Creation of the Environmental Manager position in the JudiciaryCreación del puesto de Gestor Ambiental en el Poder Judicial

ARTICLE XL Document 11945-14 In session No. 91-14, held on October 16, 2014, article LXXV, the following agreement was reached, which literally states:

“In session No. 36-13 of April 16, 2013, article LXXVII, the matter raised by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) regarding the approval of an environmental manager position was referred to the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana), in order to determine the profile and the possible location of the position within the structure of the Judiciary (Poder Judicial).

By official letter No. CP-79-14 of May 12, 2014, Máster Francisco Arroyo Meléndez, Director of Human Resources Management (Gestión Humana), communicated the agreement reached by the Personnel Council (Consejo de Personal) in session No. 6-2014 held on April 10, 2014, article VII, which literally states:

“(…)

“Report SAP-023-2014 from the Job Analysis Section (Sección de Análisis de Puestos) is acknowledged.

The conclusions and recommendations of the document are as follows:

In order for it to be known by the Personnel Council (Consejo de Personal), we are pleased to inform you that the Superior Council (Consejo Superior), in session No. 36-13 held on April 16 of the current year, in its article LXXVII, agreed: ‘Refer the previous communication to the Personnel Department (Departamento de Personal) in order for it to determine both the profile and the possible location of the environmental manager position within the structure of the Judiciary (Poder Judicial).’ In order to comply with the previous provision, the following investigation was carried out to establish the corresponding job profile.

6. CONCLUSIONS Environmental management (gestión ambiental) is a matter of national interest of constitutional order (Art. 50 Political Constitution), which is why every institution must have and implement an environmental management system (Art. 28 of the Integrated Waste Management Law - Ley para la Gestión Integral de Residuos). Thus, every institution, by legal imperative, must have an Institutional Environmental Management Program (PGAI) and an Institutional Environmental Manager position that guarantees its implementation and sustainability (Art. 27 and 28 of the General Regulation to the Integrated Waste Management Law, Executive Decree N° 37567-S-MINAET-H).

The PGAI is a planning instrument based on a diagnosis that must contain all aspects related to the institutional work (energy efficiency, waste and climate change, among other environmental aspects), with the purpose of establishing and implementing, in the short, medium and long term, measures for prevention, mitigation, compensation or restoration of environmental impacts. This program, or plan as it has also been called, is a cyclical process of planning, implementation, review and improvement of the procedures and actions carried out by the institution (Art. 2 of the Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica, Executive Decree Nº 36499-S-MINAET).

The Judiciary (Poder Judicial), since September 8, 2009, has had the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) complying with the corresponding legal mandate (Art. 7 of the Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica, Executive Decree Nº 36499-S-MINAET). This commission, in order to advance the Judiciary (Poder Judicial) in the environmental field, has developed a PGAI composed of nine specific programs (wastewater, drinking water, vehicle fleet control, natural disaster prevention and response, energy efficiency, ordinary solid waste management, acquisition of environmentally friendly goods and services, review and updating of current environmental legislation, and citizen participation and training).

In accordance with the provisions of the corresponding regulation (Art. 8 of the Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica, Executive Decree Nº 36499-S-MINAET), the Institutional Commission has the functions of conducting diagnoses or assessments to determine the state of the institution regarding environmental management (gestión ambiental), waste management, climate change and energy efficiency, proposing an institutional environmental policy, developing and implementing the PGAI, submitting reports requested by MINAET, and establishing quantifiable indicators for the PGAI.

It is concluded that, in accordance with current regulations, the need for an Environmental Manager position is unquestionable, in order to provide technical and specialized knowledge in the development of the PGAI, the preparation of diagnoses and the development of projects on environmental issues, provide the corresponding progress reports for the PGAI, as well as provide recommendations for prevention, mitigation, compensation and restoration of environmental damage at the Institutional level, among others established by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial).

From the information gathered from different institutions, it can be concluded that many do not have a specific Environmental Manager position and the functions have been assumed as an additional duty by various positions in the institution (Legislative Assembly - Asamblea Legislativa, Attorney General's Office - Procuraduría General de la República, Supreme Electoral Tribunal - Tribunal Supremo de Elecciones, National Learning Institute - Instituto Nacional de Aprendizaje, Municipality of San José - Municipalidad de San José); however, other institutions do have specific and comparable profiles for the Environmental Manager (National Power and Light Company - Compañía Nacional de Fuerza y Luz, Municipality of Alajuela - Municipalidad de Alajuela, Municipality of Santa Ana - Municipalidad de Santa Ana, Municipality of La Unión - Municipalidad de la Unión, and Municipality of Tibás - Municipalidad de Tibás).

Regarding the location of the Environmental Manager positions or the departments in charge of this matter in the consulted institutions, it is found that they can be as follows: to a specific process or department (this being the lowest level in structural location and functional authority relationship) as is the case of the National Power and Light Company (Compañía Nacional de Fuerza y Luz) and the Municipalities of Alajuela, San José, and Tibás; also at the staff level as in the case of the Municipality of La Unión; attached to higher instances of the institution as occurs in the National Learning Institute (Instituto Nacional de Aprendizaje) and the Municipality of Santa Ana; or to a specific Institutional Commission for the environmental issue (a collegiate body made up of positions from different departments), as occurs in the case of the Legislative Assembly (Asamblea Legislativa) and the Supreme Electoral Tribunal (Tribunal Supremo de Elecciones). Therefore, it is concluded that there is no specific pattern of organizational assignment, but rather the positions have been located in accordance with the organization, needs, and policies of each institution, meaning the Environmental Manager position can be placed in a Directorate, Department, at the staff level, or within an Institutional Commission.

In the case of the Judiciary (Poder Judicial) and according to the opinion of the president of the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales), Magistrate Oscar González Camacho, the assignment of the Environmental Manager position to the Office of the Presidency (Despacho de la Presidencia) could be considered. However, it is the opinion of this department that an administrative assignment to the Office of the Presidency (Despacho de la Presidencia) and a functional assignment with respect to the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) should be made, in order to properly empower the occupant of the position, who must coordinate with many instances of the institution for the proper development of their functions. Now, it must be made clear regarding the previous conclusion that it is only a criterion resulting from the investigation carried out, knowing that this is not the competent department for the definitive decision, which by its own competencies corresponds to the Planning Department (Departamento de Planificación).

It can be concluded from the consultations made to different institutions that there is a similarity in the tasks or functions performed by the Environmental Manager positions, which is why, and considering what the law indicates, the request of the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales), DIGECA, and the information provided by Lic. Mauricio Chacón Hernández, a Judicial Expert who has actively participated in the development of the PGAI of the Judiciary (Poder Judicial), the functions that must be included in the corresponding job profile must contain the following: diagnostic and research work, establishing guidelines, plans, programs, projects and action lines aimed at the consolidation of public environmental policies, compliance with applicable regulations, development of environmental programs, environmental impact assessments (evaluaciones de impacto ambiental), development of management indicators, coordination and verification of the implementation of environmental projects, advising different institutional departments with technical environmental criteria, management and inventory of waste, electricity consumption, water consumption and fuel consumption, making plans to ensure the proper channeling of stormwater, wastewater, sewage and their treatment, providing criteria and technical analysis of environmental clauses in administrative contracting (green purchasing), diagnosis and control of liquid, solid, atmospheric and hazardous toxic emissions, recycling programs, on-site inspections, representing the institution on environmental issues, development, implementation and monitoring of the PGAI as well as its coordination with DIGECA, providing training, carrying out awareness and information campaigns, and performing the environmental stewardship (regencia ambiental) of the institution (preventing, controlling and mitigating the environmental impacts generated by the institution).

Regarding the degrees that can be considered for this class of position, it should be noted that the following were evaluated: Environmental Management Engineering from the School of Environmental Sciences of the Faculty of Earth and Marine Sciences of the Universidad Nacional, Bachelor's and Licentiate Degree in Environmental Engineering from the School of Chemistry of the Instituto Tecnológico de Costa Rica, and the Bachelor's and Licentiate Degree in Environmental Health from the School of Health Technologies of the Faculty of Medicine of the Universidad de Costa Rica; concluding that all three meet the knowledge needs that an Environmental Manager professional must have for the Judiciary (Poder Judicial). Now, considering that this professional will start with a particular program (environmental management - gestión ambiental), which is associated with the development, implementation, and monitoring of the PGAI as well as its coordination with DIGECA, it would be pertinent to place the position in the broad class category of Professional 2 and the narrow class of Environmental Manager.

7. RECOMMENDATIONS As a result of the previous conclusions, the following is recommended:

7.1. That the Planning Department (Departamento de Planificación) assess the creation of the Environmental Manager position, not only to comply with the legal imperative that every institution must have this class of position, but also to promote the institutional environmental policy developed by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial).

7.2. If the Environmental Manager position is created, it is recommended that the competent and expert administrative body, that is, the Planning Department (Departamento de Planificación), be responsible for determining its assignment within the organizational structure of the Judiciary (Poder Judicial).

7.3. If the Environmental Manager position is created by the Planning Department (Departamento de Planificación), it is recommended that the classification and evaluation of the position be in the broad class of Professional 2, narrow class Environmental Manager.

7.4. The creation of the narrow class of “Environmental Manager” is recommended, as presented in Annex No. 1 of this report.

It was agreed: To accept the report in its entirety, with the indication that, where corresponds, coordination must be made with the Occupational Health Section when pertinent.” - 0 - In a note dated October 13 of the current year, signed by Magistrate Carmenmaría Escoto Fernández, in her capacity as Acting President of the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales), she communicated:

“In accordance with the agreement reached by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial), in session No. CAA-06-2014, held on October 7 of this year, I am writing to express to you the shared concern of all the members of this Commission regarding the impossibility of following up on the Institutional Environmental Management Plan.

In accordance with the ‘Regulation for the preparation of institutional environmental management programs in the public sector of Costa Rica’ (Reglamento), hereinafter the Regulation, this instrument is based on ‘a cyclical process of planning, implementation, review and improvement of the procedures and actions carried out by an institution to conduct its activity; in order to guarantee the fulfillment of its environmental objectives and therefore, promote better environmental performance in all Public Administration institutions.’ That is why, being a dynamic process, it requires constant development and evolution, which has not been possible to carry out currently.

In the Institutional Environmental Management Plan (PGAI) document, approved by the Full Court (Corte Plena) in session No. 35-10 of December 6, 2010, the creation of a position for its follow-up was recommended. However, to date, even though the plan was approved, this position is not available.

On April 8, 2013, former Magistrate Oscar González and the undersigned, presented before the Superior Council (Consejo Superior) a request for the creation of an environmental manager position. That petition was considered in Session No. 36-13 of April 16 of that same year, referring the communication to the Personnel Department (Departamento de Personal) so that they could determine the profile as well as a possible location of said position within the structure of the Judiciary (Poder Judicial).

From the follow-up carried out by the Commission on said agreement, the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana) indicated to us that the report was recently presented to you and is scheduled for the session next Thursday.

In this regard, I would like to make the following reflections for the discussion on the topic in said session.

In a conversation held with the Planning Director, the requested position was not included in the 2015 budget for reasons of institutional priority, without considering that the Institution established environmental issues as a cross-cutting axis of planning (strategic and operational). However, she recommends taking the corresponding steps so that it is included in the 2016 budget, which will soon be prepared.

It is important to note that, as a control mechanism, the regulation provides for the submission of semi-annual reports, with the head of each Institution being responsible for this process before DIGECA. Likewise, at least one follow-up audit is conducted annually by said office to verify that the plan is being properly executed. To date, the Judiciary (Poder Judicial) has not submitted the reports corresponding to the year 2013 and that of the first semester of 2014, since there is no person responsible for operationalizing, controlling and reporting on the environmental programs to which the institution has been committed since the moment the Environmental Management Plan was approved in 2010.

The foregoing was ratified by the Judicial Audit Office (Auditoría Judicial) in official letter No. 406-28-AEE-2214, dated April 7, 2014, known by the Superior Council (Consejo Superior) in session No. 34-14, where it concludes that the Environmental Management Program in the Institution is not being complied with, because it does not have a Program coordinator to administer it and to carry out the operational work of coordination, control and follow-up in the different activities carried out both in this Plan and in the tasks performed by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales).

The regulation indicates the sanctions for non-compliance as ‘articles 98, 99, 100 and 101 of the Organic Environmental Law (Ley Orgánica del Ambiente); 98, 99 and 100 of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) and 54 and 57 of the Integrated Waste Management Law (Ley para la Gestión Integral de Residuos), without prejudice to other sanctions derived from national legislation.’ With respect to the position and recommendations made by the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana), it seems appropriate to point out that during 2011 the Judiciary (Poder Judicial) paid for the concept of environmental stewardship (regencia ambiental) to an external professional hired by the hour an amount of $22,160.00 (over twelve million colones). Said professional attended on average the equivalent of 3 days per month to carry out procedures on behalf of the Judiciary (Poder Judicial) before SETENA and to be present during drug destructions, which reached a maximum frequency of two destructions per week.

The foregoing was in an incinerator that was donated to the Judicial Investigation Organization (Organismo de Investigación Judicial), which from the beginning presented operation and contamination problems (as part of the operating requirements of an incinerator is the analysis of emissions, among them, dioxins and furans, which are highly polluting and potentially carcinogenic chemical compounds. These analyses were carried out, obtaining that emissions exceeded the permitted values by more than ten times).

To address the situation thereafter, an agreement with HOLCIM was renegotiated, a site where the initial cancellation of an agreement had already occurred due to problems with the handling of the drug. Said agreement is valid for one more year (2015). For that same year, the OIJ has a budget for the acquisition of a new incinerator, so it must resume the issue of drug destructions, continuing the dynamic of 2011. That is why the creation of a position to address environmental matters would allow covering these functions and would further justify the need for the position.

On the other hand, regarding the profile indicated in the Human Resources Management (Gestión Humana) report, we very respectfully wish to make an observation based on the experience of the Department of Forensic Sciences regarding the definition of profiles and classes in positions in basic and natural sciences areas., in relation to the academic requirements, they may be leaving out other possible degrees that would equally be capable of occupying the position, and the profile would be closed to only three basic training areas. So, it is possible that the hiring of a professional in natural sciences (biologist, chemist or other) with a postgraduate degree in environmental management (gerencia o gestión ambiental) (currently offered in the country by various universities) would have sufficient qualifications to cover the job profile and functions.

It is for the above reasons that I convey to you the following agreements reached by the Commission:

‘c. Request the Superior Council (Consejo Superior) to assess the allocation of a resource to appoint a professional to collaborate with the implementation, administration and follow-up of the PGAI corresponding to the year 2014 and following, thus achieving compliance with institutional commitments before MINAE, while the study for the environmental manager position is processed. The person designated as part of the requested human resource must fulfill all the functions cited in point b) of this agreement. In addition, it is agreed to reiterate to the members of the Superior Council (Consejo Superior) that this is a matter that the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) has raised previously due to the lack of specialized human talent to handle this task, which is of institutional interest. It is ordered to send a copy of this communication to the Presidency of the Judiciary (Poder Judicial) and to Human Resources Management (Gestión Humana), as the job profile is being developed.’ ‘d.

Inform the Presidency of the Judiciary (Poder Judicial), the members of the Superior Council (Consejo Superior) and the Judicial Audit Office (Auditoría Judicial) that, on the occasion of the report on the implementation, administration and follow-up of the PGAI corresponding to the year 2014, as there is still no designated expert person for its issuance, Ms. Magda Protty, representative of DIGECA of MINAE, was summoned to explain to her the problem facing the institution, due to the absence of a position to manage the PGAI, in order to request an extension of the commitments acquired by the Judiciary (Poder Judicial), which require the environmental specialist for their fulfillment. In addition, communicate to her the data collected in this regard by the different offices represented by the members of the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales). If an extension of the deadline is granted, it will be communicated to the Presidency of the Judiciary (Poder Judicial) and to the members of the Superior Council (Consejo Superior), for their respective responsibilities.’ Regarding the above, we very respectfully request the Superior Council (Consejo Superior) to accept the recommendations of the indicated agreements, as well as the observations made regarding the profile and functions that the person hired for these purposes could perform.

We remain at your disposal to address any questions you may have in this regard.” - 0 - It was agreed:

• 1)To consider the report of the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana) as rendered and to accept the recommendations directed to the Planning Department (Dirección de Planificación), therefore: a) That the Planning Department (Dirección de Planificación) assess the creation of the Environmental Manager position, not only to comply with the legal imperative that every institution must have this class of position, but also to promote the institutional environmental policy developed by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial). b) If the Environmental Manager position is created, the competent and expert administrative body in the matter, that is, the Planning Department (Dirección de Planificación), is responsible for determining its assignment within the organizational structure of the Judiciary (Poder Judicial). c) If the Environmental Manager position is created by the cited Directorate, the classification and evaluation of the position shall be in the broad class of Professional 2, narrow class of Environmental Manager. d) Create the narrow class of “Environmental Manager” as presented in Annex No. 1 of this report.
• 2)Accept the agreement reached by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) and refer it to the Planning Department (Dirección de Planificación) so that it carries out the study of the implementation, administration and follow-up of the PGAI corresponding to the years 2014 and following, and request an extension from MINAE to comply with the institutional commitments to that Ministry.
• 3)Given that this Branch of the Republic is budgetarily limited, request the Planning Department (Dirección de Planificación) to redistribute positions.

It was agreed:

• 1)To consider the report of the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana) as rendered and to accept the recommendations directed to the Planning Department (Dirección de Planificación), therefore: a) That the Planning Department (Dirección de Planificación) assess the creation of the Environmental Manager position, not only to comply with the legal imperative that every institution must have this class of position, but also to promote the institutional environmental policy developed by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial), approved by the Full Court (Corte Plena) in session No. 14-08 of May 5, 2008, article VI. b) If the Environmental Manager position is created, the competent and expert administrative body in the matter, that is, the Planning Department (Dirección de Planificación), is responsible for determining its assignment within the organizational structure of the Judiciary (Poder Judicial). c) To the degrees already indicated in the report that can be considered for this class of position, professionals in natural sciences, biologists, chemists or others, with studies or experience in environmental management (gestión ambiental) must be added. d) If the Environmental Manager position is created by the cited Directorate, the classification and evaluation of the position shall be in the broad class of Professional 2, narrow class of Environmental Manager. e) Create the narrow class of "Environmental Manager" as presented in Annex No. 1 of this report.
• 2)Accept the agreement reached by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) and refer it to the Planning Department (Dirección de Planificación) so that it carries out the study of the implementation, administration and follow-up of the PGAI corresponding to the years 2014 and following, and request an extension of the deadline from MINAE to comply with the institutional commitments to that Ministry.
• 3)Given that this Branch of the Republic is budgetarily limited, request the Planning Department (Dirección de Planificación) to assess whether there is a possibility that an already existing position could assume these functions.
• 4)Make this agreement known to the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales).” - 0 - The General Secretary of the Court (Secretaria General de la Corte) states that due to an error in the previously transcribed agreement, two operative parts were recorded, the second being the correct one, and therefore requests that the agreement be clarified in that sense.

It was ordered: 1.) To consider the statements of the General Secretary of the Court (Secretaria General de la Corte) as rendered. 2.) To clarify the agreement adopted in session No. 91-14, of October 16, 2014, article LXXV, in the sense that the operative part to be considered valid is the following:

“It was agreed:

• 1)To consider the report of the Human Resources Management Department (Dirección de Gestión Humana) as rendered and to accept the recommendations directed to the Planning Department (Dirección de Planificación), therefore: a) That the Planning Department (Dirección de Planificación) assess the creation of the Environmental Manager position, not only to comply with the legal imperative that every institution must have this class of position, but also to promote the institutional environmental policy developed by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) of the Judiciary (Poder Judicial), approved by the Full Court (Corte Plena) in session No. 14-08 of May 5, 2008, article VI. b) If the Environmental Manager position is created, the competent and expert administrative body in the matter, that is, the Planning Department (Dirección de Planificación), is responsible for determining its assignment within the organizational structure of the Judiciary (Poder Judicial). c) To the degrees already indicated in the report that can be considered for this class of position, professionals in natural sciences, biologists, chemists or others, with studies or experience in environmental management (gestión ambiental) must be added. d) If the Environmental Manager position is created by the cited Directorate, the classification and evaluation of the position shall be in the broad class of Professional 2, narrow class of Environmental Manager. e) Create the narrow class of "Environmental Manager" as presented in Annex No. 1 of this report.
• 2)Accept the agreement reached by the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales) and refer it to the Planning Department (Dirección de Planificación) so that it carries out the study of the implementation, administration and follow-up of the PGAI corresponding to the years 2014 and following, and request an extension of the deadline from MINAE to comply with the institutional commitments to that Ministry.
• 3)Given that this Branch of the Republic is budgetarily limited, request the Planning Department (Dirección de Planificación) to assess whether there is a possibility that an already existing position could assume these functions.
• 4)Make this agreement known to the Commission on Environmental Affairs (Comisión de Asuntos Ambientales).” - 0 - The Personnel Council (Consejo de Personal) and the Directorates of Human Resources Management (Gestión Humana) and Planning (Planificación) and the General Secretariat of the Court (Secretaría General de la Corte) will take note for their respective responsibilities. The agreement is declared final.

ARTÍCULO XL ARTÍCULO XL Documento 11945-14 En sesión Nº 91-14, celebrada el 16 de octubre del 2014, artículo LXXV, se tomó el acuerdo que literalmente dice:

“En sesión Nº 36-13 del 16 de abril del año 2013, artículo LXXVII, se trasladó a la Dirección de Gestión Humana, la gestión planteada por la Comisión de Asuntos Ambientales, relacionada con la aprobación de una plaza de gestor en materia ambiental, a efecto de que se determinara el perfil y la posible ubicación de la plaza, dentro de la estructura del Poder Judicial.

Mediante oficio Nº CP-79-14 del 12 de mayo de 2014, el máster Francisco Arroyo Meléndez, Director de Gestión Humana, comunicó el acuerdo tomado por el Consejo de Personal en sesión Nº 6-2014 celebrada el 10 de abril de 2014, artículo VII, que literalmente dice:

“(…)

“Se conoce el Informe SAP-023-2014 de la Sección de Análisis de Puestos.

Las conclusiones y recomendaciones del documento son las siguientes:

Con la finalidad de que sea conocido por el Consejo de Personal, nos permitimos informarle que el Consejo Superior en sesión Nº 36-13 celebrada el 16 de abril del año en curso en su artículo LXXVII acordó: “Trasladar la comunicación anterior al Departamento de Personal a efecto de que determine tanto el perfil así como la posible ubicación de la plaza de gestor en materia ambiental dentro de la estructura del Poder Judicial.”.

Con el fin de cumplir la disposición anterior se procedió a realizar la siguiente investigación con el fin de establecer el perfil del puesto correspondiente.

6. CONCLUSIONES La gestión ambiental es un tema de interés nacional de orden constitucional (Art. 50 Constitución Política), razón por la cual toda institución debe contar e implementar un sistema de gestión ambiental (Art. 28 Ley para la Gestión Integral de Residuos). De tal forma que toda institución por imperativo legal debe tener un Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) y un puesto de Gestor Ambiental Institucional que garantice su implementación y sostenibilidad (Art. 27 y 28 del Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos, decreto ejecutivo N° 37567-S-MINAET-H).

El PGAI es un instrumento de planificación que parte de un diagnóstico que debe contener todos los aspectos relacionados del quehacer institucional (eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos ambientales), con el propósito de establecer e implementar a corto, mediano y largo plazo, medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales. Este programa o plan como también se le ha denominado, es un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que realiza la institución (Art. 2 Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica, Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET).

El Poder Judicial, desde el 8 de setiembre del 2009, cuenta con la Comisión de Asuntos Ambientales cumpliendo con el mandato legal correspondiente (Art. 7 Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica, Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET). Esta comisión con el fin de impulsar al Poder Judicial en el tema ambiental ha elaborado un PGAI compuesto por nueve programas específicos (aguas residuales, agua de consumo, control de la flota vehicular, prevención y atención de desastres naturales, eficiencia energética, gestión de los residuos sólidos ordinarios, adquisición de bienes y servicios amigables con el ambiente, revisión y actualización de la legislación ambiental vigente y participación ciudadana y capacitación).

De acuerdo a lo que establece la normativa correspondiente (Art. 8 Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica, Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET), la Comisión Institucional tiene como funciones la realización de diagnósticos o evaluaciones para determinar el estado de la institución en tema de gestión ambiental, gestión de residuos, cambio climático y eficiencia energética, proponer una política ambiental institucional, elaborar e implementar el PGAI, remitir informes solicitados por el MINAET y establecer indicadores cuantificables para el PGAI.

Se concluye que de acuerdo a la normativa vigente, es indubitable la necesidad de contar con un puesto de Gestor Ambiental, con el fin de que proporcione el conocimiento técnico y especializado en la elaboración del PGAI, la elaboración de diagnósticos y el desarrollo de proyectos en temas ambientales, brindar los informes de avance correspondientes del PGAI, así como de brindar recomendaciones de prevención, mitigación, compensación y restauración del daño ambiental a nivel Institucional, entre otras que establezca la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial.

De la información recabada en diferentes instituciones se puede concluir que en muchas no se cuenta con un puesto específico de Gestor Ambiental y las funciones han sido asumidas por recargo por diferentes puestos de la institución (Asamblea Legislativa, Procuraduría General de la República, Tribunal Supremo de Elecciones, Instituto Nacional de Aprendizaje, Municipalidad de San José), sin embargo otras instituciones si cuentan con perfiles específicos y homólogos al Gestor Ambiental (Compañía Nacional de Fuerza y Luz, Municipalidad de Alajuela, Municipalidad de Santa Ana, Municipalidad de la Unión y Municipalidad de Tibás).

En cuanto a la ubicación de los puestos de Gestor Ambiental o las dependencias encargadas de ese tema en las instituciones consultadas, se tiene que pueden serlo de la siguiente forma: a un determinado proceso o departamento (siendo este el de menor nivel en la ubicación estructural y de relación de autoridad funcional) como lo es el caso de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz y las Municipalidades de Alajuela, San José y Tibás; también a nivel de staff como en el caso de la Municipalidad de la Unión; adscrito a instancias superiores de la institución como sucede en el Instituto Nacional de Aprendizaje y la Municipalidad de Santa Ana o propiamente a una Comisión Institucional específica para el tema ambiental (órgano colegiado conformado por puestos de diferentes departamentos), como sucede en el caso de la Asamblea Legislativa y el Tribunal Supremo de Elecciones. Por lo tanto se concluye que no existe un patrón específico de adscripción organizacional, sino que los cargos han sido ubicados de conformidad con la organización, necesidades y políticas de cada institución, pudiéndose ubicar el puesto de Gestor Ambiental en una Dirección, Departamento, a nivel de staff o a una Comisión Institucional.

En el caso del Poder Judicial y según criterio del presidente de la Comisión de Asuntos Ambientales, Magistrado Oscar González Camacho, se podría considerar la adscripción del puesto de Gestor Ambiental en el Despacho de la Presidencia. Ahora bien, es opinión de este departamento que debería de darse una adscripción administrativa al Despacho de la Presidencia y una adscripción funcional con respecto a la Comisión de Asuntos Ambientales, con el fin de que se pueda empoderar adecuadamente al ocupante del puesto, que deberá de coordinar con muchas instancias de la institución para el adecuado desarrollo de sus funciones. Ahora bien, se debe dejar claro sobre la conclusión anterior, que la misma es únicamente un criterio producto de la investigación realizada, a sabiendas que no es este el departamento competente para la decisión definitiva, que por competencias propias le corresponde al Departamento de Planificación.

Se logra concluir de las consultas realizadas a diferentes instituciones, que existe una similitud en cuanto a las tareas o funciones que realizan los puestos de Gestor Ambiental, razón por la cual y considerando lo que indica la ley, la solicitud de la Comisión de Asuntos Ambientales, el DIGECA y la información proporcionada por el Lic. Mauricio Chacón Hernández, Perito Judicial que ha participado activamente en la elaboración del PGAI del Poder Judicial, que las funciones que deben incluirse en el perfil correspondiente del puesto deben contener las siguientes: labores de diagnóstico e investigación, establecer directrices, planes, programas, proyectos y líneas de acción orientadas a la consolidación de las políticas públicas ambientales, cumplimiento de la normativa aplicable, elaboración de programas ambientales, evaluaciones de impacto ambiental, elaboración de indicadores de gestión, coordinación y verificación de la implementación de proyectos ambientales, asesorar con criterios técnicos ambientales diferentes dependencias de la institución, gestión e inventario de residuos, gasto eléctrico, gasto de agua y gasto de combustible, realizar planes para velar por la adecuada canalización de las aguas pluviales servidas, residuales, negras y el tratamiento de las mismas, brindar criterios y análisis técnico de cláusulas ambientales en contratación administrativa (compras verdes), diagnóstico y control de emisiones líquidas, sólidas, atmosféricas y tóxicos peligrosos, programas de reciclaje, inspecciones en sitio, representar a la institución en temas ambientales, elaboración, implementación y seguimiento del PGAI así como su coordinación con el DIGECA, brindar capacitación, hacer campañas de sensibilización e información y realizar la regencia ambiental de la institución (prevenir, controlar y mitigar los impactos ambientales que genere la institución).

En cuanto a las carreras que se pueden considerar para esta clase de puesto, se debe indicar que se valoraron las siguientes: Ingeniería en Gestión Ambiental de la Escuela de Ciencia Ambientales de la Facultad de Ciencias de la Tierra y el Mar de la Universidad Nacional, Bachillerato y Licenciatura en Ingeniería Ambiental de la Escuela de Química del Instituto Tecnológico de Costa Rica y el Bachillerato y Licenciatura en Salud Ambiental de la Escuela de Tecnologías en Salud de la Facultad de Medicina de la Universidad de Costa Rica; concluyéndose que las tres satisfacen las necesidades de conocimiento que debe tener un profesional en Gestor Ambiental para el Poder Judicial. Ahora bien, considerando que este profesional iniciará con un programa particular (gestión ambiental), el cual tiene asociado la elaboración, implementación y seguimiento del PGAI así como su coordinación con el DIGECA, lo pertinente sería ubicar el cargo en la categoría de clase ancha de Profesional 2 y clase angosta de Gestor Ambiental.

7. RECOMENDACIONES Producto de las conclusiones anteriores se recomienda:

7.1. Que el Departamento de Planificación valore la creación del puesto de Gestor Ambiental, no sólo para cumplir con el imperativo legal de que toda institución debe contar con esta clase de puesto sino para impulsar la política ambiental institucional elaborada por la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial.

7.2. De crearse el puesto de Gestor Ambiental, se recomienda que sea la instancia administrativa competente y experta en la materia, es decir el Departamento de Planificación, la encargada de determinar su adscripción dentro de la estructura organizacional del Poder Judicial.

7.3. De crearse el puesto de Gestor Ambiental por parte del Departamento de Planificación, se recomienda que la clasificación y valoración del puesto lo sea en la clase ancha de Profesional 2, clase angosta Gestor Ambiental.

7.4. Se recomienda la creación de la clase angosta de “Gestor Ambiental” tal y como se presenta en el anexo Nº 1 del presente informe.

Se acordó: Acoger el informe en todos sus extremos, con la indicación de que en lo correspondiente se deberán hacer las coordinaciones con la Sección de Salud Ocupacional cuando eso sea pertinente.” - 0 - En nota de 13 de octubre en curso, suscrita por la Magistrada Carmenmaría Escoto Fernández, en carácter de Presidenta interina de la Comisión de Asuntos Ambientales, comunicó:

“Conforme lo acordado por la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial, en sesión No. CAA-06-2014, celebrada el pasado 7 de octubre del presente año, me permito externar ante ustedes la preocupación compartida por todas las personas que integramos dicha Comisión en relación con la imposibilidad de dar seguimiento al Plan de Gestión Ambiental Institucional.

De acuerdo con el “Reglamento para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el sector público de Costa Rica”, en adelante el Reglamento, este instrumento se basa en “un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una institución para realizar su actividad; con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos ambientales y por ende, promover un mejor desempeño ambiental en todas las instituciones de la Administración Pública”, es por ello que al ser un proceso dinámico requiere de un constante desarrollo y evolución, lo cual actualmente no ha sido posible realizarlo.

En el documento del Plan de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), aprobado por Corte Plena en sesión N° 35-10 del 6 de diciembre de 2010, se recomendaba la creación de una plaza para su seguimiento. Sin embargo, a la fecha a pesar de que el plan fue aprobado no se cuenta con dicha plaza.

El 8 de abril del año 2013, el exMagistrado Oscar González y la suscrita, presentamos ante el Consejo Superior una solicitud para la creación de una plaza de gestor o gestora ambiental. Esa petición fue conocida en la Sesión No. 36-13 del 16 de abril de ese mismo año, trasladándose la comunicación al Departamento de Personal a efecto de que ellos determinarán el perfil así como una posible ubicación de dicha plaza dentro de la estructura del Poder Judicial.

Del seguimiento realizado por parte de la Comisión a dicho acuerdo, de la Dirección de Gestión Humana se nos indicó que el informe fue presentado recientemente ante ustedes y está calendarizado para la sesión del próximo jueves.

Al respecto, me gustaría realizar las siguientes reflexiones de cara a la discusión que se dará sobre el tema en dicha sesión.

En conversación sostenida con la Directora de Planificación, la plaza solicitada no fue incluida dentro del presupuesto del 2015 por razones de prioridad institucional, sin tomar en consideración que la Institución estableció como un eje transversal del planeamiento (estratégico y operativo), la temática ambiental. Sin embargo recomienda hacer las gestiones correspondientes para que quede contemplada en el presupuesto del 2016 que prontamente será realizado.

Es importante señalar que como mecanismo de control, el reglamento tiene previsto la presentación de informes semestrales, siendo el responsable para dicha gestión ante el DIGECA el jerarca de cada Institución. De igual forma anualmente se realiza al menos una auditoría de seguimiento por parte de de dicha oficina para verificar que el plan se esté ejecutando de forma adecuada. A la fecha el Poder Judicial no ha presentado los informes correspondientes al año 2013 y el del primer semestre del 2014, dado que no se cuenta con una persona responsable de operativizar, controlar y reportar lo referente a los programas ambientales a los que la institución está comprometida desde el momento en que se aprobó el Plan de Gestión Ambiental en 2010.

Lo anterior fue ratificado por la Auditoría Judicial en oficio Nº 406-28-AEE-2214, con fecha 7 de abril de 2014, conocido por el Consejo Superior en la sesión N° 34-14, donde concluye que el Programa de Gestión Ambiental en la Institución, no se está cumpliendo, debido a que no dispone de una persona coordinadora del Programa que lo administre y que realice la labor operativa de coordinación, de control y de seguimiento en las diferentes actividades que se realizan tanto en este Plan, como de las tareas realizadas por la Comisión de Asuntos Ambientales.

En el reglamento se señalan como sanciones al incumplimiento “los artículos 98, 99, 100 y 101 de la Ley Orgánica del Ambiente; 98, 99 y 100 de la Ley General de la Administración Pública y 54 y 57 de la Ley para la Gestión Integral de Residuos, sin perjuicio de otras sanciones derivadas de la legislación nacional”.

En lo que respecta a la plaza y recomendaciones realizadas por la Dirección de Gestión Humana, nos parece oportuno señalar que durante el año 2011 el Poder Judicial pagó por concepto de regencia ambiental a una profesional externa contratada por horas un monto de $ 22160.00 (más de doce millones de colones). Dicha profesional asistía en promedio el equivalente a 3 días al mes para realizar trámites en nombre del Poder Judicial ante SETENA y estar presente durante las destrucciones de droga, que como frecuencia máxima llegó a ser de dos destrucciones por semana. Lo anterior en un incinerador que fue donado al Organismo de Investigación Judicial el cual desde el inicio presentó problemas de operación y contaminación (como parte de los requisitos de operación de un incinerador está en análisis de emisiones, entre ellos, dioxinas y furanos los cuales constituyen compuestos químicos altamente contaminantes y potencialmente cancerígenos. Estos análisis se realizaron obteniéndose que las emisiones excedían en más de diez veces los valores permitidos).

Para atender la situación a partir de entonces se renegoció un convenio con HOLCIM, sitio donde ya se había generado la cancelación inicial de un convenio por problemas con la manipulación de la droga. Dicho convenio tiene vigencia de un año más (2015). Para ese mismo año, el OIJ tiene presupuesto para la adquisición de un nuevo incinerador por lo que deberá retomar el tema de las destrucciones de droga, continuando la dinámica de 2011. Es por ello que la creación de una plaza para atender la materia ambiental permitiría cubrir estas funciones y justificaría aún más la necesidad del puesto.

Por otra parte en cuanto al perfil señalado en el informe de Gestión Humana, muy respetuosamente quisiéramos realizar una observación basados en la experiencia del Departamento de Ciencias Forenses respecto de la definición de perfiles y clases en cargos de áreas de ciencias básicas y naturales., en relación con los requisitos académicos pueden estar dejando por fuera otras posibles formaciones que igualmente estarían en capacidad de ocupar el cargo, y se estaría cerrando el perfil a sólo tres áreas de formación base. Así que es posible la contratación de un profesional en ciencias naturales (biólogo, químico u otro) con un posgrado en gerencia o gestión ambiental (que actualmente ofrecen en el país diversas universidades) tendría las calidades suficientes para cubrir el perfil de puesto y funciones.

Es por lo anterior que les transfiero los siguientes acuerdos tomados por la Comisión:

“c. Solicitar al Consejo Superior, valorar la dotación de un recurso para nombrar una persona profesional que colabore con la implementación, administración y seguimiento del PGAI correspondiente a los años 2014 y siguientes, con lo cual se lograría cumplir con los compromisos institucionales ante el MINAE, mientras se tramita el estudio de la plaza de gestor o gestora ambiental. La persona que se designe como parte del recurso humano solicitado, deberá cumplir todas las funciones citadas en el punto b) de este acuerdo. Además, se acuerda reiterar a las y los integrantes del Consejo Superior que esta es una gestión que la Comisión de Asuntos Ambientales ha planteado con anterioridad ante la carencia de talento humano especializado que se ocupe de esa labor, la cual es de interés institucional. Se dispone remitir copia de esta gestión a la Presidencia del Poder Judicial y a Gestión Humana, al estar elaborándose el perfil del puesto.” “d.

Informar a la Presidencia del Poder Judicial, a las y los integrantes del Consejo Superior y a Auditoría Judicial, que con ocasión del informe de implementación, administración y seguimiento del PGAI correspondiente al año 2014, al no haber aún una persona enfrenta la institución, debido a la ausencia de una plaza que gestione el PGAI, con el fin de solicitar una prórroga a los compromisos adquiridos por el Poder Judicial, que requieren de la persona especialista ambiental para su cumplimiento. Además, comunicarle los datos recopilados al respecto, por las diferentes oficinas representadas por las y los integrantes de la Comisión de Asuntos Ambientales. En caso de que se conceda una ampliación del plazo, se comunicará a la Presidencia del Poder Judicial y a las y los integrantes del Consejo Superior, para lo de su cargo.” De lo anterior solicitamos muy respetuosamente al Consejo Superior, acoger las recomendaciones de los acuerdos señalados, así como las observaciones realizadas en cuanto al perfil y funciones que podría desempeñar la persona contratada para esos efectos.

Quedamos a disposición de ustedes para atender cualquier consulta que puedan tener al respecto.” - 0 - Se acordó:

• 1)Tener por rendido el informe de la Dirección de Gestión Humana y acoger las recomendaciones dirigidas a la Dirección de Planificación, por consiguiente: a) Que la Dirección de Planificación valore la creación del puesto de Gestor Ambiental, no sólo para cumplir con el imperativo legal de que toda institución debe contar con esta clase de puesto sino para impulsar la política ambiental institucional elaborada por la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial. b) De crearse el puesto de Gestor Ambiental, la instancia administrativa competente y Judicial. c) De crearse el puesto de Gestor Ambiental por parte de la citada Dirección la clasificación y valoración del puesto será en la clase ancha de Profesional 2, clase angosta Gestor Ambiental. d) Crear la clase angosta de “Gestor Ambiental” tal y como se presenta en el anexo Nº 1 del presente informe.
• 2)Acoger el acuerdo tomado por la Comisión de Asuntos Ambientales y trasladarlo a la Dirección de Planificación para que realice el estudio de implementación, administración y seguimiento del PGAI correspondiente a los años 2014 y siguientes y solicitar una ampliación ante el MINAE para cumplir con los compromisos institucionales ante ese Ministerio.
• 3)En razón de que este Poder de la República está limitado presupuestariamente solicitar a la Dirección de Planificación la redistribución de plazas.

Se acordó:

• 1)Tener por rendido el informe de la Dirección de Gestión Humana y acoger las recomendaciones dirigidas a la Dirección de Planificación, por consiguiente: a) Que la Dirección de Planificación valore la creación del puesto de Gestor o Gestora Ambiental, no sólo para cumplir con el imperativo legal de que toda institución debe contar con esta clase de puesto sino para impulsar la política ambiental institucional elaborada por la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial, aprobada por Corte Plena en sesión Nº 14-08 del 5 de mayo del 2008, artículo VI. b) De crearse el puesto de Gestor o Gestora Ambiental, la instancia administrativa competente y experta en la materia, es decir, la Dirección de Planificación, es la encargada de determinar su adscripción dentro de la estructura organizacional del Poder Judicial. c) Se debe agregar a las carreras ya señaladas en el informe que se pueden considerar para esta clase de puesto, a profesionales en ciencias naturales, biólogos, químicos u otro, con estudios o experiencia en gestión ambiental. d) De crearse el puesto de Gestor o Gestora Ambiental por parte de la citada Dirección, la clasificación y valoración del puesto será en la clase ancha de Profesional 2, clase angosta Gestor o Gestora Ambiental. e) Crear la clase angosta de "Gestor o Gestora Ambiental" tal y como se presenta en el anexo Nº 1 del presente informe.
• 2)Acoger el acuerdo tomado por la Comisión de Asuntos Ambientales y trasladarlo a la Dirección de Planificación para que realice el estudio de implementación, administración y seguimiento del PGAI correspondiente a los años 2014 y siguientes y solicitar una ampliación del plazo ante el MINAE para cumplir con los compromisos institucionales ante ese Ministerio.
• 3)En razón de que este Poder de la República está limitado presupuestariamente solicitar a la Dirección de Planificación que valore si existe posibilidad de que una plaza ya existente pueda asumir estas funciones.
• 4)Hacer este acuerdo de conocimiento de la Comisión de Asuntos Ambientales.” - 0 - Manifiesta la Secretaria General de la Corte que por un error en el acuerdo anteriormente transcrito se consignaron dos partes dispositivas siendo la correcta la segunda, por lo tanto solicita se aclare el acuerdo en ese sentido.

Se dispuso: 1.) Tener por hechas las manifestaciones de la Secretaria General de la Corte. 2.) Aclarar el acuerdo adoptado en sesión Nº 91-14, del 16 de octubre del 2014, artículo LXXV, en el sentido que, la parte dispositiva que debe tenerse como válida es la siguiente:

“Se acordó:

• 1)Tener por rendido el informe de la Dirección de Gestión Humana y acoger las recomendaciones dirigidas a la Dirección de Planificación, por consiguiente: a) Que la Dirección de Planificación valore la creación del puesto de Gestor o Gestora Ambiental, no sólo para cumplir con el imperativo legal de que toda institución debe contar con esta clase de puesto sino para impulsar la política ambiental institucional elaborada por la Comisión de Asuntos Ambientales del Poder Judicial, aprobada por Corte Plena en sesión Nº 14-08 del 5 de mayo del 2008, artículo VI. b) De crearse el puesto de Gestor o Gestora Ambiental, la instancia administrativa competente y experta en la materia, es decir, la Dirección de Planificación, es la encargada de determinar su adscripción dentro de la estructura organizacional del Poder Judicial. c) Se debe agregar a las carreras ya señaladas en el informe que se pueden considerar para esta clase de puesto, a profesionales en ciencias naturales, biólogos, químicos u otro, con estudios o experiencia en gestión ambiental. d) De crearse el puesto de Gestor o Gestora Ambiental por parte de la citada Dirección, la clasificación y valoración del puesto será en la clase ancha de Profesional 2, clase angosta Gestor o Gestora Ambiental. e) Crear la clase angosta de "Gestor o Gestora Ambiental" tal y como se presenta en el anexo Nº 1 del presente informe.
• 2)Acoger el acuerdo tomado por la Comisión de Asuntos Ambientales y trasladarlo a la Dirección de Planificación para que realice el estudio de implementación, administración y seguimiento del PGAI correspondiente a los años 2014 y siguientes y solicitar una ampliación del plazo ante el MINAE para cumplir con los compromisos institucionales ante ese Ministerio.
• 3)En razón de que este Poder de la República está limitado presupuestariamente solicitar a la Dirección de Planificación que valore si existe posibilidad de que una plaza ya existente pueda asumir estas funciones.
• 4)Hacer este acuerdo de conocimiento de la Comisión de Asuntos Ambientales.” - 0 - El Consejo de Personal y las Direcciones de Gestión Humana y Planificación y la Secretaría General de la Corte, tomarán nota para lo que corresponda a cada uno. Se declara acuerdo firme.