al acuerdo del Consejo Superior Nº 106-2017 del 23 de noviembre del 2017, sobre suspender “el desarrollo de nuevas mejoras para los sistemas actuales utilizados para la gestión y tramitación de expedientes y oficinas judiciales”, y utilizar el recurso humano, asignado en estas labores a las nuevas soluciones informáticas.

Con el propósito de ampliar el análisis y contar con información oficial sobre las capacidades del nuevo sistema, esta Auditoría realizó la consulta correspondiente a la Oficina de Planes y Operaciones (OPO); no obstante, al cierre del trabajo de campo no se recibió respuesta a dicha consulta, por lo que el análisis se efectuó con base en la información disponible a ese momento.

Inexistencia de un lineamiento formal que regule el proceso de distribución de casos y defina criterios técnicos para su asignación. No existen disposiciones formales que definan de manera estandarizada los criterios y procedimientos para la distribución de investigaciones entre el personal, ni una práctica formal que documente de forma completa, uniforme y actualizada respecto a los criterios aplicados o el detalle de la carga laboral asignada. Esta situación mantiene el proceso sujeto a criterios discrecionales de las jefaturas de la oficina en el equilibrio de las cargas laborales para el personal investigador.

Lo anterior, fue confirmado por la Subjefatura del DICR mediante correo electrónico del 4 de diciembre de 2025, donde expresó que “(…) no se cuenta con alguna disposición formal, sino más bien la asignación se realiza normalmente mediante un rol interno en el que va a depender de particularidades definidas por quien asigna, tomando en consideración entre otros aspectos la complejidad del caso, si existen factores en común para que lo investigue una sola persona o pareja, que el personal se encuentre activo (no esté en capacitación, vacaciones, ascensos prolongados, incapacidades, entre otros), ya que no se sustituye.” Deficiente control sobre plazos por parte de la Jefatura de SEDABA. No se aplica un control sistemático para asegurar la entrega oportuna de informes trimestrales a la Jefatura de la DICR.

Insuficiente supervisión departamental sobre el cumplimiento de los tiempos, formalidades y mecanismos de registro establecidos en las directrices del DICR y los lineamientos complementarios.

Las situaciones descritas provocan los siguientes eventos del riesgo operativo:

Información incorrecta: Las debilidades detectadas en la aplicación de las disposiciones formales relacionadas con el registro de supervisión afectan la trazabilidad y transparencia de la información registrada en el Sistema ECU. Esto reduce la confiabilidad de los datos sobre las investigaciones judiciales y aumenta el riesgo de errores u omisiones de información, limitando el control operativo y la rendición de cuentas.

Además, la entrega tardía de informes trimestrales y la falta de remisión de seguimientos de casos individual, limita la disponibilidad de información oportuna y consolidada para la planificación, aplicación de mejoras continuas, evaluación del desempeño y la toma de decisiones.

Pérdida de información: La dispersión de respaldos en cuentas de correo y equipos institucionales, incrementa el riesgo de pérdida o dificultades para la ubicación oportuna de los documentos; esto compromete la integridad de los datos, y afecta la confiabilidad para la toma de decisiones.

Información inaccesible: La ausencia de controles formalizados en el Sistema ECU, junto con el uso de respaldos alternos no regulados en asignación de casos y la falta de fundamentación, impiden comprobar objetivamente la gestión de la equidad en la distribución de la carga laboral.

Atraso en los procesos: posibilidad de que la nueva herramienta tecnológica no solvente las limitaciones de capacidad del sistema actual, propiciando el uso de controles informales para la supervisión y la distribución de las cargas de trabajo.

CONCLUSIONES

Del análisis realizado, se concluye que el proceso de atención de denuncias de la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal (SEDABA) presenta niveles adecuados de eficacia, al superar las metas de desempeño establecidas por la Dirección General del OIJ; no obstante, persisten debilidades relevantes que inciden en la eficiencia operativa y en el cumplimiento integral del marco normativo aplicable. En particular, se identificaron deficiencias en los mecanismos de registro, seguimiento, documentación y supervisión en el Sistema Expediente Criminal Único (ECU), reflejadas en vacíos de información, ausencia de supervisión en bitácora en determinados casos rezagados, desfases entre la fecha de aprobación del informe final y el cierre administrativo en el sistema, y uso de un control alterno no formalizado.

En consecuencia, las debilidades señaladas afectan la transparencia, la uniformidad de los datos y la capacidad institucional para evaluar objetivamente la gestión operativa y el uso de los recursos, incrementando además el riesgo de no disponer de información de calidad asociado a su confiabilidad, trazabilidad y oportunidad.

RECOMENDACIONES A la Jefatura del Departamento de Investigaciones Criminales Solicitar a las instancias competentes que los requerimientos técnicos asociados a la supervisión operativa y la distribución de cargas de trabajo sean incorporados de manera formal en el diseño y desarrollo del nuevo sistema "SUPERCOP", con el propósito de que la nueva herramienta tecnológica solvente las limitaciones de capacidad del sistema actual, elimine el uso de controles informales y asegure la trazabilidad integral de las investigaciones judiciales. (Resultado 3.2.)

Plazo de Implementación: 3 meses.

Ejecutar acciones de seguimiento sobre el cumplimiento de los plazos, formalidades y mecanismos de registro establecidos en los lineamientos y directrices vigentes relacionados con la presentación de informes a la DICR a fin de subsanar la brecha de información, fortalecer la supervisión departamental, aplicación de mejoras continuas, evaluación del desempeño y la toma de decisiones. (Resultado 3.2.)

Plazo de Implementación: 2 meses.

A la jefatura de la Oficina de Planes y Operaciones Definir el plazo máximo permitido entre la fecha de aprobación del informe final y la fecha para el cierre administrativo de los expedientes, así como el responsable del registro de ambos cierres, con el fin de asegurar la coherencia, trazabilidad y uniformidad de la información sobre la productividad real registrada en el Sistema ECU. (Resultado 3.1.)

Plazo de implementación: 2 meses A la Jefatura de la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal Registrar en la bitácora del Sistema Expediente Criminal Único (ECU) las acciones de supervisión, seguimiento y control realizadas sobre las investigaciones que ingresen en condición de rezago, con el fin de fortalecer la trazabilidad de la gestión efectuada y la confiabilidad de la información relacionada con el avance investigativo y el cumplimiento de los plazos establecidos. (Resultado 3.1.)

Plazo de implementación: Inmediato Implementar reportes mensuales de control y revisión sobre la integridad y consistencia de los registros en el Sistema ECU, orientados a detectar y corregir vacíos o inconsistencias de información, con el fin de brindar confiabilidad, consistencia y oportunidad de los datos utilizados para análisis estadístico y toma de decisiones. (Resultado 3.1.)

Plazo de implementación: Inmediato Remitir al Departamento de Investigaciones Criminales los informes trimestrales de supervisión dentro de los plazos establecidos, con el fin de garantizar la disponibilidad de información oportuna y consolidada para la planificación, aplicación de mejoras continuas, evaluación del desempeño y la toma de decisiones. (Resultado 3.2) Plazo de implementación: Inmediato Establecer un mecanismo de gestión documental centralizado para los informes y formularios derivados del proceso de supervisión, con el propósito de garantizar la integridad, disponibilidad y recuperación oportuna de la información para efectos de control, seguimiento y fiscalización, en estricto apego al Lineamiento N° 001-DICR-2024 y a la normativa de control interno aplicable. (Resultado 3.2.)

Plazo de implementación: 2 meses Comunicar formalmente las limitaciones técnicas que presenta el Sistema Expediente Criminal Único (ECU) para el registro y resguardo de la información asociada a las supervisiones, a fin de que sean valoradas en el diseño y desarrollo del sistema “SUPERCOP”, con el propósito de asegurar la trazabilidad, integridad y verificabilidad de la información de respaldo, en concordancia con las disposiciones institucionales y las capacidades reales del sistema. (Resultado 3.2.)

Plazo de implementación: 2 meses Formalizar el control manual de asignación de investigaciones judiciales que incorpore de manera sistemática los criterios técnicos aplicados en la distribución de casos al personal investigador, con el fin de asegurar la trazabilidad, transparencia y verificabilidad del proceso de asignación y la evaluación objetiva de la equidad en la carga laboral. (Resultado 3.2.)

Plazo de implementación: Inmediato.” -0- Se acordó: 1.) Tener por conocido el oficio N° 900-47-IAO-SAEE-2026 del 30 de junio de 2026, suscrito por el máster Roberth Vladimir García González, auditor judicial, mediante el cual remite el “Informe de auditoría para el mejoramiento del sistema de control interno en la Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal del Departamento de Investigaciones Criminales”. 2.) Deberán las jefaturas del Departamento de Investigaciones Criminales, Oficina de Planes y Operaciones y Sección Especializada en Delitos Ambientales y de Bienestar Animal, cumplir con cada una de las recomendaciones que señaladas en el plazo establecido para cada una de ellas. Se declara acuerdo firme.

[1] Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 163 del 25 de agosto de 2021.

[2] La circular N.°10-DG-2014 dispone el registro de diligencias pendientes, tiempos de inactividad, seguimiento de actuaciones y control del avance de las investigaciones, mientras que la circular N.°16-DG-2015 regula la frecuencia con la que deben ejecutarse esos controles administrativos.